Hướng dẫn công việc kiểm soát kho Công ty may Warehouse

Hướng dẫn công việc kiểm soát kho Công ty may Warehouse Đánh giá nhà máy May Hướng dẫn công việc kiểm soát kho Công ty may Warehouse Đánh giá nhà máy May Hướng dẫn công việc kiểm soát kho Công ty may Warehouse Đánh giá nhà máy May Hướng dẫn công việc kiểm soát kho Công ty may Warehouse Đánh giá nhà máy May

I PHÂN PHỐI

01 Đại diện lãnh đạo Nhà máy Factory Manager (GĐ Nhà máy)

02 Đại diện lãnh đạo về chất lượng QA Manager (GĐ Chất lượng)

03 Nhân viên Kế hoạch MA Manager

04 Nhân viên PKT Leader (Tổ trưởng)

05 Xưởng may Pr.Manager,Supervisor, Leader

06 Xưởng Cắt Supervisor (Quản Lý)

07 Xưởng Hoàn Thành Supervisor (Quản Lý)

08 QC Chuyền Supervisor (Quản Lý)

09 QC Hoàn Thành Supervisor (Quản Lý)

10 Chuyên dùng Supervisor (Quản Lý)

11 Bộ phận Kho Supervisor (Quản Lý)

12 Lưu trử

II SỬA ĐỔI

ĐỔI

III PHÊ DUYỆT

MỤC LỤC

1 Mục đích:

Hướng dẫn công việc nhằm mục đích xác định một trình tự làm việc thống nhất tổ (hoặc nhóm) chuẩn bị sản xuất nhằm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu kỹ thuật của từng đơn hàng

2 Phạm vi áp dụng

Áp dụng cho tất cả các đơn hàng được triển khai tại xưởng may của Công ty

3 Tài liệu tham khảo

TCVN ISO 9001 : 2000

A.Q.L = ACCEPTABLE QUALITY LEVEL

Qui trình Kiểm vải (TV-01/1)

Qui trình Kiểm Tra Phụ Liệu (TV-01/2)

4 Định nghĩa

BGĐ: Ban giám đốc KHSX: Kế hoạch sản xuất

TLKT: Tài liệu kỹ thuật KH: Khách hàng

QLCL: Quản lý chất lượng GĐSX : Giám Đốc Sản Xuất

KDKH : Kinh doanh Kế hoạch SX : Sản xuất

QC : Kiểm tra chất lượng

P/L: Packing list

KCS: Nhân viên kiểm tra chất lượng sản phẩm

SP: Sản phẩm

BTP: Bán thành phẩm

NPL: Nguyên phụ liệu

PL: Phụ liệu

Bước Trách nhiệm Lưu đồ Hồ sơ/ Tài liệu

0 Thủ kho

 TLKT

 KHSX

 Packinglist

 Cân đối nguyên phụ liệu

1 Thủ kho  Chứng từ nhập-Xuất  Cân đối PKH

2 QC KHO

 Báo cáo kiểm tra chất lượng

 Báo cáo Kiểm tra số lượng

 Bảng màu

3 Tổ trưởng Nguyên liệu Tổ trưởng phụ liệu

 Phiếu nhập

 Xác nhận khách hàng

 Bảng màu

4 Nhân viên kho

 Qui trình Kiểm Vải

 Qui trình Kiểm tra phụ liệu

 Thẻ kho

5 Nhân viên cấp phát

 Bảng màu

 Lệnh cấp phát

 Phiếu cấp phát bổ sung

6 Tổ trưởng Nguyên liệu Tổ trưởng phụ liệu

 Cân đối PKH

 Thẻ kho

 Thẻ đỏ

Tiếp nhận thông tin

Kiểm tra chứng từ nhận hàng

Thủ tục nhập hàng

Cấp phát nguyên phụ liệu

Thanh lý & quản lý hàng tồn

kho

Lưu sơ đồ

Sắp xếp phân lọai hàng hĩa Kiểm tra chất lượng số lượng tổng thể

MÔ TẢ CÁC BƯỚC CÔNG VIỆC Bước 00: tiếp nhận thông tin và phân công công việc cho nhân viên Kho

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất do Giám Đốc SX giao Lập kế hoạch Triển khai các bước công việc cho nhân viên mình phụ trách

Giám sát thực hiện các bước công việc trực thuộc kho quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất

Tổng hợp các báo cáo, đề xuất giải quyết trong phạm vi phân cấp mà mình phụ trách

Bước 01: Kiểm tra các chứng từ nhập hàng

 Kiểm tra các chứng từ liên quan lô hàng

 Kiểm tra chủng loại & Kiểm tra nguồn gốc

 Kiểm tra sơ bộ số lượng theo kiện, thùng theo P/L, theo khách hàng, theo mã hàng

 Kiểm tra sơ bộ số lượng theo bảng kế hoạch mua hàng, theo đơn hàng

Bước 02: Kiểm tra số lượng chất lượng tổng thể

 Kiểm tra số lượng tổng thể theo cụm chi tiết chủng lọai

 Khi kiểm tra thấy số lượng không thực tế không khớp với Packing list hay đơn đặt hàng hoặc phiếu xuất thì thủ kho kết hợp với bảo vệ và người

giao nhận lập biên bản ngay lúc đó, sau đó trình lên ban giám đốc để có hướng giải quyết

1 Đối với vật tư do khách hàng cung cấp để gia công:

 Hàng mẫu do khách hàng cung cấp

 Kiểm tra theo yêu của đơn vị nhập (Cần kiểm số lượng Kiện hàng, thùng, gói bao Kg)

 Các tài liệu kỹ thuật của sản phẫm & Tiêu chuẩn của sản phẩm

 Packing list nhập, Phiếu nhập do đơn vị cung cấp giao tại kho Cty

2 Đối với vật tư mua trong nước:

 Căn cứ vào các tiêu chuẩn được qui định trong hợp đồng (nếu có) hoặc trong đơn đặt hàng

 Hàng mẫu khi đặt hàng đã được hai bên thỏa thuận

 Các tài liệu kỹ thuật của sản phẩm & Tiêu chuẩn sản phẩm

Khi hàng nhập về QC phải xác định tình trạng chất lượng tổng thể, (làm báo cáo kiểm tra Nguyên phụ liệu theo biểu mẫu In sẳn) nếu có vấn đề thì báo ngay cho lãnh đạo công ty để có hướng giải quyết

Kiểm tra vải theo tiêu chuẩn AQL 2.5 (Tài liệu đính kèm & đã được đào tạo)

Test Vải, Phụ liệu, Thun theo biểu mẫu In sẳn Tính độ co trút, Cấu trúc vải, trọng lượng, độ bền màu, Màu sắc, mã số

Tất cả phải kiểm tra chi tiết theo phương pháp so sánh cho tất cả các lọai Phụ liệu

Bước 03: Thủ tục nhập kho

 Thủ kho căn cứ vào hoá đơn nhập kho của đơn vị cung cấp , biên bản kiểm tra chất lượng cuối cùng của Phòng QLCL tiến hành nhập kho và cập nhật vào

sơ đồ kho

 Trên cơ sở phiếu nhập kho thủ kho tổng hợp lại số liệu nhập theo từng chủng loại, tinh trạng hàng hoá Căn cứ vào tình hình thực tế thủ kho cập nhật vào bảng khách hàng( treo đầu kệ)

 Đối với thành phẩm nếu hàng chưa đủ số lượng của mỗi mã hàng thủ kho cho tiến hành tậm nhập kho và để vào khu vực hàng chờ kiểm khi đủ số lượng tiến hành kiểm tra chất lượng nếu đạt tiến hành làm phiếu nhập

