Quy trình 01 nghiệp vụ thực hiện tại công ty cổ phần chứng khoán SMES

− Việc chuyển nhượng quyền nhận tiền bán chứng khoán chỉ được thực hiện sau khi bộ phận Môi giới niêm yết hoàn tất các quy trình giao dịch và chỉ thực hiện trong giờ làm việc của SMES..

Quy trình 01 nghiệp vụ thực hiện tại Công ty cổ phần chứng khoán SMES

1 Mô tả nghiệp vụ chuyển nhượng quyền nhận tiền bán chứng khoán hiện đang

áp dụng tại Công ty cổ phần chứng khoán SME

I PHẠM VI ĐIỀU CHỈNH, ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG

− Quy định này áp dụng đối với khách hàng đã mở tài khoản giao dịch chứng khoán tại SMES

II THỜI ĐIỂM VÀ ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN

− Giao dịch bán chứng khoán đã được thông báo khớp lệnh từ Trung tâm giao dịch chứng khoán Hà Nội hoặc Sở giao dịch chứng khoán thành phố Hồ Chí Minh

− Việc chuyển nhượng quyền nhận tiền bán chứng khoán chỉ được thực hiện sau khi bộ phận Môi giới niêm yết hoàn tất các quy trình giao dịch và chỉ thực hiện trong giờ làm việc của SMES

− Nhà đầu tư có thể chuyển nhượng một phần hoặc toàn bộ quyền nhận tiền bán chứng khoán cho SMES tuỳ theo nhu cầu, số còn lại sẽ tự động chuyển vào tài khoản giao dịch chứng khoán của nhà đầu tư khi đến ngày thanh toán (T+3)

III PHÍ CHUYỂN NHƯỢNG

− Ngày tính phí được tính từ ngày SMES chuyển tiền mua quyền cho khách hàng (bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc bộ phận Tài chính kế toán hạch toán

1

chuyển tiền vào tài khoản giao dịch chứng khoán của khách hàng) đến ngày tiền bán chứng khoán của khách hàng về tài khoản tiền gửi của SMES tại ngân hàng (T+3), trong đó bao gồm cả Thứ 7, Chủ nhật và các ngày nghỉ lễ khác theo ngày nghỉ của Trung tâm Lưu ký Chứng khoán

− Phí chuyển nhượng được tính 0,05%/ngày (nhưng không thấp hơn 50.000đ/1 lần chuyển nhượng) tính trên số tiền mà SMES trả cho khách hàng để mua quyền nhận tiền bán chứng khoán Biểu phí chuyển nhượng có thể thay đổi theo từng thời kỳ và tuỳ thuộc vào tổ chức tín dụng hỗ trợ

− Phí chuyển nhượng được trừ ngay vào số tiền bán chứng khoán của khách hàng

− Sau khi trừ phí chuyển nhượng, phí môi giới, phần tiền còn lại sẽ được chuyển vào tài khoản của nhà đầu tư

IV THẨM QUYỀN RA QUYẾT ĐỊNH

− Trưởng bộ phận Đấu giá và Dịch vụ tài chính được quyết định và ký duyệt các khoản chuyển nhượng có giá trị đến một (01) tỷ đồng sau khi đã kiểm tra, đối chiếu nguồn vốn từ bộ phận Kế toán - Lưu ký

− Trưởng bộ phận Đấu giá và Dịch vụ tài chính được quyền từ chối mua nếu nguồn vốn phục vụ cho việc thực hiện nghiệp vụ bị thiếu hoặc sử dụng vào mục đích khác

− Các khoản chuyển nhượng có giá trị lớn hơn một (01) tỷ đồng do Giám đốc Khối dịch vụ chứng khoán/Phó Tổng Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc quyết định

V CÁC BỘ PHẬN THỰC HIỆN

a\ Bộ phận Đấu giá và Dịch vụ tài chính:

− Kiểm tra tính hợp lệ của số liệu và các tiêu chí khác của giao dịch;

− Kiểm tra tư cách và tính hợp pháp của khách hàng chuyển nhượng (chủ tài khoản hoặc người được uỷ quyền);

− Lập “Thông báo kết quả giao dịch bán chứng khoán” (lệnh đã khớp);

− Xác nhận cho khách hàng về nguồn vốn cho việc chuyển nhượng sau khi có thông tin từ bộ phận Nguồn vốn và quản lý rủi ro;

− Hợp đồng với khách hàng về việc chuyển nhượng;

− Lập “Giấy chuyển nhượng quyền nhận tiền bán chứng khoán”; (02 bản: bộ phận Lưu ký 01 bản, bộ phận Đấu giá và dịch vụ tài chính 01 bản, không giao khách hàng)

+ Nếu khoản chuyển nhượng có giá trị bằng hoặc thấp hơn một (01) tỷ đồng: Chuyển bộ phận Kế toán - Lưu ký 01 bản gốc trong đó có chữ ký của khách hàng, nhân viên và Trưởng bộ phận Đấu giá và Dịch vụ tài chính

+ Nếu khoản chuyển nhượng có giá trị trên một (01) tỷ đồng: Chuyển bộ phận

Kế toán - Lưu ký ký xác nhận nguồn vốn (bản có chữ ký của khách hàng,

3

Trưởng bộ phận Đấu giá và Dịch vụ tài chính); Trình Giám đốc Khối dịch vụ chứng khoán/Phó TGĐ hoặc Tổng Giám đốc ký duyệt

VII QUY TRÌNH CHUYỂN NHƯỢNG QUYỀN NHẬN TIỀN BÁN CHỨNG KHOÁN TẠI QUẦY

b\ Bộ phận Lưu ký:

− Xác nhận nguồn vốn phục vụ cho việc chuyển nhượng khi phát sinh giao dịch;

− Tiến hành các thao tác nghiệp vụ hạch toán trên S-BOS

+ Kiểm tra đối chiếu số liệu trên tài khoản của khách hàng;

+ Theo dõi và đối chiếu số dư trên tài khoản của khách hàng với bộ phận kế toán nội bộ để tính phí chuyển nhượng cho nhà đầu tư;

+ Theo dõi và hạch toán trích hoàn trả tiền từ tài khoản giao dịch chứng khoán của khách hàng về tài khoản của SMES khi đến ngày thanh toán (T+3)

VI CHỨNG TỪ

− Thông báo kết quả giao dịch bán chứng khoán

− Giấy chuyển nhượng quyền nhận tiền bán chứng khoán

(Mỗi loại 02 bản do Bộ phận Đấu giá và Dịch vụ tài chính lập, 01 bản lưu bộ phận Đấu giá và Dịch vụ tài chính, 01 bản giao bộ phận Kế toán – Lưu ký)

2 Theo anh/chị quy trình này có những bất cập hay nhược điểm gì cho công tác

quản lý Vì sao?

Quy trình thực hiện nghiệp vụ chuyển nhượng quyền nhận tiền bán chứng khoán hiện tại phát sinh một số nhược điểm như sau :

- Nguồn vốn dùng cho nghiệp vụ này chủ yếu dùng nguồn vốn lưu động của Công ty và các tổ chức tín dụng hỗ trợ Trong trường hợp khách hàng giao dịch

nhiều, nguồn vốn của Công ty không thể đáp ứng được Công ty phải dùng đến nguồn hỗ trợ từ các tổ chức tín dụng, tuy nhiên

Phía các Ngân hàng thương mại bị hạn chế hạn mức cho vay đầu tư chứng khoán theo chỉ thị 03 của Ngân hàng nhà nước vì vậy nhu cầu của khách hàng nhiều khi không được đáp ứng kịp thời dẫn đến mất nhiều cơ hội đầu tư

- Quy trình có sự phối hợp của khối dịch vụ chứng khoán, khối đấu giá và dịch

vụ tài chính, lưu ký, kế toán đảm bảo tính chặt chẽ và có sự kiểm tra chéo hạn chế được rủi ro, sai sót tuy nhiên việc qua quá nhiều bước thực hiện và nhiều thủ tục gây lãng phí thời gian, lãng phí nguồn lao động và gây phiền hà cho khách hàng trong khi việc thực hiện lệnh giao dịch của khách trong đầu tư chứng khoán đòi hỏi phải nhanh chóng nắm bắt được thời cơ từ các tín hiệu thị trường

- Do phần mềm không cho phép một số thao tác dẫn đến việc thực hiện các thủ tục giấy tờ trong quy trình trên còn nhiều bước bằng tay dễ phát sinh sai sót

và không đảm bảo về mặt thời gian

- Việc phân ra các cấp thẩm quyền phê duyệt do chủ trương của Ban lãnh đạo làm mất đi tính chủ động trong công việc

3 Theo anh/chị quy trình này cần cải thiện như thế nào để việc thực hiện trở nên

tốt hơn

- Quy trình cần rút ngắn các bước thủ tục giấy tờ, chữ ký không cần thiết Sử dụng chữ ký điện tử, thực hiện các thao tác trên phần mềm có phân quyền rõ

7

ràng Yêu cầu nhà cung cấp phần mềm mở thêm các mẫu biểu, phần xác nhận duyệt trên cửa sổ nghiệp vụ trên Ban lãnh đạo cần mở thêm hạn mức bảo lãnh

về các giám đốc khối và các trưởng bộ phận để tạo tính chủ động trong công việc Về nguồn tiền giải ngân cho dịch vụ, Ban lãnh đạo cần tìm kiếm nguồn từ các Công ty tài chính sẽ không bị hạn chế bởi chỉ thị 03, lãi suất hợp lý hơn

Câu 2:

Khi thực hiện các hoạt động tác nghiệp hiện nay tại doanh nghiệp, theo anh/chị doanh nghiệp hiện có những loại lãng phí nào trong 7 loại lãng phí được liệt kê theo mô hình LEAN? Loại bỏ những loại lãng phí đó bằng cách nào?

LEAN Manufacturing, còn gọi là LEAN Production, là một hệ thống các công cụ

và phương pháp nhằm liên tục loại bỏ tất cả những lãng phí trong quá trình sản xuất Lợi ích chính của hệ thống này là giảm chi phí sản xuất, tăng sản lượng và rút ngắn thời gian sản xuất

7 loại lãng phí chính được liệt kê trong mô hình LEAN :

1 Sản xuất dư thừa ( Over – production ) Sản xuất dư thừa tức là sản xuất nhiều hơn hay quá sớm hơn những gì được yêu cầu một cách không cần thiết Việc này làm gia tăng rủi ro sự lỗi thời của sản phần, tăng rủi ro về sản xuất sai chúng loại sản phẩm và có nhiều khả năng phải bán đi các sản phẩm này với giá chiết khấu hay bỏ đi dưới dạng phế liệu Tuy nhiên, trong một số trường

hợp thì lượng bán thành phẩm hay thành phẩm phụ trội được duy trì nhiều hơn một các chủ ý, kể cả những quy trình sản xuất được áp dụng LEAN

2 Khuyết tật ( Defects ) – Bên cạnh các khuyết tật về mặt vật lý trực tiếp làm tăng chi phí hàng bán, khuyết tật cũng bao gồm các sai sót về giấy tờ, cung cấp thông tin sau lệch về sản phẩm, giao hàng trễ, sản xuất sai quy cách, sử dụng quá nhiều nguyên vật liệu hay tạo ra phế liệu không cần thiết

3 Dự trữ/ Tồn kho ( Inventory ) – Lãng phí về tồn kho nghĩa là dự trữ quá mức cần thiết về nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm Lượng tồn kho phụ trội dẫn đến chi phí tài chính cao hơn về tồn kho, chi phí bảo quản cao hơn và tỷ lệ khuyết tật cao hơn

4 Di chuyển ( Tran sportation ) Di chuyển ở đây nói đến bất kỳ sự chuyển động nguyên vật liệu nào không tạo ra giá trị tăng thêm cho sản phẩm chẳng hạn như việc vận chuyển nguyên vật liệu giữa các công đoạn sản xuất Việc di chuyển giữa các công đoạn xử lý làm kéo dài thời gian chu kỳ sản xuất, dẫn đến việc sử dụng lao động và mặt bằng kém hiệu quả và có thể gây nên những đình trệ trong sản xuất

5 Chờ đợi ( WAITING ) – Chờ đợi là thời gian công nhân hay máy móc nhàn rỗi bởi sự tắc nghẽn hay luồng sản xuất trong xưởng thiếu hiệu quả, Thời gian trì hoãn giữa mỗi đợt gia công chế biến sản phẩm cũng được tính đến Việc chờ đợi làm tăng thêm chi phí đáng kể do chi phí nhân công và khấu hao trên từng đơn vị sản lượng bị tăng lên

9

6 Thao tác ( Motion ) – Bất kỳ chuyển động tay chân hay việc đi lại không cần thiết của các công nhân không gắn liền với việc gia công sản phẩm dẫn đến làm chậm tốc độ làm việc của công nhân

7 Gia công thừa ( Over – Processing ) – Gia công thừa tức là tiến hành nhiều công việc gia công hơn mức khách hàng yêu cầu dưới hình thức chất lượng hay công năng của sản phẩm

• Khi hoạt động tác nghiệp tại doanh nghiệp, đối với một công ty chuyên cung cấp dịch vụ về tài chính như Công ty cổ phần chứng khoán SME không tránh khỏi lãng phí ở một số bước thực hiện nghiệp vụ Cụ thể như sau :

- Khuyết tật ( Defects ) : Do các nghiệp vụ về Môi giới, tự doanh, tư vấn tài chính Doanh nghiệp đa phần cần xử lý bằng tay nhiều bước làm hồ sơ nên không tránh khỏi nhiều khi bị sai sót về thông tin khách hàng trong hợp đồng, sai sót trong các bước làm hồ sơ, quy trình thực hiện quá nhiều bước dẫn đến nhiều khi thực hiện bị bỏ sót…Cách khắc phục chỉnh sửa phần mềm sao cho khối dịch vụ,

hỗ trợ đều được quản lý chung trên cùng một phần mềm, phân quyền cụ thể để

có các bước kiểm tra chéo, bốn mắt giúp hạn chế thấp nhất sai sót

- Di chuyển ( Tran sportation ): Công tác di chuyển luân chuyển chứng từ qua nhiều công đoạn mất khá nhiều thời gian làm việc của nhân viên Ví dụ : chuyển

hồ sơ vay ra các Ngân hàng thương mại phải được thực hiện ngay trong ngày, chuyển phát nhanh hồ sơ lưu ký chứng khoán các mã CP niêm yết tại HOSE vào

khắc phục : Để tránh ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công việc của nhân viên nghiệp vụ, Công ty cần thuê 1 nhân viên chuyên thực hiện công tác giao nhận chứng từ đến các đối tác và đơn vị chủ quản Thực hiện gửi bản Scan qua đường email những báo cáo công văn không quá quan trọng

- Chờ đợi ( WAITING ) – Là thực trạng đối với khối dịch vụ tài chính, thông thường phải chờ đến cuối phiên giao dịch mới có thể biết được chính xác lưu lượng tiền mà khách hàng cần vay trong khi hồ sơ vay phải chuyển cho các tổ chức tín dụng hỗ trợ trước 14h00 buổi chiều Như vậy mất một khoảng thời gian chờ đợi không cần thiết Cách khắc phục Nhân viên nắm rõ lưu đồ các nghiệp vụ

để phân bổ công việc cho buổi sáng và buổi chiều hợp lý tránh thời gian nhàn rỗi làm việc riêng./

Hà nội , ngày 26 tháng 7 năm 2009

Họ và tên Học viên Nguyễn Thị Diệu Linh

-TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Giáo trình Quản trị hoạt động – Trường Đại học Griggs

2 www.impaccourses.com

11

3 Tài liệu tham khảo tại Công ty CP Chứng khoán SME

4 www.smes.vn