Xây dựng chương trình quản lý nhân sự của chi cục Dự trữ Sóc Sơn dựa trên ngôn ngữ VISUAL BASIC

Ngày nay tin học là ngành khoa học đang được phát triển và ứng dụng rộng rãi tích cực vào mọi hoạt động của xã hội, trong đó ứng dụng vào lĩnh vực quản lý là cần thiết. - Quản lý nhân sự là một lĩnh vực đòi hỏi xử lý nhanh những thông tin cần thiết, giải quyết một công việc đồ sộ trong một thời gian ngắn nhất, ứng dụng tin học vào quản lý là công việc phù hợp với yêu cầu thực tế. - Xã hội ngày càng phát triển thì các bài toán phát sinh ngày càng phức tạp hơn. Nhất là trong các bài toán quản lý, thống kê, kế toán... các ngôn ngữ đã có như Excel, Foxpro... có phần chưa đáp ứng được hết các yêu cầu của nó. VISUAL BASIC là hệ quản trị CSDL chạy trên môi trường WINDOWS. Trong đó có đủ các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động xây dựng các chương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trong quản lý, thống kê, kế toán. Để giải quyết các bài toán trên cần phải dựa vào một ngôn ngữ lập trình đủ mạnh. Trong điều kiện nước ta hiện nay thì VISUAL BASIC chính là một ngôn ngữ đủ hiệu quả và thông dụng nhất cho việc xây dựng một chương trình nói trên.

LỜI CẢM ƠN

Chúng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc tới thày giáohướng dẫn Hồ Văn Hương đã giúp đỡ và chỉ dẫn tận tình cho chúng tôitrong việc hình thành bản đồ án, hướng dẫn triển khai đề tài, cách sử dụngtài liệu hệ thống hóa kiến thức và tổng kết các kết quả nghiên cứu một cách

có hệ thống và khoa học

Tôi cũng xin chân thành cảm ơn Đảng uỷ, lãnh đạo, các phòng ban,CBCC Chi cục Dự trữ Sóc Sơn giúp đỡ tôi trong quá trình tìm hiểu tại Chicục

Chúng tôi cũng xin cảm ơn các thầy cô trong khoa Công Nghệ ThôngTin_Viện Đào Tạo Công Nghệ Và Quản Lí Quốc Tế đã nhiệt tình giúp đỡ vàdạy dỗ trong thời gian học tập tại trường Tôi cảm ơn chân thành sự nhiệttình giúp đỡ và các ý kiến đóng góp quí báu của các bạn trong lớp ThươngMại Điện Tử 1

Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn tất cả các bạn đã giúp đỡ chúngtôi hoàn thành tốt đồ án này

ĐẶT VẤN ĐỀ

- Ngày nay tin học là ngành khoa học đang được phát triển và ứngdụng rộng rãi tích cực vào mọi hoạt động của xã hội, trong đó ứng dụng vàolĩnh vực quản lý là cần thiết

- Quản lý nhân sự là một lĩnh vực đòi hỏi xử lý nhanh những thông tincần thiết, giải quyết một công việc đồ sộ trong một thời gian ngắn nhất, ứngdụng tin học vào quản lý là công việc phù hợp với yêu cầu thực tế

- Xã hội ngày càng phát triển thì các bài toán phát sinh ngày càngphức tạp hơn Nhất là trong các bài toán quản lý, thống kê, kế toán cácngôn ngữ đã có như Excel, Foxpro có phần chưa đáp ứng được hết các yêucầu của nó VISUAL BASIC là hệ quản trị CSDL chạy trên môi trườngWINDOWS Trong đó có đủ các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động xâydựng các chương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trong quản lý,thống kê, kế toán

Để giải quyết các bài toán trên cần phải dựa vào một ngôn ngữ lậptrình đủ mạnh Trong điều kiện nước ta hiện nay thì VISUAL BASIC chính

là một ngôn ngữ đủ hiệu quả và thông dụng nhất cho việc xây dựng mộtchương trình nói trên

Trên cơ sở đã phân tích kết hợp với nhu cầu, từthực tế hiện nay, đồ án tốt nghiệp này sẽ giải quyết vấnđề: Xây dựng chương trình quản lý nhân sự của chicục Dự trữ Sóc Sơn dựa trên ngôn ngữ VISUAL BASIC

CHƯƠNG I

KHẢO S T H ÁT H Ệ THỐNG HIỆN TẠI

I HỆ THỐNG TỔ CHỨC CÁN BỘ VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN

Chi cục Dự trữ Sóc Sơn là một cơ quan trung ương đóng tại địa phương,

có nhiệm vụ dự trữ các mặt hàng chiến lược được xuất bán khi có yêu cầucủa Chính phủ

Sơ đồ hệ thống tổ chức & quản lý nhân sự

của chi cục Dự trữ Sóc Sơn

- Các phòng ban trên có mối quan hệ và liên hệ phụ thuộc lẫn nhau,được chuyên môn hóa, được giao trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được bố

trí theo từng cấp và tham mưu cho lãnh đạo những lĩnh vực mà mình quảnlý.

Nhiệm vụ quyền hạn của lãnh đạo các phòng ban của Chi cục Dự trữSóc Sơn:

đề ra Ngoài ra phòng kế hoạch còn soạn thảo những văn bản, thảo các hợpđồng kinh tế trong lĩnh vực mà mình phụ trách.

- Phòng kế toán tài chính

Có chức năng giúp giám đốc quản lý về mặt tài chính, thực hiện côngtác kế toán thống kê theo đúng qui định của hệ thống kế toán tài chính, đúngqui định của pháp luật và phù hợp với kế hoạch do Cục Dự trữ Quốc giagiao cho Phòng có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế xảy

ra hàng ngày, tiến hành kiểm tra tình hình thu chi ngân sách, quản lý các loạivật tư tiền vốn, từ đó cung cấp những thông tin cần thiết cho công việc điềuhành của giám đốc, tiến hành kiểm tra phân tích các hoạt động kinh tế tàichính phục vụ cho công tác lập và theo dõi thực hiện kế hoạch Phòng cóquyền hạn trong việc hướng dẫn, kiểm tra, giám sát mọi hoạt động về mặt tàichính của toàn Chi cục

- Phòng hành chính

Giúp giám đốc quản lý bảo vệ cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt độngcủa toàn chi cục, phòng có nhiệm vụ tiếp nhận và chuyển công văn, giảiquyết các chế độ cho CBCC, tổ chức công tác thường trực bảo vệ an toàncho Chi cục

- Phòng máy tính:

Phòng có nhiệm vụ lập kế hoạch và thiết kế các vấn đề trong cơ quanbằng cách áp dụng CNTT trong tất cả các lĩnh vực: in ấn, bản vẽ, bản phácthảo, công văn, gửi Fax…

- Phòng biên tập:

Có chức năng giúp giám đốc trong lĩnh vực biên tập lai các vấn đềliên quan đến nghiệp vụ in ấn, đó là việc chỉnh sửa nội dung có sự nhất trícủa tác giả, bỏ sung và sửa đổi theo yêu cầu của Chi cục đã đề ra…

