TÁC ĐỘNG CỦA ERP ĐẾN HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP VIỆT NAM NGHIÊN CỨU ĐIỂN HÌNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI SỔ TRẦN ANH VÀ CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM VINAMILK

Nghiên cứu TÁC ĐỘNG CỦA ERP ĐẾN HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP VIỆT NAM – NGHIÊN CỨU ĐIỂN HÌNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI SỔ TRẦN ANH VÀ CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM VINAMILK” là

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

-o0o -CÔNG TRÌNH THAM DỰ CUỘC THI

Sinh viên nghiên cứu khoa học về lĩnh vực Kế toán, Kiểm toán

TÁC ĐỘNG CỦA ERP ĐẾN HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP VIỆT NAM - NGHIÊN CỨU ĐIỂN HÌNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI SỔ TRẦN ANH

VÀ CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM VINAMILK

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Thế giới đang bước vào cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4 - kỷ nguyêncông nghệ cao, vạn vật kết nối internet, trí tuệ nhân tạo được ứng dụng vào mọi lĩnhvực của đời sống Cùng với đó, xu thế toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tếngày càng sâu rộng đã khiến vai trò của CNTT trong công tác quản lí doanh nghiệpđặc biệt là công tác kế toán trở nên quan trọng hơn bao giờ hết

Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một mô hình ứng dụng côngnghệ thông tin vào vào quản lý hoạt động kinh doanh hiện được đánh giá rất caotrên thế giới Tại Việt Nam, ngày càng nhiều doanh nghiệp quan tâm và sử dụngERP bởi ưu điểm nổi bật của hệ thống này là quản lý đồng bộ, chặt chẽ và khoa họctoàn bộ thông tin của doanh nghiệp Để đạt được tiêu chí đó, hệ thống đòi hỏi người

sử dụng phải tuân thủ quy trình tác nghiệp chặt chẽ, đôi khi phức tạp, với một khốilượng thông tin đầu vào khổng lồ

Trong hệ thống ERP, hệ thống thông tin kế toán là thành phần cốt lõi Vậy ápdụng ERP ảnh hướng như thế nào đến quy trình kế toán? Để công tác kế toán đượchiệu quả thì bộ máy tổ chức của phòng kế toán phải thay đổi ra sao? Nghiên cứu

TÁC ĐỘNG CỦA ERP ĐẾN HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP VIỆT NAM – NGHIÊN CỨU ĐIỂN HÌNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI SỔ TRẦN ANH VÀ CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM VINAMILK” là một nghiên cứu cần thiết nhằm giúp các công ty, cá nhân

quan tâm có một câu trả lời tổng quan về các câu hỏi trên, từ đó đề xuất một số giảipháp góp phần đưa ERP đến ngày càng gần hơn với doanh nghiệp Việt Nam

Để làm rõ sự khác biệt cũng như lợi ích và hạn chế của ERP tới hoạt động kếtoán, nhóm tiến hành nghiên cứu hai doanh nghiệp điển hình là công ty cổ phần thếgiới số Trần Anh và công ty cổ phần sữa Vinamilk Đây là hai doanh nghiệp lớn đã

áp dụng thành công ERP ở Việt Nam Qua đó rút ra được nhiều bài học cho cácdoanh nghiệp Việt khác trong việc triển khai ERP

2 Mục tiêu nghiên cứu:

 Nhận diện và phân tích để thấy được sự thay đổi của quy trình và cách tổchức bộ máy kế toán sau khi áp dụng ERP

 Từ việc nghiên cứu thực trạng áp dụng ERP tại 2 doanh nghiệp Việt Nam làcông ty Cổ phần Thế giới số Trần Anh và công ty Cổ phần sữa Việt Nam Vinamilknghiên cứu chỉ rõ các thay đổi thực tế của hoạt động kế toán khi áp dụng ERP, đồngthời đánh giá lợi ích cũng như hạn chế của hệ thống ERP so với hệ thống cũ

 Đề xuất một số giải pháp khắc phục những tồn tại khi ứng dụng ERP ởdoanh nghiệp Việt Nam

3 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

 Đối tượng nghiên cứu: tác động của ERP đến hoạt động kế toán trong doanhnghiệp

 Phạm vi không gian: công ty Cổ phần Thế giới số Trần Anh và công ty Cổphần sữa Việt Nam Vinamilk - hai doanh nghiệp lớn đã áp dụng thành côngERP ở Việt Nam

 Phạm vi thời gian: Năm 2005 – nay

4 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu được sử dụng chủ yếu trong đề tài này là phương pháp

nghiên cứu tình huống (case study) Ngoài ra còn kết hợp phương pháp phân tích,

phương pháp tổng hợp và phương pháp so sánh

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ERP 1.1 Khái niệm

Theo giáo trình Thương mại điện tử được viết bởi PGS.TS.NGƯT NguyễnVăn Hồng và TS Nguyễn văn Thoan, ERP – Enterprise Resources Planning (Hoạchđịnh nguồn lực doanh nghiệp) được định nghĩa là một khái niệm về việc hoạch địnhtổng thể các nguồn lực hiện có của doanh nghiệp như con người, máy móc, trangthiết bị, tài sản, các nguồn tài nguyên,…

ERP là một thuật ngữ được dùng liên quan đến mọi hoạt động của doanhnghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các quy trình xử lý một cách tựđộng hoá, để giúp cho các doanh nghiệp quản lý các hoạt động then chốt

1.2 Phân loại ERP

1.2.1 Phân loại hệ thống ERP theo thương hiệu

Một số hệ thống ERP nước ngoài như SAP, Oracle, Microsoft DynamicsAxapta, Microsoft Dynamics Navision… được thiết kế theo nhu cầu của các doanhnghiệp Việt Nam để phù hợp với quy trình và tính pháp lý trong nước Ở Việt Namcũng có những phần mềm ERP phát triển theo hướng thuần Việt như Lạc Việt,Misa, Fast, Gen Pacific, Asoft, Mankichi… phù hợp với nhiều người dùng ViệtNam

1.2.2 Phân loại hệ thống ERP theo quy mô

Một đặc điểm của hệ thống ERP là chi phí khá lớn Quy mô áp dụng ERPcàng lớn thì doanh nghiệp phải chịu chi phí từ hệ thống ERP càng cao Trên thế giớiphân ERP thành 3 loại theo quy mô:

A - High - End (dành cho các tập đoàn đa quốc gia): SAP, Oracle

B - Mid - Market (dành cho các công ty doanh thu nhỏ hơn 500 triệu USD):Solomon, Dynamics, Info, Exact,

C - Small - Size (dành cho các công ty doanh thu dưới 50 triệu USD)

1.3 Các phân hệ của ERP

Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module) Mỗi phân hệ

có một chức năng riêng và có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thốngERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác

nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERPđiển hình có thể như sau: Kế toán (nền tảng của một phần mềm ERP); Mua hàng;Hàng tồn kho; Sản xuất; Bán hàng; Quản lý nhân sự và tính lương.

Hình 1: Các phân hệ của ERP

*Nguồn: http://www.fts.com.vn

Các nhà cung cấp ERP có các loại phân hệ khác nhau và các mức độ tích hợpkhác nhau giữa các phân hệ Các công ty Việt Nam thường bắt đầu sử dụng phân

hệ kế toán và bổ sung các phân hệ khác khi nhu cầu sử dụng của họ tăng cao hơn

1.4 Tác động của ERP đến hoạt động kế toán trong doanh nghiệp

1.4.1 Tác động của ERP đến quy trình kế toán

1.4.1.1 Thu thập dữ liệu

Khi tổ chức hệ thống thông tin kế toán với ERP, hệ thống chứng từ củadoanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng về: nội dung lập - xét duyệt chứng từ; hình thứccủa chứng từ (có thể chỉ hiển thị trên màn hình/in ra từ hệ thống), số liên được lập.Nếu không có ERP, tất cả các chứng từ kế toán sẽ được các bộ phận tập hợp lại rồichuyển về cho bộ phận kế toán Bộ phận kế toán hầu như làm việc riêng lẻ và mấtkhá nhiều thời gian, công sức để thu gom các chứng từ liên quan từ hợp đồng, hóađơn, biên bản, phiếu thu chi rồi nhập vào hệ thống; chưa kể sẽ có thể có sai sóttrong quá trình đó Với ERP thì, toàn bộ dữ liệu sẽ được xử lý ở các bộ phận khác

và tự động cập nhật sang hệ thống kế toán Như vậy các bộ phận khác chính là nơiđưa các dữ liệu đầu vào để theo dõi và xử lý các nghiệp vụ kế toán mà không phải

đi xin, hay nhập lại trừ khi có một vài phát sinh cần phải tạo bút toán thủ công

Ngoài ra, cấu trúc hệ thống tài khoản được thiết lập linh hoạt hơn, đối tượngquản lý chi tiết cũng được kiểm soát qua nhiều hệ thống mã khác nhau Việc tổchức thu thập dữ liệu có một số điểm cần chú ý sau:

- Nội dung thu thập: trong môi trường ERP việc thu thập dữ liệu thống nhất

bao gồm cả dữ liệu tài chính và phi tài chính Dữ liệu tài chính là tất cả các dữ liệu

mà chúng ta có thể có được thông qua các báo cáo tài chính (doanh thu, lợi nhuận,các khoảng phải thu, phải trả, ) do doanh nghiệp cung cấp Trong khi đó, dữ liệuphi tài chính là các yếu tố mà chúng ta có thể có được do:

+ Doanh nghiệp cung cấp: cơ cấu bộ máy nhân sự, bộ phận kiểm soát nội bộ,trình độ & kinh nghiệm của người quản lý, lĩnh vực hoạt động chủ yếu, thị phầntrên thị trường,…

+ Thông qua các kênh thông tin khác: quan hệ với các tổ chức tín dụngkhác (thu thập từ CIC hay từ chính các tổ chức tín dụng), đánh giá của các đối tác

và khách hàng (thông qua báo đài, các kênh tin tức chuyên môn), hay từ chính cán

bộ tín dụng (cảm nhận về thiện chí vay tiền và trả nợ của doanh nghiệp, )

- Cách thức thu thập: ngoài cách thức thu thập thông qua điện thoại, chứng từ,

fax còn có thể sử dụng hỗ trợ của thiết bị như: máy quét mã vạch, trao đổi dữ liệuđiện tử, dữ liệu lấy từ hệ thống khác, chứng từ điện tử

- Hình thức phản ánh : Các thông tin được phản ánh thông qua hệ thống

chứng từ và các tài khoản kế toán

1.4.1.2 Xử lí dữ liệu

Do ERP là một cấu trúc tổng thể gồm nhiều phân hệ nên có một số điểmkhác biệt và thay đổi cơ bản trong quá trình xử lý dữ liệu:

 Khó quan sát dấu vết nghiệp vụ: nếu trong môi trường thủ công, một bút toán

sai có thể được điều chỉnh và để lại dấu vết thì, trong ERP lại rất khó bởi chính tínhcập nhật thông tin tự động của hệ thống, vì vậy kế toán cần vào bút toán điều chỉnh

để có thể kiểm soát Điều này có nghĩa là, mọi hoạt động điều chỉnh của kế toán đềuđược ghi nhận qua hệ thống bao gồm cả nội dung, thời gian và phân hệ điều chỉnh

 Tính cập nhật cao: ERP có tính chia sẻ dữ liệu và sử dụng cơ sở dữ liệu chung

nên khi xử lý một dữ liệu của kế toán sẽ ảnh hưởng trong phân hệ kế toán và cácphân hệ khác: mua hàng, bán hàng, sản xuất, nhân sự…

 Một số chức năng thực hiện tự động: Trong ERP, hệ thống hạch toán kế toán

là kết quả của quá trình xử lý thông tin, vì thế mỗi thao tác nghiệp vụ trong sản xuấtkinh doanh đều được ghi nhận bằng một bút toán Cùng với việc quy trình nghiệp

vụ được chia thành nhiều công đoạn, các nghiệp vụ kế toán cũng được chia thànhnhiều cặp bút toán khác nhau Muốn vậy, hệ thống cần được lập trình để tiết kiệmthời gian đối với những nghiệp vụ thường xuyên, mang tính định kỳ và ít thay đổi

Thông thường, các bút toán được thực hiện tự động trong hệ thống là: ghi nhậndoanh thu, tự động ghi nhận giá vốn hay thực hiện tự động khấu hao hàng tháng.

 Tác nghiệp hoàn chỉnh: Đối với ERP, hệ thống được thiết kế nhằm quản lý

theo quy trình, thế nên điểm bắt đầu hoạt động của một bộ phận là kết quả của quátrình xử lý thông tin của bộ phận khác Sự liên kết của các bộ phận/ phòng bantrong doanh nghiệp rất chặt chẽ, trách nhiệm công việc cũng được phân chia rõràng

 Cài đặt một số tính năng kiểm soát: Do đặc thù của ERP gồm nhiều phân hệ

và tính liên kết cao nên một sai sót của một phân hệ cũng ảnh hưởng đến toàn bộ hệthống Vì thế, để đảm bảo kết quả xử lý của kế toán đáng tin cậy, nhiều thủ tục đượcthực hiện như: kiểm soát truy cập hệ thống, tổng phát sinh nợ = tổng phát sinh có…

1.4.1.3 Cung cấp thông tin

Với hệ thống ERP, các thông tin kế toán của doanh nghiệp sẽ đi theo một lộtrình tự động hóa từ lúc nhận đơn hàng cho đến khi giao hàng và xuất hóa đơn (vớidoanh nghiệp sản xuất kinh doanh) Do đó, thông tin mà quản trị hay nhân viên cácphòng ban cần liên quan đến kế toán đều đến từ một hệ thống thay vì đến rải rác từcác phòng ban Thông qua tính tự động hóa và chia sẻ thông tin toàn hệ thống, ERPgiúp doanh nghiệp theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng; giúp phối hợp với bộ phậnsản xuất, kho và giao hàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm; việccung cấp thông tin trong nội bộ doanh nghiệp cũng dễ dàng, nhanh chóng hơn vàđặc biệt chính xác hơn so với áp dụng kế toán truyền thống ERP ảnh hưởng đếnviệc cung cấp thông tin hỗ trợ ra quyết định trên nhiều mặt:

 Nội dung: Cung cấp thông tin tài chính, phi tài chính thống nhất, đầy đủ, liên

tục

 Hình thức: Trong hệ thống ERP, do công nghệ mới và quản lý cơ sở dữ liệu

tập trung nên cung cấp thông tin ở nhiều mức độ chi tiết khác nhau Hệ thống cũngthực hiện linh hoạt tùy đối tượng và hình thức (in ra giấy/trên màn hình, ở dạngbảng biểu/biểu đồ), đồng thời có thể truy xuất từ nhiều nơi khác nhau

 Thời gian: ERP cho phép bất cứ lúc nào cần thông tin đều có thể đáp ứng trên

cơ sở thống nhất về quy trình

 Đối tượng cung cấp và sử dụng thông tin: Do đặc tính chia sẻ của ERP nên

người nào được cấp phép sử dụng đều có thể cung cấp/truy xuất thông tin dễ dàng

1.4.1.4 Kiểm soát thông tin

Kiểm soát thông tin được chia thành 2 mảng chính: kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng, nhằm giúp đồng nghiệp dễ dàng hơn trong công tác kiểm soát

Kiểm soát chung

 Kiểm soát truy cập: Là vấn đề doanh nghiệp cần quan tâm vì ERP có cơ sở dữ

liệu chung có tính liên kết cao Vì vậy, toàn bộ dữ liệu của công ty có thể bị ảnhhưởng khi việc truy cập hệ thống thông tin không được kiểm soát nghiêm ngặt

 Phân chia chức năng: Cần tách biệt người thiết kế/lập trình và người sử dụng,

người nhập liệu và quản lý dữ liệu theo nhiệm vụ riêng để có thể dễ dàng kiểm soát

 Kiểm soát lưu trữ: Dựa trên hai yếu tố cơ bản của kiểm soát lưu trữ là thiết bị lưu trữ và sao lưu dự phòng, doanh nghiệp cần tổ chức kế hoạch về thời gian sao

lưu, phương pháp, trách nhiệm trong quá trình sao lưu

 Tuân thủ quy trình: Một chức năng sẽ không thực hiện được nếu chức năng

trước đó không được thực hiện Doanh nghiệp cần có hồ sơ quy trình rõ ràng, cụthể, chi tiết và phổ biến đến toàn doanh nghiệp

Kiểm soát ứng dụng

 Kiểm soát nguồn dữ liệu: Cần thực hiện nhiều thủ tục kiểm soát trong từng

ứng dụng: hợp lý, giới hạn, có thực, tuần tự, mặc định, thông báo lỗi, đầy đủ, địnhdạng, dung lượng Hiện nay, nhiều hệ thống ERP đã sử dụng POS-dữ liệu truyềnđiện tử để giảm bớt những sai sót cá nhân và đối chiếu kiểm tra giữa các bộ phận

 Kiểm soát xử lý: Yêu cầu phải có ràng buộc tính toàn vẹn dữ liệu, báo cáo yếu

tố bất thường, kiểm soát xử lý tự động, xem xét quy trình xử lý theo quy định

 Kiểm soát kết quả xử lý: Đảm bảo kết quả xử lý chính xác, đến đúng đối

tượng Điều này phụ thuộc vào phân quyền, thiết lập quy định và tăng cường anninh mạng

1.4.2 Tác động đến tổ chức bộ máy kế toán

1.4.2.1 Cơ cấu nhân sự

Tổ chức cơ cấu nhân sự trong phòng kế toán phụ thuộc vào cơ cấu tổ chứcquản lý của công ty, khối lượng công việc, đặc điểm và định hướng ứng dụng côngnghệ thông tin trong công tác quản lý Việc ứng dụng ERP có thể đưa ra yêu cầumới đối với nhân sự trong bộ máy kế toán Có 4 trường hợp có thể xảy ra:

Thứ nhất, doanh nghiệp giữ toàn bộ nhân viên cũ và không tuyển nhân viên

mới khi cho rằng nhân viên cũ có thể am hiểu về hoạt động của tổ chức, tuy nhiên,cần huấn luyện và nâng cao trình độ của nhân viên để thích ứng với môi trườngmới

Thứ hai, doanh nghiệp giữ toàn bộ nhân viên cũ và tuyển thêm nhân viên

mới Có thể do công việc phức tạp và nhiều nên phải gia tăng số lượng nhân viên đểđảm bảo quy trình, tiến độ hoàn thành và tính kịp thời của việc cung cấp thông tin

Thứ ba, doanh nghiệp sa thải một số nhân viên cũ và tuyển thêm nhân viên vì

nhân viên cũ không có đủ năng lực trình độ chuyên môn theo yêu cầu và cũngkhông có khả năng cải thiện khi được đào tạo

Thứ tư, doanh nghiệp sa thải một số nhân viên cũ và không tuyển nhân viên

mới do trong môi trường ERP, thu thập dữ liệu ban đầu chủ yếu là bộ phận khác, kếtoán chỉ tham gia xử lý, cung cấp thông tin và kiểm soát

Thay đổi văn hóa doanh nghiệp, cách thức làm việc là một vấn đề lớn Nângcao trình độ kiến thức và kỹ năng cũng là thách thức về con người cần sự quan tâm

1.4.2.2 Phân chia trách nhiệm

Phân chia trách nhiệm được dựa trên khối lượng, mức độ phức tạp của côngviệc, đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý Các phần hành kế toán có thể được xâydựng theo chu trình kinh doanh Trong môi trường ERP, một phần hành có thể donhiều nhân viên kế toán đảm nhiệm hoặc ngược lại nhưng vẫn đảm bảo tính kiểmsoát, không trùng lắp, bỏ sót Mỗi phần hành cần có bảng mô tả công việc về: phạm

vi, trách nhiệm, công việc (thường xuyên và định kỳ), quan hệ, tiêu chuẩn đánh giá

1.4.2.3 Phân quyền truy cập

Khi sử dụng ERP, có 3 nhóm chức năng liên quan mật thiết đến phần hành

kế toán là khai báo, nhập liệu và cung cấp thông tin

 Khai báo: Gồm khai báo thông tin chung và danh mục các đối tượng (nhà

cung cấp, khách hàng, hàng hóa, ngân hàng… ), thường được phân quyền cụ thểcho từng cá nhân, có thể ảnh hưởng đến các phần hành kế toán và các phân hệ khác

 Nhập liệu: Gồm nhập số dư và số phát sinh Với ERP, công việc nhập liệu số

phát sinh của kế toán giảm đáng kể do kế thừa dữ liệu của các phân hệ khác Một số

dữ liệu cần nhập liệu nhưng có thể một số dữ liệu có sẵn không được quyền sửa đổi

 Cung cấp thông tin: Đối với từng phần hành kế toán, phân quyền truy cập

được kiểm soát chặt chẽ trên các quyền: xem, thêm, sửa, xóa Vì thế, ngay bản thântrong phân hệ kế toán, nếu không được cấp quyền thì phần hành kế toán này khôngthể xem được phần hành khác Tương tự, các phân hệ cũng không thể xem đượcthông tin của phân hệ kế toán và ngược lại nếu không được cấp quyền trên hệ thống

Ví dụ về phân quyền truy cập cho nhân viên với phần mềm ERP Đám mây (Cloud) của Teamcrop: