Kế toán công cụ dụng cụ

KẾ TOÁN CÔNG CỤ DỤNG CỤ:

= > M t: ộ t ch c công tác h s ch ng t và l u chuy n ch ng t : ổ ứ ồ ơ ứ ừ ư ể ứ ừ

u vào:

Đầ

- H p ợ đồ ng kinh t ế

- Hóa đơ n tài chính

- Biên b n giao nh n ả ậ

- Thanh lý h p ợ đồ ng

- Ch ng t thanh toán ứ ừ

- …….

= > Hai: v n b n pháp quy hi n hành: ă ả ệ

+ V th i gian phân b công c d ng c không quá 3 n m = 36 tháng ề ờ ổ ụ ụ ụ ă

THÔNG TƯ S : 45/2013/TT-BTCố ngày 25 tháng 4 n m 2013 ă

H ướ ng d n ch ẫ ế độ qu n lý, s d ng và trích kh u hao tài s n c nh ả ử ụ ấ ả ố đị

Ch ươ ng II:

QUY ĐỊ NH V QU N LÝ TÀI S N C Ề Ả Ả Ố ĐỊ NH

i u 3 Tiêu chu n và nh n bi t tài s n c nh:

1 T li u lao ư ệ động là nh ng tài s n h u hình có k t c u ữ ả ữ ế ấ độ ậc l p, ho c là m t h ặ ộ ệ

th ng g m nhi u b ph n tài s n riêng l liên k t v i nhau ố ồ ề ộ ậ ả ẻ ế ớ để cùng th c hi n m t hay ự ệ ộ

m t s ch c n ng nh t nh mà n u thi u b t k m t b ph n nào thì c h th ng ộ ố ứ ă ấ đị ế ế ấ ỳ ộ ộ ậ ả ệ ố

không th ho t ể ạ động được, n u tho mãn ế ả đồng th i c ba tiêu chu n dờ ả ẩ ướ đi ây thì

c coi là tài s n c nh:

a) Ch c ch n thu ắ ắ đượ c l i ích kinh t trong t ợ ế ươ ng lai t vi c s d ng tài s n ừ ệ ử ụ ả ó;

đ

b) Có th i gian s d ng trên 1 n m tr lên; ờ ử ụ ă ở

c) Nguyên giá tài s n ph i ả ả đượ c xác nh m t cách tin c y và có giá tr t đị ộ ậ ị ừ

30.000.000 đồ ng (Ba m ươ i tri u ệ đồ ng) tr lên ở

Nh ng tài s n không ữ ả đủ các i u ki n trên đ ề ệ đượ c xem là công c d ng c và ụ ụ ụ

c phân b d n vào chi

Thông t s 203/2009/TT-BTC nay không ư ố đủ tiêu chu n v nguyên giá tài s n c ẩ ề ả ố

nh theo quy nh t i i u 3 c a Thông t này thì giá tr còn l i c a các tài s n

này đượ c phân b vào chi phí s n xu t kinh doanh c a doanh nghi p, ổ ả ấ ủ ệ th i gian ờ phân b không quá 3 n m ổ ă k t ngày có hi u l c thi hành c a Thông t này ể ừ ệ ự ủ ư

= > Ba: t ch c ho ch toán: ổ ứ ạ

Khi mua v : ề

N TK 153ợ

N TK 1331ợ

Có TK 331

K t chuy n s d ng: ế ể ử ụ

- TT 200:

N TK 242/ có TK 153ợ

- Q 48:Đ

N TK 142,242/ có TK 153ợ

+ Phân b kh u hao hàng tháng ổ ấ

- TT 200:

N 627,641,642/ có 242 = giá ch a thu / s tháng s d ngợ ư ế ố ử ụ

- Q 48:Đ

N 154SXC,64223,64213/ có 142,242 = giá ch a thu / s tháng s d ngợ ư ế ố ử ụ

= >B n là: t ch c công tác phân b hàng k ố ổ ứ ổ ỳ

B ng phân b 142-242-214: ả ổ

M u 01: ẫ

http://www.mediafire.com/view/ry2999m4mr7e2cu/214-_2012-2013.xls http://www.mediafire.com/view/vdeh09cezpf0s6q/142_-2012-2013.xls thêm

Kh u hao 214:ấ http://www.mediafire.com/download/tmnjl9iyat7n67c/214_- BANG_KHAU_HAO.rar

Phân b 142:ổ http://www.mediafire.com/download/3vb1krg8tdfvjia/142_- BANG_PHAN_BO.rar

Phân b 242:ổ http://www.mediafire.com/download/xs1js65655oag4e/242_- BANG_PHAN_BO.rar

Phân b công c d ng c tài s n c nh ph ổ ụ ụ ụ ả ố đị ươ ng pháp 02:

- Phân b ccdc ổ

- Phân b cp ng n và dài h n ổ ắ ạ

- Kh u hao tài s n c nh ấ ả ố đị

= > N m: là công tác ki m kê nh k ă ể đị ỳ

I/ Quy trình ki m kê tài s n: ể ả

- Vi c ki m kê tài s n c nh hàng tháng, n m nh m báo cáo cho ngệ ể ả ố đị ă ằ ười qu n lý bi t ả ế

c s l ng tài s n hi n có, tình hình qu n lý, hi u qu s d ng c a t ng tài s n

a ra nh ng quy t nh nh s a ch a, nâng c p, i u chuy n hay thay th tài

s n phù h p v i n ng l c tài chính, chính sách ả ợ ớ ă ự đầu t c a doanh nghi p hay chính ư ủ ệ sách qu n lý tài s n Nhà nả ả ước hi n hành Nh m qu n lý t t h n công tác qu n lý ệ ằ ả ố ơ ả tránh th t thoát làm m t, gây h h ng, thi u h t trong công tác qu n lý tài chính ấ ấ ư ỏ ế ụ ả

doanh nghi pệ

- Ki m tra, ki m kê t t c các b ph n phòng ban b thu c kh i khách s nể ể ấ ả ộ ậ ệ ộ ố ạ

- Hàng tháng:trước khi k t thúc tháng k toán hàng hóa, nguyên v t li u, tài s n c ế ế ậ ệ ả ố

nh ti n hành ki m kê, tr c khi ki m kê thông báo các b ph n t ki m kê tr c 02

ngày = > sau ó k toán s i ki m tra đ ế ẽ đ ể đối chi u l i v i các phòng banế ạ ớ

- Cu i n m: ố ă Th i i m thành l p h i ờ đ ể ậ ộ đồng ki m kê thông thể ường vào cu i n m tài ố ă chính, t ch c s h u, s d ng tài s n thành l p H i ổ ứ ở ữ ử ụ ả ậ ộ đồng ki m kê tài s n ể ả để th ng ố

kê, phân lo i tài s n; Vi c ki m kê c ng có th t ch c b t thạ ả ệ ể ũ ể ổ ứ ấ ường để ph c v m t s ụ ụ ộ ố

m c ích nh t nh nh mua bán, sáp nh p, gi i th , phá s n ho c do y u c u c a cụ đ ấ đị ư ậ ả ể ả ặ ế ầ ủ ơ quan có th m quy n.ẩ ề

1 Quy trình, trình t ki m kê tài s n: ự ể ả

Trình t th t c ki m kê tài s n ự ủ ụ ể ả được ti n hành theo m t s bế ộ ố ước nh sauư

B ướ c 1:K toán thông báo cho b ph n s ti n hành ki m kê trế ộ ậ ẽ ế ể ước 02 ngày

+ Trưởng các b ph n tr c ti p s d ng tài s n;ộ ậ ự ế ử ụ ả

+ Trưởng phòng qu n lý tài s n, và các nhân viên tr c thu c b ph n ti n hành ki m ả ả ự ộ ộ ậ ế ể

kê, kê biên tài s n theo m u phòng k toán cung c pả ẫ ế ấ

B ướ c 2: Ti n hành ki m kê t i các ế ể ạ đơ n v tr c thu c phòng ban c a khách s n ị ự ộ ủ ạ

+ Sau 02 ngày k toán s tr c ti p ế ẽ ự ế đến t ng các b ph n ừ ộ ậ đối chi u ki m kê tài s n ế ể ả

i chi u v i b n

đố ế ớ ả do các b ph n cung c pộ ậ ấ

Ti n hành ki m kê tài s n c a ế ể ả ủ đơn v , b ph n tr c ti p s d ng tài s n ti n hành ị ộ ậ ự ế ử ụ ả ế

ki m kê tài s n vào th i i m k t thúc tháng ho c th i i m c th nh m ph c v cho ể ả ờ đ ể ế ặ ờ đ ể ụ ể ằ ụ ụ

m c ích nh t nh theo quy ch ho t ụ đ ấ đị ế ạ động c a khách s n.ủ ạ

Vi c ki m kê ph i d a trên s lệ ể ả ự ố ượng tài s n th c t hi n còn l u gi , s d ng ho c ả ự ế ệ ư ữ ử ụ ặ

nh n gi - g i trông gi h tránh vi c ki m kê nh ng tài s n không thu c s h u c a ậ ữ ử ữ ộ ệ ể ữ ả ộ ở ữ ủ doanh nghi p nh tài s n cá nhân, tài s n do bên ngoài g i trông gi t m th i.ệ ư ả ả ử ữ ạ ờ

B ướ c 3: T ng h p và th ng kê s li u ổ ợ ố ố ệ

C n c k t qu ki m kê tài s n th c t t i b ph n s d ng và k toán theo b ng bi uă ứ ế ả ể ả ự ế ạ ộ ậ ử ụ ế ả ể phù h p v i ợ ớ đặ đ ểc i m tài s n, m c ích ki m kê nh ng ph i ả ụ đ ể ư ả đảm b o các n i dung ả ộ

ch y u ủ ế để đ ánh giá tình hình qu n lý, s d ng tài s n n i b g m:ả ử ụ ả ộ ộ ồ

- Tài s n th a, thi u;ả ừ ế

- Chênh l ch s lệ ố ượng, giá tr gi a s sách và th c t :ị ữ ổ ự ế

- Tài s n c n s a ch a, nâng c p, i u chuy n n i b ả ầ ử ữ ấ đ ề ể ộ ộ

- Tài s n c n thanh lý: do h h ng, chi phí s a ch a l n, tiêu hao nhi u nhiên li u, ả ầ ư ỏ ử ữ ớ ề ệ

n ng lă ượng, không hi u qu …ệ ả

B ướ c 4: X lý s li u, l p Báo cáo k t qu ki m kê ử ố ệ ậ ế ả ể

- ánh giá tình hình qu n lý tài s n trong t ch c nói chung;Đ ả ả ổ ứ

- S li u chênh l ch gi a ki m kê th c t và s li u theo dõi c a các b ph n: nguyên ố ệ ệ ữ ể ự ế ố ệ ủ ộ ậ nhân, lý do, bi n pháp kh c ph c;ệ ắ ụ

- L p k ho ch s a ch a, nâng c p, b o trì, i u chuy n: trên c s nguyên nhân c ậ ế ạ ử ữ ấ ả đ ề ể ơ ở ụ

th do b ph n tr c ti p s d ng tài s n báo cáo.ể ộ ậ ự ế ử ụ ả

- Th ng kê, phân lo i tài s n ố ạ ả đề ngh thanh lý: trên c s nguyên nhân c th do b ị ơ ở ụ ể ộ

ph n tr c ti p s d ng tài s n báo cáo.ậ ự ế ử ụ ả

- Ki n ngh sau khi ki m kê: ế ị ể

+ Ch ế độ luân chuy n, l u gi h s gi a các b ph n;ể ư ữ ồ ơ ữ ộ ậ

+ Ch ế độ ả b o trì, b o hành, s a ch a tài s n;ả ử ữ ả

+ Ki n ngh x lý chênh l ch s li u;ế ị ử ệ ố ệ

+ Giao trách nhi m th c hi n, kh c ph cệ ự ệ ắ ụ

= > Sáu là Quy trình mua s m ắ

Thanh toán s a ch a, mua m i thi t b trong VP - CCDC – TSCD ử ữ ớ ế ị

a/ Các ch ng t c a quy trình ứ ừ ủ

+ Gi y ấ đề ngh thanh toán (theo m u 05-TT)ị ẫ

+ Phi u chi ti n n u là ti n m t, y nhi m chi n u là chuy n kho nế ề ế ề ặ Ủ ệ ế ể ả

+ B ng kê chi ti t t ng kho n chi phí n u thanh toán cho nhi u kho nả ế ừ ả ế ề ả

+ Đề xu t c a phòng ban(B n g c)ấ ủ ả ố

+ Có biên b n bàn giao TSC , CCDC gi a bên bán và bên muaả Đ ữ (người giao người

nh n ký rõ h tên)ậ ọ

+ Đề xu t t ng h p v t t , ccdc c n mua c a V n phòngấ ổ ợ ậ ư ầ ủ ă

+ Báo giá: yêu c u t 3 nhà cung c p tr lên s ch n nhà cung c p có giá th p nh t ầ ừ ấ ở ẽ ọ ấ ấ ấ trong 3 nhà cung c pấ

+ H p ợ đồng, Thanh lý H (n u có)Đ ế

+ Biên b n bàn giao có xác nh n c a Lãnh ả ậ ủ đạo Phòng Ban(theo m u) n u tài s n có ẫ ế ả giá tr l nị ớ

+ Hoá đơn tài chính (B n g c + b n copy)ả ố ả

+ B ng thanh toán ti n thuê ngoài theo M u s : 07-L TLả ề ẫ ố Đ

+ B ng phân b chi phí các phòng ban ch a bao g m thu (Theo m u)ả ổ ư ồ ế ẫ

Ghi chú: n u hóa ế đơ n trên > 20.000.000 b t bu c ph i có h p ắ ộ ả ợ đồ ng và chuy n kho n ể ả thanh toán cho nhà cung c p ấ để đượ c kh u tr thu GTGT ấ ừ ế đầ u vào

Tông gia tri thanh toan nêu: ̉ ́ ̣ ́ ́

- Dưới 10 triêu cân 1 – 2 bao gia canh tranh.̣ ̀ ́ ́ ̣

- T 10 triêu -> d ừ ̣ ướ i 50 triêu: ̣ phai 3 bao gia canh tranh, h p ông, biên ban ban ̉ ́ ́ ̣ ợ đ ̀ ̉ ̀ giao, hoa ́ đơn tai chinh, BB thanh ly h p ông.̀ ́ ́ ợ đ ̀

- T 50 triêu -> ừ ̣ trên 100 triêu ̣ : 3 bao gia, thanh lâp hôi ông l a chon ́ ́ ̀ ̣ ̣ đ ̀ ự ̣ đơn vi, quyêt́ inh l a ch n, h p ông, biên ban ban giao, hoa n tai chinh, BB thanh ly h p ông

b/ Quy trình th c hi n chung: ự ệ

B ướ c 01: Đơ n v , b ph n có nhu c u s d ng công c d ng c , tài s n c nh, ị ộ ậ ầ ử ụ ụ ụ ụ ả ố đị

và các công c c ng c khác ph c v công tác h tr cho c công vi c ác b ụ ụ ụ ụ ụ ỗ ợ ệ ộ

ph n l p: “ ậ ậ Gi y ấ đề đề xu t, d trù chi phí mua s m ấ ự ắ ”.

- Gi y ấ đề ngh c a ị ủ đơn v , b ph n ph i do Trị ộ ậ ả ưởng đơn v , trị ưởng b ph n ký chính, ộ ậ

ngườ đềi xu t s ký nháyấ ẽ

- Trong trường h p phó trợ ưởng đơn v , b ph n ký c n có "ị ộ ậ ầ Gi y y quy n ấ ủ ề " theo m u ẫ

c a phòng T ch c Hành chính Ho c trủ ổ ứ ặ ưởng b ph n ph i có thông báo xác nh n yộ ậ ả ậ ủ quy n cho phó trề ưởng đơn v ký thay b ng công c : email, sky, b àm, i n tho i…ị ằ ụ ộ đ đ ệ ạ cho các phòng ban làm vi c ệ đựơc bi tế

- B ướ c 02: - Phòng K toán nhân viên thu mua ế sau khi ã xem xét k càng tính đ ỹ

h p l và kh n ng cung ng = > ghi ngày nh n gi y ợ ệ ả ă ứ ậ ấ đề ngh vàị ký nháy vào gi y ấ đề ngh góc trái ho c bên ph i c a m c k toán trị ặ ả ủ ụ ế ưởng b ph n phòng k toán, n u c n ộ ậ ế ế ầ thi t thì có th photocopy tr l i cho ngế ể ả ạ ười g i 01 b n photo gi y ử ả ấ đề ngh (gi y này ị ấ làm c s ơ ở để xem xét trách nhi m, ch t lệ ấ ượng ph c v c a phòng QTTB).ụ ụ ủ

- Nhân viên thu mua l p gi y ậ ấ đề ngh t m ng theo m u ị ạ ứ ẫ : c n c nghi p v ă ứ ệ ụ

chuyên môn và ướ ược l ng giá c th trả ị ường cho các món hàng s mua s ẽ ẽ ướ ậc l p s ố

t nề T M NG Ạ Ứ

= > Nhân viên thu mua trình k toán tr ế ưở ng ký chính

B ướ c 03: K toán tr ế ưở ng ký chính giao l iạ Nhân viên thu mua trình “Gi y ấ đề

ngh , ị đề xu t mua hàng, công c d ng c , nguyên v t li u… ấ ụ ụ ụ ậ ệ ” và Gi y ấ đề ngh ị

t m ng (ạ ư kèm b ng báo giá – n u có) ả ế trình Giám đốc xem xét ch ỉ đạo hướng gi i ả quy t (ế n u gi y ế ấ đề ngh h p l ị ợ ệ)

B ướ c 04:

- Nhân viên thu mua hàng hoá, tài s n… i n tho i, fax ho c email ả đ ệ ạ ặ đơ đặn t hàng cho nhà cung c p yêu c u cung c p hàng, xác nh th i gian giao hàng c th ấ ầ ấ đị ờ ụ ể

- Nhân viên thu mua Ký nh n Biên b n bàn giao, hóa ậ ả đơn ch ng t : hóa ứ ừ đơ ẻn l , hóa

n, b ng kê…và mang s n ph m hàng hóa v công ty,

y vào: hóa n l , hóa n, b ng kê…

- Hàng v công ty Nhân viên b o v ki m nh v i vai trò là ngề ả ệ ể đị ớ ười giám sát và ghi sổ theo dõi xác nh n vi c bàn giao trên vào s l u.ậ ệ ổ ư

B ướ c 05:Nhân viên thu mua liên h phòng ban có nhu c u s d ng và ệ ầ ử ụ đề xu t xu ngấ ố

nh n và bàn giao và chuy n ch ng t cho k toán kho ti p nh n theo dõi nh p xu t ậ ể ứ ừ ế ế ậ ậ ấ

t n kho nguyên v t li u và phân b theo dõi chi ti t cho các phòng ban s d ngồ ậ ệ ổ ế ử ụ

N u là tài s n: ế ả L p biên b n bàn giao cho b ph n s d ng và qu n lý có ch ký c aậ ả ộ ậ ử ụ ả ữ ủ cán b qu n lý ộ ả đơn v ị để ử ụ s d ng

B ướ c 06: Ti n hành làm th t c thanh toán, quy t toán theo ế ủ ụ ế đầ đủy th t c nh m c ủ ụ ư ụ a/

- Sau khi được duy t, Phòng TC – KT l p phi u chi ti nệ ậ ế ề (theo M u s : 02-TT), l p ẫ ố ậ

y Nhi m chi ho c ch ng t ngân hàng khác

Ủ ệ ặ ứ ừ cho ngườ đềi ngh thanh toán, th ị ủ

q y chi ti n ho c k toán ngân hàng làm các th t c chuy n kho n, ngũ ề ặ ế ủ ụ ể ả ười nh n ti n ậ ề

ph iả ký, ghi rõ h tên ọ đầ đủ y

-N u mua N thì chuy n ch ng t cho k toán Nh p li u ế ợ ể ứ ừ ế ậ ệ đầ u vào kiêm k toán ế công n t ng h p ợ ổ ợ để theo dõi