Quản trị kho hàng trong logistics và ứng dụng ở công ty ân nam group

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ LOGISTICS VÀ QUẢN TRỊKHO HÀNG 1.1.Khái quát về logistics 1.1.1.Lịch sử phát triển của Logistics Do khoảng cách trong các lĩnh vực cạnh tranh truyền thống như chất

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ

CHUYÊN NGÀNH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

QUẢN TRỊ KHO HÀNG TRONG LOGISTICS VÀ ỨNG

DỤNG Ở CÔNG TY ÂN NAM-GROUP

NGUYỄN XUÂN CƯỜNG

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KHO HÀNG TRONG LOGISTICS VÀ ỨNG

DỤNG Ở CÔNG TY ÂN NAM-GROUP

NGUYỄN XUÂN CƯỜNG

CHUYÊN GÀNH CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS LÊ VĂN PHÙNG

HÀ NỘI- 2017

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được aicông bố trong bất kỳ công trình nào

Hà Nội, ngày 30 tháng 10 năm 2017

Nguyễn Xuân Cường

LỜI CẢM ƠN

Trước hết với tình cảm chân thành và lòng biết ơn sâu sắc, em xin gửi lờicảm ơn đến các Thầy, Cô giáo Viên Đại Học Mở Hà Nội đã tận tình giúp đỡ emtrong quá trình học tập và nghiên cứu để hoàn thành luận văn tốt nghiệp

Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến TS Lê Văn Phùng đã dànhnhiều thời gian tâm huyết, trực tiếp hướng dẫn tận tình, chỉ bảo và tạo điều kiệnthuận lợi cho em trong suốt quá trình nghiên cứu đề tài và hoàn thành bản luận vănthạc sĩ chuyên nghành công nghệ thông tin

Trong quá trình nghiên cứu của mình, mặc dù được sự hướng dẫn rất nhiệttình, đầy trách nhiệm của TS Lê Văn Phùng và các thầy cô giáo trong Viện ĐạiHọc Mở Hà Nội cùng với sự nỗ lực của cá nhân nhưng vẫn không thể tránh đượcnhững thiếu sót Tác giả chân thành mong được những ý kiến đóng góp từ quýThầy, Cô và các bạn bè đồng nghiệp

Trân trọng cảm ơn

Hà Nội, ngày 30 tháng 10 năm 2017

Nguyễn Xuân Cường

DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ, CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1: Các sản phẩm hiện tại và mức sử dụng 27Bảng 2.2: Bảng tính toán trung gian tổng giá trị của từng loại sản phẩm 27Bảng 2.3: Xếp thứ loại sản phẩm theo tổng giá trị giảm dần 27Bảng 2.4: Phân loại ABC cho các sản phẩm theo nhóm 28

Bảng 2.6:Tìm vị trí ban đầu của kho 31

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 1.2: Đặc tả quy trình nghiệp vụ kho hàng 16Hình 2.1: Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ quy trình nhập kho 20Hình 2.2: Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ quy trình xuất kho 22Hình 2.3: Quy trình xác định danh mục hàng dự trữ 26Hình 2.4: Đặc tả không gian nguồn hàng và thị trường 30Hình 2.5: Xác định các mối quan hệ giữa các thực thể 42Hình 2.6: Sơ đồ phân cấp chức năng hệ thống 43Hình 2.7: Đặc tả thiết kế quản lý tồn kho và đặt mua hàng 44Hình 2.8: Đặc tả thiết kế quản lý nhận hàng và nhập kho 45Hình 2.9: Đặc tả thiết kế quản lý xuất kho và giao hàng 47Hình 2.10: Đặc tả thiết kế quản lý thu hồi 49Hình 2.11: Đặc tả thiết kế quản lý kiểm kê 51Hình 2.12: Mô hình thiết kế cơ sở dữ liệu mức logic 57

Hình 3.12: Giao diện nhóm chức năng quản lý kho hàng 80Hình 3.13: Giao diện lập 1 chứng từ xác định danh mục hàng dự trữ 81

Hình 3.14: Tạo phiếu đặt mua hàng cho sản phẩm nhóm A 81

Hình 3.16: Tạo mới kho hàng sau khi tính toán kho gom hàng tối ưu 82Hình 3.17: Giao diện phiếu điều chuyển hàng nội bộ 83Hình 3.18: Giao diện phiếu kiểm kê hàng hóa 83

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ, CHỮ VIẾT TẮT iii

DANH MỤC BẢNG BIỂU iv

DANH MỤC HÌNH VẼ v

MỤC LỤC vi

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ LOGISTICS VÀ QUẢN TRỊ KHO HÀNG 2

1.1.Khái quát về logistics 2

1.1.1.Lịch sử phát triển của Logistics 2

1.1.2 Phân loại logistics 4

1.1.3 Mối quan hệ giữa logistics – Chuỗi cung ứng – Quá trình phân phối 6

1.1.4 Vai trò của logistics 7

1.1.5 Xu hướng phát triển của logistics 8

1.2 Những vấn đề chung nhất về quản trị kho hàng 9

1.2.1 Khái niệm, vai trò chức năng của kho hàng 9

1.2.2.Hệ thống bảo quản và dự trữ hàng hóa trong kho 12

1.2.3.Quá trình nghiệp vụ kho và điều phối hàng hóa 14

Kết luận chương 17

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG TRONG LOGISTICS 18

2.1.Đặc tả phân tích các hoạt động nghiệp vụ quản lý kho 18

2.1.1.Đặc tả yêu cầu 18

2.1.2.Đặc tả quy trình quản lý kho 19

2.1.3.Phân tích các chức năng theo quy trình quản lý kho 25

2.2 Mô hình phân tích dữ liệu ở mức khái niệm 35

2.2.1 Hệ thống hồ sơ dữ liệu 35

2.2.2 Đặc tả phân tích dữ liệu ở mức khái niệm 39

2.3 Mô hình thiết kế chức năng hệ thống quản trị kho hàng 43

2.3.1 Đặc tả thiết kế quản lý tồn kho và đặt mua hàng tới nhà cung cấp 44

2.3.2 Đặc tả thiết kế quản lý nhận hàng và nhập kho 45

2.3.3 Đặc tả thiết kế quản lý xuất kho và giao hàng 47

2.3.4.Đặc tả thiết kế quản lý thu hồi 49

2.3.5 Đặc tả thiết kế quản lý kiểm kê 51

2.4 Mô hình thiết kế dữ liệu ở mức logic phục vụ quá trình điều phối hàng hóa 53

2.5.Thiết kế dữ liệu vật lý 59

Kết luận chương 67

CHƯƠNG 3 ỨNG DỤNG QUẢN TRỊ KHO HÀNG TRONG LOGISTICS Ở CÔNG TY AN-NAM GROUP 68

3.1 Hiện trạng quản trị kho hàng trong logistics ở Công ty An-Nam Group 68

3.1.1 Vấn đề thiết kế kho 68

3.1.2 Vấn đề vận hành hiệu quả hoạt động kho 68

3.1.3 Tối ưu hóa hoạt động vận tải trong kho 69

3.2 phần mềm thử nghiệm quản trị kho hàng cho Công ty An-Nam Group 69

3.2.1 Hệ thống chương trình 70

3.2.2 Đặc tả mô-đun 70

3.3 Các giao diện chính của chương trình 77

3.4 Đánh giá kết quả thử nghiệm của chương trình 88

Kết luận chương 88

KẾT LUẬN 89

TÀI LIỆU THAM KHẢO 91

PHỤ LỤC 92

PHỤ LỤC 1- KHUÔN DẠNG MÔT SỐ CHỨNG TỪ GỐC ĐANG SỬ DỤNG Ở CÔNG TY AN-NAM GROUP 92

PHỤ LỤC 2- HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH 94

PHỤ LỤC 3- SƠ LƯỢC VỀ CÔNG NGHỆ 1C ENTERPRISE 95

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của luận văn

Công ty An-Nam Group đã nhận thức rõ Logistics có khả năng giúp giảiquyết cả đầu ra lẫn đầu vào của công ty một cách hiệu quả, góp phần nâng cao hiệuquả quản lý, giảm thiểu chi phí nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty, hỗtrợ đắc lực cho hoạt động marketing, đóng vai trò then chốt trong việc đưa sảnphẩm đến đúng nơi cần đến, vào đúng thời điểm thích hợp Trong đó, việc điều phốihàng hóa trong quản trị kho hàng đã giữ vai trò rất quan trọng trong việc phát triểnkinh doanh của Công ty Vì vậy, được sự hỗ trợ của Thầy giáo hướng dẫn, tôi đã

hướng tới đề tài “Quản trị kho hàng trong Logistics và ứng dụng ở Công ty

An-Nam Group” Công ty An-An-Nam Group chính là Công ty mà hiện nay tôi đang công

tác với trọng trách về công nghệ thông tin

2 Mục tiêu nghiên cứu

Luận văn đặt ra với mục tiêu nghiên cứu cơ sở phương pháp luận và tăngcường hiệu quả việc áp dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực logistics, đặc biệt

là trong lĩnh vực quản trị kho hàng, và ứng dụng cho Công ty An-Nam Group

3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là vấn đề quản trị kho hàng trongLogistics

4 Phạm vi nghiên cứu

Vì các nội dung nghiên cứu trong logistics là rất rộng nên phạm vi nghiêncứu của luận văn chỉ gói gọn trong phần Quản trị kho hàng trong Logistics để ứngdụng cho cơ quan, nơi bản thân đang công tác

5 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, nội dung chính của luậnvăn được trình bày trong 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về Logistic và quản trị kho hàng

Chương 2: Phân tích và thiết kế hệ thống quản trị kho hàng trong logistics

Chương 3: Ứng dụng quản trị kho hàng trong Logistics ở Công ty An-Nam Group

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ LOGISTICS VÀ QUẢN TRỊ

KHO HÀNG

1.1.Khái quát về logistics

1.1.1.Lịch sử phát triển của Logistics

Do khoảng cách trong các lĩnh vực cạnh tranh truyền thống như chất lượnghàng hóa hay giá cả ngày càng thu hẹp, các nhà sản xuất đã chuyển sang cạnh tranh

về quản lý hàng tồn kho, tốc độ giao hàng, hợp lý hóa quá trình lưu chuyển nguyênnhiên vật liệu và bán thành phẩm,… trong cả hệ thống quản lý phân phối vật chấtcủa doanh nghiệp Trong quá trình đó, logistics có cơ hội phát triển ngày càng mạnh

mẽ hơn trong lĩnh vực kinh doanh Trong thời gian đầu, logistics chỉ đơn thuầnđược coi là một phương thức kinh doanh mới, mang lại hiệu quả cao cho các doanhnghiệp Cùng với quá trình phát triển, logistics đã đư ợc chuyên môn hóa và pháttriển trở thành một ngành dịch vụ đóng vai trò rất quan trọng quan trọng trong giaothương quốc tế

Tuy nhiên, một điều khá thú vị là logistics được phát minh và ứng dụng lầnđầu tiên không phải trong hoạt động thương mại mà là trong lĩnh vực quân sự.Logistics được các quốc gia ứng dụng rất rộng rãi trong 2 cuộc Đại chiến thế giới để

di chuyển lực lượng quân đội cùng với vũ khí có khối lượng lớn và đảm bảo hậucần cho lực lượng tham chiến Hiệu quả của hoạt động logistics, do đó là yếu tố cótác động rất lớn tới thành bại trên chiến trường Cuộc đổ bộ thành công của quânđồng minh vào vùng Normandie tháng 6/1944 chính là nhờ vào sự nỗ lực của khâuchuẩn bị hậu cần và quy mô của các phương tiện hậu cần được triển khai Sau khichiến tranh thế giới kết thúc, các chuyên gia logistics trong quân đội đã áp dụng các

kỹ năng logistics của họ trong hoạt động tái thiết kinh tế thời hậu chiến Hoạt độnglogistics trong thương mại lần đầu tiên được ứng dụng và triển khai sau khi chiếntranh thế giới lần thứ 2 kết thúc

Logistics đã phát triển rất nhanh chóng, giờ đây logistics được ghi nhận nhưmột chức năng kinh tế chủ yếu, một công cụ hữu hiệu mang lại thành công cho các

doanh nghiệp cả trong khu vực sản xuất lẫn trong khu vực dịch vụ Logistics đượcphát triển qua 3 giai đoạn:

 Giai đoạn 1: Phân phối vật chất:

Vào những năm 60, 70 của thế kỷ 20, người ta đã bắt đầu quan tâm đến vấn

đề quản lý một cách có hệ thống những hoạt động có liên quan với nhau nhưvận tải, phân phối, bảo quản hàng hóa, quản lý tồn kho, bao bì đóng gói,phân loại,… để đảm bảo phân phối sản phẩm, hàng hóa cho khách hàng mộtcách có hiệu quả Những hoạt động đó được gọi là phâ n phối sản phẩm vậtchất hay còn có tên gọi là logistics đầu ra

 Giai đoạn 2: Hệ thống Logistic

Những năm 80, 90 của thế kỷ 20, các công ty tiến hành kết hợp quản lý 2mặt: đầu vào(cung ứng vật tư) với đầu ra(phân phối sản phẩm) để tiết kiệmchi phí, tăng thêm hiệu quả của quá trình này, được gọi là hệ thống logistics

 Giai đoạn 3: Quản trị chuỗi cung ứng

Quản trị chuỗi cung ứng là một khái niệm mang tính chiến lược về quản trịchuỗi nối tiếp các hoạt động từ người cung cấp - đến người sản xuất - kháchhàng tiêu dùng sản phẩm, logistics phát triển quá nhanh chóng, trong nhiềungành, nhiều lĩnh vực, ở nhiều nước, nên có rất nhiều định nghĩa khác nhau,cho đến nay vẫn chưa có một khái niệm thống nhất về logistics

Trong lĩnh vực sản xuất logistics được định nghĩa là cung ứng, là chuỗi hoạtđộng nhằm đảm bảo nguyên nhiên vật liệu, máy móc, thiết bị, các dịch vụ cho hoạtđộng tổ chức doanh nghiệp được tiến hành liên tục, nhịp nhàng và có hiệu quả; bêncạnh đó còn tham gia vào quá trình phát triển sản phẩm mới

Dưới góc độ quản trị chuỗi cung ứng thì logistics được định nghĩa: logistics

là quá trình tối ưu hóa về vị trí lưu trữ và chu chuyển các tài nguyên yếu tố đầu vào

từ điểm xuất phát đầu tiên là nhà cung cấp, qua nhà sản xuất, người bán buôn, bán

lẻ, đến tay người tiêu dùng cuối cùng, thông qua hàng loạt các hoạt động kinhdoanh[1, tr.7]

Theo giáo sư Martin Christopher: “Logistics là quá trình quản trị chiến lượcthu mua, di chuyển và dự trữ nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm (và dòngthông tin tương ứng) trong một công ty và qua các kênh phân phối của công ty đểtối đa hóa lợi nhuận hiện tại và tương lai thông qua việc hoàn tất các đơn hàng vớichi phí thấp nhất”.

Theo Ủy ban Quản lý logistics của Hoa Kỳ: Logistics là quá trình lập kếhoạch, chọn phương án tối ưu để thực hiện việc quản lý, kiểm soát việc di chuyển

và bảo quản có hiệu quả về chi phí và ngắn nhất về thời gian đối với nguyên vậtliệu, bán thành phẩm và thành phẩm, cũng như các thông tin tương ứng từ giai đoạntiền sản xuất cho đến khi hàng hóa đến tay người tiêu dùng cuối cùng để đáp ứngyêu cầu của khách hàng

Theo nhóm tác giả của cuốn sách “Logistics – những vấn đề cơ bản” thìlogistics được định nghĩa như sau: “Logistics là quá trình t ối ưu hóa về vị trí và thờiđiểm, vận chuyển và dự trữ nguồn tài nguyên từ điểm đầu tiên của chuỗi cung ứngqua các khâu sản xuất phân phối cho đến tay người tiêu dùng cuối cùng, thông quahàng loại các hoạt động kinh tế.”

Luật Thương mại Việt Nam năm 2005 (Điều 233): Trong Luật Thương mại

2005, lần đầu tiên khái niệm về dịch vụ logistics được pháp điển hóa Luật quy định

“Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiệnmột hoặc nhiều công đoạn bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làmthủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi

ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan tới hàng hóa theo thỏathuận với khách hàng để hưởng thù lao”

1.1.2 Phân loại logistics

1.1.2.1 Phân loại theo các hình thức logistics

Trên thế giới hiện nay có các hình thức sau:

- Logistics bên thứ nhất (1 PL – First Party Logistics) hay logistics tự cấp: Ngườichủ sở hữu hàng hóa tự mình tổ chức và thực hiện các hoạt động logistics để đáp

doanh nghiệp và thường làm giảm hiệu quả kinh doanh, vì doanh nghiệp không có

đủ quy mô cần thiết, kinh nghiệm và kỹ năng chuyên môn để quản lý và vận hànhhoạt động logistics

- Cung cấp dịch vụ logistics bên thứ hai (2PL – Second Party Logistics): Ngườicung cấp dịch vụ bên thứ hai là người cung cấp dịch vụ cho một hoạt động đơn lẻtrong chuỗi các hoạt động logistics (vận tải, kho bãi, thủ tục hải quan, thanh toán, )

để đáp ứng nhu cầu của chủ hàng, chưa tích hợp hoạt động logistics

- Cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba (3PL – Third Party Logistics): Là ngườithay mặt cho chủ hàng quản lý và thực hiện các dịch vụ logistics cho từng bộ phậnchức năng như: thay mặt cho người gửi hàng thực hiện thủ tục xuất khẩu và vậnchuyển nội địa hoặc thay mặt cho người nhập khẩu làm thủ tục thông quan và vậnchuyển hàng tới địa điểm quy định

- Logistics bên thứ tư (4PL – Fourth Party Logistics) hay Logistics chuỗi phân phốihay nhà cung cấp logistics chủ đạo: Nhà cung cấp logistics chủ đạo là người tíchhợp – người hợp nhất, gắn kết các nguồn lực, tiềm năng và cơ sở vật chất khoa học

kỹ thuật của mình với các tổ chức khác để thiết kế, xây dựng và vận hành các giảipháp chuỗi logistics 4PL chịu trách nhiệm quản lý dòng lưu chuyển logistics, cungcấp giải pháp dây chuyền cung ứng, hoạch định, tư vấn logistics, quản trị vận tải,…4PL hướng đến quản trị cả quá trình logistics, như nhận hàng từ nơi sản xuất, làmthủ tục xuất, nhập khẩu, đưa hàng đến nơi tiêu thụ cuối cùng

- Cung cấp dịch vụ logistics bên thứ năm (5PL - Five Party Logistics): 5PL là dịch

vụ logistic phổ biến và phát triển nhất hiện nay dành cho thương mại điện tử 5PLquản lý và điều phối hoạt động của các 3PL, 4PL thông qua các giải pháp thông tinliên quan đến cung và cầu trên thị trường dịch vụ giao hàng thương mại điện tử.Điểm đặc trưng của 5 PL là các hệ thống (Hệ thống quản lý đơn hàng (OMS), Hệthống quản lý kho hàng (WMS) và Hệ thống quản lý vận tải (TMS) Cả ba hệ thốngnày có liên quan chặt chẽ với nhau trong một hệ thống thống nhất và công nghệthông tin 5PL là giải pháp dành cho các shop, doanh nghiệp vừa và nhỏ, họ có thểtích hợp dễ dàng hệ thống quản lý ứng dụng của 5PL khi vận hành hệ thống chuyênnghiệp[2, tr8]

1.1.2.2 Phân loại theo quá trình

Gồm 3 loại:

- Logistics đầu vào (inbound logistics): Logistics đầu vào là các hoạt động đảm bảocung ứng tài nguyên đầu vào (nguyên liệu, thông tin, vốn,…) một cách tối ưu cả về

vị trí, thời gian và chi phí cho quá trình sản xuất

- Logistics đầu ra (outbound logistics): Logistics đầu ra là các hoạt động đảm bảocung cấp thành phần đến tay người tiêu dùng một cách tối ưu cả về vị trí, thời gian

và chi phí nhằm đem lại lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp

- Logistics ngược hay còn gọi là logistics thu hồi (reverse logistics): Logistics thuhồi là quá trình thu hồi các phụ phẩm, phế liệu, các yếu tố ảnh hưởng tới môi trườngphát sinh từ quá trình sản xuất, phân phối và tiêu dùng trở về để tái chế hoặc xử lý

1.1.2.3 Phân loại theo đối tượng hàng hóa

Theo đối tượng hàng hóa, logistics được phân thành:

- Logistics hàng tiêu dùng nhanh: là quá trình logistics cho hàng tiêu dùng có thờihạn sử dụng ngắn như: quần áo, giày dép, thực phẩm,…

- Logistics ngành ôtô: là quá trình logistics phục vụ cho ngành ô tô

- Logistics hóa chất: là hoạt động logistics phục vụ cho ngành hóa chất, bao gồm cảhàng độc hại, nguy hiểm

- Logistics hàng điện tử

- Logistics hàng dầu khí

1.1.3 Mối quan hệ giữa logistics – Chuỗi cung ứng – Quá trình phân phối

1.1.3.1 Mối quan hệ giữa logistics – Chuỗi cung ứng

Mối quan hệ giữa logistics và chuỗi cung ứng cho đến nay xuất hiện 5 trườngphái khác nhau:

- Chuỗi cung ứng là một phần của logistics

- Logistics là một phần của chuỗi cung ứng

- Logistics chỉ là một bộ phận nhỏ của chuỗi cung ứng

- Giữa chuỗi cung ứng và logistics có phần chung.

1.1.3.2 Mối quan hệ giữa logistics và phân phối

Quá trình phân phối là khái niệm phản ánh sự di chuyển hàng hóa của một tổchức Nó bao gồm sự vận chuyển hàng hóa bằng các loại phương tiện khác nhau, từđịa điểm này sang địa điểm khác, từ nước nọ sang nước kia, trong đó có sự phốihợp giữa các hoạt động và các chức năng khác nhau, nhằm đảm bảo chu chuyểnhàng hóa liên tục từ giai đoạn tiền sản xuất cho đến khi đến tay người tiêu dùng

Quá trình phân phối và hoạt động logistics có liên quan mật thiết với nhau,nếu thiếu một kế hoạch khoa học và sự quản lý chặt chẽ, sát sao thì toàn bộ quátrình chu chuyển hàng hóa, dịch vụ phức tạp sẽ không thể thực hiện nhịp nhàng, liêntục

1.1.4 Vai trò của logistics

1.1.4.1 Vai trò của logistics đối với nền kinh tế

Logistics là một chuỗi các hoạt động liên tục, có liên hệ mật thiết với nhau,tác động qua lại lẫn nhau

Logistics hỗ trợ cho luồng chu chuyển các giao dịch kinh tế Nền kinh tế chỉ

có thể phát triển nhịp nhàng, đồng bộ một khi chuỗi logistics hoạt động liên tụcnhịp nhàng Hàng loạt các hoạt động kinh tế liên quan diễn ra trong chuỗi logistics,theo đó các nguồn tài nguyên được biến đổi thành sản phẩm và điều quan trọng làgiá trị được tăng lên cho cả khách hàng lẫn người sản xuất, giúp thỏa mãn nhu cầucủa mỗi người

Hiệu quả hoạt động logistics tác động trực tiếp đến khả năng hội nhập củanền kinh tế Hoạt động logistics hiệu quả làm tăng tính cạnh tranh của một quốc giatrên trường quốc tế

Phát triển dịch vụ logistics sẽ đem lại nguồn lợi khổng lồ cho nền kinh tế.Logistics là một hoạt động tổng hợp mang tính dây chuyền, hiệu quả của quá trìnhnày có tầm quan trọng quyết định đến tính cạnh tranh của ngành công nghiệp vàthương mại quốc gia Logistics đóng góp 10% ở các nước Mỹ, Nhật, đối với những

nước kém phát triển tỷ lệ này có thể cao hơn 30% Sự phát triển dịch vụ logistics có

ý nghĩa đảm bảo cho việc vận hành sản xuất, kinh doanh các dịch vụ khác đượcđảm bảo về thời gian và chất lượng Logistics phát triển tốt mang lại khả năng giảmchi phí, nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ

1.1.4.2 Vai trò của logistics đối với các doanh nghiệp

Logistics giúp giải quyết cả đầu ra lẫn đầu vào của doanh nghiệp một cáchhiệu quả

Logistics góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu chi phí nhằm nângcao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp

Logistics còn góp phần giảm phí thông qua việc tiêu chuẩn hóa chứng từ.Ngoài ra, logistics còn hỗ trợ đắc lực cho hoạt động marketing: Logisticsđóng vai trò then chốt trong việc đưa sản phẩm đến đúng nơi cần đến, vào đúng thờiđiểm thích hợp

1.1.5 Xu hướng phát triển của logistics

Logistics sẽ phát triển theo 3 xu hướng chính sau:

- Xu hướng 1: ứng dụng công nghệ thông tin, thương mại điện tử ngày càng phổbiến và sâu rộng hơn trong các lĩnh vực của logistics như: hệ thống thông tin Quảntrị chuỗi cung ứng toàn cầu, công nghệ nhận dạng bằng tần số Radio…

- Xu hướng 2: phương pháp quản lý logistics kéo ngày càng phát triển mạnh mẽ vàdần thay thế cho phương pháp logistics đẩy theo truyền thống :

+ Phương pháp đẩy: là phương pháp tổ chức sản xuất theo dự báo nhu cầu thịtrường Phương pháp này tạo ra hàng tồn kho và “đẩy” hàng ra thị trường để đápứng nhu cầu thực tế Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ thực hiện, cónhiều thời gian để sản xuất, hạ giá thành sản phẩm nhờ phát huy tính kinh tế về quy

mô và đường cong kinh nghiệm (là hiện tượng kỹ năng của người lao động tăng lêndẫn đến tăng năng suất lao động) Nhược điểm: tạo ra khối lượng hàng tồn lớn, chu

kỳ sản xuất dài, chi phí dự trữ cao Phương pháp này đòi hỏi lượng vốn lưu độnglớn, vòng quay chậm

+ Phương pháp kéo: hoạch định sản xuất dựa trên nhu cầu và đơn hàng thực tế củathị trường, có nghĩa là nhu cầu của khách hàng “kéo” hàng từ sản xuất về phía thịtrường Ưu điểm: giảm thiểu khối lượng và chi phí hàng tồn kho, rút ngắn chu trìnhsản xuất, nhờ đó giảm vốn lưu động, tăng vòng quay vốn, phản ứng nhanh và hiệuquả hơn với những thay đổi của thị trường Tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏiphải có khả năng phản ứng nhanh trước những yêu cầu của thị trường, tổ chức linhhoạt, phải tổ chức và quản lý tốt hệ thống thông tin, chu trình sản xuất được quản lýchặt chẽ, khoa học, có khả năng đáp ứng được yêu cầu nghiêm ngặt về tiến độ, thờigian giao hàng,…

- Xu hướng thứ ba: thuê dịch vụ logistics từ các công ty logistics chuyên nghiệpngày càng phổ biến

Trên thế giới, logistics đã và đang phát triển mạnh mẽ Ở Việt Nam logistics

đã bắt đầu được nhìn nhận như một công cụ “sắc bén” đem lại thành công cho cácdoanh nghiệp trong điều kiện hội nhập và chắc chắn logistics sẽ phát triển trongtương lai không xa

1.2 Những vấn đề chung nhất về quản trị kho hàng

1.2.1 Khái niệm, vai trò chức năng của kho hàng

Kho là loại hình cơ sở logistics thực hiện việc dự trữ, bảo quản và chuẩn bịhàng hóa nhằm cung ứng hàng hóa cho khách hàng với trình độ dịch vụ cao nhất vàchi phí thấp nhất

Hoạt động kho liên quan trực tiếp đến việc tổ chức, bảo quản hàng hóa củadoanh nghiệp, do vậy vai trò của kho thể hiện ở chỗ:

- Bảo đảm tính liên tục cho quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa, quản trị khobãi giúp doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ sản phẩm và quản lý được số lượng sản phẩmtrên toàn bộ hệ thống

- Góp phần giảm chi phí sản xuất,vận chuyển, phân phối.Nhờ đó kho có thể chủđộng tạo ra các lô hàng với quy mô kinh tế trong quá trình sản xuất và phân phốinhờ đó giảm chi phí bình quân trên một đơn vị kho góp phần tiết kiệm chi phí lưu

thông thông qua việc quản lý tốt hao hụt hàng hóa, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả cơ

sở vật chất của kho

- Hỗ trợ quá trình cung cấp dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp thông qua việcđảm bảo hàng hóa sẵn sàng về số lượng, chất lượng, trạng thái lô hàng giao, gópphần giao hàng đúng thời gian và địa điểm

Các công ty kinh doanh phân phối hàng ngày càng phát triển, thì mức độphức tạp trong vận hành quản lí kho hàng càng cao Hàng trong kho ngày càng lớn,chủng loại sản phẩm càng phong phú, điều này thường dẫn đến nhu cầu mặt bằngkho bãi và nhân lực quản lý đòi hỏi ngày càng lớn

Nhiều nhà phân phối đã từng phải chi phí những khoản khổng lồ cho việcgom hàng và dọn hàng trong kho, quản lý vòng nhập hàng, và chuyển về nơi gomhàng Sự không phù hợp của quản trị kho hàng cũng trở thành vấn đề nan giải nếuchúng ta không thể quản lý một cách chính xác hàng trong kho với kho hàng lớnhơn hoặc vị trí kho hàng ở nhiều nơi

Kho là loại hình cơ sở logistics thực hiện việc dự trữ, bảo quản và chuẩn bịhàng hóa nhằm cung ứng hàng hóa cho khách hàng với trình độ dịch vụ tối ưu vàchi phí thấp nhất Một số chức năng chính của kho hàng thường được thể hiện như:

- Nhận hàng: Nhận hàng là hoạt động liên quan đến việc tiếp nhận tất cả nguyênvật liệu vào trong kho hàng một cách có trật tự Là hoạt động cần thiết nhằm đảmbảo số lượng cũng như ch ất lượng của nguyên vật liệu như đơn hàng đã nhận.Thanhtoán thuế kho và giải quyết các thủ tục vấn đề cần thiết liên quan

- Đóng gói hàng rời: Công việc đóng gói được thực hiện trong nhà kho ở trạng thấyrời khi đã nhận hàng với số lượng lớn từ nhà cung cấp và sau đó được đóng gói đơn

lẻ theo số lượng, chủng loại thích hợp Tất cả hàng hóa được tiếp nhận được xử lýcùng một lúc hoặc từng bộ phận chuyên trách sẽ giải quyết sau nếu lượng hàng hóaquá lớn

- Xếp hàng vào kho: Xếp hàng vào kho bao gồm vận chuyển và sắp xếp hàng vào vịtrí nhất định

- Lưu trữ: Lưu trữ là việc ngăn chặn các tác nhân vật lý tác động lên hàng hóa trongquá trình chờ vận chuyển Các hình thức lưu trữ sẽ phụ thuộc vào số lượng mụctrong kho cũng như các đặt điểm bảo quản của sản phẩm.

- Gom hàng: Gom hàng là một dịch vụ cơ bản mà nhà kho cung cấp cho kháchhàng Khi một lô hàng không đủ số lượng thì người gom hàng sẽ tập hợp, chỉnh đốn

và sắp xếp hợp lý cho lô hàng lẻ thành những lô hàng đủ số lượng để sử dụng cáchvận chuyển trọn gói container Khi hàng hóa được nhận từ nhiều nguồn hàng nhỏ,kho đóng vai trò là đi ểm tập kết thành những lô hàng lớn như vậy sẽ có điểm lợi thế

về quy mô khi vận chuyển tới nhà máy thị trường bằng các phương tiện vận chuyển

- Đóng gói và phí kho: Như các chức năng khi chuẩn bị đóng gói các hàng lẻ đượcđóng hộp để sử dụng thuận tiện hơn Sau khi thực hiện công tác gom hàng, chứcnăng này đem lại lợi thế là cung cấp linh hoạt hơn trong việc sử dụng hàng tồn kho.Phí kho được tính tại thời điểm nhận hàng Bảng gía tại nhà sản xuất định và lúchàng vào kho chắc chắn sẽ thay đổi khi hàng ở trong kho kéo dài

- Phân loại: Phân loại hàng theo yêu cầu của các chủ hàng hoặc phân loại theo hóađơn

- Đóng gói và gửi hàng: Đóng gói và gửi hàng bao gồm các nhiệm vụ chính sauđây:

o Kiểm tra các đơn đặt hàng

o Đóng gói thành các kiện hàng và vận chuyển lên container

o Chuẩn bị tài liệu gửi hàng bao gồm: danh sách đóng gói, nhãn địa chỉ,vận đơn

o Kiểm tra trọng lượng của đơn hàng để xác định chi phí vận chuyển

vấn đề lưu trữ và bảo quản hàng hóa của doanh nghiệp Quản trị kho bãi tronglogistics tốt giúp doanh nghiệp:

o Góp phần giảm thiểu chi phí sản xuất, vận chuyển, phân phối hàng hóa.Nhờ đó kho có thể chủ động tạo ra các lô hàng với quy mô kinh tế trongquá trình sản xuất và phân phối, giảm chi phí bình quân trên một đơn vị

o Góp phần tiết kiệm chi phí lưu thông thông qua việc quản lý tốt hao hụthàng hóa, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả cơ sở vật chất của kho

o Duy trì nguồn cung ổn định, sẵn sàng giao bất kỳ lúc nào khách hàng cónhu cầu Cung cấp đến khách hàng dịch vụ tốt hơn do hàng hóa đúng yêucầu về số lượng, chất lượng và tình trạng

o Tạo nên sự khác biệt và tăng vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp

1.2.2.Hệ thống bảo quản và dự trữ hàng hóa trong kho

Kho bãi là một bộ phận không thể thiếu trong chuỗi cung ứng cũng như dịch

vụ logistics, là nơi cất giữ nguyên vật liệu, thành phẩm,…trong suốt quá trình chuchuyển từ điểm đầu đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng, đồng thời cung cấpcác thông tin về tình trạng, điều kiện lưu giữ và vị trí các hàng hóa được lưu

Hệ thống bảo quản kho hàng gồm có kho lạnh bảo quản, Cross Docking,Kho bảo thuế, Kho ngoại quan, Kho CFS

Cross Docking là một kỹ thuật logistics nhằm loại bỏ chức năng lưu trữ vàthu gom đơn hàng của một kho hàng, mà vẫn cho phép thực hiện các chức năng tiếpnhận và gửi hàng Ý tưởng chính của kỹ thuật này là chuyển các lô hàng trực tiếp từcác xe tải chở hàng (trailer truck) đến cho các xe tải đi - bỏ qua quá trình lưu trữtrung gian Các lô hàng thông thường chỉ mất khoảng một ngày ở bến cóc (Crossdock) và đôi khi chưa tới 1 giờ Do đó nó sẽ cắt giảm được chi phí cũng như giatăng hiệu quả khai thác hoặc nhận hàng hóa lưu trữ rồi ngay lập tức xếp lên xe tải

để chở đến nơi quy định

Hình 1.1:Mô phỏng Cross dock

Trong mô hình truyền thống, các kho duy trì lượng hàng cho đến khi có đơnhàng của khách, sau đó các sản phẩm được chọn, đóng gói và chuyển đi Khi cácđơn hàng bổ sung đến kho, chúng được lưu trữ cho đến khi khách hàng được xácđịnh Trong mô hình Cross Docking, khách hàng được biết trước về sản phẩm đếnkho và sản phẩm này không có nhu cầu để lưu trữ Vì vậy, nét đặc trưng của CrossDocking là thời gian hàng hóa chuyển đến kho và địa điểm xuất hàng được biếttrước

Các loại hàng phù hợp cho Cross Docking nếu nhu cầu của nó đáp ứng haitiêu chí: biến động đủ thấp và khối lượng đủ lớn Nếu nhu cầu là không chắc chắnCross Docking rất khó để thực hiện vì khó khăn trong việc cân đối giữa cung vàcầu

Kho bảo thuế được thành lập để lưu giữ nguyên liệu nhập khẩu để cung ứngcho sản xuất của chính doanh nghiệp có kho bảo thuế Nguyên liệu nhập khẩu đưavào kho bảo thuế chưa phải nộp thuế nhập khẩu và các loại thuế khác

Kho ngoại quan là khu vực kho, bãi được ngăn cách với khu vực xung quanh

để tạm lưu giữ, bảo quản hoặc thực hiện các dịch vụ đối với hàng hoá từ nước ngoài

hoặc từ trong nước đưa vào kho theo hợp đồng thuê kho ngoại quan được ký giữachủ kho ngoại quan và chủ hàng (Điều 22 Nghị định 154/2005/NĐ-CP).

Địa điểm thu gom hàng lẻ (CFS) là khu vực kho, bãi dùng để thực hiện các

hoạt động thu gom, chia, tách hàng hóa của nhiều chủ hàng vận chuyển chungcontainer

1.2.3.Quá trình nghiệp vụ kho và điều phối hàng hóa

Các quyết định cơ bản của quản trị kho bao gồm:

- Quyết định về loại hàng cần dự trữ và mức độ dự trữ

- Quyết định về vị trí tập kết hàng

- Quản lý điều phối hàng hóa (quản lý tồn kho và đặt mua hàng, quản lý nhận hàng

và nhập kho, quản lý giao hàng và xuất kho, quản lý thu hồi, quản lý kiểm kê)

1.2.3.1.Quyết định về loại hàng cần dự trữ và mức độ dự trữ

Dự trữ bao gồm các sản phẩm hay nguyên liệu, nhiên liệu đang lưu trongkho, đang trên đường vận chuyển, đang chờ sản xuất dở dạng,… và cả những thànhphẩm đang chờ bán Nói cách khác, dự trữ bao gồm:

- Tất cả các sản phẩm, hàng hóa mà doanh nghiệp có để bán

- Tất cả nguyên vật liệu, phụ tùng mà doanh nghiệp lưu giữ và sử dụng để sản xuất

ra các sản phẩm hay cung cấp dịch vụ

Cần chú ý phân biệt: hàng dự trữ và hàng ế thừa

Quản lý dự trữ là việc tổ chức quản lý tất cả các công việc, các dữ liệu liênquan đến công tác dự trữ để bảo đảm dự trữ một cách hiệu quả và giảm chi phí Cụthể, quản lý dự trữ là tổ chức thực hiện các công việc sau:

- Quản lý việc nhận hàng và lưu giữ hàng

- Kiểm kê hàng

- Quản lý thu hồi hàng do khách trả lại

- Quản lý việc đặt mua hàng của Công ty tới các nhà cung cấp

- Quản lý việc ghi sổ và sắp xếp hàng trong kho

Trong quản lý dự trữ, một trong những công việc rất quan trọng là Quyết

Lợi ích của quản lý dự trữ nói chung và quyết định về loại hàng cần dự trữ vàmức độ dự trữ nói riêng là nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng, tạo điềukiện sản xuất, dịch vụ linh hoạt và an toàn cũng như gi ảm chi phí trong kinh doanh.

1.2.3.2 Quyết định về vị trí kho tập kết hàng

Quyết định về vị trí kho tập kết hàng được dựa trên mô hình toán học dướiđây

Mô hình toán học:

Giả sử có n địa điểm (nguồn) cung cấp hàng được đánh số bởi i=1, 2,…, n,

và có m nơi tiêu thụ được đánh số bởi i=n+1,…, n+m

Min F v =  i v i r i d i (i=1, 2,…, n, n+1, n+2,…., n+m) (1)

Ở đây:

F v : Tổng chi phí vận chuyển vi: Qui mô hàng nhận ở điểm i (i=1,…, n+m) ri: Cước phí vận chuyển đối với điểm i

di: Khoảng cách từ vị trí “kho lý tưởng” đến điểm i

Vị trí kho được tìm thấy bằng cách giải 2 phương trình toạ độ vị trí - toạ độtrung tâm:

d x r v X

d y r v Y

/

/

(3)

X ,Y : Toạ độ kho được phân bố

xi, yi: Toạ độ của nguồn cung cấp hàng hoặc điểm nhận hàng cuả khách hàng

di: Khoảng cách, được tính như sau:

   

Y y X

x K

K: Hệ số qui đổi đơn vị khoảng cách theo toạ độ sang đơn vị thực tế

1.2.3.3 Quy trình nghiệp vụ kho hàng

Nghiệp vụ kho là hệ thống các mặt công tác được thực hiện đối với hàng hóatrong quá trình vận động qua kho nhằm đáp ứng cho quá trình trao đổi hàng hóa quakho với chi phí thấp nhất

Tùy thuộc vào sản phẩm, vật tư, hàng hóa bảo quản và loại hình kho mà quátrình nghiệp vụ kho khác nhau Tuy nhiên bất kỳ quá trình nghiệp vụ kho nào cũngphải trải qua 3 công đoạn: Nhập hàng; tác nghiệp kho; và giao hàng

Quy trình nghiệp vụ kho hàng được biểu diễn như trên sơ đồ hình 1.2:

Hình 1.2: Đặc tả Quy trình nghiệp vụ kho hàng

Các nội dung về quản lý điều phối hàng hóa như quản lý tồn kho và đặt muahàng, quản lý nhận hàng và nhập kho, quản lý giao hàng và xuất kho, quản lý thuhồi, quản lý kiểm kê sẽ được đặc tả chi tiết trong chương 2.

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN

TRỊ KHO HÀN G TRONG LOGISTICS 2.1.Đặc tả phân tích các hoạt động nghiệp vụ quản lý kho

Bộ phận kho sau khi nhận các chứng từ liên quan từ bộ phận bán hàng, sẽ tiến hànhcập nhật giao dịch nhập kho tạm để chuẩn bị kiểm tra hàng hóa trước khi nhập khochính thức

Khi hàng hóa đã qua kiểm tra, bộ phận kho cập nhật giao dịch nhập kho vào khochính thức và in giao dịch nhập kho

- Quy trình xuất kho: Khi có yêu cầu mua vật tư của khách hàng, bộ phận bán hànggửi yêu cầu xuất kho chi tiết tới bộ phận kho Chức năng này được thiết kế trongphân hệ bán hàng

Bộ phận kho tiến hành xuất kho theo phiếu yêu cầu xuất kho và có thể sử dụngnhiều phương pháp tính giá vốn chi tiết đến từng loại vật tư:

+ Phương pháp tính giá bình quân

+ Phương pháp tính giá nhập trước xuất trước

+ Phương pháp tính giá nhập sau xuất trước

+ Phương pháp tính giá đích danh

- Quy trình kiểm kê kho : Lập phiếu yêu cầu kiểm kê kho: các bộ phận liên quan cậpnhật thông tin chi tiết và in phiếu yêu cầu kiểm kê kho

Kiểm kê số liệu thực tế: bộ phận kho tiến hành kiểm kê số lượng thực tế trong kho,cập nhật và in biên bản kiểm kê thực tế

Điều chỉnh tồn kho: cập nhật giao dịch nhập kho bổ sung nếu kiểm kê phát hiệnthực tế thừa vật tư, cập nhật giao dịch xuất kho bổ sung nếu kiểm kê phát hiện thực

tế thiếu vật tư

2.1.2.Đặc tả quy trình quản lý kho

2.1.2.1.Mô hình tổng quan trong quy trình quản lý kho

Tổ chức kho: tính năng này cho phép doanh nghiệp thực hiện việc khai báo

hệ thống kho cho doanh nghiệp Tính năng này còn cho phép chia sẻ thông tin liênquan đến hàng tồn kho trong các kho khác nhau cho người có quyền sử dụng

Định nghĩa vật tư hàng hóa: Phần này cho phép doanh nghiệp khai báo danhmục vật tư hàng hóa, các trạng thái và thuộc tính của vật tư, hàng hóa, các phân loại

đa dạng phục vụ cho công tác quản trị

Kế hoạch và kiểm soát: Định nghĩa các quy tắc kiểm soát cho phép doanhnghiệp khai báo các quy tắc kiểm soát như số lượng tối thiểu – tối đa hàng tồn kho(tránh việc tồn kho ngoài ý muốn) để tạo các yêu cầu mua vật tư khi vật tư thiếuhoặc cảnh báo khi vật tư hàng hóa quá nhiều so với yêu cầu quản lý Chức năng nàyđược tích hợp với quy trình mua hàng khi vật tư thiếu để tạo ra các yêu cầu muahàng

Thực hiện chức năng kiểm kê: khi doanh nghiệp thực hiện kiểm kê hàng hóa,chức năng kiểm kê sẽ quản lí các thông tin kiểm kê và thực hiện các giao dịch điềuchỉnh cần thiết

Giao dịch: phân hệ quản lý kho tích hợp chặt chẽ với phân hệ mua hàng vàbán hàng để thực hiện các giao dịch kho như: nhận hàng, kiểm tra chất lượng – trảhàng (nếu không đạt chất lượng), nhập vào kho, chuyển kho (khi có giao dịchchuyển kho), xuất hàng cho việc bán hàng hoặc xuất vật tư đưa vào sản xuất

Hạch toán: các giao dịch xuất, nhập, điều chuyển, nhận và xuất hàng trả lạiđều phát sinh bút toán hạch toán kế toán tư động và được cập nhật vào sổ cái khi cólệnh

2.1.2.2 Các biểu đồ hoạt động nghiệp vụ của quy trình quản lý kho

Các hoạt động nghiệp vụ của quy trình quản lý kho khá nhiều Ở đây, chúng

ta biểu diễn hai biểu đồ hoạt động nghiệp vụ tiêu biểu là nhập kho và xuất kho

Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ quy trình nhập kho:

Hình 2.1: Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ quy trình nhập kho

Thực hiện

Mô tả chi tiết

NK.01 Nhận vật

tư

Thủcông

Bộphậnkho

Tiếp nhận vật tư và yêu cầu nhập kho của bộ phậnmua hàng, gồm các thông tin: Mã yêu cầu nhập vật

tư, Mã hóa đơn nh ập, Ngày nhập, Nhân viên mua

hàng, NCC, Loại tiền tệ, Tỷ giá nhập, Tên vật tư,

Số lượng, Đơn giá, Giảm giá, Thuế GTGT, Tổngtiền…

NK.02 Xác định

nhập kho

tạm

Thủcông

Bộphậnkho

Bộ phận kho sau khi nhận vật tư, xác định có nhậpvào kho tạm để kiểm tra không?

Nếu có thì thực hiện theo bước NK.03Nếu không thì nhập vật tư vào kho theo bướcNK.05

NK.03 Nhập

hàng vào

kho tạm

Thủcông

Bộphậnkho

Nhập hàng hóa vào kho tạm để quản lý

NK.04 Kiểm tra

hàng hóa

Thủcông

Bộphậnkho

Kết hợp với bộ phận kỹ thuật đối chiếu các chứng

từ đi kèm kiểm tra chất lượng vật tưNếu vật tư đảm bảo chất lượng thì thực hiện tiếp

Bộphậnkho

Lập giao dịch nhập kho với các thông tin: Mã GDnhập kho, Mã hóa đơn, Ngày nhập, Số đơn hàng,

Mã kho, Nhân viên nhập, NCC, Loại tiền tệ, Tỷgiá, Tên hàng, Số lượng, Đơn giá, Tổng tiền…

Để phục vụ cho việc tính giá vật tư, khi thực hiện

giao dịch nhập kho các thông tin như: Sốlượng,

Đơn giá, Giá trị được tự động cộng dồn vào cáctrường Số lượng tồn, Đơn giá tồn, Giá trị tồn trong

hai bảng Tồn theo vật tư và Tồn theo giao dịchnhập

Bộphậnkho

Thực hiện in phiếu nhập kho và ký xác nhận đểchuyển cho các bộ phận liên quan

Bộphậnkho

Chuyển chứng từ về hàng hóa và phiếu nhập kho để

kế toán thực hiện thanh toán và quản lý hàng hóa

NK.08 Trả lại

hàng cho

NCC

Thủcông

Bộphậnkho

Đối với hàng hóa không đạt tiêu chuẩn như trong

chứng từ mua hàng, thực hiện chuyển trả hàng rakhỏi kho tạm

Bộphậnkho

Khi xuất trả lại hàng thủ kho thông báo cho bộphận mua hàng để có biện pháp xử lý tiếp theo vớinhà cung cấp

Biểu đồ hoạt động nghiệp vụ quy trình xuất kho:

Thực hiện

Mô tả chi tiết

Bộphậnkho

Tiếp nhận yêu cầu xuất kho từ bộ phận bán hàng

XK.02 Kiểm tra

hàng tồn

Chươ

ngtrình

Bộphậnkho

Kiểm tra số lượng các mặt hàng được yêu cầu xuấttrong kho hiện thời?

Nếu đủ hàng thì chuyển sang bước XK.03Nếu thiếu thì chuyển sang bước XK.06Nếu hết thì chuyển sang bước XK.07XK.03 Kiểm tra

chất

lượng

hàng

Thủcông

Bộphậnkho

Kết hợp với khách hàng tiến hành kiểm tra chất

Bộphậnkho

Từ phiếu yêu cầu xuất kho, nhân viên quản lý khoxác nhận số lượng xuất, cách tính giá và tạo giaodịch xuất gồm các thông tin:Mã yêu cầu xuất kho,

Mã giao dịch xuất kho, Ngày xuất, Tên kho, Nhânviên xuất, Khách hàng, Loại tiền tệ, Tỷ giá, Cáchtính giá, Tên hàng, Số lượng, Đơn giá, Tổng tiền…

Để tính giá vật tư, khi thực hiện giao dịch xuất khocác thông tin như: Sốlượng, Đơn giá, Giá trị bị tựđộng trừ khỏi các trường Số lượng tồn, Đơn giá

tồn, Giá trị tồn trong hai bảng Tồn theo vật tư, Tồntheo giao dịch nhập Và được cập nhật vào bảngTồn theo giao dịch xuất

Bộphậnkho

Thực hiện in giao dịch xuất kho

Ký xác nhận và chuyển bộ phận kế toán để quản lýhàng hóa

Lập hóa đơn cho khách hàng

XK.06 Xử lý khi

thiếu

hàng

Thủcông

Bộphậnkho

Thông báo hàng tồn kho thiếu so với yêu cầu xuấthàng cho bộ phận bán hàng và yêu cầu xử lý?Nếu bộ phận bán hàng xác nhận xuất hàng thìchuyển sang bước XK.03

Nếu bộ phận bán hàng xác nhận ngừng xuất chờnhập hàng mới thì chuyển sang bước XK.07

Bộphậnkho

Khi không thực hiện được giao dịch xuất hàng thủkho thông báo cho bộ phận bán hàng để có biệnpháp xử lý tiếp theo với khách hàng

Tổng hợp lại các chức năng của quy trình quản lý kho, chúng ta có bảngtham chiếu sau:

R3.1.1 Cập nhật Yêu cầu nhập kho

R3.1.2 Cập nhật Chi tiết yêu cầu nhập kho

R3.2.1 Cập nhật Yêu cầu xuất kho

R3.2.2 Cập nhật Chi tiết yêu cầu xuất kho

R3.2.3 Cập nhật Giao dịch xuất kho

R3.2.4 Cập nhật Chi tiết giao dịch xuất kho

R3.2.5 Cập nhật bảng Tồn theo giao dịch xuất

R3.3.1 Cập nhật Yêu cầu kiểm kê kho

R3.3.2 Cập nhật Giao dịch kiểm kê

R3.3.3 Cập nhật Chi tiết giao dịch kiểm kê kho

R3.3.4 Cập nhật bảng Chi tiết hội đồng

R3.3.5 Cập nhật danh mục Trách nhiệm

R3.3.6 Cập nhật bảng Giao dịch kiểm kê thực tế

R3.3.7 Cập nhật bảng Chi tiết giao dịch kiểm kê thực tế

…

2.1.2.3 Các tác nhân chính tác động đến quy trình quản lý kho

Có 4 tác nhân chính tác động đến quy trình quản lý kho:

- Bộ phận quản lý kho – tác nhân này tham gia hệ thống với công việc cập nhật giaodịch xuất nhập vật tư, yêu cầu kiểm kê kho, kiểm kê hàng tồn kho

- Bộ phận mua hàng – tác nhân này tham gia hệ thống với công việc cập nhật yêucầu kiểm kê kho, cập nhật yêu cầu nhập kho

- Bộ phận bán hàng – tác nhân này tham gia hệ thống với công việc cập nhật yêucầu kiểm kê kho, cập nhật yêu cầu xuất kho

- Ban lãnh đạo: tác nhân này tham gia hệ thống với công việc cập nhật hội đồngkiểm kê kho

- Hàng hóa được xuất ra khỏi kho theo yêu cầuxuất của bộ phận bán hàng và giao dịch xuấtkho mới được thêm vào chương trình.

- Thông tin số lượng tồn của vật tư được thêmvào hệ thống

- Thông tin số lượng tồn của vật tư theo giaodịch nhập được thêm vào hệ thống

- Thông tin số lượng tồn của vật tư theo giaodịch xuất được thêm vào hệ thống

- Phiếu yêu cầu kiểm kê kho được thêm vào

chương trình

- Nhận được danh sách số lượng tồn của cácmặt hàng trong kho trong thực tế và danh sách

số lượng tồn của các mặt hàng trong kho trong

hệ thống Giao dịch kiểm kê được thêm vào hệthống

- Giao dịch điều chỉnh tồn kho được thêm vào

hệ thống, số lượng tồn kho trong thực tế vàtrong hệ thống khớp nhau

- Cập nhật yêu cầu nhập kho

- Phiếu yêu cầu kiểm kê kho được thêm vào

chương trình và nhận được kết quả kiểm kê từ

- Cập nhật yêu cầu xuất kho

- Phiếu yêu cầu kiểm kê kho được thêm vào

chương trình và nhận được kết quả kiểm kê từ

phương pháp dự báo, chuẩn bị nguồn lực và kiểm soát dự trữ cho từng nhóm hàngkhác nhau.

Theo nguyên lý Pareto, thường có 20% số lượng hàng hóa nhưng lại chiếmđến 80% tổng giá trị hàng hóa Việc xác định được danh sách các loại hàng này có ýnghĩa lớn trong việc xác định dự trữ bảo đảm hiệu quả kinh doanh Người ta thườnggọi nhóm hàng này là nhóm A

Những loại hàng có giá trị hàng năm ở mức trung bình từ 25-30% ứng vớisốlượng khoảng 30% tổng số hàng hóa dự trữ được xếp vào nhóm B

Nhóm hàng còn lại được gọi là nhóm C Đó là nhóm hàng ít đóng góp đếnhiệu quả kinh doanh nhất nên thường không được quan tâm lớn đến mức dự trữ

Việc phân loại nàykhông khó và thường được thực hiện bằng Excel theo môhình hệ thống sau:

Input: danh mục các loại hàng và mức sử dụng

Output: bảng phân loại A,B,C theo nguyên lý Pareto

Xử lý: theo quy trình sau:

Xếp hạng thứ loại hàng hóa theo tổng giá trị giảm dần

Output: Phân loại A,B,C cho các loại hàng hóa để quyếtđịnh dự trữ

Ví dụ:

Bảng Input:

Bảng 2.1: Các sản phẩm hiện tại và mức sử dụng Sản phẩm Chi phí đơn vị (1000VNĐ) (1) Mức sử dụng hàng tháng (1000 ĐV) (2)

Bảng 2.3: Bảng tính toán trung gian xếp thứ loại sản phẩm theo tổng giá

trị giảm dần Sản

phẩm

Tổng giá

trị (3)

Phần giá trị (4)

Phần số lượng (5)

Phần giá trị tích lũy (6)

Nhóm % Giá

trị theo nhóm

% số lượng theo nhóm

Bảng 2.4: Phân loại ABC cho các sản phẩm theo nhóm

d x r v X

d y r v Y

/

/

(3)

X ,Y : Toạ độ kho được phân bố

xi, yi: Toạ độ của nguồn cung cấp hàng hoặc điểm nhận hàng cuả khách hàng

di: Khoảng cách, được tính như sau:

Y y X

x K

K: Hệ số qui đổi đơn vị khoảng cách theo toạ độ sang đơn vị thực tế

Các bước tiến hành theo mô hình này như sau:

1- Xác định các điểm toạ độ X, Y cùng với qui mô và cước phí vận chuyểncho mỗi điểm nguồn và điểm nhu cầu

2- Xác định gần đúng vị trí ban đầu theo công thức (2) và (3) bằng cách bỏthông số khoảng cách di, tức là:

x r v

y r v

3- Sử dụng X0 và Y0 từ bước 2, tính d

i(nhân tố k chưa cần sử dụng)4- Đưa di vào phương trình (2) và (3), giải phương trình để sửa đổi toạ độ

5- Tính lại ditrên cơ sở toạ độ X , Y đã chỉnh lý

6- Làm lại bước 4 và 5 cho đến khi X và Y không biến đổi khác nhau vớigiới hạn cho phép

7- Tính tổng chi phí đối với vị trí tối ưu theo phương trình (1)

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 101

2345678

X Toạ độ ngang

Thang: 1=10 Km

Ví dụ:

Có 2 (n=2) nguồn hàng N1, N2, cung cấp hàng hoá cho 1 kho cung ứng cho

3 (m=3) trung tâm nhu cầu M1, M2, M3

Như vậy i=1,…,n+m = 1,2,…,5

Phân bố không gian của nguồn hàng và thị trường như sau:

N2

(trong ví dụ thì K=10)

Hình 2.4 Đặc tả không gian nguồn hàng và thị trường

Sản phẩm A được cung cấp từ N1 và sản phẩm B từ N2; các sản phẩm nàyđược tiếp tục cung cấp cho thị trường Điểm toạ độ, qui mô và cước phí vận chuyểnđược tóm tắt ở bảng sau: