xây dựng chương trình quản lý máy móc thiết bị ngành may

©y dùng mét ch­¬ng tr×nh hoµn chØnh, ®Çy ®ñ h¬n ®¸p øng nghiÖp vô qu¶n lý thiÕt bÞ, tµi s¶n, m¸y mãc, gióp cho viÖc qu¶n lý thiÕt bÞ, m¸y mãc t¹i khoa KT May TT ®­îc chÆt chÏ h¬n, chÝnh x¸c h¬n ®Ó ban l•nh ®¹o khoa lu«n n¾m b¾t ®­îc c¸c th«ng tin vÒ tµi s¶n, thiÕt bÞ, m¸y mãc t¹i khoa nh­: HiÖn nay ë khoa ®ang cã nh÷ng g×? trong t×nh tr¹ng nµo? do ai trùc tiÕp qu¶n lý?... §Ó tõ ®ã cã ph­¬ng h­íng gi¶i quyÕt vÊn ®Ò trang thiÕt bÞ cho khoa mét c¸ch tèt nhÊt…

Phần 1:

xây dựng chơng trình quản lý thiết bị, máy móc tại khoa kỹ

thuật may và thời trang

1 Mục đích của đề tài.

Xây dựng một chơng trình hoàn chỉnh, đầy đủ hơn đáp ứng nghiệp vụ quản lýthiết bị, tài sản, máy móc, giúp cho việc quản lý thiết bị, máy móc tại khoa KT May &

TT đợc chặt chẽ hơn, chính xác hơn để ban lãnh đạo khoa luôn nắm bắt đợc các thôngtin về tài sản, thiết bị, máy móc tại khoa nh: Hiện nay ở khoa đang có những gì? trongtình trạng nào? do ai trực tiếp quản lý? Để từ đó có phơng hớng giải quyết vấn đềtrang thiết bị cho khoa một cách tốt nhất…

2 Nội dung của đề tài

2.1 Tìm hiểu hiện trạng quản lý tại khoa.

2.1.1 Mục đích.

- Tiếp cận nghiệp vụ chuyên môn

- Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ của công việc

- Chỉ ra những chỗ hợp lý cần thừa kế và chỗ bất hợp lý cần khắc phục của hệ thốngquản lý cũ để hệ thống đợc hoàn thiện hơn và đáp ứng đợc yêu cầu công việc đặt ra

2.1.2 Nội dung tìm hiểu.

2.1.2.1 Đặc điểm việc sử dụng thiết bị tại khoa.

Vị trí lắp đặt các thiết bị không cố định, các thiết bị máy móc luôn luôn có sựthay đổi, di chuyển vị trí từ xởng phòng này qua xởng phòng khác để đáp ứng đợc yêucầu sử dụng thiết bị tại khoa Đặc biệt là đối với các thiết bị thực hành cho sinh viên,thiết bị hỗ trợ giảng dạy cho giáo viên

Đối tợng sử dụng thiết bị chủ yếu là học sinh – sinh viên cha có kỹ năng vậnhành máy hợp lý, và đặc biệt là ý thức tự giữ gìn, bảo vệ thiết bị cha cao

Không giống nh ở tại các doanh nghiệp có nhóm thợ sửa chữa luôn luôn kiểmtra và sẵn sàng sửa chữa, thay thế các chi tiết mất mát thờng xuyên Đối với các hỏnghóc, mất mát một số chi tiết nhỏ không sửa chữa, thay thế kịp thời mà cũng không đợcthống kê đầy đủ, rõ ràng thờng xuyên điều đó dẫn đến một thực tế là các thiết bị hỏnghóc, mất mát các chi tiết ngày càng nhiều, ban quản lý ngày càng khó nắm bắt đầy đủ

mới thiết bị, máy móc, dụng cụ phụ tùng, thanh lý những thiết bị đã quá cũ hay hỏnghóc không thể sử dụng đợc….

Thờng xuyên phải thống kê tài sản báo cáo cho nhà trờng…

2.1.2.2 Tìm hiểu thực trạng việc quản lý thiết bị tại khoa kỹ thuật May & TT.

Việc quản lý thiết bị, may móc tại khoa hiện nay đang thực hiện dới dạng quản

lý phân theo từng xởng, từng phòng Đối với các thiết bị thực hành do thờng xuyên cócác lớp đi thực hành, do đó ngoài ngời quản lý chính còn có các thầy cô đi lớp thamgia quản lý các thiết bị, máy móc trong suốt quá trình đi xởng và thờng xuyên có sựbàn giao máy móc giữa các thầy cô đi lớp

Việc thống kê, quản lý thiết bị chung cho toàn khoa chủ yếu vẫn dựa vào việcquản lý theo sổ sách, cha có một hệ thống quản lý hiệu quả, các thông tin đợc thống kêmột cách rời rạc, không có sự liên kết giữa các thông tin liên quan với nhau điều này

sẽ gây khó khăn cho ngời quản lý khi phải thống kê, báo cáo: mất thời gian tìm kiếm,thiếu sót thông tin…

Quá trình kiểm tra, kiểm soát thông tin không đầy đủ, chặt chẽ, cha đầy đủ…

2.1.2.3 Tìm hiểu các chức năng quản lý cần thiết đối với một hệ thống quản

lý thiết bị, máy móc.

Việc quản lý thiết bị, máy móc cho 1 khoa là một vấn đề vô cùng quan trọng vànhiều nan giải, tuỳ thuộc vào đặc điểm và mục đích sử dụng thiết bị của từng đơn vị cụthể mà mỗi đơn vị có một cách thức quản lý thiết bị sao cho hiệu quả nhất Tuy nhiên

1 hệ thống quản lý thiết bị nói chung có một số chức năng chính sau:

+ Quản lý hồ sơ, danh mục thiết bị,

+ Quản lý tình trạng thiết bị, tình trạng sử dụng của thiết bị

+ Quản lý việc sửa chữa, bảo trì thiết bị

+ Quản lý việc thanh lý thiết bị

+ Tổng hợp báo cáo hàng tháng/ quý/năm…

2.1.2.4 Những yêu cầu cần thiết đối với một hệ thống quản lý thiết bị.

- Có khả năng cập nhật, lu trữ, tìm kiếm thông tin nhanh, chính xác

- Có khả năng thống kê danh sách, số lợng, chi phí, … cho thiết bị theo yêu cầu củangời sử dụng

- Có thể tạo lập đợc các mẫu biểu, báo biểu, và có khả năng in ấn

- Giao diện chơng trình thân thiện, thông minh, dễ sử dụng

2.1.3 Kết luận và đề xuất.

Qua quá trình tìm hiểu, tiếp cận thực tế em thấy cách thức quản lý thiết bị tạikhoa có một số thuận lợi sau:

Việc phân quản lý theo từng xởng, từng phòng giúp cho việc quản lý, cung cấpthông tin đợc dễ dàng, đầy đủ

Tuy nhiên vẫn còn gặp một số khó khăn nh sau:

Do việc quản lý còn thực hiện chủ yếu trên giấy tờ, các thông tin thống kê thì tờirạc không có sự liên kết giữa các nguồn thông tin liên quan với nhau vì thế mà việckiểm kê báo cáo, bàn giao thiết bị mất nhiều thời gian, không đầy đủ có thể do mấtmát, thất lac, hoặc không nhớ đã để ở đâu…

Không nắm bắt đợc đầy đủ thông tin về thiết bi máy móc tại khoa: tổng số máy?bao nhiêu máy không s dụng đợc? Bao nhiêu máy vẫn hoạt động? Tình trạng các máyhiện giờ thế nào?

Khó nắm bắt đợc các thông tin di chuyển, hỏng hóc, thanh lý, sữa chữa thiếtbị…

Để qúa trình quản lý đợc thuận lợi, không mất quá mất thời gian, các thông tinthống kê đợc đầy đủ chính xác ta nên xây dựng 1 chơng trình quản lý đầy đủ, hoànthiện hơn để việc quản lý đợc hiệu quả

3 Xây dựng chơng trình quản lý thiết bị tại khoa bằng phần mềm Microsoft Access.

3.1.Giới thiệu chung.

3.1.1 Giới thiệu chung về phần mềm Ms Access.

Microsoft Access là một hệ quản trị CSDL trên môi trờng Wimdow trong đó cósẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi, tự động sản sinh chơng trình cho hầu hết các bàitoán thờng gặp trong quản lý, thống kê, kế toán Với Access ngời dùng không phải viếttừng câu lệnh cụ thể mà chỉ cần tổ chức dữ liệu và thiết kế công việc cần giải quyết

Access cung cấp các đối tợng công cụ ohục vụ cho việc quản lý nh: Bảng,(table), Truy vấn ( Query) , Mẫu biểu ( Form), Báo biểu( Report), Macro và đơnthể( Module)

3.1.1.1 Vào môi trờng Access.

Các bớc tiến hành nh sau:

Khi đó chơng trình sẽ hiện ra màn hình hộp thoại của Access có 2 mục trên menu bar

là File và Help Khi đó muốn tạo mới hay mở một chơng trình có thể chọn mục Newdatabase hay Open Database trong thực đơn File

