HIỆN TRẠNG ỨNG DỤNG KPI TẠI DOANH NGHIỆP

Các khó khăn khi triển khai KPI “Thiếu sự nhất quán trong mục tiêu phát triển doanh nghiệp của lãnh đạo” “Việc đánh giá final rating gặp khó khăn, nhất là trong giai đoạn face evaluation

HIỆN TRẠNG ỨNG DỤNG KPI

TẠI DOANH NGHIỆP

MỘT SỐ THÔNG TIN ĐÁNG QUAN TÂM

QUA KHẢO SÁT Ý KIẾN THÀNH VIÊN HIỆP HỘI NHÂN SỰ HRA

PHÂN TÍCH DO NHÓM CHUYÊN GIA CÔNG TY OCD THỰC HIỆN

TRÊN DỮ LIỆU DO NHÓM KHẢO SÁT HRA THỰC HIỆN

TRƯỚC THỀM HỘI THẢO NĂM 2017

THÔNG TIN CHUNG VỀ KHẢO SÁT

Mục đích

Nhận định sơ bộ tình trạng triển khai

KPI tại doanh nghiệp của hội viên

HRA

Cung cấp một góc

nhìn về triển khai KPI tại các doanh

72 doanh nghiệp

Thuộc 07 lĩnh vực ngành nghề

Với nhiều quy mô khác nhau

Đặc điểm theo quy mô

Quy mô lao động của các doanh nghiệp tham gia khảo sát

Lĩnh vực hoạt động của các doanh nghiệp tham gia khảo sát

Đặc điểm theo lĩnh vực hoạt động

Mức độ triển khai KPI trong các

doanh nghiệp được khảo sát

Rào cản doanh nghiệp triển khai KPI

16,67%

DN chưa triển khai

“Ban lãnh đạo chưa

muốn triển khai vì

cồng kềnh”

“Chưa muốn tạo áp lực

Chưa muốn mất thời

gian quản lý theo KPI”

“Chưa có đủ điều kiện,

nhân lực và ngân sách

để triển khai”

“KPI có thể tạo ra sự cạnh tranh không lành mạnh giữa các bộ phận

vì áp dụng cho từng cá nhân, gây ra sự thiếu đoàn kết”

“KPI cần có các dữ liệu thống kê, các con số mà không phải vị trí nào cũng có thể áp dụng”

“KPI không chú ý đến năng lực hành vi, mang tính tương tác, chú ý nhiều đến kết quả mà không nhìn vào quá trình”

Nguồn lực chưa sẵn sàng, tâm lý e ngại khó khăn và nỗi băn khoăn về tác động tiêu cực mà KPI mang lại đã cản trở DN quyết định triển khai công cụ này

Chu kỳ triển khai đánh giá KPI trong doanh

nghiệp được khảo sát

Lưu ý: Tính toán trên nhóm DN đã triển khai hệ thống KPI

Quan điểm về KPI

Phần lớn các phản hồi không đồng ý với ý kiến “KPI là việc của sếp, không phải việc của nhân viên” mà cho rằng KPI nên áp dụng ở các cấp, là công cụ để giám sát các hoạt động

ở các cấp trong DN và phải gắn với hoạt động của nhân viên

Tầm quan trọng của KPI

(đối với 60 doanh nghiệp đã triển khai KPI)

Trên một nửa người trả lời thấy KPI thực sự có tác dụng mà công cụ này sinh ra để thực hiện, đặc biệt chỉ trên dưới 50% người đã triển khai KPI thấy rằng công cụ này

hỗ trợ phát triển được năng lực nhân viên và tăng năng suất làm việc

Tầm quan trọng của KPI

(đối với 60 doanh nghiệp đã triển khai KPI)

“Có KPI mọi người chủ động

công việc Từng nhân viên đều

có kế hoạch, báo cáo, đánh

giá, xếp loại”

“Hệ thống cơ cấu, chức năng nhiệm vụ rõ ràng,

“Quản lý không còn cảm thấy áp lực khi phải đánh giá nhân viên nữa, vì mọi thứ gần như được cụ thể hết bằng kết quả trong báo cáo cuối tháng theo kế hoạch đầu tháng/năm”

“Hàng tháng đều ngồi lại với nhau

để hiểu rõ thuận lợi, khó khăn của

nhau Cùng nhau thống nhất kết

quả đánh giá Cuối năm chỉ cần

lấy kết quả đê xét thưởng, tăng

lương dễ dàng”

“Tạo động lực cho nhân viên hơn nếu có chế độ khen

thưởng phù hợp”

Môi trường làm việc được cải thiện tích cực nhờ DN mạnh dạn

triển khai KPI, tạo ra nguồn động lực cho mỗi cá nhân trong công ty

TRIỂN KHAI XÂY DỰNG KPI TRONG DN

Bản chất của KPI là vấn đề chiến lược của doanh nghiệp, xây dựng theo ý chí của người dẫn dắt doanh nghiệp không được phản ánh trong thực tiễn triển khai thông qua câu trả lời của số đông người khảo sát Chỉ có trên 25% doanh nghiệp thực sự triển khai theo bản chất này

Các khó khăn khi triển khai KPI

“Thiếu sự nhất quán trong mục tiêu phát triển

doanh nghiệp của lãnh đạo”

“Việc đánh giá final rating gặp khó khăn, nhất là

trong giai đoạn face evaluation và calibration”

“KPI mang tính định tính hơi nhiều và thiếu rõ

ràng”; “Khó lượng hóa KPI để đánh giá chính xác”

“KPI của các bộ phận không kết nối với KPI

chung của công ty”

“Sếp không quyết tâm, nhân viên không muốn

làm” “Ban lãnh đạo không mặn mà”

“Mức độ hiểu biết của cán bộ nhân viên”; “Nhân

viên không thực sự hiểu và không được tham gia

quá trình xây dựng KPI”

Ý thức và hiểu biết về KPI của lãnh đạo

và nhân viên công ty, việc xây dựng chỉ tiêu và lượng hóa KPI là các khó khăn được các DN nhắc tới nhiều nhất

Không có sự khác biệt giữa DN tự triển khai hay DN thuê tư vấn khi nói về khó khăn khi triển khai KPI Điều này cho thấy, các khó khăn tự thân cần được nội

bộ tháo gỡ thay vì chờ tư vấn giải quyêt

Các khó khăn khi công ty tự xây dựng KPI

Sự nhiệt tình và ý thức đối với việc triển khai KPI của các phòng ban và

nhân viên trong công ty không cao vẫn là rào cản lớn đối với nhiều đơn vị

Những thuận lợi khi công ty tự xây dựng KPI

Sự ủng hộ và quyết tâm của lãnh đạo là yếu

tố tích cực thúc đấy triển khai xây dựng KPI

KPI có nâng cao hiệu suất làm việc?

Trong 60 DN đã triển khai KPI

Có 43 DN tự xây dựng KPI

26 DN đồng ý/hoàn toàn đồng ý rằng KPI giúp nâng cao hiệu suất làm việc (chiếm 60%

các DN tự xây dựng KPI)

