+ Ý kiến chỉ đạo của VINA MOTOR;+ Thông tin từ các phòng chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Công ty; Xây dựng thành kế hoạch đầu tư xây dựng của toàn Công ty kèm theo Danh mục các công trình th
Trang 1QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH HÀNG NĂM VÀ BÁO CÁO THỐNG KẾ
TẠI CÔNG TY CP Ô TÔ TMT
MỞ ĐẦU
Công ty Cổ phần Ô tô TMT là đơn vị thành viên của Tổng Công ty Công nghiệp
Ô tô Việt Nam, hiện tại Công ty có nhà máy sản xuất Ô tô tải cở nhỏ rất nổi tiếng đó là CỬU LONG Motor Để nâng cao chất lượng công tác quản lý Công
ty, ngay từ khi thành lập, Công ty đã hợp đồng với đơn vị Tư vấn xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn ISO 9001:2000
Qua việc nghiên cứu môn Quản trị hoạt động của chương trình MBA, trong bài
viết này, tôi sẽ vận dụng những kiến thức đã học để đánh giá lại Quy trình “lập
kế hoạch hàng năm và báo cáo thống kế tại Công ty CP Ô tô TMT”, một
trong những công việc quan trọng của Công ty
II NỘI DUNG
I Quy trình lập kế hoạch hàng năm và báo cáo thống kế tại Công ty CP Ô
tô TMT:
1 Sơ đồ tác nghiệp:
P2
2.1
- P2
- P1, P3, P4, P5,
P6
2.2
Tờ trình
Kế hoạch năm
- Công ty Kế hoạch
VINA Motor
2.4
Lập kế hoạch năm, tiến độ chi tiết
Thảo luận, góp ý cho
kế hoạch năm
Ký tờ trình, chuyển hồ sơ lên VINA Motor
Trang 2- Các Công ty liên
quan VINA Motor
- Lãnh đạo VINA
Motor
2.5
P2 (chủ trì)
Các phòng liên
quan
2.6
-P2
- Các phòng
2.7
Trong đó:
+ VINA Motor: Tổng Công ty Công nghiệp Ô tô Việt Nam;
+ P1: Phòng Tổ chức Hành chính;
+ P2: Phòng Kinh tế Kế hoạch;
+ P3: Phòng Kinh doanh;
+ P4: Phòng Kỹ thuật;
+ P5: Phòng Tái chính Kế toán;
+ P6: Phòng Vật tư Thiết bị;
+ KH: Kế hoạch
2 Mô tả:
2.1 Xây dựng kế hoạch.
Căn cứ để xây dựng kế hoạch:
+ Tổng tiến độ của dự án đang thực hiện;
+ Thực tế triển khai dự án;
Triển khai KH Phê duyệt
Lập báo cáo tổng kết
năm Lập báo cáo thống kê
Điều chỉnh
Trang 3+ Ý kiến chỉ đạo của VINA MOTOR;
+ Thông tin từ các phòng chuyên môn, nghiệp vụ thuộc Công ty;
Xây dựng thành kế hoạch đầu tư xây dựng của toàn Công ty kèm theo Danh mục các công trình thi công của Công ty, và kế hoạch được thông qua Lãnh đạo phòng, yêu cầu điều chỉnh nếu cần thiết
2.2 Thảo luận, đóng góp ý kiến xây dựng kế hoạch năm.
Phòng Kinh tế Kế hoạch gửi bản dự thảo báo cáo chính thức kế hoạch năm cho các Phòng liên quan để đóng góp ý kiến Sau khi tổng hợp các ý kiến đóng góp, Phòng Kinh tế Kế hoạch hoàn chỉnh báo cáo chính thức kế hoạch năm, lập tờ trình trình lãnh đạo Công ty
2.3 Phê duyệt kế hoạch.
P2 chủ trì phối hợp với các phòng liên quan tiến hành bảo vệ kế hoạch trước Lãnh đạo Công ty
Lãnh đạo Công ty xem xét ký tờ trình trình VINA MOTOR phê duyệt
2.4 Thẩm tra kế hoạch.
Công ty Kế hoạch và các phòng Công ty liên quan của VINA MOTOR tiến hành thẩm tra kế hoạch trình lãnh đạo VINA MOTOR phê duyệt kế hoạch
