qui trình sản xuất băng đĩa nhạc tại trung tâm sản xuất truyền bá âm nhạc

Thông thường, để sản xuất các sản phẩm âm nhạc Việt Nam đáp ứng các nhu cầu của khách hàng, Trung tâm của chúng tôi đã thường trải qua các bước hoạt động cụ thể như: STT Người thực hiện

Hiện nay tôi đang công tác tại Trung Tâm sản xuất băng đĩa - Viện Âm

nhạc Việt Nam Trong thực tế, đơn vị chúng tôi có nhiều hoạt động khác

nhau Trong mỗi lĩnh vực hoạt động lại có những quy trình tổ chức và cách thức quản lý, triển khai thực hiện khác nhau Chẳng hạn, trong lĩnh vực nghiên cứu âm nhạc, chúng tôi phải quan tâm tới vấn đề sưu tầm tư liệu, hệ thống hoá tư liệu, phân tích tư liệu, tìm hiểu âm nhạc trong quan hệ với nhiều lĩnh vực khoa học liên quan khác như vật lý âm thanh, sử học, dân tộc học, văn hoá học… Trong lĩnh vực biểu diễn âm nhạc hay đào tạo, truyền bá âm nhạc lại có những qui trình hoạt động khác biệt với những đặc thù rất khác nhau

Trong bài viết này, chúng tôi muốn giới thiệu vài nét về qui trình sản

xuất băng đĩa nhạc tại Trung tâm sản xuất & truyền bá âm nhạc của cơ

quan chúng tôi

Thân bài:

Trung tâm sản xuất & truyền bá âm nhạc là tổ chức doanh nghiệp

nhỏ của Viện Âm nhạc Việt Nam Thông thường, để sản xuất các sản phẩm

âm nhạc Việt Nam đáp ứng các nhu cầu của khách hàng, Trung tâm của chúng tôi đã thường trải qua các bước hoạt động cụ thể như:

STT Người thực hiện Nội dung công việc Ký hiệu/thông tin khác

1 Nhóm cán bộ tiếp thị Tìm hiểu thị trường (thị

hiếu khách hàng, nhu cầu…)

Maketing/Thị trường

2 Nhóm cán bộ lập kế hoạch Kế hoạch tổng thể

tổng thể

(bước 1)

Xây dựng kế hoạch sản xuất chung theo hợp đồng.

(KHTT)

3 Nhóm cán bộ lập kế hoạch

chi tiết

(bước 2)

Xây dựng dự trù kinh phí

& nguồn nhân lực tham gia sản xuất.

Kế hoạch chi tiết (Kinh phí & nhân lực)

4

GĐ.

Ra QĐ/

Ký hợp đồng lao động

Ký hợp đồng sản xuất

Quản lý hành chính

& quản trị kinh doanh (HCQTLD)

5 Công nhân, kỹ sư công

nghệ tổ chức thực hiện sản

xuất

Các thao tác hoạt động

cụ thể

Nguồn lực thời gian SXSP

6

Tổ giao nhận vật tư, sản

phẩm

Xuất/ Nhập vật tư, sản phẩm

Vật tư, sản phẩm

7

Nhân viên Bán sản phẩm lẻ Cung cấp thị trường

8 Thủ quĩ, kế toán Xuất/nhập vật tư, sản phẩm

hàng hoá.

Thanh quyết toán tài chính

Qui trình hoạt động của Trung tâm được thực hiện cụ thể:

1 Maketing (KHTT) = xây dựng kế hoạch về Cầu

(thực hiện: Tìm kiếm khách hàng, tìm hiểu thị hiếu, mở rộng thị trường)

ký hợp đồng,

2 Xây dựng kế hoạch chung cho việc sản xuất

( Lập kế hoạch các phương án thực hiện chung, lượng sản phẩm, thời gian tổ chức sản xuất…)

3 Lập dự trù kinh phí & nguồn lực lao động

(Xây dựng các kế hoạch (kinh phí & nhân sự) cụ thể các công đoạn tổ chức sản xuất (thiết kế, thu thanh, hậu kỳ tư liệu, xây dựng bìa đĩa gốc….)

4 Quản lý sản xuất kinh doanh (Tổ chức & hành chính)

(Mô hình tổ chức: Ban lãnh đạo – Giám đốc – các phòng chức năng)

5 Tổ chức hoạt động sản xuất (qui trình lao động sản xuất)

(Tổ chức sản xuất các công đoạn của sản phẩm CD, VCD, DVD, băng hình, tiếng…)

6 Xuất nhập vật tư, sản phẩm

(Kho - Thủ kho, Thủ quĩ tài sản, hàng hoá)

7 Cung cấp thị trường

(Cung cấp hàng hoá theo hợp đồng, bán buôn, bán lẻ)

8 Hành chính (Phòng tài vụ - kế toán – khách hàng…)

(Thanh quyết toán kinh phí đầu vào/ra theo hợp đồng và

mua bán sản phẩm vật tư).

Qua mô hình hoạt động của Trung tâm nêu trên cho thấy, việc đầu tư các qui trình sản xuất băng đĩa nhạc ở cơ sở của chúng tôi còn nhiều bất cập

Chẳng hạn:

- Qui trình tiếp thị , Maketing chưa hợp lý vì cơ cấu tổ chức chưa

mang tính chuyên nghiệp cao vì lực lượng tiếp thị phần lớn đều lở chế độ kiêm nhiệm

- Hệ thống thiết bị của chúng tôi mua từ hơn 10 năm đến nay đã quá

lạc hậu nhưng hiện chưa có điều kiện đầu tư mua mới Do việc đầu tư máy móc chưa được đáp ứng tốt, thiết bị lạc hậu nên đã dẫn tới hiệu quả, chất lượng sản phẩm thấp Trong khi đó nhu cầu đòi hỏi sản phẩm CD, VCD, DVD … của khách hàng trong thời đại mới ngày càng khắt khe Các sản phẩm băng đĩa lại là loại hàng hoá văn hoá rất đặc thù - rất cần luôn có sự đổi mới để đạt chất lượng cao từ hình thức sản phẩm đến nội dung sản phẩm

- Bộ máy tổ chức sản xuất và quản lý chưa phù hợp được thể hiện từ vị trí

đặt máy sản xuất băng đĩa tới các thủ tục ký hợp đồng, vị trí các phòng ban tới tác phong tiếp thị và ý thức phục vụ khách hàng, khu vực xuất nhập vật

tư, sản phẩm đều sắp xếp chưa thật hợp lý

Từ thực tế cho thấy, công tác tổ chức sản xuất, các qui trình quản lý như nêu trên còn chưa khoa học, mô hình quản lý của Trung tâm hiện còn

mang tính nhỏ lẻ, phần lớn cán bộ của Trung tâm đều làm việc theo cơ chế

kiêm nhiệm Chính vì cơ cấu tổ chức kiêm nhiệm đó đã là một trong những

nguyên nhân dẫn tới việc sản xuất và quản lý có hiệu quả rất thấp, đặc biệt là

sự bất cập trong các qui trình sản xuất sản phẩm Chẳng hạn, khi nhận được hợp đồng chúng tôi mới xây dựng kế hoạch sản xuất sản phẩm âm nhạc theo đơn đặt hàng Ở đây cho thấy tính thụ động trong quản lý kinh doanh Nói khác đi, đây chính là một yếu kém từ khâu tiếp thị, maketing của Trung tâm

Vì chưa có kế hoạch chiến lược trong sản xuất lớn, chưa có kế hoạch sản xuất chiếm lĩnh thị trường rộng rãi, chưa định hướng được qui mô và tầm chiến lược sản xuất băng đĩa dài lâu nên trung tâm của chúng tôi luôn rơi vào tình trạng thụ động, kém hiệu quả doanh thu và không phát triển

Sau khi được trang bị một số thông tin của môn quản lý hoạt động, nhìn lại trung tâm của mình cho thấy, thế mạnh của chúng tôi là có nguồn tư liệu âm nhạc phong phú, có khả năng thẩm âm tốt khi xây dựng các sản phẩm gốc đảm bảo chất lượng nghệ thuật cao (cả về hình thức và nội dung)

