Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Trung tâm Văn hóa Thể thao quận Thanh Khê

Công tác văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác văn phòng bởi Văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo. Vì vậy, nếu Văn phòng được tổ chức và làm việc khoa học, trật tự, nề nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan, tổ chức, đơn vị. Trung tâm Văn hóa – Thể thao quận Thanh Khê là một đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND quận Thanh Khê, được thành lập để đáp ứng được sự phát triển và nhu cầu vui chơi, giải trí, sáng tạo, hưởng thụ các giá trị văn hóa, thể thao và nâng cao sức khỏe, tinh thần của cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân trên địa bàn quận trong thời kỳ phát triển mới. Với hai chức năng chính là tham mưu – tổng hợp và hậu cần, công tác văn phòng tại Trung tâm Văn hóa – Thể thao quận đã thực hiện tốt vai trò của mình, phục vụ hiệu quả cho công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo tại cơ quan. Tuy nhiên, qua quan sát, đánh giá sơ bộ, bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác văn phòng tại Trung tâm còn bộc lộ những tồn tại, hạn chế, cán bộ, công chức, viên chức chưa hiểu sâu và khai thác hết các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, dẫn đến việc chưa đạt được hiệu quả cao trong các hoạt động tại cơ quan. Vì vậy việc nâng cao chất lượng công tác văn phòng là điều vô cùng cần thiết để cải thiện năng suất làm việc của Văn phòng cũng như các hoạt động của Trung tâm. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn phòng đối với sự phát triển của cơ quan, em xin chọn đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Trung tâm Văn hóa Thể thao quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng”, nhằm tìm hiểu sâu về công tác văn phòng và đề xuất một số các giải pháp nâng cao hiệu quả của công tác văn phòng. Hy vọng với đề tài này, em có thể góp một phần nhỏ công sức trong việc hoàn thiện công tác văn phòng tại cơ quan.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI PHÂN HIỆU QUẢNG NAM

LÊ BẢO TRÂN

BÁO CÁO THỰC TẬP

NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG LỚP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA HỌC 2014 - 2018

Tên cơ quan: Trung tâm Văn hóa – Thể thao quận Thanh Khê Địa chỉ: 21 Hồ Tương, phường An Khê, quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng

Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Đạt Hùng Giảng viên hướng dẫn: ThS Hoàng Thị Quỳnh Trang

ĐÀ NẴNG – 2018

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là báo cáo thực tập của riêng em, mọi số liệu và nội dung đều trung thực, khách quan, không sao chép của người khác Em xin chịu trách nhiệm về bài báo cáo của mình

Người cam đoan

Lê Bảo Trân

Em xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

3 Hệ thống quản lý văn bản điều hành HTQLVBĐH

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM

2.1 Khái quát chung về Trung tâm Văn hóa - Thể thao quận Thanh Khê 25

2.2 Khái quát về Văn phòng Trung tâm Văn hóa - Thể thao quận Thanh Khê 27

2.3 Thực trạng công tác văn phòng tại Trung tâm Văn hóa - Thể thao quận Thanh

2.3.1 Tổ chức và điều hành 29

2.4 Đánh giá thực trạng hiệu quả công tác văn phòng tại Trung tâm văn hóa thể

CHƯƠNG 3 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM VĂN HÓA - THỂ THAO QUẬN THANH

3.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo về công tác văn phòng 613.2 Nâng cao trách nhiệm của người làm công tác Văn phòng 623.3 Xây dựng và ban hành các quy chế, quy định liên quan đến các công tác văn

3.4 Các nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả nghiệp vụ văn phòng 63

3.4.2 Giải pháp về công tác soạn thảo và ban hành văn bản 64

3.6 Ứng dụng công nghệ thông tin, đầu tư trang thiết bị hiện đại 673.6.1 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 673.6.2 Giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn

A LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức Các cơ quan, tổ chức muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác văn phòng bởi Văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo Vì vậy, nếu Văn phòng được tổ chức và làm việc khoa học, trật tự, nề nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan, tổ chức, đơn vị

Trung tâm Văn hóa – Thể thao quận Thanh Khê là một đơn vị sự nghiệp trực thuộc Phòng Văn hóa và Thông tin quận, được thành lập để đáp ứng được sự phát triển và nhu cầu vui chơi, giải trí, sáng tạo, hưởng thụ các giá trị văn hóa, thể thao và nâng cao sức khỏe, tinh thần của cán bộ, công chức, viên chức và nhân dân trên địa bàn quận trong thời kỳ phát triển mới Với hai chức năng chính là tham mưu – tổng hợp và hậu cần, công tác văn phòng tại Trung tâm Văn hóa – Thể thao quận đã thực hiện tốt vai trò của mình, phục vụ hiệu quả cho công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo tại cơ quan Liên hệ thực tập tại Trung tâm Văn hóa – Thể thao quận em có cơ hội mở rộng kiến thức của mình về công tác văn phòng và được trải nghiệm thực tế với công việc của một người làm văn phòng

Trong giai đoạn cuộc cách mạng công nghiệp thế giới lần thứ tư, máy móc, thiết bị được phổ biến rộng rãi và có tác động sâu sắc đến mọi hoạt động sản xuất

và sinh hoạt của con người Nhằm bắt kịp xu thế của thời đại, việc quan tâm đổi mới, nâng cao công tác văn phòng cũng là điều tất yếu và vô cũng cần thiết để chuyên môn hóa, hiện đại hóa công tác này Tuy nhiên, muốn làm được điều đó trước hết phải rõ tình hình thực tiễn đánh giá chính xác ưu, nhược điểm công tác văn phòng, tạo tiền đề để đưa ra những giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn

phòng tại đơn vị Vì vậy, em xin được chọn đề tài “Công tác văn phòng tại Trung tâm Văn hóa – Thể thao quận Thanh Khê, Đà Nẵng” làm đề tài báo cáo thực tập

của mình

2 Li ̣ch sử nghiên cứu

Hiện nay, đã có rất nhiều tài liệu nghiên cứu về các công tác văn phòng như:

- Đề tài cấp Bộ “Nghiên cứu về tổ chức hoạt động của Văn phòng Ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Ban và những hoạt động chung của Ban trong điều kiện mới” của Lê Văn Ký, năm 1998

Đề tài đi sâu phân tích thực trạng tổ chức, hoạt động của Văn phòng Ban Tổ chức

- Cán bộ Chính phủ hiện nay Trước hết là vấn đề phát triển tổ chức của Văn phòng Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ cũng như chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Ban qua mỗi thời kỳ gắn với sự thay đổi và phát triển của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ Sau đố đề tại đưa ra những giải pháp hoàn thiện tổ chức và hoạt động của Văn phòng Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ theo yêu cầu cải cách hành chính; đổi mới nhận thức về chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Ban; và hoàn thiện những lĩnh vực công tác chủ yếu của Văn phòng Ban

- Đề tài cấp Bộ “Cơ sở khoa học hoàn thiện mô hình tổ chức và hoạt động văn phòng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ trong điều kiện cải cách hành chính” của TS Văn Tất Thu, năm 2000 Đề tài nghiên cứu phân

tích và làm rõ về tổ chức và hoạt động của văn phòng các bộ, cơ quan ngang bộ,

cơ quan thuộc Chính phủ qua việc khảo sát và nghiên cứu các quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của văn phòng các bộ, cơ quan ngang

bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, chức năng của văn phòng các bộ, cơ quan ngang

bộ, cơ quan thuộc Chính phủ cơ bản như quy định trong Điều 17 Nghị định số 186/2002/NĐ-CP của Chính phủ Đồng thời nghiên cứu về thực trạng đội ngũ cán

bộ, công chức, viên chức, nhân viên và hoạt động của văn phòng bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ Đề tài cũng đã đưa ra một số giải pháp hoàn thiện hoạt động của văn phòng bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ

về Xây dựng và hoàn thiện hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về tổ chức và hoạt động của văn phòng bộ; Hoàn thiện các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của văn phòng bộ

- Đề tài cấp Bộ “Nghiên cứu hoàn thiện công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng phục vụ chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính” của TS Văn Tất Thu, năm 2003 Đề tài đi sâu phân tích

thực trạng hoạt động của Văn phòng Bộ trong công tác tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo Bộ Qua đó rút ra những mặt đã đạt được như: hoạt động của Văn phòng

Bộ Nội vụ được tổ chức trên cơ sở các nguyên tắc và chế độ trách nhiệm rõ ràng,

có sự phân công, phối hợp trong và ngoài Văn phòng Bộ tương đối nhịp nhàng Nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp trong việc xây dựng chương trình công tác, bảo đảm thông tin, báo cáo xử lý những vấn đề phát sinh đã giúp cho sự chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Bộ sâu sát, hiệu lực và hiệu quả hơn… Tuy nhiên vẫn còn những tồn tại, hạn chế như: thực hiện chức năng tham mưu trong tổ chức điều hành công việc của lãnh đạo Bộ, cụ thể là tham mưu xây dựng chương trình kế hoạch công tác cần tiếp tục hoàn thiện để đáp ứng yêu cầu Từ đó đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác tham mưu, tổng hợp trong hoạt động của Văn phòng

Bộ như: Đổi mới công tác tham mưu xây dựng chương trình, kế hoạch công tác

và theo dõi thực hiện chương trình kế hoạch công tác; Hoàn thiện công tác thư ký giúp việc lãnh đạo Bộ; Tham mưu đổi mới và hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ,

tổ chức các hội nghị, cuộc họp giao ban; Đổi mới, hoàn thiện công tác quản trị hành chính trong Văn phòng Bộ;…

- Đề tài cấp thành phố “Đổi mới tổ chức hoạt động Văn phòng HĐND và UBND Thành phố Hồ Chí Minh góp phần thực hiện có hiệu quả cải cách hành chính của TP Hồ Chí Minh” do TS Lê Văn In làm Chủ nhiệm đề tài được tiến

hành nghiên cứu, năm 2003 Đề tài này tác giả nghiên cứu về lý luận và thực tiễn hoạt động văn phòng HĐND, UBND cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung Ương; Xây dựng quy chế làm việc của chuyên viên Văn phòng HĐND, UBND Thành phố Hồ Chí Minh; Nghiên cứu tổ chức hệ thống thông tin quản lý văn bản đến (VBDE), văn bản đi (VBDI), lập hồ sơ lưu trữ và các danh mục mẫu hồ sơ lưu trữ cần lưu giữ của Văn phòng HĐND - UBND 2004; Xây dựng đề án cải tiến hệ thống thông tin VBDE- VBDI tại Văn phòng HĐND, UBND Thành phố và các

Sở, Ngành, Quận Huyện có liên quan

Các bài viết trên đã trình bày khá rõ ràng về văn phòng, công tác tham mưu, tổng hợp, tổ chức hoạt động của văn phòng, đồng thời cũng đưa ra một số giải pháp hoàn thiện các công tác văn phòng tại một số cơ quan hành chính cấp Trung ương

và cấp tỉnh Ngoài ra, còn một số các giáo trình về quản trị văn phòng như Quản trị văn phòng của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005), Giáo trình Quản trị văn phòng của GS.TS Nguyễn Thành Độ (2012), Giáo trình Quản trị văn phòng của

Nghiêm Kỳ Hồng (2015),… Những giáo trình này đã giới thiệu tổng quan về văn phòng và các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, chủ yếu tập trung nghiên cứu, trình bày về điều hành, quản trị trong văn phòng

Tuy nhiên, các bài viết này vẫn chưa nghiên cứu về công tác văn phòng nói chung mà chỉ đề cập chi tiết đến một số nội dung của công tác văn phòng hay là về công tác quản trị văn phòng Đồng thời, chưa có đề tài nào nghiên cứu về công tác văn phòng tại một đơn vị sự nghiệp cấp huyện Vì vậy, trong đề tài này, em sẽ tìm

hiểu, nghiên cứu về “Công tác văn phòng tại Trung tâm Văn hóa - Thể thao quận Thanh Khê, Đà Nẵng”

3 Mục tiêu nghiên cư ́ u

- Hiểu rõ về đặc điểm, nội dung công tác văn phòng

- Nắm kiến thức và biết cách thực hiện các thao tác nghiệp vụ của bộ phận Văn phòng

- Phản ánh, đánh giá được tình hình công tác văn phòng tại Trung tâm Văn hóa - Thể thao quận Thanh Khê, Đà Nẵng để phát huy được những điểm mạnh và khắc phục những điểm yếu nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng ở đây

4 Nhiê ̣m vu ̣ nghiên cứu

Nghiên cứu, tìm hiểu về:

- Cơ sở lý luận về công tác văn phòng

- Thực trạng công tác văn phòng tại Trung tâm Văn hóa - Thể thao quận Thanh Khê

- Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Trung tâm văn hóa thể thao quận Thanh Khê

5 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn phòng

- Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng Trung tâm văn hóa thể thao quận Thanh

Khê, Đà Nẵng từ tháng 9/2014 đến tháng 3/2018

6 Giả thuyết nghiên cứu

- Công tác văn phòng góp phần quyết định sự thành công hay thất bại của văn phòng cũng như của cả cơ quan

- Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tạo tiền đề cho sự phát triển của văn phòng cũng như hoạt động của cơ quan

7 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết: Phân tích là nghiên cứu các tài liệu, lý luận khác nhau bằng cách phân tích chúng thành từng bộ phận để tìm hiểu sâu sắc về đối tượng Tổng hợp là liên kết từng mặt, từng bộ phận thông tin đã được phân tích tạo ra một hệ thông lý thuyết mới đầy đủ và sâu sắc về đối tượng

- Phương pháp phân loại và hệ thống hóa lý thuyết: Phân loại là sắp xếp các tài liệu khoa học theo từng mặt, từng đơn vị, từng vấn đề có cùng dấu hiệu bản chất, cùng một hướng phát triển Hệ thống hóa là sắp xếp tri thức thành một hệ thống trên cơ sở một mô hình lý thuyết làm sự hiểu biết về đối tượng đầy đủ hơn

- Phương pháp quan sát: Quan sát khoa học là phương pháp thu nhận thông tin về đối tượng nghiên cứu bằng tri giác trực tiếp đối tượng và các nhân tố khác

có liên quan đến đối tượng

- Phương pháp phân tích và tổng kết kinh nghiệm: Là phương pháp nghiên cứu và xem xét lại những thành quả thực tiễn trong quá khứ để rút ra kết luận bổ ích cho thực tiễn và khoa học

8 Cấu trúc của đề tài

Nội dung của đề tài gồm 03 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn phòng

Chương 2: Thực trạng công tác văn phòng tại Trung tâm Văn hóa - Thể thao quận Thanh Khê

Chương 3: Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Trung tâm Văn hóa - Thể thao quận Thanh Khê

B PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1.1 Tổng quan về công tác văn phòng

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1.1 Khái niệm “Văn phòng”

Với những cách tiếp cận khác nhau sẽ có những định nghĩa khác nhau về văn phòng, tuy nhiên đều dựa trên cơ sở nhận thức về sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng

Tiếp cận theo phương diện tổ chức: văn phòng là một đơn vị cấu thành của

tổ chức bao gồm các yếu tố cấu thành phù hợp với việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao theo định hướng hoạt động chung của tổ chức

Tiếp cận theo chức năng tổ chức: văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản trị tổ chức

Tiếp cận theo tính chất hoạt động: văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho điều hành của nhà quản trị

Có thể thấy cách tiếp cận theo chức năng là bao quát nhất, vì thế khái niệm văn phòng được hiểu khái quát theo PGS.TS Nguyễn Hữu Tri là như sau:

“Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức để thực hiện các chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó” [2,12]

1.1.1.2 Khái niệm “Công tác văn phòng”

Công tác văn phòng có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động của một cơ quan, tổ chức, là những công việc được thực hiện hằng ngày trong văn phòng và

cả cơ quan, liên quan nhiều tới văn bản, giấy tờ, thủ tục, trình tự và có tính chất

sự vụ Đó là các công việc cụ thể như soạn thảo văn bản; quản lý hồ sơ tài liệu; xây dựng kế hoạch; thông tin, liên lạc; chuyển giao văn bản, hồ sơ; chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị; liên hệ và giải quyết công việc với các cơ quan, doanh nghiệp khác theo chỉ đạo của lãnh đạo; báo cáo kết quả thực hiện các công việc theo yêu cầu của lãnh đạo; thực hiện công tác hậu cầu phục vụ cho hoạt động của lãnh đạo; tiếp đón và hướng dẫn khách,… Những công việc này đòi hỏi phải vận dụng các nguồn lực sẵn có để thực hiện như nguồn nhân lực, vật lực, tài chính Công tác văn phòng rất đa dạng, phần nhiều liên quan tới các quy trình nghiệp vụ nên nếu

không nắm vững các quy trình nghiệp vụ và thiếu trách nhiệm rất có thể ảnh hưởng tới nhiều người khác, nhiều đơn vị khác hoặc tới các công việc quản lý của lãnh đạo cơ quan, tổ chức

Cho đến nay thì chưa có một định nghĩa chính thức nào về công tác văn phòng, theo em, có thể hiểu một cách khái quát về công tác văn phòng như sau:

“Công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý và sử dụng các nguồn lực để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết quả mong muốn.”

1.1.2 Vị trí, vai trò của văn phòng

Văn phòng được xem như là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức, bởi vì các

cơ quan, tổ chức luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại và Văn phòng là nơi đầu tiên tiếp nhận thông tin Đồng thời, các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến các bộ phận trong cơ quan, tổ chức Chính vì thế, Văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong cơ quan, tổ chức:

Thứ nhất, trong hoạt động quản lý hành chính của cơ quan, tổ chức luôn có những mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua những văn bản giao dịch, như vậy nhất thiết phải có văn phòng để thực hiện việc quản lý và lưu chuyển các văn bản này Tương tự như vậy các hoạt động tổng hợp, tham mưu, hậu cần cho công tác quản trị cũng do văn phòng đảm nhiệm

Thứ hai, Văn phòng là bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo

cơ quan, tổ chức trong mọi hoạt động Do văn phòng trợ giúp cho lãnh đạo về công tác thông tin điều hành nên mối quan hệ giữa họ rất mật thiết và mang tính thường xuyên Mối quan hệ này một phần quan trọng xuất phát từ đặc điểm của quản lý thông tin, phần khác là do việc cunng cấp các điều kiện vật chất, kỹ thuật phục vụ cho quấ trình quản lý điều hành tổ chức

Thứ ba, Văn phòng là bộ phận trung gian thực hiện việc nối ghép các mối quan hệ trong quản lý điều hành đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu

tổ chức Đây là hoạt động diễn ra thường xuyên và rất phong phú, nên nhà lãnh đạo không chỉ giao cho văn phòng làm nhiệm vụ tiếp nhận, xếp đặt các mối quan hệ mà có nhiều việc lãnh đạo ủy nhiệm cho văn phòng trực tiếp xem xét giải quyết theo yêu cầu của lãnh đạo

Thứ tư, Văn phòng là bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên, liên tục trong tổ chức Văn phòng không chỉ đảm nhận việc thu thập, xử

lý, quản lý và cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra quyết định điều hành tổ chức,

mà còn cung cấp các điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho quát trình

quản lý, nên hoạt động của văn phòng cũng phải gắn liền liên tục với hoạt động quản trị tổ chức

Qua đó có thể thấy rằng văn phòng được coi là vị trí trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

1.1.3.1 Chức năng của văn phòng

Văn phòng là bộ mý tham mưu, giúp việc, là bộ phận tổng hợp quản trị cho

cơ quan, tổ chức để có được năng suất cao nhất, hiệu quả nhất Do vậy, Văn phòng

có những chức năng sau:

a) Chức năng tham mưu – tổng hợp

Chức năng này của văn phòng thể hiện ở hai mặt là tổng hợp và tham mưu:

Một là Tổng hợp: Văn phòng (phòng Hành chính) là đơn vị chịu trách nhiệm

chính trong việc tổng hợp và báo cáo lãnh đạo về các thông tin liên quan tới hoạt động của cơ quan, tổ chức Văn phòng thiết lập cơ chế thu thập thông tin cũng như các biện pháp và phương tiện xử lý thông tin và qua đó thực hiện theo dõi, nắm bắt

và tổng hợp thông tin trên các mặt hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp theo Quy chế hoạt động và yêu cầu của lãnh đạo Các thông tin đó được phân tích, xử lý, kiểm tra, đánh giá và tổng hợp báo cáo tới các cấp lãnh đạo hay cung cấp tới các đơn vị theo Quy chế hoạt động các nguồn tin Thông qua các thông tin của văn phòng cung cấp, các nhà lãnh đạo nắm được mọi thông tin, diễn biến trong cơ quan, doanh nghiệp cũng như các thông tin bên ngoài xã hội có liên quan, từ đó có những biện pháp thích hợp để tổ chức quản lý và điều hành được chính xác và hợp lý

Hai là Tham mưu: Với vị trí là giúp bộ phận giúp việc trực tiếp cho lãnh

đạo nên văn phòng được coi là bộ phận tham mưu chính cho lãnh đạo trong việc quản lý và điều hành công tác hành chính của cơ quan, tổ chức Trên cơ sở thông tin đã được thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp và trình lãnh đạo; văn phòng trong phạm vi quyền hạn còn nghiên cứu tình hình, tham mưu, đề xuất các biện pháp hợp lý giúp lãnh đạo có thêm cơ sở lựa chọn và ban hành các quyết định kịp thời nhằm giải quyết các công việc một cách hiệu quả nhất lý trong công tác quản lý

và điều hành Bên cạnh đó, trong các lĩnh vực chuyên môn khác, văn phòng cũng

là đầu mối tập hợp các ý kiến, tham mưu, kiến nghị, đề xuất từ các đơn vị chuyên môn và tổng hợp thành những đề án, biện pháp hoàn chỉnh trình lãnh đạo Điều

đó cho thấy hoạt động tham mưu là công việc rất quan trọng của văn phòng các

cơ quan, tổ chức

Hai mặt tổng hợp và tham mưu có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, không thể tách rời Tổng hợp là cơ sở của tham mưu Sẽ không thể tham mưu tốt, không

thể có các biện pháp tốt nếu thông tin không có, hoặc không kịp thời, không được

xử lý, phân tích chính xác và tổng hợp toàn diện Ngược lại, hoạt động tham mưu hiệu quả sẽ góp phần tăng cường công tác thông tin, hoạt động nắm bắt, tổng hợp thông tin và báo cáo sẽ được nhanh chóng hơn, chính xác hơn

b) Chức năng giúp việc điều hành

Chức năng giúp việc điều hành cho lãnh đạo được coi là một trong những chức năng quan trọng nhất của văn phòng Căn cứ vào các quyết định hay chủ trương của lãnh đạo cơ quan, văn phòng tiến hành xây dựng hoặc tham gia xây dựng các chương trình, kế hoạch hành động nhằm cụ thể hóa các chủ trương, chính sách, quyết định đó trong cơ quan trên thực tế Trong quá trình tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch đã được lãnh đạo phê duyệt, văn phòng thực hiện việc theo dõi, quản lý và đôn đốc việc triển khai trên thực tế, theo dõi sát sao về tiến độ triển khai cũng như nắm bắt các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện, thông tin kịp thời tới lãnh đạo để có biện pháp điều chỉnh Bên cạnh đó việc đáp ứng các điều kiện thực hiện như về hành chính, về cơ sở vật chất và các nguồn lực khác từ văn phòng sẽ là điều kiện quan trọng để việc thực hiện các quyết định,

kế hoạch đó đạt hiệu quả cao nhất

c) Chức năng hậu cần

Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả

Đó là chức năng hậu cần của văn phòng Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị, chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng

- Chức năng tài chính: Để đảm bảo ngân sách cho các hoạt động của cơ quan, Văn phòng phải quản lý thu – chi, kế toán, kiểm tra tính pháp lý trong các hoạt động của cơ quan, tổ chức

1.1.3.2 Nhiệm vụ của văn phòng

Để thực hiện các chức năng của mình, Văn phòng phải thực hiện các nhóm nhiệm vụ tương đương với chức năng đó Cụ thể là:

a) Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu – tổng hợp

- Theo dõi về tình hình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp trên các lĩnh vực như việc thực hiện các chủ trương, nghị quyết của Đảng, Nhà nước cũng như các chủ trương, nghị quyết của cơ quan, doanh nghiệp; tình hình thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác đã được phê duyệt; tình hình thực hiện nội quy, quy chế; tình hình tài chính, lương, thu nhập, phúc lợi; tình hình nhân sự, cán bộ; tình hình xây dựng, sửa chữa; kết quả kinh doanh; tiến độ thực hiện các dự án; tình hình bảo vệ, an ninh, an toàn, phòng cháy chữa cháy…

- Tổng hợp, soạn thảo báo cáo định kỳ và đột xuất trình lãnh đạo về các mặt công tác Đặc biệt báo cáo kịp thời các vấn đề phát sinh, những vấn đề hạn chế, vướng mắc trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp

- Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy, quy định cho cơ quan,

tổ chức (nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính, chế độ phúc lợi…)

- Cập nhật văn bản quy phạm pháp luật liên quan tới công tác hành chính, quản lý; báo cáo lãnh đạo những quy định mới và dự thảo sửa đổi các quy định, quy chế trong cơ quan phù hợp với những thay đổi của pháp luật

- Tham mưu cho lãnh đạo trong công tác tổ chức bộ máy văn phòng; công tác văn bản, đảm bảo các văn bản của cơ quan ban hành đúng pháp luật, đúng quy định; công tác tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác cho cơ quan

- Theo dõi về công tác nhân sự, tham mưu cho lãnh đạo trong công tác đánh giá, sắp xếp, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển nhân sự Tham mưu và tổ chức thực hiện công tác thi đua – khen thưởng trong cơ quan, doanh nghiệp

- Tổng hợp các ý kiến, kiến nghị đề xuất của các đơn vị, phòng ban và của đối tác, khách hàng và tham mưu cho lãnh đạo các biện pháp xử lý

- Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc; soạn thảo kế hoạch tổ chức hội nghị, lễ hội, phong trào thi đua trong cơ quan, tổ chức

- Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ cho cơ quan, tổ chức; thẩm định các văn bản của các đơn vị chuyên môn soạn thảo văn bản; tổ chức đảm bảo hệ thống thông tin phục vụ cho quản lý

- Nghiên cứu và tham mưu cho lãnh đạo trong công tác cải cách hành chính, xây dựng và tổ chức thực hiện hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO

Kiểm tra, đánh giá về hoạt động hành chính, hoạt động chuyên môn của các đơn

vị trong cơ quan, tổ chức

b) Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo

- Xây dựng các chương trình, kế hoạch làm việc chung; lập kế hoạch tổ chức hội nghị, lễ hội, phong trào thi đua theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo

- Tổ chức thực hiện các công việc theo kế hoạch đã được phê duyệt Đôn đốc, nhắc nhở, theo dõi tiến độ thực hiện của các đơn vị, phòng ban Theo dõi và nắm bắt các vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện và báo cáo lãnh đạo

xử lý kịp thời

- Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các buổi làm việc của lãnh đạo và của các phòng ban chức năng theo chương trình, kế hoạch công tác Trao đổi với các đơn

vị, đối tác để chuẩn bị các điều kiện tốt nhất cho các buổi làm việc này

- Chuẩn bị các chuyến công tác cho lãnh đạo, đảm bảo các thủ tục pháp lý liên quan trong trường hợp lãnh đạo, cán bộ, nhân viên đi công tác nước ngoài

- Giữ liên lạc thông suốt để nắm bắt, báo cáo và truyền đạt các quyết định, mệnh lệnh của lãnh đạo tới các đơn vị, cá nhân được kịp thời; theo dõi và báo cáo việc thực hiện các quyết định, mệnh lệnh đó

- Tổ chức thực hiện hoặc thông báo kịp thời tới các đơn vị, cá nhân trong trường hợp có điều chỉnh, bổ sung theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo

c) Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần

- Tổ chức mua sắm trang thiết bị cho cơ quan

- Tổ chức, quản lý trang thiết bị

- Tổ chức, phục vụ các cuộc hội họp, các sự kiện cho cơ quan

- Tổ chức phục vụ lãnh đạo trong chuyến đi công tác

- Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ trong cơ quan, tổ chức

- Tổ chức thực hiện công tác y tế, vệ sinh môi trường cho cơ quan, tổ chức

- Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, thư ký, tiếp khách, đón khách

- Thực hiện các công việc sự vụ liên quan đến cơ quan, tổ chức

d) Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giao dịch

- Xây dựng và mẫu hóa các văn bản liên quan đến giao dịch như hợp đồng kinh tế, hợp đồng nhân sự, các bản cam kết, ký kết,…

- Thư ký, trợ lý

- Tư vấn cho cơ quan, tổ chức, lãnh đạo về các điều khoản trong các hợp đồng khi tiến hành hoạt động giao dịch

- Phục vụ cơ quan, tổ chức trong các hoạt động giao dịch, ký kết các hợp đồng

- Tổ chức thực hiện các ký kết hợp đồng

e) Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tài chính

- Quản lý toàn bộ nguồn thu – chi theo đúng pháp luật hiện hành

- Quản lý các quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kho bạc

- Quản lý cơ sở vật chất bằng nghiệp vụ tài chính

- Kiểm soát việc mua sắm, sửa chữa, xây dựng

- Tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động tài chính định kỳ

1.1.4 Nội dung công tác văn phòng

Công tác văn phòng bao gồm những nội dung chính sau:

1.1.4.1 Tổ chức và điều hành văn phòng

Thứ nhất, Tổ chức bộ máy: Cơ cấu tổ chức hay bộ máy cơ quan, tổ chức

đòi hỏi phải được thiết kế sao cho tinh gọn, không cồng kềnh, ít tầng nấc Mọi hoạt động của bộ máy có tính xuyên suốt, có sự liên kết, mối quan hệ công việc

rõ ràng, có hiệu quả cao Phân công nhiệm vụ, trách nhiệm cụ thể, chi tiết, tránh trùng lặp, dễ gây tình trạng chồng chéo chức năng, đùn đẩy công việc

Thứ hai, Phân công công việc: Phân công công việc trong cơ quan, tổ chức

cần phải dựa theo các yêu cầu sau:

 Phân công theo theo vị trí pháp lý và thẩm quyền (do luật quy định)

 Phân công theo khối lượng công việc

 Phân công theo biên chế cơ quan

 Một chức năng, nhiệm vụ không được giao cho nhiều đơn vị hoặc nhiều người đảm nhiệm

 Phân công nhiệm vụ phải phân trách nhiệm

Thứ ba, Điều hành công việc văn phòng: Điều hành công việc là việc áp dụng

những phương pháp, những cách thức chỉ huy, duy trì tính kỷ luật nhằm đảm bảo thực hiện đúng những mục tiêu và nhiệm vụ của văn phòng Ngoài ra, trong công tác quản lý, điều hành cơ quan, tổ chức, các quyết định của lãnh đạo ban hành hầu như đều có sự đóng góp của văn phòng thông qua những công việc cụ thể như nắm thông

tin, đánh giá tình hình, nghiên cứu các văn bản pháp luật, đưa ra dự báo và giải pháp

Có 03 phương thức chính điều hành công việc văn phòng đó là:

 Điều hành bằng hệ thống “nguyên tắc thủ tục”: là quá trình thiết lập những nguyên tắc và quy trình phù hợp nhằm giải quyết những công việc Khi giải quyết các công việc liên quan cần tuân thủ các nguyên tắc và thủ tục đã ban hành Đây

là phương thức đặc trưng của hành chính

 Điều hành bằng hệ thống văn bản: Đây cũng là phương thức mang tính đặc trưng của hành chính, là quá trình truyền đạt bằng mệnh lệnh, giải quyết công việc thông qua những văn bản viết chính thức và cụ thể

 Điều hành thông qua ủy quyền và phân quyền: dựa vào cơ cấu tổ chức bộ máy để phân quyền và phân trách nhiệm giải quyết công việc Đây là phương thức tạo ra độ linh hoạt cao cho hệ thống

- Việc điều hành công việc văn phòng cần phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

 Mệnh lệnh điều hành phải đúng với năng lực thực tế của người thực thi

 Mục tiêu đặt ra cho việc điều hành phải hài hòa, có thể hỗ trợ nhau trong khuôn khổ mục tiêu chung của cơ quan

 Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng và dễ thực hiện

Thứ tư, Xây dựng quy chế làm việc: Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức

phải được cụ thể hóa bằng hệ thống văn bản Quy chế được ban hành căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức để cụ thể hóa cách thức hoạt động công

vụ thông qua quy định về trách nhiệm, quyền hạn của cá nhân, đơn vị để cụ thể hóa quan hệ công tác, cách thức phối hợp và một số chế độ công tác quan trọng

Quy chế làm việc tốt góp phần:

 Đảm bảo sự thống nhất trong thực thi công vụ

 Có cơ sở để ngăn ngừa những việc làm sai trái, tùy tiện

 Là công cụ để phối hợp trong quá trình thực thi công vụ

 Chống lãng phí các nguồn lực của cơ quan, tổ chức

 Là công cụ để phát huy dân chủ trong cơ quan, tổ chức

 Là căn cứ để tạo lề lối làm việc khoa học, chuyên nghiệp

 Gián tiếp tạo năng suất lao động

 Là cơ sở của hoạt động kiểm tra, giám sát

- Có hai loại quy chế cần chú ý là:

 Quy chế mang thứ quy phạm chung được áp dụng cho toàn bộ các cơ quan,

tổ chức trong bộ máy nhà nước Đó là những quy định nhằm giải quyết các nhiệm

vụ như: tuyển dụng, xếp ngạch lương, vấn đề đào tạo,…

 Quy chế nhằm đề ra những áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị, phòng ban mang tính chất đặc thù

1.1.4.2 Công tác tham mưu – tổng hợp

Công tác tổng hợp là toàn bộ công việc liên quan đến quá trình xâu chuỗi, liên kết, tập hợp các sự vật, hiện tượng, yếu tố riêng lẻ thành tổ hợp chung bằng những phương pháp, kỹ thuật nhất định Còn công tác tham mưu là tổng hợp các công việc, các hoạt động, các biện pháp tiến hành theo một quy trình cụ thể của một tổ chức, một cá nhân có tính chuyên nghiệp, nghề nghiệp theo đúng nguyên tắc của tổ chức, hoạt động đáp ứng yêu cầu của tổ chức, cá nhân cần tham mưu

về một chủ trương, nội dung công việc, yêu cầu được xác định

Như vậy, công tác tham mưu - tổng hợp trực tiếp giúp lãnh đạo điều hành toàn

bộ công việc và các hoạt động của cơ quan; đồng thời đóng vai trò là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo và quản lý Thực tiễn đã cho thấy, nơi nào công tác tham mưu, tổng hợp được quan tâm đúng mức thì nơi đó sự chỉ đạo, điều hành đạt hiệu quả cao Lãnh đạo có nắm chắc được tình hình hay không, có bao quát được các công việc, tổ chức thực hiện có hiệu quả các chủ trương, chương trình công tác hay không, đều phụ thuộc rất lớn vào việc tham mưu thực hiện nhiệm vụ

1.1.4.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

Văn bản nói chung là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ ở dạng viết Văn bản thường là tập hợp của các câu có tính trọn vẹn về nội dung và hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới mục tiêu giao tiếp nhất định

Văn bản hành chính là các thông tin quản lý thành văn được hình thành trong hoạt động quản lý, điều hành của các tổ chức tham gia quản lý xã hội Văn bản hành chính đóng vai trò là phương tiện truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý, đồng thời là phương tiện kiểm tra hoạt động của lãnh đạo Với những giá trị về mặt pháp lý, thông tin và quản lý, công tác soạn thảo văn bản hành chính đòi hỏi sự chính xác cao về cả nội dung và thể thức, đồng thời phải tuân theo các quy trình soạn thảo để đảm bảo văn bản ban hành có tính hợp pháp

Quy trình soạn thảo văn bản hành chính gồm các bước như sau:

1 Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết, thực hiện văn bản

2 Chọn thể loại văn bản: Căn cứ vào mục đích và nội dung văn bản dự định ban hành

3 Thu thập và xử lý thông tin

4 Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo

5 Duyệt văn bản

6 Hoàn thiện văn bản ban hành

1.1.4.4 Công tác văn thư

Công tác văn thư là công tác nhằm bảo đảm nguồn tin bằng văn bản, phục

vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức Công tác văn thư bao gồm các nội dung chính sau:

- Quản lý và giải quyết văn bản đi

- Quản lý và giải quyết văn bản đến

- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Quản lý và sử dụng con dấu

Công tác văn thư được hình thành nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho nhu cầu giải quyết công việc của các cấp lãnh đạo, quản lý,

và ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Có thể khẳng định, công tác văn thư

có vai trò rất quan trọng, là một bộ phận không thể thiếu và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn công việc trong Văn phòng:

- Giúp thu thập, xử lý và cung cấp kịp thời, đầy đủ nguồn thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý

- Góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ quản lý

- Góp phần bảo vệ bí mật của quốc gia, địa phương, cơ quan, doanh nghiệp

- Giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát

- Giúp cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong việc tổng kết lịch sử, giáo dục truyền thống, rút ra những kinh nghiệp trong hoạt động quản lý, sản xuất, kinh doanh

1.1.4.5 Công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ và tổ chức khoa học những văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức để phục vụ nhu cầu tra cứu thông tin

quá khứ và là bằng chứng xác minh, đối chiếu khi cần thiết Nội dung công tác lưu trữ bao gồm:

- Thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Xác định giá trị tài liệu

- Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

- Phân loại tài liệu lưu trữ

- Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ

- Bảo quản, khai thác tài liệu lưu trữ

Công tác lưu trữ cần phải được tiến hành một cách khoa học, hiệu quả và đúng với quy định của pháp luật

1.1.4.6 Công tác hậu cần

Hậu cần là việc đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật, vệ sinh, y tế, môi trường

và những hoạt động khác liên quan đến cơ quan, tổ chức Để thực hiện công việc này, văn phòng tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các kế hoạch mua sắm, bảo trì, thay thế các trang thiết bị, phương tiện làm việc và các tài sản khác phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp Việc đảm bảo công tác

lễ tân, khánh tiết, an ninh, an toàn… cũng là những công việc mà văn phòng tiến hành thực hiện thường xuyên, phục vụ hiệu quả cho các hoạt động của cơ quan, tổ chức

1.1.5 Vị trí và ý nghĩa công tác văn phòng

Công tác văn phòng thực sự là một mắt xích trong bộ máy hoáy hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị, tọa nên sức mạnh kết hợp các yếu tố rời rạc thành một thể thống nhất và thúc đẩy các yếu tố đó vận động Các cơ quan, tổ chức muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác văn phòng bởi Văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo Ở đầu vào văn phòng cần thu thập,

xử lý, cung cấp thông tin từ bên ngoài và nội bộ giúp cho lãnh đạo cơ quan có quyết định đúng đắn Đầu ra gồm những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và

xử lý thông tin phản hồi giúp cho công tác quản lý điều hành cơ quan đạt kết quả Hơn nữa, ngoài Văn phòng, công tác văn phòng luôn tồn tại khách quan và giữ vai trò quan trọng tại các phòng, ban, đơn vị khác trong cơ quan, tổ chức

Vì vậy, nếu công tác văn phòng được tổ chức và làm việc khoa học, trật tự,

nề nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức sẽ thông suốt,

chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của cơ quan, tổ chức, đơn vị

1.1.6 Yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn phòng

Công tác Văn phòng có thể bị ảnh hưởng, tác động từ nhiều yếu tố, được chia thành yếu tố bên ngoài và yếu tố bên trong Văn phòng

1.1.6.1 Yếu tố bên ngoài

Yếu tố bên ngoài là những điều kiện khách quan, không xuất phát từ chính Văn phòng mà từ tự nhiên, ảnh hưởng của văn hóa, chính trị, xã hội, kinh tế, khoa học kỹ thuật Cụ thể như sau:

- Điều kiện tự nhiên: Gồm các yếu tố về địa lý, khí hậu, thủy văn, các nguồn

tài nguyên thiên nhiên của mỗi quốc gia, mỗi vùng, mỗi địa phương Điều kiện

tự nhiên ảnh hưởng đến hoạt động của các văn phòng ở các phương diện: lựa chọn địa điểm, xác định ngành, lĩnh vực hoạt động, khả năng cung cấp nguồn lực, các chi phí khắc phục rủi ro Nếu các yếu tố này thuận lợi giúp cho công tác văn phòng

có hiệu quả, phát huy tác dụng và ngược lại

- Điều kiện chính trị, pháp lý: Nhà nước luôn quản lý vĩ mô thông qua các

công cụ định hướng, các chính sách, chế độ Nếu định hướng đúng và các công

cụ quản lý hữu hiệu sẽ góp phần thúc đẩy công tác văn phòng Những công cụ mang tính chất pháp lý của Nhà nước vừa bảo vệ, vừa trợ giúp cho hoạt động của

cơ quan đơn vị, đồng thời là căn cứ để văn phòng xây dựng nội quy, quy chế nhằm thống nhất mọi hoạt động của cơ quan mình

- Điều kiện kinh tế: Sự tăng trưởng kinh tế, các yếu tố về kinh tế của đất nước

có thể tạo ra thuận lợi hoặc khó khăn cho hoạt động của cơ quan, đơn vị trong đó

có văn phòng Thực tế ở nước ta trong thời gian qua đã minh chứng: sự phát triển kinh tế theo hướng hội nhập đã tác động rất lớn đến cơ cấu tổ chức, nội dung, phương pháp thực hiện công tác văn phòng

- Điều kiện xã hội: Yếu tố này bao gồm trình độ dân trí, tập quán, truyền thống

văn hoá, quan niệm về đạo đức, tình hình bảo đảm trật tự, an ninh xã hội ở mỗi quốc gia, mỗi vùng, mỗi địa phương Những yếu tố đó ảnh hưởng đến nội dung, nhiệm vụ và những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ của quản trị viên văn phòng

- Khoa học kỹ thuật: Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ

thuật thì yếu tố này ngày càng ảnh hưởng rõ rệt đến công tác văn phòng Đặc biệt

sự phát triển của công nghệ thông tin đã làm thay đổi nội dung, hình thức và phương pháp nghiệp vụ thông tin - một nghiệp vụ cơ bản của văn phòng

1.1.6.2 Yếu tố bên trong

Các yếu tố bên trong ảnh hưởng trực tiếp, quyết định hiệu quả hoạt động của văn phòng Chúng rất phong phú và đa dạng, song có thể tập trung vào một

số yếu tố cơ bản sau:

- Quy mô và cơ cấu tổ chức của cơ quan đơn vị: Cơ quan càng có quy mô

lớn, lĩnh vực hoạt động càng nhiều, có nhiều bộ phận hoạt động trên địa bàn rộng thì công việc của văn phòng càng phức tạp Cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị cũng ảnh hưởng đến nội dung, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng

- Yếu tố con người: Mọi hoạt động của văn phòng đều trực tiếp hoặc gián

tiếp liên quan đến yếu tố con người Nếu mọi người trong cơ quan đơn vị đều có

sự hiểu biết, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho văn phòng thì văn phòng sẽ thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình Mặt khác, con người với những đòi hỏi về trình

độ chuyên môn, nghiệp vụ, ý thức trách nhiệm, lòng nhiệt tình là yếu tố quyết định hiệu quả hoạt động của văn phòng

- Quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị: Quy chế hoạt động là những quy

định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân với nhau Những quy định đó là căn cứ để mọi bộ phận, cá nhân thực thi công việc của mình trong đó có văn phòng Quy chế hoạt động cũng ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức và nhiệm vụ cụ thể của văn phòng

- Cơ sở vật chất kỹ thuật: Tình trạng trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ

cho công việc văn phòng không chỉ làm cho các thao tác nghiệp vụ thuận lợi, nhanh chóng mà còn tạo tâm lý phấn khởi, thoải mái yêu thích công việc của mỗi người Các thiết bị văn phòng hiện đại, đầy đủ sẽ góp phần bảo vệ sức khoẻ cho cán bộ văn phòng Do vậy, thủ trưởng các cơ quan, đơn vị cần thường xuyên quan tâm đến công tác xây dựng đào tạo bồi dưỡng đội ngũ lao động văn phòng, đồng thời tạo mọi điều kiện thuận lợi cho văn phòng hoạt động

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM VĂN

HÓA - THỂ THAO QUẬN THANH KHÊ

2.1 Khái quát chung về Trung tâm Văn hóa - Thể thao quận Thanh Khê

2.1.1 Lịch sử hình thành

Trung tâm Văn hóa – Thể thao quận Thanh Khê được tách ra từ Phòng Văn hóa và Thông tin quận Thanh Khê vào ngày 08/9/2014 theo Quyết định số 5066/QĐ-UBND của UBND quận Thanh Khê và trực thuộc UBND quận (thay thể Quyết định số 210/QĐ-UB ngày 06/5/1998 của UBND quận Thaanh Khê) Địa chỉ làm việc hiện nay tại số 21 Hồ Tương – Đà Nẵng

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

2.1.2.1 Chức năng

Trung tâm Văn hóa – Thể thao thực hiện chức năng đơn vị sự nghiệp nhà nước về Tham mưu trong thực hiện các nhiệm vụ chính trị, phục vụ hoạt động văn hóa, thể dục – thể thao, thông tin tuyên truyền trên địa bàn quận và Phát triển

sự nghiệp văn hóa, thể thao và du lịch

Hai là, Tổ chức, cung ứng dịch vụ công đáp ứng nhu cầu hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể dục, thể thao, du lịch; nhu cầu tiếp nhận thông tin, nâng cao dân trí, nhu cầu sáng tạo và hưởng thu văn hóa của nhân dân trên đian ban quận

Ba là, Hỗ trợ tốt cho các ban ngành, hội đoàn thể của quận và các cơ quan đơn vị trên địa bàn quận trong công tác phối kết hợp tổ chức và tham gia các hoạt động văn hóa, thể dục thể thao

Bốn là, Quan tâm đầu tư, tạo cơ hội cho vận động viên địa phương rèn luyện, giao lưu thi đấu, cọ xát Đồng thời, thực hiện hoạt động tư vấn dịch vụ với các sân thể thao, khu vui chơi thuộc quản lý của Trung tâm

Năm là, Huy động các nguồn lực cùng tham gia xã hội hoá hoạt động văn hóa thể thao Tổ chức hoạt động phục vụ đối tượng thương binh, người khuyết tật, người cao tuổi, trẻ em có hoàn cảnh khó khăn, tạo điều kiện cho các đối

tượng được giao lưu, sinh hoạt, vui chơi, tập luyện văn nghệ - thể thao Hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn hóa, thể thao và du lịch ở cơ sở

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Lãnh đạo tổ chức sự nghiệp gồm Giám đốc và các Phó Giám đốc

- Giám đốc: Là người đứng đầu tổ chức sự nghiệp; chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận về nhân sự, tài sản và toàn bộ hoạt động của tổ chức sự nghiệp:

- Phó Giám đốc: Giúp Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về nhiệm

vụ được phân công; khi vắng mặt, Giám đốc có thể ủy quyền cho một trong các Phó Giám đốc điều hành và giải quyết công việc của tổ chức sự nghiệp:

- Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận bổ nhiệm và miễn nhiệm Giám đốc, Phó Giám đốc tổ chức sự nghiệp theo quy định của pháp luật

Trung tâm hiện có 13 cán bộ, viên chức bao gồm:

- Ban giám đốc: 03 người;

- Các bộ phận chuyên môn: 10 người;

- Ngoài ra đơn vị hợp đồng riêng 04 bảo vệ cơ quan

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Trung tâm Văn hóa – Thể thao quận Thanh Khê

2.2 Khái quát về Văn phòng Trung tâm Văn hóa - Thể thao quận Thanh Khê

2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

2.2.1.1 Chức năng

Văn Phòng TTVHTT quận Thanh Khê là một bộ phận của Trung tâm với những chức năng cơ bản của văn phòng là chức năng tham mưu – tổng hợp; chức năng hậu cần; chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo; chức năng tài chính –

kế toán; chức năng giao dịch

2.2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

- Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu – tổng hợp:

 Quản lý hệ thống công văn đi, đến Soạn thảo các văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo đơn vị và những văn bản thuộc về lĩnh vực hành chính Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ Lưu trữ hồ sơ, bảo mật theo quy định

 Tổng hợp số liệu các hoạt động sự nghiệp văn hoá, thể dục thể thao quận theo định kỳ tuần, tháng, quý, năm và đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo Trung tâm, UBND quận và Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch

 Phối hợp, tham gia với các bộ phận chuyên môn khác trong công tác xây dựng kế hoạch, chương trình, đề án, đề tài, dự án ; trong công tác khánh tiết, nội

vụ, tổ chức các hội nghị, các lớp tập huấn, hội thi, hội diễn, các giải thi đấu thể thao và các công tác khác khi có yêu cầu

 Quản lý, cung ứng vật tư, trang thiết bị cho hoạt động của Trung tâm

- Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần:

 Bảo vệ tài sản của trung tâm, giữ gìn an ninh trật tự, tạp vụ trong cơ quan

 Vệ sinh trong và ngoài trung tâm, chăm sóc cây xanh, cây cảnh, cỏ trong khuôn viên trung tâm

 Lái xe

- Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tài chính – kế toán:

 Chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Trung tâm về công tác tài chính, kế toán của Trung tâm

 Thực hiện chức năng kế toán, thủ quỹ theo đúng quy định hiện hành Phối hợp với các tổ bộ môn khai thác tổ chức các hoạt động dịch vụ theo chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm

 Giám sát hoạt động chi, thanh quyết toán và thực hiện các chế độ lương, chế độ bảo hiểm và các chế độ khác đúng tiến độ theo quy định của nhà nước

Chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi tài sản chung của cơ quan Định kỳ tổ chức kiểm kê tài sản của các tổ chuyên môn

 Thực hiện chế độ báo cáo tài chính với giám đốc Trung tâm theo định kỳ tháng, quý, năm hoặc khi có yêu cầu đột xuất Thực hiện chế độ báo cáo và các văn bản có liên quan đến công tác tài chính với cơ quan giám sát là Phòng Tài chính và Kho bạc Nhà nước theo đúng quy định hiện hành

- Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giao dịch:

 Tiếp đón và thực hiện các thủ tục hành chính với khách đến liên hệ làm việc tại tại cơ quan

 Soạn thảo và tổ chức ký kết các hợp đồng

2.2.2 Cơ cấu tổ chức

Văn phòng TTVHTT quận Thanh Khê là một bộ phận của cơ quan, có cơ cấu khá nhỏ, chỉ có 03 chuyên viên gồm chuyên viên hành chính – tổng hợp, kế toán – thủ quỹ, văn thư – lưu trữ, ngoài ra có 04 nhân viên hợp đồng bảo vệ và tạp vụ Văn phòng không có Chánh văn phòng, thay vào đó có 01 tổ trưởng do chuyên viên hành chính – tổng hợp đảm nhiệm, phụ trách và chịu trách nhiệm chung hoạt động của Văn phòng

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng TTVHTT quận Thanh Khê

2.3 Thực trạng công tác văn phòng tại Trung tâm Văn hóa - Thể thao quận Thanh Khê

2.3.1 Tổ chức và điều hành

2.3.1.1 Tổ chức bộ máy

Qua các năm biên chế của đơn vị hiện có là 13 cán bộ, viên chức bao gồm: Ban giám đốc: 03 người; Các bộ phận chuyên môn: 10 người (01 viên chức được biệt phái về công tác tại phòng Văn hóa và Thông tin quận); ngoài ra đơn vị hợp đồng riêng 04 lao động bảo vệ, tạp vụ cơ quan

- Vị trí việc làm gắn với công việc lãnh đạo quản lý Ban Giám đốc: 03 viên chức Cụ thể:

Tin học

Nơi đào tạo

Thạc

sĩ

Cử nhân

Cao đẳng

Trung cấp Khác

Trong nước

Ngoài nước

Tin học

Nơi đào tạo

Thạc

sĩ

Cử nhân

Cao đẳng

Trung cấp Khác

Trong nước

Ngoài nước

Anh văn (10)

A (02)

B (08)

x

 Bộ phận Thể dục thể thao: 03 cán bộ, viên chức, trong đó có 01 tổ trưởng

 Bộ phận Văn phòng: 07 cán bộ, viên chức, nhân viên, trong đó có 01 tổ trưởng

• Công tác Kế toán - thủ quỹ: 01 viên chức

• Công tác Tổng hợp: 01 viên chức

• Công tác Văn thư lưu trữ: 01 viên chức

• Bảo vệ, phục vụ: 04 nhân viên

So với tính chất hoạt động của cơ quan thì tổ chức bộ máy này khá tinh gọn, ít tầng nấc Tuy nhiên vào những mùa lễ hội trọng điểm, các sự kiện văn hóa, thể thao diễn ra liên tục, đôi khi số lượng viên chức, người lao động tại TTVHTT quận Thanh Khê chưa đáp ứng được nhu cầu của công việc

2.3.1.2 Phân công công việc

Dựa theo chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận và vị trí việc làm của các viên chức và người lao động, công việc được phân công cụ thể như sau:

- Nhiệm vụ lãnh đạo:

1 Đ/c Vương Tuấn Kiệt: Giám đốc - Phụ trách chung

2 Đ/c Hồ Thành: Phó Giám đốc phụ trách sự nghiệp Văn hóa

3 Đ/c Nguyễn Duy Đông: Phó Giám đốc - Phụ trách sự nghiệp Thể thao

- Nhiệm vụ chuyên môn:

 Tổ Văn phòng - Kế toán

1 Nguyễn Đạt Hùng: Văn phòng tổng hợp; ngoài hoạt động chuyên môn, còn chịu trách nhiệm hỗ trợ cho hoạt động của tổ Văn hóa, tổ Thể thao

2 Lê Hoàng Anh: Kế toán Theo dõi nguồn thu các thiết chế

3 Phạm Thị Lý: Văn thư, Thủ quỹ; Theo dõi thu kinh phí sân Bóng đá mini, sân Bóng rổ

 Tổ Văn hóa, văn nghệ quần chúng

1 Nguyễn Anh Dũng: Văn hóa, văn nghệ quần chúng, văn hóa cơ sở

 Tổ Thể dục thể thao

1 Kim Thanh Tiệp: Thể thao quần chúng và thành tích cao; Phụ trách Hồ bơi

2 Vương Tuấn Anh: Thể thao quần chúng và thành tích cao; Phụ trách sân Quần vợt

3 Ngô Văn Anh Dũng: Thể thao quần chúng và thành tích cao; Phụ trách nhà thi đấu đa năng

 Tổ Thông tin tuyên truyền, Âm thanh:

1 Lê Văn Cường: Lái xe, Tuyên truyền - Phụ trách hệ thống điện, nước cơ quan

2 Nguyễn Quốc Huy: Âm thanh, ánh sáng Lái xe (khi có yêu cầu); Phụ trách sân Cầu lông

3 Lê Hữu Thành: Công nghệ thông tin; Quản lý kho; Riêng đ/c Lê Hữu Thành ngoài hoạt động chuyên môn, còn chịu trách nhiệm hỗ trợ cho hoạt động âm thanh

và Thông tin tuyên truyền

2.3.1.3 Điều hành công việc

Điều hành công việc văn phòng là yêu cầu quan trọng và cơ bản đối với hoạt động của văn phòng cũng như của cả cơ quan Điều này đảm bảo cho công chức, viên chức, người lao động tiếp nhận thông tin một cách chính xác, kịp thời triển khai và thực hiện tốt nhất công việc được giao

Để điều hành công việc hiệu quả, TTVHTT quận Thanh Khê áp dụng cả 03 phương thức điều hành công việc, đó là:

- Điều hành bằng hệ thống “nguyên tắc thủ tục”: Những công việc mang tính

sự vụ đều được quy định hóa và có hướng dẫn cụ thể để dễ dàng thực hiện Đó là những công việc như là soạn thảo và ban hành văn bản, văn thư – lưu trữ, tài chính

- kế toán, tổ chức hội họp, giao dịch với công dân/ khách hàng,…

- Điều hành bằng hệ thống văn bản: Là một cơ quan hành chính nhà nước, điều hành và quản lý bằng văn bản là điều không thể thiếu Các quyết định quan trọng, kế hoạch, thông báo,… đều được văn bản hóa, như vậy mới đảm bảo tính chính thống và có giá trị pháp lý, người thực hiện sẽ nắm chính xác yêu cầu công việc và có cơ sở để kiểm tra, đánh giá hiệu quả công việc

- Điều hành thông qua ủy quyền và phân quyền: Phương thức này phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức bộ máy của cơ quan, với chức vụ và nhiệm vụ được phân công

cụ thể sẽ ủy quyền và phân quyền phù hợp Tại TTVHTT quận các viên chức và người lao động được tự chủ trong công việc, tuy nhiên hầu hết các hoạt động tại

cơ quan đều phải được Giám đốc thông qua để tránh trường hợp lạm quyền, quan liêu, hay làm sai với quy định của pháp luật

Việc điều hành là do Ban Giám đốc chịu trách nhiệm, giúp việc cho Ban giám đốc thực hiện việc này là bộ phận Văn phòng, mọi quyết định liên quan đến quản lý, điều hành đều có sự tham mưu của Văn phòng Vì vậy, công tác tổ chức, điều hành có đạt hiệu quả hay không đều có sự đóng góp rất lớn của bộ phận Văn phòng này

Ngoài ra, mỗi thứ 2 hàng tuần cơ quan đều tổ chức buổi họp giao ban đầu tuần nhằm tổng kết những kết quả đạt được ở tuần trước, khen thưởng viên chức

có thành tích tốt và nhắc nhở những trường hợp viên chức làm chưa tốt để kịp thời

có những thay đổi, đề ra phương hướng mới cải thiện tình hình Tiếp đến là triển khai những nội dung mới, đưa ra mục tiêu cần đạt được trong tuần Nhờ những buổi họp giao ban mà những nhà quản lý, lãnh đạo cũng như các viên chức, người lao động luôn nắm rõ tình hình hoạt động của cơ quan, vì vậy không thể sao nhãng

mà phải tập trung hết sức cho công việc

2.3.1.4 Xây dựng quy chế làm việc

Mọi cơ quan, tổ chức khi thành lập đều được xác định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Cơ quan, tổ chức, đơn vị bước vào hoạt động nghĩa

là nó bắt đầu sống trong một không gian pháp luật và các mối quan hệ rất đa dạng, phong phú và thậm chí là khá phức tạp không chỉ bên trong cơ quan, tổ chức mà còn các mối quan hệ với các cơ quan, tổ chức, cá nhân ở bên ngoài Để cơ quan,

tổ chức, đơn vị hoạt động đúng trong khuôn khổ pháp luật, nhất thiết cơ quan, tổ chức, đơn vị đó phải có những quy định, quy ước bắt buộc phải tuân thủ trong việc thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và xử sự trước mọi mối quan

hệ để giải quyết công việc

Quy chế làm việc hay Quy chế Tổ chức và hoạt động của Trung tâm Văn hóa – Thể thao quận Thanh Khê được ban hành kèm theo Quyết định số 24/QĐ-UBND ngày 26 tháng 11 năm 2014 của UBND quận Thanh Khê bao gồm những nội dung chính sau:

- Chương 1: Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

- Chương 2: Tổ chức bộ máy và biên chế

- Chương 3: Chế độ làm việc và công tác

- Chương 4: Điều khoản thi hành

(Xem thêm tại Phụ lục 1)

2.3.2 Công tác tham mưu – tổng hợp

2.3.2.1 Công tác tham mưu

Tham mưu là hiến kế, kiến nghị, đề xuất, đưa ra các ý tưởng độc đáo, sáng tạo có cơ sở khoa học, các sáng kiến, các phương án tối ưu, những chiến lược, sách lược và các giải pháp hữu hiệu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc đặt

ra và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn, hàng năm của cơ quan đơn vị đạt kết quả cao nhất Công tác tham mưu luôn gắn liền với nhu cầu thông tin, nhu cầu này rất đa dạng và thường xuyên biến đổi, phụ thuộc vào từng loại công việc, phạm vi hoạt động của cơ quan Tại TTVHTT quận Thanh Khê thông tin chủ yếu thu thập từ các nguồn:

 Nguồn thông tin tiếp nhận từ các quyết định, thông báo, các chương trình,

kế hoạch của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch; UBND thành phố Đà Nẵng; Sở Văn hóa và Thể thao thành phố Đà Nẵng; UBND quận Thanh Khê;

 Nguồn thông tin tiếp nhận từ lãnh đạo Sở Văn hóa và Thể thao thành phố

Đà Nẵng; lãnh đạo UBND quận Thanh Khê;

 Nguồn thông tin tiếp nhận từ các bộ phận chuyên môn thuộc UBND quận Thanh Khê về những vấn đề liên quan;

 Nguồn thông tin tiếp nhận từ lãnh đạo, các bộ phận chuyên môn trong nội

bộ TTVHTT quận Thanh Khê;

 Nguồn thông tin từ ban lãnh đạo Đảng và chính quyền quận Thanh Khê;

 Nguồn thông tin thu thập qua các báo cáo của các đơn vị cấp dưới gửi lên;

 Nguồn thông tin thu thập qua các cuộc họp, giao ban,…

 Nguồn thông tin thu thập từ các ý kiến đóng góp của nhân dân

Nhà lãnh đạo, quản lý cho dù tài giỏi đến mức nào thì cũng không thể một mình chu toàn được tất cả các công việc Để đạt được hiệu quả cao, đòi hỏi các nhà lãnh đạo, quản lý phải luôn có mặt mọi lúc, mọi nơi, nắm tất cả thông tin, hiểu biết sâu về nhiều lĩnh vực để đưa ra được những quyết định quản lý, điều hành nhanh chóng và chính xác Tuy nhiên, đó là điều khó có thể xảy ra và vượt quá khả năng của nhà lãnh đạo, quản lý, vì vậy mà đòi hỏi phải có một đội ngũ để hỗ trợ các nhà lãnh đạo, quản lý trên mọi phương diện Công tác tham mưu chính là hoạt động mà các chuyên viên thực hiện để trợ giúp các nhà lãnh đạo, nhà quản

lý để họ đưa ra được những quyết định tối ưu, mang tính khách quan, kịp thời, mang tính hiệu lực và hiệu quả

Bộ phận Văn phòng là đầu mối thông tin, là trợ thủ đắc lực, trực tiếp tham mưu cho Ban Giám đốc TTVHTT quận về các vấn đề liên quan đến lãnh đạo,

quản lý, điều hành cơ quan Trong quá trình hoạt động Văn phòng đã làm tốt công tác tham mưu trên các mặt sau:

 Tham mưu giúp lãnh đạo lập chương trình, kế hoạch công tác năm, tháng, quý, tuần;

 Tham mưu giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định quản lý, điều hành đúng đắn;

 Tham mưu về việc tổ chức công tác văn thư - lưu trữ (Phụ lục 2);

 Tham mưu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản;

 Tham mưu trong việc đón tiếp khách, trang trí, phục vụ các cuộc họp, hội nghị,… của cơ quan;

 Tham mưu trong việc mua sắm các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của cơ quan

Không chỉ riêng Văn phòng mới thực hiện chức năng tham mưu, các bộ phận khác cũng thực hiện công tác tham mưu cho lãnh đạo về những vấn đề thuộc lĩnh vực chuyên môn Như vậy, lãnh đạo luôn bao quát được tình hình, nắm đầy

đủ thông tin mà không cần phải có mặt mọi lúc mọi nơi mới có thể đưa ra được quyết định kịp thời, chính xác Sự hiệu quả trong công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo phụ thuộc rất lớn vào đội ngũ hỗ trợ có thực hiện tốt công tác tham mưu này hay không

2.3.2.2 Công tác tổng hợp

Công tác tham mưu sẽ không thể thực hiện tốt được nếu thiếu thông tin, thông tin không kịp thời, không được xử lý, phân tích chính xác và toàn diện Chính vì thế mà công tác tổng hợp luôn đồng hành, hỗ trợ công tác tham mưu để Văn phòng hoàn thành tốt chức năng tham mưu – tổng hợp của mình

Công tác tổng hợp bao gồm các công việc sau:

- Theo dõi, chỉ đạo hoạt động của Văn phòng

- Theo dõi tình hình hoạt động của cơ quan

- Theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý, thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin Tổng hợp tình hình làm cơ sở cho việc phân tích những thuận lợi, khó khăn và kết quả đạt được để tham mưu cho Ban Giám đốc

- Chuẩn bị nội dung và làm thư ký cho các cuộc họp, hội nghị, các buổi làm việc của lãnh đạo cơ quan

- Lập chương trình, kế hoạch tuần, tháng, quý, năm; làm báo cáo công tác tháng, quý, năm và các loại báo cáo khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc TTVHTT quận, UBND quận và các cơ quan cấp trên khác

Nội dung tổng hợp:

 Kết quả công tác tham mưu chỉ đạo và ban hành văn bản quản lý nhà nước;

 Kết quả công tác chỉ đạo điều hành;

 Kết quả thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác văn hóa, thể thao, thông tin trên địa bàn quận;

 Kết quả thực hiện công tác VTLT;

 Kiểm kê tài sản, cơ sở vật chất, trang thiết bị của cơ quan;

 Báo cáo tài chính

Lúc sinh thời, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã từng nói: “Tham mưu mà làm việc theo kiểu dĩ hòa vi quý, cố làm đẹp lòng cấp trên bằng bất cứ giá nào thì chỉ có hại cho quốc kế dân sinh” và Bác cũng động viên cán bộ, công chức làm công tác

tham mưu: Bây giờ chưa có kinh nghiệm, chưa hiểu biết về công tác tham mưu,

có khó khăn đấy, nhưng phải cố gắng vừa làm, vừa học, có quyết tâm thì khó mấy cũng làm được Khắc ghi những lời dạy ấy, người làm nhiệm vụ tham mưu tại TTVHTT quận luôn nhận thức được được vai trò của mình đối với sự phát triển bền vững của cơ quan, tổ chức Chính vì vậy, không chỉ là người có bản lĩnh, có năng lực, có trình độ chuyên môn, có phẩm chất đạo đức trong sáng, trung thực, thẳng thắn, nghiêm túc, chủ động, độc lập, thích ứng cao trong công việc, luôn cần cù, tỉ mỉ, thận trọng và có tính chuyên nghiệp, nguyên tắc cao; những người thực hiện nhiệm vụ tham mưu ở đây còn là người có khả năng chỉ đạo, điều phối công việc, có khả năng phân tích tổng hợp và nhạy bén với nhiệm vụ chính trị, có

tư duy biện chứng, không định kiến, hẹp hòi, không bảo thủ, không cảm tính, vụ lợi; dám đề xuất, dám chịu trách nhiệm, dám đấu tranh bảo vệ cái đúng Ban Giám đốc TTVHTT quận Thanh Khê cũng ý thức được tầm quan trọng của công tác tham mưu – tổng hợp nên luôn tạo điều kiện, chỉ đạo sát sao để các chuyên viên thực hiện tốt nhiệm vụ của mình

2.3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

2.3.3.1 Thẩm quyền ban hành văn bản

Theo thẩm quyền quy định, TTVHTT quận Thanh Khê được phép ban hành các loại hình thức văn bản: Văn bản hành chính thông thường và Văn bản cá biệt Nội dung văn bản phù hợp với chức năng của cơ quan: tham mưu

và tổ chức thực hiện các hoạt động phát triển sự nghiệp văn hóa, thông tin, thể dục thể thao trên địa bàn quận Thanh Khê theo đúng chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, thực hiện các nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội của quận

2.3.3.1 Các loại văn bản cơ quan soạn thảo và ban hành

TTVHTT quận Thanh Khê chủ yếu ban hành các văn bản hành chính thông thường để phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của đơn vị trong lĩnh vực văn hóa, thông tin, thể thao Phần nhiều là ban hành các loại như Công văn để trao đổi thông tin, liên lạc với các cơ quan, tổ chức liên kết khác để tổ chức các sự kiện văn hóa – thể thao; Tờ trình để đề nghị cơ quan cấp trên hỗ trợ kinh phí và tạo điều kiện để tổ chức các sự kiện thành công; Báo cáo quả hoạt động cũng như tổng kết sau mỗi sự kiện; vì tổ chức nhiều chương trình văn hóa - thể thao như vậy nên Trung tâm cũng ban hành rất nhiều Giấy mời, tuy nhiên thì tại đây hầu như không vào số hay lưu những Giấy mời này, trừ trường hợp những Giấy mời

có tính chất quan trọng Ngoài ra thì Trung tâm còn ban hành các loại văn bản khác như Kế hoạch, Quyết định, Thông báo, Điều lệ, Hướng dẫn,…

Số lượng văn bản ban hành qua các năm của TTVHTT quận Thanh Khê như sau:

2.3.3.2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Kỹ thuật trình bày văn bản được TTVHTT quận Thanh Khê áp dụng theo Thông tư 01/2011/TT-BNV bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính

và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản là yếu tố cơ bản và quan trọng để tạo ra một văn bản đúng quy định, nhằm đảm bảo văn bản ban hành tiêu chuẩn và hiệu lực pháp lý

Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được

trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm;

Dòng thứ hai: “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ

in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu tiên của các cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viết tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2, chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền,

có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng

Cụ thể như sau:

UBND QUẬN THANH KHÊ

TRUNG TÂM VĂN HÓA – THỂ THAO

c) Số ký hiệu văn bản

Số văn bản được ghi đầu trang giấy, góc trái, dưới tên cơ quan ban hành văn bản, cỡ chữ 13

Số văn bản là số thứ tự của văn bản đó được ban hành trong thời hạn một năm được đánh bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 và bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm Giữa số và ký hiệu được ngăn cách bởi dấu gạch chéo (/)

Ký hiệu là chữ viết tắt của tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản, hoặc chức danh nhà nước, giữa chúng có dấu gạch nối (-)

Ví dụ: Số: 87/TTr-TTVHTT

Số: 02/QĐ-TTVHTT Số: 12/TTVHTT-VH d) Địa danh, ngày tháng năm

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thướng, cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu Ngày, tháng, năm ban hành văn bản: Là ngày văn bản được thông qua hay là ngày ký ngày bản, không viết tắt; ngày dưới 10, tháng dưới 3 phải thêm số 0 đằng trước

Ví dụ: Thanh Khê, ngày 09 tháng 02 năm 2018

e) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa bằng chữ in hoa,

cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bả, bằng chữ in thường, cỡ chữ 114, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ

Ví dụ:

TỜ TRÌNH

Về việc thành lập Ban Tổ chức Lễ hội Cầu ngư quận Thanh Khê năm 2018

Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản

Ví dụ:

Số: 20/TTVHTT-VP V/v báo cáo nội dung làm việc với Thư viện thành phố Đà Nẵng

f) Nội dung văn bản

Nội dung của các văn bản thường đề cập đến những vấn đề khác nhau, vì thế không thể đặt ra khuôn mẫu cho nội dung văn bản (trừ những loại văn bản đã được mẫu hóa)

Đây là phần trọng tâm của văn bản Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản

có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được chia thành các thành phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định

Phần nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều

cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải lùi vào 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối

đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines)

g) Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

Đây là yếu tố để xác định người chịu trách nhiệm về việc ban hành và nội dung của văn bản, đồng thời là căn cứ để truy cứu khi cần thiết

Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô 7a bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ 14 Họ tên người ký được trình bày tại ô 7b, bằng chữ

in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký

Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô 7c

h) Dấu của cơ quan, tổ chức

Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoảng 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ

về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP

Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8, đóng trùm lên 1/3 chữ

ký lệch về bên tay trái Dấu giáp lai được đóng và khoảng mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản Dấu đóng vào văn bản phải thẳng chiều, không đóng dấu ngược, dấu mờ

Không đóng dấu khi chưa có chữ ký; khi văn bản chưa điền đủ các thông tin; khi phát hiện thấy người ký văn bản không đúng thẩm quyền

2.3.3.3 Quy trình soạn thảo văn bản

Để tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn, công tác soạn thảo văn bản được thực hiện hoàn toàn trên máy tính và thông qua Hệ thống văn bản điều hành TTVHTT quận Thanh Khê chủ yếu ban hành các văn bản hành chính thông thường nên quy trình soạn thảo khá đơn giản, gồm các bước như sau:

- Bước 1: Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết,

thực hiện văn bản: Dựa vào nội dung và yêu cầu của công việc, Giám đốc sẽ phân công chuyên viên soạn thảo theo đúng nghiệp vụ chuyên môn và chức năng, quyền hạn

- Bước 2: Chọn thể loại văn bản: Căn cứ vào mục đích và nội dung văn bản

dự định ban hành, chuyên viên soạn thảo sẽ chọn thể loại văn bản thích hợp

- Bước 3: Thu thập và xử lý thông tin:

 Nội dung cần thu thập phụ thuộc vào mục đích và nội dung văn bản dự định ban hành

 Các thông tin cần thu thập chủ yếu là các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan hoặc các tài liệu và các xuất bản phẩm có liên quan khác

 Tổng hợp, mã hóa các tài liệu nhằm chọn nội dung phù hợp

- Bước 4: Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo (trường hợp văn bản

quan trọng hoặc có liên quan đến nhiều cơ quan, tổ chức khác)

 Xây dựng đề cương: Tạo sự chủ động trong việc soạn thảo các phần nội dung của văn bản

 Tổ chức lấy ý kiến cho dự thảo văn bản: Đảm bảo nguyên tắc dân chủ khách quan giữa các đơn vị bộ phận trong cơ quan tổ chức Để lấy ý kiến đóng góp cho bản dự thảo, chuyên viên tạo một hồ sơ công việc trên HTQLVBĐH, tải bản dự thảo lên hệ thống và gửi cho tất cả các cá nhân, đơn vị có liên quan Mọi ý kiến đóng góp, sẽ được luân chuyển lại cho chuyên viên soạn thảo trong hồ sơ công việc đã tạo

 Hoàn thiện dự thảo: Tổng hợp, tiếp thu ý kiến và hoàn thiện dự thảo văn bản