Slide bài giảng Kỹ năng PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG NGHỀ NGHIỆP:Chương 2: Soạn thảo văn bản hành chính.

Đặc điểm của ngôn ngữ trong VBHC đặt câu; tính xác định, đơn nghĩa trong nội dung văn bản; chỉ cho phép hiểu theo một cách Tính nghiêm túc, khách quan: không biểu hiện cảm xúc, ý chỉ chủ

Trang 1

Chương 2: Soạn Thảo Văn bản

Khái niệm và đặc điểm của VBHC

Văn bản không mang tính QPPL, dùng để

thông tin, giao dịch, nhằm thực thi các VB

QPPL, hoặc để giải quyết các công việc cụ

thể trong quản lý

1 Khái niệm VBHC

Trang 2

13 Giấy ủy nhiệm

14 Giấy giới thiệu

Trang 3

Chủ thể ban hành: Người đứng đầu cơ

Thực hiện chuyên môn, nghiệp vụ

Giải quyết những công việc theo thẩm

quyền của cơ quan, tổ chức

Trang 4

Trong phạm vi ngành, địa phương, cơ quan,

tổ chức, đối tượng cụ thể

3.3 Hiệu lực thi hành của VBHC

Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị, Quy chế, Quy

định, Thông cáo, Thông báo, Hướng dẫn,

Chương trình, Kế hoạch, Phương án, Đề án,

Dự án, Báo cáo, Biên bản, Tờ trình, Hợp đồng,

Công văn, Công điện, Bản ghi nhớ, Bản cam

kết, Bản thỏa thuận, Giấy chứng nhận, Giấy ủy

quyền, Giấy mời, Giấy giới thiệu, Giấy nghỉ

phép, Giấy đi đường, Giấy biên nhận hồ sơ,

Phiếu gửi, Phiếu chuyển, Thư công,…

Trang 5

Ngôn ngữ trong VBHC

Hoàn cảnh giao tiếp: Mỗi VB phải tuân theo

một chuẩn mực ngôn ngữ phù hợp với thể

loại VB

Mục đích giao tiếp: Mỗi VB gắn với một mục

đích nhất định

Đối tượng giao tiếp: Ngôn ngữ VB phải phù

hợp với đối tượng của VB

Quan hệ của người tham gia giao tiếp: Ngôn

ngữ VB phải phù hợp với nội dung của VB

1 Đặc điểm của ngôn ngữ trong VBHC

đặt câu; tính xác định, đơn nghĩa trong nội

dung văn bản; chỉ cho phép hiểu theo một

cách

Tính nghiêm túc, khách quan: không biểu

hiện cảm xúc, ý chỉ chủ quan

Tính khuôn mẫu: thể thức, kỹ thuật trình bày

phải theo mẫu do pháp luật quy định

3 Tính chất của ngôn ngữ trong VBHC

Trang 6

4 Kỹ thuật sử dụng tiếng Việt trong VBHC

Yêu cầu đối với văn phong

4 Kỹ thuật sử dụng tiếng Việt trong VBHC

4.1 Yêu cầu đối với văn phong

.2

Sử dụng từ hiệu quả

Sử dụng từ theo nghĩa đen

Sử dụng thuật ngữ hiệu quả

4.2 Cách sử dụng từ

.2

Trang 7

Diễn đạt ý trọn vẹn

Số lượng câu văn trong đoạn văn không

hạn chế; nhưng cần có câu mang ý chính và

các câu còn lại mang ý phụ

4.3 Cấu trúc đoạn văn trong VBHC

Trang 8

Phương pháp diễn dịch: đưa ra nguyên lý làm tiền

đề, sau đó phát triển, giải thích làm rõ vấn đề.

Phương pháp quy nạp: đưa ra những luận chứng

(chứng cứ thực tế làm cơ sở cho lập luận) bằng sự

việc hoặc số liệu, sau đó phân tích, khái quát, tổng

hợp lại và kết luận.

Phương pháp song hành: đưa ra những luận chứng

có giá trị như nhau trong việc thể hiện chủ đề của

đoạn văn.

4.4 Các phương pháp lập luận chủ yếu trong VBHC

Quy trình soạn thảo và ban hành VBHC

Phù hợp với Hiến pháp và quy định của

pháp luật

Bảo đảm tính thống nhất, thứ bậc hiệu lực

pháp lý trong hệ thống pháp luật

VB cấp dưới không trái VB cấp trên

1 Nguyên tắc soạn thảo VBHC

1.1 Nguyên tắc hợp hiến

Thể thức trình bày do pháp luật quy định

1.2 Nguyên tắc đúng thể thức

Trang 9

Được quy định bởi

Pháp luật

Điều lệ của tổ chức

1.3 Nguyên tắc đúng thẩm quyền

Phù hợp lĩnh vực, đối tượng điều chỉnh

Căn cứ điều kiện thực tế

1.4 Nguyên tắc khả thi

Phong cách ngôn ngữ dùng trong lĩnh vực

pháp luật, quản lý nhà nước và tổ chức

hành chính

1.5 Nguyên tắc phong cách ngôn ngữ hành chính

Trang 10

Thu thập

Xử lý thông tin

2 Quy trình soạn thảo và ban hành VBHC

2.1 Chuẩn bị thông tin, số liệu

Tích cực

Tiêu cực

2.2 Đánh giá tác động của văn bản

Tóm tắt ý chính của VB

Lựa chọn thông tin để đưa vào từng phần

của cấu trúc VB

2.3 Xây dựng đề cương

Trang 11

Sử dụng mẫu VB

Dựa vào đề cương đã xây dựng

2.4 Viết dự thảo nội dung

Trình lãnh đạo duyệt VB

Nội dung cần duyệt: Thẩm quyền, thể thức,

nội dung, mục đích ban hành

Nội dung người duyệt ghi: Duyệt, số bản

ban hành, ngày duyệt, chữ ký

2.5 Duyệt và ký văn bản

Bản gốc VB: có chữ ký trực tiếp của người

Trang 12

Đóng dấu

Vào sổ Công văn đi

Phát hành văn bản

Lưu văn bản: Bản gốc lưu tại Văn thư, Bản

chính lưu trong hồ sơ

Trang 13

20-25

15 -20

30 - 35 Trang mặtsau

20-25

Trang 14

Kiểu trình bày và font chữ

Trình bày theo chiều dài trang giấy

Các bảng biểu có thể trình bày theo chiều rộng

Văn bản có 1 trang: Không đánh số

Đánh số trang riêng theo từng phụ lục

Đường kẻ ngang, nét liền, dài bằng dòng

chữ (lệnh Draw, không dùng Underline)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Trang 15

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC BAN HÀNH

Số: …/TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH

Số: …/TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH-TÊN ĐƠN VỊ

SOẠN THẢO

SỐ, KÝ HIỆU CỦA VĂN BẢN

Bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết

thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

Canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban

hành văn bản

Chữ in thường, cỡ chữ: 13

Trang 16

ĐỊA DANH, NGÀY THÁNG NĂM

Cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản

Canh giữa so với Quốc hiệu

Chữ in thường, cỡ chữ: 13-14, kiểu chữ

nghiêng

Sau địa danh có dấu phẩy

Ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi

thêm số 0

TÊN LOẠI VÀ TRÍCH YẾU NỘI DUNG

Tên loại VB (Nghị quyết, quyết định, kế

hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn

bản khác) canh giữa, in hoa, cỡ chữ 14,

kiểu chữ đứng, đậm

Trích yếu canh giữa, ngay dưới tên loại

VB, in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng

đậm

Đường kẻ ngang 1/3-1/2 độ dài của trích

yếu nội dung

TÊN LOẠI VÀ TRÍCH YẾU NỘI DUNG

Trích yếu nội dung sau chữ V/v, in thường,

cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng

Canh giữa số và ký hiệu VB, cách dòng

6pt

Trang 17

NỘI DUNG VĂN BẢN

In thường (dàn đều hai lề), chữ đứng, cỡ

Khoảng cách giữa các dòng: tối thiểu

dòng đơn, tối đa 1,5 lines

Trang 18

Chỉ văn bản của tổ chức sự nghiệp giáo dục,

y tế, khoa học / lực lượng vũ trang được ghi

học hàm, học vị, quân hàm

Đại tá Nguyễn Anh Dũng

Trang 21

DẤU CHỈ MỨC ĐỘ MẬT

MẬT TỐI MẬT

đá quý, ngoại hối

Bộ ngành quy định

Điều 5, 6, 7, 8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà

nước năm 2000 quy định 3 mức độ mật:

HỎA TỐC HẸN GIỜ

Trang 22

DỰ THẢO LẦN 3

BẢN SAO VĂN BẢN

SAO

LỤC

TRÍCHSAO

SAO Y

BẢN

CHÍNH

Bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản chính

Bản sao một phần nội dung

của bản chính

Bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản từ bản sao y bản chính

TRÌNH BÀY BẢN SAO

TÊN CQ, TC

Số: /SY

SAO Y BẢN CHÍNH Địa danh, ngày… tháng… năm

Họ và tên

Trang 23

VIẾT HOA TRONG VBHC

PHỤ LỤC VI: VIẾT HOA TRONG VĂN BẢN

VB trình bày một dự kiến, kế hoạch về một

nhiệm vụ công tác của cơ quan, đơn vị trong

thời gian nhất định

1 Khái niệm đề án

Trang 24

Kỹ thuật xây dựng đề án

Phù hợp với khả năng, đặc điểm tình hình

của cơ quan, đơn vị

Lập luận chặt chẽ, dẫn chứng chính xác để

thuyết phục người duyệt

Nội dung công việc cụ thể, phải nêu khó

khăn, thuận lợi

Có những biện pháp tổ chức hiệu quả (biện

Phần kết thúc: Nêu rõ ý nghĩa, tầm quan

trọng của đề án; khó khăn, thuận lợi và triển

vọng đạt được về các mặt kinh tế, chính trị,

quản lý

3 Cấu trúc của đề án

72 Tuesday, January 9, 2018 72

Phần kết thúc: Nêu rõ ý nghĩa, tầm quan trọng của đề án; khó khăn,

thuận lợi và triển vọng đạt được về các mặt kinh tế, chính trị, quản lý.

Trang 25

Kỹ thuật soạn thảo và trình bày quyết định

Quy định chế độ, chính sách, quy định trong

nội bộ tổ chức

Quyết định về công tác tổ chức nhân sự

Quyết định về hoạt động sản xuất, kinh

doanh

1 Khái niệm quyết định hành chính

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức

2 Thẩm quyền ban hành quyết định hành chính

Căn cứ ban hành

Nội dung điều chỉnh

3 Cấu trúc của quyết định hành chính

Trang 26

Căn cứ ban hành

Điều kiện hoặc cơ sở thực tiễn để ban hành Quyết định

Chứng minh quyền hạn của chủ thể ban hành Quyết định

Cơ sở pháp lý sử dụng trong nội dung điều chỉnh của

Về việc nâng lương, khen thưởng (2 Điều)

Điều 1 Quy định về hành vi, đối tượng, mức độ và thời

gian điều chỉnh.

Điều 2 Điều khoản thi hành.

(ngày có hiệu lực của Quyết định; người có trách

nhiệm thi hành Quyết định)

Trang 27

QUYẾT ĐỊNH

Về việc bổ nhiệm, điều động, cho thôi việc (3 điều)

Điều 1 Quy định về hành vi, đối tượng, mức độ và thời

gian điều chỉnh.

Điều 2 Quy định về lương, phụ cấp.

QUYẾT ĐỊNH

Về việc thành lập tổ chức, đơn vị (4 điều)

Điều 1 Quy định về hành vi, đối tượng, mức độ và thời gian

điều chỉnh.

Điều 2 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của tổ

chức.

Điều 3 Quy định về cơ cấu tổ chức, nhân sự của tổ chức.

QUYẾT ĐỊNH

Về việc nâng lương, khen thưởng

GIÁM ĐỐC CÔNG TY Căn cứ thẩm quyền;

Căn cứ áp dụng;

Căn cứ thực tế,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Quy định về hành vi, đối tượng, mức độ, thời gian điều chỉnh.

Trang 28

82 Tuesday, January 9, 2018

QUYẾT ĐỊNH

Về việc bổ nhiệm, điều động

GIÁM ĐỐC CÔNG TY Căn cứ thẩm quyền;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 2 Quy định về lương và phụ cấp.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 2 Quy định về chức năng, nhiệm vụ của tổ chức được thành lập.

Điều 3 Quy định về cơ cấu tổ chức, nhân sự của tổ chức được thành lập.

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ

- Trích yếu nội dung phải viết rõ: Về việc,

không được sử dụng V/v

- Phải có thẩm quyền ban hành

- Sau mỗi căn cứ là dấu “;”

- Căn cứ cuối cùng là dấu “,”

- Sau chữ QUYẾT ĐỊNH thứ 2 là dấu “:”

- Sau mỗi Điều là dấu “.”

4 Kỹ thuật soạn thảo quyết định hành chính

Trang 29

Anh/ Chị với cương vị là Giám đốc Công ty

TNHH Bất động sản Hưng Thịnh, hãy soạn

Quyết định bổ nhiệm Trưởng phòng Kinh

doanh của Công ty.

Bài tập

Kỹ thuật soạn thảo và trình bày thông báo

Là loại VBHC đa năng

Nội dung:

Truyền đạt quyết định, tin tức, sự việc

Thông tin về hoạt động của CQ, TC

Truyền đạt chủ trương, chính sách

1 Khái niệm thông báo

Phần mở đầu: Giới thiệu trực tiếp nội

dung cần thông báo

Phần nội dung: Nội dung cần thông báo

Phần kết thúc: Nhắc lại nội dung chính,

trọng tâm cần nhấn mạnh, lưu ý cho

người đọc

2 Yêu cầu của thông báo

Trang 30

Nội dung cần thông báo:

Nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt

Tóm tắt nội dung cơ bản của văn bản

chủ trương, chính sách

Yêu cầu quán triệu, triển khai thực

hiện

3 Thông báo về truyền đạt chủ trương, chính sách, văn bản,

quyết định mới ban hành

Nêu ngày, giờ, thành phần tham dự, người

chủ trì cuộc họp;

Tóm tắt nội dung của hội nghị, cuộc họp;

Tóm tắt các quyết định của hội nghị, cuộc

họp;

Nêu các nghị quyết của hội nghị (nếu có)

4 Thông báo về hội nghị, cuộc họp

.3

Nội dung cần thông báo:

Cơ sở pháp lý

Nội dung của hoạt động quản lý

Lý do tiến hành hoạt động quản lý

Thời gian, phạm vi tiến hành.

5 Thông báo về hoạt động quản lý

Trang 31

Ghi rõ, ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ được

giao;

Nêu những yêu cầu khi thực hiện nhiệm

vụ;

Nêu các biện pháp cần được áp dụng để

triển khai thực hiện

6 Thông báo về nhiệm vụ được giao

92 Tuesday, January 9, 2018

THÔNG BÁO

Về việc ……….

Phần mở đầu: Mục đích, chủ thể, thẩm quyền thông báo

Phần nội dung: Nêu cụ thể nội dung cần thông báo (Nếu chỉ thông báo một nội

dung thì trình bày một đoạn văn Nếu thông báo nhiều nội dung thì trình bày

thành nhiều đoạn hay đề mục).

Phần kết thúc: Yêu cầu thực hiện, thời gian tổ chức và hiệu lực thi hành, quy

Nội dung: Đề xuất, xin phê duyệt vấn đề

thuộc thẩm quyền quyết định của cấp trên

1 Khái niệm tờ trình

Trang 32

Kỹ thuật soạn thảo và trình bày tờ trình

Nêu tính cấp thiết của vấn đề xin phê

duyệt, đề xuất

Vấn đề xin phê duyệt, đề xuất phải được

diễn giải bằng phương án

Các giải pháp thực hiện phải mang tính

khả thi

2 Yêu cầu của tờ trình

Kỹ thuật soạn thảo và trình bày tờ trình

Phần mở đầu: Nhận định tình hình thực tế (thuận

lợi, khó khăn) từ đó chỉ ra tính cấp thiết của vấn

đề xin phê duyệt, đề xuất

Phần nội dung: Nội dung đề xuất, phương án

Phần mở đầu: Nhận định tình hình, phân tích những thuận lợi, khó khăn

làm cơ sở cho việc đề xuất vấn đề.

Phần nội dung: Nêu nội dung của đề xuất, các phương án thực hiện, dự

kiến những vấn đề có thể phát sinh khi thực hiện.

- Nêu những khó khăn, thuận lợi (chủ quan, khách quan) khi triển khai

thực hiện và dự kiến biện pháp khắc phục.

Phần kết thúc: Nêu ý nghĩa, tác dụng của đề xuất; đề nghị cấp trên xem

xét chấp thuận để sớm triển khai thực hiện.

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ NGƯỜI DUYỆT (nếu có)

Trang 33

Kỹ thuật soạn thảo và trình bày báo cáo

Văn bản hành chính

Chỉ dùng cho CQ, TC cấp dưới

Nội dung: Phản ánh sự việc, hoạt động của

CQ, TC trong một khoảng thời gian cụ thể

Chức năng: Giúp CQ, TC cấp trên đánh giá

được tình hình thực tế, kịp thời đề ra chính

sách, biện pháp quản lý phù hợp

1 Khái niệm báo cáo

Trung thực, khách quan, chính xác: Chi

tiết, số liệu phải đúng thực tế

Cụ thể, có trọng tâm: Giúp cấp trên đánh

giá đúng tình hình thực tế để ban hành

các quyết định quản lý

Kịp thời, nhanh chóng: Vì báo cáo phục

vụ công tác quản lý, điều hành

2 Yêu cầu của báo cáo

3 Phân loại báo cáo

Phân loại

BÁO CÁO

CÔNG TÁC

CHUYÊN ĐỀ

CHUYÊN MÔN CHUNG

THỰC TẾ

- Sơ kết

- Tổng kết

- Một vấn đề trong hoạt động tổ chức

Trang 34

Mở đầu: Nhiệm vụ được giao, thuận lợi,

khó khăn trong thực hiện

Nội dung: Kết quả thực hiện; công việc đã

làm được, chưa làm được; nguyên nhân

chủ quan, khách quan

Kết thúc: Mục tiêu, nhiệm vụ mới, biện

pháp thực hiện, kiến nghị cấp trên

4 Cấu trúc của báo cáo

Xác định mục đích của báo cáo

Thu thập dữ liệu cần báo cáo: Đối chiếu

thông tin để kiểm chứng độ xác thực của

thông tin

Sắp xếp, tổng hợp dữ liệu báo cáo

Tổng kết hoạt động, kinh nghiệm, ý kiến

cần đề xuất lên cấp trên

5 Phương pháp soạn thảo báo cáo

5.1 Chuẩn bị

Xác định mục đích của báo cáo

Thu thập dữ liệu cần báo cáo: Đối chiếu

thông tin để kiểm chứng độ xác thực của

thông tin

Sắp xếp, tổng hợp dữ liệu báo cáo

Tổng kết hoạt động, kinh nghiệm, ý kiến

cần đề xuất lên cấp trên

5 Phương pháp soạn thảo báo cáo

5.2 Viết báo cáo

Trang 35

Công việc đã làm được, chưa làm được

Nguyên nhân chủ quan, khách quan

Biện pháp thực hiện công việc còn lại

Báo cáo sơ kết (Quý hoặc 6 tháng)

Tổng hợp nhiệm vụ đã hoàn thành, chưa

hoàn thành (kết quả cụ thể)

Nguyên nhân chưa hoàn thành

Phương hướng nhiệm vụ cho năm sau

Về việc Kính gửi:………

Phần mở đầu: Đặc điểm tình hình; Nhiệm vụ được giao; Thuận lợi khó khăn

Phần nội dung: Kiểm điểm những việc đã làm được, những tồn tại cụ thể,

nguyên nhân chủ quan - khách quan; Đánh giá kết quả kèm theo số liệu thực tế (đạt bao

nhiêu % chỉ tiêu, kế hoạch đã đề ra)

Phần kết thúc: Mục tiêu, nhiệm vụ sắp tới; Các biện pháp thực hiện; Kiến

nghị, đề xuất với cấp trên.

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ

Nơi nhận:

- ……… ;

- Lưu: VT.

Định dạng
Số trang	46
Dung lượng	7,73 MB