Trong khi đó, hiện nay nhiều cơ sở sản xúất băng đĩa công nghệ cao ở nhiều Việt Nam ra đời đã có những trang thiết bị hiện đại, có cơ chế quản lý sản xuất và dịch vụ tốt hơn mình nên chúng tôi có dự kiến sẽ chuyển hướng

là liên kết sản xuất Cụ thể như, để phát huy thế mạnh chuyên môn của cán

bộ âm nhạc, chúng tôi sẽ đầu tư xây dựng các nội dung sản phẩm (các tiết mục âm nhạc cổ truyền, âm nhạc đương đại Việt Nam và quốc tế…), thiết kế

vỏ sản phẩm có thẩm mĩ cao, có chất lượng nghệ thuật phù hợp thẩm mĩ cộng đồng… Sau khi xây dựng xong các đĩa Master gốc Trung tâm sẽ chuyển tới thuê (hợp đồng với) những nơi sản xuất CD, VCD, DVD có điều kiện sản xuất hàng loạt sản phẩm theo công nghệ cao đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt nhất có thể Như vậy trong lúc khó khăn do chúng tôi chưa đầu tư thiết bị mới kịp nhưng vẫn có sản phẩm đạt chất lượng nghệ thuật tốt, sản phẩm văn hoá tinh thần có chất lượng cao phù hợp thị hiếu của công chúng âm nhạc thị trường băng đĩa đương thời

Như vậy thời gian tới, chúng tôi biết cần phải vận dụng tốt các lý

thuyết về quản trị hoạt động như quan tâm tới việc xây dựng mô hình đầu

vào sao cho phù hợp nhất từ khâu Nguyên liệu, Nhân công, Thiết bị, Vốn tiền, Nhà xưởng cho đến các bước chuyển đổi từ vật tư, vật liệu đến sự hoàn

thiện các sản phẩm qua mỗi qui trình sản xuất cụ thể như: thiết kế bìa đĩa, xây dựng nội dung các chương âm nhạc theo những chủ đề sản phẩm khác nhau được đặt ra Công đoạn này đòi hỏi phải có sự đầu tư chất sám của nhiều nhà chuyên môn về âm nhạc, âm thanh học… để mong có sản phẩm

“đắt khách”

Cũng với mục tiêu kinh doanh có lãi cao là đích vươn tới nên tới đây, Trung tâm của chúng tôi cũng cần xem xét lại những bất cập trong qui trình

tổ chức sản xuất, mô hình tổ chức quản lý sản xuất và kinh doanh hiện nay Đặc biệt là Trung tâm không thể áp dụng mô hình quản lý sản xuất băng đĩa

theo lối kiêm nhiệm lại ít được đầu tư hay đầu tư chưa tốt, chưa thoả đáng

cho sự phát triển dài lâu của trung tâm như thực trạng hiện nay

Đầu tiên chúng tôi cần xem lại, tại sao một số sản phẩm băng đĩa của chúng tôi chưa được nhiều người yêu thích, thị truờng còn bó hẹp? Vì hình thức chưa đẹp, chưa “ bắt mắt” hay vì nội dung còn chưa đáp ứng kịp thẩm

mĩ của công chúng âm nhạc? Thực tế, khi xem xét lại cho thấy, phần lớn khách hàng mua sản phẩm của chúng tôi chủ yếu là những khách quốc tế, người trung niên đến người cao tuổi Việt Nam mua nhiều Trong khi đó lớp trẻ ở Việt Nam lại chưa chú ý tới các sản phảm âm nhạc của chúng tôi Trong khi đó, chúng ta biết, lớp trẻ là một đối tượng khách hàng chiếm số đông trong xã hội Việc tuổi trẻ chưa thích tìm đến sản phẩm âm nhạc của chúng tôi là do nhiều nguyên nhân Trong đó có thể thấy đó là vấn đề thị hiếu của khách hàng trẻ chưa được chúng tôi đáp ứng Vậy giải quyết thực tế này như thế nào? trước mắt chúng tôi cần phải đầu tư tìm hiểu thị trường để từ đó xây

dựng các kế hoạch phù hợp cho việc sản xuất các sản phẩm mới dành cho tuổi trẻ âm nhạc hiện nay

- Để cải thiện được một số tồn tại này, chúng tôi cần nghiên cứu sâu hơn các nguyên lý sản xuất, kinh doanh, công tác quản trị kinh doanh…Từ lý thuyết

cần ứng dụng tốt các qui luật sản xuất phù hợp hơn từ việc lập kế hoạch, tổ

chức nhân sự, thuê muớn nhân công cho đến công tác lãnh đạo, công tác kiểm tra Đặc biệt với các sản phẩm băng đĩa âm nhạc thì việc đầu tư thiết kế

các vỏ băng đĩa cũng là một yếu tố quan trọng không thể xem nhẹ, chúng tôi cần phải tổ chức tốt hơn trong thời gian tới Cũng vậy, để bán hàng chạy thì công tác dịch vụ cũng cần đầu tư hơn để từ chất lượng sản phẩm được nâng cao đến việc phục vụ khách hàng cũng được phát triển đồng bộ, có tính chuyên nghiệp cao hơn

Hiện nay do chưa có điều kiện nâng cao thiết bị mới hiện đại nên chúng tôi sẽ có kế hoạch liên kết với một số cơ sở sản xuất lớn có trang thiệt

bị hiện đại trong sản xuất để vừa tạo được thế mạnh về nội dung cũng như chất lượng sản phẩm CD, VCD, DVD được khách hàng chấp nhận trong khi chúng tôi đang chờ việc thời cơ đầu tư thiết bị hiện đại mới Như vậy chúng tôi sẽ không bị mất khách hàng quen thuộc Trong tương lai, khi thiết bị mới đựợc đầu tư thì trung tâm của chúng tôi sẽ có kế hoạch quản lý sản xuất lớn với các qui trình cần quan tâm từ vấn đề con người ở các khâu thiết kế sản phẩm băng đĩa, vấn đề phân công bố trí lao động sao cho phù hợp mô hình cán bộ chính qui, cán bộ kiêm nhiệm có thể đảm nhận tốt nhất công viẹc được giao? Có như thế chúng tôi mới có thể nắm rõ việc quản lý, đánh giá năng xuất lao động cụ thể, rõ ràng Muốn như vậy chúng tôi sẽ phải có kế hoạch cải cách tổ chức quản lý, tổ chức sản xuất để áp dụng tốt các công

đoạn quản lý từ khâu cung cấp, mua bán, xuất nhập các vật tư, tư liệu như thiết kế, in vỏ bìa đĩa, băng âm thanh gốc…mà hiện nay Trung tâm chưa làm được vì phương cách quản lý nhỏ lẻ, kiêm nhiệm Có như thế, việc xây dựng các kế hoạch chiến lược sản xuất sản phẩm âm nhạc với mục tiêu ngắn hạn hay dài hạn nhằm đáp ứng tốt các nhu cầu chung của xã hội đặt ra và có thể thu được lợi nhuận như mong muốn

Như đã nêu, vì thiết bị công nghệ (công cụ sản xuất) của trung tâm chúng tôi hiện còn lạc hậu thì tới đây, khi hệ thống thiết bị mới hiện đại được đầu tư, chúng tôi sẽ phải nghiên cứu kỹ qui trình lắp đặt, vị trí xây dựng các

thiết bị Công nghệ, cách thức thực hiện, mức độ sử dụng máy móc thiết bị đó

như thế nào cho phù hợp không gian, chiến lược, thời gian sản xuất sản phẩm vv Cũng từ việc xác định chiến lược mới, xây dựng lại mô hình tổ

chức, qui trình sản xuất phù hợp, mô hình quản lý mới đồng bộ, khoa học

chẳng hạn như việc Phát triển con người/ phân nhóm làm việc phù hợp, đến

khâu Phục vụ khách hàng, chất lượng sản phẩm cho đến ứng dụng lý thuyết Lean - nhằm tiết kiệm nhất, tránh các chi phí thừa, giảm những vật tư, hàng

dự trữ, cho tới mục tiêu nâng cao năng suất Các sản phẩm CD, VCD, DVD

có đặc thù của sản phẩm văn hoá phi vật thể - vấn đề âm thanh, hình ảnh cần phải tiêu biểu, đặc sắc.Do đó, việc đầu tư cho các khâu sản xuất cũng cần gắn với mục tiêu nâng cao chất lượng nội dung, hình thức sản phẩm âm nhạc

Câu 2:

Qua thông tin môn học đã cung cấp, chúng ta biết:

Lao động – đóng góp khoảng 10% cho tăng năng suất hàng năm; Vốn – đóng góp khoảng 38% cho việc tăng năng suất hàng năm; Quản lý - đóng góp khoảng 52% cho tăng năng suất hàng năm.

Như vậy với thông tin trên cho thấy vai trò quan trọng của Quản lý là rất lớn chiếm tới 52% cho tăng năng xuất hàng năm Do đó sau khi học môn

học này, tôi sẽ đề xuất với Ban lãnh đạo Trung tâm sản xuất Băng đĩa & truyền bá âm nhạc Việt Nam cần quan tâm hơn nữa về vấn đề Quản lý trong

sản xuất Cụ thể như các nội dung: Kỹ năng người lao động, Phần trăm năng

suất, phần trăm đầu tư, Năng suất trong dịch vụ, Đạo đức và trách nhiệm xã hội Cùng với việc cải cách trong công tác quản lý sản xuất, hoạt động của

trung tâm chúng tôi cũng cần phải biết và hiểu rõ các nguyên lý, nguyên tắc

sản xuất, quản lý tác nghiệp Cụ thể như: Thế nào là Sản xuất và năng suất

sản xuất? thế nào là Chiến lược tác nghiệp trong môi trường toàn cầu; Hệ thống sản xuất Lean là gì? Quản trị chất lượng; Hệ thống kế hoạch Tác nghiệp; Quản trị dự trữ…

Như vậy bên cạnh việc cải cách mô hình tổ chức sản xuất phù hợp, bộ máy quản lý mới gắn với chủ trương đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho nhân lựưc sản xuất và các cán bộ quản lý, cán bộ chuyên môn thì tình hình sản xuâấtkinh doanh cũng như khaâ quản lý tổ chức của Trung tâm sẽ được cải thiện tốt và ngày một phát triển, nâng cao

Kết luận:

Tất cả những thông tin, kinh nghiệm thực tế cũng như lý thuyết được nêu trên đã /sẽ là những bài học cơ bản giúp các nhà doanh nghiệp có cơ hội phát triển phù hợp với sự ứng dụng, vận dung và tác nghiệp của mỗi cá nhân trong quá trình lĩnh hội và áp dụng nó trong thực tế quản trị hoạt động Đặc biệt với cá nhân mình, tôi cho rằng, những thông tin từ môn học cũng như các kiến thức khác trong lĩnh vực quản trị kinh doanh mà chương trình, lớp học … đã trang bị cho chúng tôi tại trường đào tạo quản trị kinh doanh GRIGG thời gian qua đã/sẽ là những tài sản quí báu, bổ ích cho tôi và các

đồng nghiệp trong quá trình làm việc và phát triển sản xuất & kinh doanh băng đĩa nhạc ở Việt Nam

Tài liệu tham khảo

1 Các báo cáo sản xuất kinh doanh của Trung tâm SXBD &TBAN - Viện

Âm nhạc Việt Nam

2 Một số báo điện tử (WWW: Saga.com, vietnamnet.vn,

lanhdaotrongkynguyenmoi,…

3 Tài liệu Quản trị sản xuất và tác nghiệp (TS Nguyễn Doanh Nguyên)

4 Tập Slide Quản trị sản xuất và tác nghiệp - Chương trình đào tạo của MBA - Đại học Griggs Hoa Kỳ;

5 Tài liệu Quản trị Hoạt động - Chương trình đào tạo của MBA - Đại học Griggs Hoa Kỳ (Mã số MGMT540)