Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí tại công ty TNHH cơ khí sửa chữa và XD Toàn Thắng

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệpChức năng và nhiệm vụ của công ty được ghi trong quyết định thành lập và giấy phép kinh doanh - Sản xuất lá xích các loại máy xây dựng - Sửa chữa

MỤC LỤC CHƯƠNG 1: Tổng quan về công ty TNHH cơ khí sửa chữa và xây dựng Toàn Thắng

1.1 Quá trình hình thành và phát triển……… 1

1.1.1 Tên địa chỉ công ty ……… 1

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty……… 1

1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty……… 2

1.3 Cơ cấu tổ chức quản lí của công ty……… 2

1.3.1Mô hình tổ chức bộ máy của công ty……….… 2

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận quản lí……… … 3

1.4 Đặc điểm các nguồn lực của công ty……… 6

1.4.1 Nguồn lực về vốn……… 6

1.4.2 Nguồn nhân lực……… 9

1.4.3 Cơ sở vật chất……… … 12

1.5 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 2013-2015 14

CHƯƠNG 2: Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí của Công ty 2.1 Một số lí thuyết liên quan đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí… 16

2.2 Những yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí …… 18

2.3 Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí của Công ty………… 20

CHƯƠNG 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí tại Công ty 3.1 Mục tiêu và phương hướng hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí… 32 3.2 Các biện pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí tại Công ty 3.2.1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí……… 34

3.2.2 Hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lí…… 36

3.2.3 Hoàn thiện phòng Hành chính-nhân sự………

38 3.2.4 Hoàn thiện tổ chức nơi làm việc và điều kiện lao động… 40 3.2.5 Kỉ luật lao động và trách nhiệm vật chất……… 41

3.2.6 Sử dụng công nghệ thông tin……… 42

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

Trang

Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức của công ty Toàn Thắng 2Bảng 1.1 Bảng cơ cấu vốn của công ty Toàn Thắng 7Bảng 1.2 Lao động và cơ cấu lao động của công ty 10

Bảng 2.3 Cơ cấu lao động quản lí của công ty 27

Sơ đồ 3.1 Mô hình cơ cấu tổ chức mới của công ty 35

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, các doanh nghiệp muốntồn tại và phát triển thì ngoài các điều kiện cần thiết như: vốn kinh doanh, nguồnnhân lực, chiến lược kinh doanh,…đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có một cơ cấu

tổ chức bộ máy quản lí phù hợp với quy mô và tình hình sản xuất kinh doanhcủa doanh nghệp đó Nó là điều kiện đủ quyết định sự thành công của mỗi doanhnghiệp trên thương trường Do cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí có vai trò và ảnhhưởng lớn tới sự tồn tại của mỗi doanh nghiệp, nên trong thời gian thực tập tại

Công ty TNHH cơ khí sửa chữa và xây dựng Toàn Thắng em đã chọn đề tài:

“Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí tại Công ty TNHH cơ khí sửa chữa và xây dựng Toàn Thắng” làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình.

Với mong muốn vận dụng kiến thức đã học để tìm hiểu và đề ra những biệnpháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí của Công ty

Luận văn của em gồm 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về Công ty TNHH cơ khí sửa chữa và xây dựng Toàn Thắng

Chương 2: Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí của Công ty

Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy

quản lí tại Công ty

Đây là một đề tài khó, đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng cả về lí thuyết cũng nhưkinh nghiệm thực tế Vì vậy, dù đã cố gắng nhưng chắc chắn bài luận văn của

em còn nhiều thiếu sót, rất mong được nhận những ý kiến đóng góp của thày cô,các anh chị ở Công ty và các bạn để em bổ sung thêm hoàn thiện

Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo tận tình của PGS.TS Nguyễn Cúc và cácanh chị ở Công ty TNHH cơ khí sửa chữa và xây dựng Toàn Thắng đã giúp emhoàn thành bài luận văn này

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH CƠ KHÍ SỬA CHỮA

VÀ XÂY DỰNG TOÀN THẮNG 1.1 Quá trình hình thành và phát triển

1.1.1 Tên địa chỉ công ty

Tên đầy đủ: Công ty TNHH cơ khí sửa chữa và xây dựng Toàn Thắng

Có trụ sở tại: Tổ 13, phường Quang Trung, TP Phủ Lý, Hà Nam

Điện thoại: 043 643 9123

Email: huynh.toanthang.hn@gmail.com

Mã số thuế: 0700537544

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Tiền thân là một cơ sở sản xuất lá xích, cơ khí sửa chữa, năm 2010 ToànThắng được UBND thành phố Phủ Lý cấp phép hoạt động trong lĩnh vực sảnxuất lá xích Đến năm 2011 từ một cơ sở sản xuất nhỏ lẻ Toàn Thắng đã chuyểnđổi thành doanh nghiệp tư nhân sản xuất và thương mại về lĩnh vực này

