TÀI LIỆU HƯỚNG dẫn HT QLVB điều HÀNH TỈNH bắc ninh lãnh đạo

Các chức năng của lãnh đạo cơ quan trong hệ thống bao gồm:  Gửi, nhận văn bản  Bút phê, chỉ đạo  Duyệt, ký cho văn bản Lãnh đạo phòng là bộ phận trưởng các phòng trong các cơ quan, bộ

-  

 -TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH

(Tài liệu dành cho Lãnh đạo cơ quan)

Bắc Ninh, tháng 04 năm 2016

II Văn bản đi 10

1 Văn bản đi nội bộ 11

2 Văn bản đã phát hành 12

III Hồ sơ công việc 13

1 Hồ sơ công việc 13

VIII Chức năng xử lý thông tin hỏi đáp 27

PHẦN 3: CÁC CHỨC NĂNG XỬ LÝ CHÍNH CỦA LÃNH ĐẠO PHÒNG

II Quản lý Văn bản đi 38

1 Văn bản đi nội bộ 38

2 Văn bản đã phát hành 40

III Hồ sơ công việc 41

1 Tạo hồ sơ công việc 41

2 Hồ sơ công việc 41

VI Thống kê theo dõi 51

VII Chức năng xử lý thông tin hỏi đáp 52

PHẦN 1: TỔNG QUAN

I Giới thiệu

Lãnh đạo bao gồm lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo phòng ban

Lãnh đạo cơ quan là nhóm người lãnh đạo cao nhất của một cơ quan Mọi côngviệc của cơ quan đều được nhóm này quyết định và chỉ đạo xuống các cấp bên dưới

để thực hiện Trong hệ thống ứng dụng, nhóm này chủ yếu giám sát các thông tin xử

lý và chỉ đạo xuống bên dưới cũng như nhận các báo cáo từ dưới lên

Các chức năng của lãnh đạo cơ quan trong hệ thống bao gồm:

 Gửi, nhận văn bản

 Bút phê, chỉ đạo

 Duyệt, ký cho văn bản

Lãnh đạo phòng là bộ phận trưởng các phòng trong các cơ quan, bộ phận này sẽ

có trách nhiệm giao việc, giám sát cũng như quản lý đối với chuyên viên trong phòngmình Trong hệ thống, cơ cấu cũng được phân chia như vậy Chuyên viên sẽ nhậnnhiệm vụ và báo cáo kết quả lên lãnh đạo phòng

Các chức năng trong hệ thống bao gồm:

 Gửi, nhận văn bản

 Duyệt và ký nháy văn bản

 Bút phê, giao việc

 Tạo hồ sơ công việc

 Nội dung chi tiết của từng trang ở chính giữa

Hình 2.1: Tổng quan về hệ thống.

- Phần thông tin người dùng: để xem thông tin chi tiết của người dùng thì bấmvào “Thông tin cá nhân” Khi người dùng muốn thoát ra khỏi hệ thống khi

đã xong việc thì bấm vào “Thoát”

- Phần chức năng xử lý ở menu chính sẽ được trình bày chi tiết ở phần 2

-Phần menu phụ ở phía trên cùng bên phải: có phần lịch và các đường dẫn đếncác trang thư điện tử, cổng thông tin điện tử,

Hình 1.2 : Danh sách văn bản đến chưa xử lý.

Sau khi bấm vào để xem chi tiết văn bản, màn hình sẽ chuyển vào trang chi tiết

Hình 1.3 : Chi tiết văn bản đến chưa xử lý.

 Chức năng “Bút phê, chỉ đạo”: khi muốn chuyển văn bản hoặc giao việc cho

lãnh đạo phòng ban và chuyên viên trong cơ quan thì Lãnh đạo cơ quan bấmvào nút chức năng Sau khi bấm chuyển bút phê sẽ có mànhình hiển thị danh sách nhân sự để chuyển Muốn chuyển bút phê cho nhân sựnào, lãnh đạo cơ quan chỉ cần bấm chọn nhân sự đó, điền nội dung bút phê vàhạn xử lý Nếu Lãnh đạo cơ quan không điền nội dung bút phê thì văn bản đómặc định sẽ được chuyển vào mục văn bản nhận để biết của lãnh đạo phòng vàchuyên viên

Hình 1.4 : Chọn danh sách nhân sự để bút phê

 Chức năng “Cất văn bản”: Đây là chức năng dành cho các văn bản chỉ đọc,

không cần xử lý gì đối với các văn bản này Ví dụ các văn bản luật …Để thựchiện cất văn bản, lãnh đạo cần bấm vào nút Sau khi bấm, văn bản

sẽ được cất và màn hình sẽ chuyển về danh sách các văn bản đến Văn bản saukhi được cất sẽ được lưu tại văn bản