2.5 Thực hiện kế hoạch.
Phòng P2 nhận kế hoạch được VINA MOTOR phê duyệt, lập kế hoạch chi tiết
và nhiệm vụ cho các phòng trình lãnh đạo Công ty phê duyệt
Hàng tháng, quý, Phòng P2 tổng hợp tình hình thực hiện từ báo cáo tháng, quý của các phòng trên cơ sở:
- Kế hoạch sản xuất kinh doanh năm đã được phê duyệt;
- Tình hình sản xuất kinh doanh thực tế;
- Yêu cầu của Lãnh đạo Công ty;
Xây dựng bản chỉ tiêu chủ yếu theo tháng/quý, danh mục các công trình thi công
và Kế hoạch tháng/quý phân chia theo các đơn vị trình Lãnh đạo Công ty phê
Trang 4Các đơn vị, các phòng chức năng nghiệp vụ:
- Tiến hành thực hiện kế hoạch đã được phê duyệt;
- Lập báo cáo định kỳ về tình hình thực hiện kế hoạch về Phòng P2;
- Chịu sự kiểm tra định kỳ hoặc bất thường của Công ty
2.6 Theo dõi thực hiện kế hoạch.
Nhân viên chuyên trách theo dõi kế hoạch tập hợp số liệu từ báo cáo của các đơn vị, các phòng chức năng nghiệp vụ Đối với các vấn đề thực hiện không đúng theo kế hoạch, các phòng đề xuất P2 phương án điều chỉnh cần thiết (về nguồn lực, về tiến độ ) trình lên Lãnh đạo Công ty xem xét cho ý kiến chỉ đạo
2.7 Xem xét.
Lãnh đạo Công ty xem xét cho ý kiến chỉ đạo
2.8 Báo cáo thực hiện kế hoạch.
Kết thúc năm, P2 chủ trì dự thảo báo cáo thực hiện kế hoạch năm, tổng hợp các
ý kiến từ các phòng và hoàn thiện báo cáo trình lãnh đạo Công ty xem xét
Lãnh đạo Công ty xem xét ký báo cáo trình lãnh đạo VINA MOTOR xem xét
Theo tôi thì quy trình lập kế hoạch trên đây còn có những bất cập cho công tác quản lý, cụ thể:
- Kế hoạch của toàn Công ty phải được xây dựng trên cơ sở kế hoạch chi
tiết theo từng tháng, quý, năm của các phòng chức năng trực thuộc Công
ty Bởi vì khi triển khai thực hiện công tác xây dựng kế hoạch từ các phòng chức năng nghiệp vụ thì kế hoạch được đưa ra rất chi tiết, các cá nhân của phòng được tham gia trực tiếp vào công việc lập kế hoạch nên
KH được đưa ra một cách phù hợp, sát và đúng với thực tế của Công ty hơn, và các phòng chức năng sẽ chủ động hơn trong việc thực hiện kế hoạch của phòng mình và trên có sở đó thì KH của toàn Công ty được kết
Trang 5nối, tổng hợp trên cơ sở các bản KH chi tiết của các phòng thì nó sẽ phản ánh một cách đầy đủ và chi tiết hơn kế hoạch thực hiện của toàn Công ty trong từng tháng, quý và năm;
- Kế hoạch thực hiện của Công ty hàng năm thường phải hiệu chỉnh sau 6
tháng và 9 tháng thực hiện, chính vì vậy mà làm cho người quản lý rất bị động trong công tác bố trí các nguồn nhân lực cho việc thực hiện KH năm (KH về bố trí vốn, KH về nhân sự), và điều này cũng đã làm ảnh hưởng rất lớn đến kết quả hoạt động của Công ty cũng như thu nhập của người lao động và bố trị công việc cho người lao động (theo KH thì các hợp đồng tín dụng đã được ký kết từ đầu năm và có KH giải ngân cho từng tháng, quý, năm và khi có sự hiệu chỉnh thì sẽ bị các Ngân Hàng phạt theo
tỷ lệ %; KH tuyển dụng lao động và bố trí nguồn nhân lực cũng được triển khai trên cơ sở KH chung của Công ty và khi có hiệu chỉnh thì cũng
bị ảnh hưởng)
Theo như phân tích ở trên thì vấn đề lập KH không phù hợp và sát đúng với thực
tế các nguồn lực của Công ty sẽ làm cho bản KH đó khi thực hiện sẽ không thực hiện được và phải hiệu chính sau một thời gian triển khai thực hiện Vì vậy theo tôi nên bổ sung vào quy trình lập kế hoạch của Công ty QLDA thuỷ điện Trung Sơn bản Kế hoạch chi tiết của các phòng chức năng nghiệp vụ theo từng tháng, quý, năm
II Những nội dung môn học Quản trị Tác nghiệp có thể áp dụng vào trong công việc của Công ty.
Quản lý sản xuất và tác nghiệp là tập hợp các hoạt động nhằm tạo ra giá trị dưới dạng sản phẩm và dịch vụ thông qua việc chuyển hóa các yếu tố đầu vào thành các yếu tố đầu ra
Loại bỏ các lãng phí trong quá trình thực hiện quản lý dự án
- Lãng phí là bất kể những gì không mang lại giá trị gia tăng cho sản phẩm
(hoặc dịch vụ) đứng trên quan điểm của khách hàng;
Trang 6- Lưu kho, kiểm tra, chậm trễ, đợi chờ, và sản phẩm sai hỏng là những yếu
tố không mang lại giá trị gia tăng cho khách hàng, đó 100% là lãng phí;
- Các loại nguồn lực khác như năng lượng, nước, và khí trong sản xuất hay
bị sử dụng lãng phí;
- Sản xuất hiệu quả, có đạo đức, và quan tâm đến xã hội sẽ làm giảm thiểu
việc sử dụng các yếu tố đầu vào và giảm lãng phí;
- Việc giám sát sản xuất truyền thống được chuyển sang thực hiện 5S
Mười bốn luận điểm của Demming:
1 Xây dựng một mục đích không thay đổi (về chất lượng);
2 Khuyến khích xu hướng đổi mới;
3 Xây dựng chất lượng sâu bên trong sản phẩm; ngừng ngay việc chỉ lệ thuộc vào kiểm tra (cuối cùng);
4 Xây dựng mối quan hệ dài lâu dựa trên thực hiện công việc, chứ không phải là giá cả;
5 Liên tục cải tiến sản phẩm, chất lượng, và dịch vụ;
6 Đào tạo nhân viên;
7 Nhấn mạnh tầm quan trọng của lãnh đạo;
8 Loại bỏ sự sợ hãi;
9 Phá bỏ những rào cản giữa các bộ phận;
10.Chấm dứt việc diễn thuyết, kêu gọi công nhân;
11.Hỗ trợ, giúp đỡ, nâng cao;
12.Xóa bỏ những rào cản để tự hào về công việc;
13.Xây dựng một chương trình giáo dục và tự cải thiện;
14.Hướng tất cả mọi người trong công ty làm việc theo xu hướng đổi mới của 13 điều trên đây
Đạo đức và Quản lý chất lượng:
- Các doanh nghiệp phải có trách nhiệm sản xuất ra những sản phẩm và
dịch vụ không có hại cho sức khỏe, an toàn, và đạt chất lượng;
Trang 7- Chất lượng kém dẫn đến rủi ro có thể gây ra chấn thương cho người sử
dụng, kiện tụng, thu hồi lại sản phẩm, hay đền bù;
- Các tổ chức được đánh giá dựa theo cách thức họ phản ứng như thế nào
với các vấn đề;
- Tất cả những bên liên đới đều cần phải được xem xét khi thực hành chất
lượng;
Trao quyền cho nhân viên:
- Lôi cuốn nhân viên tham gia vào quá trình cải tiến sản phẩm và quá trình;
- Xây dựng mạng lưới truyền thông bao gồm cả người lao động;
- Xây dựng nhóm các giám sát viên cởi mở và hỗ trợ;
- Giao trách nhiệm cho người lao động;
- Xây dựng một tổ chức có phẩm chất đạo đức;
- Xây dựng cấu trúc nhóm chính tắc
Các hoạt động tốt nhất giải quyết khiếu nại của khách hàng:
- Tạo điều kiện để khách hàng có thể đưa ra ý kiến khiếu nại dễ nhất;
- Phản hồi nhanh những than phiền;
- Giải quyết khiếu nại ngay khi nhận được;
- Sử dụng máy tính để quản lý khiếu nại;
- Tuyển dụng nhân viên tốt nhất cho vị trí dịch vụ khách hàng
Các tiêu chuẩn quốc tế về Quản lý Chất lượng:
- Tiêu chuẩn ISO 9000 (Europe/EC);
- Tiêu chuẩn ISO 14000 (Europe/EC)
Tôi sẽ áp dụng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 phù hợp với nhiệm
vụ quản lý đầu tư dự án thuỷ điện, qua nghiên cứu thì tiêu chuẩn ISO 9000 chỉ
rõ Công ty cần phải có một hệ thống chất lượng sẵn, bao gồm cả thủ tục pháp lý, chính sách và đào tạo để cung cấp chất lượng đáp ứng phù hợp với yêu cầu của VINA MOTOR Công ty đã thành lập Công ty chỉ đạo thực hiện hệ thống quản
lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 và giao ông Phó Trưởng Công ty làm Trưởng Công ty chỉ đạo kiểm Giám đốc chất lượng, để xây dựng và lập các quy
Trang 8trình, các biểu đồ quá trình, hướng đẫn vận hành, các phương pháp xem xét kiểm tra, mô tả công việc, biểu đồ tổ chức, đo lường mức độ hài lòng của khách hàng và quá trình liên tục được cải tiến Triển khai đào tạo cho toàn thể nhân viên để đảm bảo sự tuân thủ trong quá trình làm việc của họ, và khi Công ty đã hoàn thành đầy đủ các tài liệu về hệ thống chất lượng, và quá trình đào tạo, và khi hệ thống được sử dụng tuân thủ theo được những mô tả của hệ thống biểu mẫu Sau khi được một cơ quan độc lập có thẩm quyền chứng nhận Công ty đã triển khai và thực hiện quản lý chất lượng theo ISO 9000, thì Công ty thực hiện theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 9000 đã được chứng nhận, và hàng năm nó thường xuyên được cải tiến để cho phù hợp với quá trình phát triển của Công ty
và phù hợp với sự phát triển chung của đất nước, và chứng nhận ISO 9000 cần phải được đổi mới định kỳ bằng việc việc kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền chứng nhận Mục đích áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 là để đưa ra các quá trình
cơ bản cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm và làm hài lòng khách hàng
Ngoài ra, với nhiệm vụ của một Công ty quản lý dự án thuỷ điện, thì Công ty còn quan tâm đến vần đề quản lý môi trường trong quá trình thực hiện đầu tư và vận hành nhà máy thuỷ điện sau này; trong thời gian tới Công ty sẽ xem xét để áp dụng tiêu chẩn về môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14000 (Europe/EC), đó là tập trung vào:
- Quản lý môi trường;
- Kiểm toán yêu cầu về môi trường;
- Đánh giá việc thực hiện;
- Dán nhãn thân thiện môi trường;
- Đánh giá chu kỳ sống
III KẾT LUẬN
Thông qua môn học Quản trị Hoạt động, tôi nhận thấy rằng đây là một môn học rất thiết thực, giúp chúng ta hiểu biết thêm về hệ thống sản xuất, tác nghiệp, các
Trang 9yếu tố đầu vào, đầu ra của một doanh nghiệp sản xuất và dịch vụ Từ đó sẽ nhìn nhận lại các quá trình sản xuất, tác nghiệp để tìm ra những điểm bất không phù hợp để cải tiến nhằm đạt được hiệu quả cao hơn
Bản thân chúng tôi được đứng trong hàng ngũ lãnh đạo trẻ của Tổng Công ty Công nghiệp Ô tô Việt Nam, đây là một vinh dự lớn lao nhưng cũng có rất nhiều thử thách lớn đang chờ ở phía trước Từ việc nghiên cứu môn học Quản trị Hoạt động đã giúp chúng tôi rút ra những bài học kinh nghiệm áp dụng vào công tác quản lý, góp phần đưa Tổng Công ty nói chúng và Công ty Cổ phần TMT nói riêng ngày càng phát triển và lớn mạnh hơn./
Xin chân thành cảm ơn Tiến Sỹ Nguyễn Danh Nguyên đã có những bài giảng rất chất lượng cho cả lớp
ngày 02 tháng 09 năm 2009