TÌM HIỂU VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH GIẤY BÌNH CHIỂU

TÌM HIỂU VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH GIẤY BÌNH CHIỂU Tác giả NGUYỄN THỊ HỒNG MƠ Khóa luận được đệ trình để đáp ứng yêu cầu cấp bằng Kỹ sư ngành Công n

TÌM HIỂU VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ NGUYÊN VẬT LIỆU

TẠI CÔNG TY TNHH GIẤY BÌNH CHIỂU

Tác giả

NGUYỄN THỊ HỒNG MƠ

Khóa luận được đệ trình để đáp ứng yêu cầu

cấp bằng Kỹ sư ngành Công nghệ sản xuất giấy và bột giấy

Giáo viên hướng dẫn:

Thạc sĩ Trần Thị Hiền

Tháng 5 năm 2009

CẢM TẠ

Tôi xin kính gửi lời cảm tạ chân thành đến:

™ Quý thầy cô Trường Đại Học Nông Lâm Thành Phố Hồ Chí Minh đã truyền đạt những kiến thức bổ ích giúp tôi hoàn thiện mình

™ Thạc sĩ Trần Thị Hiền, giáo viên hướng dẫn, người đã tận tình giúp đỡ tôi hoàn thành đề tài này

™ Ban giám đốc và các cô chú, anh chị công nhân viên Công ty TNHH Giấy Bình Chiểu đã tạo mọi điều kiện thuận lợi, tận tình giúp đỡ tôi trong quá trình thực hiện đề tài

™ Gia đình, bạn bè đã giúp đỡ động viên tôi suốt quá trình học tập, cũng như trong thời gian thực hiện đề tài

Xin chân thành cảm tạ

TÓM TẮT

Đề tài nghiên cứu “Tìm hiểu và nâng cao hiệu quả quản trị nguyên vật liệu tại công ty TNHH Giấy Bình Chiểu” được tiến hành tại công ty TNHH Giấy Bình Chiểu, khu phố 3 phường Bình Chiểu, quận Thủ Đức, TPHCM, thời gian từ tháng 3/2009 đến tháng 5/2009

Kết quả thu được:

™ Tìm hiểu được về tổng quan công ty TNHH Giấy Bình Chiểu

™ Tìm hiểu được về quy trình quản trị nguyên vật liệu của công ty đồng thời đưa

ra nhận xét và kiến nghị mô hình cung ứng nguyên vật liệu hợp lý, kỹ thuật phân tích A.B.C… để nâng cao hiệu quả quản trị nguyên vật liệu của công ty

™ Sau cùng đưa ra kết luận và kiến nghị chung về đề tài qua quá trình tìm hiểu

MỤC LỤC

Trang

Trang tựa i

Cảm tạ ii

Tóm tắt iii

Mục lục iv

Danh sách các chữ viết tắt vi

Danh sách các hình vii

Danh sách các bảng viii

CHƯƠNG 1 MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN .3

2.1 Tình hình chung của ngành giấy trong và ngoài nước 3

2.1.1 Tác động của cuộc khủng hoảng kinh tế .3

2.1.2 Tình hình thu gom và tái chế giấy 4

2.2 Tìm hiểu về công ty TNHH Giấy Bình Chiểu 6

2.2.1 Quá trình hình thành và phát triển 6

2.2.2 Đặc điểm sản phẩm 8

2.2.3 Cơ cấu tổ chức của công ty 8

2.2.4 Quy trình sản xuất tại công ty 10

2.2.5 Thuận lợi, khó khăn hiện nay của công ty trong việc thu mua nguyên vật liệu 12

CHƯƠNG 3 NỘI DUNG (VẬT LIỆU) VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CƯUU 13

3.1 Phương pháp nghiên cứu 13

3.2 Nội dung nghiên cứu 13

3.2.1 Bản chất của tồn kho 13

3.2.2 Phân loại hàng tồn kho 13

3.2.3 Quản trị tồn kho 14

3.2.3.1 Quản trị hiện vật của hàng tồn kho 14

3.2.3.2 Quản trị kế toán hàng tồn kho 15

3.2.3.3 Quản trị kinh tế của hàng tồn kho 16

3.2.4 Phương pháp lựa chọn cung ứng 16

3.2.5 Các chi phí trong quản trị tồn kho 18

3.2.6 Mô hình sản lượng kinh tế cơ bản 19

3.2.7 Các biện pháp giảm sản lượng hàng tồn kho 21

3.2.8 Đánh giá hiệu quả của công tác quản trị tồn kho 21

CHƯƠNG 4 KẾT QUẢ VÀ THẢO LUẬN 22

4.1 Cung ứng nguyên vật liệu 22

4.1.1 Tiêu chuẩn thu mua giấy vụn 22

4.1.2 Cách thức mua hàng tại công ty 23

4.1.3 Lập mô hình cung ứng nguyên vật liệu giấy hợp lý cho công ty 24

4.2 Quản trị tồn kho 32

4.2.1 Chức năng phòng thu mua 32

Cân hàng 32

4.2.1.1 4.2.1.2 Kiểm tra việc xuất hàng 32

4.2.1.3 Nhập hàng 33

Phân loại nguyên liệu 33

4.2.1.4 4.2.1.5 Cấp nguyên liệu 33

4.2.2 Quy định nhập xuất vật tư hàng hoá 34

4.2.3 Sắp xếp vật tư và lưu trữ hồ sơ 36

4.2.4 Kiểm kê vật tư, sản phẩm 37

4.2.5 Kiến nghị kỹ thuật phân tích A.B.C 38

4.2.6 Báo cáo 43

4.2.7 Đánh giá hiệu quả của công tác quản trị tồn kho trong năm 2008 44

4.2.7.1 Mức độ đáp ứng nhu cầu sản xuất và nhu cầu khách hàng 44

4.2.7.2 Trình độ quản trị tồn kho 44

CHƯƠNG 5 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 45

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH SÁCH CÁC CHỮ VIẾT TẮT

TNHH (Trách nhiệm hữu hạn)