Mối liên hệ giữa quy mô doanh nghiệp

và các vấn đề gặp phải khi triển khai KPI

Nhóm DN dưới 50 nhân viên

Nhóm DN từ

50 tới 100 nhân viên

Nhóm DN từ

101 tới 300 nhân viên

Nhóm DN từ

301 tới 500 nhân viên

Nhóm DN từ

500 đến 1000 nhân viên

Nhóm DN trên 1000 nhân viên

KPI chưa tạo ra sự thay đổi

tích cực khi triển khai trong

doanh nghiệp 1.75 2.75 2.82 2.50 2.20 2.50

KPI khó triển khai do người

lao động không muốn áp

dụng 3.00 2.70 2.29 2.17 2.40 2.29

KPI tạo áp lực lớn với nhân

viên 4.00 2.30 2.53 2.33 2.00 2.53 KPI gặp khó khăn do chưa

gắn với quyền lợi của người

lao động 2.25 2.50 2.59 3.50 2.40 2.47

KPI chỉ gắn với trách nhiệm

của người lao động 2.75 2.22 2.12 1.80 2.00 2.41

KPI chưa đủ rõ ràng và

lượng hóa để đo lường chính

xác

2.50 3.11 2.82 3.67 2.80 2.53

KPI gặp khó khăn khi người

lao động chưa được phân

Mối liên hệ giữa lĩnh vực hoạt động

và các vấn đề gặp phải khi triển khai KPI

Nhóm DN CNTT - Viễn thông

Nhóm DN Đầu tư

Nhóm DN Dịch vụ

Nhóm DN Sản xuất

Nhóm DN Tài chính - Ngân hàng

- Bảo hiểm

Nhóm DN Thương mại

Nhóm DN Xây dựng

KPI chưa tạo ra sự thay đổi

tích cực khi triển khai trong

doanh nghiệp 2.71 2.33 2.20 2.89 2.71 2.67 3.00

KPI khó triển khai do người

lao động không muốn áp

dụng 1.88 2.67 2.20 2.50 2.63 3.17 2.50

KPI tạo áp lực lớn với nhân

viên 2.13 2.67 2.50 2.40 2.88 2.83 2.50

KPI gặp khó khăn do chưa

gắn với quyền lợi của người

lao động 2.00 1.67 3.10 2.10 2.75 3.00 2.25

KPI chỉ gắn với trách nhiệm

của người lao động 2.00 1.00 2.50 1.70 2.43 3.00 2.00

KPI chưa đủ rõ ràng và

lượng hóa để đo lường chính

xác

3.00 1.67 2.85 3.40 2.75 2.83 2.25

KPI gặp khó khăn khi người

lao động chưa được phân

quyền đầy đủ 2.57 1.67 2.80 3.30 2.88 3.00 2.25

KPI khó triển khai do các bộ

phận không hiểu để triển khai 2.71 1.67 2.75 3.40 2.50 3.00 2.25

Khi triển khai KPI, doanh nghiệp thuộc lĩnh vực CNTT-VT và đầu tư gặp ít khó khăn hơn so với

doanh nghiệp thuộc lĩnh vực khác DN sản xuất gặp nhiều vấn đề hơn cả

NHỮNG THÔNG ĐIỆP CỦA KHẢO SÁT

Ý kiến của số đông người trả lời

1 KPI nên được áp dụng ở các cấp và gắn với hoạt

động của nhân viên

2 KPI được đánh giá là có vai trò quan trọng trong

việc thực hiện mục tiêu chiến lược của DN

3 KPI cần dựa trên mô tả công việc và nên xây dựng

trên cơ sở định lượng và dựa trên kế hoạch DN

 Cho thấy bản chất KPI là vấn đề triển khai chiến

lược cạnh tranh của doanh nghiệp chưa được thấm

nhuần trong cách nhìn của số đông

Đối với các DN đã triển khai KPI

a Việc đánh giá được thực hiện chủ yếu định kỳ theo

tháng, tiếp đó là định kỳ theo quý, 6 năm và 1 năm

b Rào cản lớn là sự nhiệt tình và ý thức đối với việc

tự triển khai KPI của các phòng ban và nhân viên trong công ty không cao

c Khi DN tự triển khai KPI

i Thuận lợi lớn là có được lãnh đạo ủng hộ và cam kết

thực hiện, sự đồng thuận của các bộ phận/phòng ban trong công ty

ii Khó khăn trong định lượng và đo lường KPI

Đối với các DN đã triển khai KPI

1 Doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn (trên 300 nhân

viên) gặp ít vấn đề triển khai KPI hơn DN quy mô nhỏ

a Doanh nghiệp trong lĩnh vực đầu tư và CNTT-VT phải đối

mặt với ít vấn đề hơn so với DN nghiệp khác, nhưng vấn đề lại nằm chủ yếu ở việc tạo được sự thay đổi tích cực trong

DN Vấn đề lượng hóa chỉ tiêu là lớn nhất đối với DN

CNTT-VT nhưng lại không đáng kể đối với DN đầu tư

b Doanh nghiệp sản xuất gặp nhiều vấn đề hơn cả, nhưng lớn

nhất nằm ở việc lượng hóa chỉ tiêu, phân quyền cho nhân viên và tạo được đủ hiểu biết cho trưởng bộ phận khi triển khai

PHỤ LỤC 1 CÁC VẤN ĐỀ GẶP PHẢI KHI TRIỂN KHAI KPI TRONG TƯƠNG QUAN VỚI

QUY MÔ CỦA DOANH NGHIỆP

Các vấn đề gặp phải khi triển khai KPI

tại doanh nghiệp có quy mô dưới 50 nhân viên

Đối với DN dưới 50 nhân viên, việc triển khai KPI gặp nhiều khó khăn so với các nhóm DN khác Nhóm DN dưới 50 nhân viên đứng đầu các nhóm DN trong 3/8 vấn đề DN gặp phải:

KPI tạo áp lực lớn với nhân viên, KPI chỉ gắn với trách nhiệm của người lao động và KPI gặp

khó khăn khi người lao động chưa được phân quyền đầy đủ

Các vấn đề gặp phải khi triển khai KPI

tại doanh nghiệp có trên 50 tới 100 nhân viên

KPI chưa đủ rõ ràng và lượng hóa để đo lường chính xác là vấn đề nhiều doanh nghiệp

nằm trong nhóm DN từ 50 tới 100 nhân viên gặp phải

KPI chưa tạo ra sự thay đổi tích cực khi triển khai trong DN là vấn đề nhóm DN từ 101 tới

300 nhân viên gặp nhiều nhất so với các nhóm DN khác Tuy nhiên, KPI gặp khó khăn khi

người lao động chưa được phân quyền đầy đủ mới là vấn đề đáng quan tâm nhất của họ

Các vấn đề gặp phải khi triển khai KPI tại

doanh nghiệp có trên 100 tới 300 nhân viên

So với các nhóm DN khác, nhóm DN từ 301 tới 500 nhân viên là nhóm DN gặp nhiều vấn đề về KPI chưa gắn với quyền lợi của người lao động, KPI chưa đủ rõ ràng và lượng hóa để đo lường

chính xác và KPI khó triển khai do các bộ phận không hiểu để triển khai

Các vấn đề gặp phải khi triển khai KPI tại

doanh nghiệp có trên 300 tới 500 nhân viên

Nhóm DN từ 500 đến 1000 nhân viên ít gặp vấn đề trong việc triển khai KPI hơn so với các nhóm khác Vấn đề lớn nhất của họ là KPI chưa đủ rõ ràng và lượng hóa để đo lường chính

xác cũng chỉ ở mức 2,8/5 điểm mức độ đồng ý

Các vấn đề gặp phải khi triển khai KPI tại

doanh nghiệp có trên 500 tới 1000 nhân viên

DN trên 1000 nhân viên triển khai KPI ổn định hơn cả Các vấn đề họ gặp phải đều ở mức

khoảng 2.5/5 điểm mức độ đồng tình

Các vấn đề gặp phải khi triển khai KPI tại

doanh nghiệp có trên 1000 nhân viên

PHỤ LỤC 2 CÁC VẤN ĐỀ GẶP PHẢI KHI TRIỂN KHAI KPI TRONG TƯƠNG QUAN VỚI

LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP

Các vấn đề gặp phải khi triển khai KPI tại

doanh nghiệp CNTT – Viễn thông

Nhóm CNTT-Viễn thông gặp nhiều vấn đề nhất khi đo lường và lượng hóa KPI nhưng vẫn

không quá khó so với các loại hình hoạt động khác

Các vấn đề gặp phải khi triển khai KPI tại

doanh nghiệp đầu tư

DN thuộc nhóm DN đầu tư gặp các vấn đề lớn nhất trong việc tạo sự mong muốn triển

khai KPI, chưa tạo được thay đổi tích cực và tạo nhiều áp lực lên nhân viên, tuy nhiên

mức độ khó khăn là thấp hơn nhiều so với loại hình doanh nghiệp khác

Các vấn đề gặp phải khi triển khai KPI tại

doanh nghiệp ngành tài chính – ngân hàng

KPI tạo áp lực lớn lên nhân viên là vấn đề nhiều đơn vị thuộc ngành Tài chính – ngân hàng – bảo hiểm gặp phải nhiều nhất so với các khó khăn khác và so với các nhóm ngành khác

Các vấn đề gặp phải khi triển khai KPI tại

doanh nghiệp dịch vụ

Nhiều DN Dịch vụ gặp khó khăn do KPI chưa gắn với quyền lợi của người lao động Đây

cũng là vấn đề DN Du lịch gặp phải nhiều nhất khi so với các nhóm DN khác

Các vấn đề gặp phải khi triển khai KPI tại

doanh nghiệp sản xuất

So với các nhóm ngành khác, các DN sản xuất phải đối mặt với vấn đề KPI chưa đủ rõ ràng

và lượng hóa để đo lường, phân quyền cho người lao động và công tác nâng cao hiểu biết về

KPI tới các bộ phận,

Các vấn đề gặp phải khi triển khai KPI tại

doanh nghiệp thương mại

DN Thương mại gặp nhiều vấn đề trong triển khai KPI so với các nhóm ngành khác, nhóm DN Thương mại đứng đầu 2/8 khó khăn DN gặp phải và các vấn đề đều ở mức cao - khoảng 3/5

mức độ đồng tình

Các vấn đề gặp phải khi triển khai KPI tại

doanh nghiệp xây dựng

KPI chưa tạo ra sự thay đổi tích cực khi triển khai trong DN là vấn đề nhóm DN Xây dựng gặp

phải nhiều nhất so với các khó khăn khác và so với các nhóm ngành khác