Bài điều kiện: Tổng quan về quản lý sự thay đổi. Nêu những quan điểm cá nhân về quản lý sự thay đổi? Trả lời: Trong quá trình hội nhập toàn cầu hóa hiện nay, chúng ta nhận thấy rằng các lực lượng kinh tế, chính trị, công nghệ hay xã hội thường xuyên đặt câu hỏi về chất lượng, tính thích đáng, hiệu quả của cung cấp dịch vụ. Khi bắt buộc phải thay đổi các tổ chức thường tiến hành tổ chức thay đổi một cách tinh vi hơn, ở đó người ta muốn sử dụng phương pháp “ quản lý thay đổi” tốt nhất. Có rất nhiều các quan điểm khác nhau về “ quản lý sự thay đổi”. Có người cho rằng, thay đổi có nghĩa là tấn công vào các nguyên nhân dẫn đến những yếu kém ghi nhận được và điều chỉnh một cách sâu sắc điều không vận hành trôi chảy. Người khác lại cho rằng, nên quên đi nguyên nhân của tình trạng kém hiệu quả và cố gắng xác định hệ quả đáng mong muốn, tái tạo lại xuất phát từ điều người ta nhìn nhận như tương lai mong muốn. Một số người lại chú trọng tới sự tiến triển trong những điều đã cấu thành sức mạnh của tổ chức trong khi đó những người khác nhấn mạnh tới những nguy cơ của việc không vận động, trì hoãn,kết cục tồi tệ không thể tránh. Như vậy có thể nói mọi thay đổi đều liên quan đến văn hóa, phương thức vận hành, thái độ và năng lực ở tầm dài hạn. Nếu chúng ta muốn thay đổi thì cần phải thay đổi chính những yếu tố này trước tiên, trước khi thay đổi khiến cho điều đó trở nên cần thiết. Nói cách khác, thay đổi không đơn thuần là kết quả của việc xuất hiện các “ điều kiện thành công” mà xuất phát chủ yếu từ khả năng huy động những năng lực tổ chức mới,làm xuất hiện những hành động đến lúc đó vẫn còn chưa được biết tới. Một hoạt động quản lý sự thay đổi tốt hơn đòi hỏi phải có sự chuẩn bị để đối mặt với thực tiễn này thay vì phủ nhận hay đánh giá thấp nó. Các thay đổi có thể xảy ra do những nguyên nhân khác nhau như kinh tế, khoa học và công nghệ hay xã hội và pháp luật, và cũng có thể là kết quả của sự kết hợp những nguyên nhân đó. Nhưng cho dù là do nguyên nhân nào thì nhà quản lý đều phải có trách nhiệm nhận thức được sự phát triển của những nguyên nhân đó trong chính phạm vi công việc của mình. Việc nhận thức đó là hết sức cần thiết nhằm đạt được những mục tiêu tổ chức đặt ra. Champy và Nohria ( 1996, Mỹ) đã đưa ra 3 loại động lực cơ bản: Công nghệ: đặc biệt là công nghệ thông tin, công nghệ đang thay đổi nhanh chóng hình thức của các doanh nghiệp. Chính phủ: đang xem xét lại vai trò của họ trong kinh doanh, với tất cả các chính phủ trên toàn cầu đang đề ra các sang kiến xóa bỏ sự điều tiết, tư nhân hóa và gia tăng thương mại tự do.
Trang 1Bài điều kiện: Tổng quan về quản lý sự thay đổi Nêu những quan điểm cá nhân về quản lý sự thay đổi?
Trả lời:
Trong quá trình hội nhập toàn cầu hóa hiện nay, chúng ta nhận thấy rằng các lực lượng kinh tế, chính trị, công nghệ hay
xã hội thường xuyên đặt câu hỏi về chất lượng, tính thích đáng, hiệu quả của cung cấp dịch vụ Khi bắt buộc phải thay đổi các
tổ chức thường tiến hành tổ chức thay đổi một cách tinh vi hơn,
ở đó người ta muốn sử dụng phương pháp “ quản lý thay đổi” tốt nhất Có rất nhiều các quan điểm khác nhau về “ quản lý sự thay đổi” Có người cho rằng, thay đổi có nghĩa là tấn công vào các nguyên nhân dẫn đến những yếu kém ghi nhận được và điều chỉnh một cách sâu sắc điều không vận hành trôi chảy Người khác lại cho rằng, nên quên đi nguyên nhân của tình trạng kém hiệu quả và cố gắng xác định hệ quả đáng mong muốn, tái tạo lại xuất phát từ điều người ta nhìn nhận như tương lai mong muốn Một số người lại chú trọng tới sự tiến triển trong những điều đã cấu thành sức mạnh của tổ chức trong khi
đó những người khác nhấn mạnh tới những nguy cơ của việc không vận động, trì hoãn,kết cục tồi tệ không thể tránh
Như vậy có thể nói mọi thay đổi đều liên quan đến văn hóa, phương thức vận hành, thái độ và năng lực ở tầm dài hạn Nếu chúng ta muốn thay đổi thì cần phải thay đổi chính những yếu tố này trước tiên, trước khi thay đổi khiến cho điều đó trở
Trang 2nên cần thiết Nói cách khác, thay đổi không đơn thuần là kết quả của việc xuất hiện các “ điều kiện thành công” mà xuất phát chủ yếu từ khả năng huy động những năng lực tổ chức mới,làm xuất hiện những hành động đến lúc đó vẫn còn chưa được biết tới Một hoạt động quản lý sự thay đổi tốt hơn đòi hỏi phải có
sự chuẩn bị để đối mặt với thực tiễn này thay vì phủ nhận hay đánh giá thấp nó
Các thay đổi có thể xảy ra do những nguyên nhân khác nhau như kinh tế, khoa học và công nghệ hay xã hội và pháp luật, và cũng có thể là kết quả của sự kết hợp những nguyên nhân đó Nhưng cho dù là do nguyên nhân nào thì nhà quản lý đều phải có trách nhiệm nhận thức được sự phát triển của những nguyên nhân đó trong chính phạm vi công việc của mình Việc nhận thức đó là hết sức cần thiết nhằm đạt được những mục tiêu tổ chức đặt ra Champy và Nohria ( 1996, Mỹ)
đã đưa ra 3 loại động lực cơ bản:
Công nghệ: đặc biệt là công nghệ thông tin, công nghệ
đang thay đổi nhanh chóng hình thức của các doanh nghiệp
Chính phủ: đang xem xét lại vai trò của họ trong kinh
doanh, với tất cả các chính phủ trên toàn cầu đang đề ra các sang kiến xóa bỏ sự điều tiết, tư nhân hóa và gia tăng thương mại tự do
Quá trình toàn cầu hóa: các công ty trên toàn thế giới
sẽ cạnh tranh để cung cấp cùng một sản phẩm hay dịch vụ
Trang 3giống nhau vào bất cứ lúc nào, ở đâu với các mức giá ngày càng mang tính cạnh tranh hơn, khiến cho các tổ chức và công
ty phải thay đổi lại cơ cấu tổ chức của mình bằng nhiều cách khác nhau
Dựa trên nhiều lý thuyết khác nhau về quản lý, đồng thời cũng dựa trên kinh nghiệm phong phú của bản thân trong việc
tư vấn và hướng dẫn cho công tác xây dựng quản lý của nhiều
tổ chức trên toàn thế giới, Hussey đã xác định “ cạnh tranh”, “ yêu cầu ngày càng cao của các khách hàng”, “ tốc độ lạc hậu nhanh của công nghệ” và “ áp lực tạo ra giá trị cổ phiếu” là các động lực cơ bản về lâu dài sẽ tạo ra sự thay đổi cơ cấu tổ chức
- Kinh tế và chính trị là hai mặt cốt lõi của mối quan hệ
giữa cơ sở hạ tầng và kiến trúc thượng tầng, trong đó kinh tế giữ vai trò quyết định chính trị, kinh tế là nội dung vật chất của chính trị, còn chính trị là biểu hiện tập trung của kinh tế Cơ sở kinh tế với tính cachs là kết cấu hiện thực sản sinh ra hệ thống chính trị tương ứng và quy định hệ thống đó, có nghĩa là tính chất xã hội, giai cấp của chính trị bao giờ cũng phản ánh tính chất xã hội và giai cấp của cơ sở hạ tầng, từ đó tạo nên những biến đổi căn bản về kinh tế dẫn đến sự biến đổi căn bản về chính trị Đổi mới kinh tế đòi hỏi phải đổi mới hệ thống chính trị, đổi mới tổ chức, bộ máy, con người, phong cách lãnh đạo, dân chủ hóa đời sống xã hội
Trang 4- Các yếu tố về xã hội và pháp luật: Xã hội loài người
luôn luôn diễn ra những biến đổi quan trọng, từ những sự vật hiện tượng rất nhỏ đến những biến đổi cả xã hội sang một hình thái mới, lịch sử loài người là sự tiến bộ xã hội, là nấc thang văn minh của con người Tiến bộ xã hội là quá tình phát triển từ kém hoàn thiện đến hoàn thiện hơn của cấu trúc, của trình độ tổ chức tạo nên một chỉnh thể khi tác động đến môi trường có tác dụng thúc đẩy sự phát triển của môi trường và tạo nên tiền đề vật chất cho sự phát triển tiếp theo Sự nhất trí của xã hội đã ủng hộ cho quá trình cải cách nhằm đổi mới đất nước trong những năm qua cho thấy vai trò của những biến đổi xã hội đối với công cuộc xây dựng và phát triển đất nước Tiến bộ xã hội diễn ra trong mọi mặt của đời sống xã hội kéo theo những thay đổi khách quan và được thực hiện thông qua hoạt động của con người Những biến đổi xã hội lớn lao hiện nay xuất phát từ nguyên nhân nhưn dư luận xã hội, công nghệ thông tin và pháp luật trong đời sống xã hội
- Sự phát triển của khoa học và công nghệ: Khoa học
công nghệ có tác động mạnh mẽ đến mọi mặt của đời sống xã hội, đi vào chiều sâu sự phát triển kinh tế, kỹ thuật và quản lý
xã hội Những tiến bộ của khoa học kỹ thuật và công nghệ là nhân tố cực kỳ quan trọng để tăng năng suất lao động, để phát triển lực lượng sản xuất hàng đầu Vai trò của con người đang biến đổi to lớn, dần dần con người không còn là nhân tố thao
Trang 5tác trực tiếp trong hệ thống kỹ thuật, mà yêu cầu phải sáng tạo
và điều khiển quá trình đó Do vậy, sự tiến bộ phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ là nhân tố quan trọng tạo nên
sự thay đổi trong nhiều ngành, nhiều lĩnh vực
Trên đây là những nhân tố cơ bản tạo nên sự thay đổi, các nhân tố này có mối quan hệ biện chứng với nhau, tác động lẫn nhau trong quá trình hình thành những vấn đề cần thiết phải
cải tổ, thay đổi để có thể phát triển Thay đổi là tiền đề quan trọng của sự phát triển, thay đổi là diễn trình không thể tránh
khỏi trong quá trình phát triển và nó thường mang đến những
cơ hội mới khi chúng ta ý thức được vấn đề, khi chúng ta đánh giá đúng và nhìn nhận ra những mặt tích cực của sự thay đổi
Sự thay đổi sẽ tạo ra hứng thú trong công việc, mang đến một góc nhìn mới mẻ cho công việc, tạo ra cơ hội tiếp thu kỹ năng mới và là một dịp để thử thách đối với mỗi người
Cho đến nay các nỗ lực thay đổi lớn đã giúp một số tổ chức thích nghi một cách có ý nghĩa trước các điều kiện đang thay đổi, nâng cao tính cạnh tranh của mình và hứa hẹn có một tương lai tươi sáng hơn Nhưng trong nhiều tình huống, việc cải thiện đã gặp phải sự thất vọng và việc tranh giành thật đáng
sợ, với những nguồn lực bị lãng phí và nhân viên thì sợ bị đuổi việc và lo lắng Về phương diện nào đó, mặt trái của việc thay đổi là không thể tránh khỏi Bất cứ lúc nào cộng đồng con người bị bắt buộc phải điều chỉnh theo điều kiện thay đổi, và sự
Trang 6đau khổ, vất vả luôn hiện hữu Nhưng sự lãng phí khủng khiếp
và đau đớn mà chúng ta đã biết trong thập niên vừa qua là có thể tránh được Để làm được điều đó cần nhận ra rằng chúng ta hiểu biết chưa thật cặn kẽ, tường tận về những thay đổi trong tổ chức và đặc trưng của chúng
Ngày nay việc quản lý sự thay đổi càng trở nên khó khăn hơn nhiều Bởi thay đổi diễn ra liên tục và đây là một trong những đặc điểm quan trọng của nó Thay đổi đồng thời cũng là
sự phức tạp, làm cho công việc và các quan hệ công tác bị xáo trộn, có thể gây ra những “ phiền phức” nhất định, không mong muốn, song cũng có thể thúc đẩy tiến trình hoàn thiện tổ chức Tính hai mặt của thay đổi cũng chính là tính phức tạp của
nó Một thay đổi, xét bề ngoài dường như hoàn toàn tốt, nhưng
có thể mang đến nhiều trở ngại và bất lợi về sau Trong khi một
sự việc trông có vẻ chứa chất nhiều rủi ro, hóa ra lại tạo nhiều triển vọng vả cho hiệu quả tốt đến mức không ngờ Hơn thế nữa, khó có ai mô tả một cách chắc chắn thay đổi sẽ diễn ra như thế nào vì lẽ mọi việc thay đổi đều chưa được thử nghiệm trong những điều kiện cụ thể nào đó, do đó thong tin đóng vai trò quan trọng trong quản lý sự thay đổi Những khó khăn liên quan đến mọi phương diện- nguồn gốc, bản chất và hệ quả của các thay đổi do vậy mà sự thay đổi không dễ quản lý
Quản lý sự thay đổi là rất quan trọng, không có sự quản
lý tốt thì quá trình thay đổi sẽ tuột ra ngoài tầm quản lý Nhưng
Trang 7đối với một số lớn tổ chức tạo động lực cho các hoạt động cần thiết để thay đổi hành vi theo hướng tích cực Chỉ có sự lãnh đạo mới có thể biến sự thay đổi thành định hướng bằng cách đưa nó vào trong văn hóa của từng tổ chức Sự lãnh đạo này thường bắt nguồn từ một hoặc hai người Nhưng trong bất cứ điều gì, mỗi phần nhỏ nhất của tổ chức, thì con số cũng cần phải tăng lên theo thời gian Giải pháp cho vấn đề thay đổi không chỉ là việc một người có thể khuyến khích được hàng ngàn người khác tham gia Các tổ chức hiện đại rất phức tạp để thay đổi bởi một người, dù người đó có uy lực đến đâu Vấn đề thay đổi trong tổ chức có thể trở nên đơn giản hơn nếu môi trường hoạt động ổn định hoặc ít nhất là chậm lại Nhưng các bằng chứng đầy thuyết phục cho thấy điều ngược lại: tỷ lệ chuyển dịch trong môi trường sẽ tăng và sức ép lên tổ chức đối với việc thay đổi sẽ ngày càng gia tăng Nếu đúng vậy, thì giải pháp duy nhất là học nhiều hơn nữa về cái tạo ra sự thay đổi thành công và truyền đạt kiến thức đó lại cho nhiều người khác Những thay đổi sẽ được thực hiện một cách hiệu quả khi nhân viên chấp thuận và làm chủ được những thay đổi đó Một khi các nhân viên coi những thay đổi như là một việc áp đặt từ cấp trên xuống thì học dành hết tâm huyết và nhiệt tình thực hiên, tuy vậy cũng cần để họ có cơ hội thực sự tham gia vào những thay đổi đó, họ phải có đầy đủ thông tin, kiến thức và kỹ năng cần thiết để đón nhận sự thay đổi Thông tin cung cấp cần phải
Trang 8rõ ràng, cụ thể đặc biệt thông tin có gây ra những hệ lụy liên quan đến các cá nhân nhất định Việc đưa ra thông tin mà không nêu được cụ thể từng cá nhân sẽ bị ảnh hưởng như thế nào xem ra còn tệ hại hơn là không chia sẽ thông tin gì cho mọi người Thông tin chỉ được chia sẻ khi mà kế hoạch chi tiết với những thay đổi liên quan đến từng người đã được cân nhắc, xem xét thông qua Điều đó không có nghĩa là bưng bít thông tin mà đơn thuần chỉ là bước chuẩn bị cần thiết ddeer các thông tin này được đưa ra một cách có hiệu quả nhất
Ngoài ra còn khá nhiều các yếu tố khác góp phần thúc đẩy sự thay đổi, các yếu tố đó tác động đến từng giai đoạn trong quá trình tiến hành thay đổi và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của quá trình tiến hành thay đổi
Vai trò của các nhà quản lý cấp trung và cấp thấp khá đặc biệt trong quá trình quản lý sự thay đổi Nếu mục tiêu của sự thay đổi là một nhánh công việc, một văn phòng kinh doanh hay đơn vị ở cấp cuối cùng của một tổ chức lớn hơn, những người cốt lõi chính là các nhà quản lý cấp trung và cấp thấp, những người phụ trách đơn vị đó Họ sẽ cần giảm bớt tính tự mãn và làm tăng sự khẩn cấp Họ sẽ cần tạo ra một sự liên kết thay đổi, phát triển, một tầm nhìn định hướng, bán tầm nhìn đó cho những người khác,… Nếu họ có đủ thẩm quyền, họ có thể thường xuyên làm như vậy không cần quan tâm đến việc gì đang xảy ra ở phần còn lại của tổ chức Nếu các nhà quản lý
Trang 9cao cấp đều cẩn trọng và cam kết giữ nguyên hiện trạng, một cuộc cách mạng dũng cảm từ trên xuống sẽ luôn luôn thất bại Nhưng trên thực tế khó thấy một tổ chức trong đó toàn bộ các nhà quản lý chop bu đều chống lại sự thay đổi Thậm chí trong các trường hợp tồi tệ nhất, 20% đến 30% đều có vẻ như biết rằng công ty không sống đúng theo tiềm năng của nó, muốn làm điều gì đó nhưng lại cảm thấy bị bế tắc Các sang kiến của cấp quản lý cấp trung gian có thể mang lại cho những người này cơ hội chống lại sự tự mãn mà không bị coi như là một nhóm người đáng thương hay một nhóm người kích động hỗn độn Đối với những người ở cấp quản lý trung cấp, những người không tìm ra giải pháp để thúc đẩy mức độ khẩn cấp trong tổ chức cần sự thay đổi nhưng trong đó cấp quản lý trung cấp không thực hiện đủ sự lãnh đạo, một quyết định nghề nghiệp đúng đắn có thể là chuyển sang một nơi làm việc khác Trong môi trường kinh tế ngày nay, mọi người thường trung thành với công việc của họ, thậm chí nếu các tổ chức của họ đang chẳng đi đến đâu Họ tự thuyết phục mình rằng với tất cả các việc giảm biên chế, họ vẫn có thể may mắn có được một tấm séc và trợ cấp chăm sóc sức khỏe Thái độ này hoàn toàn có thể hiểu được Nhưng trong một thế giới của thế kỷ hai mươi mốt, tất cả chúng ta sẽ cần học và phát triển thông qua nghề nghiệp của mình Một trong số nhiều vấn đề khó khăn trong các
Trang 10tổ chức tự mãn là sự cứng nhắc và chủ nghĩa bảo thủ làm cho việc học trở nên khó khăn hơn
Những thay đổi lớn thường xuyên xuất hiện như là kết quả của sự phát triển và tiến hóa Nếu ngày mai mọi việc vẫn diễn ra như ngày hôm nay, thì chúng ta sẽ không có cơ hội sử dụng những kỹ năng cũng như phát triển cá nhân mình một cách độc lập Cạnh tranh trong đời sống hiện đại bắt buộc các
tổ chức phải vận động không ngừng trong dòng chảy liên tục của những thay đổi Bởi thế cho nên sự thay đổi là quy luật tất yếu của quá trình vận động và phát triển “ Tất cả mọi thứ đều thay đổi Điều duy nhất không thay đổi đó chính là bản thân sự thay đổi” Và khi chúng ta chấp nhận sự thay đổi là chúng ta sẽ tạo ra sự vững chắc, phản đối sự thay đổi sẽ tạo ra hỗn loạn Điều quan trọng là chúng ta phải biết quản lý sự thay đổi một cách khoa học và đúng đắn để tạo ra sự tiến bộ và phát triển
Trang 11Bài tập: Đưa ra một tình huống về sự thay đổi và phân tích tình huống, đề xuất giải pháp quản lý sự thay đổi?
Trả lời:
- Tình huống của sự thay đổi: Thay đổi hệ thống công nghệ trong doanh nghiệp A.
Doanh nghiệp A hoạt động trong lĩnh vực sản xuất lương thực thực phẩm
- Động lực của sự thay đổi:
Trong điều kiện cách mạng khoa học công nghệ hiện đại
và phát triển mạnh mẽ, nhanh chóng, vai trò của khoa học công nghệ đối với sản xuất ngày càng cao, nó không còn đứng bên ngoài hay trên cao sản xuất mà chuyển thành lực lượng sản xuất trực tiếp Sản xuất ngày càng trở thành sự áp dụng khoa học vào thực tiễn và kỹ thuật công nghệ Tri thức khoa học được vật hóa, được kết tinh vào mọi yếu tố của lực lượng sản xuất và cả trong những hình thức tổ chức sản xuất
Quá trình toàn cầu hóa sẽ tạo ra sự cạnh tranh của các công ty trên toàn thế giới Cạnh tranh để cung cấp cùng một sản phẩm,một dịch vụ giống nhau vào bất cứ lúc nào, ở đâu với mức giá ngày càng mang tính cạnh tranh hơn, khiến cho các công ty phải thay đổi lại cơ cấu tổ chức của mình bằng nhiều cách khác nhau, đổi mới công nghệ là một trong những lựa chọn hàng đầu của các công ty
Trang 12Ban lãnh đạo công ty A đã sớm ý thức vai trò của công nghệ trong quản lý và sản xuất kinh doanh Công ty hoạt động như tập đoàn nhiều công ty con, với hệ thống, phân xưởng, cửa hàng, đại lý trên cả nước nên quản lý thủ công không còn đáp ứng kịp nhu cầu phát triển Hơn nữa, khi mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh, phương thức quản lý, hệ thống kế toán thay đổi, số liệu ngày càng gia tăng, cần có hệ thống giải pháp mới
để tự động hóa công tác quản lý Do đó, doanh nghiệp A quyết định đầu tư hệ thống ứng dụng công nghệ ở mức độ cao hơn
- Những yếu tố cản trở sự thay đổi:
Năng lực của đội ngũ cán bộ quản lý và thói quen sử dụng công nghệ hiện đại của nhân viên còn hạn chế
Một số nhân viên lo sợ về những điều chưa biết, những kiến thức khoa học mới và để thích ứng với những công nghệ mới thì cần phải đi học, một số nhân viên đã có tuổi, thời gian cống hiến không còn nhiều, học thì khó, thiết bị thì cần những chi phí nhất định, họ nghĩ mình không nên mất thì giờ và tiền bạc vào đó nên có tâm lý ngại thay đổi,có nhu cầu bảo đảm an toàn trước mắt của cá nhân
Khi áp dụng một dây chuyền công nghệ hiện đại sẽ dẫn đến việc phải bố trí lại nguồn nhân lực, điều này khiến một số cán bộ quản lý cũng như nhân viên trong công ty lo sợ mất vị trí
và việc làm khiến họ không muốn thay đổi