GPUB (Giấy phép Uỷ Ban)

UBND (Ủy Ban Nhân Dân)

KTTL (Giấy Kraft Thái Lan)

OCC (Old Corrugated container)

ONP (Old Newspaper)

OMG (Old Magazine)

Kg (Kilogram)

DANH SÁCH CÁC HÌNH

Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức công ty 9

Hình 2.2: Sơ đồ quy trình sản xuất tại công ty 11

Hình 3.1: Cơ cấu các nhóm hàng A, B, C 17

Hình 3.2: Biểu đồ EOQ 20

Hình 3.3: Mô hình quy mô đặt hàng hiệu quả 20

Chương 1

MỞ ĐẦU

1.1 Tính cấp thiết của đề tài

Hàng tồn kho chiếm một phần lớn trong tỷ lệ tài sản kinh doanh của doanh nghiệp, bởi vì doanh thu từ hàng tồn kho là một trong những nguồn cơ bản tạo ra doanh thu và những khoản thu nhập thêm sau này cho doanh nghiệp Do đó việc điều khiển, kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề cần thiết, chủ yếu trong quản trị sản xuất tác nghiệp

Chính sách tồn kho rất quan trọng khiến cho các nhà quản lý sản xuất, quản lý marketing và quản lý tài chính phải làm việc cùng nhau để đạt được sự thống nhất Có nhiều quan điềm khác nhau về chính sách tồn kho, để có sự cân bằng các mục tiêu khác nhau như: giảm chi phí sản xuất, giảm chi phí tồn kho và tăng khả năng đáp ứng nhu cầu cho khách hàng

Giấy là một trong những mặt hàng trọng yếu của người tiêu dùng Hiện nay trong thời kỳ khủng hoảng kinh tế thế giới, lượng nguyên vật liệu làm giấy tồn kho đang ở đỉnh cao do vậy các doanh nghiệp trong ngành cần tìm cách quản trị tồn kho sao cho hợp lý Đó là lý do tôi quyết định chọn thực hiện đề tài “Tìm hiểu và nâng cao hiệu quả quản trị nguyên vật liệu tại công ty TNHH Giấy Bình Chiểu”

1.2 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn

™ Chức năng của quản trị tồn kho:

Chức năng liên kết: Là chức năng chủ yếu nhất, nó liên kết giữa quá trình sản xuất và cung ứng Tồn kho là hết sức cần thiết nhằm đảm bảo sản xuất liên tục vào những lúc cao điểm, nhất là khi cung và cầu của một loại hàng nào đó không ổn định

Chức năng ngăn ngừa tác động của lạm phát: Tồn kho giúp doanh nghiệp tiết kiệm một lượng chi phí đáng kể khi nguyên vật liệu hay hàng hóa tăng giá dưới tác động của lạm phát Trong trường hợp này tồn kho sẽ là một hoạt động đầu tư tốt nhưng cần phải tính toán kỹ lưỡng các chi phí và rủi ro có thể xảy ra

Chức năng khấu trừ theo số lượng: Nhiều nhà cung ứng sẵn sàng chiết khấu cho những đơn hàng có khối lượng lớn Điều này có thể làm giảm giá mua hàng hoá, nguyên vật liệu nhưng sẽ dẫn đến làm tăng chi phí tồn kho Nhà quản trị cần phải xác định lượng hàng tối ưu để có thể hưởng được chiết khấu, đồng thời chi phí tồn trữ tăng không đáng kể

™ Tồn kho là số lượng hàng hoá được tự tạo trong kinh doanh nhằm đáp ứng cho nhu cầu trong tương lai Nếu công ty có quan điểm lạc quan thì họ tăng mức tồn kho lên nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu dự đoán trong tương lai Trong thời kỳ suy thoái thì giảm lượng tồn kho xuống

Mức độ tồn kho có liên quan đến nhu cầu mong đợi của sản phẩm Người bán hàng nào cũng muốn dùng ảnh hưởng của họ để nâng cao mức tồn kho vì không muốn

để khách hàng phải chờ đợi lâu Nhân viên phụ trách sản xuất và tác nghiệp cũng thích

có tồn kho lớn, vì nhờ đó họ lập kế hoạch sản xuất được dễ hơn Tồn kho nhiều giảm nguy cơ thiếu hàng bán ra khi máy móc hư hỏng hoặc công nhân bỏ việc đột xuất Tuy nhiên bộ phận tài vụ thì bao giờ cũng muốn tồn kho được giữ ở mức thấp nhất, bởi vì đồng tiền mắc kẹt ở tồn kho không chi tiêu vào mục khác được Cho nên kiểm tra tồn kho là việc làm cần thiết, qua đó công ty có thể giữ tồn kho ở mức “vừa đủ”

1.3 Mục tiêu nghiên cứu

Tìm hiểu về quy trình quản trị nguyên vật liệu của công ty từ đó tìm ra mô hình cung ứng nguyên vật liệu hợp lý nhất đồng thời kiến nghị kỹ thuật A.B.C giúp công ty nâng cao hiệu quả trong quản lý và tiết kiệm chi phí

1.4 Phạm vi nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu quy trình, các biện pháp quản lý nguyên vật liệu và

khả năng áp dụng, không đi sâu vào tính chất hoá lý của nguyên vật liệu

Chương 2

TỔNG QUAN

2.1 Tình hình chung của ngành giấy trong và ngoài nước

™ Ngành Giấy mới chỉ đáp ứng được 50 % nhu cầu, chất lượng giấy chưa cao

Theo đánh giá của Hiệp hội In thì Việt Nam là nước có mức sử dụng giấy bình quân đầu người vào loại rất thấp của thế giới, mới đạt khoảng trên 20 kg / người / năm Trong khi các nước phát triển có mức tiêu thụ 200-300 kg / người / năm Một số nước trong khu vực cũng đạt trên dưới 100 kg / người / năm Tổng lượng giấy sử dụng một năm của Việt Nam là khoảng 2 triệu tấn, trong khi đó sản lượng giấy của toàn ngành công nghiệp Giấy của Việt Nam mới đạt khoảng trên 800.000 tấn / năm, chưa đạt tới 50% nhu cầu tiêu dùng Trong số đó giấy in báo, giấy in và giấy viết mới đáp ứng khoảng 60%, còn các loại giấy in bao bì mới đáp ứng 1/3 nhu cầu thực tế

Riêng về chất lượng giấy thì do công nghệ và thiết bị sản xuất giấy ở Việt Nam còn lạc hậu, quy mô nhỏ so với thế giới, nên hầu hết các loại giấy cao cấp đều phải nhập khẩu

Bên cạnh chất lượng thì một vấn đề đáng chú ý là chủng loại giấy sản xuất trong nước còn nghèo nàn, chưa đáp ứng nhu cầu ngày một đa dạng của xã hội đối với các ấn phẩm

Theo quan điểm của Hiệp hội In thì ngành công nghiệp giấy của Việt Nam hiện nay chưa thể đáp ứng được cả về số lượng cũng như chất lượng sản phẩm Trong khi

đó vốn đầu tư cho một nhà máy giấy hiện đại tốn tới hàng tỷ USD

2.1.1 Tác động của cuộc khủng hoảng kinh tế

Giấy là một trong những mặt hàng trọng yếu với người tiêu dùng Bắt đầu từ giữa năm 2008 trở lại đây, khủng hoảng kinh tế thế giới ngày càng trầm trọng đã khiến cho nhiều nhà máy bột giấy và giấy trên thế giới phải đóng cửa Giá bột giấy, giá giấy giảm nhanh và liên tục Lượng bột và giấy tồn kho ở đỉnh cao

Sau khi đạt đỉnh cao trong (tháng 7/2008), sản xuất giấy trong nước giảm sút nhanh chóng Hiệp hội Giấy và Bột giấy Việt Nam (VPPA) cho biết, từ đầu tháng 9/2008 đến nay, hầu hết các doanh nghiệp sản xuất giấy trong nước phải cắt giảm sản lượng từ 20 – 40 % Tuy nhiên, lượng giấy nhập khẩu ngày càng tăng với giá bán rất cạnh tranh làm cho việc tiêu thụ giấy sản xuất trong nước giảm sút nghiêm trọng.Theo Hiệp hội Giấy, tình trạng giấy ngoại lấn át giấy nội còn bởi chính sách thuế nhập khẩu giấy tại Quyết định số 71/2008/QĐ-BTC ngày 1/9/2008 và Quyết định số 73/2008/QĐ-BTC ngày 5/9/2008 của Bộ Tài chính về rút ngắn lộ trình giảm thuế suất thuế nhập khẩu ưu đãi đối với mặt hàng giấy Quyết định trên của Bộ Tài chính đã ngay lập tức giúp giấy ngoại đổ bộ vào thị trường trong nước Từ khi có quyết định về thuế nhập khẩu giấy như đã nói trên, giấy từ Trung Quốc (nơi có lượng giấy tồn đọng lớn nhất thế giới) đã vào Việt Nam qua hai ngả thẳng từ Trung Quốc và từ các cơ sở sản xuất ở các nước ASEAN, giấy từ các nước khác, thậm chí từ Ý xa xôi cũng tràn sang Việt Nam bán với giá người mua định đoạt.

Trong vòng 20 năm qua, chưa bao giờ ngành giấy lại rơi vào tình cảnh "ngồi trên đống lửa" như hiện nay Hầu hết các doanh nghiệp sản xuất giấy trong nước có lượng tồn kho rất lớn, bằng công suất của cả tháng Theo ước tính của các doanh nghiệp sản xuất giấy vừa và nhỏ, khả năng lỗ từ 1 - 3 tỷ đồng trong năm nay

2.1.2 Tình hình thu gom và tái chế giấy

Thuật ngữ "giấy tái chế" dùng để chỉ giấy sản xuất từ giấy thải loại (đã qua sử dụng như: báo, tạp chí đã đọc xong, bao bì giấy - hòm hộp) Còn "giấy nguyên thủy" là giấy sản xuất từ gỗ (gỗ - bột gỗ - giấy) hoặc các xơ sợi xenlulô khác

Sử dụng giấy tái chế làm giảm đáng kể lượng bột nguyên thủy cần dùng, giảm lượng gỗ phải khai thác, giảm lượng nước cần dùng và năng lượng, giảm các chất thải gây ô nhiễm Thêm nữa, mỗi tấn giấy được tái chế là giảm đi một tấn giấy phải chôn lấp hoặc đốt để hủy bỏ - cả hai đều phát thải khí các bon chứa trong giấy

Giấy có thể tái chế từ 4 đến 6 lần trước khi xơ sợi quá ngắn để có thể làm thành

tờ giấy Do vậy, lợi ích về tiết kiệm năng lượng và bảo vệ môi trường là rất to lớn, có thể nói lớn hơn nhiều so với lợi ích kinh tế thuần túy Tuy nhiên, lợi ích kinh tế của việc tái chế giấy sẽ ngày càng tăng khi công nghệ sản xuất giấy tái chế ngày càng được cải tiến và hoàn thiện Xơ sợi tái chế không chỉ dùng để sản xuất giấy làm bao bì, giấy

in báo, giấy tissue mà còn dùng để pha trộn với bột nguyên thủy với một tỷ lệ ngày càng cao trong sản xuất giấy cao cấp hơn Như vậy, xơ sợi tái chế ngày nay có thể có mặt trong hầu hết các loại giấy thương mại

Tại Việt Nam, giấy thu hồi (thu gom trong nước và nhập khẩu) chiếm tới 70 % tổng lượng nguyên liệu dùng để sản xuất giấy Đây là tỉ lệ thấp nhất trong các nước ASEAN (cao nhất là Ma – lai – xi - a: 87 %) Tỉ lệ thu hồi giấy đã qua sử dụng ở Việt Nam cũng thuộc loại thấp nhất, chỉ đạt 25 % (Thái Lan 65 %) Từ năm 1999 đến năm

2007, tỉ lệ giấy đã sử dụng thu hồi được so với tổng lượng giấy tiêu dùng ít thay đổi, chỉ ở mức 24 – 25 % và tỉ lệ giấy thu hồi trong nước so với giấy thu hồi nhập khẩu hầu như không thay đổi từ 48 % lên 50 % Như vậy, rõ ràng công tác thu hồi giấy trong nước không có tiến triển từ khi thực hiện thuế giá trị gia tăng Nguyên nhân chủ yếu là

do cách hợp thức hóa trong chi phí sản xuất đối với việc mua giấy loại thu gom trong nước phức tạp, chỉ những cơ sở sản xuất quy mô nhỏ có thể chấp nhận được

Các cơ sở sản xuất quy mô lớn thường chịu mua giấy thu hồi nhập khẩu, dù đắt nhưng đem lại hiệu quả cao hơn về thời gian và chi phí (vì có hóa đơn giá trị gia tăng khi nhập hàng) mà chất lượng giấy thu hồi nhập khẩu lại cao hơn giấy thu hồi trong nước

Giấy thu hồi nhập khẩu vào Việt Nam từ nhiều nước, nhưng chủ yếu từ Mỹ, Nhật Bản, New Zealand

Những loại chính được nhập khẩu là: giấy hòm hộp các tông cũ (OCC), giấy báo cũ (ONP), tạp chí cũ (OMG), giấy lề (dẻo giấy, lề giấy - phế thải trong gia công ), giấy đứt, giấy trộn lẫn Từ năm 2000 đến nay, nhiều dây chuyền hiện đại, đồng bộ sản xuất bột từ giấy thu hồi đã được lắp đặt ở Việt Nam (160.000 tấn / năm) Năm 2009 sẽ đưa vào sản xuất ít nhất 5 dây chuyền sản xuất mới với tổng công suất 190.000 tấn / năm Những dây chuyền cũ sẽ được nâng cấp, chủ yếu tăng cường khâu nghiền, sàng bột và tách xơ sợi, đem lại hiệu suất bột cao hơn và chất lượng bột tốt hơn Việc đầu tư mới và nâng cấp tạo điều kiện sử dụng giấy loại thu gom trong nước (chất lượng không những thấp lại không ổn định) nhiều hơn, nâng cao được chất lượng bột và sẽ kích thích thu gom trong nước phát triển

Tuy nhiên, tại Việt Nam hiện nay chưa có định hướng rõ cho công tác sử dụng giấy thu hồi để sản xuất giấy, chưa có chính sách khuyền khích thu gom và tái chế

Trong Quy hoạch phát triển ngành giấy cũng không có nội dung thu gom và tái chế giấy loại, nhưng nhấn mạnh nhiều đến phát triển sản xuất bột giấy từ gỗ rừng trồng Việc thu gom và tái chế giấy ở Việt Nam còn mang tính tự phát Việc hợp thức mua gom giấy loại gặp nhiều khó khăn, là trở ngại lớn nhất trong việc tiêu thụ giấy thu gom trong nước Vì vậy, có thể thấy thu gom và tái chế giấy cần có một chính sách và giải pháp đồng bộ mang tính quốc gia Đại diện Viện Nghiên cứu chiến lược, chính sách công nghiệp cũng đã đề xuất một số chính sách và giải pháp nhằm làm căn cứ để

Bộ Công Thương phối hợp với các cơ quan nhà nước có liên quan đề ra các chính sách

và giải pháp hợp lý, có tình khả thi, nhằm mục tiêu tạo nguồn nguyên liệu cho công nghiệp chế biến và góp phần bảo vệ môi trường

Theo ngành Giấy thì hiện tại trong tổng số giấy sản xuất trong nước có tới hơn 70% nguyên liệu được dùng từ nguồn giấy tái chế Như vậy rõ ràng giấy đã qua sử dụng đang là nguyên liệu chính, thậm chí còn quan trọng hơn cả bột giấy

Thực tế đó cho thấy ngành Giấy đang rất cần một số lượng lớn giấy tái chế nhưng trên thực tế chúng ta lại đang lãng phí nguồn nguyên liệu này Xác định được tầm quan trọng của giấy tái chế, phế liệu như vậy nhưng hiện nay có một nghịch lý là: Trong số lượng giấy đưa vào sử dụng, hiện chỉ có 25 % giấy đã được sử dụng trong nước, giấy phế liệu được thu hồi đưa trở lại nhà máy làm nguyên liệu sản xuất Và do

đó hàng năm Việt Nam vẫn phải đang sử dụng một số lượng ngoại tệ lớn để nhập khẩu một khối lượng lớn giấy phế liệu, giấy tái chế từ nước ngoài để làm nguyên liệu sản xuất Trên thực tế thì vấn đề thu gom và tái chế giấy phế liệu đến bây giờ vẫn chưa được coi trọng

2.2 Tìm hiểu về công ty TNHH Giấy Bình Chiểu

™ Từ khi thành lập đến nay, công ty đã có những thành tựu đáng kể trong việc cải tiến công nghệ cho phù hợp với từng sản phẩm Công ty có 3 dây chuyền sản xuất, máy xeo 1 khổ 1,6 m; máy xeo 2 khổ 2,1 m; máy xeo 3 khổ 2,85 m

Tổng công suất thiết kế: 22.000 tấn / năm

™

Công ty có số lượng người lao động ổn định:

™

Tổng số người lao động: 110

Số người lao động trực tiếp: 82

Số người lao động gián tiếp: 28

Môi trường làm việc của công ty rất cởi mở, thân thiện để nhân viên yên tâm làm việc, đặt trọn niềm tin cũng như cống hiến hết mình vì công ty

Thực tế hiện nay, khi có những chính sách, quy định mới đối với người lao động, công ty đều phổ biến đầy đủ Những thông tin định kỳ và đột xuất như thông tin

về chất lượng sản phẩm, sản phẩm thực tế đạt được… đều được công ty thông tin đến công nhân

Công ty luôn thực hiện đúng chính sách nhà nước, trả lương cho người lao động

và đóng thuế đầy đủ…

™ Các chế độ phúc lợi

Cán bộ công nhân viên Nhà máy được thực hiện đầy đủ về BHXH, BHYT, được nghỉ phép 15 ngày / năm Ngoài ra người lao động ốm đau thì công ty còn có tặng phẩm, trích tiền, tặng đường, sữa…

Thực hiện chế độ nghỉ dưỡng hàng năm (ưu tiên thai phụ, người bị tai nạn lao động)

Cán bộ công nhân viên được nghỉ và thưởng vào các ngày lễ trong năm: 30/4, 1/5, 2/9, Tết tây, Tết âm lịch… Đối với lao động nữ có quà vào ngày 8/3, 20/10 hàng năm

Cán bộ công nhân viên được tổ chức đi du lịch 2 năm / lần

Đối với con cháu cuả người lao động: đều có tặng quà Ngày quốc tế thiếu nhi 1/6, Trung thu, cấp học bổng cho những học sinh giỏi, tiên tiến, ai có con vào lớp 1 tặng thêm tập vở…

™ Các hoạt động đóng góp cho xã hội:

Công ty có tham gia đóng góp tất cả các cuộc vận động của địa phương và xã hội:

Ở phường, quận: đóng góp giúp đỡ cho người già đau yếu, mẹ Việt Nam anh hùng, Hội Phụ Nữ, Cựu Chiến Binh, Dân phòng, tham gia trợ cấp học bổng cho các

em học sinh nghèo, học giỏi… Những hoạt động của địa phương công ty cũng tham gia thường xuyên như đóng góp tiền, tham gia thi đi bộ…

Đối với xã hội: công ty có đóng góp cứu trợ thiên tai, bão lũ…

Qua các chính sách và hoạt động trên mỗi năm công ty đều được bằng khen của phường, quận và thành phố

™ Có định lượng giấy ổn định trên chiều ngang và chiều dài cuộn giấy

™ Màu sắc giấy được kiểm soát chặt chẽ, bảo đảm tính bền màu trong thời gian dài

™ Công ty sản xuất giấy theo yêu cầu của khách hàng

2.2.3 Cơ cấu tổ chức của công ty

Ban Giám Đốc (Hội Đồng Thành Viên) gồm một Giám đốc là chủ tịch Hội đồng thành viên và 3 Phó Giám đốc phụ trách lần lượt các mảng: kinh doanh, tài chính

và sản xuất

Công ty có Chi bộ Đảng viên, Công Đoàn, và đóng bảo hiểm 100% cho thành viên công ty

Công ty có vốn tư nhân với vốn điều lệ: 3 tỷ

Công ty có cơ cấu tổ chức linh động và hiệu quả

Ban Quản Đốc

Tổ Cơ Khí

Kho Vật

Tư

Phòng Kinh Doanh

2.2.4 Quy trình sản xuất tại công ty

Hỗn hợp nguyên liệu giấy được công nhân đưa xe nâng đến băng tải cho vào máy thủy lực Tại đây hỗn hợp giấy loại được đánh tơi và hòa loãng thành dạng huyền phù bột nhờ tác động của cánh quậy được lắp theo trục thẳng đứng đặt ở giữa đáy bể Sau khi đạt được nồng độ cần thiết, khoảng 3.5 – 4 %, huyền phù bột sẽ đi qua một tấm lưới sàng (dạng lỗ) với tác dụng sàng chọn bột tốt, được lắp dưới đáy hồ Bột dưới sàng được đưa đến hồ chứa, từ đây bột tiếp tục đưa đến thiết bị lọc nặng

Mục đích của thiết bị lọc nặng là loại bỏ các phần tử như: cát, kim loại hoặc các loại tạp chất nặng khác Bột tốt lọt qua lỗ sàng (đường kính lỗ sàng là 2 mm) sẽ được đưa đến công đoạn tiếp sau Bột xấu không lọt qua lỗ sàng bị giữ lại trên mặt sàng được đưa qua thùng tách keo Phần bột xấu sau khi được tách keo và lắng cát sẽ nhập vào với dòng bột tốt để đi đến công đoạn sau; còn phần băng keo được tách ra (có mang theo một ít xơ sợi) sẽ bỏ đi Bột ra khỏi lọc nặng đạt nồng độ 1.2 % được bơm qua sàng rung, nếu được bột sẽ qua tiếp sàng khe Sàng khe được sử dụng với mụch đích: sàng chọn bột lại một lần nữa để loại bỏ những xơ sợi không hợp cách còn sót lại rồi qua lọc chùm Bột lọt qua được khe sàng (đường kính khe là 0,25 mm) là bột tốt được đưa qua lọc chùm, phần bột bị giữ lại phía trên mặt sàng được đưa trở lại thùng tách keo (sàng thô thứ cấp) để xử lý lại một lần nữa

Mục đích của lọc chùm: làm sạch bột, loại những tạp chất (cát, đá, sạn…), bột

tốt đưa thẳng đến sàng nghiêng tiếp tục công đoạn cô đặc bột Bột sau khi qua lọc

chùm và sàng tinh có nồng độ rất thấp (< 1.9 %), cần phải cô đặc để nâng nồng độ bột lên đến 2.8 - 3.2 % nhằm thuận lợi cho việc nghiền bột tiếp sau Bột sau cô đặc đạt nồng độ 2.8 - 3.2 % để chuẩn bị đưa qua công đoạn nghiền bột

Bột nghiền xong chuyển sang dự trữ tại hồ phối chế (nếu có pha hóa chất) và đến hồ điều tiết để cấp cho máy xeo Lần lượt qua các khâu ép, sấy, cuộn, cắt cuộn và sau cùng là thành phẩm

Sàng phân ly

Cuộn đầu máy Sấy

Ép

Hồ phối chế

Xeo tròn

Sàng khe

Lọc chùm

Sàng nghiêng

Hồ cô đặc

Nghiền đĩa

Hồ chứa

Lọc nặng

Máy thủy lực

Băng tải

Hồ điều tiết

Cắt cuộn

Thành phẩm

Hình 2.2: Sơ đồ quy trình sản xuất tại công ty

2.2.5 Thuận lợi và khó khăn hiện nay của công ty trong việc thu mua nguyên vật liệu

Thuận lợi:

™

Công ty có mặt bằng rộng nên chứa được nhiều hàng, giải phóng xe hàng nhanh

và không có tình trạng thiếu sân bãi chứa hàng

Quy trình nghiệm thu hiện tại thoáng phù hợp với tình hình kinh tế

Hình thức thanh toán tiền nhanh

Khó khăn:

™

Giá cả cạnh tranh do hàng khan hiếm và phải hạ tiêu chuẩn thu mua để mua được nhiều hàng hơn

Chương 3

NỘI DUNG (VẬT LIỆU) VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

3.1 Phương pháp nghiên cứu

™ Phương pháp thu thập thông tin số liệu từ các phòng ban của công ty, tham khảo ý kiến các chuyên gia, lãnh đạo và nhân viên của công ty về vấn đề nghiên cứu

Cụ thể là các cán bộ phụ trách quản lý nguyên vật liệu của công ty Tham khảo thông tin trên báo chí, internet… liên quan đến đề tài nghiên cứu

™ Phương pháp mô tả: Là phương pháp sử dụng để trình bày về thực trạng quản trị nguyên vật liệu tại công ty

™ Phương pháp thống kê thực nghiệm: Là phương pháp tính toán để xây dựng mô hình tồn kho, kiến nghị kỹ thuật phân tích A.B.C

3.2 Nội dung nghiên cứu

™ Tìm hiểu tổng quan về công ty TNHH Giấy Bình Chiểu

™ Tìm hiểu về công việc thu mua hàng hoá đồng thời nghiên cứu mô hình cung ứng nguyên vật liệu hợp lý cho công ty

™ Tìm hiểu về quy trình quản trị nguyên vật liệu của công ty, kiến nghị kỹ thuật phân tích A.B.C giúp công việc quản lý của công ty dễ dàng hơn

3.2.1 Bản chất của tồn kho

Hai vấn đề quan trọng trong mọi hoạch định tồn kho là:

™ Cần đặt hàng là bao nhiêu cho từng loại nguyên vật liệu ?

™ Khi nào thì tiến hành đặt hàng lại ?

3.2.2 Phân loại hàng tồn kho

Hàng tồn kho trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Việc xác định và ghi nhận hàng tồn kho đòi hỏi phải được quan tâm thường xuyên vì hàng tồn kho chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số các tài sản lưu động của các doanh nghiệp

Để quản lý tốt hàng tồn kho cần phải phân loại, sắp xếp hàng tồn theo những nhóm và theo tiêu thức nhất định Tiêu thức phân loại thông dụng nhất là phân loại theo công dụng của hàng tồn kho

Hàng tồn kho còn được phân loại theo các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh, đó là hàng tồn kho ở khâu dự trữ (nguyên vật liệu, hàng đi đường, công cụ dụng cụ ); hàng tồn kho ở khâu sản xuất (giá trị sản phẩm dở dang) và hàng tồn kho ở khâu lưu thông (thành phẩm, hàng hoá, hàng gửi bán)

3.2.3 Quản trị tồn kho

Những nguyên vật liệu, hàng hoá mua về đã được kiểm tra trước khi đưa vào các kho dự trữ Đến lượt cần phải quản lý chúng, việc quản trị tồn kho bao quát trên ba phương diện: Quản trị hiện vật của hàng tồn kho, quản trị kế toán và quản trị kinh tế của hàng tồn kho

3.2.3.1 Quản trị hiện vật của hàng tồn kho

Quản trị về mặt vật chất của hàng tồn kho dựa vào việc tối ưu hóa sự lưu kho của sản phẩm: diện tích và số lượng cần thiết là bao nhiêu?; kho tàng có những phương tiện nào, trong số đó có những phương tiện vận chuyển nào?; cần phải mua chúng như thế nào? Đáp án cho câu trả lời này cho phép thấy khả năng sinh lợi của các khoản đầu tư đã chấp nhận Quản trị tốt về mặt vật chất của hàng tồn kho bảo đảm cho khách hàng của doanh nghiệp một “mức độ dịch vụ tốt” và có thể tạo ra một lợi thế so với các đối thủ

™ Những nguyên tắc cơ bản của kho tàng

Trong các doanh nghiệp công nghiệp, người ta chia thành kho thành phẩm, kho nguyên vật liệu, kho các bộ phận linh kiện, kho dụng cụ đồ nghề.v.v Những kho này

là cần thiết, bởi vì các dự trữ phải được bảo vệ chống ăn trộm, chống thời tiết xấu, chống nóng, ẩm và chống những biến dạng v.v Những cơ sở dự trữ cần phải kín và phù hợp với từng loại sản phẩm, hàng hoá, vật tư cần được bảo vệ Địa điểm kho dự trữ cần phải được bố trí sao cho việc vận chuyển tối thiểu và dễ dàng cho việc nhập, xuất các hàng hoá

™ Mã hoá và phương pháp xếp đặt các sản phẩm dự trữ

Để thuận lợi cho công tác tồn kho và tăng tốc độ giải phóng kho, cần thiết phải nhận dạng sản phẩm một cách nhanh chóng Giải pháp đơn giản nhất là sử dụng tên

gọi của chúng, nhưng cách gọi tên này thường ít được sử dụng, đặc biệt khi chúng gồm những chỉ dẫn kỹ thuật hoặc kích cỡ, do đó doanh nghiệp thường sử dụng một bộ

mã số (chẳng hạn như: 1234) hoặc cả chữ cái và số cho mỗi mặt hàng dự trữ

Phương pháp phổ quát vị trí: “bất kỳ vật gì, bất kỳ chỗ nào” là sử dụng vị trí nào còn trống lúc đưa hàng vào kho, một sản phẩm có nhiều điạ chỉ Ưu điểm của nó

là tận dụng được diện tích kho tàng, nhưng khó về mặt thông tin để định vị được chỗ trống khi nhập kho và tìm địa chỉ sản phẩm khi xuất kho

Phương pháp tần suất quay vòng: Loại hàng nào ra vào nhiều nhất được xếp ở chỗ thuận tiện nhất

Phương pháp hai kho: Kho được chia làm hai bộ phận: Kho dự trữ được cung ứng do nhập kho và cung cấp số lượng nhỏ cho kho phân phối từ đó xác lập các đơn đặt hàng Phương pháp vào trước ra trước (first in, first out: FI FO)

3.2.3.2 Quản trị kế toán hàng tồn kho

™ Nắm số lượng tồn kho: Doanh nghiệp sử dụng các phiếu kho để ghi chép sự vận động của hàng hoá (nhập và xuất) và tính toán số lượng tồn kho ( tồn kho cuối cùng = tồn kho ban đầu + nhập - xuất)

™ Kiểm kê: Phiếu kho cho phép nắm được hàng tồn trong kho về mặt giấy tờ, nhưng nó không thể tính được những mất mát hoặc hư hỏng ở tất cả các dạng Để khắc phục điều này, quy định các doanh nghiệp thực hiện kiểm kê một cách thường xuyên (kế toán), hoặc gián đoạn (ngoài kế toán) Việc kiểm kê này là cơ sở để đánh giá dự trữ được biểu thị ở bảng cân đối, cho phép nhà quản trị biết được bất cứ lúc nào về tình hình dự trữ của họ Việc kế toán này của dự trữ là khá dễ dàng về số lượng hiện vật, nhưng có nhiều khó khăn về giá trị

™ Nắm giá trị tồn kho: Việc nắm các tồn kho về mặt giá trị là khó khăn, vì thông thường các mặt hàng nhập vào có những giá mua khác nhau Vấn đề cần phải định giá cho chúng khi xuất kho theo giá nào? Về phương pháp có thể sử dụng: Phương pháp giá bình quân gia quyền

3.2.3.3 Quản trị kinh tế của hàng tồn kho

Chức năng tồn kho phải thực hiện hai mục tiêu có vẻ trái ngược nhau:

™ Mục tiêu an toàn: có tồn kho để tránh mọi gián đoạn

™ Mục tiêu tài chính: giảm đến mức thấp nhất có thể được về mức tồn kho để giảm những chi phí kho tàng

3.2.4 Phương pháp lựa chọn cung ứng

Tất cả các nguyên liệu, hàng hoá doanh nghiệp mua được không phải đều có cùng một tầm quan trọng như nhau: thiếu một số loại này thì làm tê liệt doanh nghiệp; một số khác lại quá đắt; một số khác lại khó mà có được (thời hạn chế tạo, giao hàng,

số lượng người cung ứng hạn chế) Từ đó việc quản trị cung ứng cần phải được lựa chọn Doanh nghiệp cần phải chú ý nhiều vào những sản phẩm quan trọng, do vậy cần phải sắp xếp các mặt hàng dự trữ để xác định những phương pháp quản trị có hiệu quả nhất

™ Phân tích 20 / 80:

Nguyên tắc: Phần lớn các trường hợp, một doanh nghiệp thực hiện khoảng 80

% doanh số chỉ với 20 % lượng khách hàng của mình và ngược lại 80 % số lượng khách hàng chỉ góp phần vào 20 % doanh số Trong vấn đề dự trữ, người ta kiểm tra

và nhận thấy rằng 20 % số lượng các mặt hàng tạo ra 80 % giá trị đầu tư cho dự trữ, hoặc là 80 % tiêu dùng về giá trị hoặc còn là 80 % giá trị mua Tất nhiên, những số liệu này là số trung bình, số liệu tỷ lệ này có thể là 15 / 85 hoặc là 25 / 75

™ Phương pháp A.B.C

Nguyên tắc: Phân tích A.B.C là thể loại nhuần nhuyễn của phương pháp phân

tích 20 / 80, chia các loại vật tư hàng hoá thành 3 nhóm:

Nhóm A: Bao gồm những hàng hoá có giá trị hàng năm chiếm từ 70 – 80 % so với tổng giá trị tồn kho, khi đó số lượng chỉ chiếm khoảng 10 – 20 % lượng hàng tồn kho

Nhóm B: Bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm ở mức trung bình từ 15 – 30 % ứng với số lượng khoảng 25 – 30 % tổng số hàng tồn kho

Nhóm C: Gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ chiếm 5 – 10 % nhưng

số lượng chiếm khoảng 50 – 60 % tổng số lượng hàng tồn kho

Bảng 3.1: Phân nhóm trong kỹ thuật phân tích ABC

Phương pháp phân tích A.B.C cho phép ra những quyết định quan trọng:

™ Có liên quan đến dự trữ: Những sản phẩm nhóm A, B sẽ là đối tượng được đầu

tư lập kế hoạch thận trọng, nghiêm túc hơn về nhu cầu; còn các sản phẩm nhóm C chỉ

là đối tượng kiểm kê định kỳ Tất cả mọi sự can thiệp nhằm hạn chế dự trữ trước tiên nhằm vào mặt hàng nhóm A, B

™ Có liên quan đến việc mua hàng: Phân tích A.B.C về doanh số mua theo chủng

loại hàng hoá:

Các sản phẩm nhóm A, B là đối tượng lùng kiếm và để đánh giá kỹ càng những người cung ứng và phải được phân tích về mặt giá trị hàng hoá

Các sản phẩm nhóm A, B phải giao cho những người có kinh nghiệm, còn mặt hàng nhóm C giao cho những người mới vào nghề

Trong một số trường hợp, các sản phẩm nhóm A, B là đối tượng mua tập trung, mua các loại khác là phi tập trung

™ Các yêu cầu trong ghi chép tồn kho:

Các quyết định về chính sách tồn kho cũng như việc thực hiện chúng đều phải dựa trên các dữ liệu tồn kho Các dữ liệu này càng chính xác bao nhiêu thì càng đảm bảo việc ra quyết định và thực thi quyết định tốt bấy nhiêu Chỉ khi nào xác định những gì thực sự đang có trong tay, nhà quản trị mới có được những quyết định chính xác về đơn hàng, lịch tiến độ sản xuất và vận chuyển

Để kiểm tra tốt việc tồn kho, các báo cáo tồn kho phải được thẩm tra chính xác trong từng chu kỳ tính toán đối với từng nhóm hàng A,B,C Chu kỳ này thay đổi tùy theo nhóm hàng:

3.2.5 Các chi phí trong quản trị tồn kho

™ Chi phí mua hàng (Cmh) = (Khối lượng hàng) * (đơn giá)

™ Chi phí đặt hàng (Cđh)

Chi phí cho một lần đặt hàng (S) bao gồm:

Chi phí hoa hồng cho người giới thiệu

Chi phí hành chánh để thực hiện 1 đơn hàng

Chi phí chuẩn bị phương tiện để thực hiện 1 đơn hàng

Chi phí khác…

Cđh = (D / Q) * S

Trong đó:

Cđh : Chi phí đặt hàng trong năm

D : Nhu cầu vật tư trong năm

Q : Số lượng hàng của 1 đơn hàng

™ Chi phí tồn trữ (Ctt)

Chi phí tồn trữ 1 đơn vị hàng trong 1 đơn vị thời gian (H) bao gồm:

Chi phí thuê kho (khấu hao kho)

Chi phí sử dụng máy móc thiết bị trang bị trong kho

Chi phí lao động

Chi phí thuế

Chi phí bảo hiểm

Chi phí mất mát, hư hỏng, hao hụt…

3.2.6 Mô hình sản lượng kinh tế cơ bản

Mô hình sản lượng kinh tế cơ bản (EOQ): (The Basic Economic Order Quantity Model) do Ford W.Harris đề xuất năm 1915 Đây là một trong những kỹ thuật kiểm soát tồn kho phổ biến Hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn còn sử dụng mô hình này vì

nó dễ sử dụng và có tính thiết thực cao Mô hình này cho kết quả khá ổn định Được áp dụng với các điều kiện giả định như sau:

™ Nhu cầu vật tư biết trước ổn định

™ Thời gian vận chuyển biết trước và không thay đổi

™ Không có việc khấu trừ theo sản lượng

™ Không có việc thiếu hàng trong kho

3.2.7 Các biện pháp giảm sản lượng hàng tồn kho

Để giảm số lượng hàng tồn kho trong các doanh nghiệp có thể áp dụng các biện pháp như sau:

™ Áp dụng các mô hình tồn kho thì cần giảm tối đa lượng vật tư

™ Áp dụng kế hoạch sửa chữa dự phòng thì cần xác định lượng phụ tùng dự trữ hợp lý

™ Áp dụng hình thức sản xuất dây chuyền thì cần giảm tối đa lượng sản phẩm dở dang

™ Áp dụng chế độ hợp đồng chặt chẽ với khách hàng thì cần xác định đúng số lượng thành phẩm và thời điểm giao hàng

™ Áp dụng kỹ thuật phân tích biên tế thì cần xác định khi nào cần tăng thêm hàng tránh tồn kho

3.2.8 Đánh giá hiệu quả của công tác quản trị tồn kho

™ Mức độ đáp ứng nhu cầu sản xuất và nhu cầu khách hàng

Tỷ lệ % các đơn hàng khả thi = 100 – Số đơn hàng không thực hiện được / tổng

số đơn hàng trong năm * 100

Hệ số vòng quay hàng tồn kho càng cao càng cho thấy DN bán hàng nhanh và hàng tồn kho không bị ứ đọng nhiều Vì vậy, hệ số vòng quay hàng tồn kho cần phải

đủ lớn để đảm bảo mức độ sản xuất và đáp ứng được nhu cầu khách hàng

Chương 4

KẾT QUẢ VÀ THẢO LUẬN

4.1 Cung ứng nguyên vật liệu

4.1.1 Tiêu chuẩn thu mua giấy vụn

™ Giấy carton loại 1:

A1: Thùng carton ngoại nhập, có 2 lớp làm bằng giấy Kraft dày

A2: Giấy rìa carton của các công ty liên doanh sản xuất bao bì, giấy xén lề làm thùng, hộp carton cao cấp có 1 hoặc 2 mặt làm bằng giấy trắng (không lẫn tạp chất, tỉ

lệ băng keo cho phép tối đa 0,5 %)

Tiêu chuẩn chung cho carton loại 1: Không lẫn tạp chất và băng keo Không lẫn các loại giấy khác, trong trường hợp có lẫn các loại giấy khác lô hàng đó sẽ bị hạ cấp

™ Giấy carton loại 2:

B1: Giấy rìa từ các đơn vị sản xuất bao bì trong nước Ống vải, ống nòng giấy

™ Giấy carton loại 3:

C1: Thùng carton sản xuất trong nước có lẫn các loại giấy báo, bao gói, tập học sinh, hộp thuốc tây, hộp thuốc lá đã làm sạch (khoảng 10 %)

C2: Thùng carton dán nhiều băng keo (tỉ lệ tối đa 2 %) Thùng carton làm bằng giấy nội có lẫn các loại giấy khác như tạp chí, giấy báo, tập học sinh, giấy bao gói…(khoảng 20 %)

Tiêu chuẩn chung cho carton loại 3: Không lẫn tạp chất như sắt thép, nylon…Trong trường hợp các loại giấy khác vượt quá tỷ lệ quy định thì lô hàng đó sẽ

bị trừ trọng lượng hàng hoặc lô hàng đó sẽ bị trả lại nhà cung cấp