Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền bảo hiểm xe cơ giới tại công ty bảo hiểm MIC thừa thiên huế

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN ------KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN BẢO HIỂM XE CƠ GIỚI TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM

Trang 1

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN

- -KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ

THU TIỀN BẢO HIỂM XE CƠ GIỚI TẠI CÔNG TY

BẢO HIỂM MIC THỪA THIÊN HUẾ

Trang 2

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN KIỂM TOÁN

- -KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ

THU TIỀN BẢO HIỂM XE CƠ GIỚI TẠI CÔNG TY

BẢO HIỂM MIC THỪA THIÊN HUẾ

U

Sinh viên thực hiện: Giáo viên hướng dẫn:

Lớp: K47A – Kiểm toán

Niên khóa: 2013 – 2017

Huế, tháng 4 năm 2017

Trường Đại học Kinh tế Huế

Trang 3

LỜI CẢM ƠN

Sau một thời gian thực tập tại công ty bảo hiểm MIC Thừa Thiên Huế, tôi

đã thực hiện đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền bảo hiểm

xe cơ giới tại công ty bảo hiểm MIC Thừa Thiên Huế” Để hoàn thành được bài báo cáo này, không chỉ dựa vào sự cố gắng, nỗ lực của bản thân mà tôi còn nhờ vào sự giúp đỡ rất nhiệt tình của Cô giáo hướng dẫn và các Anh, Chị tại phòng kế toán - tài chính công ty bảo hiểm MIC Thừa Thiên Huế.

Để hoàn thành khóa luận này, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Th.S Nguyễn Ngọc Thủy đã tận tình hướng dẫn trong suốt quá trình viết báo cáo thực tập.

Tôi xin chân thành cảm ơn và tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Anh, Chị trong

bộ phận kế toán công ty MIC Thừa Thiên Huế đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi và đã nhiệt tình giúp đỡ cho tôi trong quá trình thực tập tại công ty Tôi xin chân thành cám ơn quý Thầy, Cô trong khoa Kế toán – Kiểm toán, chuyên ngành Kiểm toán, trường Đại học Kinh tế Huế đã tận tình truyền đạt kiến thức trong những năm tôi học tập tại trường Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học tập không chỉ nền tảng cho quá trình nghiên cứu báo cáo thực tập mà còn là hành trang quý báu để tôi bước vào đời một cách

tự tin hơn.

Cuối cùng, tôi xin kính chúc quý Thầy Cô dồi dào sức khỏe và thành công trong sự nghiệp cao quý Đồng kính chúc Anh, Chị trong công ty, đặc biệt là các Anh, Chị bộ phận kế toán sức khỏe, đạt được nhiều thành công trong công việc.

Huế, tháng 04 năm 2017 Sinh viên

Võ Thị Thu Hằng

Trang 4

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Trang 5

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1.Doanh thu năm 2015 - 2016 46

Bảng 2.2 Doanh thu bảo hiểm xe cơ giới năm 2015 - 2016 47

Bảng 2.3 Nợ phải thu khách hàng năm 2015 - 2016 55

Bảng 2.4 Tiền và các khoản tương đương tiền năm 2015 - 2016 55

Bảng 2.5 Số vòng quay khoản phải thu năm 2015 – 2016 56

Trang 6

DANH MỤC BIỂU

BIỂU 2.1 BÁO CÁO NHANH DOANH THU BẢO HIỂM GỐC CÔNG TY BẢOHIỂM MIC THỪA THIÊN HUẾ NĂM 2015 50BIỂU 2.1 BÁO CÁO NHANH DOANH THU BẢO HIỂM GỐC CÔNG TY BẢOHIỂM MIC THỪA THIÊN HUẾ NĂM 2015 51BIỂU 2.3 BÁO CÁO CHI TIẾT CÔNG NỢ CÔNG TY BẢO HIỂM MIC 58BIỂU 2.4 BÁO CÁO CHI TIẾT CÔNG NỢ CÔNG TY BẢO HIỂM MIC 58

Trang 7

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1 Mô hình yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 11

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức quản lý tại công ty 25

Sơ đồ 2.2: Cơ cấu bộ máy kế toán tại Công ty 28

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 30

Trang 9

MỤC LỤC

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

2.1 Mục tiêu chung 2

2.2 Mục tiêu cụ thể 2

3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

4.1 Phương pháp luận 3

4.2 Phương pháp thu thập số liệu 3

4.3 Phương pháp phân tích số liệu thu thập được 3

5 Hạn chế cơ bản của đề tài 4

6 Cấu trúc của đề tài 4

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 5

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ VẤN ĐỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP .5

1.1 Cơ sở lý luận về vấn đề kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp 5

1.1.1 Những vấn đề lý luận về kiểm soát nội bộ 5

1.1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ 5

1.1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 6

1.1.1.3 Sự cần thiết và nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 7 1.1.1.4 Các thủ tục kiểm soát 12

1.1.1.5 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ 14

1.1.2 Những vấn đề lý luận về chu trình bán hàng và thu tiền 15

1.1.2.1 Những khái niệm liên quan 15

1.1.2.2 Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền 15

1.1.3 Mục tiêu kiểm soát 15

1.2 Cơ sở thực tiễn của vấn đề nghiên cứu 17

Trang 10

1.2.1 Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại các

doanh nghiệp 17

1.2.1.1 Nhận và xử lý đơn đặt hàng của người mua 18

1.2.1.2 Xét duyệt bán chịu 18

1.2.1.3 Chuyển giao hàng hóa 18

1.2.1.4 Lập hóa đơn và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng 19

1.2.1.5 Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền và các khoản phải thu khách hàng 19

1.2.1.6 Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu 20

1.2.1.7 Lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi 20

1.2.1.8 Xóa sổ các khoản không thu hồi được 20

1.2.2 Các rủi ro thường gặp trong chu trình bán hàng và thu tiền 20

CHƯƠNG 2: KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM QUÂN ĐỘI MIC THỪA THIÊN HUẾ 22

2.1 Tổng quan về công ty Cổ phần bảo hiểm Quân đội 22

2.1.1 Lịch sử hình thành công ty Cổ phần bảo hiểm Quân đội 22

2.1.2 Ngành nghề kinh doanh của công ty bảo hiểm MIC Huế 24

2.2 Môi trường kiểm soát và hệ thống kế toán tại công ty bảo hiểm MIC Thừa Thiên Huế 24

2.2.1 Môi trường kiểm soát 24

2.2.2 Hệ thống kế toán 28

2.3 Nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty MIC Thừa Thiên Huế .32

2.4 Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại công ty Bảo hiểm MIC Thừa Thiên Huế 38

2.4.1 Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng tại công ty Bảo hiểm MIC Thừa Thiên Huế .38

2.4.1.1 Các quy định và chính sách liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền 38

2.4.1.2 Mô tả chu trình bán hàng – thu tiền từ khách hàng 39

2.4.1.3 Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ bán hàng 44

2.4.1.4 Kiểm soát việc ghi nhận doanh thu bán hàng 45

Trang 11

2.4.3 Mô tả chu trình thu tiền tại bộ phận kế toán 52

2.4.2 Kiểm soát nội bộ các khoản thu tiền 54

2.4.2.1 Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền mặt 54

2.4.2.2 Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng 54

CHƯƠNG 3: NHỮNG GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM MIC HUẾ .60

3.1 Đánh giá hệ thống KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty Bảo hiểm MIC Thừa Thiên Huế 60

3.1.1 Ưu điểm 60

3.1.2 Nhược điểm 61

3.2 Đánh giá về hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty MIC Thừa Thiên Huế 62

3.2.1 Ưu điểm 62

3.2.2 Nhược điểm 62

3.3 Sự cần thiết phải tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty Bảo hiểm MIC Thừa Thiên Huế 63

3.4 Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ 64

3.4.1 Xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ 64

3.4.2 Hoàn thiện trình tự luân chuyển chứng từ 64

3.5 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty Bảo hiểm MIC chi nhánh Huế 65

3.5.1 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát doanh thu 65

3.5.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nợ phải thu khách hàng 65

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 67

1 Kết luận 67

2 Kiến nghị 68

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 69

Trang 12

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ

1 Lý do chọn đề tài

Hiện nay, nền kinh tế nước ta đang trong thời kỳ hội nhập, công nghiệp hóahiện đại hóa đất nước Do vậy, trong những năm qua Đảng và Nhà nước ta đã cónhững chính sách nhằm cải thiện cũng như phát triển nền kinh tế nhiều thành phần, đadạng hóa các hình thức sở hữu, mở rộng quan hệ hợp tác với các doanh nghiệp trongnước và nước ngoài Một doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường và ngày càngphát triển thì doanh nghiệp không chỉ cần có chiến lược kinh doanh tốt, khôn khéo, độingũ nhân viên lành nghề,… mà còn đòi hỏi doanh nghiệp phải có công tác quản lý,công tác kiểm soát tối ưu để hạn chế những gian lận, sai sót có thể xảy ra và đề ranhững phương hướng, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp

Công ty cổ phần bảo hiểm Quân đội MIC sau nhiều năm hoạt động trên lĩnhvực bảo hiểm phi nhân thọ đã khẳng định được vị thế của mình trên thị trường bảohiểm Việt Nam, nhưng với môi trường kinh doanh ngày càng khốc liệt và cạnh tranhgay gắt như hiện nay thì một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững, lâu dàithì cần có những giải pháp nhằm tăng cường khả năng cạnh tranh, cũng như tăng nănglực công tác quản lý trong doanh nghiệp Muốn vậy, doanh nghiệp cần xây dựng một

hệ thống kiểm soát, quản lý hợp lý, hiệu quả và có tính khoa học Việc trước mắt màdoanh nghiệp cần làm đó là hoàn thiện hệ thống KSNB, đặc biệt là doanh nghiệp nênchú trọng tăng cường kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền để đảmbảo doanh thu, tiền bán hàng được tính và thu một cách đầy đủ, chính xác Tuy nhiên,các doanh nghiệp mà cụ thể là công ty bảo hiểm hiện đang triển khai hệ thống kiểmsoát nội bộ chưa đồng bộ và chưa quy chuẩn, các công ty hoặc không có hệ thống quychế quản lý hoàn chỉnh hoặc có nhưng manh mún

Từ những lý do trên, tôi quyết định chọn đề tài: “Kiểm soát nội bộ chu trình

bán hàng và thu tiền bảo hiểm xe cơ giới tại Công ty bảo hiểm MIC Thừa Thiên Huế”.

Trang 13

Từ đó đưa ra các định hướng, giải pháp nhằm phát triển và hoàn thiện hệ thốngKSNB trong doanh nghiệp để giúp doanh nghiệp phát triển và vững mạnh hơn trongtương lai.

2 Mục tiêu nghiên cứu

2.1 Mục tiêu chung

Nghiên cứu tình hình công tác kiểm tra kiểm soát nội bộ về chu trình bán hàng

và thu tiền tại công ty Bảo hiểm MIC Thừa Thiên Huế, chỉ ra những hạn chế còn tồntại Từ đó đề ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hơn hệ thống KSNB, mà đặc biệt làcông tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

2.2 Mục tiêu cụ thể

- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận và thực tiễn về công tác kiểm soát nội bộchu trình bán hàng và thu tiền

- Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công

ty bảo hiểm MIC Thừa Thiên Huế

- Đánh giá công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công tybảo hiểm MIC Thừa Thiên Huế

- Đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện và tăng cường kiểm soát nội bộ chutrình bán hàng và thu tiền tại công ty bảo hiểm MIC Thừa Thiên Huế

3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thutiền tại Công ty Bảo hiểm MIC Thừa Thiên Huế

- Phạm vi nghiên cứu:

Về không gian: Công ty Bảo hiểm MIC Thừa Thiên Huế.Địa chỉ: Tầng 5, tòanhà Viettel Huế, số 11 Lý Thường Kiệt, phường Phú Nhuận, thành phố Huế, tỉnh ThừaThiên Huế

Trang 14

Về thời gian: Công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền củacông ty bảo hiểm MIC Thừa Thiên Huế năm 2015- 2016.

Về nội dung: Tập trung nghiên cứu công tác kiểm soát nội bộ chu trình bánhàng và thu tiền tại công ty MIC Thừa Thiên Huế Đưa ra những đánh giá về hệ thốngkiểm soát và công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền và đồng thời đưa

ra những giải pháp hoàn thiện hệ thống và công tác kiểm soát nội bộ công ty

4 Phương pháp nghiên cứu

4.1 Phương pháp luận

Phương pháp luận được sử dụng xuyên suốt quá trình nghiên cứu là phươngpháp duy vật biện chứng Đọc tài liệu, phân tích, tổng hợp những tài liệu cần thiết choviệc nghiên cứu Những tài liệu này cung cấp những gợi ý giúp xác định chính xác vấn

đề và hình thành cơ sở lý luận cho bài nghiên cứu

4.2 Phương pháp thu thập số liệu

Thu thập số liệu thứ cấp chủ yếu được thu thập từ báo cáo từ phòng Kế toán củacông ty MIC Thừa Thiên Huế và thu thập từ báo, internet

4.3 Phương pháp phân tích số liệu thu thập được

- Phương pháp tổng hợp số liệu

- Phương pháp phân tích số liệu

- Phương pháp thống kê và mô tả tình hình kiểm soát nội bộ của công ty MICHuế

- Phương pháp so sánh để rút ra kết luận về thực trạng kiểm soát nội bộ công tyMIC Huế

Trang 15

5 Hạn chế cơ bản của đề tài

Do bài nghiên cứu chỉ được thực hiện trong một thời gian ngắn cùng với nhữngkiến thức chuyên môn mới chỉ được học trên cơ sở lý thuyết mà chưa được vận dụngnhiều vào thực tiễn nên bài báo cáo sẽ không thể tránh khỏi những thiếu sót Mongquý thầy cô góp ý cho bài báo cáo được hoàn thiện hơn

6 Cấu trúc của đề tài

Phần I: Đặt vấn đề

Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu

Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về vấn đề kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp

Chương 2: Kiểm soát nội bộ về chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty bảo hiểm MIC Thừa Thiên Huế

Chương 3: Những giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty bảo hiểm MIC Thừa Thiên Huế

Phần III: Kết luận và kiến nghị

Trang 16

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ VẤN ĐỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU

TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Cơ sở lý luận về vấn đề kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp

1.1.1 Những vấn đề lý luận về kiểm soát nội bộ

1.1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ

Theo Luật Kế toán 2015 cho rằng, “Kiểm soát nội bộ là việc thiết lập và tổ chứcthực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội

bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịpthời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra”

Theo COSO (Ủy ban bao gồm đại diện các hiệp hội kế toán, kiểm toán, quản trịHoa Kỳ), “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, Hội đồng quản trị vàcác nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp

lý trong việc thực hiện các mục tiêu

Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam, “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định

và thủ tục kiểm soát do đơn vị xây dựng và áp dụng nhằm: đảm bảo cho đơn vị tuânthủ pháp luật và các quy định; để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận,sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực, hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụnghiệu quả tài sản của đơn vị

Theo Chuẩn mực số 400 “Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ” (Ban hành theoquyết định số 143/2001/QĐ-BTC ngày 21 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tàichính): Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vịđược kiểm toán xây dựng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quyđịnh, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo

Trang 17

tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sảncủa đơn vị.

Vậy, Kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của đơn vị; là sự tíchhợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy, chính sách và nổ lựccủa mọi thành viên đặt ra một cách hợp lý Nó được tổ chức trên cơ sở xác định rủi ro

có thể xảy ra trong từng khâu hoạt động và tìm ra biện pháp ngăn ngừa sai phạm nhằmthực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra Hệ thống này không đo đếm kết quảdựa trên các con số tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống,phòng ban của công ty đang vận hành ra sao và nếu vẫn giữ nguyên cách đó thì có khảnăng hoàn thành kế hoạch hay không

Hay đơn giản hơn, hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống của tất cả những gì màmột tổ chức cần làm để đạt được những mục tiêu mà công ty mong muốn

1.1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức có thể hiểu như là các chính sách

và thủ tục được thiết lập tại công ty nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu sau:

- Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ luật pháp và quy định của công ty

- Đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý của các hoạt động giúp đơn

vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mởrộng thị phần…

- Đảm bảo tính trung thực, độ tin cậy của báo cáo tài chính

- Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệthại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm…)

- Bảo vệ tài sản khỏi bị mất mát, hao hụt, gian lận, trộm cắp…

- Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và tạo dựng được lòng tin đối với họTrường Đại học Kinh tế Huế

Trang 18

1.1.1.3 Sự cần thiết và nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

a Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo Báo cáo COSO nhận định, giữa các bộ phận của kiểm soát nội bộ có mốiquan hệ chặt chẽ tác động lẫn nhau để giúp nhà quản lý đạt mục tiêu Hầu hết bất cứ

bộ phận nào trong kiểm soát nội bộ đều có ảnh hưởng đến các bộ phận khác, vì vậykiểm soát nội bộ không chỉ là một quá trình mà còn có tính hệ thống

Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400 về kiểm soát nội bộ, “Hệ thốngkiểm soát nội bộ là các quy định và thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xâydựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, đểkiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập BCTC trung thựchợp lý”

b Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Ở nước ta hệ thống kiểm soát nội bộ chưa có được một quy chế tổ chức và hệthống độc lập, cụ thể: Tại doanh nghiệp, kế toán trưởng thực hiện hai nhiệm vụ chính:Nhiệm vụ tổ chức, lãnh đạo công tác kế toán tại đơn vị và đồng thời kiêm nhiệmnhiệm

vụ kiểm tra, kiểm soát về mặt tài chính kinh tế của đơn vị Hai nhiệm vụ có sự đối lậpnhau nhưng lại được thực hiện bởi cùng một người sẽ làm ảnh hưởng đến niềm tin củanhững người quan tâm

Trước đây và nhiều quan điểm truyền thống, hệ thống kiểm soát nội bộ thườngchỉ tập trung vào nội bộ của đơn vị, nhưng ngày nay hệ thống kiểm soát nội bộ củađơn vị đã vượt ra khỏi phạm vi đơn vị, do các hoạt động của đơn vị hiện nay đượcnhiều tổ chức bên ngoài quan tâm Do vậy, doanh nghiệp cần có một hệ thống kiểmsoát nội bộ đủ mạnh và đáng tin cậy để đáp ứng yêu cầu của những đối tượng này đặt

ra như: các nhà tài trợ, chủ sở hữu, đối tượng cho vay vốn, các cổ đông, ngân hàng vànhiều đối tượng khác… Hệ thống kiểm soát nội bộ có phạm vi rất rộng, có liên quanđến mọi lĩnh vực hoạt động của đơn vị như: lĩnh vực kinh tế, tài chính và phi kinh tế,phi tài chính

Trang 19

Trong cơ chế thị trường hiện nay, việc nâng cao sức cạnh tranh và sử dụng tiếtkiệm, hiệu quả nguồn lực là mục tiêu của hầu hết các doanh nghiệp Để đáp ứng vàkhắc phục các tình trạng như: thao túng thông tin tài chính và che đậy các hành vi gianlận do kiêm nhiệm, những yếu kém trong công tác kiểm tra, kiểm soát thì đòi hỏidoanh nghiệp cần thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ khoa học và hữu hiệu.

 Do vậy, việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ đang trở thành nhu cầucấp thiết trong công tác quản lý tại mỗi doanh nghiệp

c Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của quản lý Một hệthống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho doanh nghiệp các lợi ích như:

- Đảm bảo các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

- Bảo vệ thông tin và tài sản trong doanh nghiệp, đơn vị

- Ngăn chặn, phát hiện và xử lý các vi phạm, gian lận trong hoạt động kinhdoanh

- Phát hiện, thu thập đầy đủ và xử lý kịp thời các vấn đề, những phát sinh ngoài

dự kiến của doanh nghiệp

- Tăng cường tính hiệu lực về mặt điều hành, hiệu năng quản lý, hiệu quả kinhdoanh của đơn vị (quyết định quản lý phù hợp và hiệu lực, quản lý phải đem lại kếtquả; kinh doanh phải thu được lợi nhuận cao)

d Nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ

Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phải dựa trên các nguyên tắc sau:

- Các thủ tục kiểm soát được đơn vị thiết lập dựa trên điều kiện thực tế tại mỗiđơn vị hoạt động Có như vậy, các thủ tục mới có thể phát huy tối đa tác dụng kiểmsoát của nó

- Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát phải tuân thủ theo các nguyên tắc sau:Nguyên tắc “phân công, phân nhiệm”; Nguyên tắc “bất kiêm nhiệm”, Nguyên tắc “ủyquyền và phê chuẩn”

Trang 20

- Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động chođơn vị Tuy nhiên, chi phí để duy trì hệ thống KSNB phải nhỏ hơn lợi ích do hệ thốngkiểm soát nội bộ mang lại.

e Các yếu tố hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ

 Có rất nhiều quan điểm khác nhau về các yếu tố cấu thành hệ thống kiểmsoát nội bộ

- Theo quan điểm truyền thống, hệ thống kiểm soát nội bộ được cấu thành bởi 3yếu tố: Môi trường kiểm soát; Hệ thống kế toán; Các loại kiểm soát và thủ tục kiểmsoát

- Theo quan điểm của COSO, hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 5 yếu tố: Môitrường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Các hoạt động kiểm soát; Thông tin và truyền thông

và giám sát kiểm soát

e.1 Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của

đơn vị, là nền tảng đối với các bộ phận khác của hệ thống KSNB và chi phối đến ýthức kiểm soát của mọi người trong tổ chức Môi trường kiểm soát là cơ sở cho tínhhữu hiệu của hệ thống KSNB, tạo ra kỷ luật và cơ cấu của tổ chức

Môi trường kiểm soát tốt sẽ là nền tảng quan trọng cho sự hoạt động hiệu quảcủa hệ thống kiểm soát nội bộ

e.2 Đánh giá rủi ro: Là quá trình mà đơn vị nhận dạng và đối phó các rủi ro

phát sinh trong quá trình hoạt động Việc đánh giá rủi ro của một bộ phận hay hoạtđộng giúp kiểm toán viên xem xét liệu người quản lý có nhận thức và ứng phó kịp thờivới các rủi ro hay không

Không lệ thuộc vào quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý, bất kỳ tổ chứcnào khi hoạt động đều bị các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoàitác động:

- Các yếu tố bên trong: Sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đứcnghề nghiệp Chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, trang

Trang 21

thiết bị, cơ sở hạ tầng Tổ chức và cơ sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự thay đổi,

mở rộng sản xuất Chi phí cho quản lý, thiếu sự kiểm tra, kiểm soát thích hợp…

- Các yếu tố bên ngoài: Thay đổi công nghệ làm thay đổi thói quen của ngườitiêu dùng làm các sản phẩm bị lỗi thời Xuất hiện yếu tố cạnh tranh không mong muốnlàm tác động đến giá cả và thị phần

