Nghiên cứu giải pháp nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở tỉnh Vĩnh Phúc hiện nay

Hiện nay, ở nước ta số lượng các doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm tỷ trọng khoảng 95,4% theo tiêu chí dưới 300 lao động, đặc biệt trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc là một tỉnh liền kề với thủ đô Hà nội và có nhiều thuận lợi về giao thông cũng như về vị trí thương mại thì số lượng đó càng cao hơn. Việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ giúp ích cho doanh nghiệp bảo vệ mình trước các rủi ro và kiểm soát hoạt động, nắm chắc thời cơ phát triển là yêu cầu cần thiết của các nhà quản lý doanh nghiệp hiện nay.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ ĐỊA CHẤT

NGUYỄN THỊ KIM OANH

NGHIÊN CỨU GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC

DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ Ở TỈNH VĨNH PHÚC HIỆN NAY

CHUYÊN NGÀNH: KINH TẾ CÔNG NGHIỆP

MÃ SỐ: 60.31.09

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC PGS.TS NGUYỄN QUỐC THỊNH

HÀ NỘI - 2010

Danh mục các ký hiệu, các chữ viết tắt

Danh mục các hình bảng biểu, sơ đồ

Lời cảm ơn

Lời cảm đoan

Lời mở đầu

Lý do chọn đề tài

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Nội dung nghiên cứu

Phương pháp nghiên cứu

Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

Kết cấu của luận văn

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI

BỘ TRONG QUẢN LÝ

Lý luận chung về quản lý

Một số vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ

Các nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ

Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

Nội dung kiểm soát nội bộ

Công cụ thường áp dụng kiểm soát nội bộ

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ Ở TỈNH VĨNH PHÚC HIỆN NAY

Phương pháp nghiên cứu khảo sát thực trạng

Phương pháp thu thập dữ liệu

Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Phương pháp phân tích dữ liệu

Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp vừa và nhỏ ở tỉnh Vĩnh Phúc

Đặc điểm các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở tỉnh Vĩnh Phúc hiện nay

Khái quát đặc điểm hai doanh nghiệp vừa và nhỏ nghiên cứu điển hình ở Tỉnh Vĩnh Phúc

Phân tích thực trạng tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở tỉnh Vĩnh Phúc

Môi trường kiểm soát

Hệ thống kế toán

Các thủ tục kiểm soát

Kiểm toán nội bộ

Nhận xét Rchung về thực trạng áp dụng kiểm soát nội bộ ở các doanh nghiệp vừa và nhỏR ở tỉnh Vĩnh Phúc

Về bộ phận kiểm toán nội bộ

RCHƯƠNG 3R: RMỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ Ở TỈNH

Sự cần thiết và yêu cầu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội

bộ tại doanh nghiệp vừa và nhỏ ở tỉnh Vĩnh Phúc

Sự cần thiết hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ

Yêu cầu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ

RCác giải pháp nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ

RGiải pháp tăng cường đánh giá rủi ro và phòng tránh rủi

RGiải pháp nâng cao tính hiệu quả của hoạt động giám sátR

RGiải pháp nâng cao tính hiệu quả của môi trường kiểm soát

RGiải pháp nâng cao tính hiệu quả củaR thông tin và truyền thông

RLợi ích đạt được từ các giải pháp nâng cao hiệu quả của

hệ thống kiểm soát nội bộ R

RLợi ích cho doanh nghiệpR

Lợi ích cho xã hội

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Hệ thống kiểm soát nội bộ Hội đồng quản trị

DANH MỤC CÁC HÌNH BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

1 Biểu số 1: Các nguyên tắc cơ bản và nguyên tắc phụ của cơ cấu

hệ thống KSNB.f

26

2 Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Trang Đạt 37

3 Sơ đồ 2.3 Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần thương mại và xây

dựng công trình công nghệ Thăng Long

40

4 Sơ đồ 2.3 Quy trình kiểm soát bán hàng và tiêu thụ hàng tại

Công ty TNHH Trang Đạt

67

5 Sơ đồ 2.4 Quy trình kiểm soát mua hàng

tại Công ty TNHH Trang Đạt

70

6 Sơ đồ 2.5 Quy trình kiểm soát thanh toán tiền hàng

tại Công ty TNHH Trang Đạt

72

7 Sơ đồ 2.6 Quy trình kiểm soát hoạt động gia công

tại Công ty TNHH Trang Đạt

74

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình viết đề tài tác giả đã nhận được nhiều sự đóng góp, xây dựng

và giúp đỡ của nhiều cơ quan, đơn vị và cá nhân Qua đây, tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành của mình với tất cả những người đã giúp đỡ trong thời gian qua Lời đầu tiên tác giả xin cảm ơn sự hướng dẫn giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh để tác giả hoàn thành đề tài của mình

Cảm ơn sự chỉ bảo, góp ý, động viên của toàn thể các Thầy, cô giáo trong khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh của Trường Đại học Mỏ - Địa chất trong suốt thời gian học tập nghiên cứu và hoàn thành đề tài của tác giả

Cảm ơn sự giúp đỡ tận tình và đóng góp ý kiến của các Cô, chú, anh chị trong Hội doanh nghiệp tỉnh Vĩnh Phúc cũng như các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh trong thời gian thu thập số liệu nghiên cứu

Cảm ơn sự giúp đỡ của bạn bè, đồng nghiệp và các thành viên trong gia đình

đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để tác giả hoàn thành đề tài nghiên cứu của mình Một lần nữa tác giả xin chân thành cảm ơn!

Tác giả

NGUYỄN THỊ KIM OANH

LỜI CAM ĐOAN

Tác giả xin cam đoan luận văn: “Nghiên cứu giải pháp nâng cao hiệu quả của

hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở tỉnh Vĩnh Phúc hiện nay” là công trình nghiên cứu của riêng tôi dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Nguyễn Quốc Thịnh Công trình được nghiên cứu và hoàn thành tại Trường Đại học Mỏ - Địa chất

Các số liệu trong Luận văn là hoàn toàn trung thực Các đánh giá, kết luận khoa học của Luận văn chưa từng được công bố trong bất cứ công trình nào khác

Tác giả xin cam đoan những vấn đề nêu trên là hoàn toàn đúng sự thật Nếu sai, tác giả xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật

Tác giả

NGUYỄN THỊ KIM OANH

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong xu hướng hội nhập, toàn cầu hoá như hiện nay, các doanh nghiệp phải nhanh chóng thay đổi mình để phù hợp với tình hình phát triển kinh tế của quốc gia, hoà nhập vào thế giới Để đạt được thành công trên thương trường trong trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt và gay gắt đòi hỏi công tác quản lý, quản trị doanh nghiệp nói chung và công tác kiểm tra – kiểm soát nói riêng cần phải hết sức coi trọng Chính vì vậy, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trở thành một yêu cầu cấp thiết với các doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp vừa và nhỏ nói riêng

Hiện nay, ở nước ta số lượng các doanh nghiệp vừa và nhỏ chiếm tỷ trọng khoảng 95,4% theo tiêu chí dưới 300 lao động, đặc biệt trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc

là một tỉnh liền kề với thủ đô Hà nội và có nhiều thuận lợi về giao thông cũng như

về vị trí thương mại thì số lượng đó càng cao hơn

Qua thực tế khảo sát các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc, tôi nhận thấy phương pháp quản lý của nhiều doanh nghiệp chưa thật hợp lý

Hệ thống kiểm tra, giám sát trong công ty còn lỏng lẻo và chưa thực sự được tuân thủ nghiêm chỉnh Có nhiều công ty chưa tách bạch giữa công tác quản trị, công tác điều hành và công tác kiểm soát nên sự kiểm tra giám sát hầu như không thực hiện được hoặc việc thực hiện chỉ mang tính chất lấy lệ, hình thức Có những công ty thì việc kiểm tra, giám sát bị xem nhẹ, toàn bộ công việc phụ thuộc quá nhiều vào năng lực chuyên môn cũng như đạo đức và tính chủ quan của các cá nhân Một hệ thống kiểm tra, giám sát kém như vậy sẽ rất dễ gây ra hiện tượng sai sót và gian lận trong công ty

Chính vì vậy, việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ giúp ích cho doanh nghiệp bảo vệ mình trước các rủi ro và kiểm soát hoạt động, nắm chắc thời cơ phát triển là yêu cầu cần thiết của các nhà quản lý doanh nghiệp hiện nay

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

- Về mặt lý luận: hệ thống hóa những vấn đề lý luận hệ thống kiểm soát nội bộ

trong các doanh nghiệp

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu thực tế tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ tại hai doanh nghiệp: Công ty TNHH Trang Đạt và Công ty cổ phần thương mại và xây dựng công trình công nghệ Thăng Long và khảo sát qua phiếu điều tra câu hỏi 15 doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc

- Phạm vi nghiên cứu: luận văn tập trung nghiên cứu vào các nhân tố cấu thành nên

hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn Tỉnh Vĩnh Phúc: Môi trường kiểm soát, thủ tục kiểm soát, hệ thống kế toán và kiểm toán nội

bộ

4 Nội dung nghiên cứu

Từ mục tiêu nghiên cứu trên, nội dung nghiên cứu tập trung vào các vấn đề sau:

- Tìm hiểu và đánh giá các thành phần cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn Tỉnh Vĩnh Phúc

- Xác định các nguyên nhân ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của các nhân tố trong hệ thống kiềm soát nội bộ

- Đề ra các giải pháp nâng cao tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ các

doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Tỉnh Vĩnh Phúc

5 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn nghiên cứu dựa trên phương pháp phân tích thống kê, phân tích tổng hợp, mô tả, so sánh …để thu thập dữ liệu phục vụ cho nghiên cứu đề tài Ngoài ra,

còn sử dụng phương pháp điều tra, khảo sát thực tế kết hợp với phương pháp phỏng vấn chuyên gia 15 doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

Về mặt lý luận, luận văn hệ thống hóa và làm rõ các lý luận cơ bản về HTKSNB trong các doanh nghiệp và vai trò của nó đối với công tác quản lý Về mặt thực tiễn, luận văn phân tích rõ thực trạng HTKSNB tại hai doanh nghiệp vừa

và nhỏ điển hình và khảo sát 15 doanh nghiệp vừa và nhỏ trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc, xác định điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống

Qua đó, luận văn lý giải sự cần thiết phải hoàn thiện HTKSNB Đồng thời, luận văn đưa ra giải pháp nâng cao hiệu quả của HTKSNB tại các doanh nghiệp vừa

và nhỏ ở tỉnh Vĩnh Phúc hiện nay

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài lời mở đầu và kết luận, đề tài được chia làm ba chương:

Chương I: Tổng quan về kiểm soát nội bộ trong quản lý

Chương II:Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở tỉnh Vĩnh Phúc hiện nay

Chương III: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở tỉnh Vĩnh Phúc hiện nay

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ

1.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ

Nói đến “quản lý” hay “nhà quản lý” gợi ra nhiều cách nghĩ khác nhau Đơn giản nhất đó là hình ảnh của một người nhận làm một công việc hay đang làm công việc đó một cách có hiệu quả Trong các trường hợp khác nó mô tả một người hay một nhóm người xử lý những vấn đề lớn và phức tạp Chẳng hạn: để tổ chức hoạt động công ty của mình, bên cạnh việc phải sắp xếp cơ sở vật chất, tài chính nhân sự

….để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các nhà quản lý còn hoạch định các chính sách và tính toán hiệu quả kinh doanh đồng thời còn phải kiểm soát những phương diện đã nêu thông qua các thủ tục, các chế độ, các quy định….Trong các ý niệm và hành vi đó tiêu biểu là dòng suy nghĩ về việc phải hoàn thành tốt những mục tiêu đề ra một cách rõ ràng và có hệ thống Đây cũng chính là những suy nghĩ đầu tiên về “quản lý” và “nhà quản lý”

Trong quá trình đi tìm và triển khai những định nghĩa về quản lý, những hoạt động về nhà quản lý, hai học giả Victor Z Brink và Herbert Witt đã đưa ra khái niệm về quản lý trong tác phẩm “ Kiểm toán nội bộ hiện đại – Đánh giá các hoạt động và hệ thống kiểm soát ” (Modern Internal Auditing – Appraising Operation and Controls) như sau:

“Quản lý là quá trình nhằm đạt được sự khéo léo sử dụng các nguồn lực có hiệu quả Định nghĩa này thừa nhận rằng quản lý là một quá trình tích cực, nó chăm

lo đến các nguồn lực ( bao gồm cả nguồn nhân lực và phi nhân lực) với mục tiêu cuối cùng là sử dụng các nguồn lực đó theo cách hiệu quả nhất có thể Tối đa hoá sử dụng các nguồn lực thực sự là mặt cơ bản nhất của nội dung quản lý Các nhà quản

lý muốn đạt kết quả tốt nhất có thể được và họ phải có cách làm tốt nhất để có thể đạt được kết quả đó Trong kinh doanh điều đó có nghĩa là khả năng sinh lợi dựa vào những chuẩn mực dài hạn và chú ý thích đáng đến quyền lợi của những bên hữu quan”

Mở rộng định nghĩa cơ bản về “quản lý ” trên, chúng ta thấy rằng: các nguồn lực đang tồn tại trong một môi trường và nhà quản lý luôn tìm cách kết hợp thế mạnh và điểm yếu của từng nguồn lực trong những hạn chế và thuận lợi của môi trường đó Cùng với việc phân tích các nguồn lực trên, các nhà quản lý còn xây dựng các mục đích và mục tiêu cao nhất để có thể sử dụng tối đa các nguồn lực đó, những quyết định này bao gồm sự cân nhắc về chiến lược chủ yếu cần phải dùng để dẫn đến việc lập các kế hoạch để thực hiện các chiến lược đó và triển khai các chủ trương ở mức thấp hơn Cuối cùng việc thực hiện thông qua quần chúng bằng các

kế hoạch đã được đề cập, quá trình này đưa đến việc đạt được một cách tối đa các mục đích và mục tiêu đã xây dựng

Trong thực tế còn có một số cách tiếp cận khác để “quan sát” quản lý như: Theo quan điểm hệ thống “quản lý là quá trình đưa ra quyết định quản lý và chỉ đạo thực hiện quyết định đó”

Theo quan điểm quan sát quá trình quản lý thì: “quản lý là một chuỗi các tiểu quá trình có liên hệ với nhau và gồm các tiểu quá trình cơ bản như: lập kế hoạch; cung cấp các nguồn lực; tổ chức, điều hành và kiểm soát”

Quản lý là một chuỗi các tiểu quá trình và gồm:

Lập kế hoạch: tiểu quá trình này bao hàm việc nghiên cứu và quyết định về

vị trí mà tổ chức muốn tại những thời điểm xác định trong tương lai Tiểu quá trình này bao gồm toàn bộ việc lập kế hoạch từ những quyết định ở mức cao nhất về mục đích, mục tiêu chủ yếu đến những chiến lược, những chủ trương hỗ trợ ở mức thấp hơn và đến các phương pháp ở mức thấp hơn nữa đáp ứng cho việc thực hiện nghiệp vụ cụ thể Đây là căn cứ cho tất cả các tiểu quá trình khác

Cung cấp các nguồn lực: cùng với kế hoạch hoá và tổ chức là tiểu quá trình cung cấp các nguồn lực cần thiết Tiểu quá trình này bao gồm việc mua sắm các nguồn lực vật chất như: máy móc thiết bị và các loại vật tư cung ứng và việc tuyển dụng, phát triển nhân lực Trong đó hoạt động tuyển dụng nhân lực là một bộ phận rất lớn của tiểu quá trình này và được các nhà quản lý hết sức quan tâm

Tổ chức: tiểu quá trình này chia công việc của tổ chức thành nhiều phần sau

đó phối hợp các phần này với nhau sao cho toàn bộ công việc của tổ chức được hoàn thành, qua đó giúp mỗi người trong tổ chức biết phải làm cái gì và biết ai sẽ chỉ đạo hay giúp đỡ mình Bản thân việc xây dựng những mối quan hệ đó cũng là một loại kế hoạch hoá nhưng được xây dựng trênm cơ sở của việc lập kế hoạch chung là tiểu quá trình khi công việc quản lý được tiến hành trong thực tế

Điều hành: điều hành gồm ba loại hành động nhằm hỗ trợ cho việc thực thi các nhiệm vụ được giao: loại hành động thứ nhất là “hướng dẫn” - chủ yếu truyền đạt chỉ thị cho người thừa hành, loại hành động thứ hai là “phối hợp”- chủ yếu cung cấp thông tin cần thiết cho nội bộ nhân viên, loại hành động thứ ba là “chỉ đạo” - chủ yếu động viên nhân viên qua mẫu mực của người chỉ huy và phong cách của người chỉ huy làm việc với những cá nhân chịu trách nhiệm dưới quyền

Kiểm soát: như chúng ta đã biết việc hoàn thành công việc hiện tại của tổ chức không tránh khỏi bị ảnh hưởng của những nhân tố như: điều kiện hoạt động thay đổi, năng lực con người bị ảnh hưởng bởi những điều kiện thay đổi và năng lực không đồng đều giữa những con người thực thi công việc do đó chúng ta phải tìm cách thấy được những sai lệch so với kế hoạch và xử lý những chỗ sai lệch đó một cách có hiệu quả Việc kiểm soát là một tiểu quá trình cần thiết giúp chúng ta đạt được một cách tốt nhất những mục tiêu đã xây dựng Đây cũng là lĩnh vực đòi hỏi phải có những chuyên gia có chuyên môn đặc biệt Các kiểm toán viên nội bộ là những chuyên gia đóng góp không nhỏ vào quá trình này

Theo quan điểm xem xét quản lý từ giác độ các lĩnh vực chức năng của một

tổ chức điển hình thì những lĩnh vực điển hình được chấp nhận trong quản lý là: nghiên cứu, ứng dụng, sản xuất, tiếp thị, điều hành, nhân sự và tài chính Quá trình quản lý trong mỗi lĩnh vực đều phải có những tiểu quá trình: lập kế hoạch, cung cấp nguồn lực, tổ chức điều hành và kiểm soát như đã bàn đến ở trên Quản lý từng lĩnh vực kết hợp với quản lý chung sẽ tạo thành toàn bộ nền “quản lý” của tổ chức Qua việc quan sát “quản lý” theo một vài giác độ như trên cho thầy, mỗi tổ chức cùng nguồn lực của mình vận hành trong một môi trường hết sức phức tạp Có

sự phức tạp đó là vì có nhiều nhân tố gây tác động tới môi trường này Những nhân

tố đó có thể thuộc về một số lĩnh vực sau:

Lĩnh vực kinh tế: một bộ phận lớn của môi trường quản lý có liên quan đến nhiều nhân tố kinh tế khác nhau như: thị trường, vốn, bí quyết công nghệ, tình hình kinh tế thế giới, đất nước và các vùng lãnh thổ, chi phí và hiệu quả … trong khuôn khổ đó, chúng ta phải chú ý tới những nhân tố đặc thù có liên quan đến các sản phẩm và dịch vụ của tổ chức và cuối cùng những nhân tố có liên quan đến “Cầu” và

“Cung” cũng phải được cân nhắc

Lĩnh vực cạnh tranh: cùng với các khía cạnh kinh tế vừa đề cập ở trên là tình hình cạnh tranh hiện tại như: ai là đối thủ cạnh tranh, số lượng đối thủ này, họ có quan hệ với công ty nhiều hay ít, các thế mạnh cạnh tranh của họ là gì, họ gia nhập

và rút lui khỏi một lĩnh vực dễ dàng đến mức nào, sức mạnh cạnh tranh của tổ chức thể hiện trong lĩnh vực nào …những nhân tố đó kết hợp lại sẽ xác định môi trường cạnh tranh ảnh hưởng đến ngành kinh doanh nói chung và trực tiếp đến từng tổ chức nói riêng

Lĩnh vực công nghệ: tất cả các tổ chức do bản chất của loại hình kinh doanh của họ và ngành kinh doanh họ hoạt động đều phụ thuộc vào nhân tố công nghệ theo cách thức riêng Một công ty trong ngành vũ trụ chắc chắn sẽ chịu sự tác động của công nghệ lớn hơn một công ty kinh doanh khách sạn nhà hàng Trong trường hợp trước, những thay đổi trong công nghệ có thể vừa gây ra rủi ro lớn vừa tạo ra thuận lợi lớn Trong trường hợp thứ hai cũng có thể có rủi ro và thuận lợi nhưng do thay đổi công nghệ thì không nhiều… do đó nhà quản lý trong từng loại hình kinh doanh doanh cần lựa chọn các công nghệ thích hợp cho tổ chức của mình

Lĩnh vực chính trị: mặt chính trị của môi trường đề cập đến là luật pháp và các quy định của Nhà Nước tác động đến hoạt động của tổ chức Chẳng hạn: trong công nghiệp ô tô, những quy định mới về an toàn và khí thải là một loại quy định quyết định sự phát triển và là những quy định có tính quy tắc của ngành Còn trong công nghiệp thép, nhân tố chính trị được biểu hiện ở hình thức áp lực của nhà nước đối với lĩnh vực định giá sản phẩm và tiền lương Và như vậy chúng ta thấy rằng tất

cả các tổ chức đều ít nhiều là đối tượng của các loại kiểm soát và bị hạn chế về pháp

lý

Lĩnh vực xã hội: đằng sau luật pháp hiện hành là lực lượng xã hội Thái độ

và quan điểm của xã hội cũng tạo ra sức mạnh quan trọng cho môi trường quản lý Toàn bộ những vấn đề như: tình hình các vùng đô thị bị suy tàn, bùng nổ đòi quyền của nhóm thiểu số, thái độ đối với ô nhiễm, và kỳ vọng của xã hội gia tăng đối với

sự chỉ đạo có kiên quan đến hoạt động của các tổ chức kinh doanh và các tổ chức không kinh doanh là các khía cạnh xã hội rất khó khăn mà mọi tổ chức phải đương đầu để tồn tại và thịnh vượng Cho nên ngoài mục tiêu phát triển và lợi ích kinh tế ngày càng đòi hỏi các tổ chức kinh doanh phải có trách nhiệm xã hội cao hơn

Trên đây là những nhân tố môi trường tác động tới quản lý theo quan điểm của toàn công ty hay của một đơn vị, tổ chức độc lập Nhưng các đơn vị quản lý còn

có những cấp tổ chức thấp hơn như: các “công ty con”, các đơn vị phụ thuộc, các gian hàng…trong những trường hợp này, những nhân tố môi trường đã bàn ở trên còn bao gồm thêm cả quyền lãnh đạo và quyền kiểm soát của tổ chức cao hơn đối với đơn vị quản lý cấp dưới Về mặt tích cực, đó là sự thúc đẩy của tổ chức quản lý cấp trên nhằm tăng thêm hiệu quả những nguồn lực đã giao cho đơn vị quản lý cấp dưới, nhưng mặt khác đó cũng là những ràng buộc do quyền hành của cơ quan quản

lý cấp trên áp đặt mà các đơn vị quản lý cấp dưới có trách nhiệm phải tuân thủ

Từ việc nghiên cứu những lý luận chung về “quản lý” không những cho thấy những thách thức mà các nhà quản lý phải đối đầu mà càng thấy rõ “quản lý” ngày càng trở nên có vai trò rất quan trọng Ngoài việc ngày càng có xu hướng mở rộng phát triển không ngừng cả về mức độ của những nhu cầu bảo vệ và việc sử dụng các nguồn lực có hiệu quả hơn thì người ta còn phải đánh giá hậu quả của quá trình quản lý đối với toàn xã hội Victor Z.Brink và Herbert Witt đã đánh giá tầm quan trọng của quản lý đối với xã hội rằng: “Nếu các tổ chức không được quản lý tốt thì tất cả các thành viên của xã hội đều phải gánh chịu”

1.2 MỘT SỐ VẤN ĐÈ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Như đã trình bày ở trên, một quy trình quản lý thường gồm những nội dung chính: lập kế hoạch, cung cấp các nguồn lực, tổ chức, điều hành và kiểm soát

Một cách chung nhất, quản lý là một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất Quá trình này bao gồm nhiều chức năng và có thể chia thành nhiều pha (nhiều giai đoạn)

Ở giai đoạn định hướng có những dự báo về nguồn lực và mục tiêu xây dựng các chương trình, kế hoạch Sau khi các chương trình kế hoạch đã được kiểm tra, kiểm soát lúc này có thể đưa ra các quyết định cụ thể

Ở giai đoạn tổ chức thực hiện, cần kết hợp các nguồn với phương án tối ưu, đồng thời thường xuyên kiểm tra, kiểm soát diễn biến và kết quả của các quá trình

để điều hoà các mối quan hệ, điều chỉnh các định mức và các mục tiêu trên quan điểm tối ưu hóa kết quả hoạt động

Như vậy, kiểm tra, kiểm soát không những chỉ là một giai đoạn hay một pha của quản lý mà nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình này Bởi vậy, cần quan niệm thêm rằng: kiểm tra, kiểm soát là một chức năng của quản lý Tuy nhiên chức năng này được thể hiện rất khác nhau tuỳ thuộc vào cơ chếquản lý kinh

tế, vào các loại hình hoạt động cụ thể, vào truyền thống văn hoá và những điều kiện

xã hội khác nhau của mỗi nơi trong từng thời kỳ lịch sử cụ thể

Quá trình kiểm soát là cần thiết trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của con người, bên trong tổ chức cũng như toàn bộ xã hội Kiểm soát không những là quy trình cần thiết trong quản lý mà còn là một phần rất quan trọng của toàn bộ công việc quản lý Bởi chúng ta có thể thấy rằng, kết quả mong muốn không thể đạt được trừ khi các nghiệp vụ chịu sự kiểm soát đúng đắn, những tiến bộ về nghiệp vụ phải được đo lường, đánh giá và phải có những quyết định hành động tốt nhất để thực hiện được các mục tiêu và trong hầu hết các lĩnh vực đã nêu trên, các nội dung và nguyên tắc sử dụng kiểm soát là như nhau

Các nhà quản lý khi tổ chức bất kỳ hoạt động nào của đơn vị mình, bên cạnh việc sắp xếp cơ sở vật chất, nhân sự, nguồn lực còn phải kiểm soát về các phương diện đã nêu thông qua các cính sách, các thủ tục, các qui định về hoạt động của mình Cách tiếp cận quá trình kiểm soát khi nó áp dụng vào những hoạt động của tổ chức, phục vụ tổ chức thường được coi là “Kiểm soát nội bộ”- International Control

Trong các chuẩn mực đã hệ thống hoá của AICPA, phần thực hành kiểm toán có định nghĩa như sau:

“Kiểm toán nội bộ gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp, biện pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra sự chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý đã đề ra” Và việc tổ chức các hoạt động như vậy chính là tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ của các đơn vị

Theo khái niệm của IFAC thì hệ thống KSNB là hệ thống các chính sách và các thủ tục kiểm soát nhằm mục đích:

- Bảo vệ tài sản của đơn vị, tránh mất mát, thất thoát, hư hỏng

Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin kế toán, tránh những sai sót gian lận trong việc ghi chép, tổng hợp trên các tài liệu kế toán

- Bảo đảm tính tuân thủ của các luật định, tránh những vi phạm dẫn đến những quan hệ không lành mạnh trong hoạt động tài chính

- Bảo đảm tính hiệu năng và hiệu quả của hoạt động trong đơn vị, tránh những lãng phí về các nguồn lực tài chính và phát huy tối đa năng lực của đội ngũ cán bộ quản lý và của người lao động trong đơn vị

Đối với Hội đồng kế toán viên công chứng (AICPA) ở Mỹ thì các khái niệm

về KSNB là đặc biệt quan trọng vì chúng có mối quan hệ tới công việc của kế toán việ công chứng (CPA) khi bày tỏ ý kiến của mình về sự hợp lý của các báo cáo tài chính của khách hàng

Vì kiểm soát là một hoạt động của tổ chức hay là một bộ phận của bất kỳ hoạt động có tổ chức nên nó tồn tại ở hầu hết cấp độ tổ chức và nó được sự quan

tâm của nhiều người trong tổ chức Bản chất cơ bản của KSNB được thể hiện rõ trong các giai đoạn chủ yếu của toàn bộ quá trình quản lý

