HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN QUẢNG CÁO BẰNG PHÁT

Qua đó đi sâu nghiên cứu xung quanh hoạt động tổ chức sự kiện của công ty TNHH quảng cáo Bằng Phát ,làm rõ các quy trình tổ chức sự kiện mà công ty đã thực hiện thông qua các sự kiện mà

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP HỒ CHÍ MINH

HOÀN THIỆN QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI CÔNG

TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN QUẢNG CÁO BẰNG PHÁT

NGUYỄN LÊ HỒNG NHAN

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỂ NHẬN VĂN BẰNG CỬ NHÂN NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH THƯƠNG MẠI

Thành phố Hồ Chí Minh Tháng 07/2011

Hội đồng chấm báo cáo khóa luận tốt nghiệp đại học khoa Kinh Tế, trường Đại Học Nông Lâm Thành Phố Hồ Chí Minh xác nhận khóa luận “ Hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện tại công ty trách nhiệm hữu hạng quảng cáo Bằng Phát ” do Nguyễn Lê Hồng Nhan, sinh viên khóa 2007-2011, ngành Quản Trị Kinh Doanh Thương Mại, đã bảo vệ thành công trước hội đồng vào ngày _

Trần Đình Lý Người hướng dẫn

LỜI CẢM TẠ

Lời đầu tiên, tôi xin gửi lòng biết ơn chân thành và sâu sắc đến ba mẹ kính yêu cùng gia đình đã tạo mọi điều kiện thuận lợi để tôi được học tập và rèn luyện tại trường Đại học Nông Lâm Tp HCM trong suốt bốn năm học vừa qua

Tôi cũng xin gửi lờng biết ơn chân thành đến các quý thầy cô trường Đại học Nông Lâm Tp HCM, đặc biệt là các thầy cô khoa Kinh tế đã tận tâm truyền đạt những kiến thức quý báu và bổ ích trong suốt quá trình tôi học tập tại trường

Tôi xin gửi lòng biết ơn đến thầy Trần Đình Lý, giảng viên khoa Kinh Tế trường Đại học Nông Lâm Tp HCM đã tận tình hướng dẫn, góp ý tôi trong suốt quá trình hoàn thành luận văn

Sau cùng, tôi xin chân thành cảm ơn các cô chú, anh chị đang công tác tại văn phòng thương mại của Công ty TNHH Quảng cáo Bằng Phát đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn tôi trong suốt quá trình thực tập

Do kiến thức và thời gian có hạn nên luận văn không tránh khỏi còn có những thiếu sót cũng như hạn chế, rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của quý thầy cô

Xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện Nguyễn Lê Hồng Nhan

Tp HCM, tháng 07 năm 2010

tổ chức sự kiện, phân đoạn thị trường tổ chức sự kiện, cùng với các nhận định về xu hướng phát triển thị trường tổ chức sự kiện trong tương lai Qua đó đi sâu nghiên cứu xung quanh hoạt động tổ chức sự kiện của công ty TNHH quảng cáo Bằng Phát ,làm

rõ các quy trình tổ chức sự kiện mà công ty đã thực hiện thông qua các sự kiện mà công ty đã tổ chức, từ đó đưa ra các nhận xét, đánh giá xác thực nhất về các hoạt động này.Đưa ra phương án đề xuất giúp cho hoạt động tổ chức sự kiện tại công ty được thực hiện đồng bộ và chuyên nghiệp, nhằm đưa công ty trở thành một trong những công ty tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam

v

MỤC LỤC

Trang

Danh mục các chữ viết tắt vii

Danh mục các bảng viii

Danh mục các hình ix

CHƯƠNG 1 MỞ ĐẦU 1

1.1 Lý do chọn đề tài 1

1.2 Mục tiêu đề tài 2

1.2.1 Mục tiêu chung 2

1.2.2 Mục tiêu cụ thể 2

1.3 Phạm vi nghiên cứu 2

1.3.1 Phạm vi không gian 2

1.3.2 Phạm vi thời gian 2

1.4 Phương pháp thực hiện 2

1.5 Kết cấu khóa luận 3

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN 4

2.1 Thông tin tổng quát 4

2.2 Lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh 4

2.3 Mục tiêu kinh doanh của công ty 5

2.4 Cơ cấu bộ máy tổ chức 6

2.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian từ năm 2009 - 2010 8

2.5.1 Những dự án tiêu biểu 8

2.5.2 Kết quả hoạt động kinh doanh trong thời gian 2 năm gần đây 9

CHƯƠNG 3 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 13

3.1 Cơ sở lý luận 13

3.1.1 Khái niệm về tổ chức sự kiện 13

3.1.2 Vai trò tổ chức sự kiện đối với hoạt động phát triển của các doanh nghiệp hiện nay 13

3.1.3 Các loại sự kiện 14

3.1.4 Quy trình tổng quát khi thực hiện một chương trình Event 16

3.1.5 Những điều cần lưu ý khi lập một kế hoạch Event 17

3.1.4 Mô hình phân tích SWOT 18

3.2 Phương pháp nghiên cứu 19

CHƯƠNG 4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN 20

4.1.Thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của công ty 20

4.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức sự kiện: 20

4.2.1 Môi trường vĩ mô: 20

4.2.2 Môi trường cạnh tranh 21

4.2.3 Môi trường bên trong: 24

4.3 Quy trình tổ chức sự kiện tại công ty 24

4.4 Phân tích ma trận SWOT: 27

4.5 Đánh giá từng khâu trong quy trình tổ chức sự kiện 29

4.5.1 Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện và lập kế hoạch tổ chức sự kiện 29

4.5.2 Tổ chức và tính toán thời gian 32

4.5.3 Danh sách khách mời 33

4.5.4 Địa điểm tổ chức sự kiện 34

4.5.5 Tổ chức đưa đón khách 34

4.5.6 Khách tới sự kiện 35

4.5.7 Không gian thực hiện sự kiện 35

4.5.8 Một vài hình ảnh về không gian sự kiện mà công ty đã tổ chức 35

4.5.9 Tổ chức ăn uống trong sự kiện 38

4.5.10 Những vấn đề quan tâm khác 38

4.6 Đánh giá 38

4.6.1 Đánh giá về nhân sự 38

4.6.2 Đánh giá về mặt kỹ thuật 39

4.6.3 Đánh giá trong công tác quản lý 39

4.7 Một số giải pháp: 40

4.7.1 Giải pháp đối với định hướng chiến lược kinh doanh của công ty 40

4.7.2 Giải pháp cho hoạt động tổ chức sự kiện 40

4.7.3 Giải pháp về công tác tổ chức quản lý 45

4.7.4 Giải pháp về nâng cao quy trình tổ chức sự kiện 46

4.7.5 Các giải pháp khác 46

CHƯƠNG 5 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 48

5.1 Kết luận 48

5.2 Kiến nghị 48

TÀI LIỆU THAM KHẢO 49

DANH MỤC CÁC BẢNG

Trang

Bảng 2.1 Kết Quả Hoạt Động Kinh Doanh Qua 2 Năm 2009_2010 10

Bảng 2.2 Hiệu Quả Hoạt Động Kinh Doanh 11

Bảng 4.1 Thực Trạng Tổ Chức Sự Kiện Tại Công Ty năm 2010 20

Bảng 4.2 Phân Loại Một Số Sự Kiện Của BPRO Và Các Công Ty Cùng Ngành 23

Bảng 4.3 Ma Trận SWOT 28

Bảng 4.4: Bảng Dự Toán Ngân Sách Tổ Chức Sự Kiện “Lễ Ký Thỏa Thuận Hợp Tác Giữa Bayer và Viện Lúa ĐBSCL” 29

Bảng 4.5 Kế Hoạch Thi Công Hạng Mục 33

Bảng 4.6: Danh Sách Khách Mời Và Thư Mời “Lễ Ký Thỏa Thuận Hợp Tác Giữa BAYER và Viện Lúa ĐBSCL” 34

ix

DANH MỤC CÁC HÌNH

Trang

Hình 2.1 Sơ Đồ Bộ Máy Tổ Chức Công Ty 6

Hình 2.2 Kết Quả Hoạt Động Kinh Doanh Năm 2009 và 2010 11

Hình 4.1: Sơ Đồ Mô Tả Quy Trình 25

Hình 4.2: Các Phương Pháp Chuẩn Bị Tổ Chức Sự Kiện 32

Hình 4.3 Thời Trang Doanh Nhân 2007 36

Hình 4.4: Giải Thưởng Người Mẫu Việt Nam 2009 36

Hình 4.5: Gala Wedding 2010 37

Hình 4.6: Lễ Khánh Thành Các Đơn Vị 37

Hình 4.7: Lễ Khánh Thành Nhà Máy Bia Hà Nội – Mê Linh 38

Hoạt động quan hệ công chúng (Public Relations – PR) mà trong đó tổ chức sự kiện là một nhân tố quan trọng của hoạt động truyền thông và là một biến số trong các biến số của Marketing – Mix: sản phẩm , gái cả, xúc tiến hỗn hợp và kênh phân phối

mà các doanh nghiệp đặc biệt chú trọng nhằm truyên tải thông điệp và định vị thương hiệu của mình trong tâm trí khách hàng mục tiêu

Sự khủng hoảng kinh tế toàn cầu và khu vực, tác động không nhỏ đến kinh tế Việt Nam Các doanh nghiệp đối mặt với những khó khăn, thách thức, việc duy trì, giữ vững vị thế trên thị trường là một trong những vấn đề trọng tâm đối với các doanh nghiệp Vì thế, các hoạt động Marketing càng được các doanh nghiệp chú trọng hơn, đặc biệt là hoạt động truyền thông, mà trong đó hoạt động tổ chức sự kiện là một trong những lĩnh vực cực kỳ quan trọng của truyền thông

Nhận thấy tầm quan trọng của hoạt động tổ chức sự kiện, công ty TNHH quảng cáo Bằng Phát đã ngay càng phát triển lĩnh vực hoạt động tổ chức sự kiện của mình để chiếm lĩnh thị trường và tăng khả năng canh tranh trên thị trường

Sau một thời gian thực tập tại công ty TNHH quảng cáo Bằng Phát, với vốn kiến thức về chuyên môn của mình, thấy được năng lực kinh doanh và thực trạng tổ

chức sự kiện của công ty tôi đã chọn đề tài: “Hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện tại công ty TNHH quảng cáo Bằng Phát ”

1.2 Mục tiêu đề tài

1.2.1 Mục tiêu chung

Dựa trên cơ sở lý luận về tổ chức sự kiện đã học tập và nghiên cứu và qua thực

tế thực tập tại công ty từ đó đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình tổ chức

sự kiện của TNHH quảng cáo Bằng Phát

1.2.2 Mục tiêu cụ thể

Nghiên cứu hoạt động tổ chức sự kiện của công ty

Đánh giá,nhận xét về quy trình tổ chức sự kiện tại công ty

Đề ra các giải pháp để hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện

Đề tài được thực hiện từ 01/03/2011 đến 31/05/2011

Số liệu trong đề tài sử dụng từ năm 2008 đến 2010

1.5 Kết cấu khóa luận

Với nội dung và phạm vi nghiên cứu đã được xác định kết cấu đề tài gồm các phần chính sau đây

Chương I: Mở Đầu

Nêu lý do chọn đề tài tính cấp thiết của việc chọn đề tài,mục tiêu mà đề tài muốn hướng đến

Chương II: Tổng quan

Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Quảng cáo Bằng Phát, lịch sử hình thành và phát triển, tình hình hoạt động kinh doanh của công ty

Chương III: Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu

Nêu lý thuyết tổng quan về sự kiện và quy trình tổ chức sự kiện

Chương IV: Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Chương V :Kết luận và kiến nghị

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN

2.1 Thông tin tổng quát

Tên công ty: Công ty TNHH quảng cáo Bằng Phát

Tên đối ngoại: Bang Phat promotion co.,ltd

Tên viết tắt: BPRO

Địa chỉ: 18/25A-Cộng Hòa-Phường 12-Quận Tân Bình

Dịch vụ sáng tạo : những ý tưởng sáng tạo luôn rất quan trọng quyết định sự thành hay bại của một chiến dịch truyền thông dù là qua bất cứ một phương tiện nào hay một hình thức nào đi chăng nữa Những ý tưởng này đòi hỏi sự luôn mới mẻ,giúp khách hàng tạo ấn tượng mới trong mỗi lần ra quân

* Ý tưởng, sản xuất, quay phim quảng cáo

* Ý tưởng sản xuất kịch bản Event, Road show

* Thiết kế sân khấu, thiết kế quảng cáo,catalogue,thiết kế bảng biển

* Quảng cáo trên truyền hình Tư vấn các chương trình phù hợp với đối tượng quảng cáo trên những tiết mục đặc biệt của truyền hình

* Quảng cáo báo chí Xây dựng chiến lược quảng cáo, thiết lập những thông tin, lựa chọn phương tiện báo chí phù hợp với sản phẩm của khách hàng

* Sản xuất chương trình truyền hình, phát sóng theo từng chương trình hoặc theo năm

* Xây dựng kịch bản, mời tài trợ, tổ chức biểu diễn

* Sản xuất và tổ chức các chương trình ca nhạc, thời trang

* Tổ chức Lễ hội , festival

* Tổ chức hội nghị, hội thảo

* Tổ chức giới thiệu sản phẩm mới, triển lãm

* Tổ chức lễ khai trương, khởi công, động thổ

* Quảng cáo qua các sự kiện văn hoá, thể thao, trò chơi truyền hình

Dịch vụ truyền thông :

* Lập kế hoạch truyền thông cho các thương hiệu, doanh nghiệp trên truyền hình, báo chí, đài phát thanh

* Tổ chức họp báo, viết thông cáo báo chí

* Tư vấn chiến lược truyền thông tổng thể, booking media

* Xây dựng kế hoạch phát triển thị trưởng

2.3 Mục tiêu kinh doanh của công ty

Ngay từ khi thành lập BPRO đã hướng tới mục tiêu quan trọng và chủ chốt là trở thành doanh nghiệp đứng đầu trong lĩnh vực truyền thông, quảng cáo và tổ chức sự kiện Cung cấp các sản phẩm dịch vụ hỗ trợ marketing cho các doanh nghiệp

Là một trong những công ty đứng đầu về cung cấp dịch vụ truyền thông quảng cáo cho các doanh nghiệp Cung cấp dịch vụ thết kế truyền thông đa phương tiện với nhiều ưu thế vượt trội về mức độ tiện ích, hiệu quả sử dụng, tạo phong cách chuyên nghiệp và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp trong hoạt động marketing, quảng bá sản phẩm dịch vụ và bán hàng

Đặt chỉ têu về doanh thu cho doanh nghiệp đến năm 2012 có thể đạt mức 40 triệu USD / năm

2.4 Cơ cấu bộ máy tổ chức

Hình 2.1 Sơ Đồ Bộ Máy Tổ Chức Công Ty

Nguồn: Phòng Phó giám đốc điều hành

Phòng hành chính nhân sự

Phòng kế toán

Phòng PR Phòng thiết

kế

Ban giám đốc : Nhiệm vụ hỗ trợ quản lý đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp

luật về các lĩnh vực hay quyền hạn mà mình quản lý

Các phòng ban gồm có: Phòng tổ chức sự kiện gồm 10 người, phòng kinh doanh gồm

5 người, phòng hành chính nhân sự gồm 4 người, phòng kế toán gồm 3 người, phòng

PR gồm 3 người, phòng thiết kế gồm 3 người

Phòng Hành chính nhân sự :

Nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự :

Tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Xây dựng và kiện toàn cơ cấu tổ chức, quy chế quản lí, quy trình tác nghiệp và nội quy làm việc

Quản trị hành chính- văn phòng, cung cấp các dịch vụ hỗ trợ và hậu cần cho các pho(ng ban

Làm việc với các cơ quan truyền thông về hoạt động của công ty, các cơ quan Nhà nước về các vấn đề lao động, hành chính

Nhiệm cụ cơ bản của phòng kinh doanh:

Quản lý các hoạt động kinh doanh của công ty, đưa ra các dự án chiến lược kinh doanh cho công ty,tìm kiếm khách hàng và làm việc trực tiếp với khách hàng

Tư vấn cho lãnh đạo công ty về việc phê duyệt và kiểm soát dự án đầu tư

Hướng dẫn đào tạo những nhân viên kinh doanh, bán hàng trực tiếp cho công

Phòng Tổ chức sự kiện:

Nhiệm vụ của phòng tổ chức sự kiện:

Tổ chức và thực hiện nhưng sự kiện do công ty tổ chức cũng như sự kiện công

ty được thuê tổ chức

Viết kịch bản , ý tưởng cho một chương trình sự kiện

Dự toán được chi phí và những vấn đề liên quan đến mỗi sự kiện

Phối hợp với các bộ phận triển khai tổ chức các sự kiện nội bộ và các sự kiện

mà công ty tham gia và tổ chức như tiệc cuối năm hay tiệc đầu năm,tiệc sinh nhật công ty

Thực hiện viết bài và xuất bản báo chí

Tham gia xây dựng các mối quan hệ công chúng

2.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong thời gian từ năm 2009 - 2010 2.5.1 Những dự án tiêu biểu

Qua mấy năm hoạt động công ty đã đạt được tương đối những thành tích tiêu biểu,nhiều sự kiện mà BPRO tổ chức được mọi người biết đến không chỉ qua kênh thông tin báo chí mà còn được trình chiếu trên truyền hình Dưới đây là một số dự án

mà BPRO thực hiện:

- Giải thưởng quảng cáo sáng tạo Việt Nam

- Trung tâm thương mại Vincom CityTowers

- Dịch vụ quảng cáo truyền thông tổng thể cho thương hiệu VINPEARL ( khu

du lịch 5 sao ) tại Việt Nam

- Xây dựng chiến lược PR, đưa ra giải pháp tổng thể cho khu vui chơi cao cấp Tuần Châu và khu biệt thự Hồng Châu

- Dịch vụ quảng cáo, xây dựng hình ảnh, tổ chức sự kiện khai trương cho trung tâm thương mại Vincom CityTowers

