Tìm hiểu nghiệp vụ kế toán tiền mặt tại doanh nghiệp tư nhân minh hải dương

Tiền mặt giúp doanh nghiệp nhanh chóng đầu tư góp vốn liên doanh dua nguyên vật liệu cung cấp cho quá trình sản xuất trả lương cho nhân viên thanh toán các khoản chi phí đồng thời sự luâ

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong nền kinh tế hiện nay sức mạnh cạnh tranh để tồn tại là một tất yếu đối với mỗi doanh nghiệp Do đó, để đảm bảo cho sự phát triển và có thể đứng vững trên thi trường doanh nghiệp cần cố số vốn đủ lớn để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh tiền mặt chính là tiềm lực là một vai trò trong những biểu hiện vốn của doanh nghiệp

Tiền mặt giúp doanh nghiệp nhanh chóng đầu tư góp vốn liên doanh dua nguyên vật liệu cung cấp cho quá trình sản xuất trả lương cho nhân viên thanh toán các khoản chi phí đồng thời sự luân chuyển nhanh chóng của tiền mặt giúp tạo ra lợi nhuận đạt hiệu quả cao nhất kịp thời hình thành số vốn mới cho quá trình sản xuất kinh doanh sau đó giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển hơn tạo uy tín cho doanh nghiệp trên thương trường

Do tầm quan trọng đó của tiền mặt doanh nghiệp cần chủ động đưa ra biện pháp xử lý và quản lý tiền mặt doanh nghiệp cần chủ động đưa ra biện pháp quản lý và sử dụng tiền mặt khoa học hơn nhằm hoàn thiện quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp xuất phát từ những lý do trên của tiền mặt nên em chon đề tài tìm hiểu nghiệp vụ kế toán tiền mặt tại Doanh nghiệp tư nhân Minh Hải Dương để hoàn thành chuyên đề thực tập cuối khóa

2 Mục đích nghiên cứu

Thông qua quá trình đi thực tập tại Doanh nghiệp tư nhân Minh Hải Dương và việc nghiên cứu kế toán tiềm mặt tại doanh nghiệp đã giúp em hiểu biết thêm về các nghiệp vụ kế toán tiền mặt trong thực tế từ đó giúp em so sánh giữa lý thuyết và thực tiễn nhờ vậy mà em tích lũy kinh nghiệp để giúp

em làm tốt công tác kế toán sau này Đồng thời đề ra giải pháp khắc phục thực trạng kế toán tiền mặt tại doanh nghiệp

3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là các chứng từ sổ sách kế toán phương pháp ghi chép có liên quan đến kế toán tiền mặt tại doanh nghiệp tư nhân Hải Dương

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Xây dựng cơ sở lý luận về kế toán tiền mặt tại doanh nghiệp vừa và nhỏ

- Tìm hiểu thực trạng kế toán tại doanh nghiệp tư nhân Minh Hải Dương

- Đề xuất các giải pháp có thể khắc phục về kế toán tiền mặt tại Doanh nghiệp tư nhân Minh Hải Dương về thực trạng

5 Nội dung nghiên cứu

- Cơ sở lý luận về kế toán tiền mặt tại doanh nghiệp vừa và nhỏ

- Thực trạng của kế toán tiền mặt tại doanh nghiệp tư nhân Minh Hải Dương

- Các giải pháp khắc phục hạn chế kế toán tiền mặt tại doanh nghiệp tư nhân Minh Hải Dương

- Kết luận kiến nghị về kế toán tiền mặt tại doanh nghiệp tư nhân Minh Hải Dương

6 Các phương pháp nghiên cứu

Trong đề tài này em chọn hai phương pháp:

Phương pháp quan sát khoa học làm phương pháp nghiên cứu chủ đạo Phương pháp phỏng vấn và phương pháp tổng kết kinh nghiệm làm phương pháp bổ trợ

CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ LUẬN KẾ TOÁN TIỀN MẶT TẠI DOANH NGHIỆP THƯƠNG MAI

I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG

1 Khái niệm

Tiền mặt trong doanh nghiệp là một bộ phận của vốn bằng tiền thuộc tài sản lưu động của doanh nghiệp và có khả năng thanh toán tức thời tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm tiền Việt Nam ngoại tệ vàng bạc

2 Phân loại

Tiền mặt bao gồm

- Tiền Việt Nam

- Ngoại tệ

- Vàng bạc, kim quý, đá quý

3 Nguyên tắc

Trong các doanh nghiệp bao giờ cũng phải có một lượng tiền mặt nhất định tại quỹ để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu hàng ngày cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vì vậy việc quản lý tiền mặt của doanh nghiệp phải theo nguyên tắc như sau:

+ Tiền mặt tại quỹ doanh nghiệp phải được bảo quản trong két hòm sắt

đủ, điều kiện an toàn chống mất cấp mất trộm chống cháy chống mối xông

+ Các khoản tiền mặt vàng bạc kim khí quý đá quý do các đơn vị khác

và cá nhân ký cược ký gửi tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các tài sản bằng tiền của doanh nghiệp.,

+ Riêng đối với vàng bạc khi khí quý đá quý trước khi nhập quỹ phải làm đầy đủ các thủ tục về cân đếm số lượng trong trọng lượng và giám định chất lượng sau đó niêm phong có xác nhận của người ký cược ký quỹ trên dấu niêm phong

+ Mọi nghiệp vụ liên quan đến thu chi giữ gìn và bảo quản tiền mặt do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện

+ Thủ quỹ không được nhờ người khác làm thay mình Khi cần thiết phải ủy quyền cho ai làm thay thì phải có quyết định của giám đốc công ty bằng văn bản

+ Căn cứ vào phiếu thu phiếu chi và các chứng từ hợp lệ thủ quỹ tiến hành thu hoặc chi tiền mặt

+ Thủ quỹ và kế toán thường xuyên kiểm tra đối chiếu quỷ tiền mặt của doanh nghiệp nhằm đảm bảo tiền mặt phải phù hợp với số dư trên sổ đúng theo quy định

4 Nhiệm vụ kế toán

- Ghi chép phản ánh kịp thời đầy đủ chính xác tình hình biến động tăng giảm của vốn bằng tiền phát sinh trong doanh nghiệp

- Phải thường xuyên giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng vốn bằng tiền mặt và kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kế toán và thủ quỹ

- Phải chấp hành chế độ quy định về quản lý tiền mặt

- Khi lập các chứng từ mở các sổ sách kế toán có liên quan đến tiền mặt ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các nghiệp vụ

Trong quá trình thực hiện ghi chép các chức năng kiểm soát và phát hiện các trường hợp chi tiêu lãng phí hay không đúng về chế độ để có biện pháp xử lý đúng lúc không gây ảnh hưởng hay tổn thất đối với doanh nghiệp

II HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TIỀN MẶT

1 Kế toán chi tiết

1.1.

- Phiếu thu

- Phiếu chi

- Biên lai thu tiền

1.2 Sổ sách sử dụng

- Sổ cái

- Nhật ký chung

- Sổ quỹ tiền mặt

1.3 Luân chuyển chứng từ

- Căn cứ vào phiếu thu phiếu chi và các chứng từ có liên quan đến chi tiền mặt sau đó ghi quỹ

- Cuối ngày sau khi ghi tất cả các phiếu trong ngày vào sổ quỹ thủ quỹ lập báo cáo quỹ làm 2 bảng 1 bảng thủ quỹ lưu 1 gửi cho kế toán có kèm chứng từ gốc để căn cứ ghi vào sổ kế toán

- Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ (phiếu thu, phiếu chi) đã kiểm tra hợp lệ ghi vào sổ tiền mặt sau đó căn cứ vào sổ tiền mặt để ghi vào

sổ nhật ký chung

2 Kế toán tổng hợp

Số liệu gửi sổ quỹ tiền mặt phải được đối chiếu với sổ kế toán tiền mặt nếu có chênh lệch kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và biện pháp xử lý kịp thời

2.1 Tài khoản sử dụng

TK 111: Tài khoản tiền mặt

Tài khoản 111 “Tiền mặt” tài khoản này phải ánh tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt gồm tiền Việt Nam ngoại tệ vàng bạc tại quỹ của doanh nghiệp

TK 111 có 3 TK cấp II

+ TK 1111 tiền Việt Nam

+ TK 1112 ngoại tệ

+ TK 1113 vàng bạc kim quý đá quý

* Nội dung và kết cấu TK 111

Bên nợ

- Các khoản tiền mặt ngân phiếu ngoại tệ vàng bạc kim khí quý đá quý nhập quỹ tiền mặt

+ Thu tiền bán hàng thu tiền nợ rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt

- Số tiền thừa ở quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê.

- Phản ánh các khoản thu tiền mặt quỹ tiền mặt tồn tại của doanh nghiệp

Bên có

- Các khoản tiền mặt ngân phiếu ngại tệ, vàng bạc, kim khí quí đá quý xuất quỹ tiền mặt

- Số tiền mặt thiếu ở quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê

- Phản ánh các khoản chi tiền mặt trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Số dư bên nợ

- Các khoản tiền mặt ngân phiếu ngoại tệ vàng bạc đá quý tồn quỹ vào cuối kỳ

Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản có liên quan đến tài khoản sử dụng 111

+ TK 112 Tiền gửi ngân hàng

+ TK 141 Tạm ứng

+ TK 133 Thuế GTGT đầu vào

+ TK 138 Phải thu khác

+ TK 331 Phải trả người bán

+ TK 311 Vay ngán hạn

+ TK 333 Thuế và các khoản phải nộp ngân sách nhà nước

+ TK 334 Phải trả cho người lao động

+ TK 3331 Thuế GTGT phải nộp

+ TK 515 Doanh thu hoạt động tài chính

+ TK 642 Chi phí quản lí kinh doanh

+ TK 811 Chi phí hoạt động khác

2.2 Phương pháp hạch toán

2.2.1 Các nghiệp vụ làm tăng tiền mặt

(1) Nhập quỹ tiền mặt từ các khoản thu từ hoạt động tài chính của công

ty kế toán ghi

Nợ TK 111 Tiền mặt

Có TK 515 Doanh thu hoạt động tài chính (2) Nhập quỹ tiền mặt từ các khoản thu từ hoạt động khác của công ty

kế toán ghi

Nợ TK 111 Tiền mặt

Có TK 711 Thu nhập từ hoạt động khác

Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp (nếu có) (3) Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt kế toán ghi

Nợ TK 111 Tiền mặt

Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng (4) Thu tạm ứng kế toán ghi

Nợ TK 111 Tiền mặt

Có TK 141 Tạm ứng (5) Thu từ các khoản thu khác kế toán ghi

Nợ TK 111 Tiền mặt

Có TK 138 Phải thu khác

2.2.2 Các nghiệp vụ làm giảm tiền mặt

(1) Xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài sản tại ngân hàng kế toán ghi:

Nợ TK 112 Tiền gửi ngân hàng

Có TK 111 Tiền mặt (2) Xuất quỹ tiền mặt cho các khoản phát sinh ở bộ phận quản lý kinh doanh bằng tiền mặt kế toán ghi

Nợ TK 642 Chi phí quản lý kinh doanh

Nợ TK 133 Thuế GTGT đầu ra

Có TK 111 Tiền mặt (3) Xuất quỹ chi tạm ứng bằng tiền mặt cho nhân viên đi công tác kế toán ghi:

Nợ TK 141 Tạm ứng

Có TK 111 Tiền mặt (4) Xuất quỹ chi trả lương thưởng tiền ăn giữa ca cho công nhân viên

kế toán ghi:

Nợ TK 334 Phải trả cho công nhân viên

Có TK 111 Tiền mặt (5) Chi tiền mặt nộp thuế cho nhà nước kế toán ghi

Nợ TK 333 Thuế và các khoản phải nộp NSNN

Có TK 111 Tiền mặt (6) Chi tiền mặt phải trả các khoản phải trả khác kế toán ghi

Nợ TK 338 Phải trả phải nộp khác

Có TK 111 Tiền mặt (7) Thiếu quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê quỹ (tài sản thiếu chờ xử lý), kế toán ghi

Nợ TK 138 (1381) Tài sản thiếu chờ xử lý

Có TK 111 Tiền mặt

CHƯƠNG II TÌM HIỂU NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN TIỀN MẶT

TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN MINH HẢI DƯƠNG

A GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ DNTN MINH HẢI DƯƠNG

1 Lịch sử hình thành

- Doanh nghiệp tư nhân xăng dầu Minh Hải Dương chuyên kinh doanh xăng dầu đã hoạt động trên thị trường gần 10 năm

- Tiền thân của doanh nghiệp là kinh doanh xăng dầu nhớt gas

- Qua quá trình hoạt động ngày càng khẳng định được thương hiệu của mình bằng uy tín – chất lượng của doanh nghiệp

- Doanh nghiệp tư nhân Minh Hải Dương địa chỉ: Ấp 18, xã Vĩnh Bình, huyện Hòa Bình, tỉnh Bạc Liêu

- Điện thoại giao dịch của doanh nghiệp là: 0781.3893768

2 Chức năng nhiệm vụ hoạt động của doanh nghiệp

* Chức năng

Hiện nay doanh nghiệp tư nhân Minh Hải Dương chuyên kinh doanh xăng dầu nhằm đáp ứng nhu cầu trên thị trường

* Nhiệm vụ

Doanh nghiệp tư nhân Minh Hải Dương phải có trách nhiệm mua bán xăng dầu đúng theo quy cách đạt chất lượng cao

3 Vốn kinh doanh

- Vốn điều lệ của chủ sở hữu là 1.000.000 đồng (một tỷ đồng)

4 Số lượng lao động

Tổng số công nhân 5 người trong đó:

+ Công nhân trực tiếp 3 người

+ Bộ phận quản lý 3 người

5 Hình thức kế toán áp dụng là

- Hình thức sổ kế toán doanh nghiệp tư nhân Minh Hải Dương đang áp dụng là nhật ký chung

B THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN MẶT TẠI DNTN MINH HẢI DƯƠNG

I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG

1 Khái niệm

Tiền mặt tại doanh nghiệp xăng dầu Minh Hải Dương là một bộ phận vốn bằng tiền thuộc tài sản lưu động của doanh nghiệp có khả năng thanh toán ngay các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như chi trả tức thời cho nhu cầu mua sắm thiết bị, chi trả tiền lương cho người lao động, tiền điện, tiền nước… của doanh nghiệp

2 Phân loại tiền mặt

* Theo cách phân loại này tiền mặt được chia thành hai loại như sau:

- Kế toán chi tiết tiền mặt tiền mặt tại doanh nghiệp tư nhân Minh Hải Dương bao gồm tiền Việt Nam đồng do thủ quỹ bảo quản

- Kế toán tổng hợp tiền mặt là loại kế toán phải ánh tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt tại doanh nghiệp tư nhân Minh Hải Dương

3 Các nguyên tắc kế toán tiền mặt tại doanh nghiệp Minh Hải Dương

- Tiền mặt tại doanh nghiệp tư nhân Minh Hải Dương được thủ quỹ cất giữ cẩn thận trong hộp sắt, két sắt của đơn vị tránh tình trạng rủi ro như: Trộm cắp, hỏa hoạn…

- Khi ghi sổ kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh là tiền Việt Nam đồng

- Tại doanh nghiệp trong tháng cũng có một lượng tiền mặt nhất định

để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu hàng ngày vì vậy quản lý tiền mặt tại doanh nghiệp phải tuân thủ một số nguyên tắc sau:

+ Mọi nghiệp vụ thu chi giữ gìn bảo quản tiền mặt phải do thủ quỹ chịu trách nhiệm không được nhờ người khác làm thay khi muốn ủy quyền cho ai phải có quyết định của chủ doanh nghiệp bằng văn bản

+ Nhập xuất quỹ phải dựa trên cơ sở phiếu thu phiếu chi hợp lệ hoặc chứng từ nhập xuất tiền mặt có đầy đủ chữ ký người nhận, người giao người cho phép nhận, xuất theo quy định

+ Hằng ngày căn cứ vào phiếu thu chi hợp lệ kế toán và thủ quỹ phải thường xuyên kiểm kê quỹ đảm bảo tiền mặt tại quỹ phải phù hợp trên sổ và thực tế Nếu có chênh lệch phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và tìm

ra biện pháp xử lý và chênh lệch đó

4 Nhiệm vụ kế toán

Để quản lý tốt vốn bằng tiền của doanh nghiệp tư nhân Minh Hải Dương kế toán vốn bằng tiền có nhiệm vụ

- Ghi chép và phản ánh kịp thời đầy đủ chính xác số hiện có và tình hình biến động tăng giảm tiền mặt phát sinh trong kỳ

- Giám sát đôn đốc chặt chẽ tình hình sử dụng tiền mặt việc chấp hành chế độ quy định quản lý tiền mặt

- Các chứng từ có liên quan đến tiền mặt như phiếu thu, phiếu chi….Sau khi ghi chép vào sổ sách kế toán liên quan đến tiền mặt thì phải lưu giữ cẩn thận và sắp xếp thứ tự thời gian phát sinh để dễ theo dõi

II NỘI DUNG KẾ TOÁN TIỀN MẶT TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN MINH HẢI DƯƠNG

1 Kế toán chi tiết

1.1 Chứng từ sử dụng

- Phiếu thu

- Phiếu chi

- Hóa đơn GTGT

- Biên lai thu tiền

- Bảng kiểm kê quỹ

- Các chứng từ có liên quan khác (phiếu xuất kho, nhập kho)

1.2 Sổ kế toán

- Sổ quỹ tiền mặt

- Sổ cái tài khoản phát sinh

- Sổ cái tài khoản “111” tiền mặt

- Sổ kế toán chi tiết tiền mặt

- Sổ nhật ký chung

1.3 Luân chuyển chứng từ

- Hằng ngày khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thu, chi tiền mặt thủ quỹ căn cứ vào các chứng từ có liên quan tình hình thu chi và ghi

sổ quỹ tiền mặt

- Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán tiến hành ghi vào sổ Nhật ký chung, sổ quỹ tiền mặt, sổ cái tài khoản 111 Sổ chi tiết tài khoản sổ kho sổ chi tiết bán hàng Bên cạnh đó số liệu cũng nhập vào máy để cuối tháng đối chiếu số liệu trên máy và trong sổ sách

- Định kỳ (3, 5, 10… ngày) hoặc cuối tháng, cuối quý kế toán tiền mặt cộng sổ cái tài khoản “111” tính số phát sinh tăng giảm và lập bảng kế toán chi tiết do kế toán trưởng ký duyệt

- Sau khi kiểm tra đối chiếu sổ sách giữa kế toán và thủ quỹ kế toán tiền mặt tập hợp các số liệu dùng để lập báo cáo tài chính Nếu bảng cân đối không cân thì tìm nguyên nhân chênh lệch để có hướng giải quyết

2 Kế toán tổng hợp

2.1 Tài khoản sử dụng

- Sử dụng tài khoản 111 “tiền mặt”

Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt của doanh nghiệp tư nhân Minh Hải Dương

* Ngoài ra kế toán tiền mặt còn sử dụng các tài khoản khác có liên quan

- Tài khoản 141 Tạm ứng

- Tài khoản 133 Thuế GTGT được khấu trừ

- Tài khoản 3331 Thuế GTGT phải nộp

- Tài khoản 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp

- Tài khoản 3338 Nộp thuế môn bài

- Tài khoản 3339 Phí lệ phí và các khoản phải nộp khác

- Tài khoản 334 Phải trả người lao động

- Tài khoản 511 Doanh thu bán hàng

- Tài khoản 711 Thu nhập khác