TIẾP NHẬN VÀ GIẢI QUYẾT HỒ SƠ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC THEO CƠ CHẾ “MỘT CỬA” (CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN ĐẦU TƯ CÔNG NGHỆ FPT)

Đối tượng sử dụng Bộ phận TN & TKQ giải quyết Sử dụng các chức năng: Tiếp nhận hồ sơ Chuyển hồ sơ cho bộ phận thụ lý Nhận hồ sơ bổ sung Hủy hồ sơ tiếp nhận Trả hồ sơ cho dân Thống kê báo

Chi nhánh Giải pháp Phần mềm - FPT

TIẾP NHẬN VÀ GIẢI QUYẾT HỒ SƠ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC THEO CƠ CHẾ “MỘT CỬA”

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

Mã hiệu dự án: HSHC

Mã hiệu tài liệu: HSHC-ver 1.0

TpHCM, tháng 9/2005

Trang ký

Người lập: Ngày

Người kiểm tra: Ngày

Người duyệt: Ngày

MỤC LỤC

1 GIỚI THIỆU 4

Mục tiêu tài liệu 4

Phạm vi tài liệu 4

Đối tượng sử dụng 4

2 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG 6

Tiếp nhận và trả kết quả HSHC theo cơ chế “Một cửa” 6

2.1.1 Vào chương trình 6

2.1.2 Trang chủ 6

2.1.3 Đăng nhập chương trình 6

2.1.4 Hồ sơ tiếp nhận 6

2.1.5 Chuyển hồ sơ cho bộ phận thụ lý 9

2.1.6 Nhận hồ sơ bổ sung 10

2.1.7 Hủy hồ sơ 11

2.1.8 Trả hồ sơ cho dân 13

2.1.9 Nhận và phân công thụ lý 14

2.1.10 Thụ lý hồ sơ 15

2.1.11 Lãnh đạo thông qua 17

2.1.12 Chuyển trả bộ phận tiếp nhận 18

2.1.13 Thống kê báo cáo 19

2.1.14 Thoát chương trình 20

1 GIỚI THIỆU

Mục tiêu tài liệu

Tài liệu này được xây dựng với mục tiêu hỗ trợ cho người dùng cách thức để thao tác các chức năng của chương trình Nội dung trình bày trong tài liệu ngắn gọn, theo trình tự các chức năng

và theo trình tự từng bước một Vì vậy, người dùng có thể dễ dàng sử dụng chương trình thông qua tài liệu này

Phạm vi tài liệu

Tài liệu này được áp dụng cho chương trình “Giải quyết thủ tục hành chính Nhà nước theo cơ chế một cửa” tại UBND Quận/Huyện

Đối tượng sử dụng

Bộ phận TN & TKQ giải quyết

Sử dụng các chức năng:

Tiếp nhận hồ sơ

Chuyển hồ sơ cho bộ phận thụ lý

Nhận hồ sơ bổ sung

Hủy hồ sơ tiếp nhận

Trả hồ sơ cho dân

Thống kê báo cáo

Tìm kiếm hồ sơ

Bộ phận thụ lý hồ sơ

Thụ lý hồ sơ đã được phân công

Hủy giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

In bản sao giấy CN ĐKKD

Nhập thông tin vi phạm hành chính

Nhập thông tin ngành cấm theo địa bàn

Thống kê báo cáo

Tìm kiếm hồ sơ

Văn thư phòng ban

Nhận và phân công thụ lý hồ sơ

Trình lãnh đạo ký

Chuyển trả bộ phận TN & TKQ

Thống kê báo cáo

Tìm kiếm hồ sơ

2 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

Tiếp nhận và trả kết quả HSHC theo cơ chế “Một cửa”

2.1.1 Vào chương trình

Bước 1: Chạy Internet Explorer Brower

Bước 2: Nhập Address là http://server/ HSHC , sẽ hiện ra màn hình chính

2.1.2 Trang chủ

2.1.2.1 Mục đích:

Chức năng này cho phép người sử dụng xem các thông tin chung về tình hình giải quyết

hồ sơ hành chính của đơn vị trong kỳ, cũng như xem chi tiết thông tin giải quyết hồ sơ của một hồ sơ tiếp nhận nào đó

2.1.3 Đăng nhập chương trình

Bước 1: Click vào chữ trên góc phải màn hình

Bước 2: Nhập tên truy cập và mật khẩu, sau đó click nút “Truy cập”

Để sử dụng được tất cả các chức năng của chương trình cần phải truy cập với tên truy cập

là admin.

2.1.4 Hồ sơ tiếp nhận

2.1.4.1 Mục đích

Chức năng này được dùng để nhân viên bộ phận tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ tiếp nhận tất

cả các loại hồ sơ

2.1.4.2 Chi tiết

Bước 1: Click vào chức năng “Hồ sơ tiếp nhận”, màn hình sau sẽ hiện ra (xem hình).

Đây là màn hình danh sách các hồ sơ vừa mới được tiếp nhận

Bước 2: Chọn loại hồ sơ tiếp nhận, rồi click nút

B

ướ c 3 :

 Click nút để nhập thông tin hồ sơ tiếp nhận mới theo loại hồ sơ tiếp nhận đã chọn

 Hoặc: Nhập/chọn thông tin muốn tìm kiếm rồi click nút , sẽ hiện ra danh sách các hồ sơ vừa tiếp nhận theo thông tin tìm kiếm Để xem/hiệu chỉnh thông tin của hồ sơ, click vào số biên nhận của hồ sơ muốn xem/hiệu chỉnh

Bước 4: Màn hình thông tin tiếp nhận hồ sơ

 Nhập thông tin tiếp nhận hồ sơ (thông tin người nộp, thông tin địa chỉ đăng

ký, danh sách các chứng từ nộp kèm, thông tin nhận), các thông tin có dấu *

bắt buộc phải nhập Ghi chú:

– Nếu người nộp đại diện cho công ty, cơ quan thì giới tính để trống – Người sử dụng chỉ nhập ngày nhận và số ngày giải quyết, chương trình

sẽ tự động tính ngày hẹn trả hồ sơ (trừ những ngày nghỉ, lễ) – Tùy vào loại hồ sơ có những thủ tục hồ sơ khác nhau (thể hiện trong

“Các loại chứng từ …”)

 Sau khi nhập/hiệu chỉnh thông tin tiếp nhận, click nút Trường hợp thêm mới, số biên nhận sẽ tự động phát sinh

 Click nút để thêm mới hồ sơ tiếp nhận

 Click nút để in biên nhận hồ sơ

 Click nút để trả hồ sơ cho dân

 Click nút để trở về trang danh sách hồ sơ tiếp nhận

2.1.5 Chuyển hồ sơ cho bộ phận thụ lý

2.1.5.1 Mục đích:

Sau khi hồ sơ vừa được tiếp nhận, nhân viên tiếp nhận hồ sơ sẽ chuyển hồ sơ cho bộ phận thụ lý giải quyết hồ sơ Chức năng này được sử dụng để nhân viên tiếp nhận (bộ phận tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ) chuyển hồ sơ cho nhân viên bên bộ phận thụ lý hồ sơ

2.1.5.2 Chi tiết

Bước 1: Click vào chức năng “Chuyển hồ sơ cho bộ phận thụ lý” màn hình sau sẽ hiện

ra

Bước 2: Chọn loại hồ sơ tiếp nhận, rồi click nút

Bước 3: Nhập/chọn thông tin muốn tìm kiếm rồi click nút , sẽ hiện ra danh sách các hồ sơ theo thông tin tìm kiếm Ở giai đoạn này có 2 loại tình trạng hồ sơ là để tìm kiếm là “Vừa tiếp nhận” (Hồ sơ vừa được tiếp nhận) và Đã chuyển qua bộ phận thụ lý

Bước 4: Chọn các hồ sơ muốn chuyển bằng cách click chọn vào ô của hồ sơ muốn

chọn, hoặc check vào ô để chọn tất cả hồ sơ

Bước 5: Chọn người chuyển, người nhận hồ sơ

Bước 6: Click nút , nếu hồ sơ có tình trạng là vừa tiếp nhận sẽ được chuyển sang tình trạng là đã chuyển qua cho bộ phận thụ lý Ngược lại, nếu hồ sơ đã được chuyển qua bộ phận thụ lý thì sẽ trở lại tình trạng là vừa tiếp nhận

Bước 7: click nút để in phiếu chuyển hồ sơ

Chức năng này được sử dụng để bộ phận tiếp nhận nhận hồ sơ bổ sung của người nộp.