 Khi nhập hàng vào kho, thủ kho phải sắp xếp NPL: theo từng khu vực đã phác thảo sơ đồ kho, theo khách hàng, mã hàng, P.O, chủng loại, LOT và phải cĩ bảng ghi rỏ ràng chi tiết để mọi người nhận biết treo ở đầu kệ

 Khi NPL nhập vào, phải kiểm tra số lượng và chất lượng trong vòng 1- 7 ngày, tính từ ngày nhập hàng (tùy theo yêu cầu của khách hàng, tùy theo kế hoạch vào chuyền)

 Thủ kho và phụ kho kiểm tra số lượng NPL, lập hồ sơ “BIÊN BẢN KIỂM TRA THỰC NHẬP” báo về phòng kế họach cân đối

 Kiểm tra chất lượng khoảng 20% để xác định % lỗi và thiếu so với List Nếu % lỗi vượt quá 10% thì phải kiểm tra 100% và làm việc cụ thể với khách hàng những lỗi nào, vị trí nào chấp nhận, những lỗi nào vị trí nào không chấp nhận bằng biên bản cụ thể để làm bằng chứng về khuyết tật của sản phẩm, KCS phải có thônng tin cho phòng kế hoạch triển khai trong cuộc họp triển khai 1 đơn hàng cho các bộ phận có liên quan để nắm bắt và thực hiện đúng

 NPL đã kiểm tra phải có nhãn nhận biết tình trạng chất lượng của sản phẩm

 Sắp xếp NPL đạt chất lượng và không đạt chất lượng ở từng kệ riêng biệt, có bảng nhãn nhận biệt rỏ ràng chi tiết

 Sau khi lập hồ sơ “BÁO CÁO KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG PHỤ LIỆU NHẬP”

và hồ sơ “BÁO CÁO KIỂM VẢI” Đối với những khách hàng có hồ sơ kiểm vải đặc thù riêng thì có thể sử dụng theo biểu mẫu khách hàng thay cho

hồ sơ này

 Sau đó phải tiến hành kiểm tra TEST độ loang màu của vải, độ co rút vải khi ép keo và phà hơi các Phụ liệu như Thun, Dây luồng, Bo Tay, Cổ theo các qui định về kiểm tra chất lượng trong bản cáo kiểm tra

 Phải thử tất cả các màu vải để tính toán độ rút chính xác, % cần thiết phải tăng rập khi thiết kế, lập hồ sơ “BIÊN BẢN ĐỘ RÚT VẢI” và triển khai cho KCS để theo dõi tiếp

 Nhân viên KCS thực hiện việc cắt, nối, kiểm tra độ khác màu của vải Nếu vải có độ khác màu rõ ràng bằng mắt thường thì thông báo cho xưởng trưởng để có hướng xử lý

Bước 04: Sắp xếp (Tham kh ảm theo hệ thống 5S đ ã được đ ào t ạo , hướng

d ẫn thực hiện)

 Lên sơ đồ kho theo hướng của thủ kho trước khi sắp xếp hàng hóa vào

kệ

 Đầu kệ NPL phải có thẻ kho ghi rõ ngày nhập, xuất, thực hiện theo nguyên tắc FIFO ( nguyên tắc FIFO/First In First Out: nhập trước xuất trước, nhập sau xuất sau), số tồn cập nhật ngay sau mỗi lần cấp theo từng chủng loại NPL

 Trong kho phân từng khu vực quy định khu tạm nhập , khu kiểm tra đạt, khu giao nhận hàng chuyền may, và để riêng từng khách hàng, từng mã hàng theo bảng nhận dạng

 Xếp theo từng khách hàng, mã hàng ,xêùp chồng thẳng hàng

 Xếp theo từng chủng loại

 Xếp song song quay tem ra ngoài

 Xếp theo từng PO, Art, từng màu,từng lót màu…

 Xếp theo từng khu vực cho từng mã hàng

 Thực hiện cơng việc sắp xếp xong phải cập nhật lại sơ đồ kho gởi về thủ kho

Bước 05: Cấp phát

 Xuất kho : Căn cứ vào lệnh cấp phát nguyên phụ liệu theo định mức, thủ kho tiến hành cấp phát nguyên phụ liệu cho các chuyền sản xuất ( đối với nguyên liệu hàng FOB và phụ liệu , bao bì khi xuất kho đưa vào sản xuất phải có biên bản kiểm tra xác nhận đạt chất lượng)

 Khi cấp phát phải kiểm tra đối chiếu bảng màu đúng chủng lọai , mã số & số lượng ghi trong lệnh cấp phát hàng Trường hợp số lượng cấp vượt qui định

phải có lệnh cấp bổ sung (LCBS có xác nhận của QĐ xưởng và Nhân viên theo dỏi đơn hàng trước khi chuyển cho GĐSX ký duyệt)

 Các chủng lọai khi cấp phát theo hạn mức sử dụng trong ngày phải có ký nhận giữa hai bên và vào sổ nhật ký lũy kế sau mỗi lần nhận

Bước 06: Thanh lý & Tồn kho

- Căn cứ vào bảng thanh lý & cân đối cấp phát thủ kho tiến hành thanh lý theo hợp đồng với bộ phận kế họach

- Quy định thời gian định kỳ 6 tháng 1 lần thủ kho và nhân viên KCS tiến hành đánh giá tình trạng sản phẩm trong kho Kết quả kiểm tra được ghi biên bản báo cáo BGĐ

- Hàng tháng căn cứ vào tình hình nhập xuất kho thủ kho nguyên liệu , phụ liệu , bao bì lập báo cáo tồn kho và chuyển cho phòng KH

- Kho phải có đầy đủ các dụng cụ , thiết bị chữa cháy , các qui định phòng chống cháy nổ

- Thủ kho phải thực hiện đầy đủ các nội qui kho hàng và nội qui phòng cháy chữa cháy

- Chống đột : thủ kho tiến hành kiểm tra thường xuyên ( nhất là trong mùa mưa) nếu có hiện tượng gây dột phải báo cáo cho lảnh đạo để sửa chữa

Bước 07 Các biểu mẫu đính kèm

Type of Doc Loại Tài liệu

DOC Code No

Mã số Tài liệu

Date of broadcast Ngày phát hành

Người thực hiện

& Kiểm soát

NON CONFORMING AREA INVENTORY LIST

Danh sách hàng không phù hợp RANCM - 01 Oct/01/2012

Non Conforming Material Report

Báo Cáo Phụ liệu không phù hợp RANCM - 01 Oct/01/2012

Fabric Inspection Report

Báo cáo kiểm vải RAW-01 Oct/01/2012 Kho vải - Kiểm

vải Fabric Relaxation time record

Biên bản ghi nhận thời gian xả Vải RAW-02 Oct/01/2012 Kho vải

Fabric Warehouse Information

Relaxation Warehouse information

Trim Inpsection Report

Báo cáo kiểm tra phụ liệu RAA-01 Oct/01/2012 Kho phụ liệu

Monthly Trim & Accessories Supplier

Performance Analysis

Đánh giá hàng tháng nhà cung cấp phụ liệu

Metal Component Contamination Log

Nhật ký thành phần nhiễm Kim loại RAA-03 Oct/02/2014 Kho phụ liệu

Incoming Accessories Status chart

Outgoing Accessories Status

Phiếu xuất kho điền tay DR-01 Oct/02/2014 Kho phụ liệu

Accessory Inventory report stock

Báo cáo phụ liệu tồn kho AAC-01 Oct/02/2014 Kho phụ liệu

Color Swatch Card

In-House Fabric Lab Test Report

Báo cáo Test vải ở Kho RAL-01 Oct/02/2014 Kho vải - Kiểm

vải (QA) In-House Garment Lab Test Report

Báo cáo Test Sản phẩm thành phẩm RAL-02 Oct/02/2014 Kho vải - Kiểm

vải (QA) Request Form

Bảng yêu cầu cấp phát nguyên phụ liệu Oct/02/2014