Cùng với sự phát triển của nền kinh tế năm 2012, doanh nghiệp chuyển đổithành công ty TNHH Toàn Thắng kinh doanh sản xuất đa ngành nghề do sở kế

hoạch và đầu tư tư tỉnh Hà Nam cấp

a Vốn kinh doanh

Vốn điều lệ: 5 tỷ VND

b Lao động

Đi lên và thành công từ lĩnh vực sửa chữa cơ khí, đến nay Toàn Thắng đã

có 1 xưởng để sản xuất lá xích cho các loại máy xây dựng với hơn 1.000 m2 mặtbằng sản xuất chuyên nghệp, máy móc thiết bị tương đối hiện đại, đội ngũ cán

bộ công nhân viên có kinh nghiệm về cơ khí:

Tổng số lao động hoạt động trong lĩnh vực sản xuất lá xích: 32 người Trong đó - Cán bộ quản lí, kĩ sư chuyên môn: 04 người

- Công nhân sản xuất trực tiếp: 28 người

1

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp

Chức năng và nhiệm vụ của công ty được ghi trong quyết định thành lập

và giấy phép kinh doanh

- Sản xuất lá xích các loại máy xây dựng

- Sửa chữa máy công trình

- Xây dựng, xử lí nền đất yếu

1.3 Cơ cấu tổ chức quản lí của công ty

1.3.1 Mô hình tổ chức bộ máy của công ty

Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức của công ty Toàn Thắng

( Nguồn: Phòng tổ chức hành chính)

Giám Đốc

Cố vấn Trợ lí nhân sự

Phòng

Kinh doanh Hành chính-Phòng Phòng Kế toán

Tổ chức

Bộ phận kế hoạch xuất nhập kho

Bộ phận chăm sóc khách hàng

Kinh doanh

phân phối dự

án

Bộ phận tìm kiếm khách hàng lẻ

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận quản lý

1 Giám đốc

Giám đốc làm nhiệm vụ là người quản lý, điều hành xây dựng chiến lượckinh doanh, định hướng phát triển thực hiện các mối liên hệ với đối tác, giaonhiệm vụ cho các bộ phận theo chức năng, kiểm tra phối hợp thống nhất sự hoạtđộng của các bộ phân trong công ty

Các phòng ban tuỳ theo chức năng và nhiệm vụ của mình giải quyết côngviệc một cách có hiệu quả nhất theo sự chị đạo của giám đốc Để đảm bảo nângcao hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí, các phòng ban cần phải tiến hànhphối hợp một cách chặt chẽ, tương trợ nhau trong quá trình làm việc

2 Phòng kinh doanh

Phòng kinh doanh có chức năng thu nhận các thông tin thị trường, các chứcnăng phản hồi của khách hàng trực tiếp sử dụng dịch vụ để phản ánh trực tiếpvới ban quản lý nhằm không ngừng cải tiến nâng cao chất lượng dịch vụ, đápứng những nhu cầu không ngừng thay đổi của đời sống

3 Phòng hành chính - tổ chức

Phòng hành chính tổ chức có chức năng tiếp nhận thông tin, truyền tin truyềnmệnh lệnh giúp giám đốc công ty trong việc quản lý điều hành đợn vị và trongquan hệ công tác với cấp trên, cấp dưới, khách hang, bố trí phân công lao động,giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động của đợn vị

- Tham mưu cho giám đốc công ty trong việc trong việc tổ chức bộ máy quản

lý, tổ chức cán bộ gồm : tuyển dụng lao động, phân công điều hành công tác, bổnhiệm cán bộ, khen thưởng kỷ luật

- Tham mưu cho giám đốc trong việc thực hiện chế độ chính sách cho người laođộng như: chế độ tiền lương, nâng lương Nâng bậc, chế độ bảo hiểm

- Quản lý và lưu trữ hồ sơ cán bộ theo phân cấp quản lý cán bộ

- Thực hiện công tác đối nội đối ngoại tổ chức công tác bảo vệ nội bộ, bảo vệ anninh trật tự trong cơ qua

- Tham mưu cho giám đốc trong việc quản lý và điều hành công tác công văngiấy tờ, in ấn tài liệu, quản lý phương tiện trang thiết bị, văn phòng, xe ôtô, trụ

3

sở làm việc và công tác lễ tân của công ty theo đúng quy định của công ty vànhà nước.

- Thanh tra kiểm tra mọi hoạt động của đơn vị, ngăn chặn và kiểm tra tài liệutrước khi lưu trữ

4.Phòng kế toán

- Tham mưu cho giám đốc công ty trong lĩnh vực quản lý tài chính, công táchạch toán kế toán trong toàn công ty theo đúng điều lệ thống kê kế toán, quy chếtài chính và pháp luật của nhà nước

- Tham mưu đề xuất với giám đốc ban hành các quy chế về tài chính phù hợpvới nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của đơn vị, xây dựng các định mực kinh tế kỹthuật, định mức chi phí, xác định giá thành đảm bảo kinh doanh có hiệu quả

- Phản ánh trung thực về tình hình tài chính của công ty và kết hợp các hoạtđộng khác của công ty

- Định kỳ lập báo cáo theo quy định lập kế hoạch thu chi ngân sách nhằm đápứng nhu cầu tố của công ty

- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của công ty tổ chưc kếhoạch tài chính và quyết định niên độ kế toán hàng năm

- Kiểm tra, kiểm soát việc thu chi, thành toán các khoản nợ, theo dõi tình hìnhcông nợ với khách hàng, tình hình nộp ngân sách của nhà nước

5.Trợ lý nhân sự

Là người được giám đốc giao các nhiệm vụ như : Chấm công, quản lý hồ sơnhân sự, lưu trữ hồ sơ tài liệu; quản lý tài sản công ty, văn phòng phẩm; hỗ trợ tổchức sự kiện, hoạt động của công ty; soạn thảo văn bản, công văn, thông báo;làm các công việc khác theo yêu cầu của trưởng bộ phận

Tiếp đón, hướng dẫn khách hàng đến liên hệ công việc tại công ty; tiếp nhậnthông tin, xử lý các công việc khác liên quan

Giám sát và kiểm tra cách thức bảo quản & sử dụng công cụ, dụng cụ, vật tư tạicông ty.

7.Bộ phận kinh doanh phân phối dự án

Dưới sự chỉ đạo của phòng kinh doanh thì bộ phận kinh doanh phân phối dự

án sẽ trực tiếp lập và triển khai kế hoạch làm việc cho bộ phận; tổ chức tiếp thị

và tìm kiếm khách hàng; đôn đốc, hỗ trợ thu nợ từ khách hàng

Đồng thời tổ chức việc chăm sóc và tư vấn sau bán hàng; đào tạo huấn luyện

và phát triển nhân viên; thu thập thông tin thị trường và đề xuất chính sách giá,các dịch vụ sau bán hàng hợp lý; tham mưu cho cấp trên về thị trường, chiếnlược kinh doanh

8.Bộ phận tìm kiếm khách hàng lẻ

Cùng chịu sự chỉ đạo của phòng kinh doanh thì nhiệm vụ chính của bộ phậnnày là tìm kiếm khách hàng; chủ động tiếp cận khách hàng, giới thiệu với kháchhàng về các sản phẩm của công ty đồng thời thu thập các thông tin của kháchhàng, tư vấn cho khách hàng trong quá trình khách hàng lựa chọn sản phẩmcũng như giải đáp các thắc mắc của khách hàng liên quan đến sản phẩm, và dịch

vụ sau bán theo đúng chính sách của công ty

9.Bộ phận chăm sóc khách hàng

Được sự chỉ đạo của phòng kinh doanh thì công việc chính của bộ phận này là:Xây dựng các kênh thông tin để khách hàng có thể tiếp cận dễ dàng các thôngtin về công ty, tính năng sản phẩm, giá cả , phương thức thanh toán…tiếp nhậnmọi thông tin về khiếu nại của khách hàng, đưa ra phương hướng xử lý , lên kếhoạch để thăm hỏi khách hàng VIP, khách hàng mua sỉ, khách hàng thường

5

xuyên của công ty Tổ chức thực hiện, kiểm tra, giám sát và điều chỉnh kế hoạch.Ghi nhận ý kiến của khách hàng để cải tiến công việc Chủ động lập kế hoạchtặng quà cho khách trong các dịp lễ, tết, ngày khai trương, ngày thành lập củakhách hàng (phối hợp với từng kênh bán hàng để tổ chức thực hiện) Lập kếhoạch ngân sách chăm sóc khách hàng hàng năm tổ chức thực hiện theo ngânsách chăm sóc khách hàng

10.Bộ phận kế hoạch xuất nhập kho

Dưới sự chỉ đạo của phòng kế toán thì bộ phận này sẽ trực tiếp thực hiện cáccông việc như : Lập kế hoạch đặt hàng và kiểm soát việc nhập hàng của khonguyên vật liệu và bao bì phục vụ sản xuất Theo dõi kế hoạch sản xuất để dựđoán nguyên vật liệu, bao bì Quản lý xuất nhập tồn kho nguyên vật liệu, lập báocáo và kiểm kê kho hàng tháng khi có sự phân công của cấp trên.Tham gia xây dựng và ban hành các quy định về xuất nhập kho phù hợp với quyđịnh Giám sát quản lý và bảo quản hàng hóa trong kho

1.4 Đặc điểm các nguồn lực của doanh nghiệp

1.4.1.Nguồn lực về vốn

Các yếu tố đầu vào của quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh bao gồm: nguồnvốn (vốn chủ sở hữu), vốn vay và hiện vật là:máy móc, nhà xưởng, nguyên vậtliệu,… trong đó nguồn vốn đóng vai trò hết sức quan trọng Để hiểu rõ vấn đềnày hơn ta xem xét bảng cơ cấu nguồn vốn của Công ty qua 3 năm

Bảng 1.1 Bảng cơ cấu vốn của công ty

Đơn vị tính: đồng

2014/2013

So sánh tăng, giảm2015/2014

trọng(%)

trọng(%)

trọng(%)

Số tuyệt đối Tỷ

trọng(%)

Số tuyệt đối Tỷ

trọng(%)Tổng

167.9

-3,522,335,303

-55.1

(Nguồn: Phòng hành chính-kế toán )

7

Từ bảng trên ta thấy tổng vốn qua các năm đều tăng, năm 2014 tổng vốn đã tăngthêm 4,002,869,895 đồng so với năm 2013, tương ứng với tỉ lệ tăng là 139.8% do nợphải trả và vốn chủ sở hữu tăng Năm 2015 tổng vốn cũng tăng và tăng thêm2,060,664,6

97 đồng tương ứng với tỉ lệ tăng 0,3% Điều này cho thấy quy mô của công ty tăng lênqua từng năm

Xét theo sở hữu, vốn chủ sở hữu luôn lớn hơn vốn vay và có chiều hướng tăngmạnh Đặc biệt là năm 2014 đã tăng thêm 3,100,000,000 đồng từ 1,900,000,000 đồngnăm 2013 lên đến 5,000,000,000 đồng năm 2014 Năm 2015 vốn chủ sở hữu tăngthêm 2,000,000,000 đồng ( tương ứng 40%) so với năm 2014 Nguồn vốn kinhdoanh tăng trong năm 2014 chủ yếu là do tăng nguồn vốn tự bổ sung Nhưchúng ta đều biết, vốn tự bổ sung được lấy từ quỹ đầu tư phát triển kinh doanh,

mà quỹ này được trích từ lợi nhuận để lại cho Doanh nghiệp Như vậy, với việctăng vốn tự bổ sung chứng tỏ sản xuất kinh doanh của Công ty đạt hiệu quả và

từ hiệu quả đạt được Công ty lại tiếp tục đầu tư để mở rộng quy mô sản xuấtkinh doanh nhằm tăng hơn nữa hiệu quả sản xuất kinh doanh trong năm tiếptheo

Xét theo tính chất, vốn cố định qua 3 năm có xu hướng tăng, năm 2014 so vớinăm 2013 không thay đổi nhưng lại tăng rất mạnh vào năm 2015 thêm5,583,000,000 đồng, tương đương với 116.41 % Điều này được lí giải do công

ty tập trung đầu tư vào các thiết bị chuyên dùng được nhập từ Đức, Nhật Bản,…phương tiện truyền dẫn, nâng cấp nhà xưởng Vốn lưu động qua 3 năm lúc tăng,lúc giảm Năm 2014, vốn lưu động tăng gần gấp 3 lần so với năm 2013 tăng4,002,869,895 đồng, tương ứng với 167.9% Năm 2014 vốn lưu động bị tồnđọng nhiều ở khâu dự trữ sản xuất như giá trị các khoản nguyên, vật liệu chính,phụ tùng thay thế, công cụ, dụng cụ lao động nhỏ,…và vốn về chi phí trả trước:chi phí cải tiến kĩ thuật, lắp đặt các công trình tạm thời, Và sang năm 2015, vốnlưu động giảm rõ rệt vì công tác chuẩn bị đã được làm từ năm 2014, không cần

bổ sung nhiều, giảm 3,522,335,303 đồng từ 6,386,577,744 đồng năm 2014xuống còn 2,864,242,441 đồng năm 2015

