Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ

Công tác văn thư lưu trữ có vai trò quan trọng trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Làm tốt công tác văn thư lưu trữ giúp lãnh đạo có căn cứ để ra các quyết định quản lý, điều hành của cơ quan đúng đắn. Muốn làm được điều đó công tác văn thư lưu trữ của cơ quan phải được tổ chức, quản lý điều hành khoa học và hiệu quả. Mà trách nhiệm này thuộc về lãnh đạo văn phòng bởi các văn bản chỉ đạo, điều hành của cơ quan có đạt chất lượng hiệu quả hay không cũng là nhờ vào sự phân công, tổ chức công việc của lãnh đạo văn phòng. Nếu văn bản, tài liệu của cơ quan được văn phòng tổ chức khoa học, có trật tự sẽ giúp lãnh đạo có đầy đủ thông tin làm căn cứ phục vụ cho hoạt động quản lý điều hành đạt hiệu quả, chất lượng cao và ngược lại. Hơn thế nữa, trong thời đại đổi mới đất nước hiện nay, cải cách hành chính lại là một trong những nhiệm vụ hết sức quan trọng nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển của đất nước, thì hoạt động của văn phòng, hoạt động tham mưu giúp việc cho lãnh đạo trong lãnh đạo, quản lý, điều hành hoạt động chung của cơ quan và trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ trở nên thiết yếu. Tuy nhiên, hiện tại, công tác tham mưu của văn phòng và trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ ở một số cơ quan, tổ chức chưa được đề cao, cùng với những hạn chế về nhận thức, năng lực, trình dộ quản lý, tổ chức bộ máy làm công tác văn thư lưu trữ của các lãnh đạo văn phòng nên chưa phát huy được đầy đủ chức năng tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo dẫn đến giảm hiệu quả, ảnh hưởng đến hoạt động chung của cơ quan. Chính vì thế, em xin mạnh dạn “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ” làm đề tài nghiên cứu cho học phần “Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng” của mình.

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác văn thư lưu trữ có vai trò quan trọng trong hoạt động của bất

kỳ cơ quan, tổ chức nào Làm tốt công tác văn thư lưu trữ giúp lãnh đạo cócăn cứ để ra các quyết định quản lý, điều hành của cơ quan đúng đắn Muốnlàm được điều đó công tác văn thư lưu trữ của cơ quan phải được tổ chức,quản lý điều hành khoa học và hiệu quả Mà trách nhiệm này thuộc về lãnhđạo văn phòng bởi các văn bản chỉ đạo, điều hành của cơ quan có đạt chấtlượng hiệu quả hay không cũng là nhờ vào sự phân công, tổ chức công việccủa lãnh đạo văn phòng Nếu văn bản, tài liệu của cơ quan được văn phòng tổchức khoa học, có trật tự sẽ giúp lãnh đạo có đầy đủ thông tin làm căn cứphục vụ cho hoạt động quản lý điều hành đạt hiệu quả, chất lượng cao vàngược lại

Hơn thế nữa, trong thời đại đổi mới đất nước hiện nay, cải cách hànhchính lại là một trong những nhiệm vụ hết sức quan trọng nhằm đáp ứng yêucầu phát triển của đất nước, thì hoạt động của văn phòng, hoạt động thammưu giúp việc cho lãnh đạo trong lãnh đạo, quản lý, điều hành hoạt độngchung của cơ quan và trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổchức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ trở nên thiết yếu

Tuy nhiên, hiện tại, công tác tham mưu của văn phòng và trách nhiệmcủa lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưutrữ ở một số cơ quan, tổ chức chưa được đề cao, cùng với những hạn chế vềnhận thức, năng lực, trình dộ quản lý, tổ chức bộ máy làm công tác văn thưlưu trữ của các lãnh đạo văn phòng nên chưa phát huy được đầy đủ chức năngtham mưu, giúp việc cho lãnh đạo dẫn đến giảm hiệu quả, ảnh hưởng đến hoạtđộng chung của cơ quan

Chính vì thế, em xin mạnh dạn “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ” làm đề tài nghiên cứu cho học

phần “Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng” của mình

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

2.1 Đối tượng nghiên cứu

Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng (gồm Chánh văn phòng và phóchánh văn phòng) trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ

2.2 Phạm vi nghiên cứu

Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác

tổ chức, quản lý văn thư lưu trữ tại UBND huyện Lục Nam

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng UBND huyện Lục Nam trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưutrữ trong thời gian qua

HĐND Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm của lãnh đạovăn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ

4 Lịch sử nghiên cứu

Có thể nói, đề tài trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổchức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ nói chung thì đã có nhiều đề tài nghiêncứu Nhưng đề tài ấy cụ thể tại UBND huyện Lục Nam thì chưa có đề tàinghiên cứu nào

5 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện bài tiểu luận này, em đã sử dụng các phương pháp nghiêncứu khoa học như: Phương pháp khảo sát, phương pháp phân tích, phươngpháp tổng hợp, phương pháp so sánh…

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn

- Báo cáo góp phần nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trongcông tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Lục Namhiện nay và trong những năm tiếp theo

- Kết quả của báo cáo có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo chocán bộ, công chức tại UBND huyện

7 Cấu trúc của bài tiểu luận

Ngoài phần mở đầu, kết thúc và phụ lục, bài tiểu luận được chia làm 03chương:

Chương 1 Vài nét sơ lược về UBND huyện Lục Nam

Chương 2 Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trongcông tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Lục Nam

Chương 3 Một số giải pháp nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo vănphòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBNDhuyện Lục Nam

Chương 1 VÀI NÉT SƠ LƯỢC VỀ UBND HUYỆN LỤC NAM

1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Lục Nam là một huyện miền núi của tỉnh Bắc Giang, được thành lậptheo Nghị định số 24/NĐ-TTg ngày 21/01/1957 của Thủ tướng Chính phủ,phía Bắc giáp huyện Lục Ngạn, phía Tây giáp tỉnh Lạng Sơn và huyện LạngGiang, huyện Yên Dũng, phía Nam giáp tỉnh Hải Dương và Quảng Ninh Códiện tích gần 600km2 trong đó diện tích đất nông nghiệp khoảng 18.720 ha,đất lâm nghiệp 27 nghìn ha, còn lại là một số diện tích đất khác; dân số trên

21 vạn người, gồm 13 dân tộc anh em cùng sinh sống, trong đó người dân tộcthiểu số chiếm gần 13% Toàn huyện có 25 xã và 2 thị trấn, với 334 thôn bản;

hệ thống giao thông khá thuận lợi có Quốc lộ 31, QL 37 và tỉnh lộ 293, tỉnh lộ

295 chạy qua, kết hợp với tuyến đường sắt Hà Nội – Quảng Ninh và tuyếnđường sông Lục Nam, đây là điều kiện rất thuận lợi cho việc giao lưu buônbán Lục nam có vị trí chiến lược trọng yếu, có đường giao thông lớn nối liềnvới các tỉnh trong vùng Huyện có thuận lợi trong giao lưu văn hoá, kinh tếgiữa các vùng miền núi và đồng bằng, là thời cơ để Lục Nam có những bướcchuyển mình, bứt phá, tạo nên diện mạo mới của một huyện đang phát triển Định hướng phát triển kinh tế - xã hội trong những năm tới, huyện LụcNam tiếp tục đẩy mạnh phát triển nông nghiệp, coi trọng phát triển côngnghiệp – TTCN, chú trọng đầu tư khai thác du lịch, dịch vụ Đây chính là thếmạnh giúp huyện phát triển tạo ra thế chân kiềng đi lên của huyện Trongnhững năm vừa qua, được sự quan tâm của Tỉnh uỷ, UBND tỉnh và Tổng cục

du lịch, Huyện uỷ, UBND huyện đã xác định phát triển du lịch là tiềm năng,

có thế mạnh của huyện Lục Nam là huyện có có nguồn tài nguyên du lịch tựnhiên phong phú, đa dạng, điều đáng chú ý là các cảnh quan thiên nhiên đẹpkết hợp với yếu tố văn hoá tâm linh Nổi trội trong quần thể thắng cảnh tựnhiên của Lục Nam phải kể đến Khu di tích thắng cảnh Suối Mỡ được dukhách đánh giá đánh giá là điểm hẹn du lịch trong tương lai Nơi đây có dòngsuối hoang sơ nhưng đầy quyến rũ với cảnh quan huyền bí của núi rừng Đếnvới Suối Mỡ du khách được tận hưởng bầu không khí trong lành, cùng nhữngcảnh quan thiên núi rừng và được trở về với thế giới tâm linh và tín ngưỡngvới những ngôi đền thờ Thánh mẫu thượng ngàn, Đền thờ đức Thánh Trần, đểcầu phúc, cầu lộc cầu tài Ngoài di tích thắng cảnh Suối Mỡ, huyện Lục Namcòn nhiều điểm du lịch sinh thái hấp dẫn khác như: Suối Nước Vàng nằm

giữa vùng Tây Yên Tử, thác Rêu hay công trình hồ nhân tạo Hồ Suối Nứa vànhững đồi rừng, vườn cây ăn quả, kết hợp bạt ngàn rừng Tây Yên Tử.

Như vậy có thể nói huyện Lục Nam là một trong những huyện có nhiềuđiều kiện thuận lợi để phát triển kinh tế - xã hội trong tương lai trên toàn địabàn tỉnh Bắc Giang và hơn nữa còn góp phần vào sự phát triển chung của cảnước trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa ngày nay

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

UBND huyện chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bảncủa cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấpnhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội vàthực hiện các chính sách khác trên địa bàn Thực hiện chức năng quản lý nhànước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộmáy hành chính nhà nước từ Trung ương tới cơ sở

Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện Lục Nam được thực hiệntheo đúng Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 29/6/2015:

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc UBND huyện

- Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát triểnkinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, dulịch, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xâydựng đểm dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tàinguyên nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài nguyên thiênnhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn huyện theo quy định của phápluật

- Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiếnpháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục,đào tạo, khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, laođộng, chính sách xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, antoàn xã hội, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạnkhác theo quy định của pháp luật

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trênphân cấp, ủy quyền

- Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chứckhác thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện

1.3 Cơ cấu tổ chức

UBND huyện Lục Nam có cơ cấu tổ chức [Phụ lục 1] gồm:

- Chủ tịch UBND huyện: Là người đứng đầu cơ quan khối UBND, cónhiệm vụ quản lý và điều hành toàn bộ các hoạt động của UBND huyện

- 03 phó chủ tịch:

+ Phó Chủ tịch phụ trách khối Văn hóa – xã hội: Có nhiệm vụ theo dõi,quản lý toàn bộ các hoạt động Văn hóa – xã hội trên địa bàn hyện và báo cáochịu trách nhiệm trước UBND huyện

+ Phó Chủ tịch phụ trách khối kinh tế: Có nhiệm vụ theo dõi, quản lý

và giải quyết các công việc phát triển kinh tế trên địa bàn huyện về Nông Lâm – Ngư nghiệp và chương trình xây dựng cơ bản, chịu trách nhiệm trướcChủ tịch UBND huyện

-+ Phó Chủ tịch phụ trách khối Tài chính – ngân sách: Quản lý mọi vấn

đề ngân sách tài chính của huyện và có trách nhiệm báo cáo, chịu trách nhiệmtrước Chủ tịch UBND huyện

- 13 ủy viên UBND

- Và 21 cơ quan trực thuộc UBND huyện gồm:

+ Văn phòng HĐND-UBND huyện + Đội quản lý trật tự GTXD và MT.+ Phòng nội vụ + Trung tâm phát triển quỹ đất + Phòng nông nghiệp và PTNT + Phòng kinh tế hạ tầng

+ Phòng lao động TBXH + Phòng văn hóa thể thao

+ Phòng tài nguyên môi trường + Đài TT-TH huyện

+ Phòng giáo dục và đào tạo + Trung tâm văn hóa

+ Phòng y tế + BQL khu DL sinh thái Suối Mỡ.+ Phòng dân tộc + Trung tâm dân số KHHGĐ.+ Phòng Thanh tra + Trạm khuyến nông

+ Phòng tài chính kế hoạch + Ban quản lý dự án xây dựng+ Phòng tư pháp

1.4 Văn phòng HĐND- UBND huyện Lục Nam

1.4.1 Chức năng, nhiệm vụ

Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND huyện đượcthực hiện theo Quyết định số 03/2015/QĐ-UBND ngày 29/5/2015 của UBNDhuyện Lục Nam:

Văn phòng là cơ quan trực thuộc UBND huyện, có chức năng thammưu, tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo điều hành công tác của HĐND,UBND, thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND huyện; cungcấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND huyện và các

cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạtđộng của HĐND, UBND huyện, thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó chủtịch UBND huyện

Văn phòng có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu

sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND huyện; chịu

sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòngĐoàn đại biểu Quốc hội và HĐND tỉnh, văn phòng UBND tỉnh

Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn tại Nghị định số37/2014/NĐ-CP ngày 05/5/2014 của Chính phủ về quy định tổ chức các cơquan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, cụthể : thực hiện 15 nhiệm vụ chính và một số nhiệm vụ cụ thể khác do Thườngtrực HĐND và UBND huyện giao [Phụ lục]

- Chức năng tham mưu tổng hợp: tổ chức và thực hiện các công tác thuthập, xử lý và cung cấp thông tin để tham mưu cho lãnh đạo; giúp lãnh đạo tổchức, điều phối hoạt động của cơ quan; tổ chức và thực hiện các hoạt độnggiao tiếp

- Chức năng hậu cần: đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện làm việc cho

cơ quan…

1.4.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng

Văn phòng bao gồm: Chánh văn phòng; 03 Phó văn phòng và các cán

bộ, công chức thuộc bộ phận tổng hợp, bộ phận hành chính quản trị, bộ phậnmột cửa: [Phụ lục 2]

- Chánh Văn phòng – ông Nguyễn Tiến Dũng: Là người đứng đầu Vănphòng, chịu trách nhiệm trước thường trực HĐND, UBND huyện, Chủ tịchUBND huyện và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng Phụtrách chung về công tác văn phòng và có thể trực tiếp phụ trách một hoặc một

số công tác như: công tác tổ chức cán bộ, cải cách hành chính…

- Phó Văn phòng : Là người giúp Chánh Văn phòng, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và pháp luật về nhiệm vụ được phân công.Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, Phó Chánh Văn phòng được Chánh Vănphòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Văn Phòng

+ Bà Vũ Thị Hoài Nam – Phó văn phòng, Trưởng ban tiếp dân: phụtrách tham mưu lĩnh vực nội chính

+ Ông Phùng Văn Vĩnh – Phó Văn phòng: phụ trách công tác hànhchính, quản trị; bộ phận một cửa

+ Ông Nguyễn Trường Sinh – Phó văn phòng: phụ trách lĩnh vực Vănhóa – xã hội và theo dõi, giúp việc hoạt động HĐND

Chương 2 KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC

VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN LỤC NAM

2.1 Lý luận chung về công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ

2.1.1 Một số khái niệm

- Tổ chức, quản lý:

Tổ chức có nghĩa là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giaoquyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng gópmột cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của tổ chức

Quản lý là tác động có định hướng, có chủ đích của chủ thể quản lý đếnkhách thể quản lý trong một tổ chức nhằm làm cho tổ chức vận hành và đạtđược mục đích của tổ chức

- Văn thư: vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loạivăn bản do cá nhân, dòng họ, gia đình lập ra (di chúc, nhật ký, đơn từ…) vàcác văn bản do cơ quan nhà nước ban hành để quản lý, điều hành công việcchung Ngày nay văn bản đã và đang được các cơ quan của Đảng và nhànước, các tổ chức chính trị xã hội, tổ chức kinh tế dùng để ghi chép và truyềnđạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công tác Người ta phảitiến hành các khâu xử lý văn bản như: soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyểngiao, đăng ký văn bản, lập hồ sơ…

- Lưu trữ: là giữ lại các văn bản, hồ sơ của cơ quan, của cá nhân để làmbằng chứng và tra cứu khi cần thiết Tài liệu gồm: tài liệu về quản lý hành chính,tài liệu về kỹ thuật, tài liệu nghệ thuật, tài liệu cá nhân, phim ảnh, ghi âm…

- Công tác văn thư – lưu trữ:

+ Công tác văn thư: theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004của Chính phủ, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản,phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan tổ chức Nội dung củacông tác văn thư bao gồm: soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản;

quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành

+ Công tác lưu trữ: theo Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004của Chính phủ, công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơquan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ,tài liệu nhằm phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội Nộidung bao gồm: các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hìnhthành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị

- Tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ: là việc tuyển chọn, lưu giữ,sắp xếp, bố trí sử dụng nhân sự, văn bản, máy móc, thiết bị, phương phápcông nghệ để quản lý một cách có hiệu quả nhất trong cơ quan, tổ chức

2.1.2 Vai trò của công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ

Trong hoạt động quản lý hành chính hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầuhết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền vớivăn bản, cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sửdụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung Do đó, vaitrò của công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ là rất quan trọng.Bởi có tổ chức, quản lý tốt thì công tác văn thư, lưu trữ mới phát huy được hếtvai trò quan trọng của chính nó:

- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cungcấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ hoạt động quản lý

- Giúp cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu quả công việc và giảiquyết xử lý nhanh chóng, đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân Hồ

sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệthống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm gópphần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý; năng suất, chất lượng, hiệu quả

- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổchức, cá nhân Góp phần giữ ǵn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của

cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát

- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức

Từ những lẽ trên, có thể thấy được nếu tổ chức, quản lý tốt công tácvăn thư, lưu trữ sẽ góp phần đảm bảo cho các hoạt động của cơ quan được

- Tổ chức các cuộc họp chuyên môn về công tác xây dựng và ban hànhvăn bản; quản lý văn bản đi, đến; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu và lưu trữ

cơ quan

- Phối hợp với các đơn vị, tổ chức sự nghiệp mở các lớp tập huấn, bồidưỡng về chuyên môn nghiệp vụ văn thư lưu trữ cho toàn thể cán bộ côngchức trong cơ quan;

- Tham mưu xây dựng các quy định về thu thập, bảo quản tài liệu, tiêuhủy tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa

- Chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan và các đơn

- Tổ chức việc đánh máy văn bản đi

- Tổ chức công tác thi đua khen thưởng trong lĩnh vực văn thư lưu trữ

- Bố trí sắp xếp, điều động nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ

- Tổ chức bồi dưỡng, đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, côngchức, chuyên viên làm công tác văn thư, lưu trữ

Chánh văn phòng có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thựchiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình

2.1.4 Yêu cầu về trách nhiệm tổ chức, quản lý của lãnh đạo văn phòng đối với công tác văn thư, lưu trữ

2.1.4.1 Trách nhiệm trong việc nhận thức đúng đắn về tầmquan trọng của công tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động quản

lý của cơ quan

Lãnh đạo văn phòng cần phải nhận thức được rằng công tác văn thư,lưu trữ đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, làm tốt công tácnày giúp cho cơ quan có đầy đủ các căn cứ để giải quyết tốt các công việc,giảm tệ nạn quan liêu giấy tờ, giữ gìn được bí mật của cơ quan cũng như củaNhà nước Bằng nhận thức của mình lãnh đạo văn phòng dựa trên các văn bảncủa Nhà nước quy định về công tác văn thư, lưu trữ hiện hành để:

- Tham mưu cho lãnh đạo cơ quan trong việc ban hành các văn bản chỉđạo về công tác văn thư lưu trữ như: quy chế công tác văn thư, lưu trữ; quytrình giải quyết văn bản đi, đến…

- Hướng dẫn các cán bộ, công chức trong cơ quan hiểu và thực hiện cácquy chế, quy định về công tác này

- Xây dựng các tiêu chuẩn tuyển dụng làm công tác văn thư, lưu trữphù hợp với tính chất công việc của cơ quan

- Trên cơ sở năng lực và trình độ của nhân viên mà lãnh đạo văn phòngphân công, tổ chức công việc cho phù hợp

- Thường xuyên kiểm tra, đánh giá năng lực và hiệu quả công việc củanhân viên mà văn phòng phụ trách

- Xây dựng các kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm về công tác vănthư, lưu trữ

- Xây dựng các quy định các quy chế mang tính chuyên đề như: soạnthảo văn bản, quản lý văn bản, lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ hiện hành, giaonộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Xây dựng các quy định về giao nộp, thời hạn, loại hình hồ sơ, tài liệu

- Xây dựng và ban hành các quy định về tiêu hủy tài liệu

- Thường xuyên mở các lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho từngđối tượng khác nhau trong cơ qua

- Tham mưu phát triển đội ngũ cán bộ nguồn quản lý trong công tácvăn thư, lưu trữ

2.1.4.2 Trách nhiệm về tổ chức bộ máy và tuyển dụng,đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư, lưu trữ

Một trong những yếu tố quyết định đến sự thành công của công táctham mưu tổng hợp là phải xây dựng được bộ máy giúp việc hợp lý, tuyểndụng được đội ngũ cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ và phẩm chất tốt, điềunày thể hiện ở công tác tổ chức, bố trí sắp xếp nhân sự Lãnh đạo văn phòng

là người tham mưu cho thủ trưởng cơ quan thiết lập ra cơ cấu tổ chức bộ máycủa văn phòng và tuyển dụng nhân sự, bố trí, sắp xếp nhân sự cho bộ phậnlàm công tác văn thư, lưu trữ

Lãnh đạo văn phòng cần phải xác định rõ về tổ chức bộ máy làm công tácvăn thư lưu trữ như: Sự cần thiết phải có phòng văn thư hay bộ phận văn thư hay

bộ phận văn thư lưu trữ thuộc văn phòng; mô tả chức năng, nhiệm vụ cho các bộphận, các phòng dự định thành lập; soạn thảo văn bản quy định chức năng nhiệm

vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức; thảo các quyết định điều động, bổ nhiệm, tuyểndụng nhân sự phù hợp với điều kiện thực tế của cơ quan

Ngoài ra, lãnh đạo văn phòng căn cứ vào các văn bản quy định nhànước về tuyển dụng, sử dụng, quản lý cán bộ, công chức và các tiêu chuẩnnghiệp vụ ngạch công chức, trong vai trò và trách nhiệm của mình xây dựng

và tham mưu cho lãnh đạo cơ quan về số lượng nhân sự, tieu chuẩn tuyểndụng cán bộ văn thư, lưu trữ; bố trí, sắp xếp nhân sự phù hợp với tính chấtchuyên môn nghiệp vụ và nhu cầu công việc qua những việc làm cụ thể như:

- Đánh giá nhu cầu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tại thời điểmhiện tại và trong tương lai để từ đó hoạch định chính xác số lượng nhân sự;

- Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình phải xây dựng các tiêuchuẩn cụ thể để chuẩn hóa đội ngũ cán bộ làm công tác văn phòng, đặc biệt là

công tác văn thư lưu trữ Ví dụ, tuyển dụng cán bộ văn thư chuyên trách thìtiêu chuẩn đặt ra là phải tốt nghiệp về chuyên ngành văn thư, lưu trữ hoặc lưutrữ và quản trị văn phòng trình độ từ trung cấp trở lên tuyệt đối không tuyểndụng ứng viên không đúng chuyên ngành.

Trong công tác tuyển dụng, bổ nhiệm, sắp xếp nhân sự, ngoài các tiêuchuẩn của Nhà nước đã ban hành, thì văn phòng tham mưu cho thủ trưởng cơquan về tiêu chí tuyển dụng, phân công sắp xếp, bố trí, phân công công việc

cụ thể rõ ràng cho cán bộ nhằm đảm bảo về số lượng, chất lượng đồng thờitheo dõi, giúp đỡ nhân sự thực hiện tốt nhiệm vụ chuyên môn của mình

2.1.4.3 Trách nhiệm trong tổ chức soạn thảo, ban hànhcác văn bản hướng dẫn, quy định về văn thư lưu trữ và hướngdẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

a Trong tổ chức soạn thảo, ban hành và quản lý văn bảncủa cơ quan

Hoạt động quản lý, điều hành của bất kỳ cơ quan nào cũng không thểthiếu được công tác soạn thảo và ban hành văn bản, để các văn bản của cơquan khi ban hành có giá trị về mặt pháp lý thì khi soạn thảo phải đảm bảođúng về thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày, quy trình thủ tục phải theođúng quy định của Nhà nước nói chung và cơ quan nói riêng Như vậy, cónghĩa là cơ quan phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của cơ quanmình cụ thể hóa bằng việc soạn thảo, ban hành các văn bản quy định hướngdẫn như: quy chế về công tác văn thư lưu trữ, quy trình quản lý văn bản đi,đến… Sau khi có quy chế về công tác văn thư lưu trữ, lãnh đạo văn phòngphải có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo về hình thức, cách thức phổ biến

và hướng dẫn quy trình thực hiện cho các đơn vị, bộ phận cũng như toàn thểcán bộ công chức nhằm đảm bảo tính thống nhất và khoa học trong quá trìnhthực hiện công việc như:

- Xác định đối tượng soạn thảo văn bản của cơ quan;

- Xây dựng các tiêu chí, các yêu cầu về soạn thảo văn bản

- Xây dựng các văn bản quy định về soạn thảo và ban hành văn bản

- Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc hướng dẫn, kiểm tra,

duyệt các văn bản sau khi đã soạn thảo tại các đơn vị

Để làm tốt các việc này, ngoài trách nhiệm quản lý, điều hành thì lãnhđạo văn phòng phải là người nắm vững các nghiệp vụ văn phòng như soạnthảo văn bản, văn thư lưu trữ…

Bên cạnh nhiệm vụ hướng dẫn, chỉ đạo việc soạn thảo văn bản ở cácđơn vị thuộc cơ quan, lãnh đạo văn phòng phải thẩm tra, kiểm tra các văn bảncủa cơ quan và đơn vị trực thuộc trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký và trướckhi văn thư làm thủ tục phát hành

b Trong tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữCũng như công tác văn thư, nhằm tổ chức tốt công tác lưu trữ và đưacông tác này vào nề nếp, thống nhất về nghiệp vụ, lãnh đạo văn phòng cần cótrách nhiệm tham mưu cho thủ trưởng cơ quan trong việc hướng dẫn, phổbiến các văn bản quy định về công tác lưu trữ, thường xuyên tổ chức hội nghịtập huấn, tuyên truyền về công tác này Ngay sau khi có các văn bản quyphạm pháp luật của nhà nước về công tác lưu trữ, lãnh đạo văn phòng giúplãnh đạo cơ quan soạn thảo, ban hành các quy chế, quy định về công tác lưutrữ; hướng dân việc tổ chức, thực hiện trong toàn cơ quan Ngoài ra có thểban hành các văn bản quy định nghiệp vụ như về giao nộp và thủ tục giao nộp

hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; về chỉnh lý tài liệu của cơ quan

2.1.4.3 Trách nhiệm trong tổ chức kiểm tra, đánh giá vàthi đua khen thưởng

Song song với việc ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về côngtác văn thư, lưu trữ, lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm tham mưu và giúp thủtrưởng cơ quan kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện trong phạm vi cơ quan

và các đơn vị trực thuộc Theo định kỳ 6 tháng, hàng năm văn phòng phải cóbáo cáo tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ Ngoài ra, lãnh đạo vănphòng có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra nghiệp vụ nhằm hướng dẫn vàchấn chỉnh công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản đi đến; công táclập hồ sơ, thu thập chỉnh lý tài liệu, khai thác tài liệu lưu trữ

Qua các kết quả kiểm tra cuối năm, văn phòng tổng hợp đánh giá tìnhhình thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ để bình xét khen thưởng đối

với các cá nhân và đơn vị hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ; đồng thời văn phòngphải rà soát, kiểm điểm những khuyết điểm và hạn chế trong quá trình thựchiện; xem xét những khó khăn, vướng mắc giữa các quy chế, quy định củanhà nước so với tình hình thực tế áp dụng tại cơ quan mình để kịp thời đưa ranhững giải pháp khắc phục phù hợp.

2.2 Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong

tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Lục Nam

2.2.1 Khảo sát về đội ngũ lãnh đạo văn phòng huyện

Theo quy định chung của nhà nước và quy định ban hành kèm theoQuyết định số 03/2015/QĐ-UBND ngày 29/5/2015 của UBND huyện LụcNam, lãnh đạo văn phòng huyện bao gồm: 01 Chánh văn phòng và 03 Phóchánh văn phòng Nguồn nhân lực quản lý đã đáp ứng được nhu cầu thammưu, giúp việc cho cơ quan và chủ tịch UBND huyện

Qua khảo sát, về trình độ chuyên môn đội ngũ lãnh đạo văn phòng đềuđáp ứng đạt chuẩn, đều có trình độ đại học, trên đại học đã qua các lớp đàotạo trung cấp lý luận chính trị và hành chính nhà nước Tuy nhiên, lãnh đạovăn phòng lại chưa qua trường lớp đào tạo về chuyên ngành quản trị vănphòng, văn thư lưu trữ Song, mặc dù không được đào tạo về chuyên ngànhquản trị văn phòng, văn thư lưu trữ hoặc hành chính văn thư nhưng lãnh đạovăn phòng cũng đã có những nhận thức và suy nghĩ đúng đắn về công tác này.Chính vì thế công tác văn phòng tại huyện đã có những hiệu quả và nề nếp

2.2.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tham mưu

tổ chức văn thư lưu trữ chuyên trách

Trên cơ sở các văn bản của Nhà nước quy định về bộ máy làm công tácVăn thư lưu trữ, Chánh văn phòng sẽ tham mưu cho lãnh đạo cơ quan tổ chứcthành lập phòng Hành chính hoặc phòng Văn thư lưu trữ nhằm quản lý, điềuhành công tác văn thư lưu trữ của cơ quan mang lại hiệu quả và chất lượng.Tuy nhiên để làm được điều này, phải xuất phát từ tình hình thực tiễn củatừng cơ quan, sự quan tâm sâu sát của lãnh đạo văn phòng và sự chỉ đạo kipojthời của lãnh đạo cơ quan

Tại UBND huyện Lục Nam, trong phạm vi nhiệm vụ quyền hạn của