Hoàn thiện công tác giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng container của công ty Dolphin Sea & Air Service

giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu bằng container

CY (Container Yard) : Bãi Container

D/O (Delivery Order) : Lệnh giao hàng

FCL (Full Container Load) : Hàng nguyên Container

HB/L (House Bill Of Lading) : Vận đơn gom hàng

L/C (Letter Credit) : Thư tín dụng

LCL (Less Container Load) : Hàng lẻ

MB/L (Master Bill Of Lading) : Vận đơn chủ

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU

DANH MỤC HÌNH VẼ

LỜI MỞ ĐẦU

Trong nền kinh tế thị trường hội nhập và phát triển, sự gia tăng thương mại một cách mạnh mẽ giữa các quốc gia, châu lục đã kéo theo sự phát triển mạnh mẽ của các phương thức vận tải hàng hóa, điển hình là phương thức giao nhận hàng hóa bằng Contaier Được coi là cuộc cách mạng khoa học kĩ thuật lần III của Thế giới, vận tải Container đã mở ra một kỉ nguyên mới cho ngành vận tải, giao nhận hàng hóa thương mại Quốc tế, kéo theo sự phát triển của thương mại quốc tế, sự phát triển kinh tế thế giới đã đạt tới mức biên giới giữa các quốc gia chỉ còn là ý nghĩa về mặt hành chính

Riêng đối với Việt Nam, khi đã là thành viên của tổ chức thương mại quốc tế (WTO) được 5 năm qua, tạo điều kiện thuận lợi về điều kiện xuất nhập khẩu với các nước trên thế giới kéo theo hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu những năm gần đây phát triển mạnh mẽ Từ khi hoạt động xuất nhập khẩu được đẩy mạnh thì quá trình vận tải giao nhận cũng phát triển mạnh mẽ và ngày khẳng định được tầm quan trọng đối với nền kinh tế quốc dân Phát triển các hoạt động giao nhận vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu ở nước ta có một ý nghĩa hết sức quan trọng, góp phần tích lũy ngoại tệ, làm đơn giản hóa chứng từ, thủ tục thương mại, hải quan và các thủ tục pháp lý khác, tạo điều kiện làm cho sức cạnh tranh hàng hóa ở nước ta trên thị trường quốc tế tăng đáng kể, đẩy mạnh tốc độ giao lưu hàng hóa xuất nhập khẩu với các nước trên thế giới, góp phần làm cho đất nước phát triển nhịp nhàng, cân đối

Nhận thức tầm quan trọng của công tác giao nhận hàng hóa trong trao đổi mua bán hàng hóa xuất nhập khẩu cùng với những kiến thức đã học ở trường kết hợp với thời gian tìm hiểu tại Công ty cổ phần dịch vụ hàng hải hàng không Con

Cá Heo, em đã lựa chọn nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng Container tại Công ty cổ phần dịch vụ hàng hải hàng không Con Cá Heo” Do kiến thức còn hạn chế và thiếu kinh nghiệm thực tiễn nên trong

quá trình hoàn thành đề tài tốt nghiệp không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự góp ý của các Thầy Cô Em xin chân thành cảm ơn sự quan

tâm giúp đỡ của ban lãnh đạo cũng như các Cô Chú, Anh Chị ở Công ty cổ phần dịch vụ hàng hải hàng không Con Cá Heo đã giúp đỡ em trong quá trình thực tập tại Công ty Đặc biệt em xin cảm ơn Cô giáo TS Nguyễn Thị Phương, người đã trực tiếp hướng dẫn, theo dõi và giúp đỡ tận tình trong suốt thời gian em thực hiện đề tài tốt nghiệp này.

Ngoài phần mở đầu và kết luận kết cấu đề tài của em gồm 3 chương:

Chương I: Khái quát về công tác giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

Chương II: Thực trạng công tác giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng Container của Công ty CP dịch vụ hàng hải hàng không Con Cá Heo

Chương III: Đề xuất giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng Container của Công ty CP dịch vụ hàng hải hàng không Con Cá Heo

CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC GIAO NHẬN HÀNG

HÓA XUẤT NHẬP KHẨU

1.1. Khái quát chung về giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

1.1.1. Hoạt động giao nhận và người giao nhận

Đặc điểm nổi bật của mua bán quốc tế là người mua và người bán ở những quốc gia khác nhau Sau khi ký hợp đồng mua bán, người bán thực hiện việc giao hàng, tức là hàng hoá được vận chuyển từ người bán sang người mua Để cho quá trình vận chuyển đó được bắt đầu, được tiếp tục và kết thúc, tức là hàng hoá đến tay người mua, cần phải thực hiện hàng loạt các công việc liên quan đến quá trình chuyên chở như: bao bì, đóng gói, lưu kho, đưa hàng ra Cảng, làm các thủ tục gửi hàng, xếp hàng lên tàu, chuyển tải hàng hoá ở dọc đường, dỡ hàng ra khỏi tàu và giao hàng cho người nhận Tất cả những công việc đó được gọi là dịch vụ giao nhận

Dịch vụ giao nhận (Freight Forwarding Service), theo qui tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận: “là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hoá cũng như các dịch

vụ tư vấn có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề Hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập các chứng từ có liên quan đến hàng hoá” Theo điều 136 Luật Thương mại Việt Nam thì: “Giao nhận hàng hoá là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để giao hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận chuyển hoặc của người giao nhận khác”

Như vậy Giao nhận (Forwarding) là tập hợp các nghiệp vụ liên quan đến quá trình vận chuyển nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hoá từ nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng Giao nhận thực chất là tổ chức quá trình chuyên chở và giải quyết các thủ tục liên quan đến quá trình chuyên chở đó

Người kinh doanh dịch vụ giao nhận gọi chung là người giao nhận (Forwarder, Freight Forwarder, Forwarding Agent) Người giao nhận có thể là chủ

hàng, chủ tàu, Công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ một người nào khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hoá.

Trước đây người giao nhận thường chỉ làm đại lý (Agent) thực hiện một số công việc do các nhà xuất nhập khẩu (XNK) uỷ thác như xếp dỡ hàng hoá, lưu kho bãi, làm thủ tục giấy tờ, lo liệu vận chuyển nội địa, thủ tục thanh toán tiền hàng Cùng với sự phát triển của thương mại quốc tế và những tiến bộ trong khoa học kỹ thuật của ngành vận tải mà dịch vụ Giao nhận ngày càng được mở rộng hơn Ngày nay người Giao nhận đóng một vai trò quan trọng trong thương mại và vận tải quốc

tế Người Giao nhận không chỉ làm các thủ tục Hải quan, thuê tàu mà còn cung cấp dịch vụ trọn gói về toàn bộ quá trình vận tải và phân phối hàng hoá Ở nhiều nước khác nhau, người Giao nhận được gọi theo những tên khác nhau như: Đại lý Hải quan (Customs House Agent), Môi giới Hải quan (Custom Broker), Đại lý thanh toán(Clearing Agent), Đại lý gửi hàng và giao nhận (Shipping And Forwarding Agent), Người chuyên chở chính ( Carrier)

1.1.2. Các tổ chức giao nhận và người giao nhận.

Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận- FIATA (Fédération Internationale des Associatión de Transitaires et Assimiles) thành lập năm 1926 là tổ chức giao nhận vận tải lớn nhất thế giới FIATA là một tổ chức phi chính trị, tự nguyện, là đại diện của 35.000 công ty giao nhận ở 130 nước trên thế giới Thành viên của FIATA

là hội viên chính thức và hội viên hợp tác Hội viên chính thức là Liên đoàn giao nhận của các nước, còn Hội viên hợp tác là các công ty giao nhận riêng lẻ

FIATA được thừa nhận của các cơ quan Liên hiệp quốc như Hội đồng kinh tế

xã hội Liên hiệp quốc (ECOSOC), Uỷ ban Châu Âu của Liên hiệp quốc (ECE), ESCAP

Mục tiêu chính của FIATA là bảo vệ và tăng cường lợi ích của người Giao nhận trên phạm vi quốc tế, nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận, liên kết nghề nghiệp, tuyên truyền dịch vụ giao nhận, vận tải; xúc tiến quá trình đơn giản hoá và thống nhất chứng từ và các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn nhằm cải tiến chất lượng dịch vụ của hội viên; đào tạo nghiệp vụ ở trình độ quốc tế, tăng cường các quan hệ phối hợp giữa các tổ chức Giao nhận với chủ hàng và người chuyên chở

Hiện nay nhiều công ty giao nhận của Việt Nam đã trở thành thành viên chính thức của FIATA

1.1.3. Phạm vi dịch vụ giao nhận

Phạm vi của dịch vụ Giao nhận là nội dung cơ bản của dịch vụ Giao nhận, kho vận Trừ khi bản thân người gửi hàng (hoặc người nhận hàng) muốn tham gia vào bất kỳ một khâu hay thủ tục nào, chứng từ nào đó, thông thường người giao nhận thay mặt người gửi hàng (hoặc người nhận hàng) lo liệu quá trình vận chuyển hàng hoá qua các công đoạn cho đến tay người nhận hàng cuối cùng Người Giao nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý, hoặc thuê dịch vụ của người thứ ba khác

Những dịch vụ mà người Giao nhận thường tiến hành là:

- Chuẩn bị hàng hoá để chuyên chở

- Tổ chức chuyên chở hàng hoá trong phạm vi Ga, Cảng

- Tổ chức xếp dỡ hàng hoá

- Làm tư vấn cho chủ hàng trong lĩnh vực chuyên chở hàng hoá

- Ký hợp đồng vận tải với người chuyên chở, thuê tàu, lưu cước

- Làm thủ tục gửi, nhận hàng

- Làm thủ tục Hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch

- Mua bảo hiểm cho hàng hoá

- Lập các chứng từ cho việc gửi, nhận hàng và thanh toán

- Thanh toán, thu đổi ngoại tệ

- Nhận hàng từ chủ hàng giao cho người chuyên chở và giao cho người nhận hàng

- Nhận hàng từ người chuyên chở và giao cho người nhận hàng

- Gom hàng, lựa chọn tuyến đường vận tải, phương thức vận tải và người chuyên chở thích hợp

- Đóng gói bao bì, phân loại và tái chế hàng hoá

- Lưu kho bảo quản hàng hoá

- Thanh toán cước phí, chi phí xếp dỡ, chi phí lưu kho bãi

- Thông báo tổn thất với người chuyên chở

- Giúp chủ hàng trong việc khiếu nại và đòi bồi thường

Ngoài ra người kinh doanh dịch vụ giao nhận còn cung cấp các dịch vụ đặc biệt theo yêu cầu của chủ hàng như vận chuyển máy móc thiết bị cho các công trình xây dựng lớn, vận chuyển quần áo may mặc sẵn từ các Container đến thẳng các cửa hàng, hay vận chuyển ra nước ngoài để tham gia dự hội chợ, triển lãm Đặc biệt trong những năm gần đây, người Giao nhận thường cung cấp dịch vụ vận tải đa phương thức (VTĐPT), đóng vai trò MTO và phát hành cả chứng từ vận tải

1.1.4. Vai trò người giao nhận trong thương mại Quốc tế

a Môi giới hải quan

Thuở ban đầu, người Giao nhận chỉ hoạt động trong nước Nhiệm vụ của người Giao nhận lúc bấy giờ làm thủ tục Hải quan đối với hàng nhập khẩu như một Môi giới Hải quan Sau đó người Giao nhận mở rộng hoạt động phục vụ cả hàng xuất khẩu và dành chở hàng trong vận tải quốc tế hoặc lưu cước với các hãng tàu theo sự uỷ thác của người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu tuỳ thuộc vào hợp đồng mua bán Trên cơ sở được Nhà nước cho phép, người Giao nhận thay mặt người xuất khẩu, người nhập khẩu để khai báo và làm thủ tục Hải quan như một môi giới Hải quan

Theo tập quán xuất khẩu hàng hoá theo điều kiện FOB thì chức năng của người Giao nhận được gọi là “FOB người Giao nhận” (FOB Freight Forwarding)

Ở các nước như Pháp, Mỹ hoạt động của người Giao nhận yêu cầu phải có giấy phép làm môi giới Hải quan

b Đại lý (Agent)

Trước đây người Giao nhận không đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở Người Giao nhận chỉ hoạt động như một cầu nối giữa người gửi hàng và người chuyên chở như là một đại lý của người chuyên chở hoặc của người gửi hàng Người Giao nhận nhận uỷ thác từ chủ hàng hoặc từ ngưòi chuyên chở để thực hiện các công việc khác nhau như nhận hàng, giao hàng, lập chứng từ, làm thủ tục Hải quan trên cơ sở của hợp đồng uỷ thác

c Người gom hàng

Ở Châu Âu, từ lâu người Giao nhận đã cung cấp dịch vụ gom hàng để phục

vụ cho vận tải đường sắt Đặc biệt trong vận tải hàng hoá bằng Container, dịch vụ gom hàng là không thể thiếu được nhằm biến hàng lẻ (LCL) thành hàng nguyên (FCL) để tận dụng sức chở, sức chứa của Container và giảm cước phí vận chuyển Khi là người gom hàng, người Giao nhận có thể đóng vai trò là người vận tải hoặc chỉ là đại lý

d Người chuyên chở

Ngày nay trong nhiều trường hợp người Giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở, tức là người Giao nhận trực tiếp ký kết hợp đồng vận chuyển với chủ hàng và chịu trách nhiệm chuyên chở hàng hoá từ một nơi này đến một nơi khác Người Giao nhận đóng vai trò là người thầu chuyên chở theo hợp đồng (Contracting Carrier), nếu người Giao nhận ký hợp đồng mà không trực tiếp chuyên chở Nếu người Giao nhận trực tiếp chuyên chở thì anh ta là người chuyên chở thực tế (Performing Carrier)

e Người kinh doanh vận tải đa phương thức

Trong trường hợp người Giao nhận cung cấp dịch vụ vận tải đi suốt (hoặc còn gọi là vận tải từ cửa đến cửa) thì người Giao nhận đã đóng vai trò là người kinh doanh vận tải đa phương thức (MTO) MTO cũng là người chuyên chở và chịu trách nhiệm đối với hàng hoá trước chủ hàng

Người Giao nhận còn được coi là “Kiến trúc sư của vận tải” (Architect of Transport), vì người Giao nhận có khả năng tổ chức quá trình vận tải một cách tốt nhất và tiết kiệm nhất

f Lưu kho, chuyển tải hàng hóa

Trong trường hợp phải lưu kho hàng hoá trước khi xuất hoặc sau khi nhập khẩu, người Giao nhận sẽ lo liệu việc đó bằng phương tiện của mình hoặc thuê của một người khác và phân phối hàng nếu cần

Khi hàng hoá phải chuyển tải hoặc quá cảnh qua nước thứ ba, người Giao nhận sẽ lo liệu thủ tục quá cảnh hoặc tổ chức chuyển tải hàng hoá từ phương tiện vận tải này sang phương tiện vận tải khác, hoặc giao hàng đến tay người nhận

1.1.5. Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của người giao nhận

a Khi người giao nhận là đại lý

Người giao nhận hoạt động với danh nghĩa đại lý phải chịu trách nhiệm do lỗi của bản thân mình hay lỗi của người làm thuê cho mình

Ví dụ:

- Giao hàng trái với chỉ dẫn

- Quên mua bảo hiểm mặc dù đã có chỉ thị

- Lỗi lầm khi làm thủ tục hải quan

- Gửi hàng sai địa chỉ,chở hàng sai đến nơi qui định

- Tái xuất không làm thủ tục xin hoàn lại thuế ……

Người giao nhận cũng bị bên thứ ba khiếu nại về bất cứ hư hỏng hay mất mát hàng hoá hay tổn hại cá nhân mà anh ta gây cho họ trong quá trình thực hiện nhiệm

vụ Tuy nhiên người giao nhận thường không nhận trách nhiệm về mình những hành vi hay sơ suất của bên thứ ba như: người chuyên chở, người nhận lại dịch vụ giao nhận miễn là anh ta đã biểu hiện đầy đủ sự quan tâm chu đáo trong việc lựa chọn bên thứ ba đó

Điều đó được thể hiện qua điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn (Standard Trading Condition) khi người giao nhận hoạt động với tư cách là đại lý trong việc thực hiện chức năng truyền thống của mình như: lưu cước, lo vận chuyển và khai báo Hải quan

b Khi người giao nhận là người ủy thác

Là người uỷ thác, người giao nhận là một bên ký hợp đồng độc lập nhận trách nhiệm với danh nghĩa của mình thực hiện dịch vụ do khách hàng yêu cầu Anh ta chịu trách nhiệm về những hành vi sơ suất của người chuyên chở và người nhận lại dịch vụ giao nhận mà anh ta sử dụng để thực hiện hợp đồng Nói chung anh ta thương lượng giá dịch vụ với khách hàng chứ không phải là nhận lại hoa hồng Ví dụ: Khi người giao nhận gom hàng, làm dịch vụ vận tải đa phương thức hay khi anh ta đảm nhận vận tải hộ và tự vận chuyển hàng hoá thì đó là anh ta đảm nhận vai trò của người uỷ thác Là người uỷ thác trách nhiệm đối với bên thứ ba,

quyền hạn về giới hạn trách nhiệm và quyền thực hiện việc giữ hàng cũng giống như khi anh ta đóng vai trò làm đại lý

Khi người giao nhận đảm nhận vai trò của người uỷ thác để làm dịch vụ vận tải đa phương thức thì điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn nói chung không áp dụng

Vì không có công ước quốc tế được áp dụng nên hợp đồng vận tải liên hợp thường do những qui tắc của Phòng thương mại quốc tế điều chỉnh gọi là:”những qui tắc thống nhất của ICC về một chứng từ thống nhất trong vận tải liên hợp”

Tuy nhiên nếu người giao nhận không chịu trách nhiệm và những hư hỏng mất mát của hàng hoá phát sinh từ những trờng hợp sau đây:

- Do lỗi của khách hàng hoặc người được khách hàng uỷ thác

- Khách hàng đóng gói và kẻ ký mã hiệu không phù hợp

- Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hoá

Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở không chỉ trong trường hợp anh ta tự vận chuyển hàng hoá bằng các phương tiện vận tải của chính mình (Performing carrier) mà còn trong trường hợp anh ta bằng việc phát hành chứng từ vận tải của mình hay cách khác, cam kết đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở (người thầu chuyên chở - contracting carrier) Khi người giao nhận cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói, lưu kho, bốc xếp hay phân phối thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm nhiệm người chuyên chở nếu ngời Giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện và người cuả mình, hoặc người giao nhận đã cam kết rõ ràng hay ngụ ý là họ chịu trách nhiệm như một người chuyên chở

1.1.6. Quan hệ của người giao nhận với các bên có liên quan

a Các tổ chức Nhà nước

Trong lĩnh vực cơ quan, công sở, người giao nhận phải giao dịch với những

cơ quan sau:

- Cơ quan Hải quan để khai báo hải quan

- Cơ quan Cảng để làm thủ tục thông cảng

- Ngân hàng Trung ương để được phép kết hối, ngoài ra Ngân hàng là đơn vị đứng

ra bảo lãnh sẽ trả tiền cho người xuất khẩu và thực hiện thanh toán tiền hàng cho người xuất khẩu

- Bộ y tế, Bộ khoa học công nghệ và môi trường, Bộ văn hoá thông tin để xin giấy phép (nếu cần tuỳ theo từng mặt hàng)

- Cơ quan Lãnh sự để xin giấy chứng nhận xuất xứ

- Cơ quan kiểm soát xuất nhập khẩu

- Cơ quan cấp giấy vận tải

b Các bên tư nhân

Trong lĩnh vực tư nhân, người giao nhận phải giao dịch với các bên:

- Người chuyên chở hay các đaị lý khác như :

+ Chủ tàu

+ Người kinh dooanh vận tải đường bộ, đường sắt, hàng không

+ Người kinh doanh vận tải thuỷ về mặt sắp xếp lịch trình và vận chuyển, lưu cước

- Người giữ kho để lưu kho hàng hoá

- Người bảo hiểm để bảo hiểm cho hàng hoá

- Tổ chức đóng gói bao bì để đóng gói hàng hoá

- Ngân hàng thương mại để thực hiện tín dụng chứng từ

1.2 Qui trình, thủ tục giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

1.2.1 Các phương pháp giao hàng bằng Container

a Phương pháp nhận nguyên, giao nguyên (FCL/FCL)

Hàng nguyên (Full Container Load – FCL) là lô hàng của một người gửi hàng, có khối lượng tương đối lớn, đòi hỏi phải xếp trong nhiều Container

Nhận nguyên, giao nguyên tức là người chuyên chở nhận nguyên từ người gửi hàng (Shipper) ở nơi đi và giao nguyên cho người nhận (Consigner) ở nơi đến

Quy trình nhận nguyên, giao nguyên diễn ra như sau:

- Chủ hàng giao nguyên Container đã đóng hàng và niêm phong kẹp chì cho người

- Người chuyên chở dỡ Cont khỏi tàu và đưa về CY.

- Người chuyên chở giao Cont trong tình trạng nguyên niêm phong cho người nhận tại CY của cảng đến

Từ quy trình trên có thể cho thấy, theo phương pháp này, địa điểm giao hàng hóa là CY nên người ta gọi là giao hàng từ bãi đến bãi (CY/CY)

Theo phương pháp này, chi phí đóng hàng vào và dỡ hàng ra khỏi Container đều thuộc chủ hàng (người gửi hàng hoặc người nhận hàng)

- Người chuyên chở, bằng chi phí của mình, dỡ Cont khỏi tàu và đưa về trạm CFS

- Người chuyên chở, bằng chi phí của mình, dỡ hàng hóa ra khỏi Cont và giao cho từng người nhận tại CFS

c Phương pháp nhận lẻ, giao nguyên (LCL/FCL)

Phương pháp này được sử dụng khi một người gửi hàng cần gửi hàng cho nhiều người nhận tại một nơi đến

Quy trình của phương pháp được diễn ra như sau:

- Chủ hàng giao lô hàng lẻ cho người chuyên chở hoặc người gom hàng tại CFS quy định và lấy HB/L hoặc MH/L trong đó ghi chữ “Part of Container”

- Sau khi kiểm tra hải quan, người chuyên chở hoặc người gom hàng đóng vào Cont tại CFS

- Người chuyên chở xếp Cont lên tàu và vận chuyển đến nơi đến

- Người chuyên chở dỡ Cont khỏi tàu và đưa về CY hoặc CFS của cảng đến và giao cho người nhận.

d Phương pháp nhận nguyên, giao lẻ (FCL/LCL)

Phương pháp này ngược lại với phương pháp nhận lẻ giao nguyên, tức là người chuyên chở khi nhận thì nhận nguyên Cont từ chủ hàng và có thể cấp nhiều B/L tương ứng với số lượng người nhận

Tại nơi đến người chuyên chở sẽ giao lẻ cho từng người nhận tại CFS

Từ thực tiễn giao nhận hàng hóa vận chuyển bằng Cont giữa người vận tải và chủ hàng, cũng đồng thời giữa người bán và người mua (người vận tải thay mặt người mua nhận hàng)

1.2.2 Các chứng từ nhập khẩu

a Hợp đồng thương mại (Sales Contract)

Hợp đồng mua bán quốc tế là một sự thỏa thuận giữa hai bên đương sự, theo

đó một bên gọi là người bán có trách nhiệm chuyển vào quyền sở hữu của một bên được gọi là người mua một lượng tài sản gọi là hàng hóa Bên mua có nghĩa vụ nhận hàng và trả tiền hàng Trong đó chủ thể là hai thương nhân ở hai quốc gia khác nhau; hàng hóa phải di chuyển qua biên giới (biên giới địa lý, hải quan); đồng tiền thanh toán sẽ là ngoại tệ của một trong hai nước

b Bảng lược khai hàng hóa (Cargo manifest)

Là bản liệt kê tóm tắt về hàng hóa được chuyên chở Được dùng để:

- Làm giấy thông báo cho người nhận hàng biết về những hàng hóa xếp lên tàu

- Làm chứng từ để khai báo hải quan

- Làm cơ sở để thanh toán các chi phí có liên quan đến hàng hóa

- Làm căn cứ để đối chiếu so sánh với B/L về chi tiết hàng hóa

c Vận đơn (Bill Of Lading - B/L)

Là một chứng từ vận tải mà người chuyên chở hàng hóa hay đại diện của họ

ký phát cho người gửi hàng sau khi nhận hàng để chuyên chở Theo thông lệ quốc

tế, vận đơn có chức năng chủ yếu là:

- Làm bằng chứng cho hợp đồng vận tải

- Là biên lai xác nhận người gửi hàng đã giao hàng cho người chuyên chở.

- Là chứng từ sở hữu cho phép hàng hóa có thể chuyển từ người gửi hàng sang người nhận hàng hay người nào khác được quyền nhận hàng

d Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O)

Lệnh giao hàng là chứng từ do hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu cấp cho người nhận hàng để yêu cầu cảng giao hàng cho người nhận

c Giấy báo hàng đến (Arrival Notice)

Giấy báo hàng đến có tác dụng báo cho chủ hàng biết hàng hóa của họ đã về đến nơi và yêu cầu họ khẩn trương làm các thủ tục, giấy tờ đến đại lý nhận lệnh giao hàng

e Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Sau khi giao hàng xuât khẩu người xuất khẩu phải chuẩn bị một bộ hoá đơn thương mại đó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng đã ghi trên hoá đơn

f Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O)

Giấy chứng nhận xuất xứ là một chứng từ ghi nơi sản xuất hàng do người xuất khẩu kê khai ký và được người của cơ quan có thẩm quyền của nước người xuất khẩu xác nhận Chứng từ này cần thiết cho cơ quan hải quan để tuỳ theo chính sách của nhà nước vận dụng các chế độ ưu đãi khi tính thuế Nó cũng cần thiết cho việc theo dõi thực hiện chế độ hạn ngạch Đồng thời trong chừng mực nhất định, nó nói lên phẩm chất của hàng hoá bởi vì đặc điểm địa phương và điều kiện sản xuất

có ảnh hưởng đến hàng hóa

g Tờ khai hải quan hàng nhập

Là chứng từ để người nhập khẩu kê khai và tính thuế hàng hóa nhập khẩu; cơ quan hải quan kiểm tra hàng hóa và tính thuế của hàng hóa nhập khẩu

1.2.3 Mẫu văn bản và nội dung của chúng liên quan đến giao nhận hàng hóa tại

cảng

a Các chứng từ do đại lý phát hành:

- Bản lược khai hàng hóa (Cargo manifest): Ðây là bản lược kê các loại hàng xếp

trên tàu để vận chuyển đến các cảng khác nhau do đại lý tại cảng xếp hàng căn cứ

vào vận đơn lập nên Bản lược khai phải chuẩn bị xong ngay sau khi xếp hàng, cũng có thể lập khi đang chuẩn bị ký vận đơn, dù sao cũng phải lập xong và ký trước khi làm thủ tục cho tàu rời cảng Bản lược khai cung cấp số liệu thông kê về xuất khẩu cũng như nhập khẩu và là cơ sở để công ty vận tải dùng để đối chiếu lúc

dỡ hàng

- Danh sách các Container dỡ ở cảng: Đây là một chứng từ do đại lý gửi cho cảng

để thông báo chi tiết về các Container sẽ dỡ ở cảng Nó là cơ sở để lập sơ đồ xếp hàng trên bãi và kế hoạch dỡ hàng

- Thông báo sẵn sàng làm hàng (NOR): Là văn bản do đại lý hoặc thuyền trưởng lập

để gửi cho người gửi hàng hoặc nhận hàng nhằm thông báo tàu đã sẵn sàng dỡ hoặc xếp hàng Thời điểm trao NOR là cơ sở để xác định mốc thời gian bắt đầu làm hàng theo quy định trong hợp đồng vận chuyển nhằm xác định thời gian tiết kiệm hay kéo dài thêm so với thời gian quy định xếp dỡ trong hợp đồng, từ đây thành lập cơ

sở để tính thưởng phạt

- Danh sách Container hàng nhập đề nghị chuyển thẳng: Là văn bản do đại lý lập

gửi cho cảng làm căn cứ để cảng cho phép các Container rút thẳng không lưu bãi

- Danh sách các Container dự định xếp lên tàu ( Cargo loading list): Là văn bản do

đại lý gửi cho cảng trước khi tàu xếp hàng, thông báo số Container dự định xếp lên tàu để cảng có kế hoạch làm hàng

- Lệnh cấp vỏ Container rỗng (Empty Container release Order): Lệnh cấp Container

rỗng là lệnh hãng tàu gửi cho bãi Container (Depot) của mình yêu cầu cấp vỏ cho khách hàng có tên ghi trên lệnh

- Lệnh giao hàng (D/O: Delivery Order): Lệnh do người chuyên chở hay đại lý của

họ ký phát với mục đích yêu cầu cảng hoặc bộ phận quản lý hàng hóa giao hàng cho khách hàng

- Lệnh hạ Container hàng xuất: Khi Container hàng xuất được giao vào bãi chứa ở

cảng, chủ hàng phải xuất trình chứng từ gọi là Container Parking list có xác nhận của hãng tàu khai thác Container Chứng từ này trước khi giao cho cảng để tiến hành nhận và sắp xếp hàng đúng vào khu vực để xếp xuống tàu, phải được đăng ký tại đại lý hãng tàu để kiểm tra và lập hồ sơ hàng xuất

- Lệnh hạ bãi Container rỗng: Đa số chủ hàng nhận nguyên Container có hàng về

kho riêng để dỡ hàng, rồi trả vỏ Container rỗng về bãi chứa tại cảng Khi đó chủ hàng phải xuất trình lệnh trả Container rỗng cho cảng Chứng từ này đã qua đăng

ký kiểm tra tại đại lý hãng tàu và có dấu của đại lý, cảng chỉ thực hiện khi thông tin

về Container rỗng là đầy đủ trên lệnh

b Các chứng từ do Cảng phát hành:

- Giấy kiểm nhận hàng với tàu ( Tally sheet): Tally sheet là phiếu kiểm đếm hàng hoá

đã xếp lên tàu do nhân viên kiểm đếm chịu trách nhiệm ghi chép Phiếu kiểm đếm

là một chứng từ gốc về số lượng hàng hoá được xếp lên tàu Do đó bản sao của phiếu kiểm đếm phải giao cho thuyền phó phụ trách về hàng hoá một bản để lưu giữ, nó còn cần thiết cho những khiếu nại tổn thất về hàng hoá sau này

- Giấy chứng nhận hàng hư hỏng đổ vỡ (COR: Cargo outurn report): Trong quá

trình dỡ hàng ra khỏi tàu tại cảng đích, nếu phát hiện thấy hàng hoá bị hư hỏng đổ

vỡ thì đại diện của cảng và tàu phải cùng nhau lập một biên bản về tình trạng đổ vỡ của hàng hoá

- Biên bản kết toán giao nhận hàng với tàu (Report on receipt of cargo): Ðây là biên

bản được lập giữa cảng với tàu sau khi đã dỡ xong lô hàng hoặc toàn bộ số hàng trên tàu để xác nhận số hàng thực tế đã giao nhận tại cảng dỡ hàng quy định

Văn bản này có tính chất đối tịch chứng minh sự thừa thiếu giữa số lượng hàng thực nhận tại cảng đến và số hàng ghi trên bản lược khai của tàu Vì vậy đây

là căn cứ để người nhận hàng tại cảng đến khiếu nại người chuyên chở hay công ty bảo hiểm (nếu hàng hoá đã được mua bảo hiểm) Ðồng thời đây cũng là căn cứ để cảng tiến hành giao nhận hàng nhập khẩu với nhà nhập khẩu và cũng là bằng chứng

về việc cảng đã hoàn thành việc giao hàng cho người nhập khẩu theo đúng số lượng

mà mình thực tế đã nhận với người chuyên chở

- Giấy vận chuyển hàng: Là một trong những chứng từ có giá trị trong nội bộ cảng,

nó được lập giữa lái xe và nhân viên giao nhận cầu tàu, là căn cứ tính năng suất nhân viên kho bãi, là cơ sở lập bản thực nhập cuối ca và đối chiếu giữa người nhân viên cầu tàu và nhân viên kho bãi

- Bản khai hàng thực nhập: Là bản tổng hợp các phiếu vận chuyển từ tàu và kho bãi

trong ca sản xuất theo vận đơn Là chứng từ xác nhận số hàng hóa thực nhập kho

bãi trong một ca sản xuất của từng máng giữa người giao nhận với tàu và người xếp hàng trong kho bãi Là căn cứ để người kết toán hàng của kho bãi kiểm tra vào sổ theo dõi và đối chiếu với kết toán tổng hợp của xí nghiệp kho hàng Là cơ sở để thống kê báo cáo hàng nhập và tồn kho bãi hàng ngày.

- Phiếu giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho: Sau khi giao hàng cho chủ hàng,

viết và giao cho người nhận hàng một phiếu xuất kho

- Phiếu chuyển dọn Container: Là chứng từ ghi lại vị trí mới của Container trên bãi

sau mỗi ca dọn chuyển theo yêu cầu khai thác

- Lệnh xuất kho bãi: Là chứng từ do cảng phát hành sau khi đã lưu giữ chứng từ

D/O nó có tác dụng cho phép bộ phận quản lý kho bãi giao hàng cho chủ hàng Là căn cứ pháp lý trong việc giao nhận hàng giữa cảng và khách hàng Làm chứng từ lưu thông

- Phiếu nhập kho: Phiếu nhập kho là chứng từ do bộ phận kho hàng cảng phát hành

trên cơ sở của lệnh nhập kho và việc nhận hàng của khách hàng

- Phiếu theo dõi kiểm hóa: Là chứng từ được lập khi cảng tiến hành kiểm hóa theo

yêu cầu của tàu hoặc chủ hàng

- Biên bản đổ vỡ nội bộ: Là chứng từ pháp lý để quy trách nhiệm cho người gây tổn

thất để cảng giải quyết bồi thường trong nội bộ cảng

- Phiếu giao nhận Container ( EIR: Equipment Interchange Receipt): EIR được sử

dụng thay thế cho một số chứng từ: Lệnh nhập kho, phiếu nhập kho, lệnh xuất kho, phiếu xuất kho, phiếu ra cổng và làm cho công tác giao nhận đạt hiệu quả hơn

- Giấy trình tự dỡ hàng nhập ( Working sequence sheet): Là loại chứng từ thay cho

giấy kiểm nhận hàng với tàu, nó giúp cho việc bốc xếp Container vào bãi thuận tiện hơn, làm cho công tác biên hàng ở cầu tàu trở nên đơn giản hơn

1.3 Các chỉ tiêu đánh giá dịch vụ giao nhận hàng hóa

1.3.1 Các chỉ tiêu đánh giá kết quả hoạt động giao nhận

a Tổng khối lượng hoạt động

- Tổng số các hợp đồng

- Tổng số các lô hàng giao nhận được

b Tổng doanh thu

- Doanh thu từ dịch vụ môi giới, khai thuê hải quan

- Doanh thu từ dịch vụ đại lý, gom hàng

- Doanh thu từ dịch vụ vận tải

c Tổng chi phí

- Chi phí vận chuyển

- Chi phí hoàn thiện chứng từ

- Chi phí kê khai hải quan

- Chi phí tại cảng tác nghiệp

d Tổng lợi nhuận

1.3.2 Các chỉ tiêu đánh giá chất lượng dịch vụ giao nhận

a Tiêu chí đảm bảo, an toàn và độ tin cậy

- Đảm bảo số lượng hàng hóa giao nhận

- Đảm bảo an toàn (an toàn cho người điều khiển và phương tiện vận tải, hàng hóa giao nhận vận tải, người và các công trình mà phương tiện đi qua trong quá trình vận tải) Hàng hóa không bị hư hỏng, mất mát, kém chất lượng

- Đảm bảo độ tin cậy về thời gian vận tải, địa điểm giao nhận hàng hóa, giá cước…

Ttn: Thời gian tác nghiệp ( Kiểm tra chứng từ, ký xác nhận…)

Tc : Thời gian tác nghiệp tại cảng (Nhận hàng, dỡ hàng xuống tàu, xếp hàng lên PTVT nội địa,…)

Tkho : Thời gian hàng về lưu kho chờ giao khách hàng (Nếu có)

Tvcnđ : Thời gian vận chuyển nội địa đến kho của khách hàng

+ Năng suất giao nhận:

bq gn

: Tổng số Container xuất xuống tàu

c Tiêu chí thuận tiện

- Số lượng các giấy tờ trong thủ tục giao nhận

- Số lượng các thủ tục trong quy trình giao nhận

- Chi phí vận chuyển hàng hóa

- Chi phí cho xếp dỡ hàng hóa

- Chi phí cho đại lý và các chi phí khác

CHƯƠNG II:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG CONTAINER CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ

HÀNG HẢI HÀNG KHÔNG CON CÁ HEO

2.1 Tổng quan về Công ty CP dịch vụ hàng hải hàng không Con Cá Heo

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

- Công ty cổ phần giao nhận vận tải Con Ong (Bee Logistics Corporation) được thành lập ngày 1 tháng 10 năm 2004, ban đầu chỉ có 4 nhân viên

- Ngày 08/01/2005, Bee Logistics thành lập chi nhánh tại TP Hải Phòng

- Ngày 02/04/2005, thành lập chi nhánh Bee Logistics tại thủ đô Hà Nội

- Tháng 06/2005, Bee Logistics trở thành Tổng Đại lý cho hãng tàu RMI, Hà Lan chuyên về vận chuyển hóa chất, thực phẩm bằng Flexi Tank

- Ngày 01/07/2007, thành lập chi nhánh Bee Logistics tại Đà Nẵng

- Tháng 10/2007, thành lập văn phòng đại diện Công ty Bee Logistics Corp tại Osaka, Nhật Bản

- Tháng 10/2007, BeeGen DistriLution JSC – Công ty con của Bee Logistics Corp được thành lập với 2 cổ đông chính là Bee Logistics và Công ty Xuất – Nhập khẩu Đại Cương nhằm cung cấp cho khách hàng các dịch vụ chất lượng, uy tín cho nhu cầu logistics nội địa với các giải pháp chuyên nghiệp

- Ngày 01/01/2008, Công ty cổ phần dịch vụ hàng hải hàng không Con Cá Heo (Dolphin Sea & Air Services Corporation) được thành lập từ bộ phận gom hàng lẻ của Bee Logistics trụ sở tại Hồ Chí Minh nhằm cung cấp cho khách hàng các dịch

vụ hàng lẻ, NVOCC chuyên nghiệp

- Năm 2009, Bee Logistics trở thành 1 thành viên của FIATA (Liên đoàn giao nhận vận tải quốc tế), WCA Family

- Ngày 01/10/2011 đánh dấu chặng đường tròn bảy năm thành lập và phát triển của Bee Logistics Corporation, một trong những công ty logistics – giao nhận vận tải hàng đầu Việt Nam Để chào đón ngày đặc biệt này, Bee Logistics chính thức khai trương chi nhánh của mình tại Phnom Penh, Campuchia Đây là văn phòng thứ năm

của Tổng công ty sau bốn văn phòng tại các vị trí chiến lược, gần cảng biển và sân bay lớn của Việt Nam tại TP Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Hà Nội, Đà Nẵng.

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt và suy thoái kinh tế, Bee Logistics vẫn không ngừng lớn mạnh Ngoài các dịch vụ chính là vận tải quốc tế (đường biển và đường hàng không), vận tải nội địa, khai thuê hải quan, cho thuê kho bãi và phân phối, … Tổng công ty Bee Logistics còn có dịch vụ gom hàng LCL chuyên nghiệp

do công ty con Dolphin Sea & Air Services đảm nhiệm Hiện nay Dolphin Sea & Air Services Corporation đang gửi container thẳng đến các điểm ở Nhật Bản, Úc, Indonesia, UK, U.A.E, Thailand… và tới các điểm chuyển tải như Singapore, Hongkong, Malaysia… hàng tuần từ TP Hồ Chí Minh và Hải Phòng

Năm 2010, Công ty được BSI cấp giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Tiếp đến năm 2011, Bee Logistics vinh dự là một trong số ít các công

ty được Bộ Công Thương cấp giấy phép kinh doanh vận tải đa phương thức quốc tế; Cục Hải quan TP Hồ Chí Minh cấp giấy xác nhận Bee Logistics đủ điều kiện cho hoạt động đại lý hải quan

Hiện nay, Dolphin Sea & Air Services Corporation đã có văn phòng tại Hồ Chí Minh, Hà Nội, văn phòng đại diện tại Hải Phòng và Đà Nẵng để có thể đáp ứng toàn diện các nhu cầu cho khách hàng

 Tên Tiếng Việt : Công ty cổ phần dịch vụ hàng hải hàng không Con Cá Heo

 Tên Tiếng Anh : Dolphin Sea & Air Services Corporation

 Địa chỉ : Số 36 – Linh Lang – Ba Đình – Hà Nội

 Điện thoại : (84.4) 62730558

 Fax : (84.4) 62730059

 Trụ sở giao dịch : Số 36 – Linh Lang – Ba Đình – Hà Nội

 Ngành nghề kinh doanh chính:

+ Dịch vụ vận tải đường hàng không và đường biển

+ Dịch vụ gom hàng lẻ xuất khẩu và nhập khẩu

+ Dịch vụ vận chuyển nội địa

+ Dịch vụ khai thuê hải quan

+ Dịch vụ môi giới bảo hiểm hàng hóa

2.1.2 Tình hình tổ chức

a Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

 Cơ cấu tổ chức công ty Bee Logistics

Công ty Bee Logistics là công ty hoạt động theo hình thức công ty cổ phần,

có 2 công ty con và nhiều đại lý trong và ngoài nước phối hợp hoạt động dưới sự điều hành của hội đồng quản trị công ty, trong đó:

+ Hội đồng quản trị: 6 người:

- Ông Hồ Quang Minh (Chủ tịch)

- Ông Nguyễn Tiến Thanh (Thư ký thường trực HĐQT)

Và các thành viên là:

- Ông Trần Đăng Nam

- Ông Đinh Hữu Thạnh

- Ông Nguyễn Xuân Điệp

- Bà Ngô Hải Hằng

+ Ban kiểm soát nội bộ:

- Ông Nguyễn Tiến Thanh

- Ông Nguyễn Xuân Điệp

+ Ban giám đốc: 6 người :

- Tổng giám đốc: Ông Hồ Quang Minh

- Giám đốc nghiệp vụ: Bà Ngô Hải Hằng

- Giám đốc phát triển: Ông Đinh Hữu Thạnh

- Giám đốc kinh doanh: Ông Trần Đăng Nam

- Kế toán trưởng: Bà Nguyễn Thị Hạnh

- Phụ trách, kiểm soát Tài chính: ông Nguyễn Tiến Thanh

 Cơ cấu tổ chức công ty cổ phần dịch vụ hàng hải hàng không Con Cá Heo

Công ty cổ phần dịch vụ hàng hải hàng không Con Cá Heo trực thuộc Công

ty cổ phần Bee Logistics, thực hiện hạch toán kinh tế độc lập Cơ cấu tổ chức quản

lý và điều hành được thiết kế gọn nhẹ phù hợp với quy mô hoạt động của Công ty

là cơ cấu trực tuyến - chức năng Bộ máy bao gồm: Ban giám đốc, Phó giám đốc,

quản lý trực tuyến các phòng ban, mỗi phòng ban có 1 trưởng phòng, các phòng ban là độc lập với nhau không có phòng nào là cấp trên của phòng nào mà chỉ quan

hệ theo tính chất công việc, phối hợp nhịp nhàng các hoạt động của Công ty, dưới các phòng ban là các bộ phận theo công việc, nghiệp vụ của từng phòng ban Bộ máy làm việc khoa học, gọn, mỗi phòng có một chức năng và nhiệm vụ khác nhau nhưng xây dựng thành một hệ thống nhất bền vững liên kết chặt chẽ với nhau Có thể tóm tắt cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty theo sơ đồ sau:

PHÓ GIÁM ĐỐCPhòng

Kế toán –Nhân sựPhòngKinh doanh

PhòngLogisticsDịch vụ chăm sóc khách hàng

Hình 2.1 Sơ đồ thể hiện cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty

Chú thích: : mối quan hệ theo chức năng, nhiệm vụ

: mối quan hệ chỉ huy trực tuyếnTrong đó các chức danh như sau:

- Phó giám đốc: Bà Dương Thị Hồng Hạnh

- Trưởng phòng kế toán – nhân sự: Bà Nguyễn Thị Lan Anh

- Trưởng phòng kinh doanh: Bà Nguyễn Thị Kim Oanh

- Trưởng phòng Logistics: Ông Đào Duy Hân

- Trưởng phòng dịch vụ chăm sóc khách hàng: Bà Đặng Thị Phương Hoa

b Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban

 Ban giám đốc:

Công ty cổ phần dịch vụ hàng hải hàng không Con Cá Heo là một trong những công ty con của công ty mẹ là công ty Bee Logistics, có tư cách pháp nhân, con dấu riêng và hạch toán kinh tế độc lập, hoạt động theo xu hướng phát triển chung của toàn công ty Ban giám đốc của công ty Bee Logistics quản lý và điều hành chung toàn bộ hoạt động của các chi nhánh công ty Bee Logistics, Dolphin Sea&Air và BeeGen

Tại chi nhánh Dolphin Sea&Air ở Hà Nội phó Giám đốc là người đại diện công ty, là người trực tiếp quản lý, điều hành hoạt động hàng ngày để thực hiện kế hoạch và đảm bảo nhiệm vụ tăng trưởng của công ty, chịu trách nhiệm trước Ban lãnh đạo công ty và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao Là người thay mặt Ban Giám đốc điều hành công việc của công ty, có trách nhiệm đôn đốc thực thi các hoạt động kinh doanh, hỗ trợ Ban Giám đốc trong quản

lí và hoạch định

 Phòng kế toán – nhân sự:

• Chức năng: Tham mưu, đề xuất và tổ chức thực hiện:

- Công tác kế toán thống kê

- Tổng hợp kế hoạch

- Quản trị tài chính theo phân cấp

- Công tác tổ chức nhân sự

- Công tác lao động, tiền lương

- Khen thưởng, kỷ luật

- Công tác quản trị hành chính

• Nhiệm vụ:

- Công tác kế toán - thống kê:

+ Tổ chức bộ máy kế toán – thống kê phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh

và nhiệm vụ được giao

+ Tổ chức thực hiện công tác theo quy định của nhà nước và quy chế quản lý tài chính của Công ty

+ Định kỳ hạch toán kết quả hoạt động kinh doanh, làm căn cứ phân tích đánh giá việc thực hiện kế hoạch, phục vụ công tác quản lý điều hành trong nội bộ Công ty.

+ Chịu trách nhiệm trước Công ty mẹ về tính hợp pháp của các chứng từ thu chi phát sinh tại Công ty

- Tổng hợp kế hoạch:

+ Xây dựng kế hoạch tài chính

+ Tổng hợp, phân tích, đánh giá, báo cáo thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và các chỉ tiêu tài chính theo quy định

- Công tác quản trị tài chính:

+ Giám sát việc thực hiện kế hoạch Tài chính

+ Quản lý và đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản được giao cho Công ty

+ Quản lý doanh thu và kiểm soát chi phí của Công ty trên cơ sở các quy trình, các định mức kinh tế - kỹ thuật, định mức chi phí đã được Tổng Giám đốc phê duyệt ban hành

+ Tham gia xây dựng các định mức kinh tế – kỹ thuật, định mức chi phí cho Công ty và giám sát việc thực hiện các định mức đã ban hành

- Công tác nhân sự:

+ Quản lý và theo dõi nhân sự; tham mưu cho lãnh đạo Công ty về công tác cán bộ

+ Đề xuất và phối hợp công tác tuyển dụng, đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho cán

bộ - công nhân viên của Công ty

+ Xây dựng quy chế và trực tiếp quản lý lao động Đánh giá kết quả, hiệu quả thực hiện công việc của từng đơn vị, cá nhân theo tiêu chuẩn đặt ra

- Công tác lao động tiền lương:

+ Đề xuất và phối hợp với phòng nhân sự của Công ty mẹ, xây dựng cơ chế thu nhập gắn với hiệu quả công việc đối với người lao động

+ Lập và tổ chức thực hiện kế hoạch lao động tiền lương

+ Quản lý và thực hiện công tác nâng lương, nâng bậc theo quy định

+ Thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước cho người lao động (BHXH, BHYT, hưu trí, tai nạn lao động, ốm đau…)

- Khen thưởng, kỷ luật:

+ Đề xuất ban hành các nội quy, quy chế, quy định theo phân cấp

+ Theo dõi và giám sát việc thực hiện nội quy, quy chế Tổng hợp báo cáo theo quy định

+ Thực hiện công tác khen thưởng - kỷ luật của công ty

- Công tác quản trị hành chính:

+ Công tác văn thư lưu trữ

+ Đề xuất và thực hiện mua sắm các trang thiết bị văn phòng và văn phòng phẩm, thực hiện công tác duy tu bảo dưỡng cơ sở vật chất của Công ty theo phân cấp

+ Tiếp tục duy trì mối quan hệ tốt với các khách hàng cũ

- Kết hợp hoạt động với các phòng ban khác

+ Kết hợp hoạt động với Phòng Dịch vụ chăm sóc khách hàng và chứng từ trong

+ Kết hợp với Phòng kế toán – nhân sự trong việc đốc thúc thu hồi công nợ khi được yêu cầu.

- Bộ phận chứng từ: Theo dõi, quản lý lưu trữ chứng từ và các công văn Thường xuyên theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc tiếp xúc với khách hàng để thông báo những thông tin cần thiết cho lô hàng Giao bộ chứng từ kịp thời đến tay khách hàng

 Phòng dịch vụ chăm sóc khách hàng

• Chức năng

- Chăm sóc khách hàng

- Liên hệ với hãng tàu

- Kết hợp hoạt động với các phòng ban khác

- Liên hệ với hãng tàu: Phòng Dịch vụ chăm sóc khách hàng và chứng từ liên hệ với hãng tàu để đặt chỗ từ hãng tàu cho lô hàng

- Kết hợp hoạt động với các phòng ban khác: Kết hợp với Phòng Kinh doanh để có thông tin về lô hàng, yêu cầu của khách hàng, từ đó liên hệ với hãng tàu, khách hàng, các bộ phận liên quan

2.1.3 Năng lực kinh doanh của Công ty

a Tình hình lao động

Ổn định tổ chức, cải tổ bộ máy hoạt động của đơn vị, coi trọng yếu tố con người có năng lực trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và phẩm chất để phân công, bố trí công việc hợp lý có năng suất cao và hiệu quả tốt là mối quan tâm hàng đầu của ban lãnh đạo Từ điểm xuất phát ban đầu, Công ty chỉ có 4 lao động; số lao động có năng lực về nghiệp vụ ngoại thương thì rất thiếu Qua nhiều đợt tinh giảm kết hợp với sự tuyển chọn nhiều lao động trẻ có năng lực, đạo đức, trình độ chuyên môn, ngoại ngữ để có thể tham gia quản lý và điều hành các hoạt động có hiệu quả hơn Trải qua hơn 4 năm, đội ngũ nhân viên ngày càng lớn mạnh không những về số lượng mà cả về chất lượng; cùng với sự phát huy nội lực, nêu cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, công nhân viên và năng lực tổ chức, quản lý điều hành của cán

bộ cốt cán đã tạo được tốc độ tăng trưởng mạnh và uy tín của Công ty ngày càng được nâng cao rộng rãi

Hiện nay Công ty có hơn 90 nhân viên năng động, chuyên nghiệp, thích ứng nhanh với môi trường, có trình độ, tinh thần trách nhiệm cao, đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng Được chia thành 3 khối cơ bản với số lượng cụ thể như sau:

Bảng 2.1 Số lượng lao động trong công ty STT Loại lao động Số lượng Tỷ trọng (%)

(Nguồn: Phòng kế toán – nhân sự năm 2011)

Bảng 2.2 Cơ cấu lao động theo trình độ cấp bậc STT Trình độ - cấp bậc Số người Tỷ lệ %

5 Nhân viên khác 15 16,13

(Nguồn: Phòng kế toán – nhân sự năm 2011)

Nhìn chung đội ngũ nhân viên của công ty đều còn khá trẻ và có trình độ cao, nhiều nhân viên có thể sử dụng thành thạo 2 thứ tiếng trở lên nên có khả năng giao dịch với khách hàng trong và ngoài nước, năng động và sáng tạo trong công việc

Đội ngũ lái xe đòi hỏi có sức khỏe tốt, lý lịch tốt và phải có bằng hạng FC do đội phương tiện của công ty chủ yếu là đầu kéo container và xe tải có trọng tải lớn

b Tình hình cơ sở vật chất

Bảng 2.3 Tình hình sử dụng máy móc thiết bị Máy móc thiết bị Số lượng Kiểu mác

Xe tải (15 tấn) 10 Dongfeng DFL 1250A2 Trung Quốc (2003)

(Nguồn: Phòng kế toán – nhân sự năm 2011)

Công ty đã trang bị đầy đủ các thiết bị văn phòng cũng như các phương tiện chuyên chở để phục vụ cho việc giao dịch hàng ngày của Công ty Một số thiết bị văn phòng đã cũ cần được thanh lý thay mới Đoàn phương tiện đều là những xe có trọng tải lớn, còn mới và hiện đại, tính cơ động cao nâng cao chất lượng dịch vụ và khả năng cạnh tranh của công ty

Hiện nay, tại chi nhánh của Công ty ở Tp Hải Phòng có bãi đỗ phương tiện và kho lưu hàng với diện tích 50.00 m2 để lưu kho hàng hóa khi cần thiết

- Hoa Kì: Cảng Los Angeles (LOS), Los Angeles International (LAX).

Mặt hàng xuất, nhập khẩu chủ yếu của Công ty là hàng thủ công, mỹ nghệ, máy móc, hàng may mặc, linh kiện điên tử

Trong đó mặt hàng xuất thường là gom hàng lẻ từ những làng nghề thủ công truyền thống như gốm sứ Bát Tràng, lụa Hà Đông và một số mặt hàng từ các khu công nghiệp ven Hà Nội như Bắc Ninh, Thái Bình, Đông Anh với các mặt hàng may mặc, thực phẩm, thép cuộn…Công ty sẽ tiến hành gom hàng và đặt hàng theo yêu cầu của các đối tác bên phía nước ngoài

Công ty làm dịch vụ giao nhận, đại diện cho nhiều đơn vị trong nước tiến hành nhập khẩu nhiều mặt hàng, trong đó có một số khách hàng quen thuộc với các mặt hàng chủ yếu như sau:

Bảng 2.4 Khách hàng và mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của Công ty

Tên khách hàng Mặt hàng nhập khẩu

Công ty CP thương mại Thành Công Máy chiếu

Công ty CP truyền thông đa phương tiện

Tân Quang

Thiết bị viễn thôngCông ty viễn thông Viettel Thiết bị viễn thông

Đại học Mỏ - Địa chất Thiết bị nghiên cứu

(Nguồn: Phòng kinh doanh năm 2011)

Nhìn vào bảng trên cho ta thấy mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của công ty là các máy móc, thiết bị điện tử, được nhập chủ yếu từ Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản và Singapore Chủ yếu hàng hóa được vận chuyển bằng đường biển, số ít được nhập bằng đường hàng không, hàng hóa nhập bằng đường hàng không chủ yếu là hàng có trọng lượng thấp và giá trị kinh tế cao như các linh kiện điện tử, hàng chuyển phát nhanh, hàng hóa phi mậu dịch

2.1.4 Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty trong 3 năm (2009 – 2011)

Bảng 2.5 Tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh trong 3 năm 2009 – 2011

(đơn vị: VNĐ)

Năm

DOANH THU 27,490,111,623 41,235,167,435 79,971,033,299CHI PHÍ 10,784,877,229 16,177,315,843 41,990,960,840LÃI GỘP 16,705,234,395 25,057,851,592 37,980,072,459

Hàng xuất 5,901,580,071 8,852,370,106 24,482,688,815Hàng nhập 10,731,932,189 16,097,898,284 13,390,985,675Khai quan, nội địa 71,722,135 107,583,202 106,397,969

(Nguồn: Phòng kế toán – nhân sự năm 2012)

Hình 2.2 Biểu đồ thể hiện kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong 3

năm (2009 – 2011)

Bảng 2.5 và qua biểu đồ cho ta thấy doanh thu hoạt động của công ty trong 3 năm không ngừng tăng trưởng Năm 2010 mức tăng doanh thu là: 13,745,055,812 VNĐ, năm 2011 mức tăng: 38,735,865,864 VNĐ Ta nhận thấy mức tăng doanh thu của năm 2011 tăng cao hơn nhiều so với mức tăng doanh thu của năm 2010, cao hơn 24,990,810,052 VNĐ do trong năm 2011 công ty đã mở rộng phạm vi hoạt động nâng số cảng chính có hàng lẻ đi trực tiếp từ 11 cảng lên con số 15, lượng hàng xuất, nhập khẩu từ đó cũng tăng cao đem lại doanh thu cao cho công ty.

Tuy nhiên năm 2011 tỉ trọng của chi phí trong doanh thu lại cao hơn lãi gộp

do trong năm vừa qua có nhiều sự biến động trong nền kinh tế thị trường, giá xăng dầu tăng cao đẩy chi phí các ngành dịch vụ lên cao, chi phí vận chuyển quốc tế càng tăng, thuế xuất nhập khẩu cũng gia tăng, bên cạnh đó thị trường xuất nhập khẩu Việt Nam đón nhận thêm nhiều công ty giao nhận vận tải mới nâng cao khả năng cạnh tranh về chất lượng phục vụ cũng như về giá cả… dẫn đến chi phí gia tăng Tuy vậy nhờ có tầm nhìn, chiến lược đúng đắn, phù hợp mà Ban lãnh đạo công ty đã hoạch định hoạt động cho công ty luôn nâng cao được hiệu quả hoạt động kinh doanh, đem lại lợi nhuận không ngừng cho công ty

2.2.Thực trạng công tác giao nhận hàng hóa nhập khẩu của Công ty

2.2.1 Qui trình nhận hàng Container nhập khẩu

Lô hàng NKCảng nhận hàngGiám định tổn thấtXếp hàng lên PTVT

CYKho khách hàngCFS

Kho khách hàngKiểm hóaHoàn thiện Chứng từ NK

FC L LCL

(1)

(2)

(3)

(1) : Nếu hàng hóa bị tổn thất, đổ vỡ, mất mát, hư hỏng

(2) : Không xảy ra tổn thất gì

(3) : Cont phải lưu kho bãi

(4) : Cont không phải lưu kho bãi

Hình 2.3 Qui trình nhận hàng Container nhập khẩu