1.4.2 Nguồn nhân lực

Lao động là một trong những nguồn lực quan trọng cho quá trình sản xuấtkinh doanh Nó là tổng hợp các kỹ năng, mức độ đào tạo, trình độ giáo dục cósẵn tạo cho một cá nhân có khả năng làm việc và đảm bảo năng suất lao động.Như vậy, nguồn vốn nhân lực của Doanh nghiệp là lượng lao động hiện có cùngvới nó là kỹ năng tay nghề, trình độ đào tạo, tính sáng tạo và khả năng khai tháccủa người lao động Nguồn nhân lực không phải là cái sẽ có mà là đã có sẵn tạiDoanh nghiệp, thuộc sự quản lý và sử dụng của Doanh nghiệp Do đó, để đảmbảo hiệu quả kinh tế trong sản xuất kinh doanh thì Doanh nghiệp hết sức lưu tâmđến nhân tố này Vì nó là chất xám, là yếu tố trực tiếp tác động lên đối tượng vàtạo ra sản phẩm và kết quả sản xuất kinh doanh, có ảnh hưởng mang tính quyếtđịnh đối với sự tồn tại và hưng thịnh của Doanh nghiệp

Trong đó, trình độ tay nghề của người lao động trực tiếp ảnh hưởng tớichất lượng sản phẩm, do đó với trình độ tay nghề của người lao động và ý thứctrách nhiệm trong công việc sẽ nâng cao được năng suất lao động Đồng thời tiếtkiệm và giảm được định mức tiêu hao nguyên vật liệu, từ đó góp phần nâng caohiệu quả kinh tế trong sản xuất kinh doanh Tình hình lao động của Công tyđược thể hiện qua bảng sau:

Bảng 1.2 Lao động và cơ cấu lao động của công ty

9

Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 So sánh tăng, giảm

2014/2013

So sánh tăng, giảm2015/2014

Số lượng Tỷ trọng

(%)

Sốlượng

Tỷ trọng(%)

Sốlượng

Tỷ trọng(%)

Số tuyệtđối

Tỷ trọng(%)

Số tuyệtđối

Tỷ trọng(%)

Phân theo tính chất lao động

Phân theo giới tính

Qua biểu số trên ta thấy: tổng số lao động của công ty luôn tăng, chứng tỏquy mô sản xuất của công ty ngày càng được mở rộng Công ty không ngừng tổchức công tác tuyển dụng lao động để có đủ lực lượng sản xuất ra sản phẩm đápứng nhu cầu tiêu thụ trên thị trường, cụ thể năm 2014 tăng 23 lao động, tươngứng 255%

Số lao động nam và nữ chỉ tăng vào năm 2014, năm 2015 không có biếnđộng về lao động Năm 2014, lao động nam tăng 287.5% so với năm 2013 là 23người Như vậy tốc độ tăng lao động nam lớn hơn tốc độ tăng tổng số lao động(255%), cho ta thấy xu hướng tuyển dụng thêm lao động của công ty là lao độngnam nhiều hơn lao động nữa Vì với chế độ ba ca như hiện nay của công ty vàđặc thù công việc nên sử dụng lao động nam có hiệu quả hơn do họ có thể lựctốt, chịu được áp lực công việc

Xét về tốc độ tăng của lao động trực tiếp và lao động gián tiếp chênh lệchnhau lớn do trình độ và kĩ năng của lao động gián tiếp cao, không phải giám sátthường xuyên mà công việc vẫn được hoàn thành đúng thời gian, tiến độ

Số lao động theo trình độ Đại học, cao đẳng cũng tăng lên Chứng tỏ công

ty rất quan tâm đến việc nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên trong côngty

Độ tuổi lao động trong công ty chiếm đa số từ 25-35 tuổi Đây là cơ cấutrẻ, có nhiệt huyết, năng động, sáng tạo, có thể cống hiến cho công ty trong thờigian dài

12

1.4.3 Cơ sở vật chất

Bảng 1.3 Máy móc thiết bị của công ty

Loại thiết bị thi công

Sốlượng

Côngsuất

Nướcsản xuất

Nămsản xuất

Sở hữucủa nhàthầu hay thuê

Chấtlượngthực hiệnhiện nay

MÁY THI CÔNG

Máy lu các loại

Lu rung Giulong SV24 1 24T Trung

những máy móc, phương tiện hiện tại đã đủ để giúp cho công ty sản xuất hay sửachữa đúng thời hạn, đúng tiến độ, đảm bảo nguồn cung cho thị trường tiêu thụ Trongnhững năm tới, công ty sẽ mở rộng quy mô hơn nên kéo theo đó những máy móc sẽđược nâng cấp hay mua mới Bên cạnh đó, công ty có gặp khó khăn trong việc sửachữa những máy móc được nhập từ nước ngoài, cần có chuyên gia hướng dẫn.

1.5 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 2013-2015

Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là một báo cáo kế toán tài chính phản ánh tổng hợp doanh thu, chi phí và kết quả của các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp Ngoài ra nó còn phản ánh tình hình thực hiện nghĩa

vụ của doanh nghiệp đối với nhà nước Thông qua số liệu báo cáo kết quả kinh doanh có thể kiểm tra được tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước về cáckhoản thuế và các khoản phải nộp khác, đánh giá được xu hướng phát triển của các doanh nghiệp qua các thời kỳ khác nhau

14

Bảng 1.4 Kết quả sản xuất kinh doanh

Đơn vị tính:đồng

So sánh tăng, giảm 2014/2013 So sánh tăng, giảm2015/2014

4 Lợi nhuận sau thuế đồng 34,333,603 319,160,189 1,073,165,413 284,826,586 829.5 754,005,224 226.2

6 Thu nhập BQ của 1 lao động 1.000đ/tháng 5,500,000 7,000,000 8,000,000 1,500,000 270 1,000,000 0.14

7 Năng suất lao động bình

lớ tỏc động vào đối tượng quản lớ để đạt mục tiờu

Bộ máy quản lý thờng đợc xem xét trên ba mặt chủ yếu sau:

- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

- Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý

- Lực lợng lao động quản lý để thực hiện các chứcnăng, nhiệm vụ của bộ máy

- Mối quan hệ của cỏc bộ phận trong bộ mỏy quản lớTrong đó lực lợng lao động quản lý có vai trò quyết định

 Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.

Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là dựa trên nhữngchức năng, nhiệm vụ đã xác định của bộ máy quản lý làm chotoàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệp hoạt động nh mộtchỉnh thể có hiệu lực nhất

 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:

Cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lớ là quan hệ quản lớ giữa cỏc khõu và cấp quản lớtạo thành một chỉnh thể để thực hiện mục tiờu và chức năng quản lớ Mặt khỏc,

cơ cấu này cũn là những bộ phận có trách nhiệm khác nhau, nhngquan hệ và phụ thuộc lẫn nhau đợc bố trí theo từng khâu,từng cấp quản lý để tạo thành một chỉnh thể nhằm thực hiệnmục tiêu và chức năng quản lý xác định

 Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:

16

Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộmáy cần phải đảm bảo thực hiện những yêu cầu sau:

- Tính tối u: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp

quản lý đều đợc thiết lập các mối quan hệ hợp lý, và phục vụcho mục đích đề ra của doanh nghiệp

- Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm

bảo khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy

ra trong hệ thống cũng nh ngoài hệ thống

- Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm

bảo tính chính xác của thông tin đợc xử lý trong hệ thống, nhờ

đó đảm bảo đợc sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động

và nhiệm vụ của tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp

- Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đợc

tổ chức sao cho chi phí bỏ ra trong quá trình xây dựng và sửdụng là thấp nhất nhng phải đạt hiệu quả cao nhất

 Nội dung của tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.

Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp có nhiều nội dung,sau đây là các nội dung chủ yếu:

- Xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà bộ máyquản lý cần hớng tới Mục tiêu của bộ máy quan lý phải thốngnhất với mục tiêu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp,

- Xác định cơ cấu tổ chức quản lý theo khâu và cấpquản lý, phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm kinh tế-kĩ thuật của doanhnghiệp, hệ thống các chức năng nhiệm vụ đã xác định và việcphân công hợp tác lao động quản lý Trong cơ cấu quản lý cóhai nội dung thống nhất nhau, đó là khâu quản lý và cấp quảnlý

- Xác định mô hình quản lý: Mô hình quản lý là sự địnhhình các quan hệ của một cơ cấu quản lý trong đó xác định

các cấp, các khâu, mối liên hệ thống nhất giữa chúng trongmột hệ thống quản lý,có mô hình quản lý theo kiểu trực tuyến(quan hệ dọc), theo kiểu chức năng (quan hệ ngang), theo kiểu trựctuyến-tham mưu và các kiểu phối hợp giữa chúng.

- Xây dựng lực lợng lao động quản lý căn cứ vào quy mô sảnxuất kinh doanh, từ đó xác định quy mô của bộ máy quản lý

và trình độ của lực lợng lao động để sắp xếp họ trong bộ máy

Các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý:

- Phự hợp với điều kiện kinh tế-kĩ thuật của doanh nghiệp

- Nguyên tắc chuyên môn hoá và phối hợp

- Nguyên tắc linh hoạt và thích ứng với môi trờng kinhdoanh

- Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả

2.2 Những yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lớ

Phân tích các nhân tố ảnh hởng tới cơ cấu tổ chức bộ máyquản lý nhằm đa ra một mô hình phù hợp với quy mô và tìnhhình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đạt đợchiệu quả cao nhất trong công tác tổ chức quản lý và từ đóthúc đẩy doanh nghiệp có mô hình quản lý nhằm tăng sứccạnh tranh trên thị trờng

- Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào thì nhiệm vụ sản xuấtkinh doanh và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rờinhau Khi sự thay đổi nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công

ty thì cơ cấu tổ chức cũng thay đổi theo, vì nếu không thay

đổi theo thì bộ máy quản lý cũ sẽ làm cản trở việc phấn đấu

đạt đợc mục tiêu mới đề ra của tổ chức doanh nghiệp

- Quy mụ của doanh nghiệp và mức độ phức tạp của cỏc yếu tố kinh tế-kĩ thuật.

18

Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng phức tạp thì hoạt

động của doanh nghiệp cũng phức tạp theo Do đó các nhàquản lý cần phải đa ra một mô hình cơ cấu quản lý hợp lý saocho đảm bảo quản lý đợc toàn bộ hoạt động của doanhnghiệp, đồng thời phải làm sao để bộ máy quản lý không cồngkềnh và phức tạp về mặt cơ cấu Còn đối với các doanhnghiệp vừa và nhỏ thì bộ máy quản lý phải chuyên, tinh, gọnnhẹ để dễ tay đổi phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanhcủa doanh nghiệp

- Trỡnh độ công nghệ:

Việc sử dụng công nghệ của doanh nghiệp cũng ảnh hởngtới cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Nếu các doanh nghiệp chútrọng đến công nghệ thì thờng có định mức quản lý tốt, bộmáy quản lý phải đợc tổ chức sao cho tăng cờng khả năng củadoanh nghiệp và cần thích ứng kịp thời với sự thay đổi côngnghệ nhanh chóng Một hệ thống cơ cấu tổ chức phải phù hợpvới hệ thống công nghệ và phải đảm bảo sự phối hợp chặt chẽtrong việc ra quyết định liên quan đến công nghệ của doanhnghiệp

- Môi trờng kinh doanh.

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hợp lý là điều kiện đủ chodoanh nghiệp thành công trên thơng trờng Do vậy mức độphức tạp của môi trờng kinh doanh có ảnh hởng đến cơ cấu tổchức bộ máy quản lý, trong đú cú mụi trường thế giới và mụi trường vĩ mụ:

sự biến động thị trường, cỏc yếu tố vĩ mụ, lạm phỏt, tỉ giỏ hối đoỏi, Nếu môitrờng luôn biến động và biến động nhanh chóng thì có đợcthành công đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức bộ máyquản lý một cỏch thớch ứng để tận dụng cơ hội, hạn chế thỏch thức

- Trình độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên.

Đối với những ngời đã qua đào tạo, có trình độ tay nghềcao, có ý thức làm việc thì họ sẽ hoàn thành công việc tốt hơn

sẽ làm giảm số lao động quản lý dẫn đến cơ cấu tổ chức bộmáy quản lý gọn nhẹ và hiệu quả hơn Ngợc lại, với những lao

động không có kiến thức, kỹ năng sẽ dẫn đến số lợng lao độngquản lý gia tăng, làm giảm hiệu lực, hiệu quả của bộ mỏy quản lớ

2.3 Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ mỏy quản lớ tại Cụng ty

1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức hiện nay của cụng ty

20

Giỏm Đốc

Cố vấn Trợ lớ nhõn sự

Tổ chức

( Nguồn: Phũng tổ chức hành chớnh)Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty đựơc tổ chức theo kiểutrực tuyến chức năng với chế độ một thủ trởng đợc miêu tả nhsơ đồ, về cơ bản là hợp lớ Theo sơ đồ này Giỏm đốc đợc sự tham m-

u của các phòng ban về các quyết định kinh doanh nên côngviệc tiến triển hiệu quả hơn, mệnh lệnh từ Giỏm đốc đã đợcthực hiện nhanh chóng và có hiệu quả hơn Tuy nhiờn, cơ cấumô hình còn có những hạn chế: là một doanh nghiệp nhỏ ớt cú nhữngvấn đề lớn, phức tạp, hơn nữa chức năng cố vấn khụng phự hợp, trợ lớ nhõn sựkhụng cần thiết vỡ đó cú phũng hành chớnh-tổ chức

2 Tình hình tổ chức các bộ phận chức năng trong công ty:

2.1 Khối cơ quan Công ty

2.1.1 Giám đốc:

- Chức năng: Quản lớ toàn bộ hoạt động của cụng ty, trực tiếp phụ trách

kỹ thuật, phòng vật t Việc xỏc định chức năng này chưa phự hợp với cơchế mới Thụng thường, Giỏm đốc quản lớ toàn bộ hoạt động của cụng ty trong

đú cú 3 khõu quan trọng: chiến lược kinh doanh, nhõn sự và tài chớnh

2.1.2 Phòng kinh doanh:

- Nhiệm vụ:

+ Xõy dựng kế hoạch và tiến hành các hoạt động nghiên cứuthị trờng; nghiên cứu xu hớng phát triển thị trờng, đối thủ cạnhtranh, nhà cung cấp , các hớng phát triển công nghệ

Tỡm kiếm khỏch hàng lẻ

Kinh doanh

phõn phối dự

ỏn

Bộ phận chăm súc khỏch hàng Bộ phận kếhoạch xuất

nhập kho

+ Xõy dựng kế hoạch kinh doanh của phòng trình giám đốcphê duyệt: Lập kế hoạch hàng năm và quý về phát triển kinhdoanh của cụng ty trình GĐ phê duyệt, kế hoạch kinh doanhphải xác định rõ các mục tiêu về doanh số, thị phần, lợi nhuận,mức độ tăng trởng, các mục tiêu kinh tế xã hội phù hợp khác; Lập

kế hoạch thực hiện chi tiết hàng tháng và quý cho từng bộphận kinh doanh với chỉ tiêu công tác và đầu công việc cụ thểcho tờng ngời nhằm làm căn cứ cho công tác đánh giá kết quảthực hiện công việc của từng ngời

+ Thiết lập hệ thống theo dõi, giám sát, đánh giá và hỗ trợviệc thực hiện kế hoạch kinh doanh của các nhân viên trongphòng, cũng nh việc triển khai các hợp đồng của bộ phận khác( kế toán và sản xuất), nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu củakhách hàng; Lập báo cáo kinh doanh định kỳ trong hệ thốngbáo cáo cho các cơ quan có liên quan nh: chủ quản, chínhquyền

+ Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành nhân sự thuộcphòng kinh doanh, xây dựng bầu không khí làm việc lànhmạnh và phát huy đợc năng lực và chuyên môn của từng ngời

đảm bảo hợp đồng đợc triển khai đúng kế hoạch

+ Theo dõi các thông tin phản hồi về thực hiện hợp đồng,các chi phí phát sinh, lãi lỗ của các hợp đồng

22

- Mối quan hệ trong nội bộ Công ty:

+ Phối hợp với phòng kế toán: Lập báo cáo tài chính, tiếnhành bảo lãnh dự thầu, thực hiện hợp đồng và đặt cọc; Hỗ trợvới bộ phận kế toán làm thanh toán, thanh lý hợp đồng; Hỗ trợ vớiphòng kế toán tiến hành nhập khẩu trang

thiết bị

+ Với Nhà máy: Tiếp nhận thông tin về năng lực sản xuất

để lập kế hoạch kinh doanh

Bảng 2.1: Cơ cấu nhõn sự phòng kinh doanh:

Chức năng nhiệm vụ Slợng Trình

độ

Chuyênmôn

TĐ

tiếnganh

Về độ tuổi, cả bốn ngời trong phòng đều có độ tuổi dới 30tuổi, chiếm 100% Với cơ cấu trên, Phòng có thể hoàn thànhtốt công việc với cơ cấu độ tuổi và trình độ đồng đều hợp

lý, kết hợp đợc sự năng động, nhiệt tình của tuổi trẻ, cũng nhkinh nghiệm trong công tác lâu năm Tuy nhiên các chức năng