“Bàn về kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi”

Ngày nay, các thông tin về tài chính doanh nghiệp đang ngày càng trở nên cần thiết và hữu ích cho các đối tượng không chỉ bên trong doanh nghiệp mà còn cả bên ngoài doanh nghiệp để ra các quyết định tối ưu. Việc cung cấp các thông tin tài chính minh bạch cho các nhà đầu tư góp phần giảm thiểu rủi ro do “ thông tin không cân xứng” và công cụ truyền đạt của doanh nghiệp đến các nhà đầu tư về tình hình tài chính của mình là các báo cáo tài chính. Tuy nhiên, việc lập báo cáo theo đúng chuẩn mực và các quy định mới chỉ đảm bảo được tính tuân thủ nhưng chưa phát huy được vai trò của kế toán như là một “ngôn ngữ của thế giới kinh doanh”. Để đáp ứng được các yêu cầu này người làm kế toán phải nắm các quy định hiện hành về kế toán tài chính để không chỉ tuân thủ đúng mà còn phải biết vận dụng các quy định này một cách linh hoạt. Việc trích lập dự phòng phải thu để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán vẫn còn nhiều mới mẻ đối với các doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của việc trích lập dự phòng phải thu, cùng với sự hướng dẫn tận tình của cô giáo – T.S. Phạm Thị Thủy,em mạnh dạn lựa chọn đề tài: “Bàn về kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi” để nghiên cứu sâu hơn những quy định và tình hình áp dụng các quy định đó ở các doanh nghiệp Việt Nam.

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, các thông tin về tài chính doanh nghiệp đang ngày càng trởnên cần thiết và hữu ích cho các đối tượng không chỉ bên trong doanhnghiệp mà còn cả bên ngoài doanh nghiệp để ra các quyết định tối ưu Việccung cấp các thông tin tài chính minh bạch cho các nhà đầu tư góp phầngiảm thiểu rủi ro do “ thông tin không cân xứng” và công cụ truyền đạt củadoanh nghiệp đến các nhà đầu tư về tình hình tài chính của mình là các báocáo tài chính Tuy nhiên, việc lập báo cáo theo đúng chuẩn mực và các quyđịnh mới chỉ đảm bảo được tính tuân thủ nhưng chưa phát huy được vai tròcủa kế toán như là một “ngôn ngữ của thế giới kinh doanh” Để đáp ứngđược các yêu cầu này người làm kế toán phải nắm các quy định hiện hành

về kế toán tài chính để không chỉ tuân thủ đúng mà còn phải biết vận dụngcác quy định này một cách linh hoạt

Việc trích lập dự phòng phải thu để đảm bảo nguyên tắc thận trọngtrong kế toán vẫn còn nhiều mới mẻ đối với các doanh nghiệp Nhận thứcđược tầm quan trọng của việc trích lập dự phòng phải thu, cùng với sựhướng dẫn tận tình của cô giáo – T.S Phạm Thị Thủy,em mạnh dạn lựa

chọn đề tài: “Bàn về kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi” để nghiên

cứu sâu hơn những quy định và tình hình áp dụng các quy định đó ở cácdoanh nghiệp Việt Nam

Bài viết được chia làm 2 phần:

Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán dự phòng nợ phải

thu khó đòi Phần II: Kiến nghị và giải pháp hoàn thiện kế toán dự phòng nợ

phải thu khó đòi.

Em xin chân thành cảm ơn cô giáo – TS Phạm Thị Thủy, giảng viênkhoa kế toán trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân đã tận tình giúp đơ, hướngdẫn em hoàn thành đề tài nghiên cứu này

Phần I: Những vấn đề lý luận cơ bản về

kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi.

1 Khái niệm, mục đích, vai trò của việc lập dự phòng phải thu khó đòi.

1.1 Khái niệm.

1.1.1 Khái niệm về dự phòng.

Theo chuẩn mực kế toán Quốc tế (IAS 37):

“ Một khoản dự phòng là một khoản nợ phải trả có giá trị và thời giankhông chắc chắn”

Trong đó, một khoản nợ phải trả là một nghĩa vụ hiện tại của Doanhnghiệp phát sinh từ những sự kiện trong quá khứ, việc thanh toán các nghĩa

vụ này được dự tính là sẽ làm giảm các nguồn lợi kinh tế của doanh nghiệpgắn liền với các lợi ích kinh tế

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 18- Các khoản dự phòng, tàisản và nợ tiềm tàng (ban hành ngày 28/12/2005) thì:

“Một khoản dự phòng là khoản nợ phải trả không chắc chắn về giá trịhoặc thời gian”

Các khoản này đã được ghi nhận là một khoản nợ phải trả (giả địnhđưa ra một ước tính đáng tin cậy) vì nó là các nghĩa vụ về nợ phải trả hiệntại và chắc chắn sẽ làm giảm sút các lợi ích kinh tế để thanh toán các nghĩa

vụ về khoản nợ phải trả đó

Nói tóm lại, có thể hiểu định nghĩa về dự phòng đơn giản như sau:

Dự phòng thực chất là việc ghi nhận trước một khoản chi phí thực tế chưathực chi vào chi phí kinh doanh, chi phí đầu tư tài chính của niên độ báocáo để có nguồn tài chính cần thiết bù đắp những thiệt hại có thể sẽ xảy ratrong niên độ liền sau Dự phòng làm tăng tổng chi phí, do vậy nó đồng

nghĩa với sự tạm thời giảm thu nhập ròng của niên độ báo cáo- niên độ lập

dự phòng

1.1.2 Khái niệm về dự phòng nợ phải thu khó đòi.

Theo thông tư số 13/2006/TT-BTC của Bộ tài chính thì:

“Dự phòng nợ phải thu khó đòi là dự phòng phần giá trị có thể bị tổnthất của các khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán, nợ phải thu chưa quáhạn nhưng có thể không đòi được do khách nợ không có khả năng thanhtoán.”

1.2.Mục đích của việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.

Việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi vào chi phí hoạt độngkinh doanh năm báo cáo của doanh nghiệp có hai mục đích chính:

Một là, giúp doanh nghiệp có một nguồn tài chính để bù đắp tổn thất

có thể xảy ra trong năm kế hoạch

Hai là, đảm bảo cho doanh nghiệp xác định được giá trị của các khoản

nợ phải thu không cao hơn giá trị có thể thu hồi được (giá trị thật) tại thờiđiểm lập báo cáo tài chính

1.3.Vai trò của việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.

1.3.1.Trên phương diện kinh tế:

Nhờ các tài khoản dự phòng giảm giá nói chung trong đó đặc biệt làtài khoản phản ánh dự phòng nợ phải thu khó đòi mà bảng cân đối kế toánphản ánh chính xác hơn giá trị thực tế tài sản của doanh nghiệp Giá trị thực

tế tài sản của doanh nghiệp được xác định như sau:

Giá trị thực tế = Giá trị ghi sổ - Dự phòng giảm giá

của tài sản của tài sản tài sản đã lập

1.3.2.Trên phương diện tài chính:

Do dự phòng nợ phải thu khó đòi làm giảm lợi nhuận của niên độ kếtoán nên doanh nghiệp sẽ có được một khoản tích lũy mà đáng lẽ đã đượcphân chia cho các cổ đông, các chủ sở hữu, Khoản tích lũy này được sửdụng để bù đắp các khoản nợ phải thu khó đòi thực sự phát sinh và tài trợ

cho các khoản chi phí hay lỗ đã được dự phòng khi các chi phí này phátsinh ở niên độ kế toán sau Thực chất dự phòng nợ phải thu khó đòi nóiriêng và các khoản dự phòng nói chung là một nguồn tài chính của doanhnghiệp, tạm thời nằm trong các tài sản lưu động trước khi được sử dụngthực sự.

1.3.3.Trên phương diện thuế:

Dự phòng nợ phải thu khó đòi được ghi nhận như một khoản chi phíhợp lý trước thuế, làm giảm lợi nhuận phát sinh để tính ra số lợi nhuận thực

tế Vì vậy, việc lập dự phòng sẽ làm cho thuế thu nhập doanh nghiệp phảinộp của đơn vị giảm xuống một lượng đáng kể Đây là nguồn tài chính cóđược nhờ việc lập dự phòng, trì hoãn việc nộp thuế, không mất chi phí huyđộng, doanh nghiệp có thể đầu tư vào hoạt động sản xuất kinh doanh đểsinh lời

2 Quy định chung về trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.

2.1 Đối tượng và điều kiện lập dự phòng.

2.1.1 Đối tượng lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.

Đối tượng lập dự phòng nợ phải thu khó đòi là các khoản nợ đã quáhạn thanh toán hoặc chưa quá hạn nhưng doanh nghiệp có thể không thuđược khoản nợ đó

Thứ hai, phải có đủ căn cứ để xác định khoản nợ đó là khoản nợ phảithu khó đòi Một khoản nợ phải thu được coi là khoản nợ phải thu khó đòitrong các trường hợp sau:

+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, cáckhế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác

+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (cáccông ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng, ) đã lâm vàotình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏtrốn, đang bị cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành ánhoặc đã chết

Những khoản nợ quá hạn từ 3 năm trở lên được coi như khoản nợkhông có khả năng thu hồi

Thứ nhất, đối với các khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức tríchlập dự phòng:

+ 30% giá trị đối với khoản phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1năm

+ 50% giá trị đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đếndưới 2 năm

+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3năm

Thứ hai, đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chứckinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người

nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử

hoặc đang thi hành án, thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thuhồi được để trích lập dự phòng.

Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, doanhnghiệp tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết

để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp

2.3 Xử lý khoản dự phòng và các khoản nợ không có khả năng thu hồi.

2.3.1 Xử lý các khoản dự phòng.

Khi các khoản nợ phải thu được xác định là khó đòi, doanh nghiệpphải trích lập dự phòng theo các mức trích lập đã được trình bày ở trên + Nếu số dự phòng phải trích lập bằng số dư dự phòng nợ phải thukhó đòi thì doanh nghiệp không phải trích lập

+ Nếu số dự phòng phải trích lập lớn hơn số dư khoản dự phòng nợphải thu khó đòi thì doanh nghiệp phải trích lập bổ sung vào chi phí quản lýdoanh nghiệp phần chênh lệch

+ Nếu số dự phòng phải trích lập thấp hơn số dư khoản dự phòng nợphải thu khó đòi thì doanh nghiệp phải hoàn nhập phần chênh lệch vào thunhập khác

2.3.2 Xử lý các khoản nợ không có khả năng thu hồi.

2.3.2.1 Khoản nợ không có khả năng thu hồi.

Nợ phải thu không có khả năng thu hồi bao gồm các khoản nợ:

Thứ nhất, đối với tổ chức kinh tế thì đó là các khoản nợ mà khách nợ

đã giải thể, phá sản hoặc khách nợ đã ngừng hoạt động và không có khảnăng chi trả

Thứ hai, đối với các cá nhân thì đó là các khoản nợ mà người nợ đãchết nhưng không có tài sản thừa kế để trả nợ; người nợ còn sống hoặc đãmất tích nhưng không có khả năng trả nợ

2.3.2.2 Xử lý tài chính.

Mức tổn thất thực tế của từng khoản nợ không thu hồi được là khoảnchênh lệch giữa nợ phải thu ghi trên sổ kế toán và số tiền đã thu hồi được(do người gây ra thiệt hại đền bù, do phát mại tài sản của đơn vị nợ hoặcngười nợ, do được chia tài sản theo quyết định của tòa án hoặc các cơ quan

có thẩm quyền khác)

Giá trị tổn thất thực tế của khoản nợ không có khả năng thu hồi, doanhnghiệp sử dụng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi, quỹ dự phòng tàichính (nếu có) để bù đắp, phần chênh lệch thiếu hạch toán vào chi phí quản

lý doanh nghiệp

Các khoản nợ phải thu sau khi đã có quyết định xử lý hạch toán,doanh nghiệp phải theo dõi riêng trên sổ kế toán và ngoại bảng cân đối kếtoán trong thời gian tối thiểu là 5 năm và tiếp tục có các biện pháp để thuhồi nợ Nếu thu hồi được nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ các khoản chi phí

có liên quan đến việc thu hồi nợ, doanh nghiệp hạch toán vào thu nhậpkhác

3 Hạch toán dự phòng nợ phải thu khó đòi theo chế độ kế toán Việt Nam hiện hành.

3.1 Nguyên tắc và nhiệm vụ hạch toán.

Kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi phải ghi chép, phản ánh kịpthời, đầy đủ và chính xác các khoản nợ phải thu theo từng đối tượng, thờihạn của từng đối tượng Đồng thời phải thường xuyên kiểm tra, đôn đốckhách hàng thanh toán đúng hạn Nếu lập dự phòng thì phải dựa vào chế độhiện hành để tính mức trích lập dự phòng

3.2 Tài khoản sử dụng.

Để hạch toán các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi, kế toán sửdụng tài khoản 139 “Dự phòng phải thu khó đòi” Kết cấu tài khoản nhưsau:

Bên nợ: Phản ánh số dự phòng nợ phải thu khó đòi đã sử dụng trong

kỳ và hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi không dùng đến

Bên có: Trích lập dự phòng phải thu khó đòi cho kỳ kế toán tới.

Dư có: Số dự phòng phải thu khó đòi hiện còn

3.3 Phương pháp hạch toán.

- Cuối niên độ kế toán, căn cứ vào mức lập dự phòng nợ phải thu khóđòi được tính, ghi:

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)

Có TK 139 - Dự phòng nợ phải thu khó đòi

Cuối niên độ kế toán sau tính mức dự phòng phải thu khó đòi cần lập,nếu:

+ Mức lập dự phòng nợ phải thu khó đòi cuối niên độ sau thấp hơnmức dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập năm trước thì số chênh lệchđược lập thêm dự phòng, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)

Có TK 139 - Dự phòng nợ phải thu khó đòi

+ Mức dự phòng nợ phải thu khó đòi cuối niên độ sau thấp hơn mức

dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập năm trước thì số chênh lệch đượchoàn nhập dự phòng, ghi:

Nợ TK 139 - Dự phòng nợ phải thu khó đòi

Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426)

- Xóa nợ phải thu khó đòi không thu hồi được:

+ Khi xóa nợ phải thu khó đòi phải căn cứ vào quyết định của cấp cóthẩm quyền theo quy định hiện hành ghi:

Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi

Đồng thời ghi vào bên Có TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý

Trong trường hợp công ty bán khoản nợ phải thu cho công ty mua bán

3.4.Thông tin trình bày trên báo cáo tài chính.

Theo quy định của chuẩn mực kế toán Việt Nam số 18 – Các khoản

dự phòng, tài sản và nợ tiềm tàng thì:

- Doanh nghiệp phải trình bày trong báo cáo tài chính từng loại dựphòng theo các khoản mục:

+ Số dư đầu kỳ và cuối kỳ

+ Số dự phòng tăng do các khoản dự phòng trích lập bổ sung trong

kỳ, kể cả việc tăng các khoản dự phòng hiện có

+ Số dự phòng giảm trong kỳ do phát sinh các khoản chi phí liênquan đến khoản dự phòng đó đã được lập từ ban đầu

+ Số dự phòng không sử dụng đến được ghi giảm (hoàn nhập)trong kỳ

+ Số dự phòng tăng trong kỳ giá trị hiện tại của khoản dự phòngtăng lên theo thời gian và do ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ lệ chiết khấucủa dòng tiền

- Đối với các khoản dự phòng có giá trị trọng yếu, doanh nghiệp phảitrình bày các thông tin sau:

+Tóm tắt bản chất của nghĩa vụ nợ và thời gian chi trả dựtính

+ Dấu hiệu cho thấy có sự không chắc chắn về giá trị hoặc thờigian của các khoản chi trả Khi cần đưa ra thông tin đầy đủ thì doanh

nghiệp phải trình bày những giả định chính liên quan đến các sự kiện xảy

ra trong tương lai

+ Giá trị của khoản bồi hoàn dự tính nhận được nếu giá trị củatài sản đã được ghi nhận liên quan đến khoản bồi hoàn dự tính đó

- Trừ khi khó xảy ra khả năng phải chi trả, doanh nghiệp phải trìnhbày tóm tắt bản chất của khoản nợ tiềm tàng tại ngày kết thúc kỳ kế toánnăm cùng với các thông tin:

+ Ước tính về ảnh hưởng tài chính của các khoản nợ tiềm tàngtheo quy định

+Dấu hiệu không chắc chắn liên quan đến giá trị hoặc thờigian của các khoản chi trả có thể xảy ra

+ Khả năng nhận được các khoản bồi hoàn

- Khi xác định các khoản dự phòng hoặc các khoản nợ tiềm tàng cóthể tập hợp thành cùng một loại để trình bày báo cáo tài chính thì cần phảicân nhắc xem liệu bản chất các khoản mục đó có tương đồng với nhau đủ

để trình bày chung trong một khoản mục trên báo cáo mà vẫn thỏa mãn quyđịnh hiện hành

- Khi một khoản dự phòng và một khoản nợ tiềm tàng phát sinh từcùng một tình huống thì doanh nghiệp phải trình bày theo quy định đồngthời chỉ rõ mối liên hệ giữa khỏan dự phòng và nợ tiềm tàng đó

- Khi có thể thu được một số lợi ích kinh tế thì doanh nghiệp phải trìnhbày tóm tắt về bản chất của các tài sản tiềm tàng tại ngày kết thúc kỳ kếtoán năm, và khi có thể trình bày ước tính về ảnh hưởng tài chính củachúng theo các nguyên tắc đã quy định trong chuẩn mực kế toán đối vớicác khoản dự phòng

- Nếu không thể trình bày được thông tin nào theo quy định trên thìdoanh nghiệp phải nêu rõ trong Bản thuyết minh báo cáo tài chính

- Trong một số trường hợp, việc trình bày một số hay toàn bộ cácthông tin như quy định trên có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến vị thế

của doanh nghiệp trong việc tranh chấp với các chủ thể khác liên quan đếnnội dung các khỏan dự phòng thì doanh nghiệp phải trình bày bản chấtchung của vấn đề đang tranh chấp và lý do không trình bày những thông tinnày.

4 Kế toán dự phòng nợ phải phải thu khó đòi theo chuẩn mực kế toán quốc tế và kinh nghiệm ở một số nước.

4.1 Những quy định chung của chuẩn mực kế toán quốc tế về trích lập dự phòng.

Chuẩn mực kế toán quốc tế là một hệ thống các nguyên tắc kế toán,trình bày BCTC, các quy định về kế toán được chấp nhận rộng rãi trên toànthế giới do IASB ban hành vầ thường xuyên nghiên cứu cập nhật, bổ sung.Theo chuẩn mực kế toán quốc kế ISA 37: một khoản dự phòng chỉđược ghi nhận khi thỏa mãn các điều kiện sau:

Thứ nhất, DN có nghĩa vụ nợ (trách nhiệm pháp lý hoặc trách nhiệmliên đới) do kết quả từ một sự kiện đã xảy ra, dẫn tới sự giảm sút lợi íchkinh tế có thể xảy ra, giá trị của nghĩa vụ nợ đó có thể được ước tính mộtcách đáng tin cậy

Thứ hai, giá trị ghi nhận một khoản dự phòng phải là giá trị đượcước tính hợp lý về khoản tiền sẽ phải chi để thanh toán nghĩa vụ nợ hiện tạingày kết thúc kỳ kế toán năm

Thứ ba, các khoản dự phòng phải được xem xét và điều chỉnh tạimỗi thời điểm kết thúc kỳ kế toán năm để phản ánh ước tính chính xác nhấttại thời điểm hiện tại

Chú ý: ISA 37 quy định rõ không được ghi nhận các khoản dự phòngcho lỗ hoạt động trong tương lai