Khóa luận nâng cao hiệu quả công tác văn phòng

Công tác văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác văn phòng bởi Văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo. Vì vậy, nếu Văn phòng được tổ chức và làm việc khoa học, trật tự, nề nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan, tổ chức, đơn vị. Trung tâm Văn hóa – Thể thao quận Thanh Khê là một đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND quận Thanh Khê, được thành lập để đáp ứng được sự phát triển và nhu cầu vui chơi, giải trí, sáng tạo, hưởng thụ các giá trị văn hóa, thể thao và nâng cao sức khỏe, tinh thần của cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân trên địa bàn quận trong thời kỳ phát triển mới. Với hai chức năng chính là tham mưu – tổng hợp và hậu cần, công tác văn phòng tại Trung tâm Văn hóa – Thể thao quận đã thực hiện tốt vai trò của mình, phục vụ hiệu quả cho công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo tại cơ quan. Tuy nhiên, qua quan sát, đánh giá sơ bộ, bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác văn phòng tại Trung tâm còn bộc lộ những tồn tại, hạn chế, cán bộ, công chức, viên chức chưa hiểu sâu và khai thác hết các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, dẫn đến việc chưa đạt được hiệu quả cao trong các hoạt động tại cơ quan. Vì vậy việc nâng cao chất lượng công tác văn phòng là điều vô cùng cần thiết để cải thiện năng suất làm việc của Văn phòng cũng như các hoạt động của Trung tâm. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn phòng đối với sự phát triển của cơ quan, em xin chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Trung tâm Văn hóa Thể thao quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng”, nhằm tìm hiểu sâu về công tác văn phòng và đề xuất một số các giải pháp nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng. Hy vọng với đề tài này, em có thể góp một phần nhỏ công sức trong việc hoàn thiện công tác văn phòng tại cơ quan.

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM VĂN HÓA – THỂ THAO QUẬN THANH KHÊ, THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

Khóa luận tốt nghiệp ngành: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn: THS TRƯƠNG THỊ THỦY

Sinh viên thực hiện: LÊ BẢO TRÂN

Mã số sinh viên: 1405QTVD-MT046

HÀ NỘI - 2018

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là đề tài khóa luận của riêng em, mọi số liệu và nội dung đều trung thực, khách quan, không sao chép của người khác Em xin chịu trách nhiệm về bài nghiên cứu của mình

Người cam đoan

Lê Bảo Trân

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài khóa luận này, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình, vì thế em xin chân thành cảm ơn đến quý thầy cô giáo, bạn bè và đặc biệt là cô Trương Thị Thủy đã tận tình hướng dẫn, động viên và giúp đỡ em hoàn thành đề tài này Chân thành cảm ơn lãnh đạo Trung tâm Văn hóa – Thể thao quận Thanh Khê, thành phố

Đà Nẵng đã tạo điều kiện tiếp nhận em vào khảo sát thực tế tại cơ quan và lãnh đạo, cũng như các công chức, viên chức tại Trung tâm đã quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn tận tình cho em để có thể tiếp xúc, quan sát, tìm hiểu và làm quen với công tác văn phòng tại đơn vị

Em xin chân thành cảm ơn!

4 Hệ thống quản lý văn bản điều hành HTQLVBĐH

MỤC LỤC

1.2 Hiệu quả công tác văn phòng – một số nội dung cơ bản 20

1.2.1 Khái niệm “hiệu quả công tác văn phòng” 20

1.2.3 Các tiêu chí đánh giá hiệu quả công tác văn phòng 26 1.2.4 Yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng 29 1.3 Sự cần thiết phải nâng cao hiệu quả công tác văn phòng 31

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM VĂN

2.1 Khái quát chung về Trung tâm Văn hóa - Thể thao quận Thanh Khê 32

2.2 Khái quát về Văn phòng Trung tâm Văn hóa - Thể thao quận Thanh Khê 34

2.3 Thực trạng công tác văn phòng tại Trung tâm Văn hóa - Thể thao quận Thanh

2.3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 44

2.4 Đánh giá thực trạng hiệu quả công tác văn phòng tại Trung tâm Văn hóa -Thể

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI

3.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo về công tác văn phòng 72 3.2 Nâng cao trách nhiệm của người làm công tác văn phòng 73 3.3 Xây dựng và ban hành các quy chế, quy định liên quan đến các công tác văn

3.4 Các nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả nghiệp vụ văn phòng 75

3.4.1 Giải pháp về công tác tham mưu – tổng hợp 75 3.4.2 Giải pháp về công tác soạn thảo và ban hành văn bản 76 3.4.3 Giải pháp về công tác văn thư – lưu trữ 77

3.5 Ứng dụng công nghệ thông tin, đầu tư trang thiết bị hiện đại 79

3.5.1 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 79 3.5.2 Giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn

3.6 Xây dựng mối quan hệ và phát huy sự phối hợp giữa các bộ phận 81 3.7 Xây dựng hệ thống tiêu chuẩn đánh giá nhân sự 81 3.8 Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 vào công tác văn phòng 82

A PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức Các cơ quan, tổ chức muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm

vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác văn phòng bởi Văn phòng là

bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo Vì vậy, nếu Văn phòng được tổ chức và làm việc khoa học, trật tự, nề nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan, tổ chức, đơn vị

Trung tâm Văn hóa – Thể thao quận Thanh Khê là một đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND quận Thanh Khê, được thành lập để đáp ứng được sự phát triển và nhu cầu vui chơi, giải trí, sáng tạo, hưởng thụ các giá trị văn hóa, thể thao và nâng cao sức khỏe, tinh thần của cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân trên địa bàn quận trong thời kỳ phát triển mới Với hai chức năng chính là tham mưu – tổng hợp và hậu cần, công tác văn phòng tại Trung tâm Văn hóa – Thể thao quận đã thực hiện tốt vai trò của mình, phục vụ hiệu quả cho công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo tại cơ quan Tuy nhiên, qua quan sát, đánh giá sơ bộ, bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác văn phòng tại Trung tâm còn bộc lộ những tồn tại, hạn chế, cán bộ, công chức, viên chức chưa hiểu sâu và khai thác hết các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, dẫn đến việc chưa đạt được hiệu quả cao trong các hoạt động tại cơ quan Vì vậy việc nâng cao chất lượng công tác văn phòng là điều vô cùng cần thiết để cải thiện năng suất làm việc của Văn phòng cũng như các hoạt động của Trung tâm

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn phòng đối với sự phát triển của

cơ quan, em xin chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Trung tâm Văn hóa - Thể thao quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng”, nhằm tìm hiểu sâu về công tác văn phòng và đề xuất một số các giải pháp nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng

Hy vọng với đề tài này, em có thể góp một phần nhỏ công sức trong việc hoàn thiện công tác văn phòng tại cơ quan

2 Li ̣ch sử nghiên cứu

Hiện nay, đã có rất nhiều tài liệu nghiên cứu về các công tác văn phòng như:

- Năm 1998, Lê Văn Ký với đề tài cấp Bộ “Nghiên cứu về tổ chức hoạt động của Văn phòng Ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Ban và những hoạt động chung của Ban trong điều kiện mới” đã đi sâu phân tích

thực trạng tổ chức, hoạt động của Văn phòng Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ Trước hết là vấn đề phát triển tổ chức của Văn phòng Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ cũng như chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Ban qua mỗi thời kỳ gắn với sự thay đổi và phát triển của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ Sau đó đề tại đưa ra những giải pháp hoàn thiện tổ chức và hoạt động của Văn phòng Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ theo yêu cầu cải cách hành chính; đổi mới nhận thức về chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Ban; và hoàn thiện những lĩnh vực công tác chủ yếu của Văn phòng Ban

- Năm 2000, Văn Tất Thu với đề tài cấp Bộ “Cơ sở khoa học hoàn thiện mô hình

tổ chức và hoạt động văn phòng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ trong điều kiện cải cách hành chính” đã nghiên cứu phân tích và làm rõ về tổ chức và

hoạt động của Văn phòng các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ qua việc khảo sát và nghiên cứu các quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

và tổ chức của Văn phòng các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ như quy định trong Điều 17 Nghị định số 186/2002/NĐ-CP của Chính phủ Đồng thời nghiên cứu về thực trạng đội ngũ cán Bộ, công chức, viên chức, nhân viên và hoạt động của Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ Đề tài cũng đã đưa ra một

số giải pháp hoàn thiện hoạt động của Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ về Xây dựng và hoàn thiện hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ; hoàn thiện các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của Văn phòng Bộ

- Năm 2003, Văn Tất Thu với đề tài cấp Bộ “Nghiên cứu hoàn thiện công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng phục vụ chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính” đã đi sâu phân tích thực trạng hoạt động của Văn

phòng Bộ trong công tác tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo Bộ Qua đó rút ra những mặt

đã đạt được như: hoạt động của Văn phòng Bộ Nội vụ được tổ chức trên cơ sở các nguyên tắc và chế độ trách nhiệm rõ ràng, có sự phân công, phối hợp trong và ngoài Văn

phòng Bộ tương đối nhịp nhàng Nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp trong việc xây dựng chương trình công tác, bảo đảm thông tin, báo cáo xử lý những vấn đề phát sinh đã giúp cho sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Bộ sâu sát, hiệu lực và hiệu quả hơn… Tuy nhiên vẫn còn những tồn tại, hạn chế như: thực hiện chức năng tham mưu trong tổ chức điều hành công việc của lãnh đạo Bộ, cụ thể là tham mưu xây dựng chương trình kế hoạch công tác cần tiếp tục hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu Từ đó đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác tham mưu, tổng hợp trong hoạt động của Văn phòng Bộ như: đổi mới công tác tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch công tác và theo dõi thực hiện chương trình kế hoạch công tác; hoàn thiện công tác thư ký giúp việc lãnh đạo Bộ; tham mưu đổi mới và hoàn thiện công tác VTLT, tổ chức các hội nghị, cuộc họp giao ban; đổi mới, hoàn thiện công tác quản trị hành chính trong Văn phòng Bộ;…

- Năm 2003, Lê Văn In với đề tài cấp thành phố “Đổi mới tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND và UBND Thành phố Hồ Chí Minh góp phần thực hiện có hiệu quả cải cách hành chính của TP Hồ Chí Minh” đã nghiên cứu về lý luận và thực tiễn hoạt động

Văn phòng HĐND, UBND cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung Ương; Xây dựng quy chế làm việc của chuyên viên Văn phòng HĐND, UBND Thành phố Hồ Chí Minh; Nghiên cứu tổ chức hệ thống thông tin quản lý văn bản đến (VBDE), văn bản đi (VBDI), lập hồ sơ lưu trữ và các danh mục mẫu hồ sơ lưu trữ cần lưu giữ của Văn phòng HĐND

- UBND 2004; Xây dựng đề án cải tiến hệ thống thông tin VBDE - VBDI tại Văn phòng HĐND, UBND Thành phố và các Sở, Ngành, Quận Huyện có liên quan

Các bài viết trên đã trình bày khá rõ ràng về Văn phòng, công tác tham mưu, tổng hợp, tổ chức hoạt động của Văn phòng, đồng thời cũng đưa ra một số giải pháp hoàn thiện các công tác văn phòng tại một số cơ quan hành chính cấp Trung ương và cấp tỉnh Ngoài

ra, còn một số các giáo trình về quản trị văn phòng như Quản trị văn phòng của Nguyễn Hữu Tri (2005), Giáo trình Quản trị văn phòng của Nguyễn Thành Độ (2012), Giáo trình Quản trị văn phòng của Nghiêm Kỳ Hồng (2015),… Những giáo trình này đã giới

thiệu tổng quan về Văn phòng và các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, chủ yếu tập trung nghiên cứu, trình bày về điều hành, quản trị trong Văn phòng

Tuy nhiên, các bài viết này vẫn chưa nghiên cứu về công tác văn phòng nói chung

mà chỉ đề cập chi tiết đến một số nội dung của công tác văn phòng hay là về công tác quản trị văn phòng Đồng thời, chưa có đề tài nào nghiên cứu về công tác văn phòng tại một đơn

vị sự nghiệp cấp huyện Vì vậy, trong đề tài này, em sẽ tìm hiểu, nghiên cứu về “Nâng cao

hiệu quả công tác văn phòng tại Trung tâm Văn hóa - Thể thao quận Thanh Khê, thành phố

Đà Nẵng”

3 Mục tiêu nghiên cư ́ u

Đề tài này được thực hiện nhằm hướng tới mục tiêu sau:

- Hiểu rõ về đặc điểm, nội dung công tác văn phòng

- Nắm kiến thức và biết cách thực hiện các thao tác nghiệp vụ của bộ phận Văn phòng

- Phản ánh, đánh giá được tình hình công tác văn phòng tại Trung tâm Văn hóa - Thể thao quận Thanh Khê, Đà Nẵng để phát huy được những điểm mạnh và khắc phục những điểm yếu nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng ở đây

4 Nhiê ̣m vu ̣ nghiên cứu

Đề tài này nghiên cứu, tìm hiểu về:

- Cơ sở lý luận về công tác văn phòng

- Thực trạng công tác văn phòng tại Trung tâm Văn hóa - Thể thao quận Thanh Khê

- Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Trung tâm Văn hóa - Thể thao quận Thanh Khê

5 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn phòng

- Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng Trung tâm Văn hóa - Thể thao quận Thanh Khê, Đà Nẵng từ tháng 9/2014 đến tháng 3/2018

6 Giả thuyết nghiên cứu

- Nếu công tác văn phòng được thực hiện tốt thì sẽ góp phần quyết định sự thành công hay thất bại của Văn phòng cũng như của cả cơ quan

- Nếu hiệu quả công tác văn phòng được nâng cao sẽ tạo tiền đề cho sự phát triển của Văn phòng cũng như hoạt động của cơ quan

7 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp phân tích và tổng hợp: thực hiện đề tài, em đã nghiên cứu công tác văn phòng bằng cách phân tích chúng theo từng nghiệp vụ cụ thể để tìm hiểu sâu sắc về

đối tượng, sau đó tổng hợp, liên kết từng mặt, từng bộ phận thông tin đã được phân tích tạo ra một hệ thống lý thuyết mới đầy đủ và sâu sắc về đối tượng

- Phương pháp phân loại và hệ thống hóa lý thuyết: ở phương pháp này em đã phân loại là sắp xếp các tài liệu khoa học theo từng mặt, từng đơn vị, từng vấn đề có cùng dấu hiệu bản chất, cùng một hướng phát triển với đối tượng nghiên cứu là công tác văn phòng Từ đó sắp xếp các thông tin thành một hệ thống trên cơ sở một mô hình lý thuyết làm sự hiểu biết về đối tượng đầy đủ hơn

- Phương pháp quan sát: em đã trải nghiệm thực tế, tham gia các hoạt động văn phòng cũng như quan sát các CBCCVC làm việc tại TTVHTT quận Thanh Khê để thu nhận thông tin về đối tượng nghiên cứu bằng tri giác trực tiếp và các nhân tố khác có liên quan đến đối tượng, từ đó có một góc nhìn khách quan nhất về công tác văn phòng tại cơ quan

- Phương pháp phân tích và tổng kết kinh nghiệm: trong phương pháp này em nghiên cứu và xem xét lại những thành quả thực tiễn trong quá khứ để rút ra kết luận bổ ích cho thực tiễn

8 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn

- Về lý luận: Đề tài góp phần tổng hợp những vấn đề lý luận cơ bản về công tác văn phòng và nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ đưa ra một cách nhìn mới khi nghiên cứu một vấn đề khoa học

+ Đề tài sẽ là tài liệu tham khảo cho việc nghiên cứu của cán bộ, công chức làm công tác văn phòng tại các đơn vị sự nghiệp cấp quận (huyện) và sinh viên chuyên ngành quản trị văn phòng các khóa

9 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung của đề tài gồm 03 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn phòng

Chương 2: Thực trạng công tác văn phòng tại Trung tâm Văn hóa - Thể thao quận Thanh Khê

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Trung tâm Văn hóa - Thể thao quận Thanh Khê

B PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1.1 Tổng quan về công tác văn phòng

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1.1 Khái niệm “Văn phòng”

Với những cách tiếp cận khác nhau sẽ có những định nghĩa khác nhau về Văn phòng, tuy nhiên đều dựa trên cơ sở nhận thức về sự tồn tại tất yếu khách quan của Văn phòng

Tiếp cận theo phương diện tổ chức: Văn phòng là một đơn vị cấu thành của tổ chức bao gồm các yếu tố cấu thành phù hợp với việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao theo định hướng hoạt động chung của tổ chức

Tiếp cận theo chức năng tổ chức: Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản trị tổ chức

Tiếp cận theo tính chất hoạt động: Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho điều hành của nhà quản trị

Có thể thấy cách tiếp cận theo chức năng là bao quát nhất, vì thế khái niệm Văn phòng được hiểu khái quát theo PGS.TS Nguyễn Hữu Tri là như sau:

“Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức để thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó.” [2,12]

1.1.1.2 Khái niệm “Công tác văn phòng”

Công tác văn phòng có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động của một cơ quan,

tổ chức, là những công việc được thực hiện hằng ngày trong Văn phòng và cả cơ quan, liên quan nhiều tới văn bản, giấy tờ, thủ tục, trình tự và có tính chất sự vụ Đó là các công việc cụ thể như soạn thảo văn bản; quản lý hồ sơ tài liệu; xây dựng kế hoạch; thông tin, liên lạc; chuyển giao văn bản, hồ sơ; chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị; liên hệ và giải quyết công việc với các cơ quan, doanh nghiệp khác theo chỉ đạo của lãnh đạo; báo cáo kết quả thực hiện các công việc theo yêu cầu của lãnh đạo; thực hiện công tác hậu cầu

phục vụ cho hoạt động của lãnh đạo; tiếp đón và hướng dẫn khách,… Những công việc này đòi hỏi phải vận dụng các nguồn lực sẵn có để thực hiện như nguồn nhân lực, vật lực, tài chính Công tác văn phòng rất đa dạng, phần nhiều liên quan tới các quy trình nghiệp vụ nên nếu không nắm vững các quy trình nghiệp vụ và thiếu trách nhiệm rất có thể ảnh hưởng tới nhiều người khác, nhiều đơn vị khác hoặc tới các công việc quản lý của lãnh đạo cơ quan, tổ chức

Cho đến nay thì chưa có một định nghĩa chính thức nào về công tác văn phòng, theo em, từ cách hiểu trên có thể định nghĩa về công tác văn phòng như sau:

Công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý và sử dụng các nguồn lực để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết quả mong muốn

1.1.2 Vị trí, ý nghĩa của Văn phòng

Văn phòng được xem như là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức, bởi vì các cơ quan, tổ chức luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại và Văn phòng là nơi đầu tiên tiếp nhận thông tin Đồng thời, các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến các bộ phận trong cơ quan, tổ chức Chính vì thế, Văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong cơ quan, tổ chức:

Thứ nhất, trong hoạt động quản lý hành chính của cơ quan, tổ chức luôn có những mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua những văn bản giao dịch, như vậy nhất thiết phải có Văn phòng để thực hiện việc quản lý và lưu chuyển các văn bản này Tương tự như vậy các hoạt động tổng hợp, tham mưu, hậu cần cho công tác quản trị cũng do Văn phòng đảm nhiệm

Thứ hai, Văn phòng là bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo cơ quan, tổ chức trong mọi hoạt động Do Văn phòng trợ giúp cho lãnh đạo về công tác thông tin điều hành nên mối quan hệ giữa họ rất mật thiết và mang tính thường xuyên Mối quan hệ này một phần quan trọng xuất phát từ đặc điểm của quản lý thông tin, phần khác là do việc cunng cấp các điều kiện vật chất, kỹ thuật phục vụ cho quá trình quản lý điều hành tổ chức

Thứ ba, Văn phòng là bộ phận trung gian thực hiện việc nối ghép các mối quan hệ trong quản lý điều hành đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức

Đây là hoạt động diễn ra thường xuyên và rất phong phú, nên nhà lãnh đạo không chỉ giao cho Văn phòng làm nhiệm vụ tiếp nhận, xếp đặt các mối quan hệ mà có nhiều việc lãnh đạo ủy nhiệm cho Văn phòng trực tiếp xem xét giải quyết theo yêu cầu của lãnh đạo

Thứ tư, Văn phòng là bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên, liên tục trong tổ chức Văn phòng không chỉ đảm nhận việc thu thập, xử lý, quản lý

và cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra quyết định điều hành tổ chức, mà còn cung cấp các điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho quá trình quản lý, nên hoạt động của Văn phòng cũng phải gắn liền liên tục với hoạt động quản trị tổ chức

Qua đó có thể thấy rằng Văn phòng được coi là vị trí trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng

1.1.3.1 Chức năng của Văn phòng

Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc, là bộ phận tổng hợp quản trị cho cơ quan, tổ chức để có được năng suất cao nhất, hiệu quả nhất Do vậy, Văn phòng có những chức năng sau:

a) Chức năng tham mưu – tổng hợp

Chức năng này của Văn phòng thể hiện ở hai mặt là tổng hợp và tham mưu:

Một là chức năng tổng hợp: Văn phòng (phòng Hành chính) là đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc tổng hợp và báo cáo lãnh đạo về các thông tin liên quan tới hoạt động của cơ quan, tổ chức Văn phòng thiết lập cơ chế thu thập thông tin cũng như các biện pháp và phương tiện xử lý thông tin và qua đó thực hiện theo dõi, nắm bắt và tổng hợp thông tin trên các mặt hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp theo Quy chế hoạt động

và yêu cầu của lãnh đạo Các thông tin đó được phân tích, xử lý, kiểm tra, đánh giá và tổng hợp báo cáo tới các cấp lãnh đạo hay cung cấp tới các đơn vị theo Quy chế hoạt động các nguồn tin Thông qua các thông tin của Văn phòng cung cấp, các nhà lãnh đạo nắm được mọi thông tin, diễn biến trong cơ quan, doanh nghiệp cũng như các thông tin bên ngoài xã hội có liên quan, từ đó có những biện pháp thích hợp để tổ chức quản lý và điều hành được chính xác và hợp lý

Hai là chức năng tham mưu: với vị trí là giúp bộ phận giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo nên Văn phòng được coi là bộ phận tham mưu chính cho lãnh đạo trong việc quản

lý và điều hành công tác hành chính của cơ quan, tổ chức Trên cơ sở thông tin đã được thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp và trình lãnh đạo; Văn phòng trong phạm vi quyền hạn còn nghiên cứu tình hình, tham mưu, đề xuất các biện pháp hợp lý giúp lãnh đạo có thêm cơ sở lựa chọn và ban hành các quyết định kịp thời nhằm giải quyết các công việc một cách hiệu quả nhất lý trong công tác quản lý và điều hành Bên cạnh đó, trong các lĩnh vực chuyên môn khác, Văn phòng cũng là đầu mối tập hợp các ý kiến, tham mưu, kiến nghị, đề xuất từ các đơn vị chuyên môn và tổng hợp thành những đề án, biện pháp hoàn chỉnh trình lãnh đạo Điều đó cho thấy hoạt động tham mưu là công việc rất quan trọng của Văn phòng các cơ quan, tổ chức

Hai mặt tổng hợp và tham mưu có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, không thể tách rời Tổng hợp là cơ sở của tham mưu Sẽ không thể tham mưu tốt, không thể có các biện pháp tốt nếu thông tin không có, hoặc không kịp thời, không được xử lý, phân tích chính xác và tổng hợp toàn diện Ngược lại, hoạt động tham mưu hiệu quả sẽ góp phần tăng cường công tác thông tin, hoạt động nắm bắt, tổng hợp thông tin và báo cáo sẽ được nhanh chóng hơn, chính xác hơn

b) Chức năng giúp việc điều hành

Chức năng giúp việc điều hành cho lãnh đạo được coi là một trong những chức năng quan trọng nhất của Văn phòng Căn cứ vào các quyết định hay chủ trương của lãnh đạo cơ quan, Văn phòng tiến hành xây dựng hoặc tham gia xây dựng các chương trình, kế hoạch hành động nhằm cụ thể hóa các chủ trương, chính sách, quyết định đó trong cơ quan trên thực tế Trong quá trình tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch

đã được lãnh đạo phê duyệt, Văn phòng thực hiện việc theo dõi, quản lý và đôn đốc việc triển khai trên thực tế, theo dõi sát sao về tiến độ triển khai cũng như nắm bắt các vấn

đề phát sinh trong quá trình thực hiện, thông tin kịp thời tới lãnh đạo để có biện pháp điều chỉnh Bên cạnh đó việc đáp ứng các điều kiện thực hiện như về hành chính, về cơ

sở vật chất và các nguồn lực khác từ Văn phòng sẽ là điều kiện quan trọng để việc thực hiện các quyết định, kế hoạch đó đạt hiệu quả cao nhất

c) Chức năng hậu cần

Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả Đó là chức năng hậu cần của Văn phòng Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị, chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng

- Chức năng tài chính: để đảm bảo ngân sách cho các hoạt động của cơ quan, Văn phòng phải quản lý thu – chi, kế toán, kiểm tra tính pháp lý trong các hoạt động của cơ quan, tổ chức

1.1.3.2 Nhiệm vụ của Văn phòng

Để thực hiện các chức năng của mình, Văn phòng phải thực hiện các nhóm nhiệm

vụ tương đương với chức năng đó Cụ thể là:

a) Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu – tổng hợp

- Theo dõi về tình hình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp trên các lĩnh vực như việc thực hiện các chủ trương, nghị quyết của Đảng, Nhà nước cũng như các chủ trương, nghị quyết của cơ quan, doanh nghiệp; tình hình thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác đã được phê duyệt; tình hình thực hiện nội quy, quy chế; tình hình tài chính, lương, thu nhập, phúc lợi; tình hình nhân sự, cán bộ; tình hình xây dựng, sửa chữa; kết quả kinh doanh; tiến độ thực hiện các dự án; tình hình bảo vệ, an ninh, an toàn, phòng cháy chữa cháy…

- Tổng hợp, soạn thảo báo cáo định kỳ và đột xuất trình lãnh đạo về các mặt công tác Đặc biệt báo cáo kịp thời các vấn đề phát sinh, những vấn đề hạn chế, vướng mắc trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp

- Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định cho cơ quan, tổ chức (nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính, chế độ phúc lợi…)

- Cập nhật văn bản quy phạm pháp luật liên quan tới công tác hành chính, quản lý; báo cáo lãnh đạo những quy định mới và dự thảo sửa đổi các quy định, quy chế trong

cơ quan phù hợp với những thay đổi của pháp luật

- Tham mưu cho lãnh đạo trong công tác tổ chức bộ máy văn phòng; công tác văn bản, đảm bảo các văn bản của cơ quan ban hành đúng pháp luật, đúng quy định; công tác tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác cho cơ quan

- Theo dõi về công tác nhân sự, tham mưu cho lãnh đạo trong công tác đánh giá, sắp xếp, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển nhân sự Tham mưu và tổ chức thực hiện công tác thi đua – khen thưởng trong cơ quan, doanh nghiệp

- Tổng hợp các ý kiến, kiến nghị đề xuất của các đơn vị, phòng ban và của đối tác, khách hàng và tham mưu cho lãnh đạo các biện pháp xử lý

- Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc; soạn thảo kế hoạch tổ chức hội nghị, lễ hội, phong trào thi đua trong cơ quan, tổ chức

- Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ cho cơ quan, tổ chức; thẩm định các văn bản của các đơn vị chuyên môn soạn thảo văn bản; tổ chức đảm bảo hệ thống thông tin phục vụ cho quản lý

- Nghiên cứu và tham mưu cho lãnh đạo trong công tác cải cách hành chính, xây dựng và tổ chức thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO Kiểm tra, đánh giá về hoạt động hành chính, hoạt động chuyên môn của các đơn vị trong cơ quan, tổ chức

b) Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo

- Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc chung; lập kế hoạch tổ chức hội nghị, lễ hội, phong trào thi đua theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo

- Tổ chức thực hiện các công việc theo kế hoạch đã được phê duyệt Đôn đốc, nhắc nhở, theo dõi tiến độ thực hiện của các đơn vị, phòng ban Theo dõi và nắm bắt các vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện và báo cáo lãnh đạo xử lý kịp thời

- Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các buổi làm việc của lãnh đạo và của các phòng ban chức năng theo chương trình, kế hoạch công tác Trao đổi với các đơn vị, đối tác để chuẩn bị các điều kiện tốt nhất cho các buổi làm việc này

- Chuẩn bị các chuyến công tác cho lãnh đạo, đảm bảo các thủ tục pháp lý liên quan trong trường hợp lãnh đạo, cán bộ, nhân viên đi công tác nước ngoài

- Giữ liên lạc thông suốt để nắm bắt, báo cáo và truyền đạt các quyết định, mệnh lệnh của lãnh đạo tới các đơn vị, cá nhân được kịp thời; theo dõi và báo cáo việc thực hiện các quyết định, mệnh lệnh đó

- Tổ chức thực hiện hoặc thông báo kịp thời tới các đơn vị, cá nhân trong trường hợp có điều chỉnh, bổ sung theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo

c) Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần

- Tổ chức mua sắm trang thiết bị cho cơ quan

- Tổ chức, quản lý trang thiết bị

- Tổ chức, phục vụ các cuộc hội họp, các sự kiện cho cơ quan

- Tổ chức phục vụ lãnh đạo trong chuyến đi công tác

- Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ trong cơ quan, tổ chức

- Tổ chức thực hiện công tác y tế, vệ sinh môi trường cho cơ quan, tổ chức

- Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, thư ký, tiếp khách, đón khách

- Thực hiện các công việc sự vụ liên quan đến cơ quan, tổ chức

d) Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giao dịch

- Xây dựng và mẫu hóa các văn bản liên quan đến giao dịch như hợp đồng kinh

tế, hợp đồng nhân sự, các bản cam kết, ký kết,…

- Thư ký, trợ lý

- Tư vấn cho cơ quan, tổ chức, lãnh đạo về các điều khoản trong các hợp đồng khi tiến hành hoạt động giao dịch

- Phục vụ cơ quan, tổ chức trong các hoạt động giao dịch, ký kết các hợp đồng

- Tổ chức thực hiện các ký kết hợp đồng

e) Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tài chính

- Quản lý toàn bộ nguồn thu – chi theo đúng pháp luật hiện hành

- Quản lý các quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kho bạc

- Quản lý cơ sở vật chất bằng nghiệp vụ tài chính

- Kiểm soát việc mua sắm, sửa chữa, xây dựng

- Tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động tài chính định kỳ

1.1.4 Vị trí và ý nghĩa công tác văn phòng

Công tác văn phòng thực sự là một mắt xích trong bộ máy hoáy hoạt động quản

lý của cơ quan, đơn vị, tạo nên sức mạnh kết hợp các yếu tố rời rạc thành một thể thống nhất và thúc đẩy các yếu tố đó vận động Các cơ quan, tổ chức muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác văn phòng bởi Văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp,

xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo

Ở đầu vào Văn phòng cần thu thập, xử lý, cung cấp thông tin từ bên ngoài và nội bộ giúp cho lãnh đạo cơ quan có quyết định đúng đắn Đầu ra gồm những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi giúp cho công tác quản lý điều hành cơ quan đạt kết quả Hơn nữa, ngoài Văn phòng, công tác văn phòng luôn tồn tại khách quan và giữ vai trò quan trọng tại các phòng, ban, đơn vị khác trong cơ quan, tổ chức

Vì vậy, nếu công tác văn phòng được tổ chức và làm việc khoa học, trật tự, nề nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan, tổ chức, đơn vị

1.2 Hiệu quả công tác văn phòng – một số nội dung cơ bản

1.2.1 Khái niệm “hiệu quả công tác văn phòng”

Hiệu quả là sự liên quan giữa nguồn lực đầu vào khan hiếm (như lao động, vốn, máy móc…) với kết quả trung gian hay kết quả cuối cùng Hiệu quả là một phạm trù được sử dụng rộng rãi trong tất cả các lĩnh vực kinh tế, kỹ thuật, xã hội Hiểu theo nghĩa

rộng, hiệu quả thể hiện mối tương quan giữa các biến số đầu ra thu được so với các biến

số đầu vào đã được sử dụng để tạo ra những kết quả đầu ra đó

Mặc dù Văn phòng không phải là bộ phận trực tiếp tham gia sản xuất hay tạo ra doanh thu, lợi nhuận cho tổ chức nhưng những chi phí mà Văn phòng dùng để phục vụ cho hoạt động của mình và các hoạt động khác của cơ quan là không nhỏ Đó là những chi phí về văn phòng phẩm, xăng xe, điện nước, điện thoại, sửa chữa trang thiết bị, chi phí tổ chức hội họp,… Vì vậy, rất khó để xác định chính xác hiệu quả của công tác văn phòng, để đạt được hiệu quả cao thì đòi hỏi Văn phòng phải có những kế hoạch, chương trình hành động phù hợp, hạn chế tối đa các khoản chi phí, tránh phung phí nguồn lực của cơ quan, tổ chức Ngoài ra, hiệu quả của công tác văn phòng còn thể hiện qua việc thực hiện đúng quan điểm, chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước

Như vậy, theo em, hiệu quả công tác văn phòng là mối tương quan giữa kết quả đạt được so với nguồn lực đã sử dụng ban đầu trong công tác văn phòng

1.2.2 Nội dung công tác văn phòng

Công tác văn phòng bao gồm những nội dung chính sau:

1.2.2.1 Tổ chức và điều hành Văn phòng

Tổ chức và điều hành công việc văn phòng bao gồm những công việc chính sau:

Thứ nhất, tổ chức bộ máy: cơ cấu tổ chức hay bộ máy cơ quan, tổ chức đòi hỏi phải được thiết kế sao cho tinh gọn, không cồng kềnh, ít tầng nấc Mọi hoạt động của

bộ máy có tính xuyên suốt, có sự liên kết, mối quan hệ công việc rõ ràng, có hiệu quả cao Phân công nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể, chi tiết, tránh trùng lặp, dễ gây tình trạng chồng chéo chức năng, đùn đẩy công việc

Thứ hai, phân công công việc: phân công công việc trong cơ quan, tổ chức cần phải dựa theo các yêu cầu sau:

+ Phân công theo theo vị trí pháp lý và thẩm quyền (do luật quy định)

+ Phân công theo khối lượng công việc

+ Phân công theo biên chế cơ quan

+ Một chức năng, nhiệm vụ không được giao cho nhiều đơn vị hoặc nhiều người đảm nhiệm

+ Phân công nhiệm vụ phải phân trách nhiệm

Thứ ba, điều hành công việc văn phòng: điều hành công việc là việc áp dụng những phương pháp, những cách thức chỉ huy, duy trì tính kỷ luật nhằm đảm bảo thực hiện đúng những mục tiêu và nhiệm vụ của Văn phòng Ngoài ra, trong công tác quản lý, điều hành

cơ quan, tổ chức, các quyết định của lãnh đạo ban hành hầu như đều có sự đóng góp của Văn phòng thông qua những công việc cụ thể như nắm thông tin, đánh giá tình hình, nghiên cứu các văn bản pháp luật, đưa ra dự báo và giải pháp Có 03 phương thức chính điều hành công việc văn phòng đó là:

+ Điều hành bằng hệ thống “nguyên tắc thủ tục”: là quá trình thiết lập những nguyên tắc và quy trình phù hợp nhằm giải quyết những công việc Khi giải quyết các công việc liên quan cần tuân thủ các nguyên tắc và thủ tục đã ban hành Đây là phương thức đặc trưng của hành chính

+ Điều hành bằng hệ thống văn bản: đây cũng là phương thức mang tính đặc trưng của hành chính, là quá trình truyền đạt bằng mệnh lệnh, giải quyết công việc thông qua những văn bản viết chính thức và cụ thể

+ Điều hành thông qua ủy quyền và phân quyền: dựa vào cơ cấu tổ chức bộ máy

để phân quyền và phân trách nhiệm giải quyết công việc Đây là phương thức tạo ra độ linh hoạt cao cho hệ thống

Việc điều hành công việc văn phòng cần phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

+ Mệnh lệnh điều hành phải đúng với năng lực thực tế của người thực thi

+ Mục tiêu đặt ra cho việc điều hành phải hài hòa, có thể hỗ trợ nhau trong khuôn khổ mục tiêu chung của cơ quan

+ Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng và dễ thực hiện

Thứ tư, xây dựng quy chế làm việc: quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức phải được cụ thể hóa bằng hệ thống văn bản Quy chế được ban hành căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức để cụ thể hóa cách thức hoạt động công vụ thông qua quy định về trách nhiệm, quyền hạn của cá nhân, đơn vị để cụ thể hóa quan hệ công tác, cách thức phối hợp và một số chế độ công tác quan trọng

- Quy chế làm việc tốt góp phần:

+ Đảm bảo sự thống nhất trong thực thi công vụ

+ Là công cụ để phối hợp trong quá trình thực thi công vụ; phát huy dân chủ trong cơ quan, tổ chức

+ Chống lãng phí các nguồn lực của cơ quan, tổ chức; là căn cứ để tạo lề lối làm việc khoa học, chuyên nghiệp; có cơ sở để ngăn ngừa những việc làm sai trái, tùy tiện

+ Gián tiếp tạo năng suất lao động

+ Là cơ sở của hoạt động kiểm tra, giám sát

- Có hai loại quy chế cần chú ý là:

+ Quy chế mang thứ quy phạm chung được áp dụng cho toàn bộ các cơ quan, tổ chức trong bộ máy nhà nước Đó là những quy định nhằm giải quyết các nhiệm vụ như: tuyển dụng, xếp ngạch lương, vấn đề đào tạo,…

+ Quy chế nhằm đề ra những áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị, phòng ban mang tính chất đặc thù

1.2.2.2 Công tác tham mưu – tổng hợp

Công tác tổng hợp là toàn bộ công việc liên quan đến quá trình xâu chuỗi, liên kết, tập hợp các sự vật, hiện tượng, yếu tố riêng lẻ thành tổ hợp chung bằng những phương pháp, kỹ thuật nhất định Còn công tác tham mưu là tổng hợp các công việc, các hoạt động, các biện pháp tiến hành theo một quy trình cụ thể của một tổ chức, một cá nhân có tính chuyên nghiệp, nghề nghiệp theo đúng nguyên tắc của tổ chức, hoạt động đáp ứng yêu cầu của tổ chức, cá nhân cần tham mưu về một chủ trương, nội dung công việc, yêu cầu được xác định

Như vậy, công tác tham mưu - tổng hợp trực tiếp giúp lãnh đạo điều hành toàn bộ công việc và các hoạt động của cơ quan; đồng thời đóng vai trò là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo và quản lý Thực tiễn đã cho thấy, nơi nào công tác tham mưu, tổng hợp được quan tâm đúng mức thì nơi đó sự chỉ đạo, điều hành đạt hiệu quả cao Lãnh đạo

có nắm chắc được tình hình hay không, có bao quát được các công việc, tổ chức thực hiện

có hiệu quả các chủ trương, chương trình công tác hay không, đều phụ thuộc rất lớn vào việc tham mưu thực hiện nhiệm vụ

1.2.2.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

Văn bản nói chung là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ ở dạng viết Văn bản thường là tập hợp của các câu có tính trọn vẹn về nội dung và hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới mục tiêu giao tiếp nhất định

Văn bản hành chính là các thông tin quản lý thành văn được hình thành trong hoạt động quản lý, điều hành của các tổ chức tham gia quản lý xã hội Văn bản hành chính đóng vai trò là phương tiện truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý, đồng thời là phương tiện kiểm tra hoạt động của lãnh đạo Với những giá trị về mặt pháp lý, thông tin và quản lý, công tác soạn thảo văn bản hành chính đòi hỏi sự chính xác cao về

cả nội dung và thể thức, đồng thời phải tuân theo các quy trình soạn thảo để đảm bảo văn bản ban hành có tính hợp pháp

Quy trình soạn thảo văn bản hành chính gồm các bước như sau:

1 Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết, thực hiện văn bản

2 Chọn thể loại văn bản: Căn cứ vào mục đích và nội dung văn bản dự định ban hành

3 Thu thập và xử lý thông tin

4 Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo

5 Duyệt văn bản

6 Hoàn thiện văn bản ban hành

1.2.2.4 Công tác văn thư

Công tác văn thư là công tác nhằm bảo đảm nguồn tin bằng văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức Công tác văn thư bao gồm các nội dung chính sau:

- Quản lý và giải quyết văn bản đi

- Quản lý và giải quyết văn bản đến

- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Quản lý và sử dụng con dấu

Công tác văn thư được hình thành nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục

vụ kịp thời cho nhu cầu giải quyết công việc của các cấp lãnh đạo, quản lý, và ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Có thể khẳng định, công tác văn thư có vai trò rất quan trọng, là một bộ phận không thể thiếu và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn công việc trong Văn phòng:

- Giúp thu thập, xử lý và cung cấp kịp thời, đầy đủ nguồn thông tin văn bản phục

vụ hoạt động quản lý

- Góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ quản lý

- Góp phần bảo vệ bí mật của quốc gia, địa phương, cơ quan, doanh nghiệp

- Giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát

- Giúp cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong việc tổng kết lịch sử, giáo dục truyền thống, rút ra những kinh nghiệp trong hoạt động quản lý, sản xuất, kinh doanh

1.2.2.5 Công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ và

tổ chức khoa học những văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức để phục vụ nhu cầu tra cứu thông tin quá khứ và là bằng chứng xác minh, đối chiếu khi cần thiết Nội dung công tác lưu trữ bao gồm:

- Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Xác định giá trị tài liệu

- Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

- Phân loại tài liệu lưu trữ

- Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ

- Bảo quản, khai thác tài liệu lưu trữ

Công tác lưu trữ cần phải được tiến hành một cách khoa học, hiệu quả và đúng với quy định của pháp luật

1.2.2.6 Công tác hậu cần

Hậu cần là việc đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật, vệ sinh, y tế, môi trường và những hoạt động khác liên quan đến cơ quan, tổ chức Để thực hiện công việc này, Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các kế hoạch mua sắm, bảo trì, thay thế các trang thiết bị, phương tiện làm việc và các tài sản khác phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp Việc đảm bảo công tác lễ tân, khánh tiết, an ninh,

an toàn… cũng là những công việc mà Văn phòng tiến hành thực hiện thường xuyên, phục vụ hiệu quả cho các hoạt động của cơ quan, tổ chức

1.2.3 Các tiêu chí đánh giá hiệu quả công tác văn phòng

Để xác định được tính hiệu quả của công tác văn phòng, nhất định phải có những tiêu chí đánh giá cụ thể làm căn cứ so sánh giữa kết quả thực hiện với mục tiêu hoạt động đề ra Vì vậy, những tiêu chí đánh giá hiệu quả này phụ thuộc chặt chẽ vào các mục tiêu hoạt động của Văn phòng Các tiêu chí đó là:

1.2.3.1 Những nội dung về tổ chức, chỉ đạo, điều hành trong công tác văn phòng

- Công tác tổ chức và bố trí người làm công tác văn phòng:

+ Bố trí người làm công tác văn phòng đúng ngành, đúng nghề, không trùng lặp chức năng, nhiệm vụ

+ Trình độ chuyên môn của người làm công tác văn phòng phù hợp với yêu cầu

và tính chất công việc

+ Chỉ đạo, điều hành công tác văn phòng:

+ Chỉ đạo, triển khai, phổ biến các văn bản của Trung ương, của tỉnh liên quan đến công tác văn phòng đầy đủ, cụ thể, rõ ràng

+ Có quy chế công tác văn phòng được sửa đổi, bổ sung kịp thời; kế hoạch (hoặc phương hướng nhiệm vụ) công tác văn phòng hàng năm

+ Kiểm tra công tác văn phòng tại phòng ban chuyên môn và các đơn vị trực thuộc

+ Thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên, đột xuất về công tác văn phòng

+ Cử cán bộ, công chức, viên chức tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng về công tác văn phòng do thành phố hoặc các cơ quan khác tổ chức

1.2.3.2 Những nội dung về công tác soạn thảo và ban hành văn bản

- Soạn thảo văn bản đúng trình tự, quy trình

- Nội dung văn bản ban hành phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đúng với quy định của pháp luật, đướng lối, chính sách của Đảng và Nhà nước

- Thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của Nhà nước về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

1.2.3.3 Những nội dung về kết quả thực hiện nghiệp vụ văn thư

- Quản lý văn bản đến:

+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến đúng quy định

+ Văn bản đến được trình đến đúng người có thẩm quyền cho ý kiến phân phối, chỉ đạo, giải quyết

+ Chuyển giao văn bản đến cho đơn vị hoặc cá nhân xử lý nhanh chóng, chặt chẽ, đúng đối tượng, quy định

+ Theo dõi kết quả xử lý văn bản đến: có quy định thời gian xử lý và có biện pháp để theo dõi kết quả xử lý, tổng hợp báo cáo tình hình xử lý văn bản đến hàng tuần

+ Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành trong quản lý văn bản đến: ứng dụng có hiệu quả các nội dung quản lý văn bản đến từ phần mềm quản lý văn bản

và điều hành, thực hiện in sổ đăng ký văn bản đến từ phần mềm

+ Sổ đăng ký văn bản đến: có sổ đăng ký văn bản đến, văn bản đến được cập nhật vào sổ đầy đủ và đúng các thông tin trong sổ theo quy định

- Quản lý văn bản đi:

+ Ghi số và ngày tháng năm văn bản đi theo đúng quy định (số liên tiếp; không trùng số, chèn số, trống số)

+ Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: văn bản ban hành đúng thể thức và

kỹ thuật trình bày

+ Đăng ký văn bản đi: văn bản đi được cập nhật vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ

sở dữ liệu quản lý văn bản đi; có sổ, cập nhật đầy đủ, đúng các nội dung thông tin của sổ

+ Chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi: thực hiện đúng các quy định

về chuyển phát văn bản đi đối với bản giấy và bản điện tử, chuyển phát kịp thời và quản

lý văn bản đi chặt chẽ (có sổ theo dõi và cập nhật đầy đủ, đúng nội dung theo quy định)

+ Lưu văn bản đi đầy đủ tại văn thư cơ quan và tại bộ phận soạn thảo, bản lưu tại văn thư đã đóng dấu và được sắp xếp theo thứ tự đăng ký (từ nhỏ đến lớn), có hồ sơ tập lưu văn bản đi

+ Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành trong quản lý văn bản đi: Ứng dụng có hiệu quả phần mềm quản lý văn bản và điều hành (thực hiện việc in sổ đăng ký văn bản đi từ phần mềm)

- Quản lý và sử dụng con dấu:

+ Có phân công người quản lý dấu

+ Việc quản lý con dấu của người được phân công chặt chẽ đúng quy định

+ Phương tiện bảo quản con dấu: có két, tủ, có khóa đảm bảo chắc chắn, an toàn

- Thực hiện lập hồ sơ công việc theo đúng quy định

- Tiêu hủy tài liệu hết giá trị đúng quy định

1.2.3.4 Những nội dung về kết quả thực hiện nghiệp vụ lưu trữ

- Kho lưu trữ:

+ Bố trí kho lưu trữ: có bố trí kho lưu trữ cơ quan độc lập hoặc diện tích đủ để bảo quản an toàn tài liệu

+ Có nội quy kho lưu trữ:

+ Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ: đầy đủ trang thiết bị như giá, cặp, hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ, quạt thông gió, thiết bị phòng cháy chữa cháy

+ Hiện trạng kho sạch sẽ và tài liệu lưu trữ được sắp xếp ngăn nắp đúng quy định

- Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ:

+ Thu thập tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan: có kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu và thực hiện thu thập tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan theo quy định

+ Thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan: có biên bản, có mục lục hồ sơ nộp lưu đúng quy định

+ Chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ thu thập được trong năm

+ Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử đúng quy định (theo Luật Lưu trữ, Lịch giao nộp)

+ Quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chặt chẽ, đúng quy định (có sổ nhập, xuất tài liệu; sổ theo dõi khai thác sử dụng tài liệu; thông tin trên các sổ được cập nhật đầy đủ, kịp thời, đúng quy định)

+ Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ: có phần mềm lưu trữ và sử dụng tốt phần mềm trong quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ (số hóa được tài liệu lưu trữ)

1.2.3.5 Những nội dung về công tác hậu cần

- Trang thiết bị

+ Giá trị mua vào của trang thiết bị theo tiêu chuẩn, định mức quy định

+ Tình trạng sử dụng trang thiết bị còn tốt, đáp ứng công việc

+ Quản lý, sử dụng trang thiết bị theo quy định

- An toàn về an ninh trật tự, vệ sinh môi trường, y tế

1.2.4 Yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng

Công tác văn phòng có thể bị ảnh hưởng, tác động từ nhiều yếu tố, được chia thành yếu tố bên ngoài và yếu tố bên trong Văn phòng

1.2.4.1 Yếu tố bên ngoài

Yếu tố bên ngoài là những điều kiện khách quan, không xuất phát từ chính Văn phòng mà từ tự nhiên, ảnh hưởng của văn hóa, chính trị, xã hội, kinh tế, khoa học kỹ thuật Cụ thể như sau:

- Điều kiện tự nhiên: gồm các yếu tố về địa lý, khí hậu, thủy văn, các nguồn tài nguyên

thiên nhiên của mỗi quốc gia, mỗi vùng, mỗi địa phương Điều kiện tự nhiên ảnh hưởng đến hoạt động của các Văn phòng ở các phương diện: lựa chọn địa điểm, xác định ngành, lĩnh vực hoạt động, khả năng cung cấp nguồn lực, các chi phí khắc phục rủi ro Nếu các yếu tố này thuận lợi giúp cho công tác văn phòng có hiệu quả, phát huy tác dụng và ngược lại

- Điều kiện chính trị, pháp lý: nhà nước luôn quản lý vĩ mô thông qua các công cụ

định hướng, các chính sách, chế độ Nếu định hướng đúng và các công cụ quản lý hữu hiệu

sẽ góp phần thúc đẩy công tác văn phòng Những công cụ mang tính chất pháp lý của Nhà nước vừa bảo vệ, vừa trợ giúp cho hoạt động của cơ quan đơn vị, đồng thời là căn cứ để Văn phòng xây dựng nội quy, quy chế nhằm thống nhất mọi hoạt động của cơ quan mình

- Điều kiện kinh tế: sự tăng trưởng kinh tế, các yếu tố về kinh tế của đất nước có

thể tạo ra thuận lợi hoặc khó khăn cho hoạt động của cơ quan, đơn vị trong đó có Văn phòng Thực tế ở nước ta trong thời gian qua đã minh chứng: sự phát triển kinh tế theo hướng hội nhập đã tác động rất lớn đến cơ cấu tổ chức, nội dung, phương pháp thực hiện công tác văn phòng

- Điều kiện xã hội: yếu tố này bao gồm trình độ dân trí, tập quán, truyền thống văn

hoá, quan niệm về đạo đức, tình hình bảo đảm trật tự, an ninh xã hội ở mỗi quốc gia, mỗi vùng, mỗi địa phương Những yếu tố đó ảnh hưởng đến nội dung, nhiệm vụ và những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ của quản trị viên văn phòng

- Khoa học kỹ thuật: ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật

thì yếu tố này ngày càng ảnh hưởng rõ rệt đến công tác văn phòng Đặc biệt sự phát triển của công nghệ thông tin đã làm thay đổi nội dung, hình thức và phương pháp nghiệp vụ thông tin - một nghiệp vụ cơ bản của Văn phòng

1.2.4.2 Yếu tố bên trong

Các yếu tố bên trong ảnh hưởng trực tiếp, quyết định hiệu quả hoạt động của Văn phòng Chúng rất phong phú và đa dạng, song có thể tập trung vào một số yếu tố cơ bản sau:

- Quy mô và cơ cấu tổ chức của cơ quan đơn vị: cơ quan càng có quy mô lớn,

lĩnh vực hoạt động càng nhiều, có nhiều bộ phận hoạt động trên địa bàn rộng thì công việc của Văn phòng càng phức tạp Cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị cũng ảnh hưởng đến nội dung, nhiệm vụ cụ thể của Văn phòng

- Yếu tố con người: mọi hoạt động của Văn phòng đều trực tiếp hoặc gián tiếp

liên quan đến yếu tố con người Nếu mọi người trong cơ quan đơn vị đều có sự hiểu biết, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho Văn phòng thì Văn phòng sẽ thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình Mặt khác, con người với những đòi hỏi về trình độ chuyên

môn, nghiệp vụ, ý thức trách nhiệm, lòng nhiệt tình là yếu tố quyết định hiệu quả hoạt động của Văn phòng

- Quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị: quy chế hoạt động là những quy định

về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân với nhau Những quy định đó là căn cứ để mọi bộ phận, cá nhân thực thi công việc của mình trong đó có Văn phòng Quy chế hoạt động cũng ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và nhiệm

vụ cụ thể của Văn phòng

- Cơ sở vật chất kỹ thuật: tình trạng trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho

công việc văn phòng không chỉ làm cho các thao tác nghiệp vụ thuận lợi, nhanh chóng

mà còn tạo tâm lý phấn khởi, thoải mái yêu thích công việc của mỗi người Các thiết bị văn phòng hiện đại, đầy đủ sẽ góp phần bảo vệ sức khoẻ cho cán bộ văn phòng Do vậy, thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cần thường xuyên quan tâm đến công tác xây dựng đào tạo bồi dưỡng đội ngũ lao động văn phòng, đồng thời tạo mọi điều kiện thuận lợi cho Văn phòng hoạt động

1.3 Sự cần thiết phải nâng cao hiệu quả công tác văn phòng

Nâng cao hiệu quả là việc làm hạn chế các yếu tố đầu vào nhưng chất lượng đầu ra vẫn được đảm bảo hoặc là phát huy tối đa nguồn lực sẵn có để chất lượng công việc tốt hơn

Vì vậy, để nâng cao chất lượng công tác văn phòng cần khai thác triệt để nguồn nhân lực, vật lực phục vụ một cách chuyên nghiệp nhất, tốt nhất cho lãnh đạo các hoạt động của cơ quan, tuy nhiên cũng cần giảm bớt các chi phí và sử dụng hiệu quả nguồn tài chính của cơ quan, đơn vị Hiệu quả công tác văn phòng nâng cao góp phần tinh gọn các thủ tục hành chính; công việc được tổ chức hợp lý, khoa học; tiết kiệm thời gian, công sức, tiền bạc; giao tiếp hành chính trong cơ quan chuyên nghiệp hơn; Văn phòng thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình, đặc biệt là trong việc tham mưu, giúp lãnh đạo đưa ra những quyết định chính xác, kịp thời; đồng thời những cán bộ làm công tác văn phòng thực hiện các thao tác nghiệp vụ dễ dàng, nhanh chóng, đúng theo quy định Chính phủ đang nỗ lực trong việc cải cách hành chính tại các cơ quan nhà nước, nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân, nâng cao hiệu quả công tác văn phòng sẽ tạo tiền đề vững chắc cho việc cải cách hành chính ở bất kỳ cơ quan nào, bởi lẽ Văn phòng chính là bộ phận đầu mối quan trọng, kết nối các đơn vị khác nhau trong một cơ quan Như vậy, nhất thiết phải nâng cao hiệu quản công tác văn phòng để xây dựng một cơ quan vững mạnh, chuyên nghiệp và phát triển bền vững

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM VĂN

HÓA - THỂ THAO QUẬN THANH KHÊ

2.1 Khái quát chung về Trung tâm Văn hóa - Thể thao quận Thanh Khê

2.1.1 Lịch sử hình thành

Trung tâm Văn hóa – Thể thao quận Thanh Khê được tách ra từ Phòng Văn hóa

và Thông tin quận Thanh Khê vào ngày 08/9/2014 theo Quyết định số 5066/QĐ-UBND của UBND quận Thanh Khê và trực thuộc UBND quận (thay thế Quyết định số 210/QĐ-

UB ngày 06/5/1998 của UBND quận Thanh Khê) Địa chỉ làm việc hiện nay tại số 21

2.1.2.2 Nhiệm vụ

Để thực hiện chức năng của mình, TTVHTT quận phải hoàn thành các nhiệm vụ sau: Một là, tổ chức các hoạt động tuyên truyền, phổ biến chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của nhà nước, thực hiện các nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hóa – xã hội của quận Thanh Khê

Hai là, tổ chức, cung ứng dịch vụ công đáp ứng nhu cầu hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể dục, thể thao, du lịch; nhu cầu tiếp nhận thông tin, nâng cao dân trí, nhu cầu sáng tạo và hưởng thu văn hóa của nhân dân trên đian ban quận

Ba là, hỗ trợ tốt cho các ban ngành, hội đoàn thể của quận và các cơ quan đơn vị trên địa bàn quận trong công tác phối kết hợp tổ chức và tham gia các hoạt động văn hóa, thể dục thể thao

Bốn là, quan tâm đầu tư, tạo cơ hội cho vận động viên địa phương rèn luyện, giao lưu thi đấu, cọ xát Đồng thời, thực hiện hoạt động tư vấn dịch vụ với các sân thể thao, khu vui chơi thuộc quản lý của Trung tâm

Năm là, huy động các nguồn lực cùng tham gia xã hội hoá hoạt động văn hóa thể thao Tổ chức hoạt động phục vụ đối tượng thương binh, người khuyết tật, người cao tuổi, trẻ em có hoàn cảnh khó khăn, tạo điều kiện cho các đối tượng được giao lưu, sinh hoạt, vui chơi, tập luyện văn nghệ - thể thao Hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp

vụ cho cán bộ làm công tác văn hóa, thể thao và du lịch ở cơ sở

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Lãnh đạo tổ chức sự nghiệp gồm Giám đốc và các Phó Giám đốc

- Giám đốc: Là người đứng đầu tổ chức sự nghiệp; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận về nhân sự, tài sản và toàn bộ hoạt động của tổ chức

sự nghiệp;

- Phó Giám đốc: Giúp Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm vụ được phân công; khi vắng mặt, Giám đốc có thể ủy quyền cho một trong các Phó Giám đốc điều hành và giải quyết công việc của tổ chức sự nghiệp;

- Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận bổ nhiệm và miễn nhiệm Giám đốc, Phó Giám đốc tổ chức sự nghiệp theo quy định của pháp luật

Trung tâm hiện có 17 cán bộ, viên chức, người lao động bao gồm:

- Ban giám đốc: 03 người;

- Các bộ phận chuyên môn: 10 người;

- Ngoài ra đơn vị hợp đồng riêng 04 bảo vệ cơ quan

Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm Văn hóa – Thể thao quận Thanh Khê

2.2 Khái quát về Văn phòng Trung tâm Văn hóa - Thể thao quận Thanh Khê

2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

2.2.1.1 Chức năng

Văn phòng TTVHTT quận Thanh Khê là một bộ phận của Trung tâm với những chức năng cơ bản của Văn phòng là chức năng tham mưu – tổng hợp; chức năng hậu cần; chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo; chức năng tài chính – kế toán; chức năng giao dịch

2.2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

- Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu – tổng hợp:

+ Quản lý hệ thống công văn đi, đến Soạn thảo các văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo đơn vị và những văn bản thuộc về lĩnh vực hành chính Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ lưu trữ hồ sơ, bảo mật theo quy định

+ Tổng hợp số liệu các hoạt động sự nghiệp văn hoá, thể dục thể thao quận theo định kỳ tuần, tháng, quý, năm và đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo Trung tâm, UBND quận và Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch

+ Phối hợp, tham gia với các bộ phận chuyên môn khác trong công tác xây dựng

kế hoạch, chương trình, đề án, đề tài, dự án ; trong công tác khánh tiết, nội vụ, tổ chức các hội nghị, các lớp tập huấn, hội thi, hội diễn, các giải thi đấu thể thao và các công tác khác khi có yêu cầu

+ Quản lý, cung ứng vật tư, trang thiết bị cho hoạt động của Trung tâm

- Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần:

+ Bảo vệ tài sản của trung tâm, giữ gìn an ninh trật tự, tạp vụ trong cơ quan

+ Vệ sinh trong và ngoài trung tâm, chăm sóc cây xanh, cây cảnh, cỏ trong khuôn viên trung tâm

+ Lái xe

- Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tài chính – kế toán:

+ Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Trung tâm về công tác tài chính, kế toán của Trung tâm

+ Thực hiện chức năng kế toán, thủ quỹ theo đúng quy định hiện hành Phối hợp với các tổ bộ môn khai thác tổ chức các hoạt động dịch vụ theo chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm

+ Giám sát hoạt động chi, thanh quyết toán và thực hiện các chế độ lương, chế

độ bảo hiểm và các chế độ khác đúng tiến độ theo quy định của nhà nước Chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi tài sản chung của cơ quan Định kỳ tổ chức kiểm kê tài sản của các tổ chuyên môn

+ Thực hiện chế độ báo cáo tài chính với giám đốc Trung tâm theo định kỳ tháng, quý, năm hoặc khi có yêu cầu đột xuất Thực hiện chế độ báo cáo và các văn bản có liên quan đến công tác tài chính với cơ quan giám sát là Phòng Tài chính và Kho bạc Nhà nước theo đúng quy định hiện hành

- Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giao dịch:

+ Tiếp đón và thực hiện các thủ tục hành chính với khách đến liên hệ làm việc tại tại cơ quan

+ Soạn thảo và tổ chức ký kết các hợp đồng

2.2.2 Cơ cấu tổ chức

Văn phòng TTVHTT quận Thanh Khê là một bộ phận của cơ quan, có cơ cấu khá nhỏ, chỉ có 03 chuyên viên gồm chuyên viên hành chính – tổng hợp, kế toán – thủ quỹ, văn thư – lưu trữ, ngoài ra có 04 nhân viên hợp đồng bảo vệ và tạp vụ Văn phòng không có Chánh Văn phòng, thay vào đó có 01 tổ trưởng do chuyên viên hành chính – tổng hợp đảm nhiệm, phụ trách và chịu trách nhiệm chung hoạt động của Văn phòng

Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng TTVHTT quận Thanh Khê

2.3 Thực trạng công tác văn phòng tại Trung tâm Văn hóa - Thể thao quận Thanh Khê

2.3.1 Tổ chức và điều hành

2.3.1.1 Tổ chức bộ máy

Qua các năm biên chế của đơn vị hiện có là 13 cán bộ, viên chức và có 04 người lao động hợp đồng, bao gồm: Ban giám đốc: 03 người; các bộ phận chuyên môn: 10 người (01 viên chức được biệt phái về công tác tại Phòng Văn hóa và Thông tin quận); ngoài ra đơn vị hợp đồng riêng 04 lao động bảo vệ, tạp vụ cơ quan

- Vị trí việc làm gắn với công việc lãnh đạo quản lý Ban Giám đốc: 03 viên chức

Cụ thể như Bảng 2.1:

Bảng 2.1 Thực trạng viên chức lãnh đạo quản lý (đối tượng là Trưởng, phó đơn vị) về

số lượng, trình độ đào tạo, trình độ ngoại ngữ, tin học của TTVHTT quận Thanh Khê

Tin học

Nơi đào tạo

Thạc

sĩ

Cử nhân

Cao đẳng

Trung cấp Khác

Trong nước

Ngoài nước

Tin học

Nơi đào tạo

Thạc

sĩ

Cử nhân

Cao đẳng

Trung cấp Khác

Trong nước

Ngoài nước

Anh văn (10)

A (02)

B (08)

+ Bộ phận Thể dục thể thao: 03 cán bộ, viên chức, trong đó có 01 tổ trưởng

+ Bộ phận Văn phòng: 07 cán bộ, viên chức, nhân viên, trong đó có 01 tổ trưởng

• Công tác Kế toán - thủ quỹ: 01 viên chức

• Công tác Tổng hợp: 01 viên chức

• Công tác VTLT: 01 viên chức

• Bảo vệ, phục vụ: 04 nhân viên

So với tính chất hoạt động của cơ quan thì tổ chức bộ máy này khá tinh gọn, ít tầng nấc Tuy nhiên vào những mùa lễ hội trọng điểm, các sự kiện văn hóa, thể thao diễn

ra liên tục, đôi khi số lượng viên chức, người lao động tại TTVHTT quận Thanh Khê chưa đáp ứng được nhu cầu của công việc

2.3.1.2 Phân công công việc

Dựa theo chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận và vị trí việc làm của các viên chức và người lao động, công việc được phân công cụ thể như sau:

- Nhiệm vụ lãnh đạo:

1 Đ/c Vương Tuấn Kiệt: Giám đốc - Phụ trách chung

2 Đ/c Hồ Thành: Phó Giám đốc phụ trách sự nghiệp Văn hóa

3 Đ/c Nguyễn Duy Đông: Phó Giám đốc - Phụ trách sự nghiệp Thể thao

- Nhiệm vụ chuyên môn:

+ Tổ Văn phòng - Kế toán

1 Nguyễn Đạt Hùng: văn phòng tổng hợp; ngoài hoạt động chuyên môn, còn chịu trách nhiệm hỗ trợ cho hoạt động của tổ Văn hóa, tổ Thể thao

2 Lê Hoàng Anh: kế toán; theo dõi nguồn thu các thiết chế

3 Phạm Thị Lý: văn thư, thủ quỹ; theo dõi thu kinh phí sân bóng đá mini, sân bóng rổ

+ Tổ Văn hóa, văn nghệ quần chúng

1 Nguyễn Anh Dũng: văn hóa, văn nghệ quần chúng, văn hóa cơ sở

+ Tổ Thể dục thể thao

1 Kim Thanh Tiệp: thể thao quần chúng và thành tích cao; phụ trách Hồ bơi

2 Vương Tuấn Anh: thể thao quần chúng và thành tích cao; phụ trách sân quần vợt

3 Ngô Văn Anh Dũng: thể thao quần chúng và thành tích cao; phụ trách nhà thi đấu

đa năng

+ Tổ Thông tin tuyên truyền, Âm thanh:

1 Lê Văn Cường: lái xe, tuyên truyền; phụ trách hệ thống điện, nước cơ quan

2 Nguyễn Quốc Huy: âm thanh, ánh sáng; lái xe (khi có yêu cầu); phụ trách sân cầu lông

3 Lê Hữu Thành: công nghệ thông tin; quản lý kho; hỗ trợ cho hoạt động âm thanh

và thông tin tuyên truyền

2.3.1.3 Điều hành công việc

Điều hành công việc văn phòng là yêu cầu quan trọng và cơ bản đối với hoạt động của Văn phòng cũng như của cả cơ quan Điều này đảm bảo cho công chức, viên chức, người lao động tiếp nhận thông tin một cách chính xác, kịp thời triển khai và thực hiện tốt nhất công việc được giao

Để điều hành công việc hiệu quả, TTVHTT quận Thanh Khê áp dụng cả 03 phương thức điều hành công việc, đó là:

- Điều hành bằng hệ thống “nguyên tắc thủ tục”: những công việc mang tính sự

vụ đều được quy định hóa và có hướng dẫn cụ thể để dễ dàng thực hiện Đó là những công việc như là soạn thảo và ban hành văn bản, văn thư – lưu trữ, tài chính - kế toán,

tổ chức hội họp, giao dịch với công dân/ khách hàng,…

- Điều hành bằng hệ thống văn bản: là một cơ quan hành chính nhà nước, điều hành và quản lý bằng văn bản là điều không thể thiếu Các quyết định quan trọng, kế hoạch, thông báo,… đều được văn bản hóa, như vậy mới đảm bảo tính chính thống và

có giá trị pháp lý, người thực hiện sẽ nắm chính xác yêu cầu công việc và có cơ sở để kiểm tra, đánh giá hiệu quả công việc

- Điều hành thông qua ủy quyền và phân quyền: phương thức này phụ thuộc vào

cơ cấu tổ chức bộ máy của cơ quan, với chức vụ và nhiệm vụ được phân công cụ thể sẽ

ủy quyền và phân quyền phù hợp Tại TTVHTT quận các viên chức và người lao động được tự chủ trong công việc, tuy nhiên hầu hết các hoạt động tại cơ quan đều phải được Giám đốc thông qua để tránh trường hợp lạm quyền, quan liêu, hay làm sai với quy định của pháp luật

Việc điều hành là do Ban Giám đốc chịu trách nhiệm, giúp việc cho Ban giám đốc thực hiện việc này là bộ phận Văn phòng, mọi quyết định liên quan đến quản lý, điều hành đều có sự tham mưu của Văn phòng Vì vậy, công tác tổ chức, điều hành có đạt hiệu quả hay không đều có sự đóng góp rất lớn của bộ phận Văn phòng này

Ngoài ra, mỗi thứ 2 hàng tuần cơ quan đều tổ chức buổi họp giao ban đầu tuần nhằm tổng kết những kết quả đạt được ở tuần trước, khen thưởng viên chức có thành tích tốt và nhắc nhở những trường hợp viên chức làm chưa tốt để kịp thời có những thay đổi,

đề ra phương hướng mới cải thiện tình hình Tiếp đến là triển khai những nội dung mới, đưa ra mục tiêu cần đạt được trong tuần Nhờ những buổi họp giao ban mà những nhà quản lý, lãnh đạo cũng như các viên chức, người lao động luôn nắm rõ tình hình hoạt động của cơ quan, vì vậy không thể sao nhãng mà phải tập trung hết sức cho công việc

2.3.1.4 Xây dựng quy chế làm việc

Mọi cơ quan, tổ chức khi thành lập đều được xác định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Cơ quan, tổ chức, đơn vị bước vào hoạt động nghĩa là nó bắt đầu sống trong một không gian pháp luật và các mối quan hệ rất đa dạng, phong phú và thậm chí là khá phức tạp không chỉ bên trong cơ quan, tổ chức mà còn các mối quan hệ với các cơ quan, tổ chức, cá nhân ở bên ngoài Để cơ quan, tổ chức, đơn vị hoạt động đúng trong khuôn khổ pháp luật, nhất thiết cơ quan, tổ chức, đơn vị đó phải có những quy định, quy ước bắt buộc phải tuân thủ trong việc thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và xử sự trước mọi mối quan hệ để giải quyết công việc

Quy chế làm việc hay Quy chế Tổ chức và hoạt động của Trung tâm Văn hóa – Thể thao quận Thanh Khê được ban hành kèm theo Quyết định số 24/QĐ-UBND ngày

26 tháng 11 năm 2014 của UBND quận Thanh Khê bao gồm những nội dung chính sau:

- Chương 1: Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

- Chương 2: Tổ chức bộ máy và biên chế

- Chương 3: Chế độ làm việc và công tác

- Chương 4: Điều khoản thi hành

(Xem thêm tại Phụ lục 1)