Con người là tổng hòa các mối quan hệ trong xã hội. Không ai sống, làm việc độc lập. Để diễn đạt điều mình muốn, để trao đổi hàng hóa, con người phải truyền thông với nhau. Hay nói khác đi, tất cả mọi người đều phải giao tiếp với người khác, trong gia đình, trong làng xóm, trong cơ quan, trong cộng đồng. Không ai có thể khẳng định mình là người giao tiếp hoàn hảo. Từ khi được sinh ra đến trưởng thành, con người học cách giao tiếp hiệu quả thông qua những vấp ngã của bản thân, những điều hay từ người khác. Một người lao động khi gia nhập vào tổ chức sẽ phải làm việc tập thể. Sẽ rất khó khăn nếu chúng ta không hòa nhập với mọi người trong tổ chức, không được đồng nghiệp yêu mến, không được cấp trên tín cẩn hay không được cấp dưới tôn trọng. Bạn sẽ cảm thấy bối rối nếu không biết diễn đạt ý kiến của mình trước đám đông, không có khả năng tổ chức hay điều khiển một cuộc họp hướng vào mục tiêu chung. Vậy chúng ta cần làm gì để cải thiện những điều này? Tài liệu các bạn đang cầm trong tay tổng hợp một số kỹ năng giao tiếp cơ bản thường được sử dụng trong công việc hằng ngày gồm: [1] Kỹ năng thuyết trình, [2] kỹ năng hội họp và [3] kỹ năng giao tiếp nơi công sở. Nội dung tài liệu rất ngắn gọn cung cấp những kiến thức cơ bản về các kỹ năng trên kết hợp với các ví dụ, các tình huống minh họa giúp người đọc dễ hiểu, dễ thực hành. Hy vọng độc giả hiểu những nguyên tắc và có thể ứng dụng được trong công việc một cách thành công. Để tài liệu ngày càng được hoàn thiện, mong nhận được nhiều góp ý từ phía độc giả. Xin chân thành cảm ơn.
Trang 1ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH
- ☯ -
TÀI LIỆU GIẢNG DẠY
Năm 2010 Biên soạn
ThS Nguyễn Thị Ngọc Lan
Trang 2MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU 1
CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ TRUYỀN THÔNG 2
1.1 Truyền thông là gì? 2
1.2 Mô hình quá trình truyền thông (A communication model) 2
1.3 Các kỹ năng truyền thông cơ bản 2
1.3.1 Kỹ năng nói 3
1.3.2 Kỹ năng viết 4
1.3.3 Kỹ năng ứng xử 4
1.3.4 Kỹ năng nghe 5
1.4 Các nguyên tắc cơ bản trong truyền thông 6
CHƯƠNG 2 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH 9
2.1 Kỹ năng thuyết trình là gì? 9
2.2 Khắc phục sự thiếu tự tin khi thuyết trình 10
2.3 Các bước của một thuyết trình 11
2.3.1 Bước 1: Xác định các mục tiêu 11
2.3.2 Bước 2: Xác định những ý chính và ý phụ 12
2.3.3 Bước 3: Tìm một cấu trúc/bố cục hợp lý (structuring your presentation) 13
2.3.4 Bước 4: Chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ trực quan (Presentation Material) 15
2.3.5 Bước 5: Diễn tập và thuyết trình 18
CHƯƠNG 3 KỸ NĂNG HỘI HỌP 24
3.1 Những cuộc họp trong doanh nghiệp 24
3.2 Tại sao chúng ta phải họp? 24
3.3 Vì sao một cuộc họp không hiệu quả? 25
3.4 Các thành viên trong một cuộc họp và vai trò của họ 26
3.4.1 Chủ tọa 27
3.4.2 Người tham dự 28
3.4.3 Người tổ chức 29
3.4.4 Người ghi biên bản - thư ký 35
3.5 Các kỹ thuật hỗ trợ cho cuộc họp 37
3.5.1 Kỹ thuật phát ý tưởng - Brain storming 37
3.5.2 Kỹ thuật dùng bảng so sánh - Force fields analysis 38
CHƯƠNG 4 KỸ NĂNG GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ 40
4.1 Những rào cản trong giao tiếp 40
4.1.1 Tiếng ồn 40
4.1.2 Ngôn ngữ 40
4.1.3 Môi trường 40
4.1.4 Tình cảm, cảm xúc 40
4.1.5 Các mối quan hệ quyền hạn 41
4.1.6 Văn hóa tổ chức 41
4.2 Các kênh giao tiếp 42
4.2.1 Giao tiếp với cấp trên 42
4.2.2 Giao tiếp với đồng nghiệp 44
4.2.3 Giao tiếp với cấp dưới 46
TÀI LIỆU THAM KHẢO 57
Trang 3MỤC LỤC HÌNH, PHỤ LỤC
Hình 1.1 Mô hình quá trình truyền thông 2
Hình 2.1 Cấu trúc của một thuyết trình cơ bản 13
Hình 4.1 Qui trình quản l ý 46
PHỤ LỤC MỘT SỐ KỸ THUẬT CƠ BẢN KHI THIẾT KẾ POWERPOINT 54
Trang 4LỜI NÓI ĐẦU
Con người là tổng hòa các mối quan hệ trong xã hội Không ai sống, làm việc độc lập Để diễn đạt điều mình muốn, để trao đổi hàng hóa, con người phải truyền thông với nhau Hay nói khác đi, tất cả mọi người đều phải giao tiếp với người khác, trong gia đình, trong làng xóm, trong cơ quan, trong cộng đồng Không ai có thể khẳng định mình là người giao tiếp hoàn hảo Từ khi được sinh ra đến trưởng thành, con người học cách giao tiếp hiệu quả thông qua những vấp ngã của bản thân, những điều hay
từ người khác
Một người lao động khi gia nhập vào tổ chức sẽ phải làm việc tập thể Sẽ rất khó khăn nếu chúng ta không hòa nhập với mọi người trong tổ chức, không được đồng nghiệp yêu mến, không được cấp trên tín cẩn hay không được cấp dưới tôn trọng Bạn sẽ cảm thấy bối rối nếu không biết diễn đạt ý kiến của mình trước đám đông, không có khả năng tổ chức hay điều khiển một cuộc họp hướng vào mục tiêu chung Vậy chúng ta cần làm gì để cải thiện những điều này?
Tài liệu các bạn đang cầm trong tay tổng hợp một số kỹ năng giao tiếp cơ bản thường được sử dụng trong công việc hằng ngày gồm: [1] Kỹ năng thuyết trình, [2] kỹ năng hội họp và [3] kỹ năng giao tiếp nơi công sở Nội dung tài liệu rất ngắn gọn cung cấp những kiến thức cơ bản về các kỹ năng trên kết hợp với các ví dụ, các tình huống minh họa giúp người đọc dễ hiểu, dễ thực hành
Hy vọng độc giả hiểu những nguyên tắc và có thể ứng dụng được trong công việc một cách thành công Để tài liệu ngày càng được hoàn thiện, mong nhận được nhiều góp ý từ phía độc giả Xin chân thành cảm ơn
Tác giả Nguyễn Thị Ngọc Lan
Trang 5CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ TRUYỀN THÔNG
Truyền thông (communication) được hiểu là quá trình truyền thông tin từ người gửi đến người nhận thông tin Ở dạng đơn giản, thông tin được truyền từ người gửi tới người nhận Ở dạng phức tạp hơn, các thông tin trao đổi liên kết người gửi và người nhận
Có hai cách truyền thông là truyền thông bằng lời và truyền thông không bằng lời
- Truyền thông bằng lời (Verbal) hay truyền thông bằng ngôn ngữ Ngôn ngữ là phương tiện biểu đạt ý nghĩ của mọi người.Để truyền đạt thông điệp, chúng ta phải sử dụng lời nói trực tiếp hoặc gián tiếp (bằng chữ viết) Để nói, viết được rõ ràng, dễ hiểu và chiếm được cảm tình của người khác là điều mà ai cũng cần học hỏi
- Truyền thông không bằng lời (Non verbal) hay còn gọi là truyền thông phi ngôn ngữ Người nhận thông tin có thể hiểu được người gởi thông tin muốn gì thông qua các diễn đạt của cơ thể (body language) bao gồm các thể hiện của ánh mắt, cử chỉ, nét mặt, đôi tay, tư thế, dáng điệu,
Ví dụ: lắc đầu tỏ vẻ không đồng ý, cau mày thể hiện sự khó chịu, trừng mắt nhìn người khác chứng tỏ sự ngạc nhiên hay giận dữ, quay lưng lại khi người khác đang nói chứng tỏ sự không quan tâm hoặc thiếu tôn trọng,
Dưới đây là biểu đồ của mô hình quá trình truyền thông
Hình 1.1 Mô hình quá trình truyền thông1
Mô hình chỉ rõ người truyền thông tin gởi thông tin (deliver) đến người nhận thông tin (receiver) có thể là bằng lời (Verbal message) hoặc không bằng lời (non-verbal message) Người nhận thông tin thể hiện bằng một số cách để chứng tỏ rằng mình đã nhận và hiểu thông điệp Giữa họ có không gian chia
sẻ (Shared space) Nếu giao tiếp thành công, người nhận sẽ hiểu được thông tin của người truyền một cách chính xác và hành động phản hồi
Để thực hiện công việc hằng ngày, chúng ta phải sử dụng một số kỹ năng truyền thông Những kỹ năng này bao gồm: [1] nói, [2] viết, [3] ứng xử và [4] nghe
Trang 6
1.3.1 Kỹ năng nói
Nói là hình thức chúng ta truyền đạt thông tin bằng cách nói chuyện trực tiếp với đối tượng nhận thông tin qua lời nói hoặc qua điện thoại
Trong quá trình làm việc, không ít lần bạn phải đứng trước sự lựa chọn:
• Tôi nên thông báo ứng viên dự phỏng vấn bằng thư hay bằng điện thoại?
• Tôi nên gởi thông báo nội bộ bằng thư điện tử hay chỉ cần gặp và nói chuyện trực tiếp với người đó?
