Giáo trình kế toán máy doanh nghiệp nhỏ

Tự động ghi sổ kế toán Kết thúc việc lập chứng từ, phần mềm sẽ tự động viết nghiệp vụ của chứng từ đó vào các loại sổ sách kế toán theo quy định chế độ kế toán DN.Công việc cuối kỳ Tự động kết chuyển và khóa sổ cuối kỳ để lên báo cáo tài chính. Cung cấp báo cáo chi tiết các khoản chi, thu hàng tháng của đơn vị, Hướng dẫn nghiệp vụ kế toán hợp tác xã trong quá trình làm việc

MỤC LỤC

I GIỚI THIỆU LOTUS VINASOFT .3

GIỚI THIỀU PHẦN MỀM KẾ TOÁN LOTUS 5CT 4

Đăng nhập 4

Quy ước chung 7

II CẬP NHẬT DANH MỤC TỪ ĐIỂN 8

Danh mục tài khoản 9

Danh mục nhóm đối tượng 18

Danh mục đối tượng(Khách hàng, nhà cung cấp) 23

Danh mục khoản mục chi phí 26

Danh mục dạng nhập xuất 30

Danh mục nhóm hàng hóa vật tư 32

Danh mục hàng hóa vật tư 37

Danh mục kho hàng hóa vật tư 41

Danh mục nguồn vốn 44

Danh mục mục đích sử dụng 46

Danh mục mục lý do tăng giảm 49

Danh mục bộ phận 52

Danh mục biểu thuế 52

Tỷ giá hạch toán 56

III ĐẦU KỲ 59

Số dư đầu tài khoản 59

Số dư đầu tài khoản ngoại bảng 59

Cập nhật tồn kho hàng hóa đầu kỳ 63

IV PHÁT SINH 66

Kế toán tiền mặt, TGNH 66

Kế toán mua hàng 92

Kế toán bán hàng 114

Kế toán hàng tồn kho 128

Kế toán tài sản cố định và công cụ dụng cụ 145

Kế toán tổng hợp 154

V – CUỐI KỲ và SỔ SÁCH KẾ TOÁN 167

Cách lên báo cáo và sổ sách 167

VI– TIỆN ÍCH 176

Cập nhật chương trình 176

Nhật ký sử dụng chứng từ 176

VII HỆ THỐNG………177

Khai báo thông tin hệ thống………177

Khai báo chứng từ……… 178

Quản lí người dùng……….179

Quản lí dữ liệu………182

Sao lưu số liệu………182

Lựa chọn năm tài……….……… 182

Tạo năm làm việc mới………183

Chuyển số dư người dùng sang năm sau………183

Đổi mật khẩu người dùng……… 183

VIII HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH MÔ PHỎNG PHÒNG KẾ TOÁN 183

I GIỚI THIỆU CÔNG TY

LOTUS VINASOFT là công ty hàng đầu về lĩnh vực sản xuất và chuyển giao phần mềm kế

toán ứng dụng vào doanh nghiệp, hợp tác xã, các cơ quan hành chính, các cửa hàng siêu thị, đại lý kinh doanh Trải qua quá trình xây dựng và phát triển đến nay công ty đã chuyển giao thành công phần mềm và đưa các giải pháp thiết thực giúp tối thiểu hóa chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh cho hàng trăm doanh nghiệp trong cả nước

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM LOTUS VINA

P108 B20 P Kim Liên, Q Đống Đa, Tp Hà Nội

ĐT: 046 288 4586

DĐ: 0989 228 108

Email: ketoanlotus@gmail.com

Web: http://www.phanmemketoanlotus.com

GIỚI THIỀU PHẦN MỀM KẾ TOÁN LOTUS 5

Sản phẩm phần mềm kế toán Lotus được ra đời với phiên bản đầu tiên Lotus 1.1 được triển khai và cải tiến nhiều lần qua các phiên bản: Lotus 1.5, Lotus 2.0, Lotus 2.5, Lotus 3.0, Lotus 3.5 và mới đây chúng tôi cho ra đời phiên bản LOTUS 5 Ở phiên bản này có nhiều tính năng ưu việt hơn hẳn, áp dụng nhiều tiến bộ trong công nghệ lập trình từ tập đoàn MICROSOFT của Mỹ Với sản phẩm này chúng tôi luôn tin tưởng sẽ giúp quý khách hàng nâng cao hiệu quả công tác kế toán và công tác quản lý sản xuất kinh doanh

