Giới thiệu Chức năng này sử dụng để giao nhiệm vụ, công việc cho các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND tỉnh quản lý.. Khi sử dụng chức năng này, hệ thống sẽ ghi lại các văn bản đến, văn bản đi
Trang 1UBND TỈNH BẮC NINH
SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
-
-TÀI LIỆU
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHỨC NĂNG VĂN BẢN THEO DÕI CHỈ ĐẠO
Bắc Ninh, tháng 02 năm 2018
Trang 2I Phần dành cho văn phòng UBND tỉnh
1 Giới thiệu
Chức năng này sử dụng để giao nhiệm vụ, công việc cho các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND tỉnh quản lý Khi sử dụng chức năng này, hệ thống sẽ ghi lại các văn bản đến, văn bản đi, hồ sơ công việc có liên quan để người xem có thể nắm được tình hình xử lý công việc của các đơn vị
Chức năng này được sử dụng trong 3 trường hợp:
- Khi có văn bản của chính phủ, thủ tướng chính phủ giao nhiệm vụ:
Đây là các văn bản từ văn phòng chính phủ giao việc cho UBND tỉnh Khi xử lý các văn bản của VPCP thì sẽ chọn mục này
- Khi ủy ban, chủ tịch ủy ban nhân dân tỉnh có nhiệm vụ giao các đơn vị
thực hiện: Đây là nhiệm vụ do chủ tịch UBND tỉnh trực tiếp giao việc
thông qua các kết luận, cuộc họp mà không xuất phát từ văn bản của đơn
vị nào
- Khi các đơn vị có các kiến nghị cần ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết:
Đây là các văn bản do các sở ban ngành gửi về UBND tỉnh đề nghị giải quyết 1 công việc nào đó
2 Điều kiện sử dụng
Chức năng theo dõi văn bản được thêm vào cuối ở màn hình “thêm mới hồ
sơ công việc” của các chuyên viên.
Chức năng này chỉ được sử dụng khi văn bản đi có đủ 3 nội dung sau:
- Hạn xử lý văn bản
- Nội dung xử lý văn bản
- Đơn vị nhận xử lý văn bản
Nếu văn bản đi mà các chuyên viên tạo lập không có đủ 3 nội dung trên thì
không cần bấm vào mục theo dõi văn bản đi.
3 Hướng dẫn sử dụng
a Đối với các văn bản do Ủy ban, Chủ tịch UBND tỉnh giao nhiệm vụ:
Bước 1: Người dùng bấm nút tạo hồ sơ công việc
Trang 3Bước 2: Nhập nội dung HSCV:
Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin, người dùng cần nhập thêm các thông tin theo dõi chỉ đạo
Bước 3: Nhập nội dung chỉ đạo điều hành
Người dùng có thể chọn giao việc cùng lúc tất cả các sở ban ngành, các huyện thị xã thành phố, các tổ chức đoàn thể hay các cơ quan địa phương
Trang 4Nếu cần thiết người dùng có thể chọn từng đơn vị để giao việc với hạn xử lý
và nội dung cho mỗi đơn vị khác nhau
Sau khi nhập xong các nội dung này, người dùng bấm lưu hoặc lưu và trình để kết thúc quá trình tạo hồ sơ
Các công việc tiếp theo vẫn xử lý như đang làm
b Đối với các văn bản do cính phủ, thủ tướng chính phủ hoặc các đơn vị có kiến nghị.