Thành công của việc giao tiếp phụ thuộc một phần vào việc lựa chọn phương pháp giao tiếp phù hợp cho mỗi tình huống
Khi đã chọn giao tiếp bằng lời thì việc cân nhắc giao tiếp bằng điện thoại hay bằng lời nói rất quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả của giao tiếp Dưới đây là một tình huống cụ thể
Thành là nhân viên kế toán tại một công ty tư nhân Một buổi sáng, kế toán trưởng yêu cầu Thành cung cấp một loạt số liệu bán hàng chi tiết để ông ta báo cáo tại một cuộc họp vào tuần sau Thành quyết định đọc các số liệu này cho ông ta qua điện thoại
Theo bạn, quyết định trên của Thành là đúng hay sai? Tại sao?
Tiếp theo tình huống như sau: Hôm sau, giám đốc bảo số liệu bán hàng do phòng kế toán cung cấp đã
bị sai Ông giận dữ và ra lệnh cả phòng kế toán viết bản kiểm điểm
Đến đây, có lẽ bạn đã biết mình trả lời đúng hay sai Rõ ràng, việc chọn công cụ nào để thực hiện việc truyền thông bằng lời là rất quan trọng, quyết định thành bại trong giao tiếp
Đối với những công việc đòi hỏi tính chính xác cao, bạn không nên sử dụng cách giao tiếp bằng lời Ví
dụ, bạn cung cấp số điện thoại, số fax, số liệu kế toán hay tồn kho,… Chúng ta có thể sử dụng các công
cụ truyền thông khác như gởi thư, email, fax để đảm bảo tính chính xác
Ông bà ta có câu: “Uốn lưỡi bảy lần trước khi nói”, ngụ ý rằng, “Hãy suy nghĩ trước khi nói” Điều
này hoàn toàn đúng Nhưng trong giao tiếp hằng ngày, chúng ta thường không làm được như thế Do
đó, để giao tiếp hiệu quả bằng lời, chúng ta cần chú ý một số điểm sau:
• Chuẩn bị trước khi nói
Bạn cần phải chuẩn bị những gì bạn muốn nói và sắp xếp các ý muốn nói theo trình tự hợp lý Điều này sẽ giúp cho thông điệp mà bạn đưa ra được chính xác và rõ ràng
• Nói rõ ràng và dễ hiểu
Tránh dùng những từ mơ hồ, chung chung, khó hiểu làm người nghe dễ suy nghĩ và hành động lạc hướng
• Nói bằng một giọng điệu phù hợp với hoàn cảnh và tình huống
Giọng điệu của bạn truyển tải sự thích thú hay nhàm chán cho người nghe, hơn nữa nó còn thể hiện mức độ tin cậy của thông tin mà bạn truyền đi Nếu trình bày một tin vui, giọng của bạn nên tươi vui, còn nếu trình bày về những qui định cách hình thức kỷ luật trong cơ quan, bạn nên nói với một giọng điệu nghiêm trang và trịnh trọng
• Tạo sự chú ý của người nghe
Trang 7Hãy làm cho người nghe tập trung chú ý khi bạn nói Bạn có thể đặt câu hỏi liên quan vấn đề bạn đang nói, sử dụng các câu nói dẫn nhập như: “Sau đây tôi xin nói với các bạn về vấn đề…”, hoặc phối hợp điệu bộ của cơ thể, tay chân; sử dụng các câu chuyện minh họa; các mẫu chuyện vui; các trò chơi ngắn,…
• Thể hiện thái độ tôn trọng người nghe
Khi nói, bạn cần nhìn thẳng vào người nghe Tránh ánh mắt nhìn của người khác sẽ làm giảm độ tin cậy của thông tin của bạn truyền đi, giảm sự tập trung của họ và người nghe sẽ cảm nhận sự thiếu tự tin của bạn
• Điền vào một biểu mẫu như bảng tính lương;
• Chuyển thông báo của cấp trên cho các đồng nghiệp;
• Ghi lại lời nhắn từ điện thoại để chuyển cho người khác;
• Làm báo cáo tiến độ thực hiện chỉ tiêu doanh số;
• Gửi thông báo triển khai chương trình khuyến mãi cho các đại lý;
Bạn có thể tạo được ấn tượng xấu hay tốt cho người đọc qua cách bạn diễn đạt bằng văn viết Người nhận thông tin sẽ đánh giá bạn thông qua hai tiêu chí cơ bản là hình thức và nội dung:
• Hình thức là cách bạn trình bày trên trang giấy, văn phạm, lỗi chính tả, cách sử dụng từ,…
• Nội dung bao gồm: giọng điệu thể hiện ngụ ý của bạn, trình tự thông tin được thể hiện,…
Để đạt thành công qua kỹ năng viết, trước khi chấm bút, bạn nên nghĩ đến đối tượng nhận thông tin là
ai từ đó chúng ta chọn văn phong và cách trình bày cho phù hợp
Có những trường hợp bạn không thể thoát khỏi qui định trình bày văn bản của tổ chức vì cơ quan của bạn có nhiều biểu mẫu, những tiêu chuẩn buộc bạn phải tuân theo Ngoài trường hợp này, bạn hãy tạo cho mình một giọng văn riêng, phản ánh tính cách bản thân của bạn, bảo đảm không sao chép, thể hiện
sự trong sáng, rõ ràng và lịch thiệp Ví dụ, đơn xin việc, thư ngỏ, thư cảm ơn khách hàng,…
1.3.3 Kỹ năng ứng xử
Kỹ năng truyền thông của bạn còn được thể hiện bằng những gì bạn làm và cách biểu hiện của bạn như thế nào Cách ứng xử của một cá nhân thể hiện văn hóa của gia đình, của cộng đồng, của cơ quan họ đang làm việc Hiện nay, có rất nhiều công ty qui định những nguyên tắc ứng xử trong doanh nghiệp2
mà tất cả thành viên phải tuân theo
Ở chương 3, chúng ta sẽ tự đúc kết một số nguyên tắc ứng xử cho bản thân sau khi nghiên cứu kỹ năng giao tiếp nơi công sở
2 Ví dụ Quy tắc ứng xử của Colgate-Palmolive Xem chi tiết tại đường dẫn:
http://www.colgate.com/Colgate/US/Corp/LivingOurValues/CodeOfConduct/PDFs/DY-245%20code_of_conduct_p_VIE_no%20faq.pdf
Trang 81.3.4 Kỹ năng nghe
Trong quá trình truyền thông, chúng ta không chỉ cần rèn luyện để trở thành người phát thông tin tốt,
mà còn trở thành người nhận thông tin hiệu quả Việc sẵn sàng và chú tâm lắng nghe thể hiện lòng tôn trọng và giúp hình thành những mối quan hệ tốt trong doanh nghiệp
Lắng nghe tốt có thể giúp chúng ta:
• Thu thập được ý kiến, ý tưởng hay từ người khác;
• Hiểu được vấn đề;
• Thực thi tốt nhiệm vụ được giao, được hướng dẫn;
• Đưa ra lời khuyên một cách nhanh chóng và chính xác;
Để trở thành người nhận thông tin hiệu quả, bạn cần rèn luyện trở thành người lắng nghe chủ động, lắng nghe bằng cả khối óc, tâm hồn và toàn bộ cơ thể của bạn Những kỹ năng lắng nghe cơ bản bao gồm: [1] tập trung sự chú ý vào người nói, [2] khuyến khích người nói, [3] phản hồi lại những gì bạn
đã nghe được và [4] chọn lọc thông tin
1.3.4.1 Tập trung sự chú ý vào người nói
Có bao giờ bạn gặp tình huống bạn nói chuyện với một người nào đó nhưng anh/chị ta không chú ý vào những gì bạn nói, anh/chị ta vẫn tiếp tục làm công việc của họ hoặc không nhìn vào mặt của bạn hay thỉnh thoảng hỏi những câu hỏi thể hiện sự không quan tâm,…? Cảm giác của bạn lúc ấy thế nào? Chắc chắn bạn đã vô cùng khó chịu và cảm thấy không được tôn trọng Từ đó cho thấy tập trung sự chú ý của bạn vào người nói là một điều vô cùng quan trọng dẫn đến thành công trong giao tiếp
Là người nghe, bạn cần tham khảo những lời khuyên dưới đây để thể hiện sự tập trung của bạn vào người khác đang nói:
• Thể hiện thái độ tích cực và nhiệt tình
Để có thái độ tích cực và nhiệt tình, điều trước tiên là bạn cần bỏ qua thành kiến cá nhân về tính cách, dân tộc hay giọng nói của người nói Những cảm xúc thành kiến rất dễ dẫn đến việc bóp méo hay xét đoán trước thông điệp của người khác
Tiếp đến, bạn cần xem lại trạng thái tinh thần, tình cảm hay cảm xúc của bạn trước đó Nếu bạn đang trong trạng thái không vui, đang giận dữ ai đó hay đang lo âu cho dự án sắp tới thì rất khó để bạn thể hiện được thái độ tích cực với đối phương Cách tốt nhất là bạn nên trì hoãn cuộc đối thoại vào một dịp khác cho đến khi bạn đã sẵn sàng lắng nghe
• Giao tiếp bằng mắt
Giao tiếp bằng mắt thể hiện bạn đang sẵn sàng, tập trung chú ý lắng nghe và tôn trọng người đối diện Bạn nên đưa mắt nhìn đối phương với ánh mắt dịu dàng và thoải mái Không nên nhìn chằm chằm, hay trố mắt, điều này sẽ khiến người đối diện cảm thấy khó chịu và có cảm giác bạn đang dò xét hay muốn tấn công họ
• Diễn đạt bằng điệu bộ
Ngoài đôi mắt, bạn có thể sử dụng điệu bộ của cơ thể để chứng tỏ sự tập trung lắng nghe như hơi ngả người về phía trước, tư thế thoải mái, đôi tay chắp lại khi ngồi đối diện, gật đầu nhẹ, vẻ mặt quan tâm,…
• Tạo môi trường phù hợp
Hiệu quả của việc lắng nghe chịu sự tác động không nhỏ của yếu tố môi trường, ví dụ:
Nếu bạn ngồi quá xa sẽ không nghe rõ còn nếu bạn ngồi quá gần, người nói sẽ không thoải mái
Trang 9Nói chuyện ở nơi đông người hay nhiều âm thanh như tiếng điện thoại, xe cộ, âm nhạc,…
sẽ giảm hiệu quả của thông tin bạn nhận được
Hai người nói chuyện bị che bởi một chồng hồ sơ cao ngất hay bị cách ngăn bởi một cái bàn dài sẽ tạo ra ‘bầu không khí xa cách’
1.3.4.2 Khuyến khích người nói
Trong quá trình lắng nghe, bạn không nên chỉ nghe mà không có biểu hiện phản hồi
Bạn có thể ghi chép thể hiện bạn đang chú ý những gì họ nói một cách nghiêm túc để họ có hứng thú trình bày tiếp
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng những câu nói khuyến khích họ tiếp tục như “xin anh cứ nói tiếp/tôi biết/thế à/được/à/hãy nói cho tôi biết đi,…”
Hoặc bạn có thể sử dụng những câu hỏi mở để khai thác thông tin và làm cho cuộc nói chuyện thêm hào hứng Bạn nên dùng các câu hỏi tại sao, thế nào, ở đâu, ai, khi nào, bao nhiêu,…
1.3.4.3 Phản hồi lại những gì bạn đã nghe được
Khi bạn là người nói, bằng chứng nào cho biết người nghe đã hiểu bạn? Chỉ có sự phản hồi chứng minh được điều này Bất kỳ người phát thông tin nào cũng muốn nhận được thông tin phản hồi từ người nhận Khi bạn gởi một tin nhắn hẹn bạn bè đi chơi, bạn mong nhận được tin nhắn trả lời đồng ý hay từ chối của họ Một giáo viên giảng bài luôn muốn biết học trò của ông/bà ta có hiểu được những
gì người giáo viên đó đã truyền đạt không Do đó, là người nghe, bạn cũng cần phản hồi lại những gì mình vừa nghe được bằng cách diễn giải những gì mình vừa nghe được, làm rõ những gì chưa hiểu, bày tỏ hoặc thống nhất quan điểm
Khi phát triển các kỹ năng truyền thông, sẽ dễ dàng hơn nếu bạn nắm được các nguyên tắc cơ bản Tài liệu này giới thiệu hai nguyên tắc khi viết hoặc nói là: [1] nguyên tắc ABC và [2] nguyên tắc 5C 3
- Nguyên tắc ABC:
• Accuracy (chính xác)
Thông tin được sử dụng phải chính xác, không được sai lệch
Ví dụ, bạn nhận được cú điện thoại từ nhà cung cấp bảo rằng sẽ giao hàng cho công ty của bạn vào lúc 8 giờ nhưng mãi đến 9 giờ chưa thấy ai giao Cảm giác của bạn lúc ấy thế nào?
Chắc chắn bạn sẽ rất bực bội và không muốn hợp tác với nhà cung cấp này nữa Nếu bạn là nhà cung cấp này, bạn sẽ gặp thiệt thòi gì khi khách hàng của bạn không mua hàng nữa chỉ vì nhân viên của bạn cung cấp thông tin không chính xác?
• Brevity (Ngắn gọn)
Không ai thích nhận thông tin được trình bày một cách rườm rà, không cốt yếu
Trang 10
Bạn sẽ không hài lòng nếu cấp trên của bạn nhận xét hiệu quả làm việc của bạn một cách dài dòng
và không kết luận được bạn được đánh giá là làm việc có hiệu quả đến mức độ nào
• Clarity (Rõ ràng)
Thông điệp phải thật rõ ràng, không được mập mờ Vì nếu một thông điệp được truyền đi được hiểu theo nhiều cách khác nhau sẽ dẫn đến kết quả hay hành động phản hồi không theo mong muốn
Ví dụ: Cấp trên vừa thông báo cho bạn là cả phòng sẽ họp trong tuần này Khi nhận được chỉ thị này, có thể bạn cảm thấy bất an, không thể chủ động sắp xếp lịch làm việc vì không biết ngày nào
Ví dụ, bạn điện thoại mời khách hàng thân thiết tham dự hội nghị khách hàng nhưng bạn không nói
rõ thời gian, địa điểm,…thì chắc chắn khách hàng của bạn sẽ đánh giá công ty của bạn không chuyên nghiệp Vì thế, để hoàn chỉnh, thông tin cần bao gồm yếu tố thời gian, địa điểm, số lượng, đối tượng liên quan, kinh phí,…
• Concise (ngắn gọn, súc tích)
Ngắn gọn, súc tích không có nghĩa là tóm tắt Nếu bạn làm quá tóm tắt tới mức không nêu đủ thông tin thì điều này lại không tốt Ngắn gọn, súc tích nghĩa là tóm tắt nhưng vẫn đầy đủ các thông tin liên quan
• Correct (chính xác)
Tương tự nguyên tắc ABC, thông tin được sử dụng phải chính xác, không được sai lệch
• Courteous (lịch sự)
Vì bạn muốn việc truyền thông của bạn sẽ dẫn đến hành động tích cực nên việc duy trì thái độ lịch sự
và thể hiện sự tôn trọng đối với người khác cũng rất quan trọng bất kể người nhận thông tin là cấp trên hay cấp dưới của bạn
TÓM TẮT
Truyền thông là quá trình cho và nhận thông tin thông qua giao tiếp bằng lời hoặc không bằng lời Khi truyền thông, chúng ta sử dụng một số kỹ năng cơ bản là nói, viết, ứng xử và nghe Để truyền thông hiệu quả, chúng ta nên tuân thủ nguyên tắc:
ABC
• chính xác
• ngắn gọn
• rõ ràng
Trang 12CHƯƠNG 2 KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
Bạn có bao giờ trình bày một vấn đề nào đó mà bạn quan tâm hay chưa? Nếu có thì cảm giác lúc
đó của bạn thế nào? Bạn có nghĩ là mình đã thuyết trình một cách hoàn hảo? Những vấn đề gì mà bạn nghĩ sẽ cải thiện để lần thuyết trình sau hiệu quả hơn?
Nếu không, bạn có nghĩ là tương lai bạn phải thuyết trình (báo cáo thành tích, đề nghị một chính sách mới, trình bày một ý tưởng/nghiên cứu của bạn, báo cáo phương án kinh doanh mới cho cấp trên xem xét,…)? Bạn đã trang bị được gì ngay từ khi còn là sinh viên để sau này không khỏi bở ngỡ?
Bạn có bao giờ khâm phục một ai đó khi họ tự tin đứng trước một khán phòng đầy những người
xa lạ và diễn thuyết một cách hùng hồn? Có bao giờ bạn tự hỏi: Vì sao họ có thể can đảm đến thế? Sao họ không run, không nói lắp vì hồi hộp? Làm sao mà những điều họ nói ra đều có vẻ quan trọng và đầy thuyết phục?
Có lẽ bạn sẽ nghĩ rằng họ là người khác hẳn chúng ta-họ là các “diễn giả bẩm sinh”
Tuy nhiên, không hề có diễn giả bẩm sinh Chúng ta đều có khả năng thuyết trình có hiệu quả nếu chúng ta học để làm điều đó
Chắc chắn là lúc đầu họ cũng bối rối như bạn vậy thôi Nhưng họ khác chúng ta ở chỗ:
- họ đã quyết tâm;
- họ đã thực hành nhiều;
- họ đã học được những kỹ năng cần thiết
Chương này sẽ giúp các bạn tìm ra cách thức để có thể thực hiện thành công việc thuyết trình, cụ thể:
- Tìm hiểu thuyết trình là gì;
- Tìm hiểu nguyên nhân gây ra tâm lý hồi hộp khi phải thuyết trình;
- Tìm cách chế ngự sự hồi hộp của cơ thể khi thuyết trình;
- Tìm những cách thức để tăng cường sự tự tin khi thuyết trình như:
• Xác định rõ các mục tiêu của bạn khi thuyết trình
• Vạch ra những ý chính và ý phụ cho bài thuyết trình
• Xây dựng một cấu trúc hoàn chỉnh cho bài thuyết trình
• Học cách sử dụng các phương tiện trực quan hỗ trợ cho phần trình bày của bạn
• Tham khảo phương pháp luyện tập và diễn tập để thuyết trình có hiệu quả
Kỹ năng thuyết trình là việc sử dụng công nghệ thích hợp và kỹ thuật để trình bày thông tin cho khán giả (ví dụ, trong một bài hướng dẫn, hội thảo, bài giảng hoặc cuộc họp).4
Bài thuyết trình phải truyền đạt được toàn bộ nội dung của vấn đề đến người nghe
Cần có sự giao tiếp hai chiều giữa người nói và người nghe
4
http://sydney.edu.au
Trang 132.2 Khắc phục sự thiếu tự tin khi thuyết trình
Một biểu hiện thường gặp nhất của các diễn giả khi thuyết trình là thiếu tự tin Những biểu hiện của không tự tin bao gồm: toát mồ hôi, nói lắp bắp/gấp gáp, tằng hắng liên tục, giọng run run, không thốt nên lời, nuốt nước bọt liên tục, run tay/chân, mân mê áo quần/đồ trang sức, gãi đầu, không dám nhìn người nghe, đi tới lui liên tục, lặp lại những từ không cần thiết (à, ờ,…),…Tại sao chúng ta thiếu tự tin? Dưới đây liệt kê một số nguyên nhân có thể khiến bạn thiếu tự tin khi thuyết trình:
• Những bài thuyết trình đặt chúng ta trong tình huống mà chúng ta là người duy nhất phải nói Đối với những bài thuyết trình mang tính chất quan trọng, nghiêm túc, người phát biểu phải chịu đựng những áp lực và do đó họ cảm thấy lo lắng
• Quá trình thông tin chủ yếu diễn ra theo một chiều vì thế khi đứng trước đám đông, chúng
ta không biết rõ những người đối diện đang chào đón chúng ta với thái độ nào, họ đang suy nghĩ ra sao, sắp sửa phản ứng thế nào với những gì chúng ta sắp nói và chính cảm giác không chắc chắn này sẽ khiến bạn mất tự tin và lo sợ
Sau đây là vài cách đơn giản để đối phó với các triệu chứng thiếu tự tin trước khi trình bày:
• cho mình không gian: đi vài mét để đến vị trí diễn thuyết;
• cho mình thời gian: dành vài giây để sắp xếp giấy tờ, slide theo trình tự trước khi bắt đầu;
• nắm chặt bàn tay rồi thả lỏng càng chậm càng tốt;
• thực hiện các bài tập kiểm soát hơi thở và giọng nói (ví dụ: bắt đầu bằng cách hít thở sâu);
• học một vài kỹ thuật thư giãn
Một nguyên nhân chủ yếu và gốc rễ của sự thiếu tự tin khi thuyết trình là bạn chưa chuẩn bị tốt Muốn
có một bài thuyết trình hiệu quả, việc tối thiểu cần làm là bạn phải có sự chuẩn bị chu đáo Một số lỗi chưa chuẩn bị tốt mà các diễn giả thường mắc phải là lỗi về nội dung, tài liệu, ngoại hình, công cụ-thiết bị hỗ trợ, thời gian và không gian
• Lỗi về nội dung: Chuẩn bị nội dung không tốt rất dễ làm cho bạn không nắm được những gì bạn sẽ nói, không trả lời tốt những câu hỏi của khán giả Để hạn chế được lỗi này, bạn nên nắm thật vững nội dung chủ yếu, có thể liệt kê những ý chính lên giấy ghi chú và thỉnh thoảng nhìn vào mỗi khi bạn quên
• Lỗi về tài liệu: Việc chuẩn bị tài liệu không tốt thể hiện sự không chuyên nghiệp của bạn Khán giả sẽ khó theo dõi và nhanh chóng quên những thông tin bạn trình bày nếu không có tài liệu hỗ trợ Vì thế, bạn cần photo sẵn tài liệu phát cho cử tọa tham khảo trước (nếu có thể), theo dõi và hướng dẫn họ xem tài liệu trong lúc bạn trình bày
• Lỗi về ngoại hình: Mặc dù ngoại hình của bạn không phải là yếu tố quyết định hiệu quả của bài thuyết trình nhưng nếu bạn trình diện mọi người trong một bộ trang phục không chỉnh
tề, không thẳng thót, tóc tai không gọn gàng, giày dép không sạch sẽ,… sẽ khiến cho khán giả có cảm giác không được tôn trọng, điều này sẽ giảm sự tập trung của họ Bạn cần chú ý đến trang phục của mình Nên ăn mặc lịch sự, trang điểm và chọn trang phục cho phù hợp với bối cảnh của người nghe, luôn quan tâm đến sự gọn gàng, sạch sẽ và ngăn nắp cho buổi thuyết trình
• Lỗi về công cụ-thiết bị hỗ trợ: Bạn rất dễ bị lúng túng và bị khán giả đánh giá là không chu đáo nếu như công cụ, thiết bị hỗ trợ không được chuẩn bị tốt hoặc ngưng hoạt động bất ngờ
mà bạn không có phương án dự phòng Bạn nên đến sớm vài phút để kiểm tra kỹ các thiết
bị nghe nhìn trước khi bắt đầu và bảo đảm rằng chúng sẽ hoạt động tốt
Trang 14• Lỗi về thời gian: Đến trễ giờ vào ngày thuyết trình sẽ làm cho khán giả cảm thấy khó chịu
và bị xúc phạm vì phải chờ đợi Dù bất kỳ lí do nào, bạn không được đến trễ Bạn cần chuẩn bị mọi thứ vào ngày trước đó Hãy cho mình thời gian nghỉ ngơi đầy đủ, đừng quá thức khuya hay bỏ cử ăn để cố làm nốt việc gì đó
• Lỗi về không gian: buổi thuyết trình sẽ không hiệu quả nếu không gian quá chật hẹp, quá nóng hoặc quá lạnh,… bạn cần nêu rõ mục đích của buổi thuyết trình với người tổ chức để
họ bố trí không gian hợp l ý
Hiểu được nguyên nhân sâu xa này, chúng ta sẽ có thể nhận ra những nguyên tắc cơ bản để loại
bỏ nỗi lo sợ khi phải trình bày trước đám đông, hay ít nhất cũng chế ngự được nó Nên nhớ, bạn sẽ có một buổi thuyết trình thật hiệu quả nếu bạn đã chuẩn bị tốt tất cả mọi thứ
Bất kì việc gì có thể giúp bạn thực hiện một bài thuyết trình thuyết phục và hiệu quả hơn đều giúp bạn có thêm tự tin vào ngày thuyết trình đặc biệt là việc:
• Lên kế hoạch và chuẩn bị cẩn thận; (Planning & Pre-Preparation)
• Thực hành các kỹ năng của bạn; (Practice)
Một bài thuyết trình thường bao gồm các bước cơ bản sau: [1] Xác định các mục tiêu, [2] xác định những ý chính và ý phụ, [3] tìm một cấu trúc, bố cục hợp lý, [4] chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ trực quan, [5] diễn tập và thuyết trình
2.3.1 Bước 1: Xác định các mục tiêu
Nghĩ về những mục tiêu của bạn: Xác định 6W
- Lí do của bài thuyết trình là gì? (What-objectives)
Tôi muốn đạt được những gì qua bài thuyết trình này? (truyền đạt thông tin, ủng hộ, phản đối, vận động, kêu gọi sự hỗ trợ từ người khác,…)
- Người nghe là những ai? (Who-audience)
• Họ là những thành phần nào? (tỷ lệ nam-nữ, độ tuổi, trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, nghề nghiệp, kinh nghiệm làm việc, kinh nghiệm cuộc sống,…)
• Tổng số bao nhiêu người?
• Họ có những mối quan tâm gì?
• Họ có hiểu được những thuật ngữ chuyên môn mà tôi trình bày không?
• Phương pháp tiếp cận nào là tốt nhất đối với họ?,…
• Những nhu cầu mong đợi của họ đối với bài thuyết trình của tôi là gì?
- Thuyết trình ở đâu? (Where – Location)
• Địa điểm thuyết trình có phù hợp với đề tài của tôi không? (thuyết trình ở văn phòng làm việc hay phòng họp,…?)
• Có đủ các yêu cầu kĩ thuật và phương tiện cần thiết không? Ai sẽ vận hành máy móc?
• Địa điểm có thuận tiện cho vấn đề đi lại của cử tọa không?
• Sắp xếp bàn ghế có phù hợp không?
• Tôi có thể sử dụng được những gì để hỗ trợ cho bài nói của mình với địa điểm như vậy?
Trang 15• Tôi có cần sử dụng micro không?
Thời gian thuyết trình bao lâu? (When – time)
• Tôi nên nói trong bao lâu?
• Khán thính giả chỉ có thể tập trung được trong bao lâu?
• Người nghe có bao nhiêu thời gian để nghe bạn thuyết trình?
Tại sao họ phải nghe bạn thuyết trình? (Why – reasons)
Nếu bạn làm cho người nghe có cảm giác thay vì phải nghe bạn thuyết trình thì để họ đọc sách sẽ thú vị hơn, điều này có nghĩa là bạn đã thất bại trong buổi thuyết trình đó Bạn cần hỏi lại chính mình rằng tại sao bạn cần phải thuyết trình, và giá trị của sự chăm chú lắng nghe bạn nói là gì
- Làm sao truyền đạt ý của bạn đến người nghe một cách tốt nhất (How can you best convey
your message)
• Phong cách của người thuyết trình đóng vai trò quan trọng Một phong cách tự tin, lịch
sự, thoải mái sẽ làm hài lòng người nghe
• Hãy thể hiện ý của bạn bằng cả ngôn ngữ không bằng lời (non verbal) Cử chỉ của bạn cũng rất quan trọng (Thỉnh thoảng bạn có thể diễn tả ý mình nói bằng tay Nếu không thì bạn có thể để tay tự nhiên sát bụng, hay cầm một tài liệu nào đó để hạn chế cảm giác thừa của tay,…)
• Chú ý ngôn ngữ thuyết trình, cụ thể:
Cách dùng từ (dùng từ chính xác, phù hợp với đối tượng nghe)
Ngữ pháp (sắp xếp thứ tự các câu, các ý cho phù hợp)
Phát âm (điều chỉnh âm thanh đa dạng, đủ lớn chú ý điểm nhấn)
Sự lưu loát (đa dạng cấu trúc và chiều dài của câu)
Tốc độ nói (không quá chậm cũng không quá nhanh, đảm bảo người nghe có thể theo dõi kịp)
Tổng quỹ thời gian cho bạn trình bày là bao nhiêu? (Time budget)
2.3.2 Bước 2: Xác định những ý chính và ý phụ
Quyết định những ý chính và trong từng ý chính triển khai các ý phụ nào cần chuyển tải để đạt
được mục tiêu của mình
Ví dụ:
Những biện pháp để giảm stress
1 Thư giãn
2 Tập thể dục
3 Nghĩ đến những điều tốt đẹp
4 Dành thời gian thăm viếng bạn bè
5 Đi karaoke/câu cá/đá banh/chơi cầu lông/…
Trang 162.3.3 Bước 3: Tìm một cấu trúc/bố cục hợp lý (structuring your presentation)
Tạo ra một cấu trúc hợp lý với các ý chính đã chọn, với phần mở đầu/giới thiệu (The introduction), phần giữa/ phần chính của bài thuyết trình (The body) và phần cuối/tổng kết và kết luận (The conclusion)
Hình 2.1 Cấu trúc của một thuyết trình cơ bản Phần chào hỏi, giới thiệu
Gồm các mục:
- Chào khán giả
- Tự giới thiệu mình và nhóm (nếu có)
- Giới thiệu về vấn đề thuyết trình
- Tóm tắt nội dung chính (dàn ý)
- Công bố thời gian thuyết trình
Trong phần giới thiệu yêu cầu ngắn gọn, lưu loát và nên nhớ: Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng Hãy để cho người nghe đánh giá cao bạn ngay từ phần giới thiệu Vì thế bạn nên:
• Chú trọng diện mạo của mình (cách ăn mặc có cần trang trọng không, đầu tóc gọn gàng, quần
áo tươm tất, tay chân sạch sẽ, phái nữ có thể trang điểm nhẹ,…để tăng sự tự tin khi trình bày)
• Có thể bằng các trò chơi khởi động, các câu hỏi, các câu chuyện hài hước, ấn tượng liên quan đến vấn đề sắp được trình bày để tạo không khí cởi mở giữa người nghe và người nói
• Nắm thật vững những gì sắp trình bày
• Giới thiệu mục tiêu, nội dung, cấu trúc của bài thuyết trình,…
Sau đây là một số cụm từ thường được sử dụng trong phần mở đầu:
ĐỀ CƯƠNG TỔNG QUÁT
MỜI THÍNH
GIẢ ĐẶT
CÂU HỎI
ĐƯA RA KẾT LUẬN CUỐI
TỔNG KẾT LẠI CÁC Ý CHÍNH
Đi vào từng chi tiết cụ thể
• Điểm 1
• Điểm 2
• Điểm 3
• ………
Trang 17
Phần nội dung
Sử dụng các từ nối liên kết các ý:
Lưu ý khi sử dụng các từ nối:
• Đừng sử dụng cùng một từ nối quá thường xuyên (vì cử tọa sẽ cảm thấy nhàm chán với vốn
Bài trình bày/thuyết trình của tôi nhằm…
Tôi sẽ sẵn sàng trả lời các câu hỏi của anh/chị khi đã trình bày xong
Hôm nay tôi xin trình bày khoảng 15 phút về…
Hôm nay tôi muốn nói/giải thích với các anh/chị một vài lời về…
Tôi xin chia bài thuyết trình của tôi thành 5 ý chính sau…
Trong bài nói này, tôi xin tập trung vào 5 ý chính sau…
Nếu anh/chị có gì thắc mắc/có câu hỏi gì, xin cứ tự nhiên ngắt lời tôi
LIÊN KẾT CÁC Ý
GIỚI THIỆU Ý THỨ NHẤT
Đầu tiên tôi xin nói đến…
Để bắt đầu, tôi xin trình bày vấn đề … trước tiên
Để bắt đầu, chúng ta hãy xem xét…
Trước tiên, tôi cần giải thích rằng
Giai đoạn tiếp theo là…
Có thể bạn sẽ ngạc nhiên khi biết rằng…
Như tôi đã trình bày…
Trong phần trước tôi đã nói đến…
TÓM TẮT Ý VỪA TRÌNH BÀY
Tóm lại, chúng ta đã xem xét…
Tôi xin được tóm tắt các ý đã nêu…
Cuối cùng,…
Trang 18bạn tương tự, một kết luận tốt có thể làm tăng tính thuyết phục của toàn bộ bài nói và để lại
ấn tượng tốt cho cử tọa
• Phần kết luận là cơ hội tóm lược toàn bộ những điểm chính, khẳng định ý kiến của bạn và nhấn mạnh những gì bạn muốn thuyết phục cử tọa
• Hãy kết thúc ở trạng thái cao trào để đem lại ấn tượng tốt cho người nghe Một câu chuyện vui liên quan đến đề tài, một kinh nghiệm thực tế đầy thuyết phục, một câu danh ngôn có ý nghĩa, đặt ra những câu hỏi, vấn đề cho những ý tưởng tiếp theo…đều có thể là chất liệu để bạn tạo ra một phần kết thúc mạnh mẽ
Điều được nghe tôi dễ quên - Con người ghi nhớ thông tin qua nghe là 20%
Điều được thấy tôi dễ nhớ - Con người ghi nhớ thông tin qua đọc là 30%
Điều được làm tôi dễ ghi tâm - Con người ghi nhớ thông tin qua trực quan hóa là 50%
KẾT THÚC
TẠO DẤU HIỆU KẾT THÚC
Tôi xin kết thúc phần trình bày của mình
Đó là những gì tôi muốn nói với các anh/chị
Đó là tất cả những gì tôi muốn đề cập hôm nay
Trước khi chấm dứt, tôi xin được nói…
TÓM Ý LẠI
Xin cho tôi được nói lại các điểm chính…
Tôi xin chốt lại các điểm quan trọng…
MỜI ĐẶT CÂU HỎI
Tôi rất vui khi được trả lời câu hỏi của các anh/chị…
Vì vây, hãy thoải mái đặt câu hỏi cho tôi…
Xin mời các anh/chị đặt câu hỏi…
Có câu hỏi nào liên quan đến vấn đề này không ạ?
Trang 19
Tại sao ta cần phải sử dụng các phương tiện hỗ trợ trực quan?
Có ba lí do quan trọng nhất:
• Có những điều dễ truyền đạt bằng hình ảnh hơn lời nói Diễn giả nói đến đâu, minh họa bằng hình ảnh đến đó thì tất cả người nghe ai cũng hiểu một cách cụ thể và rõ ràng hơn
• Người nghe nhớ ý chính của bạn tốt hơn qua những phương tiện hỗ trợ trực quan
• Bài thuyết trình sẽ hấp dẫn hơn và thuyết phục hơn khi được hỗ trợ bằng hình ảnh hay những công cụ minh họa khác
Mục đích của trực quan hóa
• Tập trung sự chú ý của người nghe
• Rút ngắn thời gian nói chuyện
• Giúp người nghe định hướng tốt
• Làm thông tin trở nên dễ tiếp thu
• Làm rõ ràng, cụ thể hơn những điều cơ bản
• Mở rộng và bổ sung những điều đã nói
Các loại phương tiện
Người ta thường chia các phương tiện thành các nhóm phương tiện chủ yếu như:
• Các phương tiện nhìn (visual)
• Các phương tiện nghe (auditive)
• Các phương tiện kết hợp nghe và nhìn (audio-visual)
Ngày nay, người ta thường sử dụng các phương tiện phổ biến sau:
• Mẫu vật, mô hình, tranh ảnh,…
Lựa chọn các loại phương tiện cho bài thuyết trình
Việc lựa chọn phương tiện để trình bày chịu tác động của nhiều yếu tố như: con người (người thuyết trình, người nghe), nội dung bài thuyết trình, mục tiêu bài thuyết trình, chi phí mua sắm phương tiện thuyết trình đó, tính chất của bài thuyết trình…Do đó, khi lựa chọn phương tiện ta phải luôn đặt ra nhiều câu hỏi như:
• Loại phương tiện nào cần cho bài thuyết trình của mình?
• Nếu sử dụng nó sẽ mang lại lợi ích gì và vì sao nó có thể giúp cho việc thuyết trình tốt hơn?
Trang 20• Phương tiện được lựa chọn và xây dựng chủ yếu sẽ phục vụ cho ai?,…
Không phải mọi phương tiện đều có tác dụng như nhau đối với cùng một bài thuyết trình Do vậy, việc
am hiểu tính chất của mỗi loại, đánh giá đúng ưu nhược điểm của chúng là hết sức cần thiết Ở đây, chỉ xin đề cập đến 3 loại phương tiện được sử dụng phổ biến nhất đó là bảng viết, OVH và máy chiếu đa phương tiện
- Bảng viết (bảng đen, bảng trắng)
Bảng viết là thiết bị đơn giản và rất quen thuộc
Ưu điểm:
• Có thể vừa trình bày vừa viết các ý kiến lên bảng
• Có thể xóa đi và viết lại nhiều lần
• Phù hợp để lập các danh sách, khái quát, minh họa một điểm cụ thể
Nhược điểm:
• Vị trí cố định
• Mất thời gian viết lên bảng
• Một số người có xu hướng vừa nói chuyện với bảng vừa viết người nghe khó chịu
• Đối với những buổi thuyết trình trong phòng rộng thì người ở xa bảng không nhìn thấy
Để sử dụng hiệu quả bảng viết, bạn nên:
• chú ý trình bày sạch sẽ, gọn gàng, khổ chữ lớn,
• không che chắn những gì đã viết,
• sử dụng màu để làm nổi bật các ý nhưng không nên dùng quá nhiều màu cùng một lúc,
• luôn xóa bảng sau khi kết thúc,…
- Máy Overhead (OVH)
Bạn có thể sử dùng máy tính với các phần mềm, thông dụng nhất là Powerpoint để in ra giấy trong
và dùng máy OVH chiếu lên màn hình
Ưu điểm:
• Có thể nhìn xuống khán thính giả mọi thời điểm
• Chuẩn bị trước để làm cho bài thuyết trình dễ trình bày hơn và hiệu quả hơn
• Thu nhỏ, phóng lớn mọi vật bằng cách chỉnh máy
• Có thể sử dụng bút dạ để viết trực tiếp lên phim khi trình bày
Nhược điểm:
• Cần nguồn điện ổn định như nguồn dự trữ bóng và cầu chì
Để sử dụng đuợc hiệu quả OVH, bạn cần chú ý:
• Cần bảo quản, bảo dưỡng tốt
• Phải tắt máy, nếu không người nghe sẽ mất tập trung
• Không nên dịch chuyển ngay sau khi sử dụng vì sợi tóc bóng đèn đang nóng sẽ dễ đứt
Trang 21• Nên hạn chế số lượng phim trong bằng cách chỉ tóm tắt những điểm chính và biểu đồ, hình ảnh minh hoạ,
• Không chép cả công thức toán học vào các slide,
• Đừng bao giờ in chi chít các nội dung như một trang đánh máy vì sẽ chẳng ai đọc được,
• Khi cần che các dòng nội dung trên phim, hãy dùng một tờ giấy trắng đặt dưới phim (vì bạn
có thể biết được ý tiếp theo là gì và chuẩn bị chuyển ý một cách có hiệu quả hơn)
- Máy chiếu đa phương tiện
Máy chiếu đa phương tiện thường được biết đến với tên gọi: Multimedia Projector, LCD, Barco,…Với loại máy chiếu này, bạn có thể kết nối với nhiều phương tiện nghe nhìn khác nhau như máy tính, đầu máy Video, Video CD hay DVD,… và các thiết bị âm thanh khác Có thể sử dụng phần mềm POWERPOINT để trình bày5
Ưu điểm:
• Tiết kiệm chi phí in ấn
• Có thể sử dụng lại hoặc hiệu chỉnh dễ dàng
• Thu hút được sự chú ý của khán thính giả
• Khả năng tiếp thu của người học tuyệt vời
• Có thể sắp xếp lại bài thuyết trình một cách dễ dàng
• Có thể xem toàn bộ bài thuyết trình trên màn hình
Nhược điểm:
• Rất đắt tiền
• Đòi hỏi sử dụng kỹ thuật khá phức tạp
Nếu bạn không tự tin về cách sử dụng, hãy yêu cầu có kĩ thuật viên thường trực khi bạn trình bày Bạn cần học một số thao tác căn bản như: bật/tắt máy, điều chỉnh độ nét (focus), và độ phóng lớn của máy (Zoom)
Chuẩn bị các phương tiện
Các phương tiện trực quan cực kỳ hữu ích nhưng cần phải được chuẩn bị cẩn thận, do đó phải đảm bảo bạn có đủ thời gian cho việc này
Các phương tiện trực quan tốt sẽ làm cho bài thuyết trình của bạn hiệu quả hơn, nhưng nếu bạn muốn dùng các phương tiện trực quan nhưng không có thời gian chuẩn bị chu đáo thì tốt hơn là không nên dùng chúng
Điều đáng lưu ý là nhất thiết phải kiểm tra trước khi bắt đầu
• Kiểm tra xem mọi phương tiện hỗ trợ đã sẵn sàng chưa
• Kiểm tra xem mọi thiết bị có hoạt động tốt không
2.3.5 Bước 5: Diễn tập và thuyết trình
Trang 22Nếu bạn phải trình bày một bài thuyết trình quan trọng lần đầu tiên, bạn cần phải lập kế hoạch kỹ lưỡng về chương trình luyện tập và diễn tập như sau:
- Giai đoạn thực hành 1: thực hành cá nhân
Chọn một nơi riêng tư để tập nói, có thể đứng trước gương nói Hãy thử dùng những từ nối khác nhau và thêm thắt những từ khác nhau cho đến khi bạn cảm thấy hài lòng
- Giai đoạn thực hành 2: ghi âm và nghe lại
Trình bày toàn bộ bài nói, vẫn sử dụng ghi chú của bạn như là đề cương của bài nói và ghi âm lại Sau đó nghe lại và nghĩ xem cần phải thay đổi gì không
- Giai đoạn thực hành 3:tổ chức buổi thuyết trình thử
Đề nghị một đồng nghiệp, bạn bè hoặc người thân đóng vai khán thính giả và thuyết trình cho họ nghe; hỏi xem họ nghĩ gì, bài thuyết trình nghe có tự nhiên không, có quá nhanh, quá chậm, quá khó hiểu không,…
- Giai đoạn thực hành 4: diễn tập thật
Đến giai đoạn này, bạn đã giải quyết tất cả các vướng mắc trong bài thuyết trình của mình, hãy sử dụng những ghi chú của bạn thêm một lần nữa và diễn tập toàn bộ bài thuyết trình.Đừng quên sử dụng các phương tiện hỗ trợ trực quan để đảm bảo rằng các phần của bài nói ăn khớp với nhau Nếu bạn vẫn còn thời gian, thì hãy ghi âm lại phần diễn tập và nghe lại thêm một vài lần nữa
Có nhiều việc quá không?
Có lẽ vậy, nhưng đến lúc thuyết trình thật bạn sẽ thấy sự luyện tập và diễn tập có ích như thế nào
Chuẩn bị chu đáo sẽ làm cho bạn thêm tự tin, nhưng cho đến lúc này thì bạn vẫn chưa đối mặt với khán thính giả thật - và đây mới là lúc mà sức ép thực sự đến với bạn
Dưới đây là một vài điều mà các diễn giả thường lo lắng trong ngày thuyết trình:
- “Họ biết chắc là tôi hồi hộp như thế nào.”
Không, họ sẽ không biết - trừ phi bạn thể hiện ra bên ngoài hoặc nói với họ Hãy kiểm soát các cử động của bạn và không bao giờ đầu hàng bằng cách nói những điều như “hãy thông cảm cho tôi vì tôi không giỏi việc này” hay “Ôi, thật may mắn là tôi nói xong rồi”
- “Chắc chắn là tôi diễn đạt rất lộn xộn.”
Không, bạn sẽ không bị vấp váp-miễn là bạn trình bày một cách chậm rãi đĩnh đạc, không dùng những từ khó và dài hoặc những từ mà bạn không quen sử dụng (hãy giữ cho bài nói ngắn và đơn giản!)
- “Tôi thường quên mất mình nói đến đâu và bị bối rối.”
Không, bạn sẽ không quên - bạn đã có những ghi chú giúp bạn.Nếu bạn quên mình đang nói đến chỗ nào, chỉ cần dừng một chút để tìm lại; nhưng đừng bao giờ nói”Xin lỗi tôi không nhớ mình đang nói đến đâu rồi…”
- “ Chắc chắn là tôi sẽ quên hết những điều tôi muốn nói và hoàn toàn không biết nói gì”
Không, bạn sẽ không quên - chỉ cần tiếp tục một cách bình tĩnh cùng những ghi chú của mình
Khi thật sự bắt đầu thuyết trình, bạn có thể gây dựng lòng tin ở cử tọa và làm cho bài thuyết trình của mình lôi cuốn hơn bằng cách như:
Trang 23- Hãy tạo uy tín của bạn trước cử tọa càng sớm càng tốt Hãy nói trong phần giới thiệu những câu như: “Tôi đã làm việc với các chuyên gia trong lĩnh vực này từ nhiều năm nay” hay “Tôi đã đảm nhận rất nhiều vị trí quản lý trong các công ty khác nhau và vì vậy…”
- Đừng nói quá khiêm tốn kiểu như: “Có lẽ tôi không hiểu biết gì nhiều lắm về lĩnh vực này, nhưng
hi vọng tôi sẽ đóng góp chút gì đó cho các bạn” Hãy nhớ rằng, cử tọa đang trông đợi bạn biết bao nhiêu, và bạn lại dội một gáo nước lạnh vào hi vọng của họ Nếu bạn làm thế, họ sẽ sớm thất vọng
và tỏ ra nghi ngờ những điều bạn trình bày, cho dù bạn có giỏi đến đâu đi nữa
- Dùng các kỹ thuật lôi kéo cử tọa cùng tham gia, ví dụ như hỏi họ các câu hỏi, thêm một chút hài hước cho không khí thêm vui nhộn, khen ngợi một ai đó trong cử tọa, dùng các câu đố, mời ai đó chia sẻ kinh nghiệm hay thay bạn trả lời các câu hỏi cho các cử tọa khác, mời họ cùng thảo luận,…
hiệu quả thuyết phục, trong đó ánh mắt là công cụ có sức mạnh lớn nhất Hãy tạo cho mình một dáng vẻ tự tin với nụ cười thân thiện, bạn sẽ nhanh chóng chiếm được cảm tình của khán thính giả
- Đừng cố làm cho không khí quá trang trọng hơn mức cần thiết Điều này sẽ khiến cho không khí bị đóng băng và mọi người (kể cả bạn) sẽ cảm thấy không thỏai mái
Có lẽ bạn cũng tự hỏi, nếu không may có sự cố xảy ra trong lúc thuyết trình thì phải ứng xử như thế nào Một số cách sau đây có thể giúp bạn không rơi vào tình huống này:
• đừng cho người nghe thấy bạn đang mất bình tĩnh;
• chỉ cần tạm dừng lại và dành chút thời gian để sắp xếp lại;
• đừng phân bua;
• xin lỗi khán thính giả nếu đó là lỗi của bạn;
• cho họ thấy bạn là người đang làm chủ mọi việc, và bạn đang làm những gì cần phải làm Đây chính là điều mà khán thính giả đang chờ đợi nơi bạn
2.3.5.3 Xử lý các câu hỏi khi thuyết trình
Một điều mà bạn không thể tránh khỏi khi thuyết trình đó là những câu hỏi mà cử tọa đặt ra cho bạn Bạn sẽ ứng xử thế nào đây?
Việc xử lý tốt các câu hỏi có thể tạo cho bạn cơ hội làm tăng tính thuyết phục của nội dung mà bạn trình bày Sau đây là một số thủ thuật:
- Hãy bỏ thời gian tìm hiểu cử tọa của bạn Việc nắm giữ quan điểm, thái độ, chính kiến của mỗi cá nhân về vấn đề bạn trình bày có thể giúp bạn chuẩn bị tốt cách thức tiếp cận và lường trước những câu hỏi mà họ có thể đưa ra Bạn sẽ không rơi vào tình trạng lúng túng và bị động Sự chuẩn bị và khả năng trả lời tức thời và thỏa đáng các câu hỏi luôn đem lại cho bạn sự chủ động, kiểm soát được tình thế và tạo ấn tượng thuyết phục cho mọi người
- Với mỗi câu hỏi, hãy lắng nghe một cách cẩn thận, lặp lại hoặc tóm lược lại câu hỏi để tỏ ra rằng bạn đã lắng nghe và hiểu rõ vấn đề Khi lặp lại các câu hỏi, bạn nên hướng ánh mắt vào những
cử tọa khác Làm như vậy, bạn có thể lôi cuốn sự quan tâm của toàn bộ cử tọa, và tạo hiệu ứng tâm
lý là họ đang đứng về phía bạn để chuẩn bị trả lời cho người hỏi Việc lặp lại hoặc tóm lược lại câu hỏi còn giúp người hỏi suy nghĩ lại chính chắn hơn nếu họ chưa thực sự đưa ra một câu hỏi đúng trọng tâm và cho phép bạn có thêm thời gian suy nghĩ câu trả lời
anh/chị đã đặt câu hỏi này và tôi nghĩ rằng đây là một câu hỏi rất hay…”
Trang 24- Nếu bạn đã có câu trả lời, hãy trả lời thẳng vào trọng tâm, càng ngắn gọn càng tốt Khi trả lời hãy hướng về toàn bộ cử tọa, tránh trả lời cho một mình người hỏi, hay chỉ nhìn vào người đó
một thủ thuật đơn giản có thể sử dụng là đặt câu hỏi ngược cho người hỏi: “Vậy theo anh/chị thì vấn đề này nên giải quyết thế nào?” Bạn cũng có thể kêu gọi mọi người giúp đỡ: “Tôi nghĩ nhiều quí vị ở đây cũng rất quan tâm tới vấn đề này Có ai muốn chia sẻ không?”
dành ít phút sau phần trình bày để trả lời mọi câu hỏi liên quan của quí vị”
- Với những câu hỏi mang tính thù địch, châm chọc hay ác ý, đừng bao giờ cố trả đũa lại người hỏi
Hãy tập trung vào vấn đề và cố gắng kiềm chế cảm xúc của bạn
- Nếu bạn chưa thể trả lời một câu hỏi nào đó vì câu hỏi ấy không thích hợp, hãy nói: “ Tôi sẽ rất vui lòng thảo luận riêng vấn đề đó với anh/chị trong giờ giải lao”, hoặc: “Tôi sẽ đề cập đến vấn đề
đó trong ít phút nữa, và hi vọng anh/chị sẽ tìm được câu trả lời”
- Nếu câu hỏi vượt quá khả năng của bạn, hãy nói cho người đặt câu hỏi biết bạn có thể giúp họ tìm kiếm câu trả lời Nhớ ghi lại câu hỏi của họ Đừng cố gắng đưa ra một câu trả lời vu vơ, không thuyết phục vì cử tọa có thể đeo bám đến cùng và chỉ ra rằng bạn đã sai
- Nếu bạn muốn cử tọa biết thời gian không còn nhiều để trả lời câu hỏi, hãy nói: “Tôi chỉ còn một phút để trả lời câu hỏi cuối cùng”
Việc tập luyện nhuần nhuyễn những kỹ thuật nêu trên có thể đem lại những kết quả tốt cho bạn Xử
lý các câu hỏi là một phần rất quan trọng quyết định thành công của một bài thuyết trình, đặc biệt
là khi cần thảo luận và ra quyết định
Một số diễn giả có kinh nghiệm có thể để dành những vấn đề thú vị cho phần hỏi đáp và biến nó thành một phần kết thúc tuyệt vời cho bài thuyết trình của mình
Không thể có được một bài phát biểu hoàn hảo ngay từ lần đầu tiên vì học cách để thuyết trình một cách có hiệu quả đòi hỏi phải có kinh nghiệm cũng như sự chuẩn bị Lúc mới bắt đầu chỉ cần trình bày hết nội dung thuyết trình trong khoảng thời gian cho phép là bạn đã có thể hài lòng với mình Nhưng khi bạn đã có tiến bộ, nên nghĩ đến việc hoàn thiện kỹ năng thuyết trình của mình
Một vài diễn giả quá coi trọng nội dung nghiệp vụ vì thế bài nói trở nên tẻ nhạt và đơn điệu
Những điệu bộ và những thói quen khó coi cũng là một vấn đề Bởi lẽ chúng làm cho khán thính giả bực mình và khó tập trung được vào bài phát biểu
Dưới đây là một số “nhược điểm” thường gặp của các diễn giả:
- Những câu nói gây bực mình
• diễn giả luôn luôn dùng những câu kiểu cách: “Nói thực ra thì/nói thật là…” Vậy là những lúc khác thì họ toàn nói dối ư?
• diễn giả nói đệm và ề à liên tục
• diễn giả luôn e hèm một cách lúng túng trước mỗi câu
• diễn giả luôn lẩm bẩm mỗi khi thay một công cụ hỗ trợ:
“OK, đúng vậy…bật đèn chiếu lên…đúng vậy…đây rồi…đúng vậy…”
- - Những cử chỉ gây bực mình
Trang 25• diễn giả luôn quay lưng lại và nói với bảng hay màn hình đèn chiếu thay vì quay mặt về phía
khán thính giả, như vậy bạn mất cơ hội dùng ánh mắt để tạo sự thân thiện và tạo thêm sức
thuyết phục cho lời nói của mình;
• diễn giả có đối mặt khán thính giả nhưng không bao giờ ngước mắt lên nhìn vào cử tọa- cử
chỉ này đồng nghĩa với việc bạn chẳng quan tâm đến họ hay bạn sợ sệt hay không thành thật,
hay bạn không tin tưởng vào những gì mà bạn đang nói;
• diễn giả bắt đầu nói khi đang chuẩn bị việc gì đó trên bàn hay còn đang viết trên bảng, rồi khi chưa nói hết câu, lại quay lưng viết bảng hay cuối xuống bận rộn chuẩn bị việc khác Vì thế,
hãy dứt điểm những việc trên và chỉ nói khi bạn đã sẵn sàng Cử tọa có thể chờ bạn mà;
• diễn giả chỉ nhìn vào một khán thính giả trong suốt thời gian thuyết trình, người này sẽ cảm
thấy bối rối, trong khi những người khác bắt đầu cảm thấy “ Không biết tôi có nên ngồi ở đây
hôm nay không? Ông ta chẳng quan tâm gì đến tôi cả”
• diễn giả liên tục đi tới đi lui trước mặt khán thính giả, điều này làm cho người nghe cảm thấy
diễn giả dường như thiếu tự tin Do đó, bạn cần nhớ, di chuyển vừa phải và phù hợp sẽ tạo ấn
tượng sinh động và tự nhiên, nhưng nếu thái quá sẽ làm cho bạn cảm thấy có vẻ bồn chồn, giận dữ hay bế tắc;
• diễn giả luôn làm những việc vớ vẩn chẳng hạn như bấm đầu bút bi liên tục, hay cầm trong tay những đồ vật mà thật ra họ không cần dùng tới - một cử tọa tinh ý sẽ rất buồn cười vì điều
đó Vì thế, hãy dùng đôi tay để minh họa hỗ trợ cho bạn một cách hiệu quả nhất;
• tay diễn giả luôn cử động; quơ chung quanh, đút tay vào túi quần rồi lại rút ra, nhặt cái gì đó
ở trên bàn, rồi lại đặt xuống, gãi đầu sau đó cho tay vào túi, rồi lại đưa tay lên xoa
cằm,…những cử chỉ như thế rất khó coi và dần dần cử tọa sẽ tập trung vào việc để ý xem bạn
sẽ làm cử chỉ gì kế tiếp, thay vì lắng nghe bạn nói;
• diễn giả luôn chắp tay trước ngực hay sau lưng - những hình ảnh này đơn thuần là khó coi, và
sẽ mang lại ấn tượng không tốt về bạn;
• diễn giả (nhất là nam) luôn tay kéo quần lên, hoặc đưa tay vuốt tóc (nhất là nữ) - thật buồn cười phải không các bạn?
Có rất nhiều cử chỉ xấu như trên và hầu hết đều là do vô ý thức Đơn giản là các diễn giả không nhận ra họ đang làm gì
Bây giờ hãy tập nói mà không dùng các điệu bộ này Tốt nhất là mỗi lần bạn trình bày hãy chỉ tập trung cải thiện một điểm Sau một vài lần trình bày thành công, bạn hãy chuyển sang hoàn thiện một điểm khác
Đương nhiên, thỉnh thoảng bạn có thể dùng một cử chỉ nào đó để nhấn mạnh một điểm nào đó thì tốt, nhưng nếu bạn quá lạm dụng nhiều thì sẽ ảnh hưởng xấu đến thông điệp và làm giảm tính chuyên nghiệp của bạn
Cuối cùng, có một cách rất đơn giản là: quan sát những người chuyên nghiệp như người dẫn chương trình chuyên nghiệp, các chính trị gia hay các phát thanh viên đưa tin trực tiếp trên truyền hình hay những người dẫn chương trình mà cảm thấy rất ấn tượng Bạn hãy:
- Quan sát họ một cách kỹ lưỡng, bạn sẽ thấy:
• họ thư thái, bình tĩnh, tự chủ và biết kiềm chế;
• họ rất hiếm khi có cử chỉ và điệu bộ gây bực mình
- Lắng nghe họ một cách cẩn thận, bạn sẽ cảm nhận:
• họ luôn sử dụng từ đơn giản và rõ ràng;
Trang 26• họ nói rõ ràng và từ tốn;
• họ đã học cách thay đổi giọng nói và âm độ để phù hợp với nội dung
Chúng ta có thể chẳng bao giờ thể hiện được hoàn hảo như họ, nhưng cần phải nhớ rằng họ đã từng
có những lúc trước kia giống như ta hôm nay mà thôi Sự khác biệt duy nhất giữa họ và chúng ta là
họ đã luyện tập tích cực, đã thực hành các kỹ thuật và luôn chú ý tích lũy rất nhiều kinh nghiệm Vấn đề là chúng ta phải học các kỹ năng thuyết trình Họ đã học được và bạn cũng có thể học được
TÓM TẮT
- Ai cũng có khả năng trở thành một diễn giả tốt Điều đó phụ thuộc vào việc rèn luyện các kỹ năng
và học hỏi các kỹ thuật thuyết trình
- Thuyết trình là việc trình bày một vấn đề có chuẩn bị trước Bài thuyết trình phải truyền đạt được toàn bộ nội dung của vấn đề đến người nghe
- Thuyết trình trước cử tọa khiến ta hồi hộp và lo lắng
- Chúng ta có thể chế ngự cảm giác hồi hộp của cơ thể bằng nhiều cách khác nhau
- Chúng ta có thể tăng cường sự tự tin cho buổi thuyết trình bằng cách:
• Xác định các mục tiêu
• Xác định các ý chính và ý phụ
• Tìm một bố cục cho bài thuyết trình một cách hoàn chỉnh
• Chuẩn bị các phương tiện hỗ trợ trực quan
• Diễn tập và thuyết trình
1 Bố cục chặt chẽ
2 Nghệ thuật truyền đạt thông tin
3 Sử dụng ngôn ngữ có hiệu quả
4 Lấy người nghe làm trọng tâm
5 Phản hồi từ phía người nghe
Trang 27CHƯƠNG 3 KỸ NĂNG HỘI HỌP
Tùy thuộc vào từng bối cảnh mà hội họp có thể là một điều thú vị, một sự cần thiết, nhưng cũng có thể
là một điều phiền toái Nếu các cuộc họp không được chuẩn bị chu đáo và điều khiển tốt, chúng vừa gây lãng phí thời gian quý báu của mọi người, vừa không giải quyết được vấn đề gì mà còn gây chán nản cho những người tham dự
Cho dù thế nào đi nữa, các cuộc họp vẫn đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động của một doanh nghiệp hay bất cứ một tổ chức nào Đó là vì để hoàn thành một công việc cần đến sự phối hợp của nhiều thành viên khác nhau liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau Kinh nghiệm và kiến thức của một cá nhân trong đa số tình huống không đủ để giải quyết công việc đó Điều cốt lõi ở đây là phải học cách làm cho các cuộc họp đem lại hiệu quả
• Họp hằng tháng của Ban giám đốc và các phòng ban
• Họp hằng tuần của các phòng ban
• Họp công đoàn
• Họp về an toàn lao động
• Họp báo cáo tình hình (bán hàng, tài chính, ) hằng tháng
• Họp triển khai kế hoạch (bán hàng, khuyến mãi, đầu tư,…)
• Họp xét thi đua, khen thưởng,…
Đây là những cuộc họp định kỳ, được sắp lịch trước Cũng có nhiều cuộc họp khác chỉ xảy ra đột xuất
và một lần nhằm giải quyết các khó khăn hay các vấn đề phát sinh
Ví dụ: Họp xét giải quyết mâu thuẫn, tranh chấp giữa các nhân viên, họp đề ra những kế hoạch mới ứng phó với sự thay đổi của môi trường kinh doanh (xăng dầu tăng giá, tai nạn lao động xảy ra,…)
Có 2 lý do chính buộc chúng ta phải họp là: [1] họp để trao đổi thông tin và [2] họp để kiểm soát công việc:
i Họp để trao đổi thông tin
• Cung cấp thông tin (Ví dụ: khi nhà quản lý triệu tập nhân viên để thông báo một kế hoạch
Ngoài ra còn có các cuộc họp để tham khảo ý kiến khi chúng ta muốn thăm dò ý kiến tập thể về
một ý tưởng hay đề xuất mới (Ví dụ: họp để tham khảo ý kiến về việc thay đổi mẫu mã bao bì một sản phẩm)
ii Họp để kiểm soát công việc
Trang 28Để cho hoạt động của một tổ chức đạt kết quả tốt đòi hỏi công tác quản lý tổ chức chặt chẽ sao cho mọi việc diễn ra trôi chảy theo đúng mục tiêu của tổ chức đề ra Muốn đạt được điều đó, nhà quản
lý cần thực hiện hai việc quan trọng, đó là xây dựng kế hoạch và kiểm soát quá trình thực hiện kế hoạch
Xây dựng kế hoạch:
• Xác định những hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu
• Xác định những nguồn lực cần thiết để thực hiện các hoạt động đó
• Đặt ra các chỉ tiêu cho tất cả các hoạt động có liên quan
Kiểm soát:
• Giám sát và đo lường kết quả công việc và hiệu quả sử dụng các nguồn lực
• Đối chiếu tiến độ công việc so với kế hoạch
• Điều chỉnh các hoạt động tương lai một cách phù hợp nếu cần
Sẽ có một vài cuộc họp vô bổ khiến bạn cảm thấy thất vọng
Sau đây là những từ ngữ để diễn tả những thất vọng đó:
• Phải thảo luận những chuyện lặt vặt
• Phải tham dự những cuộc họp mà chẳng có vấn đề gì quan trọng để thảo luận
• Phải tốn nhiều thời gian với các cuộc họp không mấy liên quan đến công việc của bạn
Ví dụ: Ánh Dương là một công ty xây dựng tư nhân Hàng tháng ban quản lý tổ chức các
cuộc họp để xem xét các hoạt động và ngân sách Trước cuộc họp vài ngày, những người
tham dự sẽ nhận được những tài liệu có liên quan, thông thường là 2 văn bản Một văn bản tổng kết các hoạt động của các dự án khác nhau, văn bản kia tổng kết doanh thu, chi phí và
so sánh chúng với ngân sách Cuộc họp chỉ tập trung vào những sai biệt lớn trong thực tế
so với kế hoạch, chỉ tiêu và ngân sách, chẳng hạn như:
Dự án không đạt các chỉ tiêu đề ra
• Doanh thu bị giảm nhiều
• Chi phí vượt trội
Cuộc họp sẽ thảo luận những vấn đề này và cố gắng xác định xem:
• Những sai biệt có thực sự lớn không?
• Hậu quả sẽ là gì nếu không khắc phục những sai biệt này?
• Cần phải làm gì để khắc phục những sai biệt?
• Ai sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các biện pháp khắc phục những sai biệt?
• Khi nào sẽ xem xét việc thực hiện các biện pháp khắc phục này?
Trang 29Có hai vấn đề thường xảy ra đối với các cuộc họp là:
- Tiêu tốn các nguồn lực - chủ yếu là thời gian của những nhân vật chủ chốt Mà thời gian là
tiền bạc vì thế cuộc họp không hiệu quả sẽ làm phát sinh chi phí
- Việc tổ chức có thể kém hiệu quả sẽ gây lãng phí các nguồn lực như nhân lực, vật lực, tài lực
Cuộc họp không hiệu quả do những nguyên nhân sau:
• Người dự họp không được thông báo trước Bỗng nhiên một ngày nào đó bạn bị một đồng
nghiệp vỗ vai và nói “Này, sếp gọi vào họp đấy!” và chúng ta không hề biết trước là sẽ mất cả buổi chiều cho cuộc họp đột xuất này Cảm giác của bạn thế nào? Chắc hẳn bạn sẽ cảm thấy bực mình vì sự đường đột này
• Cuộc họp không có chương trình làm việc cụ thể Cuộc họp sẽ bắt đầu bằng một tuyên bố đại
loại như: “Sở dĩ tôi triệu tập quí vị ở đây để giải quyết vấn đề XYZ”
• Không đúng người, đúng việc Bạn ngồi vào họp và nửa chừng chợt nhận ra công việc của
mình chẳng hề liên quan đến điều đang thảo luận
• Cuộc họp không có ai điều khiển Những cuộc họp như thế này thường xảy ra gây ra những
tranh cãi liên miên và không dẫn tới kết quả gì
• Các áp lực ngầm về quan hệ khiến cho các thành viên không đưa ra các chính kiến của mình
và kết quả là buổi họp chỉ đi đến những quyết định mang nặng tính thỏa hiệp
• Cuộc họp không có ý kiến đóng góp nào có giá trị Bởi vì những người tham dự mãi đọc các
tài liệu mà đáng lẽ họ phải đọc trước khi tham dự cuộc họp
Bạn có thể khắc phục các tình trạng trên bằng việc chuẩn bị chu đáo cho cuộc họp
Các thành viên trong một cuộc họp bao gồm:
- Chủ tọa
- Người tham dự
- Người tổ chức
- Người ghi biên bản (thư ký)
Ví dụ: Trong một cuộc họp Ban giám đốc với các bộ phận của một công ty, các thành
viên đã tranh cãi hàng tiếng đồng hồ để đề ra một chương trình giao lưu văn nghệ với
công ty bạn, trong khi một dự án đầu tư quan trọng chỉ được thông qua trong vài phút
Nguyên nhân là những người tham dự đa số đều trẻ, yêu thích văn nghệ, giao lưu, am
hiểu vấn đề âm nhạc và thấy mình có đôi điều cần phải nói Trong khi đó, chỉ một hoặc
hai người tham dự hiểu được về đề xuất dự án đầu tư lớn và những người khác thì lại
không có gì để nói cả
Trang 30• Bảo đảm cuộc họp diễn ra theo đúng các thủ tục
• Bảo đảm cuộc họp đề cập đầy đủ các chủ đề trong chương trình cuộc họp trong khoảng thời gian đã ấn định
• Đảm bảo các quyết định đạt được bằng những hình thức như đã thỏa thuận (bỏ phiếu, nhất trí chung,…) và được hiểu thấu đáo
• Hướng các ý kiến thảo luận vào trọng tâm của cuộc họp
• Giúp cho cuộc họp giải quyết các vấn đề và ra quyết định một cách có hiệu quả, bằng cách sử dụng công cụ và kỹ thuật thích hợp (sẽ được trình bày sau)
• Cung cấp cho cuộc họp những thông tin hữu ích mà chỉ có cấp của mình mới nắm được
• Có tiếng nói quyết định trong một số trường hợp cần thiết
• Xử lý tình huống trong cuộc họp Dưới đây là một số kỹ thuật thường được ứng dụng tốt để xử
lý tình huống tốt khi hội họp:
Lắng nghe cẩn thận Chỉ có lắng nghe cẩn thận chủ tọa mới có hiểu được sâu sắc vấn đề đang thảo luận và có thể làm “trọng tài” xử lý những mâu thuẫn, những tình huống không mong muốn do các thành viên dự họp gây ra hoặc trả lời những câu hỏi phức tạp, vòng vo, câu hỏi mang tính thách đố
Kiểm soát: Chủ tọa phải là người tập trung cao độ vào cuộc họp, không được xao lãng Có như thế chủ tọa mới tạo cơ hội cho mọi người được trình bày những ý kiến hữu ích, ứng phó với người nói quá dông dài hoặc ngắt lời hay lấn át người khác
Đoán trước khả năng bất đồng, tranh cãi, chống đối hay xung đột có thể xảy ra trong quá trình thảo luận Chủ tọa có thể tìm cách loại bỏ xung đột và làm vai trò trọng tài hòa giải nếu cần
Ứng phó với các quan điểm cá nhân Mục đích của cuộc họp là tạo cơ hội cho mọi người tự
do tư tưởng, tự do trình bày ý kiến Chủ tọa cần tôn trọng và lan tỏa sự tôn trọng ấy đến các thành viên rằng ý kiến, quan điểm cá nhân của người khác có thể hữu lý (mặc dù có đi ngược ý kiến của mình) Có như thế, cuộc họp mới phát huy được sức mạnh tập thể
Xử lý các tin đồn Nếu có tin đồn (thông tin không chính thức) được trình bày trong cuộc họp Chủ tọa nên đề nghị người tung tin đồn cung cấp những bằng chứng cho tin đồn của
họ vì tin đồn không tốt được truyền đi có thể làm suy yếu tổ chức và mất đoàn kết nội bộ
Chọn thời điểm thích hợp khi phải thông báo những tin xấu, có thể là lúc sắp kết thúc cuộc họp Hoặc dời những tin không hay đó vào dịp khác nếu mọi người đang thảo luận về tin vui
Lưu ý người tham dự về thời gian cho phép của cuộc họp Cần thông báo cho các thành viên biết tổng quỹ thời gian dành cho buổi họp để tránh các cuộc thảo luận không tập trung vào nội dung chính hoặc dài dòng vì các thành viên say sưa cho ý kiến Nếu cuộc họp không thể giải quyết được trong phạm vi thời gian cho phép, chủ tọa có thể thông báo cuộc họp tiếp theo vào dịp khác Tránh vi phạm đến thời gian nghỉ ngơi của mọi người
