Tìm hiểu nghiệp vụ giao nhận nguyên phụ liệu nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần may Phương Đông

Quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra mạnh mẽ hơn bao giờ hết. Đặc biệt là từ khi Việt Nam gia nhập WTO, nền kinh tế nước ta đang ngày càng hội nhập sâu hơn, rộng hơn vào nền kinh tế thế giới thông qua cầu nối ngoại thương. Trong đó, hoạt động xuất nhập khẩu đã đóng góp rất nhiều vào việc đẩy mạnh và phát triển giao lưu thương mại giữa các nước. Tại Việt Nam, dệt may là một trong những ngành công nghiệp quan trọng bậc nhất, là mặt hàng xuất khẩu mũi nhọn, luôn chiếm tỉ trọng lớn trong kim ngạch xuất khẩu. Với vai trò là thành viên của Tổng công ty Dệt May Việt Nam, từ khi thành lập đến nay, Công ty Cổ phần May Phương Đông luôn nỗ lực đổi mới trang thiết bị, công nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm và tay nghề lao động nhằm đáp ứng nhu cầu của đối tác nước ngoài, nâng cao giá trị xuất khẩu của Công ty. Hiện nay, để đáp ứng được nhu cầu xuất khẩu to lớn đó, các doanh nghiệp trong nước một mặt thu gom các nguyên phụ liệu trong nước để sản xuất, mặt khác, họ còn nổ lực tìm kiếm các nguồn cung mới ở nước ngoài. Tuy nhiên, để việc nhập khẩu một lô hàng nguyên phụ liệu được suôn sẻ, thuận lợi không hề đơn giản, mà phải thông qua một quá trình giao nhận với sự nổ lực lớn của các nhân viên giao nhận ở chính các doanh nghiệp và các công ty logistics. Là một sinh viên năm 3, nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu, đặc biệt là quy trình để nhận các nguyên phụ liệu nhập khẩu nhằm sản xuất - gia công hàng xuất khẩu. Do đó, tác giả đã chọn đề tài thực tập: “Tìm hiểu nghiệp vụ giao nhận nguyên phụ liệu nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần may Phương Đông” với mục đích kiểm nghiệm những kiến thức đã được học trong trường Đại học Ngoại Thương cơ sở 2 tại TP. HCM, đồng thời trau dồi thêm kiến thức và kinh nghiệm thực tế.

LỜI MỞ ĐẦU

Quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra mạnh mẽ hơn bao giờ hết Đặc biệt là từ khiViệt Nam gia nhập WTO, nền kinh tế nước ta đang ngày càng hội nhập sâu hơn,rộng hơn vào nền kinh tế thế giới thông qua cầu nối ngoại thương Trong đó, hoạtđộng xuất nhập khẩu đã đóng góp rất nhiều vào việc đẩy mạnh và phát triển giaolưu thương mại giữa các nước

Tại Việt Nam, dệt may là một trong những ngành công nghiệp quan trọng bậcnhất, là mặt hàng xuất khẩu mũi nhọn, luôn chiếm tỉ trọng lớn trong kim ngạch xuấtkhẩu Với vai trò là thành viên của Tổng công ty Dệt May Việt Nam, từ khi thànhlập đến nay, Công ty Cổ phần May Phương Đông luôn nỗ lực đổi mới trang thiết bị,công nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm và tay nghề lao động nhằm đáp ứng nhucầu của đối tác nước ngoài, nâng cao giá trị xuất khẩu của Công ty

Hiện nay, để đáp ứng được nhu cầu xuất khẩu to lớn đó, các doanh nghiệp trongnước một mặt thu gom các nguyên phụ liệu trong nước để sản xuất, mặt khác, họcòn nổ lực tìm kiếm các nguồn cung mới ở nước ngoài Tuy nhiên, để việc nhậpkhẩu một lô hàng nguyên phụ liệu được suôn sẻ, thuận lợi không hề đơn giản, màphải thông qua một quá trình giao nhận với sự nổ lực lớn của các nhân viên giaonhận ở chính các doanh nghiệp và các công ty logistics

Là một sinh viên năm 3, nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động giao nhậnhàng nhập khẩu, đặc biệt là quy trình để nhận các nguyên phụ liệu nhập khẩu nhằm

sản xuất - gia công hàng xuất khẩu Do đó, tác giả đã chọn đề tài thực tập: “Tìm hiểu nghiệp vụ giao nhận nguyên phụ liệu nhập khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần may Phương Đông” với mục đích kiểm nghiệm những kiến thức

đã được học trong trường Đại học Ngoại Thương cơ sở 2 tại TP HCM, đồng thờitrau dồi thêm kiến thức và kinh nghiệm thực tế

Kết cấu của báo cáo gồm ba chương chính:

Chương 1: Tổng quan về Công ty Cổ phần May Phương Đông.

Chương 2: Tổ chức thực hiện nghiệp vụ giao nhận nguyên phụ liệu nhập khẩu

phục vụ sản xuất - gia công xuất khẩu bằng đường biển của Công ty Cổ phần mayPhương Đông

Chương 3: Một số giải pháp đề xuất đối với nghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu tại

Công ty Cổ phần may Phương Đông

Báo cáo được thực hiện thông qua việc nghiên cứu các văn bản, chứng từ liênquan cũng như những thông tin do tác giả trực tiếp quan sát được và từ kinh nghiệmthực tiễn của cán bộ nhân viên tại nơi tác giả thực tập

Do kiến thức bản thân còn nhiều hạn chế và thời gian hạn hẹp, nên báo cáo có thểchưa thật sự sâu sắc, phản ánh hết mọi khía cạnh của các vấn đề và còn tồn tạinhững hạn chế, sai sót nhất định Tác giả rất mong nhận được sự góp ý tích cực từcác thầy cô, các bạn và những người quan tâm để tác giả có thể hoàn thiện thêm bàiviết

Tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô Trường Đại học NgoạiThương cơ sở 2 tại TP HCM đã truyền đạt kiến thức cho tác giả trong thời gianqua, đặc biệt là cô Nguyễn Thị Phương Chi - giảng viên trường Đại học Ngoạithương cơ sở 2 tại TP HCM đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tác giả trong suốtthời gian thực tập để hoàn thành đề tài này Tác giả cũng xin chân thành cám ơnBan lãnh đạo Công ty Cổ phần may Phương Đông, các anh chị phòng kế hoạch thịtrường đã tận tình giúp đỡ, chỉ dẫn và tạo điều kiện tốt nhất để tác giả hoàn thànhquá trình thực tập

Xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MAY PHƯƠNG

ĐÔNG

I Giới thiệu về Công ty cổ phần may Phương Đông

Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần may Phương Đông

Tên giao dịch quốc tế: Phuong Dong Garment Joint Stock Company

Tên giao dịch viết tắt: PDG

Trụ sở chính: (Khu A): 1B, Quang Trung, Phường 8, Quận Gò Vấp, TP Hồ ChíMinh

Tháng 03/2005, công ty may Phương Đông chuyển đổi thành Công ty Cổ phầnmay Phương Đông theo quyết định số 135/2004QD-BCN ngày 16/11/2004 của Bộtrưởng Bộ Công Nghiệp (nay là Bộ Công Thương) – không ngừng đầu tư mới về cảchiều rộng lẫn chiều sâu nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và năng lực sản xuất

Bên cạnh đó, Công ty còn chú trọng đến các tiêu chuẩn và chính sách nghiêm ngặtnhư ISO 9001 – 2000, SA 8000, WRAP, ECO…

Hiện nay, Công ty đạt được quy mô sản xuất khá lớn với hai khu nhà xưởng tại

TP Hồ Chí Minh, năng lực sản xuất đạt trên 10 triệu sản phẩm mỗi năm Công ty

Cổ phần may Phương Đông là doanh nghiệp tiêu biểu, được đánh giá là doanhnghiệp có năng lực cạnh tranh cao của nghành dệt may Việt Nam, đây là một trong

5 doanh nghiệp có doanh thu nội địa cao nhất của Tổng công ty Dệt may Việt Nam

- May gia công hàng xuất khẩu chất lượng cao cho các thương hiệu thời trang nổitiếng của quốc tế

- Sản xuất hàng may mặc mang thương hiệu riêng theo đơn đặt hàng của kháchhàng sỉ (hệ thống bán lẻ, siêu thị), với yêu cầu chất lượng tốt và giá cả vừa phải

- Kinh doanh nhập khẩu nguyên phụ liệu ngành may mặc phục vụ sản xuất củachính Công ty và các công ty khác trong nghành

2.2 Nhiệm vụ

Là công ty cổ phần trực thuộc Tổng công ty Dệt May Việt Nam, bên cạnh việcthực hiện các mục tiêu chung của ngành, Công ty Cổ phần may Phương Đông còn

đề ra những nhiệm vụ đối với khách hàng và nhân viên của mình:

- Xây dựng và thực hiện chế độ lương bổng phù hợp cho cán bộ công nhân viên

- Xây dựng chương trình đào tạo dành cho cán bộ, công nhân viên các cấp

- Thực hiện tốt việc quản lý chất lượng phù hợp theo hệ thống ISO 9002 – 2004,liên tục cải tiến, nâng cao chất lượng

Công ty Cổ phần may Phương Đông chuyên sản xuất, mua bán hàng may mặc,nguyên phụ liệu, vật tư, thiết bị, phụ tùng, thuốc nhuộm và các phụ tùng nghành dệtmay.

Mua bán hàng công nghệ thực phẩm, nông lâm hải sản, thủ công mỹ nghệ,phương tiện vận tải, ô tô, xe máy, trang thiết bị văn phòng, thiết bị tạo mẫu thờitrang, vật liệu điện, điện tử, cao su và các sản phẩm bằng cao su, giấy, bìa giấy vàcác sản phẩm làm bằng bột giấy, thủy tinh và các sản phẩm làm bằng thủy tinh, sắtthép và các sản phẩm làm bắng sắt thép, máy móc, thiết bị cơ khí và các dụng cụquang học đo lường y tế

Đại lý kinh doanh xăng dầu, đại lý ký gởi vật tư, hàng hóa Xây dựng cơ sở hạtầng công nghiệp và hạ tầng dân dụng

Hiện nay, Công ty chủ yếu kinh doanh nhãn hàng F-House cà F-Jeans tại thịtrường nội địa, đồng thời đẩy mạnh xuất khẩu sản phẩm theo hình thức xuất khẩutrực tiếp dưới hai dạng:

- Xuất khẩu sau khi gia công: Công ty ký hợp đồng gia công với các đối tác nướcngoài, sau đó nhận nguyên phụ liệu, tổ chức gia công và xuất hàng theo hợp đồng

đã ký kết

- Xuất khẩu trực tiếp dưới dạng bán FOB (mua đứt bán đoạn): Đây là phương thứckinh doanh chủ yếu của Công ty hiện nay Sau khi ký kết hợp đồng gia công với đốitác nước ngoài, dựa trên mẫu mã đặt hàng của khách, Công ty tổ chức thực hiệnviệc mua nguyên phụ liệu và sản xuất, sau đó tiến hành giao thành phẩm cho kháchhàng

II.Cơ cấu tổ chức và quản trị nhân sự của Công ty Cổ phần may Phương Đông

1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của các phòng ban trong Công ty

Công ty Cổ phần may Phương Đông có 9 phòng ban chức năng được tổ chứctheo mô hình trực tuyến chức năng:

Sơ đồ 1.1: Mô hình phân cấp trực tuyến chức năng các phòng ban của Công ty

Cổ phần may Phương Đông

(Nguồn: Phòng kế hoạch thị trường)

CHỦ TỊCH HỘIĐỒNG QUẢN TRỊTỔNG GIÁM ĐỐC

PHÓTỔNG GIÁM ĐỐC 2

PHÓ

TỔNG GIÁM ĐỐC 1

PHÓTỔNG GIÁM ĐỐC 3

PhòngKinh doanh nội địa

PhòngTài chính kế toán

Phòng

Tổ chức hành chính

Phòng

Kỹ thuật công nghệPhòng Kho vận

Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban trong cơ cấu tổ chức của Công ty(xem phụ lục 1, đính kèm)

2 Vị trí đảm nhận trong quá trình thực tập giữa khóa và nhiệm vụ được giao 2.1 Giới thiệu cơ cấu phòng ban được thực tập

Trong quá trình tiến hành thực tập giữa khóa tại Công ty Cổ phần may Phương Đông, tác giả chủ yếu thực tập tại phòng kế hoạch thị trường của Công ty

Cơ cấu tổ chức của phòng (Phụ lục 1, mục 5, đính kèm)

2.2 Vị trí và nhiệm vụ đảm nhận

Ngay từ khi bắt đầu quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần may Phương Đông,tác giả đã được trưởng phòng kế hoạch thị trường, chị Liêu Phương Thảo phân côngđảm nhận công tác với các nhân viên giao nhận của Công ty

Tuy phân công như vậy, nhưng để nắm bắt kỹ được thực tế quy trình giao nhậnnhư thế nào thì trong thời gian đầu thực tập, tác giả chủ yếu ở Công ty, nghiên cứucác cách thức làm chứng từ, các bước, các chứng từ cần thiết và thanh lý một bộ hồ

sơ nhập khẩu ở các bộ phận khác nhau của phòng Tác giả đã có cơ hội khai một số

bộ hồ sơ hải quan nhập khẩu dưới sự hướng dẫn của nhân viên khai hải quan, và lưu

ý một số điểm mấu chốt

Thời gian sau, tác giả được phòng bố trí cơ hội đi theo các nhân viên giao nhậntiến hành nhận các lô hàng thực tế tại cảng (Cát Lái) và ICD (Tranximex) Tronggiai đoạn này, tác giả đã được tham gia vào hầu hết các nghiệp vụ có trong quytrình nhận hàng nhập của Công ty như rút tờ khai, lấy D/O, đăng ký tờ khai tại cảng,giám sát kiểm hóa và thanh lý kho

Qua các nhiệm vụ đã được đảm nhận như vậy, tác giả đã hiểu sâu thêm đượcnghiệp vụ nhận hàng nhập khẩu tại cảng, tại ICD thực tế là như thế nào Và điều đó

là một nhân tố quan trọng để tác giả có thể hoàn thành bài báo cáo này

III Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty giai đoạn 2008-2010

Giai đoạn từ năm 2008 – 2010 là giai đoạn mà thị trường đang dần được hồi phụcsau cuộc suy thoái kinh tế năm 2008, chính vì vậy mà tình hình sản xuất của Công

ty cũng đã bị ảnh hưởng ít nhiều Bảng 1.1 sẽ cho ta thấy điều đó (xem thêm tại phụlục 2, Báo cáo tài chính năm 2010, đính kèm)

Bảng 1.1: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2010

Đơn vị tính: triệu VNĐ

(Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2010 - Phòng tài chính kế toán)

Qua đó, dễ nhận thấy rằng, doanh thu thuần đạt được năm 2009 giảm so với năm

2008 (38,454%) do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế thế giới Sau năm

2009 doanh thu của Công ty đã tăng trở lại đạt mức tăng 4,7%, báo hiệu một dấuhiệu khả quan cho những nổ lực của Công ty trong việc khắc phục hậu quả của nềnkinh tế suy thoái mang lại

Tuy vậy, lợi nhuận sau thuế của Công ty vẫn tăng đều qua các năm, điều này chothấy Công ty đã sử dụng đòn bẩy tài chính một cách rất hiệu quả, khả năng sinh lờitrên đồng vốn vay cao, kết hợp với việc khấu hao của Công ty cũng rất hợp lý…làmcho Công ty luôn mang lại lợi nhuận cho các cổ đông Với tỷ số ROE, ROA năm

2010 bắt đầu giảm nhẹ, đã cho thấy việc hiệu quả từ việc sử dụng vốn vay đanggiảm dần, Công ty nên huy động vốn bằng vốn chủ sở hữu trong thời gian tới

CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN NGUYÊN PHỤ LIỆU NHẬP KHẨU PHỤC VỤ SẢN XUẤT – GIA CÔNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN MAY PHƯƠNG ĐÔNG

I Các phương thức nhập khẩu nguyên phụ liệu của Công ty

1 Nhập khẩu theo phương thức DDP

Phương thức nhập khẩu DDP chiếm một phần khá lớn trong hoạt động xuất nhậpkhẩu tại chỗ của Công ty Cổ phần may Phương Đông Thông thường khi nhận cáchợp đồng xuất khẩu ở nước ngoài, các đối tác thường chỉ định Công ty phải lấynguyên phụ liệu ở một đối tác trong nước do đối tác nước ngoài chỉ định Khi nhậpnguyên phụ liệu từ các doanh nghiệp này, Công ty thường không cần phải hoàn tấtthủ tục gì nhiều vì chủ yếu nhập khẩu loại này là theo phương thức DDP, người bán

sẽ lo toàn bộ chi phí khi hàng về đến kho của Công ty

2 Nhập khẩu bằng đường bưu điện và đường hàng không

Hình thức nhập khẩu này chỉ chiếm một tỷ trọng nhỏ trong cơ cấu xuất nhậpkhẩu của Công ty Thông thường, khi các đối tác yêu cầu giao hàng gấp, nguyênphụ liệu cần có cho nhà máy sản xuất cấp bách, Công ty mới dùng đến các hìnhthức nhập khẩu này Bên cạnh đó, khi nhập các mẫu vải để sản xuất, chúng cũng sẽđược nhập khẩu qua đường bưu điện để đảm bảo tính cấp thiết, kịp thời và tiện lợi

3 Nhập khẩu theo phương thức nhập khẩu CIF

Nhập khẩu theo phương thức CIF là loại hình nhập khẩu phổ biến của công tyvới hơn 80% nguyên phụ liệu được nhập theo hình thức này Khi nhập khẩu bằngCIF, nghĩa vụ của Công ty được đảm bảo tối thiểu và hợp lý Công ty không phảitốn chi phí mua bảo hiểm, thuê tàu và chịu các trách nhiệm phát sinh trong việcchuyên chở nguyên phụ liệu nhập khẩu đến cảng Theo phương thức này, nhiệm vụcủa Công ty phải làm chỉ là khai hải quan điện tử cho hàng nhập khẩu Thanh toántiền hàng bằng L/C hay T/T Sau đó nhân viên giao nhận sễ cầm bộ chứng từ phùhợp và ra cảng nhận hàng Quy trình nhận hàng được nêu cụ thể ở mục II

II.Giới thiệu quy trình nhận nguyên phụ liệu nhập khẩu bằng đường biển theo phương thức CIF

1 Quy trình chuẩn bị trước khi ra cảng nhận hàng

1.1 Khai hải quan cho hàng nhập khẩu

Việc khai hải cho hàng nhập khẩu sẽ được nhân viên khai hải quan tiến hành khaibáo bằng phần mềm khai hải quan điện tử ECUS của công ty Thái Sơn sau khi nhậnđược giấy Thông báo hàng đến của hãng tàu Quy trình này có thể được tóm tắt bới

sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.1: Quy trình khai báo hải quan tóm lược

(Nguồn: Nhân viên khai báo hải quan – Phòng kế hoạch thị trường)

Sau khi khai báo hải quan xong, nhân viên phòng kế hoạch sẽ thông báo nhânviên giao nhận lên rút tờ khai ở chi cục hải quan thành phố (02 – Hàm nghi – Quận

1 – TP Hồ Chí Minh) Nhân viên giao nhận dán tem lệ phí khai hải quan mệnh giá20.000đ mà Công ty đã mua từ trước từ chi cục hải quan thành phố lên tờ khai, đồngthời đi ra cảng nhận hàng

TKHQĐT thông quan, được chi cục hải quan thông quan sẽ đóng dấu xác nhận ởtrên cùng, góc phải của tờ khai và ô 36 của TKHQĐT (Phụ lục về chứng từ, đínhkèm)

Trong quá trình này, nhân viên khai báo hải quan cũng đã tự tính thuế cho lôhàng nhập khẩu của Công ty (Phụ lục 3, đính kèm)

Nhân viên khai hải quan

kiểm tra hợp đồng, hóa đơn

thương mai, paking list để

ghi nhận thông tin

Nhập thông tin khai báohải quan điện tử bằngphần phềm ECUS

In tờ khai hải quan điện tử

và đến chi cục hải quan để

xác nhận thông quan

Gửi tờ khai cho hảiquan và chờ phảnhồi từ hệ thống.Tiếp nhận phản hồi từ

hải quan Sửa chửa nếucần thiết

Sau khi làm xong thủ tục khai báo hải quan, nhận được kết quả phản hồi từ chicục hải quan thành phố, các nhân viên chứng từ sẽ sắp xếp 1 bộ chứng từ để traocho nhân viên giao nhận, gồm:

+ Giấy ủy quyền của Công ty may Phương Đông

+ Giấy tờ tùy thân đối chứng

+ Tờ khai hải quan điện tử (1 bản gốc – 1 bản copy)

+ Paking list (tùy yêu cầu từng cảng mà có thể có hoặc không)

+ Giấy ủy quyền của Công ty Cổ phần may Phương Đông (1 bản)

+ Giấy tờ tùy thân, xác nhận của nhân viên giao nhận

+ B/L (1 bản gốc) hoặc B/L Surrender (1 bản)

Sau khi xuất trình các chứng từ trên, đại lý hãng tàu sẽ giữ lại B/L bản gốc (hoặcB/L Surrender) để đối chiếu và đồng thời cung cấp cho nhân viên giao nhận 1 hóađơn GTGT của hãng tàu Trong hóa đơn này, hãng tàu đã tính chi phi trọn gói choquá trình xếp dỡ, phí chứng từ, phí đại lý…và nhân viên giao nhận sẽ thay mặtCông ty Cổ phần may Phương Đông đóng các chi phí đó Chi phí trong hóa đơnGTGT có nhiều loại khác nhau, tùy thuộc vào quy định của hãng tàu chuyên chở(Phụ lục về chứng từ, đính kèm)

Khi xuất trình các chứng từ hợp lệ, đại lý hãng tàu sẽ cung cấp 3 bản D/O chonhân viên giao nhận để tiếp tục làm thủ tục nhận hàng với kho cảng và hải quan.Nhân viên giao nhận nhận D/O và ra cảng

2.2 Lấy phiếu xuất kho

Khi đến cảng, để tiếp tục quy trình nhận hàng nhập khẩu, nhân viên giao nhậnphải tới phòng Thương vụ cảng để nhận phiếu xuất kho Tại đây, nhân viên giaonhận phải xuất trình các chứng từ sau: