Đánh giá và nhận xét về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng – thanh toán.

Trong tiến trình phát triển của nền kinh tế - xã hội Việt Nam hiện nay, đặc biệt là trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, việc minh bạch tình hình tài chính sẽ tạo rất nhiều điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh. Để thực hiện được điều đó thì một trong những điều kiện quan trọng là DN phải công khai báo cáo tài chính đã được kiểm toán. Trong kiểm toán báo cáo tài chính thì chu trình mua hàng – thanh toán là một trong 6 chu trình được kiểm toán. Mua hàng thanh toán là một chu trình có vai trò hết sức quan trọng đối với DN trong việc quyết định hiệu quả sản xuất kinh doanh của DN, đồng thời cũng là một chu trình tồn tại nhiều gian lận, sai sót. Do đó, việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ đối với chu trình này trong DN sẽ góp phần giảm thiểu sai sót, rủi ro đồng thời sẽ giảm chi phí và thời gian của công việc kiểm toán chu trình này. Doanh nghiệp cần dựa trên đặc điểm, tính chất của chu trình cũng như các mục tiêu kiểm toán để có thể thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ có hiệu quả. Về mặt kết cấu của đề án, ngoài phần mở đầu và kết luận, phần nội dung của đề án được chia làm ba phần chính: Phần 1: Những vấn đề cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ và chu trình mua hàng – thanh toán. Phần 2: Quy trình kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng – thanh toán. Phần 3: Đánh giá và nhận xét về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng – thanh toán.

LỜI MỞ ĐẦU

Trong tiến trình phát triển của nền kinh tế - xã hội Việt Nam hiện nay,đặc biệt là trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, việc minh bạch tình hìnhtài chính sẽ tạo rất nhiều điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong quátrình hoạt động kinh doanh Để thực hiện được điều đó thì một trong nhữngđiều kiện quan trọng là DN phải công khai báo cáo tài chính đã được kiểmtoán Trong kiểm toán báo cáo tài chính thì chu trình mua hàng – thanhtoán là một trong 6 chu trình được kiểm toán

Mua hàng thanh toán là một chu trình có vai trò hết sức quan trọng đốivới DN trong việc quyết định hiệu quả sản xuất kinh doanh của DN, đồngthời cũng là một chu trình tồn tại nhiều gian lận, sai sót Do đó, việc thiếtlập một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ đối với chu trình này trong DN

sẽ góp phần giảm thiểu sai sót, rủi ro đồng thời sẽ giảm chi phí và thời giancủa công việc kiểm toán chu trình này Doanh nghiệp cần dựa trên đặcđiểm, tính chất của chu trình cũng như các mục tiêu kiểm toán để có thểthiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ có hiệu quả

Về mặt kết cấu của đề án, ngoài phần mở đầu và kết luận, phần nộidung của đề án được chia làm ba phần chính:

Phần 1: Những vấn đề cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ và chu

trình mua hàng – thanh toán

Phần 2: Quy trình kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng –

thanh toán

Phần 3: Đánh giá và nhận xét về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với

chu trình mua hàng – thanh toán

PHẦN 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN.

1.1.Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nôị bộ

1.1.1.Khái nịêm

Khái niệm kiểm soát

Kiểm soát là một chức năng của quản lý, nó được thực hiện ở tất cảcác giai đoạn của quá trình này nhưng nó không phải là một giai đoạn haymột pha nào của quá trình quản lý

Khái niệm kiểm soát nội bộ

- Quan điểm 1: Theo liên đoàn kế toán quốc tế IFAC

Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống các thủ tục và chính sách đượcthiết kế và thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu:

+ Bảo vệ tài sản( tài sản hữu hình, tài sản vô hình )

+ Bảo đảm thông tin có độ tin cậy: thông tin kinh tế, tài chính do bộmáy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành cácquyết định của các nhà quản lý

+ Bảo đảm tuân thủ luật pháp: Hệ thống kiểm soát nội bộ cần:

Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan củadoanh nghiệp

Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gianlận

Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lậpbáo cáo tài chính trung thực và khách quan

+ Bảo đảm hiệu quả kinh doanh:

- Quan điểm 2: Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam

Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống các chính sách và thủ tục kiểmsoát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và thực hiện, nhằm tuân thủ cácquy định, nội quy và luật pháp trong đơn vị, để ngăn ngừa, phát hiện và sửa

chữa kịp thời các sai phạm, từ đó báo cáo tài chính phản ánh trung thực,hợp lý và đúng đắn của thông tin nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệuquả tài sản trong đơn vị.

1.1.2.Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.2.1.Theo quan điểm của IFAC

Theo quan điểm của liên đoàn kế toán quốc tế IFAC, hệ thống kiểmsoát nội bộ gồm 4 yếu tố:

Môi trường kiểm soát

Hệ thống kế toán

Thủ tục kiểm soát

Kiểm toán nội bộ

1.1.2.2.Môi trường kiểm soát

Khái niệm: Môi trường kiểm soát bao gồm các nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị, ảnh hưởng đến việc thiết kế, vận hành và việc xử lýcác dữ liệu của các loại kiểm soát nội bộ

Các nhân tố trong môi trường kiểm soát

- Đặc thù quản lý: Nhân tố này đề cập tới việc phân cách và quan điểm điều hành của các nhà lãnh đạo, nó ảnh hưởng đến quá trình thiết

kế và thực hiện các thủ tục, quy chế kiểm soát

- Cơ cấu tổ chức: Nhân tố này đề cập tới việc phân quyền trong

bộ máy quản lý Một cơ cấu tổ chức hiệu quả khi nó đáp ứng được yêucầu:

+ Phải đảm bảo kiểm soát mọi hoạt động của doanh nghiệp nhưngkhông được chồng chéo giữa các bộ phận

+ Phải tách bạch 3 chức năng: chức năng ghi sổ xử lý nghiệp vụ bảo quản

-+ Phải đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận

- Chính sách nhân sự: là chính sách đề cập tới việc quản lý nhân

sự trong doanh nghiệp

- Công tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các

kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư,sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm những ước tínhcân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trongtương lai là những nhân tố quan trọng trong quá trình kiểm soát

- Ủy ban kiểm soát: bao gồm các thành viên trong hội đồng quảntrị nhưng không kiêm nhiệm chức vụ quản lý và các chuyên gia tronglĩnh vực kiểm soát Ủy ban kiểm soát được thành lập để nhằm thực hiệncác nghiệp vụ sau:

+ Giám sát tiến trình lập và nộp báo cáo tài chính

+ Giám sát việc thực hiện của kiểm toán viên nội bộ

+ Giám sát việc tuân thủ luật pháp

+ Dung hòa các bất đồng giữa cơ quan ngoại kiểm với doanh nghiệp

- Nhân tố bên ngoài: bao gồm các chính sách điều tiết vĩ mô của

nhà nước, các chính sách của chủ nợ, của các nhà đầu tư Đây lànhững nhân tố nằm ngoài sự kiểm soát của doanh nghiêp nhưng lại có ảnhhưởng đến thiết kế và thực hiện các thủ tục kiểm soát

1.1.2.3.Hệ thống kế toán

Khái niệm: Hệ thống kế toán là hệ thống chứng từ, tài khoản, bảng biểu, sổ sách và báo cáo Trong đó trình tự lập và luân chuyển chứng

từ là yếu tố kiểm soát hữu hiệu

Mục đích: Để thực hiện mục đích thu thập, phân loại, xử lý và cung cấp thông tin, hệ thống kế toán cần đảm bảo các mục tiêu kiểm soátsau:

- Tính có thật: Hệ thống kế toán phải đảm bảo rằng, mọi thông

tin khi đã ghi sổ là thưc sự phát sinh và tồn tại

- Tính trọn vẹn: Hệ thống kế toán phải đảm bảo rằng tất cả các thôngtin khi đã phát sinh phải được phản ánh vào sổ sách đầy đủ và đúng đắn

- Sự phê chuẩn: Hệ thống kế toán phải đảm bảo rằng tất cả các nghiệp

vụ trước khi thực hiện và ghi sổ phải có sự phê chuẩn đầy đủ của cấp cóthẩm quyền

- Sự định giá: Hệ thống kế toán phải đảm bảo rằng mọi cáchthức tính toán, phương cách áp dụng phải phù hợp và nhất quán

- Sự phân loại: Hệ thống kế toán phải đảm bảo rằng các thôngtin phải được phân loại và xử lý đúng đắn, đúng nội dung và đối tượng

- Tính chính xác cơ học: Phải đảm bảo các phép tính số họcphải chính xác và chuyển giữ liệu phải khớp đúng

- Tính đúng kì: đảm bảo các nghiệp vụ, thông tin phải được ghichép đúng kì kế toán

1.1.2.4.Thủ tục kiểm soát

Khái niệm: Thủ tục kiểm soát là những thủ tục và quy chế do doanhnghiệp thiết kế và thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu quản lý để ra

Nội dung: Thủ tục kiểm soát thường bao gồm các nội dung:

- Kiểm tra việc ghi chép trên sổ sách, tài liệu

- Kiểm tra việc ghi chép giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp

- Kiểm tra số liệu kiểm kê và số liệu sổ sách

- Kiểm tra việc phê duyệt số liệu và quyết toán

Các nguyên tắc cơ bản:

- Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: là việc đòi hỏi cách ly trách nhiệm giữacác phần công việc có mối quan hệ chặt chẽ

- Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: đòi hỏi việc phân chia

công việc cho nhiều bộ phận trong đơn vị và nhiều người trong bộphận để hướng tới chuyên môn hoá công việc, giảm thiểu sai soát và nếusai sót xảy ra thì dễ phát hiện

- Ủy quyền và phê chuẩn:

+ Ủy quyền: là việc cấp trên uỷ quyền cho cấp dưới thực hiện vàquyết định một số công việc cụ thể Thông thường có 2 loại: uỷ quyền tậptrung và uỷ quyền cả nhiệm kì hay trong thời gian nhất định.

+ Phê chuẩn: Phê chuẩn chung là hướng tới việc phê chuẩn cho mọihoạt động nghiệp vụ Trong khi đó, phê chuẩn cụ thể là phê chuẩn trongmột phần công việc cụ thể

1.1.2.5.Kiểm toán nội bộ

Khái niệm:

Theo chuẩn mực thực hành kiểm toán nội bộ: “kiểm toán nội bộ làmột chức năng đánh giá độc lập được thiết kế trong một tổ chức để kiểmtra, đánh giá các hoạt động của tổ chức như là một hoạt động phục vụ chomột tổ chức”

Theo liên đoàn kế toán quốc tế( IFAC ): “kiểm toán nội bộ là một hoạtđộng đánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là một loại dịch vụcho doanh nghiệp đó, các chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thíchhợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ”

Đặc trưng kiểm toán nội bộ:

- Phân loại theo tổ chức bộ máy

- Báo cáo kiểm toán có giá trị cao đối với người quản lý doanh nghiệpnhưng không cao đối với bên ngoài doanh nghiệp nhưng đều phải đảm bảotính pháp lý và độ tin cậy

- Tư cách kiểm toán viên: trung trực, niêm khiết, khách quan, bảo mật

- Mục đích của kiểm toán nội bộ: bảo đảm 4 mục đích của hệ thốngkiểm soát nội bộ( bảo vệ tài sản, bảo đảm độ tin cậy của thông tin, bảo đảmtuân thủ luật pháp, bảo đảm hiệu quả kinh doanh )

- Mô hình: phụ thuộc vào quy mô và bản chất công việc, nhưng thường gồm có một giám định viên và một bộ phận độc lập

- Mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể kiểm toán là mối quan

hệ nội kiểm

- Không thu phí kiểm toán.

1.1.2.5.Theo quan điểm của IACPA

Theo quan điểm của IACPA hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 5 yếu tố:

Môi trường kiểm soát

Đánh giá rủi ro

Hoạt động kiểm soát

Thông tin và truyền thông

Giám sát

1.1.2.6.Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong đơn vị vàbên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạtđộng và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ

Sau khi đánh giá về môi trường kiểm soát, kiểm toán viên nên xem xét các yếu tố

- Triết lý quản lý và phong cách điều hành hoạt động(đặc thù về

quản lý )

- Cơ cấu tổ chức

- Chính sách nhân sự

- Ban giám đốc và Uỷ ban kiểm toán

Ban giám đốc gồm các thành viên là những đại diện của các cổ độngđược bầu và có trách nhiệm chính là giám sát quản trị cũng như đánh giá vàphê chuẩn chiến lược cơ bản của tổ chức

- Tính liêm chính và giá trị đạo đức:

Các chính sách và những thủ tục kiểm soát nội bộ hiệu quả để thắtchặt sự kiểm soát đối với tính chính trực và những giá tị đạo đức của nhữngngười sáng tạo ra, quản lý và giám sát họ Tính chính trực và hành vị đạođức chính là sản phẩm của đạo đức công ty và những chuẩn mực về hànhvi

- Cam kết về năng lực thực hiện:

Cam kết này bao gồm sự xem xét của ban quản trị về các mức độ nănglực để chuẩn bị cho những công việc cụ thể và cả việc xem xét những nănglực ấy được chuyển hoá vào trong các kỹ năng và sự hiểu biết của ngườithực hiện như thế nào.

- Mội trường bên ngoài

1.1.2.6 Đánh giá rủi ro

Ban quản trị có thể xây dựng kế hoạch, chương trình hoặc đề xuất cáccông việc để xác định các loại rủi ro cụ thể hoặc có thể quyết định chấpnhận rủi ro bởi vì yếu tố chi phí hay những xem xét khác

a Hoạt động kiểm soát

Các hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục tạo nên một

sự đảm bảo đối với các chính sách, đường lối của ban quản trị Một hoạtđộng kiểm soát tồn tại thường để thực hiện một mục tiêu cụ thể

b.Thông tin và truyền thông

Một hệ thống thông tin( hệ thống kế toán )hiệu quả sẽ giúp cho người

sử dụng đưa ra những quyết định phù hợp trong quản trị, trong kiểm soát

và để chuẩn bị các báo cáo tài chính Một hệ thống thông tin kế toán hiệuquả phải: nhận diện và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

+ Phân loại chính xác các nghiệp vụ

+ Đo lường giá phí và giá trị tài sản phù hợp

+ Ghi chép các nghiệp vụ đúng kì

+ Trình bày các kết quả của các nghiệp vụ song song với báo cáo mộtcách chính xác trong báo cáo tài chính

Bên cạnh đó, hoạt động truyền thông liên quan tới việc cung cấp một

sự hiểu biết rõ rang đối với các quy định và trách nhiệm

c.Giám sát

Thủ tuc giám sát hoạt động được xây dựng trong những hoạt độngđang thực hiện bình thường của thực thể pháp lý và nó bao gồm cả các báocáo quản trị định kỳ và các hoạt động giám sát cấp cao Giám sát đang trở

thành một yếu tố kiểm soát then chốt trong việc xác định rủi ro, vì vậy nócàng được quan tâm nhiều hơn trong các cam kết kiểm toán.

1.1.2.7.Theo COSO:

Hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 5 yếu tố

a Môi trường kiểm soát( Control Environment ): Tạo nền tảng cho các

yếu tố khác của hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua việc thiết lập cácchính sách kiểm soát trong Công ty

b Đánh giá rủi ro kiểm soát( Risk Assessment ): Nhận biết và phân tích

các rủi ro liên quan đến mục tiêu kinh doanh của Công ty

c Hoạt động kiểm soát( Control Activities ): Toàn bộ các chính sách và

thủ tục được thực hiện nhằm trợ giúp ban giám đốc Công ty phát hiện vàngăn ngừa rủi ro để đạt mục tiêu kinh doanh

d.Hệ thống thông tin, giao tiếp( Information and Communication ):

Là hệ thống trợ giúp việc trao đổi thông tin, mệnh lệnh và chuyển giaokết quả trong Công ty, nó cho phép từng nhân viên cũng như từng cấpquản lý thực hiện tốt nhiệm vụ của mình

e Hoạt động kiểm soát( Monitoring ): Là một quá trình đánh giá hiệu

quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, trợ giúp xem xét hệ thống kiểm soát cóđược vận hành một cách trơn chu, hiệu quả

1.2.Chu trình mua hàng – thanh toán

1.2.1.Bản chất và chức năng của chu trình

1.2.1.1.Bản chất

- Chu trình mua hàng và thanh toán gồm các quyết định và các quytrình cần thiết để có hàng hoá và dịch vụ cho quá trình hoạt động sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp

- Chu trình được bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của người

có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dịch vụ và kết thúc bằng việcthanh toán cho nhà cung câp về hàng hoá hay dịch vụ nhận được

1.2.1.2.Chức năng của chu trình mua hàng – thanh toán

Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ

- Tất cả các nghiệp vụ mua hàng phải có sự phê chuẩn củanhững người có thẩm quyền để đảm bảo hàng mua đúng mục đích, tránhviệc mua hàng quá nhiều hoặc mua hàng không cần thiết

- Công ty cần để ra định mức dự trữ hàng tồn kho đối với mỗimặt hàng để bảo đảm hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn rabình thường

- Sau khi phê duyệt, đơn đặt hàng được gửi cho người bán ghi

rõ mặt hàng mua, mức giá, thời gian nhận hàng

- Trong một số trường hợp đòi hỏi phải ký kết hợp đồng kinh tế

Nhận hàng hoá hay dịch vụ

- Nhận hàng hoá là điểm quyết định trong chu trình vì đây là thờiđiểm đơn vị thừa nhận một khoản nợ đối với người bán trên sổ sách kếtoán

- Khi nhận hàng hoá, dịch vụ đòi hỏi có sự kiểm tra mẫu mã, số lượng,thời gian đến và điều kiện liên quan

- Sau khi nhận hàng, lập biên bản hay báo cáo nhận hàng như mộtbằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá Sau đó gửi cho thủkho và kế toán vật tư để làm cơ sở ghi chép và phản ánh sổ sách kế toán

Ghi nhận các khoản nợ người bán

- Việc ghi sổ các khoản nợ người bán đòi hỏi phải chính xác và nhanhchóng

- Kế toán công nợ phải có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của cáclần mua hàng và ghi vào sổ nhật kí và sổ chi tiết các khoản phải trả ngườibán

- Khi kế toán công nợ nhận được hoá đơn của người bán thì phải tiếnhành đối chiếu giữa hoá đơn bán hàng với các thông tin trên đơn đặt hàng,

hợp đồng kinh tế, báo cáo nhận hàng như: mẫu mã, giá cả, số lượng,phương thức, chi phí vận chuyển…

Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán

Hoá đơn mua hàng thường do kế toán các khoản phải trả lưu giữ chođến khi thanh toán Việc thanh toán thường được thực hiện bằng uỷ nhiệmchi, séc hoặc tiền mặt Hầu hết các ngân phiếu thanh toán được ghi và sổnhật ký chi tiền mặt

Sổ chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp

Bảng đối chiếu của nhà cung cấp

1.2.3 Quy trình mua hàng – thanh toán

Quy trình mua hàng – thanh toán gồm 4 chức năng chính:

Chức năng xác định nhu cầu về số lượng, chất lượng, quy cách vàthời gian( xác định nhu cầu sản xuất - hợp đồng mua bán )

Giao nhận hàng và xem xét các tiêu chuẩn( biên bản kiểm nhận – phiếu nhập kho )

Chi tiết khoản phải trả( hoá đơn - sổ chi tiết TK 331 )

Chức năng thanh toán( phiếu chi - sổ quỹ tiền mặt )

( chất lượng, giá cả, số lượng… )

3 chứng từ: Hóa đơn, vận đơn, phiếu

Căn cứ xuất kho Đơn đặt hàng

PHẦN 2: QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN

2.1 Mục tiêu kiểm toán và công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu tiến hành đối với mua hàng – thanh toán

2.1.1 Đối với nghiệp vụ mua hàng

+ Sự có thật của yêu cầu muahàng, đơn đặt hàng, báo cáo nhận hàng

và hoá đơn

+ Sự phê chuẩn các nghiệp vụ muahàng ở đúng cấp thẩm quyền

+ Huỷ bỏ các chứng từ để phòng,ngăn ngừa việc sử dụng lại

Tính

được phép

Các nghiệp vụ muahàng được phê chuẩn

+ Sự phê chuẩn các nghiệp vụ muahàng ở đúng cấp thẩm quyền

Tính

trọn vẹn

Các nghiệp vụ muahàng hiện có đều đượcghi sổ

+ Các đơn đặt mua hàng và cácbáo cáo nhận hàng đều được đánh sốtrước và theo dõi

Tính

định giá

Các nghiệp vụ muahàng được ghi sổ đềuđược đánh giá đúng

Kiểm tra nội bộ các quá trình tínhtoán và các số tiền được ghi nhận tronggiá vốn thực tế hàng nhập kho

Tính

phân loại

Các nghiệp vụ muahàng được phân loạiđúng đắn

+ Doanh nghiệp có sơ đồ tài khoảnđầy đủ và phù hợp với nghiệp vụ muahàng