Chuyền đề báo cao thực tập tốt nghiệp ngành quản trị văn phòng, giúp cho sinh viên có cái nhìn tổng quan về quản văn phòng, hướng dẫn sinh viên thực hiện báo cáo ngành quản trị văn phòng một cách có hiệu quả, đầy là báo cáo văn phòng chuẩn theo thông tư của bộ giáo dục .
Trang 1LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành khóa luận này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Thầy ThS
Lê Hữu Đạt, đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình viết Báo cáo tốt nghiệp
Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa Quản Trị, Trường Đại HọcĐông Á đã tận tình truyền đạt kiến thức trong những năm em học tập Với vốn kiếnthức được tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quá trình nghiêncứu khóa luận mà còn là hành trang quí báu để em bước vào đời một cách vững chắc
và tự tin
Em chân thành cảm ơn Ban giám hiệu Trường Trung học cơ sở Trưng Vương– Tp.Buôn Ma Thuột – tỉnh Đăk Lăk đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi để emthực tập tại Trường
Cuối cùng em kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khỏe và thành công trong
sự nghiệp cao quý Đồng kính chúc quý Thầy (Cô) Trường Trung học cơ sở TrưngVương – Tp.Buôn Ma Thuột – tỉnh Đăk Lăk luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiềuthành công tốt đẹp trong công việc
Trang 3LỜI MỞ ĐẦU
Cuộc cách mạng khoa học công nghệ với những thành tựu thần kỳ cùng với
xu thế toàn cầu hoá kinh tế đang tác động mạnh mẽ tới hoạt động chính trị, văn hoá,
xã hội ở từng cơ sở, từng vùng miền của mỗi quốc gia Thông tin trong nền kinh tếhiện đại đã kịp thời đáp ứng để mỗi cơ sở, tổ chức hoạt động sáng tạo nhằm đạtđược chất lượng, hiệu quả cao trong quá trình CNH, HĐH đất nước Như vậy mộttrong các vấn đề bức xúc mà mà từng loại hình cơ sở: Cơ quan, đơn vị, doanhnghiệp, xã, phường, các đơn vị lực lượng vũ trang phải giải quyết là nâng cao chấtlượng hoạt động văn phòng, công tác thông tin ở đơn vị mình Việc củng cố hoànthiện tổ chức và hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực về công tác thông tin choquản lý đang trở thành nhu cầu bức thiết của xã hội Nền kinh tế Việt Nam đangphát triển từng bước hội nhập nền kinh tế tri thức, công tác văn phòng đang là nhiệm
vụ then chốt của các cơ quan, đơn vị để bảo đảm, cung cấp đầy đủ kịp thời thông tin
có chất lượng cho quá trình quản lý Để có thể thu nhận, xử lý, quản lý và sử dụngthông tin tốt nhất trong điều kiện hiện nay, các đơn vị cơ sở phải tăng cường đầu tưtrang thiết bị công nghệ hiện đại, vừa phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thứcchuyên môn về nghiệp vụ văn phòng cho mỗi cán bộ nhân viên của văn phòng
Một trong những nhiệm vụ cơ bản và đặc biệt quan trọng của văn phòng đó làcông tác Văn thư – lưu trữ , nhằm mục đích đảm bảo thông tin các chủ trương,đường lối của Đảng, quản lý và điều hành của Nhà nước Các văn bản hình thànhtrong công tác lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động của mỗi ngành, các đơn vị trongnghành và là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của mỗi ngành, các cơ quanđạt hiệu quả cao
Sau khi thực tập tại Trường THCS Trưng Vương – Tp Buôn Ma Thuột – tỉnhĐăk Lăk em nhận thấy công tác văn thư của trường THCS Trưng Vương cần phải có
Trang 4những giải pháp để hoàn thiện công tác văn thư Do vây bằng kiến thức học được từnhà trường và ình hình công tác văn thư tại Trường em đã quyết định chọn đề tài: “Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại trường THCS TrưngVương – Tp Buôn Ma Thuột” Qua đó nhằm mục đích đánh giá thực trạng của côngtác văn thư tại Trường THCS Trưng Vương để thấy được điểm mạnh, điểm yếu trên
cơ sở đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác văn thư tạiTrường THCS Trưng Vương
Em xin chân thành cảm ơn
Trang 5Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của đơn vị thực tập.
