Mô tả qui trình quản lý chất lượng dự án CÔNG TY cổ PHẦN 36

Trong các doanh nghiệp vừa sản xuất vừa kinh doanh nói chung và các doanh nghiệp xây dựng nói riêng, mỗi doanh nghiệp đều có kế hoạch tăng năng xuất lao động, đảm bảo chất lượng sản phẩm

MÔ TẢ QUI TRÌNH QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN CÔNG TY

CỔ PHẦN 36

Sự thay đổi nhanh chóng của các yếu tố kinh tế-xã hội, khoa học, công nghệ và gia tăng cạnh tranh toàn cầu đòi hỏi các tổ chức cũng như cá nhân phải

có chiến lược hoạt động tối ưu, để tồn tại và phát triển vững chắc Trong các doanh nghiệp vừa sản xuất vừa kinh doanh nói chung và các doanh nghiệp xây dựng nói riêng, mỗi doanh nghiệp đều có kế hoạch tăng năng xuất lao động,

đảm bảo chất lượng sản phẩm làm thỏa mãn một cách tốt nhất yêu cầu của khách hàng Việc loại bỏ những lãng phí, tiết kiệm chi phí, để giảm giá thành sản phẩm, tăng sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường sẽ giúp doanh nghiệp đạt được thành công trong bối cảnh nền kinh tế cạnh tranh toàn cầu

Công ty cổ phần - 36 là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Thành

An, được thành lập năm 1986 Chức năng chính là: Sản xuất kinh doanh tổng hợp; Đầu tư dự án xây lắp ; Xây dựng công trình Công ty có 6 phòng chức năng, 3 xí nghiệp, 2 chi nhánh và 4 đội trực thuộc Doanh thu năm 2008 (tính riêng cho lĩnh vực xây dựng) là 500 tỷ VNĐ, 100 %

số công trình đạt chất lượng trong đó có 83 % số công trình đạt chất lượng tốt

và khá, 11% số công trình đạt chất lượng cao do Bộ Xây dựng thẩm định và tặng Bằng khen Để có được kết quả trên đơn vị đã xây dựng chiến lược về hoạt động tác nghiệp, có Hệ thống Quản lý chất lượng Theo TCVN ISO 9001: 2000

Là cán bộ đang làm việc trong doanh nghiệp hoạt động về lĩnh vực xây dựng, sử dụng các kiến thức đã học được qua bài giảng của thầy giáo, thảo luận nhóm, làm các bài tập tình huống trên lớp, kết hợp với nghiên cứu tài liệu cùng kinh nghiệm hoạt động trong thực tiễn, em xin trả lời các câu hỏi như sau:

I - Trả lời câu hỏi 1 :

Các hoạt động trong sản xuất và kinh doanh của đơn vị hoạt động Quản lý chất lượng dự án là tác nghiệp thông thường nhất

1 - Mô tả qui trình Quản lý chất lượng dự án (Theo TC IOS 9001 : 2000)

1.1 - Mục đích: Nhằm thống nhất kiểm soát quá trình lập, xét duyệt kế hoạch

chất lượng các dự án cũng như việc kiểm tra thực hiện kế hoạch chất lượng này

1.2 - Nội dung quy trình:

1.2.1 - Đối với tất cả các dự án bao gồm các dự án do Công ty điều hành trực tiếp thông qua qua các ban quản lý dự án và các dự án Công ty ủy quyền cho các đơn vị thành viên quản lý, thì chủ nhiệm dự án có trách nhiệm lập kế hoạch chất lượng của dự án

1.2.2 - Kế hoạch chất lượng dự án bao gồm :

- Kiểm tra hồ sơ thiết kế theo biểu mẫu BM: 07.09

- Kiểm tra và thu thập đầy đủ các tiêu chuẩn, quy phạm cần thiết để triển khai dự án theo BM: 08.01

- Lập biện pháp tổ chức công trường và biện pháp tổ chức thi công theo các quy định hiện hành của nghị định 52/CP và thông tư hướng dẫn kèm theo

