PHÂN TÍCH QUY TRÌNH xử lý THÔNG TIN hồ sơ TUYỂN DỤNG của DIV

Bài này xin trình bày Quy trình tác nghiệp về Xử lý thông tin hồ sơ tuyển dụng của Trụ sở chính, Bảo hiểm Tiền gửi Việt Nam DIV II.. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH XỬ LÝ THÔNG TIN HỒ SƠ TUYỂN DỤNG

I GIỚI THIỆU VỀ QUY TRÌNH TÁC NGHIỆP

Quy trình tác nghiệp chuẩn (SOP) là công cụ giúp hoạt động của mỗi nhân viên, của từng bộ phận trong một tổ chức đi vào hệ thống, chuẩn hóa

Mỗi bộ phận trong tổ chức có thể nhiều SOP SOP có tính bắt buộc Nó không chỉ đảm bảo tính hiệu quả của công việc, mà còn đảm bảo tính an toàn cho người thao tác SOP được soạn thảo ra nhằm: Cung cấp hướng dẫn cho người thực hiện công việc; Tăng cường chia sẻ thông tin; Giảm thời gian đào tạo; Tăng cường sự ổn định, nhất quán của công việc SOP là để giúp cho công việc hàng ngày, không phải làm để đối phó hay để lấy lệ Vì vậy, SOP phải được liên tục cập nhật, góp ý từ chính những người sử dụng và quản lý nó

Bài này xin trình bày Quy trình tác nghiệp về Xử lý thông tin hồ sơ tuyển dụng của Trụ sở chính, Bảo hiểm Tiền gửi Việt Nam (DIV)

II PHÂN TÍCH QUY TRÌNH XỬ LÝ THÔNG TIN HỒ SƠ TUYỂN DỤNG CỦA DIV

Bảo hiểm Tiền gửi Việt Nam (DIV) là một định chế tài chính đặc biệt của Nhà nước, hoạt động không vì mục tiêu lợi nhuận, với nhiệm vụ là bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người gửi tiền, góp phần đảm bảo sự ổn định của các tổ chức nhận tiền gửi được bảo hiểm, sự phát triển lành mạnh và an toàn của hoạt động tài chính, ngân hàng quốc gia DIV chính thức đi vào hoạt động từ năm 2000 DIV có Trụ sở chính tại Hà Nội (với 15 phòng ban chức năng và nghiệp vụ) và 6 chi nhánh tại các tỉnh và thành phố khác Nhân sự của riêng Trụ

sở chính là khoảng 100 người

Với chức năng trên, hoạt động của DIV gồm:

1 Thu phí bảo hiểm tiền gửi của các tổ chức tham gia bảo hiểm tiền gửi;

2 Chi trả các khoản tiền gửi được bảo hiểm cho người gửi tiền trong phạm vi mức bảo hiểm tối đa;

3 Theo dõi, giám sát và kiểm tra việc chấp hành các quy định tại Nghị định của Chính phủ về bảo hiềm tiền gửi và các quy định về an toàn trong hoạt động của các tổ chức tham gia bảo hiểm tiền gửi;

4 Hỗ trợ các tổ chức tham gia bảo hiểm tiền gửi có nguy cơ mất khả năng chi trả nhưng chưa đến mức phải đặt trong tình trạng kiểm soát đặc biệt;

5 Tham gia quản lý, thanh lý tài sản của tổ chức tham gia bảo hiểm tiền gửi phá sản;

6 Kiến nghị với Ngân hàng Nhà nước và các cơ quan có thẩm quyền về việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung các chủ trương, chính sách về bảo hiểm tiền gửi;

7 Tuyên truyền về bảo hiểm tiền gửi đối với công chúng; tập huấn, đào tạo và

tư vấn nghiệp vụ liên quan;

8 Hợp tác với các tổ chức trong và ngoài nước nhằm tăng cường năng lực hoạt động của Bảo hiểm tiền gửi Việt Nam và của các tổ chức tham gia bảo hiểm tiền gửi;

9 Thực hiện các nhiệm vụ khác được Thủ tướng Chính phủ giao

Với hoạt động có vai trò đặc biệt trong thời kỳ khủng hoảng, cộng với tình hình biến động trên thị trường nhân lực mấy năm gần đây, hoạt động tuyển dụng của DIV luôn bận rộn Là một doanh nghiệp nhà nước, làm sao để thu hút được nguồn nhân lực tốt trong tình hình nhân sự cạnh tranh cao, đặc biệt trong ngành tài chính ngân hàng, với khu vực hấp dẫn hơn thuộc về các tổ chức tín

dụng nước ngoài và thương mại cổ phần? Sau đó, làm thế nào để lưu giữ được nhân lực trong tổ chức; Riêng chi phí cho mỗi đợt tuyển dụng cũng đã rất tốn kém Mỗi ứng viên được tuyển và không được tuyển, đều là một kênh thông tin

để truyền tải hình ảnh của tổ chức, nên việc tuyển dụng cần ngày càng được chuẩn hóa ở tất cả các khâu

Sau đây là Quy trình Xử lý thông tin hồ sơ tuyển dụng

1 Mục đích của Quy trình

Sau khi vị trí cần tuyển được đăng qua các phương tiện khác nhau, Quy trình này nhằm quy định thống nhất cách thức nhận, xử lý, quản lý các hồ sơ tại Phòng Phát triển Nguồn nhân lực Quy trình này nhằm:

- Tổng kết khoa học, đảm bảo tìm ra danh sách ngắn những người phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp

- Xử lý thông tin chuyên nghiệp, tạo một kênh quảng bá hình ảnh của tổ chức

- Lưu giữ kết quả, phân tích hồ sơ, phục vụ chiến lược nhân sự dài hạn

2 Sơ đồ Quy trình xử lý thông tin hồ sơ tuyển dụng

1 Cán bộ tuyển dụng

Tiếp nhận hồ sơ

Tóm tắt hồ sơ theo các tiêu chí

cho trước

3 Cán bộ tuyển dụng

cuối đợt

4 Cán bộ tuyển dụng,

Lãnh đạo, HR,

Phòng hậu cần

Sau 5 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc nhận hồ sơ.

5 Cán bộ tuyển dụng/

Lãnh đạo phòng,

Công ty tuyển dụng

Trong vòng 5 ngày làm việc.

6 Cán bộ tuyển dụng,

Lãnh đạo phòng,

HR, Phòng hậu cần

Trong vòng 10 ngày làm việc, sau ngày thi.

7 Cán bộ tuyển dụng,

Lãnh đạo phòng,

HR, Phòng hậu cần

Trong vòng 10 ngày làm việc

8 Cán bộ tuyển dụng,

Lãnh đạo phòng, HR Trong vòng 5 ngày làm

việc

3 Mô tả các bước trong Quy trình - Bất cập và đề xuất cải tiến

Tổng hợp, lọc hồ sơ

Briefing, Thông báo lịch thi viết:

Thông báo

Hoàn tất hồ sơ,

Tổng kết, lưu trữ

Thi, chấm điểm, tổng kết

Lên kế hoạch phỏng vấn vòng

1-cập nhật kết quả

Kiểm tra tham chiếu, lên kế

hoạch đàm phán HĐ

Cập nhật kết quả, xếp hạng,

quyết định tuyển dụng

1 Tiếp nhận hồ sơ: Cán bộ

tuyển dụng tiếp nhận hồ sơ và

bắt đầu tóm tắt thông tin vào

file excel đã định dạng trước:

Bao gồm các thông tin cá nhân,

trình độ chuyên môn, kinh

nghiệm phù hợp với vị trí tuyển

chọn,…

Để công tác tuyển dụng hiệu quả, cần thực hiện chính xác

và chuẩn hóa ngay từ khâu đầu tiên này Nên có mẫu Hồ

sơ ứng viên để khâu sàng lọc, quản lý hồ sơ được thực hiện dễ dàng hơn Hồ sơ đầu vào được tiêu chuẩn hóa, cán

bộ tuyển dụng được đào tạo chi tiết, sẽ tiết kiệm được rất nhiều lãng phí về thời gian và chi phí cho những khâu thi tuyển và phỏng vấn.

2 Tóm tắt hồ sơ theo các tiêu

chí cho trước: Cán bộ tuyển

dụng thực hiện trên file excel.

3 Lọc hồ sơ: Cán bộ tuyển

dụng dựa trên tóm tắt trên, cân

đối số lượng, chất lượng hồ sơ,

xem xét tính phù hợp của hồ sơ

so với yêu cầu của vị trí cần

tuyển; Chọn lọc số lượng phù

hợp cho vòng tiếp.

4 Tổ chức briefing: Cán bộ

tuyển dụng, cùng phòng hậu

cần, lên lịch với Lãnh đạo, HR,

tổ chức cuộc giới thiệu DIV, trả

lời các câu hỏi thông thường và

thông báo nội dung thi viết.

Là một tổ chức lớn, số lượng hồ sơ đủ yêu cầu vào làm bài thi viết cho mỗi đợt tuyển dụng một năm lên tới cả trăm hồ

sơ, khâu tổ chức giới thiệu ban đầu này là hết sức hữu ích

và chuyên nghiệp.

Đây là khâu rất quan trọng, giúp ứng viên quyết định có tham gia thi hay không, giảm thiểu lãng phí thời gian và tiền bạc cho cả 2 bên

5 Thi, chấm điểm, tổng kết:

Cán bộ tuyển dụng tổ chức thi

viết thông qua 1 bên thứ ba.

(Thi Tiếng Anh, tin học và

chuyên môn.)

6 Cán bộ tuyển dụng lên kế Khâu phỏng vấn hiện được thực hiện một cách cảm tính và

hoạch với Lãnh đạo phòng, HR:

phỏng vấn vòng 1, và xác nhận

lịch với ứng cử viên; Chuẩn bị

các điều kiện hậu cần để thực

hiện phỏng vấn.- Th ực hi ện ph

ỏng v ấn.

Cập nhật kết quả phỏng vấn

(nhận xét, xếp hạng)- Chọn ứng

cử viên phỏng vấn vòng 2

thiếu bàn bạc giữa các cá nhân tham gia phỏng vấn về nội dung phỏng vấn Cần có checklist đảm bảo nội dung phỏng vấn bao gồm được các nội dung liên quan đến Phẩm chất, trình độ, thái độ, văn hóa doanh nghiệp, thông tin quan trọng trong hồ sơ, kế hoạch phát triển sự nghiệp để đảm bảo rằng ứng viên sẽ phù hợp và liên tục phát triển.

Nếu mỗi người tiếp cận một kiểu, tùy tiện, không chỉ tốn thời gian, mà còn tạo kết quả thất bại tới 50% (tỷ lệ bỏ việc trong vòng 2 năm sau khi tuyển).

7 Kiểm tra tham chiếu, lên kế

hoạch phỏng vấn đàm phán hợp

đồng: Cán bộ tuyển dụng làm

đầu mối tổ chức phỏng vấn cho

ứng viên và cấp lãnh đạo;

Phỏng vấn vòng 2 nhằm kiểm

tra nốt những thông tin còn lại,

thỏa thuận về hợp đồng với các

điều khoản về lương, các chế

độ, chính sách.

Cập nhật kết quả phỏng vấn

(nhận xét, xếp hạng)- Chọn ứng

viên.

Nên nhìn nhận đây là cuộc trao đổi cởi mở với ứng viên,

để hai bên hiểu biết tốt nhất về nhau.

Cần làm rõ động cơ tham gia, nhất là sự phù hợp với tổ chức, tránh trường hợp chọn những người cao điểm nhất, nhưng không có sự phù hợp - sẽ nhanh chóng ra đi Theo kinh nghiệp, tìm kiếm sự phù hợp và lòng nhiệt tình là yếu

tố quan trọng hơn cả.

Ở khâu này nên có sự tham gia của đồng nghiệp tương lai đang làm trong tổ chức Thực tế cho thấy, mối liên hệ, cảm nhận giữa những đồng nghiệp làm việc với nhau trong tương lai còn quan trong hơn nhiều để tạo một nhóm tốt

Khâu kiểm tra tham chiếu này nên kết hợp yêu cầu bổ sung hồ sơ, nhất là với yêu cầu của một tổ chức nhà nước, các yêu cầu về BHXH trong quá khứ là rất cần thiết Để ứng viên và phòng Lao động Tiền lương không bị động khi đã ký HĐ lao động

8 Cán bộ tuyển dụng phối hợp

Lãnh đạo phòng, HR họp Quyết

định tuyển dụng

9 Cán bộ tuyển dụng thông báo

chính thức với ứng viên

Khâu này thường coi nhẹ việc thông báo cho ứng viên không được chọn, mặc định “trong vòng 5 ngày, nếu

không liên lạc lại, là không trúng tuyển” Trên thực tế, cần xem xét, để thể hiện tính chuyên nghiệp của tổ chức, tôn trọng các ứng viên đã quan tâm, dù họ không làm việc cho

tổ chức, nhưng vẫn là một kênh thông tin về hình ảnh của một tổ chức chuyên nghiệp- Đây cũng còn là một cách để các ứng viên có nguyện vọng có thể tiếp tục phấn đấu theo hướng nhu cầu của tổ chức trong tương lai.

Thậm chí, nên chuẩn bị một số thông tin giải thích thoả đáng cho những người thắc mắc về kết quả.

10 Tổng kết hồ sơ, Lưu trữ Nên làm file Tổng kết, đính kèm tập hồ sơ lưu, chú ý ghi

chép nhận xét, chấm điểm cho các vòng phỏng vấn Những

hồ sơ không thành công, có thể vẫn sử dụng khi có nhu cầu tuyển đột xuất Cũng nên tổng kết về chất lượng hồ sơ, rút kinh nghiệm về nội dung quảng cáo, theo dõi tỷ lệ bỏ việc, đúc kết nguyên nhân, để có những quyết sách phù hợp với tình hình của thị trường và doanh nghiệp

Việc xử lý có hệ thống và minh bạch tại bộ phận HR sẽ đảm bảo thông tin mỗi lần tuyển dụng được lưu giữ, tránh trường hợp, khi cán bộ tuyển dụng chuyển sang công tác khác, thì những tài liệu có liên quan cũng thất lạc Việc lưu trữ các thông tin hệ thống, giúp việc phân tích, xây dựng chiến lược nhân sự lâu dài trở nên hiệu quả hơn.

III MÔN QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP VÀ DIV

Theo tôi, môn Quản trị sản xuất và tác nghiệp trang bị tầm nhìn bao quát

và hệ thống cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, khơi dậy những suy nghĩ

về một hệ thống hoạt động hiệu quả, chuyên nghiệp và vận động không ngừng Với xu hướng phát triển về dịch vụ ở hầu hết các nền kinh tế, chủ đề “sản xuất” dường như có vẻ khó khăn hơn để thu hút quan tâm của công chúng

Tuy nhiên, ở chiều ngược lại, các ngành dịch vụ ngày nay đang tìm cách

“lượng hóa” các tiêu chí chất lượng của mình Các ngân hàng ngày càng quen với thuật ngữ “sản phẩm”, ví dụ sản phẩm cho vay tiêu dùng, sản phẩm thẻ; Các công ty bảo hiểm cũng có “sản phẩm”, ví dụ “An trí thành tài”,… Với xu hướng

đó, các quan điểm “sản xuất” đã là nền tảng quan trọng cho công tác quản lý

Qua môn học, tôi được hệ thống hoá nhiều khái niệm hữu ích như “sản xuất” đúng thời điểm (JIT), liên tục loại bỏ những yếu tố bất hợp lý trong tác nghiệp (LEAN), cải tiến không thể triệt để một lần mà là quá trình không ngừng nghỉ (KAIZEN); tầm quan trọng của quản trị dự trữ khi biết dự trữ có thể chiếm tới 50% tổng vốn đầu tư, và chi phí để duy trì nó chiếm tới 26% tổng chi phí; các tiêu chí doanh nghiệp cần xem xét để chất lượng “sản phẩm” được công chúng công nhận; thấy được “nghề” quản lý có thể đóng góp vào quá trình vận động của doanh nghiệp, xã hội một cách hiệu quả nhất (khoảng 52% cho tăng năng suất hàng năm.)

Xin chọn một nội dung để phân tích vào thực trạng của tổ chức tôi đang công tác Là một tổ chức tài chính, DIV thuần túy cung cấp dịch vụ Áp dụng một LEAN office ở DIV là hết sức hữu ích, ở các khía cạnh sau:

 Về mặt quản trị tác nghiệp: Với Trụ sở chính là nơi làm việc cho 100 cán

bộ công nhân viên, 15 phòng ban, được thuê tại một tòa nhà đắt đỏ ở trung tâm thành phố, có nhiều thứ để thực hiện LEAN, để cắt giảm chi phí

 Về góc độ chiến lược phát triển, quán triệt quan điểm LEAN là hữu ích

để có kế hoạch phát triển lâu dài và chuyên nghiệp

DIV có những “lãng phí” cần loại bỏ như sau:

 Chờ đợi: Cấp dưới phải chờ cấp trên duyệt tài liệu, giao việc không có

thời hạn, dẫn đến tình trạng vừa làm vừa chơi, hoặc bị động Cần tạo thói quen làm việc có thời hạn, và nghiêm túc với các quy định này

 Vận chuyển: Công văn gửi đến một Bộ trong thành phố, không có tên

người nhận, Bộ phận soạn thảo công văn, cũng không tìm hiểu xem nên gửi cho ai, vụ nào Kết quả là công văn gửi nhiều lần, nhưng vẫn không

có hồi âm, không có đầu mối để tiếp tục theo dõi Trong nội bộ, mỗi người đều có một email riêng, nhưng không tận dụng nguồn tài nguyên này để thực hiện các trao đổi thông tin cần thiết, kết nối các thành viên trong nội bộ Còn khi dùng email nội bộ liên lạc với bên ngoài lại hay có lỗi Bộ phận văn thư cần được quy định cụ thể hơn về cách thức gửi thư

từ ra bên ngoài, và phòng tin học cần được quy định rõ hơn về cơ chế thưởng phạt trong việc giải quyết các “sự cố” trong khi sử dụng các ứng dụng tin học của các phòng ban

 Lưu kho: Nhiều đề án đổi mới các khâu tác nghiệp “đắp chiếu” sau khi

hoàn thành với chi phí không nhỏ Đây là lãng phí lớn về chất xám, và động lực làm việc Cấp lãnh đạo cần chỉ đạo việc thực hiện các đề án một cách thiết thực, gắn liền với thực tế, quyết tâm đổi mới và tạo cơ chế khuyến khích các đề án mới được áp dụng

 Thao tác: đơn vị có nhiều người, nhưng vẫn thiếu người làm việc Thao

tác chậm chạp, được chăng hay chớ Kiến thức rời rạc do ít được thực hành, ít được nâng cao, hoàn thiện

 Sản xuất thừa: tuyển dụng nhiều, nhưng tỷ lệ thuyên chuyển cũng lớn;

tuyển không vì mục đích công việc, không có mô tả công việc

Xử lý các bất cập này như thế nào là một câu hỏi lớn Bắt đầu là quan điểm của lãnh đạo Đi theo nó là quyết tâm và một kế hoạch tổng thể mọi khâu tác nghiệp, và quan trọng là truyền được nhiệt huyết cho mọi cán bộ, nhân viên

Trong khi chưa áp dụng được ở quy mô rộng, tôi sẽ bắt đầu ở bộ phận Dự

án Hiện đại hoá Ngân hàng, đơn vị tôi đang công tác Do quy mô mới còn gọn nhẹ, đang trong quá trình xây dựng; các cán bộ cũng là những người cầu tiến, mong muốn làm việc hiệu quả, tôi sẽ có cơ hội hơn để áp dụng các ý tưởng của quản trị tác nghiệp

IV KẾT LUẬN

Quản trị sản xuất và tác nghiệp là môn khoa học nghiên cứu tính hiệu quả của quá trình chuyển hoá từ các nguồn lực đầu vào, thành các sản phẩm đầu ra hữu dụng cho khách hàng Khách hàng càng ngày càng trở nên “thông thái” và không chỉ quan tâm đến những chất lượng, lợi ích bản thân họ được dùng, mà còn ngày càng “nhạy cảm” với những mối quan hệ mang tính cộng đồng, bền vững

Do vậy, việc nghiên cứu và liên tục cải tiến các quy trình tác nghiệp của doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, đi theo những xu hướng mới trong cung cấp sản phẩm, dịch vụ là ngày càng cần thiết Những doanh nghiệp có tầng lớp lãnh đạo nhìn nhận được tầm quan trọng của vấn đề này sẽ là một may mắn và động lực lớn cho quá trình xây dựng doanh nghiệp khoa học và hiệu quả

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Giáo trình “Quản trị tác nghiệp và sản xuất” – Global Advanced Griggs