Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại tổng công ty cổ phần dệt may hòa thọ

Phương pháp này được sử dụng để nghiên cứu các tài liệu liênquan đến hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán; các tài liệu về cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý và những q

KHOA KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN

Lớp: K47A Kiểm Toán

Niên khóa: 2013 - 2017

Huế, tháng 05 năm 2017

Trường Đại học Kinh tế Huế

Lời Cảm Ơn

Lời đầu tiên em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến quý thầy côgiáo Trường Đại Học Kinh Tế Huế đã nhiệt tình giảng dạy, truyền đạt những kiến thức,kinh nghiệm quý báu Đã tạo điều kiện cho em được làm khóa luận tốt nghiệp này, đây

là một cơ hội tốt để em có thể thực hành các kỹ năng được học trên lớp Đặc biệt, côgiáo Th.s Nguyễn Thị Thanh Bình đã dành nhiều thời gian tâm huyết để giúp em cóthể hoàn thành tốt khóa luận này

Em xin bày tỏ lời cảm ơn đến quý Tổng Công ty cổ phần Dệt May Hòa Thọ, tậpthể cán bộ công nhân viên, đặc biệt là các anh, chị, cô, chú trong Ban Kiểm soát nội bộ,phòng Tài chính - Kế toán, phòng Kinh doanh đã quan tâm, giúp đỡ và tạo điều kiệncho em để được tiếp xúc vào thực tế, học hỏi nhiều điều đồng thời cung cấp những sốliệu cần thiết để em có thể hoàn thành khóa luận

Do thời gian nghiên cứu, kiến thức và kinh nghiệm thực tế có hạn Mặc dù đã

cố gắng nhưng đề tài cũng không tránh khỏi những sai sót nhất định Kính mong quýthầy cô giáo, quý công ty và tất cả các bạn đóng góp ý kiến bổ sung để đề tài đượchoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Trường Đại học Kinh tế Huế

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Chu trình mua hàng và thanh toán 19

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của Tổng Công ty 41

Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Tổng Công ty 47

Sơ đồ 2.3 Hình thức kế toán máy 51

Trường Đại học Kinh tế Huế

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1 Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình mua hàng và thanh toán 23

Bảng 1.2 Những thủ tục kiểm soát từng giai đoạn 27

Bảng 2.1 Ngành nghề kinh doanh của TCT 39

Bảng 2.2 Mã Nguyên phụ liệu tại TCT 65

Bảng 2.3 Thủ tục KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại TCT 85

Trường Đại học Kinh tế Huế

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN……… i

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT……….ii

DANH MỤC SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ……… ….iii

DANH MỤC BẢNG BIỂU……… iv

MỤC LỤC……… v

PHẦN I - ĐẶT VẤN ĐỀ 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng nghiên cứu 2

4 Phạm vi nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu 2

6 Kết cấu đề tài 3

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 4

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 4

1.1 Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 4

1.1.1 Định nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ 4

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ 6

1.1.3 Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ 6

1.1.4 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ 7

1.1.5 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO 7

1.1.5.1 Môi trường kiểm soát 8

1.1.5.2 Đánh giá rủi ro 11

1.1.5.3 Hoạt động kiểm soát 12

1.1.5.4 Thông tin và truyền thông 13

1.1.5.5 Giám sát 15

1.1.6 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ 16

1.2 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán 17

Trường Đại học Kinh tế Huế

1.2.1 Khái quát chung về chu trình mua hàng và thanh toán 17

1.2.1.1 Định nghĩa về chu trình mua hàng và thanh toán 17

1.2.1.2 Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán 19

1.2.1.3 Hệ thống các chứng từ, sổ sách kế toán và các báo cáo liên quan đến chu trình mua hàng và thanh toán 20

1.2.1.4 Các gian lận và sai sót trong chu trình mua hàng và thanh toán 23

1.2.2 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán 25

1.2.2.1 Các mục tiêu kiểm soát 25

1.2.2.2 Các thủ tục kiểm soát đối với chu trình mua hàng và thanh toán 25

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ 35

2.1 Giới thiệu khái quát về TCT cổ phần Dệt May Hoà Thọ 35

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của TCT 35

2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 35

2.1.1.2 Ngành nghề kinh doanh 39

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của TCT cổ phần Dệt May Hòa Thọ 40

2.1.2.1 Chức năng 40

2.1.2.2 Nhiệm vụ 40

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại TCT cổ phần Dệt May Hòa Thọ 41

2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại TCT 41

2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ của bộ máy quản lý 42

2.2 Tình hình tổ chức công tác kế toán tại TCT cổ phần Dệt May Hòa Thọ 46

2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 46

2.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán 48

2.2.3 Hình thức kế toán và chế độ kế toán áp dụng tại TCT 50

2.3 Thực trạng tổ chức công tác KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại TCT cổ phần Dệt May Hòa Thọ 52

2.3.1 Hệ thống KSNB tại TCT cổ phần Dệt May Hòa Thọ 52

2.3.1.1 Môi trường kiểm soát 52

Trường Đại học Kinh tế Huế

2.3.1.2 Đánh giá rủi ro 56

2.3.1.3 Hoạt động kiểm soát 56

2.3.1.4 Thông tin và truyền thông 58

2.3.1.5 Giám sát 59

2.3.2 Thực trạng hoạt động KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại TCT cổ phần Dệt may Hòa Thọ 59

2.3.2.1 Các quy định và chính sách liên quan đến mua hàng 59

2.3.2.2 Các thủ tục KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại TCT cổ phần Dệt may Hòa Thọ 62

2.3.2.3 Kiểm soát trong môi trường xử lý thông tin bằng máy tính 82

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ 83

3.1 Đánh giá về thực trạng của hệ thống KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại TCT cổ phần Dệt May Hòa Thọ 83

3.1.1 Đánh giá môi trường kiểm soát tại TCT 83

3.1.2 Đánh giá thủ tục KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại TCT cổ phần Dệt May Hòa Thọ 85

3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại TCT cổ phần Dệt May Hòa Thọ 87

3.2.1 Sự cần thiết của việc tăng cường KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại TCT cổ phần Dệt May Hòa Thọ 87

3.2.2 Hoàn thiện môi trường kiểm soát tại TCT cổ phần Dệt May Hòa Thọ 87

3.2.3 Một số giải pháp nhằm tăng cường KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại TCT cổ phần Dệt May Hòa Thọ 88

PHẦN III - KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 91

3.1 Kết luận 91

3.2 Kiến nghị 91

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 94 PHỤ LỤC

Trường Đại học Kinh tế Huế

PHẦN I - ĐẶT VẤN ĐỀ

1 Lý do chọn đề tài

Nền kinh tế của nước ta hiện nay đang vận hành theo cơ chế thị trường và trong

xu thế hội nhập thế giới, cạnh tranh ngày càng diễn ra gay gắt, khốc liệt hơn Điều nàyđòi hỏi các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải mở rộng theo cả chiều rộng và chiềusâu nếu các doanh nghiệp, tổ chức muốn được tồn tại một cách ổn định và bền vữngtrên thị trường Buộc các doanh nghiệp phải luôn thay đổi và hoàn thiện cho phù hợpvới tình hình của thị trường ngày càng biến động Trong bối cảnh này, các doanhnghiệp nói chung và Tổng công ty cổ phần Dệt May Hòa Thọ nói riêng phải khôngngừng nâng cao năng lực quản lý, đổi mới công nghệ để có thể bắt kịp với với nhịpphát triển của xã hội Và có thể thấy một trong những phương thức giúp doanh nghiệpcàng lớn mạnh chính là phải nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ Hệthống kiểm soát nội bộ một khi đã vững mạnh thì sẽ góp phần rất lớn cho doanhnghiệp, có thể làm giảm rủi ro đến mức tối thiểu

Và Tổng công ty cổ phần Dệt May Hòa Thọ là một trong những doanh nghiệp cóquy mô lớn, hoạt động chủ yếu ở lĩnh vực sản xuất và xuất khẩu hàng may mặc lớnnhất khu vực miền trung sẽ luôn chứa đựng nhiều yếu tố rủi ro nhất là xuất phát từchính những đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Chu trình mua nguyênvật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất của đơn vị rất phức tạp Do đó, đối với doanhnghiệp, một hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng chặt chẽ tại Tổng công ty sẽngăn ngừa được các rủi ro, hạn chế đến mức thấp nhất các sai sót dẫn đến thất thoát,lãng phí làm tăng chi phí đầu vào Mặt khác, ở chu trình mua hàng có cân đối, phù hợpvới các nguyên vật liệu tồn kho cho nên nếu chu trình mua hàng được kiểm soát tốt thìlượng hàng tồn kho sẽ duy trì ở mức an toàn và thấp nhất có thể làm giảm chi phí lưukho, bảo quản

Ngoài ra, kiểm soát tốt ở chu trình mua hàng và thanh toán sẽ tác động tích cựcđến các quy trình khác cũng như góp phần mang lại kết quả hoạt động sản xuất kinhdoanh tại Tổng Công ty cổ phần Dệt May Hòa Thọ Xuất phát từ thực tế đó, em đã

Trường Đại học Kinh tế Huế

chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Tổng Công ty cổ phần Dệt May Hòa Thọ” làm đề tài nghiên cứu.