- Bộ phận nhân sự, lao động tiền lương

Có nhiệm vụ quản lý lao động, ký kết các hợp lao động, thực hiệnđúng đắn các chế độ, chính sách của Nhà nước theo dõi về tiền lương, tiềnthưởng, phân phối thu nhập, chăm lo cải thiện, tạo công ăn việc làm chongười lao động, tham mưu cho giám đốc về tổ chức nhân sự cho toàn Chicục, có quyền đề xuất các phương án đảm bảo an toàn lao động và các chế

độ bảo hiểm xã hội, lập kế hoạch mua sắm các trang thiết bị văn phòng,văn phòng phẩm phục vụ cho công tác chuyên môn nghiệp vụ cho toàn Chicục

- Cách tính lương của Chi cục Dự trữ Sóc Sơn

Lương được tính dựa theo lương cơ bản của mỗi CBCC là: 210.000đ

x hệ số lương, tuỳ theo hệ số lương của từng người khác nhau có mức lươngkhác nhau, công thức tính mức lương của mỗi một CBCC là :

Mức lương = 210.000đ x hệ sốNgoài mức lương cơ bản, mỗi CBCC còn được hưởng nhiều mứcphụ cấp và các hệ số khác như: Phụ cấp chức vụ, phụ cấp thâm niên, phụ cấptrách nhiệm nhưng cũng có khoản bắt buộc phải nộp như: 5% BHXH, 1%BHYT

Trên đây là toàn bộ khung cảnh của mô hình, cơ cấu tổ chức bộ máyquản lý nhân sự, cách tính lương của Chi cục Dự trữ Sóc Sơn

II C CH TH ÁT H ỨC TỔ CHỨC V L À L ƯU TRỮ THÔNG TIN HIỆN TẠI

Qua nghiên cứu hệ thống lưu trữ hồ sơ cán bộ của cơ quan, thấy rằng

v o thào th ời điểm n y, Chi cào th ục Dự trữ đã bắt đầu triển khai đề án áp dụngcông nghệ thông tin v o công tác quào th ản lý nhân sự như mua sắm máy tính,

cử cán bộ đi đ o tào th ạo tin học, nhưng hiện tại to n bào th ộ hồ sơ của mỗi CBCCthì vẫn được lưu trữ trong một túi riêng gọi l túi hào th ồ sơ cá nhân v ào th đượcsắp xếp theo một trật tự nhất định

1 Thông tin được lưu trữ trong hồ sơ

Hồ sơ của mỗi cán bộ được lưu trữ trong một túi riêng gọi l túi hào th ồ

sơ cá nhân, trong mỗi túi hồ sơ gồm có: Bản lý lịch cán bộ, QĐ nânglương, QĐ khen thưởng, bản tự đánh giá phân loại h ng nào th ăm…

1.1 Những thông tin lưu trữ trong bản lý lịch cán bộ

Trong tài liệu lưu trữ về hồ sơ cá nhân, các thông tin về bản thân củatừng CBCC nó được phản ánh trong lý lịch cán bộ, gồm có những thông tinsau :

- Họ và tên khai sinh

- Tên thường gọi

- Ngày tháng năm sinh

- Giới tính

- Nơi sinh

- Quê quán

- Người cam đoan

- Xác nhận (của thủ trưởng đơn vị hoặc chính quyền

đề nhân sự thì mọi cán bộ công chức trong ngành phải kê khai lý lịch bảnthân theo một số mẫu nhất định.

1.2 Các bảng biểu thống kê báo cáo

Khi có yêu cầu của lãnh đạo, cơ quan quản lý nhân

sự cấp trên Phòng tổ chức cán bộ phải làm báo cáothống kê về nhân sự như : Tình hình quân số cơ quanđến một thời điểm nào đó, danh sách CB từng phòng ban,danh sách cán bộ được bổ nhiệm, đề bạt …nhìn chungcác bảng biểu báo cáo thống kê đã được qui định từtrước, tuy nhiên khi làm báo cáo các cán bộ làm côngtác tổ chức phải tìm kiếm thông tin từ các tập hồ sơ cánhân theo phương pháp thủ công Vì vậy nên mất nhiềuthời gian Xin nêu ra một số biểu mẫu sau:

Mẫu biểu : phải đảm bảo thông tin

Ghi chú : Vì nguyên tắc của cơ quan nên số liệu trong biểu l không có th à không có th ực.

Cục Dự trữ quốc gia Cộng ho Xã h ài ội chủ nghĩa việt nam

Chi cục dự trữ Sóc Sơn Độc Lập Tự do Hạnh phúc

Quê quán

Nơi thường trú

Gi ới tí n h

Chứ

c vụ

Tr ìn h độ

Ch ức da nh

Thinh Quang m đốc Đạo

Ng y à không có th … tháng… n tháng … tháng… n n ăm 2003

biểu

* Danh sách đề nghị xét nâng lương

Xét nâng lương là việc làm thường xuyên hàng năm, nhằm đảm bảochế độ chính sách cho cán bộ về chức vụ và hệ số lương được hưởng theotiêu chuẩn xét duyệt, ngoài hoàn thành nhiệm vụ còn phải căn cứ vào trình

độ đào tạo, chức vụ và hệ số lương đang được hưởng theo quy định Vì vậytrong biểu mẫu này phải có các cột sau:

- Số lượng cán bộ được xét duyệt

- Họ và tên

- Năm sinh

- Trình độ đào tạo

- Chức vụ

- Hệ số lương đang hưởng

- Khen thưởng, kỷ luật

- Đề nghị xét nâng lương năm 2003

* Mã số của biểu mẫu phải thể hiện được các thông tin sau:

- Số công văn

- Thời gian thực hiện

- Đơn vị lập biểu

* Vì nguyên tắc của cơ quan nên con số trong biểu là không thực tế

Cục Dự Trữ Quốc Gia Cộng ho Xã h ài ội chủ nghĩa vVệt Nam

Chi Cục Dự Trữ Sóc Sơn Độ c L ậ p - T ự do - H ạ nh phúc

Đơn vị Trìn

h độ

Hệ số lương hiện tại

Khen thưở ng

Kỷ luật

Đề nghị xét

1 Lê Van

Thinh

Nam

P kếhoạch

P kếhoạch

P kếhoạch

m g

Trần Vũ

Nam

P xâydựng

g

1,86

Ngày tháng năm 2004

Thủ trưởng đơn vị TP tổ chức Lập biểu

Cục Dự Trữ Quốc Gia Cộng ho Xã h ài ội chủ nghĩa vVệt Nam

Chi Cục Dự Trữ Sóc Sơn Độ c L ậ p - T ự do - H ạ nh phúc

Thủ trưởng đơn vị TP tổ chức Lập biểu

Cục Dự Trữ Quốc Gia Cộng ho Xã h ài ội chủ nghĩa Việt Nam

Chi Cục Dự Trữ Sóc Sơn Độ c L ậ p - T ự do - H ạ nh phúc

ĐH Xây dựng Nhân viên

6 Nguyễn Nam P tổ CĐ Xây dựng Nhân viên

Thủ trưởng đơn vị TP tổ chức Lập biểu

1.3 Đánh giá ưu, nhược điểm của hệ thống hiện tại

Theo cách làm thủ công, việc sắp xếp hệ thống thông tin phục vụ côngtác quản lý của Chi cục Dự trữ, mặc dù trong nhiều năm qua không ngừngđổi mới, có nhiều tiến bộ, đã đáp ứng được nhiệm vụ được giao Nhưngcũng phải thừa nhận rằng có những nhược điểm sau:

- Thời gian chi phí cho việc tìm kiếm rất lớn

- Số lần thao tác trùng lặp quá nhiều

- Chi phí thời gian cho việc truy xuất CSDL nhiều nên khôngđáp ứng được tính nhanh nhạy của thông tin

Tuy nhiên so với sự phát triển chung của xã hội, nhất là yêu cầu cập nhậtthông tin, bổ sung, lưu trữ, khai thác xử lý thông tin về nhân sự ngày càngcao, đòi hỏi nhanh chóng, kịp thời, chính xác đầy đủ hơn, cụ thể hơn, chi tiếthơn thì hệ thống hiện tại còn chưa đáp ứng được

Do cách làm thủ công hiện nay, hồ sơ cán bộ phải lưu trên giấy tờ, sổsách (bằng viết tay hoặc đánh máy) khi cần bổ sung người quản lý phải sửa,đổi, thêm, bớt, gạch xoá dẫn đến thông tin chưa chính xác, dễ nhầm lẫn.Đối với một khối lượng hồ sơ lớn các công việc lưu trữ bảo quản, bổsung cập nhật, tra cứu, khai thác thông tin đòi hỏi phải tiêu tốn nhiều vềvật chất v con ngào th ười, như hệ thống kho t ng lào th ưu giữ, bảo quản, sốlượng cán bộ l m công tác quào th ản lý nhân sự, thời gian công sức l m viào th ệcnhiều khi vẫn không bảo đảm được yêu cầu

1.4 Đề xuất giải pháp

Từ những nhược điểm trên, chúng ta thấy cần thiết phải xây dựng một

hệ thống quản lý nhân sự mới phù hợp với sự phát triển của cơ quan và cácyêu cầu ngày càng cao về quản lý nhân sự, phục vụ tốt cho công tác lãnh đạo

và xây dựng cơ quan trong thời kỳ mới, mà trước hết là phải ứng dụng côngnghệ thông tin vào hệ thống quản lý nhân sự, phải trang bị cho các cán bộquản lý nhân sự những kiến thức về tin học và khả năng sử dụng thành thạomáy vi tính, thao tác tốt thiết bị kèm theo và thực hiện tốt trên phần mềmquản lý thông dụng, soạn thảo văn bản, bảng tính, in ấn giải quyết các yêucầu của lãnh đạo

Làm được như vậy, chúng ta sẽ tiết kiệm được sức người, sức của, giảmđáng kể số lượng cán bộ làm công tác quản lý nhân sự, giảm được các côngviệc thủ công vất cả mất nhiều thời gian mà vẫn đảm bảo yêu cầu thông tinđầy đủ, chính xác kịp thời, chất lượng và hiệu quả tốt hơn

NỘI DUNG ĐỀ TÀI GỒM:

Chương I : Khảo sát hiện trạng và lập dự án

Chương II: Tính ứng dụng của tin học quản lý

Chương III: Thiết kế tổng thể chương trình và tổ chức CSDL

Chương IV: Hướng dẫn cài đặt chương trình

CHƯƠNG II

T NH ÍNH ỨNG DỤNG CỦA TIN HỌC QUẢN LÝ

I MỘT SỐ KH I NIÁI NI ỆM CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ V À ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG CÔNG T C QUÁI NI ẢN LÝ

1 Một số khái niệm về quản lý

Quản lý l mào th ột thuật ngữ mang ý nghĩa tổng quát nó thường đượcdùng không chỉ việc điều h nh hoào th ạt động trong các tổ chức kinh tế tổchức xã hội m còn góp phào th ần v o viào th ệc quản lý h nh chính, quào th ản lý điểmhọc sinh

Trong công tác quản lý người ta phân chia ra l m 2 loào th ại hình laođộng:

- Lao động mang tính máy móc lặp đi lặp lại nhiều lần như việcthống kê sách, bảng biểu

- Lao động mang tính chất sáng tạo như việc đề ra các phương phápmới, các công việc kiểm tra, hướng dẫn

Trong đó thời gian tiêu phí cho loại hình thứ nhất chiếm 3/4, chỉ cònlại 1/4 cho loại hình lao động thứ 2

2 Ứng dụng tin học trong công tác quản lý

Ng y nay, cùng vào th ới sự phát triển của tin học phần cứng cũng nhưphần mềm, việc ứng dụng của máy tính trong mọi lĩnh vực trở nên phổbiến ở nước ta tin học đã v ào th đang khẳng định vai trò v vào th ị trí của mìnhtrong các lĩnh vực kinh tế xã hội Việc áp dụng tin học v o công viào th ệc quản

lý trước hết giải phóng cho các nh lãnh ào th đạo khỏi các công việc máy móc,tạo điều kiện, thời gian cho họ dốc sức v o quào th ản lý chặt chẽ, khoa học,

l m tào th ăng tốc độ về xử lý thông tin đạt hiệu quả cao Tuy nhiên từngnhiệm vụ cụ thể m ta có thào th ể tin học hóa từng phần hoặc tin học hóa to nào thbộ

a Tin học hóa to n b àn b ộ

Nội dung chủ yếu của phương pháp n y l tin hào th ào th ọc hóa đồng thời cácchức năng quản lý v thiào th ết lập một cấu trúc ho n to n tào th ào th ự động thay thếcho các cấu trúc tổ chức của cơ quan quản lý

ưu điểm của chức năng n y l các chào th ào th ức năng quản lý tin học mộtcách triệt để nhất, hệ thống bảo đảm tính chất nhất quán v tránh trùngào thlặp thừa thông tin Nhưng nhược điểm của phương pháp n y l thào th ào th ực hiệnrất lâu, khó khăn v chi phí ào th đầu tư ban đầu lớn

b Tin học hóa từng phần

Nội dung chủ yếu của phương pháp n y l tin hào th ào th ọc hóa từng phầnchức năng hoặc theo nhu cầu cụ thể của từng bộ phận Việc thiết kế cácphân hệ quản lý của hệ thống được thực hiện một cách độc lập v táchào thbiệt với các giải pháp được chọn cho các phân hệ khác nhau

ưu điểm của phương pháp này là tính đơn giản khi thực hiện vì cácứng dụng được phát triển tương đối độc lập với nhau, vốn đầu tư ban đầukhông lớn.

Nhược điểm của phương pháp này là không bảo đảm tính nhất quáncao trong toàn bộ hệ thống và không tránh khỏi sự dư thừa và trùng lặpthông tin

Cả hai phương pháp trên còn tùy thuộc vào từng cơ sở, cơ quan cụthể

Cho dù áp dụng theo phương pháp nào đi chăng nữa thì việc tin họchóa phải được xây dựng theo một kế hoạch chặt chẽ và thống nhất

3 Những đặc điểm của hệ thống quản lý

a Phân cấp quản lý

Hệ thống quản lý trước hết l mào th ột hệ thống được tổ chức thống nhất

từ trên xuống dưới v có chào th ức năng tổng hợp thông tin giúp nh lãnh ào th đạoquản lý thống nhất trong to n bào th ộ hệ thống

Hệ thống được phân thành nhiều cấp thông tin phải được tổng hợp từdưới lên trên và truyền từ trên xuống dưới

b Luồng thông tin vào

ở mỗi công việc khối lượng thông tin cần xử lý thường nhật là rất lớn,

đa dạng cả về chủng loại và cách xử lý hay tính toán

Có thể phân thông tin ra làm 3 loại:

- Loại thông tin dùng cho tra cứu

- Loại thông tin luân chuyển chi tiết

- Loại thông tin luân chuyển tổng hợp.

Cụ thể là:

+ Các thông tin dùng cho tra cứu: Là thông tin được dùng chung cho

hệ thống và ít thay đổi, các loại thông tin này được đưa vào một lần và chỉdùng để tra cứu

+ Các loại thông tin luân chuyển chi tiết: Là loại thông tin chi tiết vềcác hoạt động thường nhật hàng ngày của cơ quan quản lý, khối lượng loạithông tin này rất lớn

+ Các thông tin luân chuyển tổng hợp : Là loại thông tin tổng hợp vềhoạt động của từng bộ phận, thông tin này cô đọng và mang nhiều thông tin

c Luồng thông tin ra:

Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộcvào nhu cầu quản lý của từng trường hợp cụ thể

Các hình thức đầu ra chủ yếu của các bài toán quản lý là sổ sách báocáo và các loại thông tin báo cáo

4 Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý

Việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý có thể l m theo phào th ươngpháp sau:

- Phương pháp phân tích: L phào th ương pháp trước hết đòi hỏi phải xâydựng đảm bảo khoa học trong to n hào th ệ thống rồi sau mới xây dựng cácchương trình l m viào th ệc

Ưu điểm của phương pháp n y l tránh ào th ào th được vịêc thiết lập các mảng

l m viào th ệc một cách thủ công

Nhược điểm của phương pháp n y l hào th ào th ệ thống chỉ hoạt động khiđược đưa v o ào th đồng thời v to n bào th ào th ộ.

- Phương pháp tổng hợp: L phào th ương pháp phải xây dựng các mảng

l m viào th ệc cho những b i toán riêng biào th ệt

Ưu điểm của phương pháp n y l cho phép chúng ta có thào th ào th ể đưa dần

hệ thống v hoào th ạt động theo từng giai đoạn Như vậy nhanh chóng thuđược kết quả

Nhược điểm của phương pháp n y l khó tránh khào th ào th ỏi sự trùng lặpthông tin

- Kết hợp cả hai phương pháp: Với phương pháp n y ngào th ười ta kếthợp đồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản v mào th ột số mảng l m viào th ệccần thiết Tuy nhiên cũng cần phải có tổ chức một cách chặt chẽ

5 Các bộ phận hợp th nh c ài ủa hệ thống thông tin

a Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý

HTTT là hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới cóchức năng tổng hợp các thông tin giúp các nhà quản lý tốt cơ sở của mình vàtrợ giúp ra quyết định hoạt động kinh doanh hay hoạt động giảng dạy, họctập của học sinh Một hệ thống quản lý được phân thành nhiều cấp từ trênxuống và chuyển từ dưới lên

b Các thành phần của HTTT

Nếu không kể con người và phương tiện thì thực chất còn lại 2 bộphận:

* Các dữ liệu: Các thông tin có cấu trúc, với mỗi cấp quản lý lượng

thông tin xử lý có thể rất lớn, đa dạng và biến động cả về chủng loại, về cách

thức xử lý Thông tin cấu trúc bao gồm luồng thông tin vào và luồng thôngtin ra.

- Luồng thông tin vào:

Có thể phân loại thông tin thành 3 loại sau:

+ Thông tin dùng cho tra cứu: Các thông tin dùng cho tra cứu làthông tin dùng chung cho hệ thống và ít bị thay đổi Các thông tin nàythường được cập nhật một lần và chỉ dùng cho tra cứu trong việc xử lý thôngtin sau này

+ Thông tin luân chuyển chi tiết: Các thông tin luân chuyển chi tiết vềhoạt động của một đơn vị, khối lượng thông tin rất lớn, cần phải xử lý kịpthời

+ Thông tin luân chuyển tổng hợp: Các thông tin luân chuyển tổnghợp là loại thông tin được tổng hợp và hoạt động của các cấp thấp hơn,thông tin này thường cô đọng, xử lý theo kỳ, theo lô

- Luồng thông tin ra:

+ Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụthuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể, từng đơn vị cụ thể.Thông tin ra là việc tra cứu nhanh về một đối tượng cần quan tâm đồng thờiphải bảo đảm chính xác kịp thời

+ Các thông tin đầu ra quan trọng nhất được tổng hợp trong quá trình

xử lý là các báo cáo tổng hợp, thống kê, thông báo Các mẫu biểu báo cáothống kê phải phản ánh cụ thể trực tiếp, sát với một đơn vị

+ Ngoài những yêu cầu được cập nhật thông tin kịp thời cho hệ thống,luồng thông tin ra phải được thiết kế mềm dẻo Đây là chức năng thể hiện

tính mở của hệ thống, tính giao diện của hệ thống thông tin đầu ra gắn vớichu kỳ thời gian tùy ý theo yêu cầu của bài toán cụ thể, từ đó ta có thể lọcbớt thông tin thừa trong quá trình xử lý.

II GIỚI THIỆU VỀ MICROSOFT ACCESS

1 Microsoft Access l gì? ài

Microsoft Access l mào th ột phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu theo kiểuquan hệ, nó cho phép sử dụng phối hợp các công cụ được xem l ào th “chủ

b iào th ” của Microsoft Windows trong các ứng dụng Microsoft Access khá rõ

r ng v dào th ào th ễ sử dụng trong việc xử lý một cách hệ thống v có hiào th ệu quảcác cơ sở dữ liệu quan hệ ích lợi của một số cơ sở dữ liệu quan hệchính l ào th ở chỗ chúng ta không cần lưu trữ các cơ sở dữ liệu có liên quantới nhau nhiều lần trong các bảng dữ liệukhác nhau Những thông tin cầnthiết sẽ được kiến tạo nhờ tính chất liên kết giữa các bảng dữ liệu cótrước đó hoặc ho n to n mào th ào th ới m ta thêm v o ào th ào th đó cơ sở dữ liệu sau n y.ào thMicrosoft Access chạy trên nền Windows nên mọi thế mạnh của Windowscũng được thể hiện trong Access Ta cắt, dánh dữ liệu từ bất cứ một ứngdụng n o trong môi trào th ường Windows cho Access v ngào th ược lại Ta cũng cóthể liên kết các đối tượng OLE trong Excel, Paintbush v Wor forào thWindows v o trong môi trào th ường Access

Để c i ào th đặt phần mềm quản trị cơ sở dư liệu Microsoft Access 7.0 thìcấu hình của máy phải đáp ứng các điều kiện sau:

- Đã c i ào th đặt Windows 98 hay phiên bản mới hơn

- Có bộ xi xử lý 8486 lên

- Bộ nhớ RAM tối thiểu l 32MB nhào th ưng tốt nhất l tào th ừ 64 MBtrở lên.

- Máy phải có chuột (Mouse).b n phím(keyboard)ào th

Một cơ sở dữ liệu của Microsofr Access được tạo lập bởi các th nhào thphần:

đó v kào th ết nối các dữ liệu n y vào th ới những bảng l m viào th ệc trong Excel mộtcách nhanh chóng, dễ d ng.ào th

Access l công cào th ụ cho người sử dụng để quản lý cơ sở dữ liệu.Access có một bộ tạo bảng, một bộ thiết kế mẫu, một bộ quản lý v mào th ột

bộ thiết kế các báo cáo Đồng thời Access cũng l mào th ột môi trường phát

triển các ứng dụng Bằng cách sử dụng các tập lệnh tự động thực hiệncác công việc, chúng ta có thể tạo các ứng dụng hướng tới người sử dụnghiệu quả tương tự l ào th được tạo bởi các ngôn ngữ lập trình, ho n thiào th ệnvới các nút, menu v hào th ộp thoại Bằng cách lập trình trong Access, ta cóthể tạo được các ứng dụng mạnh như chính bản thân Access Thực tế rấtnhiều công cụ trong Access được viết bằng Access Basic.

2 Những công cụ của Access

* Access l m àn b ột hệ quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ thực sự

Access cung cấp hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu thực sự, ho n thiào th ệnvới những định nghĩa khóa chính, khóa ngoại lai, các loại luật quan hệ, cácmức kiểm tra sự to n vào th ẹn của dữ liệu cũng như định dạng v nhào th ững địnhnghĩa mặc định cho mỗi trường trong một bảng

Access cung cấp tất cả các dữ liệu cần thiết cho trường, bao gồm kiểuvăn bản, kiểu số, kiểu tiền tệ, kiểu ng y/giào th ờ, kiểu ký ức, kiểu có/không

v các ào th đối tượng OLE Access cũng hỗ trợ cho các giá trị rộng khi các giátrị n y bào th ị bỏ quan

Việc xử lý quan hệ trong Access đáp ứng được những đòi hỏi vớikiến trúc mềm dẻo của nó Nó có thể sử dụng như một hệ quản lý cơ sở

dữ liệu độc lập, hoặc theo mô hình Clien/Server Thông qua OpenDatabase Connectivity (ODBS) ta có thể kết nối với nhiều dạng dữ liệubên ngo i, thào th ậm chí với cả những cơ sở dữ liệu trên máy tính lớn

Với Access, ta có thể phân quyền cho người sử dụng v cho các nhómào thtrong việc xem v thay ào th đổi rất nhiều các kiểu đối tượng dữ liệu

* Sử dụng các WIZARD

Với WIZARD thì các công việc tốn h ng giào th ờ đồng hồ có thể giảmxuống chỉ còn ít phút WIZARD hỏi một v i câu hào th ỏi, sau đó sẽ tự độngxây dựng các đối tượng Dùng WIZARD, ta có thể thiết kế rất nhiều cácloại biểu mẫu, báo cáo, đồ họa, các kiểm tra v các thuào th ộc tính

* Xuất nhập v k àn b ết nối các tập tin ngo i àn b

Access cho phép chúng ta xuất - nhập nhiều dạng thường gặp, baogồm: Dbase, Paradox, Lotus 1-2-3, Excel, SQL server, Oracle, v nhiào th ềudạng ASCII khác Trong khi việc nhập l tào th ạo ra một bảng trong Access thìviệc xuất một bảng trong Access sẽ tạo ra một tập tin dạng như chúng ta

đã xuất ra

* Các biểu mẫu v các báo cáo àn b được thiết kế theo kiểu WYSIWYG (What you see is what you get)

Khi thiết kế các Form v các báo cáo nhào th ư thế n o thì lúc hiào th ện ra sẽ

ho n to n nhào th ào th ư vậy Chúng ta có thể nhìn các biểu mẫu v báo cáo theoào thchế độ xem trước, có thể nhìn các báo cáo với các dữ liệu ví dụ mào thkhông mất thời gian chờ đợi dữ liệu của một tập tin lớn khi ta ở chế độthiết kế Đặc biệt l bào th ộ tạo báo cáo rất mạnh, có thể tạo ra được một loạtcác dạng báo cáo rất chính xác v mang tính thào th ẩm mỹ cao

* Các truy vấn liên quan đến nhiều bảng

Đây l mào th ột trong những điểm mạnh của Access Với một cửa sổ đồhọa có thể dễ d ng tào th ạo ra liên kết các bảng với nhau, cho dù đó l bào th ảngcủa Access hay của một hệ cơ sở dữ liệu n o khác Ngo i ra có thào th ào th ể chọn

những trường hợp cụ thể của bảng, định nghĩa một thứ tự sắp xếp, tạocác biểu thức tính toán, đưa ra các điều kiện để chọn các bảng ghi phùhợp Kết quả của tra vấn có thể được xem thông qua Datasheet, Form haybáo cáo.

Hơn nữa, các tra vấn có thể tạo được các bảng mới từ dữ liệu nhậnđược, có thể tính tổng, có thể cập nhật dữ liệu trong bảng, xóa các bảngghi, chèn thêm dữ liệu từ bảng n y sang bào th ảng khác

* Khả năng DDE v OLE àn b

Với khả năng DDE v OLE, có thào th ể chèn một đối tượng v o Form vào th ào thbáo cáo của Access Những đối tượng n y có thào th ể l âm thanh, hình ào th ảnh

đồ hoạ, thậm chí cả Video Có thể nhúng các đối tượng của OLE nhưảnh Bitmap, các văn bản được tạo ra từ Word hay Word Perfeet, hoặc nốivới một số ô trong Excel hay trong Lotus 1-2-3 Bằng việc nối các ứngdụng n y v o các bào th ào th ản ghi của Access có thể tạo ra được một cơ sở dữliệu v chia sào th ẻ thông tin với giữa các ứng dụng của Windows

* Macro

Đối với những người không phải l lào th ập trình viên hay đơn giản lào thkhông muốn lập trình, Access cung cấp một công cụ mạnh đó l Macroào th(lập trình m không phào th ải l lào th ập trình) Với Macro rất nhiều nhiệm vụthường gặp có thể thực hiện được m không cào th ần sự can thiệp của conngười Gần 60 Macro sẽ giúp xử lý dữ liệu Menu v hào th ộp thoại, mở Form

v các báo, thào th ực hiện tự động các công việc m ngào th ười sử dụng nghĩ ra.Macro có thể thực hiện được 90% việc xử lý

* Access basic cho phép lập trình cơ sở dữ liệu (Module)

Access l mào th ột môi trường nghiêm chỉnh với một ngôn ngữ lập trìnhđầy đủ Access Basic cho phép lập trình theo kiểu hướng sự kiện AccesBasic Code l mào th ột ngôn ngữ lập trình có cấu trúc mạnh v có thào th ể mở rộngđược.

Với giao diện kiểu IDE cho phép mở nhiều cửa sổ cùng một lúc đểsoạn Code v tìm lào th ỗi, tự động kiểm tra cú pháp câu lệnh, đặt các điểmdừng v chào th ạy từng bước

Access Basic cũng có sử dụng các thủ tục trong các thư viện liên kếtđộng hợp môi trường Windows

Như vậy Access l mào th ột công cụ mạnh trong việc quản lý cơ sở dữliệu, phù hợp với nhiều người, từ người dùng đến các lập trình viên

3 Cốt lõi của việc quản lý cơ sở dữ liệu Access

Cốt lõi của việc quản lý cơ sở dữ liệu Access l Microsoft Jetào thDatabase Engine (gọi tắt l Jet Engine) ào th đó l mào th ột cơ chế xử lý dữ liệu.Jet Engine cho phép l m viào th ệc với nhiều dạng cơ sở dữ liệu khác nhau

v cung cào th ấp giao diện lập trình hướng đối tượng để l m viào th ệc với cơ sở

dữ liệu

Jet Engine l cào th ầu nối giữa ứng dụng v các tào th ập tin cơ sở dữ liệu vật

lý, nó bao gồm một bộ các tập tin thư viện liên kết động, có nhiệm vụchuyển các yêu cầu xử lý cơ sở dữ liệu của ứng dụng phát triển bằngAccess th nh các lào th ệnh vật lý trên cơ sở dữ liệu, truy vấn, cập nhật dữ liệuđồng thời quản lý các chỉ mục, khóa dữ liệu (cho môi trường đa ngườidùng) v tính to n vào th ào th ẹn tham chiếu

Mặc định cơ sở dữ liệu chuẩn của Jet Engine được lưu theo dạngthức MDB m ta gào th ọi chung l cào th ơ sở dữ liệu Access (Access Database).Đây l ào th điều dễ hiểu vì Jet Engine l Database Engine cào th ủa hệ quản lý cơ

sở dữ liệu Access

Jet Engine cũng có thể l m viào th ệc với các dạng thức dữ liệu như Lotus,Excel, các tập tin dạng text thông quan thư viện liên kết động c i riêng.ào th

Cơ sở dữ liệu Access không phải l cào th ơ sở dữ liệu Server Do đó, trong

mô hình Client/Server, Access được dùng để để phát triển phần Client củaứng dụng Client/Server v phào th ải dùng chuẩn OCBC để kết nối với hệ quản

lý cơ sở dữ liệu Client/Server trên Server Thông thường Access truy nhập

dữ liệu trên Server thông qua ODBC nên khá chậm Nguyên nhân dochương trình không gọi trực tiếp các OCBC API m thông qua Jet Engine.ào thJet Engine nhằm tới các cơ sở dữ liệu cục bộ như Access, ISAMDatabase do đó nó tỏ ra hiệu quả khi l m vào th ới các cơ sở dữ liệu n y Tuyào thkhi thao tác với cơ sở dữ liệu Server thông qua ODBC Jet Engine phảichuyển đổi các chức năng được thiết kế cho cơ sở dữ liệu cục bộ th nhào thlệnh ODBC API L m viào th ệc với cơ sở dữ liệu Server thông qua Jet Enginetuy chậm nhưng có lợi điểm l ngào th ười sử dụng cảm thấy mọi việc dườngnhư đơn giản, các bảng trong cơ sở dữ liệu Server Như vậy nguồn dữliệu vật lý nằm trong cơ sở dữ liệu Server, cơ sở dữ liệu Access chỉ lưucác bảng liên kết logic nhưng chúng hoạt động như các bảng bình thườngkhác của cơ sở dữ liệu Access

Mặc dù khả năng hỗ trợ cho môi trường Client/Server chưa cao Access làmột hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ rất mạnh Với thế mạnh trong côngnghệ phần mềm nói chung và công nghệ mạng nói riêng, trong tương lai

chắc chắm các nhà phát triển của hãng Microsoft sẽ khắc phục được nhượcđiểm này Vì vậy ta có thể khẳng định rằng Access là môi trường tốt choviệc xây dựng, phát triển các ứng dụng phần mềm cơ sở dữ liệu khôngnhững hiện tại mà cả trong tương lai.

III.NGÔN NGỮ VISUAL BASIC 6.0

1 Microsoft Visual Basic và các phiên bản

Microsoft Visual Basic l mào th ột ngôn ngữ lập trình được hãngMicrosoft phát triển Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trựcquan, nghĩa l khi thiào th ết kế chương trình bạn nhìn ngay thấy ngay kết quảqua từng thao tác v giao diào th ện khi chương trình thực hiện Đây l thuào th ậnlợi lớn so với ngôn ngữ lập trình khác, Visual Basic cho phép bạn chỉnhsửa đơn giản, nhanh chóng m u sào th ắc, kích thước, hình dáng của các đốitượng có mặt trong ứng dụng Về mặt công nghệ lập trình cũng như tổchức môi trường l m viào th ệc, phiên bản 5.0 v 6.0 có nhiào th ều ưu điểm hơn.Mặt khác, phiên bản 5.0 32 bit v 6.0 ào th được phép xây dựng các ứng dụng

32 bit với môi trường l m viào th ệc l Microsoft Windows 95 Window 2000.ào th

Cụ thể:

- Version 5.0: Phiên bản 32 bit, phiên bản tương thích ho n to nào th ào thtrên môi trường Windows Hệ thống thư viện sử dụng các DLL ( DynamicLink Library ) v các thào th ư viện OLE theo công nghệ OCX Phiên bản 32 tỏ

ra thực sự có ưu điểm trong môi trường Windows 95 & 97 nếu cấu hìnhmáy tính của người sử dụng được các nhu cầu sử dụng cao

- Version 6.0: L phiên bào th ản mới hiện nay chạy trên môi trườngWindows 9.X Hệ thống sử dụng thư viện DLL v các thào th ư viện OLE theo

công nghệ OCX, nhu cầu đòi hỏi cấu hình của máy tính phải đủ mạnh(máy tính từ 586 trở lên ).

2 Tổ chức của Mirosoft Visual Basis

- Project: L sào th ản phẩm lập trình trong môi trường Microsoft được

tổ chức th nh mào th ột Project bao gồm:

- MDI form: Một Project có thể có một m n hình l m theo chào th ào th ế độMulti Document Interfaccce

Form: Các m n hình l m viào th ào th ệc của Project

- Form: Các m n hình l m viào th ào th ệc của Project

- Module: Được sử dụng để khai báo các Sub, Function, Type,Constant tổng quát trong Proect

- Class Module: khai báo đối tượng trong Project

- Controls:

Các đối tượng được sử dụng trong form Prọject l các thào th ư việnkiểu VBX hoặc OCX Mỗi đối tượng được đặc trưng Properties vào thcác Events Các đối tượng của Microsoft Visual Basic có thể phânchia th nh các nhóm sau:ào th

- Các control chuẩn của hệ điều h nh Windows.ào th

- Các đối tượng do Microsoft cung cấp ( Data control, Rich TextControl )

- Các đối tượng do hãng phần mềm thứ ba hỗ trợ

3 Khái quát lập trình trên Mirosoft Visual Basis.

- Xây dựng Project trên cơ sở phân tích hệ thống b i toán.ào th

- Thiết kế các đối tượng

- Điều khiển tính chất các đối tượng v viào th ết mã lệnh xử lí trên các

sự kiện v các ào th đối tượng

4 Lập trình trên Mirosoft Visual Basis

Mirosoft Visual Basis hỗ trợ sử dụng Query trong chương trình củamình Do vậy việc xử lí dữ liệu có nhiều thuận lợi, đặc biệt CSDL củaAccess Trong khi viết chương trình có một số vấn đề quan trọng cần chú

ý đó l lào th ỗi v xào th ử lí lỗi

Công cụ gỡ rối: Khi chạy thử chương trình có thể sử dụng công cụ

gỡ rối khá mạnh của Mirosoft Visual Basis ( Debug ) Công cụ n y choào thphép hiệu chỉnh phần câu lệnh ngay trong khi thực hiện chương tình đốivới các lôĩ không quan trọng

Để thiết kế cơ sở dữ liệu có thể sử dụng một trong các công cụ sau:

a Sử dụng phiên bản Micosofft Access tương ứng với phiênbản của cuả Mirosoft Visual Basis

b Sử dụng chương trình DataManager được cung cấp kèmtheo Visual Basic

- Thiết kế báo cáo: Để thiết kế mẫu biểu báo cáo có thể sử dụngmột trong các công cụ sau:

- Sử dụng phiên bản DataEnviroment tương ứng trong MicrosoftVisual Basic

- Sử dụng DataReport được cung cấp kèm theo

5 Visual Basic và Microsoft Access

Visual Basic l ngôn ngào th ữ lập trình hướng sự kiện có thể giải quyếtđược mọi b i toán Visual Basic cào th ũng giải quyết đựơc các b i toán quào th ản

lí m các ngôn ngào th ữ khác không có Để phát huy hết khả năng Visual Basishay Acces chúng ta phải hiểu thật rõ cơ chế xử lí dữ liệu ( Jet Engine ),Jet Engine cho phép l m viào th ệc với nhiều dang thức dữ liệu khác nhau vào thcung cấp giao diện lập trình hướng đối tượng để l m viêc vào th ới CSDL.JetEngin l th nh phào th ào th ần cốt lõi của hệ quản trị CSDL Access do đó có thểtrở th nh mào th ột nh lào th ập trình chuyên nghiệp với Visual Basis thì điều đầutiên l Jet Engine.ào th

Tuy nhiên mỗi ngôn ngữ lập trình có một hệ thống mạnh riêng của

nó, ở lĩnh vực n y nó không ào th đáp ứng được, không thích hợp được nhưng

ở lĩnh vực khác thì lại l m ào th được Ví dụ như Access có công cụ thiết kếbáo biểu mạnh hơn nhiều so với Visual Basis, trong Visual Basis có bộthiết kế báo biểu không do Microsoft phát triển m lào th ại do hãng Seagate, vào thđược đưa v o nhào th ư một OLE Custom Control độc lập

Vì vậy tuỳ theo yêu cầu của một b i toán cào th ụ thể m ngào th ười lập trìnhchọn một ngôn ngữ thích hợp để giải quyết chúng Visual Basis 6.0 cho phépngười lập trình nhúng các đối tượng hay sử dụng các h m thào th ư viện DLL mộtcác dễ d ng.ào th

Visual Basis 2.0 đã nhanh hơn, mạnh hơn v còn sào th ử dụng hơnVisual Basis 1.0 Visual Basis 3.0 tăng thêm những cách thức đơn giản đểđiều khiển các cơ sở dữ liệu mạnh nhất sẵn có Visual Basis 4.0 hỗ trợ sựphát triển 32 - bit v bào th ắt đầu tiến trình chuyển Visual Basis th nh mào th ộtngôn ngữ lập trình hướng đối tượng đầy đủ Phiên bản 5.0 v 6.0 cóào thnhiều tính năng mạnh hơn, đặc biệt l tào th ốc độ gia tăng đáng kể (khoảng20% nhanh hơn so với Visual Basis 4.0) v nhào th ững đặc tính liên quan đếnWeb Có 3 khía cạnh khẳng định Visual Basis 6.0 thực sự l mào th ột ngôn ngữlập trình đa năng: Thời gian nhập biểu (Form) v ào th điều khiển (control)

nhanh hơn hẳn Visual Basis 4.0 tốc độ truy cập dữ liệu nhanh, công nghệtối ưu của Mirosoft Visual C++ được dùng trong Visual Basis 5.0 v 6.0,ào thphiên bản Visual Basis 6.0 có thêm một số tính năng ngôn ngữ mongmuốn, tăng cường cho Internet v các tính nào th ăng cơ sở dữ liệu mạnh hơn.

Ngo i ra Visual Basis 5.0 v 6.0 còn có công cào th ào th ụ trợ giúp thông minh,công cụ gỡ rối cao, các công cụ tạo lập ActiveX, cho phép truy cập nhiềunguồn dữ liệu khác nhau Visual Basisệ chuyển ứng dụng sang môi trườngWeb được thực hiện dễ d ng v nhanh chóng hào th ào th ơn

IV MỐI LIÊN HỆ GIỮA ACCESS VÀ VISUAL BASIS.

Microsoft hiện đang l m chào th ủ 2 hệ Quản trị CSDL ( Visual Foxpro

v Access).ào th

Access do Microsoft phát triển từ đầu v trào th ở th nh mào th ột trong nhữngsản phẩm th nh công nhào th ất Visual Basis dùng kết nối database engine củaAccess để xử lí dữ liệu, Visual Basis không phải l mào th ột hệ quản trị dữliệu m l mào th ào th ột ngôn ngữ vạn năng Với Visual Basis ta có thể phát triểnnhiều ứng dụng khác nhau

Nó bao gồm cả trình biên dịch, cho phép nh phát triào th ển sinh ra cáctập tin EXE chạy độc lập ( dĩ nhiễn cần có thêm các thư viện DLL,VBX, OCX ) còn Access ho n to n l mào th ào th ào th ột hệ quản trị CSDL Access không

có trình biên dịch như Visual Basis Tuy nhiên Microsoft cung cấp thêm

bộ Access Run time để chạy các ứng dụng m không cào th ần c i ào th đặt Access

Cách thiết kế trực quan v cách lào th ập trình hướng sự kiện được ápdụng trong Access v Visual Basis Access tào th ỏ ra mạnh hơn khi cho phépquản lí các sự kiện tinh tế hơn chẳng hạn như Text Box control, Accesscho phép xử lí các cự kiện liên quan đến sự thay đổi dữ liệu: OnChange,

BeforeUpdate, AfterUpdate trong khi Visual Basis 4.0 chỉ có thể kiểm tra sựkiện Change Vì vậy Access cho phép phát triển các chương trình cậpnhật dữ liệu thông minh hơn do kiểm soát được dữ liệu nhập một cáchtinh tế.

Ban đầu Access đơn giản chỉ l quào th ản trị CSDL quan hệ ( RelationDatabase Management System ) dùng trong văn phòng ( nằm trong bộMicrosft Professional Word, Exccel, Power Point ) do đó Microsft đặc biệtchú trọng đến người sử dụng cuối (end user) hơn l nh phát triào th ào th ển Điều

n y l m cho công cào th ào th ụ hỗ trợ thiết kế ( giao diện thiết kế, các Wizard chophép tự động hoá các quá trình thủ công trong quá trình thiết kế form,table, query) của Access tỏ ra rất mạnh, hơn hẳn Visual Basis

Chẳng hạn nhiều lập trình viên kinh nghiệm khi viết các câu lệnhSQL trong Visual Basis thường dùng kềm bộ thiết kế Query trong Access

để sinh ra trong câu lệnh SQL một cách dễ d ng.ào th

Access Basic có những khác biệt nhất định so với Visual Basis Chỉđến phiên bản Access 7.0 Visual Basis về sau v Access mào th ới dùng chungngôn ngữ lập trình m Microsft gào th ọi l VBA - Visual Basis for Application.ào th

Ta thấy Access v Visual Basis khác nhau ào th ở cách chế tạo ra các ứngdụng so với các công cụ thiết kế khác nhau nhưng th nh phào th ần xử lí CSDLthì có nhiều điểm tương đồng vì cùng sử dụng Jet Engine

Visual Basis cho phép biện dịch các ứng dụng th nh tào th ập tin EXE,trong khi Access ta phỉ phân phối luôn cả t i nguyên thiào th ết kế Kháingườiệm CSDL trong Access bao gồm cả phần dữ liệu (các bảng) v phào th ầnứng dụng ( query, form, table, report, macro, module ), trong khi đối vớicác hệ khác, CSDL chỉ bao gồm phần dữ liệu Chiến lược bảo mật t iào th

nguyên thiết kế phải được đặt lên h n ào th đầu khi chọn Access l m công cào th ụphát triển ứng dụng.

Hệ thống giao diện hỗ trợ thiết kế ( đặc biệt trong Access ) cũng khá rắc rốikhiến người chưa có kinh nghiệm hay lẫn lộn giữa các thức dành cho ngườidùng cuối và những thứ dành cho người lập trình, thứ chỉ dùng cho thiết kế

và thứ có thể mang vào ứng dụng

CHƯƠNG III THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU

I THÔNG TIN V O RA C À L ỦA HỆ THỐNG

Qua tìm hiểu lưu trữ HSCB của phòng tổ chức trong cơ quan v cào th ăn

cứ v o các thông tin lào th ưu trữ trong sổ lý lịch HSCB ta tạm chia hai loạithông tin như sau:

1.1 Thông tin vào hệ thống

- Thông tin về hồ sơ cá nhân (Các CB mới được chuyển đến hay mớiđược biên chế), nó bao gồm tất cả các trường được lưu trữ trong sổ hồ sơ lýlịch cán bộ, khi nhập HS thì cán bộ quản lý phải nhập toàn bộ các thông tinliên quan đến cán bộ trong sổ lý lịch cán bộ vào máy tính

- Thông tin thay đổi về cá nhân hàng năm như: lên lương, lên chức vụ,Đảng, Đoàn hàng năm CBTC yêu cầu những công chức trong cơ quan khai

HT Quản lý cán bộ

thêm phần bổ sung lý lịch cá nhân, đây là việc làm bắt buộc mà các CB vềquản lý nhân sự phải cập nhật những thông tin thay đổi đó vào trong sổ lýlịch CB.

- Thông tin về học tập, bằng cấp: hàng năm cơ quan thường cử CB đihọc ở các trường ĐH và các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ của ngành, số CB đãhoàn thành nhiệm vụ về tiếp tục công tác trong cơ quan

- Thông tin khen thưởng kỷ luật: đây là những thông tin có thể xảy rahàng năm đối với CBCC vì vậy nó cũng được coi là thông tin vào của hệthống

- Thông tin về cán bộ thuyên chuyển công tác: Cán bộ trong các đơn vị

có thể chuyển qua các phòng ban khác nhưng vẫn nằm trong cơ quan, để xử

lý việc thay đổi này bằng cách ta chỉ thay đổi mã phòng hay mã ban còn cácthông tin khác vẫn giữ nguyên

- Thông tin về cán bộ bị chết đột xuất, hay thôi việc đây là phần thay đổi

mà không dự đoán trước được, việc này thường ít xảy ra nhưng chúng tacũng cần phải tính đến

1.2 Thông tin ra khỏi hệ thống

- Trích yếu lý lịch

- Các bảng thống kê theo yêu cầu của lãnh đạo

- Tìm kiếm thông tin về một cá nhân nào đó

- Thống kê theo dõi nhân sự toàn cơ quan

- Dach sách CB lên lương

- Danh sách CB nghỉ hưu

- Danh sách CB đi học

Thống kê khen thưởng kỷ luật

II THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU CHO HỆ THỐNG QUẢN LÝ C N ÁT H BỘ

Sự thay đổi thông tin v o ào th đều ảnh hưởng tới thông tin ra khỏi hệthống Mọi sự thay đổi tạo nên luồng dữ liệu mang tính tự nhiên chịu sựảnh hưởng của hệ thống DL v nhào th ư vậy để xây dựng được chương trình

ta có thể chia thông tin th nh nhào th ững tệp chính gồm: các tập tin dùng đểlưu giữ thông tin v tào th ập tin thống kê định kỳ, tìm kiếm theo yêu cầu n oào th

đó của người quản lý

Trong hệ thống quản lý thông tin vấn đề quan tâm là thông tin của hệthống được lấy ở đâu, việc khai thác DL như thế nào? người sử dụng khaithác chương trình như: nhập, sửa, thêm bớt DL do vậy khi thiết kế FileCSDL, chúng ta cần quan tâm đến DL nào cần lưu trữ, kiểu DL được lưutrữ, số bộ nhớ giành cho nó để đỡ lãng phí bộ nhớ Việc tách thông tin làmcho CSDL gọn nhẹ hơn, đồng thời việc tổ chức lưu trữ thông tin khoa họchơn dẫn đến công việc tìm kiếm thông tin sẽ nhanh hơn, làm giảm bộ nhớ vàtần số truy cập Hơn nữa lưu trữ khoa học sẽ đỡ thông tin chồng chéo nhau,thông tin không được chuẩn hoá dẫn đến dư thừa thông tin và tìm kiếm sẽkhó khăn và thiếu chính xác

Từ những nhận định trên ta thiết kế các trường DL tương ứng với cáckiểu DL như sau:

- Mã nhân viên: Tên trường là MANV có kiểu DL là Text độ rộng là 10.

- Tên phòng ban: Tên trường là: TENPHONG có kiểu DL là Text độ rộng là 20.

- Chức vụ: Tên trường là CV có kiểu DL là Text độ rộng là 20.

- Họ và tên: Tên trường là HOTEN có kiểu DL là Text, độ rộng là 30.

- Ngày sinh: Tên trường là NSINH có kiểu DL là Date có độ rộng là 10.

- Nơi sinh (nơi mình sinh ra): Tên trường là NOISINH có kiểu DL là Text có độ rộng là 30.

- Quê quán (nơi sinh của bố mẹ đẻ): Để phù hợp dùng kiểu DL Text có

độ rộng là 30, tên trường là QUEQUAN

- Giới tính: Tên trường l GIOITINH, có ki à không có th ểu DL l Text có à không có th độ rộng

- Điện thoại: Tên trường là ĐT, có kiểu DL là Text độ rộng là 10.

- Dân tộc: Tên trường là DANTOC, có kiểu DL là Text độ rộng 10 (kinh, tày nùng ).

- Trình độ học vấn: Tên trường l TRINHDOHV, có ki à không có th ểu DL l Text, à không có th

độ rộng 30 (12/12, C/môn KT, Kỹ sư, giáo sư ).

- Tôn giáo: Tên trường là TONGIAO, có kiểu DL là Text, độ rộng 15 (phật giáo, hồi giáo, cao đài, hoà hảo ).

- Số chứng minh nhân dân: Tên trường SOCMND, có kiểu DL là Text,

độ rộng 13.

- Ngày cấp: Tên trường là NGAYCAP, có kiểu DL Date, độ rộng 10.

- Nơi cấp: Tên trường là NOICAP, có kiểu DL là Text, độ rộng 30 (CA tỉnh hoặc TP trực thuộc TW )

- Thành phần gia đình: Bần nông, CB, tiểu tư sản có kiểu DL Text độ rộng 20, tên trường là THANHPHANGĐ.