Để tránh thiệt hại do các tác động nêu trên doanh nghiệp cần thường xuyên xácđịnh rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn Phân tích ảnh hưởng và đưa ra các biện pháp để quản

lý và giảm thiểu tác hại do rủi ro

e.3 Các hoạt động kiểm soát: Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ

tục để đảm bảo giúp cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện và có các hànhđộng cần thiết nhằm kiểm soát các rủi ro mà đơn vị có thể gặp phải, giúp đơn vị có thểđạt được mục tiêu đã đề ra Các hoạt động kiểm soát chủ yếu gồm:

- Phân chia trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng giữa các chức năng nhằm hạn chếkhả năng xảy ra gian lận hoặc sai sót

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ, bao gồm kiểm soát hệ thốngchứng từ, sổ sách, ủy quyền và xét duyệt các nghiệp vụ, kiểm tra độc lập quá trìnhthực hiện nghiệp vụ…

- Kiểm soát vật chất bao gồm hạn chế sự tiếp cận tài sản, kiểm kê tài sản, sửdụng thiết bị kiểm soát… nhằm hạn chế sự thất thoát hay lãng phí tài sản vật chất

- Phân tích soát xét lại việc thực hiện nhằm phát hiện ra các biến động thấtthường, giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổimục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không, từ đó xác định nguyênnhân, đề ra biện pháp xử lý thích hợp, thông qua việc định kỳ đối chiếu giữa số liệutổng hợp và số liệu chi tiết,…

e.4 Thông tin và truyền thông: Là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập,

duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát của đơn vị, thông qua việc hình thành và cungcấp thông tin cho việc ra quyết định, xử lý các giao dịch hay tiếp nhận các thông tinphản hồi Tìm hiểu hệ thống thông tin và truyền thông trong một hoạt động giúp kiểm

Trang 22

toán viên xác định những rủi ro gây ra do tình trạng thiếu thông tin, thông tin khôngđược cập nhật,…

e.5 Giám sát: Là quá trình người quản lý thường xuyên hoặc định kỳ đánh giá

hệ thống KSNB nhằm xem xét liệu nó có đang vận hành đúng như thiết kế và thực sựhữu hiệu hay không, có cần sửa đổi hệ thống cho phù hợp với sự phát triển của đơn vịkhông

Theo đó, các hoạt động diễn ra luôn phải được kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo

độ tin cậy về kết quả cho những đối tượng quan tâm, nhất là các đối tượng bên ngoài

Chính vì vậy, COSO quy định bắt buộc tất cả các đơn vị được tài trợ khi lập báocáo tài chính phải kèm theo báo cáo về kiểm soát nội bộ của đơn vị, cùng với nhữngbáo cáo kiểm toán nội bộ và báo cáo kiểm toán độc lập của các tổ chức kiểm toán có

uy tín và danh tiếng để có minh chứng cho việc tuân thủ và tôn trọng kiểm soát nội bộtheo các quy định đặt ra

Các yếu tố trên được biểu diễn theo hình sau:

Sơ đồ 1.1 Mô hình yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

 Hiện nay quan điểm về hệ thống kiểm soát nội bộ đang bao trùm cả kiểmsoát nội bộ cùng với các phương tiện, thiết bị kỹ thuật, con người Phương tiện, thiết bịphục vụ kiểm soát càng khách quan thì hiệu quả càng tin cậy Bộ phận kiểm soát càng

sử dụng các phương tiện, thiết bị kỹ thuật hiện đại, càng hạn chế sự chi phối, tác độngcủa con người thì bộ phận kiểm soát có độ tin cậy cao

Môi trườngkiểm soát

Đánh giá rủi ro

Hoạt động kiểmsoát

Giám sátThông tin và

truyền thôngTrường Đại học Kinh tế Huế

Trang 23

 Về con người, người kiểm soát phải trung thực, minh bạch, có năng lực vàluôn đảm bảo được sự phát triển, đáp ứng yêu cầu kiểm soát trong các điều kiện thayđổi Việc tổng hợp kết quả, kiểm soát, phân tích, đánh giá và điều chỉnh các chínhsách, quy định, thủ tục kiểm soát sau hoạt động kiểm soát để có được những kinhnghiệm, những điều chỉnh kịp thời cho những thủ tục kiểm soát tiếp theo, đem lại kếtquả kiểm soát cao hơn, hiệu lực hơn, đúng với mục tiêu, mong muốn và yêu cầu đặt ra

là một trong những yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ hiện đại ngày nay

1.1.1.4 Các thủ tục kiểm soát

a Khái niệm thủ tục kiểm soát

Theo Chuẩn mực 400 “Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ” Thủ tục kiểm soát

là các quy chế và thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trongđơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể

b Phân loại các thủ tục kiểm soát

 Một là, Kiểm soát trực tiếp bao gồm: kiểm soát quản lý và kiểm soát xử lý

- Kiểm soát quản lý: Đây là loại kiểm soát mà người thực hiện độc lập vớingười thực hiện hoạt động được kiểm tra, kiểm soát Kiểm soát quản lý thường cụ thể

và đi sâu vào các hành vi, các hoạt động cụ thể theo những yêu cầu, mục tiêu, nhậnthức, góc nhìn khác nhau trong những điều kiện cụ thể nhưng luôn hướng tới nhữngmục tiêu kiểm soát nói chung đã đặt ra như: Quy định trách nhiệm bảo vệ tài sản vàthông tin, thiết lập các quy chế, biện pháp để ngăn ngừa sự tiếp cận đến tài sản, thôngtin của những người không có trách nhiệm Chế độ kiểm kê tài sản, chế độ bảo quảntài sản, các điều kiện vật chất như thiết bị cho việc bảo vệ và kiểm soát tài sản, sổ sách

và thông tin, chế độ bảo hiểm tài sản, phòng cháy chữa cháy,…

- Kiểm soát xử lý: Là loại kiểm soát được đặt ra để xử lý các nghiệp vụ phátsinh, luân chuyển chứng từ, nghiệp vụ, quá trình xử lý, ghi sổ các nghiệp kinh tế đảmbảo rằng nghiệp vụ đó xảy ra và việc ghi chúng vào sổ kế toán là chính xác, kháchquan, đúng đắn, đúng quy trình, tin cậy

Trang 24

 Hai là, kiểm soát tổng quát: Là kiểm soát tổng thể cùng một lúc nhiều hoạtđộng khác nhau, dưới nhiều hình thức khác nhau đối với nhiều hệ thống, nhiều côngviệc khác nhau.

Đối với những đơn vị có xử dụng hệ thống vi tính, tin học trong công tác kếtoán thì công việc kiểm toán luôn phải sử dụng kết hợp giữa các chuyên gia có am hiểu

về lĩnh vực máy tính, tin học và những chuyên gia có chuyên môn thuộc các lĩnh vựccần kiểm soát

c Các nguyên tắc xây dựng các thủ tục kiểm soát

 Nhìn chung, các thủ tục kiểm soát trong đơn vị được thiết lập dựa trên cácnguyên tắc cơ bản sau

c.1 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Nguyên tắc này quy định nhiệm vụ độc lập thích hợp về trách nhiệm trong cácnghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn

Cụ thể: không kiêm nhiệm giữa các nghiệp vụ phê chuẩn, thực hiện nghiệp vụ, kếtoán, bảo quản tài sản; hay không thể kiêm nhiệm giữa chức năng thực hiện và chứcnăng kiểm soát…

c.2 Nguyên tắc phân công, phân nhiệm

Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc được phân chia cụ thể cho nhiều

bộ phận và nhiều người trong bộ phận Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng tạo sựchuyên môn hóa trong công việc, ít sai sót và khi xảy ra sai sót thì dễ phát hiện hiện do

có sự kiểm soát chéo

c.3 Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn

- Để tuân thủ các quy trình kiểm soát, theo sự ủy quyền của các nhà quản lý,các cấp dưới được giao quyết định và giải quyết các công việc trong phạm vi nhấtđịnh Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một

hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung củadoanh nghiệp

Trang 25

- Sự phê chuẩn được thực hiện qua hai loại:

+ Sự phê chuẩn chung: Được thực hiện thông qua việc xây dựng các chính sáchchung về những mặt hoạt động cụ thể cho các bộ phận cấp dưới tuân thủ

+ Sự phê chuẩn cụ thể: Được thực hiện theo từng nghiệp vụ kinh tế riêng

 Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn có cácnguyên tắc như: việc quy định chứng từ sổ sách phải đầy đủ, kiểm soát vật chất đối vớitài sản và sổ sách và kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị

1.1.1.5 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ

a Khái niệm rủi ro tiềm tàng

Theo chuẩn mực số 400 “Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ”: Rủi ro tiềm tàng

là rủi ro tiềm ẩn, vốn có do khả năng từng nghiệp vụ, từng khoản mục trong báo cáotài chính chứa đựng sai sót trọng yếu khi tính riêng rẽ hoặc tính gộp, mặc dù có haykhông có hệ thống kiểm soát nội bộ

b Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Theo điểm 18, chuẩn mực số 400 “Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ”: Hệthống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ không thể đảm bảo hoàn toàn đạt đượcmục tiêu quản lý là do những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ như:

- Chi phí cho hệ thống KSNB không được vượt quá những lợi ích mà hệ thống

Trang 26

- Khả năng người chịu trách nhiệm thực hiện thủ tục kiểm soát nội bộ lạm dụngđặc quyền của mình.

- Do thay đổi cơ chế và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạchậu hoặc bị vi phạm

1.1.2 Những vấn đề lý luận về chu trình bán hàng và thu tiền

1.1.2.1 Những khái niệm liên quan

- Bán hàng là quá trình liên hệ với khách hàng tiềm năng tìm hiểu nhu cầukhách hàng, trình bày và chứng minh sản phẩm, đàm phán mua bán, giao hàng vàthanh toán

- Thu tiền là quá trình người bán hàng thu lại lượng giá trị mà mình đã bán chokhách hàng bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc các hình thức thanh toán khác

- Doanh thu bán hàng là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu đượctrong kỳ kế toán, phát sinh từ hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanhnghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu

1.1.2.2 Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền

- Chu trình bán hàng và thu tiền trải qua các khâu khác nhau, các khoản mụchàng hóa, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, nợ phải thu khách hàng… là đối tượng dễ bịchiếm dụng

- Chu trình bán hàng và thu tiền do nhiều yếu tố tác động như sự cạnh tranh gaygắt giữa khách hàng bằng cách tăng hạn mức bán chịu, khả năng quản lý khoản thutiền kém,… có thể kéo theo sự gia tăng rủi ro sai phạm lớn

1.1.3 Mục tiêu kiểm soát

a Kiểm soát doanh thu bán hàng trong doanh nghiệp

Trang 27

Mục tiêu kiểm soát Diễn giải

Tính phát sinh Doanh thu công ty ghi nhận là thực tế phát sinh trong niên độ

kế toán và thuộc về đơn vị

Sự đầy đủ Tất cả các nghiệp vụ bán hàng phát sinh phải được ghi chép

đầy đủ vào sổ kế toán

Sự đánh giá và phân

bổ

Doanh thu được đánh giá và ghi nhận phù hợp

Ghi chép chính xác Doanh thu bán hàng được ghi chép đúng số tiền

Trình bày và khai báo Doanh thu được trình bày và khai báo là có thật, thuộc về đơn

vị, đầy đủ, diễn đạt dễ hiểu, đúng kỳ báo cáo

b Kiểm soát nợ phải thu khách hàng

Tính hiện hữu Nợ phải thu khách hàng thể hiện trên báo cáo tài chính là có

thật

Quyền Nợ phải thu khách hàng thể hiện trên báo cáo tài chính thuộc

quyền sở hữu của đơn vị

Đầy đủ Tất cả các khoản nợ phải thu khách hàng được ghi chép đầy

đủ

Đánh giá và phân bổ Các khoản nợ phải thu khách hàng được thể hiện trên báo

cáo tài chính và những điều chỉnh có liên quan đã được đánhgiá, ghi nhận phù hợp

Ghi chép chính xác - Số liệu chi tiết của tài khoản nợ phải thu khách hàng

khớp đúng với số dư trên Sổ Cái

- Các phép tính liên quan đến tài khoản nợ phải thu kháchhàng đều chính xác về số học

Trình bày và thuyết

minh

Các khoản nợ phải tu được trình bày và thuyết minh thì cóthật, thuộc về đơn vị, đầy đủ, diễn đạt dễ hiểu và phân loạiđúng

Trang 28

b Thực hiện kiểm toán doanh thu bán hàng và nợ phải thu khách hàng

b.1 Mục tiêu kiểm soát doanh thu bán hàng:

- Các khoản tính cho khách hàng đối với hàng hóa đã cung cấp có được ghinhận đầy đủ trên báo cáo tài chính

- Các nghiệp vụ phát sinh được xác định và hạch toán chính xác Số liệu trênbáo cáo tài chính có khớp với số liệu trên sổ sách kế toán

- Doanh thu có được hạch toán đúng niên độ kế toán

- Doanh thu có được mô tả và phân loại chính xác và được công bố đầy đủ.b.2 Mục tiêu kiểm soát nợ phải thu khách hàng:

- Những khoản phải thu khách hàng tại ngày lập bảng cân đối kế toán có đượcphản ánh trên báo cáo tài chính

- Các khoản phải thu phát sinh có được xác định và ghi chép chính xác Số liệutrên báo cáo tài chính có khớp đúng với số liệu trên sổ sách kế toán

- Các khoản phải thu khách hàng có được ghi nhận đúng niên độ kế toán

1.2 Cơ sở thực tiễn của vấn đề nghiên cứu

1.2.1 Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại các doanh nghiệp

Trong chu trình bán hàng – thu tiền ở mỗi doanh nghiệp, mỗi bước công việcbao gồm nhiều nghiệp vụ mới với các chứng từ tương ứng Việc kiểm soát từng khâu,từng nghiệp vụ nhằm ngăn ngừa và phát hiện các sai phạm, rủi ro xảy ra là việc hếtsức quan trọng Nếu đơn vị không xây dựng được HTKSNB hữu hiệu đối với nghiệp

vụ bán hàng và nợ phải thu khách hàng thì việc không thu hồi được các khoản nợ củakhách hàng là điều khó tránh khỏi Trong nghiệp vụ bán hàng, đối với các phươngthức giao dịch khác nhau, phương thức thanh toán khác nhau, cũng như trong điềukiện hợp đồng khác nhau thì quy trình xử lý công việc cũng khác nhau Song chungnhất, chu trình bán hàng và thu tiền có thể được cụ thể hóa thành các khâu xử lý công

Trang 29

1.2.1.1 Nhận và xử lý đơn đặt hàng của người mua

Quá trình bán hàng – thu tiền thường được bắt đầu từ yêu cầu mua hàng củakhách hàng thông qua đơn đặt hàng Đặt hàng của khách hàng có thể thông qua đơnđặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, đặt hàng qua điện thoại… Người bán tiến hànhxem xét khả năng thanh toán của khách hàng và đưa ra quyết định bán hàng

Doanh nghiệp thiết lập cơ chế kiểm tra, kiểm soát để theo dõi, giám sát ở giaiđoạn lập lệnh bán hàng:

- Sự đồng bộ về sổ sách: Đòi hỏi hệ thống kế toán từ chứng từ đến sổ sách phảikiểm soát được tối đa các nghiệp vụ bán hàng

1.2.1.3 Chuyển giao hàng hóa

Sau khi lệnh bán hàng đã được lập thì bộ phận kho sẽ tiến hành xuất kho cho bộphận chuyển hàng Hầu hết hàng hóa được chuyển giao cho khách hàng thông qua nhàvận chuyển hàng hóa Bộ phận giao hàng sẽ lập chứng từ chuyển hàng và gửi hàng chokhách hàng Chứng từ chuyển hàng là cơ sở để lập hóa đơn Khi xuất hàng ngoài sựkiểm tra của thủ kho và người nhận hàng có sự kiểm soát của bộ phận bảo vệ

Trang 30

1.2.1.4 Lập hóa đơn và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng

Hóa đơn bán hàng là chứng từ gho rõ mẫu mã, số lượng hàng hóa, giá cả hànghóa bao gồm các yếu tố liên quan Như vậy hóa đơn là phương thức chỉ rõ cho kháchhàng về số tiền họ phải trả, thời hạn thanh toán, vừa là căn cứ ghi sổ Nhật ký bán hàng

và theo dõi các khoản phải thu Trước khi hóa đơn được gửi cho khách hàng sẽdduwwocj ghi vào tài khoản tổng hợp trên Sổ Cái

Từng hóa đơn được sử dụng để ghi vào tài khoản chi tiết giúp theo dõi công nợphải thu của từng khách hàng

1.2.1.5 Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền và các khoản phải thu khách hàng

Sau khi hóa đơn đã được lập và hàng hóa đã xuất cho khách hàng thì tiến hànhthu tiền và theo dõi nợ phải thu đối với từng khách hàng chưa thanh toán Tiền mặtđược ghi vào sổ Nhật ký thu tiền, các khoản phải thu theo dõi trên sổ chi tiết các khoảnphải thu khách hàng theo đúng số tiền và đúng kỳ

Để tiện theo dõi thanh toán, cần liệt kê các khoản nợ theo từng loại hàng hóa,nhóm tuổi để từ đó lập kế hoạch thu nợ, thường kế hoạch nà do bộ phận bán chịu đảmtrách Ngoài ra để giảm thiểu các sai phạm thì phải đảm bảo độc lập giữa nhân viênphụ trách và kế toán công nợ và kế toán tổng hợp Tuy nhiên, gian lận vẫn có thể xảy

ra nếu có sự thông đồng giữa các nhân viên này

Đối với nghiệp vụ thu tiền ngay, trong thực tế tiền mặt là khoản xảy ra sai sót,gian lận nhất nên quá trình kiểm soát nội bộ thường rất chặt chẽ trong việc quản lýtiền:

- Các chứng từ phải được đánh số trước: Cac phiếu thu tiền mặt được đánh sốthứ tự để tránh hiện tượng viết phiếu thu cho khách hàng song không có tiền mặt trên

sổ do người thu tiền đã biển thủ tiền, đồng thời tránh được việc trùng lắp trong việc lậpphiếu thu

- Chọn một phiếu thu của kế toán tiền mặt, kiểm tra chuỗi thứ tự số các phiếuthu đó và đặc biệt chú ý tới những số bị sai sót, bị thiếu hoặc nằm ngoài thứ tự bìnhthường

Trang 31

1.2.1.6 Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu

Nếu khách hàng không hài lòng với số hàng nhận được do sai quy cách haykém chất lượng, họ có thể gửi trả hàng lại cho doanh nghiệp Do vậy doanh nghiệp cần

có bộ phận độc lập chịu trách nhiệm về việc xét duyệt, tiếp nhận cũng như khấu trừcác khoản công nợ liên quan đến số hàng này Đối với giảm giá hàng bán phải có sựphê chuẩn của người có thẩm quyền trong doanh nghiệp, chiết khấu khi khách hàngthanh toán trong thời gian được chiết khấu, giảm giá đối với khách hàng mua nhiều.Khi hàng bán bị trả lại, mỗi nghiệp vụ đều phải có sự phê chuẩn của bộ phận kinhdoanh

1.2.1.7 Lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi

Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh và chuẩn bị cho việc khóa

sổ kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính, đơn vị phải tiến hành đánh giá cáckhoản phải thu không có khả năng thu hồi và tiến hành lập dự phòng nợ phải thu khóđòi, như vậy mới có thể đề phòng được những tổn thất khi có rủi ro xảy ra, hạn chếnhững biến động về kết quả kinh doanh của kỳ kế toán

Để lập dự phòng phải thu khó đòi, doanh nghiệp cần có những bằng chứng đángtin cậy như: khách hàng bị phá sản hoặc bị tổn thất, thiệt hại lớn về tài sản và mất khảnăng thanh toán, doanh nghiệp đã tiến hành đòi nợ nhưng không được

1.2.1.8 Xóa sổ các khoản không thu hồi được

Công việc này được thực hiện khi không chịu thanh toán hoặc mất khả năngthanh toán Các khoản nợ không thể thu hồi được, nhà quản lý có trách nhiệm xem xét

để cho phép xóa sổ khoản nợ đó Việc xóa sổ phải được thực hiện theo đúng nguyêntắc và chế độ kế toán hiện hành

1.2.2 Các rủi ro thường gặp trong chu trình bán hàng và thu tiền

Hoạt động nhận đặt hàng của khách hàng:

- Nhận đặt hàng từ những khách hàng không có tính pháp lý

Trang 32

- Bán chịu cho khách hàng không có khả năng thanh toán

- Chấp nhận đơn đặt hàng nhưng không có khả năng đáp ứng

Hoạt động cung cấp hàng hóa:

- Giao hàng hóa khi chưa được xét duyệt

- Cung cấp hàng hóa sai đối tượng khách hàng, sai thời gian giao hàng

- Mất mác, tổn thất hàng hóa trong quá trình vận chuyển

Hoạt động lập hóa đơn bán hàng và theo dõi nợ phải thu:

- Người bán không lập hóa đơn hoặc lập hóa đơn, chúng từ cho khách hàngkhông kịp thời

- Lập hóa đơn khống

- Lập hóa đơn sai

- Chuyển dữ liệu công nợ sai, không kịp thời

- Chiếm giữ khoản tiền thu của khách hàng một thời gian làm lợi cho mục đích

cá nhân

Trang 33

CHƯƠNG 2: KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHU TRÌNH BÁN HÀNG

VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM QUÂN ĐỘI MIC THỪA

THIÊN HUẾ

2.1 Tổng quan về công ty Cổ phần bảo hiểm Quân đội

2.1.1 Lịch sử hình thành công ty Cổ phần bảo hiểm Quân đội

 Tổng quan về Tổng Công ty cổ phần bảo hiểm Quân đội:

Năm 2007, Tổng Công ty cổ phần Bảo hiểm Quân đội được thành lập theoQuyết định số 871/BQĐ ngày 22/2/2007 của Quân ủy Trung ương và giấy phép số43GP/KDBH ngày 08/10/2007 của Bộ Tài chính.Vốn điều lệ là 300 tỷ

Ngay từ khi mới ra đời, ý thức được sứ mệnh quan trọng của mình, MIC đã tậptrung xây dựng những sản phẩm đặc thù phục vụ riêng cho quân đội như: bảo hiểm tainạn quân đội, bảo hiểm học viên trong các nhà trường quân đội,…

Năm 2008, mở rộng kinh doanh.Thành lập 18 Chi nhánh và 30 phòng kinhdoanh tại các tỉnh, thành phố lớn trên cả nước.Triển khai hệ thống công nghệ thông tinhiện đại vào quản lý Được Thủ trưởng Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng tặng danhhiệu “Đơn vị quyết thắng năm 2008”

Năm 2009, xây dựng sản phẩm đặc thù Ban hành thêm 1 số sản phẩm đặc thùnhư: Bảo hiểm du lịch toàn cầu, bảo hiểm tín dụng cá nhân… Phát triển mô hình bánhàng mới như bảo hiểm tín dụng liên kết ngân hàng – bảo hiểm Đầu tư thành lập công

ty MIC Invest, Tân Phú Long Được Thủ trưởng Tổng cục Công nghiệp Quốc phòngtặng danh hiệu “Đơn vị quyết thắng năm 2008”

Năm 2010, mở rộng và đa dạng hóa lĩnh vực đầu tư Tiếp nhận khu đất D47 từ

Bộ Tư lệnh Thủ đô để dầu tư dự án Tổ hợp Trung tâm thương mại, văn phòng và nhà ởhiện tại; Tham gia các dự án đầu tư xây dựng nhà ở cho các cán bộ, sĩ quan thuộc BộQuốc phòng/TCCNQP; Nhận nhiều danh hiệu cao quý

Năm 2011, chuyển đổi mô hình thành Tổng Công ty Tăng vốn điều lệ lên 400tỷ; Thành lập thêm 5 Công ty Bảo hiểm thành viên

Trang 34

Năm 2012, tái cơ cấu mô hình tổ chức, đổi mới để phát triển bền vững.Tái cơcấu, đổi mới chiến lược Lần đầu tiên doanh thu đạt 500 tỷđồng.

Năm 2013, tiếp tục củng cố và phát triển bền vững

Năm 2014, vươn tới tầm cao Lần đầu tiên doanh thu vượt mốc 1000 tỷ đồng;Top 7 doanh nghiệp Bảo hiểm phi nhân thọ mạnh nhất thị trường

Năm 2015, triển khai chiến lược 2015 – 2017 Phấn đấu trở thành Top 5 trên thịtrường

Năm 2016, phát triển nhanh, bền vững, sát Top 5 thị trường Doanh thu chạmmốc 2000 tỷ đồng, Lợi nhuận tăng gấp đôi năm 2015 Vốn điều lệ tăng lên 800 tỷđồng

Trải qua gần 10 năm xây dựng và phát triển, MIC đã phát triểm mạnh mẽ với sốvốn điều lệ 800 tỷ đồng, mạng lưới rộng khắp với 54 công ty thành viên tại 55 tỉnhthành trên cả nước Đến nay, MIC không chỉ khẳng định là đơn vị bảo hiểm tốt nhấtcho các đơn vị thuộc Bộ quốc phòng mà còn đẩy mạnh phục vụ ra bên ngoài với hơn

100 sản phẩm đáp ứng yêu cầu của mọi đối tượng khách hàng

 Sơ lược về Tổng công ty Bảo hiểm MIC

- Tên tiếng Việt: Tổng công ty Cổ phần Bảo hiểm Quân đội

- Tên tiếng Anh: Military Insurance Corporation

- Tên viết tắt: MIC

- Địa chỉ: Tầng 15, Tòa nhà MIPEC, số 229 Tây Sơn, phường Ngã Tư Sở, quậnĐống Đa, TP Hà Nội

Trang 35

- Website:www.mic.vn– www.emic.vn

 Công ty Bảo hiểm Quân đội MIC Thừa Thiên Huế: Công ty được thành lậpvào 24/04/2008 Công ty là đơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc chịu sự lãnh đạotrực tiếp của Tổng Công ty

Địa chỉ: Tầng 5, tòa nhà Viettel Huế, số 11 Lý Thường Kiệt, phường PhúNhuận, thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế

2.1.2 Ngành nghề kinh doanh của công ty bảo hiểm MIC Huế

- Công ty chủ yếu kinh doanh bảo hiểm phi nhân thọ: Bảo hiểm ô tô- xe máy;Bảo hiểm sức khỏe và bảo hiểm tai nạn con người; Bảo hiểm học sinh – sinh viên; Bảohiểm tai nạn quân nhân; Bảo hiểm xây dựng và lắp đặt; Bảo hiểm cháy nổ; Bảo hiểmhàng hóa vận chuyển nội địa đường bộ, đường sắt, đường biển, đường sông và đườnghàng không; Bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu; Bảo hiểm thân tàu và trách nhiệmdân sự chủ tàu; Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp luật sư; Bảo hiểm tín dụng và rủi rotài chính; Bảo hiểm hàng không Đồng thời, MIC kinh doanh nhận và nhượng tái bảohiểm và đầu tư tài chính

- Kinh doanh Tái Bảo hiểm: MIC có quan hệ với các nhà Tái Bảo hiểm hàngđầu thế giới như: Munich Re, ACR, Swish Re

- Đầu tư tài chính và các dự án Bất động sản

2.2 Môi trường kiểm soát và hệ thống kế toán tại công ty bảo hiểm MIC Thừa Thiên Huế

2.2.1 Môi trường kiểm soát

 Quan điểm và cách thức điều hành của Công ty:

Trong những năm qua, thị trường bảo hiểm chịu tác động mạnh mẽ từ khủnghoảng kinh tế, mức tăng trưởng thấp kỷ lục, các doanh nghiệp thực hiện tái cơ cấumạnh mẽ Với sự quan tâm sát sao của HĐQT, sự nổ lực trong công tác chỉ đạo điềuhành của Ban điều hành và sự đoàn kết, chủ động, sáng tạo, bản lĩnh, trách nhiệm vàquyết tâm cao của cán bộ nhân viên Tại Công ty, Giám đốc công ty coi công tác

Trang 36

KSNB là rất quan trọng và tiến hành phổ biến đến toàn bộ nhân viên công ty các quyđịnh, các quy tắc và yêu cầu tất cả các nhân viên phải tuân thủ đúng.

 Nhờ đó, MIC đã tạo được sự chuyển biến mạnh trong tăng trưởng doanh thu

và lợi nhuận, nâng cao năng lực tài chính, nâng cao chất lượng dịch vụ, mở rộng kênhphân phối, cái tiến quy trình dịch vụ, đẩy mạnh phát triển thương hiệu và truyền thông

 Cơ cấu tổ chức:

Công ty thiết lập cơ cấu tổ chức theo mối quan hệ trực tuyến - chức năng: Có sựkiểm soát từ trên xuống, đồng thời các bộ phận chức năng cũng có mối quan hệ liênkết để thực hiện một cách có hiệu quả

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty:

(Nguồn: Ban quản lý công ty MIC TTH)

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức quản lý tại công ty

- Ban Giám đốc: Là người nắm quyền điều hành cao nhất trong công ty, đạidiện cho công ty trước pháp luật và có trách nhiệm chỉ đạo điều hành toàn diện tronghoạt động kinh doanh của công ty Giám đốc trực tiếp điều hành các lĩnh vực như:Công tác xây dựng chiến lược, định hướng kế hoạch phát triển Công ty; Xử lý những

vụ việc phức tạp mà các phòng ban không giải quyết được; Xây dựng các quy định,quy chế quản lý nội bộ Công ty; Công tác đầu tư phát triển

Phòng kinh

doanh 1

KSNB là rất quan trọng và tiến hành phổ biến đến toàn bộ nhân viên công ty các quyđịnh, các quy tắc và yêu cầu tất cả các nhân viên phải tuân thủ đúng

Giám đốc

Phó Giámđốc

Phòng kinh

doanh 1

Phòng kinhdoanh 2

Phòng xe cơgiới

Phòng hànhchính - kếtoán

KSNB là rất quan trọng và tiến hành phổ biến đến toàn bộ nhân viên công ty các quyđịnh, các quy tắc và yêu cầu tất cả các nhân viên phải tuân thủ đúng

Phòng hànhchính - kếtoán

Trang 37

- Phó Giám đốc: Là người quản lý điều hành các hoạt động của Công ty theo sựphân công của Giám đốc Chủ động, triển khai các nhiệm vụ được phân công và chịutrách nhiệm trước Giám đốc về hiệu quả hoạt động kinh doanh.

- Phòng kinh doanh: Là bộ phận trực tiếp chịu trách nhiệm thực hiện các hoạtđộng tiếp thị - bán hàng tới các khách hàng và khách hàng tiềm năng của Công tynhằm đạt chỉ tiêu về doanh số, thị phần,…

- Phòng xe cơ giới: Là bộ phận trực tiếp chịu trách nhiệm thực hiện hoạt độngtiếp thị - bán hàng tới các khách hàng, nhưng bộ phận này tập trung chủ yếu cho hoạtđộng bán bảo hiểm xe cơ giới

- Phòng hành chính – kế toán: Là bộ phận có chức năng tham mưu, giúp Giámđốc trong các lĩnh vực về công tác tài chính, kế toán, công tác quản lý vốn, tài sản,công tác kiểm tra nội bộ, công tác quản lý chi phí và phân tích hoạt động kinh tế

Quản trị doanh nghiệp bảo hiểm đòi hỏi làm sao từng người lao động phát huy

để đạt được yêu cầu cũng như họ khẳng định vị trí, đóng góp, tự hào với cống hiến của

họ trong doanh nghiệp bảo hiểm hướng về mục tiêu thực hiện tốt chiến lược hoặc kếhoạch kinh doanh của doanh nghiệp bảo hiểm

Hầu hết các doanh nghiệp bảo hiểm đều đặt ra được yêu cầu về kiến thức và kỹnăng từng vị trí của người lao động, tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc,tiêu chuẩn đạo đức nghề nghiệp, phối hợp trong bộ phận và các bộ phận khác, kiểm tragiám sát nội bộ

Quản trị nguồn nhân lực đòi hỏi phải sắp xếp, bố trí hợp lý cơ cấu tổ chứcdoanh nghiệp bảo hiểm, đưa ra các chính sách, mục tiêu cho từng đơn vị hoạt động,

Trang 38

đưa ra các quy chế, quy trình phối hợp phản ánh kiểm soát và xử lý thông tin giữa cácđơn vị, phân cấp phân quyền nhằm đảm bảo thực hiện tốt kế hoạch chiến lược kinhdoanh và giải quyết những thay đổi, biến động từ thị trường, những tiêu cực từ bêntrong doanh nghiệp bảo hiểm.

Việc lập kế hoạch kinh doanh được trình lên Tổng công ty và yêu cầu nhân viêntại các công ty Chi nhánh thực hiện nghiêm túc và khoa học Kế hoạch kinh doanhđược đặt ra phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty, không vượt ra khả năng củacông ty để hạn chế áp lực cho nhân viên và có thể dẫn đến gian lận, sai sót, tạo ra Báocáo tài chính không trung thực, hợp lý

 Các nhân tố ảnh hưởng bên ngoài:

- Yếu tố về kinh tế: Tăng trưởng GDP, CPI, xuất nhập - khẩu, tín dụng…

- Yếu tố chính trị: Những chủ trương, chính sách, nghị quyết, giải pháp mới củaĐảng, Nhà nước, Chính phủ tác động đến nền kinh tế nói chung, ngành bảo hiểm nóiriêng có thể là cơ hội hoặc thách thức như kiềm chế lạm phát, thắt chặt tín dụng, quản

lý chặt chẽ đầu tư…

- Yếu tố pháp luật: Các văn bản pháp luật mới ban hành và có hiệu lực tác độngđến bảo hiểm như Luật bảo hiểm xã hội, Luật bảo hiểm y tế, Luật phòng chống thiêntai, Luật bảo vệ môi trường… Các cơ chế, chính sách thủ tục mới ban hành như chínhsách thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN… Các văn bản hướng dẫn hoạt động kinhdoanh như chế độ kế toán, sửa đổi bổ sung TT 124, TT 125, bảo hiểm cháy nổ bắtbuộc, bảo hiểm bắt buộc trách nhiệm dân sự chủ xe cơ giới…

Trang 39

- Yếu tố xã hội: Thu nhập, thái độ đối với rủi ro và bảo hiểm của các tầng lớpdân cư, vùng miền.

2.2.2 Hệ thống kế toán

Một hệ thống kế toán được đánh giá là hiệu quả thì phải cung cấp những thôngtin chính xác và kịp thời, hỗ trợ cho hoạt động quản lý của Ban lãnh đạo công ty Nóđóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các hoạt động của công ty

Sơ đồ bộ máy kế toán:

Sơ đồ 2.2: Cơ cấu bộ máy kế toán tại Công ty

Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán:

- Trưởng phòng kế toán: Là người được bổ nhiệm đứng đầu bộ phận kế toán cótrình độ chuyên môn cao, có phẩm chất đạo đức tốt và có năng lực điều hành, tổ chứcđược công tác kế toán trong đơn vị Trong doanh nghiệp, kế toán trưởng luôn đứngdưới và làm việc dưới quyền giám đốc tài chính Theo luật kế toán hiện hành, kế toántrưởng trong các doanh nghiệp do Nhà nước bổ nhiệm giữ chức năng giám sát viên kếtoán – tài chính của Nhà nước đặt tại doanh nghiệp Đồng thời, kế toán trưởng kiêm kếtoán tổng hợp thực hiện các công việc như: hướng dẫn nhân viên điều phối các hoạtđộng kế toán, theo dõi các nghiệp vụ kế toán,…

- Yếu tố xã hội: Thu nhập, thái độ đối với rủi ro và bảo hiểm của các tầng lớpdân cư, vùng miền

Trưởng phòng kế

toán

- Yếu tố xã hội: Thu nhập, thái độ đối với rủi ro và bảo hiểm của các tầng lớpdân cư, vùng miền

Trang 40

- Kế toán viên: thực hiện các công việc như: thu thập thông tin các nghiệp vụphát sinh ghi vào chứng từ kế toán, ghi sổ kế toán, tiến hành lập báo cáo kế toán theo

kỳ kế toán của các phần hành kế toán

- Thủ quỹ: Tiến hành lập và cân đối các báo cáo quỹ và các khoản thu - chitrong sổ tiền mặt Đồng thời là người thực hiện chi trả tiền mặt và kiểm quỹ thườngxuyên

Hệ thống chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là bằng chứng chứng minh bằng giấy tờ cho các nghiệp vụkinh tế phát sinh và khi hoàn thành Nội dung trên các chứng từ được phản ánh lên sổsách kế toán tại công ty, đảm bảo cho các thông tin trên sổ sách kế toán là đầy đủ vàthực sự hiện hữu, phát sinh

Các chứng từ sử dụng trong chu trình bán hàng và thu tiền:

- Hợp đồng bảo hiểm: Là sự thỏa thuận giữa chủ xe và công ty MIC Theo đó,chủ xe phải đóng đầy đủ phí bảo hiểm và bên MIC phải bồi thường cho chủ xe khi xảy

ra sự kiện bảo hiểm

- Giấy chứng nhận bảo hiểm: Là bằng chứng về việc giao kết hợp đồng bảohiểm

- Hóa đơn GTGT: Do bộ phận bán hàng lập và xuất, là cơ sở để ghi nhậnnghiệp vụ bán hàng phát sinh, ghi sổ kế toán về doanh thu và nợ phải thu khách hàng

- Giấy báo Có: Là chứng từ do ngân hàng lập Đây là chứng từ làm căn cứ ghinhận việc ghi tăng tiền gửi ngân hàng và giảm phải thu khách hàng

Định dạng
Số trang	87
Dung lượng	798,53 KB