2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là trên cơ sở những vấn đề lý luận, thông quanghiên cứu thực tế công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tạiTổng Công ty cổ phần Dệt May Hòa Thọ, tiến hành phân tích đặc điểm và đánh giáthực trạng kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Tổng Công ty cổphần Dệt May Hòa Thọ trong năm 2016

Trên cơ sở thực trạng và những hạn chế đã nghiên cứu, đề xuất các giải phápnhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại TổngCông ty cổ phần Dệt May Hòa Thọ

3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là những vấn đề có liên quan đến công táckiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Tổng Công ty cổ phần DệtMay Hòa Thọ

4 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu được giới hạn ở công tác kiểm soát nội bộ đối với chu trìnhmua nguyên phụ liệu phục vụ sản xuất hàng may mặc tại Tổng Công ty cổ phần DệtMay Hòa Thọ

Thời gian nghiên cứu: đề tài nghiên cứu trên cơ sở các thông tin số liệu trongnăm 2016

5 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng một số phương pháp cụ thể sau:

b Phương pháp nghiên cứu tài liệu

Việc nghiên cứu tài liệu góp phần quan trọng để tìm ra những nội dung chính vàtrọng tâm của tài liệu Phương pháp này được sử dụng để nghiên cứu các tài liệu liênquan đến hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán; các tài liệu về

cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý và những quy định của đơn vị thực tập

c Phương pháp quan sát

Tiến hành quan sát thực tế công tác kiểm soát nội bộ tại công ty từ bộ máy quản lýđến chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban liên quan đến công tác kiểm soát để có thểtìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty

d Phương pháp phỏng vấn

Phỏng vấn trực tiếp, hoặc qua email kế toán trưởng và các nhân viên khác có liênquan đến công tác kiểm soát nội bộ để tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát nội bộchu trình mua hàng và thanh toán tại Tổng Công ty cổ phần Dệt May Hòa Thọ

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN

TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1 Định nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ

Có rất nhiều định nghĩa về kiểm soát nội bộ, vì nó ảnh hưởng khác nhau đến cácbên liên quan trong tổ chức theo những cách khác nhau với những mức độ khác nhau.Hiện nay định nghĩa được chấp nhận rộng rãi là định nghĩa của COSO

COSO (Committeee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission)

là Uỷ ban của các tổ chức tài trợ của Uỷ ban Treadway Là một tổ chức được thành lậpdựa trên sự khởi xướng và tài trợ của năm tổ chức là: Hiệp hội Kế toán viên côngchứng Hoa Kỳ (AICPA), Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ (IIA - Institute of InternalAuditors), Hiệp hội Quản trị viên tài chính (FEI - Financial Executives Institute), Hiệphội Kế toán Hoa Kỳ (AAA - American Accounting Association), Hiệp hội Kế toánviên quản trị (IMA - Institute of Management Accountants)

COSO được thành lập với mục đích thiết lập các khuôn mẫu và đưa ra các hướngdẫn về quản trị rủi ro, kiểm soát nội bộ và giảm thiểu gian lận (Internal control andfraud deterrence)

Theo báo cáo của COSO được công bố dưới tiêu đề Kiểm soát nội bộ - Khuônkhổ hợp nhất đã định nghĩa về kiểm soát nội bộ như sau:

“Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo tài chính và tuân thủ.”

Trong định nghĩa trên, bốn nội dung cơ bản là quá trình, con người, đảm bảo hợp

lý và mục tiêu Cụ thể:

Trường Đại học Kinh tế Huế

 Kiểm soát nội bộ là một quá trình

Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộphận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất Qúa trình kiểmsoát là phương tiện để giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu của mình

Như vậy, kiểm soát nội bộ sẽ trở nên hữu hiệu khi nó là một bộ phận không táchrời chứ không phải là chức năng bổ sung cho các hoạt động của tổ chức

 Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người

Kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểumẫu…mà chủ yếu là do những con người trong tổ chức như Hội đồng Quản trị, Bangiám đốc và các nhân viên thực thi, chính họ sẽ định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểmsoát ở mọi nơi và vận hành chúng

Một hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể hữu hiệu khi từng thành viên trong tổchức hiểu rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình Tuy nhiên mỗi thành viên tham giavào tổ chức với khả năng, kiến thức, kinh nghiệm và nhu cầu khác nhau Do vậy, đểkiểm soát nội bộ hữu hiệu cần xác định mối liên hệ, nhiệm vụ và cách thức thực hiệnchúng của từng thành viên để đạt được các mục tiêu của tổ chức

 Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý

Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm bảotuyệt đối là các mục tiêu sẽ đạt được Vì khi vận hành hệ thống kiểm soát, những yếukém có thể xảy ra do các sai lầm của con người…nên dẫn đến không đạt được các mụctiêu Kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thểđảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việcđưa ra quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi íchđược mong đợi từ quá trình kiểm soát đó

Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức đầy đủ về các rủi ro, thế nhưng nếuchi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn không áp dụng các thủ tục để kiểmsoát rủi ro

Trường Đại học Kinh tế Huế

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống KSNB của một doanh nghiệp có các chức năng và nhiệm vụ sau:

- Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách cóhiệu quả nhất

- Bảo đảm rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức

và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó

- Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra các biện pháp giải quyết

- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các bộ phậncủa doanh nghiệp

- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạtđộng SXKD

- Đảm bảo việc lập các BCTC kịp thời, hợp lệ, và tuân theo các yêu cầu phápđịnh có liên quan

- Bảo vệ TS và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích

1.1.3 Sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ

Vấn đề KSNB có ý nghĩa quan trọng đối với hầu hết các đơn vị Ở các đơn vịnhỏ thì tổ chức quản lý theo kiểu gia đình; ở các đơn vị có quy mô lớn, quyền hạncàng phân chia chi nhiều cấp, các quan hệ giữa các bộ phận chức năng và các nhânviên càng trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thông tin phản hồi càng trởnên khó khăn, TS lại càng phân tán ở nhiều địa điểm và trong nhiều hoạt động khácnhau…do đó đòi hỏi phải có một hệ thống KSNB hữu hiệu

Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: giảm bớtnguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong quá trình SXKD (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi rolàm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm…) Bảo vệ TS khỏi bị

hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp Đảm bảo tính chính xác củacác số liệu kế toán và BCTC Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quytrình hoạt động của tổ chức cũng như các quy định của pháp luật Đảm bảo tổ chức

Trường Đại học Kinh tế Huế

hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra Bảo vệquyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ (trường hợp đối vớicông ty cổ phần).

1.1.4 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

- Đối với BCTC, KSNB phải bảo đảm về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vìchính người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập BCTC phù hợp với chuẩn mực vàchế độ kế toán hiện hành

- Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải bảo đảm hợp lý việc chấp hành luậtpháp và các quy định Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối vớinhững hành vi không tuân thủ trong đơn vị Bên cạnh đó, KSNB còn phải hướng mọithành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị,qua đó bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị

- Đối với mục tiêu sự hiện hữu và hiệu quả của các hoạt động, KSNB giúp đơn vịbảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộngthị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh…

Như vậy, các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặthoạt động và có ý nghĩa quan trọng với sự tồn tại và phát triển của đơn vị

1.1.5 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO

Dù có sự khác biệt đáng kể về cách thức tổ chức hệ thống KSNB giữa các đơn vị

do chúng phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu…củatừng nơi, thế nhưng bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng bao gồm những bộ phận cơ bản,

và theo quan điểm của COSO 2013 phổ biến hiện nay đó là:

- Môi trường kiểm soát

- Đánh giá rủi ro

- Hoạt động kiểm soát

- Thông tin và truyền thông

- Giám sát

Trường Đại học Kinh tế Huế

1.1.5.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát được biểu hiện thông qua các chuẩn mực, quy trình và cơcấu tổ chức, trong đó hướng dẫn cho mọi thành viên trong đơn vị ở các cấp khác nhautrong việc thực hiện trách nhiệm và ra quyết định Nó thể hiện thái độ chung của Hộiđồng quản trị, nhà quản lý cấp cao về các vấn đề kiểm soát, chi phối ý thức kiểm soátcủa mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB.Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là:

 Sự trung thực và giá trị đạo đức

Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trước tiên phụ thuộc vào tính trung thực và việctôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến các quá trình kiểm soát

Để đáp ứng yêu cầu này, các nhà quản lý cấp cao phải xây dựng những chuẩn mực vềđạo đức trong đơn vị để có thể ngăn cản không cho các thành viên có hành vi thiếu đạođức hoặc phạm pháp Bên cạnh đó, nhà quản lý cần làm gương cho cấp dưới về việctuân thủ các chuẩn mực đạo đức và cần phải phổ biến những quy định đến mọi thànhviên bằng các thể thức thích hợp

Một cách khác để nâng cao tính trung thực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức làđơn vị phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến nhữnghành vi thiếu trung thực của các thành viên trong đơn vị Thí dụ, Ban giám đốc có thểlập BCTC gian lận do phải chịu áp lực lớn là phải đạt được một mục tiêu về LN hoặckết quả tài chính như dự kiến (và có thể là không thực tế) nhất là trong trường hợp nếuBan giám đốc không đạt được các mục tiêu tài chính thì sẽ chịu hậu quả rất lớn.Những hành động không đúng này thường phát sinh khi quyền lợi của nhà quản lý nhưlương và thưởng lại gắn chặt với số liệu trình bày trên BCTC

 Đảm bảo về năng lực

Là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thựchiện được nhiệm vụ của mình, nếu không chắc chắn họ sẽ thực hiện nhiệm vụ đượcgiao không hữu hiệu và hiệu quả Do đó, nhà quản lý nên tuyển dụng các nhân viên cókiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ sẽ được giao, và phải giám sát vàhuấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên

Trường Đại học Kinh tế Huế

 Hội đồng Quản trị và Uỷ ban Kiểm toán

Nhiều nước trên thế giới yêu cầu các CTCP có niêm yết ở Thị trường Chứngkhoán phải thành lập Uỷ ban Kiểm toán Đây là Uỷ ban gồm một số thành viên trong

và ngoài HĐQT nhưng không tham gia vào việc điều hành đơn vị Uỷ ban Kiểm toán

có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị,thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập BCTC, giữ sự độc lậpcủa kiểm toán nội bộ… Do có các chức năng quan trọng trên, nên hoạt động hữu hiệucủa Uỷ ban Kiểm toán và HĐQT có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát

Các nhân tố được xem xét để đánh giá sự hữu hiệu của HĐQT hoặc Uỷ banKiểm toán gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các thành viên trongHĐQT hoặc Uỷ ban Kiểm toán, và mối quan hệ của họ với bộ phận kiểm toán nội bộ

và kiểm toán độc lập

Ở Việt Nam, Luật Doanh nghiệp quy định một số loại hình công ty phải có BanKiểm soát do ĐHĐCĐ bầu ra và đóng vai trò tương tự như Uỷ ban Kiểm toán

 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý

Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý; phongcách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị.Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập BCTC và rất chú trọng đến việc hoànthành hoặc vượt mức kế hoạch Họ hài lòng với những hoạt động kinh doanh có mứcrủi ro cao, nhưng có thể thu được nhiều LN Một số nhà quản lý khác lại rất bảo thủ vàquá thận trọng với rủi ro…Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành cóthể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mụctiêu của đơn vị

Triết lý quản lý và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong cách thứcnhà quản lý sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới Có nhiều nhà quản lýtrong quá trình điều hành thích tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với các nhân viên Ngượclại, có những nhà quản lý chỉ thích điều hành công việc theo một trật tự đã được xácđịnh trong cơ cấu tổ chức đơn vị…

Trường Đại học Kinh tế Huế

 Cơ cấu tổ chức

Về thực chất đây là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phậntrong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu Một cơ cấu phùhợp sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động.Ngược lại, khi thiết kế không đúng, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểmsoát mất tác dụng Thí dụ, nếu sắp xếp bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc Phòng kếtoán, chức năng kiểm tra và đánh giá của kiểm toán nội bộ sẽ không thể phát huyđược tác dụng Cơ cấu tổ chức thường được mô tả thông qua sơ đồ tổ chức, trong đóphải xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thứcbáo cáo cho phù hợp Ngoài ra, cơ cấu cần phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt độngcủa đơn vị

 Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm

Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổchức Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạtđộng của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì vàtừng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thànhmục tiêu Do đó, khi mô tả công việc, đơn vị cần phải thể chế hóa bằng văn bản vềnhững nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau

 Chính sách nhân sự và việc áp dụng vào thực tế

Là các chính sách và thủ tục của các nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn luyện,

bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật các nhân viên trong đơn vị.Chính sách nhân sự và việc áp dụng vào thực tế có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệucủa môi trường kiểm soát thông qua việc tác động đến các nhân tố khác trong môitrường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, sự trung thực và các giá trị đạo đức…Thí

dụ, một chính sách tuyển dụng dành ưu tiên cho những cá nhân có trình độ, kinhnghiệm, trung thực và hạnh kiểm tốt sẽ là sự đảm bảo không những về năng lực màcòn về phẩm chất của đội ngũ nhân viên

Trường Đại học Kinh tế Huế

Môi trường kiểm soát là nền tảng của hệ thống KSNB và ảnh hưởng đến mọihoạt động của đơn vị, trong đó có công tác kế toán và độ trung thực của BCTC Thí dụ,quan điểm không đúng đắn của Giám đốc khi báo cáo về LN có thể làm mất đi tínhtrung thực và hợp lý của BCTC, hoặc năng lực yếu kém của đội ngũ nhân viên kế toán

có khả năng dẫn đến các sai sót trọng yếu của BCTC

1.1.5.2 Đánh giá rủi ro

Mọi hoạt động của một đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thểkiểm soát tất cả Vì vậy, người quản lý phải đánh giá và phân tích những nhân tố ảnhhưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu - kể cả mục tiêu chung và mục tiêu cụthể cho từng hoạt động - của đơn vị có thể không đạt được và phải cố gắng kiểm soát

để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây nên

Để giới hạn được rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý phải dựa trên mụctiêu đã được xác định của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro, từ đó mới có thể quảntrị được rủi ro

 Cụ thể hóa các mục tiêu của đơn vị

Mục tiêu không phải là một bộ phận của KSNB nhưng việc xác định nó là điềukiện tiên quyết để đánh giá rủi ro Bởi lẽ một sự kiện có trở thành một rủi ro quantrọng đối với đơn vị hay không sẽ phụ thuộc vào mức độ tác động tiêu cực của nó đếnmục tiêu của đơn vị Trong quá trình đánh giá rủi ro, người quản lý cần dựa vào mụctiêu chung đã được thiết lập để cụ thể hóa thành các mục tiêu và phổ biến để từng bộphận, từng hoạt động có thể nhận dạng rủi ro

Trường Đại học Kinh tế Huế

Để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau,

từ việc sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích các dữ liệu quá khứ, cho đến việc ràsoát thường xuyên các hoạt động Trong các doanh nghiệp nhỏ, công việc này có thểtiến hành dưới dạng những cuộc tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng…hoặc các buổihọp giao ban trong nội bộ

 Phân tích và đánh giá rủi ro

Vì rủi ro rất khó định lượng nên đây là một công việc khá phức tạp và có nhiềuphương pháp khác nhau Tuy nhiên, một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro thườngbao gồm những bước sau đây: Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể cócủa nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp cóthể sử dụng để ứng phó với rủi ro

Trong lĩnh vực kế toán, có thể kể những rủi ro đe dọa sự trung thực và hợp lý củaBCTC như ghi nhận các TS không có thực hoặc là không thuộc quyền sở hữu của đơnvị; đánh giá TS và các khoản NPT không phù hợp với các chuẩn mực, chế độ kế toán;khai báo không đầy đủ thu nhập và chi phí; trình bày những thông tin tài chính khôngphù hợp với yêu cầu của chuẩn mực và chế độ kế toán…

1.1.5.3 Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là các hoạt động cần thiết để đảm bảo các chỉ thị của nhà quản

lý về đối phó với rủi ro đe dọa đến việc đạt được các mục tiêu của tổ chức được thực hiện.Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận và mọi cấp độ tổ chức trong một đơn vị

Hoạt động kiểm soát bao gồm các chính sách kiểm soát và thủ tục kiểm soát

- Chính sách kiểm soát là những nguyên tắc chung làm cơ sở cho việc thực hiệncác thủ tục kiểm soát Chính sách kiểm soát có thể được tài liệu hóa một cách đầy đủ và

có hệ thống hoặc lưu hành theo kiểu truyền miệng Bởi lẽ trong một đơn vị nhỏ, ít cấpquản lý trung gian, có sự trao đổi gần gũi giữa người quản lý và nhân viên, có sự giámsát tốt, chính sách bất thành văn vẫn phát huy tác dụng Điều quan trọng là các chínhsách kiểm soát cần được áp dụng một cách nhất quán với sự nhận thức đầy đủ củanhững cá nhân thực hiện chính sách hơn là hình thức lưu trữ của bản thân chính sách

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Còn thủ tục kiểm soát là những quy định cụ thể để thực thi chính sách kiểm soát.

Xét về mục đích, có thể chia hoạt động kiểm soát thành hai loại, đó là kiểm soátphòng ngừa và kiểm soát phát hiện Điểm khác biệt chính giữa hai loại kiểm soát này

là thời gian thực hiện Cụ thể, kiểm soát phòng ngừa là hoạt động kiểm soát được thiết

kế trước khi hoạt động bắt đầu nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu khả năng xảy ra nhầm lẫn

và gian lận ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu của đơn vị Trong khi đó, kiểmsoát phát hiện được thiết kế nhằm phát hiện nhầm lẫn và gian lận sau khi các hoạtđộng đã thực hiện Thí dụ, việc tách bạch chức năng kế toán kho và thủ kho là loạikiểm soát phòng ngừa nhằm ngăn ngừa nhầm lẫn và gian lận trong quản lý hàng tồnkho Quy định kiểm kê hàng tồn kho vào cuối tháng là loại kiểm soát phát hiện, vớimục đích phát hiện các chênh lệch giữa số liệu sổ sách và thực tế trước khi lập BCTC

Xét về chức năng, các hoạt động kiểm soát phổ biến trong đơn vị bao gồm:

- Soát xét của người quản lý cấp cao

- Quản trị hoạt động

- Phân chia trách nhiệm hợp lý

- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

- Kiểm soát vật chất

- Phân tích rà soát

Những hoạt động kiểm soát nêu trên không phải là tất cả các hoạt động kiểm soát

có thể có trong một đơn vị Việc thiết lập và áp dụng chúng cần sự linh hoạt và cầnđiều chỉnh cho thích hợp với từng trường hợp cụ thể

1.1.5.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì

và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo đểcung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho nội bộ vàbên ngoài

Trường Đại học Kinh tế Huế

Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp cho việc đạt được cácmục tiêu kiểm soát khác nhau Thông tin được cung cấp thông qua HTTT HTTT củamột đơn vị có thể được xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai,miễn là bảo đảm các yêu cầu chất lượng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật,chính xác và truy cập thuận tiện Một HTTT tốt cần có các đặc điểm sau:

- Hỗ trợ cho chiến lược kinh doanh

- Hỗ trợ cho sáng kiến mang tính chiến lược

- Tích hợp với hoạt động kinh doanh

- Phối hợp hệ thống thông tin mới và cũ

- Chất lượng thông tin

Khi thiết kế hệ thống, phải tính đến những yêu cầu trên và thông tin cần đượcđiều chỉnh để ngày càng hoàn thiện hơn, phục vụ cho nhà quản lý và các cá nhân trongdoanh nghiệp

Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấnmạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin Liên quan đến vấn đề này cần chú ý cáckhía cạnh sau:

- Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ vàchính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác và sửdụng được những phương tiện truyền thông trong đơn vị Điều này sẽ được thực hiệnnhờ việc tổ chức các kênh thông tin hữu hiệu trong nội bộ

- Các thông tin bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng…) cũng phảiđược tiếp nhận và ghi nhận một cách trung thực và đầy đủ, nhờ đó đơn vị mới có thể

có những phản ứng kịp thời Các thông tin cho bên ngoài (Nhà nước, cổ đông…) cũngcần được truyền đạt kịp thời, đảm bảo độ tin cậy và phù hợp với yêu cầu của pháp luật

Trong HTTT, HTTT kế toán là một phân hệ quan trọng Đầu vào của hệ thống làcác sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới dạng các nghiệp vụ kế toán, đầu ra của hệthống là báo cáo kế toán Qúa trình vận hành của hệ thống là quá trình ghi nhận, phânloại, tính toán, xử lý và tổng hợp

Trường Đại học Kinh tế Huế

Ngoài những yêu cầu thông thường của bất kỳ HTTT nào (tính kịp thời, hiệuquả…), các mục tiêu chủ yếu mà HTTT kế toán phải đạt được như sau:

- Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật

- Ghi nhận và diễn giải nghiệp vụ một cách đầy đủ, chi tiết và phân loại đúng đắncác nghiệp vụ

- Đo lường giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị

- Xác định đúng kỳ hạn của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép đúng kỳ

- Trình bày đúng đắn và công bố đầy đủ thông tin cần thiết trên BCTC

1.1.5.5 Giám sát

Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB.Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định KSNB có vận hành đúng như thiết kếhay không và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn pháttriển của đơn vị hay không Để đạt kết quả, nhà quản lý cần thực hiện giám sát thườngxuyên hoặc định kỳ

- Giám sát thường xuyên: các hoạt động giám sát thường xuyên gắn kết vào hoạt

động thường nhật thì rất đa dạng như đối chiếu, chỉnh hợp và các hoạt động khác Sauđây là một số ví dụ về các hoạt động giám sát thường xuyên:

+ Báo cáo hoạt động và BCTC, kế toán giúp giám sát thường xuyên các hoạtđộng tại đơn vị Dựa trên báo cáo này, những khác biệt hay chênh lệch đáng kể so với

dự toán hay kế hoạch sẽ được phát hiện một cách nhanh chóng

+ Thông tin từ các đối tác bên ngoài sẽ làm rõ thêm các thông tin thu thập bên trong

+ Một cơ cấu tổ chức thích hợp cùng với các hoạt động giám sát thường xuyênchính là sự giám sát tốt nhất cho hệ thống KSNB và giúp xác định các khiếm khuyếtcủa hệ thống

+ Việc đối chiếu giữa số liệu ghi chép về TS trên sổ sách với số liệu TS thực tếcũng là thủ tục giám sát thường xuyên

Trường Đại học Kinh tế Huế

+ Báo cáo định kỳ của các nhân viên về việc hoàn thành nhiệm vụ sẽ cho biếtliệu nhân viên có và tuân thủ các nguyên tắc, quy định của đơn vị hay không.

Có thể nhận thấy rằng, các hoạt động giám sát thường xuyên thường được lồngtrong các thủ tục kiểm soát quan trọng ở từng bộ phận của hệ thống KSNB

- Giám sát định kỳ được thực hiện thông qua chương trình đánh giá nội bộ định

kỳ, các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độclập thực hiện Giám sát định kỳ thường chỉ được thực hiện định kỳ hay trong các tìnhhuống đặc biệt như: có thay đổi người quản lý hoặc thay đổi chiến lược kinh doanh,khi có sự sáp nhập hay sắp xếp lại nhân sự, thay đổi lớn trong hoạt động kinh doanhhay trong phương pháp xử lý thông tin tài chính

1.1.6 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệ thống,thế nhưng vẫn không thể có một hệ thống KSNB hoàn toàn hữu hiệu Bởi lẽ ngay cảkhi có thể xây dựng được một hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, tính hữu hiệu thật sự của

nó vẫn tùy thuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làmviệc và tính đáng tin cậy của lực lượng nhân sự…Nói cách khác, hệ thống KSNB chỉ

có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi, vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuấtphát từ những nguyên nhân sau đây:

- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như việc ra quyết định sai dothiếu thông tin, bị áp lực trong SXKD, sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, việc đảm nhận vị trícông việc tạm thời thay thế cho người khác, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉdẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới…

- Gian lận cũng xảy ra do sự thông đồng giữa các nhân viên với nhau hay các bộphận bên ngoài doanh nghiệp

- Khả năng đánh lừa, che giấu của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhauhay với các đối tượng bên ngoài đơn vị

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phátsinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạmtrong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua, thì thủ tục kiểm soát trở nên yếu kém,thậm chí vô hiệu.

- Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạtđộng kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do nhầm lẫn hay gian lận gây ra

Và các hoạt động kiểm soát cũng phải đảm bảo rằng lợi ích có được phải lớn hơn chiphí mà công ty bỏ ra

- Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyềnhạn của mình, bỏ qua các quy định kiểm soát trong quá trình thực hiện nghiệp vụ cóthể dẫn đến không kiểm soát được rủi ro và làm cho môi trường kiểm soát trở nênyếu kém

- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi tổ chức, quan điểm và yêu cầu quản lýlàm cho những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp, lạc hậu

(Nguồn: Giáo trình Kiểm soát nội bộ tái bản lần thứ 2, khoa Kế toán - Kiểm toán, trường Đại học Kinh Tế Hồ Chí Minh)

Tóm lại, chính những hạn chế tiềm tàng nói trên của KSNB là nguyên nhân khiếncho KSNB không thể bảo đảm tuyệt đối Hệ thống KSNB dù được thiết kế và hoạtđộng tốt đến đâu cũng chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý để đạtđược các mục tiêu của doanh nghiệp Tất cả các hệ thống KSNB đều chứa đựng nhữnghạn chế tiềm tàng vốn có của nó

1.2 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán

1.2.1 Khái quát chung về chu trình mua hàng và thanh toán

1.2.1.1 Định nghĩa về chu trình mua hàng và thanh toán

Chu trình mua hàng và thanh toán là chu trình bao gồm các quyết định và các quátrình cần thiết để có hàng hóa dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp,thường bắt đầu bằng sự khởi xướng của một Đơn đặt hàng của người có trách nhiệm

Trường Đại học Kinh tế Huế

cần hàng hóa hay dịch vụ đó và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp vềhàng hóa hay dịch vụ nhận được.

Quá trình mua vào của hàng hóa dịch vụ bao gồm các khoản mục như nguyênliệu vật liệu, công cụ dụng cụ, máy móc thiết bị, điện nước, sửa chữa, kiểm tra, tưvấn…Chu trình không bao gồm quá trình mua và thanh toán các dịch vụ lao động,hoặc những sự chuyển nhượng và phân bổ chi phí ở bên trong tổ chức

Chu trình mua hàng và thanh toán là một trong bốn bộ phận hợp thành để tạothành một chu trình kế toán thống nhất, quá trình được lặp đi lặp lại, các chu trìnhquan hệ mật thiết với nhau, đảm bảo hoàn thành mục tiêu của đơn vị Bên cạnh đó chutrình mua hàng và thanh toán mang một số đặc điểm sau khiến cho đơn vị cần phảiquan tâm:

- Chu trình mua hàng và thanh toán trải qua nhiều khâu và liên quan đến hầu hếtcác chu trình nghiệp vụ khác liên quan đến nhiều TS nhạy cảm như HTK, tiền…nêndễn bị tham ô, chiếm dụng Mua hàng là khởi đầu của quá trình SXKD, nó cung cấpcác yếu tố đầu vào chủ yếu để tiến hành các hoạt động khác

- HTK thường là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn trong tổng TS của đơn vị HTK

có thể bao gồm nhiều chủng loại phong phú với số lượng lớn, nhập xuất liên tục, đượctồn trữ ở nhiều địa điểm và liên quan đến nhiều hoạt động khác như hoạt động sản xuất,bán hàng… Điều này càng làm tăng rủi ro có sai phạm vì việc mua hàng nhiều và liêntục dễ tạo điều kiện để các sai phạm có thể xảy ra

Xuất phát từ những đặc điểm trên, việc kiểm soát chặt chẽ chu trình mua hàng vàthanh toán luôn là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của hệ thống KSNB trong cácđơn vị

Chu trình mua hàng và thanh toán trên thực tế bao gồm thủ tục và chính sách liênquan đến việc lập đơn đặt hàng, kiểm tra hàng khi tiếp nhận, lập báo cáo mua hàng,ghi chép nợ phải trả, phê chuẩn việc trả tiền, trả tiền và ghi chép số tiền đã trả…

Trường Đại học Kinh tế Huế

Sơ đồ 1.1: Chu trình mua hàng và thanh toán

1.2.1.2 Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán

Quá trình xử lý các nghiệp vụ trong chu trình mua hàng và thanh toán liên quanđến các chức năng cơ bản sau:

Xử lý các đơn đặt hàng và ký hợp đồng mua bán

Khi có yêu cầu mua hàng, bộ phận có liên quan - phòng Kinh doanh, kho hoặccác cửa hàng - sẽ căn cứ trên như cầu để lập Phiếu đề nghị mua hàng Phiếu đề nghịmua hàng có thể được lập bằng tay hoặc bằng máy tuy nhiên phải được phê duyệtthích hợp

Sau khi nhận được Phiếu đề nghị mua hàng đã được phê duyệt, bộ phận mua hàng

sẽ tiến hành các thủ tục lựa chọn nhà cung cấp Khi đã xác định được nhà cung cấp, bộphận mua hàng sẽ lập Đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp Một bản sao của Đơn đặthàng được chuyển cho bộ phận nhận hàng để làm cơ sở kiểm tra khi nhận hàng

Theo dõi

nợ phải trả

Xét duyệtmua hàng

Trả tiền

Trường Đại học Kinh tế Huế

nhận, bộ phận nhận hàng lập Phiếu nhập kho báo cáo về hàng nhận và hàng được làmthủ tục nhập kho Lúc này, thủ kho ký vào Phiếu nhập kho và trách nhiệm quản lýhàng được chuyển giao cho bộ phận kho hàng.

Ghi nhận nghiệp vụ mua hàng

Phòng kế toán (kế toán vật tư và kế toán thanh toán) thường có trách nhiệm kiểmtra tính đúng mực của các lần mua vào và ghi chúng vào các sổ sách có liên quan Khinhận Hóa đơn bán hàng của người bán thì phải so sánh mẫu mã, giá cả, số lượng,phương thức và chi phí vận chuyển ghi trên Hóa đơn bán hàng với các chứng từ gốc cóliên quan như Biên bản nhận hàng, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập kho cũng như báo cáonhận hàng Hóa đơn và Phiếu nhập kho là cơ sở để ghi tăng hàng hóa dịch cụ mua vào,ghi vào TK HTK Hóa đơn còn dùng để ghi vào TK Phải trả người bán nếu chưa thanhtoán tiền hàng

Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán người bán

Đối với hầu hết các đơn vị, các biên lai do kế toán thanh toán lưu giữ cho đến khithanh toán Thanh toán thường được thực hiện bằng ủy nhiệm chi hoặc phiếu chi làmthành nhiều bản, mà bản gốc gửi cho người được thanh toán, một bản sao được lưu lạitrong hồ sơ theo người được thanh toán Người ký duyệt chứng từ chi phải kiểm tracác chứng từ như Hóa đơn, Biên bản nhận hàng và Đơn đặt hàng Những chứng từ saukhi đã được sử dụng để thanh toán thì cần được đánh dấu “Đã thanh toán” để đảm bảochứng từ không được sử dụng lại Giấy báo Nợ của ngân hàng hoặc Phiếu chi là chứng

từ dùng để ghi sổ nghiệp vụ thanh toán

1.2.1.3 Hệ thống các chứng từ, sổ sách kế toán và các báo cáo liên quan đến chu trìnhmua hàng và thanh toán

a Hệ thống chứng từ

- Phiếu yêu cầu hàng hóa/dịch vụ: Đây là chứng từ được lập bởi các bộ phậntrong doanh nghiệp khi có nhu cầu về hàng hóa, dịch vụ, bao gồm thông tin về mụcđích yêu cầu, mã hàng, quy cách, tên hàng, số lượng hàng, yêu cầu về thời gian nhậnhàng…Yêu cầu mua hàng sau khi được sự xét duyệt, chấp thuận của người quản lý bộ

Trường Đại học Kinh tế Huế

phận yêu cầu sẽ được chuyển đến bộ phận mua hàng.

- Bảng báo giá: tài liệu do những nhà cung cấp cạnh tranh đưa ra, giới thiệu nhữnghàng hóa, dịch vụ cần cho doanh nghiệp, về đơn giá, mẫu mã và những điều kiện khác

- Đơn đặt hàng: Căn cứ trên phiếu yêu cầu mua hàng, bộ phận lập Đơn đặt hàng

sẽ lập Đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp đã chỉ định hoặc tổ chức đấu thầu trongtrường hợp đặc biệt Thông tin trên Đơn đặt hàng bao gồm các thông tin như tên hàng,quy cách, số lượng, đơn giá, thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng, số của phiếu yêucầu, cũng như các yêu cầu khác về bảo hiểm, điều kiện giao nhận…Nếu Đơn đặt hàngđược người bán chấp thuận thì một hợp đồng giữa hai bên sẽ được soạn thảo và ký kết

- Báo cáo nhận hàng/Phiếu nhập kho: Báo cáo nhận hàng được bộ phận nhậnhàng lập, sau khi kiểm đếm độc lập hàng nhận được sẽ ghi chép chính xác số lượng,chất lượng, quy cách của từng món hàng thực nhận.Số liệu thực nhập được dùng làmcăn cứ để ghi tăng TK HTK

- Hóa đơn bán hàng của người bán: Đây là chứng từ xác định quyền sở hữu hàngđược chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua đối với người bán.Gồm những thông tin: mặt hàng, số lượng hàng hóa và dịch vụ nhận được, giá gồm cảcước phí vận chuyển, các phương thức, chiết khấu tiền mặt và ngày tính Hóa đơn

- Các hóa đơn vận chuyển: trường hợp công ty thuê các dịch vụ vận chuyển

- Chứng từ thanh toán: bao gồm toàn bộ các chứng từ liên quan đến một hóa đơn,một khoản nợ phải trả cho người cung cấp Chứng từ thanh toán rất hữu ích để theodõi thanh toán cho từng hóa đơn hoặc cho từng thương vụ nhằm quản lý kế hoạchthanh toán theo mục tiêu tài chính của doanh nghiệp

- Phiếu chi, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, séc thanh toán: đây là các chứng từ làm

cơ sở ghi sổ nghiệp vụ đã thanh toán cho người bán

- Phiếu định khoản: ghi chép các khoản điều chỉnh giảm TK Phải trả người bántrong các nghiệp vụ như trả lại hàng hóa, được hưởng chiết khấu, giảm giá hàng bán

Kế toán cũng lập chứng từ này làm cơ sở cho các nghiệp vụ điều chỉnh do ghi sổ sai vềkhoản NPT Chứng từ này ghi thông tin về nhà cung cấp, về hàng hóa, số lượng, giá

Trường Đại học Kinh tế Huế

đơn vị, số tiền của hàng trả lại hoặc được chiết khấu giảm giá.

b Hệ thống sổ kế toán

Hệ thống sổ kế toán trong chu trình mua hàng và thanh toán gồm các sổ chi tiết

và các sổ tổng hợp của các tài khoản:

- TK 331: Phải trả người bán

- TK 133: thuế GTGT được khấu trừ

- TK 152: Nguyên liệu, vật liệu

- TK 153: Công cụ, dụng cụ

- TK 111: Tiền mặt

- TK 112: Tiền gửi ngân hàng

Ghi chép kế toán bằng máy tính được tiến hành trong các tập tin và cơ sở dữ liệu.Trong HTTT dữ liệu, thông thường sẽ có 2 loại tập tin: tập tin chính và tập tin nghiệp

vụ Tập tin nghiệp vụ sẽ phản ánh hoạt động xử lý dữ liệu trong một khoảng thời gian,thông thường là một ngày Tập tin nghiệp vụ được coi như Sổ nhật ký, ghi chép tất cảcác nghiệp vụ phát sinh Tập tin chính là các tập tin lưu trữ các dữ liệu liên quan cótính chất lâu dài, ít biến động, được duy trì và sử dụng cho nhiều kỳ, nhiều khoảngthời gian

c Hệ thống các báo cáo

Tùy theo yêu cầu của nhà quản trị mà sẽ có những báo cáo nào được sử dụng, đốivới việc ghi chép bằng máy tính thì nếu có chương trình phần mềm phù hợp với đặcđiểm của từng đơn vị thì kế toán sẽ dễ dàng và nhanh chóng tổng hợp được số liệu từcác tập tin chính và tập tin nghiệp vụ để có được thông tin cần tìm

- Bảng chi tiết hàng hóa: Cho thấy lượng hàng hóa, vật tư trong kho còn baonhiêu để có chính sách mua hàng kịp thời và hợp lý, không làm ảnh hưởng đến tiến độsản xuất của công ty

- Báo cáo mua hàng: Xem xét, đối chiếu số lần mua hàng có đúng như hóa đơnTrường Đại học Kinh tế Huế

trên thực tế và đối chiếu với nhà cung ứng hàng để kiểm soát việc ghi sổ sách.

- Bảng kê chi tiết của người bán: Là báo cáo được lập hàng tháng bởi người bán,chỉ rõ số dư đầu kỳ, lần mua, khoản thanh toán cho người bán, và số dư cuối kỳ

1.2.1.4 Các gian lận và sai sót trong chu trình mua hàng và thanh toán

Để kiểm soát tốt chu trình này, Tổng Công ty cần nghiên cứu về các rủi ro tiềm

ẩn trong các hoạt động trong chu trình để xác định các sai phạm có thể xảy ra Việcxác định sai phạm có thể xảy ra rất quan trọng vì sẽ giúp cho đơn vị thiết kế được cácthủ tục kiểm soát tương ứng

Với những đặc điểm trên, khả năng xảy ra sai phạm trong chu trình mua hàng vàthanh toán diễn ra khá phổ biến với những mức độ khác nhau Dưới đây là một số gianlận và sai sót thường xảy ra trong chu trình mua hàng và thanh toán, theo Giáo trìnhKiểm toán nội bộ, tái bản lần 2, khoa Kế toán - Kiểm toán, trường Đại học Kinh tếThành phố Hồ Chí Minh có nêu rõ:

Bảng 1.1 Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình mua hàng và thanh toán Giai đoạn Các gian lận và sai sót thường gặp

Đề nghị mua

hàng

- Đặt mua hàng không cần thiết hoặc không phù hợp với mục đích sử dụnghoặc đặt hàng trùng lắp dẫn đến lãng phí vì số hàng này thường không sử dụngđược

- Đặt mua hàng nhiều hơn nhu cầu sử dụng cũng dẫn đến lãng phí do số hàngthừa sẽ phải tồn trữ, vừa gây ứ đọng vốn, vừa tốn kém chi phí lưu kho còn có thểdẫn đến hàng bị giảm phẩm chất

- Đặt mua hàng quá trễ hoặc quá sớm, nếu đặt hàng trễ sẽ dẫn đến thiếu hụt NPLcho sản xuất hoặc thiếu hàng hóa để bán, nếu đặt hàng quá sớm có thể gây lãng phíchi phí lưu kho hoặc nghiêm trọng hơn có thể làm giảm phẩm chất hàng hóa

- Đặt mua hàng với chất lượng kém hoặc giá cao sẽ gây thiệt hại nghiêm trọngnếu kéo dài

- Nhân viên đặt hàng xóa dấu vết của việc đã đặt hàng để đề nghị mua hàng lầnTrường Đại học Kinh tế Huế

hai đối với hàng đã nhận được.

Lựa chọn

nhà cung cấp

- Nhân viên mua hàng có thể thông đồng với nhà cung cấp để chọn họ tuy rằngnhà cung cấp này không có hàng hóa, dịch vụ phù hợp nhất hoặc không có mứcgiá hợp lý nhất

- Nhân viên bộ phận xử lý báo giá thông đồng với nhà cung cấp nên giấu bớt hồ

sơ báo giá của các nhà cung cấp có giá cả hợp lý hơn giá của nhà cung cấp đượcnhân viên này ủng hộ

Nhận hàng

- Nhận hàng không đúng quy cách, chất lượng, số lượng đã được đặt

- Nhận và biển thủ hàng và không nhập kho

- Sai sót và gian lận trong việc kiểm kê hàng hóa

- Lỗi của nhà cung cấp trong việc tính toán tổng giá trị trên Hóa đơn

- Thiệt hại hàng hóa trong quá trình vận chuyển

- Lập chứng từ mua hàng khống để được thanh toán

- Chi trả tiền nhiều hơn giá trị hàng đã nhận

- Ghi nhận sai thông tin về nhà cung cấp như: tên, thời hạn thanh toán

- Ghi chép hàng mua và NPT sai niên độ, sai số tiền, ghi trùng, ghi sót hóa đơn

- Trả tiền cho nhà cung cấp khi chưa được phê duyệt

- Trả tiền trễ hạn

- Không theo dõi kịp hàng trả lại cho nhà cung cấp hoặc được giảm giá

- Các khoản thanh toán tiền mặt không hợp lý, người bán không đúng hoặckhông có thật

Trường Đại học Kinh tế Huế

1.2.2 Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán

1.2.2.1 Các mục tiêu kiểm soát

Do tính chất quan trọng của chu trình mua hàng và thanh toán, KSNB đối vớichu trình này cần được thiết kế phù hợp nhằm hạn chế tối đa những sai phạm nói trên.Việc kiểm soát tốt chu trình này sẽ giúp đơn vị đạt được cả 3 mục tiêu theo Báo cáoCOSO 2013 đã đề ra, đó là:

Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động

Sự hữu hiệu ở đây là hoạt động mua hàng giúp công ty đạt được các mục tiêu vềsản xuất, doanh số, thị phần hay tốc độ tăng trưởng…Sự tồn tại và phát triển của đơn

vị bị ảnh hưởng đáng kể bởi mục tiêu hữu hiệu Vì thế, công ty cần mua hàng đúngnhu cầu sử dụng và đúng thời điểm, mua hàng với giá cả hợp lý nhất, nhận hàng đúng

số lượng và chất lượng đã đặt hàng Trong khi đó, mục tiêu hiệu quả được hiểu là việc

so sánh giữa kết quả đạt được với chi phí phải bỏ ra Để đạt được điều này công ty cầnmua hàng có chất lượng tốt với chi phí hợp lý nhất

Báo cáo tài chính đáng tin cậy

Những khoản mục bị ảnh hưởng bởi chu trình mua hàng và thanh toán như HTK,NPT, tiền, GVHB…được trình bày trung thực và hợp lý Việc tổ chức hệ thống sổsách, chứng từ, báo cáo đầy đủ và hợp lý để theo dõi hàng mua và NPT, ghi chépnghiệp vụ mua hàng đầy đủ, chính xác, kịp thời…là các yêu cầu chủ yếu của công tác

kế toán và giúp đơn vị cung cấp được BCTC đáng tin cậy

Tuân thủ pháp luật và các quy định

Các hoạt động mua hàng luôn chịu sự chi phối của pháp luật Ngoài ra, còn tuânthủ các quy định nội bộ trong việc nhận hàng, lập phiếu nhập kho, tuân thủ các hướngdẫn về an toàn trong bảo quản, an ninh…

1.2.2.2 Các thủ tục kiểm soát đối với chu trình mua hàng và thanh toán

a Những thủ tục kiểm soát chung

 Phân chia trách nhiệm đầy đủ

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Cần tổ chức bộ phận mua hàng độc lập với các bộ phận khác.

- Chức năng xét duyệt mua hàng tách biệt với chức năng mua hàng

- Chức năng xét duyệt chọn nhà cung cấp độc lập với chức năng đặt hàng

- Bộ phận đặt hàng cần tách biệt với bộ phận nhận hàng

- Kế toán không được kiêm nhiệm thủ kho

 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

- Kiểm soát chung

+ Kiểm soát đối tượng sử dụng:

Đối tượng bên trong: phân quyền sử dụng để mỗi nhân viên sử dụng phần mềmphải có mật khẩu riêng và truy cập trong giới hạn công việc của mình

Đối tượng bên ngoài: thiết lập mật khẩu để họ không thể truy cập trái phép vào

+ Kiểm soát quá trình nhập liệu: để đảm bảo các vùng dữ liệu cần lập đều có đầy

đủ thông tin và tính chính xác khi nhập mã HTK và các thông tin cần thiết của nhàcung cấp

- Kiểm soát chứng từ sổ sách

+ Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng cho tất cả các chứng từ

+ Các biểu mẫu cần rõ ràng, có đánh số tham chiếu để kiểm tra khi cần thiết

+ Phiếu nhập kho phải được lập trên cơ sở đơn đặt hàng, hóa đơn mua hàng, biênbản nhận hàng

+ Ghi nhận kịp thời các khoản NPT và các khoản chi trả

Trường Đại học Kinh tế Huế

- Ủy quyền và xét duyệt: các giấy đề nghị mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp…cần được người có thẩm quyền xét duyệt.

 Kiểm tra độc lập: người kiểm tra phải độc lập với người bị kiểm tra

b Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn

Bảng 1.2 Những thủ tục kiểm soát từng giai đoạn Giai

sự có nhu cầu hoặcmua với số lượngnhiều hơn cầnthiết

- Tất cả các nghiệp vụ mua hàng đều phải có giấy

Đề nghị mua hàng đã được phê duyệt (phê duyệt

cụ thể hoặc thông qua ủy quyền bằng chính sách).Chỉ những người có thẩm quyền mới có thể lậpphiếu đề nghị mua hàng

- Giấy Đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thông tin

và được lập thành hai liên

- Đề nghị muahàng nhiều lần chomột nhu cầu

- Phân công cụ thể người chịu trách nhiệm đề nghịmua hàng

- Những ngườikhông có thẩmquyền hoặc không

có nhu cầu đề nghịđặt hàng

- Giấy Đề nghị mua hàng phải được đánh số thứ

tự liên tục trước khi sử dụng và giao cho người phụtrách đề nghị mua hàng bảo quản

- Cần giao trách nhiệm cho các bộ phận liên quanxem xét thường xuyên nhu cầu về HTK và ướctính hợp lý thời gian cần thiết để xử lý nghiệp vụmua hàng từ lúc đề nghị mua hàng đến khi thực sựnhận được hàng để đề nghị mua hàng đúng lúc.Trường Đại học Kinh tế Huế

- Đặt hàng cùngmột lúc cho nhiềumặt hàng, dẫn đếnkhông đủ chỗ lưukho.

- Cần mở sổ theo dõi mặt hàng nào đã được đặthàng và mặt hàng cần được đặt thêm Cần lưu bảnsao các mặt hàng đang đặt hàng theo địa điểm tồntrữ để kiểm tra mức tồn kho

- Nhiều người đặthàng cùng lúc chocùng một mặt hàngdẫn đến số lượngvượt mức cần thiết

- Cần phân nhiệm việc xét duyệt mua hàng chomột cá nhân, người có thẩm quyền

vụ phù hợp nhấthoặc mức giákhông hợp lý vì họnhận được hoahồng từ nhà cungcấp

- Đối với hàng hóa có giá trị cao nên đấu thầu đểlựa chọn nhà cung cấp Mỗi khi mua hàng hoặc khimua hàng trên một mức nào đó, đơn vị cần có ítnhất 3 bảng báo giá từ 3 nhà cung cấp độc lập

- Nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng đểtránh tình trạng một người có quan hệ với một sốnhà cung cấp trong một thời gian dài Kỷ luậtnghiêm khắc nếu phát hiện nhân viên nhận tiền hoahồng và cần có phương pháp thu thập thông tin vềvấn đề này Đơn vị nên lấy ý kiến phản hồi về giá

cả, chất lượng hàng mua …từ các phòng ban hoặcxác lập đường dây nóng để nhận thông tin về hoạtđộng của bộ phận mua hàng

- Nên ban hành quy tắc đạo đức trong đó nghiêmcấm nhân viên mua hàng nhận quà cáp hay các lợiích khác từ các nhà cung cấp

- Nhân viên bộphận xử lý báo giágiấu hồ sơ báo giá

- Mọi thông tin (giá cả, chất lượng, quy cách, điềukiện thanh toán, điều kiện giao hàng, mức chiếtkhấu…) trong bảng báo giá đều phải được ghiTrường Đại học Kinh tế Huế

của một số nhàcung cấp có giáhợp lý hơn để đơn

vị phải chọn nhàcung cấp đượcnhân viên này ủnghộ

chép, lưu trữ và tổng hợp để báo cáo cho ngườichịu trách nhiệm phê duyệt

- Chức năng ghi chép ban đầu về các nhà cungcấp có tham gia báo giá cần tổ chức độc lập với bộphận xử lý báo giá

- Nhân viên xử lýbáo giá thông đồngvới nhà cung cấp

- Việc phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp có thể donhà quản lý cấp cao trực tiếp thực hiện, hoặc có thể

ủy quyền cho lãnh đạo bộ phận mua hàng

- Nhân viên đặthàng thông đồngvới nhà cung cấp

- Cần thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữachức năng đặt hàng và xét duyệt chọn nhà cungcấp

4 Đặt

hàng

- Mua hàng tùytiện không đúngnhu cầu sử dụng

- Tất cả các đơn đặt hàng có số tiền vượt quá mộtngưỡng nào đó đều phải lập Đơn đặt hàng căn cứtrên giấy Đề nghị mua hàng Đơn đặt hàng trướckhi thực hiện phải được phê duyệt bởi những người

có thẩm quyền hoặc được ủy quyền

- Nhiều bộ phậncùng đặt hàng

- Chỉ có bộ phận mua hàng mới được phép đặthàng Cần in sẵn các đơn đặt hàng và giao bộ phậnmua hàng bảo quản

- Đơn đặt hàng bịmất do sơ ý hoặc

đã thực sự đặt hàngnhưng sau đó cóngười cố ý xóa dấuvết của nghiệp vụmua hàng nhằm

- Phải đánh số thứ tự liên tục trước trên các Đơnđặt hàng chưa sử dụng và bảo quản cẩn thận, hoặccài đặt phần mềm đánh số liên tục đối với các Đơnđặt hàng được lập bằng máy tính

- Đơn đặt hàng phải được lập thành nhiều liêngửi cho các bộ phận có liên quan để phát huy tácdụng kiểm tra chéo

Trường Đại học Kinh tế Huế

biển thủ hàng.

Hoặc ngụy tạo đơnđặt hàng không cóthật

- Các Đơn đặthàng in sẵn bị mất

- Nhân viên cấpdưới trực tiếp thựchiện giao dịch và

tự động xét duyệtcác Đơn đặt hàng

để gian lận

- Thông báo cho các nhà cung cấp biết nhữngngười đủ thẩm quyền đặt hàng đối với từng nhómhàng hóa cụ thể

- Nếu có thay đổi nhân sự cần thông báo ngaycho các nhà cung cấp

5 Nhận

hàng

- Nhiều nhân viên

tự ý nhận hàng, cóthể sai mẫu mã,quy cách…hoặcgian lận bằng cáchlấy bớt hàng hóa

- Việc nhận hàng nên được giao cho một bộ phậnđộc lập thực hiện, bộ phận này cần tách biệt với bộphận đặt hàng Cần quy định chỉ có thủ kho mớiđược nhận hàng khi có Đơn đặt hàng hay hợp đồng

do bộ phận mua hàng gửi đến

- Quá trình nhậnhàng không diễn rađúng theo quytrình hoặc thủ khokhông kiểm trahàng mà cho nhậpkho, nhận hàng cẩuthả…

- Cần lập báo cáo nhận hàng khi nhận hàng Báocáo nhận hàng phải được đánh số trước liên tụchoặc dùng phần mềm đánh số tự động khi lập báocáo và phải được bảo quản cẩn thận Nếu phát hiệnmất báo cáo nhận hàng, bộ phận nhận hàng phảithông báo ngay cho các bộ phận liên quan

- Nên thiết kế các bảng kiểm tra bao quát tất cảcác đặc điểm quan trọng của hàng mua cần kiểmTrường Đại học Kinh tế Huế

tra khi nhận hàng (như số lượng, quy cách, chấtlượng…) và yêu cầu bộ phận nhận hàng phải hoànthiện các bảng kiểm tra này và gửi kèm với báocáo nhận hàng cho bộ phận mua hàng.

- Đề nghị muahàng lần thứ haiđối với hàng đãnhận được

- Nhanh chóng chuyển hàng đã nhận được đếnđúng vị trí tồn trữ đã được xác định hoặc chuyểnngay đến nơi cần sử dụng

- Hàng hóa bị thấtlạc, mất do cố ýhoặc vô ý của nhânviên giữ kho, trộmcắp

- Hàng hóa phải được bảo quản cẩn thận ở cáckho, kho phải có ổ khóa và các trang thiết bị cầnthiết để bảo quản tùy theo đặc điểm của từng loạihàng hóa Giữ bí mật về vị trí và cách bố trí, quản

lý kho hàng

- Chỉ có những người có thẩm quyền nhất địnhmới được phép vào kho.Giao trách nhiệm bảo quảnhàng trong suốt quá trình tồn trữ cho một cá nhân

cụ thể (thường là thủ kho) và ban hành quy chế hạnchế sự tiếp cận tài sản đối với những người không

có nhiệm vụ

- Đề nghị muatrùng hàng hóa,không sử dụng hết

- Thủ kho nên mở sổ theo dõi chi tiết tồn từng loại HTK, có sơ đồ sắp xếp hàng và sửdụng thẻ để theo dõi tất cả hàng có trong kho theo

nhập-xuất-vị trí sắp xếp để tiện việc đề nghị mua thêm khihàng sắp hết hoặc cập nhật kịp thời khi hàng mớinhập kho

- Tùy tiện xuấthàng ra khỏi khokhi chưa có yêucầu

- Thủ kho chỉ được xuất hàng khi có chỉ thị củangười có thẩm quyền Chỉ thị này phải được viếtthành văn bản với chữ ký của người có thẩmTrường Đại học Kinh tế Huế

quyền Chỉ thị này kết hợp với phiếu xuất kho.

- Hàng hóa bị lỗi,chậm luân chuyển,

hư hỏng, khônghợp thị hiếu hayquá hạn do khôngbán được

- Kiểm tra định kỳ HTK để phát hiện các mặthàng lỗi thời cần xử lý Khi kiểm tra, cần lập báocáo, trong đó nêu nguyên nhân và đặc biệt phải liệt

kê những mặt hàng tồn trữ quá mức cần thiết

- Chuyển các mặt hàng lỗi thời vào vị trí riêngbiệt nhằm thuận tiện cho việc quản lý Định kỳ, sosánh danh sách các hàng lỗi thời do ban kiểm tracung cấp với danh sách HTK đã được xuất bán haythanh lý

- Số hàng bị hư hỏng, lỗi thời, quá hạn sử dụngcần được sắp xếp vào một khu vực riêng để tiệntiến hành các thủ tục tiếp theo như đánh giá lại chấtlượng, bán hoặc tiêu hủy

6 Thanh

toán

- Lập chứng từmua hàng khống

để thanh toán

- Tổ chức hệ thống chứng từ đầy đủ (đơn đặthàng, báo cáo nhận hàng, phiếu nhập kho…) cùngvới sự tách biệt các chức năng có thể giúp hạn chếviệc thanh toán khống

- Có sai sót trênhóa đơn

- Cần phải nhanh chóng liên lạc với nhà cung cấp

để tìm hiểu nguyên nhân và xử lý sớm

- Ghi chép hàngmua và nợ phải trảsai niên độ, sai sốtiền, ghi trùng, ghisót hóa đơn

- Kế toán công nợ sẽ kiểm tra đối chiếu giữa hóađơn với các chứng từ khác như đơn đặt hàng, hợpđồng, báo cáo nhận hàng, phiếu nhập kho…để đảmbảo nghiệp vụ mua hàng đã được xét duyệt đầy đủ,hàng nhận đúng số lượng, chất lượng, giá cả theođúng thỏa thuận giữa hai bên

- Trả tiền trễ hạncho nhà cung cấp

- Kế toán công nợ sẽ theo dõi và lưu hóa đơn vào

hồ sơ các hóa đơn chưa thanh toán theo thứ tự củaTrường Đại học Kinh tế Huế