Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần May Thăng Long

Trong quá trình tăng trưởng và phát triển nền kinh tế nước ta theo định hướng XHCN thì nhu cầu mọi mặt của người tiêu dùng cũng không ngừng tăng lên. Để đáp ứng nhu cầu đó thì các doanh nghiệp phải mở rộng sản xuất với những sản phẩm đạt chất lượng và được thị trường chấp nhận. Trước sự đổi mới của nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải hoạt động cạnh tranh gay gắt và một yêu cầu đặt ra cho sự tồn tại của các doanh nghiệp là phải bù bắp những chi phí bỏ ra và đạt đựơc lợi nhuận. Do đó các doanh nghiệp không ngừng phấn đấu tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Với bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào thì nguyên vật liệu là một yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất. Giá trị nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanh và giá thành sản phẩm. Do đó để tiết kiệm chi phí sản xuất, nâng cao hiệu quả vốn thì trước hết phải quản lý và tổ chức hạch toán nguyên vật liệu một cách chặt chẽ hợp lý từ giai đoạn cung ứng, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. Nhận thức được ý nghĩa của nguyên vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như vai trò quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu nói riêng và toàn bộ công tác kế toán nói chung. Vì vậy, trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần May Thăng Long em đã chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần May Thăng Long” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Chuyên đề gồm 3 chương : Chương I : Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần May Thăng Long Chương II : Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần May Thăng Long. Chương III: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần May Thăng Long. Do thời gian thực tập không nhiều và nhìn nhận vấn đề trong thực tế còn nhiều hạn chế nên bài viết của em không thể tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong sự đóng góp nhiệt tình của công ty và thầy cô để bài viết của em được hoàn thiện hơn. Qua đây, em cũng xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của Cô giáo Đặng Thị Loan và sự giúp đỡ của cán bộ Phòng Kế toán - Tài chính Công ty Cổ phần May Thăng Long đã giúp em rất nhiều để hoàn thành bài Chuyên đề này.

LỜI MỞ ĐẦU

Trong quá trình tăng trưởng và phát triển nền kinh tế nước ta theo địnhhướng XHCN thì nhu cầu mọi mặt của người tiêu dùng cũng không ngừngtăng lên Để đáp ứng nhu cầu đó thì các doanh nghiệp phải mở rộng sản xuấtvới những sản phẩm đạt chất lượng và được thị trường chấp nhận Trước sựđổi mới của nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải hoạt động cạnhtranh gay gắt và một yêu cầu đặt ra cho sự tồn tại của các doanh nghiệp làphải bù bắp những chi phí bỏ ra và đạt đựơc lợi nhuận Do đó các doanhnghiệp không ngừng phấn đấu tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm

Với bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào thì nguyên vật liệu là mộtyếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất Giá trị nguyên vật liệuthường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanh và giá thành sảnphẩm Do đó để tiết kiệm chi phí sản xuất, nâng cao hiệu quả vốn thì trước hếtphải quản lý và tổ chức hạch toán nguyên vật liệu một cách chặt chẽ hợp lý từgiai đoạn cung ứng, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu

Nhận thức được ý nghĩa của nguyên vật liệu trong hoạt động sản xuấtkinh doanh cũng như vai trò quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệunói riêng và toàn bộ công tác kế toán nói chung Vì vậy, trong thời gian thực

tập tại Công ty Cổ phần May Thăng Long em đã chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần May Thăng Long” làm chuyên

đề thực tập tốt nghiệp của mình Chuyên đề gồm 3 chương :

Chương I : Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Cổphần May Thăng Long

Chương II : Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phầnMay Thăng Long.

Chương III: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phầnMay Thăng Long

Do thời gian thực tập không nhiều và nhìn nhận vấn đề trong thực tếcòn nhiều hạn chế nên bài viết của em không thể tránh khỏi thiếu sót Em rấtmong sự đóng góp nhiệt tình của công ty và thầy cô để bài viết của em đượchoàn thiện hơn

Qua đây, em cũng xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của Côgiáo Đặng Thị Loan và sự giúp đỡ của cán bộ Phòng Kế toán - Tài chínhCông ty Cổ phần May Thăng Long đã giúp em rất nhiều để hoàn thành bàiChuyên đề này

Sinh viên thực tập

Hồ Phương Nam

CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT

LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG

1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần May Thăng Long 1.1.1 Đặc điểm Nguyên vật liệu

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất của công ty là Công ty chuyênsản xuất đồ may mặc sẵn phục vụ trong và ngoài nước, chủng loại sản phẩmrất phong phú và đa dạng, nhiều mẫu mã và kích cỡ nên Công ty phải sử dụngnhiều loại vật liệu khác nhau như các loại vải và các phụ kiện khác như cácloại chỉ, khuy, khoá, cúc, móc, băng gai, chun, mex, nhiên liệu các loại nhưđiện xăng dầu máy để sản xuất các loại sản phẩm có quy cách mẫu mã khácnhau

Hiện nay, các loại vật liệu dùng cho công nghệ may của Công ty đều cósẵn trên thị trường, giá cả ít biến động Đây cũng là một điều kiện thuận lợi để

xí nghiệp đỡ phải dự trữ nhiều nguyên vật liệu ở trong kho

Công ty Thăng Long có đặc điểm là tìm thị trường tiêu thụ trước(khách hàng) rồi mới tiến hành khai thác nguyên vật liệu để tiến hành sảnxuất Làm như thế để đảm bảo cung cấp đầy đủ vật liệu cho sản xuất, vừatránh tình trạng mua nhiều làm ứ đọng trong kho, gây thiệt hại đến giá trị sảnphẩm khi sản xuất ra và tránh được tình trạng thiếu vật liệu gây gián đoạn choquá trình sản xuất, đồng thời gây ứ đọng vốn lưu động làm cho sản xuất kinhdoanh kém hiệu quả

Đối với vật liệu chính là vải nhiều khi là do khách hàng cung cấp hoặcCông ty phải tự tìm mua tuỳ theo yêu cầu của đối tác đặt hàng Việc lựa chọn

số lượng và chất lượng nguyên vật liệu được căn cứ vào định mức tiêu hao vàtiêu chuẩn kỹ thuật cho phép do bộ phận kỹ thuật lập cho mỗi đơn đặt hàng.Việc tăng năng xuất lao động nâng cao chất lượng sản phẩm cần chú trọng

đòi hỏi phải đúng tiến độ, chủng loại, đúng khối lượng và chất lượng đảm bảocho sản phẩm đầu ra tới tay người tiêu dùng vẫn còn nguyên giá trị như thiếtkế.

Do đặc thù của nguyên vật liệu dễ bị ẩm mốc, ố, bục mủn nên đòi hỏiCông ty phải có kho hàng đủ tiêu chuẩn quy định để việc bảo quản vật tưđúng yêu cầu kỹ thuật để không gây ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng sảnphẩm

1.1.2 Phân loại Nguyên vật liệu

NVL được sử dụng trong Công ty bao gồm rất nhiều thứ, nhiều loại khácnhau về tính năng, công dụng, về phẩm cấp chất lượng, về chất liệu và kíchthước Bên cạnh đó, khối lượng NVL rất lớn và thường xuyên biến động Do

đó, để quản lý và hạch toán được NVL cần phải tiến hành phân loại theo tiêuthức nhất định Căn cứ vào các tiêu thức khác nhau, có rất nhiều cách để phânloại NVL Nhưng để phù hợp với đặc điểm của Công ty và để việc quản lýNVL được dễ dàng và hiệu quả, NVL ở Công ty cổ phần may Thăng Longđược phân loại căn cứ vào công dụng kinh tế của chúng trong quá trình sảnxuất như sau:

- Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành cơbản nên thực thể sản phẩm như: các loại vải ngoài vải bò, vải kaki, vải phảnquang, vải tráng nhựa ;vải lót; bông

- Vật liệu phụ: trong quá trình sản xuất có tác dụng hoàn thiện hoặc làmtăng chất lượng sản phẩm như: các loại cúc, khoá, nhãn mác, đệm vai

- Nhiên liệu: được sử dụng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sảnxuất kinh doanh như điện để thắp sáng, để là ; dầu mỡ máy khâu

- Phụ tùng thay thế: bao gồm các chi tiết phục vụ cho việc thay thế, sửachữa các loại máy may, máy cắt : kim khâu, bàn đạp, dây curoa, dao cắt, cácvật liệu khác.

- Bao bì: là loại vật liệu dùng để đóng gói, làm đẹp và bảo quản thànhphẩm: bìa cứng, túi nilon

- Hoá chất: là các vật liệu phục vụ ở các phân xưởng tẩy mài, phânxưởng nhuộm: nước Javen, thuốc tẩy, thuốc nhuộm

- Phế liệu thu hồi: vải thừa, vải vụn, bông vụn

1.1.3 Đánh giá Nguyên vật liệu

Đánh giá NVL là việc sử dụng thước đo tiền tệ biểu hiện giá trị củaNVL theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực, thốngnhất

Giá vốn thực tế của vật liệu nhâp kho

* Đối với vật liệu gia công nhập kho

Đối với vật liệu gia công, kế toán chỉ theo dõi về mặt số lượng màkhông đánh giá về mặt giá trị Tuy nhiên, đối với những chi phí vận chuyển,bốc dỡ vật liệu từ nơi giao nhận về Công ty theo từng đơn đặt hàng được tính

là giá thực tế của vật liệu gia công nhập kho Khoản chi phí thực tế này đượcphân bổ cho khối lượng vật liệu xuất dùng để làm căn cứ xác định giá giacông sản phẩm

VD: Theo hợp đồng gia công số 397/LSG/2010 được ký kết giữa Công

ty và hãng ASIAPARK Ngày 04/9, Công ty nhận tại cảng Hải Phòng 36.095

m vải các loại và một phụ liệu kèm theo Chi phí vận chuyển từ cảng về khoNguyên liệu của Công ty là: 4.062.000 (VND) Khoản chi phí vận chuyển cho

chi phí vận chuyển, bốc dỡ thuê ngoài của các loại NVL Số chi phí vậnchuyển sẽ được phân bổ cho số vật liệu chính xuất dùng để xác định đơn giágia công.

* Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho

Vật liệu của Công ty được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau: mua từcác Công ty may trong nước, nhập khẩu từ nước ngoài nên giá mua và chiphí mua là khác nhau Để xác định giá trị thực tế của bộ phận vật tư muangoài này, Công ty sử dụng giá thực tế để hạch toán Có thể xảy ra các trườnghợp sau:

Trường hợp 1: Vật liệu mua ngoài do bên bán vận chuyển thì giá vốnthực tế vật liệu nhập kho là giá mua ghi trên GTGT (có bao gồm chi phí vậnchuyển, bốc dỡ, thuế Nhập khẩu nếu có nhưng không bao gồm thuế GTGT).NVL mua ngoài của Công ty may Thăng Long bao gồm NVL mua trongnước và NVL nhập khẩu (trực tiếp hoặc thông qua các đơn vị uỷ thác), do đó:

Trong đó:

Giá mua là giá không có thuế GTGT do Công ty tính thuế GTGT theophương pháp khấu trừ

Chi phí thu mua: chi phí vận chuyển, bốc dỡ…

Thuế nhập khẩu: trong trường hợp Công ty nhập khẩu NVL từ nướcngoài

Khoản giảm trừ: giảm giá, chiết khấu thanh toán được hưởng

Giá thực tế

NVL nhập kho

Giámua

Chi phíthu mua

Thuế nhập khẩu (nếu có)

Khoản giảm trừ+

-Ví dụ:

Ngày 31/10/2010 Công ty mua 1.654m vải 8166 kẻ sọc, đơn giá 14.545đ/m, chi phí vận chuyển số hàng này về kho công ty là 750.000 đ đã trả bằngtiền mặt

Như vậy:

Giá thực tế của vải 8166 kẻ sọc là:

1.654 x 14.545 + 750.000 = 24.057.430 + 750.000 = 24.807.430 (đ)Trong trường hợp hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp không tách riêngphần thuế GTGT thì giá mua là tổng số thanh toán

Trường hợp 2: Đối với nguyên vật liệu do khách hàng mang đến

Đây là những NVL mà khách hàng đặt gia công chuyển giao cho nênCông ty chỉ theo dõi về số lượng theo từng đơn hàng mà không tính giá

Nếu khách hàng vận chuyển NVL đến tận kho Công ty thì khi nhập khocũng như khi xuất kho, thủ kho và kế toán chỉ phản ánh về mặt lượng

Nếu Công ty nhận gia công và vận chuyển NVL hộ khách hàng về khocông ty thì bên cạnh việc phản ánh số lượng NVL nhập kho, kế toán phảihạch toán chi phí vận chuyển, chi phí này là giá ghi trên hóa đơn vận chuyểntoàn bộ số NVL đó, nếu như Công ty trả hộ chi phí vận chuyển cho kháchhàng (theo thoả thuận giữa hai bên) và được hạch toán là “ giá trị vật liệunhận gia công”

Khoản chi này sẽ được người đặt gia công thanh toán cùng với tiền thuêgia công khi giao trả sản phẩm

Ở Công ty may Thăng Long, khi định mức NVL mà Công ty giao (làđịnh mức mà công ty và khách hàng đã thỏa thuận) lớn hơn định mức NVL

mà xí nghiệp thực hiện, thì khoản chênh lệch đó được gọi là NVL tiết kiệmđược Theo quy định, xí nghiệp được hưởng 50% giá trị NVL tiết kiệm được

đó, phần còn lại được nhập kho Công ty theo 80% giá thị trường Chính điều

hạ thấp định mức sản xuất… nhằm đem lại lợi ích cho xí nghiệp và cả Côngty.

VD: Khách hàng IXRAEL đặt công ty gia công áo sơmi và đã chuyểncho công ty 24.540 m vải dệt kim các màu (MR 17760) Định mức thỏa thuậngiữa khách hàng và công ty là 3m/ áo nhưng XN1 sau quá trình sản xuất đãtiết kiệm được trung bình 0,06m/ áo Giá thị trường của loại vải này là35.700đ/m

Do đó, số lượng vải mà Công ty tiết kiệm được là:

24.540 : 3 x 0,06 = 8.180 x 0,06 = 490,8 (m)

Giá thị trường của loại vải này là: 35.700 đ/m

Như vậy, trị giá NVL tiết kiệm được nhập kho Công ty là:

490,8 x 35.700 x 80% x 50% = 9.812.073,6 (đ)

* Đối với phế liệu thu hồi: Giá vốn được xác định trên cơ sở giá bánđược chấp nhận trên thị trường Phế liệu được tập hợp tại kho chờ thanh lý vàgiá thu được khi bán phế liệu được xác định theo biên bản thanh lý

Giá vốn thực tế vật liệu xuất kho

* Đối với vật liệu gia công xuất kho: khi xuất kho vật liệu gia công, kếtoán chỉ theo dõi về mặt số lượng Đến khi hoàn thành sản phẩm gia công, kếtoán kết chuyển chi phí vận chuyển vào chi phí gia công mà không phân bổchi phí vận chuyển ngay sau mỗi lần xuất

* Đối với vật liệu mua ngoài xuất kho: Giá vốn vật liệu xuất kho đượctính theo phương pháp bình quân cả kỳ Hàng ngày, khi xuất kho vật liệu, kếtoán chỉ theo chỉ tiêu số lượng, không xác định trị giá vật liệu xuất kho Cuối

80% đơngiá thực

tế trên thịtrường

tháng, tổng hợp trị giá thực tế vật liệu nhập kho trong tháng và căn cứ vào sốvật liệu tồn kho đầu tháng để tính đơn giá vật liệu xuất kho Căn cứ vào đơngiá vật liệu và số lượng vật liệu xuất kho để tính ra trị giá vật liệu xuất kho.Công thức tính giá vốn thực tế vật liệu xuất kho như sau:

VD: Đối với vải lót:

Trị giá vậtliệu nhập khotrong kỳ

Số lượng vậtliệu nhập khotrong kỳ

Số lượng vậtliệu tồn khođầu kỳ

Đơn giávật liệuxuất kho

Đơn giá 18.867.133 + 54.753.058,61

Theo phương pháp này, hàng ngày khi NVL được xuất kho kế toán chỉphản ánh về mặt số lượng, đến cuối kỳ khi tính ra đơn giá bình quân thì mớitính ra giá trị NVL xuất dùng.

1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần May Thăng Long

a Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu:

* Nhập vật liệu gia công

Sau khi hợp đồng gia công được ký kết giữa Công ty cổ phần mayThăng Long và các hãng nước ngoài, toàn bộ vật liệu được bên nước ngoàichuyển sang cho Công ty Các nhân viên phòng chuẩn bị sản xuất (phòngCBSX) có trách nhiệm hoàn tất thủ tục giao nhận và tổ chức vận chuyển vậtliệu về kho của Công ty Tại đây, căn cứ vào Packing List (bảng thể hiện mãhàng, loại vải) để kiểm tra vật liệu Nếu số lượng và loại vải thực tế vậnchuyển về kho có gì sai lệch với bảng mã hàng, nhân viên phòng CBSX phảilập biên bản và gửi giấy mời phía Công ty nước ngoài đã ký hợp đồng sanggiải quyết Nếu vật liệu thực tế nhập về phù hợp với bảng mã hàng thì nhânviên phòng CBSX lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:

Một liên phòng CBSX giữ

Một liên thủ kho giữ

Một liên phòng kế toán giữ làm căn cứ ghi sổ

Trị gia thực tế của số

vải xuất kho = 7.548,39 x 4.823 = 36.405.884,97 (đ)

Trên phiếu nhập kho chỉ ghi số lượng thực nhập và yêu cầu thủ kho kývào Phiếu nhập kho là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, trên thẻ kho chỉ ghichỉ tiêu số lượng.

* Nhập nguyên vật liệu mua ngoài

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao NVL do phòng kếhoạch đưa ra, phòng thiết kế và phát triển tính toán ra nhu cầu về NVL đểphòng thị trường tìm ra phương án giá và đề nghị tổng giám đốc duyệt thôngqua

Sau khi được thông qua, bộ phận chuẩn bị sản xuất tiến hành việc muaNVL, NVL sau khi được tiếp nhận về Công ty (có hóa đơn GTGT) được đưa

về bộ phận KCS để kiểm tra chất lượng và lập biên bản kiểm nhận

Khi vật liệu về đến kho, nhân viên phòng KCS sẽ xem xét, kiểm tra hoáđơn, chứng từ về tính hợp lý, hợp pháp Nếu nội dung ghi trong hoá đơn màphù hợp với chủng loại, đơn giá, chất lượng và hình thức thanh toán với hợpđồng đã ký kết thì phòng KCS lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được lậpthành 3 liên:

Một liên phòng CBSX giữ

Một liên phòng kế toán giữ kèm theo hoá đơn bán hàng

Một liên thủ kho giữ

Và đề nghị thủ kho cho nhập số vật liệu đó Trước khi nhập, thủ kho kiểmtra về chủng loại, số lượng, chất lượng của loại vật tư đó Nếu thấy đúng vớiphiếu nhập kho thì tiến hành cho nhập số vật liệu trên Trên phiếu nhập kho ghi

cả chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị Căn cứ vào phiếu nhập kho để thủ kho ghivào thẻ kho và trên thẻ kho, thủ kho chỉ ghi chỉ tiêu số lượng

Hóa đơn bán hàng: xem biểu 01

* Nhập vật liệu do tiết kiệm được.

Sau khi tiếp nhận vật tư tiết kiệm được từ các phân xưởng, nhân viênphòng CBSX cùng thủ kho lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được lậpthành 2 liên:

Một liên thủ kho giữ

Một liên phòng CBSX giữ

Trên phiếu nhập kho ghi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị Chỉ tiêu giá trịđược tính bằng 50% của 80% giá vật liệu thực tế trên thị trường Phiếu nhậpkho là căn cứ để thủ kho ghi vào thể kho Ở các xí nghiệp, các nhân viên hạchtoán theo dõi số lượng các loại vật liệu đó, cuối tháng lập báo cáo gửi lênphòng kế toán để kế toán vật liệu theo dõi

* Nhập kho phế liệu thu hồi

Phế liệu thu hồi được tiến hành nhập kho giống như đối với vật liệumua ngoài Sau khi nhập phế liệu từ các xí nghiệp chuyển đến, nhân viênphòng CBSX lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên:

Một liên thủ kho giữ

Một liên phòng kế toán giữ

Một liên phòng CBSX giữ

b Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu:

* Xuất kho vật liệu gia công

Căn cứ vào Hợp đồng và định mức vật tư sản xuất hàng gia công đãđược ký kết, phòng KHXNK lập ra kế hoạch sản xuất cho từng xí nghiệptrong tháng Căn cứ vào bảng kế hoạch đó, phòng CBSX lập phiếu xuất kho

và xuất vật tư cho các xí nghiệp Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:

Một liên thủ kho giữ.

Một liên xí nghiệp giữ

Một liên phòng kế toán giữ

Phiếu xuất kho chỉ ghi chỉ tiêu số lượng và là căn cứ để thủ kho ghi vàothẻ kho

* Xuất kho vật liệu mua ngoài

Để đảm bảo đủ nguyên vật liệu để phục vụ cho nhu cầu sản xuất, phòngKHXNK căn cứ và sản lượng định mức và định mức tiêu hao vật liệu trongsản xuất để lập kế hoạch sản xuất và ra lệnh xuất kho Phòng CBSX căn cứvào lệnh xuất kho để lập phiếu xuất kho thành 3 liên Khi lĩnh vật tư, đơnlĩnh phải đem phiếu xuất kho này xuống kho, thủ kho ghi lại số thực xuất vàothẻ kho Cuối tháng, thủ kho thu lại phiếu của các đơn vị, tính ra tổng số vật

tư đã xuất rồi đối chiếu với thẻ kho và ký vào 3 liên:

Một liên phòng CBSX giữ

Một liên xí nghiệp giữ

Một liên phòng kế toán giữ

Phiếu xuất kho xem biểu số 03

Riêng trường hợp xuất vật tư từ kho nguyên liệu của Công ty cho các xínghiệp Nam Hải hay xí nghiệp Hà Nam thì sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vậnchuyển nội bộ Trường hợp vật liệu sau khi thu mua không qua kho nguyênliệu của Công ty mà được chuyển thẳng cho các xí nghiệp trên thì phòngCBSX vẫn phải lập phiếu nhập xuất thẳng thay cho phiếu xuất kho thôngthường Số vật liệu này vẫn được theo dõi như vật tư xuất qua kho nguyênliệu của công ty

Việc bán phế liệu khi được Giám đốc quyết định và ký duyệt thì phòng CBSX cùng thủ kho tiến hành xuất giao phế liệu cho người mua Hoá đơn bánhàng được lập thành 3 liên

Một liên người mua giữ

Một liên thủ kho giữ

Một liên phòng kế toán giữ

1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần May Thăng Long

Công ty cổ phần may Thăng Long là Công ty có quy mô sản xuất kinhdoanh lớn với 5 xí nghiệp may và một phân xưởng sản xuất phụ trợ Sảnphẩm chủ yếu của Công ty là sản phẩm may mặc với số lượng sản xuất hàngnăm lên đến 6-7 triệu chiếc Sản phẩm của Công ty rất đa dạng về chủng loại,mẫu mã và kích cỡ, điều này phụ thuộc vào từng đơn đặt hàng và từng thờiđiểm sản xuất Do đó, NVL được sử dụng vào sản xuất cũng rất phong phúvới khối lượng lớn 80% số sản phẩm do Công ty sản xuất là hàng nhận giacông từ các Công ty nước ngoài, số còn lại Công ty tự tìm mua NVL để sảnxuất và tiêu thụ

Với việc may gia công, Công ty nhận NVL từ các Công ty Nước ngoàichuyển sang theo từng hợp đồng gia công đã được ký kết Công ty chỉ cónhiệm vụ gia công sản phẩm và nhận tiền công gia công Đối với NVL do bênđặt hàng cung cấp, Công ty không theo dõi về măt gía trị, và không hạch toánvào giá thành sản phẩm mà chỉ theo dõi về mặt số lượng phần NVL đó Mặtkhác, trong việc gia công hàng xuất khẩu, bên phía Công ty Nước ngoài đặthàng gia công chỉ cho phép một tỉ lệ sai hỏng nhất định trong sản xuất Vìvậy, với khối lượng NVL nhận về, Công ty phải tổ chức quản lý chặt chẽ và

tổ chức sản xuất tốt để đảm bảo sản xuất đủ số lượng và đảm bảo chất lượngcủa sản phẩm giao cho khách hàng.

Bên cạnh việc sản xuất hàng gia công xuất khẩu, Công ty cũng chủđộng tìm kiếm và khai thác thị trường hàng may mặc trong nước và nướcngoài Công ty đã tự tổ chức thu mua NVL để sản xuất và tiêu thụ nội địa.Tuy số lượng sản phẩm tiêu thụ trong nước chiếm tỉ trọng không lớn (khoảng20%) nhưng Công ty vẫn tiến hành sản xuất để tập trung nguồn năng lực sảnxuất sẵn có, tạo việc làm và tăng thu nhập cho công nhân của Công ty Trongquá trình sản xuất, Công ty luôn khuyến khích việc sáng tạo trong lao động đểtiết kiệm NVL, nâng cao năng suất và hiệu quả lao động Với số NVL này, kếtoán phải theo dõi và hạch toán về cả mặt giá trị và số lượng của từng loại vật

tư theo từng nguồn nhập

Vật liệu của Công ty được nhập theo các nguồn sau:

- Vật liệu do bên thuê gia công chuyển sang

- Vật liệu tự mua ngoài

- Vật liệu nhập kho do tiết kiệm trong sản xuất

- Phế liệu thu hồi

Từ những đặc điểm trên đã đặt ra nhiệm vụ năng nề cho việc tổ chức kếtoán NVL tại Công ty: phải quản lý và hạch toán NVL một cách chặt chẽ, cóhiệu quả theo từng loại từ khâu thu mua, giao nhận, vận chuyển đến khâu bảoquản, dự trữ và sử dụng, phải theo dõi thường xuyên và đảm bảo đủ vật tưphục vụ cho việc sản xuất Vì vậy, khối lượng công việc của kế toán NVL làrất nhiều và có ảnh hưởng lớn tới công tác sản xuất, góp phần quan trọng đốivới cố gắng hạ thấp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quảsản xuất

Ở Công ty hiện đang thực hiện gia công cho các hãng như: WANSHIN,WILLBE, DK HONGKONG NVL được bên nhận gia công chuyển toàn bộsang cho Công ty từ vải chính, vải phụ cho đến chỉ may, cúc, mác Ngoài ra,Công ty cũng đang thực hiện sản xuất các đơn đặt hàng của các Công ty trong

và ngoài nước như: OTTO, ASIAPARK, HANOXIMEX Với các đơn đặthàng này, Công ty chủ động tìm và mua NVL theo yêu cầu của các Công tyđặt hàng theo hợp đồng đã ký

1.4 Thực tế vận dụng chế độ kế toán tại Công ty

Trước đây công ty là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng Công

ty Dệt may Việt Nam Vì vậy, chế độ kế toán được áp dụng tại Công ty là chế

độ kế toán ban hành theo quyết định số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3năm 2006 của Bộ Tài chính Sau khi thực hiện cổ phần hoá Công ty vẫn ápdụng chế độ kế toán này

Hiện nay Công ty đang áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên tronghạch toán hàng tồn kho Nhờ đó, kế toán theo dõi phản ánh một cách thườngxuyên liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho trên các sổ sách kếtoán Phương pháp tính giá hàng xuất kho là phương pháp bình quân cả kỳ dựtrữ Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Còn khấu hao tàisản cố định được thực hiện theo phương pháp tuyến tính Kế toán chi tiết nguyênvật liệu được hạch toán theo phương pháp thẻ song song

Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty: Hiện nay, Công ty đang ápdụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ Công ty sử dụng hầu hết các NKCTchỉ có NKCT số 3 và NKCT số 6 không sử dụng do Công ty không sử dụng

TK 113 và TK 151 Công ty cũng không sử dụng Bảng kê số 3 và Bảng kê số

9 do phương pháp tính giá hàng xuất kho Công ty áp dụng phương pháp giábình quân cả kỳ dự trữ Ngoài ra, Công ty còn sử dụng các phân bổ như: Bảng

phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công

cụ dụng cụ, Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định

Trình tự ghi sổ như sau: Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc đãđược kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc Bảng

kê, sổ chi tiết có liên quan

Công ty tổ chức hệ thống sổ sách theo nguyên tắc tập hợp và hệ thốnghoá các nghiệp vụ phát sinh theo một vế của tài khoản, kết hợp với việc phântích các nghiệp vụ kinh tế theo các tài khoản đối ứng

Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ, kiểm tra,đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảngtổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng

từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái

Niên độ kế toán: Công ty áp dụng theo năm, năm kế toán trùng với nămdương lịch ( từ ngày 1/1 đến ngày 31/12 )

Tổ chức lập báo cáo tài chính: Công ty lập báo cáo tài chính vào cuốimỗi quý kể từ ngày bắt đầu niên độ kế toán và gửi báo cáo lên Tổng Công tydệt may Việt Nam theo mẫu biểu quy định của Nhà nước Báo cáo tài chínhbao gồm:

Bảng cân đối kế toán (Mẫu B01 - DN)

Báo cáo kết quả kinh doanh (Mẫu B02 - DN)

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu B03 - DN)

Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu B09 - DN)

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG

2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần May Thăng Long

2.1.1 Tổ chức chứng từ và hạch toán ban đầu

Trong thực tế chứng từ sử dụng trong Công ty là:

Phiếu nhập kho vật tư (MS 01 - VT)

Phiếu xuất kho vật tư (MS 02 - VT)

Việc nhập nguyên vật liệu ở công ty Thăng Long (THALOGO) chủyếu được thực hiện trực tiếp bởi phòng kế hoạch vật tư thông qua việc ký kếthợp đồng hoặc mua bán trực tiếp Khối lượng, chất lượng và chủng loại vật tưmua về phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, định mức tiêu hao vậtliệu và giá cả thị trường

2.1.1.1 Thủ tục chứng từ phản ánh nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu:

Căn cứ vào hoá đơn hoặc giấy báo nhận hàng, thủ tục nhập và kýthành ba liên phiếu nhập kho vật tư Một liên do thủ kho giữ, một liên dophòng kế toán lưu, và một liên giao lại cho khách hàng Trong trường hợpkiểm nhận, nếu phát hiện vật tư thừa thiếu, mất phẩm chất, không đúng quycách đã ghi trên chứng từ thì thủ kho phải báo ngay cho phòng kinh doanhbiết cùng với bộ phận kế toán vật tư, lập biên bản xử lý (có xác nhận củangười mua hàng) Thông thường người bán giao hàng tại kho, thì chỉ kho vật

tư, hàng hoá đủ phẩm chất, chủng loại, số còn lại trả cho người bán

Như vậy thủ tục nhập kho nguyên vật liệu gồm có các chứng từ sau:

-Hoá đơn (Xem Biểu 1)

-Biên bản kiểm nhận vật liệu (Xem Biểu 2)

-Phiếu nhập kho (Xem Biểu 3)

-Thẻ kho (Xem Biểu 4)

Sơ đồ 1: Thủ tục nhập kho Tại Công ty Cổ phần May thăng long

Đối với vật tư nhập lại kho từ phân xưởng sản xuất do cần đổi chủngloại vật tư hoặc do khi xuất thừa, thủ kho cũng viết phiếu nhập kho thành 3liên như trường hợp trên

Đối với phế liệu thu hồi: Công ty không làm thủ tục nhập kho phế liệu

mà sau mỗi chu kỳ sản xuất, phế liệu được lấy ra từ phân xưởng sản xuấtnhập thẳng vào kho mà không cần qua một hình thức cân, đo, đong, đếm nào.Nghĩa là không phản ánh tình hình nhập kho phế liệu thu hồi của Công ty trên

Phiếu nhập kho

Thẻ khoNhập

NVL

EC 079633

Đơn vị bán hàng: Công ty dệt may Hà Nội

Địa chỉ: Số 1 – Mai Động – Hà Nội Tài khoản: Điện thoại: MST: 0 1 0 0 1 0 0 8 2 6

Họ tên người mua hàng: Anh Thân – Xe 29M- 0843 + 29N- 4524

Đơn vị: Công ty Cổ phần may Thăng Long

Địa chỉ: 250 – Minh Khai Số tài khoản:

Thuế suất GTGT : 10% Tiền thuế GTGT 19.645.200 đ

Tổng cộng tiền thanh toán 216.097.200 đ

Số tiền bằng chữ: Hai trăm mười sáu triệu không trăm chín mươi bẩy nghìn haitrăm đồng chẵn

Người mua hàng

( Ký, họ tên)

Kế toán trưởng( Ký, họ tên)

Thủ trưởng đơn vị( Ký, họ tên)

Bi u 2ểu 1

Công ty Cổ phần May Thăng Long

250 Minh Khai, Hà Nội

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT LIỆU

Căn cứ vào hoá đơn mua ngày 14/10/2010

Ban kiểm nghiệm vật liệu bao gồm

01.Đ/c Phan Chi Mai - Phòng KHXNK

02.Đ/c Ngô Thị Thanh Loan - Phòng Tài vụ

Số lượngđúng quycách

SL saiquycách1

Hanosimex

(63 cuộn L1)

M 7.704 7.704 7.704 0

Kết luận: Có đảm bảo yêu cầu chất lượng

Đề nghị công ty cho phép nhập kho

-Thủ kho( Ký, họ tên )

PHIẾU NHẬP KHO Số : 4/3

Ngày 14 tháng 10 năm 2010

Họ tên người giao hàng: Công ty dệt may Hà Nội

Theo Hợp đồng số 321/ TL- DMHN/ 2010 ngày 12 tháng

10 năm 2010 của Công ty mua NVL

Nhập tại kho : Nguyên liệu

Thực nhập

(Ký, họ tên)

Người giao hàng (Ký, họ tên)

Thủ kho (Ký, họ tên)

Trên cơ sở hóa đơn bán hàng lập phiếu nhập kho, phiếu này phải phản ánh cả số

lượng và giá trị NVL nhập kho.

2.1.1.2 Chứng từ phản ánh nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu:

Nguyên vật liệu của công ty được xuất dùng cho sản xuất quần áo là

chủ yếu, nhưng cũng có một số ít được xuất dùng cho chi phí quản lý doanhnghiệp, chi phí sản xuất chung

Khi các phân xưởng sản xuất có nhu cầu sử dụng vật tư, tại các phânxưởng lập phiếu báo lĩnh vật tư với phòng cung ứng vật tư, sau khi đã đượcduyệt phòng vật tư lập phiếu xuất kho ( Biểu 4) thành 3 liên:

-Liên: Lưu tại phòng vật tư

-Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế toán

để kế toán ghi vào sổ kế toán

-Liên 3: Giao cho phân xưởng sử dụng vật tư để ghi sổ kế toán bộ phận

sử dụng

Nếu là xuất bán phải lập hoá đơn GTGT do Bộ tài chính phát hành,phân xưởng lĩnh vật tư mang hóa đơn đến các bộ phận liên quan (Giám đốc,

Kế toán trưởng) ký nhận, sau đó đưa xuống kho để kiểm nhận vật tư

Tại kho: thủ kho kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý của các chứng từ xuất vật

tư Căn cứ vào phiếu xuất kho thủ kho ghi số thực xuất của vật tư vào thẻ kho

Ví dụ: Ngày 21/10/2010 xuất 1.350 m vải bò cho Nguyễn Việt Tiến- ởphân xưởng cắt để phục vụ sản xuất, phòng vật tư lập phiếu xuất kho như sau:

Biểu 4

Công ty Cổ phần May Thăng Long

250 Minh Khai, Hà Nội

Mẫu số 02 – VT Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC

PHIẾU XUẤT KHO Số 3/10/10

Ngày 21 tháng 10 năm 2010

Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Việt Tiến

Địa chỉ : Phân xưởng cắt

Lý do xuất kho: Sản xuất

Xuất tại kho : nguyên liệu

Nợ:……… Có:………

Đ.v tính Số lượng Đơn

giá

ThànhtiềnYêu cầu Thực

Người nhận (Ký, họ tên)

Thủ kho (Ký, họ tên)

2.1.2 Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Việc hạch toán chi tiết vật liệu tại công ty được tiến hành đồng thời tại

bộ phận kế toán và bộ phận kho nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình N– X – T kho của từng loại vật liệu Phương pháp hạch toán chi tiết được sửdụng là phương pháp ghi thẻ song song Tức là ở kho chỉ theo dõi về mặt sốlượng còn ở bộ phận kế toán theo dõi cả về số lượng và cả về mặt giá trị củavật tư

Nhiệm vụ cụ thể của thủ kho và kế toán vật tư như sau:

- Tại kho: Thủ kho và các nhân viên phục vụ trong kho phải bảo quản

toàn vẹn số lượng, chất lượng vật tư, nắm vững ở bất kỳ thời điểm nào trongkho về số lượng, chất lượng, chủng loại, của từng thứ, từng loại vật liệu đểsẵn sàng cấp phát kịp thời cho phân xưởng

Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất, phát sinh, thủ kho tiếnhành phân loại, sắp xếp từng thứ, loại vật liệu để ghi vào thẻ kho theo chi tiết

số lượng.Vào cuối ngày thủ kho tính số tồn kho của từng vật liệu để ghi vàothẻ kho

Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật liệu

Chøng tõ

nhËp

Sæ kÕ to¸n chi

Chøng tõ xuÊtThÎ kho

Ghi hµng ngµy:

Ghi cuèi th¸ng:

§èi chiÕu kiÓm tra:

Biểu 5

Công ty Cổ phần May Thăng Long

250 Minh Khai, Hà Nội

Mẫu số 06 – VT Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày

20/03/2006 của Bộ Tài chính

THẺ KHO

Ngày lập thẻ: 01/10/2010

Tờ số: ……

Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: Vải bò 8 oz xanh.

Đơn vị tính: mét(m)

Mã hàng: K403

STT Chứng từ Trích yếu Ngày N-X Số lượng Ký xác

nhận củaKT

Tồn đầu tháng

Biểu 6

CÔNG TY CP MAY THĂNG LONG

Kho Nguyên vật liệu BÁO CÁO NHẬP – XUẤT – TỒN KHO NGUYÊN VẬT LIỆU

(Từ ngày 01/10/2010 đến 30/10/2010) STT Tên,nhãn hiệu, quy cách vật tư Đvt Tồn đầu

tháng

Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối

tháng Nhập SX Nhập khác Tổng nhập Xuất SX Xuất khác Tổng xuất

1 Hàng Công ty mua

Vải bò 1 oz xanh M 3.000 10.230 10.230 11.000 11.000 2.230 Bông AC xử lý một mặt G 750 2.908 1.094 4.002 3.920 3.920 832

…

2 Gia công Ngô Quyền:

Vải sơmi 6 màu M 855 5.905,2 5.905,2 10.221,3 10.221,3 3.461,1

Thành tiền (đ) SL (m) Đơn

giá (đ)

Thành tiền (đ)

SL (m) Thành tiền

(đ)

14/10/2010 4/3 14/10/2010 Nhập kho (mua ngoài) 7.704 25.500 196.452.000 9.884 252.042.000

Ngày 30 tháng 10 năm 2010

Kế toán trưởng(Ký, họ tên)

Tại phòng kế toán:

Sau khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển đến kế toán vào sổ chi tiếttheo từng cột nhập và xuất Sổ này được mở cho từng loại NVL tương ứngvới thẻ kho của thủ kho

- Đối với NVL nhận gia công chế biến: kế toán ghi sổ chi tiết theo

số lượng (nhập - xuất - tồn)

- Đối với NVL mua ngoài:

Khi nhập kho: ghi sổ chi tiết theo số lượng và giá trị

Khi xuất kho: do cuối tháng mới tính đơn giá NVL xuất dùng để tính ragiá trị nên hàng ngày kế toán chỉ ghi sổ theo số lượng xuất và tồn Cuối thángsau khi tính ra đơn giá xuất thì xác định giá trị NVL xuất kho và tồn kho;đồng thời lập kế hoạch đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết với thẻ kho của thủ

kho, đối chiếu với kế toán tổng hợp và lập báo cáo NVL tồn kho (Biểu 8).

Biểu 8

CÔNG TY CỔ PHẦN

MAY THĂNG LONG

Báo cáo nguyên liệu tồn kho

2 Gia công Ngô Quyền:

Kế toán trưởng(Ký, họ tên) Ngày 30 tháng 10 năm 2010

Biểu 9

CÔNG TY CỔ PHẦN

MAY THĂNG LONG

SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN.

Đối tượng: Công ty dệt 8/3

Thời gian: Tháng 10 năm 2010

Kế toán trưởng (Ký, họ tên)

Từ các sổ chi tiết TK331, kế toán sẽ vào sổ tổng hợp thanh toán với nhà cung cấp theo mẫu sau:

Biểu 10

CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ 5

Ghi Có TK331Tháng 10/ 2010S

Kế toán trưởng(Ký, họ tên)

Biểu 11

CÔNG TY CỔ PHẦN MAY THĂNG LONG

NHẬT KÝ CHỨNG TỪ 10

Ghi Có TK141 Tháng 10/ 2010

Kế toán tổng hợp(Ký, họ tên)

Kế toán trưởng(Ký, họ tên)

xuất, trên “Bảng kê xuất NVL phục vụ sản xuất chung” – nếu xuất NVL chosản xuất chung, phục vụ quản lý…

Đồng thời khi các XN nhận được NVL do Công ty giao, nhân viên hạchtoán ở XN phải phản ánh số lượng NVL thực nhập trên “Báo cáo nhập vậtliệu” Báo cáo này được gửi lên cho kế toán vào cuối tháng và là căn cứ đểđối chiếu với “Bảng kê xuất vật liệu” của kế toán, số liệu của hai bảng nàyphải giống nhau

Biểu 12

CÔNG TY CỔ PHẦN

MAY THĂNG LONG

Nhậpđấuthầu

Nhậpthuhồi