 Chức năng “Hoàn thành”: Các văn bản mà lãnh đạo cơ quan được một lãnh

đạo cơ quan khác giao việc kèm theo 1 thời hạn để hoàn thành công việc đó

Vì một số lý do nào đó mà công việc đó chưa kết thúc(có thể do lãnh đạo chưa

hiển thị ở phần “Văn bản sắp hết hạn” Để tránh trường hợp đó thì lãnh đạo cơquan có thể bấm “hoàn thành”

3 Văn bản đến đã bút phê

Khi “Văn bản đến chưa xử lý” đã được Lãnh đạo cơ quan “Chuyển bút phê” thìvăn bản đó sẽ được hệ thống tự động chuyển sang “Văn bản đến đã bút phê” Khi bấmvào xem chi tiết văn bản thì vẫn sẽ có các chức năng như phần “Văn bản đến chưa xửlý”: Bút phê chỉ đạo, Cất văn bản và Quay lại Trường hợp văn bản đó đã được nhân

sự cấp dưới giải quyết (tạo hồ sơ công việc) thì còn thêm chức năng là “Xem hồ sơcông việc” nữa Thao tác thực hiện các chức năng này hoàn toàn tương tự như đãhướng dẫn ở trên

4 Văn bản đến nhận để biết

Khi một lãnh đạo cơ quan được một lãnh đạo cơ quan khác gửi văn bản cho màkhông có nội dung bút phê thì văn bản đó sẽ được hiển thị trong mục văn bản nhận đểbiết

5 Văn bản đến đã cất.

Trang này hiển thị danh sách tất cả các văn bản đã cất của Lãnh đạo cơ quan.Thông thường thì những văn bản đã cất là những văn bản không cần xử lý, nhưng khi

có yêu cầu cần thiết thì Lãnh đạo cơ quan có thể “Hủy cất văn bản” sau đó có thể

“Bút phê, chỉ đạo” cho nhân sự để giải quyết

Hình 1.5 : Chi tiết văn bản đến đã cất của Lãnh đạo cơ quan.

II Văn bản đi

Hình 2.1: Menu quản lý văn bản đi

1 Văn bản đi nội bộ

Hình 2.2: Danh sách văn bản đi nội bộ

Trang này hiển thị danh sách các văn bản đi nội bộ trong đơn vị Khi vào xem chi tiết văn bản sẽ có 2 nút chức năng: Phân phát văn bản nội bộ và Quay lại

Hình 2.3: Chi tiết văn bản đi nội bộ.

Chức năng “Phân phát văn bản nội bộ”: để chuyển văn bản đến cán bộ, phòng ban

trong cơ quan

Hình 2.4: Phân phát văn bản đi nội bộ

2 Văn bản đã phát hành.

Văn bản đi sau khi đã được các cấp duyệt và được công bố, xuất bản Văn bản

đã ban hành có hai mức đó là văn bản được ban hành rộng rãi ngoài cơ quan và banhành nội bộ trong cơ quan

Hình 2.5: Danh sách văn bản đã ban hành.

Sau khi bấm vào xem chi tiết văn bản đã ban hành, ngoài việc xem chi tiết còn

III Hồ sơ công việc

Hình 3.1 : Menu hồ sơ công việc

1 Hồ sơ công việc

Đây là trang danh sách tất cả hồ sơ công việc có liên quan tới Lãnh đạo cơ quan

Từ danh sách đó, lãnh đạo có thể xem chi tiết từng hồ sơ bằng cách bấm vào hồ sơ

đó Lãnh đạo cơ quan có trách nhiệm phê duyệt các phiếu trình do cấp dưới trìnhlên Những hồ sơ công việc có trạng thái kết thúc chỉ khi đã được Lãnh đạo cơ quanDuyệt phiếu trình

Hình 3.2 : Danh sách hồ sơ công việc của Lãnh đạo cơ quan.