Đây là các văn bản đến từ các đơn vị khác gửi về cho UBND Vì vậy để có thể liên kết được các văn bản đến này với các văn bản chỉ đạo của UBND, các cán
bộ chuyên viên cần bấm nút tạo hồ sơ công việc ở màn hình chi tiết văn bản đến chứ không được bấm trực tiếp nút tạo hồ sơ công việc
Trang 54 Thống kê theo dõi văn bản chỉ đạo điều hành
Khi muốn thống kê lại số lượng văn bản đã giao các đơn vị để theo dõi, các chuyên viên có thể chọn mục “Văn bản theo dõi chỉ đạo” ở phía bên trái để xem
Sẽ có 3 mục theo dõi tương ứng với 3 nhóm cơ quan đã chọn ở mục tạo hồ sơ công việc
Trang 6Ở mỗi mục sẽ có báo cáo chi tiết và số lượng để các chuyên viên nắm được thông tin văn bản
Màn hình báo cáo chi tiết
Trang 7Báo cáo số lượng gửi các đơn vị
Trang 8II Phần dành cho các đơn vị sự nghiệp
1 Giới thiệu
Chức năng này dành cho lãnh đạo cơ quan các đơn vị sử dụng để theo dõi các văn bản chỉ đạo từ Ủy ban nhân dân Tỉnh, qua đó biết được các công việc, nhiệm
vụ mà UBND tỉnh giao xử lý cũng như tiến độ xử lý công việc, nhiệm vụ đã được giao
Danh sách nhiệm vụ được giao: Chức năng này liệt kê toàn bộ nhiệm vụ mà UBND tỉnh giao cho đơn vị thực hiện
Danh sách nhiệm vụ đã hoàn thành: Chức năng này liệt kê các nhiệm vụ đơn
vị đã xử lý xong
Danh sách nhiệm vụ chưa hoàn thành: Chức năng này liệt kê các nhiệm vụ mà đơn vị đang trong quá trình xử lý
Danh sách nhiệm vụ quá hạn: Chức năng này liệt kê các nhiệm vụ đến hạn UBND tỉnh giao mà đơn vị chưa xử lý xong
Khi xử lý các văn bản này cần theo đúng quy trình xử lý văn bản trong hệ thống: Tiếp nhận văn bản đến => Tạo hồ sơ công việc = > Xử lý hồ sơ công việc
=> Ký hồ sơ công việc => Vào sổ văn bản đi => Phát hành văn bản trả lời
Nếu không theo đúng quy trình, hệ thống sẽ không liên kết được các văn bản với nhau, từ đó sẽ không thay đổi trang thái các công việc này thành hoàn thành được
Trang 9Ghi chú: Các nhiệm vụ được tính là hoàn thành khi có văn bản đi trả lời lại văn bản mà UBND giao
2 Nhận biết văn bản chỉ đạo điều hành
Các văn bản theo dõi chỉ đạo đều có dấu hiệu riêng trên hệ thống để người dùng có thể phân biệt được
Các văn bản này được đánh dấu hiệu tại màn hình danh sách văn bản đén với biểu tượng quốc huy gắn kèm theo
Ngoài ra, trong chi tiết văn bản, các văn bản theo dõi chỉ đạo sẽ có thoogn tin chỉ đạo điều hành màu đỏ để mọi người dễ nhìn
Trang 103 Hướng dẫn sử dụng
Quy trình xử lý văn bản khi có nhiệm vụ từ UBND tỉnh giao vẫn giống như các văn bản điện tử từ các đơn vị khác gửi đến mà đơn vị đang xử lý bằng phần mềm Quản Lý Văn Bản và Điều Hành Công Việc Khi các văn bản này được văn thư tiếp nhận sẽ hiển thị ở mục “Văn bản theo dõi chỉ đạo” để lãnh đạo cơ quan nắm được tình hình xử lý
Khi xử lý văn bản, các cán bộ, chuyên viên cần lưu ý các mục sau:
a Đối với các chuyên viên, cán bộ xử lý công việc:
- Phải tạo hồ sơ công việc soản thảo văn bản trả lời ở trong chi tiết văn bản đến
Trang 11- Nếu không tạo hồ sơ công việc ở đây, văn bản đến và hồ sơ công việc sẽ không liên kết được với nhau
- Nếu tự tạo hồ sơ công việc, bắt buộc phải nhập số hiệu và ngày phát hành văn bản đến vào trong màn hình tạo hồ sơ công việc
Trang 12b Đối với cán bộ văn thư
- Khi vào sổ văn bản phải vào sổ từ mục “Danh sách văn bản đã ký duyệt” để
có thể liên kết văn bản đến, đi với nhau được
Nếu văn thư tạo mới văn bản đi, phải nhập số ký hiệu của văn bản đến liên quan ở màn hình them mới: