Quy trình mua hàng thực tế tại công ty TNHH 1TV thương mại và dịch vụ Nhã Thy

Mục Lục: I. Giới thiệu khái quát về công ty 1. Công ty cổ phần cấp nước Thừa Thiên Huế 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 1.2 Tầm nhìn, sứ mệnh và cốt lõi 1.3 Giá trị cốt lõi 1.4 Lĩnh vực hoạt động: 1.5 Cơ cấu tổ chức 1.6 Nguồn nhân lực 1.7 Định hướng phát triển 2. Công ty TNHH 1TV thương mại và dịch vụ Nhã Thy Group .................................... ........................................... ...............................................

Mục Lục:

I Giới thiệu khái quát về công ty

1 Công ty cổ phần cấp nước Thừa Thiên Huế

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

1.2 Tầm nhìn, sứ mệnh và cốt lõi

1.3 Giá trị cốt lõi

1.4 Lĩnh vực hoạt động:

1.5 Cơ cấu tổ chức

1.6 Nguồn nhân lực

1.7 Định hướng phát triển

2 Công ty TNHH 1TV thương mại và dịch vụ Nhã Thy Group

II Quy trình mua hàng

1 Quy trình mua

2 Thu thập hóa đơn, phiếu giao hàng

3 Thẻ kho hàng tồn kho

III Lưu đò và sơ đồ dữ liệu

1 Lưu đồ

2 Sơ đồ dữ liệu

IV Đánh giá tình hình thực tế về công ty TNHH 1TV thương mại và dịch vụ Nhã Thy Group của nhóm 2 trong thời gian qua

I Giới thiệu khái quát về công ty:

1 Công ty cổ phần cấp nước Thừa Thiên Huế:

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển:

- Công ty TNHH MTV Xây dựng và Cấp nước TT.Huế - đơn vị Anh hùng lao động thời kỳ đổi mới - tiền thân là nhà máy nước Huế được xây dựng dưới thời Pháp thuộc vào năm 1909 Năm 1992 được đổi tên thành Công ty Cấp thoát nước TT.Huế

- Trong thời gian đến, tập thể CBCNV nguyện phấn đấu xây dựng Công ty trở thành một trong những đơn vị cấp nước có trình độ quản lý tiên tiến, công nghệ hiện đại ngang tầm với các Công ty cấp nước hàng đầu trong nước, sớm hòa nhập trình độ cấp nước trong khu vực và thế giới; đáp ứng tốt nhu cầu phát triển của tỉnh, phù hợp với quy hoạch phát triển cấp nước toàn tỉnh đến năm 2020 tầm nhìn đến 2030

1.2 Tầm nhìn, sứ mệnh và cốt lõi:

1 Sứ mệnh:

- Trên 80% dân số toàn tỉnh sử dụng nước sạch vào năm 2015 và trên 90% vào năm 2020

- Mang đến cho khách hàng nước sạch an toàn và ngon, với dịch vụ hoàn hảo, thỏa mãn nhu cầu khách hàng, nhằm nâng cao chất lượng cuộc sống cộng đồng

- Sẻ chia với cộng đồng, nâng cao nhận thức của người dân về bảo vệ HTCN và môi trường nhất là nguồn nước

2 Tầm nhìn: Đến năm 2020, trở thành công ty có hệ thống cấp nước thông minh với trình độ quản trị tiên tiến, công nghệ hiện đại_ ngang tầm với các công ty cấp nước hàng đầu trong nước và khu vực, hội nhập thế giới Mở rộng, phát triển SXKD những lĩnh vực mà công ty có lợi thế

1.3 Giá trị cốt lõi:

 Đoàn kết, hợp tác

 Dân chủ, kỷ cương

 Dám nghĩ, dám làm

 Năng động, sáng tạo

 Tận tâm, chuyên nghiệp

 Coi trọng chữ "tín"

1.4 Lĩnh vực hoạt động:

1 Sản xuất và kinh doanh nước sạch:

2 Sản xuất và kinh doanh nước uống tinh khiết đóng chai:

3 Sản xuất và kinh doanh sản phẩm gia công cơ khí, máy móc, vật tư, thiết bị ngành nước

4 Lập dự án đầu tư, tư vấn, thiết kế và xây dựng các công trình cấp thoát nước đô thị

và nông thôn

1.5

Cơ cấu tổ chức: Công ty hoạt động theo mô hình Chủ tịch kiêm Giám đốc Công

ty và bộ máy giúp việc gồm 3 Phó Giám đốc, Kế toán trưởng, 22 đơn vị trực thuộc

(gồm các phòng ban chuyên môn, xí nghiệp, phân xưởng sản xuất nước và các đội thi công XDCB)

1.1 Mô hình khái quát bộ máy của công ty ( Bên dưới còn nhiều bộ phận nhỏ hơn)

1.6 Nguồn nhân lực:

- Trong chiến lược phát triển nguồn nhân lực của mình, công ty đặc biệt chú trọng đến việc xây dựng, kiện toàn và cũng cố đội ngũ cán bộ quản lý, điều hành doanh nghiệp

- Trong những năm qua, chất lượng đội ngũ cán bộ quản lý đã được nâng cao rõ rệt,

có trình độ chuyên môn từ đại học trở lên, một số cán bộ tốt nghiệp từ hai đến ba chuyên ngành đại học, hầu hết lao động quản lý đều biết ngoại ngữ, có trình độ tin học đáp ứng tốt các yêu cầu công việc

1.7 Định hướng phát triển: Lãnh đạo công ty luôn quan tâm và chỉ đạo nhiều biện pháp hiệu quả nhằm mục đích khẳng định và nâng cao vị thế của doanh nghiệp nhất là trong tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế mạnh mẽ như hiện nay với sứ mệnh và giá trị cốt lõi của thương hiệu HueWACO là:

- Nâng cao năng lực sản xuất, phát triển công ty thành một trong những công ty cấp

CHỦ TỊCH, GIÁM ĐỐC CÔNG TY

PHÓ GIÁM ĐỐC

SẢN XUẤT

NƯỚC

PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH

PHÓ GIÁM ĐỐC XÂY DỰNG CƠ

BẢN KIỂM SOÁT VIÊN

nước hàng đầu tại Việt Nam, từng bước hội nhập khu vực và thế giới Cung cấp nước sạch an toàn và ngon theo chuẩn mực quốc gia và quốc tế

- Đảm bảo kinh doanh có hiệu quả cao, góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống, sức khỏe của cộng đồng và góp phần vào sự phát triển kinh tế, xã hội, du lịch của Thừa Thiên Huế

2 Công ty TNHH 1TV thương mại và dịch vụ Nhã Thy Group:

Trụ sở: 431 Nguyễn Tất Thành, Phường Thủy Phương, thị xã Hương Thủy, tỉnh Thừa Thiên Huế

Giấy chứng nhận đăng kí doanh nghiệp

- Công ty TNHH một thành viên thương mại và dịch vụ Nhã Thy Group là chi nhánh

của công ty cổ phần cấp nước Thừa Thiên huế_ Nhà máy Bạch Mã Công ty đặt trụ

sở tại 431 Nguyễn Tất Thành, Phường Thủy Phương, Thị xã Hương Thủy, Tỉnh Thừa Thiên Huế Công ty chuyên phân phối nhiều sản phẩm nước: Nước tinh khiết bình 20l,

nước tinh khiết 1,5l, 0,5l I-on Health, 0,35l I- on health được nhập từ công ty cổ phần cấp nước Thừa Thiên Huế để phân phối cho nhiều công ty, trường học và đại lí ở khu vực thị xã Hương Thủy

- Bộ máy công ty đơn giản bao gồm:

+ Giám đốc: Nguyễn Thị Ngọc Huệ

+ Kế toán:

Trần Thị Tường Vy

Nguyễn Thúy Hiền

+ Nhân viên kho: Lê Văn Thanh

+ Nhân viên mua hàng: Nguyễn Thị Mỹ Lan

- Việc theo dõi nghiệp vụ phát sinh hàng ngày trên thẻ kho

II Quy trình mua hàng:

1 Mô tả quy trình mua:

Từ phiếu yêu cầu mua hàng được gửi từ bộ phận bán hàng dựa trên báo cáo tồn kho của bộ phận kho, nhân viên mua hàng tiến hành xét duyệt và lập đơn đặt hàng gồm 3 liên: 1 liên gửi cho nhà cung cấp, 1 liên gửi cho bộ phận kho, liên còn lại cùng với phiếu mua hàng được lưu lại tại bộ phận theo ngày nhập

Sau khi nhận hàng và hóa đơn từ nhà cung cấp, nhân viên kho tiến hành đối chiếu xác nhận đơn đặt hàng với hóa đơn Sau đó tiến hàng lập phiếu nhập kho gồm 2 liên: 1 liên lưu theo số thứ tự, liên còn lại cùng với hóa đơn và đơn đặt hàng gửi sang bộ phận

kế toán.

Tại bộ phận kế toán, căn cứ vào phiếu nhập kho, hóa đơn, đơn đặt hàng từ bộ phận kho gửi sang, tiến hành lập phiếu chi gồm 2 liên rồi gửi sang bộ phận thủ quỹ Thủ quỹ kí duyệt chi tiền 1 liên của phiếu chi cùng với tiền gửi cho nhà cung cấp Liên thứ 2 tiến hành ghi sổ quỹ và lưu tại bộ phận theo ngày, sau đó chuyển sang cho giám đốc Giám đốc sau khi kí xác nhận vào phiếu chi được chuyển từ thủ quỹ thì chuyển qua lại bộ phận kế toán để ghi sổ nhật ký chi tiền và lưu lại tại bộ phận theo ngày

2 Thu thập hóa đơn, phiếu giao hàng:

Hóa đơn GTGT mua hàng

Phiếu giao hàng ngày 9/ 10/ 2017

Phiếu giao hàng ngày 6/10/ 2017

Phiếu giao hàng ngày 3/ 10/ 2017

3 Thẻ kho hàng tồn kho:

Thẻ kho ghi chép nghiệp vụ phát sinh của công ty Nhã Thy Group

III Lưu đồ và sơ đồ dòng dữ liệu:

1 Lưu đồ:

BỘ PHẬN MUA HÀNG BỘ PHẬN KHO BỘ PHẬN KẾ TOÁN THỦ QUỸ GIÁM ĐỐC

Bộ phận

bán hàng

Phiếu yêu cầu

mua hàng

Báo cáo TK

Xét

duyệt

lập đơn

đặt hàng

3 1

Đơn đặt hàng

1 3 Đơn đặt hàng

NCC

Hóa đơn

Đối chiếu, xác nhận

Lập phiếu nhập kho

2 1 Phiếu NK

Hóa đơn 3 Đơn đặt hàng

3

2

Hóa đơn 3 Đơn đặt hàng

3 2

2 Phiếu NK

Lập phiếu chi

2 1 Phiếu chi

2 1 Phiếu chi

Kí duyệt, chi tiền

2 1 Phiếu chi đã

kí duyệt

NCC

Ghi sổ Sổ

quỹ

1 Phiếu chi đã

kí duyệt

1 Phiếu chi đã kí duyệt

Kí xác nhận

1 Phiếu chi được xác nhận 4

4

1 Phiếu chi

Ghi sổ

1 Phiếu chi

NCC 1

+ Tiền

Sổ nhật

kí chi tiền

D

D

D

D

*Ưu điểm:

- Quy trình đơn giản là sự luân chuyển chứng từ, việc kiểm soát hàng ngày thông qua

thẻ kho và được lưu trữ bằng sổ sách( sổ quỹ, sổ nhật kí chi tiền)

- Việc nhập và xuất kho được theo dõi và dựa trên báo cáo tồn kho của công ty

- Bộ phận kho và kế toán tách biệt nhau bảo tính xác thực của nhiệp vụ phát sinh

* Nhược điểm:

- Không có sự tách biệt nhiệm vụ của thủ quỹ và kế toán

- Giám đốc không thường xuyên theo dõi nghiệp vụ phát sinh trong ngày, việc kí chỉ

mang tính hình thức

- Vì là chi nhánh nhỏ nên bộ phận bán hàng à bộ phận mua hàng không tách biệt về

nhiệm vụ

- Nhà cung cấp chủ yếu là xác nhận bằng phiếu giao hàng, xuất ít hóa đơn về, ảnh hưởng đến việc khấu trừ thuế sau này của công ty

* Giải pháp đặt ra:

- Cần rõ ràng trong vai trò của kế toán và thủ quỹ

- Bộ phận mua hàng căn cứ xác thực dựa trên báo cáo hàng tồn kho

- Cần lấy hóa đơn kèm theo phiếu giao hàng

- Cập nhật nhiệm vụ hàng ngày trên thẻ kho, để tránh hiện tượng âm kho

- Kế toán cần theo dõi chi tiết công nợ phát sinh trong ngày, việc xuất nhập tồn của công ty

2 Sơ đồ dòng dữ liệu:

a Sơ đồ dòng dữ liệu khái quát:

b Sơ đồ dòng dữ liệu luận lí:

IV Đánh giá tình hình thực tế về công ty TNHH 1TV thương mại và dịch vụ Nhã Thy Group của nhóm 2 trong thời gian qua:

1 Ưu điểm:

- Chi nhánh nằm ở gần trung tâm khu vực thành phố, chuyên cung cấp nhiều sản phẩm nước chất lượng cho sức khỏe người tiêu dùng Được sự tin tưởng của khách hàng, một trong những khách hàng thân thuộc của công ty phải kể đến: trường THPT Hương Thủy, công ty Huế Thành

- Cơ sở vật chất đáp ứng nhu cầu hoạt động của công ty

2 Nhược điểm:

- Bộ máy kế toán đơn giản, dễ xảy ra sai sót trọng yếu, kế toán kiêm thủ quỹ

- Hệ thống kiểm soát chưa cao, hay gặp phải tình trạng “âm kho”, phải có xử lí kế toán của công ty dịch vụ

3 Đánh giá:

- Thông qua đợt thực tế nhóm có cái nhìn tổng quan về sự khác biệt về quy trình và kĩ năng nghề nghiệp của công ty nhỏ và công ty lớn

- Là địa điểm thích hợp để sinh viên đến xin thực tế, làm quen với các nghiệp vụ đơn giản vì hệ thống theo dõi công ty phát sinh hàng ngày thông qua “ thẻ kho”

***

Đánh giá thành viên: Bài nhóm trên là công sức và tích cực của cả nhóm trong thời gian qua Nhóm chúng em đã về tận công ty để thực tế để xin chứng từ và tìm hiểu kĩ

về công ty dưới sự chỉ dẫn chỉ dẫn nhiệt tình của chị Vy kế toán và chị Huệ giám đốc Nhóm có sự tham gia với 100% tích cực của các thành viên.

_The End_