Thực trạng và giải pháp đẩy mạnh hoạt động dịch vụ giao nhận vận tải (logistics) tiểu luận cao học

LỜI MỞ ĐẦUNhững kiến thức về giao nhận vận tải( logistics) và các hoạt động giao nhận vận tải mới thâm nhập vào Việt Nam trong thời gian gần đây, trước hết và chủ yếu thông qua hoạt động của các công ty vận tải giao nhận nước ngoài và một số người được đào tạo tại nước ngoài.Thực tế thì giao nhận vận tải được vận dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau như kinh tế, xã hội, quân sự và trong từng lĩnh vực đó mục tiêu, phạm vi hoạt động cũng như tiêu chí đánh giá là hết sức khác nhau. Nhìn từ góc độ vĩ mô, có thể hiểu giao nhận vận tải theo hai cấp độ cơ bản: cấp độ vi mô (trong lĩnh vực quản trị sản xuất của doanh nghiệp hay trong một lĩnh vực cụ thể như trong quân sự) và cấp độ vĩ mô như một ngành kinh tế. Trên tầm vĩ mô thì điều quan tâm là xây dựng một mạng lưới giao nhận vận tải đa dạng, uyển chuyển cho phép chuyển tối ưu bộ phận sang tối ưu toàn bộ nhằm mục đích tối ưu hiệu quả của vòng quay tăng trưởng, vòng quay thu mua hàng hoá, sản xuất, phân phối bán hàng, vận tải, tái chế và sử dụng lại các nguồn nguyên vật liệu từ các công ty đơn lẻ đến toàn bộ ngành công nghiệp thông qua sự hợp tác.Như vậy, hoạt động giao nhận vận tải đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh, lưu thông, phân phối của toàn bộ nền kinh tế, đặc biệt trong kinh doanh xuất nhập khẩu.Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của ngành dịch vụ này cùng với mong muốn tìm hiểu thực tế rõ hơn, được sự đồng ý của nhà trường, em đã thực tập ở Công ty CP giao nhận vận tải Con Ong( Hải Phòng).Trong quá trình thực tập, em đã tìm hiểu, nghiên cứu và đã chọn đề tài “Thực trạng và giải pháp đẩy mạnh hoạt động dịch vụ giao nhận vận tải của Công ty CP giao nhận vận tải Con Ong (Hải Phòng)” làm đề tài thực tập tốt nghiệp của mình.Kết cấu của đề tài được chia thành ba chương :Chương I : Giới thiệu về Công ty CP giao nhận vận tải Con Ong và tổng quan về dịch vụ giao nhận vận tải. Chương II : Hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải của Công ty CP giao nhận vận tải Con Ong.Chương III: Một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động giao nhận vận tải ở Công ty CP giao nhận vận tải Con Ong.

LỜI MỞ ĐẦU

Những kiến thức về giao nhận vận tải( logistics) và các hoạt động giaonhận vận tải mới thâm nhập vào Việt Nam trong thời gian gần đây, trước hết

và chủ yếu thông qua hoạt động của các công ty vận tải giao nhận nước ngoài

và một số người được đào tạo tại nước ngoài

Thực tế thì giao nhận vận tải được vận dụng trong nhiều lĩnh vực khácnhau như kinh tế, xã hội, quân sự và trong từng lĩnh vực đó mục tiêu, phạm vihoạt động cũng như tiêu chí đánh giá là hết sức khác nhau Nhìn từ góc độ vĩ

mô, có thể hiểu giao nhận vận tải theo hai cấp độ cơ bản: cấp độ vi mô (tronglĩnh vực quản trị sản xuất của doanh nghiệp hay trong một lĩnh vực cụ thể nhưtrong quân sự) và cấp độ vĩ mô như một ngành kinh tế Trên tầm vĩ mô thìđiều quan tâm là xây dựng một mạng lưới giao nhận vận tải đa dạng, uyểnchuyển cho phép chuyển tối ưu bộ phận sang tối ưu toàn bộ nhằm mục đíchtối ưu hiệu quả của vòng quay tăng trưởng, vòng quay thu mua hàng hoá, sảnxuất, phân phối bán hàng, vận tải, tái chế và sử dụng lại các nguồn nguyên vậtliệu từ các công ty đơn lẻ đến toàn bộ ngành công nghiệp thông qua sự hợptác

Như vậy, hoạt động giao nhận vận tải đóng vai trò quan trọng trongtoàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh, lưu thông, phân phối của toàn bộ nềnkinh tế, đặc biệt trong kinh doanh xuất nhập khẩu

Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của ngành dịch vụ này cùngvới mong muốn tìm hiểu thực tế rõ hơn, được sự đồng ý của nhà trường, em

đã thực tập ở Công ty CP giao nhận vận tải Con Ong( Hải Phòng)

Trong quá trình thực tập, em đã tìm hiểu, nghiên cứu và đã chọn đề tài

“Thực trạng và giải pháp đẩy mạnh hoạt động dịch vụ giao nhận vận tải của Công ty CP giao nhận vận tải Con Ong (Hải Phòng)” làm đề tài thực

tập tốt nghiệp của mình

Kết cấu của đề tài được chia thành ba chương :

Chương I : Giới thiệu về Công ty CP giao nhận vận tải Con Ong và tổng quan về dịch vụ giao nhận vận tải

Chương II : Hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận vận tải của Công ty CP giao nhận vận tải Con Ong.

Chương III: Một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động giao nhận vận tải ở Công ty CP giao nhận vận tải Con Ong.

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CP GIAO NHẬN VẬN TẢI CON ONG

VÀ TỔNG QUAN VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI

I GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CP GIAO NHẬN VẬN TẢI CON ONG 1.Quá trình hình thành và phát triển

Công ty CP Giao nhận vận tải Con Ong( Bee Logistics Corporation) là mộtđại lý giao nhận vận tải quốc tế đường biển và đường hàng không với dịch vụrộng khắp trên thế giới, là một trong những công ty cung cấp chuỗi cung ứngdịch vụ giao nhận vận tải đứng top 5 trong ngành giao nhận vận tải của cảnước Công ty thành lập ngày 01 tháng 10 năm 2004 được sở kế hoạch và đầu

tư thành phố Hồ Chí Minh cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số

4103002681, người đại diện là bà NGÔ HẢI HẰNG Địa chỉ trụ sở chính :Tầng 2, tòa nhà Hải Âu, số 39B đường Trường Sơn, phường 4, quận TânBình, thành phố Hồ Chí Minh

Chi nhánh Hải Phòng: thành lập ngày 08 tháng 01 năm 2005- Địa chỉ:

175-176 Bình Kiều 2, Đông Hải, Hải An, Hải Phòng

Chi nhánh Hà Nội: thành lập ngày 02 tháng 04 năm 2005- Địa chỉ: 36 LinhLang, Ba Đình, Hà Nội

Chi nhánh Đà Nẵng: thành lập ngày 01 tháng 07 năm 2007- Địa chỉ: 25Hoàng Văn Thụ, quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng

Nghành nghề kinh doanh:

Cung cấp dịch vụ logistics, giao nhận vận tải bằng đường biển và đường hàngkhông

2 Cơ cấu tổ chức quản lý

Hiện nay, công ty có khoảng 150 cán bộ, công nhân viên Cơ cấu tổchức quản lý của công ty được thể hiện bằng sơ đồ dưới đây( Sơ đồ này ápdụng cho văn phòng Hải Phòng, các văn phòng Hà Nội và Đà Nẵng cũng có

cơ cấu tổ chức tương tự như vậy):

Tổng Giám đốc

Văn Phòng Hải Phòng

Phòng hàng xuất

Phòng hàng nhập

Phòng Nhân sự Phòng Kế

toán

3 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng, ban:

3.1 Phòng Sales (phòng kinh doanh)

- Nhiệm vụ: tìm nguồn hàng, chăm sóc khách hàng, tiếp xúc với cácnhà xuất nhập khẩu, chào giá các dịch vụ của công ty Ký kết hợp đồng dịch

vụ Phòng kinh doanh cũng có nhiệm vụ quảng bá hình ảnh của công ty, tiếpxúc với các nhà chức trách, tìm hiểu sự thay đổi trong môi trường kinhdoanh…

- Hợp tác với các bên khách hàng, nhà cung cấp để thu xếp việc đónghàng với các luồng thông tin, dòng vật chất, tài chính và chứng từ

- Lên kế hoạch đóng hàng sao cho đạt đúng yêu cầu về thời gian củangười mua

- Kiểm tra và thông báo việc đặt chỗ của khách hàng một cách chínhxác và đúng thời gian

-Thu xếp việc trả hàng, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các loạichứng từ vận tải

- Liên hệ với các đại lý nước ngoài để nhận chứng từ (các vận đơn), và

thoả thuận với đại lý về các phí local charge

- Chuẩn bị chứng từ làm lệnh giao hàng cho khách hàng

- Gửi giấy báo hàng đến cho khách hàng

- Phát lệnh giao hàng cho khách hàng

- Tư vấn, giải quyết những khiếu nại phát sinh của khách hàng

3.4 Phòng kế toán:

- Phát hành hoá đơn cho khách hàng

- Thu tiền của khách hàng

- Làm báo cáo thu chi và báo cáo thuế

- Chuyển khoản

- Chi trả lương cho các cán bộ, công nhân viên

3.5 Phòng nhân sự:

- Chịu trách nhiệm về việc tuyển nhân sự mới cho công ty

- Quản lý toàn bộ hồ sơ của đội ngũ cán bộ, công nhân viên trong côngty

- Chịu trách nhiệm về chế độ lao động, bảo hiểm y tế và xã hội cho cáccán bộ, công nhân viên trong công ty

- Chấm công, làm lương cho toàn bộ các nhân viên trong công ty

3.6 Kho hàng:

+ Đối với hàng nhâp:

- Khai thác hàng từ container vào kho để giao hàng lẻ cho khách hàng

- Quản lý bảo quản hàng hoá trong kho

+ Đối với hàng xuất:

- Khi khách hàng giao hàng, dỡ hàng từ phương tiện vận tải, nhận hàngvào kho

- Khi có kế hoạch, đóng hàng từ kho vào container để xuất đi

4 Nguồn vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty

Là một đại lý giao nhận vận tải quốc tế lâu năm, với vốn điều lệ banđầu là 17.000.000.000VND cùng với ban lãnh đạo là những người có bề dàykinh nghiệm về logistics và đội ngũ nhân viên nhiệt tình, năng động Hiệnnay, Bee Logistics corporation đã là thành viên của các hiệp hội và tổ chứclogistics hàng đầu trên thế giới như VIFFAS, CLN, S-NET, FIATA, WCA,RMI… và khẳng định được chỗ đứng của mình trong ngành giao nhận vận tảitrong nước

II TỔNG QUAN VỀ DỊCH VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI

1 Khái niệm về dịch vụ Giao nhận vận tải( logistics)

Trên thế giới có rất nhiều các khái niệm về giao nhận vận tải Với mỗigiai đoạn thì lại có khái niệm riêng

Thuật ngữ “Logistics” nguyên bản được sử dụng trong quân đội với ýnghĩa là quá trình cung cấp các phương tiện, trang thiết bị phục vụ cho quânđội: “Một nhánh trong nghệ thuật chiến tranh có liên quan tới việc di chuyển

và cung cấp trang thiết bị, súng ống, đạn dược, lương thực, thực phẩm, và nhu

yếu phẩm cho quân đội được gọi là logistics”

-Theo tài liệu của LHQ: “ Logistics là hoạt động quản lý quá trình lưu

chuyển nguyên vật liệu qua các khâu lưu kho, sản xuất ra sản phẩm cho tớitay người tiêu dùng theo yêu cầu của khách hàng ”

-Theo hội đồng quản lý dịch vụ logistics quốc tế (CLM): “Logistics là

một phần của quá trình chuỗi cung ứng, bao gồm lập kế hoạch, thực thi, kiểmsoát, lưu thông và tồn trữ hiệu quả các loại hàng hóa và dịch vụ gửi đi và quaytrở lại, tồn trữ hàng hoá, các dịch vụ và các thông tin liên quan từ điểm khởinguồn đến điểm tiêu thụ nhằm để đáp ứng yêu cầu của khách hàng”

-Theo Luật thương mại Việt Nam 2005: “ dịch vụ logistics là hoạt

động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiềucông đoạn bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hảiquan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã

hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan tới hàng hóa theo thỏathuận với khách hàng để hưởng thù lao” (Điều 233-Luật TMVN).

2 Phân loại giao nhận vận tải

Phân loại theo các hình thức hoạt động:

* 1PL (First Party Logistics hay Logistics tự cấp)

Là những người sở hữu hàng hóa tự mình tổ chức và thực hiện các hoạtđộng giao nhận vận tải để đáp ứng nhu cầu của bản thân Các công ty này cóthể sở hữu phương tiện vận tải, nhà xưởng, thiết bị xếp dỡ và các nguồn lựckhác bao gồm cả con người để thực hiện các hoạt động giao nhận vận tải

* 2PL ( Second Party Logistics hay Cung cấp dịch vụ logistics bên thứ

hai)

Đây là một chuỗi những người cung cấp dịch vụ cho hoạt động đơn lẻcho chuỗi hoạt động logistics nhằm đáp ứng nhu cầu của chủ hàng nhưngchưa tích hợp với hoạt động logistics (chỉ đảm nhận met khâu trong chuỗilogistics)

2PL là việc quản lý các hoạt động truyền thống như vận tải, kho vận,thủ tục hải quan, thanh toán,…

* 3PL ( Cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba hay logistics theo hợp

3PL bao gồm nhiều dịch vụ khác nhau, kết hợp chặt chẽ việc luânchuyển, tồn trữ hàng hoá, xử lý thông tin…có tính tích hợp vào dây chuyềncung ứng của khách hàng

3PL là các hoạt động do một công ty cung cấp dịch vụ logistics thựchiện trên danh nghĩa của khách hàng dựa trên các hợp đồng có hiệu lực tốithiểu là một năm hoặc các yêu cầu bất thường.

Sử dụng 3PL là việc thuê các công ty bên ngoài để thực hiện các hoạtđộng logistics, có thể là toàn bộ quá trình quản lý logistics hoặc chỉ là một sốhoạt động có chọn lọc

Các công ty sử dụng 3PL và nhà cung cấp dịch vụ logistics có mốiquan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực chia sẻ thông tin, rủi ro, và các lợi íchtheo một hợp đồng dài hạn

* 4PL (Cung cấp dịch vụ logistics thứ tư hay logistics chuỗi phân phối,

hay nhà cung cấp logistics chủ đạo-LPL)

Đây là người hợp nhất, gắn kết các nguồn lực, tiềm năng và cơ sở vậtchất kỹ thuật của mình với các tổ chức khác để thiết kế, xây dựng và vận hànhcác giải pháp chuỗi logistics

4PL là việc quản lý và thực hiện các hoạt động logistics phức tạp nhưquản lý nguồn lực, trung tâm điều phối kiểm soát, các chức năng kiến trúc vàtích hợp các hoạt động logistics

4PL có liên quan với 3PL và được phát triển trên nền tảng của 3PLnhưng bao gồm lĩnh vực hoạt động rộng hơn, gồm cả các hoạt động của 3PL,các dịch vụ công nghệ thông tin, và quản lý các tiến trình kinh doanh 4PLđược coi như một điểm liên lạc duy nhất, là nơi thực hiện việc quản lý, tổnghợp tất cả các nguồn lực và giám sát các chức năng 3PL trong suốt chuỗiphân phối nhằm vươn tới thị trường toàn cầu, lợi thế chiến lược và các mốiquan hệ lâu bền

* 5PL (Cung cấp dịch vụ logistics thứ năm )

5PL là loại dịch vụ thị trường thương mại điện tử, bao gồm các 3PL và4PL quản lý tất cả các bên liên quan trong chuỗi phân phối trên nền tảngthương mại điện tử

Chìa khoá thành công của các nhà cung cấp dịch vụ logistics thứ năm

là các hệ thống (Hệ thống quản lý đơn hàng (OMS), Hệ thống quản lý khohàng (WMS) và Hệ thống quản lý vận tải (TMS) Cả ba hệ thống này có liênquan chặt chẽ với nhau trong một hệ thống thống nhất) và công nghệ thôngtin

3 Các nội dung chính của hoạt động logistics

Các chuyên gia nghiên cứu về dịch vụ giao nhận vận tải đã rút ra một

số nội dung cơ bản của ngành dịch vụ này như sau:

* Logistics là tổng hợp các hoạt động của doanh nghiệp trên 3 khía

cạnh chính, đó là logistics sinh tồn, logistics hoạt động và logistics hệ thống

- Logistics sinh tồn có liên quan tới các nhu cầu cơ bản của cuộc sốngnhằm đáp ứng các yêu cầu thiết yếu của con người: cần gì, cần bao nhiêu, khinào cần và cần ở đâu Logistics sinh tồn là bản chất và nền tảng của hoạt độnglogistics nói chung;

- Logistics hoạt động là bước phát triển mới của logistics sinh tồn, nógắn với toàn bộ quá trình và hệ thống sản xuất của doanh nghiệp Logisticshoạt động liên quan tới quá trình vận động và lưu kho của nguyên liệu đầuvào, đi qua và đi ra khỏi doanh nghiệp, thâm nhập vào các kênh phân phốitrước khi đi đến tay người tiêu dùng cuối cùng

- Logistics hệ thống giúp ích cho việc duy trì hệ thống hoạt động Cácyếu tố của logistics hệ thống bao gồm các máy móc thiết bị, nguồn nhân lực,công nghệ, cơ sở hạ tầng nhà xưởng, …

4 Vai trò của hoạt động giao nhận vận tải

*Đối với nền kinh tế:

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thế giới theo hướngtoàn cầu hóa, khu vực hóa, dịch vụ logistics ngày càng đóng vai trò hết sứcquan trọng thể hiện ở những điểm sau:

Là công cụ liên kết các hoạt động trong chuỗi giá trị toàn cầu Global Value Chain) như cung cấp, sản xuất, lưu thông phân phối, mở rộngthị trường cho các hoạt động kinh tế.

(GVC-*Đối với doanh nghiệp:

Khi thị trường toàn cầu phát triển với các tiến bộ công nghệ, đặc biệt làviệc mở cửa thị trường ở các nước đang và chậm phát triển, logistics được cácnhà quản lý coi như là công cụ, một phương tiện liên kết các lĩnh vực khácnhau của chiến lược doanh nghiệp Logistics tạo ra sự hữu dụng về thời gian

và địa điểm cho các hoạt động của doanh nghiệp

- Logistics có vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa chu trình lưuchuyển của sản xuất kinh doanh từ khâu đầu vào nguyên vật liệu, phụ kiện, …tới sản phẩm cuối cùng đến tay khách hàng sử dụng

Từ thập niên 70 của thế kỷ XX, liên tiếp các cuộc khủng hoảng nănglượng buộc các doanh nghiệp phải quan tâm tới chi phí, đặc biệt là chi phí vậnchuyển Trong nhiều giai đoạn, lãi suất ngân hàng cũng cao khiến các doanhnghiệp có nhận thức sâu sắc hơn về vốn, vì vốn bị đọng lại do việc duy trì quánhiều hàng tồn kho Chính trong giai đoạn này, cách thức tối ưu hóa quá trìnhsản xuất, lưu kho, vận chuyển hàng hóa được đặt lên hàng đầu Và với sự trợgiúp của công nghệ thông tin, logistics chính là một công cụ đắc lực để thựchiện điều này

- Logistics hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định chính xác trong hoạt độngsản xuất kinh doanh

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, nhà quản lý phải giải quyết nhiềubài toán hóc búa về nguồn nguyên liệu cung ứng, số lượng và thời điểm hiệuquả để bổ sung nguồn nguyên liệu, phương tiện và hành trình vận tải, địađiểm, khi bãi chứa thành phẩm, bán thành phẩm, … Để giải quyết những vấn

đề này một cách có hiệu quả không thể thiếu vai trò của logistics vì logisticscho phép nhà quản lý kiểm soát và ra quyết định chính xác về các vấn đề nêu

trên để giảm tối đa chi phí phát sinh đảm bảo hiệu quả trong hoạt động sảnxuất kinh doanh.

- Logistics đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo yếu tố đúng thờigian-địa điểm (just in time)

Quá trình toàn cầu hóa kinh tế đã làm cho hàng hóa và sự vận động củachúng phong phú và phức tạp hơn, đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ, đặt ra yêu cầumới đối với dịch vụ vận tải giao nhận Đồng thời, để tránh hàng tồn kho,doanh nghiệp phải làm sao để lượng hàng tồn kho luôn là nhỏ nhất Kết quả làhoạt động lưu thông nói riêng và hoạt động logistics nói riêng phải đảm bảoyêu cầu giao hàng đúng lúc, kịp thời, mặt khác phải đảm bảo mục tiêu khốngchế lượng hàng tồn kho ở mức tối thiểu Sự phát triển mạnh mẽ của tin họccho phép kết hợp chặt chẽ quá trình cung ứng, sản xuất, lưu kho hàng hóa,tiêu thụ với vận tải giao nhận, làm cho cả quá trình này trở nên hiệu quả hơn,nhanh chóng hơn, nhưng đồng thời cũng phức tạp hơn

-Hàng tuần, công ty đề nghi các đại lý nước ngoài của mình gửi chứng

từ của các container hàng sẽ gửi về Việt Nam Bộ chứng từ gồm có:

+ Pre- alert (Thông báo hàng gửi trước)

+ Master bill (Vận đơn chính)

+ Cargo manifest (Bảng kê danh sách hàng hoá của container)+ Các house bill (Các vận đơn phụ)

+ Debit note (Thông báo nợ)

-Sau khi nhận được đầy đủ chứng từ của đại lý, công ty tiến hành làmgiấy báo hàng đến (arrival notice) và làm lệnh ( delivery order) Công ty sẽfax trước giấy báo hàng đến cho khách hàng (thường trước ngày tàu cập cảng)

để khách hàng (consignee) chuẩn bị kế hoạch nhận hàng Đồng thời bộ phậnphụ trách hàng nhập chỉ định sẽ đề nghị khách hàng fax lại các sub-house bill(các vận đơn phụ của người nhận hàng cuối cùng) để công ty tiến hành làmthủ tục hải quan khai thác hàng vào kho CFS

- Trước đó, đại lý nước ngoài sẽ làm điện giao hàng (Telex released)cho phép công ty đến các hãng tàu (carrier) để lấy lệnh giao hàng chocontainer hàng mà đại lý gửi về Hàng các đại lý nước ngoài gửi về cho công

ty thường qua các hãng tàu như: MCC, Wanhai, SITC, STX, North Freight,Mariana…

- Sau khi làm xong thủ tục thông quan, các container hàng được đưa vềkho CFS để khai thác, đưa hàng ra khỏi container, hàng sẽ được giám định vềtình trạng và số lượng rồi được sắp xếp vào kho theo thứ tự và được bảo quảncẩn thận.Thờì gian công ty khai thác hàng xong thường chỉ sau hai ngày kể từngày tàu vào Các khách hàng (consingnee) sau khi nhận được giấy báo sẽqua công ty lấy lệnh giao hàng và làm thủ tục thanh toán phí lấy lệnh (localcharge) cho công ty Các khách hàng có thể thanh toán bằng hình thức chuyểnkhoản hoặc tiền mặt

- Còn đối với việc thanh toán cho các đại lý nước ngoài, công ty đã kýhợp đồng thanh toán vào cuối tháng bằng hình thức chuyển khoản Cước biển(Ocean freight) thường là các đại lý thu ở đầu nước ngoài, nhưng cũng cónhiều trường hợp các đại lý đề nghị công ty thu trực tiếp người nhận hàng hộ

- Phần lớn hàng nhập chỉ định của công ty là các tuyến từ Châu Á vềnhư Shanghai, Shekou (Trung Quốc), Busan (Hàn Quốc), Bangkok (TháiLan), Singapo, Hong Kong… về cảng Hải Phòng Dưói đây là lịch tàu hàngcác tuyến nhập chỉ định của công ty:

Shipping Schedule

Loading port( cảng xếp

hàng)

Discharge port (cảng dỡhàng)

Time arrival (thời giancập cảng

- Theo báo cáo thống kê của công ty dịch vụ hàng nhập chỉ định chiếm 30%tổng doanh thu của công ty năm 2010, dịch vụ này đã tăng lên 32% tổngdoanh từ đầu năm 2011 đến nay Dưới đây là bảng thống kê sản lượng dịch vụhàng nhập chỉ định năm 2010 và năm 2011 của công ty:

Bảng 1: Bảng thống kê sản lượng dịch vụ hàng nhập chỉ định năm 2010

Bảng 2: Bảng thống kê sản lượng dịch vụ hàng nhập chỉ định năm

2 Dịch vụ gom hàng xuất (Consolidation )

Là dịch vụ vận chuyển hàng lẻ Công ty nhận hàng từ nhiều người gửihàng (người xuất khẩu) Sau đó sẽ gom lại đóng trong những container,chuyển tải qua cảng trung chuyển ( HUB), thường là ở Taiwan, Singapore,Malaysia, Hong Kong… Tại cảng trung chuyển, hàng hóa (được gom rời) từcác nước khác nhau Sau đó sẽ được dỡ ra và đóng lại theo nơi đến Tại nướcnhập khẩu, đại lý của công ty sẽ nhận nguyên container, tiến hành dỡ hàng,làm thủ tục hải quan (nếu cần) và giao hàng rời đến khách hàng (bên nhậpkhẩu) Hiện tai, công ty gom hàng lẻ vào container và xuất đi rất nhiều cẩngtrên thế giới như: New York, Southamton, Longbeach ( Mỹ),Vancouver(Canada), Tokyo, Osaka, Yokohama ( Nhật Bản), Bangkok, Laem chabang

Busan, Ulsan ( Hàn Quốc)… Dịch vụ này giúp tiết kiệm được chi phí vậnchuyển cho khách hàng khi có một lượng hàng nhỏ xuất đi Việc gom hàngnày phải đảm bảo các tiêu chí:

+ Thỏa mãn các yêu cầu của LP (Logistics Procedure)

+ Tận dụng tối đa dung tích cũng như sức chứa hàng của container+ Chi phí là nhỏ nhất

Công ty có một mẫu booking riêng cho người gửi hàng điền đầy đủthông tin book hàng Về cơ bản, những người book hàng cần cung cấp cácthông tin về đơn hàng ( PO #); số lượng ( Weight ); số carton: CTNS; sốchiếc: PCS; số cặp: PRS ; số khối (Volume) và một số thông tin đặc biệt nếucần cho các mặt hàng yêu cầu xử lý đặc biệt Ví dụ như: hun trùng(fumigation) đối với hàng gỗ……

Trước khi giao hàng và đóng hàng vào container, theo yêu cầu của quitrình, công ty có thể yêu cầu chủ hàng thực hiện một số bước như phân loạihàng (theo số đơn hàng, số loại, cảng đến,…), dán nhãn hàng hóa vào thùngcarton, đóng gói hàng,…

Đối với giao hàng lẻ vào kho, chủ hàng phải giao hàng trước thời giannhận hàng tại kho của công ty (cut-off time) Ngoài việc tuân theo những quiđịnh nêu trên, chủ hàng phải mang theo đầy đủ chứng từ khi nhập kho nhưmẫu booking, hợp đồng, bảng kê hàng hóa… Việc thực hiện thủ tục hải quanhàng xuất tại kho sẽ do chính chủ hàng thực hiện hoặc do công ty thực hiệntùy theo cam kết với khách hàng Khi nhận đủ hàng từ các chủ hàng, công ty

sẽ đóng hàng vào container theo kế hoạch đóng hàng và hạ bãi

Dưới đây là sơ đồ quy trình gom hàng lẻ xuất đi của công ty:

Ghi chú:

COT : Cut off time : thời hạn cuối cùng

ETD: Ngày dự kiến tàu chạy

ETD: Ngày dự kiến tàu đến

Nhìn vào sơ đồ minh họa trên ta thấy:

 Ngày tàu chạy (ETD) của Công ty là thứ năm, do đó trước thứ năm làthời hạn cuối cùng cho người gửi hàng (các nhà máy, doanh nghiệp xuấtkhẩu hàng hoá, hoặc các forwarder khác) book với Công ty

 Và từ thứ năm đến trước 17.00 h thứ 3 (thời hạn giao hàng tại kho CFS)thì Công ty có nhiệm vụ gom hàng

 Từ sau 17.00 h ngày thứ 3 đến thứ 4 thì kho có nhiệm vụ đóng hàng(stuffing)

 Thứ 5 là ETD, sau ETD thì Công ty có trách nhiệm làm chi tiết B/L vàcung cấp cho carrier Sau đó carrier sẽ phát hành B/L cho Công ty, Công

ty sẽ kiểm tra B/L xem có chính xác hay không

ETD

T6

Check B/L

Người nhập khẩu COT đối với Công ty

Một tuần trước ETA

Docs COT đối với người gửi hàng