Mở đầu chiến dịch mùa xuân đại thắng 10/03/1975 Buôn Ma Thuột hoàn toàn giải phóng, các ngành các cấp đang tiếp quản, ngành giáo dục đang ổn định tổ chức giảng dạy dưới hệ thống giáo dục xã hội chủ nghĩa, lúc bấy giờ Phường Thành công chỉ có trường tiểu học.
Năm học 1976 - 1977 trường tiểu học Thành Công mở thêm được 3 lớp 6 nên được đổi tên thành trường cấp 1, 2 Thành Công Với 11 lớp và 504 học sinh.
Năm học 1977 - 1978 trường có 10 lớp cấp 1 với 352 học sinh và 5 lớp cấp 2 với
236 học sinh Tổng số giáo viên toàn trường là 19 giáo viên Hiệu trưởng lúc bấy giờ là thầy Lê Xước là người từ Hải Phòng được tăng viện cho Tây Nguyên.
Từ năm học 1978 đến năm 1983 trường có 18 lớp cấp 1, 2 gồm 22 giáo viên và 657 học sinh Thầy giáo Trần Xuân Chiến làm hiệu trưởng.
Năm học 1983 - 1984 trường có 18 lớp , trên 650 học sinh và 22 giáo viên dưới sự quản lý của thầy hiệu trưởng Phạm Minh Dũng.
Năm học 1984 đến 1986 trường có 19 lớp với 789 học sinh và 25 thầy cô giáo Thầy Đào Minh Chánh làm hiệu trưởng.
Năm học 1987 đến 8/1988 trường chiêu sinh thêm cấp 3 nên Trường có tên là trường cấp I, II, III Trưng Vương có 30 lớp số học sinh là 1545 có 67 giáo viên dưới sự quản lý của cô giáo hiệu trưởng Ngô Thị Loan ( Nay là nhà giáo ưu tú )
Từ tháng 9/1988 đến hết năm học 1991 Trường tách cấp 1 ra thành trường Cấp 1 Trần Phú và trường mang tên trường cấp 2, 3 Trưng Vương có 26 lớp và 37 giáo viên với
1256 học sinh.
Từ năm học 1991 - 1992 đến năm học 1992 - 1993 Trường cấp 3 tách ra thành trường THPT Chu Văn An và trường mang tên trường THCS Trưng Vương với 22 lớp và
Trang 639 giáo viên Tổng số học sinh lúc này là 876 học sinh do thầy Ngô Văn Hoàng làm Hiệu trưởng.
Từ năm học 1993 đến 1999 trường từ 22 lớp phát triển thành 32 lớp số học sinh từ
876 tăng lên 1393 em Giáo viên tăng từ 39 lên đến 60 do Thầy Phạm Đình Phức làm Hiệu trưởng.
Từ năm học 1999 đến năm 2008 trường có 32 lớp , 60 thầy cô với gần 1400 học sinh do thầy Trần Nhật Tâm làm hiệu trưởng
Từ năm học 2008 đến năm 2010 trường có 31 lớp với 1280 học sinh với 60 thầy cô giáo giảng dạy do thầy Trương Văn Hoàng làm hiệu trưởng.
Từ năm học 2010 – 2016 đến nay trường có 28 lớp với 1290 học sinh và 69 cán bộ giáo viên công nhân viên do thầy Phan Thanh Thủy làm hiệu trưởng quản lý và điều hành.
Trường THCS Trưng Vương nằm trên địa phường Thành Công Thành phố Buôn Thuột với diện tích rộng 8602,36 m 2 Trong những năm vừa qua Nhà trường được sư quan tâm chỉ đạo sâu sát của UBND thành phố Buôn Ma Thuột , Lãnh đạo Phòng Giáo dục và Đào tạo Thành phố Buôn Ma Thuột, của Đảng ủy, UBND phường Thành Công, công tác tuyên truyền vận động việc xây dựng trường đạt chuẩn Quốc gia được tập thể Cán bộ - Giáo viên – Nhân viên học sinh và phụ huynh nhận thức cao, quan tâm chăm lo sự nghiệp Giáo dục và Đào tạo, nên đã tạo được sức mạnh tổng hợp trong xây dựng trường đạt chuẩn Quốc gia.
1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của đơn vị thực tập.
Tổ chức giảng dạy, học tập và các hoạt động giáo dục khác theo mục tiêu,chương trình giáo dục phổ thông dành cho cấp THCS và do Bộ trưởng Bộ Giáo dục
và Đào tạo ban hành Công khai mục tiêu, nội dung các hoạt động giáo dục, nguồnlực và tài chính, kết quả đánh giá chất lượng giáo dục
Quản lý giáo viên, cán bộ, nhân viên theo quy định của pháp luật
Tuyển sinh và tiếp nhận học sinh; vận động học sinh đến trường;quản lý họcsinh theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo
Thực hiện kế hoạch phổ cập giáo dục trong phạm vi được phân công
Trang 7Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực cho hoạt động giáo dục.Phối hợpvới gia đình học sinh, tổ chức và cá nhân trong hoạt động giáo dục.
Quản lý, sử dụng và bảo quản cơ sở vật chất, trang thiết bị theo quy định củaNhà nước
Tổ chức cho giáo viên, nhân viên, học sinh tham gia hoạt động xã hội
Thực hiện các hoạt động về kiểm định chất lượng giáo dục
Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật
1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý của đơn vị thực tập.
- Ban Giám Hiệu
+01 Hiệu trưởng
Nhiệm vụ và quyền hạn của Hiệu trưởng
a) Xây dựng, tổ chức bộ máy nhà trường;
b) Thực hiện các quyết nghị của Hội đồng trường được quy định tại khoản 3 Điều 20 của Điều lệ này;
c) Xây dựng quy hoạch phát triển nhà trường; xây dựng và tổ chức thực hiện
kế hoạch nhiệm vụ năm học; báo cáo, đánh giá kết quả thực hiện trước Hội đồng trường và các cấp có thẩm quyền;
d) Thành lập các tổ chuyên môn, tổ văn phòng và các hội đồng tư vấn trong nhà trường; bổ nhiệm tổ trưởng, tổ phó; đề xuất các thành viên của Hội đồng trường trình cấp có thẩm quyền quyết định;
đ) Quản lý giáo viên, nhân viên; quản lý chuyên môn; phân công công tác, kiểm tra, đánh giá xếp loại giáo viên, nhân viên; thực hiện công tác khen thưởng, kỉ luật đối với giáo viên, nhân viên; thực hiện việc tuyển dụng giáo viên, nhân viên; ký hợp đồng lao động; tiếp nhận, điều động giáo viên, nhân viên theo quy định của Nhànước;
Trang 8e) Quản lý học sinh và các hoạt động của học sinh do nhà trường tổ chức; xét duyệt kết quả đánh giá, xếp loại học sinh, ký xác nhận học bạ, ký xác nhận hoàn thành chương trình tiểu học cho học sinh tiểu học (nếu có) của trường phổ thông có nhiều cấp học và quyết định khen thưởng, kỷ luật học sinh;
g) Quản lý tài chính, tài sản của nhà trường;
h) Thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước đối với giáo viên, nhân viên, học sinh; tổ chức thực hiện quy chế dân chủ trong hoạt động của nhà trường; thực hiện công tác xã hội hoá giáo dục của nhà trường;
i) Chỉ đạo thực hiện các phong trào thi đua, các cuộc vận động của ngành; thực hiện công khai đối với nhà trường;
k) Được đào tạo nâng cao trình độ, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ và hưởng các chế độ, chính sách theo quy định của pháp luật
+02 Phó hiệu trưởng
Nhiệm vụ và quyền hạn của Phó Hiệu trưởng
a) Thực hiện và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về nhiệm vụ được Hiệu trưởng phân công;
b) Cùng với Hiệu trưởng chịu trách nhiệm trước cấp trên về phần việc được giao;
c) Thay mặt Hiệu trưởng điều hành hoạt động của nhà trường khi được Hiệu trưởng uỷ quyền;
d) Được đào tạo nâng cao trình độ, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ và hưởng các chế độ, chính sách theo quy định của pháp luật
- Các tổ chuyên môn
Trang 9+ Chi bộ Trường THCS Trưng Vương
+ Công đoàn THCS Trưng Vương
+ Chi Đoàn THCS Trưng Vương
Năm học 2015 – 2016 nhà trường có 27 lớp 1050 học sinh, 69 Cán bô – Giáoviên – Nhân viên
Trường có chi bộ Đảng với 24 Đảng viên chiếm tỷ lệ 36% toàn trường, tổchức Công đoàn, Đoàn thanh niên, Đội thiếu niên TP HCM, Chi hội chữ thập đỏ,Ban đại diện cha mẹ học sinh
- Sơ đồ Trường THCS Trưng Vương
Trang 10- Công tác bảo vệ nội bộ, quốc phòng và an ninh.
- Công tác lao động tiền lương
- Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật
Trang 11- Công tác pháp chế, giải quyết khiếu tố, khiếu nại trong cán bộ công chức,học sinh
Thực hiện những nhiệm vụ khác khi được Hiệu trưởng phân công /
Số lượng và cơ cấu viên chức trong Văn phòng hiện tại:
- Hàng năm luôn cử viên chức theo học nâng cao trình độ, khuyến khích cáccán bộ trong phòng nâng cao nghiệp vụ hơn nữa như tiếp tục học sau đại học lênThạc sỹ, …
- Các viên chức trong phòng đều đủ năng lực công tác để hoàn thành cácnhiệm vụ được giao, đặc biệt là công tác văn phòng, văn thư lưu trữ, công tác lập hồsơ
b.Tình hình một số nội dung của công tác văn phòng của Trường:
Lập kế hoạch, chương trình công tác
Trang 12- Văn phòng được Ban Giám hiệu giao cho việc lập các kế hoạch, chươngtrình công tác dài hạn, ngắn hạn, định kỳ, đột xuất cho Trường, việc lập chươngtrình, kế hoạch công tác được thực hiện đầy đủ, thường xuyên và đúng quy định.
- Hoạt động thu thập và xử lý thông tin: Trường thu thập thông tin từ nhiềunguồn khác nhau, như: thu thập thông tin từ văn bản đến, từ điện thoại, từ mạnginternet, từ máy fax, thông tin từ viên chức và học sinh, từ nhân dân…
Các thông tin được thu thập và tổng hợp tại Văn phòng, căn cứ vào nội dung
và thời gian, hay tính chất quan trọng của thông tin mà phụ trách Phòng xử lý hoặctrình xin ý kiến trong Ban Giám hiệu để xử lý Các thông tin đến Trường đều đượcTrường quan tâm xử lý triệt để
- Tổ chức hội họp: Trường thường xuyên tổ chức hội họp như: họp giao bantuần, giao ban tháng, giao ban quý, họp các hội đồng chuyên môn, họp khen thưởng,họp đột xuất…Các cuộc họp được Trường tổ chức đúng theo quy định, Ban Giámhiệu thường là người chủ trì, chỉ đạo các cuộc họp, hội nghị, viên chức Văn phong lànhững người tham gia để tổ chức các cuộc họp, ghi biên bản và chuẩn bị các vănbản, cơ sở vật chất cho cuộc họp
- Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế ở Trường:
Trường quan tâm đến việc xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế đã banhành Hiện tại Trường đã ban hành rất nhiều quy chế nhằm quản lý, chỉ đạo và tổchức thực hiện các nhiệm vụ đã được giao như: Quy chế cấp phát bằng tốt nghiệp,quy định về đạo đức nhà giáo, quy chế về nội quy làm việc, quy chế khen thưởng,quy chế văn thư lưu trữ…Viên chức toàn Trường đều chấp hành và tổ chức thựchiện tốt các quy định, quy chế do Trường đề ra
- Tổ chức, sắp xếp nơi làm việc và trang thiết bị, phương tiện làm việc trongPhòng:
Trang 13+ Trường tổ chức, sắp xếp vị trí làm việc của văn phòng, ngay lối chính vàocác đơn vị của cơ quan Việc sắp xếp như trên đảm bảo khoa học, thuận tiện chohoạt động theo dõi, quản lý lao động và đáp ứng các yêu cầu về giao dịch, giao tiếp
và chuyển giao văn bản
1.4 Cơ sở vật chất kỹ thuật của đơn vị thực tập.
Nhà Trường có 18 phòng phục vụ công tác dạy học, các phòng được trang bịmàn hình máy chiếu hiện đại.có 04 phòng bộ môn phục vụ cho công tác chuyênmôn
Văn phòng nhà trường được trang bị các thiết bị, máy móc như sau:
+ 4 bộ máy vi tính phục vụ cho công tác chuyên môn
+ 01 máy photo công xuất lớn phục vụ cho in sao văn bản
+ Văn phong còn được trang bị đầy đủ các thiết bị, văn phòng phẩm để phục
vụ cho công việc của Trường
1.5 Kết quả hoạt động về công tác văn thư của đơn vị thực tập trong 3 năm gần đây.
Kết quả hoạt động về công tác văn thư của Trường THCS TrưngVương trong ba năm gần đây nói chung, em nhận thấy công tác Văn thư đã đượctiến hành
*Qua vài năm hoạt động công tác văn thư đã đạt được những thành quả:
Trang 14- Các cán bộ nhân viên đã nắm vững được yêu cầu cụ thể về thể thức của từngloại văn bản trong việc soạn thảo văn bản theo các lĩnh vực chuyên môn của mình.
- Các công văn đến được nhân viên văn thư thực hiện nhanh chóng, kịp thờitheo đúng quy định
- Việc phân loại văn bản rõ ràng giúp ban lãnh đạo khi cần tra cứu đượcnhanh chóng, thuận tiện
- Đối với công văn đi: các thủ tục được tiến hành đầy đủ trước khi đóng dấu,ban hành văn bản
* Bên cạnh những thành quả đạt được công tác văn thư vẫn còn tồn tại một số hạn chế:
Do sự nhận thức về công tác Văn thư - Lưu trữ ở các ngành các cấp chưa đầy
đủ dẫn đến sự đánh giá không đúng đắn về công tác đó trong hoạt động quản lý của
cơ quan
Nhiều nơi cho rằng công tác Văn thư chỉ là những công việc thừa hành do bộphận văn thư cơ quan thực hiện Còn hoạt động xây dựng, ban hành văn bản là hoạtđộng mang tính chuyên môn do các bộ phận chức năng thực hiện, không nằm trongcông tác văn thư
Trên thực tế, hoạt động về văn bản tại cơ quan còn cũng có sai sót, thườngxuyên có hiện tượng các văn bản do một cơ quan ban hành ra lại thiếu thống nhấtthậm chí mâu thuẫn với nhau về nội dung hoặc hình thức
Cơ sở vật chất còn hạn chế, chưa có hệ thống thống nhất, cách bố trí phòngchưa được hợp lý, cách quản lý công việc chưa được chặt chẽ, nếu có thì chưa đượcđầu tư một cách thoả đáng Máy tính ở các phòng được trang bị đầy đủ nhưng việcứng dụng công nghệ thông tin đôi khi chưa khai thác những khả năng mà tin họcđem lại cho công tác Văn thư
Trang 15Chưa áp dụng được công nghệ thông vào công tác Văn thư để cho phép nângcao năng suất lao động của nhân viên văn thư lên nhiều lần nhờ đó giảm được một
số nhân viên văn thư hành chính, đồng thời giảm nhẹ sức lao động của nhân viênvăn thư ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư - Lưu trữ đảm bảocung cấp thông tin một cách nhanh chóng cho cán bộ, lãnh đạo giúp lãnh đạo rađược những quyết định kịp thời, chĩnh xác, đúng đắn
Với những lý do nêu trên đã dẫn đến những hạn chế còn tồn tại ở TrườngTHCS Trưng Vương ,trong thời gian sớm nhận thức được điều này để có thể điềuchỉnh các hoạt động một cách hợp lý giúp cho công tác Văn thư đạt được những kếtquả nhất định, góp phần vào công cuộc cải cách các thủ tục hành chính của các cơquan và tổ chức nhà nước, giảm bớt các tệ nạn quan liêu giấy tê
1.6 Đánh giá rút ra những thuận lợi, khó khăn của đơn vị thực tập.
a ưu điểm:
Trường THCS Trưng Vường Tp Buôn Ma Thuột được thành lập 1992 cho tớinay Với chức năng và nhiệm vụ chủ yếu là giáo dục học sinh Trung học cơ sở.Từkhi thành lập cho tới nay mặc dù gặp rất nhiều khó khăn về cơ sở vật chất cũng nhưđội đội ngũ cán bộ, giáo viên và nhiều những khó khăn khác Nhưng nhà trườngluôn phấn đấu từng bước vượt qua khó khăn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.Nhưng thành quả trên ghi nhận công lao đóng góp của viên chức, giáo , công nhânviên qua các thời kỳ, luôn phấn đấu vượt qua mọi khó khăn thử thách cho tới ngàynay
Trong tương lai Trường tiếp tục nghiên cứu đổi mới công tác giảng dạy, pháthuy sáng tạo năng động áp dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật Bồi dưỡng nângcao trình độ chuyên môn của cán bộ nhân viên, giáo viên nâng cao hơn nữa chấtlượng đào tạo
Trang 16Hiện tại cơ cấu tổ chức, phân bổ cán bộ nhân viên, giáo viên trong nhà trườngtương đối ổn định Chức năng nhiệm vụ của các tổ bộ môn được thực hiện một cáchtriệt để Cán bộ chuyên môn nghiêp vụ các phòng có trình độ chuyên môn cao Cán
bộ giáo viên giảng dạy trình độ cao, nhiều kinh nghiệm thực tiễn công tác
Được sự lãnh đạo, chỉ đạo giám sát của lãnh đạo Phường Thành Công, cũngnhư Phòng Giáo dục Tp Buôn Ma Thuột Trong các kế họach đề ra Ban Giám hiệunhà trường luôn bám sát công tác nhằm điều chỉnh phù hợp với tình hình thực tếcông việc tại Trường Thành quả cho sự cố gắng lỗ lực của cán bộ nhân viên, giáoviên là được
Cơ sở vật chất trang thiết bị của trường được trang bị tương đối hiệnđại.Phòng lớp học khang trang, thoáng mát.Trang thiết bị văn phòng trang bị 100%máy tính Các máy móc như Máy vi tính, máy fax, Phôtô, Điện thoại, máy in, máychiếu tại các phòng học, phòng thực hành tiếng Anh, Vi tính đầu được trang bi đầy
đủ và hiện đại…
b Hạn chế chủ yếu
Đời sống kinh tế nhân dân phường Thành Công còn gặp nhiều khó khăn,ngành nghề chủ yếu là buôn bán nhỏ nên còn phụ thuộc vào sự bấp bênh của giá cảthị trường đã ảnh hưởng không ít đến đời sống của nhân dân
Viên chức trong trường đang ở độ tuổi cao, trình độ chuyên môn chưa đượcđồng đều
3.2 Kiến nghị
Tiểu kết chương 1 (NẾU CÓ)
Chương 2 THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CƠ QUAN, ĐƠN VỊ THỰC
TẬP
Trang 172.1 Thực tiễn công tác văn thư tại cơ quan, đơn vị
2.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
a Về thẩm quyền ban hành văn bản.
Tất cả các văn bản của Trường ban hành đều đúng thẩm quyền theo quy địnhcủa Nhà nước, thể hiện rõ tính pháp lý và hiệu lực thi hành
Trường là nơi đào tạo đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng nên việc banhành văn bản, về hình thức được đặc biệt quan tâm Về thể thức thực hiện theo đúngtheo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Như vậy việc soạn thảo văn bản tại Trường được thực hiện tốt, quy trình soạnthảo đúng như quy định của Nhà nước Được tiến hành qua các bước cụ thể nhưsau:
Trang 18- Xác định đúng mục đích ban hành văn bản.
- Xác định tên loại văn bản
- Thu thập thông tin
- Soạn thảo văn bản theo mẫu quy định
- Duyệt trình ký, ban hành
b Thể thức văn bản do Trường ban hành.
Trường THCS Trưng Vương là nơi giáo dục về học sinh thuộc quản lý củaPhòng giáo dục và đào tạo Tp Buôn Ma Thuột Vì vậy việc ban hành văn bản tạiTrường được chú trọng về nội dung và hình thức trình bày Trường đã thực hiệnđúng theoThông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫnthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
c Quốc hiệu.
Là thành phần thể thức xác định thể chế chính trị của một Quốc gia
Quốc hiệu được trình bày ở góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản gồm haidòng chữ “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” và “Độc lập – Tự do – Hạnhphúc” Dòng chữ “Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam” được trình bày bằng chữ
in hoa, cỡ chữ 12, 13, kiểu chữ đứng đậm Dòng chữ “Độc lập – Tự do – Hạnhphúc” được trình bày bằng chữ in thường cỡ chữ 13, 14, kiểu chữ đứng, đậm, chữcái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang nhỏ, phía dưới
có dòng kẻ nét liền, độ dài bằng độ dài của dòng chữ
Ví dụ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Trang 19d Tác giả ban hành văn bản:
Là tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân làm ra văn bản
Tác giả ban hành văn bản được trình bày ở góc trên bên trái trang đầu của vănbản Tác giả văn bản bao gồm tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp và tên
cơ quan tổ chức ban hành ra văn bản
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng cỡ chữ
12 đến 13, kiểu chữ đứng Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bàydưới dòng tên cơ quan chủ quản, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng đậm, phía dưới
có đường kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng 1/3 đặt cân đối so với dòng chữ
Về thể thức Trường trình bày đúng theo quy định: Cơ quan chủ quản cỡ chữ
13, kiểu chữ in đứng, không đậm, phần tên Trường được trình bày bằng cỡ chữ 13,kiểu chữ đứng đậm Phía dưới tên Trường có đường gạch nối dài 1/3 so với dòngchữ
Ví dụ:
PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO
TRƯỜNG THCS TRƯNG VƯƠNG
Như vậy thành phần tác giả ban hành văn bản Trường đã trình bày đúng theoquy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướngdẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
e Số và ký hiệu của văn bản:
Theo lý thuyết đã học thành phần số và ký hiệu văn bản được trình bày nhưsau:
Trang 20- Số của văn bản là số thứ tự của văn bản được ban hành trong một năm Vănthư Ký hiệu văn bản là nhóm chữ viết tắt tên loại văn bản.
- Số và ký hiệu văn bản được trình bày ở góc trên bên trái, dưới thành phầntác giả văn bản Chữ “số” được trình bày bằng cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng Sau chữ
“số” có dấu hai chấm (:) giữa số, năm ban hành và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo(/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) Các số thểhiện số thứ tự của văn bản ban hành được trình bày bằng chữ số Ả-rập 1,2,3…
Ví dụ:Số: 79/QĐ-TTC
Thành phần số và ký hiệu văn bản của Trường được trình bày đúng theo quyđịnh tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫnthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
g Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản:
- Địa điểm là nơi cơ quan ban hành đóng trụ sở
- Thời gian ban hành văn bản là thời gian văn bản được ký chính thức vào sổ,đóng dấu cơ quan
- Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản của Trường được trình bày ởgóc trên bên phải dưới thành phần quốc hiệu, cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng, khôngđậm Sau địa danh có dấu phẩy, các ngày nhỏ hơn 10 thì thêm 0 trước, các tháng 1,
2 thì cũng thêm số 0 đằng trước
Ví dụ:
Thành phố Buôn Ma Thuột, ngày 10 tháng 4 năm 2010
h Tên loại và trích yếu nội dung: