TÀI LIỆU HƯỚNG dẫn HT QLVB điều HÀNH TỈNH bắc ninh chuyên viên

 Chức năng “Tạo hồ sơ công việc”: Khi có văn bản đến cần tạo hồ sơ công việc, chuyên viên sẽ bấm vào để tạo hồ sơ công việc chovăn bản đó.. Chỉ những người có nhiệm vụ trong hồ sơ công

Trang 1

-  

 -TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH

(Tài liệu dành cho Chuyên viên, Cán bộ)

Bắc Ninh, tháng 05 năm 2016

Trang 2

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH

-MỤC LỤC PHẦN 1: GIỚI THIỆU 3

I Giới thiệu 3

II Tổng quan về hệ thống 4

PHẦN 2: CÁC CHỨC NĂNG XỬ LÝ 5

I Văn bản đến 5

1 Văn bản đến chưa xử lý 5

3 Văn bản đến đã xử lý 7

5 Văn bản đến đã cất 8

II Văn bản đi 9

1 Văn bản đi nội bộ 9

III Hồ sơ công việc 10

1 Tạo hồ sơ công việc 11

2 Hồ sơ công việc 11

3 Hồ sơ phối hợp xử lý 14

4 Phiếu trao đổi 15

5 Phiếu trình không duyệt 16

IV Tủ văn bản 16

V Tủ hồ sơ 19

VI Thống kê theo dõi 20

VII.Văn bản theo dõi chỉ đạo 20

VIII Chức năng xử lý thông tin hỏi đáp 25

Trang 3

PHẦN 1: GIỚI THIỆU

Chuyên viên là các thành viên trong các phòng của một cơ quan, đây là nhómđông đảo nhất và chịu trách nhiệm thực hiện công việc nhiều nhất từ lãnh đạo giaoxuống Mỗi chuyên viên sẽ có năng lực và nghiệp vụ chuyên môn khác nhau để giảiquyết các công việc cụ thể của cơ quan

Trong hệ thống, chuyên viên sẽ thực hiện các chức năng xử lý chuyên môn trướckhi gửi và sau khi nhận nhiệm vụ được giao từ lãnh đạo cấp trên

Các chức năng trong hệ thống bao gồm:

Trang 4

Sau khi người dùng đăng nhập vào hệ thống thì nhìn một cách tổng quan về hệthống sẽ gồm có 5 phần đó là:

 Phần thông tin của người dùng ở phía trên cùng bên trái

 Phần menu phụ ở phía trên cùng bên phải

 Phần menu chính ở phía bên trái

 Nội dung chi tiết của từng trang ở chính giữa

Hình 2.1: Tổng quan về hệ thống.

Trang 5

Hình 1.2 : Danh sách văn bản đến chưa xử lý.

Sau khi bấm vào để xem chi tiết văn bản, màn hình sẽ chuyển vào trang chi tiếtvăn bản đến Các chức năng để chuyên viên xử lý là: Tạo hồ sơ công việc, Cất vănbản, Hoàn thành và Quay lại trang trước

Trang 6

-Hình 1.3 : Chi tiết văn bản đến chưa xử lý.

 Chức năng “Tạo hồ sơ công việc”: Khi có văn bản đến cần tạo hồ sơ công

việc, chuyên viên sẽ bấm vào để tạo hồ sơ công việc chovăn bản đó Sau khi bấm sẽ xuất hiện màn hình để tạo hồ sơ cho công việc đó

Hình 1.4: Màn hình tạo lập hồ sơ công việc.

Chuyên viên điền đủ các thông tin của hồ sơ File văn bản dự thảo được đính vào

Trang 7

bấm vào “Thêm tệp tin” Sau đó bấm vào nút ở phía dưới để lưu hồ sơ Nếumuốn hủy bỏ các nội dung vừa nhập vào, bấm Màn hình sẽ trở lại danhsách các hồ sơ công việc Chỉ những người có nhiệm vụ trong hồ sơ công việc mới cóthể thấy được hồ sơ công việc đó.

 Chức năng “Cất văn bản”: Đây là chức năng dành cho các văn bản chỉ đọc,

không cần xử lý gì đối với các văn bản này Ví dụ các văn bản luật …Để thựchiện cất văn bản, chuyên viên cần bấm vào nút Sau khi bấm, vănbản sẽ được cất và màn hình sẽ chuyển về danh sách các văn bản đến Văn bảnsau khi được cất sẽ được lưu tại tủ văn bản

 Chức năng “Hoàn thành”: Các văn bản mà chuyên viên được giao việc đều có

1 thời hạn để hoàn thành công việc đó Khi phần công việc của chuyên viên đãgiải quyết xong mà trạng thái hồ sơ vẫn chưa kết thúc(có thể do lãnh đạo chưakịp ký) đồng thời sát với hạn giải quyết hoặc với những trường hợp như vănbản chỉ nhận để biết mà vẫn có hạn xử lý thì những văn bản đó sẽ được tự độnghiển thị ở phần “Văn bản sắp hết hạn” Để tránh trường hợp đó thì chuyên viên

có thể bấm “hoàn thành”

2 Văn bản sắp hết hạn xử lý

Đây là trang danh sách văn bản đến mà chuyên viên nhận được đã sắp hết hạn(trước thời hạn khoảng 1 ngày) Nó có mục đích là nhắc nhở người dùng biết đượcnhững công việc mà mình cần phải xử lý cho đúng thời hạn Khi văn bản đã được giảiquyết, có thể là hồ sơ công việc được chuyên viên tạo từ văn bản đó đã hoàn thànhhoặc là chuyên viên bấm vào “Hoàn thành” thì nó sẽ không hiển thị ở trong danh sáchnày nữa

3 Văn bản đến đã xử lý.

Khi văn bản đến chưa xử lý được tạo hồ sơ công việc thì hệ thống sẽ chuyển vănbản đó sang trang văn bản đến đã xử lý Khi bấm vào để xem chi tiết văn bản, tại mànhình chi tiết sẽ có các nút chức năng: Xem hồ sơ công việc, Cất văn bản và Quay lạitrang trước

Trang 8

-Hình 1.5: Chi tiết văn bản đến đã xử lý.

Các chức năng Cất văn bản và Quay lại hoàn toàn như với văn bản đến chưa xử lý.Còn nút chức năng Xem hồ sơ công việc là để xem chi tiết hồ sơ được tạo từ văn bảnđó

4 Văn bản nhận để biết

Đây là trang danh sách những văn bản không cần xử lý Khi lãnh đạo chuyển vănbản cho chuyên viên mà không có hạn xử lý và nội dung bút phê thì văn bản đó sẽ tựđộng chuyển vào mục văn bản nhận để biết

5 Văn bản đến đã cất.

Trang này hiển thị danh sách tất cả các văn bản đã cất của Chuyên viên Thôngthường thì những văn bản đã cất là những văn bản không cần xử lý, nhưng dối vớiChuyên viên thì những văn bản đã cất vẫn có thể xử lý lại khi có yêu cầu Sau khibấm vào xem chi tiết văn bản sẽ chuyển sang trang chi tiết văn bản đã cất

Trang 9

Hình 1.6: Chi tiết văn bản đến đã cất

Các nút chức năng Tạo hồ sơ công việc, Hoàn thành và Quay lại hoàn toàn tương

tự trên Nếu muốn hủy cất văn bản thì chọn chức năng “Hủy cất văn bản”

II Văn bản đi

Hình 2.1: Menu quản lý văn bản đi

1 Văn bản đi nội bộ

Trang này hiển thị danh sách các văn bản đi nội bộ trong đơn vị mà chuyên viên nhận được Khi vào xem chi tiết văn bản chuyên viên chỉ có nút chức năng Quay lại

Trang 10

-Hình 2.2: Chi tiết văn bản đi nội bộ.

III Hồ sơ công việc

Hình 4.1 : Menu hồ sơ công việc

Đây là phần quan trọng nhất của Chuyên viên

Trang 11

1 Tạo hồ sơ công việc

Có những hồ sơ công việc được tạo từ văn bản đến, cũng có những hồ sơ được tạokhông từ văn bản nào Ví dụ như việc báo cáo định kì hàng tháng, hàng năm,… Đểtạo những hồ sơ như thế thì chuyên viên bấm vào “Tạo hồ sơ công việc” ở menu trái.Sau đó nhập đầy đủ thông tin cho hồ sơ và đính kèm file ở phần “File dự thảo đínhkèm”, có thể đính nhiều file bằng cách bấm vào “Thêm tệp tin” Sau đó bấm “Lưu”

Hồ sơ sau khi được lưu sẽ hiển thị trên trang danh sách hồ sơ công việc

2 Hồ sơ công việc

Đây là trang danh sách tất cả hồ sơ công việc Chuyên viên có thể bấm vào hồ sơ

để xem nội dung chi tiết của hồ sơ đó Tùy trạng thái của mỗi hồ sơ như : Hoàn thành,đang xử lý, hoàn thành chậm hay quá hạn mà chuyên viên có những chức năng khácnhau Với những hồ sơ đã hoàn thành thì chỉ có thể xem, nhưng hồ sơ nào đang tronggiai đoạn xử lý thì chỉ những chuyên viên tạo hồ sơ mói có quyền xử lý hồ sơ đó

Với những hồ sơ đang xử lý sẽ có sự khác nhau giữa chuyên viên tạo và những

người có nhiệm vụ trong hồ sơ Chuyên viên tạo thì có thể sửa hồ sơ còn những người

có liên quan thì không

Sau khi hồ sơ được tạo, các bước tiếp theo để xử lý gồm có : Tạo phiếu trình đểtrình lên lãnh đạo, hoặc tạo phiếu trao đổi để tham khảo ý kiến của cán bộ khác

 Tạo phiếu trình

Khi chuyên viên tạo phiếu trình để trình lên lãnh đạo phê duyệt bằng cách bấmvào biểu tượng trên dòng “Phiếu trình duyệt”, một màn hình để lập phiếu sẽ xuấthiện Chọn lãnh đạo trình bằng cách bấm vào phần nội dung của phần “Kính gửi” vàchọn lãnh đạo muốn trình Tiếp đó nhập nội dung vào phần “Vấn đề trình” Cuối cùng

là bấm “Gửi phiếu trình” để trình lên lãnh đạo

Trang 12

-Hình 4.2: Màn hình sau khi bấm “Trình ký”

Nếu phiếu trình đã trình lên lãnh đạo nhưng không được sự đồng ý của lãnh đạo.Chuyên viên sẽ phải làm lại công việc cho đạt yêu cầu của lãnh đạo và trình lại Khi đã trình lãnh đạo, hồ sơ công việc sẽ không thể sửa Nghĩa là những file dựthảo đính kèm cũng sẽ không thể xóa hay sửa Sau khi trình và được lãnh đạo thôngqua thì chuyên viên hoặc lãnh đạo phòng đều có thể trình ký lãnh đạo cơ quan Vàthao tác trình ký hoàn toàn tương tự như hướng dẫn ở trên

 Tạo phiếu trao đổi.

Nếu trong quá trình xử lý công việc có vấn đề gì không rõ cần xin ý kiến củanhững người khác Người xử lý có thể tạo 1 phiếu trao đổi với người cần tham khảo ýkiến Khi bấm vào nút tạo phiếu trao đổi (Bên cạnh Phiếu trao đổi), màn hình tạophiếu sẽ xuất hiện:

Trang 13

Hình 4.3 : Màn hình phiếu trao đổi

Bấm vào phần nhập nội dung của “Kính gửi” để chọn người cần trao đổi, có thểchọn nhiều người Nhập những nội dung cần thiết khác vào phiếu như “Nội dung traođổi” Sau đó bấm “Gửi phiếu trao đổi” để gửi

Người tạo chỉ có thể thêm nội dung vào phần của mình, không thể thêm vào phầncủa người xin ý kiến Người được xin ý kiến cũng chỉ có thể thêm vào phần nội dungcủa mình.Trong 1 hồ sơ có thể có nhiều phiếu trao đổi

 Sửa văn bản dự thảo

Sau khi tạo hồ sơ, để thêm 1 hoặc nhiều văn bản dự thảo nữa thì bấm (bên cạnh

“Văn bản dự thảo”) Hoặc muốn xóa file dự thảo đã đưa lên thì bấm vào nút “Xóa”tương ứng của file dự thảo đó Khi đã trình lãnh đạo sẽ không thể xóa file dự thảonhưng có thể thêm

Trang 14

-Hình 4.4 : Văn bản dự thảo.

 Tìm kiếm hồ sơ: Khi lượng hồ sơ nhiều lên thì tìm kiếm hồ sơ là điều cần

thiết Chuyên viên có thể tìm hồ sơ theo tiêu đề hồ sơ, khoảng thời gian và trạng tháicủa hồ sơ ngay tại trang danh sách hồ sơ

3 Hồ sơ phối hợp xử lý.

Đây là trang danh sách các hồ sơ mà chuyên viên cùng phối hợp xử lý với cán bộkhác Khi vào xem chi tiết, chuyên viên có thể tải về các file dự thảo và đính kèm filetham gia góp ý của mình ở phần “Văn bản phối hợp xử lý” bằng cách bấm đềđính kèm file

Hình 4.5: Đính kèm file văn bản phối hợp xử lý

Trang 15

4 Phiếu trao đổi

Đây là trang danh sách các phiếu trao đổi mà những cán bộ khác cần trao đổi với chuyên viên trong quá trình xử lý hồ sơ Và cũng hiển thị cả phiếu trao đổi của

chuyên viên khi cần trao đổi với cán bộ khác

Hình 4.6: Danh sách phiếu trao đổi

Cần xem phiếu trao đổi thì bấm vào phiếu trao đổi (thẳng cột Phiếu trao đổi xuống) để xem nội dung của nó, xem chi tiết hồ sơ đó thì bấm vào hồ sơ(thẳng cột Hồ

sơ công việc xuống) Khi trả lời trên phiếu trao đổi nhập nội dung cần trao đổi vào phần “Gửi ý kiến” rồi bấm gửi

Trang 16

-5 Phiếu trình không duyệt

Hiển thị danh sách các phiếu trình của cán bộ sau khi trình lên và không được lãnh đạo duyệt Chuyên viên cần xem lại hồ sơ công việc và ý kiến của lãnh đạo (nếu có) trên phiếu trình để làm lại rồi trình lại

Tủ văn bản là nơi để chứa các tài liệu do nhân sự tự quản lý Để vào tủ văn bản, tạimenu trái, nhân sự bấm vào Để xem các văn bản trong tủ văn bản,chọn tủ văn bản cần xem ví dụ như chọn xem UBND thì bấm vào

sẽ hiển thị ra các văn bản có trong tủ đó

Hình 5.1: Màn hình danh sách văn bản trong tủ

Nếu muốn thêm mới một tủ, ở màn hình bên phải bấm vào phần “Thêm tủ”, tạitrang “Thêm tủ” điền tên tủ vào phần “Tên tủ” và chọn tủ cha cho tủ đó Sau khi chọnxong bấm “Lưu” để thêm mới

Hình 5.2: Màn hình quản lý thư mục tủ văn bản cá nhân

Trang 17

Nếu muốn sửa một tủ văn bản, bấm chọn tủ cần sửa Tại phần “Sửa tủ văn bản”điền tên tủ văn bản mới vào phần “Tên tủ” và chọn thư mục cha cho tủ đó Sau khichọn xong bấm “Lưu” để sửa lại Nếu muốn xóa tủ đó thì bấm chọn tương ứngcủa tủ đó trên trang danh sách tủ để xóa.

Trang 18

Trang 19

V Tủ hồ sơ

Tủ hồ sơ dùng để lưu các hồ sơ công việc do nhân sự tự quản lý Để sử dụng tủ hồ

sơ, tại menu trái , người dùng bấm chọn để vào trang danhsách tủ

Muốn thêm mới thì bấm “Thêm tủ” trên trang danh sách tủ

Hình 6.1: Màn hình trang danh sách tủ hồ sơ

Muốn sửa tủ nào, bấm vào nút của tủ đó để sửa Tại phần “Sửa tủ hồ sơ” điềntên mới cho tủ muốn sửa vào phần “Tên tủ” và chon tủ cha cho tủ đó Sau khi chọnxong bấm để sửa lại Nếu muốn xóa một tủ hồ sơ thì chọn tương ứng với

tủ đó trên trang danh sách tủ để thực hiện xóa

Hình 6.2 : Sửa tủ hồ sơ

Để xem các hồ sơ có trong tủ, người dùng bấm vào tủ muốn xem bên trái để xem

Hình 6.3 : Danh sách hồ sơ trong tủ

Trang 20

-Khi muốn xóa hồ sơ ra khỏi tủ, người dùng chọn hồ sơ cần xóa rồi bấm

ở phía trên của danh sách

Muốn chuyển hồ sơ sang mục khác, bấm chọn hồ sơ cần chuyển( bấm vào nútcheckbox ) rồi bấm Một cửa sổ mới xuất hiện, bấm chọn tủ

hồ sơ cần chuyển sang rồi bấm “Chuyển” để lưu Nếu không muốn chuyển nữa thì tắtcửa sổ đó đi

Hình 6.4 : Chuyển hồ sơ sang thư mục khác

Hình 6.1: Menu thống kê theo dõi

Đây là mục thống kê toàn bộ văn bản đến, văn bản đi và hồ sơ công việc củachuyên viên

Tìm kiếm nâng cao: Để hỗ trợ người dùng trong việc tìm kiếm văn bản đến/đi

theo nhiều tiêu chí: Trích yếu, số hiệu, cơ quan ban hành, lĩnh vực, loại văn bản,….Trên các trang danh sách văn bản đến/ đi đều có phần tìm kiếm nâng cao

Trang 21

1 Giới thiệu

Chức năng này dành cho lãnh đạo cơ quan các đơn vị sử dụng để theo dõi các văn bản chỉ đạo từ Ủy ban nhân dân Tỉnh, qua đó biết được các công việc, nhiệm vụ mà UBND tỉnh giao xử lý cũng như tiến độ xử lý công việc, nhiệm vụ

đã được giao.

Danh sách nhiệm vụ được giao: Chức năng này liệt kê toàn bộ nhiệm vụ

mà UBND tỉnh giao cho đơn vị thực hiện.

Danh sách nhiệm vụ đã hoàn thành: Chức năng này liệt kê các nhiệm vụ đơn vị đã xử lý xong

Danh sách nhiệm vụ chưa hoàn thành: Chức năng này liệt kê các nhiệm vụ

mà đơn vị đang trong quá trình xử lý.

Danh sách nhiệm vụ quá hạn: Chức năng này liệt kê các nhiệm vụ đến hạn UBND tỉnh giao mà đơn vị chưa xử lý xong.

Khi xử lý các văn bản này cần theo đúng quy trình xử lý văn bản trong hệ thống: Tiếp nhận văn bản đến => Tạo hồ sơ công việc = > Xử lý hồ sơ công việc => Ký hồ sơ công việc => Vào sổ văn bản đi => Phát hành văn bản trả lời.

Trang 22

-Nếu không theo đúng quy trình, hệ thống sẽ không liên kết được các văn bản với nhau, từ đó sẽ không thay đổi trang thái các công việc này thành hoàn thành được.

Ghi chú: Các nhiệm vụ được tính là hoàn thành khi có văn bản đi trả lời lại văn bản mà UBND giao.

Quy trình xử lý văn bản khi có nhiệm vụ từ UBND tỉnh giao vẫn giống như các văn bản điện tử từ các đơn vị khác gửi đến mà đơn vị đang xử lý bằng phần mềm Quản Lý Văn Bản và Điều Hành Công Việc Khi các văn bản này được văn thư tiếp nhận sẽ hiển thị ở mục “Văn bản theo dõi chỉ đạo” để lãnh đạo cơ quan nắm được tình hình xử lý.

Khi xử lý văn bản, các cán bộ, chuyên viên cần lưu ý các mục sau:

a Đối với các chuyên viên, cán bộ xử lý công việc:

- Phải tạo hồ sơ công việc soản thảo văn bản trả lời ở trong chi tiết văn bản đến.

Trang 23

- Nếu không tạo hồ sơ công việc ở đây, văn bản đến và hồ sơ công việc sẽ không liên kết được với nhau.

- Nếu tự tạo hồ sơ công việc, bắt buộc phải nhập số hiệu và ngày phát hành văn bản đến vào trong màn hình tạo hồ sơ công việc

Trang 24

-b Đối với cán bộ văn thư

- Khi vào sổ văn bản phải vào sổ từ mục “Danh sách văn bản đã ký duyệt”

để có thể liên kết văn bản đến, đi với nhau được

Trang 25

Nếu văn thư tạo mới văn bản đi, phải nhập số ký hiệu của văn bản đến liên quan ở màn hình them mới:

VIII Chức năng xử lý thông tin hỏi đáp

1 Giới thiệu

Chức năng này sử dụng để các cán bộ, chuyên viên trả lời các ý kiến hỏi đáp của người dân, doanh nghiệp thông qua hệ thống quản lý văn bản điều hành.

2 Hướng dẫn

Các thay đổi và xử lý sẽ chỉ khác biệt ở chức danh văn thư, các chức danh khác

sẽ vẫn xử lý mục hỏi đáp như 1 văn bản bình thường

Chỉ có tài khoản được đánh dấu trong quản trị có quyền đưa văn bản lên cổng thông tin mới được sử dụng chức năng đăng văn bản lên cổng.

Định dạng
Số trang	29
Dung lượng	2,45 MB