QUY TRÌNH xây DỰNG và PHÁT TRIỂN PHẦN mềm tại TRUNG tâm VIỄN THÔNG CNTT CÔNG TY điện lực HN

Tổ chức triển khai thực hiện trong Công ty các dự án công nghệ thông tin chung của toàn Tập đoàn; hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị trực thuộc Công ty thực hiện.. Phòng CNTT đã xây

QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM TẠI TRUNG

TÂM VIỄN THÔNG CNTT CÔNG TY ĐIỆN LỰC HN

Trung tâm Viễn thông & CNTT - Công ty Điện lực TP Hà Nội (đơn vị thành viên của Tập đoàn Điện lực Việt Nam) được thành lập tháng 3 năm 2003 với chức năng, nhiệm vụ chính là:

- Quản lý, vận hành, sửa chữa mạng công nghệ thông tin và thiết bị tin học của Công ty Quản lý, vận hành, sửa chữa, nâng cấp, phát triển các chương trình phần mềm của Công ty Thực hiện nhiệm vụ in và giao hoá đơn tiền điện của toàn Công ty cho các đơn vị theo các quy định của Nhà nước, Tập đoàn và Công ty liên quan đến nhiệm vụ này Vận hành, phát triển các trang Web của Công ty Tổ chức triển khai thực hiện trong Công ty các dự án công nghệ thông tin chung của toàn Tập đoàn; hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị trực thuộc Công ty thực hiện

- Quản lý, vận hành, sửa chữa mạng cáp quang và các thiết bị viễn thông công cộng thuộc tài sản của Công ty Chủ động lập và thực hiện các phương án sửa chữa thường xuyên mạng cáp quang và các thiết bị viễn thông công cộng theo quy định của Nhà nước, Tập đoàn và Công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về kết quả thực hiện

Với các chức năng và nhiệm vụ được giao, cũng như các đơn vị thành viên khác trong Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Trung tâm Viễn thông & CNTT

đã xây dựng và áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 vào công tác quản lý điều hành với mục tiêu nâng cao chất lượng quản lý và đạt hiệu quả cao nhất trong công việc

Trong Trung tâm Viễn thông & CNTT, các chức năng và nhiệm vụ:

- Thực hiện công tác quản lý, vận hành, quản trị mạng CNTT Công ty Đề xuất, tham mưu trong công tác quy hoạch, xây dựng và nghiên cứu, phát triển mạng CNTT

- Thực hiện công tác xây dựng mới, bảo trì, sửa chữa, nâng cấp phát triển các phần mềm và ứng dụng Tiếp nhận, triển khai, quản trị các chương trình phần mềm và ứng dụng Quản trị, phát triển và cập nhật thông tin các trang Web

- Thực hiện quản lý kỹ thuật, sửa chữa bảo dưỡng cho tất cả các thiết bị

tin học khối Cơ quan Công ty và Trung tâm.

- Nghiên cứu, ứng dụng, đào tạo về CNTT

thuộc về Phòng CNTT - do tôi làm trưởng phòng - chịu trách nhiệm thực hiện

Phòng CNTT đã xây dựng và thực hiện nhiều quy trình quản lý chất

lượng và nghiệp vụ, trong đó Quy trình Xây dựng và Phát triển phần mềm là

một trong những quy trình tác nghiệp then chốt của Trung tâm cũng như của Công ty Điện lực TP Hà Nội

PHÂN TÍCH

I - QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM:

Qui trình này được xây dựng và thực hiện nhằm mục đích quy định thống nhất phương pháp tiến hành xây dựng và triển khai các phần mềm ứng dụng do Trung tâm Viễn thông & CNTT thực hiện tại Công ty Điện lực TP Hà Nội Quy trình được áp dụng đối với việc sản xuất và cung cấp các phầm mềm ứng dụng

1 S đ quá trình th c hi n:ơ đồ quá trình thực hiện: ồ quá trình thực hiện: ực hiện: ện:

Lãnh đạo TT,

Nhóm thực hiện

dự án

2.2 BM\X1.4-03-02

Nhóm thực hiện

dự án

2.3 BM\X1.4-03-03a; BM\X1.4-03-03b; BM\X1.4-03-04 Nhóm thực hiện

Quản trị dự án,

Tiếp nhận yêu cầu

Khảo sát quy trình nghiệp vụ

Khảo sát sơ bộ và lập

kế hoạch

Phân tích

Người được phân

công trong nhóm

dự án

2.5

Người được phân

công trong nhóm

dự án

2.6

Quản trị dự án,

người sử dụng

2.7 BM\X1.4-03-05

Quản trị dự án –

Nhóm thực hiện

dự án

2.8 BM\X1.4-03-06

Quản trị dự án -

Nhóm thực hiện

dự án ,người dùng

BM\X1.4-03-05

Quản trị dự án -

Nhóm thực hiện

dự án

2.9

Quản trị dự án,

Lãnh Đạo TT

2.10 BM\X1.4-03-07

Lãnh đạo TT &

Nhóm thực hiện

2 Các bước thực hiện:

2.1 Tiếp nhận yêu cầu:

Lãnh đạo Trung tâm tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng đề nghị xây dựng một chương trình phần mềm ứng dụng Trường hợp các cán bộ trong trung tâm tiếp nhận yêu cầu khách hàng cần báo cáo lãnh đạo phòng và lãnh đạo Trung tâm để xem xét

Các yêu cầu tối thiểu bao gồm: yêu cầu về nghiệp vụ, yêu cầu về kỹ thuật (môi trường hoạt động, thiết bị, ), mục tiêu của dự án, thời gian hoàn thành

Các yêu cầu trên được thể hiện bằng công văn giao nhiệm vụ từ Công ty gửi cho Trung tâm hoặc Phiếu yêu cầu theo mẫu Lãnh đạo Trung tâm xem xét

và giao nhiệm vụ cho phòng CNTT thực hiện hoặc phối hợp với các phòng chức

Kiểm tra, đánh giá

Thiết kế và tạo mẫu

Lập trình và ghép nối

Triển khai thí điểm

Đánh giá

Triển khai và đào tạo

Nghiệm thu, bàn giao

Bảo hành, bảo trì

Tổng kết

năng khác thực hiện Mọi thành viên trong nhóm chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ Trưởng nhóm Quản trị dự án (QTDA) Nội dung giao việc được thể hiện qua lệnh sản xuất của Trung tâm

2.2 Khảo sát sơ bộ và lập kế hoạch

Trên cơ sở các yêu cầu của khách hàng, QTDA sẽ cùng các thành viên trong nhóm tiến hành để khảo sát sơ bộ để xác định rõ thêm các thông tin nêu trong bản yêu cầu QTDA căn cứ vào nội dung công việc và các thông tin khảo sát sơ bộ lên kế hoạch thực hiện dự án theo mẫu, trình Lãnh đạo Trung tâm phê duyệt

2.3 Khảo sát qui trình nghiệp vụ

Trong quá trình tìm hiểu thực trạng các yêu cầu của bài toán, cán bộ dự án phải thông qua các hình thức như xây dựng phiếu khảo sát theo mẫu, quan sát, phỏng vấn… nhằm thu thập các thông tin từ phía khách hàng bao gồm:

 Mô hình dữ liệu nghiệp vụ

 Mô hình quy trình nghiệp vụ

 Mô hình chức năng nghiệp vụ

 Trang thiết bị

 Các ứng dụng liên quan

 Trình độ cán bộ

 Xác định các mong muốn của người sử dụng về hệ thống mới

Kết thúc quá trình khảo sát, nhóm dự án tập hợp các thông tin khảo sát được, phiếu khảo sát, mẫu báo cáo, tài liệu về quy trình nghiệp vụ và lập biên bản khảo sát có xác nhận của đại diện khách hàng theo biểu mẫu

2.4 Phân tích

Phân tích yêu cầu dựa trên kết quả khảo sát là một quá trình quan trọng Trước tiên nhóm dự án phải thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau (Biểu mẫu, tài liệu, phiếu khảo sát, phỏng vấn,…) Trên cơ sở đó lập tài liệu:

1 Mô tả và phân loại chi tiết các yêu cầu

2 Mô tả nghiệp vụ

3 Mô tả hoá các sự kiện giúp nhóm thực hiện dự án hình dung được tổng thể về hệ thống và sự vận hành hệ thống như thế nào

4 Mô tả các chức năng và phân rã các chức năng giúp đội dự án xác định được các chức năng cơ sở cũng như đặc tả được chi tiết công việc thực hiện trong từng chức năng đó

5 Mô tả các thực thể được thực hiện song song với phân tích và đặc tả chi tíêt các thực thể thông tin mà khách hàng cần lưu trữ và xử lý

6 Đặc tả trong từng chức năng có những thực thể nào cần được xử lý và

xử lý như thế nào

Trong quá trình thực hiện phân tích, nếu thấy thông tin được cung cấp từ tài liệu khảo sát chưa đầy đủ, không rõ ràng nhóm dự án yêu cầu khách hàng xác nhận (bổ sung) lại các thông tin đó

Kết quả của quá trình phân tích là các tài liệu phân tích, QTDA xem xét, kiểm tra và chuyển cho nhóm thiết kế

2.5 Thiết kế và tạo mẫu

Nhiệm vụ chính của giai đoạn này là chuyển đổi những yêu cầu của hệ thống (kết quả của quá trình phân tích là yêu cầu đầu vào của công việc thiết kế) sang dạng biểu diễn của phần mềm Các tài liệu thiết kế chi tiết (là kết quả đầu

ra cần có) có thể bao gồm:

 Tài liệu mô tả về kiến trúc hệ thống

 Tài liệu mô tả về cấu trúc dữ liệu

 Tài liệu mô tả về biểu diễn luồng thông tin

 Tài liệu mô tả về các thuật toán cần phát triển

 Tài liệu mô tả về các điều kiện vào /ra dữ liệu

 Tài liệu mô tả về cách tổ chức, tích hợp các module của sản phẩm

 Tài liệu thiết kế chi tiết từng module của sản phẩm

 Quy định về quản lý mã nguồn và tích hợp hệ thống

 Tài liệu mô tả về yêu cầu kiểm tra chi tiết từng tính năng của sản phẩm theo thiết kế cùng các bài kiểm tra cụ thể

Kết quả của quá trình này là Tài liệu thiết kế và chuyển sang cho tiến trình lập trình

2.6 Lập trình và ghép nối

Trên cơ sở thiết kế chi tiết, nhóm lập trình xây dựng và phát triển các modul theo yêu cầu Khi lập trình cần đảm bảo các yêu cầu sau:

1) Tính đúng đắn: Chương trình cần thoả mãn và đáp ứng các yêu cầu và

mục đích của khách hàng

2) Tính tin cậy: Các chức năng của chương trình đảm bảo độ chính xác

theo yêu cầu của khách hàng

3) Tính toàn vẹn: Việc thâm nhập vào phần mềm hay dữ liệu đối với

những người không có quyền có thể được kiểm soát

4) Tính bảo trì được: Tức là có khả năng xác định lỗi và sửa lỗi chương

trình

5) Tính mềm dẻo: Có để thay đổi hoặc bổ sung một phần chương trình

đang vận hành theo yêu cầu quản lý của khách hàng

6) Tính khả chuyển: Chương trình có khả năng chuyển từ môi trường hệ

thống phần cứng/phần mềm này sang môi trường khác

7) Tính liên tác: Hệ thống có khả năng gắn kết với hệ thống khác.

Ghép nối là quá trình kết nối các module, CSDL riêng lẻ thành một sản phẩm hoàn chỉnh có đầy đủ các chức năng của một phần mềm ứng dụng theo đúng yêu cầu của tài liệu thiết kế đề ra

Các công tác trong quá trình này bao gồm:

 Ghép nối các module và cơ sở dữ liệu

 Kiểm tra tính tương thích của các module trong chương trình

 Sử dụng công cụ lập trình chuyển mã nguồn thành mã máy

 Xác định các thành phần và thư viện phục vụ tích hợp

2.7 Kiểm tra

Là quá trình kiểm tra một cách toàn diện của nhóm dự án phát triển sản phẩm về việc đáp ứng các qui trình nghiệp vụ, các lỗi về chức năng, cơ sở dữ

liệu của chương trình, để hiệu chỉnh và hoàn thiện trước khi thực hiện triển khai thử

Nội dung của quá trình kiểm tra gồm: Quy trình cài đặt, Quy trình nghiệp

vụ, Tính tương thích với môi trường hệ thống, Tính đúng đắn và phù hợp của cơ

sở dữ liệu, Kết quả tính toán

Mục đích của công việc này nhằm kiểm tra và phát hiện các sai sót có thể

có của sản phẩm theo các bài kiểm tra đã thiết kế Kết quả kiểm tra được lập theo biểu mẫu và có QTDA xác nhận

2.8 Triển khai thí điểm

Là quá trình triển khai tại một số đơn vị thí điểm nhằm cùng với khách hàng đánh giá toàn bộ phần mềm từ: cài đặt, qui trình hoạt động, chức năng, cơ

sở dữ liệu làm cơ sở hiệu chỉnh và hoàn thiện trước khi triển khai diện rộng và bàn giao cho khách hàng

Các công tác triển khai thí điểm bao gồm:

- Lập kế hoạch triển khai thí điểm và thông báo cho khách hàng biết: Địa điểm triển khai, Thời gian tiến hành, Nội dung tiến hành, Cá nhân

và các đơn vị phối hợp, Các yêu cầu đảm bảo, Kết quả phải thực hiện

- Kiểm tra cấu hình hệ thống trang thiết bị của khách hàng, đề xuất các yêu cầu cần phải bổ sung, thiết lập môi trường làm việc trên hệ thống,

- Tiến hành cài đặt sản phẩm, hướng dẫn sử dụng các chức năng sản phẩm, kiểm tra về qui trình sử dụng, kết quả tính toán, lưu trữ, kết xuất

dữ liệu, cùng với khách hàng Ghi nhận các lỗi xảy ra, thu thập ý kiến đóng góp của khách hàng về sản phẩm Toàn bộ các nội dung làm việc cần được lập thành biên bản theo các biểu mẫu, có xác nhận của hai bên

- Hai bên cùng nhau đánh giá quá trình triển khai, các vấn đề còn tồn tại, biện pháp và thời gian khắc phục, phương hướng thực hiện trong giai đoạn tiếp theo

- Hiệu chỉnh lại các lỗi trong chương trình

2.9 Triển khai và đào tạo

Là quá trình triển khai chính thức sau khi có biên bản đánh giá triển khai thí điểm thành công, chuyển giao công nghệ, toàn bộ sản phẩm cho khách hàng Nhóm dự án phải gửi công văn về nội dung đào tạo cho khách hàng yêu cầu khách hàng gửi danh sách về bộ phận đào tạo của Trung tâm

Các công tác trong quá trình này bao gồm: Xây dựng quy trình cài đặt, Xây dựng tài liệu đào tạo, Cử cán bộ tham gia đào tạo

Giảng viên thu thập danh sách các đối tương đào tạo do khách hàng gửi đến cho phận đào tạo của Trung tâm để lên kế hoạch đào tạo

Kết quả quá trình làm việc được thể hiện qua các biên bản xác nhận cài đặt và biên bản xác nhận đào tạo theo biểu mẫu

2.10 Nghiệm thu, bàn giao

Đánh giá các công việc đã thực hiện, tiến hành lập các biên bản nghiệm thu kỹ thuật, bàn giao sản phẩm, tài liệu kỹ thuật chính thức cho khách hàng theo biểu mẫu Biên bản nghiệm thu và Bàn giao

2.11 Bảo hành, bảo trì

Là quá trình theo dõi, hỗ trợ kỹ thuật và hiệu chỉnh sản phẩm phần mềm khi xảy ra lỗi và khi khách hàng yêu cầu nhằm đảm bảo sự hoạt động có hiệu quả của sản phẩm

Trong quá trình theo dõi vận hành và hỗ trợ kỹ thuật nếu có phát sinh nhu cầu bảo hành hoặc bảo trì thì khách hàng đó được ghi nhận vào sổ theo dõi vận hành theo biểu mẫu Trưởng nhóm có trách nhiệm xem xét và phân công cán bộ thực hiện Nội dung phân công và kết quả thực hiện ghi sổ theo dõi vận hành theo biểu mẫu

2.12 Tổng kết dự án

Tổng kết dự án nhằm xác định rõ tiến trình thực hiện toàn bộ dự án, các kết quả, sản phẩm đã đạt được; phân tích các thuận lợi khó khăn trong quá trình thực hiện; đánh giá sự hợp tác của khách hàng; đánh giá chất lượng của các sản phẩm (phần mềm, tài liệu ) Tài liệu tổng kết được lập theo biểu mẫu

II - NHỮNG BẤT CẬP CHO CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ CẢI TIẾN QUY TRÌNH

1 Bất cập cho công tác quản lý:

Sau bốn năm đưa vào áp dụng, Quy trình Xây dựng và Phát triển phần

mềm đã và đang phát huy tác dụng là công cụ hỗ trợ đắc lực cho công tác quản

lý xây dựng và phát triển phần mềm tại Công ty Điện lực TP Hà Nội thông qua việc chuẩn hoá các bước thực hiện Hàng năm, quy trình này được sửa đổi, bổ sung để phù hợp với thực tế công việc và đã được Công ty INTERTEK Việt Nam đánh giá đạt tiêu chuẩn trong các đợt đánh giá định kỳ Tuy nhiên trong quá trình triển khai thực hiện cũng đã nảy sinh một số bất cập và nhược điểm làm ảnh hưởng đến công tác quản lý, cụ thể:

- Quy trình quá dài, dẫn đến việc thực hiện quy trình phải có đào tạo một cách chính quy, bài bản

- Việc thực hiện quy trình này làm cho thời gian thực hiện dự án thường xuyên bị kéo dài hơn so với dự kiến do các khâu thủ tục, giấy tờ

- Việc khảo sát xây dựng phần mềm không quan tâm đến khảo sát thiết bị phần cứng nên khi triển khai thường bị vướng mắc trong khâu này như phải chờ đợi khách hàng đầu tư trang bị thiết bị mới

- Khi thực hiện quy trình, trong phần khảo sát quy trình nghiệp vụ không

có sự tham gia của khách hàng (người đặt đầu bài) nên việc nhóm dự án phải tìm hiểu lại toàn bộ mô hình thực hiện dẫn tới thời gian bị kéo dài hoặc hiểu vấn

đề không toàn diện, thiếu chính xác

- Phần bảo hành, bảo trì của quy trình không quy định rõ thời gian và trách nhiệm khi cần bảo hành, bảo trì chương trình nên thường gây mâu thuẫn giữa khách hàng và bộ phận bảo hành, bảo trì chương trình

2 Đề xuất giải pháp cải tiến quy trình:

Để phù hợp hơn với hoàn cảnh hiện nay, quy trình này cần được cải tiến như sau:

- Để đảm bảo tính cạnh tranh, năng động, cần khuyến khích nhân viên chủ động tiếp xúc, tìm hiểu bài toán lập trình ngay từ đầu, không cần phải qua khâu

kiểm tra, phê duyệt của Lãnh đạo Trung tâm Việc trình duyệt có thể được thực hiện sau khi đã phân tích đầy đủ

- Các biểu mẫu thu thập trong bước phân tích cần được thu gọn lại, không quá rường rà, mất thời gian

- Khi thành lập dự án nên có sự tham gia của các đơn vị đặt hàng như một thành viên của dự án, đóng vai trò cố vấn về mặt chuyên môn nghiệp vụ nhằm rút ngắn thời gian tìm hiểu, phân tích

- Quy định thời gian cụ thể và loại hình cụ thể cho công tác bảo hành, bảo trì các chương trình phần mềm

- Việc sửa đổi quy trình nên có sự tham gia từ các thành viên, những người đã có kinh nghiệm khi thực hiện các dự án trước đây

- Đặc biệt, để thuận lợi cho công tác quản lý cũng như việc thực hiện, quy trình này có thể được chia thành ba quy trình ngắn gọn hơn bao gồm: Quy trình tiếp nhận, Quy trình thực hiện, Quy trình chuyển giao

III - ÁP DỤNG NỘI DUNG MÔN HỌC VÀO THỰC TẾ

Trên thực tế Quản trị sản xuất và tác nghiệp không chỉ áp dụng vào các đơn vị sản xuất sản phẩm, dịch vụ mà còn có thể áp dụng vào tất cả các loại hình doanh nghiệp tuỳ theo mức độ khác nhau Lý thuyết về Quản trị sản xuất và tác nghiệp rất hữu ích đối với hoạt động quản lý tại Trung Tâm Viễn thông &

CNTT và đặc biệt là trong Quy trình Xây dựng và Phát triển phần mềm của

Phòng CNTT Việc áp dụng mô hình quản lý sản xuất theo phương pháp Lean

có thể loại bỏ các lãng phí xảy ra trong quá trình quản lý, sử dụng mô hình 5S để loại bỏ các lãng phí từ đó cho phép cải thiện hệ thống quản lý tối ưu, tinh gọn nhằm nâng cao chất lượng quản lý

1 Các loại lãng phí cần loại bỏ:

- Sản xuất thừa: Sự lãng phí được xác định là việc lập chương trình trong

các dự án đưa ra các module chương trình không cần thiết, không được tối ưu hóa cho người sử dụng làm tăng thêm chi phí thiết bị văn phòng, nhân công…

- Chờ đợi: Sự lãng phí được xác định là thời gian cán bộ, nhân viên của