Hồ sơ sau khi nộp bổ sung sẽ được bộ phận thụ lý tiếp tục giải quyết hồ sơ

2.1.6.2 Chi tiết

Bước 1: click chức năng “Nhận hồ sơ bổ sung” màn hình sau sẽ hiện ra

Bước 2: Chọn loại hồ sơ tiếp nhận, rồi click nút

Bước 3: Nhập/Chọn thông tin muốn tìm kiếm rồi click nút , sẽ hiện ra danh sách các hồ sơ theo thông tin tìm kiếm Ở giai đoạn này có 2 loại tình trạng hồ sơ là

“Thư mời bổ sung hồ sơ” (hồ sơ đã được lập thông báo yêu cầu bồ sung hồ sơ) và

“Nhận hồ sơ bổ sung” (hồ sơ đã được nộp bổ sung) Bước 4: Click nút để in danh sách hồ sơ tìm kiếm được

Bước 5: Chọn hồ sơ muốn nhập thông tin bổ sung bằng cách click vào số biên nhận, màn hình sau sẽ hiện ra

Bước 6: thao tác trên màn hình này tương tự như màn hình tiếp nhận hồ sơ đã được trình

bày ở mục 3.1.5 Hồ sơ tiếp nhận, Bước 4

2.1.7 Hủy hồ sơ

2.1.7.1 Mục đích

Chức năng này được sử dụng khi nhân viên tiếp nhận muốn hủy hồ sơ do nhập trùng thông tin, …

2.1.7.2 Chi tiết

Bước 1: Click chức năng “Hủy hồ sơ” màn hình sau sẽ hiện ra

Bước 2: Chọn loại hồ sơ tiếp nhận, rồi click nút

Bước 3: Nhập/Chọn thông tin muốn tìm kiếm rồi click nút , sẽ hiện ra danh sách các hồ sơ theo thông tin tìm kiếm Ở giai đoạn này có 2 loại tình trạng hồ sơ là

Đã chuyển bộ phận thụ lý (hồ sơ vừa chuyển qua bộ phận thụ lý), “Vừa tiếp nhận”

Bước 6: Nhập/hiệu chỉnh thông tin hủy, các thông tin có dấu * là bắt buộc

Bước 7: Click nút sẽ hiện ra thông báo sau

 Click “Cancel”: để hủy bỏ thao tác

 Click “OK”: đồng ý hủy hồ sơ

Bước 8: Click nút để quay trở lại màn hình danh sách trước đó

2.1.8 Trả hồ sơ cho dân

2.1.8.1 Mục đích:

Chức năng này được sử dụng để xác nhận hồ sơ đã được dân đến lấy

2.1.8.2 Chi tiết

Bước 1: click chức năng “Trả hồ sơ cho dân” màn hình sau sẽ hiện ra

Bước 2: Chọn loại hồ sơ tiếp nhận, rồi click nút

Bước 3: Nhập/Chọn thông tin muốn tìm kiếm rồi click nút , sẽ hiện ra danh sách các hồ sơ theo thông tin tìm kiếm Có 2 loại tình trạng hồ sơ ở giai đoạn này là

“Hồ sơ đã hoàn tất, xin mời Ông/Bà đến nhận” (hồ sơ đã giải quyết xong) và “Đã trả hồ sơ cho dân”

Bước 4: chọn các hồ sơ muốn trả dân bằng cách check vào ô của hồ sơ muốn chọn,

hoặc check vào ô để chọn tất cả hồ sơ Đối với các hồ sơ

đã trả dân thì không được phép chọn để cập nhật

Bước 6: click nút để xác nhận trả hồ sơ cho dân

Bước 7: click nút để in danh sách hồ sơ

2.1.9 Nhận và phân công thụ lý

2.1.9.1 Mục đích:

Bộ phận tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ sau khi nhận hồ sơ sẽ chuyển sang bộ phận thụ lý Chức năng này được sử dụng để bộ phận thụ lý nhận hồ sơ từ bộ phận tiếp nhận và phân công cho nhân viên thụ lý

2.1.9.2 Chi tiết:

Bước 1: Click chức năng “Nhận và phân công thụ lý” màn hình sau sẽ hiện ra

Bước 2 → 7: thao tác thực hiện tương tự như mục 3.1.6 Chuyển hồ sơ cho bộ phận thụ

lý, bước 2 → 7 Tình trạng ở giai đoạn này gồm: “Đã chuyển Phòng Quản lý đô thị” (hồ sơ vừa được bộ phận tiếp nhận chuyển qua) và “Xác nhận đã phân công” (hồ sơ đã được phân công cho nhân viên thụ lý)

2.1.10 Thụ lý hồ sơ

2.1.10.1 Mục đích

Chức năng này được sử dụng để nhân viên thụ lý giải quyết hồ sơ Nhân viên có thể giao cho nhân viên khác thụ lý hồ sơ, hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ, hoặc không giải quyết hồ sơ

2.1.10.2 Chi tiết

Bước 1: Click chức năng “Thụ lý hồ sơ” sẽ xuất hiện màn hình sau

Bước 2: Chọn loại hồ sơ tiếp nhận, rồi click nút

Bước 3: Nhập/chọn thông tin tìm kiếm hồ sơ, rồi click nút , sẽ hiện ra danh sách các hồ sơ thỏa thông tin tìm kiếm

Bước 4: Chọn hồ sơ muốn thụ lý bằng cách click vào ô

Bước 5: Chọn loại xử lý

 Chuyển xử lý : click vào nút sẽ hiện ra màn hình sau:

– Sau đó click nút , tình trạng hồ sơ sẽ thay đổi theo tình trạng

hồ sơ đã chọn Đối với trường hợp là tình trạng là “Trưởng phòng trình lãnh đạo”, hồ sơ sẽ được chuyển lên lãnh đạo để lãnh đạo thông qua – Click nút để quay trở về màn hình danh sách

 Yêu cầu BS hồ sơ : click nút sẽ xuất hiện màn hình sau:

– Nhập thông tin yêu cầu bổ sung hồ sơ, chọn lãnh đạo phòng ký

– Click nút để cập nhật thông tin, tình trạng của hồ sơ sẽ được chuyển thành “Yêu cầu bổ sung hồ sơ”, hồ sơ sẽ bị dừng ở giai đoạn này Lúc này bộ phận tiếp nhận phải lập thông báo yêu cầu bồ sung hồ

sơ cho cho hồ sơ này Chỉ khi nào đã nộp bổ sung hồ sơ thì mới thụ lý tiếp hồ sơ này

– Click nút để quay trở về màn hình danh sách

 Không giải quyết hồ sơ : click nút sẽ xuất hiện màn hình sau

– Nhập/Chọn thông tin không giải quyết – Click nút để cập nhật thông tin không giải quyết hồ sơ, đồng thời cập nhật tình trạng của hồ sơ là không giải quyết Hồ sơ này sẽ được chuyển lên trình lãnh đạo để lãnh đạo thông qua

– Click nút để quay trở về màn hình danh sách

2.1.11 Lãnh đạo thông qua

2.1.11.1 Mục đích

Hồ sơ sau khi giải quyết xong sẽ được chuyển lên trình lãnh đạo để lãnh đạo thông qua Chức năng này được sử dụng để lãnh đạo duyệt kết quả giải quyết hồ sơ

ướ c 2 : Chọn loại hồ sơ tiếp nhận rồi click nút

B

ướ c 3 : Nhập/Chọn thông tin tìm kiếm rồi click nút

B

ướ c 4 : Chọn các hồ sơ muốn cập nhật bằng cách click chọn vào ô

B

ướ c 5 : Chọn loại là “Lãnh đạo duyệt” hoặc “Lãnh đạo không duyệt”

B

ướ c 6 : Chọn người chuyển, người nhận

B

ướ c 7 : Click nút để cập nhật hồ sơ

B

ướ c 8 : Click nút để in danh sách hồ sơ

2.1.12 Chuyển trả bộ phận tiếp nhận

2.1.12.1 Mục đích

Chức năng này được sử dụng để bộ phận thụ lý hoàn trả hồ sơ cho bộ phận tiếp nhận đối với các hồ sơ đã được lãnh đạo thông qua

2.1.12.2 Chi tiết

Bước 1: click chức năng “Chuyển trả bộ phận tiếp nhận” màn hình sau sẽ hiện ra

Bước 2 → 7: thao tác thực hiện tương tự như mục 3.1.6 Chuyển hồ sơ cho bộ phận thụ

lý, bước 2 → 7 Tình trạng ở giai đoạn này gồm: “Lãnh đạo duyệt” (hồ sơ được

duyệt kết quả giải quyết) và “Bộ phận tiếp nhận đã nhận lại được hồ sơ” (hồ sơ đã được chuyển cho bộ phận tiếp nhận)

2.1.13 Thống kê báo cáo

2.1.13.1 Mục đích

Thống kê, báo cáo các loại hồ sơ theo các tiêu chí khác nhau như: thống kê hồ sơ tồn, tổng hợp tình hình thụ lý hồ sơ trong kỳ, báo cáo danh sách các hồ sơ không giải quyết,

đã hủy, …

Bước 2: Chọn loại Thống kế báo cáo: Hồ sơ không giải quyết, Hồ sơ đã giải quyết, bằng cách click vào loại Thống kê báo cáo Tùy vào từng loại mà thông tin nhập để

in thống kê có thể khác nhau

Bước 3: Chọn lĩnh vực hồ sơ tiếp nhận, không chọn loại nào mặc định lấy tất cả các loại

hồ sơ tiếp nhận

Bước 4: Nhập/Chọn thông tin báo cáo thống kê

Bước 5: Click nút để in ra thông tin báo cáo thỏa các tiêu thức đã nhập

2.1.14 Thoát chương trình

Click vào chữ “Thoát” trên góc phải màn hình