Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Than Thống Nhất TKV

Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh, đảm bảo quản lý, sử dụng tối ưu các nguồn lực để đạt được mục tiêu đặt ra. Đồng thời thể hiện năng lực quản lý, điều hành của BanGiám đốc, các Phòng, Ban trong việc chống lãng phí tài sản của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trở thành một yêu cầu cấp thiết với các doanh nghiệp ở Việt Nam nói chung và với các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh than trực thuộc Tập đoàn Công nghiệp Than Khoáng sản Việt Nam nói riêng.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT

KIỀU THỊ THANH TÂM

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY THAN THỐNG NHẤT - TKV

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

HÀ NỘI - 2016

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT

KIỀU THỊ THANH TÂM

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY THAN THỐNG NHẤT - TKV

Ngành: Quản lý kinh tế

Mã số: 60340410

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

PGS TS Nguyễn Hồng Thái

HÀ NỘI - 2016

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty than Thống Nhất - TKV” là của riêng tôi, dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Nguyễn Hồng Thái Đây là đề tài Luận văn Thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành Quản lý kinh tế Các số liệu và kết quả nêu trong luận văn là trung thực, chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình khoa học nào

Hà Nội, ngày 05 tháng 5 năm 2016

Tác giả

Kiều Thị Thanh Tâm

Tác giả xin trân trọng cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình và quý báu trong quá trình thu thập số liệu, phiếu điều tra của các Ban lãnh đạo Công ty than Thống Nhất

- TKV, các Phòng, Ban, Phân xưởng và tập thể cán bộ công nhân viên của Công ty

Cuối cùng, Tác giả xin gửi lời cảm ơn đến gia đình và bạn bè đã động viên, giúp đỡ cũng như hỗ trợ tạo điều kiện để Tác giả thực hiện luận văn này

Tác giả

MỤC LỤC

Trang phụ bìa

Lời cam đoan

Lời cám ơn

Mục lục

Danh mục các chữ viết tắt

Danh mục các bảng

Danh mục các hình vẽ, đồ thị

MỞ ĐẦU 1

Chương 1 TỔNG QUAN LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 5

1.1 Tổng quan lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 5

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát trong quản lý 5

1.1.2 Phân loại kiểm soát 6

1.1.3 Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 8

1.1.4 Các nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 15

1.2 Tổng quan thực tiễn về hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp 26

1.2.1 Thực tiễn hệ thống kiểm soát nội bộ ở một số doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam 26

1.2.2 Bài học kinh nghiệm trong việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho Công ty than Thống Nhất - TKV 29

1.3 Tổng quan các công trình nghiên cứu về công tác và hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 30

Kết luận chương 1 32

Chương 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY THAN THỐNG NHẤT - TKV 34

2.1 Tổng quan về Công ty than Thống Nhất - TKV 34

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 34

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, ngành, nghề kinh doanh của Công ty 36

2.1.3 Quy trình công nghệ sản xuất 37

2.1.4 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty từ năm 2011-2015 41

2.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty than Thống Nhất - TKV 43

2.2.1 Mục tiêu và phương pháp khảo sát 43

2.2.2 Kết quả khảo sát thực tế về hệ thống KSNB tại Công ty than Thống Nhất - TKV 43

2.3 Đánh giá ưu điểm và những tồn tại về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty than Thống Nhất - TKV 80

2.3.1 Ưu điểm 80

2.3.2 Những tồn tại 83

Kết luận chương 2 85

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY THAN THỐNG NHẤT - TKV 86

3.1 Sự cần thiết và phương hướng hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Than Thống Nhất - TKV 86

3.2 Nguyên tắc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ 87

3.3 Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty than Thống Nhất - TKV 89

3.3.1 Về môi trường kiểm soát 89

3.3.2 Về hệ thống thông tin 95

3.3.3 Về thủ tục kiểm soát 96

3.4 Một số kiến nghị thực hiện giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty than Thống Nhất - TKV 100

3.4.1 Đối với Nhà nước 100

3.4.2 Đối với Công ty than Thống Nhất - TKV 102

Kết luận chương 3 103

KẾT LUẬN 104 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ

AICPA Hiệp hội kiểm toán viên công chứng Hoa Kỳ

COSO Hiệp hội các tổ chức tài trợ

HĐQT Hội đồng quản trị

IFAC Liên đoàn Quốc tế

KSNB Kiểm soát nội bộ

KSV Kiểm soát viên

KTNB Kiểm toán nội bộ

SXKD Sản xuất kinh doanh

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 2.1: Bảng kết quả thực hiện các chỉ tiêu từ năm 2011-2015 của Công ty

than Thống Nhất - TKV 41

Bảng 2.2: Bảng kết quả điều tra về đặc thù quản lý 45

Bảng 2.3: Bảng kết quả điều tra về cơ cấu tổ chức 49

Bảng 2.4: Bảng kết quả điều tra về chính sách nhân sự 52

Bảng 2.5: Tình hình thực hiện công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ CNKT từ năm 2013-2015 55

Bảng 2.6: Bảng kết quả điều tra về công tác kế hoạch 57

Bảng 2.7: Lập kế hoạch tại Công ty than Thống Nhất - TKV 59

Bảng 2.8: Bảng kết quả điều tra về kiểm toán nội bộ 62

Bảng 2.9: Bảng kết quả điều tra về hệ thống thông tin 64

Bảng 2.10: Bảng kết quả điều tra về hệ thống thông tin kế toán 67

Bảng 2.11: Bảng kết quả điều tra về thủ tục kiểm soát 71

Bảng 2.12: Bảng kết quả điều tra về kiểm soát mua hàng 75

Bảng 2.13: Bảng kết quả điều tra về kiểm soát quá trình tiêu thụ than 76

Bảng 2.14: Bảng kết quả điều tra về kiểm soát hàng tồn kho 78

Bảng 2.15: Bảng kết quả điều tra về kiểm soát tài sản cố định 79

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, ĐỒ THỊ

Hình 1.1: Mục tiêu của hệ thống KSNB theo quan điểm VAS 400 11

Hình 1.2: Mô hình tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ 25

Hình 1.3: Sơ đồ tổ chức Công ty cổ phần Than Miền Trung - Vinacomin 27

Hình 1.4: Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ phần Vật tư - TKV 28

Hình 2.1: Công ty than Thống Nhất – TKV 34

Hình 2.2: Sơ đồ công nghệ khai thác và tiêu thụ than hầm lò khu Lộ Trí 38

Hình 2.3: Sơ đồ công nghệ khai thác và tiêu thụ than hầm lò khu Yên Ngựa 40

Hình 2.4: Sơ đồ bộ máy quản lý Công ty than Thống Nhất - TKV 48

Hình 2.5: Sơ đồ bộ máy kế toán Công ty than Thống Nhất - TKV 66

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Than khoáng sản là một trong những nguồn tài nguyên khoáng sản quý giá của quốc gia, có một vai trò hết sức quan trọng trong việc khai thác, sử dụng và tiến hành xuất khẩu Ngành Than khoáng sản được coi là ngành công nghiệp hạ tầng của các ngành công nghiệp quan trọng khác khi mà cung cấp đầu vào cho các ngành như: Hóa chất; Xi măng; Điện; Phân bón… Sự phát triển của ngành Than khoáng sản Việt Nam gắn liền với sự phát triển của các ngành nghề khác trong tổng thể nền kinh tế Bởi vậy, để phát triển và giữ vững được lợi thế cạnh tranh cho một doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh than đòi hỏi mỗi doanh nghiệp cần phải chú trọng đến công tác quản lý, quản trị doanh nghiệp, công tác kiểm tra - kiểm soát Bởi vì chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh, đảm bảo quản lý, sử dụng tối ưu các nguồn lực

để đạt được mục tiêu đặt ra Đồng thời thể hiện năng lực quản lý, điều hành của Ban Giám đốc, các Phòng, Ban trong việc chống lãng phí tài sản của doanh nghiệp Chính vì vậy, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trở thành một yêu cầu cấp thiết với các doanh nghiệp ở Việt Nam nói chung và với các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh than trực thuộc Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam nói riêng

Công ty than Thống Nhất - TKV là Chi nhánh của Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam Là một đơn vị có thâm niên trong việc khai thác và chế biến than tại vùng than Cẩm Phả

Trong những năm qua, Công ty than Thống Nhất - TKV không ngừng bám sát thực tế, mở rộng sản xuất, đầu tư trang thiết bị - công nghệ, phát huy nguồn lực sẵn có trong Công ty Đây là những yếu tố quan trọng góp phần nâng cao sản lượng sản xuất và tiêu thụ cùng với hạ giá thành sản phẩm để đưa hiệu quả sản xuất của Công ty ngày một lên cao Tuy nhiên, trong công tác quản trị, điều hành và kiểm

soát vẫn còn một số hạn chế Việc kiểm tra, giám sát thường mang tính chất lấy lệ, hình thức, toàn bộ công việc phụ thuộc quá nhiều vào năng lực chuyên môn cũng như đạo đức và tính chủ quan của cá nhân nên khó tránh khỏi những sai sót, gian lận vẫn còn xảy ra trong Công ty

Nhận thức được vấn đề này, trong quá trình tìm hiểu tại Công ty than Thống Nhất - TKV, tôi đã chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty than Thống Nhất - TKV” làm đề tài nghiên cứu luận văn thạc sĩ của mình

2 Mục đích của luận văn

Đề xuất phương hướng và một số giải pháp có tính khoa học, thực tiễn nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phục vụ cho công tác quản lý của Công ty than Thống Nhất - TKV

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Về đối tượng nghiên cứu

Luận văn tập trung nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty than Thống Nhất - TKV

3.2 Về phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi về không gian: Nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty than Thống Nhất - TKV

- Phạm vi về thời gian: Thời gian phân tích số liệu: từ năm 2011-2015

- Phạm vi nội dung: Các vấn đề liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ như: Môi trường kiểm soát; Các thủ tục kiểm soát; Hệ thống thông tin (trong đó chủ yếu

là hệ thống thông tin kế toán)

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu khái quát tổng quan hệ thống kiểm soát nội bộ để làm rõ những

lý luận của công tác này trong doanh nghiệp hiện nay

- Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty than Thống Nhất

- TKV nhằm chỉ ra những vấn đề còn tồn tại của hệ thống kiểm soát tại công ty

- Nghiên cứu, đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với tình hình thực tế của Công ty

5 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: đọc và nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội

bộ, đặc điểm sản xuất kinh doanh, các quy chế, quy định áp dụng cho hoạt động kiểm soát nội bộ của Công ty

- Phương pháp so sánh: so sánh số liệu kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh qua các năm của Công ty để đánh giá hiệu quả hoạt động hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty; So sánh giữa các chuẩn mực và các quy định, quy trình của Công ty

- Phương pháp đánh giá, phân tích: phân tích đánh giá thực trạng về hoạt động hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty nhằm đưa ra những chính sách, quyết định để quản lý Công ty đạt hiệu quả cao nhất

- Phương pháp quy nạp: Từ việc phân tích cụ thể các vấn đề còn tồn tại về hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty, ta có thể kết luận được vấn đề chính, nổi cộm ảnh hưởng đến hoạt động hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Từ đó, đề xuất những giải pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty than Thống Nhất - TKV

6 Ý nghĩa của luận văn

- Ý nghĩa khoa học: Luận văn đã góp phần làm rõ lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp hiện nay Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty than Thống Nhất - TKV, ưu và nhược điểm của hệ thống này trong môi trường kiểm soát, thủ tục kiểm soát và hệ thống kế toán

- Ý nghĩa thực tiễn: Qua việc đánh giá, luận văn cũng đã đưa ra một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty trên nền tảng có sẵn, đảm bảo cho Công ty hoạt động hiệu quả, an toàn và đạt được những mục tiêu đề ra

- Kết quả nghiên cứu còn là tài liệu tham khảo cho những người quan tâm đến vấn đề hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục và 3 chương, luận văn được kết cấu trong 105 trang, 15 bảng và 9 hình vẽ

Chương 1: Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty than Thống Nhất - TKV

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty than Thống Nhất - TKV

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Tổng quan lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát trong quản lý

Để một tổ chức tồn tại và phát triển thì cần phải có quản lý Có rất nhiều quan điểm khác nhau về “quản lý” Nhìn nhận quản lý theo hoạt động, James H Donnelly và các cộng sự đưa ra khái niệm về quản lý nhấn mạnh trên khía cạnh hành vi của quản lý: “Quản lý là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện, nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được kết quả mà một người hành động riêng rẽ không thể nào đạt được” [19, tr52]

Nhận định quản lý theo chức năng GS.TS Nguyễn Quang Quynh nói “Quản

lý là một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt được hiệu quả cao nhất” [8, tr8]

Quá trình định hướng này bao gồm nhiều giai đoạn, đầu tiên cần phải dự báo

và kiểm tra các thông tin về nguồn lực và mục tiêu cần đạt tới, sau đó xây dựng kế hoạch và chương trình hành động, cuối cùng là tổ chức thực hiện các kế hoạch và chương trình đã định

Kiểm soát có liên quan mật thiết với quản lý, nó có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định của nhà quản lý, nó là một trong năm chức năng của quản lý bao gồm: Xác định mục tiêu và lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, phối hợp, kiểm soát Thông qua kiểm soát nhà quản lý nhìn nhận được những thiếu sót trong hệ thống tổ chức để đề ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời Khi có kiểm soát nhà quản lý sẽ có đầy đủ thông tin để ra quyết định thích hợp nhằm thích ứng với môi trường, đạt được mục tiêu đề ra

Có nhiều quan điểm khác nhau về “kiểm soát”, Theo Anthony và các cộng

sự thì cho rằng “Kiểm soát là một quá trình thực hiện một tập hợp các thay đổi nhằm đạt được các mục tiêu đã định” [18, tr20] khái niệm này nhấn mạnh đến sự điều khiển theo phạm vi rộng của kiểm soát

Theo quan điểm kiểm soát là chức năng của quản lý GS.TS Nguyễn Quang Quynh cho rằng “Kiểm soát không phải là một pha hay một giai đoạn của quá trình quản lý mà là một chức năng không thể tách rời của quản lý Trong suốt quá trình quản lý, kiểm soát luôn luôn tồn tại trước, trong và sau mỗi hoạt động định hướng hoặc tổ chức để thực hiện hoặc điều chỉnh mỗi hoạt động đó Một cách tổng hợp nhất, kiểm soát được hiểu là tổng hợp các phương sách để nắm lấy và điều hành đối tượng hoặc khách thể quản lý” [8, tr9]

Từ các khái niệm trên có thể khái quát kiểm soát bao gồm những hoạt động chính: thiết lập tiêu chuẩn, đánh giá thực tế bằng cách so sánh thực tế với tiêu chuẩn, tìm ra được các nguyên nhân và chỉnh sửa các sai lệch đó

Như vậy, trên cơ sở phân tích các quan điểm khác nhau về kiểm soát và nhận diện vai trò của nó trong quản lý, tác giả đưa ra khái niệm về kiểm soát như sau:

“Kiểm soát là một chức năng quan trọng của quản lý được thực hiện liên tục ở mọi cấp quản lý và hoạt động của tổ chức thông qua các hoạt động thiết lập tiêu chuẩn, đánh giá thực tế bằng cách so sánh thực tế với tiêu chuẩn, tìm ra được các nguyên nhân và chỉnh sửa các sai lệch nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức đó” Hoạt động kiểm soát được tiến hành thường xuyên trong tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý, nó tác động và bị tác động bởi toàn bộ các hoạt động khác Các tiêu chuẩn đặt ra sẽ không có ý nghĩa nếu không có các biện pháp đo lường việc thực hiện các công việc Hơn nữa chức năng chủ yếu của mỗi một tổ chức là xác định trách nhiệm đối với mỗi kết quả Cho nên kiểm soát phải đưa ra được các thước đo

để biết sai, đúng và xác định được vấn đề đó thuộc lĩnh vực và trách nhiệm của ai

để điều chỉnh

1.1.2 Phân loại kiểm soát

Để tạo điều kiện cho các nhà quản lý lựa chọn cách thức kiểm soát phù hợp với yêu cầu tổ chức, cần tiến hành phân loại kiểm soát theo các tiêu thức sau:

Thứ nhất, phân loại theo mục tiêu kiểm soát gồm: Kiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát điều chỉnh Kiểm soát ngăn ngừa chủ yếu tập trung vào việc quản lý nhân sự, xây dựng quy trình thực hiện các thao tác, tác nghiệp, để các

nhân viên trong một tổ chức thực hiện các hoạt động theo ý muốn của nhà quản lý,

nó được thực hiện trước khi các hoạt động tác nghiệp xảy ra nhằm đề phòng nguy

cơ gian lận và sai sót Kiểm soát phát hiện tập trung vào việc phát hiện gian lận, sai sót, sai lầm và rủi ro trong quá trình tác nghiệp một cách nhanh chóng nhằm giúp các nhà lãnh đạo có những quyết định và xử lý kịp thời để hạn chế thấp nhất những thiệt hại có thể xảy ra Thời điểm thực hiện kiểm soát có thể thực hiện trong hoặc sau khi các hoạt động tác nghiệp kết thúc Kiểm soát điều chỉnh hướng tới việc cung cấp thông tin cần thiết cho việc ra quyết định, điều chỉnh các sai sót được phát hiện

Thứ hai, phân loại theo phạm vi kiểm soát gồm: Kiểm soát nội bộ và kiểm soát bên ngoài Kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục do nhà quản

lý đơn vị thiết lập nhằm bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo sự tin cậy của các thông tin, ngăn ngừa các sai sót trong báo cáo tài chính, đảm bảo việc tuân thủ các qui chế quản lý và đảm bảo hiệu quả các hoạt động quản lý nói chung và hoạt động kinh doanh nói riêng Kiểm soát bên ngoài là sự kiểm soát từ cấp trên hoặc từ tổ chức khác nhau có liên quan

Thứ ba, phân loại theo nội dung kiểm soát gồm: Kiểm soát tổ chức và kiểm soát kế toán Kiểm soát tổ chức là hệ thống các chế độ, thủ tục, các quy định mà lãnh đạo đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo sự tuân thủ đối với các chính sách, pháp luật và các qui định Kiểm soát tổ chức gắn liền với trách nhiệm thực hiện mục tiêu của một tổ chức và là cơ sở cho kiểm soát kế toán Đối với doanh nghiệp nội dung kiểm soát tổ chức là việc đề ra những chuẩn mực, định mức, xây dựng, triển khai và thực hiện các thủ tục kiểm soát nhằm sử dụng các nguồn lực của đơn vị một cách có hiệu quả Kiểm soát kế toán là việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện các trình tự thủ tục cần thiết nhằm đảm bảo tài sản và độ tin cậy của sổ sách kế toán, đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được tiến hành theo đúng nguyên tắc và chuẩn mực kế toán được thừa nhận

Thứ tư, phân loại theo chủ thể quản lý gồm: Kiểm soát trực tiếp và kiểm soát gián tiếp Kiểm soát trực tiếp là chủ thể phải tiến hành quan sát và kiểm tra nhằm đánh giá việc tuân thủ các quy định đã đặt ra Kiểm soát gián tiếp thì lại dựa trên

các báo cáo của một tổ chức từ đó phát hiện ra những vấn đề bất thường, sau đó chủ thể quản lý tiến hành điều tra để chứng minh những vấn đề đó, kiểm soát gián tiếp sẽ không hiệu quả nếu tổ chức đó có một hệ thống thông tin không đầy đủ và kịp thời

Như vậy, có rất nhiều loại hình kiểm soát mà nhà quản lý có thể lựa chọn phù hợp với tổ chức của mình Khi tính phức tạp của quản lý càng gia tăng, sự nắm bắt thị trường và dự báo càng khó khăn hơn thì nên phải tiến hành kiểm soát trước,

từ đó nhà quản lý có thể định hướng được cho tổ chức của mình đi đúng hướng theo mục tiêu và thích nghi được với những biến đổi không lường trước của môi trường kinh doanh

1.1.3 Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.3.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

Dưới góc độ quản lý, quá trình nhận thức và nghiên cứu kiểm soát nội bộ đã dẫn đến sự hình thành nhiều định nghĩa khác nhau:

- Quan điểm của Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC):

Theo quan niệm của IFAC thì: “Hệ thống KSNB là một hệ thống những chính sách và thủ tục nhằm mục tiêu sau: Bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý, bảo đảm hiệu quả của các hoạt động”[8,tr82]

Theo đó, KSNB là một chức năng thường xuyên của đơn vị, tổ chức và trên

cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đề ra của đơn vị:

Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị được bảo vệ bao gồm: Tài sản

cố định hữu hình, tài sản cố định vô hình và các tài sản phi vật chất khác như: sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng của doanh nghiệp…

Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin muốn nói ở đây chủ yếu là thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp Thông tin này cần được bảo đảm độ tin cậy bởi đó là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý Các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời

gian, tính chính xác, tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính

Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống KSNB được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tuân thủ đúng mức

Bảo đảm hiệu quả của các hoạt động và năng lực quản lý: Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp - nguyên nhân gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp

Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống KSNB doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp

- Quan điểm của Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (AICPA):

Theo Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (AICPA) thì hệ thống kiểm soát nội

bộ được định nghĩa là: “Kiểm soát nội bộ gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp, biện pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo

vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra sự chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý đã đề ra” [7, tr82]

Định nghĩa này nhấn mạnh đến tầm quan trọng của hệ thống KSNB đối với công việc của các kiểm toán viên trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán, tổ chức thực hiện công việc kiểm toán đến lập báo cáo kiểm toán

Theo quan điểm này thì hệ thống KSNB cũng có xu hướng thiên về phục vụ các mục tiêu của doanh nghiệp gần với quan niệm của Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC)

- Quan điểm của Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống

gian lận báo cáo tài chính (COSO):

Theo quan điểm của COSO nhìn nhận kiểm soát nội bộ khá toàn diện, đây cũng là khái niệm được chấp nhận rộng rãi trên thế giới: “Kiểm soát nội bộ là quá

trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu: Đảm bảo sự tin cậy của báo cáo tài chính; Đảm bảo sự tuân thủ các quy định và luật lệ; Đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả”[16]

Với khái niệm này COSO nhấn mạnh vào bốn nội dung căn bản đó là: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu được cụ thể

Kiểm soát nội bộ là một quá trình, bởi tất cả các hoạt động của một đơn vị đều phải thông qua một chuỗi các quá trình từ lập kế hoạch, thực hiện và giám sát

Để đạt được mục tiêu mong muốn, các đơn vị phải kiểm soát được hoạt động của mình, các hoạt động này diễn ra hàng ngày và được hiện diện trong mọi bộ phận, gắn chặt vào hoạt động của một tổ chức và là nội dung cơ bản trong các hoạt động của tổ chức

Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người như: HĐQT, BGĐ, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị KSNB là công cụ của nhà quản lý chứ không thay thế cho quản lý

Kiểm soát nội bộ đảm bảo tính hợp lý cho nhà quản lý, điều này khẳng định KSNB chỉ đảm bảo tính hợp lý của việc thực hiện các mục tiêu của nhà quản lý chứ không đảm bảo tuyệt đối Bởi KSNB khi vận hành vẫn còn có những hạn chế vốn

có Hơn nữa một nguyên tắc cơ bản trong quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó

Kiểm soát nội bộ đảm bảo các mục tiêu, có rất nhiều mục tiêu KSNB cần đạt tới đó là: Mục tiêu về hoạt động (sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng nguồn lực); Mục tiêu về báo cáo tài chính (tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính); Mục tiêu về sự tuân thủ (tuân thủ pháp luật và các quy định)

Cho đến nay định nghĩa này được chấp nhận khá rộng rãi và được IFAC thừa nhận bởi nó đáp ứng được yêu cầu minh bạch thông tin của các công ty đặc biệt là các công ty niêm yết Tuy nhiên, COSO chỉ dừng lại ở việc đưa ra khái niệm về

“kiểm soát nội bộ” mà không phải “hệ thống kiểm soát nội bộ” Theo COSO,

KSNB bao gồm 5 yếu tố cấu thành: “Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát; Thông tin và truyền thông; Giám sát”

- Theo Alvin A Arens và James K.Loebbecke [17,tr196]- tác giả cuốn

“Kiểm toán” cho rằng: Để đạt được mục tiêu cần phải xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ, theo đó hệ thống bao gồm các chính sách, thủ tục đặc thù được thiết kế

để cung cấp cho các nhà quản lý sự đảm bảo hợp lý để thực hiện các mục tiêu đã định Mục tiêu đó bao gồm: Đảm bảo độ tin cậy của thông tin; Bảo vệ tài sản và sổ sách; Đẩy mạnh tính hiệu quả trong hoạt động; Tăng cường sự gắn bó với các chính sách và thủ tục đã đề ra

- Tại Việt Nam theo chuẩn mực kế toán (VSA) 400 trước đây - Đánh giá rủi

ro và kiểm soát nội bộ có đưa ra khái niệm

“Hệ thống kiểm soát nội bộ được hiểu là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa, phát hiện các gian lận, sai sót để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị”[1]

Với khái niệm này chuẩn mực kiểm toán đã nhấn mạnh đến tầm quan trọng của hệ thống KSNB tại một đơn vị trong công việc kiểm toán của các kiểm toán viên, kiểm toán viên cần phải tiến hành đánh giá hệ thống KSNB một cách kỹ lưỡng

từ đó thiết lập các thủ tục kiểm toán thích hợp Nghiên cứu trên quan điểm của kiểm toán nên thứ tự các mục tiêu của hệ thống KSNB cũng được sắp xếp như sau:

Đảm bảo cho đơn vị tuân

thủ pháp luật và các quy

định để kiểm tra, kiểm

soát, ngăn ngừa, phát hiện

- Theo chuẩn mực kiểm toán (VSA) 315 hiện nay thay thế cho (VSA) 400 trước đây (Ban hành kèm theo Thông tư 214/2012/TT-BTC ngày 06 tháng 12 năm 2012) - Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn

vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị có đưa ra định nghĩa về KSNB mà không phải là hệ thống KSNB như trước đây nữa:

“Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị, Ban giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các qui định có liên quan Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của kiểm soát nội bộ”

Với khái niệm này chuẩn mực kiểm toán lại tiếp cận theo hướng đánh giá rủi

ro và cũng tương đồng với quan điểm của COSO

Nói tóm lại, mỗi một khái niệm đều có cách nhìn nhận về hệ thống kiểm soát nội bộ trên các góc độ khác nhau Tuy nhiên, có thể rút ra được đặc điểm chung của của chúng như sau:

Một là, hệ thống KSNB bao gồm các quy định, các chính sách như quy định

về quản lý nhân sự, tiền lương, quản lý vật tư, tài sản Các chính sách về tài chính,

kế toán, mua hàng, dự trữ, sản xuất, tiêu thụ…Các bước kiểm soát là trình tự tiến hành để xem xét và khẳng định các biện pháp quản lý được thực hiện có hiệu quả không? Các thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do nhà quản lý thiết lập và chỉ đạo

Hai là, hệ thống KSNB gắn liền với trách nhiệm và quyền hạn của mọi bộ phận, mọi quy trình, nghiệp vụ và mọi nhân viên trong một đơn vị Nó được thiết kế bởi các nhà quản trị doanh nghiệp

Ba là, xét về mục tiêu hệ thống KSNB bao gồm bốn mục tiêu: Bảo vệ tài sản của đơn vị; Đảm bảo độ chính xác của các thông tin kế toán; Đảm bảo tuân thủ pháp luật; Đảm bảo hiệu quả hoạt động Ở mỗi loại hình hoạt động các mục tiêu có thể được ưu tiên khác nhau: Đối với hoạt động sản xuất kinh doanh ưu tiên mục tiêu là

lợi nhuận, hướng tới việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực Đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp thì hệ thống KSNB lại ưu tiên hướng tới việc đảm bảo tính tuân thủ pháp luật

Bốn là, phạm vi của hệ thống KSNB không còn dừng lại ở chức năng quản lý tài chính kế toán nữa mà sang cả chức năng khác như: tổ chức nhân sự, kế hoạch, quản lý sản xuất

Năm là, hệ thống KSNB chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ thực hiện được bởi những hạn chế vốn có trong bất kỳ hệ thống KSNB của doanh nghiệp nào Trong quá trình vận dụng hệ thống KSNB trong một doanh nghiệp cụ thể cần phải ý thức và nhận diện những hạn chế

có thể tiềm ẩn trong bản thân hệ thống

1.1.3.2 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ

- Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp

Hệ thống KSNB sẽ giúp bảo vệ tài sản của đơn vị, đó là những tài sản vật chất như máy móc, thiết bị hay những tài sản phi vật chất như sổ sách kế toán, các hợp đồng không bị đánh cắp, tham nhũng, hư hại hoặc lạm dụng vì sử dụng không đúng mục đích, sử dụng lãng phí hoặc vượt quá thẩm quyền

Ngoài ra con người là tài sản quý giá của một Công ty Hệ thống KSNB tốt

sẽ giúp doanh nghiệp giữ chân những nhân viên giỏi, có tay nghề cao, có đạo đức, trách nhiệm, đồng thời giúp họ phát huy tốt năng lực của mình để đóng góp vào sự phát triển của tổ chức

- Giúp doanh nghiệp quản lí hoạt động kinh doanh hiệu quả

Hệ thống KSNB được thiết kế nhằm hạn chế và ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp gây ra sự lãng phí về thời gian và nguồn lực, tạo hiệu quả trong công tác quản lí, điều hành

Đảm bảo cơ chế và tác nghiệp tuân thủ theo quan điểm quản trị điều hành, hệ thống quy trình quy chuẩn của đơn vị, đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lí liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ

Là nền tảng cho việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và quản lí công việc đạt hiệu quả cao Đồng thời, là cơ sở cho việc cải tiến hệ thống quản lí và tác nghiệp khi doanh nghiệp tăng cường quy mô hoặc mở rộng ngành nghề

- Đảm bảo cung cấp thông tin đáng tin cậy

Các báo cáo tài chính hay chỉ số kinh tế do bộ máy kế toán xử lí và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lí, nhà đầu tư, cổ đông Hệ thống KSNB giúp các thông tin cung cấp đảm bảo tính liên hoàn kịp thời

về thời gian, tính chính xác và độ tin cậy về thực trạng hoạt động của đơn vị và phản ánh đầy đủ khách quan các nội dung kinh tế chủ yếu của các hoạt động trong đơn vị, giúp tạo dựng lòng tin với những đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp

- Giảm thiểu những rủi ro, sai sót

Hệ thống KSNB được xây dựng một cách khoa học, rõ ràng tạo ra cơ chế vận hành trơn tru, minh bạch Trong đó, mỗi nhân viên trong đơn vị đều biết và hiểu

rõ nhiệm vụ của mình nhờ những quy định chặt chẽ về trách nhiệm, quyền hạn, nghĩa vụ Vì vậy, giảm thiểu những nguy cơ rủi ro, gian lận đồng thời tránh được những sai sót không đáng có

Hệ thống KSNB vững mạnh có thể giảm bớt các nguy cơ rủi ro bất ngờ gặp phải trong kinh doanh như các sai sót máy móc gây thiệt hại, rủi ro làm chậm tiến

độ thực hiện công việc, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm

1.1.3.3 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Ở bất kì đơn vị nào, dù đã đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ thống Thế nhưng vẫn không thể có một hệ thống KSNB hoàn toàn hữu hiệu Bởi lẽ ngay cả khi có thể xây dựng được một hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, tính hữu hiệu thật sự của nó vẫn tùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức phụ thuộc vào năng lực làm việc và đáng tin cậy của lực lượng nhân sự Nói cách khác, hệ thống KSNB chỉ có thể giúp hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau đây:

- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới

- Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân việc thông qua sự thông đồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị;

- Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhắm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý đến các nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trong nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua;

- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lí là chi phí bỏ ra cho các hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra Vì thế không phải mọi rủi ro đều có thủ tục kiểm soát tương ứng vì liên quan đến chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra;

- Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng;

- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp

Chính những hạn chế nói trên của KSNB là nguyên nhân khiến cho KSNB không thể đảm bảo tuyệt đối, mà chỉ đảm bảo hợp lí trong việc đạt được các mục tiêu của mình Hệ thống KSNB chỉ có thể dự tính trước những rủi ro do gian lận, sai sót có thể xảy ra chứ không thể bao quát và ngăn chặn hết những rủi ro có thể lường trước được, nhất là những sai phạm đột xuất, bất thường Do đó, hệ thống KSNB cần phải thường xuyên được hoàn thiện

1.1.4 Các nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Hiện nay có nhiều quan điểm về các nhân tố cấu thành hệ thống KSNB Theo COSO thì KSNB bao gồm năm nhân tố cơ bản: Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát; Hệ thống thông tin và Giám sát Theo Alvin A Arens và James K.Loebbecke - tác giả cuốn “Kiểm toán” thì các nhân tố hợp thành của hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm: Môi trường kiểm soát; Hệ thống kế toán và Các thể thức kiểm soát

Song, với cách tiếp cận của đề tài đó là “hệ thống KSNB” nhằm tạo lên một thể thống nhất các nhân tố cùng loại, cùng chức năng, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, Tác giả đã lựa chọn quan điểm theo Liên đoàn Kế toán quốc tế (IFAC) làm

định hướng cho việc xác định xác các nhân tố cấu thành hệ thống KSNB trong doanh nghiệp nói chung và tại Công ty than Thống Nhất - TKV nói riêng, theo đó các nhân tố cấu thành bao gồm: Môi trường kiểm soát; Hệ thống thông tin (trong đó chủ yếu là hệ thống thông tin kế toán) và Thủ tục kiểm soát, cụ thể như sau:

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát

Hệ thống KSNB được vận hành trong một môi trường cụ thể chứ không vận hành một cách riêng biệt, có khi cùng một thủ tục kiểm soát như nhau nhưng áp dụng ở hai đơn vị khác nhau thì hiệu quả kiểm soát lại hoàn toàn khác nhau Sở dĩ

có sự khác biệt đó là do ảnh hưởng của môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm cả yếu tố bên trong và yếu tố bên ngoài Các nhân tố bên trong là thái độ

và đánh giá (hành động, chế độ, thể thức) của lãnh đạo về quá trình KSNB và tầm quan trọng của hệ thống này đối với đơn vị Các nhân tố bên ngoài là các nhân tố không chịu sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng lại có ảnh hưởng đến quan điểm, thái độ, phong cách điều hành cũng như thiết lập các thủ tục kiểm soát bao gồm: sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của Nhà Nước, ảnh hưởng của chủ

nợ, môi trường pháp lý, nhà đầu tư, các chính sách kinh tế xã hội Các nhân tố của môi trường kiểm soát bên trong bao gồm:

Thứ nhất, đặc thù về quản lý: Trên thực tế hiệu quả của kiểm tra, kiểm soát phụ thuộc rất nhiều vào nhà quản lý, nhà quản lý nhận thức rằng kiểm tra, kiểm soát

là quan trọng thì sẽ hướng các nhân viên cũng nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra, kiểm soát của doanh nghiệp và tuân thủ mọi quy định đề ra Các quan điểm và phong cách điều hành của nhà quản lý sẽ ảnh hưởng đến chính sách, chế độ

và việc duy trì thực hiện chính sách đó Bởi chính họ là người thiết lập ra các chính sách, thủ tục và phê chuẩn để áp dụng tại đơn vị Có những nhà quản lý chú trọng đến việc hoàn thành một cách nhanh chóng kế hoạch để đạt được lợi nhuận tối đa, xem nhẹ rủi ro nên các thủ tục kiểm soát có thể xây dựng đơn giản, nhanh chóng, họ

ít quan tâm đến vai trò của hệ thống KSNB Nhưng cũng có nhà quản lý lại rất thận trọng, xem xét đánh giá rủi ro, thiết lập các thủ tục kiểm soát chặt chẽ trước khi đưa

ra quyết định Đặc thù về quản lý còn thể hiện ở việc phân bổ quyền lực, nếu một

đơn vị tập trung quyền lực vào một người thì cần phải chú ý đến phẩm chất và năng lực của người đó, còn nếu đơn vị mà quyền lực phân tán cho nhiều người thì quan tâm đến việc phân quyền tránh lạm dụng quyền

Thứ hai, cơ cấu tổ chức: là sự phân chia các bộ phận trong một đơn vị, gắn những bộ phận đó với những trách nhiệm và quyền hạn nhất định, có mối quan hệ với nhau để cùng thực hiện chức năng quản lý Cần phải thiết lập cơ cấu tổ chức trên toàn bộ hoạt động của đơn vị, có sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tránh chồng chéo, bỏ trống Trong quá trình thực hiện công việc tạo ra khả năng kiểm tra

và kiểm soát lẫn nhau

Thứ ba, chính sách nhân sự: là toàn bộ các là toàn bộ các phương pháp quản

lý nhân sự và các quy chế của đơn vị với các nhân viên như: Quy chế chế tuyển dụng, sắp xếp, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật và đề bạt đối với nhân viên Sự phát triển của một đơn vị luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên, họ là chủ thể trực tiếp thực hiện các thủ tục kiểm soát Vì vậy, nhà quản lý phải có những biện pháp đào tạo nhân viên của mình có đủ năng lực và phẩm chất đạo đức, bố trí họ phù hợp với công việc, với năng lực chuyên môn để họ có thể phát huy tối đa khả năng vào công việc Một hệ thống KSNB có thiết kế tốt bao nhiêu, nhưng người vận hành nó lại kém về năng lực và phẩm chất đạo đức thì hệ thống KSNB cũng không thể phát huy hiệu quả

Thứ tư, công tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản

cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sự luân chuyển tiền trong tương lai

là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát Khi nhà quản lý thực hiện bất kỳ một công việc nào dù là lớn hay nhỏ thì điều đầu tiên họ làm đó là lập kế hoạch, kế hoạch không chỉ là định hướng cho công việc sẽ làm mà nó còn là công

cụ để kiểm soát quá trình thực hiện công việc đó Kế hoạch lập một cách khoa học, nghiêm túc và sát với tình hình thực tế bao nhiêu thì công việc kiểm soát càng dễ dàng bấy nhiêu Kế hoạch lập ra không thể cứng nhắc, nó có thể thay đổi theo tình

hình thực tế, vì vậy cần phải theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập đồng thời điều chỉnh, xử lý kịp thời

Thứ năm, bộ phận kiểm toán nội bộ: là một bộ phận độc lập được thiết lập trong một doanh nghiệp để kiểm tra và đánh giá toàn bộ hoạt động của một đơn vị (hệ thống kế toán, hệ thống KSNB…) Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC),

“Kiểm toán nội bộ là một hoạt động đánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ cho doanh nghiệp đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ”[6] Bộ phận này sẽ giúp doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và chính xác về hoạt động của doanh nghiệp, về chất lượng của các hoạt động kiểm soát để điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp Nhân viên trong bộ phận này phải được tuyển chọn có

đủ năng lực và phẩm chất đạo đức, được giao quyền tương đối rộng, hoạt động độc lập với Phòng Kế toán và các bộ phận được kiểm tra, các báo cáo được trực tiếp gửi lên BGĐ và HĐQT Có như vậy họ mới phát huy được hết vai trò trong một tổ chức Bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ có thể phát huy tốt hiệu quả khi nó trực thuộc người lãnh đạo cao nhất đủ để không bị giới hạn phạm vi hoạt động của nó và được giao một quyền hạn tương đối rộng

Thứ sáu, môi trường bên ngoài: môi trường kiểm soát chung của các doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài Các nhân tố này vượt ra ngoài sự kiểm soát của nhà quản lý đơn vị nhưng nó lại ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của nhà quản lý cũng như thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục KSNB Thuộc nhóm các nhân tố này gồm: ảnh hưởng của các cơ quan chức năng của Nhà nước (thuế, hải quan, tài chính, thống kê, kho bạc…); Ảnh hưởng của các chủ nợ và trách nhiệm pháp lý có liên quan; Đường lối phát triển đất nước

Như vậy, để hệ thống KSNB thiết kế và vận hành một cách hiệu quả thì nhà quản lý cần phải nhận thức rõ về tầm quan trọng của những yếu tố thuộc về môi trường kiểm soát, nó là tiền đề cho việc thiết kế các bộ phận hợp thành tiếp theo của

hệ thống KSNB

1.1.4.2 Hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là hệ thống trợ giúp, trao đổi thông tin, mệnh lệnh, chuyển giao kết quả trong một đơn vị, nó được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới và thông tin từ cấp dưới lên, giữa các bộ phận với nhau trong một thể thống nhất Hiện nay công nghệ thông tin rất phát triển, theo đó là hệ thống mạng máy tính cũng phát triển không ngừng, sự truyền đạt thông tin cũng trở lên dễ dàng và nhanh chóng hơn, nó cho phép từng nhân viên có thể nắm bắt thông tin liên quan đến mình một cách chính xác và nhanh nhất để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình Thông tin là yếu tố quyết định để ra các quyết định quản lý, kiểm soát chỉ có thể thực hiện được khi thông tin trung thực, đáng tin cậy, kịp thời và thông suốt

Hệ thống thông tin bao gồm: thông tin thị trường, thông tin thống kê, thông tin nghiệp vụ kỹ thuật, thông tin kế toán tài chính và thông tin phi tài chính…

Trong một đơn vị hệ thống thông tin chủ yếu và quan trọng nhất đó là hệ thống thông tin kế toán, dùng để nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo nghiệp vụ kinh tế tài chính của đơn vị, thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán của đơn vị Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán

và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cần thiết cho việc quản lý mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị Bằng việc ghi chép mọi nghiệp vụ nhập, xuất tài sản dựa trên chứng từ hợp lệ, hệ thống thông tin kế toán góp phần bảo vệ tài sản đơn vị không bị thất thoát, gian lận hoặc sử dụng lãng phí Hệ thống thông tin kế toán cũng thực hiện việc giám sát nhiều lĩnh vực hoạt động trong đơn vị như: cung cấp, sản xuất, tiêu thụ bằng cách ghi chép, tính toán và phân tích kết quả kinh doanh từng thời kỳ

Hệ thống thông tin kế toán trong đơn vị bao gồm: Hệ thống chứng từ kế toán; Hệ thống sổ kế toán tổng hợp và chi tiết; Hệ thống tài khoản kế toán và Báo cáo tài chính

Hệ thống chứng từ là giai đoạn đầu tiên của quá trình xử lý số liệu kế toán đồng thời cũng là khâu có nhiều rủi ro nhất Vì vậy, quá trình lập và luân chuyển

chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác KSNB của đơn vị Số liệu kế toán chỉ đáng tin cậy nếu yếu tố đầu tiên là chứng từ phản ánh đúng và đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, mọi nghiệp vụ phát sinh đều được phản ánh trong chứng từ và chứng từ phản ánh nguyên hình nghiệp vụ thực sự phát sinh Các nghiệp vụ thu - chi, nhập - xuất tài sản đều phải dựa trên chứng từ có ký duyệt của người có thẩm quyền, thể hiện việc sử dụng tài sản đúng mục đích của đơn vị; Các chứng từ thu - chi, nhập - xuất xác nhận người tiếp tục chịu trách nhiệm quản lý hay sử dụng tài sản Điều này phục vụ cho việc tiếp tục theo dõi tài sản, chống thất thoát, lãng phí Quá trình lập và luân chuyển chứng từ thể hiện các bước kiểm soát của người có thẩm quyền và sự kiểm soát lẫn nhau trong quá trình thực hiện nghiệp vụ Các chứng từ được đánh số trước, được lưu lại một liên cho người lập và có chữ ký của người lập để xác định trách nhiệm người lập trong việc kiểm soát chính quá trình lập chứng từ, tránh việc lập chứng từ giả, lập chứng từ bổ sung để hợp thức hoá, gian lận Ngoài ra, một chế độ kiểm kê tài sản định kỳ được thực hiện nghiêm túc

và xử lý đúng đắn các sai biệt giữa thực tế và sổ sách là một công cụ kiểm soát quan trọng Một mặt, nó bảo đảm tính chính xác của số liệu kế toán với tài sản Mặt khác, nó phát hiện kịp thời các gian lận và sai sót, bảo vệ tài sản đơn vị và nâng cao trách nhiệm người bảo quản tài sản

Tài khoản kế toán thể hiện quá trình phân loại để phản ánh sự biến động của từng loại đối tượng cụ thể của kế toán theo yêu cầu quản lý của từng đối tượng

Hệ thống sổ sách kế toán thể hiện quá trình phân loại và tổng hợp từng đối tượng cần tính giá: từng loại tài sản, từng loại hoạt động cụ thể, các dữ liệu kế toán trên chứng từ vốn rất phân tán được ghi chép phân loại, tổng hợp, tính toán… Để xác định giá của tài sản và chuẩn bị hình thành các thông tin tổng hợp trên tài khoản

và báo cáo tài chính Vai trò của hệ thống sổ sách kế toán trong KSNB là đảm bảo cung cấp thông tin được phân loại và tổng hợp tin cậy cho công tác quản lý đơn vị

và đóng vai trò lưu giữ thông tin một cách hệ thống, làm trung gian cho báo cáo kế toán và chứng từ kế toán tạo thành cơ sở cho mọi quyết định kinh doanh cũng như

sự kiểm tra, truy cập lại chứng từ của mọi số liệu cung cấp trên báo cáo tài chính

Hệ thống sổ kế toán còn góp phần quan trọng trong việc bảo vệ tài sản

Hệ thống báo cáo tài chính phản ánh kết quả cuối cùng của quá trình xử lý thông tin kế toán Các số liệu kế toán trên các sổ sách kế toán sẽ được tổng hợp, cân đối thành các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính Báo cáo tài chính có một vai trò quan trọng trong hệ thống kế toán đối với mục tiêu cung cấp số liệu tin cậy cho quản lý Số liệu kế toán trên báo cáo tài chính không chỉ đơn thuần là sự mang sang của sổ sách

kế toán mà còn được kiểm tra, phân tích để phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của đơn vị dựa trên các chuẩn mực lập báo cáo tài chính

Hệ thống thông tin kế toán có vai trò trung tâm kết nối các hệ thống khác (để cung cấp thông tin về tình mua hàng, bộ phận kế toán phải phối hợp với bộ phận lập

kế hoạch mua hàng, để cung cấp thông tin về tình hình tiêu thụ, bộ phận kế toán phải phối hợp với phòng kinh doanh hay bộ phận bán hàng, để cung cấp tình hình

về lương thì bộ phận kế toán phải phối hợp với phòng tổ chức…) Hệ thống thông tin kế toán có mối liên hệ mật thiết và chi phối tới mọi hệ thống thông tin của các bộ phận khác, sự chậm trễ, thiếu chính xác của hệ thống thông tin kế toán sẽ kéo theo một loạt các hoạt động của đơn vị bị ảnh hưởng, không chỉ là các hoạt động bên trong mà còn ảnh hưởng cả đến các hoạt động bên ngoài đơn vị (kế toán lạm dụng quyền hạn, chậm trễ trong khâu xử lý chứng từ, ảnh hưởng đến nhà cung cấp không bán hàng, ảnh hưởng đến quá trình sản xuất Sự cung cấp thông tin không chính xác cho các nhà đầu tư dẫn đến mất niềm tin …)

Để hệ thống thông tin kế toán vận hành một cách thông suốt thì điều đầu tiên

và cũng là khâu quan trọng nhất là thiết kế được quá trình lập và luân chuyển chứng

từ Bất kỳ một sự luân chuyển nào cần phải đưa ra các yêu cầu và thời gian hoàn thành để đảm bảo sự thông suốt và chính xác Mục đích của hệ thống thông tin kế toán là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của một tổ chức, thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết: Tính có thực (không được ghi chép nghiệp vụ không có thực vào sổ sách kế toán);

Sự phê chuẩn (đảm bảo mọi nghiệp vụ phải được phê chuẩn hợp lý); Tính đầy đủ

(đảm bảo việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh); Sự đánh giá (đảm bảo không có sai phạm trong việc tính toán và đánh giá); Sự phân loại (đảm bảo việc ghi chép vào đúng tài khoản và sổ sách theo chế độ); Tính đúng kỳ (ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên nguyên tắc cơ sở dồn tích); Quá trình chuyển sổ

và tổng hợp phải chính xác (số liệu ghi trên sổ phải được cộng số phát sinh, rút ra số

dư cuối kỳ, chuyển sổ chính xác, tổng hợp và trình bày trên báo cáo tài chính một cách chính xác) Hiện nay phần mềm kế toán và hệ thống mạng rất phát triển, điều này hỗ trợ rất nhiều cho hệ thống thông tin kế toán phát triển

1.1.4.3 Các thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát là toàn bộ các chính sách, thủ tục được thực hiện nhằm hỗ trợ nhà quản lý phát hiện và ngăn ngừa rủi ro để đạt được mục tiêu của đơn vị, vì vậy cần phải thiết kế và áp dụng nhiều thủ tục kiểm soát phù hợp với đặc thù của đơn vị theo từng cấp độ và loại hình hoạt động Trên thực tế không thể có tập hợp thủ tục kiểm soát chuẩn áp dụng cho mọi tổ chức khác nhau và cho mọi hoạt động

Để thiết kế các thủ tục kiểm soát trên nhà quản lý cần áp dụng các nguyên tắc căn bản sau:

Thứ nhất, nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tắc này đòi hỏi trách nhiệm và công việc cần được phân chia cụ thể và rõ ràng cho từng bộ phận cho từng

cá nhân, từ đó tạo nên sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót nếu có xảy ra thì

đã có kiểm tra chéo lẫn nhau để xử lý kịp thời Sự phân công, phân nhiệm cũng xác định trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân, từng bộ phận sẽ hiểu rõ công việc của mình để phát huy hiệu quả liên quan đến công việc của mình Ngoài ra đây cũng là

cơ sở để khen thưởng, động viên kịp thời khi một bộ phận làm việc tốt, phát huy tình thần trách nhiệm, tăng cường hiệu quả hoạt động của đơn vị

Thứ hai, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc này quy định phải có sự phân tách thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan, cho phép kiểm tra lẫn nhau trong việc thực hiện nhiệm vụ, tránh tình huống một người mắc sai sót, không tuân thủ quy định lại là người có thể che dấu sự sai sót đó, việc phát hiện ra sai sót không thuộc trách nhiệm của ai (không có sự kiểm soát) Việc phân chia các

chức năng phụ thuộc vào quy mô của doanh nghiệp, song cần cố gắng tách chức năng phê chuẩn và chức năng thực hiện, chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát, chức năng ghi sổ và bảo quản tài sản (kế toán không được kiêm nhiệm thủ kho, thủ quỹ Kế toán trưởng không là vợ, chồng của giám đốc, không được kiêm trưởng ban kiểm soát) Việc phân tách chức năng này cho phép kiểm tra đối chiếu lẫn nhau để tăng cường tính kiểm soát và giảm khả năng gian lận Trong một số trường hợp đặc biệt sự phân công, phân nhiệm phải đảm bảo phải bất kiêm nhiệm trong đó người phê duyệt không phải là người thực hiện, người thực hiện không phải là người kiểm soát

Thứ ba, nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn, uỷ quyền là cấp dưới được cấp trên giao cho quyết định giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định Cấp trên vẫn phải chịu trách nhiệm về công việc mà mình uỷ quyền và phải duy trì một

sự kiểm tra nhất định Quá trình ủy quyền tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn nhưng vẫn tạo nên sự thống nhất và tập trung trong toàn bộ đơn vị Bên cạnh đó để tuân thủ tốt các quy trình kiểm soát, mọi hoạt động phải được phê chuẩn đúng đắn, sự phê chuẩn được thể hiện ở phê chuẩn chung (thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sách chung về những hoạt động cụ thể cho các đơn vị cấp dưới), sự phê chuẩn cụ thể (được thực hiện theo từng nghiệp vụ riêng) Khi quyết định của nhà quản lý muốn được thực thi thì cần phải được phê chuẩn, sự phê chuẩn gắn với quyền hạn được giao

Như vậy, với cách tiếp cận hệ thống KSNB gồm ba yếu tố như đã phân tích trên đây thì nội dung của ba yếu tố cấu thành cũng bao hàm cả hệ thống giám sát nhưng nội dung của nó lại nằm ở thủ tục kiểm soát và môi trường kiểm soát Trong cách tiếp cận của luận văn cụ thể: giám sát được thực hiện bởi hai hình thức

là giám sát thường xuyên hay kiểm soát ở mức thấp (diễn ra ngay trong quá trình hoạt động, thông qua các hoạt động quản lý và các thủ tục kiểm soát), giám sát định kỳ hay kiểm soát ở mức cao thường được thực hiện thông qua các nhà quản

lý và bộ phận kiểm toán nội bộ, qua đó phát hiện những yếu kém trong hệ thống KSNB để đưa ra biện pháp cải thiện Phạm vi và mức độ của giám sát định kỳ tuỳ

thuộc vào việc đánh giá rủi ro và tính hiệu quả của các thủ tục giám sát thường xuyên Còn về yếu tố đánh giá rủi ro, ở Việt Nam chưa cập nhật với bản chất là quá trình xác định các sai phạm tiềm tàng và thiết kế chính sách, thủ tục KSNB để ngăn ngừa hoặc phát hiện kịp thời các sai phạm này Quá trình đánh giá rủi ro bao gồm xác định, phân tích và quản lý các rủi ro ảnh hưởng trực tiếp tới việc xác định các mục tiêu của doanh nghiệp, nhưng đa số các doanh nghiệp ở Việt Nam nói chung và tại Công ty than Thống Nhất - TKV nói riêng chưa thiết kế một bộ phận chuyên trách để làm công việc này, chưa xây dựng quy trình đánh giá rủi ro một cách khoa học và đầy đủ và chưa quan tâm thiết kế các thủ tục kiểm soát để hạn chế các rủi ro đó Do vậy luận văn không đi vào nghiên cứu riêng một bộ phận tách biệt độc lập trong yếu tố cấu thành của hệ thống KSNB mà sẽ xem xét đánh giá rủi ro được thiết kế là một chức năng, hoạt động trong công tác lập kế hoạch kinh doanh và từ đó thiết kế các thủ tục kiểm soát để ngăn chặn, hạn chế các rủi

ro đó Các chính sách và thủ tục cần phải được kiểm tra lại để đảm bảo các hoạt động cần thiết đạt được mục tiêu của doanh nghiệp được thực hiện một cách có hiệu quả

Có thể nói hệ thống KSNB được hợp thành bởi các yếu tố cơ bản là môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin và thủ tục kiểm soát Nó được thiết lập và có vai trò quan trọng trong công tác quản lý đặc biệt là đối với doanh nghiệp có quy

mô lớn Việc xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu là chìa khóa thành công cho công tác quản lý Trong những năm trở lại đây, ở Việt Nam đang có xu hướng phát triển doanh nghiệp theo mô hình tập đoàn (mô hình công ty mẹ - công ty con) ngày càng nhiều, do vậy các nhà quản lý ngày càng quan tâm hơn tới việc xây dựng hệ thống KSNB hữu hiệu để tăng năng lực quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt động, đảm bảo đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp đã đặt ra

Hình 1.2: Mô hình tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ

HỆ THỐNG KSNB

Chính sách kiểm soát Thủ tục kiểm soát

Bảo vệ tài sản Độ tin cậy của

thông tin

Tuân thủ các chế độ pháp lý

Hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý

MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT

1.2 Tổng quan thực tiễn về hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp

1.2.1 Thực tiễn hệ thống kiểm soát nội bộ ở một số doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam

Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam là một Tập đoàn công nghiệp quốc gia của Việt Nam, với lĩnh vực chính là khai thác than đá và khoáng sản Cơ cấu tổ chức của Tập đoàn gồm Công ty mẹ với 29 đơn vị trực thuộc, 50 công ty con bao gồm: 12 công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, 4 Công ty con ở nước ngoài, 34 công ty cổ phần và 5 đơn vị sự nghiệp

Bởi hầu hết các doanh nghiệp đơn vị đều dưới sự kiểm soát chung của Tập đoàn nên về cơ bản các đơn vị trực thuộc (trong đó bao gồm Công ty than Thống Nhất - TKV) đều có bộ máy quản lý, cũng như hệ thống kiểm soát nội bộ tương đối giống nhau Tuy nhiên, các công ty cổ phần thì có hệ thống kiểm soát nội bộ khác với các Công ty là Chi nhánh trực thuộc Tập đoàn

Thứ nhất, công ty Cổ phần than Miền Trung - Vinacomin

Công ty là công ty con của Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam, do Tập đoàn chi phối thông qua tỷ lệ nắm giữ cổ phần chi phối tại Công ty và thương hiệu của Tập đoàn Công ty có lịch sử hình thành và phát triển gần 40 năm

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty được trình bày ở Hình 1.3

Công ty làm nhiệm vụ cung ứng than theo kế hoạch của Nhà nước cho nhu cầu sản xuất và đời sống tại khu vực miền Trung, Tây Nguyên Qua Hình 1.3, ta có thể thấy thay vì có Bộ phận kiểm toán nội bộ như các đơn vị trực thuộc thì ở Công

ty Cổ phần lại có Ban Kiểm soát Công ty trực thuộc Hội đồng quản trị, có trách nhiệm thực hiện các chức năng đánh giá và tư vấn giúp cho nhà quản lý đạt được các mục tiêu về hiệu quả hoạt động, hiệu lực quản trị nội bộ và hiệu năng trong quản lý

Nhìn chung, các yếu tố của hệ thống KSNB được thể hiện khá đầy đủ trong các doanh nghiệp Nhà nước có quy mô lớn hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và khai thác than, có đóng góp đáng kể cho nhà quản lý trong việc đạt được hiệu quả hoạt động, đảm bảo năng lực quản lý

Hình 1.3: Sơ đồ tổ chức Công ty cổ phần Than Miền Trung - Vinacomin

(Nguồn: www.thanmientrung.vn )

Thứ hai, công ty Cổ phần Vật tư - TKV

Công ty Cổ phần Vật tư - TKV là Công ty con cổ phần của Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam Công ty Cổ phần Vật tư -TKV ngày nay tiền thân là Ngành vật tư Công ty than Hòn Gai, được thành lập từ ngày 01/8/1960 với nhiệm vụ chủ yếu là cung cấp vật tư thiết bị, xăng dầu, gỗ trụ mỏ phục vụ sản xuất than Trải qua các tên gọi khác nhau như: Công ty vật tư mỏ, Xí nghiệp dịch vụ cung ứng vật tư, xí nghiệp Vật tư vận tải và Xếp dỡ … gắn liền với quy mô, tổ chức sản xuất của ngành than trong từng giai đoạn phát triển Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công

ty được trình bày ở Hình 1.4

Hình 1.4: Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ phần Vật tư - TKV

(Nguồn: www.vmts.vn )

Qua Hình 1.4, ta có thể thấy mô hình tổ chức của Công ty Cổ phần Vật tư - TKV, gồm: Đại hội đồng cổ đông, HĐQT, BKS và Thư ký, Chủ tịch – TGĐ, các PGĐ, Các Phòng, Ban chức năng Ngoài ra, Công ty còn có 04 đơn vị thành viên là:

Xí nghiệp vật tư Cẩm Phả, Xí nghiệp Vật tư Hòn Gai, Xí nghiệp vận tải xếp dỡ và Chi nhánh Hà Nội Có thể thấy, quy mô của Công ty Cổ phần Vật tư - TKV là khá lớn Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) đóng vai trò là cơ quan lập pháp - nơi quyết định phương hướng phát triển và những vấn đề trọng đại khác của công ty; HĐQT

và BGĐ được coi là cơ quan hành pháp - nơi điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày; còn BKS đóng vai trò của cơ quan tư pháp - có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát hoạt động của HĐQT và BGĐ

Về việc giám sát tài chính nội bộ tại Công ty, theo Luật doanh nghiệp số 68/2014/QH13, Đại hội đồng cổ đông, BGĐ, BKS và các nhà quản lý lần lượt chịu trách nhiệm về quyền hạn, ra quyết định, kiểm soát và tổ chức điều hành Công ty Trong đó BKS, GĐ, cùng với nhà quản trị cấp cao đều có các vị trí thống trị trong

hệ thống giám sát tài chính của Công ty, còn giám sát tài chính của các cổ đông chỉ

là gián tiếp thông qua việc bỏ phiếu Giám sát tài chính nội bộ được thực hiện bởi các phòng ban chuyên trách về tài chính doanh nghiệp Những người làm ở bộ phận này phải biết nhận thức, tổ chức, hệ thống và có trách nhiệm về giám sát tài chính Mỗi cấp (Xí nghiệp) trực thuộc của Công ty đều có chức năng giám sát tài chính ở tại bộ phận của mình Để đánh giá hoạt động giám sát tài chính cần phải có kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ là một yếu tố quan trọng trong hệ thống giám sát tài chính của Công ty Tuy nhiên hiện tại thì Công ty Cổ phần Vật tư - TKV chưa có bộ phận này

1.2.2 Bài học kinh nghiệm trong việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho Công ty than Thống Nhất - TKV

Hiện nay, với sự cạnh tranh khốc liệt trên thị trường toàn cầu, áp lực suy thoái và những khó khăn nhiều chiều từ nền kinh tế, các doanh nghiệp ngày càng quan tâm nhiều hơn đến hệ thống KSNB nhằm giúp tổ chức hạn chế những sự cố, mất mát, thiệt hại, và tăng hiệu quả hoạt động của tổ chức

Ngoài các doanh nghiệp liên doanh với nước ngoài và các doanh nghiệp đã

có và đang xây dựng hệ thống chứng chỉ ISO thì phần lớn các doanh nghiệp chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng, tổ chức và vận hành bài bản một hệ thống KSNB Một số tổ chức mơ hồ về hệ thống KSNB Một số khác nhầm lẫn về mặt chức năng giữa KSNB và kiểm toán nội bộ Nhiều tổ chức mơ hồ về phương pháp tiến hành xây dựng hệ thống KSNB Nhiều tổ chức không hiểu rõ sự tương quan của hệ thống KSNB và hệ thống phòng ban chức năng và quy trình hoạt động của tổ chức Nhiều tổ chức gọi tên và nhiệm vụ của KSNB bằng những tên gọi khác và mang những ý nghĩa khác Do đó, công tác kiểm tra, kiểm soát thường chồng chéo, phiến điện, tập trung vào các chỉ số kinh tế - tài chính và kết quả cuối cùng với thói quen tìm lỗi, đổ trách nhiệm chứ ít chú trọng kiểm tra, kiểm soát toàn

bộ hoạt động của tổ chức, lấy ngăn chặn, phòng ngừa là chính

Đây là một trong các điểm yếu mà các doanh nghiệp cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh khi hội nhập vào nền kinh tế toàn cầu Tất cả các vấn đề đó cần

phải được giải quyết thông qua việc hiểu rõ và nhận thức đầy đủ về hệ thống KSNB, các thành phần, phương pháp xây dựng, phương pháp đánh giá và cải tiến,… một cách bài bản và hệ thống

Vậy làm thế nào để hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả? Đó là câu hỏi mà các doanh nghiệp nói chung và Công ty than Thống Nhất - TKV nói riêng luôn đi tìm đáp án trả lời cho mình Để hệ thống KSNB hoạt động hiệu quả thì Ban giám đốc cần phải có trách nhiệm thành lập, điều hành và kiểm soát hệ thống KSNB phù hợp với mục tiêu của tổ chức và để hệ thống này vận hành tốt, cần tuân thủ một số nguyên tắc như:

- Xây dựng một môi trường văn hóa chú trọng đến sự liêm chính, đạo đức nghề nghiệp cùng với những quy định rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn và quyền lợi

- Các quy trình hoạt động và KSNB được văn bản hoá rõ ràng và được truyền đạt rộng rãi trong nội bộ tổ chức

- Xác định rõ các hoạt động tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cao

- Mọi hoạt động quan trọng phải được ghi lại bằng văn bản

- Bất kỳ thành viên nào của tổ chức cũng phải tuân thủ hệ thống KSNB

- Quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra và giám sát

- Tiến hành định kỳ các biện pháp kiểm tra độc lập

- Định kỳ kiểm tra và nâng cao hiệu quả của các biện pháp KSNB

1.3 Tổng quan các công trình nghiên cứu về công tác và hệ thống kiểm soát nội

bộ trong doanh nghiệp

Cho đến nay, trên thế giới đã có rất nhiều nhà khoa học nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ trên những khía cạnh và lĩnh vực khác nhau Luận văn xin tổng quan một số các công trình nghiên cứu có liên quan và rút ra kết luận như sau:

- Đối với các nước trên thế giới

Trong lĩnh vực kiểm toán một số công trình nghiên cứu cũng đề cập đến kiểm soát, kiểm soát nội bộ trong mối quan hệ với kiểm toán nội bộ: Tác giả Victor Z.Brink and Herbert Witt (2000) về “Kiểm toán nội bộ hiện đại - đánh giá các hoạt động và hệ thống kiểm soát”[23]; Tác giả O.Ray Wittington và Kurt Pany (1995) về