- Tổ chức biểu diễn với quy mô lớn : Wedding Gala 2010,Thời Trang Doanh nhân tổ chức Thường niên, Giải thưởng quảng cáo sáng tạo Việt Nam

- Tổ chức các tiệc chiêu đãi, hội nghị khách hàng cho các đối tác trong và ngoài nước

-Tổ chức và thực hiện Giải thưởng quảng cáo Sáng tạo Việt Nam 2008

- Phối hợp tổ chức giải thưởng 500 thương hiệu nổi tiếng 2010

2.5.2 Kết quả hoạt động kinh doanh trong thời gian 2 năm gần đây

Sau 5 năm hoạt động tại thị trường Việt Nam và TP Hồ Chí Minh là thị trường mục tiêu trong những năm đầu phát triển, Hoạt động kinh doanh của BPRO đã mang lại những kết quả đáng kể Dưới đây là thông tin về kết quả hoạt động kinh doanh của BPRO qua các năm 2009 và 2010

Bảng 2.1 Kết Quả Hoạt Động Kinh Doanh Qua 2 Năm 2009_2010

Đơn vị tính : 100.000.000 đồng

Các khoản giảm trừ doanh thu 0.51 1.19 0.68 133.33

Tổng lợi nhuận trước thuế 84.35 225.90 141.55 167.81

Chi phí thuế TNDN hiện hành 2.83 11.30 8.47 299.29

Lợi nhuận sau thuế 81.53 214.61 133.08 163.23

Nguồn: Phòng Phó giám đốc điều hành

Bảng 2.2 Hiệu Quả Hoạt Động Kinh Doanh

Nguồn: Phòng Phó giám đốc điều hành

Hình 2.2 Kết Quả Hoạt Động Kinh Doanh Năm 2009 và 2010

Tuy nhiên, bên cạnh đó các khoản giảm trừ doanh thu cũng như các chi phí khác trong năm 2010 cũng theo đó tăng tương ứng với mức chênh lệch khá lớn Cụ thể

các khoản giảm trừ doanh thu: tăng 133.33% tương đương 68 triệu và chi phí khác tăng 621.03% tương đương 145 triệu

Theo định hướng những năm tới công ty sẽ chú trọng hơn nữa vào mảng tổ chức sự kiện (TCSK), do đó việc hoàn thiện hơn nữa quy trình hoạt động, cắt giảm chi phí các khâu, đồng thời tăng hiệu quả đầu tư những lĩnh vực khác (quảng cáo, truyền thông, tài chính ) đang rất được lãnh đạo công ty quan tâm

CHƯƠNG 3

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP

NGHIÊN CỨU

3.1 Cơ sở lý luận

3.1.1 Khái niệm về tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện (Event) là việc "đánh bóng" cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện Đây còn là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp Event có nhiều loại như: khai trương, động thổ, kỷ niệm, trình diễn thời trang, hội nghị khách hàng, họp báo Ngoài ra có những Event quy mô rất lớn như : những cuộc thi hoa hậu, những Event văn hóa , lễ hội, hội chợ hàng Việt Nam chất lượng cao, hoặc những chương trình biểu diễn nghệ thuật

Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết Sự chuyên nghiệp thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết mỗi khâu trong event

3.1.2 Vai trò tổ chức sự kiện đối với hoạt động phát triển của các doanh nghiệp hiện nay

Người tiêu dùng đặt niềm tin và ưa chuộng vào một sản phẩm có thương hiệu mạnh bởi người ta tin rằng một “sản phẩm, dịch vụ… có thương hiệu tốt chắc chắn phải có chất lượng tốt” Vì thế, mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững trong cơ chế thị trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, thì song song với những kế hoạch và chính sách kinh doanh tốt, yếu tố xây dựng thương hiệu trở thành một vấn đề nóng bỏng, mang tính sống còn

Trong hoạt động marketing nói chung và hoạt động quảng bá xây dựng thương hiệu, giới thiệu sản phẩm xúc tiến thương mại nói riêng thì hoạt động tổ chức sự kiện Event đã trở thành một kênh thông tin tuyên truyền hiệu quả cho các doanh nghiệp Qua hoạt động Event là dịp để người tiêu dùng nhớ đến thương hiệu, hiểu về lịch sử hình thành và phát triển thương hiệu… Cũng thông qua chương trình này, thương hiệu sản phẩm và những người sáng lập ra doanh nghiệp cũng để lại những ấn tượng, tình cảm tốt đẹp trong lòng công chúng Người tiêu dùng luôn ấn tượng mạnh mẽ với các chương trình không mang tính thời vụ, hoặc không quảng bá trực diện mà nhà tổ chức thật khéo léo chuyển tải những thông điệp một cách tinh tế

Hội nhập nền kinh tế toàn cầu, ngành tổ chức Event có một vai trò rất quan trọng Thông qua các chương trình sự kiện trở thành cầu nối giữa nhà cung cấp sản phẩm và những người tiêu dùng

3.1.3 Các loại sự kiện

Khai trương

Là một trong những lý do tốt nhất để tổ chức một sự kiện Để có tác dụng tốt, bạn phải làm cho sự kiện này mang một nét đặc trưng riêng, nói lên được ngành nghề

và chuyển tải được thông điệp mà bạn muốn nhắn gửi đến khách hàng, đó là: ”Chúng tôi đã có mặt Chúng tôi khác với các đối thủ cạnh tranh, chúng tôi tốt hơn các đối thủ cạnh tranh và chúng tôi đang sẵn sàng phục vụ bạn” Bạn phải làm cho khách hàng có

ấn tượng mới lạ và tốt đẹp về buổi lễ khai trương Nên tránh đi vào lối mòn như nhất thiết phải có chạy thử máy (đối với việc khai trương nhà máy sản xuất), cắt băng khánh thành…Hãy nghĩ ra những cách làm sáng tạo Chẳng hạn, nếu khai trương một cửa hàng bán đồ điện tử, bạn có thể dùng một bộ điều khiển từ xa để mở cửa vào giờ khai trương Hay để cho buổi lễ khai trương thêm phần ấn tượng, bạn có thể thiết kế thiệp mời độc đáo, đăng tải tin trên báo chí, tổ chức các chương trình giải trí, biểu diễn, tặng quà cho những người đến dự Ngoài ra, bạn cũng có thể nghĩ ra những cách

để ghi nhớ và cảm ơn những khách hàng đầu tiên như gửi phiếu mua hàng miễn phí hoặc giảm giá, ghi lại tên và ngày sinh khách hàng để gửi thiệp chúc mừng sinh nhật

Giới thiệu sản phẩm mới

Những buổi giới thiệu sản phẩm mới thường được đi kèm với các chương trình giải trí, biểu diễn Tuy nhiên, bạn không nên để những chương trình này kéo dài quá

mức và làm cho khách hàng sao lãng với mục đích chính của bạn là giới thiệu sản phẩm hay dịch vụ Nói một cách khác, những chương trình giải trí và biểu diễn chỉ là những “chất xúc tác” còn sản phẩm hay dịch vụ của công ty bạn vẫn là phần “cốt lõi” Ngoài ra, bạn cũng nên chú ý đến yếu tố không gian và thời gian khi tổ chức các buổi giới thiệu sản phẩm mới

Các kỳ nghỉ, các ngày lễ

Những dịp lễ Giáng Sinh, năm mới hoặc khi hè về, thu sang, đông đến…đều là những dịp rất tốt để bạn tổ chức các sự kiện đặc biệt Tuy nhiên, điều quan trọng là bạn phải xây dựng được những chương trình độc đáo nhưng không đi quá xa thông điệp mà bạn muốn gửi gắm đến khách hàng

Sự xuất hiện của những người nổi tiếng

Làm việc với những người nổi tiếng tuy khá phức tạp nhưng lại có tác dụng rất tốt đối với chương trình tiếp thị của bạn Trước khi tiếp cận với các nhân vật nổi tiếng, điều quan trọng là cần phải nghiên cứu kỹ lịch trình làm việc và cá tính của họ xem có thích hợp với mục tiêu tiếp thị và hình ảnh của công ty bạn hay không Nên đối xử với những người nổi tiếng theo một tác phong “chuyên nghiệp” và nên báo cho họ biết trước chương trình chi tiết Khi mời những nhân vật nổi tiếng hợp tác, bạn cũng phải xác định xem đối tượng khách hàng mà bạn muốn thu hút là ai, bạn muốn đưa tin về

sự kiện xuất hiện của các nhân vật này trên các phương tiện truyền thông nào và bạn muốn tạo ra ấn tượng lâu dài nào đối với khách hàng

Đồng tài trợ

Để đạt được các mục tiêu tiếp thị của mình, bạn còn có thể tham gia tài trợ cho một sự kiện nào đó do các công ty khác tổ chức hoặc hợp tác với họ để tổ chức các chương trình từ thiện, chúc mừng sinh nhật của các doanh nghiệp khác, tài trợ cho các chương trình thi đấu thể thao, hội họp…Nhưng nên nhớ rằng, không phải chương trình nào cũng đều thích hợp cho tất cả các doanh nghiệp Việc hợp tác tổ chức sự kiện phải tuỳ theo đặc điểm ngành nghề kinh doanh của công ty bạn và phù hợp với nhu cầu của khách hàng

Kỷ niệm thành lập

Đây là một sự kiện đặc biệt mà hầu hết các doanh nghiệp đều có thể tổ chức Có một thâm niên hoạt động trong một ngành nghề nào đó là một điều đáng để doanh

nghiệp tự hào và bạn nên tận dụng cơ hội này để củng cố sự ủng hộ, lòng trung thành của những khách hàng trong quá khứ và hiện tại Buổi tiệc “sinh nhật” cũng là dịp để bạn mời những khách hàng tiềm năng và xây dựng quan hệ với họ

Tổ chức các trò chơi và các cuộc thi

Thực tế cho thấy, các trò chơi và các cuộc thi là những sự kiện gây được khá nhiều sự chú ý từ khách hàng Tuy nhiên, những chương trình này chỉ có tác dụng tốt nếu nó được tổ chức và quản lý một cách hợp lý và nghiêm túc Nghĩa là, bạn phải chứng minh được tính chuyên nghiệp trong việc tổ chức các trò chơi và các cuộc thi Mọi người cần phải được thông báo, hướng dẫn rõ ràng về những thể lệ cuộc chơi như cách thức chọn lựa, đánh giá và trao giải thưởng Và một điều quan trọng là nếu bạn đã hứa hẹn có những giải thưởng nào thì phải giữ đúng lời hứa

3.1.4 Quy trình tổng quát khi thực hiện một chương trình Event

Quản lý một Event bao gồm quá trình hoạch định và kiểm soát về chi phí (cost), công việc (content) và rủi ro (risk) đi kèm với những ràng buộc về luật pháp (legal), văn hoá đạo đức (ethical) và những thay đổi không thể lường trước được ở bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp

Công việc tổ chức Event là một công việc khó Nhưng một chương trình Event luôn phải trải qua những bước cơ bản sau:

Hình thành chủ đề (theme) cho sự kiện

Chủ đề này sẽ bị ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức (site choice), văn hoá riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); và vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (catering), hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects)

Nếu là Event Lunching sản phẩm thì chủ đề nó phụ thuộc vào thông điệp

mà sản phẩm (brand) đó muốn đưa đến khách hàng mục tiêu.Ngoài ra, nó còn phụ thuộc vào chiến lược marketing dài hạn mà công ty đó mong muốn

Viết chương trình (proposal)

Là cách tạo sản phẩm Event trên giấy tờ Chương trình này sẽ được gởi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng Thông thường,

đối với một Event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt giữa các công ty Event với nhau Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của Event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức Để cho proposal sinh động,

ấn tượng và chuyền tải được ý tưởng để cho khách hàng cảm được thì phải có hình ảnh thiết kế minh hoạ: Sân khấu, tổng thể mặt bằng, banner, backdrop chính , hệ thống đèn, âm thanh, và tất cả các thứ đi theo của chương trình

Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát

Lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc "đặt ngoài" theo kế hoạch và có

sự giám sát của các trưởng bộ phận

Tổ chức sự kiện và theo dõi sự kiện

Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại để cùng giải quyết tại chỗ

Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho

Dọn dẹp nơi tổ chức, sửa lại những vật dụng đã sử dụng, thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp, bảo quản kho…

Họp rút kinh nghiệm

Sau khi Event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi nhận lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau

3.1.5 Những điều cần lưu ý khi lập một kế hoạch Event

Mục đích chính của các doanh nghiệp vẫn là tạo ra lợi nhuận từ việc kinh doanh sản phẩm Vì vậy, việc xây dựng hay khuếch trương thương hiệu thông qua các sự kiện, xét cho cùng, cũng chỉ là một bước trong chiến lược quảng bá Dù xuất hiện dưới hình thức nào, hỗ trợ phát triển thể thao, đề cao văn hóa hay tinh thần thiện nguyện, thì

tác động sau sự kiện đó đối với hiệu quả kinh doanh cũng cần đặc biệt

Mọi chương trình Event cần được lập kế hoạch và thể hiện bằng văn bản và mọi việc được tiến hành đều liên quan đến chủ đề chung của chương trình Event Mọi chi tiết và vai trò của từng người cũng được sắp xếp quản l ý từ trước để đảm bảo rằng mọi việc được thực hiện theo đúng kế hoạch

Tố chất của chuyên viên tổ chức sự kiện

Các chuyên gia ví người tổ chức sự kiện như một "nghệ nhân ghép hình" "Tỉ

mỉ, cẩn trọng đến từng tiểu tiết, sau đó mới đến ý tưởng " là phác họa ngắn gọn kỹ năng cần có của một chuyên viên tổ chức sự kiện (Event Specialist)

Người tổ chức sự kiện giỏi chắc chắn không thể thiếu những tố chất như: óc tổ chức tốt, năng động, nhanh nhẹn, kiên nhẫn, có khả năng thiết lập mối quan hệ tốt, có khả năng làm việc theo nhóm, có sức khỏe và niềm đam mê Và sự sáng tạo cũng là một yếu tố không thể thiếu trong nghề này Nghề tổ chức sự kiện là nghề đòi hỏi người thực hiện cực kỳ bền sức và chịu được áp lực cao Họ còn phải biết cách xoay xở và ứng phó trong mọi tình huống Ít người biết rằng từ khi bắt đầu sự kiện cho đến khi kết thúc, người tổ chức sự kiện dù có bề ngoài trầm tĩnh thế nào chăng nữa nhưng đầu óc

họ đang “căng ra” để dự trù và xử lý bất kỳ “sự cố không mời mà đến nào” Chỉ khi sự kiện kết thúc, người tổ chức sự kiện mới có thể nhẹ nhõm

3.1.4 Mô hình phân tích SWOT

Mô hình phân tích SWOT là một công cụ rất hữu dụng cho việc nắm bắt và ra quyết định trong mọi tình huống kinh doanh đối với bất kỳ doanh nghiệp nào SWOT

là khung lý thuyết mà dựa vào đó, doanh nghiệp có thể xét duyệt lại các chiến lược, xác định vị thế, hướng đi của một doanh nghiệp, phân tích các đề xuất kinh doanh hay bất cứ ý tưởng nào liên quan đến quyền lợi doanh nghiệp Trên thực tế, việc vận dụng SWOT trong xây dựng kế hoạch kinh doanh, hoạch định chiến lược, đánh giá đối thủ cạnh tranh, khảo sát thị trường, phát triển sản phẩm và cả trong các báo cáo nghiên cứu… đang ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn

SWOT là tập hợp những chữ cái đầu tiên của các từ tiếng Anh, việc phân tích SWOT gồm 4 yếu tố chính:

 S: Strength – những điểm mạnh, ưu thế, sở trường

 W: Weeknesses – những điểm yếu

 O: Opportunities – những cơ hội

 T: Threats – những đe dọa, nguy cơ, rủi ro

Phân tích các thế mạnh và điểm yếu là phân tích những yếu tố bên trong ảnh hưởng tới khả năng đạt mục tiêu Còn phân tích những cơ hội và thách thức là phân tích các yếu tố của môi trường bên ngoài Việc áp dụng công cụ phân tích SWOT tiến

hành bằng cách xác định mục tiêu cần phân tích, liệt kê tất cả những điểm thuộc bốn yếu tố chính nói trên, sau đó kết hợp các yếu tố để lựa chọn ra phương án tối ưu cho doanh nghiệp

Vượt qua các điểm yếu bằng cách tận dụng cơ hội

THREATS

Liệt kê các mối đe dọa

Dựa vào những điểm mạnh để tránh các mối đe dọa

Tối thiểu hóa các điểm yếu và tránh khỏi các mối đe dọa

3.2 Phương pháp nghiên cứu

Tiến hành nghiên cứu tại bàn, tìm hiểu thông tin, kiến thức về Event qua sách báo, internet, chọn lọc và xử l ý dữ liệu, sau đó mô tả lại

-Quan sát và học hỏi từ những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực Event Từ

đó đánh giá và xem xét các vấn đề cần thiết theo mục đích của đề tài

-Đúc kết những kiến thức được học ở trường và rút ra từ kinh nghiệm bản thân

tiến hành nghiên cứu đề tài

CHƯƠNG 4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN

4.1.Thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của công ty

Bảng 4.1 Thực Trạng Tổ Chức Sự Kiện Tại Công Ty năm 2010

Đơn vị tính: triệu đồng

Loại sự kiện Số lượng Lợi nhuận bình quân

một sự kiện Khai trương 35 42,8

Hà Nội và các tỉnh lân cận.Tuy nhiên công ty chưa phối hợp với những công ty khác

để tổ chức những chương trình mang tầm khu vực và quốc tế.Công ty vẫn chưa thực hiện được những chương trình hội nghị kết hợp du lịch và một số chương trình liên khu vực

4.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức sự kiện:

4.2.1 Môi trường vĩ mô:

Kinh tế:

Nền kinh tế Việt Nam vốn đang tăng trưởng khá nhanh Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ ra đời kèm theo sự du nhập của những công ty nước ngoài khiến cho sự cạnh tranh ngày càng gay gắt.Nhu cầu về tổ chức sự kiện cũng tăng theo.Tuy nhiên ngày càng có nhiều công ty tổ chức sự kiện,quảng cáo ra đời