Hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty cổ phần phavi

Tác giả đã tìm hiểu thực trạng hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh tại công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo, tác giả nhận thấy hiện tại công ty

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS LÊ ĐÌNH TRỰC

TP.HỒ CHÍ MINH - 2017

công ty Cổ Phần PhaVi”, tôi đã vận dụng kiến thức học tập của mình cùng với sự trao đổi, hướng dẫn, góp ý của giáo viên hướng dẫn để thực hiện đề tài luận văn thạc sỹ này

Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu này là của tôi, các số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là hoàn toàn trung thực và có nguồn gốc trích dẫn rõ ràng Các kết quả của luận văn chưa từng được công bố ở bất kể công trình nghiên cứu nào Luận văn được thực hiện dưới sự hướng dẫn của TS Lê Đình Trực

TP.Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng 09 năm 2017

Người thực hiện

Trần Thị Ngọc Duyên

TRANG PHỤ BÌA

LỜI CAM ĐOAN

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH 10

1.1 Lý thuyết về dự toán ngân sách 10

1.1.1 Khái niệm dự toán 10

1.1.2 Phân loại dự toán ngân sách 11

1.1.2.1 Phân loại theo chức năng 11

1.1.2.2 Phân loại theo thời gian 11

1.1.2.3 Phân loại theo phương pháp lập 12

1.2 Mục đích, chức năng của việc lập dự toán 12

1.2.1 Mục đích 12

1.2.2 Chức năng 13

1.3 Kế hoạch, chiến lược dài hạn và dự toán ngân sách 15

1.3.1 Sự quan trọng của chiến lược trong lập dự toán 15

1.3.2 Sự tính toán của chiến lược 16

1.3.3 Mục tiêu chiến lược và mục tiêu dài hạn 17

1.3.4 Mục tiêu ngắn hạn và dự toán ngân sách 18

1.4 Các mô hình, quy trình, trình tự và nội dung lập dự toán ngân sách ngắn hạn 20

1.4.1.2 Mô hình thông tin từ dưới lên 22

1.4.1.3 Mô hình thông tin phản hồi 24

1.4.2 Quy trình lập dự toán ngân sách 25

1.4.2.1 Giai đoạn chuẩn bị 27

1.4.2.2 Giai đoạn soạn thảo 27

1.4.2.3 Giai đoạn theo dõi 27

1.4.3 Trình tự và nội dung lập dự toán ngân sách 28

1.4.3.1 Trình tự lập dự toán ngân sách 28

1.4.3.2 Nội dung lập dự toán ngân sách 28

1.5 Đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại ảnh hưởng đến dự toán ngân sách ngắn hạn 38

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 41

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG THỰC HIỆN DỰ TOÁN NGÂN SÁCH TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN PHAVI 42

2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty Cổ phần PhaVi 42

2.1.1 Tình hình tổ chức quản lý 42

2.1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty Cổ Phần PhaVi 42

2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 42

2.1.1.3 Ngành nghề kinh doanh và cơ cấu tổ chức 43

2.1.2 Đặc điểm kế toán tại công ty Cổ Phần PhaVi 45

2.1.2.1 Các chính sách và chế độ kế toán áp dụng 45

2.1.3 Khó khăn, thuận lợi và phương hướng phát triển của công ty 47

2.2 Thực trạng công tác dự toán tại Công ty Cổ phần PhaVi 48

2.2.1 Mô hình lập dự toán 48

2.2.2 Qui trình lập dự toán tại Công ty Cổ phần PhaVi 49

2.2.2.1 Giai đoạn chuẩn bị 50

2.2.2.2 Giai đoạn soạn thảo 52

2.2.3.1 Dự toán tiêu thụ 54

2.2.3.2 Dự toán hàng hóa mua vào 56

2.2.3.3 Dự toán chi phí bán hàng 57

2.2.3.4 Dự toán tiền 58

2.2.3.5 Dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 59

2.2.4 Đánh giá thực trạng công tác dự toán ngân sách tại công ty Cổ Phần PhaVi 60

2.2.4.1 Ưu điểm 60

2.2.4.2 Nhược điểm 61

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 66

3.1 Quan điểm hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách 67

3.2 Mục tiêu và nguyên tắc hoàn thiện 67

3.2.1 Mục tiêu hoàn thiện 67

3.2.2 Nguyên tắc hoàn thiện dự toán ngân sách 68

3.3 Giải pháp hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty Cổ phần PhaVi 68

3.3.1 Hoàn thiện quy trình lập dự toán 68

3.3.2 Hoàn thiện mô hình dự toán ngân sách tại công ty Cổ phần PhaVi 71

3.3.3 Hoàn thiện quy trình lập dự toán ngân sách 73

3.3.4 Hoàn hiện hệ thống dự toán ngân sách tại công ty Cổ phần PhaVi 77

3.3.4.1 Hoàn thiện dự toán tiêu thụ sản phẩm 77

3.3.5 Hoàn thiện phân bổ nguồn lực tối ưu trong dự toán ngân sách 83

3.3.6 Đánh giá và hoàn thiện môi trường dự toán 84

3.3.7 Một số kiến nghị để hoàn thiện công tác lập dự toán ngân sách tại công ty Cổ phần PhaVi 84

3.3.7.1 Tổ chức lại bộ máy kế toán 84

3.3.7.2 Tổ chức nguồn nhân lực trong việc thực hiện dự toán ngân sách 85

3.3.7.3 Trang thiết bị cơ sở vật chất kỹ thuật cho việc lập dự toán ngân sách 86

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

ACCA Hiệp hội kế toán công chứng Anh Quốc

CPNCTT Chi phí nhân công trực tiếp

CPNVLTT Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

1 Bảng 1.1.Bảng dự toán kết quả kinh doanh 38

4 Bảng 3.1.Biểu mẫu của quy trình tác giả đề xuất bổ sung và hoàn

1 Sơ đồ 1.1 Chu kỳ hoạch định và kiểm soát 15

2 Sơ đồ 1.2 Đánh giá, phân tích các yếu tố bên ngoài và bên trong

3

Sơ đồ 1.3 Sơ đồ mô tả mối quan hệ giữa kế hoạch chiến lược,

mục tiêu ngắn hạn, kế hoạch ngắn hạn, dự toán ngân sách, hoạt

động và quản lý

19

4 Sơ đồ 1.4 Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống 20

7 Sơ đồ 1.7 Quy trình dự toán ngân sách của Stephen Brookson 26

8 Sơ đồ 1.8 Mối quan hệ giữa các dự toán bộ phận trong hệ thống

9 Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty Cổ phần PhaVi 44

11 Sơ đồ 2.3 Mô hình dự toán ngân sách của Công ty 49

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu

Trong bối cảnh kinh tế thế giới chuyển biến tích cực với đà tăng trưởng khả quan từ kinh tế Mỹ và các nước phát triển: hoạt động thương mại và đầu tư toàn cầu phục hồi trở lại là những yếu tố tác động tích cực đến nền kinh tế của Việt Nam Đây vừa là cơ hội và thách thức để các doanh nghiệp Việt Nam ngày càng đổi mới

và hoàn thiện mình, tăng cường vị trí cạnh tranh Trong môi trường đổi mới đó, việc hoàn thiện và xây hệ thống dự toán ngân sách là chìa khóa quan trọng giúp các nhà quản trị phân bổ nguồn nhân lực hợp lý, thu hút nguồn vốn đầu tư, duy trì và mở rộng hoạt động kinh doanh Dự toán ngân sách là công cụ quản lý khoa học, giữ vai trò hết sức quan trọng cho mục tiêu hoạch định và kiểm soát của doanh nghiệp Dự toán giúp doanh nghiệp đi đúng hướng, không vượt mức chi phí, tránh gây lãng phí

và phát triển trong tương lai

Nhận thấy được tầm quan trọng của công tác dự toán, các doanh nghiệp dù nhỏ hay lớn cũng cần phải thực hiện trong việc phát triển chiến lược của công ty Hơn thế nữa, hiện nay thị trường ngành Dược ở Việt Nam đang có sự tăng trưởng mạnh trong các nước Đông Nam Á, là mảnh đất vàng đối với các nhà sản xuất, phân phối dược trong và ngoài nước, thu hút khá nhiều tập đoàn lớn như Abbort, Taisho Pharmaceutical đầu tư và mua cổ phần doanh nghiệp Do đó, các doanh nghiệp ngành Dược cần phải ngày càng hoàn thiện mình để tăng lợi thế cạnh tranh, phải tạo

ra điểm khác biệt đáng kể như tối đa hóa lợi nhuận nhưng vẫn giảm thiểu chi phí bằng công cụ dự toán ngân sách

Công ty cổ phần PhaVi là một doanh nghiệp non trẻ, mới được thành lập còn yếu trong khâu quản lý và hoạch định trong thị trường Dược, công tác dự toán ngân sách mới được hình thành chưa được hoàn chỉnh, mang tính chất thủ công là chủ yếu, các kế hoạch được lập đơn giản thiên về định tính dẫn đến việc cung ứng hàng hóa trên thị trường không kịp thời, doanh nghiệp thường xảy ra tình trạng thiếu hàng để cung ứng cho thị trường Đây là một điều vô cùng nguy hiểm đối với doanh nghiệp thuộc lĩnh vực thương mại Việc không cung ứng hàng hóa kịp thời sẽ tạo cơ

hội cho đối thủ cạnh tranh, gây mất niềm tin của khách hàng tạo ra sự không ổn định thị trường các sản phẩm mà công ty đang kinh doanh cộng với dòng tiền hoạt động không phù hợp gây ảnh hưởng đến doanh số bán hàng và giảm kết quả hoạt động kinh doanh Bên cạnh đó bộ phận nhân sự tham gia vào quy trình dự toán cũng không được phân chia vai trò và trách nhiệm cụ thể, chi tiết dẫn đến mọi người chưa hiểu biết được tầm quan trọng của việc lập dự toán

Nhận thức được các vấn đề khó khăn và nguy cơ tiềm ẩn đang tồn tại tại công

ty cổ phần PhaVi và tầm quan trọng, sự cần thiết của việc lập dự toán ngân sách, tôi mạnh dạn chọn đề tài “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty Cổ Phần PhaVi” làm luận văn Với mong muốn hoàn thiện, bổ sung dự toán ngân sách tại công ty cũng như đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện dự toán ngân sách, góp phần nâng cao hoạt động phát triển lâu dài và lớn mạnh của công ty cổ phần PhaVi

2 Tổng quan nghiên cứu

2.1 Tổng quan các nghiên cứu ngoài nước

- Jae K.Shim, Joel G.Siegel, Allison I.Shim, 2009 Budgeting basic and beyond

Mô tả về hệ thống dự toán ngân sách tổng thể và phương pháp lập Ngân sách tổng thể được chia làm 2 nhóm: ngân sách hoạt động và ngân sách tài chính Ngân sách hoạt động gồm có dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán kết quả hoạt động kinh doanh Ngân sách tài chính gồm có dự toán thu, chi tiền mặt và dự toán bảng cân đối kế toán Các loại dự toán và phương pháp lập này

được tác giả sử dụng đề xuất hoàn thiện hệ thống báo cáo dự toán

- Kamilah Ahmad (2012) “The uptake of managemen accounting practices among

Malaysian firms in SMES sector” Nghiên cứu này tiến hành nghiên cứu việc áp

dụng trong các DNVVN trong lĩnh vực sản xuất ở Malaysia Bài nghiên cứu này

sử dụng danh mục các công cụ KTQT đã được đưa ra bởi Chenhall và Smith Kết quả nghiên cứu từ 160 Doanh nghiệp cho thấy tỷ lệ áp dụng các công

Langfield-cụ KTQT truyền thống cao hơn so với các công Langfield-cụ KTQT hiện đại Đặc biệt là

các công cụ KTQT liên quan đến việc tính giá, lập dự toán và hệ thống đánh giá thành quả được sử dụng rộng rãi hơn hệ thống hỗ trợ ra quyết định và KTQT chiến lược Kết quả nghiên cứu đưa ra nhìn nhận về tầm quan trọng của việc áp dụng các công cụ KTQT trong việc đánh giá thành quả hoạt động và hoạt động kiểm soát trong việc quản lý ở DNVVN Nghiên cứu cũng cho thấy rằng ở phần

dự toán ngân sách thì hình thức dự toán tiêu thụ chiếm tỷ trọng cao hơn dự toán sản xuất, dự toán giá,…bởi vì dự toán tiêu thụ là dự toán cơ sở để hình thành các

dự toán khác, nó giữ vai trò quan trọng trong việc nâng cao doanh thu cho sự thành công của doanh nghiệp Trong đó, dự toán ngân sách theo năm là sử dụng phổ biến nhất, còn về phương pháp dự toán thì phương pháp tiếp cập trên cơ sở hoạt động được sử dụng ở mức độ trung bình, còn dự toán tiếp cận trên cơ sở ban đầu là ít sử dụng nhất

- P.L.Foshi Jawahar Al-Mudaki Wayne G Bremser (2003) “Corporate budget

planning, control and performance evaluation in Bahrain” Nghiên cứu này đã

khảo sát 54 doanh nghiệp vừa và lớn ở Bahrain bằng bảng câu hỏi khảo sát về việc thực hiện và kiểm soát dự toán ngân sách Hầu hết các doanh nghiệp đều chuẩn bị kế hoạch lâu dài và ngân sách kinh doanh đồng thời họ thực hiện dự toán theo một quy trình xác định và phương pháp thưc hiện Việc sử dụng chênh lệch dự toán là phương pháp để đo lường khả năng, năng lực của người quản lý, ghi nhận vấn đề kịp lúc và để điểu chỉnh, cải thiện cho những dự án tiếp theo Cả công ty niêm yết và công ty không niêm yết đều áp dụng dự toán ngân sách giống nhau chỉ khác nhau chính là mục đích cụ thể cho dự toán, mức độ tham gia

dự toán Việc áp dụng ngân sách dự toán cũng bị ảnh hưởng ở một số quy mô doanh nghiệp Kết quả nghiên cứu cho thấy tất cả các doanh nghiệp được khảo sát đã có dự toán hàng năm và đều có ủy ban dự toán Mục đích của dự toán được các doanh nghiệp nhìn nhận ra là dự toán tương lai, kiểm soát thực hiện thông qua điều tra sự chênh lệch và tối đa hóa lợi nhuận Bên cạnh đó các công

ty niêm yết thì sự tham gia của mọi người là 60% và sử dụng theo mô hình phản hồi còn công ty không niêm yết thì đa số chỉ có các cấp quản lý tham gia chiếm

36% và sử dụng dự toán theo mô hình từ trên xuống dưới Hầu hết các công ty đều sử dụng dự toán cố định chiếm 42%, dự toán linh hoạt là 38.9% Các công ty

sử dụng phối hợp cả 2 hình thức dự toán linh hoạt và dự toán cố định chiếm 18.5%

- Ahmad, Sulaiman (2003), “Are budgets useful? A survey of Malaysian

company” Nghiên cứu này chứng minh dự toán ngân sách tại Malaysia cũng

giống như dự toán ở Anh và New Zealand Họ đều sử dụng 3 kỹ thuật sau để dự toán: dự toán thống kê, dự toán dựa vào nghiên cứu thị trường, dự toán dựa vào kinh nghiệm Trong đó kỹ thuật dự toán dựa vào kinh nghiệm của nhân viên là được sử dụng nhiều nhất và dự báo thống kê ít được sử dụng hơn Tuy nhiên Malaysia thì cả 3 kỹ thuật này đều sử dụng đồng đều Bên cạnh đó, kết quả của nghiên cứu cũng cho thấy việc sử dụng mô hình dự toán từ trên xuống dưới được

sử dụng nhiều Tuy nhiên, cũng có sự tham gia của các cấp quản trị như quản lý các bộ phận, giám sát, nhân viên tham gia vào dự toán và có cũng có ảnh hưởng cho quyết định dự toán cuối cùng Điều này cho thấy rằng các công ty ở Anh, New Zealand và Malaysia tương tự thực hiện theo mô hình dự toán phản hồi

- Martha Suhardiyah1, Subakir1 & Sulistyowati( 2016), “Analysis of factors affecting sales volume of small and medium enterprises( SMEs) in Surabaya” Nghiên cứu này đã chứng minh các nhân tố ảnh hưởng đến sản lượng tiêu thụ của các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Surabaya: Vốn đầu tư mạo hiểm, Số lượng nhân công, Số giờ làm việc, Kinh nghiệm về sản lượng tiêu thụ, Ảnh hưởng của công nghệ kỹ thuật, chiến lược quảng cáo

- Bài nghiên cứu của Guesh Berhe “Assessment of factors affecting sales volume: with reference to Mesfin industrial engineering PLC” Bài nghiên cứu này cho thấy các nhân tố ảnh hưởng đến sản lượng tiêu thụ gồm có yếu tố nghiên cứu bên trong và yếu tố bên ngoài Yếu tố tác động bên trong: Giá, Chất lượng sản phẩm, Nhà phân phối, Chương trình khuyến mãi, Sự thiếu hàng tồn trữ Các yếu tố về bên ngoài như: Yếu tố thiên nhiên, yếu tố kinh tế, Đối thủ cạnh tranh, Công nghệ

kĩ thuật, Điều kiện chính trị và pháp luật

2.2 Tổng quan các nghiên cứu trong nước

- Nguyễn Thị Lệ Thủy (2012) “Xây dựng dự toán ngân sách các Doanh

nghiệp Thương mại nhỏ và vừa ở TP.HCM ” Thông qua việc nghiên cứu cơ

sở lý thuyết và tiến hành khảo sát, tác giả nhận thấy đa số các doanh nghiệp trong lĩnh vực thương mại vừa và nhỏ tại thành phố Hồ Chí Minh chưa thực hiện dự toán ngân sách Chính vì vậy, tác giả đã xây dựng dự toán ngân sách cho các doanh nghiệp này theo mô hình thông tin từ dưới lên nhằm tiết giảm chi phí và thời gian cho công tác lập dự toán Đồng thời tác giả xây dựng quy trình lập dự toán, áp dụng kỳ lập dự toán ngân sách là hàng năm trong đó chi tiết thành từng quý nhằm phản ánh chính xác đặc điểm tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp theo từng thời điểm Lập đầy đủ báo cáo dự toán theo trình tự bắt đầu là dự toán tiêu thụ và kết thúc bởi các dự toán tài chính

- Lê Thu Hằng (2016) “Xây dựng dự toán ngân sách tại công ty cổ phần thủy

sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo” Tác giả đã tìm hiểu thực trạng hệ thống

thông tin kế toán phục vụ quản lý sản xuất kinh doanh tại công ty cổ phần thủy sản và xuất nhập khẩu Côn Đảo, tác giả nhận thấy hiện tại công ty chưa xây dựng dự toán ngân sách mà chỉ lập các kế hoạch sản xuất-kinh doanh và

kế hoạch thu chi Do đó, tác giả đã đưa ra một số giải pháp xây dựng một hệ thống dự toán ngân sách gồm có mô hình dự toán ngân sách là mô hình thông tin từ dưới lên, quy trình dự toán ngân sách, xây dựng hệ thống báo cáo dự toán ngân sách, tổ chức các nhân sự thực hiện và các giải pháp hỗ trợ xây dựng và thực hiện dự toán ngân sách tại doanh nghiệp như xây dựng hệ thống chi phí theo mô hình ứng xử biến phí và định phí, xây dựng hệ thống định mức cho từng hoạt động, xây dựng hệ thống kỹ thuật phân tích dự báo thông tin thị trường, nâng cao trình độ chuyên môn cho nhân viên kế toán

- Trần Thị Hiền, 2016 “Hoàn thiện dự toán ngân sách tại Công ty cổ phần

Beton 6” Luận văn Thạc sĩ Trường Đại học Kinh tế TP HCM Theo tác giả,

để việc lập dự toán ngân sách hiệu quả, công ty cần áp dụng mô hình thông

tin phản hổi, có sự phân công phân nhiệm cụ thể cho từng thành viên, chú trọng đến việc theo dõi và điều chỉnh dự toán ngân sách theo từng quý để giúp Ban lãnh đạo đưa ra những quyết định điều chỉnh kịp thời, phù hợp với tình hình thực tế tại công ty

- Luận văn thạc sỹ “Dự toán ngân sách tại Công ty Pepsico Việt Nam- Ngành

Foods thực trạng và giải pháp hoàn thiện” của Nguyễn Thị Minh Ức (2010)

Nghiên cứu phản ánh thực trạng dự toán ngân sách tại công ty còn tồn tại nhiều khuyết điểm về mô hình dự toán không phản ánh được tình hình thực

tế tại công ty Từ thực trạng tác giả đã đưa ra các giải pháp để hoàn thiện là xây dựng dự toán ngân sách theo mô hình thông tin từ dưới lên, lập đầy đủ báo cáo theo trình tự bắt đầu từ dự toán tiêu thụ và kết thúc là các dự toán báo cáo tài chính

2.3 Nhận xét các nghiên cứu và khe hổng nghiên cứu

Nhận xét các nghiên cứu:

- Đã có rất nhiều nghiên cứu nước ngoài về vấn đề dự toán ngân sách cho thấy được ý nghĩa và tầm quan trọng, sức mạnh của dự toán ngân sách trong doanh nghiệp Là chìa khóa vàng để dẫn đến sự thành công của doanh nghiệp tuy nhiên cũng có nhiều khó khăn khi thiết kế, áp dụng vào mỗi doanh nghiệp

- Hầu hết các nghiên cứu trong nước đề cập đến thực trạng không lập dự toán ngân sách trong doanh nghiệp hoặc có lập nhưng vẫn chưa hệ thống hóa, còn rất đơn giản và thủ công từ đó cần phải xây dựng hệ thống dự toán ngân sách cho từng doanh nghiệp: các báo cáo dự toán ngân sách, quy trình dự toán ngân sách, cách thức thực hiện dự toán

- Qua các nghiên cứu trong và ngoài nước ta có thể thấy rằng việc thực hiện dự toán ngân sách cực kỳ quan trọng và cũng rất phong phú, đa dạng, không có một khuôn mẫu nhất định cho mọi loại hình doanh nghiệp áp dụng Do đó tùy vào đặc điểm hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà có thể thiết kế và

áp dụng dự toán ngân sách khác nhau

Khe hổng nghiên cứu:

Hiện tại tác giả nhìn thấy hầu hết các nghiên cứu dự toán ngân sách áp dụng tại các doanh nghiệp đều là các dự toán ngân sách áp dụng tại công ty sản xuất Việc áp dụng dự toán ngân sách vào các doanh nghiệp thương mại chưa được nghiên cứu nhiều mặc dụ việc lập dự toán ngân sách ở các doanh nghiệp thương mai cũng vô cùng quan trọng và cần thiết, quyết định đến sự phát triển dài lâu của doanh nghiệp Vì vậy tác giả đã lựa chọn nghiên cứu dự toán ngân sách trong doanh nghiệp thuộc lĩnh vực thương mại cụ thể là công ty Cổ phần PhaVi

2.4 Định hướng nghiên cứu

Nhằm góp phần lắp đầy khe hổng nghiên cứu trên, tác giả đã nghiên cứu đề tại

áp dụng dự toán ngân sách tại công ty Cổ phân PhaVi để tìm hiểu và đưa ra cái nhìn khái quát hơn về việc thực hiện dự toán ngân sách tại công ty thương mại, cho mọi người thấy được tầm quan trọng và sự cần thiết trong việc lập dự toán ngân sách tại doanh nghiệp thươnng mại Bên cạnh đó sẽ giúp công ty hoàn thiện dự toán ngân sách của mình để góp phần tạo nên sự phát triển ổn định và dài lâu

3 Mục tiêu nghiên cứu và câu hỏi nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu:

- Mục tiêu nghiên cứu chung: Nghiên cứu dự toán ngân sách trong công ty CP PhaVi

- Mục tiêu nghiên cứu riêng gồm hai mục tiêu sau:

➢ Phân tích và đánh giá lại thực trạng công tác lập dự toán ngân sách tại công ty CP Phavi

➢ Đưa ra những biện pháp để hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty CP Phavi

Câu hỏi nghiên cứu:

Để đạt được các mục tiêu nghiên cứu đã nêu ra thì luận văn đã đặt ra hai câu hỏi sau:

➢ Câu hỏi 1: Công ty Cổ Phần PhaVi đã thực hiện dự toán ngân sách một cách hoàn

thiện và phù hợp chưa ?

➢ Câu hỏi 2: Cần phải thực hiện và áp dụng các giải pháp nào để hoàn thiện dự toán

ngân sách tại công ty CP PhaVi ?

4 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu:

Các vấn đề liên quan đến dự toán ngân sách ngắn hạn trong doanh nghiệp bao gồm:

- Các mô hình dự toán ngân sách

- Quy trình dự toán ngân sách

- Trình tự và nội dung lập dự toán ngân sách

Phạm vi nghiên cứu

Các vấn đề nghiên cứu liên quan đến việc lập dự toán ngân sách của công ty CP Phavi vào năm 2017

5 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu là phương pháp nghiên cứu định tính,

cụ thể:

- Luận văn sử dụng phương pháp thu thập thông tin, phân tích, tổng hợp, phương pháp tiếp cận để hệ thống hóa những vấn đề lý luận về dự toán ngân sách ở chương

1

- Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu như phương pháp thống kê, phương

pháp tổng hợp, thu thập thông tin thực tế từ Công ty cổ phần PhaVi

- Từ việc đánh giá thực hiện dự toán tại công ty, tác giả sẽ thảo luận với ban giám đốc và các phòng ban liên quan để phân tích về từng nội dung một sau đó sẽ đưa ra

các giải pháp để hoàn thiện dự toán ngân sách tại công ty

6 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài

Thông qua việc tìm hiểu và đánh giá thực trạng việc lập dự toán ngân sách trong doanh nghiệp tác giả đã đưa ra một số giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện dự

toán ngân sách tại công ty

7 Kết cấu của một luận văn

Bên cạnh phần Mở đầu và Kết luận thì nội dung chính của đề tài được phân tích qua

3 chương như sau:

- Chương 1: Cơ sở lý thuyết về dự toán ngân sách

- Chương 2: Thực trạng thực hiện dự toán ngân sách tại công ty Cổ phần PhaVi

- Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện hệ thống dự toán ngân sách tại công ty CP PhaVi

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH

1.1 Lý thuyết về dự toán ngân sách

1.1.1 Khái niệm dự toán

-Theo Blocher & cộng sự (2010): Dự toán là một kế hoạch chi tiết để huy động và

sử dụng các nguồn lực tài chính và các nguồn lực khác của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định, thường là một năm Một ngân sách bao gồm cả tài chính và phi tài chính của kế hoạch các hoạt động Quá trình chuẩn bị ngân sách được gọi là lập ngân sách

-Theo Vanderbeck & cộng sự (2010): Dự toán ngân sách trong kinh doanh và công nghiệp là một phương pháp chính thức để lập kế hoạch tài chính chi tiết Nó bao gồm sự phối hợp và kiểm soát của tất cả các mục quan trọng trong bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu dài hạn

và ngắn hạn

-Còn Hilton & cộng sự (2010): Dự toán ngân sách là một kế hoạch chi tiết thể hiện dưới dạng định lượng, dùng để huy động và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định

Như vậy dự toán ngân sách là một kế hoạch tài chính được thể hiện dưới dạng định lượng, nhằm để huy động và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định tạo điều kiện cho nhà quản trị hoạch định và kiểm soát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đạt được những mục tiêu đã đề ra Dự toán ngân sách là một hệ thống gồm nhiều dự toán: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu, dự toán chi phí nhân công, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán chi phí bán hàng, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán giá vốn hàng bán, dự toán vốn đầu tư, dự toán tiền, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, dự toán bảng cân đối kế toán Dự toán ngân sách được coi là cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận, của từng cá nhân phụ trách từng bộ phận từ đó xác định được trách nhiệm của mỗi bộ phận nhằm phục vụ tốt cho quá trình tổ chức và hoạch định

1.1.2 Phân loại dự toán ngân sách

Theo Blocher et al (2010) và Theo Hilton et al (2010) thì dự toán ngân sách giúp

nhà quản trị đối chiếu, kiểm soát lại kết quả thực tế đối với kế hoạch vì thế yêu cầu nhà quản trị phải am hiểu từng loại dự toán thích ứng với từng nhu cầu và từng hoàn cảnh riêng biệt của doanh nghiệp trong từng thời kỳ, từng giai đoạn Tùy vào đặc điểm, tích chất riêng mà mỗi doanh nghiệp sẽ có cách phân loại dự toán khác nhau: Phân loại dự toán theo chức năng, theo thời gian, phương pháp lập,…

1.1.2.1 Phân loại theo chức năng

Theo tiêu thức này thì dự toán gồm 2 loại: dự toán hoạt động và dự toán tài chính

- Dự toán hoạt động

Là dự toán phản ánh thu nhập và chi phí đòi hỏi để đạt được mục tiêu lợi nhuận Dự toán hoạt động thường có những nội dụng sau: dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp, dự toán chi phí sản xuất chung, dự toán giá vốn hàng bán, dự toán chi phí bán hang và quản lý doanh nghiệp, dự toán chi phí tài chính Trong các tổ chức thương mại thì dự toán hàng hóa mua vào sẽ được lập thay dự toán sản xuất nhằm dự toán khối lượng hàng hóa cần thiết phải mua cho nhu cầu tiêu thụ và tồn kho

- Dự toán tài chính

Là dự toán phản ánh tình hình tài chính theo dự kiến và cách thức tài trợ cần thiết cho các hoạt động đã lập dự toán Dự toán tài chính bao gồm dự toán vốn, dự toán đầu tư, báo cáo kết quả kinh doanh dự toán, bảng cân đối kế toán dự toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự toán

1.1.2.2 Phân loại theo thời gian

- Dự toán ngân sách ngắn hạn

Dự toán thường được lập trong một năm tài chính hoặc dưới 1 năm: tuần, tháng, quý phù hợp với kỳ kế toán của công ty nhằm thuận lợi cho việc đánh giá kết quả giữa thực tế và dự toán Dự toán ngắn hạn thường liên quan đến việc mua hàng, bán hàng, doanh thu, chi phí, tiêu thụ hàng hóa,…Dự toán này được lập mỗi năm trước khi kết thúc niên độ kế toán nhằm hoạch định kế hoạch kinh doanh của công

ty trong năm kế hoạch kế tiếp Như vậy, để cung cấp thông tin đáng tin cậy cho việc lập dự toán ở các kỳ tiếp theo, đòi hỏi các nhà quản lý phải luôn đánh giá đúng tình hình thực hiện dự toán

- Dự toán ngân sách dài hạn

Dự toán dài hạn hay còn được gọi là dự toán vốn Dự toán này liên quan đến tài sản cố định và được lập dự toán từ một năm trở lên Đặc điểm của loại dự toán này mang lại rủi ro cao, thời gian từ lúc đưa vốn vào hoạt động đến lúc thu được lợi nhuận tương đối lâu Dự toán này khuyến khích các nhà quản lý chủ yếu sử dụng kiến thức chuyên môn để phán đoán các sự kiện xảy ra trong tương lai

1.1.2.3 Phân loại theo phương pháp lập

- Dự toán cố định

Dự toán với các số liệu cố định, ứng với một doanh thu dự kiến đã cho trước nào

đó Sau đó dự toán này sẽ không có thay đổi, điều chỉnh hay thay đổi gì của điều kiện dự toán Dự toán này thường phù hợp với các công ty sản xuất sản phẩm theo các đơn đặt hàng, tình hình sản xuất kinh doanh có sự ổn định

- Dự toán linh hoạt

Dự toán được thiết kế trong suốt phạm vi phù hợp hơn cho một mức độ hoạt động

cụ thể Nó được dùng để xác định doanh thu, chi phí dự toán ở bất kỳ mức độ hoạt động thực tế nào để so sánh với các chi phí thực tế Do đó, nó có ý nghĩa trong việc đánh giá hiệu quả kiểm soát chi phí thực tế của doanh nghiệp và phù hợp với những doanh nghiệp sản xuất theo nhu cầu của thị trường

1.2 Mục đích, chức năng của việc lập dự toán

1.2.1 Mục đích

Theo Blocher et al (2010, trang 365) thì mục đích cơ bản của dự toán ngân sách là

phục vụ cho việc hoạch định và kiểm tra hoạt động kinh doanh Thông qua đó mà người quản lý đạt được mục tiêu của các doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận Ngoài ra dự toán ngân sách còn có một số vai trò khác như:

- Dự toán ngân sách tạo điều kiện cho nhà quản trị kiểm soát được hoạt động của doanh nghiệp và đánh giá được trách nhiệm quản lý của mỗi bộ phận, cá nhân trong tổ chức

- Dự toán ngân sách cũng là cơ sở để đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch, tình hình thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ đã đặt ra Trên cơ sở đó cũng đề ra các biện pháp để thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ theo đúng tiến độ

- Dự toán ngân sách giúp cho các nhà quản trị cụ thể hóa các mục tiêu doanh nghiệp thông qua các số liệu để có cái nhìn khái quát hơn

- Dự toán ngân sách cung cấp cho các nhà quản trị tất cả thông tin của kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiêu thụ sản phẩm trong mỗi thời gian cụ thể và toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh

1.2.2 Chức năng

- Lập kế hoạch

Dự toán ngân sách buộc nhà quản trị sẽ dự tính được những gì sẽ xảy ra trong tương lai Ví dụ như, thay vì phải chờ đợi việc bán hàng xảy ra thì nhà quản trị phải biết được việc bán hàng sẽ xảy ra như thế nào và cách giải quyết vấn đề trước khi việc kinh doanh của doanh nghiệp bị bế tắc Tóm lại, dự toán ngân sách đòi hỏi các nhà quản trị phải suy nghĩ liên tục về những điều sẽ xảy ra trong tương lai Nếu những vấn đề dự tính đó sẽ xảy ra và cho kết quả không tốt thì các nhà quản trị suy nghĩ về những gì cần phải làm để thay đổi kết quả không mong đợi đó

- Tổ chức và điều hành

Tổ chức, điều hành là chức năng thể hiện sự liên kết giữa con người với con người trong tổ chức, giữa con người với mọi nguồn lực để nhằm đạt được hiệu quả hoạt động cao

Dự toán ngân sách gắn liền với việc xác định trách nhiệm, đánh giá năng lực từng người trong doanh nghiệp để có thể tổ chức nhân sự tốt hơn và tổ chức việc phân bổ các nguồn lực phù hợp để thực hiện những mục tiêu đã đề ra Dự toán ngân sách giúp thông tin, chỉ đạo các bộ phận trong tổ chức hiểu được kế

hoạch và thực hiện kế hoạch Do đó dự toán ngân sách tạo ra sự phối hợp, liên kết giữa nhiều bộ phận trong doanh nghiệp Chẳng hạn, nếu bộ phận tiêu thụ không phối hợp với bộ phận sản xuất thì sẽ dẫn đến việc thiếu nguồn hàng cung cấp hay sản xuất dư thừa dẫn đến hàng tồn kho cao

Từ dự toán ngân sách, các nhà quản trị thực hiện đôn đốc, giám sát, kiểm soát việc thực hiện mục tiêu của các cá nhân trong doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp thực hiện tốt các mục tiêu đề ra

- Chức năng kiểm soát

Kiểm soát là quá trình đối chiếu kết quả thực hiện với dự toán và đánh giá việc thực hiện dự toán đó Việc kiểm soát phụ thuộc nhiều vào dự toán, nếu không lập dự toán thì doanh nghiệp sẽ không có căn cứ để đối chiếu và đánh giá kết quả của việc thực hiện dự toán

Chức năng hoạch định luôn đi cùng với chức năng kiểm soát, kết quả hoạt động thực tế được đối chiếu với dự toán ngân sách Dự toán ngân sách của doanh nghiệp sẽ không phát huy hết các tác dụng của nó khi doanh nghiệp không thực hiện kiểm soát

Chức năng ra quyết định

Chức năng ra quyết định là chức năng lựa chọn hợp lý và tối ưu các phương án

và các giải pháp Chức năng ra quyết định có sự gắn kết chặt chẽ với 3 chức năng trên

Trong quá trình hoạt động, nhà quản trị phải đối mặt với nhiều quyết định có sự ảnh hưởng đến doanh nghiệp của mình Dự toán ngân sách được xác định dựa trên kế hoạch Do đó, nhà quản trị sẽ ra quyết định phân bổ nguồn lực hiện có của doanh nghiệp của mình đến các bộ phận như thế nào

Để thấy rõ được tầm quan trọng của dự toán, Hiệp hội kế toán công chứng Anh( ACCA) đã thể hiện vai trò chức năng hoạch định và kiểm soát của KTQT bằng việc mô tả vai trò liên kết của dự toán trong chuỗi các bước hành động của doanh nghiệp KTQT qua sơ đồ 2.1:

1.3 Kế hoạch, chiến lược dài hạn và dự toán ngân sách

1.3.1 Sự quan trọng của chiến lược trong lập dự toán

Theo Blocher et al (2010, trang 366) thì chiến lược đóng vai trò vô cùng quan trọng

đối với sự tồn tại, phát triển của mỗi doanh nghiệp Chiến lược kinh doanh đúng đắn sẽ tạo một hướng đi tốt, tạo nên thành công cho doanh nghiệp, chiến lược có thể coi như kim chỉ nam dẫn đường cho doanh nghiệp đi đúng hướng, tạo ra sự khác biệt đối với đối thủ cạnh trạnh và sức hấp dẫn cho khách hàng của doanh nghiệp Bên cạnh mục đích định vị chiến lược và xây dựng lợi thế cạnh tranh, chiến lược còn đóng vai trò hết sức quan trọng trong công tác hoạch định hoạt động của doanh

Đo lường các kết quả thực tế và so sanh với kế hoạch

nghiệp Nếu như chiến lược, mục tiêu của doanh nghiệp là điểm đến thì dự toán ngân sách là hành động để thực hiện được các điều đó, giúp doanh nghiệp phản ánh được hiện trạng hoạt động của doanh nghiêp Mặc dù có nhiều doanh nghiệp khi lập

dự toán chỉ xem việc dự toán sau là việc nối tiếp với các dự toán trước mà không xem xét và tạo sự gắn kết với các chiến lược mới của họ Chính vì vậy đã làm cho

dự toán ngân sách không phát huy hết các giá trị của dự toán mang lại cũng như không phù hợp với tình trạng hiện tại của doanh nghiệp làm cho doanh nghiệp hoạt động không hiệu quả Do đó, dự toán ngân sách hiệu quả nhất là khi nó gắn liền với chiến lược của doanh nghiệp

1.3.2 Sự tính toán của chiến lược

Theo Blocher et al (2010,trang.366) thì một câu chuyện thành công của nhiều tổ

chức là câu chuyện của việc tính toán chiến lược tốt Việc tính toán cho một dự toán bắt đầu bằng việc phân tích các yếu tố bên ngoài và đánh giá không gian bên trong Kiểm tra yếu tố bên ngoài xung quanh một tổ chức gồm có các yếu tố sau: kinh tế, chính trị, quy định, xã hội, môi trường, và các đối thủ cạnh tranh để giúp đỡ tổ chức nhận ra những giới hạn, những nguy cơ và cả cơ hội đang tồn tại tại doanh nghiệp

Cơ hội sẽ tồn tại suốt thời kỳ bùng nổ kinh tế có thể về căn bản khác với những vấn

đề tồn tại khác nhau trong những lần khác Các tình huống và quy định chính trị xác định kiểu hành động cho công ty và tổ chức Đánh giá năng lực tiềm tàng nội bộ của một tổ chức( ví dụ sức mạnh và năng lực của nhà quản lý, cấu trúc, tinh thần, và văn hóa của tổ chức) có thể giúp cho tổ chức nhận ra sức mạnh, điểm yếu và lợi thế cạnh tranh Xem sơ đồ 2.2 cho thấy chiến lược phát triển sản phẩm của một công ty theo Blocher et.al (2010, trang 368)

Sơ đồ 1.2 : Đánh giá, phân tích các yếu tố bên ngoài và bên trong doanh nghiệp

Từ sự phân tích các yếu tố nội bộ của tổ chức cùng với các yếu tố bên ngoài tổ chức giúp cho nhà quản lý có thể kết nối các cơ hội với các thế mạnh và lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp để xác định mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp và mục tiêu dài hạn

1.3.3 Mục tiêu chiến lược và mục tiêu dài hạn

Theo Blocher et al (2010, trang 367) thì một tổ chức thường thể hiện mục tiêu

chiến lược và mục tiêu dài hạn trong vốn và dự toán Chiến lược cung cấp một hệ thống mà kế hoạch dài hạn được phát triển Kế hoạch dài hạn của một tổ chức xác định hành động kéo dài thực hiện từ 5 dến 10 năm để đạt được mục tiêu chiến lược

Tài chính

Sự quản lý

Cơ cấu tổ chức Đạo đức

Văn hóa

Nhận ra cơ hội,

giới hạn và rủi ro

Nhận ra điểm mạnh, điểm yếu và lợi thế cạnh tranh

Kết nối cơ hội với điểm mạnh và lợi thế cạnh tranh của công ty

Đưa ra mục tiêu chiến lược

và mục tiêu dài hạn

Mục tiêu dài hạn của một tổ chức thường đòi hỏi dự toán vốn, là một tiến trình cho

sự đánh giá, lựa chọn tài chính cho một dự án như mua các trang thiết bị mới, xây dựng một nhà máy mới hoặc sản xuất thêm một sản phẩm mới Dự toán vốn được lập ra để mang về một khả năng của tổ chức trong mối quan hệ với nhu cầu kế hoạch dài hạn và dự báo doanh số bán dài hạn Sự lớn mạnh của tổ chức là kết quả của đầu tư vốn được thực hiện trong kỳ dự toán trước đó

Mục tiêu cùng với mục đích chiến lược của một doanh nghiệp được thực hiện thông qua sự hội tụ của các dự án và các xí nghiệp Theo một khía cạnh khác, điều này tạo

ra giá trị cho một tổ chức Như vậy, nó thì quan trọng với tiến trình dự toán thường niên của một tổ chức, đưa ra sự nổi bật cho sự phân loại riêng chi phí vốn dự toán: chi phí dự toán chiến lược gồm cả những vấn đề liên quan đến sự tồn tại Bởi vì quá nhiều chi phí dẫn đến giá trị dài hạn được tạo ra và lợi thế cạnh tranh bị suy giảm, điều này thì quan trọng đến mức mà chúng có thể được nhận dạnh một cách rõ ràng

để mở rộng khả năng bảo vệ tổ chức khỏi nguy cơ phá sản Thông thường, nhiều khoản dự toán bị giam ở những tài khoản sổ cái và vì thế cần cắt giảm, có thể cắt giảm toàn bộ Kết quả tài chính ngắn hạn sẽ rơi xuống thấp hơn mong đợi, kết quả cần cắt giảm chi tiêu

1.3.4 Mục tiêu ngắn hạn và dự toán ngân sách

Theo Blocher et al (2010, trang 367) thì mục tiêu ngắn hạn là mục tiêu cho kỳ sắp

tới, có thể là một tháng, một quý, một năm hoặc bất kỳ khoảng thời gian nào được thiết kế bởi tổ chức cho mục tiêu kế hoạch Một tổ chức xác định mục tiêu ngắn hạn cho một thời kỳ dự toán dựa trên mục tiêu chiến lược, kế hoạch và mục tiêu dài hạn, kết quả hoạt đọng của kỳ trước, mong đợi của hoạt động tương lai và các yếu tố môi trường bao gồm kinh tế, công nghiệp và điều kiện marketing Những mục tiêu này phục vụ như là một sự cơ bản của lập dự toán ngân sách cho một thời kỳ

Một dự toán biến thành mục tiêu ngắn hạn của một tổ chức thông qua những bước hành động Một dự toán ngân sách liện hệ với sự hoạt động của một tổ chức và kế hoạch tài chính cho kỳ dự toán sắp đến

Dự toán ngân sách cũng là một bảng tóm tắt tài chính tổng hợp của dự toán một tổ chức Theo cách hiểu thông thường, nó bao gồm cả dự toán tài chính và dự toán hoạt động Dự toán hoạt động là kế hoạch mà nó được xác định nguồn lực cần để xúc tiến quá trình chiến lược, thực hiện các hoạt động dự toán như là bán hàng, chăm sóc khách hàng, sản xuất, mua hàng, quảng cáo tiếp thị, nghiên cứu, phát triển, và sự mua lại của những nguồn lực Cho một nhà sản xuất, dự toán hoạt động bao gồm sản xuất, mua nguyên vật liệu , cá nhân và dự toán tiếp thị quảng cáo Mô hình dự toán hoạt động lên đến cực điểm trong một báo cáo thu nhập Dự toán tài chính xác định nguồn lực sử dụng quỹ cho dự toán hoạt động bao gồm tiến trình và

sự bắt đầu chiến lược Dự toán tài chính gồm dự toán tiền, tình trạng dự toán tiền, bảng cân đối dự toán, và chi phí vốn dự toán (bao gồm chi phí chiến lược) Sơ đổ 1.3 dưới đây sẽ thể hiện rõ mối quan hệ giữa kế hoạch chiến lược, kế hoạch ngắn

hạn, mục tiêu ngắn hạn, dự toán ngân sách, hoạt động và quản lý theo Blocher et al

(2010, trang 369)

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ mô tả mối quan hệ giữa kế hoạch chiến lược, mục tiêu ngắn hạn,

kế hoạch ngắn hạn, dự toán ngân sách, hoạt động và quản lý

Mục tiêu chiến lược

Mục tiêu dài hạn

Kế hoạch dài hạn

Mục tiêu ngắn hạn

Dự toán vốn( bao gồm chi phí chiến lược)

Dự toán ngân sách

Hoạt động

Kiểm soát và điều khiển

Quá trình dự toán truyền thống có thể sắp xếp từ tiến trình không khuôn khổ

mà các công ty nhỏ sử dụng, nó chỉ mất một khoảng thời ngắn từ vài ngày hoặc vài tuần để hoàn thành đến mức chi tiết còn tiến trình dài của công ty lớn hoặc chính phủ có thể kéo dài rất nhiều tháng từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành Quá trình có thể thường bao gồm thể thức của ủy ban dự toán, xác định thời kỳ dự toán, sự quan trọng của hướng dẫn dự toán, sự chuẩn bị cho những đề nghị dự toán ban đầu, thương thảo dự toán, kiểm tra, sự chấp nhận, và sự xem xét lại dự toán

1.4 Các mô hình, quy trình, trình tự và nội dung lập dự toán ngân sách ngắn hạn

1.4.1 Các mô hình dự toán ngân sách

Tùy vào đặc điểm, cơ chế hoạt động của các doanh nghiệp mà dự toán ngân sách có thể được lập theo một trong ba mô hình sau: mô hình ấn định thông tin từ trên xuống, mô hình thông tin phản hồi, mô hình thông tin từ dưới lên

1.4.1.1 Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống

Sơ đồ 1.4: Mô hình ấn định thông tin từ trên xuống

Quản trị cấp cao

Quản trị cấp trung gian

Quản trị cấp trung gian

Quản trị

cấp cơ sở

Quản trị cấp cơ sở

Quản trị cấp cơ sở

Quản trị cấp cơ sở

Nhìn vào Sơ đồ 1.4 ta có thể thấy mô hình ấn định thông tin từ trên xuống là mô hình có các chỉ tiêu dự toán được đưa ra từ cấp quản lý cao nhất của doanh nghiệp( Ban giám đốc, ) sau đó truyền đạt các mục tiêu, kế hoạch trong việc tổ chức hoạt động xuống cấp quản lý trung gian( các trưởng phòng) Sau khi, quản lý cấp trung gian tiếp nhận sẽ truyền xuống các quản lý cấp cơ sở( nhân viên)

Nhận xét:

Ưu điểm của mô hình này: Tiết kiệm được thời gian nguyên nhân thông tin được

thống nhất chỉ đi một chiều từ quản lý cấp cao xuống quản lý cấp thấp

Nhược điểm của mô hình dự toán theo phương pháp này: Mang nặng tính áp

đặt, rập khuôn từ quản lý cấp cao xuống nên rất dễ tạo sự bất bình, khó chịu cho các

bộ phận trong doanh nghiệp Bên cạnh đó quản lý cấp cao đôi lúc sẽ không nắm rõ được các vấn đề hoặc các vướng mắc cụ thể phát sinh của từng bộ phận, do đó dẫn đến các chỉ tiêu dự toán mang tính chủ quan, không phù hợp với tình hình thực tế của mỗi bộ phận trong doanh nghiệp Ngoài ra việc ấn định từ trên xuống dưới còn hạn chế năng lực và sự sáng tạo của các cá nhân tham gia dự toán, gây lãng phí nguồn nhân lực Đồng thời việc này tạo sự không thống nhất khi thực hiện kế hoạch

dự toán, không khuyến khích việc chung sức hợp tác để cải thiện năng suất của mỗi

bộ phận trong doanh nghiệp do tâm lý chung của con người chỉ thích làm những gì

mà mình hoạch định hơn là những việc áp đặt từ người và khó khăn hơn là việc áp đặt không hợp lý

Chính vì vậy, muốn việc thực hiện dự toán ngân sách theo mô hình này được thành công thì đòi hỏi doanh nghiệp phải có nhà quản lý cấp cao có tầm nhìn và có cái nhìn toàn diện, tổng quan về toàn bộ của doanh nghiệp cũng như nắm rõ và hiểu biết từng chi tiết hoạt động của mỗi bộ phận về mọi mặt Tóm lại, mô hình dự toán ngân sách này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, ít có sự phân cấp hoặc được

sử dụng trong trường hợp đặc biệt buộc doanh nghiệp phải tuân thủ theo chỉ đạo của quản lý cấp cao hơn

1.4.1.2 Mô hình thông tin từ dưới lên

Sơ đồ 1.5: Mô hình thông tin từ dưới lên

Dự toán theo mô hình của Sơ đồ 1.5 trên đây được lập từ quản lý cấp thấp nhất đến quản lý cấp cao nhất như sau:

Mô hình này thì ngược lại với mô hình dự toán ngân sách từ quản lý cấp cao nhất xuống cấp cơ sở Khi tiến hành lập dự toán bộ phận quản lý cấp cơ sở sẽ căn cứ vào khả năng và điều kiện của mình để tiến hành lập các chỉ tiêu dự toán, sau đó trình lên quản lý cấp trung gian Quản lý cấp trung gian dựa vào số liệu của cấp cơ sở sẽ tổng hợp lại và trình lên quản lý cấp cao Quản lý cấp cao dựa vào chỉ tiêu dự toán của quản lý cấp trung gian kết hợp với tầm nhìn tổng quát toàn diện về hoạt động của doanh nghiệp, cùng với việc xem xét các mục tiêu ngắn hạn, chiến lược dài hạn

để xét duyệt và thông qua dự toán Khi dự toán sau được xét duyệt sẽ được sử dụng chính thức

Quản trị cấp cao

Quản trị cấp trung gian

Quản trị cấp trung gian

Quản trị

cấp cơ sở

Quản trị cấp cơ sở

Quản trị cấp cơ sở

Quản trị cấp cơ sở

Nhật xét: Lập dự toán ngân sách theo mô hình rất thoáng, hầu hết mọi chi

tiêu đều được đưa ra bởi những bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện dự toán Người trực tiếp thực hiện các hoạt động hàng ngày tại doanh nghiệp nên số liệu sẽ phù hợp với thực tế hơn là ở mô hình ấn định thông tin từ trên xuống Việc chính mình thực thiện các mục tiêu mình đưa ra nên hầu hết mọi người sẽ cảm thấy thoải mái, vui vẻ hơn nên việc dự toán có tính khả thi cao hơn và dễ hướng mọi người trong doanh nghiệp theo mục tiêu chung của tổ chức Chính vì việc để các bộ phận tự đề ra các chỉ tiêu dự toán của bộ phận mình sẽ phát huy thêm tính tích cực tự giác của các thành viên trong từng bộ phận, tạo tinh thần phấn đấu cùng nhau thực hiện đạt được

kế hoạch do chính mình đề ra cũng như thực hiện được mục tiêu của doanh nghiệp Nếu trong quá trình thực hiện dự toán các bộ phận không đạt được các chỉ tiêu dự toán như trong kế hoạch do chính họ đề ra thì buộc họ phải tự xem xét kiểm tra và không thể đổ lỗi cho nhau Có thể thấy dự toán theo mô hình này phát huy tính tích cực vai trò kiểm tra, không tốn nhiều thời gian và chi phí nhưng khá hiệu quả Mô hình này phù hợp với các doanh nghiệp lớn, các tập đoàn có sự phân cấp quản lý cao

Bênh cạnh các ưu điểm trên thì mô hình này cũng tồn tại một số nhược điểm

là việc để cho các bộ phận tự đề ra chỉ tiêu dự toán nên có thể xảy ra tình trạng các

bộ phận tự đưa ra những chỉ tiêu dự toán thấp hơn năng lực thực sự có thể thực hiện được dễ dàng Lúc này trái lại dự toán không phát huy được tính tích cực của mọi người mà còn làm trì trệ các hoạt động sản xuất kinh doanh, gây lãng phí các nguồn nhân lực và triệt để hết năng lực tiềm tàng của doanh nghiệp.Điều này cực kỳ nguy hiểm do đó để phát huy tính tích cực của việc lập dự toán ngân sách, các nhà quản

lý cấp cao cần kiểm tra, cân nhắc kỹ trước khi chấp nhận các chỉ tiêu dự toán do cấp dưới tự đưa ra Nếu còn những vướng mắc, nhà quản lý cấp cao cần thảo luận, làm

rõ trước khi thông qua dự toán

1.4.1.3 Mô hình thông tin phản hồi

Sơ đồ 1.6: Mô hình thông tin phản hồi

Dự toán theo mô hình thông tin phản hồi của Sơ đồ 1.6 là sự kết hợp giữa hai

mô hình dự toán từ trên xuống và từ dưới lên được thực hiện theo quy trình sau:

Đầu tiên ban quản lý cấp cao nhất trong doanh nghiệp sẽ ước tính các chỉ tiêu dự toán dựa theo cái nhìn khái quát hoạt động tại doanh nghiệp, sau đó được truyền xuống cho cấp quản lý trung gian và quản lý cấp cơ sở Các nhà quản trị này

sẽ căn cứ vào các chỉ tiêu ước tính, khả năng và điều kiện thực tế của mình để phản hồi lại cho các chỉ tiêu dự toán với mình và thảo luận để đi đến hướng thống nhất

Bộ phận quản lý cấp cao trên cơ sở tổng hợp số liệu dự toán từ các bộ phận này, kết hợp với tầm nhìn tổng quát, toàn diện về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp sẽ hướng các bộ phận khác nhau đến mục tiêu chung của doanh nghiệp

Bộ phận quản lý cấp cao xét duyệt dự toán thông qua các chỉ tiêu dự toán phản hồi phù hợp và trở thành dự toán ngân sách chính thức, được sử dụng như định hướng hoạt động trong kỳ kế hoạch của doanh nghiệp Bộ phận quản lý cấp

Quản trị cấp cao

Quản trị cấp trung gian

Quản trị cấp trung gian

Quản trị

cấp cơ sở

Quản trị cấp cơ sở

Quản trị cấp cơ sở

Quản trị cấp cơ sở

cao sẽ truyền đạt cho quản lý cấp trung gian, quản lý cấp trung gian sẽ truyền đạt cho bộ phận cấp cơ sở

Nhật xét: Ưu điểm của mô hình này sử dụng tốt nguồn nhân lực của doanh

nghiệp, huy động năng lực, trí tuệ và kinh nghiệm của tất cả các cấp quản lý trong công ty vào quá trình lập dự toán Mô hình dự toán này đã thể hiện được mối liên kết của các cấp quản lý trong quá trình lập dự toán ngân sách nên dự toán sẽ có độ tin cậy và chính xác cao Hơn nữa, dự toán được lập trên tổng hợp về khả năng và điều kiện cụ thể của các cấp quản lý nên sẽ có tính khả thi cao Mô hình này được kết hợp từ hai mô hình trên nên đã hội tụ những ưu điểm của hai mô hình đó

Tuy nhiên mô hình này vẫn tồn tại nhược điểm tốn quá nhiều thời gian và chi phí cho cả quá trình dự thảo, phản hồi, phê duyệt và chấp nhận nên quá trình dự toán này nếu không được tổ chức tốt thì sẽ không hiệu quả Ngoài ra, việc lập dự toán theo mô hình này đòi hỏi phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận cũng như sự kết hợp của các thành viên trong từng bộ phận Hơn nữa, mô hình này cũng đòi hỏi năng lực và trình độ của các thành viên đến sự phù hợp của các số liệu dự toán Về mặt lý thuyết thì có thể có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cấp cũng như các thành viên trong từng bộ phận, tuy nhiên trong thực tế điều này là rất khó, nhất

là đối với doanh nghiệp có sự phân cấp trong quản lý, có số lượng thành viên trong từng bộ phận đông

Nhật xét chung:

Qua 3 mô hình trên cho thấy mỗi mô hình đều có ưu và nhược điểm riêng Vì vậy, tùy theo đặc điểm của từng doanh nghiệp mà lựa chọn mô hình dự toán cho thích hợp Hiện nay, theo phong cách quản lý hiện đại thì các doanh nghiệp xem trọng việc nhân viên cùng tham gia vào việc lập dự toán hơn là ép buộc họ thực hiện những chỉ tiêu định sẵn Vì vậy, dự toán theo mô hình thông tin từ dưới lên đang được các doanh nghiệp ưu chuộng

1.4.2 Quy trình lập dự toán ngân sách

Dự toán ngân sách là một nền tảng dẫn đến sự thành công của một dự án, kế hoạch hoăc hoạt động của một công ty Nó dẫn đến sự thành công và đúng với định hướng

hoạt động của công ty Dự toán ngân sách là việc cố gắng dự toán chính xác, phù hợp với những gì ở tương lai, mà tương lai luôn có những điều bất ngờ xảy ra, khó đoán, không thể lường trước được Vì vậy để việc lập dự toán ngân sách chính xác thì phải thực hiện theo một quy trình rõ ràng, phù hợp và khoa học

Mỗi doanh nghiệp có các đặc điểm khác nhau cũng như các yếu tố khác nhau tác động đến việc lập dự toán ngân sách Do đó mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy trình lập dự toán riêng thích hợp với doanh nghiệp của mình Tuy nhiên sẽ có một quy trình quản lý dự toán ngân sách tiêu biểu, làm cơ sở cho các quy trình khác Quy trình này được thể hiện ở Sơ đồ 1.7

Sơ đồ 1.7: Quy trình dự toán ngân sách của Stephen Brookson

tiên

Kiểm tra các con

số dự toán bằng cách chất vấn và phân tích

Lập dự toán tiền mặt để theo dõi dòng tiền

Xem lại quy trình hoạch định ngân sách và chuẩn bị ngân sách tổng thể

định

Dự báo lại và điều chỉnh, xem xét sử dụng những dạng ngân sách khác, rút kinh nghiệm

Theo dõi những khác biệt, phân tích sai số, kiểm tra những điều không ngờ đến

Phân tích sự khác nhau giữa kết quả thực tế và dự toán

Theo Stephen Brookson (2000) thì quy trình lập dự toán ngân sách được chia theo 3 giai đoạn Giai đoạn đầu tiên là giai đoạn chuẩn bị việc dự toán ngân sách, tiếp theo là giai đoạn soạn thảo dự toán ngân sách và giai đoạn theo dõi, kiểm tra việc thực hiện dự toán ngân sách là giai đoạn cuối cùng

1.4.2.1 Giai đoạn chuẩn bị

Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong cả quy trình lập dự toán ngân sách bởi

nó là bước khỏi đầu Ở giai đoạn này, các mục tiêu cần đạt được của doanh nghiệp cần phải làm rõ vì toàn bộ báo cáo dự toán ngân sách đều được xây dựng trên chiến lược và mục tiêu phát triển kinh doanh của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định Khi đã xác định rõ ràng mục tiêu, doanh nghiệp tiến hành xây dựng một mô hình dự toán ngân sách mẫu chuẩn Từ đó, giúp nhà quản lý cấp cao sẽ dễ dàng phối hợp dự toán ngân sách của toàn bộ các bộ phận trong doanh nghiệp và cho phép đối chiếu, kết nối nội dung dự toán ngân sách dễ dàng Khi mà các công việc cần thiết cho việc lập dự toán được chuẩn bị đầy đủ thì cũng là lúc cần phải xem xét lại toàn bộ các vấn đề một cách hệ thống để chắc chắn rằng việc dự toán ngân sách cung cấp thông tin phù hợp và chính xác

1.4.2.2 Giai đoạn soạn thảo

Tại giai đoạn này, các bộ phận, cá nhân có liên quan đến việc lập dự toán phải tập hợp tất cả thông tin về các nguồn lực có sẵn trong doanh nghiệp Các yếu

tố bên ngoài, bên trong có tác động và ảnh hưởng đến công tác dự toán ngân sách của doanh nghiệp đồng thời đo lường, ước tính giá trị thu, chi Sau đó, soạn thảo các báo cáo dự toán có liên quan như: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí, dự toán tiền, dự toán bảng CĐKT,

1.4.2.3 Giai đoạn theo dõi

Dự toán ngân sách là dự toán được thực hiện liên tục từ năm này sang năm khác , từ tháng này sang tháng khác Do đó, việc thường xuyên theo dõi, đánh giá tình hình dự toán ở mỗi kỳ dự toán sẽ giúp dự toán ngày càng hoàn thiện và tốt hơn, nhờ đó sẽ xem xét lại thông tin, các cơ sở lập dự toán ngân sách để có những điều

chỉnh cần thiết kịp thời cũng như rút kinh nghiệm cho lần lập dự toán ngân sách kế tiếp

1.4.3 Trình tự và nội dung lập dự toán ngân sách

1.4.3.1 Trình tự lập dự toán ngân sách

Trong quá trình lập dự toán ngân sách thì dự toán mang tính chất quyết định và là

cơ sở để lập các dự toán khác là dự toán tiêu thụ Dựa vào dự toán tiêu thụ và dự toán tồn kho, bộ phận dự toán sẽ tiến hành lập dự toán sản xuất Dự toán sản xuất này là cơ sở để tiến hành lập các dự toán chi phí như: dự toán CPNVLTT, dự toán CPNCTT, dự toán CPSXC Ngoài ra, dự toán tiêu thụ còn là cơ sở để lập dự toán CPBH & QLDN và các dự toán tài chính khác như: dự toán báo cáo KQHĐKD, dự toán báo cáo CĐKT, dự toán báo cáo LCTT

1.4.3.2 Nội dung lập dự toán ngân sách

Hệ thống báo cáo dự toán ngân sách là một hệ thống gồm những báo biểu thể hiện những vấn đề về dự toán ngân sách Sau khi lựa chọn mô hình, xác lập quy trình, hệ thống báo cáo dự toán là một nội dung quan trọng và cần thiết của công tác lập dự toán ngân sách Nó là hình thức thể hiện đồng thời là kết quả cuối cùng của nghiệp

vụ dự toán ngân sách Hệ thống báo cáo dự toán tùy thuộc vào từng đối tượng dự toán khác nhau mà được thiết kế linh hoạt dựa trên cơ sở đáp ứng đặc điểm của từng đối tượng, nhu cầu thông tin về đối tượng và điều kiện, phương tiện xử lý thông tin Tuy nhiên đối với một doanh nghiệp, hệ thống báo cáo dự toán ngân sách thường gồm những báo cáo liên quan về doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh,

dòng tiền

Theo Hilton et al, (2010, trang 355) thì dự toán ngân sách toàn doanh nghiệp bao

gồm hệ thống các dự toán sau đây:

- Dự toán tiêu thụ sản phẩm

- Dự toán chi phí nguyên vât liệu trực tiếp

- Dự toán chi phí nhân công trực tiếp

- Dự toán chi phí sản xuất chung

- Dự toán tồn kho thành phẩm cuối kỳ

- Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

- Dự toán tiền

- Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh

- Bảng cân đối kế toán dự toán

Trong nền kinh tế hàng hóa, quá trình sản xuất kinh doanh phải phù hợp với nhu cầu thị trường Vì vậy doanh nghiệp cần phải định hướng đầu ra cho sản xuất, đó chính là dự toán tiêu thu Dự toán tiêu thụ sản phẩm là phần dự toán quan trọng nhất, nó ảnh hưởng và chi phối toàn bộ các dự toán khác Dự toán này cho thấy doanh thu dự kiến trong kỳ dự toán Khi dự toán tiêu thụ sản phẩm được lập một cách cẩn thận và thích hợp với tình hình hoạt động của doanh nghiệp, nó sẽ là chìa khóa cho cả quá trình lập dự toán

Khi dự toán tiêu thụ sản phẩm được lập thì xác định được khối lượng sản phẩm sản xuất để đáp ứng cho nhu cầu tiêu thụ Sau đó, dự toán sản xuất sẽ được lập làm cơ

sở cho việc lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp

và chi phí sản chung Các dự toán này sẽ tác động đến việc lập dự toán tiền

Dự toán tiêu thụ sản phẩm cũng chi phối dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, dự toán kết quả hoạt động kinh doanh và các dự toán này cũng tác động đến

Dự toán vốn đầu tư cũng nằm trong dự toán ngân sách, nó dự tính chi tiêu để mua sắm tài sản, nhà xưởng, thiết bị, Để tránh đi vào chi tiết không cần thiết, dự toán ngân sách không trình bày dự toán về vốn đầu tư Tuy nhiên, việc mua sắm tài sản

cố định trong năm tới sẽ ảnh hưởng đến dự toán tiền, vì vậy nó cũng được đề cập để tính nhu cầu chỉ tiêu trong năm tới trong dự toán tiền

Mục tiêu cuối cùng sau một thời kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp là tình hình lợi nhuận, tình hình tài sản được phản ánh trên dự toán kết quả hoạt động kinh doanh và bảng cân đối kế toán dự toán

Toàn bộ mối quan hệ giữa các dự toán mô tả qua sơ đồ 1.8 dưới đây:

Sơ đồ 1.8: Mối quan hệ giữa các dự toán bộ phận trong hệ thống dự toán ngân sách

Nguồn: Blocher et al (2010, trang 374)

Dự toán tiêu thụ sản phẩm

Dự toán tiêu thụ sản phẩm là dự toán được lập đầu tiên, nó có tác dụng xác định tiềm lực tiêu thụ của doanh nghiệp trong khoảng thời gian dự toán, từ đó làm cơ sở cho việc lập các dự toán khác như dự toán sản xuất( dự toán mua hàng), dự toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp

Dự toán tiêu thụ sản phẩm

Dự toán sản xuất

Dự toán chi phí nhân công trực tiếp

Dự toán tiền

Bảng cân đối

kế toán dự toán

Dự toán tồn kho

thành phẩm cuối

kỳ

Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Dự toán chi phí

nguyên vật liệu

trực tiếp

Dự toán chi phí sản xuất chung

Dự toán kết

quả hoạt động

kinh doanh