Trong bối cảnh hội nhập kinh tế xã hội khu vực và quốc tế, đất nước ta đang đứng trước nhiều cơ hội cũng như thách thức lớn; việc vận dụng một cách linh hoạt, sáng tạo các nguồn lực xã hội nhằm thúc đẩy sự phát triển bền vững của đất nước đã và đang đặt ra những đỏi hỏi mang tính cấp thiết. Trong đó, tăng cường áp dụng những tiến bộ khoa học công nghệ, những kinh nghiệm về quản lý đã được quốc tế công nhận để nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng khả năng cạnh tranh là đòi hỏi hết sức cần thiết, không chỉ đối với các tổ chức, doanh nghiệp trong khu vực tư mà còn đối với các cơ quan nhà nước trong khu vực công, trong đó có cơ quan hành chính nhà nước. Hơn nữa, nền hành chính nước ta đang chuyển mình từ nền hành chính “cai trị” sang “phục vụ” thì việc nâng cao chất lượng các hoạt động quản lý hành chính nhà nước để đáp ứng nhu cầu, đòi hỏi ngày càng cao của người dân là điều tất yếu khách quan. Do đó, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng đã được quốc tế công nhận và nhiều quốc gia áp dụng thành công vào các cơ quan hành chính nhà nước là cần thiết, cần được quan tâm, chú trọng. Trước những yêu cầu nêu trên, nhằm đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chính nhà nước, đổi mới phương thức điều hành hoạt động quản lý nhà nước tạo nên một phương pháp làm việc khoa học, chất lượng, hiệu lực và hiệu quả, ngày 20 tháng 6 năm 2006 Thủ tướng Chính phủ đã ra Quyết định số: 1442006QĐTTg và ngày 30 tháng 9 năm 2009, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số: 1182009QĐTTg sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số: 1442006QĐTTg quy định áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Ngày 05 tháng 3 năm 2018, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 192018QĐTTg thay thế Quyết định 1442006QĐTTg và Quyết định số 1182009QĐTTg quy định về việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào cơ quan hành chính nhà nước. Thực hiện các Quyết định trên của Thủ tướng Chính phủ, Ủy ban nhân dân quận Phú Nhuận đã triển khai áp dụng ISO 9001:2008 từ năm 2013 và hiện tại đang duy trì hệ thống này. Là một sinh viên chuyên ngành Quản lý công, trong quá trình thực tập tại Ủy ban nhân dân quận Phú Nhuận, với mong muốn nắm rõ thực tiễn xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại UBND quận Phú Nhuận để từ đó có các giải pháp nâng cao hiệu quả áp dụng hệ thống quản lý chất lượng này vào hoạt động quản lý của cơ quan, tạo phương pháp làm việc khoa học, hợp lý, nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý hành chính nhà nước ở địa phương, tôi chọn đề tài: “Nâng cao hiệu quả áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại Ủy ban nhân dân quận Phú Nhuận, Tp. Hồ Chí Minh.” làm đề tài thực tập của mình.
Trang 1LỜI MỞ ĐẦU
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế - xã hội khu vực và quốc tế, đất nước ta đangđứng trước nhiều cơ hội cũng như thách thức lớn; việc vận dụng một cách linhhoạt, sáng tạo các nguồn lực xã hội nhằm thúc đẩy sự phát triển bền vững của đấtnước đã và đang đặt ra những đỏi hỏi mang tính cấp thiết Trong đó, tăng cường
áp dụng những tiến bộ khoa học công nghệ, những kinh nghiệm về quản lý đãđược quốc tế công nhận để nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng khả năng cạnhtranh là đòi hỏi hết sức cần thiết, không chỉ đối với các tổ chức, doanh nghiệptrong khu vực tư mà còn đối với các cơ quan nhà nước trong khu vực công, trong
đó có cơ quan hành chính nhà nước
Hơn nữa, nền hành chính nước ta đang chuyển mình từ nền hành chính “caitrị” sang “phục vụ” thì việc nâng cao chất lượng các hoạt động quản lý hành chínhnhà nước để đáp ứng nhu cầu, đòi hỏi ngày càng cao của người dân là điều tất yếukhách quan Do đó, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng đã được quốc tếcông nhận và nhiều quốc gia áp dụng thành công vào các cơ quan hành chính nhànước là cần thiết, cần được quan tâm, chú trọng
Trước những yêu cầu nêu trên, nhằm đẩy mạnh công cuộc cải cách hànhchính nhà nước, đổi mới phương thức điều hành hoạt động quản lý nhà nước tạonên một phương pháp làm việc khoa học, chất lượng, hiệu lực và hiệu quả, ngày 20tháng 6 năm 2006 Thủ tướng Chính phủ đã ra Quyết định số: 144/2006/QĐ-TTg
và ngày 30 tháng 9 năm 2009, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số:118/2009/QĐ-TTg sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định số: 144/2006/QĐ-TTg quy định áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước
Ngày 05 tháng 3 năm 2018, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số19/2018/QĐ-TTg thay thế Quyết định 144/2006/QĐ-TTg và Quyết định số118/2009/QĐ-TTg quy định về việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO9001:2008 vào cơ quan hành chính nhà nước
Thực hiện các Quyết định trên của Thủ tướng Chính phủ, Ủy ban nhân dânquận Phú Nhuận đã triển khai áp dụng ISO 9001:2008 từ năm 2013 và hiện tạiđang duy trì hệ thống này
Là một sinh viên chuyên ngành Quản lý công, trong quá trình thực tập tại Ủyban nhân dân quận Phú Nhuận, với mong muốn nắm rõ thực tiễn xây dựng và ápdụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tạiUBND quận Phú Nhuận để từ đó có các giải pháp nâng cao hiệu quả áp dụng hệthống quản lý chất lượng này vào hoạt động quản lý của cơ quan, tạo phương pháplàm việc khoa học, hợp lý, nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý hành
chính nhà nước ở địa phương, tôi chọn đề tài: “Nâng cao hiệu quả áp dụng hệ
thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 tại Ủy ban nhân
dân quận Phú Nhuận, Tp Hồ Chí Minh.” làm đề tài thực tập của mình.
Trang 2- Làm quen với cơ quan thực tập
- Tìm hiểu tổng quan về ủy ban nhân dân quận Phú Nhuận và chứcnăng, nhiệm vụ, cơ cấu phòng Nội vụ quận Phú Nhuận
- Báo cáo với lãnh đạo cơ quan về nội dung và kế hoạch thực tập
Tuần 2
Tuần 3
- Hoàn thiện đề cương chuyên đề thực tập
- Thu thập tài liệu liên quan tới việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩnTCVN ISO 9001:2008 tại quận Phú Nhuận
- Trao đổi với cán bộ chuyên môn để nâng cao kiến thức lí luận và thựctiễn về HTQLCL ISO 9001:2008
- Thu thập tài liệu chuẩn bị viết báo cáo thực tập
- Viết báo cáo thực tập và xin ý kiến hướng dẫn của giảng viên
- Thực hiện một số công việc mà cơ quan giao cho
Tuần 8
- Hoàn chỉnh báo cáo thực tập
- Xin ý kiến lãnh đạo phòng Nội vụ quận Phú Nhuận về quá trình thựctập
- Nộp báo cáo thực tập
Trang 3II NHỮNG CÔNG VIỆC CỤ THỂ
PhòngNội vụ
Tìm hiểu một số tài liệu về phòng Nội vụquận Phú Nhuận
Tổng hợp báo cáo ISO tháng 02Tổng hợp báo cáo cải cách hành chínhtháng 02
Đọc các văn bản về HTQLCL ISO9001:2008
Sắp xếp hồ sơ ISO quận
Tuần 3
24/2/2018
–28/02/2018
Đọc một số tài liệu về áp dụng HTQLCLISO 9001:2008
PhòngNội vụSắp xếp hồ sơ nâng bậc lương CBCC quận
Đánh máy một số văn bản liên quan tớiISO 9001:2008 của quận
Tuần 4 03/3/2018 –07/3/2018
Tham gia hỗ trợ công tác Thi đua – Khenthưởng quận
PhòngNội vụ
Soạn thảo văn bản hành chính thôngthường
Tuần 5 10/3/2018 –
14/3/2018 Nghiên cứu tài liệu cho bài báo cáo
PhòngNội vụTổng hợp báo cáo ISO tháng 3;
Sắp xếp hồ sơ đánh giá CBCC quận
Trang 4Soạn thảo một số văn bản hành chínhthông thường
Tuần 6 17/3/2018 –21/3/2018
Xin số liệu cho bài báo cáo
PhòngNội vụ
Tham gia chuẩn bị công tác tổng kết Cảicách hành chính, ISO
Tìm hiểu một số văn bản của Trung ương
và địa phương về áp dụng HTQLCL ISO9001:2008
Xin ý kiến của cán bộ phòng hướng dẫn đểhoàn thành báo cáo
Trao đổi với cán bộ hướng dẫn về bài báocáo
Trình thủ trưởng đơn vị phê duyệt báo cáothực tập tốt nghiệp…
III KẾT QUẢ THỰC TẬP
1 Kỹ năng
Qua quá trình thực tập tại Phòng Nội vụ quận Phú Nhuận, tôi nhận thấy mình
có thể trau dồi một số kỹ năng như: soạn thảo văn bản; rà soát thủ tục hành chính;sắp xếp tài liệu, tổng hợp báo cáo
2 Kinh nghiệm
Một số kinh nghiệm đúc kết được qua quá trình thực tập như: kinh nghiệm vềlàm việc trong cơ quan hành chính nhà nước; kinh nghiệm về việc vận hànhHTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008; kinh nghiệm tổng hợp, sắp xếp tài liệu
3 Những kiến nghị
Kiến nghị cơ quan thực tập mạnh dạn giao việc cho sinh viên thực tập hơn nữa
để tạo điều kiện cho sinh viên có cơ hội tiếp cận, làm quen với công việc, học hỏikinh nghiệm thực tiễn nhiều hơn
Trang 5PHẦN 2: BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP
I TỔNG QUAN VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Phòng Nội vụ Quận có chức năng giúp UBND Quận thống nhất quản lý côngtác tổ chức nhà nước, công chức viên chức, biên chế, quỹ tiền lương theo đúngchính sách, pháp luật, các quy định của nhà nước và UBND Thành phố PhòngNội vụ Quận được nhà nước cấp kinh phí hoạt động, có con dấu riêng và mở tàikhoản tại Kho bạc nhà nước Khi chuyển sang làm việc chế độ “mộ cửa, một dấu”thì thực hiện theo quy định chung của Thành phố
Phòng Nội vụ Quận có nhiệm vụ giúp UBND Quận tổ chức thực hiện và quản
lý nhà nước các mặt công tác tổ chức nhà nước, công chức viên chức, biên chế,qũy tiền lương hành chánh sự nghiệp thuộc Quận và Phường như sau:
Về công tác xây dựng củng cố bộ máy chính quyền:
Giúp UBND Quận tổ chức và hướng dẫn UBND Phường thực hiện các cuộcbầu cử Đại biểu Quốc hội, Đại biểu HĐND các cấp và UBND Quận, Phường theoquy định
Xây dựng củng cố và kiện toàn chính quyền: Giúp UBND Quận nghiên cứu
cụ thể hoá các quy định về chế độ công tác quy chế về lề lối làm việc, phân công,phân nhiệm cho từng thành viên UBND Quận, Phường
Hướng dẫn thể thức, thủ tục thi hành kỷ luật đối với cán bộ dân cư bầu cử ởđịa phương theo Luật định
Phối hợp với các tổ chức liên quan giúp UBND Quận quản lý công tác địagiới hành chánh phù hợp với quy hoạch và phát triển kinh tế xã hội, xây dựng củng
cố an ninh quốc phòng của Quận theo đúng nguyên tắc và quy định của nhà nước.Trong đó gồm các việc: nghiên cứu xây dựng các phương án phân vạch điều chỉnhđịa giới hành chánh, tách, nhập, lập mới Phường Lập hồ sơ thủ tục trình duyệt, tổchức thực hiện việc điều chỉnh địa giới hành chánh sau khi đã có quyết định củacấp có thẩm quyền
Về công tác tổ chức bộ máy và biên chế:
Theo dõi tổng hợp, báo cáo và đề xuất kiến nghị với UBND Quận những vấn
đề cần thiết trong việc thực hiện những quy định của UBND Thành phố về phâncông quản lý cho UBND Quận đối với công tác tổ chức bộ máy, biên chế về côngchức viên chức của Phòng ban, Tổ công tác các đơn vị SX – KD, sự nghiệp thuộcUBND Quận và Phường Nghiên cứu hướng dẫn UBND Phường tổ chức bố trí và
sử dụng cán bộ chuyên trách về chuyên môn nghiệp vụ theo quy định của UBNDQuận và UBND Thành phố
Nghiên cứu xem xét các đề án của Phòng ban, Tổ công tác thuộc UBNDQuận hoặc chủ trì xây dựng đề án theo yêu cầu UBND Quận về tổ chức bộ máy
Trang 6như thành lập mới, sáp nhập, giải thể, thay đổi, bổ sung nhiệm vụ hoặc phươngthức hoạt động, tiếp nhận, chuyển giao tổ chức với các Sở Ngành Thành phố, đềxuất ý kiến và dự thảo văn bản trình UBND Quận quyết định hoặc trình UBNDThành phố xem xét quyết định (theo phân công).
Căn cứ vào các quy chế tổ chức và hoạt động của các đơn vị hành chánh sựnghiệp thuộc Quận do UBND Quận hoặc UBND Thành phố ban hành, hướng dẫnviệc xây dựng và nghiên cứu, giúp UBND Quận phê duyệt các nội quy hoạt động,phân công phân nhiệm chức danh, tiêu chuẩn nghiệp vụ công chức viên chức trongnội bộ từng cơ quan đơn vị và theo dõi việc thực hiện
Căn cứ vào chỉ tiêu biên chế và quỹ tiền lương khu vực hành chánh sự nghiệpcủa Quận đã được UBND Thành phố giao hàng năm, lập kế hoạch phân bổ cụ thểcho các Phòng ban, Tổ công tác và các đơn vị sự nghiệp trình Chủ Tịch UBNDQuận xem xét quyết định và hướng dẫn áp dụng các định mức biên chế hành chánh
sự nghiệp do UBND Thành phố quy định cho phù hợp với tình hình thực tế tổ chức
bộ máy và yêu cầu nhân sự của mỗi cơ quan đơn vị hành chánh sự nghiệp củaQuận
Về công tác cán bộ:
Thường xuyên theo dõi cập nhật, tổng hợp tình hình đội ngũ công chức viênchức nhà nước thuộc Quận quản lý để phục vụ yêu cầu công tác cán bộ của Quậntheo phân cấp, cụ thể
Lập các thủ tục để trình UBND Quận ký các quyết định hoặc đề nghị ở trêngiải quyết về cán bộ như: tiếp nhận , điều động, thuyên chuyển, nâng bậc lươnghàng năm, điều chỉnh ngạch bậc lương, thi tuyển, đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng,nghỉ hưu, kỷ luật đối với công chức viên chức theo phân cấp quản lý cán bộ củaUBND Thành phố
Căn cứ vào sự phân công của UBND Quận, hướng dẫn theo dõi, kiểm tra việcthi hành các chính sách chế độ đối với công chức viên chức nhà nước và các bộPhường, kịp thời phát hiện đề xuất những biện pháp giải quyết những vướng mắc,sai sót, chưa hợp lý trong quá trình thực hiện
Hướng dẫn các Phòng ban, Tổ công tác các đơn vị sự nghiệp, các đơn vị SX –
KD và đề xuất UBND Quận bố trí đội ngũ cán bộ theo chức danh, tiêu chuẩn củanhà nước ban hành, điều động cán bộ nhân viên từ nơi thừa sang nơi thiếu , huyđộng cán bộ phục vụ các yêu cầu công tác đột xuất theo chỉ đạo của Chủ tịchUBND Quận
Nghiên cứu giải quyết các đơn thư khiếu nại, các đề nghị về những vấn đềthuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Nội vụ quận
Công tác tuyển sinh đào tạo cán bộ: Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi
dưỡng công chức viên chức, cán bộ khoa học kỹ thuật, cán bộ quản lý, nhân viên
Trang 7nghiệp vụ của Quận và cán bộ chuyên trách Phường và tổ chức thực hiện kế hoạchnày khi đã được UBND Quận duyệt.
Một số công tác khác:
Tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ chuyên môn, cán bộlàm công tác tổ chức của các cơ quan đơn vị hành chánh sự nghiệp và SX – KDcủa Quận, cán bộ của Phòng về các mặt công tác do Phòng phụ trách theo phâncông của UBND Quận.Thực hiện chế độ báo cáo thống kê của nhà nước và làmbáo cáo công tác chuyên môn của Phòng theo từng thời kỳ hành năm như sơ kết,tổng kết tình hình các mặt công tác của Phòng cho UBND Quận và Sở Nội vụThành Phố theo quy định Quản lý cán bộ, quản lý tài sản, công văn giấy tờ hồ sơhưu trí của Phòng theo đúng nguyên tắc, thể lệ, chế độ quy định của nhà nước
1.2 Cơ cấu tổ chức
Phòng Nội vụ quận Phú Nhuận được thành lập và hoạt động theo Quyết định
số 07/2008/QĐ-UBND ngày 16 tháng 6 năm 2008 của UBND quận về thành lậpphòng Nội vụ; Quyết định số 01/2009/QĐ-UBND ngày 20 tháng 02 năm 2009 củaUBND quận về ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của Phòng Nội vụ;
Phòng Nội vụ hiện có 1 Trưởng phòng, 2 Phó phòng và 15 cán bộ, công chức:
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ quận Phú Nhuận đính kèm phụ lục báo cáo)
1 Trưởng phòng: phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước UBND quận, Chủtịch UBND quận và Giám đốc Sở Nội vụ về việc thực hiện các mặt công tácchuyên môn và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạnđược giao và toàn bộ hoạt động của phòng
2 Phó phòng 1: chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và pháp luật về các nộidung liên quan đến công tác văn thư – lưu trữ; nhân sự; tổng hợp thông tin báocáo; thành lập các tổ chức hành chính nhà nước, triển khai văn bản pháp luật
3 Phó phòng 2: chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật vềcác nội dung liên quan đến công tác quản lý nhà nước về tôn giáo, hội, tổ chức phichính phủ, công tác thanh niên
Cán bộ, công chức Phòng Nội vụ quận Phú Nhuận được chia thành 06 tổnghiệp vụ, bao gồm:
1 Tổ văn thư lưu trữ;
2 Tổ công tác tổ chức bộ máy, tuyển dụng đào tạo;
3 Tổ công tác chính sách cán bộ, công chức, viên chức; hồ sơ điện tử;
4 Tổ thi đua khen thưởng, kỷ luật, cải cách hành chính, xây dựng chính quyềnđịa phương;
5 Tổ kế toán – ngân sách;
Trang 86 Tổ công tác tôn giáo, thanh niên, hội đoàn.
1.3.Nhân sự:
- Biên chế được giao: 20 người
- Biên chế đã sử dụng: 18/20 người (đạt tỷ lệ 90% định biên)
- Giới tính: 9 nam (chiếm 50% ); 9 nữ ( chiếm 50% )
- Độ tuổi: + Từ 20 đến 30: 10 người ( chiếm 56 % );
+ Từ 30 đến 40: 5 người ( chiếm 28 % );
+ Từ 50 trở lên: 3 người ( chiếm 16 %)
- Trình độ chuyên môn: 14 đại học (đạt tỷ lệ 77%); 03 cao đẳng (đạt tỷ lệ 17%), 01 trung cấp (đạt tỷ lệ 6%)
- Trình độ chính trị: 03 cao cấp chính trị (đạt tỷ lệ 17%); 01 trung cấp (đạt tỷ lệ6%); 10 sơ cấp (đạt tỷ lệ 56%)
1.4 Các mối quan hệ công tác:
Phòng Nội vụ quận có các mối quan hệ công tác như sau:
Đối với Sở Nội vụ thành phố:
Phòng Nội vụ chịu sự hướng dẫn, kiểm tra và thanh tra về chuyên môn,nghiệp vụ của Sở Nội vụ thành phố Hồ Chí Minh, thực hiện việc báo cáo công tácchuyên môn định kỳ và theo yêu cầu của Giám đốc Sở Nội vụ thành phố Hồ ChíMinh
Đối với Ủy ban nhân dân quận:
Phòng Nội vụ chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo trực tiếp và toàn diện của Ủy bannhân dân quận về toàn bộ công tác theo chức năng, nhiệm vụ của Phòng, Trưởngphòng trực tiếp chỉ đạo và nội dung công tác từ Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch phụtrách khối và phải thường xuyên báo cáo với Thường trực Ủy ban nhân dân quận
về những mặt công tác đã được phân công
Đối với Ban Tổ chức Quận ủy:
Phòng Nội vụ phối hợp với Ban Tổ chức Quận ủy thực hiện các công việc cóliên quan về công tác cán bộ theo qui định của Quận ủy, cùng tham gia bàn bạctrong việc giải quyết những vấn đề tổ chức cán bộ thuộc diện Quận ủy quản lý theoyêu cầu của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận (đề bạt, bổ nhiệm, xây dựng kế hoạch,quy hoạch đào tạo, đào tạo lại cán bộ, công chức, viên chức) đồng thời thườngxuyên liên hệ với Ban Tổ chức Quận ủy để nắm được chủ trương của cấp ủy quatừng thời kỳ về công tác tổ chức và cán bộ, qua đó có kế hoạch thực hiện tốt nhiệmvụ
Trang 9Đối với các cơ quan chuyên môn khác thuộc Ủy ban nhân dân quận:
Thực hiện mối quan hệ hợp tác và phối hợp trên cơ sở bình đẳng, theo chứcnăng nhiệm vụ, dưới sự điều hành chung của Ủy ban nhân dân quận, nhằm đảmbảo hoàn thành nhiệm vụ chính trị, kế hoạch kinh tế – xã hội của quận Trường hợpchủ trì phối hợp giải quyết công việc, nếu chưa nhất trí với ý kiến của Trưởng cácPhòng chuyên môn khác, năng, nhiệm vụ của Phòng
- Hướng dẫn cán bộ phường về chuyên môn, nghiệp vụ của ngành, lĩnh vựccông tác do Phòng Nội vụ quản lý
Trưởng phòng Nội vụ chủ động tập hợp các ý kiến và trình Chủ tịch Ủy bannhân dân quận xem xét, quyết định
Đối với Ủy ban nhân dân các phường:
Phòng Nội vụ có các trách nhiệm:
- Phối hợp hỗ trợ và tạo điều kiện để Ủy ban nhân dân phường thực hiện cácnội dung quản lý Nhà nước liên quan đến chức
1.5 Một số quy trình thủ tục của cơ quan thực tập
Phòng Nội vụ quận Phú Nhuận hiện giải quyết 32 thủ tục hành chính thuộc 4lĩnh vực bao gồm: Thi đua – Khen thưởng; Tổ chức Hội, tổ chức Phi chính phủ;Tôn giáo; Tổ chức hành chính, tổ chức sự nghiệp
Một số quy trình thủ tục áp dụng tại Phòng Nội vụ quận Phú Nhuận:
- Thủ tục Khen thưởng thành tích cấp quận – huyện (Giấy khen của UBND quận – huyện)
* Thành phần hồ sơ:
+ Tờ trình/ Công văn đề nghị của đơn vị
+ Báo cáo thành tích (theo mẫu)
+ Trích biên bản cuộc họp Hội đồng Thi đua khen thưởng của đơn vị
* Số lượng hồ sơ: 01 (bộ)
* Thời hạn giải quyết: 8 ngày, kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ
* Quy trình giải quyết:
TT Trình tự các bước công việc* Trách nhiệm Thời gian
1. - Văn thư tiếp nhận hồ sơ
- Lãnh đạo chuyển cho chuyên viên phụ trách.
Văn thư + Trưởng
2. Kiểm tra, thẩm định tính hợp pháp của hồ sơ:- Chuyên viên phụ trách kiểm tra, đề xuất.
- Chưa phù hợp, thì dự thảo công văn trả lời.
Chuyên viên 2 ngày
Trang 103 - Lãnh đạo phòng ký đề xuất Lãnh đạo 1 ngày
4. - Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận ký Quyết
5. - Văn thư VP.UBND đóng dấu, vào sổ, chosố. VP.UBND/QVăn thư ½ ngày
7 - Đóng dấu giấy khen ở VP.UBND/Q VP.UBNDVăn thư ½ ngày
- Thủ tục Công nhận Ban vận động thành lập Hội
* Thành phần hồ sơ:
+ Đơn xin công nhận Ban vận động thành lập Hội, trong đơn nêu rõ tên hội, tôn chỉ, mục đích của hội, lĩnh vực mà Hội dự kiến hoạt động, phạm vi hoạt động, dự kiến thời gian trù bị thành lập hội và nơi tạm thời làm địa điểm hội họp.
+ Danh sách và trích ngang của những người dự kiến trong ban vận động thành lập hội: họ, tên; ngày, tháng, năm sinh; trú quán; trình độ văn hóa; trình độ chuyên môn.
* Số lượng hồ sơ: 01 (bộ)
* Thời hạn giải quyết: 30 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ
* Quy trình giải quyết:
TT Trình tự các bước công việc* Trách nhiệm Thời gian
1
- Văn thư tiếp nhận hồ sơ
- Lãnh đạo chuyển cho chuyên viên phụ
trách.
Văn thư + Trưởng phòng 1 ngày2
Kiểm/thẩm tra tính hợp pháp của hồ sơ:
- Phù hợp, thì tiến hành xử lý/giải quyết;
- Chưa phù hợp, thì dự thảo công văn trả lời. Chuyên viên thụ lý 22 ngày
3 Xem xét, đề xuất của lãnh đạo phòng Trưởng phòng 2 ngày
4 Ký văn bản trả lời hoặc phê duyệt kết quả giảiquyết hồ sơ hành chính Lãnh đạo UBND 4 ngày
6 Hoàn trả kết quả giải quyết thủ tục hànhchính; ghi sổ hoặc nhập máy. Chuyên viên ½ ngày
Trang 11II TỔNG QUAN VỀ CHUYÊN ĐỀ BÁO CÁO
“NÂNG CAO HIỆU QUẢ ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
TẠI UBND QUẬN PHÚ NHUẬN, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH”
1 Lý luận chung về việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008
1.1 Một số khái niệm cơ bản
1.1.1 Chất lượng
Có nhiều quan điểm khác nhau về chất lượng, Hiện nay, chúng ta đã nhất trívới cách định nghĩa về “chất lượng” của Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa ISO,trong dự thảo ISO 9000:2000 như sau:
“Chất lượng là khả năng của tập hợp các đặc tính của một sản phẩm, hệ thống hay quá trình để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các bên có liên quan"
Từ định nghĩa trên ta rút ra một số đặc điểm sau đây của khái niệm chất lượng:
- Thứ nhất, chất lượng được đo bởi sự thỏa mãn nhu cầu Nếu một sản phầm
vì lý do nào đó mà không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng thì phải bị coi là
có chất lượng kém, cho dù trình độ công nghệ để chế tạo ra sản phẩm đó có thể rấthiện đại Đây là một kết luận then chốt và là cơ sở để các nhà chất lượng định rachính sách, chiến lược kinh doanh của mình
- Thứ hai, do chất lượng được đo bởi sự thỏa mãn nhu cầu, mà nhu cầu luôn
luôn biến động nên chất lượng cũng luôn luôn biến động theo thời gian, khônggian, điều kiện sử dụng
- Thứ ba, khi đánh giá chất lượng của một đối tượng, phải xét đến mọi đặc
tính của đối tượng có liên quan đến sự thỏa mãn những nhu cầu cụ thể Các nhucầu này không chỉ từ phía khách hàng mà còn từ các bên có liên quan, ví dụ nhưcác yêu cầu mang tính pháp chế, nhu cầu của cộng đồng xã hội
- Thứ tư, chất lượng không phải chỉ là thuộc tính của sản phẩm, hàng hóa mà
ta vẫn hiểu hàng ngày Chất lượng có thể áp dụng cho một hệ thống, một quá trình
1.1.2 Quản lý chất lượng
Theo Tiêu chuẩn ISO 9000 thì:
“ Quản lý chất lượng là một hoạt động có chức năng quản lý chung nhằm mục đích đề ra chính sách, mục tiêu, trách nhiệm và thực hiện chúng bằng các biện pháp như hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng và cải tiến chất lượng trong khuôn khổ một hệ thống chất lượng”.
Trong đó:
Trang 12Chính sách chất lượng là ý đồ và định hướng chung của một tổ chức có liênquan đến chất lượng được lãnh đạo cao nhất công bố chính thức.
Mục tiêu chất lượng là điều định tìm kiếm hay nhằm tới có liên quan đến chấtlượng
Hoạch định chất lượng là việc lập ra các Mục tiêu chất lượng và quy định cácquá trình tác nghiệp cần thiết cũng như các nguồn lực có liên quan để thực hiệnMục tiêu chất lượng
Kiểm soát chất lượng là các hoạt động kỹ thuật mang tính tác nghiệp được sửdụng để đáp ứng các yêu cầu chất lượng
Đảm bảo chất lượng là hoạt động có kế hoạch, có hệ thống và được khẳng địnhnếu cần để đem lại lòng tin thỏa đáng về sản phẩm, thỏa mãn các yêu cầu đã địnhđối với chất lượng
1.1.3 Hệ thống quản lý chất lượng
Theo Tập bài giảng môn Quản lý chất lượng toàn bộ trong khu vực công – Họcviện hành chính thì:
“Hệ thống quản lý chất lượng là một thể thống nhất về cơ cấu tổ chức, về các quá trình, các quy định và thủ tục, các nguồn lực cần thiết để thực hiện chính sách và mục tiêu chất lượng nhằm thỏa mãn khách hàng, đảm bảo lợi ích cho tổ chức.”
Mục đích của hệ thống quản lý chất lượng là:
- Giúp các tổ chức phân tích yêu cầu của khách hàng, xác định các quá trìnhsản sinh ra sản phẩm được khách hàng chấp nhận và duy trì được các quá trình đótrong điều kiện được kiểm soát
- Có thể dùng làm cơ sở cho các hoạt động cải tiến chất lượng liên tục, ngàycàng thỏa mãn hơn các yêu cầu của khách hàng và các bên liên quan
- Hài hòa mọi nỗ lực của tổ chức, hướng toàn bộ nỗ lực của tổ chức để thựchiện mục tiêu chung đã đặt ra
1.2 Khái quát về ISO 9001:2008
1.2.1 Tổ chức ISO
ISO (Internatinonal Standards Organizatinon) là tổ chức phi Chính phủ, ra đời
từ năm 1947, có trụ sở chính tại Geneve – Thụy Sỹ
Phạm vi hoạt động của ISO là tất cả các lĩnh vực với nhiệm vụ thúc đẩy sự pháttriển của vấn đề tiêu chuẩn hóa và những hoạt động có liên quan, trao đổi hànghóa, dịch vụ và hợp tác phát triển trong các lĩnh vực kinh tế và mọi hoạt động kinh
tế khác
Tổ chức ISO có các cơ quan kỹ thuật như: ban kỹ thuật, tiểu ban kỹ thuật,nhóm cộng tác, nhóm nghiên cứu đặc biệt chuyên lập dự thảo tiêu chuẩn quốc tế(gọi tắt là DIS)
Trang 13Hiện nay có hơn 160 nước tham gia vào tổ chức này Việt Nam là thành viênthứ 72, gia nhập vào năm 1977 với tư cách là tổ chức thành viên quan sát và đượcbầu vào ban chấp hành năm 1996.
2.3 ISO 9001:2008
ISO là bộ tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng do tổ chức tiêuchuẩn hóa quốc tế (ISO) ban hành lần đầu tiên vào năm 1987 nhằm cung cấp cáchướng dẫn quản lý chất lượng và xác định các yếu tố cần thiết của một hệ thốngchất lượng để đạt được sự đảm bảo về chất lượng của sản phẩm hay dịch vụ màmột tổ chức cung cấp
Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 (Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu) quyđịnh những yêu cầu cơ bản của hệ thống quản lý chất lượng và giải thích các thuậtngữ
Lợi ích của việc áp dụng ISO 9001:2008 như sau:
- Áp dụng ISO 9001:2008 giúp nâng cao ý thức, trách nhiệm của cán bộ nhânviên đối với vấn đề chất lượng và sự thỏa mãn của khách hàng
- Áp dụng ISO 9001:2008 góp phần hình thành văn hóa làm việc bài bản,khoa học thông qua thiết lập và áp dụng các quy trình chuẩn để thực hiện và kiểmsoát công việc; qua đó giúp phòng ngừa sai lỗi, nâng cao chất lượng và sự thỏamãn của khách hàng
- Áp dụng ISO 9001:2008 là sự đảm bảo về khả năng cung cấp sản phẩm,dịch vụ, thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng
- Áp dụng ISO 9001:2008 giúp cải tiến liên tục hệ thống chất lượng và cảitiến liên tục chất lượng sản phẩm, tăng năng suất và giảm giá thành Đồng thờigiảm thiểu và loại trừ chi phí phát sinh sau kiểm tra, chi phí bảo hành và làm lại
Áp dụng ISO giúp phân định rõ người, rõ việc, góp phần xây dựng môitrường làm việc minh bạch, chuyên nghiệp và hiệu quả
1.3 Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008
1.3.1 Nguyên tắc, phạm vi, đối tượng áp dụng
ISO 9001: 2008 là tiêu chuẩn quốc tế quy định các yêu cầu đối với hệ thốngquản lý chất lượng của tổ chức, doanh nghiệp Tiêu chuẩn này được xây dựng dựatrên 8 nguyên tắc quản lý chất lượng sau:
Nguyên tắc 1: Hướng vào khách hàng
Nguyên tắc 2: Sự lãnh đạo
Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người
Nguyên tắc 4: Cách tiếp cận theo quá trình
Nguyên tắc 5: Cách tiếp cận theo hệ thống đối với quản lý
Nguyên tắc 6: Cải tiến liên tục
Nguyên tắc 7: Quyết định dựa trên dữ kiện
Nguyên tắc 8: Quan hệ hợp tác cùng có lợi với người cung ứng
Trang 14Tại Việt Nam, Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng Việt Nam ( viết tắt làSTAMEQ) thuộc Bộ Khoa học và công nghệ đã đưa tiêu chuẩn ISO 9001:2008vào Hệ thống tiêu chuẩn của Việt Nam với mã hiệu là TCVN ISO 9001:2008.
Phạm vi áp dụng:
Theo Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg ngày 30/9/2009 và Quyết định số19/QĐ-TTg ngày 05/3/2018 của Thủ tướng Chính phủ thì đối tượng áp dụng ISO9001:2008 bao gồm:
1 Các cơ quan sau đây phải xây dựng và áp dụng HTQLCL:
a) Bộ, cơ quan ngang Bộ, Bảo hiểm xã hội Việt Nam (sau đây gọi tắt là các
Bộ, ngành);
b) Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi tắt là
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh), Ủy ban nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phốthuộc tỉnh (sau đây gọi tắt là Ủy ban nhân dân cấp huyện)
c) Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cơ quan chuyênmôn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện
2 Khuyến khích các cơ quan, đơn vị sau đây xây dựng và áp dụng HTQLCLtheo quy định tại Quyết định này:
a) Cơ quan đại diện ngoại giao và cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ởnước ngoài
b) Ngân hàng Chính sách Xã hội, Ngân hàng Phát triện Việt Nam;
c) Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn;
d) Đơn vị sự nghiệp công lập
1.3.2 Các yêu cầu về tài liệu của HTQLCL trong cơ quan hành chính nhà nước
Theo Tài liệu Hướng dẫn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêuchuẩn TCVN ISO 9001:2000 của Bộ Khoa học và công nghệ, Tổng cục tiêu chuẩn
đo lường chất lượng thì các tài liệu được lập thành văn bản của hệ thống quản lýchất lượng trong cơ quan hành chính gồm có 4 mức sau đây:
Mức 1: Sổ tay chất lượng.
- Đây là tài liệu tổng quát, xác định phạm vi áp dụng; chính sách chất lượng
và mục tiêu chất lượng; giới thiệu hoạt động và cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm
vụ của tổ chức; các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng; danh mục các quytrình, thủ tục đã ban hành…để lãnh đạo và cán bộ chủ chốt của cơ quan làm cơ sởđiều hành HTQLCL
- Phạm vi áp dụng: ghi rõ những lĩnh vực, công việc và những bộ phận, cánhân nào trong cơ quan phải tham gia thực hiện hệ thống quản lý chất lượng
Trang 15- Sổ tay chất lượng có giới thiệu tóm tắt về tổ chức, bao gồm: tên tổ chức,năm thành lập, địa chỉ, điện thoại, công việc chính, khách hàng chính, chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấsu tổ chức.
- Sổ tay chất lượng mô tả các yêu cầu của TCVN ISO 9001:2008 như sau:+ Trách nhiệm quản lý: cam kết của lãnh đạo, hướng vào khách hàng, chínhsách và mục tiêu chất lượng, trách nhiệm, quyền hạn và trao đổi thông tin, xem xétcủa lãnh đạo…
+ Quản lý nguồn lực: nguồn nhân lực, cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc…+ Tạo sản phẩm: hoạch định việc tạo sản phẩm; quan hệ với khách hàng; kiểmsoát các nguồn bên ngoài; kiểm soát quá trình giải quyết công việc; nhận biết chấtlượng công việc; bảo toàn sản phẩm của khách hàng;…
+ Đánh giá và cải tiến công việc: đánh giá thỏa mãn khách hàng; đánh giá quátrình; đánh giá công việc; kiểm soát công việc không phù hợp; phân tích các dữliệu; khắc phục và phòng ngừa lỗi sai…
Trong sổ tay chất lượng liệt kê danh mục tất cả các quy trình và thủ tục, cáchướng dẫn được xây dựng và ban hành
Mức 2: Các quy trình và thủ tục.
Đây là tài liệu hướng dẫn cách tiến hành một công việc nhất định theo trình tựcác bước cần thiết, theo một quá trình nhất định nhằm đảm bảo cho quá trình đóđược kiểm soát
Trong hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, quytrình thường được thiết lập tương ứng với 3 phần:
- Ứng với công việc chính thuộc phạm vi áp dụng tiêu chuẩn của cơ quan
- Ứng với các công việc hỗ trợ để thực hiện các công việc chính
- Ứng với các yêu cầu bắt buộc của Tiêu chuẩn
Mức 3: Các hướng dẫn công việc.
Đây là tài liệu chỉ dẫn chi tiết phải làm cho một công việc cụ thể Hướng dẫnthường để thực hiện một quy trình nào đó mà nội dung của Hướng dẫn không thểtrình bày hết trong quy trình
1.3.3 Sự cần thiết phải áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào cơ quan hành chính nhà nước
Ngày 05 tháng 3 năm 2018, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 19/QĐ-TTg ngày 05/3/2018 thay thế 118/2009/QĐ-TTg và Quyết định 144/2006/QĐ-TTg về quy định áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước Áp dụngHTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 là việc làm hết sức cần thiết bởi:
Trước hết, xuất phát từ lợi ích quan trọng của việc áp dụng hệ thống quản lý
chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 đối với các cơ quan hành chínhnhà nước: