1. Lý do chọn đề tài Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, không chỉ các doanh nghiệp chịu nhiều sức ép về mức giá, cạnh tranh thương hiệu, cạnh tranh chất lượng, các quy định của thị trường trong và người nước, các quy định của pháp luật, yêu cầu của khách hàng... để tồn tại và phát triển. Các cơ quan hành chính nhà nước cũng không nằm ngoài các quy luật này với những nội dung và đặc thù công việc theo chuyên môn của từng cơ quan, tổ chức. Điều này khiến các cơ quan, doanh nghiệp phải đưa vấn đề cải tiến chất lượng, hiểu quả làm việc lên hàng đầu. Do đó, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 trong hoạt động sản xuất, kinh doanh cũng như trong công tác hành chính văn phòng là việc làm thực sự cần thiết và phải được thực hiện nghiêm túc, đồng bộ. Bên cạnh việc triển khai ISO 9000 trong các ngành sản xuất, dịch vụ, kể từ năm 2000, tiêu chuẩn ISO 9000 đã được triển khai thí điểm trong một số cơ quan hành chính ở Việt Nam. Cải cách hành chính ở nước ta luôn luôn được coi trọng với mục tiêu xây dựng một nền hành chính dân chủ, trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, hiện đại và hoạt động có hiệu quả với đội ngũ cán bộ, viên chức có đủ phẩm chất và năng lực. Trải qua hơn 10 năm kể từ khi thí điểm ứng dụng tiêu chuẩn ISO vào công tác hành chính cho đến nay bên cạnh nhiều thay đổi có tính tích cực thì còn tồn tại rất nhiều bất cập. Đa số các cơ quan chưa nhận thức được hết tầm quan trọng và hiệu quả của việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO trong công việc, việc ứng dụng đã được triển khai nhưng chưa mang lại hiệu quả cao dẫn đến chưa đạt yêu cầu công việc Sau khi học tập kết thúc học phần Ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng, qua quá trình thực tế công tác tại Trường Cao đẳng Công nghiệp In bản thân em nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng. Đây chính là lý do em thực hiện đề tài Các nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In. Đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008. 2. Lịch sử nghiên cứu Đề tài về ISO 9001 thu hút rất nhiều sự quan tâm của các chuyên gia, các nhà nghiên cứu và đã có rất nhiều đóng góp to lớn góp phần vào việc nâng cao hiệu quả của việc áp dụng ISO vào thực tế công việc, cụ thể như: Nguyễn Kim Định (1997) , Quản lý chất lượng và ISO 9001, Nxb Khoa học. Minh Đức – “ ISO 9001, Tài liệu hướng dẫn thực hiện , Nhà xuất bản Trẻ. GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003), Giáo trình quản lý chất lượng, Nhà xuất bản Hà Nội. GS Nguyễn Quang Toản, ISO 9000, Nhà xuất bản Thống kê. Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng 1996 . 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2.1. Đối tượng nghiên cứu Các nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008. 2.2. Phạm vi nghiên cứu Thời gian: Từ năm 2012 đến nay. Không gian nghiên cứu: Khảo sát các nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008. 4. Mục tiêu nghiên cứu Tìm hiểu cơ sở lý luận ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng. Tìm hiểu các nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In. Đánh giá vai trò việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008. 5. Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thiện đề tài này, tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát; Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích và tổng hợp số liệu; + Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo; + Nguồn tin từ mạng Internet. 6. Đóng góp của đề tài Sau khi hoàn tất đề tài sẽ góp một phần vào việc: Đưa ra những kết luận, đánh giá cụ thể, phân tích có hệ thống các tác động có tính tích cực và tiêu cực về việc áp dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại Trường. Các giải pháp được đề xuất trong đề tài có thể giải quyết các vấn đề còn tồn đọng trong quá trình áp dụng. Đề tài nghiên cứu góp phần nâng cao hiệu quả công tác ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In hiện tại và trong những năm tiếp theo. Kết quả đạt được của đề tài có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán bộ công tác tại Trường Cao đẳng Công nghiệp In. 7. Cấu trúc của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được chia làm 03 chương: Chương 1. Giới thiệu khái quát về Trường Cao đẳng Công nghiệp In và tổ chức, hoạt động văn phòng tại Trường. Chương 2. Các nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In. Chương 3. Đánh giá thực trạng ứng dụng và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In.
Trang 1MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, không chỉ các doanh nghiệp chịunhiều sức ép về mức giá, cạnh tranh thương hiệu, cạnh tranh chất lượng, cácquy định của thị trường trong và người nước, các quy định của pháp luật, yêucầu của khách hàng để tồn tại và phát triển Các cơ quan hành chính nhà nướccũng không nằm ngoài các quy luật này với những nội dung và đặc thù côngviệc theo chuyên môn của từng cơ quan, tổ chức Điều này khiến các cơ quan,doanh nghiệp phải đưa vấn đề cải tiến chất lượng, hiểu quả làm việc lên hàngđầu Do đó, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 trong hoạtđộng sản xuất, kinh doanh cũng như trong công tác hành chính văn phòng làviệc làm thực sự cần thiết và phải được thực hiện nghiêm túc, đồng bộ
Bên cạnh việc triển khai ISO 9000 trong các ngành sản xuất, dịch vụ, kể
từ năm 2000, tiêu chuẩn ISO 9000 đã được triển khai thí điểm trong một số cơquan hành chính ở Việt Nam Cải cách hành chính ở nước ta luôn luôn đượccoi trọng với mục tiêu xây dựng một nền hành chính dân chủ, trong sạch, vữngmạnh, chuyên nghiệp, hiện đại và hoạt động có hiệu quả với đội ngũ cán bộ,viên chức có đủ phẩm chất và năng lực
Trải qua hơn 10 năm kể từ khi thí điểm ứng dụng tiêu chuẩn ISO vàocông tác hành chính cho đến nay bên cạnh nhiều thay đổi có tính tích cực thìcòn tồn tại rất nhiều bất cập Đa số các cơ quan chưa nhận thức được hết tầmquan trọng và hiệu quả của việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO trong công việc, việcứng dụng đã được triển khai nhưng chưa mang lại hiệu quả cao dẫn đến chưađạt yêu cầu công việc
Sau khi học tập kết thúc học phần Ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000trong công tác văn phòng, qua quá trình thực tế công tác tại Trường Cao đẳngCông nghiệp In bản thân em nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng
bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng Đây chính là lý do em thực
hiện đề tài " Các nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In Đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008".
2 Lịch sử nghiên cứu
Đề tài về ISO 9001 thu hút rất nhiều sự quan tâm của các chuyên gia, cácnhà nghiên cứu và đã có rất nhiều đóng góp to lớn góp phần vào việc nâng caohiệu quả của việc áp dụng ISO vào thực tế công việc, cụ thể như:
- Nguyễn Kim Định (1997) , Quản lý chất lượng và ISO 9001, Nxb Khoa học.
Trang 2- Minh Đức – “ ISO 9001, Tài liệu hướng dẫn thực hiện , Nhà xuất bản Trẻ.
- GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003), Giáo trình quản lý chất lượng, Nhà
xuất bản Hà Nội
- GS Nguyễn Quang Toản, ISO 9000, Nhà xuất bản Thống kê
- Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng 1996
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
2.1 Đối tượng nghiên cứu
Các nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác vănphòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quảviệc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008
2.2 Phạm vi nghiên cứu
- Thời gian: Từ năm 2012 đến nay
- Không gian nghiên cứu: Khảo sát các nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩnISO 9001:2008 trong công tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In vàgiải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008
4 Mục tiêu nghiên cứu
- Tìm hiểu cơ sở lý luận ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trongcông tác văn phòng
- Tìm hiểu các nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trongcông tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In
- Đánh giá vai trò việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trongcông tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In và giải pháp nhằm nângcao hiệu quả việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008
5 Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thiện đề tài này, tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát;
- Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích và tổng hợp số liệu;+ Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo;
+ Nguồn tin từ mạng Internet
6 Đóng góp của đề tài
Sau khi hoàn tất đề tài sẽ góp một phần vào việc:
2
Trang 3- Đưa ra những kết luận, đánh giá cụ thể, phân tích có hệ thống các tácđộng có tính tích cực và tiêu cực về việc áp dụng ISO 9001:2008 trong côngtác văn phòng tại Trường.
- Các giải pháp được đề xuất trong đề tài có thể giải quyết các vấn đề còntồn đọng trong quá trình áp dụng
- Đề tài nghiên cứu góp phần nâng cao hiệu quả công tác ứng dụng bộtiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng Trường Cao đẳng Côngnghiệp In hiện tại và trong những năm tiếp theo
- Kết quả đạt được của đề tài có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảocho cán bộ công tác tại Trường Cao đẳng Công nghiệp In
7 Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, đề tài đượcchia làm 03 chương:
Chương 1 Giới thiệu khái quát về Trường Cao đẳng Công nghiệp In và
tổ chức, hoạt động văn phòng tại Trường
Chương 2 Các nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trongcông tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In
Chương 3 Đánh giá thực trạng ứng dụng và đề xuất giải pháp nhằmnâng cao hiệu quả việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tácvăn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In
Trang 4Chương 1:
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP IN VÀ
TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Cao đẳng Công nghiệp In
Trường Cao đẳng Công nghiệp In được thành lập theo Quyết định số1493/QĐ-BGDĐT ngày 26 tháng 3 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục vàĐào tạo về việc thành lập Trường Cao đẳng Công nghiệp In Chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường được quy định cụ thể trong Quyếtđịnh số 970//QĐ-BTTTT ngày 06 tháng 6 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Thôngtin và Truyền thông ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường Caođẳng Công nghiệp In
1.1.1 Vị trí và chức năng
1 Trường Cao đẳng Công nghiệp In là cơ sở giáo dục nghề nghiệp cônglập trực thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông, được thành lập theo Quyết định
số 1493/QĐ-BGDĐT ngày 26 tháng 03 năm 2007 của Bộ Giáo dục và Đào tạo
Trường có chức năng đào tạo nguồn nhân lực trình độ cao đẳng và cáctrình độ thấp hơn; hợp tác quốc tế, nghiên cứu khoa học phục vụ yêu cầu pháttriển kinh tế - xã hội
2 Tên giao dịch và trụ sở chính của Trường
- Tên trường bằng tiếng Việt: Trường Cao đẳng Công nghiệp In
- Tên giao dịch Quốc tế: College of Printing Industry
- Trụ sở chính: Phường Phúc Diễn, quận Bắc Từ Liêm, thành phố Hà Nội
- Website: www.cdcnin.edu.vn
3 Trường là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân, có con dấu
và tài khoản riêng theo quy định của pháp luật
4 Trường chịu sự lãnh đạo và quản lý toàn diện và trực tiếp của BộThông tin và Truyền thông; chịu sự quản lý nhà nước về giáo dục - đào tạo của
Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Bộ Giáo dục và Đào tọa và các bộ,ngành có liên quan; chịu sự quản lý chính theo lãnh thổ của của Ủy ban nhândân Thành phố Hà Nội nơi Trường đặt trụ sở
4
Trang 51.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Trường
1 Xây dựng, trình Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông phê duyệtquy hoạch, chiến lược, kế hoạch phát triển dài hạn, trung hạn của Trường và tổchức thực hiện sau khi được phê duyệt
2 Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ cao đẳng vàcác trình độ thấp hơn theo mục tiêu, chương trình giáo dục đã được Bộ Giáodục và Đào tạo, Bộ Lao động Thương binh và Xã hội cho phép, đảm bảo chấtlượng, đạt tiêu chuẩn, đáp ứng yêu cầu xã hội
3 Đào tạo lại, bồi dưỡng ngắn hạn đội ngũ cán bộ, viên chức cho ngànhcông nghiệp sản xuất in đạt tiêu chuẩn quy định của Nhà nước và theo yêu cầucủa các cơ quan, doanh nghiệp trong và ngoài nước
4 Tổ chức tuyển sinh, quản lý người học, tổ chức các hoạt động đào tạo
và các hoạt động giáo dục khác; công nhận tốt nghiệp, in ấn và cấp văn bằng,chứng chỉ theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Lao động - Thươngbinh và Xã hội
5 Tổ chức xây dựng chương trình, giáo trình, học liệu, kế hoạch giảng dạyđối với các ngành Trường được phép đào tạo trên cơ sở chương trình khung do BộGiáo dục và Đào tạo, Bộ Lao động Thương binh và Xã hội ban hành
6 Đăng ký, tổ chức triển khai kiểm định chất lượng giáo dục và chịu sựquản lý chất lượng của cơ quan kiểm định chất lượng giáo dục
7 Tổ chức các hoạt động nghiên cứu khoa học công nghệ, kết hợp đàotạo với nghiên cứu khoa học phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập, quản lý,sản xuất - kinh doanh theo quy định của pháp luật
8 Thực hiện các hoạt động dịch vụ khoa học - kỹ thuật, chuyển giaocông nghệ, thực hiện sản xuất – kinh doanh phù hợp với ngành nghề đào tạo; tưvấn nghề nghiệp, giới thiệu việc làm, xuất khẩu lao động, tổ chức du học chohọc viên, học sinh và các đơn vị có nhu cầu theo quy định của pháp luật
9 Tổ chức và tham gia các hội nghị chuyên đề, hội thảo đào tạo, khảo sát,tham quan học tập kinh nghiệm, in ấn, xuất bản các ấn phẩm, tài liệu, giáo trìnhphục vụ công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học theo quy định của nhà nước
10 Thực hiện các quan hệ hợp tác quốc tế, liên kết, liên thông về đàotạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực, nghiên cứu triển khai khoa học và công nghệvới các cơ quan, tổ chức, cá nhân ở trong nước và ngoài nước theo quy địnhcủa pháp luật và phân cấp của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông
Trang 611 Kiện toàn tổ chức bộ máy, tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ,công chức, viên chức và người lao động; xây dựng đội ngũ giảng viên củatrường đủ về số lượng, đảm bảo về chất lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấungành nghề theo quy định của nhà nước và phân cấp của Bộ trưởng Bộ Thôngtin và Truyền thông
12 Chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho giảng viên, viên chức, người laođộng và học sinh, sinh viên Tạo điều kiện cho giảng viên, viên chức, người laođộng và học sinh, sinh viên tham gia các sinh hoạt đoàn thể và hoạt động xã hội
13 Quản lý, sử dụng đúng mục đích và có hiệu quả đất đai, cơ sở vật chất,tài sản, các nguồn vốn được nhà nước giao theo đúng quy định của pháp luật
14 Thực hiện dân chủ, bình đẳng, công khai trong việc bố trí và thựchiện các nhiệm vụ đào tạo, khoa học công nghệ và hoạt động tài chính Tổ chứcviệc kiểm tra, thanh tra các hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật
15 Phát hiện và bồi dưỡng nhân tài trong người học và đội ngũ giảngviên, viên chức, người lao động của Trường Phối hợp với gia đình người học,các tổ chức, cá nhân trong hoạt động giáo dục và đào tạo
16 Bảo vệ tài sản, giữ gìn an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội ở trongtrường; bí mật quốc gia, xây dựng, thực hiện các quy chế, biện pháp bảo hộ, antoàn lao động ở trong Trường
17 Thực hiện báo cáo định kỳ và đột xuất theo chế độ quy định và yêucầu của Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Giáo dục và Đào tạo và các cơ quankhác có liên quan
18 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyềnthông giao
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Trường Cao đẳng Công nghiệp In
1 Ban Giám hiệu, gồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng
2 Các phòng, ban chức năng
- Phòng Tổ chức - Hành chính;
- Phòng Đào tạo;
- Phòng Tài chính - Kế toán;
- Trung tâm Tư vấn tuyển sinh và giới thiệu việc làm
3 Các khoa đào tạo
- Khoa Khoa học đại cương;
- Khoa Công nghệ In;
- Khoa Công nghệ Thông tin;
- Khoa Công nghệ bao bì
6
Trang 71.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy Trường Cao đẳng Công nghiệp In
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP IN
Khoa Công nghệ TT
Trung tâm Tư vấn
TS và giới thiệu
việc làm
Khoa Khoa học Đại cương
Khoa Công nghệ Bao bì
Các Khoa đào tạo Các Phòng chuyên môn
Trang 81.3 Tổ chức, hoạt động công tác văn phòng của Trường Cao đẳng Công nghiệp In
1.3.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng (tại Trường Cao đẳng Công nghiệp In là Phòng Tổ chức – Hành chính)
* Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức - Hành chính
a) Chức năng, nhiệm vụ
Phòng Tổ chức Hành chính là đơn vị trong bộ máy giúp việc cho Hiệutrưởng Trường Cao đẳng Công nghiệp In (dưới đây gọi tắt là Nhà trường);chịu sự chỉ đạo, điều hành và quản lý trực tiếp của Hiệu trưởng Nhà trường
* Phòng Tổ chức Hành chính có chức năng:
1 Tham mưu và giúp việc cho Hiệu trưởng về tổ chức quản lý, điềuhành trên mọi lĩnh vực hoạt động của Nhà trường Trực tiếp tham mưu, giúpviệc cho Hiệu trưởng Nhà trường về tổ chức quản lý, điều hành các lĩnh vực;
Tổ chức cán bộ, tiền lương, cơ sở vật chất, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộcông nhân viên; các chính sách xã hội đối với người lao động và công tác bảo
1 Nghiên cứu, xây dựng phương án kiện toàn tổ chức bộ máy quản lý,
cơ cấu tổ chức của Nhà trường trong từng thời kỳ, trình cấp có thẩm quyềnphê duyệt và tổ chức thực hiện khi được duyệt;
2 Xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động của Nhà trường, quy địnhchức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong bộ máy giúp việc cho Hiệu trưởngtrong từng thời kỳ, trình cấp có thẩm quyền quyết định ban hành;
3 Xây dựng quy hoạch cán bộ đáp ứng nhu cầu tổ chức và sự phát triểncủa Nhà trường trong từng thời kỳ;
4 Xây dựng kế hoạch đội ngũ cán bộ giảng dạy, nghiên cứu, quản lýnghiệp vụ đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ của Nhà trường Định kỳ tổ chức đánhgiá, phân loại cán bộ để xây dựng phương án trình Hiệu trưởng bổ sung, bố trí,sắp xếp cho phù hợp với yêu cầu trong phạm vi toàn trường;
5 Nghiên cứu đề xuất cấp có thẩm quyền quyết định thành lập, tổ chứclại, giải thể các đơn vị thuộc trường Bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ (diện Nhàtrường quản lý); kỷ luật cán bộ, giáo viên, viên chức và nhân viên theo đúngcác quy định của Nhà nước và Bộ Thông tin và Truyền thông;
8
Trang 96 Xây dựng và tổ chức kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công nhânviên trong toàn trường;
7 Tổ chức xây dựng kế hoạch lao động tiền lương của Nhà trường;quản lý, tổ chức thực hiện chế độ tiền lương, phụ cấp, chính sách xã hội, antoàn vệ sinh lao động, bảo hộ lao động đối với cán bộ, công nhân viên;
8 Quản lý hồ sơ cán bộ thuộc diện Nhà trường quản lý; quản lý bản sao hồ
sơ cán bộ của Nhà trường thuộc diện Bộ Thông tin và Truyền thông quản lý;
9 Làm đầu mối quản lý, tổ chức thực hiện với các tổ chức đoàn thể vàcác đơn vị trực thuộc của Nhà trường xây dựng và tổ chức thực hiện các quyđịnh về bảo vệ chính trị nội bộ;
- Thường trực Hội đồng Thi đua Khen thưởng Kỷ luật và tổ chức cáchội nghị, sự kiện chính trị của Nhà trường
- Phối hợp với các đơn vị về việc quản lý đoàn ra, đoàn vào
10 Tổ chức xây dựng kế hoạch dự bị động viên thời chiến và quốcphòng toàn dân
- Công tác Hành chính:
11 Tổ chức xây dựng kế hoạch công tác tháng, lịch công tác tuần củaBan Giám hiệu; Tổ chức và đảm bảo điều kiện cho các buổi làm việc củaLãnh đạo với các cơ quan, đơn vị trong và ngoài trường; Tham dự, ghi chépbiên bản, ra thông báo theo yêu cầu của Lãnh đạo
12 Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện chương trình, kế hoạch côngtác, các quyết định của Hiệu trưởng Tổng hợp tình hình hoạt động của Nhàtrường, soạn thảo các báo cáo công tác định kỳ và đột xuất theo yêu cầu củaLãnh đạo Tổ chức các hội nghị triển khai kế hoạch, sơ kết, tổng kết tình hìnhthực hiện nhiệm vụ của Nhà trường
13 Là đầu mối tiếp nhận, xử lý, phân hướng văn bản đến Rà soát, pháthiện sai sót, đảm bảo về thủ tục hành chính, pháp lý của các văn bản trước khitrình ký và gửi đi theo quy định Tư vấn pháp lý cho Ban Giám hiệu Nhàtrường trong công tác ban hành văn bản và là đầu mối tiếp khách đến liên hệcông tác với Nhà trường
14 Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ, công tác hành chính theo quyđịnh của Nhà nước, Bộ Thông tin và Truyền thông và Nhà trường
15 Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch chi phí nghiệp vụ thườngxuyên, công vụ phí cho các hoạt động của Nhà trường
16 Quản lý, tổ chức thực hiện công tác quan hệ công chúng, công tácthông tin tuyên truyền, công tác lịch sử truyền thống
17 Chuẩn bị các điều kiện, phương tiện, thủ tục cho đoàn ra, đoàn vàocủa Nhà trường theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông
Trang 1018 Quan hệ với địa phương nơi Nhà trường đóng để phối hợp công tácbảo vệ trị an, phòng chống cháy nổ… và tham gia nghĩa vụ với địa phươngtheo quy định của pháp luật.
- Công tác Quản trị hành chính:
19 Xây dựng kế hoạch hoạt động hàng năm và dài hạn, phương án sửdụng cơ sở vật chất trình Hiệu trưởng; Tổ chức thực hiện sau khi được phêduyệt
20 Quản lý, khai thác, ngăn ngừa, xử lý những hành vi xâm phạm cơ sởvật chất được giao
21 Xây dựng kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì và nâng cấp cơ sởvật chất trình Hiệu trưởng; Tổ chức thực hiện kế hoạch khi được phê duyệt
22 Tổ chức xây dựng nội quy, quy định quản lý cơ sở vật chất; các quyđịnh và quản lý nhà ăn sinh viên, quản lý nhà xe… các quy định về công tácbảo vệ, giữ gìn an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ, vệ sinh an toàn lao độngtại trường Tổ chức việc thực hiện các nội quy, quy định khi được phê duyệt
23 Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ, giữ gìn an ninh trật tự, vệ sinh
an toàn lao động, phòng chống cháy nổ tại trường
24 Chuẩn bị điều kiện vật chất và tổ chức phục vụ các buổi làm việccủa Ban Giám hiệu và các đơn vị trong trường
25 Xây dựng phương án, bố trí sử dụng và phục vụ cơ sở vật chất chocác đơn vị, cá nhân trong trường
26 Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết phục vụ các hội nghịcủa Nhà trường; thực hiện việc trang trí trong các ngày lễ, ngày kỷ niệm củaNhà trường
27 Quản lý, vận hành và sửa chữa kịp thời khi có sự cố xảy ra đối với
hệ thống điện, nước, chiếu sáng, điện thoại đảm bảo hoạt động bình thường đểphục vụ các hoạt động của Nhà trường
28 Tổ chức mua sắm và sửa chữa công cụ, dụng cụ, trang thiết bị(không thuộc dự án đầu tư), văn phòng phẩm cho các phòng, ban chức năngtrong trường;
29 Thực hiện công tác vệ sinh môi trường, đảm bảo trong khuôn viênnhà trường luôn xanh, sạch, đẹp
30 Khai thác cơ sở vật chất chưa hết công năng để cung cấp các loạidịch vụ đáp ứng nhu cầu của các đơn vị, cá nhân trong và ngoài trường
31 Tổ chức cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho việc nâng cao chất lượngđào tạo, phục vụ đời sống và các dịch vụ khác theo quy định của pháp luật
32 Quản lý cơ sở vật chất được giao; tham mưu cho Hiệu trưởng Nhàtrường trong việc sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất được giao
33 Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Hiệu trưởng yêu cầu
10
Trang 11b) Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức phòng Tổ chức - Hành chính gồm: 01 Trưởng phòng, 01Phó Trưởng phòng và các chuyên viên, nhân viên thực hiện các công việcchuyên môn theo chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu công việc được giao
1.3.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Tổ chức - Hành chính
Chuyên viên chế
độ chính sách
Chuyên viên Văn thư, Lưu trữ
Chuyên viên Quản trị hành chính
Bảo vệ
Tạp vụ
Lái xe
Trang 12Chương 2:
CÁC NỘI DUNG ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP IN
2.1 Cơ sở lý luận về ISO
2.1.1 Giới thiệu về tổ chức ISO
ISO là tên viết tắt của Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa có tên TiếngAnh là International Organization for Standadition Đây là một tổ chức phichính phủ được thành lập vào năm 1947, đặt trụ sở chính tại Geneva của Thụy
Sỹ ISO có khoảng hơn 200 ban kỹ thuật đã ban hành hơn 20.000 tiêu chuẩnbao gồm các tiêu chuẩn về kỹ thuật, tiêu chuẩn về quản lý
Mục đích của ISO là thúc đẩy sự phát triển tiêu chuẩn hóa và nhữngcông việc có liên quan đến quá trình này, nhằm mục đích tạo thuận lợi chohoạt động trao đổi hàng hóa và dịch vụ giữa các quốc gia khác nhau trên thếgiới thông qua việc xây dựng và ban hành những bộ tiêu chuẩn về sản xuất,thương mại và thông tin Tất cả các tiêu chuẩn do ISO đặt ra đều có tính chất
tự nguyện
ISO được ví là cầu nối giữa khu vực công và khu vực tư nhân và cũng
là cầu nối giữa các lĩnh vực khác nhau thông qua các tiêu chuẩn ISO hiện cókhoảng 180 Ủy ban Kỹ thuật (Technical Committee) chuyên dự thảo các tiêuchuẩn trong các lĩnh vực Các nước thành viên của ISO lập ra nhóm tư vấn kỹthuật nhằm cung cấp tư liệu đầu vào cho các Ủy ban Kỹ thuật và đó là mộtphần của quá trình xây dựng tiêu chuẩn ISO tiếp nhận tư liệu của đầu vào từcác chính phủ các ngành và các bên liên quan trước khi ban hành một tiêuchuẩn Sau khi tiêu chuẩn dự thảo được các nước thành viên chấp thuận, nóđược công bố là tiêu chuẩn quốc tế Sau đó mỗi nước lại có thể chấp nhận mộtphiên bản của tiêu chuẩn đó làm tiêu chuẩn quốc gia của mình Mức độ thamgia xây dựng các tiêu chuẩn ISO của từng nước khác nhau
Tổ chức của ISO có ba hình thức thành viên: Tổ chức thành viên; thànhviên thông tấn, thành viên đăng ký Tính đến ngày 03/02/2015, ISO đã có 178thành viên Việt Nam gia nhập ISO năm 1977 và là thành viên thứ 72 của tổchức này Hiện nay, ISO xây dựng và ban hành rất nhiều bộ tiêu chuẩn và cấpchứng nhận tiêu chuẩn với số lượng chứng chỉ khá lớn cho các tổ chức, doanhnghiệp áp dụng
12
Trang 13Tiêu chuẩn Số chứng nhận năm 2013
2.1.2 Khái quát chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 do ban kỹ thuật tiêu chuẩn 176 ban hành lần đầuvào năm 1987, được sửa đổi ba lần năm 1994, năm 2000 và năm 2008 ISO 9000
là bộ tiêu chuẩn quốc tế và các hướng dẫn về quản lý chất lượng áp dụng tronglĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ISO 9000 đưa ra chuẩn mực cho hệ thốngquản lý chất lượng không phải là tiêu chuẩn cho sản phẩm Và được áp dụng chohình thức kinh doanh, dịch vụ với mọi quy mô khác nhau
ISO 9000 là gia đình tiêu chuẩn về hệ thông quản trị chất lượng trong các
tổ chức do ISO ban hành vào năm 1987 Mục đích của ISO 9000 là giúp tổ chứchoạt động có hiệu quả, tạo ra những quy định chung nhằm giúp quá trình trao đổithương mại được dễ dàng hơn và giúp tổ chức hiểu nhau mà không cần chú trọngnhiều tới các vấn đề kỹ thuật Gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm:
Trang 14Các phiên bản tiêu chuẩn mới nhất trong
bộ tiêu chuẩn ISO 9000 hiện nay
Hiện nay đã có thêm phiên bản ISO mới nhất năm 2015
Phương châm của gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 là "Nếu một tổ chức có
hệ thống quản trị chất lượng tốt thì sản phẩm mà tổ chức này sản xuất ra hoặcdịch vụ mà tổ chức này cung ứng sẽ có chất lượng tốt nhất"
ISO 9000 có thể áp dụng cho mọi loại hình tổ chức, trong mọi lĩnh vực
Kể từ khi ban hành cho đến nay, gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 đã qua bốn lầnsoát xét lần lượt từ năm 1994, 2000, 2008, 2015 Mỗi lần soát xét lại xuất hiệnmột phiên bản mới tương đương với năm ISO tổ chức soát xét
14
Trang 15Sự thay đổi các phiên bản tiêu chuẩn trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000
ISO 9000:2005
ISO 9000:2015 ISO
9001: 1994
ISO 9001: 2000
ISO 901: 2008
ISO 9001:2015
ISO 9004: 2009 ISO
10011: 1990/1
ISO 19011: 2002
ISO 19011: 2011
2.1.3 Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thuộc bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Quy định cácyêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng khi một tổ chức cần chứng tỏ năng lựccủa mình trong việc cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng và cácyêu cầu chế định tương ứng nhằm nâng cao thỏa mãn của khách hàng
Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008 gồm các nhóm sau:
Trang 17* Mục đích của tiêu chuẩn ISO 9001:2008
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản
lý chất lượng cho tổ chức:
- Chứng tỏ khả năng cung cấp một cách ổn định sản phẩm đáp ứng các yêucầu của khách hàng cũng như các yêu cầu của luật định liên quan đến sản phẩm
- Muốn nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng thông qua việc áp dụng
và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.Việc duy trì bao gồm việc cải tiến liên tục hệ thống nhằm đảm bảo sự phù hợpvới các yêu cầu của khách hàng, yêu cầu luật định liên quan đến sản phẩm
ISO 9001 là một tiêu chuẩn được hình thành nhờ tích lũy kinh nghiệmthực tiễn từ nhiều trường hợp thành công lẫn thất bại của nhiều công ty trêntoàn thế giới Qua nghiên cứu, các chuyên gia của tổ chức ISO đã nhận thấy
có 8 nguyên tắc quản lý chất lượng cần được xem là nền tảng để xây dựng nênchuẩn mực cho một hệ thống quản lý chất lượng, đó là:
Nguyên tắc 1: Định hướng vào khách hàng
Nguyên tắc 2: Trách nhiệm của Lãnh đạo
Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người
Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quá trình
Nguyên tắc 5: Tiếp cận theo hệ thống
Nguyên tắc 6: Cải tiến liên tục
Nguyên tắc 7: Quyết dịnh dựa trên sự kiện
Nguyên tắc 8: Quan hệ hợp tác cùng có lợi với nhà cung ứng
Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 không thểđảm bảo các quá trình và sản phẩm không có lỗi nhưng hệ thống này tạo nênsức mạnh và sự tin cậy của tổ chức, qua việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO các tổchức có được:
- Chính sách và mục tiêu chất lượng rõ ràng, có sự quan tâm của Lãnhđạo cao nhất thông qua việc xem xét định kỳ về toàn bộ hệ thống
- Xây dựng được cơ cấu tổ chức và phân bổ nguồn lực hợp lý để thựchiện từng công việc tăng khả năng đạt yêu cầu mong muốn
- Các quy trình làm việc rõ ràng và nhất quán, đảm bảo mỗi công việc
sẽ được thực hiện thích hợp và khoa học
- Một hệ thống mà ở đó luôn có sự phản hồi, cải tiến để các lỗi sai sót ởtất cả các bộ phận ngày càng ít đi và hạn chế không lặp lại các lỗi sai sót với
Trang 18- Một cơ chế để có thể định kỳ đánh giá toàn diện quá trình thực hiệnnhiệm vụ nhằm liên tục cải tiến toàn bộ hệ thống phù hợp với thực tế.
- Xây dựng được một quá trình bảo đảm mọi yêu cầu của khách hàngđều chắc chắn đạt được trước khi chấp nhận yêu cầu của khách hàng
2.2 Các nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In
Công tác văn phòng nói chung và công tác văn phòng tại Trường Caođẳng Công nghiệp In nói riêng gồm rất nhiều công việc có thể ứng dụng tiêuchuẩn ISO 9001:2008 như: xây dựng chương trình công tác của cơ quan; thuthập và xử lý thông tin; soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi –đến; lập và quản lý hồ sơ công việc; chỉnh lý tài liệu lưu trữ; tổ chức sự kiện;quản lý tài sản, trang thiết bị, tài sản phương tiện làm việc của cơ quan; tổchức các chuyến đi công tác của cơ quan
Hiện tại công tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In đã vàđang ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho các nội dung: Quy trình quản lýcông văn đi đến, Quy trình tuyển dụng, Quy trình đào tạo cán bộ công chức,Quy trình xây dựng và thực hiện kế hoạch công tác
2.2.1 Quy trình quản lý công văn đi - đến
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG
NGHIỆP IN
Mã hiệu: QT.TCHC.01
Ngày ban hành: 01/10/12 Lần ban hành: 01
Trang : 1
QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG VĂN
ĐI ĐẾN DANH SÁCH PHÂN PHỐI TÀI LIỆU STT Tên đơn vị/Chức danh STT Tên đơn vị/Chức danh
Trang 19TT Đề mục Trang Nội dung sửa đổi
1 Mục đích
Quy trình này được biên soạn nhằm đảm bảo việc kiểm soát, quản lýchặt chẽ, xử lý giải quyết văn bản đến nhanh chóng, kịp thời và tổ chức soạnthảo, ban hành văn bản đi của Trường có trình tự, khoa học, thống nhất theoquy định của pháp luật
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quyđịnh chi tiết một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia
- Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 củaChính phủ về công tác văn thư
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của
Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 của Bộ Nội vụ hướngdẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
4 Định nghĩa và từ viết tắt
4.1 Định nghĩa: Không có
4.2 Viết tắt:
- LĐ: Ban Giám hiệu
- LĐ đơn vị : Truởng khoa và Trưởng phòng ban
Trang 20- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 của Bộ Nội vụ hướngdẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Văn bản phải do lãnh đạo có đủ thẩm quyền ký duyệt mới chuyển tớivăn thư để vào sổ, lấy số, ghi ngày tháng năm ban hành văn bản, nhân bản vàđóng dấu
- Đối với công văn đi lấy số của Trường, người soạn thảo công văn cótrách nhiệm lưu lại 01 bản tại đơn vị phát hành văn bản và chuyển văn thưTrường 01 bản lưu
- Văn thư chịu trách nhiệm cập nhật văn bản, trình Lãnh đạo cho ý kiếnchỉ đạo, chuyển văn bản và ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo trường tới đơn vị xử
lý theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo
- Trong quá trình xử lý văn bản giấy tờ, mọi chu chuyển đều phải qua
bộ phận Văn thư
- Phòng TCHC là đơn vị thực hiện thống nhất công tác văn thư lưu trữ,trực tiếp quản lý các văn bản đi, văn bản đến của Trường CĐCNI
- Văn bản gửi đến Trường bằng mọi hình thức (bưu điện, fax, thư điện
tử, trực tiếp….) đều phải tập trung tại văn thư phòng TCHC để xử lý
5.2 Lưu đồ quá trình xử lý văn bản đến.
Người chịu
20
Trang 21bì xem xét và phân loại.
+ Loại không được bóc bì: Bì thư ghi “Mật”, tên các tổ chức đoàn thểcủa Trường, Lãnh đạo Trường và cá nhân trong đơn vị, văn thư gửi trực tiếptheo đúng địa chỉ trên bì thư, có ký nhận vào sổ Tiếp nhận tổng hợp công vănBM.TCHC.01.01 Chuyển xuống bước 5.3.4
Xử lý Chỉ đạo
Văn bản đến
Tiếp nhận
Theo dõi & Lưu hồ sơ Phân phối
Trang 22- Công văn đến bằng đường fax, email: Văn thư tiếp nhận và cập nhậtvào sổ Đăng ký công văn đến BM.TCHC.01.02 và chuyển đến địa chỉ theoyêu cầu của công văn
- Công văn được tiếp nhận và phân loại thực hiện trong ngày đối với cácvăn bản bình thường và xử lý ngay đối với các văn bản khẩn Các văn bản đếnvăn thư sau 15 giờ 30 sẽ chuyển sang ngày hôm sau xử lý (trừ các văn bản khẩn
và hỏa tốc)
+ Văn bản gửi trực tiếp đến địa chỉ các đồng chí lãnh đạo Trường, trongtrường hợp Lãnh đạo chuyển lại cho Văn thư, Văn thư thực hiện như thủ tụctiếp nhận văn bản đến
+ Văn bản đến do các đơn vị chức năng hoặc cán bộ trong Trường tiếpnhận trong trường hợp chuyển về Văn thư Trường, thì Văn thư Trường làmthủ tục tiếp nhận như đối với văn bản đến
5.3.2 Chỉ đạo hướng giải quyết.
Lãnh đạo Trường xem xét cho ý kiến chỉ đạo các phòng, đơn vị chứcnăng xử lý, giải quyết các văn bản đến trực tiếp vào văn bản và chuyển lại chovăn thư Văn thư có trách nhiệm cập nhật văn bản vào “Sổ Đăng ký công vănđến” theo biểu mẫu BM.TCHC.01.02 và nhân bản (với trường hợp liên quanđến nhiều đơn vị )
- Việc giao văn bản cho các đơn vị chức năng phải ký giao nhận vào
“Sổ Đăng ký công văn đến” BM.TCHC.01.02
- Thực hiện lưu trữ đối với các văn bản đến còn lại
22
Trang 23Thời gian xử lý, giải quyết một văn bản: Tuỳ theo tính chất công việc cụthể nhưng không được quá thời hạn yêu cầu xử lý của Lãnh đạo Trường vàhạn xử lý của công văn.
5.3.5 Theo dõi và lưu hồ sơ
Lãnh đạo các phòng chức năng được phân công giải quyết có tráchnhiệm theo dõi tình trạng xử lý văn bản
Phòng TCHC chịu trách nhiệm phối hợp với các phòng chức năng đượcphân công giải quyết theo dõi tình trạng xử lý văn bản trên
Phòng TCHC có trách nhiệm quản lý tình trạng văn bản, các thông tin
cơ bản về văn bản: số, ký hiệu, ngày tháng, nội dung văn bản
Khi có yêu cầu, Phòng TCHC tổng hợp báo cáo về tình hình giải quyếtcác văn bản lên lãnh đạo Trường
CBCC các đơn vị chức năng được phân công xử lý văn bản đến phải
mở Hồ sơ công việc để lưu giữ các hồ sơ trên tại đơn vị trong thời gian quyđịnh một năm, sau thời gian đó phải nộp vào Lưu trữ nhà trường theo quyđịnh
5.4 Lưu đồ quá trình xử lý văn bản đi
Người chịu trách