TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI GIAO NHẬN HÀNG HÓA HOÀNG LONG

Khóa luận tập trung tìm hiểu về quy trình giao nhận hàng Sea và Air, những chi phí liên quan đến hoạt động giao nhận, những nhân tố ảnh hưởng cũng như những thuận lợi, khó khăn trong côn

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC NÔNG LÂM THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI

GIAO NHẬN HÀNG HÓA HOÀNG LONG

TẠ ĐỖ KIỀU NHẬT QUYÊN

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỂ NHẬN VĂN BẰNG CỬ NHÂN NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH THƯƠNG MẠI

Thành phố Hồ Chí Minh Tháng 06 năm 2009

Hội đồng chấm báo cáo khóa luận tốt nghiệp đại học khoa Kinh Tế, trường Đại

Học Nông Lâm Thành Phố Hồ Chí Minh xác nhận khóa luận “Tìm Hiểu Hoạt Động Giao Nhận Tại Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Một Thành Viên Thương Mại Giao Nhận Hàng Hóa Hoàng Long” do TẠ ĐỖ KIỀU NHẬT QUYÊN, sinh viên Khóa 31,

ngành Quản Trị Kinh Doanh Thương Mại, đã bảo vệ thành công trước hội đồng vào ngày _

THS LÊ THÀNH HƯNG

Người hướng dẫn

Ngày tháng năm 2009

Chủ tịch hội đồng chấm báo cáo Thư ký hội đồng chấm báo cáo

Ký tên, ngày tháng năm Ký tên, ngày tháng năm

LỜI CẢM ƠN

Con xin gửi lời cảm ơn đến ông bà, cha mẹ và những người thân yêu trong gia đình - những người đã ủng hộ và giúp đỡ con về mọi mặt trong suốt thời gian qua Thành công nào cũng dựa trên sự nỗ lực, chăm chỉ, dựa trên những vấp ngã, những trải nghiệm của bản thân con trong cuộc sống Chính vì vậy, mọi người luôn ở bên con để tạo điều kiện cho con được học tập, nắm tay con, giúp con đứng lên trong những lúc con mệt mỏi và mất định hướng ở tương lai Một lần nữa, con xin cảm ơn tất cả những

gì mà mọi người đã dành cho con

Thời gian học tại trường là khoảng thời gian đầy ắp những kỷ niệm khó quên Tại ngôi trường này, em đã học được nhiều điều Những kiến thức về chuyên ngành, rồi những kiến thức về cuộc sống và thật nhiều điều khác nữa mà em được học từ các thầy cô sẽ là hành trang quý báu cho em vào đời Đặc biệt, xin gửi lời cảm ơn đến thầy

Lê Thành Hưng, thầy đã tận tình hướng dẫn giúp em hoàn thành khóa luận này

Cháu chân thành cảm ơn chú Đào Thanh Lưu - giám đốc công ty HL Cargo và

em cũng cảm ơn các anh chị trong công ty, mọi người đã tạo điều kiện thuận lợi, đã giúp đỡ trong suốt thời gian em thực tập tại công ty Cảm ơn chị Đỗ Thị Quỳnh Thy - phòng chứng từ và dịch vụ khách hàng - đã quan tâm, chỉ dẫn và cung cấp cho em những tài liệu cần thiết để hoàn thành khóa luận này

Tôi cũng rất cảm ơn các bạn lớp TM 31, những người đã đồng hành và giúp đỡ tôi trong những năm học tại trường Nông Lâm Tp.HCM

XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN!

Tp Hồ Chí Minh, tháng 06 năm 2009

Tạ Đỗ Kiều Nhật Quyên

NỘI DUNG TÓM TẮT

TẠ ĐỖ KIỀU NHẬT QUYÊN Tháng 6 năm 2009 “Tìm Hiểu Hoạt Động Giao Nhận Tại Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Một Thành Viên Thương Mại Giao Nhận Hàng Hóa Hoàng Long”

Tạ Đỗ Kiều Nhật Quyên June 2009 “Study On Forwarding Operations At Hoang Long Forwarding Trading One Member Co., Ltd”

Khóa luận tập trung tìm hiểu về quy trình giao nhận hàng Sea và Air, những chi phí liên quan đến hoạt động giao nhận, những nhân tố ảnh hưởng cũng như những thuận lợi, khó khăn trong công tác giao nhận và đề ra một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hiệu quả của hoạt động giao nhận tại công ty thông qua việc phân tích ma trận SWOT

Kết quả phân tích cho thấy:

- Các bước tiến hành khi giao nhận hàng xuất nhập khẩu

- Những yếu tố khách quan từ bên ngoài và những nhân tố chủ quan bên trong doanh nghiệp có ảnh hưởng đến công tác giao nhận như thế nào

Từ đó công ty có thể nắm bắt các cơ hội và phòng tránh đến mức thấp nhất các rủi ro, cũng như phát huy những lợi thế của mình đồng thời khắc phục những điểm yếu

để hoạt động giao nhận ngày càng đạt hiệu quả hơn

vi

MỤC LỤC

Trang

MỤC LỤC VI DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT IX DANH MỤC CÁC BẢNG X CHƯƠNG 1 1

2.4.2 Hệ thống đại lý của công ty trên thế giới 10 2.4.3 Kết quả hoạt động kinh doanh tại công ty Hoàng Long 13 2.4.4 Phần mềm quản lý hoạt động kinh doanh tại công ty 15 CHƯƠNG 3 16 NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 16

3.1 Cơ sở lý luận 16

3.1.4 Vai trò của ma trận SWOT trong việc nghiên cứu hoạt động giao nhận 24

CHƯƠNG 4 27

KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN 27

4.2 Quy trình giao nhận hàng bằng đường biển (hàng Sea) 28

4.3 Quy trình giao nhận hàng bằng đường hàng không 35

4.4 Những chi phí liên quan đến hoạt động giao nhận 39

Công ty cần chú ý đến khách hàng ở Châu Úc VÀ Châu Phi Đây là hai thị trường tiềm năng cần khai thác Để có thể mở rông thị trường hơn nữa, công ty cần

HĐKD : Hoạt động kinh doanh

IT : Information Technology – công nghệ thông tin LNTT : Lợi nhuận trước thuế

LCL : Less Container Loaded – gửi hàng lẻ

TNHH : Trách nhiệm hữu hạn

VNĐ : Việt Nam đồng

x

DANH MỤC CÁC BẢNG

Trang

Bảng 2.2 Danh Sách Các Đại Lý Của Công Ty HL Cargo Trên Toàn Thế Giới 12 Bảng 2.3 Doanh Thu, Chi Phí, Lợi Nhuận Trước Thuế Của CT Từ Năm 2006 –

