FLOW CHART OF PAYMENT WITH PURCHASE ORDERS / QUY TRÌNH THANH TOÁN CÔNG NỢ ĐÃ CÓ ĐƠN ĐẶT HÀNGSteps / Bước Description / Diễn giải Lead time / Thời gian Supplier / Nhà cung cấp Purchasi
Trang 1FLOW CHART OF PAYMENT WITH PURCHASE ORDERS / QUY TRÌNH THANH TOÁN CÔNG NỢ ĐÃ CÓ ĐƠN ĐẶT HÀNG
Steps
/ Bước Description / Diễn giải
Lead time
/ Thời gian
Supplier / Nhà
cung cấp
Purchasing Dept./
Phòng mua hàng
AP Accountant /
Kế toán thanh toán
Chief Accountant /
Kế toán trưởng
Treasury Section /
Bộ phận ngân quỹ
BOD / Ban Giám
đốc
Controller / Kiểm
soát tài cính 1
Supplier sends red invoice or pro-forma invoice or other
documents to Purchasing / Nhà cung cấp gửi hóa đơn đỏ,
hóa đơn tạm hoặc các chứng từ khác cho Phòng mua hàng
2
Purchasing checks the pro-forma invoice or red invoice
against the supporting documents / Người mua kiểm tra hóa
đơn tạm hoặc hóa đơn đỏ với các chứng từ đi kèm
3
Purchasing sends thi verified payment documents attached
with the pre-approval of ECA, PR, to AP Accountant / Phòng
mua hàng gửi chứng từ cần thanh toán đã xem xét kèm theo
Giấy phép cam kêt chi tiêu, Phiếu đề nghị mua hàng hóa
dịch vụ đã được phê duyệt trước đó cho Kế toán thanh toán
3a
In case no pre-approval of ECA, PR, the purchasing has to
get the verification of Controller before sending to the AP
Accountant / Trường hợp Giấy phép cam kết chi tiêu, Phiếu
đề nghị mua hàng hóa dịch vụ không có sự phê duyệt từ
trước, Phòng mua hàng phải có sự xác nhận của Kiểm soát
tài chính trước khi gửi cho Kế toán thanh toán
4
AP accountant is in charge of checking and posting data into
the system and preparing for Payment voucher / Kế toán
thanh toán chịu trách nhiệm kiểm tra ghi sổ sách và lập
Phiếu chi
5
AP Accountant transfers the complete documents to Chief
Accountant for final verification before sending them to BOD /
Kế toán thanh toán chuyển toàn bộ chứng từ cần thanh toán
kèm Phiếu chi cho Kế toán trưởng xem xét lần cuối trước khi
chuyển cho Ban Giám đốc
6
AP Accountant sends verified documents to BOD for approval
/ Kế toán thanh toán gửi chứng từ thanh toán đã được xác
nhận cho Ban Giám đốc phê duyệt
7
Treasury received approval document and make input data /
Bộ phận ngân quỹ nhận chứng từ thanh toán đã được phê
duyệt và ghi nhận vào sổ sách
8
Bank transfer or Cash release as required / Chuyển khoản
hoặc trả tiền mặt cho nhà cung cấp
No
Yes
No
Payment Documents
Payment Documents
Payment Voucher
Verifying
Payment release
Payment Documents
Yes
No
Verifying Yes
No
Approval Yes
Input data No
Yes