Đánh giá và nhận xét về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng – thanh toán.

Trong tiến trình phát triển của nền kinh tế - xã hội Việt Nam hiện nay, đặc biệt là trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, việc minh bạch tình hình tài chính sẽ tạo rất nhiều điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh. Để thực hiện được điều đó thì một trong những điều kiện quan trọng là doanh nghiệp phải công khai báo cáo tài chính đã được kiểm toán. Trong kiểm toán báo cáo tài chính thì chu trình mua hàng – thanh toán là một trong 6 chu trình được kiểm toán. Mua hàng thanh toán là một chu trình có vai trò hết sức quan trọng đối với DN trong việc quyết định hiệu quả sản xuất kinh doanh của DN, đồng thời cũng là một chu trình tồn tại nhiều gian lận, sai sót. Do đó, việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ đối với chu trình này trong DN sẽ góp phần giảm thiểu sai sót, rủi ro đồng thời sẽ giảm chi phí và thời gian của công việc kiểm toán chu trình này. Doanh nghiệp cần dựa trên đặc điểm, tính chất của chu trình cũng như các mục tiêu kiểm toán để có thể thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ có hiệu quả. Về mặt kết cấu của đề án, ngoài phần mở đầu và kết luận, phần nội dung của đề án được chia làm ba phần chính: Phần 1: Những vấn đề cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ và chu trình mua hàng – thanh toán. Phần 2: Quy trình kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng – thanh toán. Phần 3: Đánh giá và nhận xét về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng – thanh toán.

LỜI MỞ ĐẦU

Trong tiến trình phát triển của nền kinh tế - xã hội Việt Nam hiện nay,đặc biệt là trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, việc minh bạch tình hìnhtài chính sẽ tạo rất nhiều điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong quátrình hoạt động kinh doanh Để thực hiện được điều đó thì một trong nhữngđiều kiện quan trọng là doanh nghiệp phải công khai báo cáo tài chính đãđược kiểm toán Trong kiểm toán báo cáo tài chính thì chu trình mua hàng– thanh toán là một trong 6 chu trình được kiểm toán

Mua hàng thanh toán là một chu trình có vai trò hết sức quan trọng đốivới DN trong việc quyết định hiệu quả sản xuất kinh doanh của DN, đồngthời cũng là một chu trình tồn tại nhiều gian lận, sai sót Do đó, việc thiếtlập một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ đối với chu trình này trong DN

sẽ góp phần giảm thiểu sai sót, rủi ro đồng thời sẽ giảm chi phí và thời giancủa công việc kiểm toán chu trình này Doanh nghiệp cần dựa trên đặcđiểm, tính chất của chu trình cũng như các mục tiêu kiểm toán để có thểthiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ có hiệu quả

Về mặt kết cấu của đề án, ngoài phần mở đầu và kết luận, phần nộidung của đề án được chia làm ba phần chính:

Phần 1: Những vấn đề cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ và chu

trình mua hàng – thanh toán

Phần 2: Quy trình kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng –

thanh toán

Phần 3: Đánh giá và nhận xét về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với

chu trình mua hàng – thanh toán

PHẦN 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN.

1.1.Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.1.Khái niệm

Khái niệm kiểm soát

Kiểm soát là một chức năng của quản lý, nó được thực hiện ở tất cảcác giai đoạn của quá trình này nhưng nó không phải là một giai đoạn haymột pha nào của quá trình quản lý

Khái niệm kiểm soát nội bộ

Cuối những năm 80, khi một loạt các Công ty của Hoa Kì bị đổ vỡ,các chuyên gia đã xác minh được nguyên nhân chính của sự đổ vỡ là do hệthống kiểm soát nội bộ của các Công ty này yếu kém Kể từ đó khái niệm

hệ thống kiểm soát nội bộ ra đời và tất cả các doanh nghiệp trên thế giớingày càng quan tâm đến mức độ đầy đủ, tính hiệu quả và hiệu lực của hệthống kiểm soát nội bộ

- Quan điểm 1: Theo Liên đoàn kế toán quốc tế IFAC

Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống các thủ tục và chính sách đượcthiết kế và thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu:

+ Bảo vệ tài sản (tài sản hữu hình, tài sản vô hình) và sổ sách kế toán.+ Bảo đảm thông tin có độ tin cậy: thông tin kinh tế, tài chính do bộmáy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành cácquyết định của các nhà quản lý

+ Bảo đảm tuân thủ luật pháp: Hệ thống kiểm soát nội bộ cần:

Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan củadoanh nghiệp

Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gianlận

Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lậpbáo cáo tài chính trung thực và khách quan.

+ Bảo đảm hiệu quả kinh doanh: là một trong những mục tiêu đảmbảo sự hoạt động liên tục của doanh nghiêp trong việc sử dụng có hiệu quảnguồn lực, giảm thiểu chi phí

- Quan điểm 2: Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam

Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống các chính sách và thủ tục kiểmsoát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và thực hiện, nhằm tuân thủ cácquy định, nội quy và luật pháp trong đơn vị, để ngăn ngừa, phát hiện và sửachữa kịp thời các sai phạm, từ đó báo cáo tài chính phản ánh trung thực,hợp lý và đúng đắn của thông tin nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệuquả tài sản trong đơn vị

- Quan điểm 3: Theo định nghĩa của Viện kiểm toán quốc tế

Hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp bao gồm các chính sách, quytrình, quy định nội bộ, các thông lệ, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, đượcthiết lập và được tổ chức thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu đề ra vàđảm bảo phòng ngừa, phát hiện và xử lý kịp thời các rủi ro xảy ra

- Quan điểm 4: Theo Hội kế toán Anh quốc (EAA)

Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống kiểm soát toàn diện có kinhnghiệm tài chính và các lĩnh vực khác nhau được thành lập bởi Ban quản lýnhằm:

+ Tiến hành kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả;

+ Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị;

+ Giữ an toàn tài sản;

+ Đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán, những thànhphần riêng lẻ của hệ thống kiểm soát nội bộ được coi là hoạt động kiểm trahoặc hoạt động kiểm tra nội bộ;

Như vậy, đã có rất nhiều quan điểm khác nhau về hệ thống kiểm soátnội bộ nhưng về mục đích của việc thiết kế hệ thống này và tầm quan trọng

của nó trong các doanh nghiệp là như nhau Việc hướng tới một hệ thốngkiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả luôn là mục tiêu của các doanhnghiệp.

1.1.2.Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.2.1.Theo quan điểm của IFAC

Theo quan điểm của liên đoàn kế toán quốc tế IFAC, hệ thống kiểmsoát nội bộ gồm 4 yếu tố:

Môi trường kiểm soát

Hệ thống kế toán

Thủ tục kiểm soát

Kiểm toán nội bộ

a Môi trường kiểm soát

Khái niệm: Môi trường kiểm soát là những nhận thức, quan điểm, sựquan tâm và hoạt động của thành viên Hội đồng quản trị, Ban giám đốc đốivới hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộtrong đơn vị

Các nhân tố trong môi trường kiểm soát

- Đặc thù quản lý: Nhân tố này đề cập tới việc phân cách và quan điểmđiều hành của các nhà lãnh đạo, nó ảnh hưởng đến quá trình thiết kế vàthực hiện các thủ tục, quy chế kiểm soát

- Cơ cấu tổ chức: Nhân tố này đề cập tới việc phân quyền trong bộmáy quản lý Một cơ cấu tổ chức hiệu quả khi nó đáp ứng được yêu cầu:+ Phải đảm bảo kiểm soát mọi hoạt động của doanh nghiệp nhưngkhông được chồng chéo giữa các bộ phận

+ Phải tách bạch 3 chức năng: chức năng ghi sổ xử lý nghiệp vụ bảo quản

-+ Phải đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận

- Chính sách nhân sự: là chính sách đề cập tới việc quản lý nhân sựtrong doanh nghiệp

- Công tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kếhoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữatài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đốitình hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tươnglai là những nhân tố quan trọng trong quá trình kiểm soát.

- Ủy ban kiểm soát: bao gồm các thành viên trong hội đồng quản trịnhưng không kiêm nhiệm chức vụ quản lý và các chuyên gia trong lĩnh vựckiểm soát Ủy ban kiểm soát được thành lập để nhằm thực hiện các nghiệp

vụ sau:

+ Giám sát tiến trình lập và nộp báo cáo tài chính

+ Giám sát việc thực hiện của kiểm toán viên nội bộ

+ Giám sát việc tuân thủ luật pháp

+ Dung hòa các bất đồng giữa cơ quan ngoại kiểm với doanh nghiệp

- Nhân tố bên ngoài: bao gồm các chính sách điều tiết vĩ mô của nhànước, các chính sách của chủ nợ, của các nhà đầu tư Đây là những nhân tốnằm ngoài sự kiểm soát của doanh nghiêp nhưng lại có ảnh hưởng đến thiết

kế và thực hiện các thủ tục kiểm soát

b Hệ thống kế toán

Khái niệm: Hệ thống kế toán là các quy định về kế toán và các thủtục kế toán mà đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kếtoán và lập báo cáo tài chính,

Mục đích: Để thực hiện mục đích thu thập, phân loại, xử lý và cungcấp thông tin, hệ thống kế toán cần đảm bảo các mục tiêu kiểm soát sau:

- Tính có thật: Hệ thống kế toán phải đảm bảo rằng, mọi thông tin khi

đã ghi sổ là thưc sự phát sinh và tồn tại

- Tính trọn vẹn: Hệ thống kế toán phải đảm bảo rằng tất cả các thôngtin khi đã phát sinh phải được phản ánh vào sổ sách đầy đủ và đúng đắn

- Sự phê chuẩn: Hệ thống kế toán phải đảm bảo rằng tất cả các nghiệp

vụ trước khi thực hiện và ghi sổ phải có sự phê chuẩn đầy đủ của cấp cóthẩm quyền

- Sự định giá: Hệ thống kế toán phải đảm bảo rằng mọi cáchthức tính toán, phương pháp áp dụng phải phù hợp và nhất quán

- Sự phân loại: Hệ thống kế toán phải đảm bảo rằng các thôngtin phải được phân loại và xử lý đúng đắn, đúng nội dung và đối tượng

- Tính chính xác cơ học: Phải đảm bảo các phép tính số họcphải chính xác và chuyển dữ liệu phải khớp đúng

- Tính đúng kì: đảm bảo các nghiệp vụ, thông tin phải được ghichép đúng kì kế toán

c Thủ tục kiểm soát

Khái niệm: Thủ tục kiểm soát là các quy chế và thủ tục do Ban lãnhđạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt đựơc mụctiêu quản lý cụ thể

Nội dung: Thủ tục kiểm soát thường bao gồm các nội dung:

- Kiểm tra việc ghi chép trên sổ sách, tài liệu

- Kiểm tra việc ghi chép giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp

- Kiểm tra số liệu kiểm kê và số liệu sổ sách

- Kiểm tra việc phê duyệt số liệu và quyết toán

- Ủy quyền và phê chuẩn:

+ Ủy quyền: là việc cấp trên uỷ quyền cho cấp dưới thực hiện và

quyết định một số công việc cụ thể Thông thường có 2 loại: uỷ quyền tậptrung và uỷ quyền cả nhiệm kì hay trong thời gian nhất định.

+ Phê chuẩn: Phê chuẩn chung là hướng tới việc phê chuẩn cho mọihoạt động nghiệp vụ Trong khi đó, phê chuẩn cụ thể là phê chuẩn trongmột phần công việc cụ thể

d Kiểm toán nội bộ

Khái niệm:

Theo chuẩn mực thực hành kiểm toán nội bộ: “kiểm toán nội bộ làmột chức năng đánh giá độc lập được thiết kế trong một tổ chức để kiểmtra, đánh giá các hoạt động của tổ chức như là một hoạt động phục vụ chomột tổ chức”

Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) : “kiểm toán nội bộ là mộthoạt động đánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là một loạidịch vụ cho doanh nghiệp đó, các chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sátthích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ”

Đặc trưng kiểm toán nội bộ:

- Về tổ chức: kiểm toán nội bộ là 1 trong 3 loại hình kiểm toán phânloại theo tổ chức bộ máy kiểm toán

- Báo cáo kiểm toán có giá trị cao đối với người quản lý doanh nghiệpnhưng không cao đối với bên ngoài doanh nghiệp nhưng đều phải đảm bảotính pháp lý và độ tin cậy

- Tư cách kiểm toán viên: trung trực, liêm khiết, khách quan, bảo mật

- Mục đích của kiểm toán nội bộ: bảo đảm 4 mục đích của hệ thốngkiểm soát nội bộ (bảo vệ tài sản, bảo đảm độ tin cậy của thông tin, bảo đảmtuân thủ luật pháp, bảo đảm hiệu quả kinh doanh)

- Mô hình: phụ thuộc vào quy mô và bản chất công việc, nhưngthường gồm có một giám định viên và một bộ phận độc lập

- Mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể kiểm toán là mối quan hệnội kiểm

- Không thu phí kiểm toán.

1.1.2.2.Theo quan điểm của AICPA

Theo quan điểm của AICPA hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 5 yếu tố:

Môi trường kiểm soát

Đánh giá rủi ro

Hoạt động kiểm soát

Thông tin và truyền thông

Giám sát

a Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát là những yếu tố củadoanh nghiệp ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và làcác yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên của Công tynhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Sau khi đánh giá về môi trường kiểm soát, kiểm toán viên nên xemxét các yếu tố

- Triết lý quản lý và phong cách điều hành hoạt động (đặc thù về quảnlý)

- Cơ cấu tổ chức

- Chính sách nhân sự

- Ban giám đốc và Uỷ ban kiểm toán

Ban giám đốc gồm các thành viên là những đại diện của các cổ đôngđược bầu và có trách nhiệm chính là giám sát quản trị cũng như đánh giá vàphê chuẩn chiến lược cơ bản của tổ chức

- Tính liêm chính và giá trị đạo đức:

Các chính sách và những thủ tục kiểm soát nội bộ hiệu quả để thắtchặt sự kiểm soát đối với tính chính trực và những giá trị đạo đức củanhững người sáng tạo ra, quản lý và giám sát họ Tính chính trực và hành

vi đạo đức chính là sản phẩm của đạo đức công ty và những chuẩn mực vềhành vi

- Cam kết về năng lực thực hiện:

Cam kết này bao gồm sự xem xét của ban quản trị về các mức độ nănglực để chuẩn bị cho những công việc cụ thể và cả việc xem xét những nănglực ấy được chuyển hoá vào trong các kỹ năng và sự hiểu biết của ngườithực hiện như thế nào

- Môi trường bên ngoài

b Đánh giá rủi ro

Ban quản trị có thể xây dựng kế hoạch, chương trình hoặc đề xuất cáccông việc để xác định các loại rủi ro cụ thể hoặc có thể quyết định chấpnhận rủi ro bởi vì yếu tố chi phí hay những xem xét khác

c Hoạt động kiểm soát

Các hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục tạo nên một

sự đảm bảo đối với các chính sách, đường lối của ban quản trị Một hoạtđộng kiểm soát tồn tại thường để thực hiện một mục tiêu cụ thể

d Thông tin và truyền thông

Một hệ thống thông tin (hệ thống kế toán) hiệu quả sẽ giúp cho người

sử dụng đưa ra những quyết định phù hợp trong quản trị, trong kiểm soát

và để chuẩn bị các báo cáo tài chính Một hệ thống thông tin kế toán hiệuquả phải: nhận diện và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

+ Phân loại chính xác các nghiệp vụ

+ Đo lường giá phí và giá trị tài sản phù hợp

+ Ghi chép các nghiệp vụ đúng kì

+ Trình bày các kết quả của các nghiệp vụ song song với báo cáo mộtcách chính xác trong báo cáo tài chính

Bên cạnh đó, hoạt động truyền thông liên quan tới việc cung cấp một

sự hiểu biết rõ rang đối với các quy định và trách nhiệm

e Giám sát

Thủ tuc giám sát hoạt động được xây dựng trong những hoạt độngđang thực hiện bình thường của thực thể pháp lý và nó bao gồm cả các báo

cáo quản trị định kỳ và các hoạt động giám sát cấp cao Giám sát đang trởthành một yếu tố kiểm soát then chốt trong việc xác định rủi ro, vì vậy nócàng được quan tâm nhiều hơn trong các cam kết kiểm toán.

1.1.2.3 Theo COSO:

Hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 5 yếu tố

a Môi trường kiểm soát (Control Environment) : Tạo nền tảng cho các

yếu tố khác của hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua việc thiết lập cácchính sách kiểm soát trong Công ty

b Đánh giá rủi ro kiểm soát (Risk Assessment) : Nhận biết và phân tích

các rủi ro liên quan đến mục tiêu kinh doanh của Công ty

c Hoạt động kiểm soát (Control Activities) : Toàn bộ các chính sách và

thủ tục được thực hiện nhằm trợ giúp ban giám đốc Công ty phát hiện vàngăn ngừa rủi ro để đạt mục tiêu kinh doanh

d.Hệ thống thông tin, giao tiếp (Information and Communication) :

Là hệ thống trợ giúp việc trao đổi thông tin, mệnh lệnh và chuyển giaokết quả trong Công ty, nó cho phép từng nhân viên cũng như từng cấp quản

lý thực hiện tốt nhiệm vụ của mình

e Hoạt động kiểm soát (Monitoring) : Là một quá trình đánh giá hiệu quả

của hệ thống kiểm soát nội bộ, trợ giúp xem xét hệ thống kiểm soát cóđược vận hành một cách trơn chu, hiệu quả

Như vậy, việc sử dụng hệ thống kiểm soát nội bộ có thể khác nhautuỳ thuộc vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của doanh nghiệpnhưng nhìn chung hệ thống này gồm 5 thành phần: Môi trường kiểm soát;Đánh giá rủi ro; Các yếu tố bên trong; Các yếu tố bên ngoài; Yếu tố giámsát và thẩm định

1.2.Chu trình mua hàng – thanh toán

1.2.1.Bản chất và chức năng của chu trình

1.2.1.1.Bản chất

- Chu trình mua hàng và thanh toán gồm các quyết định và các quytrình cần thiết để có hàng hoá và dịch vụ cho quá trình hoạt động sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp.

- Chu trình được bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt mua của người

có trách nhiệm tại bộ phận cần hàng hoá hay dịch vụ và kết thúc bằng việcthanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dịch vụ nhận được

1.2.1.2.Chức năng của chu trình mua hàng – thanh toán

Xử lý các đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ

- Tất cả các nghiệp vụ mua hàng phải có sự phê chuẩn củanhững người có thẩm quyền để đảm bảo hàng mua đúng mục đích, tránhviệc mua hàng quá nhiều hoặc mua hàng không cần thiết

- Công ty cần để ra định mức dự trữ hàng tồn kho đối với mỗimặt hàng để bảo đảm hoạt động sản xuất kinh doanh được diễn ra bìnhthường

- Sau khi phê duyệt, đơn đặt hàng được gửi cho người bán ghi

rõ mặt hàng mua, mức giá, thời gian nhận hàng

- Trong một số trường hợp đòi hỏi phải ký kết hợp đồng kinh tế

Nhận hàng hoá hay dịch vụ

- Nhận hàng hoá là điểm quyết định trong chu trình vì đây là thờiđiểm đơn vị thừa nhận một khoản nợ đối với người bán trên sổ sách kếtoán

- Khi nhận hàng hoá, dịch vụ đòi hỏi có sự kiểm tra mẫu mã, số lượng,thời gian đến và điều kiện liên quan

- Sau khi nhận hàng, lập biên bản hay báo cáo nhận hàng như mộtbằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá Sau đó gửi cho thủkho và kế toán vật tư để làm cơ sở ghi chép và phản ánh sổ sách kế toán

Ghi nhận các khoản nợ người bán

- Việc ghi sổ các khoản nợ người bán đòi hỏi phải chính xác và nhanhchóng

- Kế toán công nợ phải có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của cáclần mua hàng và ghi vào sổ nhật kí và sổ chi tiết các khoản phải trả ngườibán.

- Khi kế toán công nợ nhận được hoá đơn của người bán thì phải tiếnhành đối chiếu giữa hoá đơn bán hàng với các thông tin trên đơn đặt hàng,hợp đồng kinh tế, báo cáo nhận hàng như: mẫu mã, giá cả, số lượng,phương thức, chi phí vận chuyển…

Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán

Hoá đơn mua hàng thường do kế toán các khoản phải trả lưu giữ chođến khi thanh toán Việc thanh toán thường được thực hiện bằng uỷ nhiệmchi, séc hoặc tiền mặt Hầu hết các ngân phiếu thanh toán được ghi và sổnhật ký chi tiền mặt

Sổ chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp

Bảng đối chiếu của nhà cung cấp

1.2.3 Quy trình mua hàng – thanh toán

Quy trình mua hàng – thanh toán gồm 4 chức năng chính:

Chức năng xác định nhu cầu về số lượng, chất lượng, quy cách vàthời gian (xác định nhu cầu sản xuất - hợp đồng mua bán)

Giao nhận hàng và xem xét các tiêu chuẩn (biên bản kiểm nhận –phiếu nhập kho)

Chi tiết khoản phải trả (hoá đơn - sổ chi tiết TK 331)

Chức năng thanh toán (phiếu chi - sổ quỹ tiền mặt).

(chất lượng, giá cả, số lượng…)

3 chứng từ: Hóa đơn, vận đơn, phiếu

Căn cứ xuất kho Đơn đặt hàng

PHẦN 2: QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU

TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN

2.1 Mục tiêu kiểm soát và công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu tiến hành

đối với mua hàng – thanh toán

2.1.1 Đối với nghiệp vụ mua hàng

BIỂU SỐ 1:

Mục tiêu kiểm soát nghiệp vụ Công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu

tiến hành Chung Riêng cho mua hàng

Tính có thật

Các nghiệp vụ mua hàngghi sổ là của hàng hoá vàdịch vụ nhận được

+ Sự có thật của yêu cầu mua hàng, đơnđặt hàng, báo cáo nhận hàng và hoá đơn.+ Sự phê chuẩn các nghiệp vụ mua hàng

ở đúng cấp thẩm quyền

+ Huỷ bỏ các chứng từ để phòng, ngănngừa việc sử dụng lại

Sự phê chuẩn Các nghiệp vụ mua hàng

được phê chuẩn

+ Sự phê chuẩn các nghiệp vụ mua hàng

ở đúng cấp thẩm quyềnTính đầy đủ Các nghiệp vụ mua hàng

hiện có đều được ghi sổ

+ Các đơn đặt mua hàng và các báo cáonhận hàng đều được đánh số trước vàtheo dõi

Tính định giá Các nghiệp vụ mua hàng

được ghi sổ đều đượcđánh giá đúng

Kiểm tra nội bộ các quá trình tính toán

và các số tiền được ghi nhận trong giávốn thực tế hàng nhập kho

Sự phân loại Các nghiệp vụ mua hàng

được phân loại đúng đắn

+ Doanh nghiệp có sơ đồ tài khoản đầy

đủ và phù hợp với nghiệp vụ mua hàng.+ Kiểm tra nội bộ quá trình phân loạiTính đúng kì

Các nghiệp vụ mua hàngđược ghi sổ đúng lúc

+ Doanh nghiệp có thủ tục quy định việcghi sổ nghiệp vụ càng sớm càng tốt saukhi nhận được hàng hoá và dịch vụ.+ Qúa trình kiểm tra nội bộ

Tính chính xác cơ

học

Các nghiệp vụ mua hàngđược ghi sổ đún đắn trên

sổ hạch toán chi tết cáckhoản phải trả và sổ kho;

và được tổng hợp đúngđắn

Thiết kế các thủ tục kiểm soát cũng nhưđối chiếu định kỳ giữa sổ nhật ký muahàng, sổ kho, báo cáo nhận hàng, sổ chitiết hàng tồnkho và sổ chi tiết phải trả