Hình 4.3 Sơ Đồ Hệ Thống Thông Tin Liên Lạc Tại Công Ty HL Cargo 47 Hình 4.4 Số TEU Xuất Nhập Khẩu tại công ty HL Cargo từ 2006 – 2008 50 Hình 4.5 Biểu Đồ Tỷ Lệ Vận Chuyển Hàng Hóa Sang Các Châu Lục Trong Năm

Hình 4.6 Tỷ Lệ Vận Chuyển Giữa Hàng Khô và Hàng Lạnh Năm 2008 51 Hình 4.7 Khối Lượng Hàng Hoá Vận Chuyển Từ 2006 - 2008 52 Hình 4.8 Biểu Đồ Tỷ Lệ Phân Bổ Khối Lượng Vận Chuyển Giữa Các Châu Lục Năm

Hình 4.10 Sơ Đồ Các Hoạt Động Marketing Tập Trung Vào Khách Hàng 61

CHƯƠNG 1

MỞ ĐẦU

1.1 Đặt vấn đề

Ngày nay khi nước ta đã bước vào sân chơi của thế giới, nhiều cơ hội đang mở

ra cho các doanh nghiệp Hoạt động ngoại thương ngày càng phát triển mạnh mẽ, sự giao lưu hàng hoá được đảm bảo, nâng cao kim ngạch xuất nhập khẩu, và giúp chúng

ta khai thác có hiệu quả các thế mạnh của nguồn lực trong nước và nắm bắt cơ hội bên ngoài Hoạt động xuất nhập khẩu và dịch vụ giao nhận hàng hóa là hai hoạt động không thể tách rời nhau, chúng có sự tác động qua lại thống nhất với nhau Hoạt động xuất nhập khẩu ngày càng phát triển và tăng mạnh là do có sự góp phần của dịch vụ giao nhận và sự phát triển đó cũng tạo môi trường, điều kiện cho hoạt động giao nhận phát triển Nền kinh tế ngày một năng động và phát triển, số lượng hàng hóa lưu thông ngày càng nhiều đòi hỏi sự ra đời của hoạt động logistics Dịch vụ logistics (giao nhận

- kho vận) là chuỗi các hoạt động thương mại từ vận tải, kho bãi, thủ tục xuất nhập cảng, phân phối, lưu thông hàng hóa ở Việt Nam, chiếm khoảng từ 15-20% GDP (nguồn từ internet) Và nó ngày càng có vai trò quan trọng trong nền kinh tế, giúp tối

ưu hóa các quá trình trong hoạt động sản xuất-kinh doanh Việt Nam được đánh giá là một thị trường tiềm năng cho ngành kinh doanh dịch vụ logistics phát triển Một số liệu cho thấy tầm quan trọng của ngành dịch vụ đầy tiềm năng này Năm 2005, tổng kim ngạch xuất nhập khẩu của Việt Nam khoảng 73 tỉ USD Gần đây, sự khủng hoảng của nền kinh tế Mỹ đã lan sang Châu Âu và Nhật Bản, gây ảnh hưởng không nhỏ đến đến nền kinh tế thế giới Tình trạng suy thoái đang diễn ra, tốc độ tăng trưởng kinh tế

bị giảm sút GDP của Mỹ chiếm 25% GDP toàn cầu và tỷ lệ lớn hơn trong giao dịch tài chính quốc tế, đó là lý do tại sao kinh tế Mỹ suy giảm đánh dấu sự khởi đầu của sự

đi xuống của kinh tế toàn cầuThương mại sụt giảm: ảnh hưởng dễ thấy nhất của suy thoái kinh tế Mỹ lên kinh tế thế giới là thương mại đi xuống Nếu sản lượng và nhu

2

cầu của Mỹ giảm, hai việc chắc chắn sẽ xảy ra khi kinh tế suy thoái, hậu quả tất yếu là tiêu dùng cá nhân giảm, tiêu dùng vốn, và sản xuất giảm dẫn đến nhập khẩu giảm

(nguồn: http://dantri.com.vn/c36/s36-222004/kinh-te-my-bat-dau-om-yeu.htm) Theo

dự báo của Thứ trưởng Bộ Thương mại Lương Văn Tự, nếu tính tỷ trọng dịch vụ logistics chiếm trong kim ngạch xuất nhập khẩu - thường vào khoảng 15% - thì kim ngạch logistics sẽ đạt 30 tỉ USD Trong mười năm tới (từ 2005 đến 2015), kim ngạch xuất khẩu của Việt Nam ước đạt tới 200 tỉ USD/năm và do đó tiềm năng phát triển dịch vụ logistics Việt Nam là rất lớn

Vì vậy, loại hình kinh doanh dịch vụ logistics đang được sự quan tâm và đầu tư của nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước Hoàng Long Cargo cũng là một trong số

đó Để nâng cao hiệu quả của hoạt động kinh doanh tại công ty, tôi đã thực hiện việc tìm hiểu quy trình giao nhận hàng hóa để thấy được những mặt mạnh và yếu của doanh nghiệp trong quá trình giao nhận nhằm đề ra những giải pháp thích hợp trong việc kinh doanh trong thời gian sắp tới

Được sự giới thiệu của trường Nông Lâm và sự chấp thuận của công ty HL, tôi

đã thực hiện khóa luận “Tìm Hiểu Hoạt Động Giao Nhận Tại Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Một Thành Viên Thương Mại Giao Nhận Hàng Hóa Hoàng Long” để có thể hiểu hơn về lĩnh vực kinh doanh còn khá non trẻ nhưng hứa hẹn

nhiều cơ hội này

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

Tìm hiểu hoạt động giao nhận hàng hóa tại công ty HL để thấy được những thách thức, những mặt mạnh và yếu của doanh nghiệp trong quá trình giao nhận hàng hoá nhằm đề ra biện pháp khắc phục để việc kinh doanh ngày một thuận lợi hơn

1.3 Phạm vi nghiên cứu

1.3.1 Phạm vi không gian

Việc nghiên cứu được thực hiện tại công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thương mại giao nhận hàng hoá Hoàng Long, địa chỉ: 60 Lê Quốc Hưng phường 12 quận 4 Tp HCM

1.3.2 Phạm vi thời gian

Thời gian thực hiện đề tài: 03/2009 đến 06/2009

1.3.3 Nội dung nghiên cứu:

Nghiên cứu về quy trình giao nhận mặt hàng Sea và hàng Air tại công ty Hoàng Long

Các chi phí phát sinh khi giao nhận

Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình giao nhận hàng hóa

Cơ hội và thách thức mà một doanh nghiệp giao nhận thường gặp phải

Mặt mạnh và yếu trong hoạt động giao nhận của công ty

Xây dựng ma trận Swot và đề ra các chiến lược

1.4 Cấu trúc khóa luận

Chương 1: Nêu vấn đề, mục tiêu nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu và cấu trúc khoá luận

Chương 2: Giới thiệu về lịch sử hình thành và phát triển, bộ máy tổ chức và hoạt động của các phòng ban và sơ lược về tình hình hoạt động của công ty

Chương3: Các khái niệm liên quan đến giao nhận và các phương pháp nghiên cứu về hoạt động giao nhận

Chương 4: Phân tích quy trình giao nhận hàng hóa, các chi phí liên quan đến việc giao nhận, các yếu tố ảnh hưởng đến việc giao nhận, xây dựng ma trận SWOT và

đề ra các chiến lược kinh doanh

Chương 5: Kết luận và đưa ra một số kiến nghị cụ thể để nâng cao hiêu quả hoạt động giao nhận của công ty

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN

2.1 Giới thiệu sơ lược về công ty

Tên giao dịch quốc tế : H.L CARGO CO

Tên viết tắt: HL CO.,LTD

Biểu tượng công ty:

Trụ sở: 60 LÊ QUỐC HƯNG, PHƯỜNG 12, QUẬN 4

Điện thoại: 84-8-9406327 (25 lines)

Sau 8 năm hoạt động kinh doanh, cùng với sự tăng trưởng kinh tế của đất nước công ty Hoàng Long đã gặt hái được những thành công nhất định trong hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Năm 2002 được thời báo kinh tế (Economic Times)

tuyên dương là doanh nghiệp có năng lực phát triển và cạnh tranh cao Năm 2003 được

tổ chức hiệp hội các nhà giao nhận trên thế giới (Teamworld wide) trao tặng giải thưởng Best Partner tại Việt Nam do những đóng góp cho hoạt động sales

Với hoạt động kinh doanh ngày càng được mở rộng, cũng như đáp ứng được nhu cầu của nhiều khách hàng hơn Hiện nay Công ty Hoàng Long đã mở thêm chi nhánh tại Hà Nội và Đồng Nai

2.3 Bộ máy tổ chức và chức năng nhiệm vụ các phòng ban

Phòng Chứng Từ

Phòng

Kế Toán

Phòng IT

Bộ Phận Hiện TrườngGiám Đốc

6

Bảng 2.1 Cơ Cấu Nhân Sự Ở Các Phòng Ban

Phân theo trình độ Các phòng ban Tổng

số lao động

Tỷ trọng

Đại học

Đại học Cao đẳng

2.3.2 Chức năng nhiệm vụ các phòng ban

Hiện nay, tình hình tổ chức bộ máy quản lý và nhân sự tại công ty hoạt động rất có hiệu quả, phù hợp với qui mô và năng lực hoạt động của công ty Với mô hình quản lý chéo- ban giám đốc đề ra chỉ tiêu hoạt động cho mỗi phòng ban, mỗi phòng ban sẽ chỉ đạo nhân viên của mình thực hiện các chỉ tiêu đó, đồng thời các phòng ban cũng cung cấp thông tin, hỗ trợ cho nhau trong quá trình hoạt động nhằm đạt được mục tiêu chung của công ty- công ty đã phát huy được năng lực của từng phòng ban, đảm bảo sự liên kết chặt chẽ về thông tin, hoạt động và nhân sự trong toàn công ty

Tổ chức xây dựng, định hướng kế hoạch phát triển hàng năm của công ty cũng như những mục tiêu mà các phòng ban phải đạt được

Phòng Airfreight

- Gồm 5 nhân viên: 1 Trưởng phòng, 1 phó phòng và 3 nhân viên kinh doanh

- Chức năng: Chịu trách nhiệm phát triển kinh doanh và gia tăng doanh số đối với hoạt động vận chuyển theo đường hàng không

- Liên lạc và tạo dựng mối quan hệ tốt với các hãng hàng không và hãng chuyển phát nhanh để có thể có được giá tốt so với thị trường

- Thực hiện các hoạt động marketing, thiết lập và duy trì mối quan hệ với các đối tác và khách hàng nhằm thu hút khách hàng gởi hàng qua dịch vụ của công ty

Phòng SeaFreight

- Gồm 5 nhân viên: 1 trưởng phòng, 1 phó phòng và 3 nhân viên kinh doanh

- Chức năng: Chịu trách nhiệm phát triển kinh doanh và gia tăng doanh số đối với hoạt động vận chuyển theo đường biển

- Liên lạc và tạo dựng mối quan hệ tốt với các hãng hàng tàu để có thể có được giá tốt so với thị trường

Phòng chứng từ và dịch vụ khách hàng

- Gồm 3 nhân viên:

1 nhân viên phụ trách về hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường hàng không

1 nhân viên phụ trách về hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường biển

1 nhân viên phụ trách về hàng lẻ xuất nhập khẩu

- Chức năng: Thực hiện qui trình làm chứng từ cho toàn bộ lượng hàng xuất nhập khẩu qua dịch vụ giao nhận vận tải của công ty

- So sánh, kiểm tra hệ thống các chi tiết trên chứng từ để đảm bảo sự chính xác, phù hợp giữa các loại chứng từ Tiến hành sữa chữa trong trường hợp có sai sót trong các loại chứng từ

- Thông báo và gởi các chứng từ cần thiết cho khách hàng, xác định hàng hoá sẽ được vận chuyển đến nơi đến theo thời gian dự kiến

- Là nơi tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, cung cấp thông tin, tư vấn và giải đáp cho khách hàng những vấn đề liên quan đến việc sử dụng dịch vụ của công ty

8

Phòng Kế toán

- Gồm 3 nhân viên: 1 kế toán trưởng và 2 nhân viên kế toán

- Chức năng: Chịu trách nhiệm quản lý kinh tế tài chính cho công ty, tổ chức kiểm kê và kiểm tra theo dõi các hoạt động kinh doanh

- Định kì phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kế toán vào sổ kế toán

- Cung cấp các thông tin, số liệu cho ban giám đốc làm căn cứ để đánh giá hiệu quả hoạt động của công ty, đồng thời đề ra các quyết định quản trị cho kì kinh doanh sắp tới

Bộ phận hiện trường

- Gồm 4 nhân viên:

2 nhân viên phụ trách giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường biển

2 nhân viên phụ giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường hàng không

- Chức năng: Thu gom hàng hoá từ khách hàng và đóng gói vào bao kiện, đảm bảo hàng hoá được an toàn, không bị hư hỏng

- Thực hiện và hoàn tất thủ tục đăng kí hải quan, kiểm hoá hàng hoá

- Đảm bảo cho hàng hoá được thông quan một cách nhanh chóng và được gởi đi (đối với hàng xuất khẩu), hay nhận về (đối với hàng nhập khẩu) cho khách hàng theo đúng thời gian dự kiến

Phòng IT

- Gồm 2 nhân viên

- Chức năng: phát triển phần mềm; sửa chữa cài đặt hệ thống máy tính, hệ thống mạng…

2.4 Tình hình hoạt động của công ty

2.4.1 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh

Với xu hướng nền kinh tế ngày càng phát triển, đẩy mạnh xuất khẩu, mở rộng quan hệ mua bán với các nước trên thế giới thì vận chuyển và giao nhận hàng hoá là một trong những ngành nghề quan trọng góp phần đẩy mạnh hoạt động thương mại giữa Việt Nam và các nước Do đó, ngay từ khi thành lập công ty đã xác định lĩnh vực hoạt động của mình là thương mại và giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu với các nghiệp vụ như sau:

* Dịch vụ giao nhận đường biển:

- Dịch vụ vận chuyển hàng hoá nguyên container

- Dịch vụ vận chuyển hàng hoá đa phương thức

- Quản lý dự án

Với kinh nghiệm chuyên môn và mối quan hệ làm ăn lâu dài cùng các hãng tàu lớn trên thế giới, công ty có thể cung cấp các dịch vụ vận chuyển hàng hoá bằng đường biển một cách hiệu quả, với cước phí vận chuyển hợp lý và thời gian vận chuyển nhanh nhất

* Dịch vụ giao nhận đường hàng không:

Công ty Hoàng Long cung cấp cho khách hàng trọn bộ các dịch vụ về giao nhận, vận chuyển bằng đường hàng không đối với các loại hàng hoá lớn, dễ vỡ, mau hỏng, hàng tươi sống hay hàng đông lạnh…với chất lượng và độ tin cậy cao

* Dịch vụ gom hàng lẻ:

Công ty Hoàng Long cung cấp cho khách hàng trọn bộ các dịch vụ về giao nhận hàng lẻ đến khắp nơi trên thế giới Với mạng lưới văn phòng và đại lý quốc tế đáng tin cậy và tinh vi, HL có thể vận chuyển hàng lẻ LCL xuất khẩu với số lượng lớn đến nơi yêu cầu với thời gian vận chuyển nhanh nhất và giá cả tốt nhất

* Dịch vụ ủy thác xuất khẩu:

Khách hàng sử dụng dịch vụ ủy thác xuất khẩu thường là những doanh nghiệp sản xuất kinh doanh buôn bán trong nước, doanh nghiệp không có chức năng xuất khẩu, doanh nghiệp không có nhu cầu xuất khẩu thường xuyên…Công ty Hoàng Long

có đẩy đủ chức năng là một công ty xuất nhập khẩu nên có thể nhận ủy thác xuất khẩu theo yêu cầu của khách hàng với chi phí thấp và thủ tục nhanh chóng

* Dịch vụ khai thuê hải quan:

Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và có nhiều năm kinh nghiệm trong việc khai báo hải quan, công ty có thể cung cấp cho khách hàng các dịch vụ kê khai hải quan cho hàng xuất khẩu cũng như hàng nhập khẩu, giúp khách hàng tiết kiệm rất nhiều thời gian trong việc làm thủ tục thông quan cho hàng hoá

* Dịch vụ vận chuyển nội địa:

- Vận tải với tuyến đường xa

* Dịch vụ chuyển pháp nhanh Express:

Trong hoạt động ngoại thương hiện nay, vấn đề an tòan và thời gian trong vận chuyển luôn được đặt lên hàng đầu Ngoài những dịch vụ như vận chuyển hàng qua đường hàng không, đường biển HL Cargo mang đến cho khách hàng dịch vụ chuyển phát nhanh Express khách hàng sử dụng dịch vụ Express thường là các cá nhân gửi quà tặng cho thân nhân ở nước ngoài hoặc là các doanh nghiệp gửi hàng mẫu hoặc chứng từ sang cho đối tác Ưu điểm của dịch vụ này là hàng được nhận và giao theo phương thức Door to Door, bên cạnh đó là thời gian vận chuyển nhanh với độ an toàn cao

2.4.2 Hệ thống đại lý của công ty trên thế giới

Một công ty giao nhận chỉ có thể hoạt động chuyên nghiệp, an toàn và vững mạnh khi họ có mạng lưới các đại lý trên toàn cầu, bên cạnh đó mạng lưới đại lý của

họ phải hoạt động thật sự hiệu quả, thông tin được cập nhật liên tục với độ chính xác cao

HL Cargo có mối quan hệ tốt với hệ thống đại lý trên toàn thế giơi Nhân viên các bên thường xuyên liên lạc và cập nhật thông tin của nhau Vì vậy, HL Cargo có đủ khả năng ký kết thực hiện những hợp động vận chuyển theo điệu kiện thương mại Exwork tại hầu hết các quốc gia và vũng lãnh thổ trên thế giới

12

Bảng 2.2 Danh Sách Các Đại Lý Của Công Ty HL Cargo Trên Toàn Thế Giới

2.4.3 Kết quả hoạt động kinh doanh tại công ty Hoàng Long

Bảng 2.3 Doanh Thu, Chi Phí, Lợi Nhuận Trước Thuế Của CT Từ Năm 2006 –

vị thế của một công ty mới thành lập trên thị trường các công ty giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu

Tóm lại, do mới thành lập nên trong những năm đầu hoạt động lượng hàng hoá vận chuyển của công ty chưa được nhiều, đối với hàng hoá xuất khẩu bằng đường biển chủ yếu tập trung ở thị trường Châu Á và Châu Âu, còn hàng hoá xuất khẩu theo đường hàng không thì chủ yếu tập trung ở thị trường Châu Âu và Châu Mỹ Nhưng qua năm 2007 và 2008, hoạt động của công ty ngày càng mở rộng, lợi nhuận cuả công

ty tăng đều qua các năm Đặc biệt, công ty đã có thể tin học hoá hoạt động kinh doanh của của mình, đáp ứng rất lớn khả năng phục vụ khách hàng, tiết kiệm rất nhiều chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty Có thể nói đây là một bước tiến lớn của công ty, nếu biết khai thác tốt nó sẽ tạo ra tiền đề thuận lợi cho sự phát triển của công

ty trong thời gian tới

2.4.4 Phần mềm quản lý hoạt động kinh doanh tại công ty

Phần mềm Frieght Asisstant Technology System (FAST)

Đây là một phần mềm giúp quản trị tất cả mọi hoạt động kinh doanh của công

ty Phần mềm là nơi lưu tất cả thông tin về khách hàng, doanh thu, số liệu của các phòng ban…Mọi hoạt động của công ty đều được thực hiện thông qua phầm mềm này Việc sử dụng phần mềm giúp cho ban giám đốc có thể quản lý chặt chẽ tình hình làm việc của nhân viên cũng như phát hiện và nhắc nhở kịp thời những sai phạm trong quá trình sử dụng

FAST được coi là phần mềm hiện đại trong việc ứng dụng công nghệ thông tin của ngành giao nhận kho vận, với giao diện dễ sử dụng, đơn giản hoá việc quản lý và

in ấn giấy tờ với khối lượng lớn dùng trong việc giao nhận hàng hoá

CHƯƠNG 3 NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Giao nhận gắn liền với vận tải Giao nhận mang một nghĩa rộng, bao gồm vận tải, tổ chức cho hàng hóa được vận chuyển, bốc xếp, lưu kho, chuyển tải, đóng gói, thủ tục, chứng từ…nên có thể định nghĩa giao nhận theo cách khác nhau

Một số định nghĩa về dịch vụ giao nhận:

-Theo quy tắc mẫu của FIATA (hiệp hội giao nhận hàng hóa quốc tế) về dịch

vụ giao nhận, dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá

Theo luật thương mại Việt nam thì giao nhận hàng hoá là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác

b Đặc điểm của dịch vụ giao nhận

Dịch vụ giao nhận mang những đặc điểm chung của dịch vụ, đó là hàng hóa vô hình nên không có tiêu chuẩn đánh giá chất lượng đồng nhất, không thể cất giữ trong kho, sản xuất và tiêu dùng diễn ra đồng thời, chất lượng của dịch vụ phụ thuộc vào cảm nhận của người được phục vụ Tuy nhiên nó cũng có một số đặc điểm riêng:

- Dịch vụ giao nhận vận tải không tạo ra sản phẩm vật chất, nó chỉ làm cho đối tượng thay đổi vị trí về mặt không gian chứ không tác động về mặt kỹ thuật Giao nhận vận tải có tác động tích cực đến sự phát triển của sản xuất…

- Mang tính thụ động: Vì phụ thuộc rất nhiều vào nhu cầu của khách hàng, các quy định của người vận chuyển, các ràng buộc về pháp luật, thể chế của chính phủ (nước xuất khẩu, nước nhập khẩu, nước thứ 3)…

- Mang tính thời vụ: Dịch vụ giao nhận là dịch vụ phục vụ cho hoạt động xuất nhập khẩu nên phụ thuộc rất lớn vào lượng hàng hóa xuất nhập khẩu Hoạt động xuất nhập khẩu mang tính chất thời vụ nên hoạt động giao nhận cũng chịu ảnh hưởng và cũng mang tính thời vụ

- Phụ thuộc vào cơ sở vật chất kỹ thuật và kinh nghiệm của người giao nhận vì ngoài những công việc như làm thủ tục, môi giới, lưu cước, người làm giao nhận còn tiến hành các dịch vụ khác như gom hàng, chia hàng, bốc xếp Do đó đòi hỏi người giao nhận phải có chuyên môn nghiệp vụ để tránh những rủi ro khi giao nhận hàng hóa

c Yêu cầu của dịch vụ giao nhận

Cũng như bất kỳ một loại dịch vụ nào, dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa tuy không có những chỉ tiêu định tính để đánh giá chất lượng nhưng nó cũng có những yêu cầu đòi hỏi riêng mà người giao nhận phải đáp ứng mới thỏa mãn được nhu cầu của khách hàng Một số yêu cầu của dịch vụ này bao gồm:

Giao nhận hàng hóa phải nhanh gọn: nhanh gọn thể hiện ở thời gian hàng đi từ nơi gửi đến nơi nhận, thời gian bốc xếp, kiểm đếm giao nhận Giảm thời gian giao nhận góp phần đưa ngay hàng hóa vào đáp ứng nhu cầu của khách hàng Muốn vậy, người làm giao nhận phải nắm chắc quy trình kĩ thuật, chủng loại hàng hóa, lịch tàu và

bố trí hợp lý phương tiện vận chuyển

Bảo đảm chi phí thấp nhất: Giảm chi phí giao nhận lả phương tiện cạnh tranh hiệu quả giữa các đơn vị giao nhận Muốn vậy, phải đầu tư thích đáng cơ sở vật chất, xây dựng và hoàn chỉnh các định mức, các tiêu chuẩn hao phí, đào tạo đội ngũ cán bộ nghiệp vụ

3.1.2 Người giao nhận

a Khái niệm

Chưa có một định nghĩa thống nhất nào về người giao nhận được quốc tế chấp nhận,người ta thường hiểu người kinh doanh dịch vụ giao nhận hay các doanh nghiệp giao nhận là người giao nhận (Forwarder, Freight Forwarder, Forwarder Agent ).Theo FIATA, “người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác”

Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa

Người giao nhận có thể là chủ hàng (khi chủ hàng tự đứng ra đảm nhận công việc giao nhận hàng hóa của mình ), chủ tàu (khi chủ tàu thay mặt chủ hàng thực hiện dịch vụ giao nhận), công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kì người nào khác có đăng kí kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa Theo luật Thương Mại Việt Nam thì người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa là thương nhân có giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa

- Cùng với việc tổ chức vận tải, người giao nhận còn làm nhiều việc khác trong phạm vi ủy thác của chủ hàng để đưa hàng từ nơi này đến nơi khác theo những điều khoản đã cam kết

- Dù ở những nước khác nhau, tên gọi của người giao nhận có khác nhau, nhưng tất cả đều mang một tên chung trong giao dịch quốc tế là “người giao nhận hàng hóa quốc tế” (international freight forwarder), và cùng làm một dịch vụ tương tự nhau, đó là dịch vụ giao nhận

Phạm vi các dịch vụ của người giao nhận (vai trò của người giao nhận)

Cho dù người giao nhận thực hiện rất nhiều dịch vụ khác nhau liên quan đến hàng hóa nhưng có thể tổng hợp thành các nhóm như sau:

*Thay mặt người gửi hàng

*Thay mặt người nhận hàng

*Dịch vụ hàng hóa đặc biệt

*Dịch vụ khác

- Dịch vụ thay mặt người gửi hàng (nhà xuất khẩu)

Theo chỉ dẫn của người gửi hàng, người giao nhận thực hiện các công việc sau đây:

+ Chọn tuyến đường, phương thức vận tải và người chuyên chở thích hợp sao cho hàng được di chuyển nhanh chóng, an toàn, chính xác, tiết kiệm

+ Lưu cước với người chuyên chở đã chọn

+ Nhận hàng, thiết lập và cung cấp những chứng thư cần thiết như giấy chứng nhận nhận hàng của người giao nhận

+ Nghiên cứu các điều khoản trong tín dụng thư

+ Đóng gói hàng hóa (trừ khi việc đóng gói hàng hóa thuộc trách nhiệm của người gửi hàng trước khi giao hàng cho người giao nhận) có tính đến tuyến đường, phương thức vận tải, bản chất của hàng hóa, và những quy chế áp dụng nếu có, ở nước xuất khẩu, nước quá cảnh và nước nhập khẩu

+ Lo liệu việc lưu kho, cân đo, mua bảo hiểm cho hàng hóa khi khách hàng yêu cầu

+ Vận tải hàng hóa đến cảng, thực hiện việc khai báo hải quan, các thủ tục

20

Thực hiện việc giao dịch ngoại hối, nếu có

Thanh toán phí và những chi phí khác bao gồm cả tiền cước

Nhận vận đơn đã ký của người chuyên chở giao cho người gửi hàng

+ Thu xếp việc chuyển tải trên đường nếu cần thiết

+ Giám sát về việc vận tải hàng hóa trên đường gửi tới người nhận hàng thông qua nhữn mối liên hệ với người chuyên chở và đại lý của người giao nhận ở nước ngoài

+ Ghi nhận những tổn thất của hàng hóa, nếu có

+ Giúp đỡ người gửi hàng tiến hành khiếu nại với người chuyên chở về tổn thấy của hàng hóa nếu có

- Dịch vụ thay mặt người nhận hàng (nhà nhập khẩu)

Theo những chỉ dẫn của khách hàng, người giao nhận sẽ thực hiện các công việc sau:

+ Thay mặt người nhận hàng giám sát việc vận tải hàng hóa khi trách nhiệm vận chuyển hàng hóa thuộc về người nhận hàng

+ Nhận và kiểm tra tất cả các chứng từ có liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa, và quan trọng nhất là vận đơn

+ Nhận hàng của người chuyên chở và nếu cần thì thanh toán cước

+ Thu xếp việc khai báo hải quan và trả lệ phí, thuế và những chi phí khác cho hải quan và những cơ quan có liên quan

+ Thu xếp việc lưu kho, quá cảnh nếu cần

+ Giao hàng đã lảm thủ tục hải quan cho người nhận hàng

+ Giúp đỡ người nhận hàng tiến hành khiếu nại đối với người chuyên chở về tổn thất hàng hóa, nếu có

+ Giúp người nhận hàng trong việc lưu kho và phân phối hàng hóa nếu hai bên

có hợp đồng

- Dịch vụ giao nhận hàng hóa đặc biệt:

Giao nhận hàng hóa đặc biệt khác giao nhận hàng hóa thông thường ở chỗ công việc này đòi hỏi người giao nhận phải có thêm các thiết bị chuyên dùng đồng thời cũng yêu cầu người giao nhận phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững chắc Đó

là do hàng hóa đặc biệt không đồng nhất mà có thể là hàng bách hóa bao gồm nhiều

loại thành phẩm, bán thành phẩm, hay hàng sơ chế hoặc những hàng hóa khác giao lưu trong buôn bán quốc tế

Một số dịch vụ giao nhận hàng hóa đặc biệt thường gặp là:

b Vai trò của người giao nhận

- Khi là đại lý của chủ hàng

Tuỳ theo chức năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện đầy

đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm về:

+ Giao hàng không đúng chỉ dẫn

+ Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá mặc dù đã có hướng dẫn + Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan

+ Chở hàng đến sai nơi quy định

+ Giao hàng cho người không phải là người nhận

+ Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng

+ Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế

+ Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà anh ta gây nên.Tuy nhiên, chứng ta cũng cần chú ý người giao nhận không chịu trách nhiệm về hành vi lỗi lầm của người thứ ba như người chuyên chở hoặc người giao nhận khác nếu anh ta chứng minh được là đã lựa chọn cần thiết

Khi làm đại lý người giao nhận phải tuân thủ “điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn” (Standard Trading Conditions) của mình

- Khi là người chuyên chở (principal)

Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của anh ta như thế nào là do luật lệ của các phương thức vận tải quy định Người chuyên chở thu ở khách hàng khoản tiền theo giá

cả của dịch vụ mà anh ta cung cấp chứ không phải là tiền hoa hồng

Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở không chỉ trong trường hợp anh ta tự vận chuyển hàng hoá bằng các phương tiện vận tải của chính mình (perfoming carrier) mà còn trong trường hợp anh ta, bằng việc phát hành chứng từ vận tải của mình hay cách khác, cam kết đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở (người thầu chuyên chở - contracting carrier)

Khi người giao nhận cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói, lưu kho, bốc xếp hay phân phối thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chở nếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện của mình hoặc người giao nhận đã cam kết một cách rõ ràng hay ngụ ý là họ chịu trách nhiệm như một người chuyên chở Khi đóng vai trò là người chuyên chở thì các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn thường không áp dụng mà áp dụng các công ước quốc tế hoặc các quy tắc do Phòng thương mại quốc tế ban hành Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng của hàng hoá phát sinh từ những trường hợp sau đây:

- Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ thác

- Khách hàng đóng gói và ghi ký mã hiệu không phù hợp

- Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hoá

- Do chiến tranh, đình công

- Do các trường hợp bất khả kháng

Ngoài ra, người giao nhận không chịu trách nhiệm về mất khoản lợi đáng lẽ khách hàng được hưởng về sự chậm chễ hoặc giao nhận sai địa chỉ mà không phải do lỗi của mình

c Quyền và nghĩa vụ của người giao nhận

Ðiều 167 Luật thương mại quy đinh, người giao nhận có những quyền và nghĩa

vụ sau đây:

- Nguời giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác

- Thực hiện đầy đủ nghiã vụ của mình theo hợp đồng

- Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng

- Sau khi ký kết hợp đồng, nếu thấy không thể thực hiện được chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo cho khách hàng để xin chỉ dẫn thêm

- Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý nếu trong hợp đồng không thoả thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng

d Mối quan hệ của người giao nhận với các bên liên quan

Hình 3.1 Sơ Đồ Mối Quan Hệ Giữa Người Giao Nhận Và Các Bên Liên Quan

Nguồn: Giáo Trình Vận Tải Giao Nhận Hàng Hóa Xuất Nhập Khẩu

Người gửi

hàng

Người giao nhận

Người nhận hàng

Chính phủ và các cơ quan chức năng:

Bộ thương mại Hải quan

Cơ quan quản lý ngoại hối Giám định, kiểm dịch y tế…

Người chuyên chở

bảo hiểm

24

Chiến lược kinh doanh - liên quan nhiều hơn tới việc làm thế nào một doanh nghiệp có thể cạnh tranh thành công trên một thị trường cụ thể Nó liên quan đến các quyến định chiến lược về việc lựa chọn sản phẩm, đáp ứng nhu cầu khách hàng, giành lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ, khai thác và tạo ra được các cơ hội mới …

Một số khái niệm về chiến lược:

+ Quinn (1980): “Chiến lược là mô thức hay kế hoạch tích hợp các mục tiêu chính yếu, các chính sách, và chuỗi hành động vào một tổng thể được cố kết một cách chặt chẽ”

+ Johnson và Scholes: “Chiến lược là định hướng và phạm vi của một tổ chức

về dài hạn nhằm giành lợi thế cạnh tranh cho tổ chức thông qua việc định dạng các nguồn lực của nó trong môi trường thay đổi, để đáp ứng nhu cầu thị trường và thỏa mãn mong đợi của các bên hữu quan”

+ Mintzberg: 5 chữ P

-> Kế hoạch (Plan): chuỗi nhất quán hành động dự định

-> Mô thức (Partern): sự kiên định về hành vi

-> Vị thế (Position): Phù hợp giữa tổ chức và môi trường của nó

-> Quan niệm (Perspective): Cách thức nhận thức

-> Thủ thuật (Ploy): cách thức hành xử với đối thủ

3.1.4 Vai trò của ma trận SWOT trong việc nghiên cứu hoạt động giao nhận

- Các yếu tố của môi trường bên trong đối với một doanh nghiệp có thể được phân loại thành các điểm mạnh (S), điểm yếu (W), các yếu tố bên ngoài có thể được phân thành các cơ hội (O) và thách thức(T) Sự phân tích này đối với môi trường chiến lược được gọi là phân tích ma trận SWOT

- Phân tích ma trận SWOT cung cấp thông tin hữu ích trong việc hài hòa các nguồn lực và năng lực của công ty đối với môi trường cạnh tranh mà công ty đang hoạt động Như vậy, đây là một công cụ trong lựa chọn chiến lược

+ Điểm mạnh: Điểm mạnh của một doanh nghiệp là các nguồn lực và năng lực

mà có thể được sử dụng như là một cơ sở trong việc phát triển lợi thế cạnh tranh

+ Điểm yếu: Không có các điểm mạnh nói trên có thể được xem là các điểm yếu của doanh nghiệp

+ Cơ hội: Bối cảnh bên ngoài có thể tạo cho doanh nghiệp cơ hội mới để tăng trưởng và phát triển

+ Thách thức: Sự thay đổi của môi trường bên ngoài cũng có thẻ mang lại nhiều thách thức cho doanh nghiệp

- Từ đó đề ra các chiến lược để phát triển bền vững

+ Chiến lược S-O: theo đuổi các cơ hội phù hợp nhất với những điểm mạnh của doanh nghiệp

+ Chiến lược W-O: vượt qua những điểm yếu để theo đuổi cơ hội

+ Chiến lược S-T: xác định rõ cách mà doanh nghiệp có thể sử dụng các lợi thế của mình để giảm thiệt hại đối với những thách thức bên ngoài

+ Chiến lược W-T: thiết lập một kế hoạch phòng thủ để ngăn ngừa điểm yếu của doanh nghiệp khỏi những ảnh hưởng từ môi trường bên ngoài

-Ma trận SWOT được xây dựng như Bảng 3.1

Bảng 3.1 Ma Trận SWOT

MA TRẬN SWOT

Những điểm mạnh ( Strenght – S )

Những điểm yếu ( Weaknesses – W )

Các cơ hội

(Opporttunities- O)

Chiến lược S-O : Sử dụng những điểm mạnh để tận dụng cơ hội

Chiến lược W-O: Hạn chế điểm yếu bằng cách tận dụng những cơ hội

Các đe dọa

(Threats – T)

Chiến lược S-T: Vượt qua các mối đe dọa bằng việc tận dụng những điểm mạnh

Chiến lược W-T: Tối thiểu hóa điểm yếu để tránh khỏi các đe dọa

Nguồn: Giáo Trình Vận Tải Giao Nhận Hàng Hóa Xuất Nhập Khẩu

26

3.2 Phương pháp nghiên cứu

3.2.1 Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp

Các số liệu được thu thập tại công ty HL đã qua xử lý Thu thập các số liệu kinh doanh trong 3 năm 2006, 2007 và 2008 Ngoài ra, còn thu thập các số liệu trên một số website

3.2.2 Phương pháp mô tả

Dựa trên quan sát thực tế và trao đổi thông tin cần biết, tiến hành mô tả hoạt động giao nhận tại công ty

3.2.3 Phương pháp phân tích

Thông qua các số liệu và thông tin thu thập được, tiến hành phân tích các nhân

tố ảnh hưởng đến hoạt động giao nhận và xây dựng ma trận SWOT

CHƯƠNG 4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN

4.1 Quy trình giao nhận chung tại công ty

Chọn lọc khách hàng: Thông thường thì nhân viên Sales sẽ gọi diện thoại đến các công ty để tìm kiếm cơ hội

Gọi điện thoại tìm kiếm khách hàng, thu thập thông tin về: Tên công ty, địa chỉ, người liên hệ; Mặt hàng xuất khẩu của công ty là hàng khô hay đông lạnh; Đi hàng Air hay Sea; Đi thị trường nào; Số lượng bao nhiêu; Khi nào hàng đi; Khách hàng có mong muốn gì khác…

Liên hệ với hãng tàu, hãng hàng không để biết các thông tin về giá, thời gian khởi hành, có chuyển tải hay không…

Gửi bảng báo giá cho khách hàng

Xin một cuộc hẹn với khách hàng để có cơ hội giới thiệu cụ thể về dịch vụ của mình

Thỏa thuận với khách hàng về những điều kiện liên quan đến dịch vụ như giá

cả, thời gian nhận hàng, nhhững dịch vụ công thêm

Ký kết hợp đồng với khách hàng Đối với những khách hàng quen thuộc, những

lô hàng có giá trị nhỏ hay những doanh nghiệp có uy tín thì công ty HL sẽ thỏa thuận, không cần làm hợp đồng

Làm booking confirm với hãng hàng không, hãng tàu để xác nhận giá và dịch

vụ

Liên hệ với đại lý hãng tàu để nắm rõ lịch tàu đến và đi

Fax booking confirm để thông báo cho khách hàng ngày tàu cập bến, liên hệ cảng nào để nhận container rỗng

Theo dõi và thu hồi công nợ của khách hàng

28

4.2 Quy trình giao nhận hàng bằng đường biển (hàng Sea)

4.2.1 Giao nhận hàng xuất khẩu

a Nhận hàng từ người gửi hàng

Công ty chủ động tìm khách hàng bằng cách tìm các địa chỉ và số điện thoại của khách hàng thông qua internet hoặc “Những trang vàng”, rồi gửi thư hoặc gọi điện thoại cung cấp thông tin về những dịch vụ của công ty Khách hàng của công ty là những doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu Khi khách hàng có nhu cầu, công ty

sẽ cung cấp những thông tin cụ thể về giá cả, phương thức vận chuyển…để khách hàng tham khảo Nếu đạt được sự thoả thuận giao hàng thì công ty sẽ tiến hành liên lạc với hãng tàu để book chỗ, sau đó gửi thông tin cho khách hàng để chuẩn bị đưa hàng

ra cảng cho kịp thời gian Đồng thời nhận những giấy tờ cần thiết để tiến hành làm các thủ tục khác

Về phương thức nhận hàng, khách hàng sẽ đưa hàng hóa ra cảng sau khi nhận được thông tin về vị trí và thời gian khởi hành của tàu Công ty sẽ thuê phương tiện vận tải chở hàng ra cảng trong trường hợp được khách hàng yêu cầu

Việc nhận hàng từ người gửi hàng cũng có những yêu cầu nghiêm ngặt vì sau khi người giao nhận nhận hàng, trách nhiệm về hàng hoá sẽ thuộc về người giao nhận Đối với những lô hàng lẻ, những dịch vụ mà HL Cargo cung cấp cho khách hàng là đóng gói hàng hoá cho phù hợp với phương thức vận chuyển, tuyến đường vận chuyển Hàng hoá đòi hỏi phải phù hợp với hợp đồng ngoại thương Sau khi đã kiểm nhận chính xác, HL Cargo sẽ tiến hành đưa hàng ra cảng và làm thủ tục xuất khẩu

b Thuê người chuyên chở hàng hóa

Nếu HL được ủy thác thuê tàu, đối với tuyến đường cũ, thường xuyên có hàng

đi, công ty sẽ liên hệ với hãng tàu mà công ty đã làm giá trước đó để book chỗ, lưu chỗ hoặc xin container nếu là hàng đóng trong container Đối với tuyến đường mới chưa có giá hoặc giá cũ đã hết hạn thì sẽ xin giá ở nhiều hãng tàu khác nhau, sau đó chọn một giá tốt nhất để chào cho khách hàng Thường thì công ty được khách hàng ủy thác thuê tàu vì có lợi thế là có lượng hàng lớn, ổn định nên thường được hãng tàu cho hưởng những ưu đãi về giá cả, dịch vụ mà khách hàng nhỏ lẻ không có được

c Tổ chức đưa hàng lên tàu

- Trước khi tàu đến cảng bốc hàng

Hành trình của tàu thường là chở hàng đến cảng, dỡ hàng ra, lưu lại cảng từ 1 đến 3 ngày, xếp hàng mới lên rồi khởi hành Đối với một số cảng của Việt Nam như cảng Hải Phòng, thời gian một tàu lưu lại chỉ là một ngày Do đó, trước khi tàu cập cảng, hãng tàu sẽ gửi Thông báo thời gian dự kiến tàu vào cảng (ETA-Estimated Time

of Arrival) cho công ty Thời gian này phụ thuộc vào tuyến đường, thoả thuận của hãng tàu và người giao nhận

Khi biết thời gian dự kiến tàu cập cảng, nhân viên giao nhận sẽ tiến hành một

số công việc sau:

- Xin kiểm nghiệm, kiểm dịch cho hàng hóa để lấy giấy chứng nhận kiểm nghiệm, kiểm dịch, nhất là đối với hàng thực phẩm

- Lập tờ khai hải quan, tiến hành thông quan hàng xuất khẩu

- Nộp thuế xuất khẩu (nếu có) cho hàng hoá

- Cung cấp chỉ dẫn xếp hàng cho hãng tàu đồng thời nhận thông báo xếp hàng

do hãng tàu cấp

- Lập bảng kê khai hàng hóa (Cargo list) gồm 5 bản để gửi cho cảng và gửi cho tàu Nội dung chính của bàng kê khai gồm: Tên công ty xuất nhập khẩu; Tên người nhập khẩu; Tên hàng; Ký mã hiệu, Số lượng, Trọng lượng

Nếu là hàng xuất đóng trong container thì cùng với bản danh mục hàng hoá, nhân viên của công ty phải xin hãng tàu lệnh giao vỏ container rỗng để cho khách hàng về đóng hàng Sau đó làm thủ tục hải quan, niêm phong cặp chì Còn nếu là hàng

lẻ thì người giao nhận sẽ cấp cho người gửi hàng vận đơn gom hàng (House Bill of Lading- HB/), tập hợp các lô hàng lẻ và đóng vào container sau khi đã qua kiểm tra của hải quan

Khi tàu vào cảng:

Khi tàu vào cảng, dỡ hết hàng và sẵn sàng cho việc xếp hàng, hãng tàu sẽ gửi thông báo sẵn sàng xếp dỡ (NOR-Notice Of Readiness) Sau khi nhận được NOR, nhân viên của công ty sẽ kiểm tra xem thực tế tàu đã sẵng sàng xếp dỡ chưa và ký chấp nhận vào NOR