Quy trình mở bảo lãnh dự thầu của công ty xây dựng hà nội

QUY TRÌNH MỞ BẢO LÃNH DỰ THẦU CỦA CÔNG TY XÂYDỰNG HÀ NỘI Công ty xây dựng Hà nội là một doanh nghiệp nhà nước đang hoạt động rất có hiệu quả trên nhiều lĩnh vực như: Xây dựng, hoàn thiện

QUY TRÌNH MỞ BẢO LÃNH DỰ THẦU CỦA CÔNG TY XÂY

DỰNG HÀ NỘI

Công ty xây dựng Hà nội là một doanh nghiệp nhà nước đang hoạt động rất có hiệu quả trên nhiều lĩnh vực như: Xây dựng, hoàn thiện các công trình, kinh doanh nhà ở, tư vấn và trực tiếp thực hiện các dự án đầu tư từ khâu lập dự

án đến quản lý dự án, nghiên cứu ứng dụng và chuyển giao công nghệ mới Trong những năm vừa qua, Công ty đã tham gia đấu thầu và thi công nhiều công trình có quy mô lớn như: Nhà máy xi măng Nghi Sơn, Trung tâm hội nghị Quốc Gia, ….Để đạt được điều đó, Công ty đã chú trọng đầu tư nhiều máy móc thiết

bị hiện đại, đào tạo đội ngũ kỹ sư có trình độ, tay nghề cao Một tiền đề quan trọng để công ty tồn tại, phát triển đồng thời tạo lòng tin cho khách hàng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ, nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp là phải áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO Hệ thống quản lý chất lượng của Công ty đã được tổ chức QMS - Australia đánh giá và cấp chứng chỉ công nhận đạt tiêu chuẩn ISO 9001trên nhiều lĩnh vực

Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001vào hệ thống quản lý chất lượng của công

ty là rất cần thiết Thực tế đã cho thấy, sau nhiều năm áp dụng tiêu chuẩn này vào hệ thống quản lý chất lượng Công ty đã và đang trở thành một doanh nghiệp

có sức cạnh tranh cao, dần chiếm lĩnh thị trường xây dựng ở Hà nội nói riêng và

cả nước nói chung Trên góc độ nghiên cứu áp dụng kiến thức đã học vào sản

xuất kinh doanh, Tụi xin được trỡnh bày Quy trỡnh mở bảo lónh dự thầu của Cụng ty

Quy trỡnh mở Bảo lónh dự thầu 1- Mục đích:

Văn bản này quy định các bớc công việc cụ thể của cán bộ tài chính trong việc thực hiện mở các loại bảo lãnh, đồng thời quy định các sổ sách, báo cáo, biểu mẫu cán bộ tài chính phải ghi chép, báo cáo và lu trữ

2 Phạm vi áp dụng:

Văn bản này đợc áp dụng trong Phòng tài chính Công ty và Phòng tài chính các Công ty thành viên

3.Nội dung: ( Lưu đồ dưới đõy )

Sổ theo dõi BLDT

Sổ theo dõi BLTHHĐ

Sổ theo dõi BLBH

Sổ theo dõi BLTT

Nhận yêu cầu

mở bảo lãnh

Kiểm tra lại hồ sơ

O k

O k

Stop, trả lại

ng ời yêu cầu mở BL

Chọn Ngân hàng mở bảo lãnh

Theo mẫu của từng ngân hàng

Lập hồ sơ đề nghị bảo lãnh và chuyển HS cho ngân hàng

Cân đối nguồn tiền thực hiện việc ký quĩ

Nhận kết quả BL, chuyển ngời yêu cầu mở

BL, báo cáo BLĐ, vào

sổ theo dõi

Theo dõi giải toả bảo

lãnh

BM-KTTV-13.01

Các b ớc

biểu mẫu, sổ sách

b ớc 1

b ớc 2

b ớc 3

b ớc 4

b ớc 5

b ớc 6 Lu trữ, báo cáo thuế

b ớc 7

BM-KTTV-13.01 Sô theo dõi bảo lãnh tại ngân hàng

Diễn giải nội dung:

Cán bộ tài chính là ngời thực hiện toàn bộ các công việc liên quan đến mở bảo lãnh

Yêu cầu: bảo lãnh dự thầu đòi hỏi tính chính xác rất cao về: ngời hởng bảo lãnh,

tên gói thầu, số tiền, thời gian hiệu lực, mẫu bảo lãnh Một số trờng hợp còn đòi hỏi cả về Ngân hàng mở bảo lãnh Thời hạn hoàn thành bảo lãnh dự thầu ít nhất trớc khi

mở thầu 01 ngày, một số trờng hợp dự thầu ở xa có thể tới 3 - 4 ngày, một số yêu cầu khẩn cấp có thể làm xong trớc 1 - 2 giờ

Bớc 1: Nhận yêu cầu mở bảo lãnh

Nhận yêu cầu mở bảo lãnh từ chủ nhiệm dự án Tiến hành kiểm tra hồ sơ yêu cầu

mở bảo lãnh hợp lệ hay không, nếu không đúng thì chuyển trả lại Xem các điều khoản của hồ sơ thầu về bảo lãnh, ghi chú số tiền bảo lãnh, thời hạn bảo lãnh, mẫu biểu qui định nếu có

Bớc 2: Lựa chọn ngân hàng

Lựa chọn ngân hàng để mở bảo lãnh Tuỳ theo từng ngân hàng sẽ có những lợi thế nhất định về thời gian mở bảo lãnh, tiền ký quĩ, phí bảo lãnh Đảm bảo chọn ngân hàng có u thế nhất

Bớc 3: Chuyển hồ sơ bảo lãnh sang ngân hàng

Tuỳ theo yêu cầu của các ngân hàng mà hồ sơ sẽ khác nhau Về sơ bản bao gồm:

- Đơn xin phát hành bảo lãnh ( Theo mẫu của từng ngân hàng )

- Hợp đồng bảo lãnh ( Theo mẫu của từng ngân hàng )

- Bản sao hồ sơ mời thầu

- Mẫu bảo lãnh của khách hàng ( Nếu yêu cầu phải làm theo đúng mẫu )

Bớc 4: Cân đối nguồn tiền

Cân đối nguồn tiền thực hiện việc ký quĩ bảo lãnh Thông thờng là 10% giá trị bảo lãnh tuỳ theo từng ngân hàng

Bớc 5: Nhận kết quả

Nhận bản gốc bảo lãnh từ ngân hàng Fô tô lu theo qui định Chuyển bản gốc cho chủ nhiệm dự án Yêu cầu ký nhận đầy đủ Vào sổ theo dõi bảo lãnh Cuối tuần lập báo cáo bảo lãnh

Bớc 6: Theo dõi bảo lãnh

Mục đích để làm thủ tục giải toả khi hết hạn hiệu lực Một số hồ sơ không có khả năng cạnh tranh thì kết hợp với Phòng dự án làm thủ tục giải thể ngay Trong một

số trờng hợp có thể xin giải toả sớm để giải toả tiền ký quĩ

Bớc 7: Lu trữ

* Phơng pháp lu trữ:

- Hồ sơ bảo lãnh đợc lu theo file cho từng ngân hàng riêng biệt File lu có ghi rõ tên ngân hàng

- Hồ sơ đợc lu trữ theo trình tự thời gian theo quy định của Công ty và Nhà nớc

* Hồ sơ, chứng từ lu trữ:

- Hợp đồng bảo lãnh

- Bản phôtô của bảo lãnh

III Cỏc tốn tại của Quy trỡnh và kiến nghị biện phỏp cải thiện:

1.Việc luõn chuyển chứng từ :

Do một số đơn vị ở xa nhưng trong quy trỡnh khụng quy định rừ thời gian nhận

và gaio trả kết quả, nhiều khi trựng vào lịch của cỏc ngày nghỉ Nhõn Viờn tài chớnh hết sức khú khăn để căn chỉnh ngày phự hợp để mở bảo lónh dự thầu cho kịp thời

với tiến độ yêu cầu vì còn phụ thuộc vào tiến độ và quy trình mở bảo lãnh tại ngân hàng Đề nghị có thông báo rõ quy định về thời gian nhận chứng từ và yêu cầu mở bão lãnh (trừ các ngày nghỉ, lễ )

2.Thời gian nhận và trả kết quả : Chưa được quy định rõ, đôi khi cán bộ yêu cầu

mở bão lãnh chưa cung cấp đầy đủ các chứng từ theo yêu cầu thậm chí chỉ một loại chứng từ quan trọng cũng không đủ cơ sở để Nhân viên tài chính làm các thủ tục nhưng vẫn yêu cầu đáp ứng đúng tiến độ được nhận bảo lãnh Phòng tài chính nên

có thông báo quy định chuẩn của bộ chứng từ và nêu rõ thời gian tính cho một yêu cầu mở bảo lãnh chỉ được tính khi nhận đầy đủ các yêu cầu

V Những lãng phí trong hoạt động tác nghiệp hiện nay tại doanh nghiệp:

1.Các lãng phí liệt kê theo mô hình LEAN : Sản xuất thừa; Đợi chờ; Vận chuyển; Lưu kho; Thao tác; Gia công thừa; Sản phẩm hỏng

Trong điều kiện hiện nay, thị trường vô cùng rộng lớn và mang tính toàn cầu

Do đó khách hàng có quyền lựa chọn cho mình sản phẩm có chất lượng cao, đáp ứng được nhu cầu, yếu tố đầu tiên để khách hàng lựa chọn sản phẩm, dịch vụ của một nhà cung cấp là chất lượng sản phẩm, dịch vụ với giá cả phù hợp ở bất cứ đâu Thêm vào đó, các doanh nghiệp không chỉ là những người sản xuất, người cung cấp dịch vụ, sản phẩm mà họ còn là những người sử dụng sản phẩm của nhà cung cấp khác Do vậy, hơn bao giờ hết, các doanh nghiệp là những người đầu tiên quan tâm đến chất lượng và giá cả Vậy vấn đề cần tập chung là làm thế nào để giảm thiểu tối đa các lãng phí không đáng có để tăng tính cạnh tranh trong thị trường Chúng ta sẽ tìm hiểu những lãng phí trong mô hình của Lean thông qua hệ thống quản lý chất lượng của Công ty

Khả năng nhận dạng các loại lãng phí và từng bước loại bỏ chúng một cách

có hệ thống chính là trọng tâm của phương pháp Lean Các lãng phí thường hiện diện đa dạng dưới những hình thức sau tại doanh nghiệp:

- Gia công: Đối với các doanh nghiệp trên Thế giới, chứng nhận ISO cho hệ thống

quản lý chất lượng là tiêu chuẩn đầu tiên để thành lập doanh nghiệp Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp Việt Nam, đại đa số các Công ty chỉ sau khi thành lập và hoạt động một thời gian mới được cấp chứng nhận ISO cho hệ thống quản lý chất lượng Công ty mới được cấp chứng nhận ISO cho hệ thống quản lý chất lượng ở trên một

số lĩnh vực hoạt động chủ yếu của Công ty Trên một số lĩnh vực hoạt động khác của Công ty vẫn chưa đạt tiêu chuẩn ISO Do đó, Công ty sẽ gặp khó khăn trong thời gian tới khi nhiều Công ty chỉ chấp nhận hợp tác với những công ty đã có chứng nhận ISO

- Vận chuyển: Cơ cấu bộ máy trong hệ thống quản lý chất lượng còn khá cồng

kềnh, do đó các phòng ban còn hạn chế năng lực của nhau: Từ sơ đồ tổ chức quản

lý của công ty có thể thấy tầm quản lý của Giám đốc công ty quá rộng Các phòng ban trực thuộc sự quản lý của Giám đốc quá nhiều, điều này có thể làm ảnh hưởng tới hiệu quả quản lý của Giám đốc Vai trò của các Phó giám đốc không được rõ ràng Ví dụ: Chi nhánh của Công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh trực thuộc sự quản

lý của Giám đốc Do đó Trưởng đại diện chi nhánh phải có trách nhiệm báo cáo Giám đốc về hoạt động của chi nhánh Đồng thời, Phó giám đốc phụ trách chi nhánh tại Thành phố Hồ Chí Minh cũng có trách nhiệm trước Giám đốc về các hoạt động của Chi nhánh Điều này cho thấy sự chồng chéo, trùng lặp về hoạt động của Công ty Trong một môi trường năng động và hay thay đổi thì cơ cấu này sẽ trở

nên không có hiệu quả.

- Chờ đợi: Thiết kế luồng công việc liên tục là bước đệm mang tính đột phá

giúp giảm thiểu ứ đọng nguyên vật liệu cũng như thời gian sản xuất Việc bố trí sản xuất theo phòng ban hay cụm thiết bị có cùng chức năng có thể sẽ gây ra sự chờ đợi giữa các khâu, đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận, đó là chưa kể thông tin giữa các phòng ban có thể không được trao đổi kịp thời Các thủ tục hành chính của công ty còn rườm rà dẫn đến việc ra quyết định chậm trễ

- Thao tác: Khi cần ra quyết định, các phòng ban phải báo cáo tình hình của

phòng mình lên ban lãnh đạo sau đó ban lãnh đạo mới ra quyết định cuối cùng Tần suất họp của ban lãnh đạo là 1 tháng một lần Với số lần họp của ban lãnh đạo như thế là còn quá ít và cách xa nhau, điều này có nhiều hạn chế vì có những quyết định cần ra nhanh chóng kịp thời nhưng phải đợi đến kì họp của ban lãnh đạo mới được thông qua Nếu được thông qua sớm hơn thì cũng phải trải qua những thủ tục khá rắc rối Đến khi quyết định được đưa ra thì không còn phù hợp và không có hiệu lực cao Hơn nữa, ban lãnh đạo cũng không được cập nhật liên tục tình hình hoạt động của các phòng bạn, dẫn đến khó khăn trong việc ra quyết định

- Con người: Tuy nói là áp dụng tiêu chuẩn quốc tế cho hệ thống quản lý

chất lượng nhưng phong cách quản lý, phong cách làm việc lại mang nặng tính chất của người Việt Công nhân viên nghỉ làm tự do, làm việc riêng trong giờ hành chính Các phòng ban đùn đẩy trách nhiệm và đổ lỗi cho nhau khi có khó khăn

- Chất lượng: Bên cạnh một số công việc luôn phải trải qua những thủ tục

rườm rà thì một số công việc còn bị làm tắt, làm để đối phó với sự kiểm tra của ban lãnh đạo Các công việc được giải quyết dựa vào các mối quan hệ cá nhân không

phải ít Do những hạn chế trên, đôi lúc công ty còn gặp khó khăn trong việc kiểm tra giám sát chất lượng của hệ thống vì không ai chịu nhận trách nhiệm về mình, hoặc những người quen biết trong công ty bao che cho nhau

Những hạn chế của công ty tuy không biểu hiện một cách rõ ràng nhưng thực

tế nó vẫn đang âm thầm tồn tại trong hệ thống quản lý chất lượng của công ty Hiện nay những hạn chế này mới chỉ ở mức độ ít Nhưng nếu Công ty không khắc phục kịp thời và triệt để thì hạn chế sẽ tăng lên đến một mức độ cao hơn Khi đó hệ thống quản lý chất lượng của công ty rất dễ bị phá vỡ, gây tổn thất lớn cho công ty

Đến đây thì câu hỏi đặt ra là Công ty sẽ phải cắt giảm chi phí và chống lãng phí như thế nào?

Tăng cường công tác giảm nhẹ bộ máy hành chính trong Công ty Tuy hiện nay, Công ty đã và đang tiến hành phân cấp quản lý, giảm sự cồng kềnh trong cơ cấu bộ máy, nhưng việc này tiến hành chưa triệt để Nhiều ban bệ tồn tại mà không phát huy hết năng lực của mình dẫn đến việc lãng phí tiền của, lãng phí nguồn lực Trong khi một số phòng ban, công trường thừa công nhân viên thì một số khác lại thiếu

Thành lập riêng một ban kiểm soát, giám sát chặt chẽ hoạt động của các bộ phận, ban ngành Tuy công ty đã có ban kiểm soát nhưng đây là ban kiểm soát trực thuộc Đại hội đồng cổ đông Ban kiểm soát này chỉ có nhiệm vụ là giám sát hoạt động của Hội đồng quản trị Khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 vào hệ thống quản lý chất lượng, hoạt động của các phòng, ban như ban quản lý dự án, phòng đầu tư, phòng kế hoạch kĩ thuật, phòng cơ giới vật tư đóng vai trò quan trọng và cần được kiểm soát chặt chẽ Hơn nữa, với hạn chế của Công ty là các phòng ban đùn

đẩy trách nhiệm cho nhau thì việc thành lập ban kiểm soát sẽ giúp công ty có thể phân định quyền hạn trách nhiệm rõ ràng Các phòng ban chỉ thực hiện nhiệm vụ được giao và chịu trách nhiệm đối với các hoạt động của mình Nhờ đó, việc phát hiện ra sai sót trong hệ thống quản lý sẽ được phát hiện nhanh chóng và kịp thời để sớm có biện pháp khắc phục, phòng ngừa, tránh được hậu quả lớn cho Công ty

Chuyên môn hoá các phòng ban nhằm hạn chế bớt các thủ tục hành chính rườm rà Ví dụ như giao nhiệm vụ cho phòng Kỹ thuật phụ trách về mảng kỹ thuật không những đối với các công trình mà với toàn bộ hệ thống như hệ thống mạng, máy tính, điện Khi có nhu cầu, khách hàng hoặc cán bộ công nhân viên trong công ty đỡ mất thời gian tìm kiếm hoặc phải thông qua nhiều ban bệ khác mới tới được nơi đáp ứng được nhu cầu của mình

Công ty cần nghiêm túc hơn trong việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 vào hệ thống quản lý chất lượng Cần phải có những biện pháp xử phạt đối với những người cố tình vi phạm như trốn tránh trách nhiệm, phá vỡ các nguyên tắc của hệ thống Công ty cũng nên phổ biến tới từng bộ phận, phòng ban về văn hoá của Công ty, giúp mọi người dần bỏ thói quen làm việc truyền thống và hoà nhập vào lối làm việc với tác phong chuyên nghiệp, quy củ

Với sự nỗ lực không ngừng nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng trong và ngoài nước, Công ty xây dựng Hà Nội đã xây dựng được thương hiệu cho riêng mình và tạo được uy tín với khách hàng Công ty đang nỗ lực để trong thời gian tới sẽ trở thành một tổ chức kinh tế vững mạnh với những lĩnh vực kinh doanh đa dạng, góp phần đáng kể vào sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam trong quá trình hội nhập

Xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo công ty, các phòng ban liên quan đã giúp đỡ tôi hoàn thành bài tiểu luận này