KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

¢ - Khái niệm riêng: Văn bản là tập hợp ngôn ngữ viết nhằm truyền đạt ý chính của người soạn thảo đến người sử dụng nhằm mục đích thông tin, thông báo hay sai khiến đối tượng tiếp nhận

Trang 1

khô ác Vệ nuÂn2bsênn bát ashen espa puspure-t pandradeapavbaspumberndens beabead sabembanpanbenniene besbeadeapas bananas heubeadeneasbananmnennie aanbenhontt

Trang 2

MUC TIEU MON HOC

¢ Hiễu được hệ thông văn bản sử dụng trong quản lý

-ồ - Soạn thảo thành thạo các văn bản hợp đồng dân sự

dùng trong quản trị doanh nghiệp

¢ Soạn thảo thành thạo các hợp đồng kinh tế cơ bản

trong doanh nghiệp

- - Hiễu và soạn thảo được các văn bản quản lý tổ chức

° - Hiễu và soạn thảo được các văn bản quản lý kinh tế

doanh nghiệp

v2.2014108211

Trang 3

BAI 1 NHU’NG VAN DE CHUNG VE VAN BAN

Giảng viên: ThS Lương Văn Úc

Trang 4

MUC TIEU BAI HOC

¢ Hiéu duoc cach tao lap nén mét văn bản

¢ Hiéu duoc va st? dung thanh thao nhieng

phong cách ngôn ngữ trong văn bản

¢ Hiễu được các yêu cầu của văn bản đối với

ngôn ngữ

v2.2014108211

Trang 5

CAU TRUC NOI DUNG

Khái niệm chức năng cua van ban

Những yêu câu chung về soạn thảo văn bản

Quy trình soạn thảo văn bản

Trang 6

1.1 KHÁI NIỆM, CHỨC NĂNG, PHÂN LOẠI VĂN BẢN

v2.2014108211

Trang 7

1.1.1 KHÁI NIỆM VÈ VĂN BẢN

Lịch sử phát triêền của văn bản:

(

Các hoạt động cho vay, mua bán trao đổi

của con người đều không có bằng chứng

Trang 8

1.1.1 KHAI NIEM VE VAN BAN (tiép theo)

Khai niém:

¢ Khai niém chung:

Văn bản là tập hợp những ngôn ngữ viết

nhằm truyền đạt những thông tin nhất định

đến đời sống

¢ - Khái niệm riêng:

Văn bản là tập hợp ngôn ngữ viết nhằm

truyền đạt ý chính của người soạn thảo đến

người sử dụng nhằm mục đích thông tin,

thông báo hay sai khiến đối tượng tiếp nhận

phải thực hiện những việc nhất định theo yêu

v2.2014108211

Trang 9

1.1.1 KHAI NIEM VE VAN BAN (tiép theo)

Vai trò của văn bản với quản trị doanh nghiệp:

¢ Van bản là phương tiện truyén đạt thông tin

« Văn bản là phương tiện truyền đạt mệnh lệnh

quản lý

¢ Van ban phan anh trinh dé quan lý của cán bộ

quan lý tổ chức

° _ Văn bản là cơ sở cho công tác thanh, kiểm tra

- _ Tóm lại văn bản là cơ sở nên tảng cho công tác

tổ chức quản lý doanh nghiệp

Trang 10

1.1.2 CHUC NANG CUA VAN BAN

Trang 11

1.1.2 CHỨC NĂNG CỦA VĂN BẢN (tiếp theo)

a Chức năng thông tin

- Văn bản là phương tiện truyền tải tất cả các thông tin trong quản lý doanh nghiệp

° _ Yêu cầu đôi với hệ thống thông tin:

> Thông tin phải đây đủ;

> Thông tin phải chính xác, trung thực;

> Thông tin phải kịp thời;

> Thông tin phải được thu thập và xử lý khoa học

Trang 12

b Chức năng quản lý và điều hành

- _ Văn bản là phương tiện chứa đựng và truyền đạt các quyết định quản lý

‹ _ Yêu câu đối với hệ thông văn bản:

Trang 13

c Chức năng văn hóa- xã hội và sử liệu

¢ Chức năng văn hoá thể hiện văn bản phải quan

triệt được các truyền thông văn hóa của xã hội

«e Chức năng xã hội thể hiện văn bản xác lập các

mỗi quan hệ xã hội giữa cá nhân với tổ chức, tổ

chức với nhau và giữa cá nhân với nhau

¢ Chức năng sử liệu thể hiện văn bản phan anh

bản chất của tổ chức trong các giai đoạn lịch sử

nhất định dé phục vụ cho công tác nghiên cứu và

Trang 14

d Chức năng pháp lý

- _ Chức năng pháp lý xác lập hiệu lực của văn bản đối với người sử dụng:

> Mức độ pháp lý cao Ví dụ: Các văn bản pháp quy của nhà nước như luật,

nghị định của Chính phủ, các quyết định, quan điểm của doanh nghiệp

> Mức độ pháp lý hạn chế Ví dụ như biên bản

- _ Đảm bảo giá trị pháp lý bằng: Tên văn bản, chữ ký và con dau

‹ _ Yêu câu với văn bản:

> Văn bản phải đúng thê thức

> Ban hành văn bản phải đúng thầm quyên

> Văn bản của cơ quan cấp dưới không được trái, mâu thuẫn với văn bản của

cấp trên

14

v2.2014108211

Trang 15

1.1.3 PHAN LOAI VAN BAN

Phan loai theo loai hinh quan ly:

¢ Van ban quy phạm pháp luật: Hiến pháp, luật,

nghị quyết Quốc hội, pháp lệnh, nghị định của

Chính phủ, thông tư v.v

¢ Van ban tac nghiệp hành chính (quản lý hành

chính): Công văn, thông báo, thông cáo, báo cáo,

biên bản, tờ trình, công điện, phiếu gửi v.v

¢ Văn bản phải chuyển đổi: Đó là những loại văn

bản mà để ban hành nó, bắt buộc phải ban hành

Trang 16

1.1.3 PHAN LOAI VAN BAN (tiép theo)

¢ Theo đặc trưng nội dung:

> Văn bản của các tổ chức chính trị, xã hội;

> Văn bản kinh tế:

> Văn bản kỹ thuật;

> Văn bản ngoại giao

‹ - Phân loại theo kỹ thuật chế tác:

>_ Văn bản giây;

>_ Văn bản điện tử

Trang 17

1.2 NHUNG YEU CAU CHUNG VE SOAN THAO VAN BAN

1.2.1 Cac yéu cau vé

Trang 18

1.2.1 CÁC YÊU CÀU VỀ HÌNH THỨC VAN BAN

- _ Trình bày trên khổ A4 sạch sẽ, không nhàu nát;

¢ Đảm bảo tuân thủ quy định về thé thức của nhà nước;

‹ - Thống nhất cách trình bày nội dung Hiện nay có hai cách trình bày văn bản

như sau:

>

v2.2014108211

Trình bày theo kiểu luật pháp: Là cách trình bày có diễn đạt bao gồm:

Chương — Mục — Điều — Khoản Trong chương có mục, trong mục có

điều, trong điều có khoản

Trình bày tự do: Là kiểu trình bày theo két cau:

Trang 19

1.2.2 CAC YEU CAU VE NOI DUNG CUA VAN BAN

Tinh muc dich

Tinh kha thi

Tinh quy pham

Trang 20

1.2.3 YÊU CÀU VỀ THẺ THỨC VAN BAN

‹ - Khái niệm: Thế thức văn bản là những thành phần cần thiết phải có cũng như cách thức trình bày các thành phần đó trong một văn bản để đảm bảo tính thông nhất,

tính pháp lý, nội dung và hiệu lực thi hành

- _ Theo quy định chung của nhà nước thì một văn bản chuẩn gồm:

Quốc hiệu

Tên tác giả, nhóm tác giả

Số và ký hiệu văn bản

Địa danh, ngày tháng

Tên văn bản và trích yêu nội dung

Nội dung văn bản

v2.2014108211

Trang 21

1.2.3 YÊU CÂU VỀ THÊ THỨC VĂN BẢN (tiếp theo)

Trang 22

b Tên tác giả, nhóm tác giả

¢ - Là tên của cơ quan đơn vị ban hành văn bản hay liên cơ quan ban hành văn bản

Ví dụ:

SỞ XÂY DỰNG HÀ NỘI TNG CÔNG TY XÂY DỰNG DÂN DỤNG

Trang 23

c Số và ký hiệu văn bản

Số của văn bản:

¢ -_ Khái niệm: Là số thứ tự của văn bản được ban hành trong năm

> Đôi với những cơ quan hoạt động theo nhiệm kỳ thì đánh số thứ tự theo thời gian trong nhiệm kỹ

> Văn bản quy phạm pháp luật bên cạnh số có năm ban hành

Ký hiệu văn bản:

¢ Khái niệm: Là chữ viết tắt tên loại văn bản và tên của đơn vị ban hành văn bản bao gồm 2 phân: Chữ viết tắt của loại văn bản và phân chữ viết tắt của tên cơ quan ra văn bản Ví dụ: Số 15/QĐÐ-TCCB

¢ Trong công văn, không ghi tên loại công văn, chỉ ghi ký hiệu đơn vị ban hành van

bản Ví dụ: Số 152/KTQD-TCCB

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Trang 24

d Địa danh, ngày tháng

‹ồ - Địa danh: Là tên huyện, thị xã, thành phố, nơi đơn vị ra văn bản đóng trụ sở chính Tuỳ theo phạm vi hoạt động, cấp quản lý của cơ quan hoặc địa chỉ tiếp nhận văn

bản mà ta ghi địa danh thích hợp

¢ Ngay thang nam:

> Khai niém: La thoi diém văn bản hoàn tất các thủ tục hành chính Với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 vào trước ngày, tháng đó

> Không được phép ghi:

> Dia danh, ngày tháng được in nghiê

Hà Nội, ngày 05 tháng 05 năm 2009

24

v2.2014108211

Trang 25

e Tên loại văn bản, trích yêu nội dung

¢ Tén loai van ban

Khái niệm: Là tên gọi văn bản theo phân loại Ví dụ: Báo cáo, thông báo, tờ trình

Riêng công văn là văn bản không có tên gọi

¢ Trich yêu

> Khái niệm: Là một cụm từ thể hiện day đủ nội dung, bản chất của văn bản

> Trích yếu nội dung được ghi ngay dưới tên loại văn bản

QUYET DINH CUA HIEU TRUONG

vê việc điều động cán bộ

‹ - Chú ý: Đối với văn bản có tên và trích yêu hợp thành tổ hợp tên thông nhất

Ví dụ:

Trang 26

f Nội dung của văn bản

Nội dung của văn bản là toàn bộ quy định của văn bản được viết theo một kiểu trình bày nhất định dưới tên và trích yêu văn bản

Ví dụ: Nội dung công văn

Bộ Giáo dục và Đào tạo CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM VIEN DAI HOC MO Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Vẻ việc: Đồi thẻ công chức l2, À0 là Giaá

Kính qửi: Các đơn vị trực thuộc Trường

v2.2014108211

Trang 27

g Chức vụ, chữ ky và họ tên

° - Khái niệm: Chức vụ của người ký văn bản phải ghi rõ chức vụ và thầm quyên của

người ký

‹ - Phân thủ tục ký: Có các trường hợp sau

> TM Cơ quan: Trong trường hợp thực hiện sự lãnh đạo tap thé, người lãnh đạo

thay mặt tập thể đó ký vào văn bản

T/M UBND HUYỆN

CHỦ TỊCH

> Các trường hợp các nhân có thâm quyền trực tiếp ký vào văn bản:

Q.(thủ trưởng): Là quyền thủ trưởng, áp dụng trong trường hợp cấp phó đảm

nhiệm mọi công việc thay cho thủ trưởng do thủ trưởng đi vắng lâu hoặc

khuyết cấp trưởng, cấp phó được chỉ định là quyên thủ trưởng

Trang 28

g Chức vụ, chữ ký và họ tên

- - KT (Thủ trưởng): Là ký thay thủ trưởng, áp dụng cho cấp phó khi được cấp trưởng

uỷ quyên giải quyết công việc hay lĩnh vực nào đó

¢ KT T/L (Thủ trưởng): Là thừa lệnh thu trưởng, áp dụng trong trường hợp thu

trưởng uỷ nhiệm cho cấp dưới một cấp ký những văn bản mà theo pháp luật, thủ

trưởng cơ quan phải ký

TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH

°ồ Riéng đối với trường Đại học và các Viện nghiên cứu, trước họ và tên của người ky được phép ghi hoc ham va hoc vi

Ví dụ: Quyết định của hiệu trưởng trường Kinh tế quốc dân

K/T HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG

Trang 29

h Dấu cơ quan

¢ Dau cơ quan là dấu hiệu thể hiện tư cách

pháp nhân của đơn vị ra văn bản

¢ Dau phải đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía

Trang 30

¡ Nơi nhận

¢ Nơi nhận là tên cơ quan, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm thi hành hoặc giải

quyêt sự việc trong nội dung của văn bản hoặc có liên quan

°Ò Nơi nhận được trình bày ở dưới cùng phía trái văn bản (ngang với chức vụ của người ký văn bản)

¢ Nơi nhận liệt kê tất cả các đơn vị nhận văn bản

Ví dụ:

NƠI NHÀN - HIEU TRUONG

- Dang uy: Dé bao cao

- Công đoàn: Đề phối hợp

Trang 31

CONG HOA XA HOI! CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Doc lap - Tw do - Hanh phuc

Hà Nội, ngày 8 tháng 3 nam 2007

Trang 32

k Địa chỉ, số điện thoại, telex, email của cơ quan

Mục đích: Đề tiện trong giao dịch Được trình bày ở dòng cuỗi cùng của văn bản hoặc ở ngoài bì đựng văn bản khi chuyên phát văn bản

NƠI NHẬN: HIỆU TRƯỞNG

- Các đơn vị trực thuộc: Đề thực hiện

- Đảng ủy: Đề báo cáo

- BCH Công đoàn, Đoàn TN: Đề phối hợp

- Lưu văn thư

Địa chỉ: Nhà B101 Nguyễn Hiền, GS.TS Lục Văn Đoành

Hai Ba Trung, HN Tel: (04) 3868-4287

Trang 33

SO’ DO BO TRI CÁC THÀNH

PHAN THE THU VAN BAN

(Trên một trang giây khổ A4:

210 mm x 297 mm) (Kèm theo Thông tư liên tịch

số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

ngày 06 thang 5 nam 2005

của Bộ Nội vụ và Văn phòng

3 Số và KH

4 Địa danh, ngày tháng năm

11a Dấu chỉ mật

5 TÊN LOẠI VĂN BẢN

6 Trích yếu nội dung

7 NỘI DUNG VĂN BẢN

43 Địa chỉ, số điện thoại, telex, fax, 8c Họ và tên người ky

Trang 34

4 Dia danh, ngay thang nam |

| 6 Trich yéu néi dung |

43 Địa chỉ, số điện thoại, telex, fax, E-

Trang 35

1.3 QUY TRINH SOAN THAO VAN BAN

1.3.1 Giai đoạn chuẩn bị

1.3.2 Giai đoạn soạn thảo đề cương

1.3.3 Giai đoạn viết thành văn bản

1.3.4 Giai đoạn xét duyệt, ký và ban hành văn bản

Trang 36

1.3.1 GIA DOAN CHUAN BỊ

¢ Xac định tình huéng cua van ban;

¢ Xac dinh muc dich, yéu cau cua van ban;

¢ Xac dinh ndi dung của văn bản;

¢ Xac dinh tén van bản;

¢ Xac định các thông tin cần thiết:

> Xác định văn bản quy phạm chỉ phối;

> Xác định ý đồ của lãnh đạo;

> Xác định thông tin thực tế:

> Xác định các phương pháp thu thập và xử lý thông tin

Trang 37

1.3.2 GIAI ĐOẠN SOẠN THẢO ĐÈ CƯƠNG

¢ Viết đề cương sơ bộ: Thực chất là gọi tên chính

xác các tiêu đề, đề mục cho nội dung văn bản

thông thường có: Phan mé@ dau, phan nội dung

(hay phân quy định) và phan thi hành

° - Viết đề cương chỉ tiết: Thực chất là chỉ tiết hóa đề

cương sơ bộ bằng biểu bảng, sơ đồ, biểu đồ, các

quy định, quy phạm

Đề cương càng chỉ tiết, càng cụ thể, tỷ mỷ bao

nhiêu thì việc thê hiện thành văn bản hoàn chỉnh

càng thuận lợi bầy nhiêu

Trang 38

1.3.3 GIAI DOAN VIET THANH VAN BAN

¢ Nguoi soan thao stv dung liên kết ngôn ngữ để gắn

kết các ý trong đề cương chỉ tiết thành văn bản

hoàn chỉnh Sau khi viết xong văn bản, cần phải

kiểm tra lại toàn bộ văn bản xem cách bố cục, cách

trình bày, lập luận, chữ nghĩa câu cú, văn phạm, lỗi

chính tả

°ồ - Thông thường có 3 người tham gia vào sửa văn ban

là: Người viết, đồng nghiệp và chuyên gia

v2.2014108211

38

Trang 39

1.3.4 GIAl DOAN XÉT DUYET, KY VA BAN HANH VAN BAN

Quá trình xét duyệt: Văn bản sau khi sửa xong thì được chuyễn cho người có trách

nhiệm duyệt Quá trình duyệt văn bản thể hiện các điểm sau:

> YÝ đồ của lãnh đạo đã chuẩn chưa

> Văn phạm đã chính xác chưa a

> Thế thức đã đúng với quy định chưa eal „ * “ơn —

> Người trình ký văn bản phải ký nháy và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trình ký

> Đệ trình văn bản lên người có trách nhiệm ký sau khi đã duyệt song và nhân bản

đủ theo số lượng yêu câu

> Sau đó chuyên cho văn thư đóng dấu, đăng ký vào số văn bản và gửi đến các

đơn vị nhận văn bản

Định dạng
Số trang	40
Dung lượng	752,51 KB