 Với những hồ sơ đã hoàn thành Lãnh đạo cơ quan có thể xem

 Với những hồ sơ đang xử lý, quá hạn hoặc hoàn thành chậm, khi đượcnhân sự cấp dưới trình lên thì Lãnh đạo cơ quan sẽ xem xét và cho ý kiếnchỉ đạo

 Khi lượng hồ sơ nhiều lên thì tìm kiếm hồ sơ là điều cần thiết Lãnh đạo

có thể tìm hồ sơ theo tiêu đề hồ sơ, thời gian và trạng thái của hồ sơ

2 Hồ sơ phối hợp xử lý.

Đây là trang danh sách các hồ sơ mà lãnh đạo cùng phối hợp xử lý với cán bộkhác Khi vào xem chi tiết, lãnh đạo có thể tải về các file dự thảo và đính kèm filetham gia góp ý của mình ở phần “Văn bản phối hợp xử lý” bằng cách bấm đề đínhkèm file

Hình 3.3: Đính kèm file văn bản phối hợp xử lý

3 Phiếu trao đổi

Đây là trang danh sách các phiếu trao đổi mà những cán bộ khác cần trao đổivới lãnh đạo trong quá trình xử lý hồ sơ Và cũng hiển thị cả phiếu trao đổi của lãnh đạo khi cần trao đổi với cán bộ khác

Hình 3.4: Danh sách phiếu trao đổi

Cần xem phiếu trao đổi thì bấm vào phiếu trao đổi (thẳng cột Phiếu trao đổixuống) để xem nội dung của nó, xem chi tiết hồ sơ đó thì bấm vào hồ sơ(thẳng cột Hồ

sơ công việc xuống) Khi trả lời trên phiếu trao đổi nhập nội dung cần trao đổi vàophần “Gửi ý kiến” rồi bấm gửi

Hình 3.5: Trả lời phiếu trao đổi

4 Phiếu trình

Đây là trang quản lý các phiếu trình nhân sự cấp dưới trình lên Lãnh đạo cơ quan

Có thể là trình thông qua hoặc là trình ký

Hình 3.6 : Danh sách phiếu trình

Lãnh đạo có thể vào xem thông chi tiết hồ sơ và phiếu trình

Hình 3.7 : Màn hình Chi tiết hồ sơ công việc

Tại màn hình chi tiết phiếu trình, lãnh đạo cơ quan điền nội dung chỉ đạo ởphần “Ý kiến của lãnh đạo cơ quan” Nếu đồng ý với kết quả công việc, lãnh đạo cơquan cần ký duyệt bằng cách bấm vào Duyệt ký/Duyệt thông qua Nếu không đồng ýkết quả công việc, lãnh đạo cơ quan bấm vào Không duyệt ký/Không thông quađểcấp dưới làm lại

Hình 3.8 : Màn hình chỉ đạo, ký duyệt của lãnh đạo cơ quan.

Sau khi lãnh đạo cơ quan đã ký duyệt phiếu trình, trạng thái của hồ sơ sẽ chuyểnsang hoàn thành

IV Tủ văn bản

Tủ văn bản là nơi để chứa các tài liệu do nhân sự tự quản lý Để vào tủ văn bản, tạimenu trái, nhân sự bấm vào Để xem các văn bản trong tủ văn bản,chọn tủ văn bản cần xem ví dụ như chọn xem UBND thì bấm vào

sẽ hiển thị ra các văn bản có trong tủ đó

Hình 4.1: Màn hình danh sách văn bản trong tủ

Nếu muốn thêm mới một tủ, ở màn hình bên phải bấm vào phần “Thêm tủ”, tạitrang “Thêm tủ” điền tên tủ vào phần “Tên tủ” và chọn tủ cha cho tủ đó Sau khi chọnxong bấm “Lưu” để thêm mới

Hình 4.2: Màn hình quản lý thư mục tủ văn bản cá nhân

Nếu muốn sửa một tủ văn bản,bấm chọn tủ cần sửa Tại phần “Sửa tủ văn bản”điền tên tủ văn bản mới vào phần “Tên tủ” và chọn thư mục cha cho tủ đó Sau khichọn xong bấm “Lưu” để sửa lại Nếu muốn xóa tủ đó thì bấm chọn tương ứngcủa tủ đó trên trang danh sách tủ để xóa

Hình 4.4 : Chuyển văn bản sang tủ văn bản khác

Khi muốn xóa văn bản nào ra khỏi Tủ hồ sơ, chọn vào văn bản đó ( bấm vào ô

Để thêm văn bản vào tủ văn bản, tại các trang danh sách văn bản đến/đi Bấmchọn các văn bản muốn thêm vào tủ (bấm vào nút checkbox ) rồi bấm vào

Khi đó màn hình sẽ xuất hiện thêm một cửa sổ mới Chọn tủ vănbản để lưu vào và bấm

Hình 4.5 : Thêm văn bản vào tủ văn bản

V Tủ hồ sơ

Tủ hồ sơ dùng để lưu các hồ sơ công việc do nhân sự tự quản lý Để sử dụng tủ hồ

sơ, tại menu trái , bấm chọn để vào trang danh sách tủ

Muốn thêm mới thì bấm “Thêm tủ” trên trang danh sách tủ

Hình 5.1: Màn hình trang danh sách tủ hồ sơ

Muốn sửa tủ nào, bấm vào nút của tủ đó để sửa Tại phần “Sửa tủ hồ sơ” điềntên mới cho tủ muốn sửa vào phần “Tên tủ” và chon tủ cha cho tủ đó Sau khi chọnxong bấm để sửa lại Nếu muốn xóa một tủ hồ sơ thì chọn tương ứng với

tủ đó trên trang danh sách tủ để thực hiện xóa

Hình 5.2 : Sửa tủ hồ sơ

Để xem các hồ sơ có trong tủ, người dùng bấm vào tủ muốn xem bên trái để xem

Hình 5.3 : Danh sách hồ sơ trong tủ

Khi muốn xóa hồ sơ ra khỏi tủ, chọn hồ sơ cần xóa rồi bấm ởphía trên của danh sách.

Muốn chuyển hồ sơ sang mục khác, bấm chọn hồ sơ cần chuyển( bấm vào nútcheckbox ) rồi bấm Một cửa sổ mới xuất hiện, bấm chọn tủ

hồ sơ cần chuyển sang rồi bấm “Chuyển” để lưu Nếu không muốn chuyển nữa thì tắtcửa sổ đó đi

Hình 5.4 : Chuyển hồ sơ sang thư mục khác

VI Thống kê theo dõi

Hình 6.1: Menu thống kê theo dõi

Đây là mục thống kê toàn bộ văn bản đến, văn bản đi và hồ sơ công việc của lãnhđạo cơ quan

Tìm kiếm nâng cao:Để hỗ trợ người dùng trong việc tìm kiếm văn bản đến/đi

theo nhiều tiêu chí: Trích yếu, số hiệu, cơ quan ban hành, lĩnh vực, loại văn bản,…

1 Giới thiệu

Chức năng này dành cho lãnh đạo cơ quan các đơn vị sử dụng để theo dõi các văn bản chỉ đạo từ Ủy ban nhân dân Tỉnh, qua đó biết được các công việc, nhiệm vụ mà UBND tỉnh giao xử lý cũng như tiến độ xử lý công việc, nhiệm vụ

đã được giao.

Danh sách nhiệm vụ được giao: Chức năng này liệt kê toàn bộ nhiệm vụ

mà UBND tỉnh giao cho đơn vị thực hiện.

Danh sách nhiệm vụ đã hoàn thành: Chức năng này liệt kê các nhiệm vụ đơn vị đã xử lý xong

Danh sách nhiệm vụ chưa hoàn thành: Chức năng này liệt kê các nhiệm vụ

mà đơn vị đang trong quá trình xử lý.

Danh sách nhiệm vụ quá hạn: Chức năng này liệt kê các nhiệm vụ đến hạn UBND tỉnh giao mà đơn vị chưa xử lý xong.

Khi xử lý các văn bản này cần theo đúng quy trình xử lý văn bản trong hệ thống: Tiếp nhận văn bản đến => Tạo hồ sơ công việc = > Xử lý hồ sơ công việc => Ký hồ sơ công việc => Vào sổ văn bản đi => Phát hành văn bản trả lời.

Nếu không theo đúng quy trình, hệ thống sẽ không liên kết được các văn bản với nhau, từ đó sẽ không thay đổi trang thái các công việc này thành hoàn thành được.

Ghi chú: Các nhiệm vụ được tính là hoàn thành khi có văn bản đi trả lời lại văn bản mà UBND giao.

2 Hướng dẫn sử dụng

Quy trình xử lý văn bản khi có nhiệm vụ từ UBND tỉnh giao vẫn giống như các văn bản điện tử từ các đơn vị khác gửi đến mà đơn vị đang xử lý bằng phần mềm Quản Lý Văn Bản và Điều Hành Công Việc Khi các văn bản này được văn thư tiếp nhận sẽ hiển thị ở mục “Văn bản theo dõi chỉ đạo” để lãnh đạo cơ quan nắm được tình hình xử lý.

Khi xử lý văn bản, các cán bộ, chuyên viên cần lưu ý các mục sau:

a Đối với các chuyên viên, cán bộ xử lý công việc:

- Phải tạo hồ sơ công việc soản thảo văn bản trả lời ở trong chi tiết văn bản đến.

- Nếu không tạo hồ sơ công việc ở đây, văn bản đến và hồ sơ công việc sẽ không liên kết được với nhau.

- Nếu tự tạo hồ sơ công việc, bắt buộc phải nhập số hiệu và ngày phát hành văn bản đến vào trong màn hình tạo hồ sơ công việc

b Đối với cán bộ văn thư

- Khi vào sổ văn bản phải vào sổ từ mục “Danh sách văn bản đã ký duyệt”

để có thể liên kết văn bản đến, đi với nhau được

VIII Chức năng xử lý thông tin hỏi đáp

1 Giới thiệu

Chức năng này sử dụng để các cán bộ, chuyên viên trả lời các ý kiến hỏi đáp của người dân, doanh nghiệp thông qua hệ thống quản lý văn bản điều hành.

2 Hướng dẫn

Các thay đổi và xử lý sẽ chỉ khác biệt ở chức danh văn thư, các chức danh khác

sẽ vẫn xử lý mục hỏi đáp như 1 văn bản bình thường

Chỉ có tài khoản được đánh dấu trong quản trị có quyền đưa văn bản lên cổng thông tin mới được sử dụng chức năng đăng văn bản lên cổng.

a Tiếp nhận câu hỏi

Tại tài khoản của văn thư sẽ có mục tiếp nhận thông tin hỏi đáp nằm trong mục quản lý văn bản đến.

Khi có câu hỏi của người dân gửi đến, các câu hỏi sẽ nằm trong mục này.

Văn thư bấm vào sổ để tiếp nhận câu hỏi của người dân.

Sau khi nhập đầy đủ các thông tin văn thư bấm Lưu để lưu thông tin câu hỏi.

Câu hỏi sau khi lưu sẽ nằm ở mục văn bản đến chưa xử lý Lúc này văn thư tiến hành gửi văn bản( câu hỏi) cho lãnh đạo như 1 văn bản bình thường.

Sau khi vào sổ, câu hỏi sẽ là văn bản đến cần xử lý của đơn vị Các cán bộ, chuyên viên sẽ xử lý văn bản câu hỏi như đối với các văn bản khác.

b Trả lời câu hỏi lên cổng thông tin

Sau khi các cán bộ chuyên viên đã xử lý xong câu hỏi của người dân và được lãnh đạo duyệt ( thông qua hồ sơ công việc) Các văn bản sẽ nằm ở mục văn bản đã ký duyệt của mục văn bản đi Văn thư vào sổ văn bản để phát hành văn bản cho người dân.

Tại màn hình danh sách văn bản đã ký duyệt, văn thư bấm nút vào sổ ở bên tay phải để vào sổ văn bản đi.

Sau khi đã nhập đầy đủ các thông tin cần thiết, văn thư bấm nút lưu để tiến hành vào sổ.

Sau khi bấm nút lưu, màn hình chi tiết văn bản hiển thị Văn thư bấm nút Đưa văn bản lên cổng thông tin để kết thúc chức năng trả lời hỏi đáp của người dân.

văn bản chưa được xem.

Hình 1.2 : Danh sách văn bản đến chưa xử lý.

văn bản, Hoàn thành và Quay lại Có thể có thêm chức năng “Tạo hồ sơ công việc”

nếu như lãnh đạo đó được cấp quyền

Hình 1.3 : Chi tiết văn bản đến chưa xử lý.

 Chức năng “Bút phê chỉ đạo”: khi muốn chuyển văn bản cho nhân sự khác thì

Lãnh đạo phòng bấm vào nút chức năng Sau khi bấmchuyển bút phê sẽ có màn hình hiển thị danh sách nhân sự để chuyển Muốnchuyển bút phê cho nhân sự nào, lãnh đạo phòng chỉ cần bấm chọn nhân sự đó,điền nội dung bút và thời hạn giải quyết Nếu Lãnh đạo phòng không điền nộidung bút phê thì văn bản đó mặc định sẽ được chuyển vào mục văn bản nhận

để biết của chuyên viên

Hình 1.4 : Chọn danh sách nhân sự để bút phê

 Chức năng “Cất văn bản”: Đây là chức năng dành cho các văn bản chỉ đọc,

không cần xử lý gì đối với các văn bản này Ví dụ các văn bản luật …Để thựchiện cất văn bản, lãnh đạo phòng cần bấm vào nút Sau khi bấm,văn bản sẽ được cất và màn hình sẽ chuyển về danh sách các văn bản đến Vănbản sau khi được cất sẽ được lưu tại tủ văn bản

 Chức năng “Hoàn thành”: Các văn bản mà lãnh đạo phòng được lãnh đạo cơ

quan giao việc kèm theo 1 thời hạn để hoàn thành công việc đó Vì một số lý

do nào đó mà công việc đó chưa kết thúc(có thể do lãnh đạo chưa kịp ký) đồngthời sát với hạn giải quyết hoặc với những trường hợp như văn bản chỉ nhận để