- Đối với các dự án lớn, trọng điểm, thời gian thi công kéo dài có thể được lập phòng thí nghiệm với nhân sự và trang bị cần thiết để phục vụ công tác quản

lý chất lượng Đối với các dự án nhỏ, ủy quyền cho các đơn vị thành viên thực hiện, phải có kế hoạch, tiến độ gửi mẫu thí nghiệm, hợp đồng với các cơ quan chức năng bên ngoài để thử nghiệm phù hợp với tiến độ thi công

- Lập kế hoạch kiểm tra chất lượng xây dựng công trình theo tiến độ thi công các phần việc quan trọng như: Phần móng, phần thân, phần lắp đặt và phần hoàn thiện theo BM:08.02

- Báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch kiểm tra chất lượng xây lắp công trình theo BM:08.03

- Biên bản kiểm tra chất lượng công trình (BM:17.01)

- Báo cáo kết quả sau kiểm tra (đơn vị báo cáo lên)

1.2.3 - Trong quá trình thực hiện dự án, việc xử lý các sự cố kỹ thuật (nếu có) thì thực hiện theo quy trình khắc phục và phòng ngừa (QTCL 18-A/KT) 1.2.4 - Hồ sơ, dữ liệu qua kết quả thực hiện kế hoạch chất lượng lưu giữ theo quy định, phục vụ cho công tác lập hồ sơ hoàn công và thanh lý hợp đồng sau khi kết thúc dự án

2 - Đánh giá: Trong qua trình hoạt động thực tế quy trình trên còn bộc lộ những

bất cập và nhược điểm cho công tác quản lý như sau:

- Việc chấp hành quy trình quy phạm Tiêu chuẩn xây dựng và các quy

định về quản lý chất lượng kỹ thuật của một số công trường còn chưa nghiêm Công tác giám sát chưa được thường xuyên, không tuân thủ quy trình chất lượng, chạy đua khối lượng, coi trọng lợi ích kinh tế mà coi nhẹ chất lượng Việc phát hiện các sai sót kỹ thuật còn chưa kịp thời, biện pháp xử lý chưa kiên quyết

- Năng lực thực hiện công tác ngành còn bất cập, hiệu quả của công tác nghiệm thu nội bộ thấp, vẫn còn hiện tượng bớt xén thay đổi vật liệu làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình

- Tiến độ thi công của nhiều công trường còn chậm, ý thức trách nhiệm của một số cá nhân chưa cao, còn hiện tượng đùn đẩy công việc, thoái thác trách nhiệm khi có lỗi sản phẩm

- Năng lực làm hồ sơ chất lượng, hồ sơ hoàn công của các công trường còn yếu, không theo kịp với kết quả thi công làm ảnh hưởng không nhỏ đến công tác thu hồi vốn của đơn vị

- Công tác bảo hành sản phẩm chưa được quan tâm đúng mức, dẫn đến việc khách hàng khiếu nại, chưa làm hài lòng khách hàng, làm giảm uy tín của doanh nghiệp

3 - Nguyên nhân :

- Qui trình quản lý chất lượng không còn phù hợp với thực tế, các bước công việc không rõ ràng, chưa chi tiết dẫn đến việc chấp hành các qui định và trình tự quản lý chất lượng còn mang tính hình thức Biện pháp và tiến độ thi công còn mang tính đối phó Phân công chịu trách nhiệm trong các phân đoạn của công việc chưa cụ thể

- Công tác tuyển dụng đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán bộ kỹ thuật chưa được quan tâm, còn nhiều bất cập, do cơ chế chưa phù hợp

4 Đề xuất cải tiến quy trình quản lý chất lượng dự án:

Để việc thực hiện trở lên tốt hơn, qua kinh nghiệm thực tế kết hợp với các kiến thức đã học được của Môn Quản trị Hoạt động, em nhận thấy quy trình trên cần cải tiến như sau:

Quy trình quản lý chất lượng dự án.

4.1 - Mục đích: Nhằm thống nhất kiểm soát chất lượng các dự án

4.2 - Lưu đồ của quy trình: (trang sau)

4.3 - Giải thích nội dung:

4.3.1 - Các dự án do Công ty điều hành trực tiếp thi công (thông qua Ban

điều hành dự án) hoặc ủy quyền cho các đơn vị thành viên Công ty ủy quyền cho các đ/c Giám đốc Ban Quản lý dự án và Giám đốc các XN trực tiếp ký duyệt ở các bước 2 đến 17 Phòng Kỹ thuật chỉ kiểm tra công tác chấp hành các qui định và công tác Quản lý chất lượng của các công trường qua hồ sơ lưu ở các bước 8, 9, 11, 12

- Tổ chức kiểm tra đột xuất công tác tổ chức thi công ở các bước 10 Trong quá trình kiểm tra nếu phát hiện ra lỗi, việc xử lý các lỗi được thực hiện theo quy trình khắc phục và phòng ngừa (QTCL 18-A/KT)

Lưu đồ : Quy trình quản lý chất lượng dự án.

Bước Người chịu trách

nhiệm

I

1

2

3

4

5

Chuẩn bị thi công

- TGĐ

- Phòng KH, DA

- TGĐ (GĐXN)

- CN công trình

- GĐXN (GĐĐH)

- CN công trình

- Phòng KT

- Các phòng có liên

quan

- TGĐ (GĐXN)

Duyệt Ko duyệt

Duyệt Ko duyệt

BM: 03.01- Giấy giao nhiệm vụ.

BM: 02.03- Quyết định phê duyệt.

Hồ sơ biện pháp và tiến độ thi công.

Hồ sơ biện pháp và tiến độ thi công.

Hồ sơ biện pháp và tiến độ thi công được duyệt.

Biện pháp thi công

Lập hệ thống QLCL

Giao nhiệm vụ

Lập biện pháp và

tiến độ thi công

Thẩm định biện pháp

và tiến độ thi công

Kiểm tra vật tư vật liệu

cấu kiện đầu vào

Báo cáo Chủ đầu tư

7

II

8

9

- GĐXN (GĐĐH)

- CN công trình

- Chủ đầu tư (bên

A)

Giai đoạn thi công

- Kỹ thuật C /trình

- CN công trình

- Tư vấn chủ Đ/Tư

- Cơ quan K /định

- Kỹ thuật C /trình

- CN công trình

- Tư vấn chủ Đ/T

được TGĐ duyệt.

Biện pháp thi công được Bên A duyệt.

- Biên bản kiểm tra, hóa đơn, hồ sơ chất lượng của nhà SX.

- Kết quả kiểm định của nhà cung ứng.

- Biên bản lấy mẫu.

- Kết quả kiểm tra của đơn vị kiểm định.

Bước Người chịu trách

nhiệm

Thí nghiệm kiểm định

vật tư, máy móc

Kiểm soát chất lượng quá

trình tổ chức thi công

12

13

14

- CN công trình

- Tư vấn chủ Đ/Tư

- Kỹ thuật C /trình,

- CN công trình

- Tổ đội thi công

- Phòng Kỹ thuật

- Kỹ thuật C /trình,

- CN công trình

- TGĐ, GĐXN

- Tư vấn chủ Đ/Tư

- Ban QLDA

- GĐ tư vấn T /kế

- Phòng DA -ĐT

- TGĐ, các cơ

quan CT, GĐXN

- Chủ Đầu tư,

- Cơ quan tư vấn

- CN công trình

- GĐ Xí nghiệp

- Phòng DA -ĐT

- Các báo cáo định kỳ

- Biên bản nghiệm thu nội bộ.

- Biên bản nghiệm thu theo điều 24, 25,

26,

NĐ209/2004/ND-CP ngày 16/12/2004.

- Biên bản bàn giao

- Hồ sơ thanh toán

Nghiệm thu nội bộ

các giai đoạn

Nghiệm thu A, B

các giai đoạn

Bàn giao công trình

Thực hiện công tác

bảo hành theo qui

định của Nhà nước

Nghiệm thu công

việc sau bảo hành

Lập hồ sơ thanh toán

Lập hồ sơ chất lượng

III

16

17

- CN công trình

- GĐ Xí nghiệp

- Phòng Kỹ thuật

Bảo hành công trình

- CN công trình

- GĐ Xí nghiệp

- CN công trình

- GĐ Xí nghiệp

- Hồ sơ chất lượng

Biến bản nghiệm thu công việc hoàn thành theo điều 24, 25, 26, NĐ209/2004/ND-CP ngày 16/12/2004.

4.3.2 - Các công trình xây dựng có giá trị > 30 tỷ đồng, Phòng kỹ thuật

thực hiện các công tác kiểm tra sau:

Bước 1: Trước khi trình TGĐ ký hoặc GĐ Xí nghiệp ký (nếu được ủy quyền) GĐ xí nghiệp, GĐ Ban điều hành lập danh sách nhân sự hệ thống quản

lý theo Qui định 19 của Bộ Xây dựng, thông qua phòng Kỹ thuật

Bước 3, 4 : Phòng Kỹ thuật hướng dẫn chỉ đạo, chủ trì kiểm tra

Bước 8, 9, 10: Trong quá trình thực hiện việc xử lý các lỗi (nếu có) thì thực hiện theo quy trình khắc phục và phòng ngừa (QTCL 18-A/KT)

Bước 11: Phòng Kỹ thuật chủ trì nghiệm thu nội bộ giai đoạn thi công xây dựng, và hoàn thành hạng mục công trình xây dựng, công trình xây dựng đưa vào sử dụng (trường hợp đặc biệt có thể ủy quyền cho XN)

Bước 15: Phòng Kỹ thuật hướng dẫn theo qui định

Bước 16: Thực hiện theo Qui trình giao dịch với khách hàng

Hồ sơ thanh toán, hồ sơ chất lượng được lưu trữ tại các phòng Tài chính Công ty (XN) thời gian lưu theo qui định của Pháp luật Nhà nước

II - Trả lời câu hỏi 2 :

Khi thực hiện các hoạt động tác nghiệp hiện nay tại doanh nghiệp, hiện có những loại lãng phí như sau:

1 Trong hoạt động của lĩnh vực xây dựng các công trình :

1.1 Lãng phí: Tiến độ thi công của nhiều công trường chậm Điều này

gây lãng phí thời gian, vốn thi công tồn đọng, phát sinh lãi vốn vay làm tăng chi phí, công trình đưa vào khai thác chậm làm ảnh hưởng đến kế hoạch hoạt động

kế tiếp và làm giảm doanh thu và lợi nhuận

Cách loại bỏ: Tập trung đầy đủ các nguồn lực cần thiết đảm bảo cho

công tác thi công thực hiện đúng qui trình, đảm bảo tiến độ và chất lượng , đảm bảo kỹ, mỹ thuật công trình

1.2 - Lãng phí: - Trình độ chuyên môn kỹ thuật của một số nhân viên

còn yếu cộng với ý thức trách nhiệm trong khi tác nghiệp chưa cao, dẫn đến năng xuất lao động kém và có những sản phẩm sai hỏng

- Năng lực làm hồ sơ chất lượng, hồ sơ hoàn công của các công trường còn yếu, không theo kịp với kết quả thi công làm ảnh hưởng không nhỏ đến công tác thu hồi vốn của đơn vị

Cách loại bỏ: - Tăng cường công tác đào tạo theo chuyên môn cùng các

kiến thức về cạnh tranh trong cơ chế thị trường, đồng thời làm tốt công tác giáo dục tư tưởng cho các nhân viên để họ có ý thức trong tác nghiệp

- Giúp các nhân viên hiểu rằng loại bỏ các lãng phí, tiết kiện trong sản xuất để giảm giá thành sản phẩm mang lại giá trị gia tăng cho khách hàng, tăng sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường, tiêu thụ được nhiều sản phẩm, góp phần thúc đẩy sản xuất và tăng trưởng của doanh nghiệp

2 - Trong lĩnh vực sản xuất vật liêu phục vụ cho thi công :

2.1 - Lãng phí: Trong sản xuất thời gian công nhân để máy chạy không

tải còn nhiều Điều này gây lãng phí thời gian, hao mòn máy móc và nhiên liệu, phí tổn điện năng tiêu thụ, năng xuất lao động thấp, làm tăng chi phí sản xuất

Cách loại bỏ: cần có biện pháp để tăng năng xuất lao động, khoán sản

lượng theo ca làm việc cho các tổ (đội, nhóm) theo từng cung đoạn sản xuất cho phù hợp, có biện pháp thưởng xứng đáng cho những tổ (đội, nhóm) vượt năng xuất về sản lượng mà đảm bảo chất lượng, để khuyến khích sản xuất

2.2 - Lãng phí: Việc chuẩn bị nguyên vật liệu, vật tư phục vụ cho sản

xuất chưa phù hợp, có khi để tồn đọng trong các kho, bãi với thời gian kéo dài,

có khi không đủ cung cấp dẫn đến sản xuất phải chờ đợi Điều này gây lãng phí

về chất lượng nguyên vật liệu, vật tư, vốn sản xuất để tồn đọng Khi sản xuất phải chờ đợi ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất, làm tăng chi phí sản xuất

Cách loại bỏ: cần có kế hoạch đảm bảo vật tư, nguyên vật liệu phục vụ

cho sản xuất phù hợp với thực tế, đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả của việc vận chuyển hàng hóa và sử dụng kho, bãi

3 - Trong lĩnh vực Quản lý hành chính:

Lãng phí: Bố trí lao động trong các phòng ban nghiệp vụ có chỗ còn

chưa hợp lý, lao động dư thừa, chưa tận dụng hết thời gian và lao động của nhân viên, cường độ và chất lượng công việc thấp, sử dụng máy móc thiết bị và văn

phòng phẩm thiếu ý thức, lãng phí, công việc chồng chéo gây phiền hà cho cấp dưới và khách hàng

Cách loại bỏ: Bố trí lao động tinh giản, gọn nhẹ, phân công lao động hợp

lý đúng chuyên môn, đúng việc Trao quyền cho nhân viên, có kế hoạch đào tạo

và đào tạo chéo, ít nhóm công việc để đảm bảo nhân viên thực hiện đa kỹ năng

Công tác điều hành tốt từ trên xuống dưới sẽ loại bỏ được những lãng phí

và những hoạt động làm phát sinh chi phí Thu hút và tận dụng được nhân viên

có trình độ chuyên môn giỏi, nhiệt tình, đảm bảo sản xuất như vốn, vật tư vật liệu cung ứng hiệu quả, đó là các yếu tố rất quan trọng và cần thiết cho bản kế hoạch hoạt động tác nghiệp hiệu quả Mỗi bộ phận thực hiện tác nghiệp trong sản xuất theo đúng kế hoạch đã định, loại bỏ những thời gian chết, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tạo ra được những sản phẩm đạt chất lượng, làm hài lòng khách hàng, đảm bảo cho doanh nghiệp thực hiện đúng hợp đồng ký kết với khách hàng, giữ vững uy tín trên thị trường, nâng cao năng lực canh tranh của sản phẩm để phát triển doanh nghiệp

Môn Quản trị Hoạt động qua nghe bài giảng trên lớp, thảo luận nhóm, làm các bài tập đã giúp em nhận thức rõ hơn về hoạt động sản xuất kinh doanh

và tác nghiệp Từ đó loại bỏ được những lãng phí trong hoạt động, tăng năng xuất lao động, góp phần vào sự phát triển và thịnh vượng chung của cơ quan và

xã hội Em xin chân thành cảm ơn các Thày Cô giáo đã giúp cho em có được những kiến thức quí báu %

Tài liệu tham khảo:

1 - Quản trị Hoạt động - Của Trường Đại học Griggs

2 - Tuyển tập Tiêu chuẩn xây dựng của Việt Nam - Nhà xuất bản Xây dựng

3 - Hệ thống quản lý chất lượng các yêu cầu (TCVN ISO 9001:2008)

4 - Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng - Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia

5 - Hệ thống văn bản pháp qui về xây dựng - Nhà xuất bản Xây dựng