Điều 1: Tổ Kiểm toán nội bộ là bộ phận công tác nằm trong bộ máy tổ chức của Công ty Cổ phần XYZ, đặt dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc Công ty. Tổ kiểm toán nội bộ thực hiện chức năng giúp Tổng Giám đốc kiểm tra và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty và tại các doanh nghiệp 100% vốn của Công ty hoặc doanh nghiệp mà Công ty có vốn góp chi phối (từ 50% trở lên); kiểm tra và xác nhận độ tin cậy của thông tin tài chính, báo cáo kế toán quản trị (gọi chung là báo cáo) trước khi trình cấp có thẩm quyền ký duyệt; kiểm tra sự tuân thủ luật pháp, quy định của nhà nước, các quy định, quy chế của Công ty; qua đó phát hiện các sơ hở, yếu kém và đề xuất biện pháp cải tiến phù hợp.
Trang 1QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ KIỂM TOÁN NỘI BỘ THUỘC
CÔNG TY CỔ PHẦN XYZ
(Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-TGĐ-… ngày / /
của Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần XYZ)
Điều 1: Tổ Kiểm toán nội bộ là bộ phận công tác nằm trong bộ máy tổ chức
của Công ty Cổ phần XYZ, đặt dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp của Tổng Giám đốc Công ty
Tổ kiểm toán nội bộ thực hiện chức năng giúp Tổng Giám đốc kiểm tra và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty và tại các doanh nghiệp 100% vốn của Công ty hoặc doanh nghiệp mà Công ty có vốn góp chi phối (từ 50% trở lên); kiểm tra và xác nhận độ tin cậy của thông tin tài chính, báo cáo kế toán quản trị (gọi chung là báo cáo) trước khi trình cấp có thẩm quyền ký duyệt; kiểm tra sự tuân thủ luật pháp, quy định của nhà nước, các quy định, quy chế của Công ty; qua đó phát hiện các sơ hở, yếu kém và đề xuất biện pháp cải tiến phù hợp
Điều 2 : Tổ Kiểm toán nội bộ có nhiệm vụ:
1 Xây dựng chương trình kiểm toán hàng năm, trình Tổng Giám đốc phê duyệt
2 Tổ chức thực hiện chương trình kiểm toán đã được phê duyệt và thực hiện những nhiệm vụ kiểm toán đặc biệt do Tổng Giám đốc yêu cầu Báo cáo định kỳ cho Tổng Giám đốc về việc thực hiện chương trình kiểm toán
3 Quản lý nhân sự, trang thiết bị và chi phí của Tổ kiểm toán nội bộ theo quy định chung của Công ty, bảo đảm sử dụng tiết kiệm và hiệu quả Tổ chức đào tạo và huấn luyện kiểm toán viên trong số các CBNV của Công ty để không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ và năng lực công tác của các nhân sự này
Điều 3: Tổ Kiểm toán nội bộ có các quyền hạn và trách nhiệm như sau:
1 Tuân thủ pháp luật, các quy định của nhà nước có liên quan; thực hiện đúng các quy định, quy chế hiện hành của Công ty;
2 Giữ vững tính khách quan, độc lập và trung thực trong quá trình kiểm toán
3 Bảo mật các thông tin thu thập được trong quá trình kiểm toán theo quy định của nhà nước và của Công ty
Trang 24 Yêu cầu tất cả các cá nhân, bộ phận công tác trong Công ty cung cấp tài liệu, thông tin phục vụ cho quá trình kiểm toán và tạo điều kiện thuận lợi cho Tổ kiểm toán hoàn thành nhiệm vụ
5 Đề nghị trưng tập cán bộ nhân viên có trình độ từ các bộ phận công tác khác trong Công ty hoặc thuê chuyên gia bên ngoài để thực hiện công tác kiểm toán khi cần thiết
6 Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về chất lượng công tác kiểm toán và sự trung thực của báo cáo kiểm toán
Điều 4: Đứng đầu Tổ kiểm toán nội bộ là Tổ trưởng Tổ kiểm toán nội bộ do
Tổng Giám đốc ra quyết định bổ nhiệm (và miễn nhiệm)
Tổ trưởng Tổ kiểm toán nội bộ chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về toàn bộ công tác kiểm toán nội bộ
Tổ trưởng Tổ kiểm toán nội bộ có trách nhiệm sắp xếp tổ chức và nhân sự trong Tổ và có quyền đề nghị Tổng Giám đốc trong việc điều động thêm nhân sự phục vụ cho công tác kiểm toán nội bộ và đề nghị khen thưởng, kỷ luật các nhân sự này phù hợp với quy định hiện hành tại Công ty
Điều 5 : Các kiểm toán viên trong Tổ kiểm toán nội bộ thực hiện nhiệm vụ
được phân công với tinh thần là những người giúp cho Công ty quản lý rũi ro; giúp cho Tổng Giám đốc nắm bắt kịp thời việc rũi ro có được xác định và quản lý tốt hay không
Trong quá trình thực thi nhiệm vụ, các kiểm toán viên nội bộ cần chú ý đến tất cả các rũi ro mà Công ty phải đối mặt và biện pháp đã được thực hiện để kiểm soát những rũi ro đó
Kiểm toán viên nội bộ thực hiện nhiệm vụ với sự độc lập cần thiết, sẵn sàng chỉ ra các sai phạm đồng thời với việc đưa ra các nhận xét mang tính xây dựng, khách quan và độc lập
Kiểm toán viên nội bộ có trách nhiệm tuân thủ các chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp kế toán, kiểm toán Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định số 87/2005/QĐ-BTC ngày 01/12/2005 của Bộ trưởng Bộ Tài chính
Điều 6 : Trình tự công tác kiểm toán nội bộ
6.1.- Việc ra quyết định kiểm toán nội bộ phải dựa trên các căn cứ sau:
- Chương trình kiểm toán hàng năm đã được Tổng Giám đốc phê duyệt
2/5
Trang 3- Những nhiệm vụ kiểm toán đặc biệt do Tổng Giám đốc giao.
6.2.- Tổ trưởng Tổ Kiểm toán nội bộ ra quyết định kiểm toán Quyết định kiểm toán phải ghi rõ mục đích, phạm vi, đối tượng, thời hạn kiểm toán và danh sách các kiểm toán viên tham gia thực hiện Những trường hợp điều chỉnh hay bổ sung những nội dung trên, Tổ trưởng Tổ kiểm toán nội bộ cần có văn bản gửi cho đối tượng được kiểm toán cũng như các bộ phận công tác có liên quan; một bản sao được gởi trực tiếp cho Tổng Giám đốc “để báo cáo”
6.3.- Mỗi cuộc kiểm toán nội bộ được tiến hành theo các bước như sau :
- Chuẩn bị kiểm toán
- Thực hiện kiểm toán
- Báo cáo kiểm toán
- Theo dõi sau kiểm toán
a Chuẩn bị kiểm toán là những công việc cần chuẩn bị trước khi đến làm
việc với bộ phận công tác hoặc doanh nghiệp được kiểm toán, bao gồm việc xác định mục đích và phạm vi kiểm toán, tìm hiểu ban đầu về đối tượng được kiểm toán, tổ chức lực lượng kiểm toán, lập kế hoạch sơ khởi và ra quyết định kiểm toán
b Thực hiện kiểm toán là những công việc được tiến hành tại bộ phận công
tác hoặc doanh nghiệp được kiểm toán để thu nhập bằng chứng làm cơ sở cho kết luận kiểm toán, bao gồm việc khảo sát cơ bản về đối tượng kiểm toán, tìm hiểu và
đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, tiến hành các thử nghiệm mở rộng (nếu cần
thiết) và xử lý các phát hiện kiểm toán Trong việc xử lý các phát hiện qua kiểm
toán, cần nêu rõ thực trạng, đối chiếu với tiêu chuẩn, đánh giá hậu quả, phân tích nguyên nhân và đưa ra kiến nghị thích hợp
c Báo cáo kiểm toán là văn bản trình bày những nội dung cơ bản của cuộc
kiểm toán, bao gồm mục đích và phạm vi kiểm toán, các phát hiện kiểm toán cũng như các kiến nghị cần thiết Báo cáo kiểm toán nội bộ do Tổ trưởng Tổ Kiểm toán nội bộ ký và chịu trách nhiệm
Báo cáo kiểm toán được gửi đến Lãnh đạo bộ phận công tác hoặc doanh nghiệp được kiểm toán, Hội Đồng Quản Trị, Ban kiểm soát, Tổng Giám đốc Công
ty Tổ trưởng Tổ Kiểm toán nội bộ chịu trách nhiệm về việc lập và phát hành báo cáo kiểm toán đến những đối tượng thích hợp, trừ những trường hợp đặc biệt do Tổng Giám đốc quyết định
Lãnh đạo bộ phận công tác hoặc doanh nghiệp được kiểm toán có trách nhiệm trả lời bằng văn bản đối với các nội dung được nêu trong báo cáo kiểm toán trong vòng 15 ngày làm việc kể từ khi nhận được báo cáo kiểm toán Văn bản trả lời được gửi trực tiếp cho Tổ trưởng Tổ kiểm toán nội bộ, đồng thời sao gởi cho Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Tổng Giám đốc Công ty “để báo cáo”
Trang 4d Theo dõi sau kiểm toán là công việc theo dõi các sửa chữa của bộ phận
công tác hoặc doanh nghiệp được kiểm toán và đánh giá kết quả của các hoạt động này, bao gồm cả việc phúc tra và ra báo cáo theo dõi sau kiểm toán
Việc xem xét các kiến nghị của Tổ Kiểm toán nội bộ, lựa chọn và thực hiện các biện pháp sửa chữa thích hợp là trách nhiệm của Lãnh đạo bộ phận công tác hoặc doanh nghiệp được kiểm toán Tổ Kiểm toán nội bộ có trách nhiệm theo dõi để
ghi nhận các hoạt động sửa chữa (nếu có) và đánh giá kết quả của chúng Nếu Lãnh
đạo bộ phận công tác hoặc doanh nghiệp được kiểm toán xét thấy không cần thiết phải có hoạt động sửa chữa các vấn đề được nêu trong báo cáo kiểm toán thì cần phải xem xét mọi rủi ro có thể xảy ra và chịu trách nhiệm về việc không có những biện pháp sửa chữa thích hợp trong phạm vi quyền hạn của mình
Điều 7 : Tổ trưởng Tổ Kiểm toán nội bộ có trách nhiệm tổ chức hồ sơ kiểm
toán thích hợp để ghi chép về các công việc các kiểm toán viên đã thực hiện, các bằng chứng thu thập được để làm cơ sở cho kết luận kiểm toán Hồ sơ kiểm toán cần được lưu trữ và bảo quản an toàn và bảo mật Hồ sơ kiểm toán thuộc quyền quản lý của Tổ Kiểm toán nội bộ, các bộ phận công tác liên quan muốn xem xét hồ
sơ kiểm toán phải được sự đồng ý của Tổ trưởng Tổ Kiểm toán nội bộ Những đơn
vị chức năng bên ngoài Công ty muốn được xem xét hồ sơ kiểm toán phải được sự chấp thuận của Tổng Giám đốc
Điều 8 : Sửa đổi, bổ sung Quy chế
Trong quá trình thực hiện Quy chế này, nếu phát sinh nhu cầu sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp với đặc điểm tình hình hoạt động của Công ty và các thay đổi của luật pháp có liên quan đến hoạt động kiểm toán nội bộ, thì Tổ trưởng
Tổ kiểm toán nội bộ có thể đề xuất các nội dung cần bổ sung, sửa đổi để trình Tổng Giám đốc xem xét, quyết định
Quyết định sửa đổi, bổ sung các nội dung có liên quan trong Quy chế này sẽ
có hiệu lực thi hành kề từ ngày được Tổng Giám đốc ký ban hành
Điều 9 : Hiệu lực thi hành
Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày được Tổng Giám đốc ký ban hành
Tổ trưởng Tổ Kiểm toán nội bộ có trách nhiệm tổ chức thực hiện Quy chế này
TỔNG GIÁM ĐỐC
4/5