Môn Kiểm soát. HẬU QUẢ CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT DOANH NGHIỆP YẾU KÉM

I. TÌNH HUỐNG 2: HẬU QUẢ CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT DOANH NGHIỆP YẾU KÉM 2 II. GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG 2 1. Tóm tắt các thông tin chính có liên quan đến giải quyết vấn đề ở trường hợp này. 2 2. Trình bày các mục tiêu doanh nghiệp cần cân bằng để phát triển bền vững mà tác giả nêu trong tình huống và bình luận về quan điểm này 2 3. Trình bày các hậu quả mà một doanh nghiệp có thể phải gánh chịu nếu thiếu kiểm soát hoặc kiểm soát không hữu hiệu từ các phân tích của tác giả và có thể đọc thêm ở các tài liệu khác 2 4. Trình bày nguyên nhân của thực trạng thiếu kiểm soát hoặc kiểm soát không hữu hiệu từ tình huống và đọc thêm ở các tài liệu khác. 2

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

-*** -BÀI TẬP NHÓM 2 MÔN HỌC KIỂM SOÁT

TÌNH HUỐNG 2:

HẬU QUẢ CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT DOANH

NGHIỆP YẾU KÉM

MỤC LỤC

I TÌNH HUỐNG 2: HẬU QUẢ CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT DOANH

NGHIỆP YẾU KÉM 2

II GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG 2

1 Tóm tắt các thông tin chính có liên quan đến giải quyết vấn đề ở trường hợp này 2

2 Trình bày các mục tiêu doanh nghiệp cần cân bằng để phát triển bền vững mà tác giả nêu trong tình huống và bình luận về quan điểm này 2

3 Trình bày các hậu quả mà một doanh nghiệp có thể phải gánh chịu nếu thiếu kiểm soát hoặc kiểm soát không hữu hiệu từ các phân tích của tác giả và có thể đọc thêm ở các tài liệu khác 2

4 Trình bày nguyên nhân của thực trạng thiếu kiểm soát hoặc kiểm soát không hữu hiệu từ tình huống và đọc thêm ở các tài liệu khác 2

I TÌNH HUỐNG 2: HẬU QUẢ CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT DOANH NGHIỆP YẾU KÉM

Để phát triển doanh nghiệp bền vững, một thách thức lớn đối với các nhà quản trị là doanh nghiệp phải cân bằng cả ba mục tiêu; đó là tăng trưởng, hiệu quả và kiểm soát một cách đồng bộ Trong những năm gần đây nhiều doanh nghiệp theo đuổi mục tiêu tăng trưởng nóng và đã không cân bằng được ba mục tiêu bắt buộc của phát triển bền vững trên Đây là bài toán thực sự của quản trị Doanh nghiệp nào xem nhẹ một trong ba mục tiêu trên thì sớm muộn cũng phải trả giá

Một số hậu quả

Nhu cầu hội nhập WTO, sự phát triển nhanh chóng của thị trường chứng khoán

và những vụ bê bối về quản trị ở một số doanh nghiệp lớn của Nhà nước gần đây cho thấy sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ ở doanh nghiệp

Vụ scandal gian lận hoàn thuế giá trị gia tǎng của Công ty Đồ hộp Hạ Long (Canfoco) nổi lên là một ví dụ Vì không kiểm soát chặt được hoạt động của các phòng ban bên dưới, để xảy ra tình trạng lập hồ sơ khống xin hoàn thuế Ban giám đốc Canfoco đã phải một phen lao đao vất vả mới lấy lại được niềm tin của các nhà đầu tư trên thị trường chứng khoán

Một trường hợp khác xảy ra cách đây không lâu ở một doanh nghiệp: các nhân viên kế toán đã qua mặt giám đốc; họ lập những khoản chi khống cho giám đốc ký séc, rút tiền của công ty trong ngân hàng về xài riêng Trong suốt ba nǎm, các nhân viên này làm "thụt két" gần 4 tỷ bạc mới bị phát hiện Đến lúc chuyện vỡ lở, ông giám đốc đành phải tìm cách khắc phục hậu quả dù rất bàng hoàng và đau đớn Vậy thì đâu là những vấn đề các nhà quản trị cần hết sức quan tâm để có thể tự nhận biết hệ thống kiểm soát nội của mình đang có vấn đề?

Theo chuyên gia tài chính Xvalue vấn đề thường xảy ra trong những doanh nghiệp không có nội quy quy trình và các thủ tục hoạt động viết thành vǎn bản rõ ràng, công việc được điều hành theo kiểu lệnh miệng, lúc nhớ thì kiểm tra, lúc quên lại thôi, các phòng ban trong công ty giẫm chân lên nhau, các bộ phận không

có sự thông tin liên lạc với nhau; khi có sai sót xảy ra thì bộ phận này đổ lỗi cho bộ phận kia hoặc người này đẩy trách nhiệm sang người khác và nghiêm trọng hơn là người đứng đầu công ty cảm thấy không an tâm trong thu chi tài chính, tình hình thuế, bǎn khoǎn không biết kế toán có làm đúng việc hay không, hoặc lo lắng hàng bán ra tiền đã thu về đủ hết chưa một số trương hợp ông chủ không biết việc kinh doanh của công ty lời lỗ thực hư ra sao dù trên giấy tờ hợp đồng mua bán vẫn thấy lãi Thậm chí người đứng đầu có biết về những điểm bất ổn trong công tác quản trị, kiểm soát yếu bị thất thoát tài sản tiền bạc hoặc thiếu sự tuân thủ pháp luật nhưng

vì thời gian phần lớn dành cho việc tìm kiếm cơ hội kinh doanh, phát triển khách hàng nên họ không còn đủ thời gian để kiểm soát trực tiếp như trước kia nữa… Xvalue cho rằng thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ, nói theo một cách nào

đó, chính là xác lập một cơ chế quản trị mà ở đó doanh nghiệp không quản trị bằng lòng tin mà bằng quy chế kiểm soát rõ ràng Trong qui chế đó phải thể hiện tư tưởng quản trị của người đứng đầu; đó là việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn

rõ ràng để những người quản trị ở các cấp khác nhau có thể kiểm soát, theo dõi quá trình thực hiện công việc và báo cáo lên cấp cao hơn, qui chế phải đảm bảo phục

vụ mục tiêu cụ thể để đảm bảo hiệu quả của hoạt động và kiểm soát các rủi ro phát huy tác dụng, qui chế phải đảm bảo các hoạt động được thực hiện phải tuân thủ với pháp luật và cuối cùng phải xây dựng cơ chế giám sát việc thực hiện qui chế đó nhằm duy trì và tìm ra những điểm bất ổn để không ngừng hoàn thiện qui chế Trên thực tế việc xây dựng các qui chế kiểm soát nội bộ hiệu quả phải tùy vào từng loại hình hoạt động, quy mô của doanh nghiệp mà xây dựng hệ thống kiểm

soát nội bộ ở mỗi nơi ít nhiều có khác nhau Việc xây dựng các qui chế kiểm soát nội bộ phải mất nhiều thời gian và tiền bạc, trong khi lợi ích thu được chưa thấy được ngay Các nhà quản trị phải có tầm nhìn để cân nhắc giữa lợi ích thu được và chi phí bỏ ra một cách hợp lý và phù hợp cho từng thời kỳ phát triển của công ty và quan trọng hơn là con người trong công ty có đủ nguồn lực và năng lực để thực hiện các qui chế kiểm soát nội bộ Hiện nay ngành ngân hàng Việt Nam đã và đang xây dựng hoàn thiện các qui chế kiểm soát và đánh giá rủi ro nội bộ, họ còn lập nguyên một phòng kiểm toán nội bộ và một ban kiểm soát Nhiệm vụ của các ban

bệ này là phát hiện những sai sót của ban điều hành, kiểm tra các hợp đồng tín dụng có đúng thủ tục, đủ điều kiện hợp đồng chưa, kiểm tra kho quỹ để biết tiền có

bị chiếm dụng không để ngǎn ngừa đến mức thấp nhất những rủi ro

Nhiệm vụ của nhóm:

1 Tóm tắt các thông tin chính có liên quan đến giải quyết vấn đề ở trường hợp này

2 Trình bày các mục tiêu doanh nghiệp cần cân bằng để phát triển bền vững

mà tác giả nêu trong tình huống và bình luận về quan điểm này

3 Trình bày các hậu quả mà một doanh nghiệp có thể phải gánh chịu nếu thiếu kiểm soát hoặc kiểm soát không hữu hiệu từ các phân tích của tác giả và có thể đọc thêm ở các tài liệu khác

4 Trình bày nguyên nhân của thực trạng thiếu kiểm soát hoặc kiểm soát không hữu hiệu từ tình huống và đọc thêm ở các tài liệu khác

II GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG

1 Tóm tắt các thông tin chính có liên quan đến giải quyết vấn đề ở trường hợp này

Vấn đề 1: Cân bằng các mục tiêu

Để phát triển doanh nghiệp bền vững, một thách thức lớn đối với các nhà quản trị là doanh nghiệp phải cân bằng cả ba mục tiêu; đó là tăng trưởng, hiệu quả và kiểm soát một cách đồng bộ

Vụ scandal gian lận hoàn thuế giá trị gia tǎng của Công ty Đồ hộp Hạ Long (Canfoco) nổi lên là một ví dụ Vì không kiểm soát chặt được hoạt động của các phòng ban bên dưới, để xảy ra tình trạng lập hồ sơ khống xin hoàn thuế Ban giám đốc Canfoco đã phải một phen lao đao vất vả mới lấy lại được niềm tin của các nhà đầu tư trên thị trường chứng khoán

Một trường hợp khác xảy ra cách đây không lâu ở một doanh nghiệp: các nhân viên kế toán đã qua mặt giám đốc; họ lập những khoản chi khống cho giám đốc ký séc, rút tiền của công ty trong ngân hàng về xài riêng Trong suốt ba nǎm, các nhân viên này làm "thụt két" gần 4 tỷ bạc mới bị phát hiện Đến lúc chuyện vỡ lở, ông giám đốc đành phải tìm cách khắc phục hậu quả dù rất bàng hoàng và đau đớn

Vấn đề 2: Hậu quả của việc thiếu kiểm soát hoặc kiểm soát không hữu hiệu

Theo chuyên gia tài chính Xvalue vấn đề thường xảy ra trong những doanh nghiệp không có nội quy quy trình và các thủ tục hoạt động viết thành vǎn bản rõ ràng, công việc được điều hành theo kiểu lệnh miệng, lúc nhớ thì kiểm tra, lúc quên lại thôi, các phòng ban trong công ty giẫm chân lên nhau, các bộ phận không

có sự thông tin liên lạc với nhau khi có sai sót xảy ra thì bộ phận này đổ lỗi cho bộ phận kia hoặc người này đẩy trách nhiệm sang người khác

Nghiêm trọng hơn là người đứng đầu công ty cảm thấy không an tâm trong thu chi tài chính, tình hình thuế, bǎn khoǎn không biết kế toán có làm đúng việc hay không, hoặc lo lắng hàng bán ra tiền đã thu về đủ hết chưa một số trương hợp ông chủ không biết việc kinh doanh của công ty lời lỗ thực hư ra sao dù trên giấy tờ hợp đồng mua bán vẫn thấy lãi Thậm chí người đứng đầu có biết về những điểm bất ổn trong công tác quản trị, kiểm soát yếu bị thất thoát tài sản tiền bạc hoặc thiếu sự tuân thủ pháp luật nhưng vì thời gian phần lớn dành cho việc tìm kiếm cơ hội kinh doanh, phát triển khách hàng nên họ không còn đủ thời gian để kiểm soát trực tiếp như trước kia nữa…

Vấn đề 3: Nguyên nhân thực trạng thiếu kiểm soát hoặc kiểm soát không hữu hiệu

Việc xây dựng các qui chế kiểm soát nội bộ phải mất nhiều thời gian và tiền bạc, trong khi lợi ích thu được chưa thấy được ngay

Hiện nay ngành ngân hàng Việt Nam đã và đang xây dựng hoàn thiện các qui chế kiểm soát và đánh giá rủi ro nội bộ, họ còn lập nguyên một phòng kiểm toán nội bộ và một ban kiểm soát

2 Trình bày các mục tiêu doanh nghiệp cần cân bằng để phát triển bền vững

mà tác giả nêu trong tình huống và bình luận về quan điểm này

Trong tình huống, tác giả đã cho rằng: “ Để phát triển doanh nghiệp bền vững, doanh nghiệp cần phải cân bằng cả ba mục tiêu; đó là tăng trưởng, hiệu quả và kiểm soát một cách đồng bộ”

Tuy nhiên quan điểm này là không chính xác Mọi doanh nghiệp đều theo đuổi mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận, để đạt được mục tiêu cuối cùng này doanh nghiệp cần đạt được hai mục tiêu là tăng trưởng và hiệu quả cao, bền vững Kiểm soát một cách đồng bộ không thể coi là một mục tiêu để phát triển bền vững Kiểm soát một cách đồng bộ chỉ là nội dung, công cụ, phương tiện để đạt được hai mục tiêu tăng trưởng và hiệu quả ( kiểm soát là nội dung khi đề cập tới nó là một trong năm chức năng của hoạt động quản trị, kiểm soát là công cụ khi coi vai trò của nó như các công cụ kế hoạch hóa,…)

Sau đây nhóm sẽ làm rõ hai mục tiêu tăng trưởng và hiệu quả mà doanh nghiệp cần cân bằng để phát triển bền vững:

Tăng trưởng

Doanh nghiệp là một trong những chủ thể kinh doanh chủ yếu của xã hội-một đơn vị kinh doanh được thành lập để thực hiện hoạt động kinh doanh nhằm mục đích sinh lời Vì thế mục tiêu cơ bản của doanh nghiệp là tăng trưởng –tức là

sự tăng lên của yếu tố đầu ra so với đầu vào

Để doanh nghiệp có được sự tăng trưởng ổn định thì doanh nghiệp cần phải có:

 Những nội quy quy trình và các thủ tục hoạt động viết thành các văn bản rõ ràng chứ không thể điều hành theo kiểu mệnh lệnh miệng, lúc nhớ thì làm, quên thì thôi

 Các phòng ban cần phải có sự liên lạc thông tin, có sự trao đổi qua lại với nhau để thống nhất trong công việc để khi có thiếu sót hoặc sai sót gì trong lúc làm việc thì kịp thời sửa chữa

 Các giấy tờ liên quan đến tài chính, thuế cần được kế toán kê khai minh bạch với ông chủ để tránh việc ông chủ không tin tưởng vào cách làm việc của kế toán và biết được doanh nghiệp của mình đang hoạt động ra sao

 Ông chủ cần phải phân bố thời gian hợp lý để có thể theo dõi và kiểm soát doanh nghiệp 1 cách tốt nhất

Tóm lại, để doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả, đem lại lợi nhuận và

sự tăng trưởng tốt nhất thì cần phải thể hiện rõ tư tưởng quản trị và cách kiểm soát của người đứng đầu, phân chia trách nhiệm và quyền hạn nhất định rõ ràng cho từng người,các nhà quản trị cấp thấp hiểu rõ được các công việc của mình.Như vậy thì mới đem lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp

Hiệu quả

Trong điều kiện kinh tế hiện nay, nền kinh tế nước ta là nền kinh tế thị trường hội nhập với thế giới thế nên để duy trì và phát triền doanh nghiệp của mình thì trước hết đòi hỏi các doanh nghiệp phải sản xuất kinh doanh có hiệu quả Đây cũng là vấn đề bao trùm và xuyên suốt, thể hiện trong công tác quản lý bởi suy cho cùng thì quản lý kinh tế là để đảm bảo tạo ra kết quả và hiệu quả cao nhất trong quá trình sản xuất kinh doanh Tất cả những cải tiến, đổi mới về nội dung, phương pháp, biện pháp áp dụng trong quản lý chỉ thực sự đem lại ý nghĩa khi chúng làm tăng được hiệu quả kinh doanh, đây không những là thước đo về chất lượng, phản ánh cách thức tổ chức quản lý kinh doanh mà còn là vấn đề sống còn của doanh nghiệp

Doanh nghiệp muốn tồn tại và vươn lên thì đòi hỏi sản xuất kinh doanh phải

có hiệu quả Hiệu quả trong kinh doanh được đánh giá bằng chỉ tiêu doanh lợi vốn kinh doanh Doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả nhất khi đạt được doanh lợi vốn

kinh doanh cao nhất có thể Để đánh giá hiệu quả phải dựa vào tiêu chuẩn hiệu quả, nếu cao hơn mức trung bình của thị trường, của khu vực mới được coi là có hiệu quả còn thấp hơn thì không có hiệu quả

Hiệu quả trong sản xuất kinh doanh càng cao, doanh nghiệp càng có điều kiện tái sản xuất mở rộng, đầu tư nâng cấp máy móc thiết bị, đổi mới công nghệ tiên tiến hiện đại Kinh doanh có hiệu quả là tiền đề nâng cao phúc lợi cho người lao động, thông qua đó giúp tăng năng suất lao động và lại là điều kiện cho việc tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh Như vậy sản xuất có hiệu quả là một mục tiêu quan trọng của doanh nghiệp

3 Trình bày các hậu quả mà một doanh nghiệp có thể phải gánh chịu nếu thiếu kiểm soát hoặc kiểm soát hữu hiệu từ các phân tích của tác giả và có thể đọc thêm ở các tài liệu khác

Hậu quả trong tình huống:

Trong ví dụ về Công ty đồ hộp Hạ Long lập hồ sơ khống xin hoàn thuế và trường hợp lập những khoản chi khống mà giám đốc không biết gây ra các hậu quả như:

 Gây thất thoát tiền bạc, mất niềm tin vào doanh nghiệp

 Không an tâm trong thu chi tài chính, tình hình thuế, bǎn khoǎn không biết

kế toán có làm đúng việc hay không, hoặc lo lắng hàng bán ra tiền đã thu về

đủ hết chưa, không biết việc kinh doanh của công ty lời lỗ thực hư ra sao

 Thiếu sự tuân thủ pháp luật mà nhà quản lý cũng không biết

Hậu quả chung khi thiếu kiểm soát:

Kiểm soát tuân thủ ( thực hiện kiểm soát luật pháp) :

 Bên ngoài: Nhà nước không nghiêm

 Bên trong: Nội quy, quy chế trong doanh nghiệp không nghiêm

Kiểm soát tài chính:

 Thất thoát tiền bạc cũng không biết

 Không đánh giá chuẩn xác hiệu quả hoạt động của công ty trong các giai đoạn và không biết có được điều chỉnh kịp thời hay không?

Kiểm soát hoạt động :

 Không biết chiến lược, kế hoạch đúng hay sai => không đạt được mục tiêu

đề ra

 Không kiểm soát được việc phân bổ nguồn lực đúng không => không điều chỉnh được việc phân bổ nguồn lực => không đạt được mục tiêu tăng trưởng hiệu quả

 Không kiểm soát được hoạt động điều hành hàng ngày đúng hay không => không đạt được mục tiêu tăng trưởng

 Không kiểm soát được hoạt động lãnh đạo, không biết có khuyến khích được nhân viên hay không, không giải quyết được xung đột => Không đạt được mục tiêu tăng trưởng và hiệu quả

 Không biết được hoạt động kiểm soát được thực hiện ra sao

4 Trình bày nguyên nhân của thực trạng thiếu kiểm soát hoặc kiểm soát không hữu hiệu từ tình huống và đọc thêm ở các tài liệu khác.

Nguyên nhân

Thành ngữ Việt Nam có câu “Mất bò mới lo làm chuồng” để chỉ những trường hợp không biết lo xa, không phòng bị trước, đến khi chuyện xảy ra, gây hậu quả mới vội vàng tìm cách để phòng tránh và chữa trị Ví dụ như trường hợp người nông dân nuôi bò nhưng không làm chuồng, ban đêm trộm vào dắt con bò đi, hôm sau người nông dân thấy bò đã bị mất Người nông dân mất đi con bò đồng nghĩa với việc mất đi một sản nghiệp của gia đình, khi đó mới hối hận “biết thế mình làm chuồng sớm hơn” Từ câu thành ngữ trên, chúng ta thấy được rằng từ xa xưa ông cha ta đã sớm nhận thức về kiểm soát, cũng như việc xây dựng các hệ thống, công

cụ kiểm soát để phòng bị