3.1.1.2 Chơng trình Access.

1 Tệp chứa chơng trình

Toàn bộ tệp chơng trình Access tạo ra đều có đuôi MDB nghĩa là tất cả CSDLbao gồm cả file dữ liệu và chơng trình điều khiển đều đợc tổ chức chung trong một tệpMDB chứ không nh các ngôn ngữ lập trình khác

2.Các đối tợng của CSDL

1- Bảng (Table): Đó là bảng hay là file dữ liệu chứa dữ liệu

2- Truy vấn ( Query): Là các bảng đợc tổ chức dới dạng câu hỏi/ đáp phục vụcho việc xử lý và cập nhật dữ liệu

3- Mẫu biểu ( Form): Phục vụ cho việc cập nhật và và trình bày dữ liệu theo mộtbiểu mẫu nào đó, điều khiển các chức năng xử lý trong chơng trình

4- Báo biểu ( Report): Phục vụ cho việc tạo lập các báo cáo, định dạng và trìnhbày trang in trong CSDL

5- Tập lệnh ( Macro): Tạo ra các hành động bởi các lệnh đã có sẵn của Access.6- Đơn thể( Module): Là các đơn thể chơng trình giúp cho việc thiết lập các ch-

ơng trình giúp ngời lập trình và sử dụng điều khiển các hành động thao tác sử lý trongCSDL

3.1.1.3 Tạo một CSDL mới.

Các bớc thực hiện đợc tiến hành nh sau:

Vào menu file, chọn new database hoặc kích chuột tại biểu tợng New database(hình quyển sách mầu trắng) Kết quả sẽ hiện ra màn hình một hộp thoại

Để tạo CSDL nào đó của riêng màn hình ta gõ tệp CSDL vào hộp File name sau

đó kích chuột vào nút OK hoắ nhấn Enter

Khi đó một CSDL mới đã đợc thành lập và màn hình sẽ hiện ra một cửa

sổ giao diện với tiêu đề là Database: Tên CSDL của bạn bao gồm: một hệ thống menuFile, Edit … và các công cụ điều khiển Table, Query, Form, Report, Macro, Module

1.1.1.4 Làm việc với một CSDL đã tồn tại.

1 Mở một CSDL đã có sẵn

Để thực hiện mở 1 CSDL đã tồn tại ta thực hiện nh sau: Chọn menu File, opendatabase sau đó chọn tiếp th mục chứa tệp CSDL cấn mở sau đó gõ tên tệp ở hộp thoạifile namehoặc kích chuột vào tệp đó sau đó nhấn OK hoặc Enter.

Khi đó CSDL sẽ hiện ra và đối tợng Table đợc chọn ở trạng thái mặc định trong

đó có chứa toàn bộ danh sách các bảng của CSDL

2.Làm việc với đối tợng của CSDL

Để làm việc với một đối tợng của MS Access ta cần mở cửa sổ chứa đối tợngsau đó chọn đối tợng cần mở trong danh sách chứa đối tợng: Table, Query, Form,Macro, Report, Module

1.1.1.5 Các cửa sổ thờng sử dụng khi xây dựng chơng trình.

1 Cửa sổ Database

Chứa 6 mục tham khảo tới 6 đối tợng

- Table: Chứa danh sách các bảng Dl của CSDL

- Query: Chứa các truy vấn: hỏi/ đáp

- Form: Chứa mấu biểu dùng trình bày hoặc điều khiển cho việc cập

nhật và xử lý dữ liệu

- Report: Chứa danh sách các báo biểuphục vụ cho việc làm bản báo

cáo trong CSDL

- Macro: chứa các tập lệnh thi hành các sự kiện

- Module: Chứa các hàm thủ tục trong chơng trình

2 Cửa sổ Table: Dùng thiết kế xây dựng cấu trúc bảng CSDL

3 Cửa sổ Query: Dùng để thiết kế xây dựng các bộ hỏi/ đáp cho phép cập nhật hoặc sử

1.1.2 Giới thiệu chung về chơng trình quản lý thiết bị, máy móc tại khoa kỹ thuật may và thời trang.

Chơng trình đợc thiết kế nhằm đáp ứng nghiệp vụ quản lý thiết bị, máy móc tạikhoa KT May và TT – Trờng ĐHSPKT Hng Yên

Chơng trình đợc xây dựng trên công cụ Microsoft Access

 Các chức năng quản lý chính:

+ Quản lý danh mục thiết bị chung

+ Quản lý việc sửa chữa thiết bị

+ Quản lý tình trạng thiết bị

+ Quản lý thông tin thanh lý thiết bị

+ Quản lý thông tin di chuyển thiết bị tại khoa

* Tổng hợp thông tin báo cáo:

- Tổng hợp số lơng thiết bị hiện có trong khoa theo tình trạng máy móc

- Tổng hợp số lợng thiết bị máy móc theo hãng

- Tổng hợp số lợng thiết bị máy móc theo từng xởng phòng cụ thể

- Tổng hợp thông tin chi phí nhập, chi phí sửa chữa thiết bị hàng năm

1.2 Xây dựng chơng trình quản lý thiết bị máy móc tại khoa KT May &TT.

1.2.1 Xây dựng cơ sở dữ liệu.

1.2.1.1 Thiết lập bảng dữ liệu

Để xây dựng chơng trình quản lý thiết bị máy móc cho khoa em đã xây dựngcác bảng dữ liệu sau:

+ Bảng đơn vị bao gồm các trờng: mã đơn vị(madv), tên đơn vị( tendv), quản lý

đơn vị( quanlydv), số điện thoại(sdt), email, địa chỉ( diachi), số fax( sofax)

+ Bảng xởng phòng bao gồm các trờng dữ liệu sau: mã đơn vị( madv), mã xởngphòng( maxp), tên xởng phòng( tenxuongphong), quản lý xởng phòng(quanlyxuong)

+ Bảng hồ sơ thiết bị: mã đơn vị( madv), mã xởng phòng(maxp), mã thiếtbị(matb), tên thiết bị(tentb), tên hãng(tenhang), loại thiết bị(loaitb), nhà tài trợ, dự

án(nhataitro,duan), năm nhập(namnhap), số lợng(soluong), đơn giá(dongia), ngàynhập(ngaynhap)

+ Bảng thanh lý máy: mã đơn vị(madv), mã xởng phòng(maxp), mã thiếtbị(matb), ngày thanh lý(ngaythanhly), đơn giá(dongia), ngời thanh lý(nguoithanhly)

+ Bảng thông tin sửa chữa máy: madv, maxp, matb, các hỏng hóc(cachonghoc),

+ Bảng tình trạng thiết bị: madv, maxp, matb, tình trạng thiết bị,tình trạng hoạt

động của thiết bị, ngày kiểm tra, ngời kiểm tra

Nút New dùng cho tạo bảng mới

Nút Open dùng để nhập dữ liệu cho bảng đợc chọn

Khi chọn New thì sẽ hiện một khung cửa sổ hội thoại với các mục:

+

Cho phép hiện lên các trờng ( Fields) của bảng dữ liệu cần sử dụng

+ Table Wizard: Cho phép tạo ra bảng từ một chỗ khác đã có sẵn trong CSDLnào đó một cách tự động

+ Design View: Tạo lập một bảng dữ liệu theo cách thiết kế của ngời sử dụng.+ Link table: Dùng để liên kết bảng dữ liệu với một bảng khác

+ Import Table: Dùng đê cập nhật dữ liệu từ một bảng trong CSDL hoặc ởCSDL khác sang

Khi sử dụng bảng theo ý đồ thiết kế của ngời sử dụng thờng dùng chế độ DesignView.

b/ Chọn Design View khi đó sẽ hiện ra màn hình thiết kế bảng nh sau

Cửasổ

Table lúc này đợc chia làm 3 phần:

Phần trên gồm 3 cột:

+ Field name ( tên trờng): Là một dãy không quá 64 ký tự bao gồm: Chữ cái,chữ số, khoảng trống( cho phép)

+ Data type ( kiểu dữ liệu) : gồm các kiểu sau:

+ Description:( mô tả): Để giải thích rõ hơn cho một trờng dữ liệu nào đó trongbảng Văn bản mô tả sẽ đợc hiển thị khi nhập số liệu cho các trờng.

c/ Khai báo các trờng:

+ Đặt tên trờng trong cột Field name

+ Chọn kiểu dữ liệu cần định cho trờng đó trong cột Data Type

+ Mô tả trờng nếu muốn trong cột Description

+ Để quy định các thuộc tính cho các trờng về độ rộng, kiểu, giá trị mặc định ta

có thể chọn ở phần cửa sổ Field Properties Trong đó có các thuộc tính sau:

- Field Size: Cho phép đặt kích thớc của trờng

- Format: lựa chọn dạng thức chuẩn để hiển thị giá trị của các trờng từ danhsách Combo

- Input Mask: Các mặt lạ nhập liệu là những chuỗi ký tự, xác định cách hiểnthị dữ liệu trong quá trình nhập và hiệu chỉnh

- Caption: Đặt tên định danh trờng sữ liệu

- Default Value: Đặt giá trị mặc định cho các trờng dữ liệu

- Validation Rule: Văn bản hợp lệ hoá giúp ngời thiết lập các quy tắc về tínhtoàn vẹn dữ liệu với các biểu thức

- Validation text: Văn bản hợp lệ hoá cho phép nhập một giá trị text, nếu viphạm biểu thức sẽ đa ra thông báo lỗi

- Required: Cho phép đa ra các yêu cầu bắt buộc tuân theo hay không

- Indexed: Đặt chỉ mục cho trờng đó hay không…

3 Thay đổi, thiết kê, chỉnh sửa cấu trúc bảng:

+ Xoá một hoặc nhiều trờng: chọn trờng cần xoá bấm phím delete.hoặc chọnDelete Row từ menu Edit

+ Thay đổi nội dung( tên, kiểu,…) của một trờng ta chỉ cần dùng bàn phím đểthực hiện sự thay đổi cần thiết

+ Chèn một trờng mới: Chọn trờng mà trờng mới sẽ đợc chèn vào trớc rồi vàoEdit chọn Insert Row

+ Di chuyển trờng: Chọn trờng cần di chuyển rồi kéo trờng tới vị trí mới

4 Đặt khoá chính cho bảng dữ liệu

Khoá là hoặc nhiều trờng xác định duy nhất 1 bản ghi trong dữ liệu

+ Tác dụng:

- Access tự động tạo chỉ mục( Index) trên khoá nhằm tăng tốc độ truy

vấn

- Access cho phép kiểm tra dữ liệu trùng lặp khi nhập dữ liệu nhờ khoá

- Chọn trờng khóa cần xoá rồi nhấn phím Delete

Sau khi đã hoàn chỉnh việc thiết kế ta cần ghi lại cấu trúc bảng và đặt tên bảngbằng cách:

Chọn File, Save hoặc kích chuột tại biểu tợng hình đĩa mềm khi đó sẽ hiện racửa sổ Save As

Gõ tên bảng cần lu giữ vào trong hộp file name sau đó nhấn OK hoặc Enter.Nếu bảng cha đặt khoá chính thì Access sẽ hiện lên hộp thoại hỏi bạn có muốn thiếtlập khoá chính cho bảng hay không Nếu muốn thì chọn Yes, nếu không thì chọn No.Nếu chọn Yes thì Access tự động đặt trờng khóa có tên la ID kiểu counter

5 Thay đổi cấu trúc bảng và nhập dữ liệu vào bảng.

+ Thay đổi cấu trúc bảng:

Muốn thay đổi cấu trúc của bảng đã tồn tại ta làm nh sau:

- Từ cửa sổ Database chọn mục Table để mở cửa sổ Tables

cửa sổtable tachọnbảng cần

design Kết quả thu đợc cửa sổ thiết kế mà ta muốn thay đổi.

Sau đó tuỳ theo ý đồ của ngời thiết kế mà ta thay đổi cho hợp lý Sau

khi sửa xong nhớ ghi lại

+ Nhập dữ liệu vào bảng

Các bớc tiến hành:

- Từ cửa sổ Database ta chọn table để mở cửa sổ table

- Trong cửa sổ table chọn bảng cần nhập dữ liệu rồi bấm nút open Kết

quả sẽ mở 1 cửa sổ dạng nh cửa sổ Brow của Foxpro chứa các bản ghi đã nhập

- Sau đó ta có thể xem, sửa, bổ sung các bản ghi mới trong cửa sổ nhập

dữ liệu

Muốn chọn Font chữ cho bảng dữ liệu ta sử dụng chức năng font của menuformat

+ Chuyển đổi giữa hai chế độ nhập dữ liệu và thiết kế bảng

Để chuyển đổi chế độ làm việc bhập liệu và thiết kế bảng ta sử dụng menuView:

+ Nếu muốn hiện cửa sổ nhập liệu: chọn Datasheet

+ Muốn hiện cửa sổ thiết kế chọn chức năng Table Design

1.2.1.2 Xây dựng truy vấn

1 Khái niệm truy vấn

Truy vấn là một công cụ mạnh của Access dùng để tổng hợp, sắp xếp và tìmkiếm dữ liệu

2 Các loại truy vấn:

Loại thông dụng nhất là Select Query( truy vấn chọn) với các khả năng nh: + Chọn Table/ Query khác làm nguồn dữ liệu

+ Chọn các trờng hiển thị

+ Thêm các nguồn mới là kết quả thực hiện các phép tính trên các trờng củabảng nguồn

+ Đa vào các điều kiện tìm kiếm, lựa chọn

+ Đa vào các trờng để sắp xếp

Ngoài truy vấn Select Query còn có các loại khác là:

+ Crosstab Query: Thể hiện dữ liệu dạng hàng, cột

+ Action Query: Tạo bảng mới, thêm, sửa, xoá các mẫu tin trong bảng

+ Union Query: Kết hợp các trờng tơng ứng từ hai hay nhiều bảng

+ Data – Definition query: Truy vấn đợc xây dựng từ một câu lệnh SQL để tạobảng mới hoặc thay đổi cấu trúc của bảng

3 Thiết kế truy vấn

Các bớc để thiết kế một truy vấn bao gồm:

+ Chọn trờng Dữ liệu cho truy vấn bao gồm: Các bảng và các truy vấn đã đợc tạo từ ớc

tr-+ Tạo lập quan hệ giữa các bảng, truy vấn nguồn

+ chọn các trờng từ các bảng/ truy vấn( Table/Query) nguồn để đa vào truy vấn mới.+ Đa vào các điều kiện để chọn lọc các mẫu tin thoả mãn các điều kiện đa vào Nếukhông có điều kiện chọn lọc thì kết quả truy vấn bao gồm tất cả các bản ghi từ cácbảng, truy vấn nguồn

+ Chọn các trờng dùng để sắp xếp các mẫu tin trong Dynaset

+ Xây dựng các cột hoặc trờng mới từ các trờng đã có trong bảng truy vấn nguồn Cáctrờng mới này là kết quả tính toán của hai trờng sẵn có nhờ sử dụng các hàm chuẩncủa Access hoặc các hàm tự lập bằng ngôn ngữ Access Basic

Để thiết kế truy vấn dựa trên kết quả của một số bảng/ truy vấn nguồn ta thựchiện theo trình tự sau:

+ Trong cửa sổ Database của CSDL chọn mục Query, Sau đó bấm New

Khi đó ta sẽ thấy hiện ra 1 cửa sổ nh sau:

truy vấn thiết kế theo ý của ngời sử dụng

+ Simple Query Wizard: truy vấn đợc tự động thiết kế nhờ công cụ của Access ngời dùng chỉ việc trả lời các câu hỏi

+ Crosstab Query Wizard: truy vấn thể hiện dữ liệu dạng hàng cột đợc tự động thực hiện nhờ công cụ của Access

+ Find Duplicates query Wizard:

+ Find Unmatched Query Wizard:

Thông thờng để thiết kế theo ý của ngời dùng thì ta nên chọn cách thiết kế Design View Khi đó sẽ hiện ra một cửa sổ hội thoại giúp ngời dùng thiết kế nh sau:

chọn

lựa chọn

+ Queries: Thể hiện danh sách các truy vấn nguồn đã có sẵn

+ Both: Thể hiện cả bảng và truy vấn

Để thực hiện tạo truy vấn mới ta có thể chọn tên các bảng hoặc truy vấn nguồn sau đó kích chuột vào nút Add Khi đã chọn đủ các bảng và truy vấn thì kích chuột vàonút Close

Sau đó tiếp tục tạo ra mối quan hệ giữa các bảng và truy vấn rồi chọn các trờng dữ liệu từ bảng và truy vấn nguồn để đa vào truy vấn cần thiết kế bằng cách kéo tên tr-ờng từ các bảng/ truy vấn nguồn từ phần trên đặt xuống dòng Field của phần dới

Để chọn nhiều trờng ta có thể thực hiện bằng cách đánh dấu các trờng cần chọn rồi kéo đồng thời xuống dòng field

Để chọn tất cả các trờng của một bảng truy vấn có thể dùng hai cách:

+ cách 1: Chọn tất cả các trờng( bấm và kéo thanh tiêu đề của bảng) kéo tất cả các trờng xuống dòng Field

+ Cách 2: Kéo dấu * ( dòng đầu của bảng) xuống dòng Field

Khi đó sẽ hiện cửa sổ:

Đặt điều kiện tìm kiếm( tiêu chuẩn lựa chọn) :

+ Gõ trực tiếp biểu thức điều kiện vào ô Criteria của các trờng cần đặt điều kiện hoặc có thể kích chuột phải vào mục build

4 Chỉnh sửa truy vấn

Một truy vấn trong CSDL Access cho phép thực hiện các công việc:

+ Thêm bớt các bảng/ truy vấn nguồn

+ Thêm bớt các trờng đa vào truy vấn

+ Sửa, thêm, xoá các điều kiện tìm kiếm

+ Sửa, thêm, xoá các trờng dùng để sắp xếp

Trình tự các bớc thao tác nh sau:

- B1: Mở truy vấn trong chế độ Design View

- B2: Nếu cửa sổ Add Table đống thì chọn mục add Table trong menu

Query

- B3: Chọn các bảng/ truy vấn cần thêm vào nút add sau đó chọn Close

- B4: Thực hiện các chỉnh sửa cần thiết

- B5: Ghi lại các chỉnh sửa bằng cách: chọn Save từ menu File hoặc kích

chuột vào biểu tợng đĩa mềm

5 X©y dùng mét sè c¸c ®iÒu kiÖn trong truy vÊn.

a/ TÝnh tæng trong truy vÊn:

Thứ tự các bớc làm việc của truy vấn tính tổng.

- B1: Dựa vào các điều kiện đặt trong các trờng( có giá trị: Where trên ô

total)để lọc các mẫu tin tham gia phân nhómvà tính toán

- B2: Phân tích nhóm và sắp xếp các mẫu tin trong từng nhóm theo các phân nhóm (Group by)

- B3: Thực hiện phép tính theo từng nhóm trên các trờng tính toán( có hàm Sum, Avg, ) trên Total

- B4: Các dòng kết qủa có thể đợc sắp xếp theo các trờng phân nhóm và các ờng tính toán( trong ô Sort)

tr B5: Nếu có các điều kiện trên các trờng phân nhóm và tính toán thì chỉ các dòng thoả mãn điều kiện này mới hiển thị đợc

- B6: Nếu dùng thuộc tính Top Value của Query thì chỉ một số dòng bên trên mới hiển thị đợc

Thao tác tạo truy vấn tính tổng:

- Chọn các bảng đa vào truy vấn

- Chọn mục Total của menu Query Kết quả xuất hiện dòng Total trên QBE

- Chọn các trờng :

+ Có chữ Where ở trên Total

+ Có biểu thức điều kiện trên ô Criteria:

- Tính toán: Chọn một hàm đặt vào Total, đổi tên trờng cho ý nghĩa tính toán

- Chọn thứ tự hiển thị: Dùng ô Sort của trờng Group by và trờng tính toán

- Định tiêu chuẩn hiển thị kết quả: Đa điều kiện vào các trờng phân nhóm và trờng tính toán

b/ Truy vấn thông số

Đây là loại truy vấn mà giá trị trong các biểu thức điều kiện không cần định trớc

mà sẽ tự nhập vào mỗi khi truy vấn thực hiện

+ Cách tạo truy vấn thông số:

- Khi tạo các biểu thức điều kiện thay cho một giá trị cụ thể ta đa vào một thông báo bao trong [ ] Một thông báo nh vậy gọi là thông số Dòng thông báo sẽ xuất hiện nh một chỉ dẫn nhập liệu khi thực hiện truy vấn Đặt thông báo vào trong ô Criteria của truy vấn

Để quy định dữ liệu cho các thông số ta làm nh sau

- B1: Mở truy vấn thông số ở chế độ Design View

- B2 Chọn mục Paramaters từ menu Query Paramaters

- B3: Lần lợt đua vào tên thông số và chọn kiểu dữ liệu thích hợp

- B4: Nhấn OK

Câu lệnh Paramaters: Để làm cho truy vấn làm việc đúng đắn và ổn định, ta nên dùng câu lệnh Paramaters để định nghĩa các thông số dùng cho truy vấn

Câu lệnh này nên đặt trớc câu lệnh SQLcủa truy vấn

Những điều chú ý khi viết thông số:

- Tên thông số không thể trùng với tên các trờng của bảng/ truy vấn nguồn

- Thông số không thể bắt đầu bằng khoảng trống

1.2.1.3 Thiết lập mẫu biểu

1 Khái niệm mẫu biểu:

Mẫu biểu là một công cụ mạnh của Access dùng để thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các bảng, tổ chức giao diện chơng trình

Mẫu biểu gồm các ô điều khiển thuộc các thể loại khác nhau và có công dụng khác nhau Các Label dùng để hiển thị văn bản, các Object Frame dùng để chứa các hình ảnh, các text box dùng để thể hiện cac giá trị của các trờng, các biểu thức hoặc gõ

từ bàn phím…

2 Xây dựng mẫu biểu

CSDL chọn mục Form Kết quả Sẽ mở của sổ Form với 3 nút lựa chọn: New( tạo mẫu biểu mới), Open( thực hiện mở mẫu biểu), Design(mở cửa sổ thiết kế mẫu biểu)

Để tạo mẫu biểu ta chọn New Sau đó sẽ hiện ra cửa sổ New Form nh sau:

ngời dùng

thiết kế form nhờ công cụ Wizad của Access

+ Auto Form: Columnar: Tự động thiết kế Form nhờ công cụ Access theo dạng các cột+ Auto Form: Taburnar: Tự động thiết kế Form nhờ công cụ Access theo dạng bảng Taburlar

+ Auto Form: Datasheet: tự động thiết kế form ở dạng Datasheet.

+ Chart Wizard: Thiết kế form dạng chart nhờ công cụ Wizard của Access

+ Pivot Table Wizard: Tự động thiết kê form dạng bảng Pivot

3 Thiết kế Giao diện chơng trình

Từ cửa sổ New Form chọn Design View

xuất hiện cửa sổ nh trên

Sử dụng các thanh nút chức năng trong thanh công cụ Toolbar để thiết kế giao diện theo ý đồ của ngời sử dụng

Các loại điều khiển chính trong mẫu biểu bao gồm: Hộp văn bản( Text Box), Nhãn ( Label), Hộp lựa chọn( comboBox), Hộp danh sách( List box), nút lệnh( command button), Nhóm lựa chọn( Option Group)

4 Tạo mẫu biểu bằng Wizard:

Để tạo các mẫu biểu dùng để hiển thị và cập nhật dữ liệu cho các trờng nguồn ta

sử dụng công cụ Wizard của Access để thiết lập mẫu biểu

Các bớc tiến hành nh sau:

- Từ cửa sổ New Form chọn Form Wizard - > chọn bảng truy vấn nguồn - > xuất hiện cửa sổ nh sau:

Trong ô Table/

dữ liệu cần thiết đa vào form tại cửa sổ Selected Fields - > Next - > cửa sổ xuất hiện

nh sau

Chọn cách hiển thị dữ liệu trên form ở dạng tuỳ chọn:

Trong đó:+ Columnar: hiển thị dữ liệu dạng cột

+ Tabular: hiển thị dữ liệu dạng bảng + Datasheet: hiển thị dữ liệu bảng Datasheet + Justified: Hiển thị dữ liệu dạng canh lề hai bêncho các trờng dữ liệu

Sauk hi chọn cách hiển thị xong thì Access tiếp tục hiển thị ra 1 cửa sổ hội thoạic ho phép ngời sử dụng chọn cách hiển thị ngay dữ liệu hay quay trở về dạng thiết để chỉnhsửa

Open form to view or enter information: mở form xem và nhập dữ liệu

Modify the form’s design: Sửa đổi lại thiết kế form

Chọn một trong hai cách - > Finish Khi đó form đợc hoàn thành

Sử dụng nút lệnh command button trên thanh toobox để tạo các nút điều khiển cho form Sau khi hoàn tất việc thiết kế ta đợc form nh sau:

hình ảnh của một số form trong chơng trình

1.2.1.4 Thiết lập báo biểu.

1 CôngdụngBáo biểu là phơng pháp nhanh chóng

và hữu hiệu để

tổ chức in dữ liệu từ các bảng, truy vấn dới dạng bảng, biểu

Báo biểu có các khả năng in ấn nh sau:

+ In dới dạng biểu nh hoá đơn, thẻ dự thi, phiếu báo điểm, giấy mời,…

+ In dới dạng bảng nh bảng lơng, danh sách cán bộ, …

+ Sắp xếp và in theo từng nhóm, mỗi nhóm có thể bắt đầu in từ trang mới…

2 Các bớc xây dựng báo biểu

Từ cửa sổ Database, chon mục Report -> chọn New Kết quả xuất hiện cửa sổ Report nh sau:

+ Sử dụng hộp công cụ để tạo các điều khiển trên báo biểu

+ Sau khi hoàn tất thiết kế, ghi lại và đặt tên cho báo biểu

4 Cài đặt chơng trình

4.1 Tạo một Macro

Trình tự thao tác tạo một macro tuân theo các bớc sau:

+ Trong cửa sổ Database chọn mục Macro

+ Chọn New, Kết quả Access mỏ cửa sổ Macro có dạng:

Macro Name: cho phép đặt tên macro

Action: Các hành động của Macro

Comment: Mô tả các hành động của Macro

+ Chọn các hành động ở cột Action bằng cách:

- Kích chuột tại mũi tên xuống bên phải ô Action để hiện danh sách các hành

động

- Chọn các hành động trong danh sách

+ Xác định các đối tơng ứng cho hành động vừa chọn bằng cách:

- chuyển xuống phần dới khi đó sẽ xuất hiện 1 số dòng ở phần dới , mỗi dòng ứng với một đối

- Đặt các đối tơng ứng vào các dòng theo hai cách:

+ Đặt lại tiêu đề của nút lệnh trong dòng thuộc tính Caption

+ Trong dòng thuộc tính On click: Đa vào tên cần thực hiện

5 Kiểm tra và chạy thử chơng trình

Phần 2