- Tài khoản mặc định: Tên đăng nhập: LOTUS Trong quá trình sử dụng, người quản trị nên

thay đổi mật khẩu và tạo thêm các tài khoản người sử dụng khác, phân quyền chi tiết nếu cần thiết

Cửa sổ làm việc chung

Tóm tắt quy trình sử dụng

Menu Danh mục (Đăng ký dữ liệu ban đầu)

tư, vật tư

Đăng

ký nhóm khách hàng, khách hàng

Đăng

ký nhóm tài sản, tài sản

Đăng

ký nhóm bộ phận, nhân viên

Nhập đầu kỳ kho vật

tư tồn

Nhập đầu kỳ

số dư công nợ phải thu,

 Khai báo các tham số tùy chọn (như Tên Doanh nghiệp, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, )

 Khai báo danh mục (như Hệ thống Tài khoản sử dụng, Danh mục khách hàng, Danh mục kho, Danh mục Hàng hóa, )

 Khai báo số dư ban đầu (nếu có)

 Khai báo kết chuyển tự động số dư tài khoản

 Cập nhật chứng từ phát sinh (như Phiếu thu tiền mặt, Phiếu chi tiền mặt, Phiếu Nhập mua hàng, Phiếu Xuất bán hàng, )

 Xem và in báo cáo

Chú ý:

- Sau khi cài đặt ứng dụng, có thể cập nhật ngay các chứng từ phát sinh như: Phiếu thu, chi, Nhập mua hàng, bán hàng Các đối tượng kế toán (như tài khoản, đối tượng công nợ, kho, hàng hóa ) bạn có thể tạo thêm trong quá trình sử dụng

- Không nhất thiết phải cập nhật Số dư ban đầu trước, người sử dụng có thể cập nhật hoặc chỉnh sửa

số dư ban đầu bất cứ thời điểm nào

- Khai báo kết chuyển tự động số dư tài khoản: Mặc định ứng dụng đã khai báo sẵn kết chuyển số dư tài khoản cuối kỳ theo hệ thống kế toán hiện hành cho toàn bộ các tài khoản đầu 6 trở lên Việc kết chuyển là hoàn toàn tự động, người sử dụng không cần thao tác gì thêm

Quy ước chung trong phần mềm LOTUS

 Lotus được thiết kế nhằm hỗ trợ tối đa tốc độ nhập liệu và giảm thiểu các thao tác của người

sử dụng Sử dụng phím Enter hoặc phím Tab sẽ tạo thành một chu trình di chuyển qua toàn bộ các ô nhập liệu và các bảng trên màn hình

 Trong các ô nhập liệu, người sử dụng có thể dùng phím Enter hoặc phím Tab để ghi nhận giá trị đã nhập vào đồng thời di chuyển xuôi chiều giữa các mục trên màn hình nhập dữ liệu

Tab Di chuyển giữa các mục trong cửa sổ nhập dữ liệu Enter Ghi nhận dữ liệu và chuyển con nháy đến mục khác

Chọn mã trong khi cập nhật chứng từ Chuyển đến form cập nhật

Thực hiện chức năng nút nhấn nếu có tiêu điểm hoặc nút nhấn có chế độ mặc định (nút nhấn có đường viền đậm bao quanh)

Page Up Di chuyển đến chứng từ trước (form không trong chế

độ cập nhật) Page

Down

Di chuyển đến chứng từ sau (form không trong chế độ cập nhật)

II CẬP NHẬT DANH MỤC TỪ ĐIỂN

Bao gồm một số danh mục sau:

Danh mục tài khoản

Danh mục Hệ thống tài khoản được LOTUS tạo sẵn khi cài đặt hoặc tạo Cơ sở dữ liệu mới Người sử dụng có thể tùy chọn Hệ thống tài khoản phù hợp với chế độ Kế toán mà Doanh nghiệp áp dụng Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý, người sử dụng có thể tạo thêm các tài khoản mới hoặc sửa, xóa

Có 2 loại tài khoản là: Tài khoản chi tiết và Tài khoản tổng hợp

- Tài khoản chi tiết: là tài khoản được sử dụng để định khoản chi tiết các nghiệp vụ tài chính

phát sinh

Ví dụ: Tài khoản: 1111 - Tiền mặt VNĐ được sử dụng để định khoản chi tiết các khoản thu, chi

- Tài khoản tổng hợp: được sử dụng nhằm mục đính tổng hợp một nhóm các tài khoản có tính

chất tương tự

Ví dụ: Tài khoản: 111 - Tiền và các khoản tương đương tiền, được sử dụng để tổng hợp số liệu

từ các tài khoản cấp dưới 1111, 1112, 1113

- Để xác định Tài khoản tổng hợp của một Tài khoản chi tiết, LOTUS căn cứ vào thuộc tính Mã

mẹ của chúng

Ví dụ: Tài khoản: 1111, 1112, 1113 đều có Mã mẹ là Tài khoản: 111

- LOTUS quản lý Danh mục hệ thống Tài khoản theo mô hình cây phân cấp, vì vậy một Tài khoản tổng hợp có thể có Mã mẹ cấp trên (không giới hạn các cấp) Mã mẹ cấp trên có thể là mã của một Tài khoản tổng hợp bất kỳ (không nhất thiết các ký tự đầu của mã Tài khoản chi tiết phải giống

mã Tài khoản tổng hợp

Chú ý: Danh mục tài khoản có thể được cập nhật ngay trong khi đang cập nhật chứng từ Mọi nghiệp vụ kế toán chỉ được định khoản vào các tài khoản chi tiết (Tài khoản chi tiết là những tài khoản không chứa tài khoản con)

Giải thích các thông tin về danh mục tài khoản:

Tài khoản Hay còn gọi là số hiệu tài khoản

Tài khoản không được phép trùng nhau, độ dài tối thiểu của tài khoản là 8 ký tự

Tên tài khoản Độ dài tối thiểu của tên tài khoản là 64 ký tự

Theo dõi công nợ Nhận giá trị [C] / [K]

[C] - Tài khoản theo dõi chi tiết đến từng đối tượng công nợ

[K] - Tài khoản không theo dõi công nợ

Theo dõi khoản mục Nhận giá trị [C] / [K]

[C] - Tài khoản theo dõi khoản mục chi phí

[K] - Tài khoản không theo dõi khoản mục

Theo dõi sổ cái Nhận giá trị [C] / [K]

[C] - Có tác dụng để lên báo cáo đối với hình thức ghi sổ: Chứng

từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ

Kích chuột vào từ thêm trên màn hình và màn hình như dưới đây xuất hiện

Ví dụ: đây là tài khoản 111

Kích chuột

Kích chuột

- Tài khoản là 111

- Tên tài khoản là “Tiền mặt”

- Tài khoản công nợ “K” – Không theo dõi công nợ

- Tài khoản khoản mục “K” – Không theo dõi khoản mục chi phí

- Tài khoản sổ cái “C” - Có tác dụng để lên báo cáo đối với hình thức ghi sổ: Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ

- Tài khoản mẹ “ ” – Bỏ trống vì tài khoản 111 không có tài khoản mẹ Sau đó ta nhấp chuột vào nút lưu

Chú ý: Ta có thể ấn phím F2 trên bàn phím để thêm

2 Sửa (F3): Đưa con trỏ chuột tới ô hoặc dòng cần sửa sau đó kích chuột tới nút sửa

Sau khi sửa theo đúng yêu cầu ta kích chuột vào nút lưu

Chú ý: Ta có thể ấn phím F3 trên bàn phím để sửa

Kích chuột

Dòng được sửa

3.Xóa (F8): Đây là phím chức năng giúp cho người sử dụng có thể xóa bỏ những tài khoản

không đúng hoặc không cần thiết trong danh mục

Sau khi kích chuột vào nút xóa ( F8) chương trình sẽ đưa ra câu hỏi “có chắc chắn xóa không?” Nếu nhấp chuột vào nút không tức là ta sẽ không xóa dữ liệu mà ta đã chọn ( Nếu là có thì chương trình sẽ thực hiện theo đúng yêu cầu của người sử dụng)

Chú ý: Ta có thể ấn phím F8 trên bàn phím để thêm

Kích

chuột

Chú ý: Một số câu hỏi thường gặp khi xóa dữ liệu trong danh mục tài khoản

Sau khi chọn dòng để xóa dữ liệu ta kích chuột vào nút xóa, cửa sổ màn hình sau sẽ xuất hiện:

 Dòng thông báo xuất hiện “ Tài khoản” này có “ tài khoản con” > Không thể xóa được Đây là dòng thông báo mà chương trình muốn báo cho người sử dụng biết đây là tài khoản tổng hợp đã có tài khoản con muốn xóa được tài khoản tổng hợp này phải xóa hết tài khoản con trước

 Dòng thông báo xuất hiện “Tài khoản” đã có số liệu phát sinh (CDK) Có chắc chắn xóa

Dòng chon xóa Kích chuột

4 Gộp mã ( F6): Đây là chức năng giúp người sử dụng có thể gộp 2 mã tài khoản khác nhau nhưng cùng các nội dung giống nhau như: tên tài khoản, Tk mẹ, Tk Nt, …, Tên Tp của NH

Chú ý: Chức năng này không thể kích chuột vào trực tiếp, ta phải ấn trực tiếp phím F6 trên bàn phím, cửa sổ dưới đây sẽ hiện ra

Trên màn hình có 2 tài khoản có Tk thì khác nhau nhưng các thông tin chung khác lại giống nhau người sử dụng không muốn xóa vì sợ mất dữ liệu có trong tai khoản “1223” ta phải dùng tới chức năng gộp mã này bằng cách:

Đưa con trỏ chuột vào ô cần gộp mã > ấn phím F6 trên bàn phím > cửa sổ như trên hiện ra

chuột

Danh mục nhóm đối tượng

Danh mục nhóm đối tương dùng để khai báo các nhóm cho danh mục đối tượng Để đăng nhập vào danh mục này ta vào: “ Danh mục ” khi đó sẽ hiện lên “ Danh mục nhóm đối tượng ”, ta kích chuột vào “ Danh mục nhóm đối tượng” trên màn hình hiện lên một cửa sổ

Giải thích các thông tin về nhóm đối tượng

Mã nhóm 16 ký tự, mã nhóm đối tượng, không được nhập chữ có dấu và các ký tự dấu

trên bàn phím

Tên nhóm 64 ký tự, tên nhóm nhập chữ có dấu tiếng Việt bình thường

Chú ý: Danh mục nhóm đối tượng có thể được cập nhập ngay khi đang nhập chứng từ vật tư hàng hóa (Phiếu nhập mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng, phiếu nhập thành phẩm) Chúng ta phải nhập danh mục nhóm đối tượng trước khi nhập danh mục đối tượng

Một số chức năng trong danh mục nhóm đối tượng:

1 Thêm(F2): Để thêm nhóm đối tượng vào danh mục từ điển Danh mục nhóm đối

tượng Khi đó trên màn hình sẽ xuất hiện màn hình giao diện

Kích chuột vào từ Thêm trên màn hình sẽ hiện như dưới

Ví dụ: Mã nhóm đối tượng CBNV

Kích chuột Kích

chuột

2 Sửa (F3): Di chuột tới ô hay dòng cần sửa, sau đó kích chuột vào sửa trên màn hình

Khi đó trên màn hình sẽ xuất hiện

B2:Kích chuột

B1:Dòng

chon xóa

Sau đó ta sửa đúng nội dung cần sửa và kích chuột vào nút lưu

Chú ý: Ta có thể ấn phím F3 trên bàn phím để sửa

3 Gộp mã ( F6): Đây là chức năng giúp người sử dụng có thể gộp 2 mã đối tượng lại với nhau nhưng cùng một nội dung

B2:Kích chuột

4 Xóa(F8): Đây là phím chức năng giúp cho người sử dụng có thể xóa bỏ những tên nhóm

đối tượng không đúng hoặc không cần thiết trong danh mục nhóm đối tượng

Sau khi kích chuột vào nút xóa ( F8) chương trình sẽ đưa ra câu hỏi “có chắc chắn xóa không?” Nếu nhấp chuột vào nút không tức là ta sẽ không xóa dữ liệu mà ta đã chọn ( Nếu là có thì chương trình sẽ thực hiện theo đúng yêu cầu của người sử dụng)

Chú ý: Ta có thể ấn phím F8 trên bàn phím để thêm

B2:Kích chuột

Danh mục đối tượng (Khách hàng, nhà cung cấp)

Danh mục đối tượng được sử dụng để khai báo và lưu thông tin về các đối tượng Công nợ như: Người mua, Nhà cung cấp, Nhân viên LOTUS quản lý Danh mục đối tượng theo mô hình cây phân cấp, vì vậy các Nhóm khách hàng phân cấp được quản lý ngay trong Danh mục đối tượng Để xác định Khách hàng chi tiết thuộc Nhóm nào, LOTUS căn cứ vào thuộc tính Mã mẹ của chúng

Để sử dụng được danh mục đối tượng vào “ Danh mục ” “Danh mục đối tượng” Khi đó sẽ xuất hiện một màn hình giao diện sau

Một số chức năng trong danh mục dối tượng

Ví dụ: Thêm đối tượng

- Mã đối tượng : DONGDONG - Mã đối tượng người dùng muốn đặt

- Tên đối tượng: Nguyễn Trọng Đông- Đối tượng người dùng muốn sử dụng

- Địa chỉ: Số 6, Đội Cấn, Ba Đình, Hà Nội

- Mã số thuế: 0100102478

- Loại đối tượng: 2

- Sau đó ta nhấn chuột vào: “lưu”

Chú ý: Có thể nhấn phímF2 trên màm hình để thêm, hay F2 còn được gọi là phím tắt để hỗ trợ người sử dụng giảm được các thao tác và truy cập dữ liệu một cách nhanh nhất

2 Sửa(F3): Di chuột đến ô hay dòng cần sửa, kích chuột vào sửa trên màn hình Khi đó màn hình

sẽ xuất hiện

B2:Kích

chuột

B1:Kích chuột

B1:Kích chuột

B2:Kích

chuột

Sửa đúng nội dung cần sửa, sau đó kích chuột vào lưu.

Chú ý: Ta có thể ấn phím F3 trên bàn phím để sửa

3 Gộp mã ( F6): Đây là chức năng giúp người sử dụng có thể gộp 2 mã tên đối tượng giống

nhau lại với nhau

Chú ý: Chức năng này không thể kích chuột vào trực tiếp, ta phải ấn trực tiếp phím F6 trên bàn phím, cửa sổ dưới đây sẽ hiện ra

4 Xóa(F8): Đây là phím chức năng giúp cho người sử dụng có thể xóa bỏ những tên đối tượng không đúng hoặc không cần thiết trong danh mục đối tượng

B2Kích

chuột

Sau khi kích chuột vào nút xóa ( F8) chương trình sẽ đưa ra câu hỏi “đối tượng đã có dữ liệu phát sinh(CDK) Có chắc chắn xóa không?” Nếu nhấp chuột vào nút không tức là ta sẽ không xóa dữ liệu

mà ta đã chọn ( Nếu là có thì chương trình sẽ thực hiện theo đúng yêu cầu của người sử dụng) Đã có việc nhập dữ liệu đầu kỳ của đối tượng này

Chú ý: Ta có thể ấn phím F8 trên bàn phím để thêm

Danh mục khoản mục phí

Danh mục khoản mục phí để khai báo các khoản mục chi phí

Để vào danh mục chi phí vào danh mục danh mục khoản mục chi phí, khi đó trên màn hình hiện lên một giao diện mới

Giải thích các thông tin về các khoản mục phí

Mã khoản mục 16 ký tự, mã khoản mục phí

Tên khoản mục 64 ký tự, tên của khoản mục phí

Một số chức năng trong danh mục chi phí

1.Thêm(F2): Để thêm vào danh mục chi phí kích chuột vào thêm trên màn hình hiện lên giao diện mới

Ví dụ: Thêm khoản mục chi phí xăng xe, điện thoại hoạt động điện

Mã khoản mục: 01- Mã mà người dùng muốn đặt

Tên khoản mục: Tiền lương- Chi phí mà người dùng sử dụng

Sau đó kích chuột vào lưu

Sửa đúng nội dung cần sửa kích chuột vào Lưu

Chú ý: Ta có thể ấn phím F3 trên bàn phím để sửa

3 Gộp mã ( F6): Đây là chức năng giúp người sử dụng có thể gộp 2 mã biểu thuế giống

nhau lại với nhau

Chú ý: Chức năng này không thể kích chuột vào trực tiếp, ta phải ấn trực tiếp phím F6 trên bàn phím

Sau khi gộp mã cũ và mã mới lại với nhau kích chuột vào Thực hiện

4 Xóa(F8): Đây là phím chức năng giúp cho người sử dụng có thể xóa bỏ những tên đối tượng không đúng hoặc không cần thiết trong danh mục chi phí

Kích

chuột

Kích

chuột

Sau khi kích chuột vào nút xóa ( F8) chương trình sẽ đưa ra câu hỏi “Có chắc chán xóa không” Nếu nhấp chuột vào nút không tức là ta sẽ không xóa dữ liệu mà ta đã chọn ( Nếu là có thì chương trình sẽ thực hiện theo đúng yêu cầu của người sử dụng)

Chú ý: Ta có thể ấn phím F8 trên bàn phím để thêm

Danh mục dạng nhập xuất

Danh mục dạng nhập xuất dùng để khai báo các kiểu nhập xuất vật tư hàng hoá

Để sử dụng danh mục dạng nhập xuất vào danh mục từ điển danh mục dạng nhập xuất, khi đó sẽ hiện lên một màn hình giao diện

Giải thích các thông tin về dạng nhập xuất

1 Thêm(F2): Để thêm danh mục dạng nhập xuất kích chuột vào thêm khi đó trên màn

hình hiện lên giao diện mới

Ví dụ: Thêm dạng nhập xuất của bán hàng công nợ

Mã loại: 141-Mã TK mà người dùng muốn sử dụng

Diễn giải: Tạm ứng- Đây là tên TK mà người dùng đang sử dụng

Chứng từ hiển thị: CP,HD,PN,TL- Vì chứng từ của dạng nhập xuất là HĐ bán hàng

Đinh khoản sổ cái: C- Vì người dùng muốn định khoản này vào sổ cái

Tài khoản ngầm định: 141- Vì bán hàng chưa thu tiền nên sử duạng TK 131

Sau đó kích chuột vào Lưu

Sửa đúng nội dung cần sửa sau đó kích chuột vào Lưu

Chú ý: Ta có thể ấn phím F3 trên bàn phím để sửa

3 Gộp mã ( F6): Đây là chức năng giúp người sử dụng có thể gộp 2 mã dạng nhập xuất

giống nhau lại với nhau

Chú ý: Chức năng này không thể kích chuột vào trực tiếp, ta phải ấn trực tiếp phím F6 trên bàn phím, cửa sổ dưới đây sẽ hiện ra

Kích

chuột

Sau khi kích chuột vào nút xóa ( F8) chương trình sẽ đưa ra câu hỏi “Có chắc chán xóa không” Nếu nhấp chuột vào nút không tức là ta sẽ không xóa dữ liệu mà ta đã chọn ( Nếu là có thì chương trình sẽ thực hiện theo đúng yêu cầu của người sử dụng)

Chú ý: Ta có thể ấn phím F8 trên bàn phím để thêm

Danh mục nhóm vật tư hàng hóa

 Danh mục nhóm Hàng hóa vật tư được sử dụng để khai báo và lưu thông tin các đối tượng Hàng hóa, Vật tư, Công cụ dụng cụ

 LOTUS quản lý Danh mục Hàng hóa theo mô hình cây phân cấp, vì vậy các Nhóm hàng hóa được quản lý ngay trong Danh mục Hàng hóa Để xác định Hàng hóa thuộc Nhóm nào, LOTUS căn cứ vào thuộc tính Mã mẹ của chúng

 Để sử dụng danh mục nhóm vật tư hàng hóa vào danh mục từ điển danh mục nhóm vật tư hàng hóa, khi đó trên màn hình hiện lên một màn hình giao diện

B2:Kích chuột B1: Chọn

dòng để xóa

Giải thích các thông tin về nhóm vật tư

Mã nhóm hàng hóa, vt 16 ký tự, mã nhóm vật tư, hàng hoá, sản phẩm

Tên nhóm hàng hóa, vt 64 ký tự, tên nhóm

Chú ý : Để cập nhật danh mục vật tư ta chỉ cần chọn nhóm cuối và bấm phím Enter để vào

danh mục vật tư chi tiết của từng nhóm

Chương trình có khả năng quản lý nhiều cấp nhóm, tuy nhiên để thuận tiện khi sử dụng ta không nên chia quá nhiều cấp

Một số chức năng trong danh mục nhóm vật tư hàng hóa:

1 Thêm (F2): Để thêm danh mục vật tư hàng hóa kích chuột vào thêm

Khi đó trên màn hình hiện lên giao diện mới

Ví dụ: Thêm nhóm vật tư hàng hóa: “Dịch vụ”

Mã nhóm: CCDC - mã mà người sử dụng muốn đặt

Kích chuột

Tên nhóm: Công cụ dụng cụ - mã người sử dụng đang muốn nhập

Sau đó kích chuột vào lưu

2 Sửa(F3): Di chuột đến ô hay dòng cần sửa, kích chuột vào sửa trên màn hình

Khi đó màn hình sẽ xuất hiện

Sau đó ta sửa đúng nội dung cần sửa và kích chuột vào nút lưu

4.Xóa(F8):Đây là phím chức năng giúp cho người sử dụng có thể xóa bỏ những tên đối tượng không đúng hoặc không cần thiết trong danh mục nhóm đối tượng.

Sau khi kích chuột vào nút xóa ( F8) chương trình sẽ đưa ra câu hỏi “ Có chắc chắn xóa không” Nếu nhấp chuột vào nút không tức là ta sẽ không xóa dữ liệu mà ta đã chọn ( Nếu là có thì chương trình sẽ thực hiện theo đúng yêu cầu của người sử dụng)

Chú ý: Ta có thể ấn phím F8 trên bàn phím để thêm

Danh mục vật tư hàng hóa

Danh mục vật tư dùng để khai báo các vật tư, hàng hoá, sản phẩm

Để vào danh mục vật từ hàng hóa kích vào danh mục từ điển danh mục vật tư hàng hóa, khi đó sẽ xuất hiện một màn hình giao diện như dưới

Giải thích các thông tin về vật tư

Mã vật tư 16 ký tự, mã vật tư, hàng hoá, sản phẩm

Tên vật tư 64 ký tự, tên vật tư hàng hoá

1 Thêm(F2): Để thêm danh mục vật tư hàng hóa kích chuột vào thêm khi đó trên màn

hình hiện lên giao diện mới

Khi đó trên màn hình hiện lên giao diện mới

Ví dụ: Thêm nhóm vật tư hàng 3

Kích

chuột

Kích chuột

Mã hàng hóa,vt: THUOCDIETCHUOT - Mã người dùng muốn đặt

Tên vật tư: Thuốc diệt chuột- Tên vật tư người dùng cần sử dụng

Đơn vị tính: gói

Loại vật tư: 2- Vì đây là vật tư hàng hóa

Tài khoản vật tư: 1552- Đây là TK hàng hóa

TK giá vốn hàng bán: 6321- Đây là TK hàng bán dịch vụ thủy nông

TK doanh thu: 5111- Đây là TK doanh thu hoạt động dịch vụ thủy nông

Nhóm vật tư: HANGHOA -vì vật tư thuộc nhóm hàng hóa

Sau đó ta kích chuột vào nút lưu

Chú ý: Ta có thể ấn phím F2 trên bàn phím để thêm

2 Sửa(F3): Di chuột đến ô hay dòng cần sửa rồi kích chuột vào sửa

Kích chuột

Sau đó ta sửa đúng nội dung cần sửa và kích chuột vào nút lưu

Chú ý: Ta có thể ấn phím F3 trên bàn phím để sửa

3 Gộp mã ( F6): Đây là chức năng giúp người sử dụng có thể gộp 2 mã vật tư hàng hóa

giống nhau lại với nhau

Chú ý: Chức năng này không thể kích chuột vào trực tiếp, ta phải ấn trực tiếp phím F6 trên bàn phím, cửa sổ dưới đây sẽ hiện ra

B3:Kích

chuột

4.Xóa(F8): Đây là phím chức năng giúp cho người sử dụng có thể xóa bỏ những danh mục vật tư

hàng hóa không đúng hoặc không cần thiết trong danh mục hàng hóa

Sau khi kích chuột vào nút xóa ( F8) chương trình sẽ đưa ra câu hỏi “ vật tư đã có tồn kho hoặc nhập/xuất trong kỳ Có chắc chán xóa không” Nếu nhấp chuột vào nút không tức là ta sẽ không xóa

dữ liệu mà ta đã chọn ( Nếu là có thì chương trình sẽ thực hiện theo đúng yêu cầu của người sử dụng)

Chú ý: Ta có thể ấn phím F8 trên bàn phím để thêm

Sau đó kích chuột vào thực hiện

Danh mục kho hàng hóa vật tư

Để sử dụng danh mục kho hàng hóa vật tư vào danh mục từ điển danh mục kho hàng hóa Khi

đó trên màn hình hiện lên một cửa sổ