Một trong những chức năng quan trọng đầu tiên của KSNB chính là đem lại những biện pháp, những hành động và những thủ tục cần thiết nhằm bảo đảm những loại hành động mong muốn và ngăn ngừa những hành động không mong muốn

Chức năng tiếp theo của KSNB là KSNB tồn tại như một “khâu ” độc lập của quá trình quản lý nhưng đồng thời lại là một bộ phận chủ yếu của quá trình đó

“Người ta có thể minh hoạ kiểm soát nội bộ tất đơn giản như sau: kiểm soát nội bộ như một chiếc thuyền buồm định đi đến một bến cảng định trước với ngày đã

dự kiến Với những thông tin nội bộ thì cuộc hành trình được xác định và có xác định cả những nơi ghé qua Vì bị gió ngược hay có vấn đề kỹ thuật nên chiếc thuyền không đi được nữa Vậy là cần đổi hướng và có thể tốc độ cũng phải thay đổi Và nếu cần thiết có thể phải xem lại cả ngày đến nơi theo chương trình…Chức năng kiểm soát ở đây là xem xét và đánh giá ảnh hưởng của tình hình mới trong tiến trình

và tìm căm cứ cho hành động hỗ trợ cần thiết nào đó Nhằm góp phần giúp chúng ta liệu thời gian để đến nơi một cách tiện lợi nhất

Phạm vi quan tâm của KSNB phụ thuộc vào một loạt những sự áp dụng kiểm soát và liên hệ những sự áp dụng đó với mức độ khác nhau của những người sử dụng Cụ thể: KSNB có thể bắt đầu từ hoạt động của tổ chức ở cấp cao nhất đó là nơi áp dụng sự điều khiển của các nhân tố chủ yếu quyết định tới các tỷ lệ tăng trưởng, doanh lợi hoặc các chủ trương về lãi cổ phần và thu hút đầu tư cần thiết Ở mức độ hoạt động thấp hơn là nơi áp dụng việc theo dõi khả năng lợi nhuận được chia hoặc việc chấp nhận thị trường của các sản phẩm Ở cấp hoạt động thấp hơn nữa có những áp dụng để bảo đảm lập đúng hoá đơn bán hàng cho người mua hoặc thu hồi các khoản phải thu Ở mức thấp nhất là mỗi cá nhân theo dõi công việc hàng

ngày của chính mình Còn những việc kiểm soát cấp thấp khác tồn tại như là những yêu cầu đặc thủ của trình tự phải thực hiện

Hệ thống KSNB là một công cụ quản lý do chính người quản lý đơn vị xây dựng để phục vụ cho mục đích quản lý của mình và gồm hai bộ phận: kiểm soát nội

bộ về quản lý và kiểm soát nội bộ về kế toán

Kiểm soát nội bộ về quản lý (Internal administrative controls) là hệ thống các chế độ, thủ tục và các quy định mà ban giám đốc chịu trách nhiệm tổ chức thiết lập nhằm:

Đảm bảo sự tuân thủ của tổ chức đối với các chính sách, kế hoạch, thủ tục, pháp luật và các quy định hiện hành từ đó tránh các chi phí khác do thiếu tuân thủ đồng thời nó cũng bao gồm cả việc tìm kiếm những biện pháp kiểm soát cải tiến và các mức độ cao hơn của sự tuân thủ

Đề ra những chuẩn mực điều hành rõ ràng để định lượng việc sử dụng các nguồn lực tiết kiệm và có hiệu quả như: cơ sở vật chất phải được tận dụng tối đa, công việc phải năng suất, thủ tục tiết kiệm, không tốn kém và xác định lượng nhân viên vừa đủ…

Xây dựng các mục tiêu và mục đích đã đề ra cho các hoạt động hoặc chương trình, triển khai và thực hiện các thủ tục kiểm soát và hướng tới các kết quả hoạt động hoặc chương trình mong muốn Đồng thời tìm ra những chính sách và thủ tục tốt hơn, hoàn thiện hơn và từ đó đề ra những mục tiêu cao hơn

Phù hợp với loại kiểm soát quản lý này là các loại kiểm soát các hoạt động nhân sự, kiểm soát tổ chức, kiểm soát chất lượng - kỹ thuật – nghiên cứu, kiểm soát các hoạt động quan hệ quốc tế và vấn đề gia tăng các hoạt động

Kiểm soát kế toán: là hệ thống các chế độ, thủ tục và các quy định mà ban giám đốc chịu trách nhiệm tổ chức, thiết lập nhằm: tập trung vào hệ thống cung cấp

số liệu cho việc đưa ra quyết định như hệ thống sổ sách kế toán, báo cáo tài chình cùng với các phương tiện sử dụng để xác định định lượng, phân loại báo cáo thông tin

Từ đó đảm bảo tính tin cậy, tính xác thực và tính toàn vẹn của thông tin tài chính và thông tin nghiệp vụ nhằm đưa ra các biện pháp bảo vệ tài sản và khi cần thì thẩm tra sự tồn tại của những tài sản đó

Phù hợp với loại kiểm soát kế toán là các loại: kiểm soát quản lý tài chính, kiểm soát các nghiệp vụ sử dụng máy tính điện tử, kiểm soát thu mua và vận chuyển, kiểm soát nhận hàng – lưu kho và bảo dưỡng, kiểm soát marketing…

1.3 CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.3.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục (Kiểm soát nội bộ) do Ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ

và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập được các báo cáo trong thời gian mong muốn (chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 400)

1.3.2 Nội dung kiểm soát nội bộ

Hệ thống KSNB thường bao gồm các yếu tố cơ bản như: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát nội bộ

Môi trường kiểm soát: bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài

đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ Môi trường kiểm soát là nền tảng của các yếu tố khác trong Hệ thống kiểm soát nội bộ và tạo nên màu sắc riêng của một tổ chức

Yếu tố tác động mạnh mẽ nhất tới môi trường kiểm soát là các quan điểm, thái độ, nhận thức cũng như hành động của các nhà quản lý trong doanh nghiệp Trong thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra, kiểm soát trong các hoạt động của hệ thống kiểm soát phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý tại doanh nghiệp Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu được đối với mọi hoạt động trong đơn vị thì các hành vi ủng hộ cho công

tác kiểm tra kiểm soát sẽ tốt, dẫn đến mọi thành viên của đơn vị đó sẽ nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và tuân thủ mọi quy định cũng như chế

độ đề ra Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra, kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các quy chế về kiểm soát nội bộ sẽ không được vận hành một cách có hiệu quả bởi các thành viên của đơn vị

Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát bao gồm:

Đặc thù về quản lý: Các đặc thù về quản lý chính là các quan điểm khác

nhau trong hoạt động điều hành doanh nghiệp của các nhà quản lý Các quan điểm của các nhà quản lý sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp Vì chính các nhà quản lý, đặc biệt là nhà quản lý cao cấp nhất là người phê chuẩn các quyết định, chính sách

và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức: Trong doanh nghiệp, để thiết lập cơ cấu tổ chức bộ máy

quản lý có hai xu hướng trái ngược nhau: xu hướng tập trung và xu hướng phân tán Mỗi xu hướng đều có ưu nhược điểm nhất định Xu hướng tập trung tạo điều kiện cho chuyên môn hoá, xong nó làm cho một quyết định phải đi qua nhiều cấp, gây trì trệ, quan liêu, ngược lại xu hướng phân tán có thể phát huy tính sáng tạo, tự chủ,

song có thể gây kho chuyên môn hoá, gây mất tập trung trong quản lý

Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống triển khai các quyết định trong toàn bộ doanh nghiệp Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp

Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn

bộ hoạt động lĩnh vực của doanh nghiệp sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống: thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo sự kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc

Chính sách nhân sự: chính sách nhân sự là các chính sách và các quy định

liên quan đến việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, bổ nhiệm, khen thưởng hay kỷ luật nhân viên Nó có ảnh hưởng quan trọng đến việc hạn chế rủi ro của kiểm soát nội bộ Các chính sách kiểm soát phụ trợ cũng không kém phần quan trọng như định kỳ thay đổi nhiệm vụ của nhân viên để tránh và phát hiện gian lận, sai sót có thể xảy ra Nhà quản lý cần phải thiết lập các chương trình động viên khuyến khích bằng các hình thức khen thưởng và nâng cao mức khuyến khích cho các hoạt động tốt, nổi bật Đồng thời các hình thức kỷ luật nghiêm khắc cho các hành vi vi phạm cũng cần được các nhà quản lý quan tâm Khi đánh giá về chính sách nhân sự, cần

dựa vào các tiêu chí dưới đây:

- Chích sách và thủ tục cho việc tuyển dụng, huấn luyện, đề bạt và trợ cấp phù hợp cho nhân viên

- Có biện pháp điều chỉnh thích hợp cho sự khác biệt giữa chính sách nhân sự với các chính sách và thủ tục kinh doanh

- Cần kiểm tra và lựa chọn các ứng viên có trình độ, năng lực và kinh nghiệm phù hợp

- Mức độ phù hợp giữa sự duy trì nhân viên, tiêu chuẩn đề bạt, kỹ thuật đánh giá khả năng làm việc, mối quan hệ về nguyên tắc đạo đức và các hành vi khác

Công tác kế hoạch: là hoạt động định hướng quan trọng tới sự phát triển lâu

dài và rõ ràng cho công ty và đồng thời cũng có thể sử dụng như một công cụ kiểm

soát

Hệ thống kế hoạch và dự toán đầu tư, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, kế hoạch hay dự toán đầu tư đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính hiệu quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu Vì vậy, trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến đột thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân

tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường và xử

lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời

Bộ phận kiểm toán nội bộ: bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự giám

sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị, trong đó có cả hệ thống KSNB Vì vậy, kiểm toán nội bộ là một nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát Một đơn vị có bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ có được thông tin kịp thời về tình hình hoạt động nói chung, chất lượng công tác kiểm toán nói riêng

để điều chỉnh bổ sung các thủ tục cho phù hợp và hữu hiệu hơn Tuy nhiên vai trò trên của kiểm toán nội bộ chỉ có thể phát huy được nếu: bộ phận kiểm toán nội bộ được trực thuộc một cấp đủ để không giới hạn hoạt động của nó thí dụ như trực thuộc hội đồng quản trị, đồng thời phải được giao một quyền hạn tương đối rộng rãi nhằm bảo đảm được tính độc lập tương đối của bộ phận kiểm toán nội bộ với bộ phận được kiểm tra, bộ phận kiểm toán nội bộ phải có các nhân viên đủ khả năng

để thực hiện nhiệm vụ của mình

Uỷ ban kiểm soát: bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất

của đơn vị như thành viên Hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia hiểu về lĩnh vực kiểm soát Uỷ ban kiểm soát đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc kiểm tra, giám sát các hoạt động của Ban

quản lý và của doanh nghiệp dưới sự chỉ đạo của Hội đồng quản trị viên bên ngoài

Các nhân tố để xem xét và đánh giá sự hữu hiệu của Ủy ban kiểm soát là: mức độ độc lập, kinh nghiệm, uy tín, mối quan hệ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập Khi đánh giá cần xét đến các tiêu chí sau:

- Tồn tại độc lập đối với Ban giám đốc

- Các cuộc họp thường xuyên và không thường xuyên với các bộ phận liên quan như phòng tài chính, phòng kế toán, kiểm toán viên nội bộ và kiểm toán viên độc lâp

- Sự đầy đủ và kịp thời của các thông tin được cung cấp đến Ủy ban kiểm soát

để giám sát các mục tiêu và chiến lược của nhà quản lý; kết quả hoạt động và tình hình tài chính của doanh nghiệp; điều khoản của các hợp đồng quan trọng

- Sự đầy đủ và kịp thời của báo cáo đến Ủy ban kiểm soát về các thông tin

“nhạy cảm”, việc điều tra và xử lý

Môi trường bên ngoài: cùng với sự tác động chủ yếu của các nhân tố bên

trong doanh nghiệp, môi trường kiểm soát chung của một doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của Nhà Nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý và đường lối

phát triển của đất nước…

Như vậy, khi các doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng các nhân tố của môi trường kiểm soát cần phải lưu ý bởi vì môi trường kiểm soát ở doanh nghiệp vừa và nhỏ khác nhiều so với các doanh nghiệp lớn Ví dụ như: Một doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể không cần ban hành các quy tắc đạo đức bằng văn bản nhưng điều đó không có nghĩa là doanh nghiệp không cần đến môi trường làm việc chính trực và đầy đủ các giá trị đạo đức Tư cách đạo đức của các nhà quản lý cấp cao sẽ là nhân

tố quyết định đến thái độ của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp Thông thường, khi doanh nghiệp có càng ít cấp quản lý, thì thông điệp về các chuẩn mực sẽ được thông hiểu và chấp nhận nhanh hơn

Tương tự, ở doanh nghiệp vừa và nhỏ, chính sách nhân sự cũng không cần thiết phải thiết lập cụ thể như ở các doanh nghiệp lớn Tuy nhiên, các chính sách về nhân sự cũng vẫn có thể tồn tại Các nhà quản lý luôn thể hiện quan điểm rõ ràng rằng nhân viên được tuyển dụng nhất thiết phải phù hợp với công việc cụ thể

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ không cần thiết phải duy trì bộ máy hoạt động lớn vì lí do chi phí mà chỉ cần một nhà quản lý có thể vận hành hữu hiệu kiểm soát nội bộ Việc thuê ngoài các nhà quản lý là tốn kém và không cần thiết Tuy nhiên,

có một quan niệm cho rằng, khi doanh nghiệp tự mình quản lý và không công bố về tài chính, thì đội ngũ lãnh đạo sẽ không phải là nhân tố thiết yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu nữa

Hệ thống kế toán: tính kiểm soát của hệ thống kế toán thể hiện qua ba giai

đoạn của một quá trình kế toán: lập chứng từ kế toán, hệ thống sổ sách kế toán và lập báo cáo kế toán

Lập chứng từ kế toán là giai đoạn đầu tiên của quá trình xử lý số liệu kế toán, qua đó các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh vào chứng từ kế toán làm cơ

sở cho mọi ghi chép kế toán Hệ thống sổ sách kế toán là giai đoạn chủ yếu của quá trình xử lý số liệu kế toán Qua đó các dữ liệu kế toán trên chứng từ vốn rất phân tán được ghi chép, phân loại, tổng hợp, tính toán…để chuẩn bị hình thành các thông tin tổng hợp trên báo cáo kế toán Báo cáo kế toán là giai đoạn cuối cùng của một quá trình xử lý thông tin kế toán Các số liệu kế toán trên các sổ sách kế toán sẽ được tổng hợp – cân đối thành các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính Báo cáo kế toán có một vai trò quan trọng trong hệ thống kế toán đối với mục tiêu cung cấp số liệu thông tin chính xác cho quản lý

Các thủ tục kiểm soát: các thủ tục kiểm soát được người quản lý đơn vị xây

dựng để thực hiện các mục đích kiểm soát nội bộ như: để bảo vệ tài sản, để quản lý điều hành hoạt động kinh doanh, để cung cấp số liệu kế toán đáng tin cậy…các thủ tục kiểm soát thường được xây dựng trên những nguyên tắc nhất định như:

Nguyên tắc phân công phân nhiệm: theo nguyên tắc này công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận khác nhau trong một tổ chức Mục đích của nó là làm sao cho không một cá nhân hay bộ phận nào được thực hiện một công việc trọn vẹn từ khâu đầu đến khâu cuối cùng Cơ sở của nguyên tắc này là: trong một chế độ có nhiều người cùng làm việc thì các sai sót dễ phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn Việc phân công – phân nhiệm còn có tác dụng tạo ra sự chuyên môn hoá và giúp cho việc kiểm tra và thúc đẩy lẫn nhau trong công việc

Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: theo nguyên tắc này người quản lý đơn

vị không thể giải quyết mọi công việc sự vụ trong đơn vị mà phải uỷ quyền cho cấp dưới của mình quyết định và người được uỷ quyền được giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định thay mặt người quản lý đơn vị Tuy nhiên người quản

lý đơn vị vẫn phải chịu trách nhiệm về công việc đó và cẫn phải duy trì một sự kiểm tra nhất định Quá trình uỷ quyền được tiếp tục thực hiện đối với các cấp thấp hơn tạo nên hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vấn không mất đi tính tập trung của đơn vị

Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong phạm vi quyền hạn được giao Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn yêu cầu các nghiệp vụ phát sinh đều được uỷ quyền cho các cán bộ phê chuẩn một cách thích hợp

Nguyên tắc bất kiểm nhiệm: nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc như: trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và trách nhiệm ghi chép sổ sách, trách nhiệm bảo quản tài sản và trách nhiệm ghi chép sổ sách kế toán, trách nhiệm xét duyệt và trách nhiệm ghi chép sổ sách … nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ đặc biệt giữa các trách nhiệm mà sự kiêm nhiệm dễ dẫn đến gian lận và khó phát hiện như: người kế toán kiêm nhiệm công tác thủ quỹ

sẽ có tham ô công quỹ và sửa đổi số liệu kế toán để che dấu sự thâm hụt quỹ, cũng như người thủ kho nếu kiêm nhiệm cả vấn đề ghi chép của kế toán kho sẽ dễ dẫn đến gian lận số liệu tồn kho, điều chỉnh số liệu về chất lượng của vật tư hàng hoá trong kho…

Người ta có thể hệ thống hoá các nguyên tắc cơ bản và nguyên tắc phụ của

cơ cấu KSNB thành biểu số 1:

Biểu số 1: Các nguyên tắc cơ bản và nguyên tắc phụ của cơ cấu hệ thống KSNB

CƠ CẤU HỆ THỐNG KSNB Môi trường kiểm soát Hệ thống kế toán Các thủ tục kiểm soát

Các nguyên tắc phụ của môi trường

kiểm soát

- Triết lý và phong cách điều

hành của ban quản trị

- Cơ cấu tổ chức

Các mục tiêu phải được thảo mãn

- Có sự căn cứ hợp lý

- Sự phê chuẩn

Các loại thể thức kiểm soát

- Sự cách ly đầy

đủ về trách nhiệm

- Uỷ ban kiểm toán

- Các phương pháp để truyền

đạt sự phân công quyền hạn

và trách nhiệm

- Các phương pháp kiểm soát

của ban quản trị

- Chức năng kiểm toán nội bộ

- Chứng từ và sổ sách đầy đủ

- Kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách

- Kiểm soát độc lập việc thực hiện

Kiểm tra kiểm soát luôn là một chức năng quan trọng của quản lý Điều này được thể hiện ở chỗ: các nhà quản lý, các nhà hoạch định chính sách luôn muốn biết hiệu quả công việc kinh doanh của mình như thế nào? có đạt được như mục tiêu của mình đề ra không? chiến lược, sách lược của doanh nghiệp có đúng đắn đem lại kết quả như mình mong muốn hay không? …việc này đòi hỏi các số liệu kế toán báo cáo lên phải chính xác, trung thực, không gian lận Do đó khi tổ chức bất kỳ hoạt động nào của đơn vị mình, bên cạnh việc sắp xếp cơ sở vật chất, nhân sự…các nhà quản lý phải kiểm soát các phương diện đã nêu thông qua các thủ tục quy định về hoạt động Xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ thoả mãn được các vấn đề quan trọng như trên thì nhờ đó tổ chức mới đạt được các mục đích và mục tiêu của mình một cách có hiệu quả Qua đây, người ta thấy KSNB đã vượt ra khỏi quan niệm chỉ bao gồm chức năng tài chính và kế toán của đơn vị mà trên thực tế còn liên quan đến nhiều chức năng quản lý khác như: tổ chức, nhân sự, quản lý sản xuất…

Kiểm soát nội bộ là một công cụ quản lý do chính người quản lý đơn vị xây dựng để phục vụ cho mục đích quản lý của đơn vị mình Lý do để đơn vị xây dựng một hệ thống kiểm soát là nhờ nó mà toàn bộ quá trình hoạt động vừa được bảo vệ vừa được hoàn thiện, giúp đơn vị thoả mãn các mục tiêu của mình

Vấn đề KSNB không những có ý nghĩa đối với mọi tổ chức mà còn có ý nghĩa rất quan trọng đối với các đơn vị có quy mô lớn bởi vì những đơn vị có quy

mô càng lớn thì quyền hạn càng phải phân chia cho nhiều cấp, mối quan hệ giữa các

bộ phận và nhân viên càng phức tạp, tài sản phải phân tán ra nhiều địa điểm hoạt động và sự truyền đạt thông tin càng khó khăn…do đó càng đòi hỏi phải có một hệ thống KSNB hữu hiệu để có thể giám sát và điều hành hoạt động của đơn vị

Từ khái niệm, bản chất, nội dung và ý nghĩa của KSNB có thể thấy tính tất yếu phải tổ chức hệ thống KSNB sao cho đáp ứng được những yêu cầu của bản thân

hệ thống này đồng thời bảo đảm những yêu cầu của các khoa học khác trong quản

lý

1.3.3 Công cụ thường áp dụng kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ có nhiệm vụ tìm hiểu hệ thống quản lý của công

ty, bao gồm cả những hoạt động chính thức hoặc không chính thức, nhằm đưa ra quy định, hướng dẫn về các nhân tố có thể tác động đến hoạt động kinh doanh Ngoài việc thiết lập các quy chế kiểm soát ngang - dọc hay kiểm tra chéo giữa hệ thống các phòng ban, nhiều công ty còn lập thêm phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ

và một ban kiểm soát với nhiệm vụ phát hiện những sai sót của ban điều hành, kiểm tra các hợp đồng có đúng thủ tục, đủ điều kiện chưa, kiểm tra kho quỹ để biết tiền

có bị chiếm dụng không nhằm ngǎn ngừa đến mức thấp nhất những rủi ro Ở các công ty lớn trên thế giới, kiểm soát nội bộ do giám đốc tài chính phụ trách, còn đối với các công ty nhỏ thì chính giám đốc điều hành sẽ thực hiện

Có nhiều phương pháp tiếp cận để thu thập thông tin, trong đó có hai cách phổ biến như sau:

Phương pháp tiếp cận theo khoản mục: cách làm này dễ thực hiện do tiếp cận với từng khoản mục cá biệt

Phương pháp tiếp cận theo chu trình nghiệp vụ: Theo phương pháp này kiểm toán sẽ xem xét các chính sách, thủ tục kiểm soát đến từng chu trình nghiệp vụ: chu trình đầu tư tài chính, chu trình mua hàng và thanh toán, chu trình bán hàng và thu tiền…

Ngoài hai phương pháp trên thông tin của người chịu trách nhiệm kiểm soát nội bộ thường còn được thu thập và tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau như trao đổi với nhân viên cơ sở, điều tra thông qua bảng câu hỏi, bằng thực tế … Sau đó họ ghi lại những thông tin sơ bộ dưới dạng biểu đồ hình cột mô tả, tường thuật hoặc kết hợp cả hai hình thức trên nhằm đưa ra được một hình ảnh cụ thể để phục vụ cho công tác kiểm soát

Yếu tố giám sát và thẩm định: Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng thực hiện việc kiểm soát nội bộ để đảm bảo nó được triển khai, điều chỉnh khi môi trường thay đổi, cũng như được cải thiện khi có khiếm khuyết Ví dụ: thường xuyên rà soát và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực ứng xử của công ty hay không…

Kiểm tra các yếu tố của môi trường kiểm soát và các chi tiết của hệ thống kế toán và sự vận dụng các thủ tục kiểm soát Thông qua việc kiểm tra này kiểm toán

có thể thấy được việc vận dụng các thủ tục và chế độ trên của doanh nghiệp

Quan sát các mặt hoạt động và quá trình hoạt động của doanh nghiệp Việc quan sát các nhân viên của doanh nghiệp trong việc thực hiện công việc kế toán và các hoạt động kiểm soát sẽ củng cố thêm sự hiểu biết và kiến thức về thực tế sử dụng các thủ tục và chính sách kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Để mô tả Hệ thống kiểm toán nội bộ, kiểm toán có thể sử dụng một hoặc cả

ba phương pháp sau tùy thuộc đặc điểm đơn vị được kiểm toán và quy mô kiểm toán: lập Bảng tường thuật về kiểm soát nội bộ, lập Bảng câu hỏi về kiểm toán nội

bộ, vẽ Lưu đồ

Bảng tường thuật về kiểm soát nội bộ là sự mô tả bằng văn bản về cơ cấu kiểm soát nội bộ của khách hàng Bảng tường thuật về kiểm soát nội bộ cung cấp thêm sự phân tích về cơ cấu kiểm soát giúp kiểm toán hiểu đầy đủ hơn về hệ thống kiểm soát nội bộ Bảng tường thuật có thể thể hiện dưới nhiều dạng khác nhau tùy theo điều kiện cụ thể song nói chung có bốn đặc điểm:

- Gốc của mọi chứng từ và sổ sách trong hệ thống

- Tất cả các quá trình đã xảy ra

- Sự chuyển giao của mọi chứng từ và sổ sách trong hệ thống

- Dấu hiệu chỉ rõ các thủ tục kiểm soát thích hợp với quá trình đánh giá rủi ro kiểm soát

Việc sử dụng Bảng tường thuật rất thông dụng đối với cơ cấu kiểm soát nội

bộ dễ mô tả Tuy nhiên, nhược điểm của Bảng tường thuật khó mô tả các chi tiết của cơ cấu kiểm soát nội bộ do đó chưa cung cấp đủ thông tin cho quá trình phân tích có hiệu quả các quá trình kiểm soát và đánh giá rủi ro kiểm soát

Bảng câu hỏi về Hệ thống kiểm soát nội bộ: Bảng này đưa ra các câu hỏi theo các mục tiêu chi tiết của Hệ thống kiểm soát nội bộ với từng lĩnh vực được kiểm toán Các câu hỏi được thiết kế dưới dạng trả lời “có” hoặc “không” và các câu trả lời “không” sẽ cho thấy nhược điểm của kiểm soát nội bộ

Ưu điểm của công cụ này là sự hoàn thiện tương đối về mặt thông tin của từng lĩnh vực kiểm toán Hơn nữa, Bảng câu hỏi được lập sẵn nên kiểm toán có thể tiến hành khá nhanh và không bỏ sót các vấn đề quan trọng Nhược điểm chủ yếu là những phần riêng lẻ của các hệ thống của công ty được nghiên cứu mà không cung cấp một cái nhình khái quát

Lưu đồ: bao gồm lưu đồ ngang và lưu đồ dọc Sự trình bày toàn bộ các quá trình kiểm soát áp dụng cũng như mô tả các chứng từ, tài liệu kế toán cùng quá trình vận động và luân chuyển chúng bằng các ký hiệu và biểu đồ Một sơ đồ đầy đủ bao gồm bốn đặc điểm giống như Bảng tường thuật Lưu đồ về kiểm soát nội bộ giúp kiểm toán kiểm toán nhận biết chính xác hơn về các thủ tục kiểm soát áp dụng đối với các hoạt động và dễ dàng chỉ ra các thủ tục kiểm soát cần

bổ sung Cách thức mô tả kiểm soát nội bộ qua lưu đố thường được đánh giá cao hơn do theo dõi một Lưu đồ thường dễ hơn việc đọc một Bảng tường thuật, tuy nhiên việc mô tả qua Lưu đồ thường mất nhiều thời gian và có khi không cho phép xác định được điểm yếu của kiểm soát nội bộ

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ Ở TỈNH

VĨNH PHÚC HIỆN NAY

2.1 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU KHẢO SÁT THỰC TRẠNG

2.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

2.1.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

- Phương pháp phỏng vấn chuyên gia

Công việc phỏng vấn được tiến hành đối với một số nhà quản trị của công ty, các chuyên gia có kiến thức về quản trị doanh nghiệp nhằm tìm hiểu về nhận thức của doanh nghiệp đối với vấn đề kiểm soát nội bộ

Các chuyên gia được chia thành nhóm:

Nhóm 1: Các chuyên gia am hiểu về tình hình tài chính của doanh nghiệp Nhóm 2: Các chuyên gia kiểm toán nội doanh nghiệp

Nhóm 3: Các chuyên gia ngoài việc kiểm toán nội bộ doanh nghiệp còn tham gia kiểm toán các doanh nghiệp khác

Nhóm 4: Các chuyên gia làm trong lĩnh vực nhân sự, tổ chức hành chính doanh nghiệp

- Phương pháp điều tra khảo sát

Nội dung phiếu điều tra tập trung vào vấn đề nhận thức của doanh nghiệp đối với hệ thống kiểm soát nội bộ: môi trường kiểm soát, thủ tục kiểm soát, hệ thống kế toán, kiểm toán nội bộ

Đối tượng được nghiên cứu tìm hiểu cụ thể trực tiếp chủ yếu trên hai doanh nghiệp: Công ty cổ phần thương mại và xây dựng công trình công nghệ Thăng Long

và Công ty TNHH Trang Đạt Thực hiện khảo sát thông qua hệ thống câu hỏi trên

15 doanh nghiệp Trong đó, các câu hỏi chủ yếu tập trung chính vấn đề: môi trường kiểm soát, thủ tục kiểm soát, hệ thống kế toán, kiểm toán nội bộ

Cách thức tiến hành:

Bảng khảo sát được gửi trả lời trực tiếp bởi những người có chức vụ quan trọng trong mỗi công ty, doanh nghiệp như: Kế toán trưởng, Phó Giám đốc, Giám đốc… và có thâm niên công tác trong doanh nghiệp

Tiến hành phát phiếu điều tra trắc nghiệm đến các đối tượng: Giám đốc, Phó giám đốc, Kế toán trưởng, …

Thời gian tiến hành từ: 7/10/2009 đến 31/12/2009

Địa điểm khảo sát: địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc

2.1.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Dữ liệu thứ cấp chủ yếu thu thập tại Công ty cổ phần thương mại và xây dựng công trình công nghệ Thăng Long và Công ty TNHH Trang Đạt

Tài liệu khác:

- Website: HTUhttp://www.webketoan.comUTH, Diễn đàn kế toán, kiểm toán

- Website: HTUhttp://www.mekongcapital.comUTH, Mekong Capital, Giới thiệu về hệ thống kiểm soát nội bộ

- Website: HTUhttp://www.coso.orgUTH, Internal Control – Intergrated Framework Excecutive Summary

- Website: HTUhttp://www.gammassl.co.ukUTH, Meauring the effictive of an internal control system

- Website: HTUhttp://www.ifac.orgUTH, International Standards on Auditing

2.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu

- Phương pháp thống kê – phân tích: thống kê, tổng hợp, phân tích kiến thức từ các tài liệu liên quan khi thu thập được tại doanh nghiệp

- Phương pháp đối chiếu – so sánh: được sử dụng để đối chiếu và đánh giá số liệu giữa các doanh nghiệp trên cùng địa bàn

- Phương pháp thống kê - dự báo: phương pháp này được sử dụng làm cơ sở để đề

ra một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ

- Phương pháp phân tích dữ liệu dựa trên số liệu về kết quả khảo sát doanh nghiệp: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, thủ tục kiểm soát, kiểm toán nội bộ

2.2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ Ở TỈNH VĨNH PHÚC

2.2.1 Đặc điểm các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở tỉnh Vĩnh Phúc hiện nay

Khi tái lập 1997, tỉnh Vĩnh Phúc có diện tích 1.370,73 km², dân số 1.066.552 người cơ cấu kinh tế là nông nghiệp 52%, dịch vụ 36%, công nghiệp 12%, thu ngân sách đạt gần 100 tỷ HđồngH

Theo kết quả điều tra dân số 01/04/2009 dân số tỉnh Vĩnh Phúc là 1.0R14R.R488Rngười., Trong bối cảnh chịu nhiều tác động xấu của cuộc khủng hoảng kinh tế, tài chính toàn cầu, tăng trưởng kinh tế của tỉnh vẫn đạt 5,36%, trong đó, công nghiệp – xây dựng tăng 4,23%, dịch vụ tăng 10,1%, nông, lâm, thủy sản tăng 1,13% Cơ cấu kinh tế chuyển dịch theo hướng tích cực, tỷ trong công nghiệp - xây dựng – dịch vụ chiếm 84,5% GDP bình quân đầu người năm 2009 ước đạt 24 triệu đồng Thu ngân sách nhà nước ước đạt 9.045,5 tỷ đồng, giảm 1,9% so với năm 2008 RTRrong đó lao động nông nghiệpR còn chiRếmR tỷ lRệR lRớn, hàng năm phải giải quyết công ăn việc làm mớiR khoRảnRgR trên R3R0.000 người Vai trò giải quyết việc làm của các DNVVN không chỉ là số lao động thường xuyên ở các doanh nghiệp, mà còn là sự tạo điều kiện để lao động ngoài doanh nghiệp có việc làm thông qua các hoạt động như cung ứng đầu vào, tiếp nhận đầu ra phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh chính của các DNVVN Bên cạnh đó các DNVVN cũng tạo ra một số lượng công việc thời vụ rất lớn, mà có thể sử dụng nguồn lao động nhàn rỗi ở mỗi gia đình góp phần tạo ra thu nhập cho các hộ gia đình, nhất là các ngành nghề truyền thống như: thủ công mỹ nghệ, Cây cảnh, chăn nuôi, đồ gốm …Đặc biệt tỉnh Vĩnh Phúc là vùng có nguồn nguyên liệu rất dồi dào, rõ ràng sự phát triển của các DNVVN có vai trò rất lớn trong việc tạo ra nhiều công ăn việc làm và giải quyết nạn thất nghiệp cho người dân tại tỉnh Vĩnh Phúc

Quá trình phát triển DNVVN cũng là quá trình cải tiến máy móc thiết bị, nâng cao năng lực sản xuất và chất lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu thị trường dẫn đến nhu cầu đổi mới công nghệ, mở rộng các mối quan hệ giữa cung ứng và tiêu thụ, từ đó phát triển thêm nhiều ngành nghề mới làm cho quá trình công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước không chỉ ở chiều sâu mà ở cả chiều rộng Trong những năm gần đây được sự hỗ trợ của Sở khoa học công nghệ trong việc đổi mới công nghệ và nâng cao năng lực sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp, có nhiều doanh nghiệp trên địa bàn được trang bị và xây dựng hệ thống quản lý chất lượng như ISO 9001:2000, HACCP, GMP …Tương tự các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực gạch ngói được trang bị công nghệ lò nung hiện đại, giải quyết ô nhiễm môi trường

DNVVN thường được bắt đầu từ một nguồn vốn rất hạn hẹp và chủ yếu từ người dân, ít có sự trợ giúp từ bên ngoài Vốn đầu tư cho các DNVVN thường vài

ba trăm triệu, thậm chí chưa đến một trăm triệu, vì vậy nó có khả năng thu hút vốn

từ một số ngành nghề trong dân cư rất lớn Hơn nữa, có một số ngành nghề mà chỉ

có khu vực DNVVN hoạt động thì mới có hiệu quả cao như các ngành nghề truyền thống, sử dụng tay nghề độ tinh xảo như: nghề trồng hoa cảnh, cây cảnh ở Thành phố Vĩnh Yên, Cây cảnh ở Huyện Lập thạch, nghề trồng dâu nuôi tằm Huyện Vĩnh tường, huyện Yên lạc, nghề sản xuất đồ gốm ở Bình xuyên, nghề chăn nuôi ở Vĩnh Tường, hoạt động kinh doanh thương mại …

Các DNVVN có thể xây dựng ở những vùng nông thôn để tận dụng nguồn nguyên liệu tại địa phương và phục vụ cho thị trường hạn chế của địa phương đó DNVVN có lợi thế là linh hoạt hơn các doanh nghiệp lớn trong việc định vị trí và

do đó có thể phân bổ hợp lý trên địa bàn Trên cơ sở đó sẽ tạo nên bước phát triển nông thôn và tạo cầu nối giữa nông thôn và thành thị, rút ngắn cách biệt giữa nông thôn và thành thị Nhờ sự phát triển của các DNVVN trên các lĩnh vực kinh tế xã hội như: sự phát triển của các doanh nghiệp thủy nông đã góp phần đáng kể vào điện khí hóa nông nghiệp nông thôn, phát triển giao thông nông thôn Sự phát triển của các doanh nghiệp cơ khí sữa chữa đã đẩy nhanh tốc độ cơ giới hóa nông nghiệp

từ khâu làm đất đến khâu thu hoạch Sự phát triển của các doanh nghiệp xay xát-

gạch ngói đã tạo điều kiện cho nông dân tiêu thụ sản phẩm, thu hút lao động nhàn rỗi trong nông thôn, sự phát triển các doanh nghiệp chế biến thủy sản đã đưa nghề nuôi thủy sản xuất khẩu trong nông thôn tăng rất nhanh trong những năm gần đây

Vĩnh Phúc là một tỉnh nông nghiệp, với chủ trương chuyển đổi cơ cấu kinh tế của tỉnh trong những năm qua, phát triển công nghiệp và tiểu thủ công nghiệp đang dần trở thành thế mạnh thật sự, đóng góp quan trọng cho nền kinh tế của tỉnh Trong bối cảnh chịu nhiều tác động xấu của cuộc khủng hoảng kinh tế, tài chính toàn cầu, tăng trưởng kinh tế của tỉnh đầu năm 2009 vẫn đạt 5,36%, trong đó, công nghiệp – xây dựng tăng 4,23%, dịch vụ tăng 10,1%, nông, lâm, thủy sản tăng 1,13% Cơ cấu kinh tế chuyển dịch theo hướng tích cực, tỷ trọng công nghiệp - xây dựng – dịch vụ chiếm 84,5% GDP bình quân đầu người năm 2009 ước đạt 24 triệu đồng Thu ngân sách nhà nước ước đạt 9.045,5 tỷ đồng, giảm 1,9% so với năm 2008

Các lĩnh vực văn hóa – xã hội tiếp tục có nhiều tiến bộ, trong đó, đáng chú ý phải kể đến lĩnh vực giải quyết việc làm, giảm nghèo Năm qua, tuy bị ảnh hưởng của suy thoái kinh tế, số lao động được giải quyết việc làm vẫn đạt kế hoạch đề ra với 21.000 người Tỷ lệ lao động qua đào tạo ước đạt 46%, tăng 3,1% so với năm

2008 “Theo báo cáo của Uỷ ban nhân dân tỉnh kỳ họp tháng 11- 2009 về tình hình phát triển kinh tế - xã hội năm 2009”

Sự hình thành, tồn tại và phát triển của DNVVN rất nhạy cảm với bối cảnh quốc tế Nó phản ứng nhanh trước sự chuyển biến mạnh về sản phẩm, dịch vụ, quy trình sản xuất và thị trường Những năm gần đây do sự phát triển nhanh của công nghiệp chế biến, số lượng doanh nghiệp thuộc lĩnh vực này tăng rất nhanh và góp phần rất lớn vào giá trị sản suất của tỉnh, nếu như năm 2006 chiếm 74,67% giá trị sản suất của tỉnh tương ứng với 18.734.561 triệu đồng, thì đến năm 2008 chiếm 76,57% tương ứng với 32.775.005 triệu đồng

DNVVN có khả năng khai thác những khoảng trống của thị trường như: có thể nhận thầu, ủy thác lại các doanh nghiệp lớn và có thể hoạt động ở nhiều lĩnh vực : công nghiệp - xây dựng, dịch vụ, thương mại, bán lẻ, vận tải …

Thông qua thực tiễn kinh doanh, thông qua thực tế của thương trường mà các doanh nghiệp sẽ được đào tạo, tôi luyện và sàn lọc để ngày càng tạo ra được nhiều nhà doanh nghiệp, nhiều cán bộ quản lý có chất lượng cho tỉnh và cho cả nước Có những doanh nghiệp giữ quy mô hoạt động vừa và nhỏ của mình bởi vì nó phù hợp với khả năng kinh doanh và ngành nghề đang theo đuổi, nhưng cũng có doanh nghiệp phát triển lên thành doanh nghiệp lớn Dù ở quy mô nào, DNVVN cũng là vườn ươm nhân tài cho công cuộc phát triển kinh tế của đất nước Phải xóa bỏ mọi

sự kỳ thị, phân biệt hoặc đối xử với doanh nhân nhất là doanh nhân trong khu vực dân doanh Đây là những người rất đáng tôn vinh vì họ dũng cảm bỏ vốn đầu tư kinh doanh trong điều kiện nhiều khó khăn bất trắc hiện nay

2.2.2 Khái quát đặc điểm hai doanh nghiệp vừa và nhỏ nghiên cứu điển hình ở Tỉnh Vĩnh Phúc

Công ty TNHH Trang Đạt được thành lập 19/02/2003 theo giấy phép kinh doanh số 323/GP-VP Thời kỳ đầu mới thành lập công ty do bộ máy hoạt động và công tác quản lý còn non trẻ nên công ty đã gặp nhiều khó khăn và thử thách Với

sự quyết tâm của ban lãnh đạo công ty đã đổi mới công tác quản lý sản xuất để đưa công ty ngày một phát triển trước sự phát triển của công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước Chính vì vậy, công ty đã xác định hai mục tiêu đó là: đổi mới công nghệ sản xuất và đẩy mạnh mở rộng thị trường xây dựng mạng lưới tiêu thụ sản phẩm, trang bị kiến thức cho cán bộ công nhân viên

Cơ cấu tổ chức của công ty thể hiện qua sơ đồ 2.1

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Trang Đạt

Phòng

Tổ chức – Hành chính

Phòng

Kỹ thuật

Dự án

Phân xưởng May

Phân xưởng Cắt

Ban giám đốc: Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Công ty, điều

hành hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng ngày của Công ty; tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất, kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty; kiến nghị phương án

bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của Công ty; quyết định nguồn lực cần thiết để duy trì hệ thống chất lượng; phân công chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cho các trưởng bộ phận

Phó giám đốc: Phụ trách chung các vấn đề liên quan đến an toàn, sức khoẻ

và môi trường; phụ trách việc thực hiện các chương trình đào tạo và công tác sáng kiến cải tiến kỹ thuật; chỉ đạo việc thực hiện các kế hoạch hàng năm về sản lượng, trang bị kỹ thuật, đào tạo kỹ thuật cho công nhân, đổi mới sản phẩm để phát triển sản xuất, giám sát việc tiêu hao định mức tại các phân xưởng; lập chính sách và mục tiêu chất lượng; đề xuất nguồn lực cần thiết để duy trì và giám sát hệ thống chất lượng; điều hành các cuộc xem xét của lãnh đạo về hệ thống chất lượng; đại diện lãnh đạo về chất lượng của công ty

Phòng Tổ chức – Hành chính: Có các chức năng và nhiệm vụ xác định các

yêu cầu trình độ chuyên môn cho cán bộ nhân viên; tổ chức sử dụng lao động khoa học, hợp lý; xác định và xây dựng các tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật, chuyên môn, nghiệp vụ; lập kế hoạch và tổ chức các hoạt động đào tạo cán bộ công nhân viên; tổ chức và quản lý công tác hành chính; thực hiện việc bảo vệ tài sản của công ty, bảo đảm an ninh chính trị, phòng chống cháy nổ; bảo quản sử dụng tốt các trang thiết bị được cấp; quản lý lao động đang làm việc tại công ty và điều động lao động làm việc tại công ty, đáp ứng với yêu cầu sản xuất kinh doanh; xác định nhu cầu và tuyển dụng lao động bổ sung nguồn lực phục vụ sản xuất kinh doanh

Phòng Kế hoạch - Thị trường: Có chức năng nhiệm vụ xây dựng kế hoạch

sản xuất kinh doanh dài hạn, ngắn hạn; giao kế hoạch sản xuất và theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch sản xuất của các phân xưởng; xác định các yêu cầu của khách hàng, đầu mối xem xét các yêu cầu đối với sản phẩm; thông tin liên lạc với khách hàng, tham gia tiếp nhận và xử lý các khiếu nại của khách hàng; đánh giá sự thoả mãn của khách hàng; quản lý kho hàng và phương tiện vận chuyển; thực hiện kiểm

kê lưu trữ, bảo quản nhập xuất nguyên liệu vật tư; làm thủ tục cần thiết để xuất nhập khẩu sản phẩm, hàng hoá theo yêu cầu của công ty; lập hợp đồng và theo dõi việc thực hiện hợp đồng; làm thủ tục giao hàng cho khách; tham gia xử lý khiếu nại của khách hàng và đánh giá sự thoả mãn của khách hàng; tham gia kiểm soát sản phẩm

do khách hàng cung cấp; bán hàng, tiếp thị, thu hồi công nợ

Phòng Tài chính - Kế toán: Có chức năng nhiệm vụ thu thập, xử lý thông tin

số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán; kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu nộp, thanh toán công nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán trong phạm vi toàn Công ty; phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế tài chính của Công ty; hoạch định phương án tài chính của công ty; cung cấp thông tin số liệu kế toán theo quy định của pháp luật

Phòng Kỹ thuật – Dự án: Có chức năng nhiệm vụ xây dựng các quy trình

công nghệ, các hướng dẫn kỹ thuật, các tiêu chuẩn kỹ thuật cho nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm; xác định định mức vật tư kỹ thuật cho sản phẩm; theo dõi kiểm tra việc thực hiện quy trình công nghệ của các sản phẩm; lập kế hoạch chất lượng sản phẩm; tiến hành kiểm tra nguyên vật liệu mua vào, kiểm tra thành phẩm;

xử lý sản phẩm không phù hợp; khởi xướng quản lý và điều phối các chương trình

dự án cải tiến chất lượng; kiểm soát hành động khắc phục phòng ngừa, tham gia xử

lý các khiếu nại của khách hàng, đánh giá sự thoả mãn của khách hàng tham gia kiểm soát sản phẩm do khách hàng cung cấp; nghiên cứu sản phẩm mới; theo dõi công tác vệ sinh thiết bị và môi trường cho quá trình sản xuất để đảm bảo tiêu chuẩn

kỹ thuật; nghiên cứu tổ chức lập kế hoạch đầu tư dài hạn, trung hạn, ngắn hạn; lập

kế hoạch đầu tư và xây dựng cơ bản hàng năm, thực hiện quản lý các dự án giám sát thi công và nghiệm thu công trình; lập các hợp đồng kỹ thuật về xây dựng cơ bản

Phòng sản xuất: Có chức năng, nhiệm vụ triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất gia công sản phẩm của công ty Hiện nay Công ty có 2 phân xưởng sản xuất: Phân xưởng cắt, phân xưởng may

Là doanh nghiệp với nhiệm vụ chủ yếu là đầu tư tài chính và xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng …phục vụ cho nhu cầu lợi ích của nhân dân